UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO CIENCIAS ADMINISTRATIVAS COMERCIO INTERNACIONAL

PERSPECTIVAS DEL GERENTE EN LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EDER GONZALEZ PEREZ

SEPTIMO SEMESTRE

SISTEMAS DE LA INFORMACION EN EL COMERCIO

INTERNACIONAL

ENSAYO

Mayo 2011

Resumen

El presente ensayo tiene como objetivo dar a conocer a los estudiantes de

carreras administrativas, la importancia que tiene la implementación de sistemas

de información dentro de la organización, para su mejor funcionamiento. En este

documento se muestra claramente cómo están compuestos los sistemas de

información, a que se refiere cada módulo que integra los sistemas, se analiza la

relación entre los sistemas de información y la gerencia en cuanto a la toma de

decisiones de la compañía, desde el punto de vista directivo. Se muestran algunos

sistemas de utilizados actualmente y que han generado resultados sorprendentes

a las empresas que los implementan.

Para la realización de este documento se tuvieron como referencias algunos

textos, libros, artículos científicos, información de la web, que permiten realizar un

análisis actualizado del tema versado en este documento.

Palabras Claves: Sistemas de Información, Gerencia, Organización, Tecnología, Sistemas,

CRM, ERP, BSC, 6 SIGMA, KAIZEN, Estrategia, Mercado, Éxito.

Historia

A través de los tiempos las organizaciones han utilizado la información para poder

mantenerse en el mercado y en este lapso ha quedado sentado que los

empresarios necesitan conocer más de sus clientes internos y externos para

producir orientados a los consumidores.

Hace un siglo, las organizaciones capitalistas operaban bajo la filosofía de

producir lo que se pueda para ofertar en el mercado, este método llevo a muchas

empresas a la bancarrota.

Después de muchos años Los Sistemas de Información según O´Brien (2001) se componen de cinco recursos importantes: humanos, hardware, software, datos y redes. Dentro de los sistemas de información se ubican los llamados sistemas gerenciales, estos según Antonorsi (1999) comprenden todos los procedimientos que hacen funcionar a la organización como tal. Los sistemas son diversos, ellos pueden estar automatizados o no, hasta pueden ser mixtos. Entre los tipos de sistemas gerenciales pueden mencionarse los sistemas de planificación, de presupuesto de gasto, de materiales, de equipos, de selección de personal, entre otros. Por estrategia refiere Antonorsi (1999) se entiende el conjunto de acciones de una organización orientadas al logro de sus objetivos, tomando en consideración sus condiciones internas y los factores de su entorno. Comprende según este autor la razón de ser, los objetivos organizacionales y sus planes de acción.

COMPOSICION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Por tanto, los sistemas de información deben diseñarse para generar una variedad

de productos de información, con el fin de satisfacer las necesidades cambiantes

de las personas que toman decisiones a través de una organización. Por ejemplo,

las personas encargadas de tomar decisiones a nivel gerencial estratégico

requieren informes, pronósticos e información externa más resumida y no

programada para respaldar sus responsabilidades de la elaboración de políticas y

de planeación no estructurada.

Por otra parte, es posible que las personas que toman decisiones a nivel gerencial

operacional requieran informes internos específicos con más anterioridad donde

se haga énfasis en comparaciones detalladas de datos históricos y actuales que

sustenten su responsabilidad en la estructura de las operaciones diarias.

Por lo anterior, los sistemas de información desde el punto de vista empresarial se

conforman mediante la siguiente estructura:

Organización: los elementos de la organización son, personal, estructural,

procedimientos operativos, políticas y la cultura. El trabajo se coordina por la

estructura y los procedimientos.

Administración: Las decisiones se clasifican según el nivel que ocupen en la

organización quienes deciden:

A) decisiones estratégicas: los directivos.

B) decisiones tácticas: a gerentes (nivel medio).

C) decisiones operativas: supervisores.

Tecnología

Se incluyen:

Hardware

Software

Tecnología de almacenamiento

Tecnología de comunicaciones.

Los sistemas de información asociados a la toma de decisión gerencial.

Estos podríamos llamarlos como el conflicto formal que funciona como

herramienta para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión

de información interna y externa de la empresa de manera oportuna y eficaz y

eficiente.

Esta información oportuna permite brindar seguridad en mayor margen a las

decisiones tomadas por la gerencia gracias a la veracidad de la información

recolectada por medio de los sistemas de información gerencial.

Hoy por hoy la gerencia para poder emplear la toma de decisiones efectiva debe

implementar por obligatoriedad los sistemas de información que ayuden a

recopilar y organizar todos los datos posibles para que la organización para poder

ver, medir y controlar, todos los procesos requeridos que les permita permanecer

en el mercado.

Para que la dirección de la

empresa pueda tomar

decisiones acertadas con base

en información veraz, los

sistemas de información debe

ser utilizados desde la parte

operativa, donde los

supervisores de cada área o

sección deben recopilar datos de todos los procesos realizados en la organización

e ingresarlos a sistemas informáticos que generen trazabilidad de datos, gracias a

esta, la Dirección podrán de manera instantánea ver o identificar los fallos o

errores que se están cometiendo y de esta forma podrán tomar acciones

correctivas y preventivas según sea el caso. De la misma forma los ejecutivos de

la organización con rango medio deben tener sistemas de información efectivos

que permitan la rápida y fácil Tabulación de datos acelerando así el proceso de

diagnósticos empresariales que permitan identificar los resultados, ejemplo: el

departamento de marketing debe estructurar en su sistema de información

indicadores que le permitan ver e identificar los resultados arrojados según

estrategias de ventas de distribución o de precios, tomadas ya sea para la

captación de clientes o el posicionamiento del producto, con esos indicadores los

ejecutivos de nivel medio de la compañía podrán identificar fácilmente su target

meta, gustos, necesidades insatisfechas, entre muchas otras, etc.

Importancia de los sistemas de información para la gerencia

En la actualidad los sistemas de información para la gerencia son de suma

importancia, porque gracias a esto se puede tomar decisiones con la mayor

tranquilidad sabiendo que ésta va a arrojar resultados positivos.

En la empresa del nuevo milenio los

sistemas de información han tenido

tanto auge y han mostrado su

efectividad para con los negocios que

las empresas de hoy día, que no

implementen en sus procesos los

sistemas de información para la toma

de decisiones y recolección de datos

están lastimosamente destinadas a

desaparecer.

Las organizaciones que implementar los sistemas integrados de información

tienen éxito y futuro en el mercado actual, ya que los actuales consumidores

exigen cada vez más a las organizaciones y está a su vez gracias a las buenas

decisiones tomadas con base en diagnósticos previos realizados con datos

certeros y veraces, luego procesados en tiempo real le permiten a la gerencia

observar exactamente el minuto a minuto de la compañía.

A continuación se mencionan algunos software´s administrativos que permiten a la

gerencia realizar y optimizar los procesos de la organización:

CRM (Customer Relationship Management)

Utilizado en los departamentos de mercadeo,

publicidad, servicio al cliente y la gerencia, para

conocer más a sus clientes y así poder adaptar los

productos a las necesidades exigidas por el

mercado.

Ej. Almacenes Arturo calle maneja un avanzado

sistema para la administración de la relación con

los clientes el cual le permiten realizar productos

según la demanda actual de su target. A su vez

este sistema le permite a esta compañía realizar

innovación abierta y así ahorrar o reducir costos

con la implementación de un departamento de

investigación y desarrollo.

BSC (BALANCE SCORECARD)

Es utilizado por la gerencia para conocer en tiempo

real las operaciones realizadas en la organización,

ejemplo, sociedad portuaria regional Cartagena

tiene o sistemas de BSC el cual es manejado por la

dirección y así poder identificar dónde está un

contenedor con vinos a las 11:30 de la mañana, que

arribó en un buque específico, el tablero de mande

integrado le permite a la dirección de esta compañía

tener trazabilidad real de toda las operaciones.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Este sistema que en español significa planificación de los recursos empresariales,

le permiten a la organización maneja ante su stock de manera efectiva reduciendo

altamente el índice de pérdidas, también le permite controlar el departamento

contable, ventas, compras, distribución, entre otros.

KAIZEN

Este sistema que en español significa mejoramiento continuo, ya es como un

escucharlo en nuestro país pues a un gran número de nuestras empresas

nacionales están aplicando este método

como generador de Valor agregado en el

producto final. Si bien es cierto en nuestros

días las organizaciones que no tengan un

sistema de gestión de calidad donde se

implementa totalmente el kaizen, tendrán

un gran margen de pérdidas e inclusive

podemos ver la diferencia en las

organizaciones que implementan sistemas

de gestión en sus procesos y

organizaciones que no implementan

sistemas de gestión. Como ejemplo

podemos ver que el kaizen estos sistemas

a japonés que occidente ha tomado para

implementar esos compañías, en un artículo de la revista dinero se da a conocer

los resultados de tener sistemas de versión dentro de la organización “en Japón

hay más de 500 empresas con más de cien años”. Mientras que en Colombia

podríamos contar con los dedos de la mano las empresas que tenga más de cien

años en el mercado nacional. En conclusión podemos observar que la

implementación de sistemas de información desde la gerencia General una

perspectiva mucho mayor y metas más grande para las organizaciones en el

mercado actual.

SEIS SIGMA

El sistema seis sigma busca reducir al máximo o eliminar fallas y defectos en los

procesos de entrega o servicio al cliente. Este sistema se basa en la recopilación

de datos estadísticos arrojados por el estudio de los procesos.

Finalizando este documento, se deja sentado que la perspectiva de la gerencia

para con los sistemas de información en la actualidad es muy clara, todo directivo

capacitado y con competencias sabe que para poder dirigir una compañía debe

apoyarse en los sistemas de información como sus subalternos quiénes son los

que están directamente relacionados con los procesos y quienes deben estar

altamente capacitados en las

competencias y funciones que ejercen

día a día dentro de la organización.

Las organizaciones que capacitan a sus

empleados en la utilización de sistemas

de la información se podría decir que

están labrando el camino al éxito o pues

las condiciones del mercado actual y lo

que se deben ir exigen empresas

capacitadas y orientadas a la calidad;

entonces bien, de acuerdo a lo anterior

las organizaciones deben estar orientadas a la toma de decisiones gerenciales, al

uso de estructuras organizacionales plana donde todos los empleados hagan

parte de la toma de decisiones, aplicando sistemas de información apoyados por

software o tecnología que les permita avanzar continuar y paralelamente con el

mercado mejorando así todos los procesos.

La utilización de las nuevas tecnologías debe manejarse en de forma eficiente ya

que con la implementación de esta, dentro de una compañía se puede garantizar

una ventaja competitiva o desventajas frente a las demás organizaciones del

mercado.

Bibliografía

Antonorsi, Marcel. (1999). Guía práctica de la empresa competitiva. Centro de Artes integradas. Universidad Metropolitana. Caracas, Venezuela. Bateman, Thomas y Snell, Scott (1999). Administración una ventaja Competitiva. Mc Graw Hill. México, DF. Castellano, Nelson; Pelekais, Cira de; Govea, María (2002). Análisis Prospectivo de la aplicación de las nuevas tecnologías en la educación a distancia (Avance de investigación). Revista TELOS. Volumen 4 No.3. pág. 305 - 332, 2002 Maracaibo, Venezuela. Drucker, Peter (1999). Los desafíos de la Gerencia para el siglo XXI. Editorial Norma. Colombia. O´Brien, James (2002). Sistemas de Información Gerencial. Editorial Mc Graw Hill. Colombia.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ELEMENTO ESTRATÉGICO DE LA FORMACIÓN GERENCIAL. René Hernández1, Karin Silvestri2, Silenis Añez3 y Joel Cobis4 Sistemas de Información Gerencial. Laudon y Laudon 2004 Bibliografía Virtual

http://es.wikipedia.org/wiki/Seis_Sigma http://es.wikipedia.org/wiki/Kaizen http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning http://es.wikipedia.org/wiki/Cuadro_de_mando_integral http://www.proapac.org/publicaciones/sm/Mod06.pdf http://www.ee-iese.com/81/81pdf/afondo4.pdf