Presentaciones Estructura, actitudes y estrategias

Estructura

Objetivos de la introducción

• Captar de inmediato la atención de la audiencia, la manera en que realicemos la introducción.

• Ganar el respeto de la audiencia hacia el ponente y hacia el contenido de la presentación.

• Preparar a la audiencia a escuchar la parte central de la presentación.

• Hacer ver el interés que tiene la sesión para la audiencia.

¿Cómo lograr una buena introducción?

• Hacer referencia al tema o a la ocasión.

• Saludo de bienvenida y referencia de uno mismo.

• Formulación de una pregunta retórica.

• Empleo de una cita.

• Anécdota.

• Empleo de ilustraciones

Objetivos del cierre

• Fijar la atención de la audiencia en el tema central y en el propósito específico.

• Motivar a la acción.

• Tiene que apreciarse que es la última palabra y que ésta ha sido buscada para terminar.

• Ha de aparecer como un auténtico final por su forma y tono de voz.

¿Cómo conseguir un buen cierre?

• Reto o petición.

• Resumen del contenido.

• Cita de un texto.

• Empleo de una ilustración.

• Una frase de persuasión adicional.

• Intención personal de obrar según la presentación.

• Indicar el beneficio de hacer lo propuesto.

• Volver al motivo de apertura.

Finalidad de la presentación

R E C U R S O S

Uso de medios audiovisuales

• El uso de medios audiovisuales requiere tiempo y dedicación.

• Éstos harán más claro y atractivo el mensaje, además proporcionan seguridad para el expositor al no encontrarse “solo” ante la audiencia.

• Los soportes audiovisuales son positivos en tanto faciliten la comunicación.

Medios audiovisuales como apoyo

• No son un fin, sino un medio para alcanzar un fin.

• No deben ser el centro de nuestra presentación sino un soporte que ilustre el mensaje que estamos comunicando.

• A la hora de exponer nuestra atención deberá seguir puesta en los miembros del grupo.

• No “dicen” nada por sí mismo, son nuestros comentarios los que dan sentido a estos soportes.

• No deben implicar dependencia del ponente.

Requisitos:

• Cuidar la ortografía, el tipo y tamaño de letra para que sea legible, márgenes y espacios.

• No usar textos extensos o cargados. Recomendable el uso de frases.

• Desglosar el tema central en unidades de contenido más simples para favorecer su entendimiento.

• La presentación debe ajustarse a un tiempo y espacio determinado.

• Los diseños sobrecargados y ostentosos pueden eclipsar el mensaje y distraer la atención.

Tipos de medios audiovisuales

Conducción de la presentación

La persona a cargo de la presentación es la responsable de que todo salga según lo previsto, para ello es necesario que controle una serie de aspectos que ayudan a alcanzar una adecuada conducción de dicha presentación:

Actitudes que fomentan el diálogo

Para garantizar una adecuada conducción de la presentación, el ponente deberá fomentar el diálogo mediante actitudes que favorezcan la confianza entre los miembros del grupo, actitudes como:

• Comprensión

• Tolerancia

• Respeto

• Aceptación

Mensajes que facilitan el diálogo Como ponentes debemos motivar al grupo. Debemos: • Aportar información sobre la presentación. • Dejar claro aspectos de participación y respeto. • Hacer declaraciones de deseo: “desearía que todos

participaran” o “estaría bien que…”. • Comunicar impresiones: feedback de los aspectos

positivos (para motivar) y los negativos (para poner solución).

• Hacer preguntas abiertas. Así el grupo reflexiona sobre el tema de la presentación y no se distrae.

Obstruir el diálogo

Mensajes que obstruyen el diálogo Durante el transcurso de una presentación es muy fácil que se pierda u obstruya la comunicación, para evitar esa obstrucción deberemos evitar: • Cortes de conversación. • Monólogos demasiados extensos. • Preguntas de reproche. • Generalizaciones sobre maneras de ser. • Palabras y frases hechas. • Defensa propia. • Sarcasmo. • Dar órdenes. • Declaraciones del tipo “eres…, has hecho mal en…, eso ya

se ha dicho…”.

Preguntas de la audiencia

Tratamiento de preguntas • Ser honesto: si no conocemos la respuesta hay que

reconocerlo y comprometerse a averiguar. • No menospreciar al que pregunta. • Repetir y aclarar las preguntas para el resto del

grupo. • Responder mirando a la persona que ha formulado

la pregunta, y enseguida mirar a todo el grupo. • Contestar preguntas sobre estadísticas con palabras. • No contestar directamente a la pregunta, diga algo

más como: “aclaremos algo primero”. • Mostrar comprensión hacia quien pregunta:

“comprendo su interés”. • Desarrollar la respuesta en términos interesantes.

Respuestas del ponente

Tipo de respuestas

Conductas de los participantes

1. Positiva

2. Discutidora

3. Locuaz

4. Astuta

5. Ausente

6. Pedante

7. Cerrada/refractaria

8. Introvertida

1. Conducta positiva

• El participante enfoca los temas desde el punto de vista práctico.

• Se centra en el tema.

• Respeta los turnos de palabra.

• Participa si considera que puede: Aportar algo nuevo / Dirigir la cuestión si se desvía / Aclarar algún concepto / Resumir.

• Sus aportaciones se caracterizan por la brevedad y la concisión.

• Ayuda a conciliar al grupo ante conflictos.

Respuesta ante conducta positiva

• Reforzar positivamente cuando intervenga adecuadamente.

• Ofrecerle la palabra en momentos críticos (silencios, discusiones, etc.).

• No olvidemos que estos participantes son la gran mayoría (aunque al principio no lo parezcan).

• Manifiesta en primer lugar sus discrepancias.

• Inicia las discusiones.

• Siempre encuentra un pero.

• A veces interrumpe el ritmo de la presentación.

• Dificulta la comunicación entre los miembros del equipo.

2. Conducta discutidora

Respuesta ante conducta discutidora

• Escuchar activamente.

• No irritarse.

• Pedirle reflexión sobre una solución mejor teniendo en cuenta las circunstancias.

• Solicitarle que modere su participación para dejar la palabra a otros compañeros.

• Utilizar la autoridad del ponente como último recurso.

3. Conducta locuaz

• Cuando empieza a hablar, no es capaz de terminar.

• Se desvía continuamente del tema central.

• Sus explicaciones son minuciosas (y a menudo farragosas).

• Aunque no tenga conocimientos del tema, se defiende dialécticamente.

• A veces sabe mucho del tema, y solamente desea demostrarlo.

Respuesta ante conducta locuaz

• Cortar en una respiración o pequeña pausa su intervención.

• Recordar que las intervenciones deben ser breves y concisas.

• Resaltar las desviaciones del tema y centrarlo de nuevo.

• Solicitar respeto a turno de palabra.

4. Conducta astuta

• Utiliza las debilidades de otros para imponer sus argumentos.

• Suele dominar el trato humano para convencer con su habilidad.

• Se apropia de ideas de otros.

• Está atento a la postura de la mayoría.

• No suele buscar enfrentamientos directos.

Respuesta ante conducta astuta

• Reformular sus ideas de un modo menos agresivo.

• Defender a tiempo a la posible víctima.

• Cortar con autoridad un ataque personal velado o directo.

• Reforzar las intervenciones “sinceras”

5. Conducta ausente

• Su presencia pasa inadvertida.

• Nunca participa.

• Manifiesta una actitud de distracción, parece no escuchar.

• Se muestra ensimismado en sus pensamientos.

Respuesta ante conducta ausente

• Cederle la palabra con frecuencia.

• Reforzar positivamente su participación.

• Mostrar naturalidad ante la repetición de la pregunta, o puesta en situación del tema, cuando manifieste que no estaba escuchando.

• Relacionar nuestro discurso con sus intereses, con anteriores intervenciones o aportaciones de dicha persona.

6. Conducta pedante

• Sus intervenciones son de alto nivel técnico, cultural, etc. y es consciente de ello.

• Actitud de superioridad respecto al grupo.

• Muestra afán de protagonismo.

Respuesta ante conducta pedante

• Respetar el bagaje de conocimientos del asistente.

• Agradecer su intervención, y reformularla en términos más sencillos, de forma que alguien que no haya tenido acceso a esos conocimientos le pueda entender.

• Aprovechar las ideas buenas que aporta junto con otros compañeros.

7. Conducta cerrada/refractaria

• Se opone sistemáticamente a todo lo que se propone.

• No aporta solución.

• Ausencia de relación con los demás.

Respuesta ante conducta cerrada

• Profundizar en las razones de su oposición.

• Solicitar alternativas.

• Mediante preguntas, hacerle ver las ventajas de aceptar nuestras propuestas o las del grupo.

• Resaltar alguna cualidad positiva del asistente que resulte necesaria para el cumplimiento del objetivo.

• Reforzar cualquier manifestación positiva.

8. Conducta introvertida

• No toma la palabra por sí mismo.

• Se limita a asentir si está de acuerdo o a permanecer en silencio si discrepa.

• Suele “estar de acuerdo con lo que han dicho sus compañeros”.

• Se queda con dudas por no preguntar, únicamente escucha.

• En un momento determinado, y si está seguro del tema, puede sorprender con una intervención brillante.

Respuesta ante una conducta introvertida

• Otorgarle la palabra ante cuestiones fáciles.

• Seguir requiriendo de su opinión ante una respuesta “evasiva” o monosilábica.

• Reforzar positivamente su intervención por el mero hecho de producirse.

• Reformular con tacto o ayudarle a terminar las frases que pueda haber dejado incompletas por verse forzado a dar una respuesta.

…y considerando lo anterior lograremos una presentación exitosa