SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

APOYO A LAS IE PARA DAR RESPUESTA A LA AUDITORÍA

ESPECIAL DE SEGUIMIENTO DE ACTUALIZCIÓN DEL MECI

Barrancabermeja 16 de julio de 2015

Pregunta 4. Solución: 1. Acta de reunión de socialización de los lineamientos MECI con fecha

de junio de del 2014. SEM 2. Anexo Formato.

3. No porque los colegios no tienen control interno, pero se anexa el acta de la SEM donde se socializó el tema.

Pregunta 5. Solución:

1. Invitación a formación actualización MECI 2. Formación actualización MECI – Listados de asistencia, registro

fotográfico, memoria de la capacitación y evaluación de la formación. (enviar evidencia)

Pregunta 6.

Solución: 1. Formato diagnostico modelo estándar 2. Formato consolidado del diagnostico

PASOS A SEGUIR PARA DAR RESPUESTA AL CUESTIONARIO MECI-2014

Pregunta 7.

Solución:

1. Plan de trabajo y documentos que evidencien designación de

tareas, acta de reunión del equipo MECI donde se designan

responsables de las tareas.

Pregunta 8 (SI) y 9 (NO APLICA).

Solución:

1. Informe de seguimiento firmado por el rector acta de reunión,

realizado por el Representante de la Alta Dirección, con

recomendaciones.

2. A. acta de reunión de trabajo con SEM para priorización de

actividades y seguimiento de plan de trabajo.

Pregunta 10.

Solución:

1. Acto administrativo del representante de la alta dirección

firmado en el mes de febrero de 2014.

Pregunta 11.

Solución: NO APLICA

1. Plan de trabajo y documentos que evidencien designación de tareas, acta

de reunión del equipo MECI donde se designan responsables de las tareas.

Pregunta 12 y 13

Solución:

1. Acto administrativo con fecha de julio del 2014 donde se actualiza el comité

MECI-Calidad, donde se adopta la actualización y donde se describe el

compromiso de la alta dirección.

Pregunta 14. NO APLICA

Solución: Acta del comité MECI – Calidad, donde se describan

las políticas para la actualización, fortalecimiento y sostenimiento del modelo estándar. Fecha julio del 2014.

Pregunta 15.

Solución:

1. Participación en los procesos de formación y socialización

de mapa de procesos, PEI, caracterizaciones etc. Proceso

Nutresa – Terpel.

Pregunta 16, 17 y 18

Solución

1. Resolución donde se Aprobó el PEI donde se describe la adopción

de los principios y valores de la IE (Código de ética de la acaldia

que esta en control interno).

2. Acta de reunión del Consejo Directivo donde se evidencie la

elección de los valores de manera concertada desde cada una

de las gestiones y registro fotográfico.

3. Evidencia de la socialización de los valores (cartelera, presentación

en power point utilizada por los docentes quien les exponen a los

alumno y padres de familia (foto)

Pregunta 19 a la 23.

Solución:

Acorde a la resolución 2988 del 10 de diciembre del 2002, el municipio

de Barrancabermeja administra el servicio docente.

MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y DE GESTIÓN

Pregunta 24.

Solución

1. Evaluación de desempeño docentes del 1278 y los funcionarios

de carrera administrativa.

Pregunta: 25 y 28

Solución:

En los planes operativos y de mejoramiento (revisar con referencia

la PLA DE DESARROLLO)

Objetivos Metas

Pregunta 26

Soluciones:

1. Acto administrativo por medio del cual se aprueba el PEI

(misión, visión, valores)

Pregunta 27

Solución:

1. Acta, fotos, publicación en cartelera, correos electrónicos,

donde dieron a conocer la Visión, misión y valores.

Pregunta 28

Solución:

1. Revisar que el PEI le apunte al cumplimiento de las metas en el

Plan de Desarrollo y su Plan Operativo.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Pregunta: 29

Soluciones:

1. La IE cuenta con un sistema contable, generar del sistema GDFinanciero DELFIN el PAC. Según decreto 4791 del 2008

2. Hablar con el operador para que les genere el PAC

Pregunta 30

Solución:

1. NA

Pregunta 31

Solución:

1. Mapa de procesos

Pregunta: 32

Soluciones:

1. Evidencia socialización del mapa de procesos

Pregunta 33

Solución:

1. Elaboración y aplicación de encuestas de satisfacción de los

usuarios, tabulación, análisis y plan de mejoramiento.

Pregunta 34

Solución:

1. Organograma

2. Planta de personal

3. Acuerdo de creación

Pregunta 35

Decreto 063 del año 2006, Aplica para SEM

Pregunta: 36,37,38,39

Soluciones:

1. Indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, aquí se

presentan en una tabla los indicadores propuestos en el PEI,

PMI, (Nutres – Terpel, guía 34, indicadores por proceso, Hoja de

vida Indicadores), seguimiento de los indicadores

Pregunta 40

Solución:

1. Acto administrativo Política de Calidad, Política de

administración del Riesgo y Política de comunicaciones

2. Manual de calidad ni manual de procedimiento

(caracterizaciones, listados maestro, normagramas)

Pregunta 41

Solución:

1. Socialización de la pregunta 40 (actas, carteleras, fotos, listados

de asistencia)

Pregunta: 42, 43

Soluciones:

1. Resolución adopción de política de admón. del riesgo, mapa

de riesgos

2. Socialización de la adopción de la política y difusión del mapa

de riesgos

Pregunta 44 al 49

Solución:

1. Identificación de los riesgos de los procesos,

2. Acta donde se definen los procesos críticos

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Pregunta 50-51-55

Solución

1. Guía 34 auto evaluación Institucional,

2. Seguimiento lo hace el comité de calidad IE (acta)

3. Plan de mejoramiento PMI

4. Seguimiento del PMI

Pregunta: 52 – 53 -54 NA (Auditorias a las matriculas) y

procedimiento SEM

Pregunta: 56

57: Interna

Soluciones:

1. Mecanismos de comunicación, cartelera, memorandos,

correos electrónicos.

2. «Política de Comunicaciones»

Pregunta 58 - 59

Solución:

1. Pagina WEB. SEM

Pregunta 60

Solución

1. SEM

2. Adjuntar el correo electrónico por medio del cual se le envía a

la SEM los tipos de documentos

Pregunta 61

Solución

1. Política de Comunicaciones (matriz de comunicaciones, guía y

procesos de comunicaciones, proceso de comunicaciones y

convocatoria.

Pregunta: 62

Soluciones:

1. Documento donde se establece las pautas para la recepción

de un requerimiento (correspondencias y/o oficios) tiempos de

respuesta

Pregunta 63 Solución:

1. Manual de Inventario. Horarios de los servicios Manual

de funciones, Modelo de contratación, Instrumento de

información trimestral a la SEM, SIA

2. Resolución carga académica Atención padres de

familia

Pregunta 64

Solución

1. Mecanismos para identificar grupos de interés

Pregunta 65

Solución

1. Medios de acceso de información que con cuente la entidad,

buzón, correos electrónicos, carteleras

2. SIMAT niños a extra edad – población en NEE, desplazados,

reinsertados LGT

CONCERTACIÓN PROPUESTAS DE TRABAJO IE