Cuentas por Pagar

Universidad Nacional de Piura -FCCFCuentas por Pagar8

INTRODUCCIN

Para una empresa comercial la disponibilidad de financiamiento a corto plazo y/o a largo plazo son de importancia fundamental para su existencia. De las vas de financiamiento con que puede contar una empresa se encuentra las cuentas por pagar.Muchas compras de las empresas son a crdito, es decir, al efectuarse la compra, la empresa adquiere una responsabilidad de pagar el monto en el futuro. Las cuentas por pagar, pues son aquellos importes adeudados por una empresa, por las compras de materiales, servicios o insumos a crdito; a otras empresas proveedoras de bienes o servicios.Para una empresa es importante llevar a cabo un buen proceso y control de cuentas por pagar, ya que los problemas ms frecuentes en ella son que los pagos no se realicen en tiempo y forma. Un buen control de cuentas por pagar implica llevar al corriente todos los pagos de la empresa para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, as como tener la mercanca cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus operaciones, sumndole a stos el beneficio para el empresario de su credibilidad como cliente, lo cual le ayuda a que puede conseguir ms crditos para el financiamiento de sus productos y/o servicios.stas constituyen en la gran mayora de las empresas el monto principal de las obligaciones circulantes, debido a que se incluyen los adeudos por mercancas y servicios necesarios para las operaciones de produccin y venta, adems de otros adeudos por gastos y servicios que no afectan la produccin o inventarios sino se consideran directamente en las cuentas de gastos, como pueden ser conceptos relacionados con honorarios profesionales, anuncios de publicidad, rentas etc., que son aplicados a resultados.

I. ASPECTOS FUNDAMENTALES

1. DEFINICION

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso .Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones .Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo).

II. PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del pago y de firma del cheque para su liquidacin. Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn controles contables, con los de los suministradores. Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el -cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de Pagado. Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos. Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por el Consejo de Direccin. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido. Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

III. PROCESO QUE SE LLEVA A CABO CON LA CUENTAS POR PAGARPROCEDIMIENTO-CUENTAS POR PAGAR

RESPONSABLEACTIVIDAD

AUXILIAR DE BODEGA /ALMACENFacturas de Proveedor

Debe colocar la fecha y firma de recibido, anexando la gua con que llego la mercanca. Luego compara la factura con lo fsico.

En caso de que ocurra alguna), estos deben ser reportados al rea de Compras.

JEFE DE COMPRASAnaliza la factura, la compara con la OC (orden deCompra), en caso de anomalas hace lo siguiente:

Faltante: Envan correo al laboratorio informando el faltante y Realizan una anotacin en la factura, donde autorizan al auxiliar contable para generar Nota de Debito (ND) por dicho faltante. Faltante sobrante: Envan correo al laboratorio informando la anomala, y se procede a hacer el cambio, esto debe ser informado con anterioridad al rea de Bodega.

El rea de Compras debe adjuntar la OC, a la factura, donde especifica el plazo pactado para el pago de esta factura, y los descuentos que esta tiene.

ASISTENTE CONTABLEDebe verificar que la factura se encuentre con:

Las respectivas firmas, sello y fecha de recibido de bodega u almacn, adems de todos los datos que sta debe contener.

Despus de realizar las respectivas tarifas, se debe

Liquidar la factura, contabilizando la cuenta por pagar, pasndola a tesorera para su respectivo pago.

TESORERIA

Tesorera debe analizar su fecha de pago y hacer la respectiva programacin

GERENTE FINANCIERO/ADMINISTRATIVO Y CONTADORLa Cotizacin u Orden de Compra, orden de pago deben estar firmadas y autorizadas por el gerente/administrador y el jefe del departamento de contabilidad. Despus de verificar estos documentos, se procede a realizar la respectiva contabilizacin (provisin) por parte del asistente contable.

TESORERIA Debe realizar el siguiente proceso:

Verificar que todos los documentos se encuentren debidamente autorizados.Realizar la programacin del pago.Realizar los Comprobantes de egreso anexando todos los soporte.Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador de pagado, tanto en la cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de fondos en el libro de caja.

ASISTENTE CONTABLE

Recibe toda la documentacin (comprobantes de egreso) por parte de tesorera , procede anotar en el registro de Cuentas por Pagar (que viene a ser un diario), as como los auxiliares de las cuentas de cargo.

Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que siempre deber ser nominativo), el cajero expide adems el cheque anotando su nmero, tanto en la Cuenta por Pagar como en el libro de caja, y enva la cuenta y el cheque al departamento de contabilidad, quien anota en el registro la fecha de pago, gestiona las firmas del cheque para as poder llevar acabo la emisin del cheque al proveedor y pagar las cuentas adeudadas..ENTRADA AL ALMACEN

IV.- PRINCIPALES CUENTAS POR PAGAR:4.1 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES:

4.2 CUENTAS POR PAGAR A ACCIONISTAS, GERENTES Y SOCIOS.

4.3 ) OBLIGACIONES FINANCIERASLa Cuenta 45 Obligaciones Financieras agrupa las subcuentas que representan obligaciones por operaciones de financiacin que contrae la empresa con instituciones financieras y otras entidades no vinculadas, y por emisin de instrumentos financieros de deuda.Tambin incluye las acumulaciones y costos financieros asociados a dicha financiacin y otras obligaciones relacionadas con derivados financieros.

4.4) CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS TERCEROS

La Cuenta 46 Cuentas por Pagar Diversas Terceros agrupa las subcuentas que representan cuentas por pagar a terceros, que contrae la entidad por transacciones distintas a las comerciales, tributarias, laborales y de financiamiento.IMPORTANCIAEn esta cuenta tambin se registra el pasivo generado por la adquisicin de activos de uso permanente, tales como Inversiones Inmobiliarias, Intangibles, Inmuebles, maquinaria y equipo, entre otros similares.CMO SE ORIGINAN?En esta cuenta se mostrarn las deudas pendientes de pago que tienen un origen distinto al origen de la empresa. Representan obligaciones a cargo del ente econmico originadas en bienes o servicios requeridos.CMO SE CONTROLAN?El objetivo del control de estas cuentas por pagar diversas-Terceros es llevar al corriente todos los pagos de la empresa as como tener la mercanca cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus operaciones. El objetivo del control de efectivo es salvaguardar los recursos de las empresas contra fraudes o ineficiencias ya que es el activo ms lquido de la empresa, para esto hay que tener un buen sistema de control interno Y evitar que los empleados utilicen dinero de la empresa para uso personal. CMO SE PAGAN?Que se acreditan en los comprobantes la fecha de pago o las letras, y en qu fecha se tienen q pagar. Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

4.5) CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS RELACIONADAS

La Cuenta 47 Cuentas por Pagar Diversas Relacionadas agrupa las subcuentas que representan obligaciones a favor de empresas relacionadas, que contrae la entidad por operaciones diferentes a las comerciales y a las obligaciones financieras.IMPORTANCIAEn esta cuenta slo se incluyen las transacciones realizadas con accionistas personas jurdicas. Las realizadas con personas naturales se presentan en la Cuenta 44 Cuentas por pagar a los accionistas (socios), directores y gerentes.COMO SE ORIGINAN?Esta cuenta tiene similar tratamiento que la cuenta 46; con la nica diferencia que corresponde a operaciones que la empresa realiza con sus partes relacionadas o vinculadas. Por ello, en esta cuenta no se ha incluido una subcuenta para Reclamaciones de Terceros. Adems, se comprenden tambin los prstamos con Partes Relacionadas, aun cuando corresponde a una Obligacin Financiera.COMO SE CONTROLAN?Los beneficios de estos controles son que la empresa tenga la seguridad de que su dinero est siendo manejo por personal autorizado y confiable donde el empresario este seguro de que esa persona est llevando a cabo correctamente las cosas y no darle un mal uso al efectivo. As como el de cuentas por pagar trae como beneficio para el empresario su credibilidad como cliente, y esto le ayuda a que puede conseguir ms crditos para el financiamiento de sus productos.

COMO SE PAGAN?

Por ltimo, tanto el prstamo recibido como los pagos que se efecten deben realizarse utilizando los medios de pago establecidos en la Ley de Bancarizacin, seala expresamente que tratndose de mutuo de dinero sin importar su monto debe realizarse mediante medios de pago.

4.6) TRIBUTOS POR PAGAR DEFINICIN:Representa una obligacin por impuestos, contribuciones y otros tributos, a cargo de la empresa.Son pagos obligatorios que debemos hacer todas las personas al Estado, en la cantidad y forma que sealan las leyes.

IMPORTANCIA:Con los impuestos se paga todo aquello que pertenece al Estado y del cual nos beneficiamos los ciudadanos: colegios, hospitales, carreteras, servicio de limpieza, transporte pblico, profesionales educativos y sanitarios, bomberos, polica, ejrcito, etc. Por este motivo, es muy importante saber que nuestros impuestos van a parar a nuestro propio beneficio.

PORQU SE ORIGINA:Por el hecho generador de la obligacin tributaria. CMO SE CONTROLAN:Por el cronograma de pagos dispuesto por la SUNAT QUINES PARTCIPANEl estado y el contribuyente. Adems del asesor contable que realiza el clculo de todos los tributos correspondientes a la empresa. Su pago puede ser va internet o al banco.

4.7) REMUNERACIONES POR PAGAR

Representan las obligaciones con los trabajadores por concepto de remuneraciones, participaciones por pagar y beneficios sociales. IMPORTANCIA:El salario constituye el centro de las relaciones de intercambio entre las personas y las organizaciones. Todas las personas dentro de las organizaciones ofrecen su tiempo y su fuerza y a cambio reciben dinero, lo cual representa el intercambio de una equivalencia entre derechos y responsabilidades reciprocas entre el empleado y el empleador.El salario para las personas los salarios representan una de las complejas transacciones, ya que cuando una persona acepta un cargo, se compromete a una rutina diaria, a un patrn de actividades y una amplia gama de relaciones interpersonales dentro de una organizacin, por lo cual recibe un salario. As, a cambio de este elemento simblico intercambiable, EL DINERO, el hombre es capaz de empear gran parte de s mismo, de su esfuerzo y de su vida.El salario para las organizaciones, para las organizaciones los salarios son a la vez un costo y una inversin. Costo, Porque los salarios se reflejan en el costo del producto o del servicio final. Inversin, porque representa aplicacin de dinero en un factor de produccin. El trabajo como un intento por conseguir un retorno mayor.

PORQU SE ORIGINA:Porque la empresa necesita que el empleador desarrolle un trabajo determinado. Por el tiempo y el esfuerzo que brindan los empleadores. CMO SE CONTROLAN:Se pagar con la periodicidad estipulada en el contrato, pero los perodos que se convengan no podrn exceder de un mes. QUINES PARTCIPANEl trabajador y el empleador. Adems del asesor contable que realiza el clculo de todas las remuneraciones correspondientes. Su pago se puede realizar con la apertura de una cuenta corriente a nombre del trabajador, una vez descontadas los aportes.