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Módulo de Suministros - SGIePrograma Anual y Presupuesto [PAP]

Taller Módulo de SuministrosSistema Gerencial Integrado (SGIe)

Julio 24-26, 2007

Bogotá, Colombia

Programa Anual y Presupuesto [PAP] –Introducción

Informe Anual

Informe Anual

Informe Semestral

Pronóstico Anual

Estimación -PAP

Estimación – stock

de reserva

2006 200820072005 2009

Años Históricos

Año Actual Próximo Año

Para la elaboración del PAP (2008) es necesario tener en cuenta los siguientes informes/datos:

PAP/Materiales Requeridos - 2008 2006 Informe Anual 2007 Informe Semestral 2007 PAP/Aprobación de Suministros 2007 Pedido(s) Suplementarios 2007 Cantidades Recibidas – IPPF, otras fuentes y/o

donantes 2007 Cantidades Recibidas – Compra Local 2007 Proyección de distribución – segundo semestre 2008 Lista de Precios 2008 Proyecciones de distribución por programa y/o

total 2009 Stock de Reserva/Proyección de distribución

anual

PAP: SGIe MenúAgregar Productos

El PAP debe incluir todos los suministros (perecederos y no perecederos) que tengan un stock disponible en el momento de la preparación del PAP Para ingresar los productos a su Portafolio de Productos,

debe seleccionar el vínculo “Agregar Producto”

PAP: Cómo Incorporar un Producto al Portafolio de Productos Seleccionar el Año de Transacción en el Portafolio de Productos (Ej.:

2008) Al final de Portafolio, seleccionar “Agregar Producto” para ver la

lista principal de productos Localizar el producto seleccionando el “Catálogo” (IPPF ICON / IPPF

WHR) y “Tipo” de producto correspondiente Al localizar el producto, oprimir el vínculo “Add” para incorporarlo

en el portafolio

PAP: Vínculo de Información General del Producto

Identificar fuentes adicionales

Si el producto se compró localmente, incorporar precio unitario, taza de cambio, y justificación en esta sección [Notes]

Desde el Portafolio de Productos, seleccionar el vínculo “Info” para actualizar datos

Seleccionar fuente principal (pueden darse múltiples fuentes por producto) Solo puede haber un agente proveedor por producto

Incluye información sobre precios de ICON y empaque de envío.

Cómo Entrar una Fuente & Agente Proveedor

En caso de compra local, seleccionar moneda e incluir precio y taza de cambio

Puede haber una variedad de fuentes, pero solo un proveedor principal por producto para el PAP

PAP:SGIe/Menú

Proyecciones de Distribución Movimientos = Estimación de Movimiento y Saldos Finales Cálculo Final de Envío

PAP: Ejercicio

Ejercicio Gradual

PAP: Proyecciones de Distribución Encabezamiento Análisis de 5 Años

Azul – Años Anteriores - Informe Anual Púrpura/morado – Año Actual - Informe Semestral

Recomendado y Aprobado Reales IS Enero a Junio Pronóstico AM Enero a Diciembre

Amarillo – 1er. Año del Pronóstico – PAP Cantidad Ideal Enero a Diciembre Solicitud AM PAP Año

Naranja – 2do. Año del Pronóstico – PAP Solicitud AM stock de reserva

PAP: Proyecciones de Distribución

La proyecciones de distribución deben reflejar las metas y planes de la Asociación. Su cálculo es responsabilidad del personal encargado del manejo de los programas y no solamente de las persona que entra los datos.

PAP: Proyecciones de Distribución Datos Estadísticos:

% de Variación entre un año y otro Uso promedio mensual = Sub-Total dividido por 6 (IS) o 12 (IA, PAP) Consumo promedio de tres años

PAP: Proyecciones de Distribución

El vínculo “Estimar 2006” le ayuda a calcular el pronostico de la distribución de Enero a Diciembre (suma los movimientos reales incluidos en el IS [columna T] con las cantidades proyectadas de Julio a Diciembre [columna X])

Opción de Estimaciones por Porcentajes: Facilita la proyección?? Calculadora para facilitar la distribución de cambios porcentuales fijos en los canales de distribución

Ojo – Cambios basados en datos históricos

* Si no existe un base para el calculo necesita ingresar los datos manualmente

PAP: Proyecciones de Distribución

PAP: Proyecciones de Distribución Notas

Alertas Notas: Incluir toda la informa posible para explicar

cambios significativos (en comparación con años anteriores) en las cantidades proyectadas de distribución.

PAP: Movimientos de Inventario

Propósito: Estimar el Saldo

Final del año PAP, sin considerar envíos de IPPF Puede incluir pedidos

suplementarios pendientes que se recibirán en el año PAP

Estimar la diferencia entre el saldo final PAP y la proyección para el año de Stock de Reserva

Datos Necesarios/Año Actual Cantidades

Recibidas Ajustes

PAP: Movimientos de Inventario Notas

Alertas Notas: Incluir toda la informa posible para explicar

cambios significativos (en comparación con años anteriores) en las cantidades recibidas o por recibir y en Ajustes.

PAP: Cálculo Final de Envío

PAP: Cálculo Final de Envío

Meses en Existencia en el Saldo Final Productos de IPPF: se recomienda mínimo 9 meses de stock de reserva en

existencia para evitar desabastecimientos teniendo en cuenta el lapso y periodo de reabastecimientos

Compras Locales: los meses de stock de reserva pueden variar dependiendo el lapso y periodo de reabastecimiento de los proveedores locales

Total de Distribución Proyectado para el Año

de Stock de Reserva

12 Meses

Número de Meses de Stock de Reserva

X

Proyección de cantidades a ser recibidas de Otras Fuentes (distintas de IPPF) durante el Año de Stock de Reserva

X2,367

12 meses9 meses

0 = ???

PAP: Cálculo Final de Envío

Actualizar AM: Debe oprimir este vínculo para actualizar los datos

Propósito: Calcular la Cantidad a Ordenar en unidades (sin tener en cuenta la unidad de medida)

Balance de cierre deseado: Incluye el balance del Saldo Final del año PAP (sin tener en cuenta la cantidad de IPPF) y el stock de reserva para el final del mismo año.

Déficit :Si la cantidad total proyectada en stock es MENOR que el balance proyectado en el saldo final, la diferencia va a ser la cantidad a ordenar.

Superávit:Si la cantidad total proyectada en stock es MAYOR que el balance proyectado al final, la cantidad a necesitar es cero y, por consiguiente, no se necesita ordenar el producto.

PAP: Cálculo Final de Envío

Orden Alternativa: Esta opción se utiliza cuando se desea que las cantidades a ser

ordenadas, sean superiores o inferiores a las cantidades calculadas por el sistema.

Utilice la sección de notas para explicar la Orden Alternativa Método de Envío: Automáticamente el sistema selecciona como “Método

de Envío”, el envío por mar. Si la Asociación no desea el método de envío por carga marítima, debe explicar el porqué en la sección de notas

Fechas estimadas para envíos: Anticonceptivos: Mayo a Agosto Suministros médicos: Agosto en adelante Suministros Perecederos: Septiembre en adelante

PAP: Cálculo Final de Envío

Estimación Automática en el Sistema Incluye:

Numero de Unidades por Medida: Aproxima automáticamente el cálculo

Ejemplo: 1, 3 o 100 ciclos

Compara Numero de Unidades por Medida con Cantidad Mínima a Ordenar

Estima la cantidad a enviar con base en los múltiplos establecidos para cada producto.

PAP: Cálculo Final de Envío

Indica el Saldo Final del producto para el año del PAP, en unidades, incluyendo la cantidad solicitada a IPPF.

PAP: Cálculo Final de Envío

Refleja la cantidades a solicitar en el PAP. Todas las solicitudes del PAP son asignadas

automáticamente al proyecto ICON

PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes

Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío

PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes

Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío

PAP: Cotizaciones/Estimaciones/Ordenes: Anexo 2/Acuerdo de Subvención

Asignación de Costos a los Envíos por Método de Envío

Informe: Información del Presupuesto de Suministros

Informe: Información del Presupuesto de Suministros

Informe: Status de orden de la Asociación

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