presentación clase planeaciòn de la comuncaciòn

8/19/2019 Presentación Clase Planeaciòn de La Comuncaciòn

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Importancia de la Investigación en

la Planificación Estratégica

Los cambios sustanciales en el plano

económico, político y tecnológico que han

tenido lugar en el ámbito internacional y el

impacto directo de ellos en

la economía han transformado el entorno y

las condiciones en que operan la mayor

parte de las organizaciones.

Algunos términos asociados a los

cambios….

DesarrolloSostenible

DesarrolloHumano

GlobalizaciónResponsabilidad

SocialEmpresarial

SociedadDigitalizada

Las empresas no manejan un modelo

estándar, la planificación estratégica

obedece a las características propias de

cada institución.


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Por qué planificar?

Las organizaciones reconocen la importanciade la planeación estratégica para sucrecimiento y bienestar a largo plazo.Numerosos estudios demuestran que si lamisión de la empresa está claramenteelaborada por sus directivos, laorganización estará en mejores condiciones dedar dirección y orientación a sus actividades.Las organizaciones funcionan mejor gracias aello y se tornan más sensibles anteun ambiente de constante cambio.

Características Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de

utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentaren el futuro, más no los elimina. (Manual de procedimientos ypolíticas institucionales)

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias quese presenten, con las mayores garantías de éxito. (Plan decrisis)

Establece un sistema racional para la toma de decisiones,evitando las corazonadas o empirismo.

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo lasoportunidades.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan),suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

Permite un seguimiento adecuado y canales de evaluaciónobjetivos.

Qué tiene qué ver todo esto con la

comunicación institucional?

Fuerzas que rigen la competencia

empresarial

Amenaza deentrada de nuevos

competidores

Rivalidad entre loscompetidores

Amenaza deingreso de

productossustitutos


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Proceso de Planeación EstratégicaPropósitos

Son los fines esenciales o directrices quedefinen la razón deser, naturaleza y carácter de cualquierorganización. (Misión yVisión)

Los propósitos proporcionan las pautaspara el diseño de un plan estratégico, seexpresan genéricamente y su determinaciónes una función reservada a los altosejecutivos de la empresa. (Planes a corto y

largo plazo)

Premisas Las premisas son suposiciones que se deben considerar

ante aquellas circunstancias o condiciones futuras queafectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Internas. Cuando se originan dentro de la empresa ypueden influir en el logro de los propósitos variaciones decapital, ausentismo, rotación de personal, accidentes,siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones,reacciones del personal ante los sistemas organizacionales,el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertesy débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.

Externas. Son factores o condiciones cuyo origen esajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivoen el desarrollo de sus activ idades y que por lo mismo,deben tomarse en cuenta al planear, algunas de ellas son:políticas, fiscales, laborales, económicas….

Objetivos

Los objetivos representan los resultados

que la empresa espera obtener, son fines por

alcanzar, establecidos cuantitativamente y

determinados para realizarse transcurrido un

tiempo específico. Pueden ser estratégicos,

operacionales, tácticos….

Estrategias

Las estrategias son cursos de acción general

o alternativas, que muestran la dirección y

el empleo general de los recursos y

esfuerzos, para lograr los objetivos en las

condiciones más ventajosas.


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Es importante asegurarse que lasestrategias:

Sean consistentes y contribuyan al logro delobjetivo.

Determinarlas con claridad.

No confundir las estrategias con las tácticas, ya queéstas últimas combinan la acción con los mediospara alcanzar el objetivo.

Considerar las experiencias pasadas en suestablecimiento, esto permitirá sugerir un mayornúmero de cursos de acción.

Analizar las consecuencias que pudieran presentarseal momento de aplicarlas.

Al establecerlas, auxiliarse de técnicas deinvestigación y de planeación.

Políticas Las políticas son guías para orientar la

acción; son lineamientos generales a

observar en la toma de decisiones, sobre

algún problema que se repite una y otra vez

dentro de una organización.

En este sentido, las políticas son criterios

generales de ejecución que auxilian al logro

de los objetivos y facilitan la implementación

de las estrategias.

Programas

Son esquemas donde se establecen las

secuencias de actividades específicas que

habrán de realizarse para alcanzar los

objetivos, y el tiempo requerido para

efectuar cada una de sus partes y todos

aquellos eventos involucrados en su

consecución. (plan operativo de área)

Cada programa tiene una estructura propia

y puede ser un fin en sí mismo, o bien,

puede ser parte de una serie de actividadesdentro de un programa más general.

Procedimientos

Los procedimientos permiten establecer lasecuencia para efectuar las actividades rutinarias yespecíficas; se establecen de acuerdo con la situaciónde cada empresa, de su estructuraorganizacional, clase de producto, turnos de trabajo,disponibilidad de equipo y material, incentivos, etc.

Los procedimientos establecen el orden cronológicoy la secuencia de actividades que deben seguirse enla realización de un trabajo repetitivo.

Tanto los procedimientos como los métodos estáníntimamente relacionados, ya que los primeros

determinan el orden cronológico que se debe seguiren una serie de actividades, y los segundos indicancomo efectuar dichas actividades, por tanto, losmétodos son parte de los procedimientos


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Teoría Situacional

Surge a partir de investigaciones que

buscaban verificar cuáles eran los modelos

de estructuras organizacionales más

eficaces en determinadas empresas. Se

buscaba confirmar si la aplicación de la

teoría clásica, en aspectos como: la división

del trabajo, la amplitud de control, la

jerarquía, etc, eran lo que las hacía

eficientes.

El resultado concluyó de que la estructura de

una organización y su funcionamiento,

dependen de la interfaz con el ambiente

externo.

“No existe una manera única y mejor de

organizar”.

Estas investigaciones y estudios fueron

situacionales, demostrando que el

funcionamiento varía, según su contexto o

ambiente, cuyas condiciones son dictadas

“desde afuera de la empresa”

No existe una manera de organizar única y

mejor.

La organización es un sistema abierto. Las

variables organizacionales presentan una

compleja interrelación entre sí y con el

ambiente.

Las variables ambientales funcionan como

variables independientes y las variables

organizacionales dependen de aquellas.

Los principios de organización no son

absolutos.

Los aspectos normativos organizacionales

deben sustituirse por el criterio de ajuste

entre organización y ambiente y tecnología


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Ambiente…

Es todo aquello que rodea externamente a

una organización. Es el contexto dentro del

cual ésta se halla inmerso. La organización

mantiene transacciones e intercambios con

su ambiente.

Análisis Situacional El análisis situacional es

el estudio del medio en

que se desenvuelve la

empresa en un

determinado momento,

tomando en cuenta los

factores internos y

externos, mismos que

influyen en cómo se

proyecta la empresa en

su entorno.

El análisis situacional de una organización es

el proceso que estudia el entorno del

mercado y las posibilidades comerciales de la

empresa. Se suele referenciar, separadamente,

en dos capítulos, uno corresponde al entorno

externo de la empresa, en tanto que, ésta, se

enfoca en el otro capítulo, el cual considera

sus fortalezas y debilidades internas.

El análisis del ambiente externo tiene por objeto

estudiar las características del mercado cambiante,las cuales son de índole no controlable. El ambienteinterno, por su parte, tiene como propósito exponerlas características de la empresa que soncontrolables, aspectos que permitirán optimizar las

fortalezas y controlar las debilidades.


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Partes de Análisis Situacional

Macro ambiente:entorno general

Micro ambiente:entorno específico

Ambiente interno oempresa

El microambiente son las fuerzas cercanas a

la compañía que influyen en la capacidad parasatisfacer a los clientes y actúan en elentorno inmediato a la empresa, y los grupos

que lo integran son:- Clientes-- Competencia-

- Proveedores-- Productos sustitutos-

- Barreras de entrada

Significa algo incierto, que puede o no

ocurrir. Se refiere a una proposición cuya

verdad o falsedad solo se puede conocer

por la experiencia o por la evidencia, y no

por la razón. La teoría Situacional

propone que no hay nada absoluto en las

organizaciones ni en la teoría

administrativa. Todo es relativo y depende

de un factor.

Contingencia Investigación

Etimológicamente investigación proviene del

verbo latino investigo y significa “seguir la

pista” para dar a conocer una cosa


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La investigación de la comunicación permite: Conocer plazos y recursos para el logro de

propósitos.

Definir si son realistas y alcanzables.

Determinar qué estrategias se deben de

poner en marcha.

Determinar sistemas y actitudes utilizados

por la institución.

Qué mensajes deben ser enviados en los

diferentes canales y para qué tipo de

público.

La investigación permite:

Realizar un diagnóstico de la institución

sobre su función y contexto.

Interpreta el estado general de las

relaciones en la institución con sus públicos.

Diseña políticas de comunicación realistas y

acordes con los objetivos institucionales.

Diseña estrategias de comunicación eficaces

y efectivas para lograr en el medio.

Para que la investigación tenga los

resultados esperados se debe contar con

tres elementos indispensables:

Propósitos de la Investigación

Objetivos de la investigación

Modelos ConceptualesPropósitos: para

qué se va a realizarla investigación

Objetivos: qué eslo que se quierealcanzar con lainvestigación

MétodosConceptuales:medición de

conocimientos quetienen los

empleados sobrela organización


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Etapas de la Investigación

Definición del problema de

investigación.

La mayoría de problemas a nivel

organizacional se refiere a públicos

impactados y eso implica definir

características demográficas, sociales, edad,

sexo, nivel socioeconómico, así como

actitudes en el uso de medios de

comunicación.

Definición de los conceptos y términosdel problema.

Delimitación adecuada del problema de

comunicación.

• Búsqueda bibliográfica de la literatura

existente sobre el problema.

Banco de datos donde se encuentre el

historial empresarial. Asimismo, puede

apoyarse con información bibliográfica

externa que hable sobre el tema.

Delimitación del alcance del estudio

en cuanto a su nivel y profundidad,

confiabilidad, naturaleza cuantitativa o

cualitativa y su validez.

Obtener resultados de utilidad para una

adecuada toma de decisiones

Determinación del tipo de diseño de

la investigación.

A) Método que se ocupará.

B) Tipo de Medición.

C) Análisis que se aplicará

Esta etapa determina la naturaleza del

problema, la complejidad, la precisión y el

alcance de los resultados que se quieren

obtener.


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Levantamiento de datos.Etapa donde se realiza el trabajo de campo.

Codificación, procesamiento y análisis

de datos.

En esta etapa se trabaja la codificación o

conversión de datos a códigos

representativos. El procesamiento se refiere

al manejo estadístico (cuantitativo o

cualitativo.) Asimismo, incluye la interpretación

y el análisis de los datos codificados y

procesados

Elaboración de informe de resultados.

Tipos de Investigación

Descriptiva: describir el problema con

base a la información que lo rodea.

Explicativa: sugiere hipótesis que

expliquen el por qué y el cómo del

problema. La idea es tomar decisiones a

partir de los resultados que arrojen esas

interrogantes.

Existen tres objetivos que se persiguen con

esta investigación:

1- Detección de factores determinantes

que dan origen al problema.

2- Causas y circunstancias que tienen

relación con el problema.

3- Demostración e identificación de las

condiciones o factores.

Por Observación: se

realiza a través derecolección de datosdirectos y técnicasadecuadas. ( observaciónlibre, observación

participada, encuesta,cuestionario, entrevista,sicodrama, sociograma,

test psicológicos etc.

No deben tomarse juicios

predeterminados.


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Método Cualitativo: se refieren a

aquellos procesos de investigación que

utilizan como fuente la palabra hablada o

escrita y la conducta observada.

Permiten el conocimiento directo de las

percepciones de las personas del

problema investigado a través de

opiniones, creencias y actitudes de los

públicos:. Los métodos cualitativos son:

observación del participante, la

entrevista y el grupo como fuente de

información.

Diagnóstico

Es un proceso

analítico que

permite conocer la

situación real de la

organización en un

momento dado

para descubrir

problemas y áreas

de oportunidad

En el diagnóstico se examinan y mejoran

los sistemas y prácticas de comunicación

interna y externa de una organización en

todos sus niveles

Asimismo, se incluyen las producciones

comunicacionales de una organización como

historietas, metáforas, símbolos, artefactos y

comentarios que la gente de la organización

hace en sus conversaciones diarias.


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Para lograrlo se utilizan una gran cantidad de

herramientas, dependiendo de la profundidad

deseada, las variables que se quieren

investigar, los recursos disponibles y los

grupos y niveles específicos entre los que se

van a aplicar

No debemos olvidar

que el diagnóstico no es

un fin en sí mismo, sino

que es el primer paso

esencial para

perfeccionar para el

funcionamiento

comunicacional de la

organización

Elementos del Diagnóstico

Comunicacional

Se pueden considerar tres etapas:

1- Generación de la Información.

a) La forma en que se recolecta la

información, herramientas y procesos

utilizados.

b) La metodología utilizada para recopilar la

información:

• Métodos usados para obtener información

desde el cliente (entrevistas ,

cuestionarios)

• Los usados para obtenerla desde el

consultor (observación)

c) La frecuencia con que se recolecta la

información, la cual depende de laestabilidad del sistema.


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2- Organización de la Información

a) Diseño de procedimientos para el

proceso de la información.

b) El almacenamiento apropiado de los

datos

c) El ordenamiento de la información de

modo que sea fácil consultar.

3- Análisis e interpretación de la informaciónConsiste en separar los elementos básicos de

la información y examinarlos con el propósito

de responder a las cuestiones planteadas a

inicio de la investigación.

Perspectivas del Diagnóstico

Organizacional El diagnóstico organizacional se divide en

dos perspectivas principales, una funcional y

otra cultural, cada una con sus propios

objetivos, métodos y técnicas. Son

complementarias entre sí y dan origen a dos

tipos de diagnóstico:

Diagnóstico funcional

Diagnóstico cultural

Diagnóstico funcional

El diagnóstico funcional (su nombre debido a unaperspectiva funcionalista) examina principalmentelas estructuras formales e informales de la

comunicación, las prácticas de la comunicación quetienen que ver con la producción, la satisfacción delpersonal, el mantenimiento de la organización, y la

innovación.

Usa un proceso de diagnóstico en el cual el auditor

asume la responsabilidad casi total del diseño y laconducción del mismo (objetivos, métodos y la

interpretación de los resultados).


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Objetivos del diagnóstico funcional Evaluar la estructura interna formal e

informal del sistema de comunicación y los

diferentes canales de comunicación.

Evaluar los sistemas y procesos de

comunicación a nivel interpersonal, grupal,

departamental, e interdepartamental.

Evaluar los sistemas y procesos de la

comunicación externa de la organización,

entidades públicas y privadas con las cualesexiste interdependencia.

Evaluar el papel, la eficiencia y lanecesidad de la tecnología de la

comunicación organizacional.

Evaluar el impacto que tienen los

procesos de comunicación en la

satisfacción en el trabajo, en la

productividad, en el compromiso y el

trabajo en equipo.

Métodos y Técnicas

Dentro de la perspectiva funcionalista los

métodos más usados son la entrevista, el

cuestionario, el análisis de las redes de

comunicación, la entrevista grupal, el análisis

de experiencias críticas de comunicación, y

el análisis de la difusión de mensajes.

Entrevista. Esta técnica se complementa

con el cuestionario y permite recoger

información que puede ser investigada hasta

en sus mínimos detalles en una conversación

personal con los miembros de una

organización.

Cuestionario. Permite recoger mayor

cantidad de información de mayor cantidad

de gente y de una manera más rápida y más

económica que otros métodos; y facilita elanálisis estadístico.


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Análisis de transmisión de mensajes.

Consiste en un cuestionario especializado que

descubre el proceso de difusión de un mensaje

en la organización, desde su punto de origen

hasta que logra alcanzar a los diferentes

miembros de la misma. Este método revela el

tiempo que toma la difusión de un mensaje, su

proceso comunicativo, quienes bloquean la

comunicación, las redes de comunicación

informal y la manera como se procesa la

información.

El análisis de experiencias críticas decomunicación.

Sirve para conocer las experiencias positivas y

negativas que existen dentro de la

organización y la efectividad o inefectividad de

las mismas.

Análisis de redes de comunicación.

Analiza la estructura de comunicación de

una organización y su efectividad. Se evalúa

quien se comunica con quién, que grupos

existen en la organización, qué miembros

actúan como puente entre los grupos, los

bloqueos que sufre la información, el

contenido de la comunicación y la cantidad

de información difundida.

La entrevista grupal. Esta técnica

selecciona un cierto número de

miembros representativos de la

organización para ser entrevistados como

grupo. La entrevista se suele centrar en

aspectos críticos de la comunicación

organizacional.


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Diagnóstico Cultural

El diagnóstico cultural es una sucesión de

acciones cuya finalidad es descubrir los

valores y principios básicos de una

organización, el grado en que éstos son

conocidos y compartidos por sus miembros

y la congruencia que guardan con el

comportamiento organizacional.

Objetivos desde la perspectivainterpretivista

Evaluar el papel de la comunicación en la

creación, mantenimiento y desarrollo de la

cultura de una organización.

Evaluar el contenido de las producciones

comunicacionales y el significado que tiene

para sus miembros, tales como

conversaciones, ritos, mitos, filosofía y

valores.

Entender la vida organizacional y el papel de

la comunicación desde la perspectiva de los

miembros de la organización.

Categorías de Análisis 1. La forma en que se recolecta la

información, las herramientas y los

procesos utilizados.

2. La metodología utilizada para recopilar la

información, la cual sigue dos corrientes, los

métodos usados para obtener información

desde el cliente (entrevistas, cuestionarios)

y los usados para obtenerla desde el

consultor (observación).

3. La frecuencia con que se recolecta lainformación, la cual depende de la

estabilidad del sistema.

Los valores y principios básicos de una

organización pueden determinarse a través

de los campos en que se manifiestan, por lo

que mientras más manifestaciones culturales

se analicen, más rico y acertado resultará el

diagnóstico.


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Las manifestaciones conceptuales ysimbólicas están constituidas por las

siguientes categorías y elementos:

Espirituales: Ideología / filosofía, símbolos,

mitos e historia.

Conductuales: Lenguaje, comportamiento

no verbal, rituales y formas de interacción.

Estructurales: Políticas y procedimientos,

normas, sistemas de status internos,

estructura del poder.

Materiales: Tecnología, instalaciones,

mobiliario y equipo.

El proceso del diagnóstico cultural se apoyaen ciertas herramientas. En cuanto a su

aplicación, básicamente podemos hablar de

dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo.

Con el primero se busca la medición

precisa de ciertas variables establecidas de

antemano y su posterior comparación, el

segundo depende más de la agudeza de la

percepción del investigador al analizar los

datos.

Técnicas cualitativas aplicables:

Observación. Para llevarla a cabo, el

investigador puede optar por convertirse

en un miembro más del grupo (observación

participante), o bien por observarlos desde

fuera (observación no participante u

ordinaria).

Entrevistas individuales. Es muy

importante que en las entrevistas se logre

lo que se conoce con el nombre de

"simpatía". Esta implica el establecimiento

de un clima de confianza mutua,

comprensión y afinidad emocional entre el

entrevistador y el entrevistado.


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Análisis dedocumentos. El

investigador reunirá una

colección de documentosdiversos que necesitan

ser interpretados a fin de

extraer la información

que contienen sobre la

historia y característicasde la organización, y quelo llevarán a inferir

algunos aspectos

importantes de la cultura

de la misma.

Discusión en grupos pequeños. Sesiones degrupo con una discusión dirigida.

Dramatización. Proporciona datos sobre la

percepción que la gente tiene de ciertos papeles,relaciones y situaciones de trabajo.

Técnicas proyectivas. Consiste en presentar a unsujeto un material poco estructurado, coninstrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a

su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar

la estructura de su propia personalidad.

Técnicas cuantitativas aplicables:

Encuesta. La información recogida por

medio de esta técnica puede emplearse para

un análisis cuantitativo con el fin de

identificar y conocer la magnitud de los

problemas que se suponen o se conocen en

forma parcial o imprecisa. El método que

puede utilizarse para levantar la encuesta es

el cuestionario.

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