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PRESENTACIÓN GESTION DE CONTRATOS
Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado
Dominicano.
DGCP-LPN-003-2013
Fecha: 21/09/2016
INDICE
00 Introducción • Introducción
• Objetivo
• Objetivos Específicos
01 Información General del Contrato
02 Características del Contrato
03 Pasos para la Edición del Contrato
04 Gestión del Contrato
05 Administración del Contrato
06 Integración con Sistemas Externos
En este tema se presentarán las características principales de la Gestión del Contrato en la
que interviene una Unidad de Compra y un Proveedor, esta funcionalidad permitirá gestionar
los contratos resultantes del proceso de adquisición.
El mismo comprenderá todas las actividades claves para la gestión de contratos de cualquier
tipo de compra, como son: la elaboración, definición de roles y responsabilidades, relación con
el proveedor, entregas, pagos, modificaciones, término anticipado, Registro de factura, gestión
de facturas, servicios post entrega , devoluciones y gestión del contrato.
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL.
Presentar el Contrato y las generalidades del Contrato de la gestión de compras y contrataciones del Estado
Dominicano con la finalidad de realizar un proceso en total control de los bienes y servicios públicos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS. • Exponer las principales características del contrato en el proceso de la Edición.
• Enumerar los pasos para la Edición del Contrato.
• Destacar los puntos mas importante de la Gestión de Contratos.
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
INDICE
00 Introducción
01 El Contrato
02 Características del Contrato
03 Pasos para la Edición del Contrato
04 Gestión del Contrato
05 Administración del Contrato
06 Integración con Sistemas Externos
• Es el documento generado por el acuerdo en el que dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
• Los actores involucrados en la gestión de Contrato son: La unidad de Compra / Entidad y
El Proveedor.
EL CONTRATO
EL CONTRATO
INDICE
00 Introducción
01 El Contrato
02 Características del Contrato
03 Pasos para la Edición del Contrato
04 Gestión del Contrato
05 Administración de Contratos
06 Integración con Sistemas Externos
CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO
CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO
• Acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación.
• La opción administración del contrato permite ver el historial de los contratos publicados y las ultimas modificaciones.
• Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato.
• A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:
• - Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;
• - Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.
En la Edición del Contrato; los apartados modificaciones del contrato e incumplimientos del contrato
se habilitan luego que el proveedor acepta y envía el contrato a la unidad de compra.
Si en el contrato se crea el plan para fecha de entrega de los bienes, el sistema permitirá crear
planes de entrega por porcentaje además de por artículos, se podrá modificar en cualquier estado del contrato (excepto si esta cerrado), sin necesidad de hacer una modificación al contrato.
CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO
INDICE
00 Introducción
01 El Contrato
02 Características del Contrato
03 Pasos para la Edición del Contrato
04 Gestión del Contrato
05 Administración de Contrato
06 Integración con Sistemas Externos
Paso 1.
Información general
Paso 2.
Condiciones
Paso 3.
Bienes y servicios
Paso 4.
Documentos del Proveedor
Paso 5.
Documentos del Contrato
Paso 6.
Configuración del procedimiento
Paso 7.
Ejecución del Contrato
Paso 8.
Facturas del Contrato
Paso 9.
Modificaciones del Contrato
Paso 10.
Incumplimientos
A continuación los pasos para realizar la gestión de contratos.
PASOS PARA LA EDICIÓN DEL CONTRATO
PASOS PARA LA EDICIÓN DEL CONTRATO
PASOS PARA LA EDICIÓN DEL CONTRATO
• Inmediato este disponible el Contrato en el sistema, se
habilitará para la edición. Este Consta de diez pasos. Aquí se
expresa los requerimientos de la Unidad de Compra, tipo de
Compra, fecha del contrato, Nombre del Proveedor o
Proveedores, Tipo de Bienes o Servicios a Comprar,
Cantidad a comprar, Lista de Precios, Documentos del
Contrato, Configuraciones del Proceso, Ejecución del
Contrato, Facturas de Contrato, por ultimo Modificaciones del
Contrato e Incumplimientos si este ultimo aplica.
• Una vez editado y enviando al Proveedor, se puede aceptar,
realizar modificaciones o rechazar el contrato.
GESTIÓN DEL CONTRATO
GESTIÓN DEL CONTRATO
Una vez completado todos los datos solicitados para realizar el contrato se dará clic al botón enviar al
proveedor.
El oferente verificará el contrato enviado y pulsará el botón aceptar contrato para continuar con el
proceso de la compra.
Cuando el oferente acepta el contrato se revisará nuevamente los documentos completados, si todas
las partes están de acuerdo se le dará clic al botón Aprobar Contrato.
Y si el comprador no esta de acuerdo pulsará el botón Rechazar Contrato.
En caso de seleccionar el botón Aceptar Contrato le apareciera el botón Publicar Contrato.
INDICE
00 Introducción
01 El Contrato
02 Características del Contrato
03 Pasos para la Edición del Contrato
04 Gestión del Contrato • Documentos del Contrato
• Configuración del Procedimiento
• Ejecución del Contrato
• Registro Devoluciones
• Facturas del Contrato
• Notas de Crédito/ Reintegro
• Saldo Pagado
• Estados del Contrato
05 Administración de Contratos
06 Integración con Sistemas Externos
GESTIÓN DEL CONTRATO
DOCUMENTOS DEL CONTRATO
• El usuario podrá crear
la orden, anexar
documento o borrar
cuando el contrato se
encuentre en estado
de edición. Una vez
publicado la plantilla del
contrato u orden de
compra que ha sido
enviada al proveedor
esta debe de ser
firmado por el
comprador y proveedor.
GESTIÓN DEL CONTRATO
CONFIGURACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
• En este paso se
realiza la
configuración del
devengado,
compromiso o
libramiento de pago.
GESTIÓN DEL CONTRATO
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Ejecución del Contrato: en este paso tenemos dos tipos de plan: por articulo y por porcentaje.
En la Ejecución del Contrato estarán disponibles las siguientes opciones: crear plan, cancelar plan, ver plan, confirmar plan, recepción no planeada, registrar devolución.
Ejecución del Contrato
CREACIÓN EJECUCIÓN DEL PLAN
El usuario dentro de la Ejecución
del plan tendrá dos opciones
para registrar la recepción del
plan, esta puede ser Recepción
Planeada y Recepción no
Planeada.
Ejecución del Contrato
CREACIÓN EJECUCIÓN DEL PLAN
Al momento de realizar la
creación del plan el usuario
deberá especificar la fecha
prevista de entrega,
especificar alguna
observación de la entrega
(opcional) y añadir la
cantidad de artículos que
desea recibir, después le
damos al botón guardar.
Ejecución del Contrato
RECEPCIÓN PLANEADA
Desde el botón Confirmar, el usuario podrá crear una recepción planeada, Indica la fecha real de la recepción y selecciona la cantidad de artículos recibidos y le damos al botón guardar.
Ejecución del Contrato
RECEPCIÓN NO PLANEADA
Si es para una Recepción
no planeada debemos de
dar clic al botón Recepción
no planeada , indicar la
fecha real de la recepción,
añadir los artículos no
planeados y le damos a
guardar.
GESTIÓN DEL CONTRATO
REGISTRAR DEVOLUCIONES
Registrar Devolución: una devolución
podrá estar asociada a una o varias
excepciones, en el caso de devolución
sin reposición pagada, todas las
recepciones deberán corresponderse a
la misma factura.
GESTIÓN DEL CONTRATO
FACTURAS DEL CONTRATO
• El Portal Transaccional permitirá al usuario
registrar la información de pago de
facturas. También marcar como pagadas
en las facturas aceptadas y registra la
fecha en la que se hizo el pago. Este paso
se divide en los siguientes bloques:
1)Facturas del Contrato
2) Reintegros/Notas de Crédito del Contrato
3) Saldo de pagos
GESTIÓN DEL CONTRATO
REGISTRO DE FACTURA
Registro de Facturas: el usuario
comprador o proveedor podrá realizar
el registro de factura, llenando los
campos solicitados, deberá anexar la
imagen de la factura original en cargar
documentos y añadir la recepción de
entrega, después procederá a
guardar.
GESTIÓN DEL CONTRATO
NOTAS DE CRÉDITO/ REINTEGROS
Notas de Crédito: el proveedor devuelve el monto pagado a través de la nota de crédito. El proveedor y el comprador debe registrar la nota de crédito entregada y el sistema de compras registra la información para fines de gestión del contrato, esta información podrá ser visualizada por el proveedor.
Reintegros: se refiere a las partidas que provienen de una devolución, pero estas se reintegra nuevamente a la institución, el usuario deberá completar el siguiente formulario para poder actualizar la devolución realizada anteriormente.
GESTIÓN DEL CONTRATO
SALDO PAGO
El sistema habilitará un balance general automático del contrato y los diferentes estatus de saldo.
Como el valor total del contrato, valor total de anticipos, valor total de las facturas, valor total
aceptado, valor total pagado, valor total de entrega pendientes, valor total de reintegros
pendientes.
El Portal transaccional no permitirá registrar una factura con un monto superior al contratado
(compromiso). Si el importe de la factura supera el compromiso total, SIGEF devolverá un error y
el usuario deberá modificar el contrato para aumentar el compromiso.
Al confirmar el registro de una factura o de un anticipo, el sistema enviará una nota de recepción a
SIGEF para que el usuario financiero genere el devengado en SIGEF.
Gestión del Contrato
CONTRATO
Los Estados del contrato son:
Creado
(en edición)
Terminado
(Confirmado)
Aprobado
(enviado al proveedor)
Cumplido
(Cerrado) Suspendido Rescindido Modificado
Una vez creada la adjudicación es posible crear el contrato u Orden de compra con
el proveedor o proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la
adjudicación serán automáticamente completados en el contrato.
INDICE
00 Introducción
01 El Contrato
02 Características del Contrato
03 Pasos para la Edición del Contrato
04 Gestión del Contrato
05 Administración de Contratos
06 Integración con Sistemas Externos
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO
En esta área se podrá acceder por medio del menú comprador a las opciones del contrato en
estado de aprobado o enviado al suplidor, como también administrar los contratos suspendido de
integración o los reactivado de integración.
Administración de Contrato
Opción Ver en administración de contratos.
Es el área que permite visualizar los siguientes estado en el que se encuentra el contrato. Las siguientes
opciones son: todos, en edición, en aprobación, pendiente de aprobación, celebrados, en revisión del proveedor,
terminados, cancelados, suspendidos.
Administración de Contrato
INDICE
00 Introducción
01 El Contrato
02 Características del Contrato
03 Pasos para la Edición del Contrato
04 Gestión del Contrato
05 Administración de Contratos
06 Integración con Sistemas Externos
Integración con Sistemas Externos
INTEGRACIÓN CON SISTEMAS EXTERNOS
La funcionalidad de integración con los sistemas externos incluirá todos los puntos
de integración entre el Portal Transaccional y el SIGEF, las pantallas de consulta
de errores y configuración de los servicios de integración.
Las nuevas funcionalidades del Portal Transaccional:
Proceso de Compra: Compromiso
Proceso de Compra: Consulta estatus de pago
Integración con Sistemas Externos
INTEGRACIÓN CON SISTEMAS EXTERNOS
Proceso de Compra: Compromiso, Al hacer la confirmación de un
contrato por una Unidad de Compra se deberá realizar una solicitud de
compromiso (un compromiso por cada contrato).
Proceso de Compra: Consulta de pago, desde la pantalla de la
factura, el usuario podrá consultar el estatus del pago de una factura.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez
Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana
Orquidea Almonte [email protected] Gustavo Mejía Ricart #93 Torre Piantini 7º piso local 701, Ensanche Piantini Santo Domingo, República Dominicana
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN..