reuniones 01
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Reuniones
Alguna vez ha calculado el
costo de una reunin?
Costo por hora de cada persona, multiplicado
por la cantidad de horas en reunin
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Reuniones
La reunin es un instrumento
Bsico para de identificacin
grupal
Las personas de un equipo se conocen y configuran su ser
o no ser en las reuniones !l grupo adquiere identidad
en las reuniones, y las reuniones "ien planificadas
y conducidas son una "u#$a de motivacin,
creatividad e ilusin de tra"a#o
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%ipos de &euniones
&euniones de !quipo
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!s una reunin participativa en la que todos los miem"ros
intervienen en la discusin y planificacin de una amplia
gama de temas
'na reunin participativa podr$a tener la meta
de intercam"iar informacin o planificar en cola"oracinpara el futuro y resolver oportunidades
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!s una reunin no participativa en la que el l$der o alguien
ms presenta informacin que los miem"ros del equipo
necesitan
Con frecuencia una reunin no participativa se refiere
a pol$ticas de recursos humanos, resultados deproduccin, financieros y otra informacin que ayude a
las personas a sa"er qu( ocurre en la organizacin
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Cmo preparar reuniones
1. Puntos a tratar
2. Participantes
3. Material de apoyo
4. Tiempo destinado para la reunin
5. Tipo de reunin
6. Frecuencia de la reunin
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)nfluye la #uventud del equipo !ntendiendo por #uventud,
no la edad de los integrantes sino la edad de formacin
del equipo
Los equipos reci(n formados necesitan reafirmar su
personalidad, conocerse, desarrollar confianza y so"retodo llegar a entendimientos de tra"a#o, esta"lecer
pautas
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*tros equipos necesitarn apenas reunirse, tal vez
porque llevan mucho tiempo tra"a#ando #untos o
porque su tarea se realiza "sicamente mediante
entrevistas o encuentros muy operativos
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&euniones + porque toca- reuniones quincenales
o semanales porque es el ritmo predeterminado,sin adecuarse a las necesidades reales
&esultado
&euniones a"urridas y, por consiguiente, falta de
motivacin para acudir o, por lo contrario,
tensiones por no tener tiempo de ha"lar de todo
lo necesario
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Los profesionales se re.nen desconociendo
el contenido
&esultado
/o se puede decidir nada por falta
de preparacin
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0e pasa de un punto a otrodel orden del d$a demanera confusa y sin acuerdos formalizados
0e ha"la de cosas personales inherentesal motivo de la reunin
&esultado
'n desastre
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La gente comienza a a"andonar la reunin
antes de que se aca"e
&esultado
%odo el mundo esta facultado para
decir + 1o no esta"a cuando, adems de dar una
sensacin de irrespeto y falta de equipo
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&e niones necesarias
&euniones para-
2 Conocer y difundir informacin
2 3e"atir ideas2 Llegar a acuerdos
2 !sta"lecer un contacto interpersonal o grupal 4vidasocial5
&euniones de coordinacin general-2 Asisten la mayor$a de los e#ecutivos
2 0e informa, de"ate y se toman decisiones so"reasuntos de inter(s grupal
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!n general pueden tener un momento deli"erante y otro resolutivo,
y los temas pueden agruparse en-
*"#etivos e incentivos
&utinas y cam"ios organizativos
)nformaciones generales
&eglas, normas, y otras discusiones de inter(s colectivo
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&esulta incorrecto tratar-
2
Conflictos personales, o recriminar la conducta de una persona2 Consensos t(cnicos- me#or en reuniones espec$ficas
2 6edidas disciplinarias- me#or dar a conocer las normas
disciplinarias a trav(s de una circular, carteleras, etc
2Cualquier tema de $ndole general que so"repase la capacidadde actuacin del equipo
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0usaportesd
e"enestardirigidosal
temaomotiv
odelareuni
n
Cola"oreconelcoo
rdinadordelareunin
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0easincero
yhonesto
!vitelargase
innecesariasinter
venciones
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6antengala
unidaddelequipo
!vitediscusion
esinnecesarias
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7represeparalar
eunin
Llevelainformacin
actualizada,resum
ida
ynecesariaparaeltemaenparticu
lar
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!vitequesuspropu
estasapare
zcan
comocontra
riasaloyaapro"ado
3(lainformacinr
equeridaaunques
ea
traumticaenalgunoscasos
Laformadedecirla
s cosashaceladiferencia
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Las reuniones siempre de"en culminar de manera
armoniosa, los participantes de"en salir contentos,
convencidos que la reunin fue fruct$fera, que selogro el o"#etivo, "ien sea en el m"ito informativo
como en el m"ito operativo dependiendo del caso
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8Cuando una reunin se haya alargado y nos percatemos
que no tenemos tiempo suficiente para tratar todos los
puntos, es preferi"le un cierre cmodo de las materias a
precipitar un final
8!vite siempre la impresin de que manipula al grupo80i se han tratado puntos delicados se leern las conclusiones
y se le pedir al grupo que revalide lo acordado
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7rocure delegar responsa"ilidades si
usted es el coordinador, de lo contrario
culminar haci(ndolo todo