plan de mejoramiento

PLAN DE MEJORAMIENTO

Código 150.01.P02.F06 Fecha Emisión 05/02/2014

Versión 4 Pagina 1 de 62

ENTIDAD: ALCALDIA DE IBAGUE VIGENCIA EVALUADA: 2013

REPRESENTANTE LEGAL: LUIS ERNANDO RODRIGUEZ R.

PERIODO DE EJECUCION:

MODALIDAD DE AUDITORIA :

FECHA DE SUSCRIPCION : 21 DE MAYO DE 2014

INFORME CON CORTE AL: 30-06-2015

AUDITORIA ESPECIAL LIQUIDACION Y FACTURACION IMPUESTO PREDIAL MUNICIPIO IBAGUE VIGENCIA 2013.

No. HALLAZGO DESCRIPCION DEL

HALLAZGO

RELACION DE ACCIONES CORRECTIVAS A DESARROLLAR

RESPONSABLES CRONOGRAMA DE EJECUCION

METAS CUANTIFICABLES

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES

1 1. Se evidencia que existe una diferencia por valor de $8.993.437.873, entre las cifras reportadas por la Administración Central en la cuenta anual a través del SIREC y la información entregada por la Secretaría de Hacienda a la Contraloría durante el proceso auditor, dejando incertidumbre frente a la cifra real de la cartera con corte a 31 de diciembre de 2013 por concepto del Impuesto Predial.

El Grupo de Contabilidad debe Certificar por escrito periódicamente al Grupo de Tesorería el reporte de la cartera de la Administración Municipal, anexando relación detallada por cada una de las vigencias.

Grupo de Tesorería y Grupo

Contabilidad

14-05-2014 a 13-05-2015

100% de reportes enviados

mensualmente

Total Cartera reportada / Total Certificaciones emitidas

Cartera certificada al 31 Abril de Mayo 2015 por contabilidad con memorando 1032-022163 del 16 de junio 2015, para cada una de las vigencias

5

5. Se evidencia un total de 550 paz y salvos expedidos sobre predios que presentaban deuda vigente por concepto del impuesto predial, al momento de su expedición

El Grupo de Informática como Programador del Sistema de Información Tributaria debe realizar los siguientes ajustes al Módulo de Paz y Salvos del Impuesto Predial y a los usuarios que tiene acceso a este: 1) Que el modulo no permita generar ningún tipo de paz y salvo cuando se presenten

Grupo de Informática Grupo

de Rentas Grupo de Tesorería

14-05-2014 a 13-05-2015

100% de paz y salvos generados sin

inconsistencias en el Sistema.

Total Paz y salvos solicitados / Total paz y salvos entregados

No se permite generar paz y salvos sin su debida afectación del pago en el sistema, pero aún no se diferencia en el sistema cuando es solo una consulta y cuando se expide un paz y salvo . Se envió memorando 013250 a Sistemas solicitando certificar sobre los avances correctivos al modulo de paz y salvos .Con Memorando 1043-013975 del 14 de Abril 2015 Informática reporto que el sistema había sido ajustado , a la fecha continua presentando saltos de pago.




inconsistencias del predio dentro del Sistema (Por pago, valorización, etc.). 2) evitar que cuando se consulta el predio por el modulo de paz y salvo quede como expedido el paz y salvo, es decir que el modulo diferencie entre consulta y expedición del mismo.

6 6. Se determinó que un total de 2.066 predios que fueron eliminados de la base de datos de predial a raíz de la actualización catastral realizada entre los años 2010 y 2011 por el IGAC y los cuales figuran dentro de la base de datos de cartera con deudas pendientes de pago por valor de $4.448.834.481, sin que hasta la fecha se haya realizado revisión alguna sobre estos predios.

Se revisara la totalidad de los predios eliminados y verificara si realmente tienen deuda con el Municipio y de ser así se dará el traslado a la oficina de Cobro Coactivo para el respectivo trámite, en los casos que el predio no presente deuda y se haya determinado su cancelación, de dará de baja de la Base de Datos Municipal

Grupo Rentas Secretaria de

Hacienda Municipal de Ibagué

14/05/2014 - 13/05/2015

2.066 predios eliminados que

equivalen a $4.448.834.481

Porcentaje de cumplimiento

Se realizo revisión de cada uno de los predios, encontrando que la gran mayoría corresponde a modificación de la ficha catastral por parte del IGAC, y estaban con pagos totales al momento del cambio de la ficha, por lo tanto la diferencia surge a partir del cambio del número de ficha.




ENTIDAD: ALCALDIA DE IBAGUE

REPRESENTANTE LEGAL: LUIS HERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ

PERIODO DE EJECUCION : VIGENCIA EVALUADA: 2013 MODALIDAD DE AUDITORIA: INFORME DEFINITIVO AUDITORIA REGULAR RAZONABILIDAD O NO A LOS ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA 2013, DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

FECHA DE SUSCRIPCION : MAYO 28 - 2014

AVANCE AL 30-06-2015

No. HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA RESPONSABLE CRONOGRAM

A DE EJECUCION


INDICADORES DE

CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

1

La Administración Municipal presenta diferencias en sus estados financieros, valores no homogéneos, diferencia reflejadas al efectuar cruce entre Balance general, CHIP y SIREC

Cruces de información con las diferentes áreas, para generar reportes con valores homogéneos, Información reportada certificada.

Tesorería, Almacén, Rentas, presupuesto, Contabilidad

28/05/2014 a 10/02/2015

100% de los formatos elaborados, rendición de la cuenta anual vigencia 2014

100% de los Formatos SIREC y balances sin diferencias / formatos SIREC presentados por la administración.

* Se envían informes mensuales de los cierres de inventarios, a contabilidad con el fin de que se hagan los respectivos cruces de contabilidad. * Con relación a la diferencias en las compras o adquisiciones registradas en contabilidad y almacén se aclara que de acuerdo a lo establecido en el Manual para el manejo y Control de los bienes del municipio de Ibagué, aprobado mediante Decreto 0777 de diciembre de 2008, numeral 4.2.17. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN EL LUGAR DE Utilización, literal A. Repuestos y Elementos para Mantenimiento, el cual dice: "...Para el caso de los elementos de consumo inmediato - Cargos Diferidos- tal es el caso de repuestos para mantenimiento de vehículos y equipos, elementos para mantenimiento de instalaciones físicas del tipo chapas, vidrios etc.; útiles de oficina o de cocina, etc., cuya utilización sea inmediata y que no van á formar parte del inventario del Almacén, el registro se podrá realizar directamente en las cuentas contables correspondientes, sin pasar por Almacén, en razón de la eficacia y productividad en los procesos. El control estará a cargo de la oficina generadora del gasto y del responsable de la ejecución del contrato.




Es importante resaltar que los soportes para registrar la realidad económica en contabilidad y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para estos casos el certificado de recibo a satisfacción que no sea emitido por el Almacenista, deberá ser expedido por la oficina que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato...." Por lo anterior se concluye que no es necesario registrar todas las compras en los inventarios del municipio por tal motivo los saldos registrados en el SIREC por el almacén no son los mismos registrados contablemente. * Tesorería realiza el cruce de información con las diferentes áreas para la presentación del informe SIREC , donde se reportan los saldos en libros y los saldos bancarios con decimales a 31 de diciembre de 2014, como se puede evidenciar en las conciliaciones y extractos bancarios, los funcionarios encargados de realizar los cruces de Información reportan el archivo en Excel, entregándolo al funcionario encargado de subir la información a la página web de la Contraloría Municipal, quien debe realizar las conversiones de formatos para la validación en la web , procedimiento este que requiere entre otras variables que los archivos no deben llevar puntos, tildes, espacios en blanco etc, en este momento al validar se quitaron los puntos de los decimales y no la cifra, la cual debió aproximarse y no quitar el signo punto., ocasionando que cada saldo bancario de las cuentas que tenían decimales se aumentó porque tomo los decimales como cifra entera. Es preciso aclarar que estas cifras no afectaron el balance general ya que el error se presento en el Sirec del formato 201413_Agr. Se validará la información por parte del funcionario responsable previo a la entrega del próximo informe definitivo.




2

Existen anticipos sin amortizar y legalizar en poder de los contratistas, desde la vigencia fiscal 2012 y anteriores por valor de $2,144,126,887.00, de los cuales ya se cumplió su plazo establecido, sin que la Administración Central en cabeza de las secretarías ejecutoras efectúe la gestión de cobro y legalización, como tampoco se ha procedido a efectuar el saneamiento contable correspondiente, ya que aparecen relacionados a 31 de diciembre de 2012 como anticipos sin legalizar, lo que afecta la realidad de las cifras en el balance.

Adelantar los requerimientos pertinentes por parte del Despacho a los Supervisores de la Secretaría de Infraestructura y estos a su vez a los Interventores y Contratistas a fin de que presenten la documentación respectiva para pagos de cuentas parciales y/o finales a fin de que los dineros otorgados como anticipos queden debidamente legalizados.

Secretaría de Infraestructura (Grupo Operativo y de Proyectos -SRIA GOBIERNO.

1- Legalización anticipos 50% vig12 a dic31/14- 2- Legalización saldo 50% jun/15

Legalización Anticipos de la vigencia 2013 y anteriores, 50% Base Vig12 con corte a Diciembre 31/14 y el 50% restante a Junio 30/15

1-Nro. Anticipos legalizados s 50% dic2014 y 50 jun2015/n ejecuciones de la vigencia 2012 y anteriores/ nro anticipos registrados contabilidad vigencia 2012 y anteriores.

En coordinación con la oficina de contratación y las diferentes secretarias ejecutoras, se logro para la vigencia 2014 la legalización del 52% del total de anticipos dando cumplimiento al plan de mejoramiento un avance del 50% para la vigencia 2014 y un 50% para la vigencia 2015.

La Secretaria Administrativa a través de la Dirección de Recursos Físicos, convocara a una mesa de trabajo con la Oficina Jurídica del Municipio y con la Dirección de Contratación para que se haga la respectiva conciliación y liquidación del contrato 658 del 2011 y la Dirección de Informática realizara el mismo procedimiento para el anticipo que se tiene con Convatel en el contrato 1001 del 2010.

Secretaría Administrativa, Grupo de Recursos Físicos, Dirección de Informática, Oficina de Jurídica y la Dirección de Contratación

1- Legalización anticipos 40% vig12 a dic31/14- 2- Legalización saldo 60% jun./15

Legalización Anticipos de la vigencia 2013 y anteriores, 50% Base Vig12 con corte a Diciembre 31/14 y el 50% restante a Junio 30/15


La Dirección del Grupo de Recursos Físicos solicita información a la Secretaria Jurídica sobres las actuaciones sobre el contrato No.658 de 2011 y su adicional, como contratista la Empresa Coltolima, y la Secretaria jurídica nos informa que el proceso se encuentra ante la jurisdicción Contenciosa Administrativa en el Juzgado 1 Administrativo de Descongestión de esta Ciudad bajo el radicado 2013- 642- en etapa de pruebas la última audiencia se realizo el 12 de Diciembre de 2014 cabe anotar que se agotaron las etapas de conciliación prejudicial y judicial, estamos esperando las siguientes etapas judiciales

1- Amortización anticipo, tramite pago ctos No 0839 y 0241 del 2009, previo lleno de los requisitos de ley. 2, Realizar los pago de la cuentas de los contratos No

.- Secretaría de Tránsito. Dirección Contratación. Secretaria Hacienda

1- Legalización anticipos 40% vig12 a dic31/14- 2- Legalización saldo 60%

1- 40% Anticipos legalizados vig12 corte dic14 2-60% Anticipos legalizados vig12 corte jun15

1-Nro. Anticipos legalizados s 40% dic2014 y 60 jun2015/n ejecuciones de la vigencia

Con almacén se realizan cruces mensuales, de los cierres de inventarios, se elaboran planillas con cruces de información entre tesorería, rentas, almacén y presupuesto VS contabilidad, frente a los cruces entre los módulos que integran el sistema de sicop existen diferencias representativas las cuales son informadas en su momento al grupo de soporte del sistema de información Sicof mediante




0839 y 0241 de 2009, para que se aplique la amortización contablemente

jun./15 2012 y anteriores/ nro. anticipos registrados contabilidad vigencia 2012 y anteriores.

Ticket. *Con relación a la diferencias en las compras o adquisiciones registradas en contabilidad y almacén se aclara que de acuerdo a lo establecido en el Manual para el manejo y Control de los bienes del municipio de Ibagué, aprobado mediante Decreto 0777 de diciembre de 2008, numeral 4.2.17. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN EL LUGAR DE Utilización, literal A. Repuestos y Elementos para Mantenimiento, el cual dice: "...Para el caso de los elementos de consumo inmediato - Cargos Diferidos- tal es el caso de repuestos para mantenimiento de vehículos y equipos, elementos para mantenimiento de instalaciones físicas del tipo chapas, vidrios etc.; útiles de oficina o de cocina, etc., cuya utilización sea inmediata y que no van á formar parte del inventario del Almacén, el registro se podrá realizar directamente en las cuentas contables correspondientes, sin pasar por Almacén, en razón de la eficacia y productividad en los procesos. El control estará a cargo de la oficina generadora del gasto y del responsable de la ejecución del contrato. Es importante resaltar que los soportes para registrar la realidad económica en contabilidad y para realizar los procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para estos casos el certificado de recibo a satisfacción que no sea emitido por el Almacenista, deberá ser expedido por la oficina que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución del contrato...." Por lo anterior se concluye que no es necesario registrar todas las compras en los inventarios del municipio por tal motivo los saldos registrados en el SIREC por el almacén no son los mismos registrados contablemente.




1- Se realizaron de los 3 contratos pendientes que había se tienen dos actas de liquidación de los contratos No 0688 de 02/07/2010 por valor de $14.951.898 del señor Mario Cesar Martínez Rivera. y contrato No 0685 de 02/07/2010 por valor de $18.038.900 del señor Carlos Augusto Giraldo. 2- Se enviaran las actas a contabilidad para el registro contable

Secretaria de Educación -Supervisor

1- Legalización anticipos 40% vig12 a dic31/14- 2- Legalización saldo 60% jun/15

1- 40% Anticipos legalizados vig12 corte dic14 2-60% Anticipos legalizados vig12 corte jun15


Contrato 0688 de 02/07/2010 Se efectuó liquidación, existe acta de liquidación y contrato 0685 de 02/07/2010 se efectuó liquidación unilateral. Ambas actas se enviaron a Contabilidad para su respectivo registro contable.

3

El valor de la cartera registrada en los diferentes documentos soportes como son SIREC, balance de prueba detallado y certificación, no coinciden, por tanto el Municipio de Ibagué no sabe con exactitud a cuánto ascienden los valores adeudados por particulares, lo que puede causar pérdidas incalculables para el Municipio.

1-Verificar cada uno de los soportes de las dependencias que informan a contabilidad, información certificada.


28/05/2014 a 10/02/2015

100% de los formatos elaborados, rendición de la cuenta anual vigencia 2014


El Almacén hace reportes mensuales de cierre de inventarios el cual es entregado al grupo de contabilidad para que sea conciliada la información con los registros contables y si es necesario se elaborando los ajustes que correspondan. Con la información certificada que reporta la oficina de Rentas, Secretaria de Tránsito y transporte, se elabora el informe del comportamiento de la cartera de Predial Unificado, Industria y comercio Avisos y tableros y Tránsito y transporte, clasificándola en Vigencia actual, Vigencias anteriores y responsabilidad fiscal, conciliando las cifras con los registros contables y elaborando los ajustes que correspondan.

4

La cartera de la Secretaria de Transito de años anteriores, relacionada con multas y sanciones asciende a la suma de $28.241.430.708, observando se la falta de una gestión eficiente para el cobro y evitar así su caducidad o prescripción acorde a las normas vigentes.

1- STMI Reportara mensualmente a la Dirección de contabilidad el estado de la cartera Con anexos de exoneraciones y los pagos de los comparendos detallados por fecha. con el fin de que se realice el cruce en

Dirección administrativa y de contravenciones- Dirección Contabilidad

28/05/2014 a 31/01/2015

1. Informe mensual del estado de cartera a la Dirección de contabilidad

1.Informes realizados/informes mensuales Programados

La secretaría de tránsito y transporte del municipio, reporta mensualmente la cartera a contabilidad en la cual se discrimina vigencia actual, vigencias anteriores y responsabilidad fiscal, la oficina de contabilidad concilia mensualmente estas cifras con los registros contables y procede a realizar los ajustes correspondientes. Memorando No. 2014-031428 de 11/06/2014. Memorando No. 2014- 034493 de 15/07/2014. Memorando No. 2014-




contabilidad 039455 de 15/08/2014. Memorando No. 2014-042998 de

15/09/2014. Memorando No. 2014-047005 de 14/10/2014. Memorando No. 2014-052638 de 18/11/2014, Memorando No. 2014-057198 de 16/12/2014. Memorando No. 2015-001110 de 15/01/2015. Memorando No. 2015- 005541 de 17/02/2015. Memorando No. 2015-009492 de 13/03/2015. Memorando No. 2015-014996 de 22/04/2015. Memorando No. 2015-019460 de 20/05/2015. Memorando No. 2015-021787 de 10/06/2015.

2-Direccion de Tesorería reportara Trimestralmente a la STMI informes del estado en el proceso coactivo de la cartera de las resoluciones de sanción por infracciones a las normas de transito

Dirección Tesorería -Dirección administrativa y de contravenciones

2. Informe trimestral reportado del estado del proceso cobro coactivo a STMI

2.Informes realizados/informes Trimestrales Programados

Informe primer trimestre Memorando No. 1034-02-055814 de 10/12/2014. Informe segundo trimestre Memorando No. 1034-02-000269 de 06/01/2015. Informe primer trimestre 2015 Memorando No. 013579 de 15/04/2015. Informe segundo trimestre pendiente consolidar datos por parte de Tesorería

3- La Secretaria de tránsito reportará semestralmente la cartera por infracciones de tránsito al Grupo de Tesorería para inicio proceso de cobro coactivo

Dirección administrativa y de contravenciones - Dirección de Tesorería

3.Informe semestral de cartera por infracciones de tránsito al Grupo de Tesorería

3.Informes realizados/informes semestrales Programados

Semestre de enero a junio de 2015, se reportaron 9584 resoluciones de sanción de comparendos de enero a noviembre de 2014, con memorandos No. 2971 del 30/01/15, No. 11637 del 30/03/15, No. 14342 del 20/04/15, No. 16195 de 04/05/15, No. 17982 de 14/05/15, No. 19359 de 25/05/15, No. 20621 de 03/06/15, No. 22569 de 17/06/15, No. 22565 de 17/06/15, No. 23164 de 22/06/15




5

Las notas especificas no son cualitativas ni cuantitativas puesto que no son explicativas ni registran valores que ascienden a $1.815.831.550,00, que aparecen en el balance y no en las notas; de igual manera, la Administración Central no realizó provisión de deudores incumpliendo las normas técnicas de contabilidad pública, afectando los métodos y criterios utilizados para su estimación en los gastos, notas a los estados, informes y reportes contables.

Elaborar las Notas a los estados financieros de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública, explicando las cuentas más relevantes.

Contabilidad 28/05/2014 a 20/02/2015

100% de las Notas elaboradas en los Estados Financieros, vigencia 2014

100% Notas a los Estados Financieros elaboradas / Notas a los Estados Financieros requeridas

Culminado el cierre de la vigencia fiscal, se elaboran los Estados Financieros y las Notas explicativas a los estados, en las cuales se incluirán las cuentas con mayor representación en cumplimiento de las normas técnicas de contabilidad.

6

La administración central presenta inconsistencia en la información presentadas en el área de almacén contabilidad puesto que los saldos y código contables no coinciden. la administración central no está revelando la realidad económica de los activos y no cumple con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, el

Actualización del software de almacén en cuanto a registros, codificación y que estos coincidiendo con los valores registrados; de igual forma en coordinación con el grupo de contabilidad se solicitara concepto a la CGN con relación a la viabilidad de realizar la incorporación

*Dirección grupo de Recursos Físicos- Almacén General. *Dirección grupo de Informática. * Dirección

28/05/2014 a 10/02/2015

100% Software de Almacén Actualizado, cifras homogéneas.

100% información actualizada / formatos presentados

Se realizo la actualización de los códigos contables con almacén, mediante memorandos No. 1042.2014-0440854 de sept. 3 de 2014, y 1032. 2014-041940 del 9 de sept. de 2014. * Por lo anterior los boletines de los cierres mensuales de almacén se actualizaron en sus códigos. * Los informes presentados al SIREC para la vigencia 2014, se presentaron con los códigos que corresponden. * Se realizo contrato de prestación de servicios No. 1835 del




reconocimiento de un activo de Propiedades, planta y equipo que se encuentra totalmente depreciado, pero que sigue prestando servicios y/o contiene un potencial de beneficios futuros implica que la entidad reverse los saldos de los bienes reconocidos en la contabilidad, incorpore nuevamente el activo con base en el valor fruto del avalúo técnico realizado y le estime una nueva vida útil para el cálculo y reconocimiento de su depreciación.

de los bienes depreciados a los estados financieros del Municipio; con base en este concepto se citara a Comité de sostenibilidad contable a fin de evaluar la relación costo beneficio para realizar el avalúo técnico de los bienes totalmente depreciados y proceder a realizar lo pertinente, y se realizaran las acciones respectivas; Cruce de información, entre almacén y contabilidad para general reportes con valores homogéneos.

grupo de Contabilidad

22 de agosto de 2014, para la actualización del software de inventarios a fin de corregir las inconsistencia en la información presentadas en el área de almacén y contabilidad puesto que los saldos y código contables no coinciden La Administración Municipal adelanto la contratación con la firma Multifoftware, dueña del código fuente en el cual esta creado el software GCI, el cual apoya el proceso de inventario, este software tiene como objeto: ACTUALIZACION DEL SOFTWARE DE COMPRAS E INVENTARIOS (GCI) PROGRAMAS OBJETO A LA ULTIMA VERSION 5.3 Y BRINDAR EL SOPORTE EN SITIO, PARA LA ALCALDIA DE IBAGUE, ALMACEN CENTRAL Mediante concepto No. 108829 marzo de 2008, la Contaduría General de la Nación concluyo que no es procedente adelantar un avaluó técnico para determinar nueva vida útil para un bien que no obstante está totalmente depreciado, se encuentra en servicio, atendiendo la relación costo beneficio toda vez que ello implica un proceso de reversión y ajustes de las cifras de periodos anteriores. El Comité de Sostenibilidad Contable mediante acta No. 004 del 16 de diciembre de 2014, concluyo que en cumplimiento al concepto en mención no es procedente adelantar un avaluó técnico y estimar una nueva vida útil.

7

La Administración Central expidió la resolución No. 001 de 2014, para cuentas por pagar con valores que no coinciden con la realidad, presentando diferencias.

Elaborar de forma correcta e incluir la totalidad de documentos en la Resolución de cuentas por pagar, que se allegaran a contabilidad.

Tesorería

28/05/2014 a 30/01/2015

1-Resolucion cxpgar sin diferencias. 2- Allegar documentos soportes a contabilidad forma correcta.

1-Resolucion cxp elaborada sin diferencias / resolución programada cxp 2- Documentos soportes bien elaborados / documentos programados.

Culminado el año fiscal la Tesorería Municipal inicia los procesos para elaborar la Resolución de Cuentas por pagar y allí se incluyen todas las acreencias. Al respecto Tesorería aclara: Cuentas por pagar es la obligación derivada de bienes y servicios entregados a satisfacción, de compromisos ejecutados legalmente causados, pendientes de pago. también se generan por anticipos pactados, Según el anexo de las cuentas por pagar 2013 resolución NO 001 de Enero 02 de 2014 expedida por tesorería, que asciende a la suma de $20,456,820,353, obedece a los compromisos presupuestales derivados de la entrega a satisfacción de los




bienes, servicios y anticipos de contratos pactados antes del 31 de diciembre de 2013, los cuales se cancelaran con cargo a los saldos disponibles sin operación presupuestal alguna. De otra parte las cuentas por pagar del Balance son cuentas del pasivo en el Balance General por valor de $23,027,413,000 originadas por el efecto de causación dentro de los Estados Financieros, las cuales presentan diferencia frente a las cuentas por pagar presupuestales de tesorería Resolución 001 de Enero 02 del 2014 expedida por Tesorería registrada en código contable del Balance General No 24 Cuentas por pagar( adquisición bienes y servicios Nacionales, Acreedores, etc) y la diferencias se registran en códigos 2208 deuda pública, 2436 retenciones en la fuente, 2710 provisión para contingencias , 2715 pasivos prestacionales, 2720 cálculos actuariales y 2905 recaudos a favor de terceros del Balance General del Municipio. Por lo tanto se concluye que siempre existirá diferencia entre la resolución de cuentas por pagar de tesorería frente a las cuentas por pagar del pasivo del Balance.

8

La Administración Central presenta diferencias en la información relacionada con el Patrimonio reflejada en el Balance General, reportada en el SIREC y el CHIP

Cruce de información, interface del sistema contable entre diferentes áreas, para generar reportes con valores homogéneos.

Contabilidad 28/05/2014 a 10/02/2015

100% de los formatos sirec y balances sin diferencias.


Como se informo en la controversia de los diferentes hallazgos, la dirección de contabilidad realiza proceso de consolidación y agregación de la información financiera y contable presentada por las 57 instituciones educativas, reportadas a través del sistema Chip de la Contaduría General de la Nación, por lo anterior siempre existirán diferencias entre la información presentada a la CGN y el Balance General del Municipio.




9

Al efectuar la evaluación del Sistema de Control Interno contable de la Administración Central se evidencian debilidades en las diferentes etapas, puesto que la información reportada no es confiable y homogénea, existe mucha diferencia entre los diferentes documentos soporte.

1-Generar mecanismos de control con cada una de las áreas del sistema contable, mediante planillas de verificacion.2-Efectuar cruces de información entre las diferentes dependencias que reportan a contabilidad, para garantizar que esta sea correcta y los estados financieros sean razonables.

Todas las Secretarias

28/05/2014 a 10/02/2015

1-Planillas de control 2- Cruces de Información.

1-Plantillas de control elaboradas / plantillas programadas 2-100% información contable correcta/ Total información contable.

Se realizan cruces de información con las diferentes áreas que reportan información, como Tesorería, Rentas, Almacén, Jurídica, Transito, vs contabilidad donde se establecen las diferencias y se procede a realizar los ajustes correspondientes, cuando se evidencia que son errores producto del sistema estas son enviadas mediante Ticket a soporte técnico del sistema de información Sicof, solicitando la corrección correspondiente.

10

La Administración central no cuenta con estrategias conciliatorias con las diferentes áreas, con relación al cierre de ingresos, gastos y costos queda en duda el saldo final que corresponde a la suma algebraica del movimiento débito y crédito que corresponde a utilidad o perdida, debido a las diferencias y observaciones encontrados en estas cuentas, por consecuencia saldo final en las cuentas del resultado del ejercicio y resultado del ejercicio de entidades en procesos especiales. Igualmente la Administración cuenta con saldos de convenios que asciende a la suma de $2.820.111,318.00 y en poder de Gestora Urbana desde la vigencia fiscal 2004, sin que se evidencie gestión de ingresos de estos dineros.

1-Solicitar a la Gestora urbana la legalización de todos los convenios en los cuales la administración ha realizado desembolsos. 2- Realizar las conciliaciones entre el área contable de la gestora urbana y la Dirección Contabilidad.

1-GESTORA URBANA DE IBAGUE. - 2-Direccion Contabilidad Alcaldía.

28/05/2014 a 28/05/2015

1- Oficio Solicitud Gestora Urbana 2-Soporte contable proceso conciliatorio.

1- Oficio Elaborado / Oficio Programado 2- Soporte conciliatorio elaborado / soporte programado.

Se solicito a la gestora Urbana y a Contratación para que se adelantaran las acciones correspondientes que permitan realizar la legalización de los anticipos con elevada antigüedad, donde el municipio ha realizado giro de recursos.




11

Al verificar los saldos de los estados financieros (balance General, balance de prueba detallado CHIP) con los formatos rendidos en el SIREC, existen diferencias representativas, registros no relacionados, lo que hace que los datos del SIREC no sean confiables. No cumplen con el propósito general de los estados financieros que es proporcionar información útil y reflejar la realidad económica, los resultados de la gestión, por lo anterior los estados contables informes contables no cumple con las Características Cualitativas de la Información Contable Pública(Confiabilidad, Relevancia Comprensibilidad)

Realizar conciliaciones de información, entre presupuesto, tesorería, almacén, rentas; y demás áreas que entreguen que reporten información financiera, a contabilidad.


28/05/2014 a 10/02/2015

100% de las Acciones Propuestas

Conciliaciones elaboradas/ resultados obtenidos

El formato 5A, adquisiciones y bajas sigue presentando diferencias en especial en las adquisiciones, teniendo en cuenta que Los formatos rendidos en el SIREC, existen diferencias representativas, registros no relacionados teniendo en cuenta lo estipulado en el Manual para el manejo y Control de los bienes del municipio de Ibagué, aprobado mediante Decreto 0777 de diciembre de 2008, numeral 4.2.17. INGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN EL LUGAR DE Utilización, literal A. Repuestos y Elementos para Mantenimiento, descrito en el hallazgo numero uno. * El sistema de información Sicof, presenta continuas fallas, en los procesos de cargue de información a contabilidad, soporte deficiente y caída del sistema por periodos prolongados, las solicitudes de corrección de información no son atendidas, se oficia al supervisor del contrato de arrendamiento del sistema de información para que se tomen las medidas correspondientes. Continua presentando fallas el sistema Sicof




12

En cuanto a presupuesto la administración central no cumplen con el propósito general de los estados financieros que es proporcionar información útil y reflejar la realidad económica, los resultados de la gestión, por lo anterior los estados contables informes contables no cumple con las Características Cualitativas de la Información Contable Pública(Confiabilidad, Relevancia Comprensibilidad) , la información no cumple con las características cualitativa, y la parte presupuestal no establece la efectividad de la gestión y control para el cumplimiento de los recursos presupuestales, registro y gestión financiera

1-Elaboración de control de planillas y la información certificada con cada uno de los responsables, establecer cruces de información, entre las dirección de tesorería, contabilidad y presupuesto, y aplicar los puntos de control, que permitan brindar una información más confiable, ajustando las diferencias, y registrando en un acta de reunión.

Presupuesto Contabilidad, terrería, almacén, rentas, trimestral

28/05/2014 a 10/02/2015

1- Acta reunión con soportes anexos.

Reuniones elaboradas / 2 reuniones cada trimestre.

Se elabora control de planilla con la información presentada por las áreas de tesorería, rentas, contabilidad y almacén, realizando cruces de información donde se establecen las diferencias y se procede a realizar los ajustes correspondientes, cuando se evidencia que son errores producto del sistema por parametrizacion son informados a soporte técnico del sistema de información Sicof.

13

La Administración central está generando unos intereses moratorios que ascienden a la suma de $703.048.704.00, por el no pago oportuno del servicio de acueducto y alcantarillado de los bienes inmuebles los cuales figuran con los números de matriculas 451, 2522, 4513, 5945, 9757, 118874 y 71452.

1-se solicitará al IBAL, hacer llegar a esta Dirección CERTIFICACION de que no se realizaron pagos por concepto de intereses de mora por parte de la Alcaldía Municipal

Dirección grupo de Recursos Físicos

28/05/2014 a 28/05/2015

Establecer fechas de radicación de las cuentas del IBAL dentro de los 10 días de cada mes, si el IBAL no cumple con la entrega de la cuenta de cobro se reiterara mediante oficio al cual le daremos 3 días hábiles, una vez alleguen las cuentas de cobro,

Control Efectuado /Control Programado.

El IBAL en fecha 13 de Junio de 2014; con certificación No. 551-0611, certifica que los valores reportados en otros cobros de las matriculas números: 451,2522,4513,5945,9757,11887 y 71452, correspondientes a facturación de intereses, FUERON DESCONTADOS DE LAS CUENTAS. A la fecha no presentamos INTERESES X MORA POR PARTE DE LA DIRECCION DE RECURSOS FISICOS ante el IBAL Contamos con la certificación en medio físico donde certifican que la DIRECCION DE RECURSOS FISICOS NO TIENE INTERESES MORATORIOS CON EL IBAL




18

18- De acuerdo a los problemas que se han presentado con COLVATEL S.A. ESP, en la actualidad la Administración Central no cuenta con un software que cubra el requerimiento de un sistema integrado de información de la misma.

Se estima de acuerdo al plan de trabajo el cierre de la etapa de implementación de los subsistemas Tributarios, Financieros, Administrativos, Complementarios y de Contratación para el mes de Mayo y hasta Agosto de 2013.

Director Grupo Tesorería, Directora Grupo Ingresos, Directora Talento Humano, Director Contratación, Supervisor del contrato, Director Grupo Informática, Secretario Ejecutor, Contratista, Asesor Alcalde

28/05/2014 a 28/05/2015

100 % cierre de la etapa de implementación para los subsistemas de Información Tributario, Financiero, Administrativo, Complementario y Contratación.

1- Culminación etapa cierre / Etapa cierre programada.

Con corte a 31 de Diciembre de 2014, el contrato 1001 de 2010, celebrado con la empresa COLVATEL S.A, cuyo objeto corresponde a: CONTRATO INTERADMINISTRATIVO PARA AUNAR ESFUERZOS ENTRE LA ALCALDÍA DE IBAGUÉ Y COLVATEL S.A E.S.P PARA LA MODERNIZACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, GESTIÓN Y OPERACIÓN DE UNA PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA SECRETARIA DE HACIENDA, SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y SECRETARIA DE APOYO A LA GESTIÓN DE LA ALCALDÍA DE IBAGUÉ. Se encuentra en proceso de liquidación, teniendo en cuenta que la Alcaldía de Ibagué, presento observaciones por el incumplimiento en la entrega de información por parte del contratista, situación que se encuentra por resolverse por parte del contratista en el proceso de liquidación del contrato. A la fecha corte, la Alcaldía de Ibagué, está ejecutando el plan de contingencias informático, con el ánimo de mitigar el riesgo COLAPSO INFORMATICO, cuyo factor generador se considera es el ARRENDAMIENTO DE SOFTWARE APLICATIVO Y ADMINISTRACION DE DATOS a través de un tercero. A esta fecha se encuentra en operación en la plataforma PISAMI, los siguientes módulos: Correspondencia, PQR, Industria y Comercio, Otros Impuestos, Paz y Salvos, Predial. A la fecha del cierre de la vigencia 2014, se encuentra desarrollado, Probado y listo para entrar en operación el modulo de Nomina. De los módulos de Tesorería, Contabilidad, Nomina y Contratos, se encuentran en pruebas y ajustes para posterior entrada en operación. De esta manera quedarían todos los módulos totalmente integrados, compartiendo datos en común (Base de Datos) interconectados tanto el subsistema Tributario, Financiero y Administrativo. Esquema Ideal que para el primer semestre del año 2015, se espera se encuentre totalmente estabilizado y en operación. Se logro el cierre de la implementación 88.50% el cual corresponde a los módulos del Predial, Industria y Comercio, Otros Impuestos, Presupuesto, Contabilidad,




Tesorería, Nomina, Gestión Documental, Hoja de Vida, Almacén Gerencial entre otros. Así las cosas se logro la integralidad de estos módulos las cuales interactuaron como se evidencia en las transacciones y documentos expedidos en el sistema los cuales corresponden a: Liquidaciones de Impuestos, Paz y Salvos, flujos de información desde la Fiducia del banco Popular hacia el Modulo de Tesorería, Flujos de información de Distribución y Reparte de Ingresos de la Tesorería hacia el subsistema Tributario, Nomina con Presupuesto, Contabilidad, certificados disponibilidad, Registros presupuestales con cuenta de pago de la Tesorería. Con el porcentaje que no se logro la integralidad representado en los módulos de Contratos, Fiscalización, Cobro Coactivo y Almacén, como se dijo en las observaciones del hallazgo 029 de este mismo documento, se realizo la liquidación del contrato. Se entregó el módulo correspondiente a Talento Humano en un 100% funcionando y con compromiso de parte de COLVATEL de hacer los ajustes necesarios en el momento de reportar alguna inconsistencia en el respectivo avance.

27

27- Se presenta diferencia entre los valores reportados en el SIREC, con los valores reportados en los documentos físicos suministrados por la entidad. FORMATO 2ª, FORMATO 4,

Para el FORMATO 12 la secretaria de Planeación verificara los valores de la ejecución con lo programado en los proyectos.

Director – GRUPO ESTUDIOS ESTRATEGICOS PLANEACION

28/05/2014 a 28/05/2015

100% Informe SIREC revisado

Informe SIREC revisado / Informe requerido

PLANEACION: 1. El Banco de Programas y Proyectos de Inversión diligencia el formato 012 en el cual se relacionan cada uno de los proyectos de inversión viabilizados, y ejecutados en el Municipio dentro de la vigencia de la cual se rinde el informe. 2. En este formato se establece: (A) Nombre Del




FORMATO 12,FORMATO 14ª1-14ª3, FORMATO 17C2, FORMATO 201ª.

Efectuar la revisión de la información contenida en los formatos por parte de los funcionarios responsables

Director Administrativo y Financiero y Profesional Universitario de Nomina Secretaria de Educación, Supervisores – Grupo de Contratación

Proyecto,(B) Fecha Inicio,(C) Fecha Finalización,(D) Avance ($),(E) Avance (%),(F) Descripción De Actividades. 3. Es de anotar que el avance en $, es con referencia en lo programado en el proyecto. 4. El formato requiere las fechas de inicio y finalización de la ejecución solo de la vigencia a la cual se rinde el informe. Actualmente se encuentran recopilando los valores de la ejecución para comparar con los programado en los proyectos esta acción ya se cumplió , mediante oficio No 04703 del 15 de abril de 2013 dirigido al Dr. OSWALDO ENRIQUE MESTRE, donde se aclara que el numero de provisionalidad son 74, periodo de prueba 29 y propiedad 25.Se aclara que la diferencia se presenta en razón a que el sistema SICOF realiza una contabilización automática de la fecha presunta de terminación, pero es el supervisor mediante certificación expedida por el mismo quien define la fecha real en que se dio cumplimiento al objeto y obligaciones pactadas en el contrato y/o convenio; puesto que durante la ejecución se pudieron presentar eventualidades como suspensiones y reinicios, adiciones en tiempo, cumplimiento anticipado del objeto contractual, entre otros. El informe SIREC se presenta de manera mensual, es decir que la información que se reporta en relación a la fecha de terminación es la que el sistema arroja pero al momento de enviar dicha información no se tiene aun certeza de la fecha en que se va a dar cumplimiento con el objeto contractual.




29

29- Seguimiento función de advertencia 100-080-4733 COVALTEL: por el incumplimiento de los plazos adjudicados tanto en el contrato inicial como en los adicionales que fueron otorgados, lo que ha motivado a la Oficina Jurídica y la Secretaria de Apoyo a la Gestión a través del grupo de contratación se encuentran revisando el tema legal para liquidar el contrato.

Informe de seguimiento a plan de trabajo presentado por parte del contratista para lograr el cierre de la etapa de implementación de los siguientes módulos Predial, Control Fiscal, Cobro Coactivo, Correspondencia y Gestión Documental

Director Grupo Tesorería, Director Grupo Rentas, Director grupo Recursos Físicos, Director grupo Contratación, Supervisor, Contratista, Director grupo Informática y Contratista.

28/05/2014 a 28/05/2015

100% informes de seguimiento a plan de trabajo presentado por el contratista

informe presentado/ 2 informes programado

Con respecto a la ejecución del contrato 1001 de 2010 y el plan de mejoramiento, se inicio la liquidación del contrato, situación solicitada por el contratista, según acta de seguimiento del día 27/06/2013, donde se solicito el cierre de la etapa de implementación y la compensación en dinero por el tiempo de uso de los módulos que se encuentran en operación, las cuales solicitaron al supervisor del contrato certificara. El día 29 de Julio de 2013, el mismo comité de seguimiento por parte de la Alcaldía de Ibagué, informo al contratista sobre la factibilidad de liquidar el contrato y reconocer el valor del cierre por los módulos entrados en operación y el arrendamiento, todo esto con fecha corte al 30 de Julio de 2013. Adicionalmente el contratista concedió un mes de prorroga mientras la Alcaldía de Ibagué, decida las acciones a seguir frente a la operación de los procesos (área Administrativa, Tributaria y Financiera). En cuanto al módulo de Talento Humano, se realizaron los debidos seguimientos y se reportaron al supervisor del contrato.




33

33- Seguimiento función de advertencia 100-081-4734 contrato 1314: Se evidencia en lo que respecta a las correcciones y/o aclaraciones correspondientes al acta final del contrato 1314 del 21 de diciembre de 2010que a la fecha no se ha cancelado el último valor ni tampoco se ha realizado la liquidación. Las cuales se están corrigiendo, en el acta final a efectos de que no se cancelen sobrecostos o detrimento alguno.

efectuar liquidación del contrato

supervisor contrato

28/05/2014 a 28/05/2015

100% Acta de contrato Liquidación de contrato 1314 de 2010

Acta liquidación elaborada / Acta programada

El acta de liquidación del contrato se encuentra en proceso de liquidación por parte del supervisor del contrato, una vez se haya culminado se enviará copia del mismo.




34

34- Seguimiento función de advertencia 100-082-4735: Se observa que la Administración central del municipio de Ibagué no ha hecho que los responsables de los anticipos y sus rendimientos cumplan con lo establecido en la reglamentación referenciada decreto municipal No. 1.1. 0772 del 04/12/2008, en su artículo sexto Glosario identifica claramente el anticipo.

1. Enviar a las Direcciones de Contabilidad y Tesorería, los rendimientos Financieros generados por los anticipos entregados a los contratistas en desarrollo de contratos donde ejerzan supervisión /interventoría de acuerdo a los estipulado en el Art.83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474/2011)

1.Supervisores / Interventores

28/05/2014 a 28/05/2015

1. 100% de Información remitida a la Dirección Contable y de Tesorería.

1.Rendimientos financieros enviados/Rendimientos financieros generados

INFRAESTRUCTURA: Para el trámite de pago final de contratos donde se haya otorgado dineros producto de anticipos, se solicita la presentación de certificación bancaria donde se muestre los rendimientos financieros generados por concepto de este, y su consignación en cuenta bancaria del municipio. Dentro de la vigencia 2012 solo se otorgo anticipo a 3 contratos 174,175 y 176 los cuales fueron consignados en cuentas corrientes que no generaron rendimientos financieros, cumplimiento 100%.


CODIGO 150.01.P02.F06 Fecha Emisión 05-02-2014

VERSION 4 Pagina de

ENTIDAD: ALCALDIA DE IBAGUE.


PERIODO DE EJECUCION : 08/10/2014- 07/10/2015

VIGENCIA EVALUADA: 2013

MODALIDAD DE AUDITORIA : AUDITORIA ESPECIAL A LA GESTION AMBIENTAL A LA ADMINISTRACION CENTRAL, Y AL INSTI





FECHA DE SUSCRIPCION : 08/10/2014

No. HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA RESPONSABLES CRONOGRAMA DE EJECUCION



OBSERVACIONES

1

En la administración central de Ibagué se incumple con la normatividad y procedimientos aplicables a los principios de transparencia y publicidad, ya que una vez revisada la muestra se establece que algunos contratos no se publicaron , de la misma manera existen contratos con publicación en la página web y en el sistema electrónico para la contratación pública ( SECOP), que se realizaron meses después legalizados como se evidencio en los contratos estudiados, también se evidenciaron contratos que se publicaron sin el cumplimiento de la normatividad aplicable a su modalidad, igualmente se estableció que todos los contratos suscritos por la administración central e INFIBAGUE, carecen del reporte de información contractual a la cámara y comercio de que trata el artículo 6 de la ley 1150 de 2007 . Ver tabla numero 6. Observaciones establecidas a los contratos evaluados para el sistema ambiental vigencia 2013 ADMINISTRACION CENTRAL E INFIBAGUE (muestra). Por lo expuesto es evidente que se incumple con lo establecido en : el Articulo 209 de la Constitución Política de Colombia , LEY 80 de 1993 Articulo 14 numeral 1 , Articulo 23 y 24 , LEY 1150 de 2007 Articulo 2 , decreto 734 de 2012 2.2.1 y 2.2.5 , Ley 1474 de 2011 ( Estatuto Anticorrupción ) , manual de contratación de la administración municipal, Consejo de Estado radicación numero : 25000 -

Publicar todos los actos sujetos a publicación contando con la oportuna firma de la ordenación del gasto, ya que publicar actos sin firma es ilegal.

Grupo de Contratación y ordenación del gasto Alcaldía de Ibagué.

12 de octubre de 2014 hasta 11 de octubre de 2015

100% de la Publicación de los actos contractuales a publicar de conformidad con el Estatuto General de Contratación Pública.

Publicación de los actos contractuales de conformidad con la normatividad / Total de las actuaciones contractuales a publicar.

El Grupo de Contratación está dando cumplimiento a la publicación de los contratos suscritos de conformidad a la normatividad vigente, como se puede evidenciar en la página del Se ha dado cumplimiento en la publicación, sin embargo el Grupo de Contratación se encuentra en proceso de verificación de toda la documentación publicada.




23-26-000-1995-00-867-01(17767) concejera ponente : Olga Melida Valle de la Hoz; Articulo 6.1.3.5 del Decreto 734 DE 2012, Decreto 019 de 2012 Articulo 31. En menos cabo de los principios mencionados y orden de las actuaciones públicas, generando mayor debilidad en la administración.

2

Cotejados yanalizados loscontratos se comprobóque la actividadregistrada en el RUTno se encuentraactualizada, en talsentido elcumplimiento delobjeto del contrato seafecta debido a lacalidad y selección delcontratista,

Verificar que la actividad económica del RUT se encuentre actualizada.

Grupo de Contratación

12 de octubre de 2014 hasta 30 de abril de 2015

Verificación de actualización de actividad económica en el RUT

Expedientes contractuales con actividad económica actualizada / 100% de los expedientes contractuales

A la fecha, el Grupo de Contratación se encuentra realizando la verificación de la actualización de la actividad económica en el RUT, como se puede verificar en los expedientes contractuales, dando cumplimiento a la acción correctiva.




3

Se verificó que en algunos contratos realizados por la administración central municipal de Ibagué, se encuentran deficiencias respecto al registro presupuestal en cuanto a la emisión (no se encontraron en las carpetas de los contratos) y adición (se expide registro sin estudios previos de adición al contrato).

1- Oficiar a la dirección de presupuesto, la entrega de los registros presupuestales originales para que sean archivados en los expedientes Contractuales 2- Una vez allegados los registros presupuestales, archivaran carpetas


1-12 de octubre de 2014 hasta 31 de Diciembre /14 2- 12 Octubre de 2014 al 11 de Octubre de 2015

1- Oficio 2- Registros expedientes

1- Oficio realizado / oficio programado 2- Registro archivados / registros allegados presupuesto.

- Se envió memorando 1320-02982 de 30 de enero de 2015 a la Dirección de Presupuesto solicitando la entrega de los registros presupuestales sólo a funcionario de la Dirección de Contratación y se está dando aplicación a este procedimiento. 2- El equipo de archivo de la Dirección de Contratación está adelantando el proceso de alimentación de los expedientes con los registros presupuestales entregados.

4

Seestableció que losantecedentesdisciplinarios seencuentrandesactualizados,incumpliéndose con loestablecido por lanorma disciplinaria asímismo exponiendo ala entidad a que secontrate con personalque se encuentreinhabilitado.

Verificar de conformidad con la normatividad vigente, la inexistencia de inhabilidades de los proponentes.

Grupo de contratación.

12 de octubre de 2014 hasta 30 de junio de 2015

Verificación de inhabilidades del 100% de los proponentes

Proponentes contratados sin inhabilidades (procuraduría) / total de contratistas

EL Grupo de Contratación se encuentra realizando dicha verificación, de lo cual se deja evidencia en los expedientes contractuales.




5

Se evidenció incumplimiento al deber legal que se les asignó a los supervisores para el correcto cumplimiento del objeto contractual, encontrándose deficiencias de las entregas parciales y finales de lo contratado y la no entrega oportuna por fuera de los plazos establecidos, generando afectación gravísima a la ejecución de los contratos, que se observan en la Tabla número 6 del presente

1-Realizar comités técnicos cada cuatro meses, con los supervisores y ordenadores del gasto, frente al avance contractuales y sobre las responsabilidad de ejercer una adecuada supervisión



Realizar comités técnicos en cada cuatrimestre

Número de capacitaciones realizadas /4 comités técnicos

Se han realizado 2 comités técnicos de fecha 18 y 19 de febrero de 2015.

6

No se encuentran los actos administrativos de delegación como lo indica la norma, de él se desprenden las responsabilidades del proceso en cuanto a la entidad o funcionario encargado del proceso y ejecución de lagestión fiscal que se supervisa enunciado lo anterior es de vital importancia el contenido del mismo con el objeto de delimitar la responsabilidad de quien delega.

Publicar en la página web de la Alcaldía los actos administrativos de delegación de ordenación del gasto

Grupo de Informática

12 de octubre de 2014 hasta 30 de junio de 2015

Publicación de todos los actos administrativos de delegación de ordenación del gasto

Actos administrativos de delegación de ordenación del gasto publicados / actos administrativos de delegación de ordenación del gasto en la entidad

Del periodo octubre a diciembre de 2014, no se han expedido actos administrativos de delegación del gasto. Por parte del despacho del Señor Alcalde, quienes solicitan la publicación de estos actos administrativos.




7

La Administración Central de Ibagué e INFIBAGUE, incumplen con lo establecido en el manual de contratación de la entidad respecto a la liquidación de los contratos; en la prueba selectiva de la contratación vigencia 2013, se evidenció que en un alto porcentaje de contratos no se realiza acta de liquidación ni declaratoria de paz y salvo, contratos que se encuentran totalmente ejecutados se toma para el último pago la certificación del supervisor de recibo a satisfacción, incumpliendo lo preceptuado por la ley 1150 de 2007 art 11, y ratificado en el manual de contratación adoptado por los entes auditados. Tabla número 6 del presente informe

Realizar la liquidación de los contratos de conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012.

Grupo de Contratación y ordenación del gasto


Liquidar el 100% de los contratos de conformidad con el artículo 217 del decreto 019 de 2012

Contratos liquidados / contratos a liquidar

A la fecha se ha realizado un avance importante en la liquidación de los contratos como se puede evidenciar en informe, la acción correctiva se encuentra en proceso de ejecución.

8

La Administración Central de Ibagué, no está dando estricto cumplimiento a lo establecido en el manual de contratación de la Entidad en lo que corresponde a los requisitos para dar inicio a la ejecución de lo contratado, incumpliendo lo preceptuado en la ley 80 de 1.993 Artículo 4, Numeral 1. (Ver tabla número 6 del presente informe).

A llegar a la Dirección de Contratación el acta de inicio debidamente firmada

Supervisores


Actas de inicio en los expedientes contractuales

Expedientes contractuales con acta de inicio / total de expedientes contractuales sujetos a dicha obligación

Los supervisores están suscribiendo el acta de inicio durante la vigencia 2015, dando cumplimiento a la acción correctiva. Por parte de la Secretaria de Infraestructura, se allega a la dirección de Contratación las Actas de Inicio y todas las demás actas que afectan los distintos contratos, con memorando remisorio registrado en la plataforma PISAMI.




9

No se evidencia en el procedimiento de auditoría el pago de seguridad social por parte de algunos contratistas, lo cual tampoco fue verificado por el supervisor del contrato, incumpliendo de esta manera con las funciones a su cargo, por lo que se afecta directamente la dinámica del principio de solidaridad aplicado por el Sistema de Seguridad Social. Ver TABLA NUMERO 6.OBSERVACIONES ESTABLECIDAS A LOS CONTRATOS EVALUADOS PARA EL SISTEMA AMBIENTAL VIGENCIA 2013, ADMINISTRACION CENTRAL E INFIBAGUE (MUESTRA). Vulnerando lo establecido en el Artículo 204 de la ley 100 de 1993 de 2007, articulo 18 de la misma ley, y Decreto 1703 de 2002 por medio del cual se adoptaron medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, y la Ley 1474/12 Art. 82, 83, y 84. Artículo 204 de la ley 100 de 1993, modificado parcialmente por el artículo 10 de la ley 1122 de 2007, articulo 18 de la misma ley, y Decreto 1703 de 2002 por medio del cual se adoptaron medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, y la Ley 1474/12 Art. 82, 83, y 84. (ver tabla número 6 del presente informe

1-Realizar comités técnicos cada cuatro meses, con los supervisores y ordenadores del gasto, frente al avance contractuales y sobre las responsabilidad de ejercer una adecuada supervisión



Realizar comités técnicos en cada cuatrimestre

Número de capacitaciones realizadas /4 comités técnicos

Se han realizado dos (2) comités técnicos de fecha 18 y 19 de Febrero de 2015.




10

La Administración central de Ibagué, no cumple con los procesos y procedimientos establecidos en el área de almacén, tampoco se procedió de acuerdo a lo establecido en los acuerdos municipales sobre las estampillas por inoportunidad, en el pago y falta parcial de ellos, presentando una diferencia entre el valor consignado y el valor liquidado sobre el contrato 1642 de septiembre 13 de 2013, y 52 del 25 de Abril de 2013; dejándose de consignar a estampillas de procultura, la suma de $133,000 y estampillas pro anciano de $178,000, presumiéndose un detrimento patrimonial, al erario público para la administración central, por la suma de $311,000, por lo expuesto se vulnera lo señalado en el manual de contratación del Administración central de Ibagué, acuerdos municipales, adopción de estampillas, acuerdo 029 de 27 de Diciembre de 2012, de procultura, acuerdo 030 de 27 de Diciembre de 2012 proancianos; Ver Tabla Nro. 6 Observaciones establecidas a los contratos evaluados para el sistema ambiental vigencia 2013, Administración central (muestra configurándose observación administrativa, con incidencia fiscal en la suma de $311,000, en la administración central.

1- Solicitar al contratista el pago de los valores adeudados correspondientes a estampillas, y allegarlo a la contraloría de Ibagué. 2- Realizar circulares a efectos de recordar, el cumplimiento del manual de almacén en los contratos, cuando adquieran bienes.

1-Supervisores y/o interventores, 2- Dirección recursos Físicos, Almacén

1-Octubre 30 a diciembre 31 de 2014 2- 30/10/2014- 29/10/2015

1- Carta elaborada al contratista. 2- Circulares cada semestre.

1-Oficio elaborado cobro / oficio programado. 2- Circular elaborada / circular programada

1. Mediante Oficio No. 062211 del 09 de Octubre de 2014, el Supervisor del contrato requiere al representante legal del contrato No. 1642 del 13 de Septiembre de 2013, a fin de que cancelara el excedente de estampillas; con Consignación del 10 de Octubre de 2014 del Banco GNB Sudameris, se cancelo la suma de $133.000.00 por concepto de estampillas procultura y con consignación del 10 de Octubre de 2014, se cancelo la suma de $178.000.00 por concepto de estampillas pro ancianos, dando cumplimiento a lo solicitado por la Contraloría Municipal; En cuanto al contrato No.. 052 de Enero 24 de 2013 a favor de Jesús Hernán Giraldo García, se verifico que anexa consignación y estampillas físicas pro los siguientes valores: Proancianos por $440.000.00 y procultura por $330.000.00 dando cumplimento a lo establecido en los acuerdos municipales que regulan esta materia.

2. Para el proceso de legalización de bienes muebles a los inventarios del municipio, se remitió a todo el personal de la Administración Central municipal de Ibagué, la circular No. 2014-008 del 23 de Octubre de 2014, recordando el cumplimiento de lo previsto en el Manual para el Manejo y Control de los Bienes del Municipio de Ibagué.




11

El contrato número 1078 de la Administración Central, el grupo auditor evidenció que no se cuenta con la póliza de estabilidad y calidad de la obra lo que ocasiona que no se genera una garantía para la administración consistente en el buen funcionamiento y calidad de la misma, puesto que el suministro e instalación de Bandas sonoras en agregado pétreo de 3 cm = 140 m² instalados en obra, en el sector de la entrada al barrio Topacio, se notó desgaste en las bandas sonoras ocasionadas por fricción de los vehículos, así mismo, desgaste en la margen derecha de la vía bajando como también desprendimiento de la misma y piel de cocodrilo en una medida de 0.50x 4.00 metros, para un total de 2 m²., de faltante de banda sonora por el valor mencionado. Incumpliéndose por estos hechos con indicado en la Ley 1150 de 2007 Articulo 7, Decreto 734 de 2012 Artículo 5.1.1 y ss. Ley 610 de 2000.

1-* En los contratos posteriores que impliquen, la señalización horizontal se exigirá la póliza de estabilidad de obra, en el marco de las directrices establecidas por el Ministerio de transporte y sus entes conexos, 2-Pactar la recuperación de los faltantes de las irregularidades, del contrato equivalente a 4mtsx0,50 de bandas sonoras Secretaria de

Transito, Dirección Grupo Operativo y de la Movilidad

30/10/2014- 29/10/2015

pólizas Exigidas

1-Contratos suscritos demarcación con pólizas estabilidad / contratos programados 2- Recuperación bandas sonoras faltantes / 4mtsx0,50 bandas sonoras

1. En la vigencia 2014 se firmó el Contrato de Obra N° 2548 de 06/10/2014 cuyo objeto era “Realizar la Demarcación vial y la señalización vertical y horizontal en las vías y puntos estratégicos de la ciudad de Ibagué” y en donde en la Clausula Octava – Garantías, se exigió la cobertura de Estabilidad y Calidad de la Obra en la póliza respectiva. Pólizas N° 11-44-101059886 11-40-101014541 del 07/10/2014 aprobadas por la Dirección de Contratación por medio de Acta de fecha 08/10/2014. Las prórrogas otorgadas así como las suspensiones han extendido la ejecución del contrato hasta el mes de julio, precisando que debido a la gran cantidad de pendientes por intervenir, se gestiona una adición en tiempo y valor, para prologar ejecución un mes y medio más. 2. En Diciembre de 2014 se pactó la recuperación de los 2 MT2 (4mtsx0,50) faltantes de las bandas sonoras instaladas frente al conjunto habitacional Yerbabuena, trabajo pendiente para ejecutar al final del proceso. La demarcación de estos resaltos se ejecutó satisfactoriamente a finales del año 2014.

12

Se encuentra que el 76% de los acueductos urbanos monitoreados por la Secretaria de Salud presentan índices entre altos y muy altos del índice de riesgo de calidad del agua para consumo humano (IRCA), de la misma manera existen 30 acueductos ilegales a los cuales no se les realiza seguimiento y control incumpliéndose así el Articulo 5 ley 142 de 1994, Numeral 1 del Articulo 8 Decreto 1575 del 2007 y resolución 2115 del 2007, resolución 0811 del 2008 y resolución 0811 del 2009.

1- Realizar los análisis de potabilización del agua a 27 acueductos rurales 2- Realizar el mapa de riesgo de agua potable a los acueductos comunitarios.3- Invitar a la EDAT al comité de calidad del agua, 4- Seguimiento a las quejas de los acueductos.

Secretaría de Salud (SALUD PUBLICA)

30/10/2014- 29/10/2015

1- Análisis, 2-Mapa riesgo acueductos, ,3-Invitacion al EDAT 4-

Numero de Acueductos con Muestras tomadas Res 211/ Total acueductos comunitarios

1. Para el periodo del 2015 la Secretaria de Salud Municipal en el marco de sus competencia según la norma viene realizando vigilancia de la calidad del agua a través de las muestras Fisicoquímica y Microbiológicas a los 33 acueductos Urbanos mensual conforme a los establecido en la Resolución 2115 del 2007. 31 Acueductos de manera mensual. Al acueducto Amabala (2 Mensuales), Al IBAL 15 Muestras. Igualmente se viene calculando el Índice de Riesgo de Calidad de agua para Consumo Humano IRCA con el propósito de entregar los informes a los diferentes prestadores de servicio. 2. La Secretaria de Salud Municipal llevo a cabo la contrato 1605 del 28 de Julio del 2014 cuyo objeto es: Contratar el estudio para la elaboración del Mapa de Riesgo de la Calidad del Agua para consumo Humano en 21 Acueductos comunitario y el IBAL del Municipio de Ibagué TOLIMA, en “Desarrollo de Acciones de Inspección, Vigilancia y Control promoción y prevención de la enfermedades generales y laborales desde la atención primaria en salud integral y el fortalecimiento de la capacidad instalada 2013-2016; Se hizo una adición para elaborar el mapa de riesgos de los 11 acueductos restantes.3.Durante el periodo del 2015 el COMITÉ DE AGUA, el cual fue creado mediante




acto administrativo Decreto 1000-0420 del 29 de Julio del 2014. En este periodo se han convocado a 4 reuniones con el propósito de analizar los resultados del Mapa de Agua, las dependencias que han participado son: SECRETARIA DE PLANECION, SECRETARIA DE DESARROLLO RURAL Y MEDIO AMBIENTE, CORTOLIMA, IBAL, SECRETARIA DE SALUD. Se Programó la reunión con el comité en pleno para el Viernes 10 de Julio a las 8:00 am en la Secretaria de Salud Municipal y se invitara a la EDAT.

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Se encontró que el 98% de los acueductos rurales monitoreados por la Secretaria de Salud presentan índices entre altos e inviables sanitariamente del índice de calidad del agua para el consumo humano (IRCA), de los cuales a los 7 no se les realiza seguimiento y control incumpliéndose así el Articulo 5 ley 142 de 1994, Numeral 1 del Articulo 8 Decreto 1575 del 2007, resolución 2115 del 2007, resolución 0811 del 2008 y resolución 0811 del 2009.

1-A la fecha la Secretaria de Salud Municipal ha realizado toma de Muestras a 18 Acueductos rurales, se tiene programado para el resto del periodo 2014 las visitas a los demás acueductos. 2- La secretaria desarrollo rural realizara la potabilización de 2 acueductos, pendientes en las metas del plan indicativo.

1-Secretaría de Salud (SALUD PUBLICA) 2- Secretaria desarrollo rural.

30/10/2014- 29/10/2015

1-Se realizar toma de muestras fisicoquímico y microbiológico Acueductos 2- Potabilización dos acueductos acorde metas plan indicativo vig2015, para este programa saneamiento básico

1-Numero de Acueductos con Muestras tomadas Res 2115/ Total acueductos comunitarios 2- Acueductos rurales a potabilizar / 2 acueductos programados

1. Es importante mencionar que la competencia de la Secretaria de Salud está en el marco de la Resolución 2115/2007. Los proyectos y estudios son competencia de Cortolima y la Secretaria de Desarrollo Rural. A Diciembre 31 de 2014 se realizo toma de muestras a 42 Acueductos rurales de los 61 identificados. Cumplimiento 69%. 2. Se potabilizo durante la vigencia 2014, los acueductos comunitarios de los túneles, diario echandia y san Bernardo. Para el año 2015 se han tomado 17 muestras acompañadas de las visitas de inspección sanitaria. 3. La Secretaria de Desarrollo Rural y Medio Ambiente, está realizando contratación mediante proceso de licitación No. 06 de 2015 con CDP No. 1079 que ya fue adjudicado y se encuentra en proceso de legalización para realizar mejoramiento de los sistemas de acueductos comunitarios rurales de las veredas Cataima. El Cural. San Simón, el Ingenio en el Municipio de Ibagué pro valor de $522.378.195.00




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Se estableció que en saneamiento hídrico para la zona rural del municipio de Ibagué, presenta cobertura de tratamiento de aguas residuales domesticas bajo, con un rezago de 97,3% en tratamiento de aguas residuales, incumpliendo el PROGRAMA 4 DEL PLAN DE DESARROLLO mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura de captación, conducción, tratamiento y disposición final de aguas residuales en la zona rural del municipio, incumpliendo con lo dispuesto en el Decreto 3100 artículo 12 y el Acuerdo 004 de 2012 Plan de desarrollo Municipal de Ibagué. 2012 – 2015.

Mantenimiento de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Domésticas

Sec Desarrollo Rural

08/10/2014 al 07/10/2015

Mantenimiento a cuatro plantas de tratamiento Toche, Juntas, Pastales, san Bernardo

Plantas realizadas mantenimiento / 4 plantas programadas

Se contrató personal para realizar los mantenimientos de las plantas de Toche, Juntas, Pastales y San Bernardo. Mediante contratos 0846/2015, 536/2015,534/2015. Las plantas de tratamiento de Pastales y juntas se realizan labores de mantenimiento quincenalmente durante todo el año y alas de San Bernardo y Toche se realizan labores semanales. Se cuenta con los informes de los mantenimientos y contratos de prestación de servicios

Instalación de pozos sépticos individuales en la zona rural


08/10/2014 al 07/10/2015

Número de pozos sépticos instalados

nro. sistemas sépticos instalados / nro. total sistemas sépticos programados

Se contrató la compra de 250 unidades sépticas para instalar en las micro cuencas del Combeima, rio Coello y Tetare. Anexamos Contrato de compra de las unidades sépticas .Contrato N°1468 de 2014 por valor de $219.900.000 Durante el primer semestre de la vigencia 2015, se ha instalado En 19 veredas 104 sistemas sépticos en las veredas, Charco rico, Tambo, Palmilla, Carrizales, Curalito, El Tambo, Tapias, Porvenir, San Simón, El Salitre, Laureles, San francisco, Dantas, San Rafael, San Antonio, el Rubí, San Bernardo, Santa Rita.

Construcción de Una planta de tratamiento de aguas residuales domésticas en la vereda Tapias


08/10/2014 al 07/10/2015

Una Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Domésticas construida

PTARD construida, / PTARD programada

En la mesa de trabajo realizado en la Contraloría Municipal se concertó realizar en esta etapa la actualización de los estudios y diseños de la planta de tratamiento de aguas residuales para Tapias Durante este año, se viene prestando apoyo a la comunidad involucrada para legalizar la adquisición de predio donde se construirá la PTAR.




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Se evidencia incumplimiento de las metas programadasen el plan de desarrollo del municipio de Ibagué 2012-2015 como también del Art 17 numeral G del decreto1504 de 1998 y ley 152 de 1993 ya que la Secretaría deGobierno incumple con las metas propuestas como loson: socialización e implementación del plan maestro deespacio público, censo de vendedores informales y carnetización de vendedores con confianza legítima,vigencia 2013. Se realizó una de dos campañaspedagógicas de promoción y protección del cuidado del espacio público programado como tampoco se diseñó el plan maestro de espacio público y control urbano de Ibagué

PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL ACUERDO MUNICIPAL QUE ADOPTE EL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

Secretaria de Planeación Municipal /

08/10/2014 al 31/07/2015

Acuerdo Aprobado del POT o Decreto Aprobación POT.

1-Presentación de proyecto de Acuerdo Municipal/Aprobación de Acuerdo Municipal (POT), 2-Decreto sancionado aprobación POT / Decreto Proyectado.

FUE PRESENTADO AL CONCEJO MUNICIPAL EL 2 DE SEPTIEMBRE DE 2014. TRANSCURRIDOS 90 DIAS SIN QUE SE PRONUNCIARAN CONFORME AL DCTO NAL 4002/2004. REGLAMENTARIO DE LA 388 DE 1997, SE PROCEDIO A ADOPTARLO MEDIANTE DECRETO 1000-0823 DE DICIEMBRE 23 DE 2014

REALIZAR UNA CAMPAÑA PEDAGOGICA SOBRE EL ADECUADO USO DEL ESPACIO PÚBLICO Y CONTROL URBANO

Dirección Grupo de Espacio público y Control Urbanístico

08/10/2014 al 31/07/2015

Campaña pedagógica

Numero de campañas pedagógicas / campañas pedagógicas realizadas

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Al realizar la evaluación del indicador Movilidad urbana se evidencia que la Secretaría de Tránsito, Transporte y de la Movilidad incumple con el Acuerdo 004 del 23 de mayo de 2012, Articulo 318 y 319 de la constitución política y Ley 152 de 1994 ya que la Secretaría no presenta información que permita verificar la implementación de la central logística de movilidad, la reducción de tiempos y/o aumento de velocidad en la movilidad urbana y el incremento de IPK para el municipio de Ibagué para la vigencia 2013 incumpliendo así las metas del programa 1 Sistema estratégico de transporte público (SETP)

Elaborar un estudio para determinar la viabilidad de la implementación de la Central Logística de Movilidad Secretaría de

Tránsito, Transporte y de la Movilidad

01/11/2014-30/06/2015

Un (1) estudio elaborado

Estudio elaborado/estudio proyectado.

El tiempo restante de la vigencia 2014 posterior a la firma del Plan de Mejoramiento no fue suficiente para sacar adelante un proceso contractual dedicado a “Determinar la alternativa tecnológica para la viabilidad de la implementación de la central logística de movilidad”. En la vigencia 2015 se tienen documentos pertenecientes al proceso precontractual y se gestiona la expedición del CDP - Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Hacer seguimiento a las medidas adoptadas, para mejorar la movilidad, y medir el aporte a la disminución de tiempos de viaje

Secretaría de Tránsito, Transporte y de la Movilidad

01/11/2014-29/10/2015

Informe comportamiento velocidad.

Informe elaborado / informe proyectado.

Con el fin de mejorar las condiciones de desplazamiento en la ciudad se siguen realizando acciones de diferente índole tales como: impulso a la implementación de la reestructuración de rutas, que ayudará a mejorar y controlar frecuencias de despacho disminuyendo la sobreoferta vehicular; adicionalmente se ejecutan permanentes operativos de control de parqueo en vía; se implementó y se regula la medida de contra flujo en la Cra 8ª con calle 25, y se hace presencia en diferentes puntos críticos como glorietas y semáforos, para controlar y regular la movilidad con personal adscrito a la Secretaría de Tránsito




Elaborar informe sobre el incremento del IPK para el Municipio de Ibagué,


01/11/2014-29/10/2015

Informe comportamiento velocidad.

Informe elaborado/informe proyectado.

De acuerdo a la Consultoría adelantada por el firma AKIRIS producto del contrato N° 1112 de mayo de 2013, cuyo objeto era “Realizar la Consultoría para la actualización del diseño conceptual del Sistema Estratégico de Transporte Público SEPT en sus componentes técnicos, legal y financiero para la ciudad de Ibagué” el cual determinó un IPK de 1.1 para la ciudad de Ibagué, es decir que en Ibagué las rutas de transporte público movilizan 1 pasajero por kilometro recorrido. Meta de imposible cumplimiento. Resulta que la línea base de IPK=1,8 se incluyó con fundamento en los estudios de SETP del año 2008. Sin embargo en el reciente estudio de actualización del SETP se estableció que del 2008 al 2013 el IPK sigue bajando y ahora estamos con IPK=1,4 (por debajo aún de la misma línea base 2008). Es materialmente imposible elevar y cumplir los compromisos en esta meta. Las necesidades de viajes ahora son satisfechas con motocicletas (crecimiento casi exponencial), viajes a pie o en taxi, es decir hay migración en la forma de desplazamiento y cada vez se usa menos el transporte público colectivo. Esta situación ya fue expuesta a Planeación Municipal




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Al realizar evaluación del indicador zoonosis y control de alimentos se establece que la Secretaria de Salud no dio cumplimiento a las siguientes metas: 3 capacitaciones al personal de la IPS, docentes, sobre normas técnicas y protocolos para prevención y control de enfermedades transmitidas por vectores, esterilizar 1200 animales caninos y felinos a través de jornadas de vacunación, procesar 60 muestras para la vigilancia activa de caninos y felinos en coordinación del coso Municipal de Ibagué, no se realizo vigilancia y control de BRISELA LEPTOSPOROSIS a través de 100 muestras de agua y leche, aplicar raticida a 3470 viviendas y 144 hectáreas. así mismo se incumplió con la meta de resultado 1 del programa 14, inspección, vigilancia y control de establecimientos comerciales (alimentos saneamiento básico) al no realizar 50 visitas técnicas de inspección y vigilancia y control de ópticas y laboratorios programadas incumpliendo con esto la Resolución 1229 de 2013,

1. Realizar capacitaciones a personal docente, comunidad en general, estudiantes y personal de IPS.2.Esterilzar 1200 caninos y felinos, 3. Procesar 60 Muestras de Brucelosis y Leptospirosis. 4. Aplicar rodenticida parafinado y pelletizado a 3470 Viviendas y 144 Hectáreas.

Secretaría de Salud (SALUD PUBLICA)

01/11/2014-29/10/2015

1- CAPACITACIONES, 2-ESTERILIZACION CANINOS Y FELINOS, 3-MUESTRAS BRUSELOSIS Y LEPTOPIROSIS, 4- APLICAR RATICIDA

1. Numero de Capacitaciones Realizadas/ Numero de Capacitaciones Realizadas/ Números de Esterilizaciones realizadas/ Numero de Esterilizaciones Proyectadas. 3. 100% de muestras procesadas.4. Numero de Vivienda con aplicación de rodenticida parafinado Proyectado/ Numero de Viviendas aplicadas

. Para el desarrollo de la actividad de Zoonosis se efectuó el proceso de contratación, mediante licitación 59 del 29 de Diciembre de 2014. Durante este mismo año se llevaron a cabo 3 Procesos de Selección abreviada de Menor Cuantía cuyo objeto era: contratar la prestación de servicios, para desarrollar las actividades de promoción, prevención y vigilancia de las enfermedades zoonoticas a través de campañas de vacunación para el control de leptospira, y regulación de la población canina y felina, en el municipio de Ibagué. No 021-2014, 035 del 2014, 058 del 2014. Los proponentes que cumplieron con los requisitos habilitantes para ser evaluadas las correspondientes propuestas, no cumplieron con los requisitos y componentes requeridos y ante el incumplimiento de los requisitos técnicos requeridos en el pliego de condiciones definitivo. Para el periodo 2015 el nuevo contrato se encuentra en proceso de revisión.

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La Administración Central incumple con lo establecido por el Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Territorial por medio de la resolución 627 de 2006 ya que las emisiones sonoras (Ruido) superan los límites establecidos.

Realizar control periódico coordinado con las dependencias afines a la problemática del ruido (Inspección Ambiental, CORTOLIMA, Dirección de Justicia de la Secretaría de Gobierno, Policía Nacional, Secretaría de Tránsito, GEPAD)

Inspección Ambiental, CORTOLIMA, Dirección de Justicia de la Secretaría de Gobierno, Policía Nacional, Secretaría de Tránsito, GEPAD

30/10/2014 - 29/10/2015

6 mediciones.

mediciones realizadas / 6 mediciones programadas

En 2014 se realizó una jornada de control del ruido en la carrera 5ª entre calles 38 y 39 junto con la inspección ambiental, Dirección de Justicia, Policía Nacional los cuales incluyeron las mediciones de nivel de ruido de los establecimientos visitados La Administración Municipal adelanta mediciones ambientales para levantar y consolidar el MAPA DEL RUIDO de la Ciudad de Ibagué, a través de proceso contractual a cargo de la Secretaría de Planeación Municipal. Antes de terminar el plazo comprometido se solicitará el suministro de la información pertinente para aportar al presente plan de mejoramiento.




Realizar dos (2) campañas de sensibilización dedicadas a concientizar sobre los efectos que genera la contaminación sonora (ruido)


30/10/2014 - 29/10/2015

Dos (2) campañas

Campañas realizadas / 2 campañas programadas.

Mediante Convenio 042 de 2014 con la Corporación Formación y Desarrollo cuyo objeto era: Aunar esfuerzos para la ejecución del proyecto implementación de acciones en matera de seguridad vial mediante campañas de sensibilización y capacitación, se realizaron 3 campañas dirigidas a sensibilizar a 1) 1.200 Conductores de Transporte Público, instalación de acrílicos alusivos a la reducción del ruido en las Busetas, 2) 120 Comerciantes y Ciudadanía en general del sector céntrico de la ciudad en el marco del “Plan Centro” (Concepto de seguridad val, ruido y análisis de frecuencias, efectos en la salud de la contaminación sonora, actitud personal, etc.) mediante 30 jornadas de sensibilización en donde se implementaron disfraces alusivos, Hombres vallas, Moto-Vallas, y la distribución de 52.000 flyers alusivos. 3) Se capacitaron a 500 estudiantes de los grados 7°, 8°, 9°, 10° y 11° de instituciones educativas de la ciudad en temas de seguridad y prevención vial donde se incluyo la temática de contaminación auditiva y la importancia de la reducción del ruido. Dentro de las campas del buen uso al espacio público, los reguladores de tránsito que se ubican en las principales vías y puntos críticos de la Ciudad, motivan a los conductores a la reducción del ruido en las Busetas.

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El grupo de prevención y atención y desastres, no aporto los documento soportes durante la visita realizada ni con posterioridad sobre la gestión realizada respecto a la atención a los eventos catastróficos presentados durante la vigencia 2013, tampoco entrego el informe de gestión solicitado, situaciones estas que evidencia el incumplimiento a la ley 594 de 2000.

1, remisión en fotocopia simple de los formatos de registro de entrega de ayudas humanitarias a las familias damnificadas. 2. remisión de informe de gestión 2013 3- Archivar los documentos del CENSO beneficiario, acordes a las normas de archivo.

Oficina Atención y prevención Desastres, Secretaria de Salud.

30/10/2014 - 29/10/2015

1. número de familias damnificadas atendidas 2. Informe de gestión anual 3- Documentos soportes anexos en carpeta contrato.

1, número de familias damnificadas /numero de entregas de ayudas humanitarias a cada una de ellas 2, informe de gestión 2013/numero de informes del cuatrienio 3- Total documentos carpetas contrato / documentos para archivar

Debido a que los soportes de censos hacen parte de los documentos remitidos a la unidad nacional de gestión del riesgo para obtener ayudas humanitarias se está requiriendo a UNGRD, copia de dichos censos. En Noviembre del año 2014 se realizo mesa de trabajo con la Contraloría Municipal y el acompañamiento de la oficina de control interno de la Alcaldía, en esa mesa se pretendía aportar los documentos el ente de control manifestó que por ser un Hallazgo Administrativo, serán revisados en el próximo proceso auditor




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La Administración Central de Ibagué, no dio estricto cumplimiento a lo establecido en el artículo 42 de la ley 99 de 1993 y al decreto 3440 de 2004, por lo que a 31 de diciembre de 2012, el municipio no canceló oportunamente la tasa retributiva, la cual se pagó con posterioridad generando intereses e interés de mora por la suma de $29.332.389,00, los cuales se cancelaron por parte del municipio de Ibagué con orden y comprobante de pago número 3593 de fecha 3 de mayo de 2013, por incumpliendo con las fechas estipuladas por la Corporación Autónoma Regional del Tolima generando detrimento fiscal por la suma mencionada al municipio de Ibagué, vulnerando igualmente lo indicado en la Ley 99 de 1993, Artículo 42; Decreto 3440 del 21 de octubre de 2004.

Se pactara con Cortolima un plan de pagos para cancelar lo adeudado por el Municipio, y disminuir los intereses moratorios.

Secretario de Desarrollo Rural

08/10/2014 al07/04/2015

Acuerdo de pago

Acuerdo pago elaborado / acuerdo pago programado.

Se Apropio para pago de la tasa retributiva para la vigencia 2014 valor de $157.331.768 de los cuales se han pagado $106,323,295 y se está adelantando los trámites pertinentes con la Corporación Autónoma Regional del Tolima para llegar al acuerdo de pago y disminuir los interés moratorios de lo adeuda por el municipio por este concepto. Se cuenta con copias de actas, oficios y recibo de pago. Se canceló tasa retributiva por valor de $123.937.669.00 según resolución 2578 de los trimestres 3 y 4 de 2013. Se pago tasa retributiva por valor de $279.298.793 de los trimestres3 y 4 del 2012, 1 y 2 de 2013, según resolución 2931. Con estos pagos realizados ya se quedo al día con todos los pagos de tasas retributivas hasta el 31 de Diciembre de 2014, se cuenta con copias de actas, oficios y recibo de pago.

24

La Administración Central de Ibagué, no dio estricto cumplimiento a lo establecido en el numeral 13 del artículo 31 de la ley 99 de 1993 y Resolución 2598 de 2011, Por lo que el Municipio de Ibagué, canceló la suma de $420.426,00, por concepto de intereses por mora; por el no pago oportuno dentro de las fechas estipuladas por la Corporación Autónoma Regional del Tolima. Generándose detrimento fiscal por el valor mencionado, vulnerándose lo señalado en la Ley 99 de 1993, Artículo 42; Decreto 3440 del 21 de octubre de 2004

1-Se pactara con Cortolima un plan de pagos para cancelar lo adeudado por el Municipio, y disminuir los intereses moratorios. 2- Se efectuara una solicitud adición de recursos a la Secretaria de hacienda, para cancelar el valor total deuda

1-Secretario de Desarrollo Rural 2- Secretaria de Hacienda, Tesorería.

08/10/2014 al 30/06/2015

1- Acuerdo Pago 2- Oficio dirigido Hacienda.

1-Acuerdo pago elaborado / acuerdo pago programado. 2- Oficio dirigido Hacienda.

Se realizó la totalidad del pago de lo adeudado pro concepto de pago de tasa retributiva hasta el 31 de Diciembre de 2014, la Oficina Jurídica de la Alcaldía está realizando los trámites pertinentes con Cortolima para realizar el pago de lo adeudado por concepto de seguimientos ambientales.




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De acuerdo a lo registrado en la tabla numero 38 el Municipio de Ibagué adeuda a CORTOLIMA por tarifas ambientales la suma de $209.011.100 a 30 de agosto de 2014, debiendo cancelar la suma de $270.976.168. Por lo tanto, el Municipio de Ibagué, adeuda a CORTOLIMA la suma de $61.965.068.00,por concepto de intereses moratorios; por el no pago oportuno dentro de las fechas estipuladas por la Corporación Autónoma Regional del Tolima, existiendo gestión antieconómica por parte del Municipio

1-Se pactara con Cortolima un plan de pagos para cancelar lo adeudado por el Municipio, y disminuir los intereses moratorios. 2- Se solicitara una solicitud adición de recursos a la Secretaria de hacienda, para cancelar el valor total deuda 3- La Dirección de contratación, realizara el seguimiento respectivo para el pago de la tarifa ambiental, a través de capacitación a los supervisores y ordenadores gasto, y ejecutores

1-Secretario de Desarrollo Rural 2- Secretaria de Hacienda, Tesorería. 3- Dirección Contratación.

30/10/2014- 29/10/2015

1- Acuerdo Pago 2- Oficio dirigido Hacienda. 3- capacitación Contratación.

1-Acuerdo pago elaborado / acuerdo pago programado. 2- Oficio dirigido Hacienda. 3- Capacitación realizada / capacitación programada.

Se está adelantando los trámites pertinentes con la Corporación Autónoma Regional del Tolima para llegar a acuerdo de pago y disminuir los intereses moratorios de lo adeudado por el Municipio por este concepto. Los pagos que se encuentran en cobro coactivo por la Oficina Jurídica de Cortolima ya están en proceso de pago por parte de la Oficina Jurídica de la Alcaldía, como son seguimientos ambientales y otros. Se cuenta con las actas y oficios enviados.

26

Se pudo establecer por este grupo auditor que la administración no está cumpliendo y esta sobrepasando los precios de los costos unitarios que se encuentran establecidas, dentro de las resoluciones nro. 016 del 07 de Febrero de 2012 y la 0112 del 17 de Mayo de 2012, emitidas por la Secretaria de Infraestructura del Municipio de Ibagué, lo cual no otorga las garantías presupuestales para el supervisor durante el tiempo de ejecución del contrato.

1- Realizar capacitaciones a los enlaces y ordenadores del gasto, referente al cumplimiento de los precios unitarios, en las circulares del asunto.

1- Dirección de contratación y Secretaria de Infraestructura.

30/10/2014- 30/06/2015

1- 2 Capacitaciones

1- Capacitaciones realizadas / capacitaciones programadas.

Se realizaron capacitaciones de fecha 14 de abril de 2015 y 11 de junio de 2015.

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Teniendo en cuenta que el ente de control ya advirtió, la falta de indebida planeación al contrato 2194 de 2013 de la Administración central, que es objeto de denuncia 036, es de advertir que esto no permite el propósito contenido en la ley 1150 de 2007, respecto a la tipificación, asignación y cuantificación de riesgos en el contrato estatal, específicamente en el denominado riesgo de construcción, se puede trasladar dicho riesgo al contratista, al encargarse de la última fase de los diseños del proyecto, hecho del cual tampoco ocurrió con la ejecución del presente contrato, toda vez que los diseños no fueron atribuidos

1-Capacitar a los supervisores sobre las responsabilidades y deber de informar y desplegar las acciones correspondientes en caso de retrasos e incumplimientos por parte de los contratistas.2-Realizar comités técnicos cada cuatro meses, con los supervisores y ordenadores del gasto, frente al asesoramiento precontractual de los expedientes.


1 Y 2 : 12 de octubre de 2014 hasta 11 de octubre de 2015

1-Realizar una capacitación en cada semestre 2- Realización 3 comités técnicos.

1-Número de capacitaciones programadas / número de capacitaciones realizadas 2- Comités técnicos realizados / Comité técnicos programados

1- Sin avance a 30 de junio de 2015. 2- Se han realizado 2 comités técnicos de fecha 18 y 19 de febrero/2015.




específicamente dentro de las obligaciones del contratista.

ENTIDAD: ALCALDIA DE IBAGUE REPRESENTANTE LEGAL: LUIS HERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ

PERIODO DE EJECUCION: 20 DE NOVIEMBRE 2014 AL 19 DE NOVIEMBRE DE 2015.

VIGENCIA EVALUADA: 2013 MODALIDAD DE AUDITORIA: Especial a la Contratación, de la Admón. Central Mpio Ibagué.

AVANCE A 30-06-2015

FECHA DE SUSCRIPCION : 20 DE NOVIEMBRE DE 2014

No. HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA RESPONSABLES

CRONOGRAMA DE EJECUCION

METAS CUANTIFICABLES INDICADORES DE CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES

1 En el 95% de los contratos tomados en la muestra la Administración Central de Ibagué, fue recurrente en el no cumplimiento de lo dispuesto en las normas y leyes para la Publicidad de los mismos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), y en lo dispuesto en el Manual de Contratación de la Entidad Auditada, como requisito no exigido en unos casos y realizado extemporáneamente en otros.

Realizar la publicación en el SECOP de todos los actos contractuales de conformidad con el Estatuto General de Contratación Pública.

Dirección de Contratación.

20 de noviembre 2014 al 30 de agosto de 2015

100% de la Publicación de los actos contractuales a publicar de conformidad con el Estatuto General de Contratación Pública.

Número de Contratos regidos por el Estatuto General de Contratación publicados / Número de contratos suscritos regidos por el Estatuto General de Contratación publicados.

Se ha dado cumplimiento en la publicación, sin embargo el Grupo de Contratación se encuentra en proceso de verificación de toda la documentación publicada.




2 La Administración central no elabora los

estudios previos con la suficiente claridad, lo que se determina falta de planeación además de que no permite que los interesados en contratar con el estado se enteren en forma oportuna. Igualmente en los contratos 838 y 1552 no cuentan con acto administrativo de adjudicación del contrato.

Elaborar los estudios previos de conformidad con la normatividad vigente, dando cumplimiento a los principios de la contratación estatal.

Secretarías Ejecutoras

20 de noviembre 2014 al 30 de junio de 2015

100% de los estudios previos elaborados conforme a la normatividad de contratación estatal.

Estudios previos elaborados conforme a la norma de contratación estatal / Total de estudios previos a realizarse

Las secretarías ejecutoras realizan los estudios previos de conformidad con la normatividad vigente. El Grupo de Contratación citará a reunión en el mes de enero a los enlaces con el propósito de recordar la importancia de la adecuada elaboración de dicho documento. Instructivo realizado En la secretaria de Infraestructura los estudios previos se realizan de acuerdo a los parámetros dados por la Oficina del Contratación de la Administración Municipal los cuales son revisados por el grupo de contratación.

3 La administración central no acredita el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social antes de proceder a realizar el desembolso del anticipo.

Verificar en todo contrato que el contratista se encuentre al día en el pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales de conformidad con la normatividad vigente antes de autorizar cualquier desembolso.

Supervisores


100% de los Expedientes contractuales con los documentos que acreditan el cumplimiento del contratista con seguridad social y parafiscales cuando a ello hubiere lugar

Expedientes contractuales con los documentos que acreditan cumplimiento de seguridad social / Expedientes contractuales

Los supervisores allegan al expediente original del contrato copia del documento que acredita el cumplimiento con los pagos de seguridad social antes de realizarse cualquier desembolso. En ejecución. Los supervisores antes de certificar el cumplimiento como requisito para el pago realizan la respectiva verificación Antes de realizar los pagos respectivos, los supervisores de la Secretaria de Infraestructura, verifican el cumplimiento de la normatividad frente a los aportes al sistema de seguridad social y pólizas.

4 La administración central faltó al principio de legalidad al no verificar las nuevas cuantías que se debían asegurar con la modificación de las pólizas de garantía sobre el valor adicionado al contrato 1997, no evidenciándose la aprobación de pólizas al igual que en los contratos 23 y 1325; así mismo, en el contrato 118 se observa un pagare en blanco y sin diligenciar ni soportar, y el contrato 2404 de 13 de diciembre 2013 está suspendido por falta de pólizas de garantía de obra, lo que puede acarrear problemas económicos para la administración.

A llegar al Grupo de Contratación las pólizas para su aprobación (iníciales y de adicionales) cuando a ello hubiere lugar.

Supervisores


100% Expedientes contractuales con las pólizas actualizadas cuando a ello hubiere lugar

Expedientes contractuales con las pólizas actualizadas / Total de expedientes que requieren pólizas

La Dirección de Contratación revisa y aprueba las pólizas que son allegadas por los supervisores. Los supervisores antes de autorizar el inicio del contrato verifican la aprobación de la póliza cuando a ello hubiere lugar.




5 La Administración Central no efectuó el

descuento ni exigió el pago del 5% de la Contribución para seguridad ciudadana por la suma de $367.548.501,00, desconociendo lo contemplado en la ley 418 de 1997 y las que la prorrogan incluida la ley 1421 de 2010 vigente y el fallo del Consejo de Estado No.17907 de 2012.

Exigir para todo contrato que lo requiera el pago del 5% de contribución para la seguridad ciudadana para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 121 de la ley 418 de 1997.

Grupo de Tesorería

20 de noviembre 2014 al 19 de noviembre de 2015

Trámites realizados de conformidad con el artículo 121 de la ley 418 de 1997

Cumplimiento con el artículo 121 de la ley 418 de 1997.

La Administración Central Municipal está realizando el descuento de la contribución del 5% para seguridad ciudadana de conformidad con la normatividad vigente. Se ha dado cumplimiento por parte de la entidad.

6 Los supervisores e interventores de los contratos no dan cumplimiento de las obligaciones establecidas en lo relacionado con adjuntar a los expedientes de los contratos en forma oportuna los documentos requeridos que soporten su ejecución para permitir un seguimiento adecuado.

Realizar 3 comités técnicos de manera trimestral con los supervisores de los contratos recordándoles sus responsabilidades a fin de que alleguen la información en forma oportuna para ser archivada en el expediente contractual.



Realización del 100% de los comités técnicos

Comités técnicos realizados / Comités técnicos programados

Se han realizado 2 comités técnicos de fecha 18 y 19 de febrero/2015.

7 La Administración Central de Ibagué no está dando cumplimiento a lo establecido en el manual de contratación de la Entidad respecto a la liquidación de los contratos, puesto que en la prueba selectiva de la contratación vigencia 2013 se evidencio que en un 67% de ellos no se ha suscrito el acta de liquidación ni la declaratoria de paz y salvo en la forma y términos previstos, los contratos se encuentran totalmente ejecutados y para el último pago se toma simplemente la certificación del supervisor de recibo a satisfacción, incumpliendo lo preceptuado por la ley 1150 de 2007 art 11, ratificado en el manual de contratación adoptado por la Entidad.

Liquidar todos los contratos que lo requieran dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y al artículo 217 del Decreto 019 de 2012.

Grupo de Contratación, supervisores y ordenadores del gasto


100% de contratos liquidados de conformidad con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del Decreto 019 de 2012

Contratos liquidados de conformidad con la normatividad vigente / Total de contratos a liquidar

En ejecución.




8 La Administración Central de Ibagué no está

dando estricto cumplimiento a lo establecido en su manual de contratación en lo que corresponde a la suscripción del acta de inicio para la ejecución de lo contratado.

Suscribir acta de inicio para todo contrato que lo requiera como requisito para ejecución del contrato cuando a ello hubiere lugar de conformidad con lo establecido en el manual de contratación y allegarlo al Grupo de Contratación.

Supervisores


100% de los expedientes contractuales con acta de inicio cuando a ello hubiere lugar

Expedientes contractuales con acta de inicio / Total de expedientes contractuales sujetos a suscripción del acta de inicio

Los supervisores están suscribiendo el acta de inicio durante la vigencia 2015, dando cumplimiento a la acción correctiva.

9 Analizados los contratos, se evidenció que en algunos de ellos la actividad registrada en el RUT no se encuentra actualizada y en otros no se evidencia este documento, en tal sentido el cumplimiento del objeto del contrato se afecta debido a la calidad y selección del contratista, por incumplimiento de las normas contractuales.

Verificar la existencia del RUT en todos los expedientes contractuales de conformidad con la Resolución 000139 de 21 de noviembre de 2012.


20 de noviembre 2014 al 19 de abril de 2015

100% de los expedientes contractuales con RUT actualizado

Expedientes contractuales con RUT actualizado / Total de expedientes contractuales sujetos a contener RUT

El Grupo de Contratación verifica la existencia del RUT en los expedientes contractuales de conformidad con la Resolución 000139 de 2012. Se ha dado cumplimiento por parte de la entidad.

10 Al efectuar visita técnica para verificar las cantidades de obra de algunos contratos se halló un presunto detrimento fiscal que asciende a la suma de $2.511.840.00, de acuerdo a lo evidenciado en los siguientes contratos: En el No. 838 de 2013 las cantidades de obra contenidas en el ítem 2,4 sobre pasa lo estipulado en la suma de $1.103.784,en los ContratosNos.1252, 1250 y 1253 se encontraron grietas transversales, longitudinales y hundimientos por valor de $1.255.912 y del contrato No. 831/2013 en las actas aparece como ejecutado la demarcación tipo tráfico por $152.144.00 lo que se constató que es obra cobrada que no fue ejecutada.

Solicitar informe trimestral a los supervisores de los contratos mencionados y realizar seguimiento para verificar el incumplimiento de la función como supervisor de los contratos (838, 1252, 1250, 1253 y 831 de 2013) hasta su liquidación.

Ordenador del Gasto


100% de los informes elaborados y revisados

Informes elaborados y revisados / Total de informes solicitados

Se envió memorando 1320-04118 de 09 de febrero de 2015 al Ordenador del Gasto, el Ordenador remitió a la Secretaría de Infraestructura con memorando 1010-5239 de 16 de febrero de 2015. Con relación al contrato 1253 del 21 de Junio de 2013, se envío memorando 1082-04994 del 13 de febrero de 2015 a la Secretaría de Apoyo a la Gestión por requerimiento, con copia a la contraloría Municipal y a la Oficina de Control Interno; Los reportes de informes, actas y demás documentación que es de cada contrato reposan en las distintas carpetas que tiene bajo custodia la Oficina de Contratación, las cuales son reportadas por cada supervisor, algunos contratos están ya con acta de liquidación es el caso del contrato No. 831-2013




11 Como resultado de visitas técnicas de obra

realizadas se encontró: En el contrato de obra No. 550 de 2011 se presenta una afectación parcial a las obras por deficiente calidad por valor de $ 1.681.917 para el Municipio de Ibagué, respecto al Contrato No. 285 del 2012 aparece obra cobrada pero no ejecutada por valor de $334.000,17, en el contrato obra No. 284 de 2012 se encontró obra no contemplada en los ítems por la suma de $1.149.403.00, por lo que se determina un presunto detrimento patrimonial por valor total de $3.165.320.17.

Solicitar reporte trimestral al Secretario Ejecutor y al Supervisor, donde expliquen acerca de los contratos 550 de 2011, 285 de 2012 y 284 de 2012 y remitirlo al Ente de Control.

Ordenador del Gasto


100% de los reportes elaborados y revisados

Reportes elaborados y revisados / Total de reportes solicitados

Se envió memorando 1320-04131 de 09 de febrero de 2015 al Ordenador del Gasto, el Ordenador remitió a la Secretaría de Infraestructura con memorando 1010-5239 de 16 de febrero de 2015, los reportes de informes acatas y demás documentos para ser archivados en las carpetas que reposan en la Oficina de Contratación.

12 Se evidencia incumplimiento al objeto contractual y a las obligaciones contraídas dentro del Contrato número 1512 de 30 de agosto de 2013, por cuanto el contratista no realizó el proceso de depuración de información dentro del tiempo inicial del contrato y no se exigió por parte de los supervisores el cumplimiento del total de las obligaciones, y no es justificable para la Contraloría que por esta omisión se proceda a realizar por parte de la Administración Central una adición del mismo por valor de $720 Millones para cumplir con dicha obligación y otras actividades inicialmente pactadas; ya que analizada la justificación y las obligaciones evidenciadas por este grupo auditor dentro de la adición al contrato, se concluye que son las mismas actividades relacionadas en el contrato inicial. Además, que paralelamente al proceso contractual en cuestión, se viene realizando desde el mes de julio de 2013 un proyecto encaminado al cubrimiento de los procesos más relevantes del municipio que incluyen Gestión Documental, Predial, Industria y Comercio, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Cobro Coactivo, con el fin de dar solución definitiva a los problemas más significativos en cuanto a liquidación y administración del recaudo del impuesto predial e industria y comercio. De igual manera, es claro que hubo flagrante y ostensiblemente violación al principio de planeación por parte de la Administración Central, por factores como: no contemplar la inclusión en el plan de compras de la entidad la contratación de un Sistema de Información Geográfica que apoye las necesidades tributarias del municipio,

Solicitar reporte bimensual al Supervisor, donde explique acerca del contrato1512 de 2013 y remitirlo al Ente de Control.

Ordenador del Gasto




Se envió memorando 1320-04582 de 11 de febrero de 2015 al Ordenador del Gasto.




no realizar una priorización de necesidades informáticas en la Administración Central, no prever la existencia de inconsistencias que presenta la base de datos tributaria del municipio para llevar a cabo una correcta ejecución del objeto contratado, violando el principio de planeación consagrado en el Artículo 25 de la Ley 80 de 1993. Por lo anterior, se configura un presunto detrimento de carácter fiscal por parte de la Administración Central por un valor total de $720.000.000, como consecuencia de una gestión fiscal antieconómica, ineficiente e ineficaz.

13 En la administración Central al evaluar el contrato No. 177de 2013, se observa que el supervisor no exige al contratista el cumplimiento total del objeto contractual ni de las obligaciones referidas en las cláusulas contractuales, determinándose que no suministra en forma completa lo pactado para cada uno de los adultos mayores relacionados.

Realizar capacitación semestralmente a los supervisores sobre: 1) Estatuto Anticorrupción, y capacitación sobre 2) procedimiento de supervisión y manual de contratación.

1) Grupo de Talento Humano. 2) Grupo de Contratación.


100% de las Capacitaciones realizadas

Capacitaciones realizadas / capacitaciones programadas

El 26 y 27 de febrero y el 04 y 05 de marzo el Abogado del Grupo de Contratación Leonardo Bastidas realizó capacitación sobre Estatuto Anticorrupción y responsabilidades de los supervisores. Lo anterior de conformidad al memorando 1320-04139 de 09 de febrero de 2015.

14 Como resultado del seguimiento a la denuncia D-030/14, de acuerdo a la supervisión hecha al Contrato de obra N°1253 de 2013 cuyo objeto era el de Mantenimiento de la vía, pavimentación y parcheo de la carrera 1ª. entre calles 19 hasta la 34 del Municipio de Ibagué, se encontraron deficiencias en la elaboración de los estudios previos y diagnóstico de la obra, pues de acuerdo a lo indicado por el supervisor del contrato en mesa de trabajo del 8 de septiembre de 2014, en la ejecución del contrato fueron advertidas algunas necesidades no previstas en los

Solicitar reporte bimensual al Secretario Ejecutor y al Supervisor, donde expliquen acerca del contrato 1253 de 2013 y remitirlo al Ente de Control.

Ordenador del Gasto




Se envió memorando 1320-04141 de 09 de febrero de 2015 al Ordenador del Gasto, el Ordenador remitió a la Secretaría de Infraestructura con memorando 1010-5239 de 16 de febrero de 2015. Con relación al contrato 1253 de fecha a21 de junio de 2013, se envío memorando 1082-04994 de fecha 13 de febrero de 2015 a la Secretaria de Apoyo a la Gestión por requerimiento, con copia a la Contraloría Municipal y a la Oficina de Control Interno . Los reportes de informes, actas y demás documentos que es de cada contrato reposan en las distintas carpetas que tiene bajo custodia la Oficina de contratación.




estudios previos, es el caso de variables previsibles como la obtención de información con la empresa IBAL sobre el estado de la red de acueducto y alcantarillado en el sector a desarrollar el proyecto, imprevisión que surge a la postre como una talanquera para la ejecución del contrato por la falta de cumplir con el requisito exigido por dicha empresa de certificación de las instalaciones de acueducto y alcantarillado para poder hacer legalmente la intervención de la malla vial, lo que conllevó a la suspensión de la obra por largo tiempo y a la necesidad de adicionar el contrato para ejecutar obras complementarias, retrasando la ejecución de la misma y con ello provocando incomodidad e inconformismo en la comunidad del sector, situación que refleja una clara improvisación en la inversión de los recursos y evidencia la inaplicabilidad de los principios de planeación, eficiencia y eficacia en la gestión contractual de la entidad.

15 En la Administración Central existen deficiencias técnicas en la formulación, programación y ejecución física y financiera de las metas de producto de la mayoría de los proyectos de inversión incluidos en el Plan Indicativo, ya que en algunos casos lo ejecutado duplica o triplica a lo programado, mientras que en otras metas los productos logrados estuvieron muy por debajo de lo proyectado, por lo que este instrumento no cumple su función de planeación eficientemente, porque genera incertidumbre y no permite hacer una correcta programación y asignación de los recursos de inversión apropiados en el presupuesto.

Realizar capacitación semestralmente a los supervisores, enlaces y secretario ejecutores sobre Plan Indicativo.

Secretaría de Planeación ESTUDIOS ESTRATEGICOS


100% de las capacitaciones realizadas

Capacitaciones realizadas / capacitaciones programadas

Se envió memorando 1320-04143 de 09 de febrero de 2015 a la Secretaría de Planeación, quien respondió mediante memorando 1010-06373 de 24 de febrero de 2015. Esta actividad se realiza en cada vigencia con la participación de Secretarios de Despacho, enlaces y Gerentes de Institutos Descentralizados o sus delegados. En la Vigencia 2014 se realizó el proceso de capacitación en el segundo trimestre y se prosiguió con el seguimiento y la asesoría permanente a cada una de las Secretarías de Despacho. Para la vivencia 2015, se viene desarrollando el acompañamiento a las diferentes dependencias de la Alcaldía en materia de reporte de información y se tiene programada el proceso de capacitación para el mes de julio.




ENTIDAD: ALCALDIA DE IBAGUE


PERIODO DE EJECUCION : ABRIL 16 DE 2015 AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015

VIGENCIA EVALUADA: Vigencia 2008 A 2013

MODALIDAD DE AUDITORIA : AUDITORÍA EXPRÉS A LA SECRETARIA DE CULTURA, TURISMO

Y COMERCIO DEL MUNICIPIO DE IBAGUÉ – PROYECTO PANOPTICO DE IBAGUE,


FECHA DE SUSCRIPCION : ABRIL 16 DE 2015

No. HALLAZG

O DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA

RESPONSABLES

CRONOGRAMA DE

EJECUCION METAS CUANTIFICABLES


OBSERVACIONES

1

Durante el proceso de auditoría exprés se evidenció el incumplimiento de obligaciones contractuales tanto por parte de la Administración Municipal como de los cooperantes en los convenios interinstitucionales al permitir que se dé inicio a la ejecución de obra sin contratar la interventora, se superan ampliamente los términos establecidos para liquidar de común acuerdo y/o unilateralmente los convenios y se recibe a satisfacción un servicio sin el cumplimiento total de las obligaciones, por presuntas deficiencias en las actividades de supervisión lo que conlleva a exponer a la Administración Municipal a riesgos de tipo económico por ejecución de contratos sin la adecuada vigilancia, por la no liquidación dificultando además las actividades de auditoría, tal como se evidenció para los convenios de Cooperación Interinstitucional números 0295 de 2009 y 0057 de 2011.

Se realizaran acciones administrativas a efecto de cumplir los términos pactadas en la clausula de liquidación, ya sea de manera unilateral o bilateral para los convenios y contratos que se realicen con ejecución del proyecto Panóptico, para lo cual se procederá a realizar mesa de trabajo con los cooperantes a efecto de realizar dicha liquidación

Secretaría de Cultura, Turismo y

Comercio.

Marzo 16-2015 / Noviembre 30 de 2015,

1- Cumplimiento 100% compromisos adquiridos.

1- 100% Compromisos convenio realizados /

compromisos establecidos. En ejecución

Para todos los convenios relacionados con proyectos de inversión en infraestructura, del sector de cultura, se le asignara la interventoria, previo inicio de su ejecución, y se exigirá a los supervisores de los


Comercio.


1-100% proyectos relacionados sector cultura, se iniciaran, previa designación de la

interventoria y se garantizara el cumplimiento obligaciones

1-Numero de convenios sria cultura, con cumplimiento requisitos supervisión e interventoria / convenios

suscritos sria cultura

En ejecución




mismos, vigilar por el cumplimiento de las obligaciones incluidas en los convenios

Seguimiento por parte de la Oficina de Control interno, a los compromisos de las cooperantes, Alcaldía y Gobernación, ante el incumplimiento segunda se oficiara ante los organismos competentes, Contraloría Departamental

Oficina de Control Interno, Alcaldía

de Ibagué.


1- Seguimiento por parte de control interno, si hay

incumplimiento gobernación se oficiara contralorías

competentes

1-100% Seguimiento y oficiar ante incumplimiento

Se realizo mesa de trabajo el día 02 de Junio de 2015, en la cual participaron, en representación de la Gobernación del Tolima , la interventora, la Secretaria de Cultura y Turismo, el Jefe de la Oficina de Control Interno, en el cual se analizaron los compromisos de los cooperantes, existe acta de fecha 02 de Junio de 2015.

2

Durante la ejecución de los convenios se presentaron prolongadas suspensiones así como demora en el pago de cuentas a favor de los cooperantes ejecutores lo que generó mayores gastos administrativos y exposición a la Administración Municipal al pago de intereses de mora e indemnizaciones a favor de los cooperantes y devolución de recursos recibidos para cofinanciar el proyecto por deficiencias en la gestión por parte del líder de la Secretaría ejecutora y de la supervisión en contravía de los principios de la función administrativa y de la Gestión Fiscal de Economía y de Eficiencia contenidos en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia; Articulo 3 de la Ley 489 de 1998; Artículo 3 de la Ley 610 de 2000 y el Artículo Tercero del Manual de Contratación del Municipio adoptado mediante Decreto 0772 de 2008, tal como se pudo evidenciar para los convenios de cooperación Interinstitucional números 0295 de 2009 y 0057 de 2011 y en el convenio

Para todos los convenios con la Secretaria de Cultura, que se ejecuten, se adelantaran todas las gestiones requeridas para el cumplimiento de todos los requisitos exigidos para su eficiente y eficaz ejecución.


Comercio.


1-100% convenios con las acciones requeridas para el cumplimiento de todos los

requisitos.

1- Numero de convenios sria cultura con todas las

gestiones requeridas para el cumplimiento de todos los requisitos exigidos para su

eficiente y eficaz ejecución / Total de convenios suscritos

y ejecutados

En ejecución




interinstitucional No. 062 de 2011.

3

Para los contratos y/o convenios analizados se omite o se cumple parcialmente con la obligación de publicar los actos administrativos atinentes a la contratación directa, no se definen con claridad y suficiencia las características del bien o servicio a adquirir y se aplica una modalidad de selección distinta de la debida de acuerdo a la realidad del contrato suscrito, por inobservancia de lo establecido en el estatuto general de contratación y en el manual de contratación violando los principios de la función administrativa y de la Gestión Fiscal de Igualdad, Publicidad y Economía contenidos en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia; Articulo 3 de la Ley 489 de 1998; Artículo 3 de la Ley 610 de 2000 y el Artículo Tercero del Manual de Contratación del Municipio adoptado mediante Decreto 0772 de 2008, tal como se pudo evidenciar para los convenios de cooperación Interinstitucional números 0295 de 2009 y 0057 de 2011 y para el contrato de Prestación de Servicios número 1258 del 23 de noviembre de 2012.

El proceso precontractual y la ejecución de todos los contratos y convenios, de la secretaria de cultura se adelantaran de conformidad con la normatividad contractual, correspondiente contenida en la constitución, en la ley y en el Manual de Contratación de la Administración Municipal.

Secretaría de Cultura, Turismo y Comercio / Dirección de Contratación.

16 Marzo de 2015, al 30 de Noviembre de 2015,

1-100% procesos precontractuales y

contractuales, adelantados de conformidad con la

normatividad, constitución, la ley y manual contratac.

1- Nro procesos sria cultura con normatividad

contractual, constiuc, ley y manual contratación / nro proceso adelantados sira

cultura.

En Ejecución




4

Se modifican las condiciones de pago de las sumas entregadas al cooperante de manera anticipada superando el límite del cincuenta por ciento establecido en el Parágrafo del Articulo 40 de la Lay 80 de 1993, se autorizan gastos que superan el presupuesto asignado sin autorización del ordenador del gasto ni disponibilidad de recursos, se omite de manera injustificada la exigencia de garantías definidas en los estudios previos y en la ley, y se presentan deficiencias frente a la elaboración de la minuta del contrato y posterior adición, pues los valores señalados en el registro presupuestal y en la parte inicial del contrato no concuerdan con lo señalado dentro de las cláusulas del contrato en lo que tiene que ver específicamente con su valor y forma de pago por inobservancia del estatuto general de contratación y del manual de contratación de la Administración Municipal incurriendo, presuntamente, en la violación a los principios de la función administrativa y de la Gestión Fiscal Eficacia, de Economía y en subsidio el de Planeación contenidos en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia; Articulo 3 de la Ley 489 de 1998; Artículo 3 de la Ley 610 de 2000 y el Artículo Tercero del Manual de Contratación del Municipio adoptado mediante Decreto 0772 de 2008, tal como se pudo evidenciar para el Convenio de Cooperación Interinstitucional número 0295 de 2009 y para el Contrato de prestación de servicios número 1258 de 23 de noviembre de 2012.

El proceso precontractual y la ejecución de todos los contratos y convenios, de la secretaria de cultura se adelantaran de conformidad con la normatividad contractual, correspondiente contenida en la constitución, en la ley y en el Manual de Contratación de la Administración Municipal.

Secretaría de Cultura, Turismo y Comercio / Dirección de Contratación.

16 Marzo de 2015, al 30 de Noviembre de 2015,

1-100% procesos precontractuales y

contractuales, adelantados de conformidad con la

normatividad, constitución, la ley y manual contratac.

1- Nro procesos sria cultura con normatividad

contractual, constiuc, ley y manual contratación / nro proceso adelantados sira

cultura.

En ejecución




5

Durante las visitas técnicas realizadas para verificar el cumplimiento de cantidades de obra consignadas en el Presupuesto Ejecutado presentado en el informe final del convenio 0295 de 2009, elaborado por la Sociedad Colombiana de Arquitectos – Regional Tolima, se evidenció menor cantidad de obra ejecutada para una de las actividades y cambio de especificaciones técnicas en otras, así como el deterioro prematuro en cielorrasos en Dry Wall y resanes de pavimento; igualmente, se apreció que algunas de las actividades que han sido ejecutadas en cumplimiento del objeto del convenio en cuestión y de inversiones anteriores presentan deterioro o han sido demolidas y/o intervenidas con objeto de la ejecución del contrato que en su actualidad se desarrolla en cabeza de la Secretaria de Cultura, turismo y comercio, incumpliendo con las especificaciones técnicas y cantidades de obra del convenio 295 de 2009 así como con el cuidado que debe tenerse con las inversiones realizadas con recursos públicos en el proyecto. Condiciones estas que se presentan por presuntas deficiencias en las actividades de supervisión e interventoría exponiendo a la Administración a posibles detrimentos por reparaciones prematuras en obras que se encuentran cubiertas por garantías de calidad y estabilidad, por recibir menores cantidades de obra o de menores especificaciones; por demolición o retiro de lo construido por contratistas anteriores y por riesgo de daño debido a falta de precaución por intervenciones en sectores aledaños al proyecto, así como la exposición a

1- Los cooperantes harán los ajustes y correcciones necesarias de acuerdo con lo observado en el hallazgo relacionado, con las obras del convenio 295 de 2009 y se realizaran las reparaciones de los elementos indicados en el hallazgo.

Secretaría de Cultura, Turismo y Comercio.

Marzo 16-2015 / Noviembre 30 de 2015.

1- Realización del 100% de ajustes y correcciones de acuerdo con lo observado en el hallazgo, relacionado con las obras del convenio 295/2009, asi reparaciones acorde al hallazgo

1-100% realización de los ajustes y correcciones

acuerdo al hallazgo En ejecución




sanciones por parte de organismos reguladores.

ENTIDAD: ALCALDIA DE IBAGUE REPRESENTANTE LEGAL: LUIS HERNANDO RODRIGUEZ RAMIREZ

PERIODO DE EJECUCION : MARZO 16 DE 2015 AL 30 DE JUNIO DE 2015.

VIGENCIA EVALUADA: 2014

MODALIDAD DE AUDITORIA : AUDITORIA ESPECIAL A LA SECRETARIA DE CULTURA, TURISMO Y COMERCIO Y A LA CORPORACION

FESTIVAL FOLCLORICA DE COLOMBIA.


FECHA DE SUSCRIPCION : MARZO 16 DE 2015

No. HALLAZG

O DESCRIPCION DEL HALLAZGO

ACCION CORRECTIVA

RESPONSABLES

CRONOGRAMA DE

EJECUCION METAS CUANTIFICABLES


OBSERVACIONES




1

Durante las actividades de verificación de cumplimiento de especificaciones técnicas y cantidades de obra liquidadas en el Acta de Recibo Parcial 01 del contrato de obra 2326 de 2014, se evidenció la existencia de deficiencias en las actividades de vigilancia ejercidas por la supervisión e interventoria representadas en el recibo y autorización de pagos al contratista por actividades que se han ejecutado en cantidades inferiores a las consignadas en la citada acta parcial de recibo de obra en $8.355.699,58 o que no se han ejecutado por $1.714.892,25, con incumplimiento de especificaciones técnicas y sin practicar ensayos de control de calidad como para el caso de base y sub base granular en donde los presunto menores espesores de material colocados representan un mayor valor pagado estimado en $58.258.079,78; asi mismo, se cancelan actividades que están incluidas en la descripción de otras con en el caso de enchapes de piso que ya incluyen el alistado y los volúmenes de excavación para construcción de pavimento en adoquín a los que no se descontó lo correspondiente al descapote con máquina, lo que representa un presunto mayor valor estimado en $5.763.552,5 y se autoriza el pago de actividades ejecutadas de manera distinta a lo propuesto como para las excavaciones en material común de 0 a 2 metros cuyo unitario corresponde a excavación manual y de acuerdo a lo evidenciado se ejecutaron mecánicamente con un sobrecosto calculado en $15.953.637,86; además, se permite el deterioro de elementos ya recibidos y cancelados al contratista como se evidenció para el material de base

1. Elaborar acta de comité de obra en la que se determinen los correctivos referidos en este hallazgo y se procederá a la ejecución de los mismos. 2. Se efectuará requerimiento al interventor y al supervisor para que en lo sucesivo se ejerzan su labor de manera eficiente y efectiva.


16 Marzo de 2015 al 30 de Junio de 2015.

1. Un acta de comité elaborada y soportes de las correcciones efectuadas. 2. Soporte documental del requerimiento efectuado.

1. Un acta de Comité elaborada y con soportes

adjuntos de las correcciones efectuadas. 2. Un soporte documental del requerimiento efectuado.

Se celebro acta de justificación de fecha 07 de Abril de 2015, en la cual participaron: Hugo Miguel Ferro Molina, representante legal de consorcio Panóptico Ibagué, Guillermo Andrés Camacho Obregón, representante legal de CAYCEDO INGENIERIA S:A:S, como Interventor de obra, t el arquitecto Carlos Hernando Díaz Botero, Profesional Universitario de la Secretaria de Educación Municipal, en calidad de supervisor de obra, en esta acta se trataron las observaciones efectuadas por la Contraloría Municipal en el mes de Marzo de 2015y se tomaron lo correctivos necesarios a fin de dar cumplimiento al objeto contractual. Se cuenta con acta de justificación y los soportes documentadas de las acciones correctivas efectuadas.




granular en la terraza #3. También se evidenció que, pese a estar contratadas, se ejecutan actividades que no prestan beneficio alguno al proyecto ni a la comunidad como sucede con la impermeabilización de las placas de cubierta de los módulos que están ciento por ciento ubicados debajo de la cubierta general del Área Nueva del proyecto en las que se invirtieron $9.905.528,19, igualmente, se autorizó la realización de un estudio de suelos y diseño de pavimento por $1.800.000,oo, y que, según lo evidenciado, no fue tenido en cuenta para la construcción de la estructura del pavimento. Estas deficiencias son atribuibles a inobservancia de los manuales de contratación y de las obligaciones contractuales y legales, a desconocimiento por parte de la interventoria de su obligación de sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado; así como de los Principios de la función administrativa de eficiencia, eficacia y responsabilidad, y los principios de la Gestión Fiscal de eficiencia y eficacia, exponiendo a la administración municipal a riesgos de tipo económico y a entorpecimiento en el normal desarrollo de las obras generando un bajo nivel de eficiencia en la utilización de los recursos y posibles sobrecostos.




2

Producto de la revisión para verificar el cumplimiento de especificaciones técnicas y cantidades de obra liquidadas en el Acta de Recibo Parcial 01 del contrato de obra 2326 de 2014, se determinó que por la ausencia de controles adecuados se permite que se realice la contratación con diseños y estudios técnicos previos que no corresponden, lo que se ve reflejado en situaciones como: La existencia de un remanente de $349.360.572 pese a considerar excavaciones de 80 centímetros de profundidad (no previstas) en las terrazas 3 y 4, tras un balance realizado al proyecto; en la necesidad de realizar suspensiones en la ejecución del contrato por inconsistencia en los planos, contratar el diseño de pavimentos para el adoquín a instalar en la terrazas números 3 y 4, levantamientos topográficos de las áreas a intervenir; así como en los 63 items no previstos que se incluyeron en el acta de recibo parcial 01 del 12 de diciembre de 2014, en la que se cancela obra ejecutada al contratista por $567.321.209,68 de los que $438.490.351,00 (77.29%) corresponden a ítems no previstos, desconociendo el principio de economía y en concordancia el de planeación consagrado en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en el Artículo 3° de la ley 489 de 1998 y en el manual de contratación, generando ineficacia en el manejo de los recursos al poner en riesgo el logro de las metas propuestas como se vio reflejado en la necesidad de contratar estudios técnicos e introducir modificaciones sustanciales en el objeto contractual y en la suspensión en la ejecución del contrato.

1. Elaborar acta de comité de obra en la que se determinen los correctivos referidos en este hallazgo y se procederá a la ejecución de los mismos. 2. Realizar reunión o mesa de Trabajo con Oficina de Contratación, Secretaría Administrativa como Ordenadora del Gasto y Secretaría de Infraestructura con el fin de disponer lo necesario para que en todos los procesos de contratación de obras de infraestructura que adelante la Secretaría de Cultura,Turismo y comercio, cuenten con diseños y estudios previos actualizados los cuales permitan claramente la ejecución del proyecto a contratar.

Jefe oficina Asesora de Control Interno

16 Marzo de 2015 al 30 de Junio de 2015

1. Un acta de comité elaborada y correctivos aplicados. 2. 100% de los contratos con estudios y diseños adecuados.

1. Correctivos referidos en los hallazgos aplicados. 1.

Número de contratos tramitados con estudios y diseños adecuados / Total

contratos celebrados.

Se celebro acta de justificación de fecha 07 de Abril de 2015, en la cual participaron: Hugo Miguel Ferro Molina, representante legal de consorcio Panóptico Ibagué, Guillermo Andrés Camacho Obregón, representante legal de CAYCEDO INGENIERIA S:A:S, como Interventor de obra, t el arquitecto Carlos Hernando Díaz Botero, Profesional Universitario de la Secretaria de Educación Municipal, en calidad de supervisor de obra, en esta acta se trataron las observaciones efectuadas por la Contraloría Municipal en el mes de Marzo de 2015y se tomaron lo correctivos necesarios a fin de dar cumplimiento al objeto contractual. Se cuenta con acta de justificación y los soportes documentadas de las acciones correctivas efectuadas.




3

Los cheques de la cuenta corriente del Banco de Bogotá #836089797 de la Corporación Festival Folclórico Colombiano girados a nombre de la señora Gloria Enid Ardila Guevara, por concepto de servicio de coordinación logística general en escenarios del Festival Iberoamericano de teatro satélite Ibagué en el 2014, fueron endosados, cobrados y ejecutados por el personal vinculado directa e indirectamente con la Corporación en mención, relacionados a continuación: Fecha Comprobante egreso # de cheque Valor ($) 10/04/14 4461 649331 11.240.000 11/04/14 4466 649337 1.650.000 15/04/14 4468 649339 7.133.625 24/04/14 4484 649351 2.613.500 Total 22.637.125 La cuenta de cobro soporte de los respectivos giros no registra la firma de puño y letra de la señora Gloria Enid Ardila Guevara, y la señora Yulieth Villanueva, encargada de los giros en la Corporación festival Folclórico colombiano, en mesa de trabajo 005 del 22/01/15, aceptó haber endosado, enviado a cambiar los cheques y posteriormente entregarle el efectivo a la señora Gloria Inés Espinosa, quien se encargó del manejo de los mismos, según lo ratificado por la Representante Legal de la referida Corporación, en dicha mesa.

Para todos los contratos o convenios relacionados con la realización del Festival Folclórico Colombiano se exigirá en las cláusulas de las obligaciones lo siguiente al ejecutor de estos: Cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adecuados que cumplan con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.



1.- 100% de Contratos y convenios de la sria cultura, con su clausulado adecuado según lo referido en la acción correctiva

1. No. de convenios con clausulado adecuado / Total

convenios suscritos

Con el fin de incluir con el compromiso suscrito con la Contraloría Municipal, se remitió a la Doctora Carlina Guarnizo Oviedo, abogada – Contratista del Municipio de Ibagué, oficio No. 2015-037566 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la inclusión en los contratos y/o convenios con la Corporación festival Folclórico Colombiano de la siguiente Cláusula: “Constitución cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adeudados con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.




4

Algunos Pagos efectuados en desarrollo del Festival Iberoamericano de Teatro 2014 con dineros girados a nombre de las señora Gloria Enid Ardila Guevara pero cobrados y ejecutados por la Corporación Festival Folclórico Colombiano, no especifican detalladamente el servicio y/o suministro, otros documentos soporte no cumple con las características tributarias que permiten la legalidad de la transacción comercial y en otros casos, no registran soportes que justifiquen dichos gastos, lo que origina hallazgo fiscal que asciende a $2.346.450,oo , hechos ocurridos entre los días 07/04/14 al 24/04/14.

Para todos los contratos o convenios relacionados con la realización del Festival Folclórico Colombiano se exigirá en las cláusulas de las obligaciones lo siguiente al ejecutor de estos: Cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adecuados que cumplan con todos los requisitos legales, contables y fiscales, asi como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.



1- Contratos y convenios de la sria cultura, con su clausulado adecuado según lo referido en la acción correctiva

1- Numero convenios con clausulado adecuado/ total

convenios suscritos.

Con el fin de incluir con el compromiso suscrito con la Contraloría Municipal, se remitió a la Doctora Carlina Guarnizo Oviedo, abogada – Contratista del Municipio de Ibagué, oficio No. 2015-037566 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la inclusión en los contratos y/o convenios con la Corporación festival Folclórico Colombiano de la siguiente Cláusula: “Constitución cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adeudados con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.

5

Los recursos que la Administración Municipal entregó a la Corporación Festival Folclórico Colombiano para la ejecución del Festival Iberoamericano de Teatro satélite Ibagué 2014, caso específico los girados a nombre de la señora Gloria Enid Ardila, fueron administrados indirectamente por delegados de la Secretaría de Cultura Municipal, bajo reembolso de los mismos una vez asumido el gasto y se realizaron algunos pagos por gastos que no eran de su competencia, algunos de los cuales no fueron debidamente soportados.

Realizar comunicación dirigida a los Supervisores e Interventores de Contratos y Convenios firmados con el Festival Folclórico Colombiano, solicitando que todos los pagos y autorización de gastos en desarrollo de la ejecución del proyecto deben ser realizados únicamente por la Entidad ejecutora.



1- Oficio de requerimiento, notificando a todos los supervisores e interventores

1- Oficio realizado / Oficio Entregado

Se envío circular No. 024104 y 2015-024105 del 30 de Junio de 2015, dirigida a todos los supervisores e interventores de la Secretaría de Cultura y Turismo, indicando que para los pagos y gastos de los contratos o convenios celebrados con la Corporación Festival Folclórico Colombiano, deben ser autorizados únicamente por la entidad ejecutora y recordado la obligación de levantar y suscribir actas de cada una de la reuniones de concertación, al igual que la verificación del cumplimiento en la adhesión de las estampillas pro cultura y pro ancianos con sus respectivas consignaciones antes de firmar el acta de inicio de cada contrato o convenio.




6

No se evidencian actas de reuniones de concertación de actividades a realizar en el Festival Iberoamericano de Teatro 2014 entre la Corporación Festival Folclórico Colombiano y la Secretaría de Cultura Municipal que permitan identificar las decisiones tomadas e intervenciones de los participantes en las mismas.

Realizar comunicación dirigida a los Supervisores e Interventores de Contratos y Convenios firmados con el Festival Folclórico Colombiano, solicitando se realicen actas de cada una de las reuniones de concertación de actividades. Dichas actas deberán contener las intervenciones de los participantes y especificar claramente los procesos de planeación y ejecución de las mismas.



1- Oficio de requerimiento, notificando a todos los supervisores e interventores

1- Oficio realizado / Oficio Entregado

Se envío circular No. 024104 y 2015-024105 del 30 de Junio de 2015, dirigida a todos los supervisores e interventores de la Secretaría de Cultura y Turismo, indicando que para los pagos y gastos de los contratos o convenios celebrados con la Corporación Festival Folclórico Colombiano, deben ser autorizados únicamente por la entidad ejecutora y recordado la obligación de levantar y suscribir actas de cada una de la reuniones de concertación, al igual que la verificación del cumplimiento en la adhesión de las estampillas pro cultura y pro ancianos con sus respectivas consignaciones antes de firmar el acta de inicio de cada contrato o convenio




7

Se constató falta de supervisión en la ejecución de los recursos con los cuales se financió el Festival Iberoamericano de Teatro Satélite Ibagué 2014, específicamente por el manejo irregular de los recursos girados a nombre de la señora Gloria Enid Ardila Guevara, según lo verificado en el seguimiento a la denuncia 068 de 2014, recursos que hacen parte del Convenio 210 de 2013.

Para todos los contratos o convenios relacionados con la realización del Festival Folclórico Colombiano se exigirá en las cláusulas de las obligaciones lo siguiente al ejecutor de estos: Cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adecuados que cumplan con todos los requisitos legales, contables y fiscales, asi como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.



1. 100% de los Contratos y convenios de la sria cultura, con su clausulado adecuado según lo referido en la acción correctiva

1- Numero convenios adecuados/ total convenios

suscritos.

Con el fin de incluir con el compromiso suscrito con la Contraloría Municipal, se remitió a la Doctora Carlina Guarnizo Oviedo, abogada – Contratista del Municipio de Ibagué, oficio No. 2015-037566 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la inclusión en los contratos y/o convenios con la Corporación festival Folclórico Colombiano de la siguiente Cláusula: “Constitución cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adeudados con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto se remitió a la Doctora Carlina Guarnizo Oviedo, abogada – Contratista del Municipio de Ibagué, oficio No. 2015-037566 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la inclusión en los contratos y/o convenios con la Corporación festival Folclórico Colombiano de la siguiente Cláusula: “Constitución cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adeudados con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.




8

En el convenio número 002 de 2014 y el contrato de prestación de servicios número 1549 del 20 de junio de 2014 se encontró incumplimiento en la trazabilidad para los trámites contractuales, deficiente manejo contable y administrativo referente al registro de la información de soporte que debe reposar en los expedientes y que compone cada una de las etapas precontractual, contractual y pos contractual de la institución lo que demuestra deficiencias en los controles y la gestión en procesos administrativos.

Para todos los contratos o convenios relacionados con la realización del Festival Folclórico Colombiano se exigirá en las cláusulas de las obligaciones lo siguiente al ejecutor de estos: Cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adecuados que cumplan con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.

Secretaría de Cultura, Turismo y Comercio / Secretaría de Gobierno. / Dirección de Contratación.


1.- 100% de los Contratos y convenios de la sria cultura, con su clausulado adecuado según lo referido en la acción correctiva

1- Numero convenios adecuados/ total convenios

suscritos.

Con el fin de incluir con el compromiso suscrito con la Contraloría Municipal, se remitió a la Doctora Carlina Guarnizo Oviedo, abogada – Contratista del Municipio de Ibagué, oficio No. 2015-037566 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la inclusión en los contratos y/o convenios con la Corporación festival Folclórico Colombiano de la siguiente Cláusula: “Constitución cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adeudados con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto se remitió a la Doctora Carlina Guarnizo Oviedo, abogada – Contratista del Municipio de Ibagué, oficio No. 2015-037566 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la inclusión en los contratos y/o convenios con la Corporación festival Folclórico Colombiano de la siguiente Cláusula: “Constitución cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adeudados con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.

9

Se pudo evidenciar que dentro del convenio 002 de 2014 y el contrato de prestación de servicios número 1549 de 2014, estos no fueron publicados acorde a las normas establecidas sobre publicidad y transparencia, pues se pudo evidenciar por el órgano el control que estos fueron asegurados extemporáneamente y no se encuentran publicados cada uno de los actos que conforman todo el proceso desde su etapa precontractual hasta la ejecución de los mismos, situación que no está garantizando el principio de trasparencia que se estipula en el manual de contratación.

Enviar comunicación dirigida a la Oficina de Contratación de la Alcaldía mediante la cual se solicite se publiquen en los plazos establecidos cada uno de los actos que conforman todo el proceso de los contratos y convenios firmados con la entidad que desarrolle el Festival Folclórico Colombiano, desde su etapa precontractual hasta la ejecución de

Secretaría de Cultura, Turismo y Comercio / Dirección de Contratación, oficina de Control Interno


1. Un Oficio de solicitud notificado y su cumplimiento supervisado por la Oficina de Control Interno; 100% de los contratos y convenios debidamente publicados.

1- Numero contratos y convenios publicados /

numero contratos y convenios suscritos del

festival folclórico.

Se remitió al Doctor Jaime Daniel Salazar Cardona, Director de Contratación, Memorando No. 2015-024098 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la publicación en los plazos establecidos, de cada uno de os actos que conforman el proceso de contratos y convenio firmados con la entidad y que desarrolle la Corporación Festival Folclórico Colombiano, desde la etapa precontractual hasta la ejecución de los mismos.




los mismos, situación que además será objeto de verificación de cumplimiento por parte de la Oficina de Control Interno.

10

Previa verificación del convenio 02 y el contrato de prestación de servicios número 1549 de 2014, se pudo evidenciar por este órgano de control que los mismos aún no se encuentran liquidados, obligación legal que a la luz de la Contraloría no se está acatando por la Administración Central, incumpliendo lo previsto en la cláusula vigésima del convenio 002 y en la cláusula trigésima del contrato 1549.

1-Realizar liquidación de los contratos y Convenios suscritos con la Corporación Festival Folclórico Colombiano, del Convenio No.002/2014 con la sria Gobierno y el CPS. No. 1549/2014 Sria Cultura.

Secretaría de Cultura, Turismo y Comercio / Secretaría de Gobierno / Dirección de Contratación.

Marzo 16 de 2015 a Junio 30 de 2015.

2. 100% de los contratos y convenios con Acta de liquidación debidamente suscrita.

1. No. de contratos con Acta de liquidación

debidamente suscrita/ Total contratos y convenios

Se anexa acta de liquidación del convenio No. 002del 27 de Junio de 2014, firmada por el supervisor Sandra Lucia Salas Arroyave, Director grupo de espacio Público, José Adrian Monrroy Tafur, Secretario Administrativo y el Cooperante Betty García Ramírez, Representante legal de e la Corporación festival Folclórico Colombiano.

11

Dentro del convenio 002 de 2014 se pudo evidenciar que este no tuvo el suficiente análisis técnico y administrativo respecto al factor de selección del cooperante y el poco tiempo que se tuvo para su planeación el cual dio como consecuencia la serie de irregularidades evidenciadas por este órgano de control dentro de la función de advertencia y posteriormente su seguimiento.

1. Aplicar criterios técnicos y legales adecuados para que se haga el suficiente análisis técnico y administrativo respecto al factor de selección del cooperante, asi como la adecuada planificación con la debida antelación, con el fin de que se disponga del tiempo suficiente para la aplicación de los protocolos de selección, situación que además será

Secretaría de Gobierno - Dirección de Contratación/Oficina de Control Interno


1. 100% de los convenios y contratos con el suficiente análisis técnico y administrativo como la adecuada planificación

1.- 100% de los contratos y convenios con Acta mesa

de trabajo/ Acta mesa trabajo programado.




objeto de verificación de cumplimiento por parte de la Oficina de Control Interno.

12

Se evidenció por este órgano de control que los documentos que soportan el pago por concepto de alquiler de 1.100 vallas de contención al público dentro del Convenio 002 de junio de 2014, las cuales fueron estipuladas dentro los estudios previos del convenio, es un gasto que no se encuentra soportado en los libros auxiliarles de gastos y bancos, evidenciándose desorden administrativo, financiero, contable y de legalización en la ejecución de este.

Para todos los contratos o convenios relacionados con la realización del actividades de seguridad y orden publico; del festival folclórico se exigirá en las cláusulas de las obligaciones lo siguiente al ejecutor de estos: Cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adecuados que cumplan con todos los requisitos legales, contables y fiscales, asi como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que esten6 contemplados en un manual prescrito para el efecto.

1- Secretaría de Gobierno, secretaria de Cultura y dirección de Contratación

Marzo 16 de 2015 a Junio 30 de 2015

1. 100% de los convenios con su clausulado adecuado según lo referido en la acción correctiva


convenios suscritos

Con el fin de incluir con el compromiso suscrito con la Contraloría Municipal, se remitió a la Doctora Carlina Guarnizo Oviedo, abogada – Contratista del Municipio de Ibagué, oficio No. 2015-037566 del 30 de Junio de 2015, en el cual se solicita la inclusión en los contratos y/o convenios con la Corporación festival Folclórico Colombiano de la siguiente Cláusula: “Constitución cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adeudados con todos los requisitos legales, contables y fiscales, así como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto




13

En virtud al seguimiento al convenio 002 de 2014, suscrito entre la Administración Municipal y la Corporación Festival Folclórico Colombiano se pudo evidenciar una serie de deficiencias administrativas y contables como la falta de una estructura orgánica adecuada, la inexistencia de un manual de contratación y de manuales de procedimientos, entre otros, que denotan la falta de idoneidad del Cooperante para el correcto manejo y administración de los recursos públicos que según la sentencia C-671 de 1991 podría ocasionar que "se destinen los recursos del Estado a fines censurables que desconozcan de paso la vigencia del Estado Social de Derecho, la prevalencia del interés general y la búsqueda constante y necesaria de un orden social justo”.

Para todos los contratos o convenios relacionados con la realización del actividades de seguridad y orden publico; del festival folclórico se exigirá en las cláusulas de las obligaciones lo siguiente al ejecutor de estos: Cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los recursos, soportes adecuados que cumplan con todos los requisitos legales, contables y fiscales, asi como el cumplimiento de procedimientos contractuales internos que estén contemplados en un manual prescrito para el efecto.

1- Secretaría de Gobierno , Secretaría de Cultura y Dirección de Contratación


1. 100% de los convenios con su clausulado adecuado según lo referido en la acción correctiva


convenios suscritos


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Dentro del contrato de prestación de servicios número 1549 de 20 de junio de 2014, no se encontraron las estampillas proanciano por valor de $2.530.000, ni las estampillas procultura por la suma de $1.897.500, tal como lo exigen los acuerdos municipales 029 y 030 de 2011, generando un incumplimiento a los acuerdos municipales, sumas que generan un detrimento patrimonial por un valor de $4.427.500 (Cuatro millones cuatrocientos veintisiete mil quinientos pesos) evidenciando una gestión fiscal antieconómica, ineficiente e ineficaz, violando el artículo 6º de la ley 610 de 2000.

1.- Realizar comunicación dirigida a los Supervisores e Interventores solicitando se constate la adhesión de las estampillas Procultura y Proanciano y copia de la consignación durante el proceso de legalización y antes de la firma del acta de inicio de cada uno de los Contratos y Convenios, situación que además será objeto de verificación

Secretaría de Cultura, Turismo y Comercio/ Dirección de Contratación y Oficina de Control Interno


1. Un oficio de requerimiento notificado a todos los supervisores e interventores y su cumplimiento supervisado por la Oficina de Control Interno.

Un oficio de requerimiento notificado con supervisión

de cumplimiento.





de cumplimiento por parte de la Oficina de Control Interno.

15

Dentro del convenio número 002 de 2014, se pudo establecer que no existió por parte de la supervisora del convenio una adecuada vigilancia de carácter técnico, administrativo, legal y contable que pudiera evitar una serie de irregularidades evidenciadas por este órgano de Control, razón por la cual es claro establecer el incumplimiento de sus obligaciones las cuales se encuentran claramente establecidas dentro de la ley 1474 de 2011, las cuales se resumen en lo siguiente: - Durante la etapa de ejecución del contrato el supervisor nunca estableció una relación directa con el cooperante en este caso con la Corporación festival Folclórico, incumpliendo con la vigilancia Técnica, contable, legal y administrativa que tenía a su cargo. - No se evidenció informe que manifestara recomendaciones o sugerencias frente al grave riesgo que representaba la realización de dicho convenio con la Corporación Festival Folclórico. - El convenio fue ejecutado sin los debidos requisitos previos que se requerían como la consignación por el pago de estampillas y el acta de aprobación de garantías. - Pagos efectuados sin los soportes

1.- Realizar una mesa de trabajo liderada por la Dirección de Contratación, con participación de los supervisores de las Secretarias de Gobierno y Cultura, solicitada y supervisada por la Oficina de Control Interno; en la cual se realice una capacitación donde se explique claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones de los supervisores acordes a las normas contractuales.

Secretaría de Gobierno,/ Secretaria de Cultura/ Dirección de contratación, -Oficina de Control interno.

Marzo 16 de 2015 a Junio 30 de 2015.

1.- Un Acta de mesa de trabajo realizada con registro fotográfico

1- Mesa trabajo realizada / Mesa trabajo programada.

Se anexa acta de liquidación final bilateral de fecha 30de Junio de 2015, correspondiente al convenio No. 002 del 27 de Juil de 2014.




exigibles para el correspondiente desembolso de los dineros. - Certificación sin la previa verificación de los soportes de los gastos dentro del convenio 002 de 2014. - No hubo una adecuada coordinación entre el Cooperante y la supervisora que permitiera la ejecución del objeto del convenio de una manera idónea.

MAURICIO PULIDO CORRAL Jefe oficina de Control Interno

plan de mejoramiento

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