planificar recursos, calidad y comunicaciones

GERENCIA DE PROYECTOS PMIPlanificación de Recursos, Calidad y

ComunicacionesSesión 7

GESTIÓN DE COSTOS

• Todos los proyectos están limitados por una restricción presupuestaria. La gestión de los costos es un área con varias nociones técnicas que debe conocer un buen Director del Proyecto para lograr proyectos exitosos.

Estimar los costos

Estimar los costos

Entradas Salidas

Herramientas y Técnicas

Línea Base de Alcance

Cronograma de proyecto Estimaciones de costos de las actividades

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Plan de recursos humanos

Registro de riesgos

Activos de los procesos de la Organización

Factores ambientales de la empresa

Estimación ascendente

Juicio de expertos

Estimación análoga

Estimación paramétrica

Estimación por tres valores

Costo de la calidad

Software de estimación de costos para la dirección de proyectos

Análisis de propuestas para licitaciones

Bases de los estimados

Plan de gestión de costos

•¿Cómo gestionar el proyecto según su presupuesto?

•¿Cuál es el nivel de precisión de las estimaciones de costos? Un nivel de precisión por orden de magnitud (ROM) suele variar entre +-50%; mientras que una estimación definitiva estará en un rango de +-10%.

•¿Cuáles son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas de control de la EDT?

•¿Cuáles son los límites o umbrales permitidos de variaciones en los costos?

•¿Cómo administrar las variaciones de costos?

•¿Cómo y cuándo realizar análisis de valor?

El Director del Proyecto y su equipo deben planificar cómo se gestionarán los costos del proyecto, dando respuesta a los siguientes interrogantes:

Estimar los costos

• Estimación análoga: utilizar costos de proyectos anteriores para estimar el costo del próximo proyecto.

• Estimación ascendente: descomponer la actividad en menores componentes para estimar con mejor precisión cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia arriba.

• Estimación paramétrica: utilizar información histórica para estimar los costos futuros. Podrían ser modelos simples.

• Determinar tarifas de los recursos: solicitar cotizaciones, consultar bases de datos y listas de precios.

• Estimación por 3 valores o PERT: al igual que para estimar la duración de una actividad, para estimar los costos se puede aplicar la técnica PERT.

• Análisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional para contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos. En otras palabras, agregar una reserva de contingencia sobre aquellas incógnitas conocidas que tienen riesgos residuales.

• Costo de la calidad: costos para asegurar la calidad del proyecto. Incluye los costos de prevención y evaluación (costos de cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento), como explicaremos en el capítulo de calidad.

• Software: planillas de cálculo, simuladores, estadísticas, etc. • Análisis de propuestas para licitaciones: estimar los costos del proyecto en función de

las ofertas enviados por los proveedores.

¿Qué herramientas puedo utilizar?

Estimar los costos

• Estimaciones de costos de las actividades: recursos humanos, materiales, equipamiento, servicios, instalaciones, reserva para contingencias, ajustes inflacionarios, entre otros.

• Base de las estimaciones: información de respaldo de las estimaciones. Documento que justifican cómo se realizaron las estimaciones de costo, justificación de los supuestos utilizados, especificaciones del rango de precisión, entre otros.

¿Qué obtengo al final del proceso?

Estimar los costos• Consiste en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos

necesarios para completar cada actividad del cronograma.• Tipos de estimación de costos:

Tipo Descripción Exactitud

Estimación aproximada de orden de magnitud (ROM: Rough order of magnitude)

Usada generalmente en las fases tempranas del proyecto

-50% a +100%

Presupuestario(Budgetary)

Se usa a menudo para fines de planificación

-10% a +25%

Rango de estimación(Range of estimate)

Se usa a menudo como una alternativa al tipo ROM, donde la exactitud de la estimación no se conoce bien

-10% a +15%

Estimación definitiva Basado en información detallad del trabajo del proyecto

-5% a + 10%

Estimar los costos

PROYECTO A

PROYECTO B

Estimación por analogía Utiliza los costos reales de proyectos anteriores

similares como base para estimar los costos del proyecto actual.

Se utiliza frecuentemente para la estimación de costos cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es limitada (fases tempranas).

Utiliza el juicio de expertos. En general, es menos costosa que otras técnicas, pero

generalmente también es menos exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

Estimar los costos

y = a + bx

Estimación Paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística

entre los datos históricos y otras variables (por ej., metros cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad, así como también de la cantidad subyacente de recursos y la información de costos incorporada al modelo.

Un ejemplo relacionado con el costo supone multiplicar la cantidad planificada de trabajo a realizar por el costo histórico por unidad, a fin de obtener el costo estimado.

Estimar los costosEstimación Ascendente

Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle.

Este costo detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento.

El costo y la exactitud de la estimación de costos ascendente en general está motivada por el tamaño y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales.

En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitud de las estimaciones de costos de las actividades del cronograma.

Estimaciones de las actividades

Estimaciones de costos de las actividades• Es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos

necesarios para completar las actividades del cronograma.

Actividades Horas Otros1. Definir perfiles y nro. De personal requerido 8 2. Enviar convocatoria a universidades y periódicos 4 20003. Realizar entrevistas 20 4. Seleccionar candidatos 20 5. Firmar contratos 10 6. Inducir a la organización 16 1000

78 3000Costo x Hora (Dólares) = 10

Costo Total del Entregable 3780dólares

Determinar el presupuesto


Entradas Salidas


Estimaciones de costos de las actividades

Base de las estimaciones


Cronograma de proyecto



Relaciones históricas

Suma de costos

Análisis de reserva

Juicio de expertos

Conciliación del límite del financiamiento

Línea base del desempeño de costos


Requisitos de financiamiento del proyecto

Calendario de los recursos


• Suma de costos: sumar los costos de las actividades del proyecto distribuidas a través del tiempo.

• Análisis de reserva: agregar una reserva de contingencia para los riesgos conocidos o una reserva de gestión para aquellos cambios por riesgos imprevistos.

• Estimación análoga o paramétrica que utiliza información histórica para estimar presupuestos futuros.

• Conciliación del límite del financiamiento: analizar si los desembolsos estimados en el presupuesto son coherentes con la financiación disponible.



• Línea base de costo: está formada por el presupuesto acumulado del proyecto.

• Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos para financiar el proyecto a través del tiempo.


Determinar el presupuesto• La sumatoria de los costos estimados de las actividades individuales o paquetes

de trabajo a fin de establecer una línea base de costo. • Durante esta etapa se debe considerar las contingencias para evitar ser

sorprendidos por algunos imprevistos.Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 TOTAL

Personal: 2 personas 2 000 2 000 2 000 2 000 8 000Equipos: PCs Impresora

2 5001 000

2 5001 000

Consultoría: Pagos a proveedor 5 000 5 000 5 000 15 000Capacitación: Manejo GSM 8 000 4 000 12 000Linea Base de Costos 18 500 8 000 7 000 7 000 40 500Contingencia 1 850 800 700 700 4 050

TOTAL COSTOS DEL PROYECTO 20 350 12 800 7 700 7 700 48 550


Línea base del desempeño de Costos• Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la

cual se puede medir, supervisar y controlar el desempeño general del costo.

Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 TOTAL

Personal 1,900 2,200 2,250 1,000 700 8,050

Equipos 1,250 3,750 2,000 7,000

Consultoría 1,800 3,000 4,345 4,000 2,000 15,145

Capacitación 2,000 3,000 5,000

Linea Base de Costos 3,700 8,450 13,345 7,000 2,700 35,195

Contingencia 370 845 1,335 700 270 3,520

TOTAL COSTOS 4,070 9,295 14,680 7,700 2,970 38,7150 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5

0

10000

20000

30000

40000

Mes

Valo

res a

cum

ulad

os


Requisitos de financiamiento del proyecto• Los requisitos de financiación, totales y periódicos, se derivan de la línea

base de costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.

0 1 2 3 4 50

10000

20000

30000

40000

Mes

Valo

res a

cum

ulad

os

Línea base de costos

Gastos

Requisitos de financiamiento

GESTIÓN DE LA CALIDAD

• La gestión de la calidad implica que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Para ello será necesario lo siguiente: – Convertir las necesidades y expectativas de

los interesados en requisitos del proyecto – Lograr la satisfacción del cliente cuando el

proyecto produzca lo planificado y el producto cubra las necesidades reales

– Realizar acciones de prevención sobre la inspección

– Buscar en forma permanente la perfección: mejora continua

Planificar la calidad


Entradas Salidas


Estudios comparativos

Análisis costo-beneficio

Costo de la calidad

Diagramas de control

Diseño de experimentos

Diagrama de flujo

Metodologías propietarias de gestión de la calidad

Herramientas adicionales de planificación de calidad


Registro de Interesados

Línea base de desempeño de costos

Registro de riesgos



Línea base del cronograma

Estimaciones de costos de las actividades


Métricas de calidad

Listas de control de calidad

Plan de mejoras del proceso

Muestreo estadísticos


JURAN Trilogía de Juran: Planeamiento, Control yMejoramiento de la Calidad

CROSBY Cero defectos

DEMING Se enfoca en el TQM (Calidad Total) y la Mejora continua

TAGUCHI La calidad debería ser diseñada en el producto de modo que los factores que causen variación puedan ser identificados y controlados


• Costo de la calidad (COQ: cost of quality)• Diagrama de control: se utiliza para evaluar el

comportamiento del proceso a través del tiempo. El cliente fija límites de especificación (o tolerancia) y el DP determina los límites de control.

• Estudios comparativos (benchmarking): utilizar otros estudios realizados sobre proyectos similares para planificar la calidad del proyecto.

• Diseño de experimentos: evaluar estadísticamente qué factores mejoran la calidad del proyecto.

¿Qué herramientas puedo utilizar? (1)


• Muestreo estadístico: seleccionar parte de una población para su análisis, de esa forma se reducen los costos de control de calidad en relación a tener que investigar toda la población.

• Diagrama de flujo: utiliza símbolos para describir los pasos de un proceso y las acciones que se deben realizar en cada paso.

• Otros metodologías o herramientas: six sigma, lean thinking, despliegue de funciones de calidad, CMMI, diagramas de afinidad, técnicas de grupo nominal, diagramas matriciales, etc.

¿Qué herramientas puedo utilizar? (2)


• Plan de gestión de calidad • Métricas de calidad: parámetros objetivos que se utilizarán

para medir la calidad del proyecto. • Listas de control de calidad: listado para verificar que se

sigan los procesos de calidad



Actividad Responsable Descripción

Validación de principales entregables Todos.

Todos los entregables del WBS serán validados por el Comité Directivo antes de darse por concluido.

Diseño de procesos Responsables de equipos.Todos los procesos de la organización deberán considerar actividades de aseguramiento de calidad en sus procesos.

Revisión de pares Analista Experto El diseño del portal será validado por un analista experto.

Auditoria del Proyecto PM y Responsables de equipos

Se realizará una auditoria al proyecto al término del plan para la dirección del proyecto.

Métricas

Tiempo de respuesta = 2 sg. Supervisor técnico Tiempo que se demora un aplicativo como respuesta a una petición de usuario

Nro. de errores por ciclo de prueba.C1= 20; C2=1O; C3=5; C4=0 Supervisor de pruebas Pruebas realizadas con datos reales

• Consiste en identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo satisfacerlos.

• Los estándares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO, TQM, CMM, Malcom Baldnge, etc. La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se incluye mediante inspección.

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

• Si quieres ser un buen director de proyecto, deberás prestar mucha atención a este capítulo.

• Recuerda siempre que los proyectos no son sólo planillas de cálculos, diagramas de Gantt y planes.

• Las personas serán las que harán realidad un proyecto exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada

Desarrollar el plan de recursos humanos

Desarrollar el plan de Recursos Humanos

Entradas Salidas


Organigramas y descripciones de cargos

Creación de relaciones de trabajo

Teoría de la Organización

Requisitos de Recursos de la actividad



Plan de Recursos Humanos


•¿Cómo y cuándo se incorporará cada persona?

•¿Cuáles son sus capacidades actuales y sus necesidades de formación?

•¿Cuáles serán sus roles y responsabilidades?

•¿Cuáles serán los paquetes de trabajo que asignaremos a cada miembro del equipo?

•¿Cuándo deberá enviar los informes cada persona?

•¿A qué reunión deberá asistir cada uno?

•¿Cómo será el plan de recompensas individual y grupal?

•¿Cómo vamos a proteger al personal de las contingencias externas?

•¿Cómo y cuándo desafectaremos a las personas?

Cuando planificamos las necesidades de recursos humanos para realizar las actividades del proyecto, deberíamos dar respuesta a las siguientes preguntas:


• Organigramas y descripción de cargos: esquemas donde se explicita el cargo y nivel jerárquico de cada persona. Pueden ser diagramas jerárquicos, diagramas matriciales o documentos de texto.

• Creación de relaciones de trabajo (Conexiones): por ejemplo, organizar todos los viernes por la tarde una reunión informal con los miembros del equipo donde la empresa pague las cervezas y nadie asista con traje y corbata.

• Teoría de la Organización: provee información sobre el comportamiento de las personas en las organizaciones (sistemas abiertos, cerrados, naturales y racionales).

Qué herramientas puedo utilizar?

• Roles y responsabilidades: rol es el cargo o posición que ocupa una persona en cada actividad del proyecto, mientras que responsable es la persona que debe lograr que la actividad se desarrolle de manera adecuada. Cabe aclarar que el responsable podría ser una persona distinta a la que realiza la actividad.



Integrantes

Nombre Rol Funciones Dedicación al Proyecto

Nombre del integrante 1,

Responsable del Proyecto

Se encarga de toda la gestión del proyecto

Tiempo completo

Nombre del integrante 2, Analista Líder

Realiza el análisis de requerimientos Monitorea el desarrollo de requerimientos

Tiempo completo

Nombre del integrante 3,

Líder de Programación Desarrollan los requerimientos Tiempo

parcial

Nombre del integrante 4, Programadores Valida el producto del proyecto Tiempo

parcial

Nombre del integrante 5 Usuario Experto Se encarga de toda la gestión

del proyectoTiempo parcial

Comité

Gerente

AnalistaLíder

Analistas

Líder de Programación

Programadores

Usuario Experto

Consiste en determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe (líneas de reporte), y elaborar el plan de Recursos Humanos.


Actividad Pedro Marcela Rogelio

Búsqueda de información X Estudio de mercado X Análisis costo beneficio X

Matriz RAM (Responsibility Assignment Matrix)

Actividad Pedro Marcela Rogelio

Búsqueda de información A R C

Estudio de mercado A R C

Análisis costo beneficio I A R

Matriz RACI

R (responsable); A (aprueba); C (consultado); I (informado)

DIAGRAMAS MATRICIALES DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

FORMATO DE TEXTO (Manual de Organización y Funciones)

Rol: Autoridad: Responsabilidad: Competencias:

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

• La principal habilidad de un Director de Proyectos es saber comunicar.

• No importa qué título tengas y en qué profesión te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirás proyectos exitosos.

Planificar las comunicaciones

Planificar las comunicaciones del

proyecto

Entradas Salidas


Análisis de los requisitos de las comunicaciones

Tecnología de las comunicaciones

Modelos de comunicación

Registro de Interesados


Estrategia de la gestión de los interesados


Plan de gestión de las comunicaciones


Métodos de comunicación


• Análisis de los requisitos: determinar los canales de comunicación y las necesidades de información de los interesados.

Tecnología de las comunicaciones: planificar qué tipo de tecnología se utilizará para la distribuir la información.

• Modelos de comunicación: la comunicación fluye entre emisor y receptor.

• Métodos de comunicaciones: distintas alternativas para compartir la información entre los interesados. Por ejemplo, realizar una reunión interactiva o bi-direccional, enviar un e-mail unilateral (push), desarrollar una intranet (pull), etc.


Número de canales = (n x (n-1)) / 2 Donde n es el número de interesados


• Plan de gestión de las comunicaciones. Incluye, entre otros: • Canales de comunicación• Formato y contenidos del tipo de información• Personas responsables de comunicar• Personas que recibirán la información• Tecnología de las comunicaciones a utilizar • Frecuencia de la comunicación• Glosario de términos comunes



ID # Actividad Frecuencia Medio

Responsabilidad del Interesado

Director del Proyecto Gerente Jefe de

ProducciónJefe de

MarketingEquipo

Proyecto

1 Informe de Avance Semanal Email Emisor Destinatario Valida Valida Soporte

2 Informe de Resultados Mensual Informe Emisor Destinatario Destinatario Destinatario Soporte

3 Solicitud de Cambios Funcionales Eventual Informe Destinatario Autoriza Emisor Valida Soporte

4 Solicitud de Cambios de Presentación Eventual Informe Destinatario Autoriza Valida Emisor Soporte

5 Reunión de coordinación Quincenal Acta de

Reunión Destinatario Valida Valida Valida Emisor

PLAN DE LAS COMUNICACIONES

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