MANEJO DE REUNIONESMANEJO DE REUNIONES1ª PARTE

REUNIONESREUNIONES

¿Por qué hacer reuniones?¿Por qué hacer reuniones?

-Analizar problemas

-Tomar decisiones

-Lograr compromiso del equipo

-Desarrollar proyectos

- Informar

CONSIDERACIONES IMPORTANTESCONSIDERACIONES IMPORTANTES

La manera en que se llevan a cabo las reuniones en la empresa es La manera en que se llevan a cabo las reuniones en la empresa es el reflejo de su cultura organizacionalel reflejo de su cultura organizacional

70% de los facilitadores de una junta no han recibido una 70% de los facilitadores de una junta no han recibido una capacitación formal o integral de cómo manejar una reunión de capacitación formal o integral de cómo manejar una reunión de manera efectivamanera efectiva

Entre el 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en Entre el 60% al 90% del tiempo de un ejecutivo es invertido en juntas y en reuniones de trabajojuntas y en reuniones de trabajo

¿Por qué fracasan las reuniones?¿Por qué fracasan las reuniones?

Una mala planificaciónUna mala planificación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados) (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)

El objetivo de la reunión no es claroEl objetivo de la reunión no es claro para los asistentes. para los asistentes.

No se administra el tiempo adecuadamente.No se administra el tiempo adecuadamente. (Aburridas, eternas y (Aburridas, eternas y poco productivas)poco productivas)

Contenido ambicioso.Contenido ambicioso. Se quiere discutir en poco tiempo lo que Se quiere discutir en poco tiempo lo que amerita más de una reunión.amerita más de una reunión.

No se da No se da seguimientoseguimiento a los compromisos adquiridos a los compromisos adquiridos

No se asignan rolesNo se asignan roles de trabajo y de participación.de trabajo y de participación.

Enfoque Enfoque (Discutir mucho tiempo “asuntos varios” dispersa atención (Discutir mucho tiempo “asuntos varios” dispersa atención y concentración de los participantes)y concentración de los participantes)

Aspectos importantes para el desarrollo exitoso de una Aspectos importantes para el desarrollo exitoso de una reuniónreunión

Conocer elementos y recursos clave para la facilitación.

Conocer el proceso de evaluación y toma de decisiones.

Al programar una reunión hay que tener en cuenta:Al programar una reunión hay que tener en cuenta:

¿Qué tipo de reunión es la que vamos a llevar a cabo?

¿Es una reunión periódica, de seguimiento?

¿Es una reunión de comunicación?

¿Es una junta estratégica?

Distintos tipos de reuniones demandan distintos tipos de metodologías de trabajoDistintos tipos de reuniones demandan distintos tipos de metodologías de trabajo

¿Qué es una reunión de trabajo?¿Qué es una reunión de trabajo?

Grupo de personas reunidas y que piensan juntas para conseguir un fin (logro de una meta)

Actividad legítima para el logro de objetivos

Factores fundamentales:Factores fundamentales:

- Objetivos colectivos.

- Necesidad de cooperación.

- Surgimiento de ideas.

- Intercambio de conocimientos.

Estructura de una reuniónEstructura de una reunión

IntroducciónIntroducciónInformar y definir contextoLíder o representante

Clarificación de expectativasClarificación de expectativasDefinir objetivoAclarar propósito

¿Qué se espera lograr en la reunión?¿Qué se puede lograr realmenterealmente en la reunión?¿Cuál es el objetivo?

Normas o reglas del juegoNormas o reglas del juegoDefinir duraciónAcordar reglas de interacción

Mecánica y metodología a utilizarMecánica y metodología a utilizarDefinir procedimientos para abordar actividadesEj. Informar si habrá sesión de preguntas, respuestas al final o libre participación.

Iniciar el desarrollo de los puntos de la agendaIniciar el desarrollo de los puntos de la agendaSe comienza a trabajar según lo pautado anteriormente.

Mantenimiento del proceso y chequeo de los Mantenimiento del proceso y chequeo de los procedimientosprocedimientosCoordinador, moderador o líder deberá estar atento para que el tema no se desvíe del objetivoPor lo tanto deberá rectificar, modificar y seguir según la agenda.

Cierre formal y próximos pasosCierre formal y próximos pasosExponer breve resumen de los acuerdos.Definir pasos a seguir.Elegir responsables.Determinar tiempo de ejecución.Fecha tentativa próxima reunión.

Evaluación de la reuniónEvaluación de la reuniónMedir productividad de reunionesVerificar que se cumpla lo previsto

Dirigir una reuniónDirigir una reunión

Pasos para dirigir una reunión:Pasos para dirigir una reunión:Identificar metas y objetivos

Elegir participantes adecuados

Elaborar una agenda

Revisar agenda y normas básicas

Planificar tiempo para desarrollar el trabajo

Realizar y distribuir resumen de la reunión

Evaluar reunión

CLASIFICACION REUNIONESCLASIFICACION REUNIONES OBJETIVOSOBJETIVOS APLICACIONESAPLICACIONES

     

Reuniones para informarReuniones para informar-Entregar información específica a un

-Dar a conocer una decisión tomada

  grupo de personas -Responder a inquietudes recibidas

    -Dar instrucciones para una tarea

    -Combatir un rumor

    -Informar nuevos procedimientos

Reunión para informarseReunión para informarse-Obtener in formación de los integrantes

-Buscar criterios sobre una decisión

  -Obtener ideas del equipo-Determinar factores a tomar en cuenta

    para solución de problemas.

Reuniones para debate públicoReuniones para debate público-Someter a discusión abierta un tema -Congresos, asambleas, claustros

  -Adoptar acuerdos-Todos aquellos casos donde prima

    un enfoque parlamentario.

Reuniones para el desarrollo Reuniones para el desarrollo personalpersonal

-Perfeccionar conocimientos del equipo -Entrenamiento de dirigentes y

  -Potenciar habilidades del equipo profesionales

CLASIFICACIÓN DE REUNIONESCLASIFICACIÓN DE REUNIONES

Reuniones efectivasReuniones efectivas

Propósito

Participantes

Planificación

Participación

Perspectiva