plataforma tecnológica Única recursos humanos y...

Plataforma Tecnológica Única Recursos Humanos y Nómina

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BBP To Be HR Administración de Personal 16/12/2011

Descripción: TO_BE Módulo: HR_PA Administración de Personal

Control de Versiones

Fecha: 16/12/2011 Versión: PA_01 Autor : Liliana López

Contenido Descripción del Proceso .................................................................................................................................................... 2

Administración de Personal .......................................................................................................................................... 2 Estructura del Empresarial ............................................................................................................................................ 2 Estructura de Personal .................................................................................................................................................. 4 Movimientos de Personal .............................................................................................................................................. 6

Diagrama de Flujo: .......................................................................................................................................................... 12 Descripción detallada de actividades: ............................................................................................................................. 12 Descripción de requerimientos de Configuración ............................................................................................................ 13

Medidas para el Gobierno de Tamaulipas son: .......................................................................................................... 14 Mantenimiento Individual a Infotipos ........................................................................................................................... 18

Descripción de requerimientos de Desarrollo ................................................................................................................. 20 Firmas .............................................................................................................................................................................. 21


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Descripción del Proceso

Administración de Personal

La Administración de Personal permite definir sus estructuras asociadas a las relaciones contractuales de los Servidores Públicos y a aspectos funcionales de la administración de personal. A partir de estas definiciones, es posible almacenar y administrar los datos de los Servidores Públicos en el sistema SAP.

Cada Servidores Público es incluido en las Estructuras de Personal propias. Las estructuras básicas de Administración de Personal en el sistema SAP son:

Estructura Empresarial: División y Subdivisión de Personal.

Estructura de Personal: Grupo y Área de Personal.

Estas estructuras subdividen a la organización y sus Servidores Públicos de acuerdo a factores relevantes para la administración de tiempos y nómina, y en el sistema se configuran a través de la Guía de Implementación.

La asignación de los Servidores Públicos a las estructuras empresariales y de personal, es de extrema importancia en Recursos Humanos y Nómina ya que es el primer paso en el ingreso de los datos del Servidor Público.

Estructura del Empresarial

La estructura empresarial para Administración de Personal es determinada por los siguientes elementos:

Sociedad Financiera.

División de Personal.

Subdivisión de Personal.

La Sociedad Financiera es definida en el ámbito contable. La División de Personal es usada exclusivamente en Administración de Personal y su asignación es unívoca dentro de una Sociedad. Cada División de Personal debe ser asignada a una Sociedad.

a) División de Personal

La División de Personal es una unidad específica de Administración de Personal y es una subdivisión de la Sociedad. Las Divisiones de Personal tienen un código alfanumérico de 4 dígitos, y sus principales funciones son:

Permite generar valores por defecto para entrada de datos, por ejemplo: Área de Nómina.

Es un criterio de selección disponible en los reportes estándar.

Constituye una unidad para definir autorizaciones de acceso al sistema.

b) Subdivisiones de Personal

Las Subdivisiones de Personal dependen de la División de Personal. Los principales aspectos organizacionales de Recursos Humanos son controlados a este nivel, tales como las estructuras salariales y la planificación de los horarios de trabajo. Las Subdivisiones de Personal tienen un código alfanumérico de 4 dígitos, y sus principales funciones son:


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Generar agrupadores para Administración de Tiempos, de tal forma que horarios de trabajo, tipos de ausentismos y presencias pueden ser definidos para Divisiones de Personal especificas

Generar valores por defecto para las estructuras asociadas al sueldo base del empleado.

Definir el calendario de días festivos.


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Estructura de Personal

Para propósitos administrativos dentro del sistema SAP, los Servidores Públicos de una organización son divididos en dos niveles, el Grupo de Personal y el Área de Personal, dos campos que no tienen estructura jerárquica entre sí ni con la estructura empresarial.

Estas estructuras son utilizadas para verificaciones de acceso al sistema y se registran en el Infotipo 0001 Asignación Organizacional, por ejemplo, para definir niveles de remuneración y horarios de trabajo.

a) Grupo de Personal

El Grupo de Personal es una división general de los empleados que define la relación entre el empleado y el Gobierno de Tamaulipas. Los principales Grupos de Personal en Administración de Personal son: Empleados Activos, Externos, Becarios, Pensionados.

Las siguientes son las principales funciones del Grupo de Personal:

Valores por defecto para Área de Nómina, Sueldo Base u otros.

Criterio de selección para reportes.


b) Área de Personal

Esta es una división más fina de los Grupos de Personal conforme a los status del Servidor Público. Algunos ejemplos de Áreas de Personal en el Gobierno de Tamaulipas son: Confianza, Sindicalizados, Extraordinarios, mandos superiores, medios, Contrato, Proyecto.

Las características más importantes del Área de Personal son:

Los agrupadores para reglas de cálculo. Permiten definir diferentes procedimientos de Nómina para diferentes Áreas de Personal. Por ejemplo, es posible especificar si a un empleado se le deberá calcular su Nómina sobre una base mensual o diaria.

Los agrupadores para Conceptos de Pago. Permiten restringir la admisibilidad de un concepto de pago para ciertas Áreas de Personal.

Los agrupadores para Horarios de Trabajo. Definen la admisibilidad de horarios de trabajo, tipos de ausentismos y derechos de vacaciones.

Permite definir valores por defecto para ciertos campos.


Permite determinar un método de cálculo de impuestos para determinada Área de Personal.


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Movimientos de Personal

La Administración de Personal permite el mantenimiento de Medidas (grupo de Infotipos en un orden determinado) identificando un motivo para cada tipo de movimiento que permita identificarlos, y mantenimiento a nivel individual de Infotipos (grupo de campos congruentes) relacionados con aspectos administrativos, registros de incidencias de tiempos y para propósitos del cálculo de la nómina, y tendrá un motivo del movimiento que identifique con mayor precisión el por qué del movimiento.

Cada medida de personal contiene exactamente los infotipos para los cuales deben registrarse datos en el marco de la correspondiente operación o movimiento, y permite visualizar estos infotipos sucesivamente para su actualización. De este modo toda la información relevante para este movimiento se introduce en el sistema SAP, además, esta función representa una simplificación de la entrada de datos, ya que no es necesario acceder individualmente a cada infotipo.


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Alta o Ingreso

Las Altas de Personal en SAP se ejecutan por medio de las Medidas de Personal y tienen una influencia importante en los procesos para la Gestión de Vacantes a nivel de las Plazas, la integración con Gestión de Organización, el cálculo de la nómina y la afectación contable presupuestal.


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Cambio

Una vez dados de alta los Servidores Públicos por medio de las contrataciones, se pueden producir una serie de movimientos al interior del Gobierno de Tamaulipas que constituyen el historial de Movimientos de Personal.

Estos movimientos impactan aspectos tales como la asignación organizacional, horarios y estructura salarial principalmente.


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Baja

El término de la relación contractual se efectúa a través de los movimientos de Bajas de Personal que pueden tener diferentes motivos y por lo tanto se le asigna al Servidor Público el status de Dado de Baja y se le limita su relación contractual liberando la plaza que ocupaba.


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Mantenimiento individual a Infotipos

El sistema SAP permite el mantenimiento individual a la mayoría de los Infotipos (grupo de campos congruentes) relacionados con aspectos administrativos como Cambio o actualización de Domicilios, Estado Civil, actualización de familiares, etc., e incidencias como ausentismos, presencias, bonos, gratificaciones, etc., mediante la transacción PA30.


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Consulta

El sistema SAP permite la consulta a los infotipos mediante la transacción PA20 o acceso exclusivo para consultas, de forma que puedan ver la información sin la opción de modificarla.

Los datos de personal, son los referidos en el documento de “Prerrequisitos de Información” entregado para iniciar con las actividades de Carga de Datos.


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Diagrama de Flujo:

Durante la fase de Realización se desarrollarán las actividades de Diagrama de Flujo

Descripción detallada de actividades:

Durante la fase de Realización se desarrollarán las actividades de Diagrama de Flujo


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Descripción de requerimientos de Configuración

Considerando los requerimientos del Gobierno de Tamaulipas se ha considerado la configuración de la siguiente estructura:

Estructura Empresarial: se presenta en documento “HR_TO BE Estructuras SAP para RH y PY”

División y Subdivisión de Personal:

Estructura de Personal: se presenta en documento “HR_TO BE Estructuras SAP para RH y PY”

Grupo de Personal: Se mantendrán los códigos estándares (1=Activo, 2=Pensionados, Becarios, 9= Externos).

Área de Personal: “HR_TO BE Estructuras SAP para RH y PY”

Al respecto se muestra las estructura Empresarial y de Personal, que aplicará para Gobierno Central, ITAVU y UPYSSET

Es de observar que la subdivisón de personal UPYSSET-SARTET, agrupará a los Servidores Públicos SARTET que esta en UPYSSET y que tendrán el tratamiento de sus prestaciones con forme a las definicones de la Matriz de conceptos de Nómina.

Para efectos de la póliza contable, se podrán generar listados de nómina seleccionando solo el personal de SARTET que sirvan a UPYSSET para conocer el detalle y totales de los conceptos de nómina y poder en su caso generar la póliza contable según sus requerimientos.

La trasferencia contable de la nómina del personal de SARTET podría generarse en la global de UPYSSET o como un documento independiente (una póliza para UPYSSET y otra para SARTET) de forma que sirva para generar la transferencia o separación que requieran, lo anterior considerando la declaración de UPYSSET de que SARTET se maneja con recursos y presupuesto indendiente o podrían optar por no generar la


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trasferencia contable del personal de SARTET y generarla manualmente tomando como base los listados de nómina.

Medidas para el Gobierno de Tamaulipas son:

Alta o Contratación: El proceso de contratación es utilizado para registrar a los Servidores Públicos en el sistema SAP. Los siguientes casos serán contemplados:

Proceso Movimiento o Medida Motivo Comentarios

Alta Contratación Nuevo ingreso

Alta Contratación Interinato por Incapacidades

Son por 3 meses para cubrir Incapacidad por Maternidad

Alta Pensión Pensión por orfandad Grupo de Personal = 2 Pensionados/Jubilados, exclusivo para UPYSSET Pensionados/Jubilados

Alta Reingreso Normal Licencia: El movimiento de Escalafón se activa de manera inversa a como se generó Alta Reingreso Por Licencia Sindical

Alta Jubilación / Pensión Jubilación / Pensión Para todo personal que se Jubila o Pensiona, se genera derivado de haber cumplido con los requerimientos administrativos

Contratación

Deberá ser efectuada cuando una persona es contratada y registrada en el sistema SAP por primera vez, el sistema le asignará automáticamente el número de Servidor Público.

Para el establecimiento de la numeración única controlada por el Sistema SAP HCM, se deberá definir y establecer Política y Procedimiento para que todos los Servidores Públicos sean registrados primeramente en el Sistema SAP para la asignación del Id o Número de Personal.

Recontratación

Deberá ser utilizada para los Servidor Públicos que regresan a laborar después de haberse desincorporado, se conservará el historial en el sistema SAP y conservará el número de Servidor Público asignado en su momento.

Nota: el conservar el historial de los Servidores Públicos que se desincorporan, sirve para verificar si su reingreso es adecuado o si existe algún impedimento y en dicho caso suspender la recontratación.

Pensión por orfandad y Pensión / Jubilación

Se registrará normal como una contratación a excepción de que no tiene asignada una Plaza y los datos del IT0008 Emolumentos Básicos tampoco estarán asociados a un tabulador, se le asignará directamente el monto de la pensión.

Cambio Organizacional: El proceso de cambio organizacional incluye varios escenarios que se pueden presentar en la vida laboral del Servidor Público, se actualiza el Infotipo 0000 Medida e infotipo 0001 Asignación Organizacional (que está vinculado a los cambios en el módulo Gestión de Organización).


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Cambio Promoción

Cambio Cambio de Plaza Entre varias personas debe indicar qué plazas y servidores públicos para generar los movimientos de cambio de plazas

Cambio Cambio de Plaza Permuta entre 2 personas debe indicar qué plazas y servidores públicos para generar los movimientos de cambio de plazas

Cambio Cambio de Adscripción Se mueve de una Unidad Organizacional a otra, con todo y la Plaza

Cambio de Plaza: puede generarse por 2 motivos, que son Entre varias personas o Permuta entre 2 personas, para lo cual se requiere un desarrollo para identificar las Personas y Plazas del movimiento y ejecute la medida correspondiente.

Cambio de Adscripción: no tiene identificado motivo (queda en blanco) y básicamente es actualizar el IT0001 porque cambia de Unidad Organizacional, pero se mueve la persona con todo y Plaza, dejando sin modificaciones los Infotipos 0007 y 0008.


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Baja: Este proceso es utilizado para registrar cuando un Servidor Público se desincorpora por diversos motivos.


Baja Renuncia Por Jubilación Se generan derivado de haber cubierto los requerimientos administrativo para ser considerado como Jubilación/Pensión

Baja Renuncia Por Pensión

Baja Renuncia Incapacidad Física o Mental

Baja Renuncia Voluntaria Baja definitiva por decisión del Servidor Público

Baja Rescisión Laboral Justificada Despido justificado

Baja Rescisión Laboral Terminación de Contrato

Baja Rescisión Laboral Destitución Por instrucciones de la autoridad

Baja Rescisión Laboral Suspensión Por instrucciones de la autoridad

Baja Rescisión Laboral Relevo de Cargo Por instrucciones de la autoridad

Baja Licencia Sindical Fuera de gobierno (**No computa antigüedad)

Genera movimiento de Escalafón

Baja Licencia Sindical Dentro de gobierno Genera movimiento de Escalafón

Baja Licencia sin goce de sueldo

Baja Defunción

Renuncia por Jubilación, Pensión o Incapacidad Física o Mental: Debe ser utilizada cuando un Servidor Público se jubila, pensiona o queda incapacitado. En esta medida se actualizan el infotipo 0000 Medida indicando el motivo e infotipo 0001 Asignación Organizacional (que está vinculado a los cambios en el módulo Gestión de Organización), dando la opción a dejar la Plaza con estado Vacante (lo que permitirá activar el proceso de contratación o sustitución) o no, y se genera un Alta en UPYSSET en el Área de Personal 2 = Jubilado / Pensionado.

Se propuso que en un solo movimiento (registro), el sistema realizará la baja como personal activo y el alta como pensionado, sin embargo, por requerimientos administrativos el equipo de proyecto decidió, manejar dos tipos de movimiento, en el cual el organismo público origen, generé la baja y en un segundo movimiento UPYSSET genere la alta en el grupo de pensionados/jubilados.

Baja por Renuncia con motivo voluntaria: Debe ser ejecutada cuando el Servidor Público sea dado de baja o desincorpora del Gobierno o UPD por decisión propia. En esta medida se actualizan el infotipo 0000 Medida indicando el motivo e infotipo 0001 Asignación Organizacional (que está vinculado a los cambios en el módulo Gestión de Organización), dando la opción a dejar la Plaza con estado Vacante (lo que permitirá activar el proceso de contratación o sustitución) o no. Recisión Laboral: tiene 5 posibles motivos y debe ser ejecutada cuando el Servidor Público sea dado de baja o desincorporado del Gobierno o UPD por instrucción de la autoridad. En esta medida se actualizan el infotipo 0000 Medida indicando el motivo e infotipo 0001 Asignación Organizacional (que está vinculado a los cambios en el módulo Gestión de Organización), dando la opción a dejar la Plaza con estado Vacante (lo que permitirá activar el proceso de contratación o sustitución) o no, en estos casos el historial permitirá restringir o impedir la reincorporación o reingreso de aquellos servidores públicos que queden deshabilitados definitivamente. Defunción: Debe ser ejecutada cuando el Servidor Público sea dado de baja o desincorpora del Gobierno o UPD por decisión muerte. En esta medida se actualizan el infotipo 0000 Medida indicando el motivo e infotipo 0001 Asignación Organizacional (que está vinculado a los cambios en el módulo Gestión de Organización), dando la opción a dejar la Plaza con estado Vacante (lo que permitirá activar el proceso de contratación o sustitución) o no.


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Es de observar que existen los movimientos de inhabilitación, los cuales serán consultados con Contraloría para ser incorporados al Sistema SAP considerando la práctica que deberán seguir, por lo que temporalmente no se incluyen en la presente propuesta hasta contar con la resolución de los mismos por parte de Contraloría, debiendo ser en la semana 3 enero (16 al 20 enero 2012).


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Mantenimiento Individual a Infotipos

Los infotipos reciben el mantenimiento directo a través de la transacción PA30 y básicamente quedan a nivel persona los Infotipos:

IT0002 Datos Personales

IT0006 Direcciones

IT0016 Elementos de Contrato

IT0019 Tareas

IT0021 Datos Familiares

IT0185 Identificaciones (RFC, Licencias, etc.)


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Algunos Infotipos son descritos en el documento correspondiente a la Nómina:

Datos de Pago: IT0009 Relación Bancaria, IT0008 Emolumentos Básicos (Tabulador del Sueldo)

Estado de la Nómina: IT0003 Estado de la Nómina

Tiempos; IT0007 Plan Horario de Trabajo Teórico, IT2001 Ausencias, IT2002 Presencias (Tiempo Extra), IT2006 Contingentes de Ausentismos (Vacaciones y Prima Vacacional), IT2010 Recibo de Salario, IT0419 Liquidación de Contingentes, IT0041 Daros de Fechas, IT0552 Datos de tiempo/Periodo de empleo, IT0553 Cálculo periodo empleo.

Incidencias; IT0014 Percepciones y Deducciones Periódicas, IT0015 Pagos Complementarios, IT0267

Beneficios; IT0171 Beneficios, IT0169 Fondo de Ahorro, IT0377 Vales de Despensa

Asociaciones; IT0057 Cuota Sindical

Órdenes Jurídicas o Pensión Alimenticia; IT0426 Órdenes Jurídicas, IT0427 Deudas por Órdenes Jurídicas

Crédito Fonacot; IT0370 subtipo 0002 Crédito Fonacot.

Una de las ventajas de la implementación es que la información de los Sevidores Públicos podrá ser consultada por cualquier organismo, previamente definiendo los perfiles de seguridad así como solo aquella información que sea identificada para ser compartida entre las diversas Secretarias y/u OPD´s.

Por lo anterior, durante la etapa de construcción de los perfiles de seguridad, el equipo de proyecto, previa autorización de las autoridades correspondientes, definirán que información podrá ser compartida y que persona o grupo de personas podrá acceder a ella, considerando que en el sistema de SAP, se pueden definir, los infotipos y/o los campos que serán compartidos para su consulta.


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Descripción de requerimientos de Desarrollo

Se han identificado las necesidades de los siguientes Desarrollos:

1) Manejo del Escalafón: cuando una persona Sindicalizada deja su plaza temporalmente y por lo tanto será sustituido mediante el sistema de Escalafón. Será descrito en detalle en la Fase Realización en un Documento de Especificación Funcional para elaborar posteriormente la Especificación Técnica y elaborar el desarrollo correspondiente.

2) Kardex: Por medio de este desarrollo se almacenará los movimientos de personal en SAP Kardex. Para el mantenimiento de SAP Kardex es necesario:

- Desarrollar un Infotipo al que se le denominará SAP Kardex.

- Preparar la información y realizar la carga inicial.

- Migración de los datos de movimientos de personal al Infotipo SAP Kardex en el ambiente productivo.

La información contenida en este documento es requerida por el empleado dentro del sector gobierno para el reconocimiento de antigüedades.

Ver especificación funcional de SAP Kardex.

3) Hoja de Servicio: Por medio de este desarrollo se almacenarán los movimientos de personal de forma más detallada (incluye remuneración teórica) en SAP Hoja de Servicio. La información contenida en este documento es requerida por el Servidor Público dentro del sector gobierno para el reconocimiento de antigüedades.

Ver especificación funcional de SAP Hoja de Servicio.

4) Manejo del Escalafón: será descrito en detalle en la Fase Realización en un Documento de Especificación Funcional para elaborar posteriormente la Especificación Técnica y elaborar el desarrollo correspondiente.

5) Cambio de Plazas: será descrito en detalle en la Fase Realización en un Documento de Especificación Funcional para elaborar posteriormente la Especificación Técnica y elaborar el desarrollo correspondiente.


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Firmas

Nombre

Fecha Firma

CP Ramiro Turrubiates Martínez Líder Procesos

16-12-2011

Ing. Luis Soto Villafaña Dueño de

Líder Procesos

16-12-2011

CP Alberto Terrones Cuellar Líder de Procesos

16-12-2011

Lic. Irasema Castañeda Montelongo Usuario Clave

16-12-2011

Lic. Elvira Valladares Guerrero

Usuario Clave

16-12-2011

CP Graciela Adame Pérez Usuario Clave

16-12-2011

Lic. Gabriel Rodríguez Hernández Soporte Funcional

16-12-2011

David Gutiérrez Coordinador del Proyecto Plataforma Única

16-12-2011

Ezequiel Peralta Gerente del Proyecto Plataforma Única

16-12-2011

Gonzalo Becerril Gerente del Proyecto Turance Consulting

16-12-2011

Liliana López Consultor PY Turance Consulting

16-12-2011

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