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REUNIONES EFECTIVAS
(JOSÉ MEZA)
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
REUNIÓN
Espacio, donde las personas concurren para ser informados , expresar
ideas, confrontan posiciones para llegar a unos acuerdos.
La reunión no cumple su función si los participantes
no llegan a acuerdos
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
QUIENES CONFORMAN LA REUNIÓN
Los interesados y/o afectados por los acuerdos que se lleven a cabo en esa
reunión
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
REUNIONES EFECTIVAS
1. Surge a partir de originarse reuniones eternas, que se habla de todo y no se
acuerda nada.
2. Surge por originarse reuniones donde se hablan de un tema y se da vuelta al
asunto una ,y otra, y otra vez, demorando mas de una hora en entender la
razón de la reunión.
3. Surge por haber reuniones donde solo se ve un punto de vista y la decisión son
unidireccionales, lo cual no es bueno, porque se puede caer en la manipulación
y persuasión de un tercero.
4. Surge por haber reuniones donde alguien desea imponer su voluntad
coaccionando al resto.
5. Surge por el interés de personas que desean cambiar las cosas en colectivo.
Las reuniones efectivas no es la barita mágica a la solución del problema pero es
un punto de referencia para trabajar.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
ANÁLISIS DE LOS FOCOS DE ATENCIÓN
EN UNA REUNIÓN
10 % SON
COMPROMETIDOS
Estos son los que logran mayores resultados.
20% SON
DESACOPLADOS
Tienen reservas sobre el trabajo a realizar, y lo realizan sin entusiasmo.
30% SON
DILATADORES
Realizan labores rutinarias, pero no toman la iniciativa.
40% SON
REACCIONARIOS
Confunden acción frenética con acción constructiva.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
PARTES DE UNA REUNIÓN EFECTIVA
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
PLANIFICACIÓN
Decidir el objetivo de la reunión
¿Para que es la reunión?, debemos tener claro esto.
Hacer la tarea
Si se necesita información o investigar para la reunión, es mejor hacerlo antes de
que esta comience.
Que pasa si en la reunión se necesita información importante y no la tenemos – Es
una perdida de tiempo.
Decidir quien necesita estar presente
Si se desean hacer un pequeño programa en excel de calculo estructural, solo
deben reunirse alguien que sepa bien el excel y alguien que sepa calculo
estructural.
Si desean aprender a desarrollar proyectos, deben llamar a una persona que antes
haya realizado uno.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
PLANIFICACIÓN
Planificar con otros
La mejor forma de desarrollar nuevos lideres y de comprometer a mas personas en
el trabajo en el grupo de trabajo. Se puede reunir solo a tres o cuatro personas
interesadas y discutir la agenda – no toma mas de 30 minutos
Las agendas bien hechas valen la pena
Hacer la lista con el tiempo estimado por punto a tratar
Considerar cuantas personas hablaran y el grueso de información a presentar.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
ORGANIZACIÓN
Empezar y finalizar a tiempo
Es irrespetuoso abusar del tiempo de los asistentes, y es ahí donde se podría decir
que se encuentra la mayor desmotivación que pueda haber.
Hacerse el hábito de iniciar a tiempo, Aun cuando haya solo 3 personas presentes,
se correrá la voz y posteriormente, las personas llegarán a tiempo o de plano
llegarán.
Si las personas siguen llegando tarde es un indicador que se debe cambiar la hora
de la reunión
Apuntar a los asistentes
Las listas de asistencia pueden indicar mucho acerca de quienes llegaron.
Pueden ayudar a actualizar la lista de asistentes regulares y proporcionar nombres
para una cadena de números telefónicos.
Se podría incluir en la lista de asistencia el nombre, su Instituto, la dirección y el
numero de teléfono de los participantes, etc.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
ORGANIZACIÓN
Espacios
El espacio de la reunión debe ser confortable.
Tratar de usar un espacio en donde se puedan hacer un circulo, con la finalidad que
las personas no pueden sentadas en hileras como en el auditorio.
Trabajar sin divertirse no es bueno
Se debe reservar un tiempo y después de la reunión para que las personas se
hablen y socialicen. Esta es una de las principales razones por las que las personas
están reunidas aquí presentes.
A veces la reunión después de la reunión es donde realmente uno se involucra con
el grupo.
Un ciclo regular
Si se tiene un ciclo regular de reuniones, las personas empezarán a reservar la
fecha, pero no se debe realizar la reunión solo por hacerla.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
DIRIGIR LA REUNIÓN
Hacer la presentación
Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también incluye
hacer que todos se presenten.
Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del
facilitador.
No olvidarse de romper el hielo para eliminar las tensiones
Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas
No olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda.
Se puede disponer un espacio de pedidos antes de empezar la reunión
Algunas reglas como las de no interrumpir o proponer temas fuera de agenda,
habiéndose ya aprobado por los presentes, es muy útil si existe un grupo de
personas que les gusta hacer eso.
Mantener la discusión en su cauce
No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable
demasiado tiempo.
Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que
avanzan bien.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
DIRIGIR LA REUNIÓN
Vigilar el tiempo
No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los limites de tiempo
establecidos en la agenda.
Si el grupo parece querer extender el tiempo programado para un punto se debe
consultar a todos los miembros si están de acuerdo.
Una oración como ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto,
¿Están de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos
con el siguiente punto de la agenda? Puede ser una forma de medir el interés de
todo el grupo.
Resumir lo que se ha escuchado
Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta
y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
DIRIGIR LA REUNIÓN
Fomentar la participación
Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su
participación. Es necesario tratar oportunidad de participación a todos y no solo a los
que siempre hablan.
Usar el poder del rol prudentemente
Se debe tener cuidado con lo que se dice, como se dice y cuantas veces se dice. El
facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.
Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder
Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. La única forma
en que otros aprendan a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo
ellos mismos.
TIPS
1. Tener sentido del humor y no estar a la defensiva
2. Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan mas que un
si o un no.
3. Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir mas despacio
o más rápido
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN
El hecho que la reunión termine, no significa que el trabajo esta hecho.
Para asegurar que la reunión tenga fruto debemos:
1. Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo
Debemos averiguar que es lo que opinan los participantes de la reunión, que
puede ser mejorado, etc.
Debemos hacer esto de vez en cuando, después de cada reunión (“no tenemos
la verdad absoluta de las cosas, estamos aquí para aprender para aprender y
mejorar)
2. Hacer llamadas de seguimiento
La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer
llamadas, enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas
actividades para después de la reunión, usualmente sirve como adhesivo que
mantiene al grupo unido.
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN
3. Resumir la reunión
Es sumamente útil hacer una lista de decisiones tomadas, con sus respectivos
seguimientos.
Las transcripciones – minutas – formales de la reunión son valiosas para
muchas (no todas) organizaciones – estas contienen anuncios, notas
informativas, etc. Que son importante reportar, aunque no sean decisiones.
Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del
trabajo que el secretario asume
“Quien habla con verdad y justicia, no necesita levantar la voz”
BIBLIOGRAFÍA
Daniels, W (1993). Orchestrating Powerful Regular Meetings: A Manager’s
Complete Guide. San Diego, CA: Pfeiffer & Co.
Paine, A., Balcazar, Y Fawcett, S (1990). Self Help Leaders Handbook: Leading
Effective Meetings. Lawrence, KS: University of Kansas, Research and Training
Center on independent living.
Gillian Kaye (2013) Dirigir Reuniones Efectivas. Caja de Herramientas
Comunitarias.
Gilbert Aubert (2004) Manual de Manejo del Tiempo y Reuniones Efectivas.
Grupo desarrollo Humano