Planes deMejoraProcedimiento para el diseño y seguimientode los planes de mejora

Página 2

Plan

es d

e M

ejor

a

Planes deMejoraProcedimiento para el diseño y seguimientode los planes de mejora

CONTENIDO

1. QUÉ ES UN PLAN DE MEJORAS? Pág. 3

2. DISEÑO DEL PLAN DE MEJORAS. Pág. 3

3. APLICACIÓN PLAN DE MEJORAS UMH. Pág. 5

Página 3Pl

anes

de

Mej

ora

1. QUÉ ES UN PLAN DE MEJORAS?. La mejora continua forma parte de una actividad que permite a organi-zación crecer en pro de la excelencia. La mejo-ra se consigue cuando la organización aprende de sí misma y de otras, sabe adaptarse a los cam-bios del entorno y analiza sus fortalezas y debili-dades sacando el máximo partido de las mismas. El plan de mejoras es una herramienta que sirve para desarrollar el proceso de mejora continua en la orga-nización. Para su elaboración será necesario identifi-car las áreas de mejora, establecer los objetivos que se proponen alcanzar y diseñar la planificación de las ac-ciones para conseguirlos, junto con los responsables de las mismas.

2. DISEÑO DEL PLAN DE MEJORAS.2 .1 Identificar el área de mejora. En pri-

mer lugar es necesario realizar un diag-nóstico de la situación basándose en diversas fuentes de información como puedan ser los resultados de los indica-dores incluidos en el Pacto por la Cali-dad (servicios) o en el Plan de Calidad

(títulos y departamentos), el proceso UMH de certificación de servicios, en-cuestas de satisfacción, auditorías inter-nas y externas, quejas y sugerencias, etc. Este diagnóstico de la situación debe ser sistemático y detallado, basado en evi-dencias, evitando saltar directamente del problema a la solución.

2 .2 Analizar e interpretar los datos. Cuanto mayor sea la profundidad con la que se conoce el problema a solucio-nar, más fácil será conocer la causa que lo origina y, por tanto, la definición de

las acciones de mejora. Hay varias herra-mientas que se emplean para realizar el análisis de información:

d El diagrama de espina (causa-efecto),

d Tormenta de ideas.

2 .3 Formular el objetivo. Una vez conoci-das las áreas de mejora, sus causas y sus efectos, hay que establecer una serie de objetivos que nos ayuden a determinar

Página 4

Plan

es d

e M

ejor

a

si se ha resuelto el problema inicial. Estos objetivos deber ser: d Específicos: claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación;

d Medibles: que sea posible cuantificar los fines y beneficios.

d Realizables: que sea posible lograr los objetivos (conociendo los recursos y las disposición de personal);

d Realistas: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo;

d Limitados en el tiempo: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo.

2 .4 Seleccionar las acciones de mejora. A continuación es necesario seleccionar las posibles acciones para superar las debilidades áreas de mejora encontradas y alcan-zar el objetivo establecido. Para ello se debe contar con personas que conozcan el proceso y se pueden emplear métodos como la tormenta de ideas. Se trata de dis-poner de un listado de las principales actuaciones que deberán realizarse para cum-plir los objetivos prefijados.

2 .5 Realizar una planificación. El paso siguiente es realizar una priorización de las ac-ciones de mejora, ya que es imprescindible conocer el conjunto de restricciones que condicionan su viabilidad. Los criterios a emplear son los siguientes:

Para cada una de las acciones se establecerá la prioridad de la misma según si es Alta, Media o Baja:

CRITERIOS PUNTUACIÓN

DIfICUlTAD DE ImPlANTACIÓN

Mucha=1 Bastante=2 Poca=3 Ninguna=4

PlAzO DE ImPlANTACIÓN

Largo=1 Medio=2 Corto=3 Inmediato=4

ImPACTO EN lA ORgANIzACIÓN

Ninguno=1 Poco=2 Bastante=3 Mucho=4

PRIORIDAD PUNTUACIÓN

AlTA 11-16

mEDIA 6-10

BAjA 3-5

Página 5Pl

anes

de

Mej

ora

3. APLICACIÓN PLAN DE MEJORAS UMH. En la UMH hemos diseñado una aplicación para que tanto títulos, cen-tros como servicios se apoyen en la misma para realizar sus correspondientes pla-nes de mejora. A continuación se presentan las características principales de la misma. Para que el Plan de Mejora sea completo deberá indicar las áreas de mejora, los objetivos, las ac-ciones de mejora, recursos necesarios, personas responsables, la prioridad y las fechas previstas de ejecución. Para finalizar el plan deberá contar con un seguimiento donde quede expuesto el por-centaje de consecución del mismo, la fecha de implantación, los resultados o motivos de la no im-plantación y las evidencias.

Cuando entramos a la aplicación debemos seleccionar el Plan de mejoras al que queremos acce-der (en caso de estar asignados a varios planes).

A continuación aparece el listado del histórico de planes de mejora, en el que elegiremos el plan que queremos modificar.

Entonces aparece la ficha de “Datos Generales del Plan”, en la que tendremos que introducir tanto el órgano que aprueba el plan como la fecha de aprobación y lo mismo con la revisión del plan.

Página 6

Plan

es d

e M

ejor

a

La siguiente ficha corresponde a la “Elaboración Plan”, en la que se realiza el diseño del plan incluyendo:

X El área de mejora;

X Sus correspondientes objetivos;

X Las acciones asociadas a cada objetivo, junto con la prioridad, el responsable y la fecha de inicio y fin del mismo.

Página 7Pl

anes

de

Mej

ora

Para empezar habrá que insertar una nueva área de mejora y a continuación sus objetivos y acciones a través de la siguiente pantalla:

Los campos con * son obligatorios, el resto (Causas y Observaciones) se pueden completar para añadir información adicional al plan.

Para introducir modificaciones hay que pinchar en la imagen del lápiz y para eliminar cualquier área,

objetivo o acción introducida, basta con pinchar en el aspa .

A continuación hay que asignar cada una de las acciones a su correspondiente objetivo y completar la información de la misma:

Página 8

Plan

es d

e M

ejor

a

La tercera ficha es la de “Seguimiento Plan”, en la que se introducen los porcentajes de cumplimiento de cada uno de los objetivos y de sus correspondientes acciones.

Por último, en la ficha “Informes Plan” se pueden encontrar varios tipos de informes asociados a nuestro Plan de Mejora.