p-gc-03-f-02 resumen no conformidades r 02 / 01-07-2018 ... · se evidencio que dentro de los...
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Acciones generadas por:
UNIDAD RESPONSABLE No conformidades Abiertas
AD José Ignacio García 4 0
CM Amilcar Carrera 21 0
CL Laura Cedeño 25 0
FI Felix Gonzalez 15 0
GC Ninfa Orozco 12 0
OP Robin Sapon 32 0
RH Miriam Berthet 20 0
TOTAL 129 0
Año -2019
RESUMEN NO CONFORMIDADESP-GC-03-F-02
R 02 / 01-07-2018
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
1Se evidenció que no se tiene claridad en la documentación
de las partes interesadas relacionadas con la unidad.4.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? Por nerviosismo no se
tenia con claridad en el momento
de la auditoria las partes
interesadas de la unidad. Porque?
No se habia realizado ningun
seguimiento en la documentacion
desde la ultima vez de su revision
Realizar revisiones
periodicas dentro del
comité de Compras
para que tambien los
colaboradores de la
unidad tengan la
claridad en la
documentacion de las
partes interesadas.
19/02/2019
Se llevo a cabo
reunión con el
equipo para reforzar
estos temas.
Dejando evidencia
en minuta de
reunión de fecha 21-
02-19
4/03/2019
2
Se evidenció que se realiza el proceso de evaluación de
proveedores, sin embargo con fecha 22-01-19 se aprobo al
proveedor "Suministros los tres", y este no se encuentra
dentro del Lista de proveedores autorizados".
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? No se solicito la
publicacion del listado actualizado
en la Intranet. Porque? La unidad
estaba realizando el seguimiento
a los proveedores.
Se enviara el Listado
de Proveedores
actualizado para la
publicacion en la
Intranet con fecha 11-
02-19
11/02/2019
Se publico en
intranet el listado de
proveedores
actualizado.
4/03/2019
3
El P-CL-03-F-01 "Listado de precios", no se encuentra
actualizado con productos que se estan suministrando
actualmente.
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? El proveedor calificado
realizo una alza de precios en
enero de 2019 y se realizo una
revaluacion de proveedores que
nos suministran los insumos de
limpieza, es por ello que no se
habia actualizado el listado de
precios.
Se enviara el
actualizado del P-CL-
03-F-01 "Listado de
precios" para la
publicacion en la
Intranet.
11/02/2019
Se publico en
intranet el listado de
precios actualizado.
4-mar
RESUMEN NO CONFORMIDADESP-GC-03-F-02
R 02 / 01-07-2018
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
4
No se esta cumpliendo a cabalidad el procedimiento de
compras, debido a que indica que se realiza una reunión
gerencial para presentar P-CL-03-F-09 "informe de encuesta
de satisfacción de suminsitros de productos" y P-GC-04-F-02
"Plan de mejora", ya que unicamente se divulga a través del
correo electronico y los resultados se publican en intranet.
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? Debido a que en las dos
encuestas que se han realizado
hemos salido con un 100% de
satisfaccion no ha sido necesario
convocar una reunion gerencial
para presentar "Plan de Mejora".
Al momento de tener
el resultado de la
primera encuesta del
año 2019 se
convocara la reunion
gerencial para
presentar el informe y
se dejara constancia
de la misma en una
lista de asistencia. La
reunión se tiene
planificado realizar en
el mes de junio 2019.
15/06/2019
Se recibio lista de
asistencia de la
divulación
correspondiente la
cual ya se encuentra
publicada en
intranet.
23/07/2019
5
Se evidenció que el P-CL-05-F-03 "Control de equipo", que
actualmente se maneja en un archivo excel en conjunto con
el correo electronico no permite una facil identificación y
trazabilidad del equipo.
Se realizó entrega de equipo nuevo a Ivan Gonzalez, sin
embargo no se dejo registro de dicha entrega.
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? La informacion que
ingresa al correo electronico es
mucha por lo que se dificulto
identificar el reporte. Porque? El
equipo que se le entrego a Ivan
Gonzalez es de un colaborador
que daño la pantalla, el cual solo
se hizo cambio y no hubo ningun
cambio de imei por lo que no se
registro dicha entrega. Porque?
Los registros del equipo siguen
siendo los mismos Imei y Numero.
Se hara un inventario
de todo el equipo que
se tiene en bodega
como stock para tener
un control del lote
anterior de los
equipos.
28/02/2019
Se recibio el control
de equipo en stock
para el monitoreo
del mismo.
22/07/2019
6
Se evidencio que la gerente de la unidad conoce como se
implementa la mejora continua en su unidad, sin embargo
no se involucra al equipo de colaboradores.
10.3 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? No se le ha divulgado los
objetivos de la unidad al equipo.
Porque? No se realizó la reunion
de la unidad en el mes de enero.
Porque? Se paso la fecha de la
reunion y no se reprogramo.
Porque? La unidad se encontraba
en entrega de insumos a los
proyectos por la restructuracion
de la unidad.
Se cumplirá a
cabalidad las fechas
establecidas para el
Comité de la Unidad
19/02/2019
Se llevo a cabo
reunión con el
equipo para reforzar
estos temas. Se dejo
registro en minuta
de fecha 21-02-19.
4/03/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
7
Se evidencuó que no se está realizando la entrega de P-CL-
04-F-04 "Programa de orden y limpieza al personal de nuevo
ingreso.
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? No se habia tomado en
cuenta la entrega del programa al
personal de nuevo ingreso en el
area administrativa. Porque?
Debido a que la rotacion es baja.
Se les hara entrega
del P-CL-04-F-04
"Programa de orden y
limpieza" al personal
de nuevo ingreso al
momento de su
induccion.
15/02/2019
Se realizo la
modificación en el
procedimiento P-RH-
02 Alta.
29-mar
8
Se indico que el mapa de procesos nivel 2 ha sufrido
modificaciones, sin embargo este no ha sido aprobado ni
divulgado.
4.3 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? La actualizacion del
mismo no se hizo en tiempo para
que Alta Direccion la aprobara y la
afirmara para su respectiva
divulgacion. Porque? No se habia
tomado en cuenta la actualizacion
del mismo.
Se traslado la
modificacion del
Mapa de Procesos
Nivel 2 para
aprobacion y
divulgacion de la
misma.
15/02/2019Se publico el mapa
de procesos nivel 225-feb
9Se identifico que no se ha realizado refuerzo de la politica de
calidad con los colaboradores de la unidad.5.2.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? No se realizó la reunion
de la unidad en el mes de enero
donde se tiene programado que
entre los puntos a tratar es el
SGC.
Se dejara constancia
en la minuta del
comité los temas que
se trataron acerca
refuerzo de la politica
y los objetivos de la
unidad.
19/02/2019
Se llevo a cabo
reunión con el
equipo para reforzar
estos temas. Se dejo
registro en minuta
de fecha 21-02-19.
4/03/2019
10
Se evidencio que no se cuenta con un control del disponible
de caja chica, unicamente al momento de realizar la
liquidación correspondiente.
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Porque? No se tiene estipulado
un formato de control del
disponible, unicamente los vales y
la liquidacion correspondiente
que permite ver cual es el
disponible de la caja chica.
Al momento de
registrar un gasto se
ira ingresando de
inmediato al P-CL-01-
F-01 Liquidacion de
caja chica para
controlar el disponible
en efectivo de caja
chica.
15/02/2019
Se realizo la
modificación al
procedimiento P-CL-
01 Gestion de caja
chica con fecha 05-3-
2019
29-mar
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
11Se evidenció que no se tiene claridad en la documentación
de las partes interesadas relacionadas con la unidad.4.2 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque se asumio que ya se tenia
claro. Porque no se dio
seguimiento a reforzar ese
aspecto. Porque no se ha revisado
en intranet.
Ingresar a Intranet y
revisar el apartado de
Partes Interesadas
para tener claro el rol
de cada uno, se
tendra una
capacitación en el uso
de la herramienta y
procedimientos
18/02/2018
Se llevo a cabo
reunión con el quipo
para reforzar los
temas relacionados
al SGC, dejando
evidencia en minuta
de reunión con fecha
18-02-2019.
4/03/2019
12
Se evidenció que no se esta cumpliendo con el uso de
formatos autorizados en el SGC para dejar documentadas las
comunicaciones realizadas, indicando que usan
herramientas como Asana para el seguimiento y minutas,
pero no se encuentran debidamente codificadas.
7.4 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque se han utilizado como
documentación interna de
respaldo. Porque ha sido una
herramienta nueva la cual no ha
sido utilizada al 100% por todos
los colaboradores. Porque no se
quiere volver mas engorroso el
procedimiento llenandolo de
formatos codificados.
Asana no forma parte
del SGC se utilizara
como una
herramienta externa
de seguimiento
18/02/2019
Se establecio que la
herramienta ASANA
será utilizada como
respaldo, pero no
quedará dentro de
los procesos de
gestión de calidad,
se utilizará de
manera interna para
control corporativo.
Quedando
documentado en
minuta de reunión
con fecha 18-2-19
4-mar
13
Se evidencio que la forma de comunicación con el cliente no
se realiza de acuerdo a lo documentado, dado que
actualmente no se envía carta de presentación.
8.2.1 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque la carta redundaba en la
presentacion corporativa. Porque
saturabamos de archivos adjuntos
a los prospectos. Porque no
generaba un valor significativo
para el cliente.
Quitar del
Procedimiento de
Captación de Clientes
dicho formato
18/02/2019
Se modifico el
procedimiento P-CM-
02 Negocio nuevo
para eliminar el uso
del formato.
4-mar
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
14
Se evidencio que dentro de los procedimientos se hace
referencia a una segmentación de mercados que no forma
parte del SGC, se comento que se cuenta con un análisis de
mercado y una estrategia digital, sin embargo no esta
incluida dentro del SGC.
7.5.1 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque se dejo general la
segmentacion de mercado.
Porque al momento de prospectar
se van evidenciando las
necesidades de los clientes y ver
los sectores a presentar
propuestas. Porque para tener
presencia en el mercado era
necesario tener una estrategia
digital en las redes sociales
Incluir dentro de la
planificación
estrategica 2019 el
analisis de mercado y
la estrategia digital
realizada, la cual será
enviada a Gerencia de
Calidad (Vía correo
Electronico)
feb-19
Se documentará
junto con la
planificación
estratégica
29-mar
15
Se evidencio que el formato P-CM-02-F-03 "Propuesta de
servicios" no es el formato autorizado y no cuenta con el
codigo de identificación correspondiente.
7.51.1 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque se agarro la imagen de
caratula de una propuesta
preliminar que no estaba
codificada. Porque no nos
percatamos que faltaba el codigo.
Porque no revisamos que fuera el
formato autorizado en SGC
Utilizar el formato
autorizado en Intranet15/02/2019
Se verifico que ya se
esta hacindo uso del
formato codificado.
4/03/2019
16
Se evidenció que no se tiene claro la periodicidad de revisión
de los riesgos incluidos en la matriz, para asegurar su
adaptabilidad a la realidad actual.
6.1 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque se asumio que ya se tenia
claro. Porque no se dio
seguimiento a reforzar ese
aspecto. Porque no se ha revisado
en intranet.
Ingresar a Intranet y
revisar el apartado de
Matriz de Riesgo. Se
tendra una
capacitación para
revisar los
procedimientos
18/02/2019
Se llevo a cabo
reunión con el quipo
para reforzar los
temas relacionados
al SGC, dejando
evidencia en minuta
de reunión con fecha
18-02-2019.
4/03/2019
17
Se evidenció que no se cuenta con un registro que muestre
el uso de la matriz de marco legal, se menciono que se
realiza a través de un comité legal, sin embargo no se tiene
registro de dicha actividad.
8.2.2 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque solo se describio en el
procedimiento de Negocio Nuevo.
Porque solo se revisa en intranet
en cada propuesta. Porque no se
considero que fuera necesario
dejar documentado dicha
consulta.
En los correso
dirigidos a comité
Gerencial de
Propuestas, se
anotara en el cuerpo
del correo que se
revisaron las matrices
correspondientes y
Perfil de Cliente
18/02/2019
Se modifico e incluyo
información en el
procedimiento P-CM-
02 revisión 2 con
fecha 01-2-2019
29-mar
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
18Se evidenció que no se cuenta con registro de la autorización
de AD en algunas propuestas.7.5.1 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque no se dio seguimiento a la
respuesta de Correo de Validación
de Alta Dirección, Porque no se
solicito la autorizacion via correo
cuando las demas gerencias
firmaban de revisada las
propuestas en el formato de
control de asistencia. Esto cuando
se encuentra fuera de Guatemala
Solicitar la validación
de la propuesta
enviada a Alta
Dirección el día que
las demas Gerencias
firmen la misma
cuando se encuentre
fuera del Pais
18/02/2019
Se procedió a la
firma de propuestas
atrasadas. Se esta
imprimiendo la
autorización por
correo de AD.
4/03/2019
19
Se evidencio que el gerente de la unidad conoce como se
implementa la mejora continua en su unidad, sin embargo
no se involucra al equipo de colaboradores. Es necesario
reforzar las lecciones aprendidas y medición de indicadores.
10.3 X Amilcar Carrera CM Cerrada
Porque solo la Gerencia lo ha
trabajado. Porque solo se le ha
hecho mención al colaborador de
forma verbal. Porque no se ha
involucrado al colaborador para
que se realicen en Equipo.
Involucrar al
Colaborador en la
elaboración de las
mismas, y al
momento que sean
subidas a Intranet,
mandar correo para
que este enterado y
pueda visualizarlas.
4/03/2019
Se llevo a cabo
reunión con el quipo
para reforzar los
temas relacionados
al SGC, dejando
evidencia en minuta
de reunión con fecha
18-02-2019.
4/03/2019
20
No se conoce la frecuencia con la que se debe dar
seguimiento a los riesgos.
No hay actualizacion de Riesgos ya que falta la
autorizacion de Alta Dirección.
6.1
X Miriam Berthet RH Cerrada
Al momento de la auditoría
estaba pendiente el cierre de la
matriz de riesgos.
Aun estaba bajo analisis de alta
dirección
Durante las reuniones
de Comité Recursos
Humanos se realizará
la revisión de riesgos
mensuales
Minutas
mensuales
Se verifico que se
realizó la divulgación
correspondiente de
la matriz de riesgos
para el año 2019.
25-jun
21
El registro de la divulgación de la politica de
calidad esta dentro de la inducción de nuevo
ingreso. No se tiene un plan para reforzar esto en
los colaboradores actuales.
5.2.2
X Miriam Berthet RH Cerrada
Se asumió que la unidad de
Calidad realizaría las
capacitaciones y/o planes de
refuerzo correspondiente al SGC,
por lo tanto no se realizó un plan
de refuerzo.
No estaba definido que la unidad
de Recursos Humanos realizara
estas capacitaciones
Durante las reuniones
mensuales de Comité
Recursos Humanos se
realizarán los
refuerzos de temas
del SGC calidad.
Minutas
mensuales
Se verifico que en las
reuniones de la
unidad se refuercen
los temas de calidad.
Se complementará
con las
capacitaciones
específicas de la
unidad de calidad.
24-jun
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
22
Se evidencio que el procedimiento de nómina se
encuentra desactualizado, en las partes de
entrada para recibir información (Gerente
estratégico y operativo)
7.5
X Miriam Berthet RH Cerrada
Este procedimiento se realizaba a
traves del Gerente estratégico y
no se actualizo al momento de
hacer cambio de funciones con
Gerente de Calidad
Se modificó
Procedimiento de
Nómina
reemplazando a
Gerente Operativo y
estratégico por
Comité Gerencial,
administrador de
inmueble y/o cliente
24/04/2019
Se evideció que se
realizó cambio en el
procedimiento el
cual ya fue divulgado
y publicado en
intranet.
24-jun
23
Se evidencio que no se tiene conocimiento claro y
documentado de la forma de llevar a cabo la
gestión del conocimiento.
7.1.6
X Miriam Berthet RH Cerrada
No se cuenta con informacion de
gerencias de unidad del
conocimiento critico
No se tenia documentado como
gestionar del conocimiento critico
Realizar reuniones
trimestrales con
Gerencias para
identificar
conocimimiento crito
30/06/2019
Se realizo la
documentación de la
gestión del
conocimiento,
identificando por
unidad 2
conocimientos
críticos.
31/10/2019
24
No se tiene documentada la politica de los casos
en que se firmará compromiso de pago en
capacitaciones.
7.5
X Miriam Berthet RH Cerrada
El criterio no estaba
estandarizado en una política
Se generó P-RH-02-D-
08 Política de
Capacitación
24/04/2019
Se evidencio que se
documento la
politica como parte
del procedimiento.
24-jun
25
No se mostro evidencia de la realización de la
evaluación de capacitaciones correspondiente al
mes de septiembre y diciembre. El ultimo registro
corresponde al mes de junio.7.5
X Miriam Berthet RH CerradaNo se realizaron en fecha
programada
Se realizó encuesta
correspondiente al
1er. Trimestre 2019
24/04/2019
Se publico en
intranet las
evaluaciones
realizadas en el 1er y
2do trimestre del
año 2019
13-ago
26No se ha realizado, la #Evaluación de despempeño
por puesto" la ultima evaluación fue en junio.
7.5
X Miriam Berthet RH CerradaNo se realizaron en fecha
programada
Se realizaron
evaluaciones
correspondientes al
1er. Trimestre 2019,
las mismas se
enviaron a Director
16/04
16/04/2019
Se traslado P-RH-09-
F-03 "Infomre
evaluación
desempeño" a Alta
dirección, 16-07
13-ago
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
27
Se evidencio que lo indicado en el procedimiento sobre la
presentación de P-RH-01-F-15 "Informe de candidatos, no se
cumple en todos los casos.
7.5 X Miriam Berthet RH CerradaNo estaba documentado que no
aplica para todos los casos
Se modificó
Procedimiento de
Reclutamiento
indicando que se
envia informe en los
casos que aplica
24/04/2019
Se realizo
modificación al
procedimiento, el
cual ya se encuentra
publicado en
intranet.
24-jun
28Se evidencio que no se cuenta con un P-RH-05-F-02 "Plan de
capacitación" autorizado paa el año 20197.5 X Miriam Berthet RH Cerrada
Director no habia firmado la
aprobación al momento de la
auditoría.
Firma de Director 24/04/2019
Ya se encuentra
publicado el plan de
capacitación para el
año 2019
24-jun
29
Se evidencio que se cuenta con un plan de acción de clima
laboral, sin embargo no se tienen los registro
correspondientes para garantizar su seguimiento y
aplicación.
7.5 X Miriam Berthet RH Cerrada
Al momento de realizar el plan de
acción no se tomó en cuenta la
frecuencia de actividades.
Trasladar carpeta con
evidencia de las
actividades realizadas,
cambiar fecha
periodicidad de
actividades para el
proximo análisis.
30/06/2019
Se publico en
intranet, el registro
fotografico de las
actividades
mensuales.
13-ago
30
Se tiene conocimiento de las partes interesadas,
sin embargo es necesario reforzar el conocimiento
de la documentación de los mismos.
4.2
X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se debe a que no hay un uso
recurrente del intranet para
tener presente el sistema de
gestion. Falta de Involucramiento
en revisar otros procesos del
sistema de gestion.
Se tendra un repaso
con el equipo del
sistema de gestion
por medio de la
Herramienta de
intranet
24/06/2019
Se reunio al equipo
de la unidad y se le
divulgo el tema de
las partes
interesadas se firmo
lista de asistencia
18/07/2019
31
Se conoce el alcance de la unidad, sin embargo es
necesario reforzar la forma en que este fue
definido y no se cuenta con registros que
reespalden su divulgación con el personal a su
cargo.4.3
X Felix Gonzalez FI Cerrada
El equipo de trabajo tiene
conocimiento del mapa de
proceso nivel 2 pero no se dejo
registro de la divulgacion. El
dueño de proceso se le olvido
pasar la hoja de registro al
equipo.
Se divulgara con
equipo nuevamente y
se firmara el registro
correspondiente
24/06/2019
Se reunio al equipo
de la unidad y se le
divulgo el tema de
las partes
interesadas se firmo
lista de asistencia
18/07/2019
32
A pesar que los colaboradores de la unidad
conocen y dominan la política de calidad, no se
cuenta con registros que reespalden su
divulgación.
5.2.2
X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se realizo la divulgacion pero no
se dejo registro. El dueño se le
olvio pasar la hoja de registro al
equipo.
Se realizara
nuevamente la
divulgacion para dejar
registro de la misma
24/06/2019
Se reunio al equipo
de la unidad y se le
divulgo el tema de
las partes
interesadas se firmo
lista de asistencia
18/07/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
33Se conoce los objetivos organizacionales, sin
embargo no hay registro de su divulgación.
6.2
X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se realizo la divulgacion pero no
se dejo registro. El dueño se le
olvio paasar la hoja de registro al
equipo.
Se realizara
nuevamente la
divulgacion para dejar
registro de la misma
24/06/2019
Se reunio al equipo
de la unidad y se le
divulgo el tema de
las partes
interesadas se firmo
lista de asistencia
18/07/2019
34
Se evidencio que se conoce los medios de
comunicación establecidos, sin embargo es
necesario reforzar por que son los medios oficiales
y hacer uso de los registros correspondientes.
7.4
X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se debe a que no hay un uso
recurrente del intranet para
tener presente el sistema de
gestion. No hay una constante
actulizacion del sistema de
gestion
Se tendra un repaso
con el equipo del
sistema de gestion
por medio de la
Herramienta de
intranet
24/06/2019
Se reunio al equipo
de la unidad y se le
divulgo el tema de
las partes
interesadas se firmo
lista de asistencia
18/07/2019
35
Se evidencio que no todos los colaboradores
sujetos a viaticos, cuentan con P-OP-02-F-02
"Cotizador de viaticos" de acuerdo a lo indicado
en el procedimiento correspondiente.
7.5
X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se ha tenido variaciones en los
viaticos a colaboradores, la unidad
de Operaciones tenia pendiente
enviar informacion del cambio de
viaticos en el formato
establecido. Lo unico que se
recibio fue un correo informando
el cambio y con eso se procedio
actualizar los viaticos.
Se tendra una reunion
con la unidad de
operaciones para
indicarle que no
realizaremos ningun
cambio si no viene la
informacion con el
formato P-OP-02-F-
02 "Cotizador de
viaticos"
11/06/2019
Se realizo reunion
con el dueño de
proceso de
operaciones y se
determino que
enviara los formatos
actualizados para
que la unidad
financiera tenga el
archivo digital
actualizado
24-jun
36
Se evidencio que no se esta llevando a cabo lo
indicado en el procedimiento con realción a la
confirmación de facturas mayores a Q1,500.007.5
X Felix Gonzalez FI Cerrada
No se tiene un registro para el
control de la actividad. El
procedimiento no especifica un
registro alguno.
Se modificara el
procedimiento para
incluir un formato de
control de llamadas
11/06/2019, Se
paso solicitud de
modificacion a
calidad
Se divulgo en
procedimiento
actualizado
11/07/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
37
Se evidenció que el P-FI-04-F-01 REporte de cobro
no se encuentra actualizado, el auditado indico
que las fechas varian y actualmente no se cuentan
con un control definido que este documentado.
7.5
X Felix Gonzalez FI Cerrada
P-FI-04-F-01 El reporte de cobro
se encuentraba actualizado al
momento de la Auditoria, Según
indico el dueño de proceso
Se envio correo al
Auditor Laura Cedeño
informando que el
reporte de cobro
estaba actualizado y
se le solicito evidencia
que soporte la no
conformidad.
Se divulgo en
procedimiento
actualizado
11/07/2019
38
Se evidencio que actualmente el procedimeinto P-FI-07 no
se lleva a cabo como esta documentado, dado que esto se
realiza a través de la unidad de compras.
7.5 X Felix Gonzalez FI Cerrada
El formato P-CL-03-F-05. Es el
que esta vigente actualmente
para la baja de activos y en el
procedimiento del area financiera
esta el formato P-FI-06-F-03 que
no se utiliza
Se actualizara el
formato utilizado por
la unidad de compras
en el procedimiento
de ACTIVOS del area
financiera
11/06/2019, Se
paso solicitud de
modificacion a
calidad
Se divulgo en
procedimiento
actualizado
11/07/2019
39
Se evidenció que el dueño de proceso de la unidad
financiera no tiene claramente definido cual es el proceso de
mejora continua.
10.3 X Felix Gonzalez FI Cerrada
El dueño de la unidad no explico
de forma correcta el proceso de
mejora continua, falta de
actualizacion del sistema de
gestion.
Se tendra
acercamiento con la
unidad de calidad
para preguntar donde
esta definido el
proceso de mejora
continua para
entenderlo y
divulgarlo a la unidad
financiera y se firmara
registro
24/06/2019
Con la accion que se
tomo se ha
mejorardo el
facturacion a clientes
nuevos.
11/06/2019
40Se evidencio que no existen controles definidos para el
proceso de facturación.10.3 X Felix Gonzalez FI Cerrada
unicamente hay dificultad en la
recepcion de propuestas nuevas
debido a que el area comercial
no envia las propuestas firmadas
o de aprobacion del cliente
adicionalmente no tiene los datos
de facturacion ni contacto
Se sugirio al unidad
comercial que la
propuesta aceptadas
por parte de cliente se
suban a intranet con
la debida informacion
24/06/2019
Con la accion que se
tomo se ha
mejorardo el
facturacion a clientes
nuevos.
11/06/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
41Se evidencio que se tiene conocimiento de la política de
calidad sin embargo es necesario reforzar su conocimiento.5.2.1 X Ninfa Orozco OP Cerrada
Porque? Los jefes de proyecto son
de reciente ingreso, por lo que no
tienen dominio completo del SGC.
Porque? Es necesario dar refuerzo
sobre el tema para que vivan el
SGC.
Porque? Los jefes de proyectos
tienen importancia relevante en
el SGC.
Se involucrará a los
jefes de proyecto en
las capacitaciones del
SGC.
Se realizará refuerzo
de todos los temas del
SGC.
24-jun
Se dejo evidencia dl
refuerzo en la
minuta de reunión
del mes de junio.
24-jun
42Se evidencio que no se tiene claro los objetivos de la unidad
y su documentación6.2 X Ninfa Orozco OP Cerrada
Porque? Los jefes de proyecto no
se habian involucrado en la
planificación estrategica.
Porque? La planificación se realizo
a nivel gerencial.
Porque? No se había recalcado la
importancia de la planificación y
el involucramiento.
Se involucrará a los
jefes de proyecto en
las capacitaciones del
SGC.
Se realizará refuerzo
de todos los temas del
SGC.
24-jun
Se dejo evidencia dl
refuerzo en la
minuta de reunión
del mes de junio.
24-jun
43
Se evidencio que no se tiene registro del seguimiento de
todas las oportunidades de mejora identificadas en P-OP-01-
F-03 Check list inmobiliarias
7.5 X Ninfa Orozco OP Cerrada
Porque? Los check list son
llenados al momento de la
supervisión y no se vuelve a dar
seguimiento.
Porque? Es necesario incluir
dentro del informe de gestión las
oportunidades de mejora
identificadas en la supervisión.
Porque? Se deben comunicar al
cliente final, sobre las
oportunidades de mejor
identificadas.
Se modificará el
formato del informe
de gestión incluyendo
un apartado especial
sobre las
observaciones de
opotunidades de
mejora identificadas
en la supervisión.
24-jun
Se modifico el
formato de informe
de gestión.
24-jun
44
Se evidencio que el procedimiento de proyectos
inmobiliarios no documenta la labor de supervisión en temas
de ejecución presupuestaria.
7.5 X Ninfa Orozco OP Cerrada
No se tenia documentado esta
participacion dentro del
procedimiento, debido a que la
ejecución lo realiza directamente
el adminsitrador.
Se modificará el
procedimiento
correspondiente, para
evidenciar la
participación de los
jefes de proyecto en
este aspecto.
24-jun
Se modifico el
procedimeinto
correspondiente, el
cual ya se encuentra
publicado en la
intranet y divulgado.
24-jun
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
45Se evidencio que no se esta cumpliendo lo indicado en
procedimiento de autrización de proyección de ruta.7.5 X Ninfa Orozco OP Cerrada
La ruta de supervisión es enviada
por los jefes de proyecto y
archivada por gerente de calidad.
No se había realizado el proceso
de autorización.
A partir de la fecha, al
momento de recicir el
planificador de ruta,
se responderá via
correo electrónico
para que quede
registro de la
autorización
correspondiente.
24-jun
Se esta realizando de
acuerdo a lo
documentado.
24-jun
46Se evidencio que no se cumple el envío de reporte diario de
acuerdo a lo indicado en el procedimiento.7.5 X Ninfa Orozco OP Cerrada
El proceso no estaba siendo
funcional, sobre todo para el
supervisor que cubre los
departamentos, por la carga de
puntos.
Se modifico el
procedimeinto para
que no sea necesario
el envio de reporte
diario, sustituyendolo
por el envío de los
check list.
24-jun
Se modifico el
procedimiento
correspondiente
24-jun
47Se conocen las partes interesadas, sin embargo no
se mostro donde se encuentran documentadas.
4.2
XJose Ignacio
GarciaAD cerrada
Se tiene el conocimiento pero no
fue facil el acceso al registro.
Esto se debe a la falta de uso
frecuente de la intranet.
La intranet a dejado de ser
llamativa por su contenido plano.
Se participará en el
refuerzo de
navegación en la
intranet programada
para el mes de julio
2019.
Se solicito a ejecutivo
comercial realizar una
propuesta de mejora
a la intranet.
15/07/2019
Se recibió
capacitación de
refresh de intranet,
dejando registro en
la lista de asistencia
correspondiente.
2-jul
48
Se evidenció que se conoce el alcance de
implementación del SGC, sin embargo no se
mostro la documentación de la misma.
4.2
XJose Ignacio
GarciaAD cerrada
Se tiene el conocimiento pero no
fue facil el acceso al registro.
Esto se debe a la falta de uso
frecuente de la intranet.
La intranet a dejado de ser
llamativa por su contenido plano.
Se participará en el
refuerzo de
navegación en la
intranet programada
para el mes de julio
2019.
Se solicito a ejecutivo
comercial realizar una
propuesta de mejora
a la intranet.
15/07/2019
Se recibió
capacitación de
refresh de intranet,
dejando registro en
la lista de asistencia
correspondiente.
2-jul
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
49
Se evidenció que se conocen los elementos de
entrada de cada proceso, sin embargo no se
mostro la documentación correspondiente.
4.4
XJose Ignacio
GarciaAD cerrada
Se tiene el conocimiento pero no
fue facil el acceso al registro.
Esto se debe a la falta de uso
frecuente de la intranet.
La intranet a dejado de ser
llamativa por su contenido plano.
Se participará en el
refuerzo de
navegación en la
intranet programada
para el mes de julio
2019.
Se solicito a ejecutivo
comercial realizar una
propuesta de mejora
a la intranet.
15/07/2019
Se recibió
capacitación de
refresh de intranet,
dejando registro en
la lista de asistencia
correspondiente.
2-jul
50
Se evidenció que no se esta realizando la
evaluación del desempeño en el tiempo
establecido.
9
XJose Ignacio
GarciaAD Cerrada
No se ha dado el seguimiento
correspondiente al cumplimiento
de este procedimiento.
El proceso no fue documentado
de manera objetiva por lo que su
cumplimiento se ha dificultado.
No se tenia definido un informe
de los resultados obtenidos en la
evaluación lo que impide el
seguimiento a los resultados
obtenidos.
Se modificará el
procedimiento de
evaluación de
desempeño.
Se finalizará el ciclo de
evaluación del
desempeño del
primer trimestre
2019.
15/07/2019
se traslado el
informe de la
evualuación de
desempeño a AD.
13-ago
51
Se evidencio que conoce los riesgos de la unidad,
sin embargo no tenia claro donde se encontraba
el registro de los mismos.6.1
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque el formato de Intranet
no esta ordenado. 2. Porque
causa confusión que registros
estan en Formatos.
Revisar en Intranet los
procedimientos de
CM y registros de AD
(Ejecutivo comercial
Senior y Gerente del
area)
29/07/2019
Se recibió minuta de
reunión con fecha 29-
07-19 la cual fue
publicada en
intranet.
29/07/2019
52No conoce el alcance de la unidad ni donde se
encuentra divulgado
4.3
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque el formato de Intranet
no esta ordenado. 2. Porque
causa confusión que registros
estan en Formatos.
Revisar en Intranet los
procedimientos de
CM y registros de AD
(Ejecutivo comercial
Seniror y Gerente del
area)
29/07/2019
Se recibió minuta de
reunión con fecha 29-
07-19 la cual fue
publicada en
intranet.
29/07/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
53
Se evidenció que no se tiene con claridad los
objetivod de la unidad, logro identificarlos en el
Mapa de Procesos Nivel II sin embargo los
objetivos estan malos. 6.2
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque no estaban actualizados
de acuerdo a la Planificación
Estrategica. 2 Porque se
relacionaron con los
institucionales
Se modifico el Mapa
de procesos Nivel 2,
apegado a la
Planificación
Estrategica
25/07/2019
Se recibió minuta de
reunión con fecha 29-
07-19 la cual fue
publicada en
intranet.
29/07/2019
54
Se evidencio que conoce los riesgos de la unidad,
sin embargo no tenia claro donde se encontraba
el registro de los mismos. 6.2
X Amilcar Carrera CM Cerrada Duplicada
55
No se encuentra actualizado el P-CM-02-F-01
"Reporte de estatus de Ventas" ya que ejecutivo
comercial indica que cada lunes actualiza y no se
tinia registro de la actualizacion según ultimo
cliente Ultracem.
7.5.1
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Se mando el planificador el 19
de julio de 2019. 2. Se estuvo
trabajando en propuestas que los
prospectos requerian de urgencia
Esta situación se
genero como
excepción al
procedimiento
documentado, debido
a que se estaban
atendiendo otras
actividades inherentes
al puesto
29/07/2019
Fue una situación
fuera de
procedimiento, el
cual se ha cumplido
en el resto de casos.
29/07/2019
56
Se evidencio que no se esta llevando a cabo lo
indicado en el procedimiento con relacion al envio
por correo electronico de P-CL-03-F-01
"Requisicion" de la ultima propuesta de servicio
aceptada, unicamente la trasladan en fisico.7.5.1
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Por la urgencia de proyecto
(BAC) se entrego fisicamente. 2.
No se leyo el procedimiento
donde indica que se envia el
requerimiento via correo
electronico
Enviar via correo
electronico toda
requisición P-CL-03-F-
01
1/07/2019
Sera una correccion
dado que es un caso
aislado de
incumplimiento al
procedimiento
29/07/2019
57
Se evidenció que no se tiene claridad en la
documentación de las partes interesadas
relacionadas con la unidad.4.2
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque el formato de Intranet
no esta ordenado. 2. Porque
causa confusión que registros
estan en Formatos.
Revisar en Intranet los
procedimientos de
CM y registros de AD
(Ejecutivo comercial
Seniror y Gerente del
area)
29/07/2019
Se recibió minuta de
reunión con fecha 29-
07-19 la cual fue
publicada en
intranet.
29/07/2019
58
Se evidencio que no se esta llevando a cabo lo
indicado en el procedimiento con relacion a la
notificacion enviada a las partes interesadas a
travez de P-CM-04-D-02 "Carta de notificacion
manejo de quejas" ya que indica que se envia
semestralmente pero el procedimiento indica que
se envia trimestral. 4.2
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque no se reviso el
procedimiento. 2. Porque no se le
puso el interes debido ya que se
acababa de enviar la encuesta de
satisfaccion al cliente
Se modifico el
procedimiento para
que se realice en
forma semestral
26/07/2019
Se realizo la
modificación al
procedimiento el
cual ya se encuentra
publicado en
intranet.
29/07/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
59
No se tiene evidencia del P-CM-01-F-02
"Planificador semanal" autorizado por gerente
estrategico y operativo, tampoco se tiene registro
de la semana del 17 de junio.
7.5.1
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque se ha enviado para
revision dias posteriores al Lunes.
2. Porque se ha dado la
aprobación verbalmente sin dejar
evidencia
El procedimiento
documentado se ha
cumplido en la
mayoría de los casos,
la situación
encontrada se debió a
una situación especial
debido a la atención
de casos especiales,
en este caso
"presentación de
licitación BAC".
29/07/2019
Por ser una
excepción al
cumplimiento de
procedimiento no se
considera necesario
realizar
modificaciones.
29/07/2019
60
Se solicito pedir evidencia de la ultima P-CM-01-D-
03 "Presentacion Corporativa" enviada por correo
electronico según el P-CM-01-F-02 "Planificador
semanal" del posible cliente Codeca, sin embago
no se encontro registro del mismo, solo correo
que se envio el diciembre 2018 y marzo 2019.7.5.1
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque se habia contactado en
marzo adjuntando presentacion
corporativa, de esa cuenta no se
envio el correo en Junio. 2.
Porque no se dejo evidencia de
que no se envio el correo en
junio. Porque no se actualizo el
planificador semanal
Dejar comentario en
observaciones de
Base de datos de
clientes potenciales
que las empresas ya
han sido contactadas
con anterioridad
1/07/2019
Se agrego
información en el
formato
correspondiente
para indicar el medio
de captación del
cliente.
29/07/2019
61
Se conoce los indicadores de la unidad, sin
embargo es necesario reforzar en donde se
encuentran documentados.7.5.1
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque el formato de Intranet
no esta ordenado. 2. Porque
causa confusión que registros
estan en Formatos.
Revisar en Intranet los
procedimientos de
CM y registros de AD
(Ejecutivo comercial
Seniror y Gerente del
area)
29/07/2019
Se recibió minuta de
reunión con fecha 29-
07-19 la cual fue
publicada en
intranet.
29/07/2019
62
Se recomienda colocar en P-CM-01-F-01 "Base de
datos clientes potenciales" a travez de donde se
obtiene la informacion.
7.5.1
X Amilcar Carrera CM Cerrada
1. Porque no se habia
considerado dejar una evidencia
de la fuente en el formato de
Base de datos clientes potenciales
2. Porque se refleja en el reporte
comercial por mes entregado a
AD
Se registrará en
Observaciones de
donde se obtuvo la
fuente del contacto
24/06/2019
Se verifico Base de
Datos, identificando
que se esta
registrando la
información
correspondiente.
26/07/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
63 No conoce el alcance del procedimiento de Mantenimiento. 4.3 X Laura Cedeño CL Cerrada
No se entendio con claridad la
pregunta del auditor, se le indico
el alcance de la unidad en general.
Se revisará el alcance
de todos los
precedimientos con
los colaboradores de
launidad
28/08/2019
Se llevo a cabo una
revisión de los
procedimientos de la
unidad los cuales
fueron publicados en
la intranet.
15-sep
64
Se evidenció que dentro del cronograma de actividades de
mantenimiento aún se tiene establecido 2018 y el programa
es de 2019.
4.3 X Laura Cedeño CL Cerrada
No se realizo el cambio del mismo
al momento de hacer el plan para
el año 2019 .
El programa de mantenimiento es
el mismo del año anterior.
No se han agregado nuevas
actividades al programa de
mantenimiento.
Se realizará la
modificacion del año
correspondiete al
cronograma de
actividades
28/08/2019
Se actualizo el
formato P-CL-04-F-
04 a revisión No. 3
del 07-01-2019
15-sep
65
Se evidenció que no se ha divulgado la política de calidad a
sus colaboradores y no existe registro desde el mes de
febrero.
5.2.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
No existe un procedimiento
donde indique que cada cierto
tiempo se hara divulgacion de la
politica de calidad, la ultima
divulgacion que se hizo con el
equipo de compas y logistica fue
en el mes de febredo dejando
como evidencia minuta de la
reunion.
No se considera
necesario hacer una
divulgacion periodica
de la politica de
calidad.
20/08/2019
Se evidención el
registro de la
reunión del mes de
febrero.
20-ago
66No conoce cómo se definieron los procedimientos de su
unidad.7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
En el desarrollo de la auditoria no
se comprendió la finalidad de la
pregunta.
El dueño de proceso si conoce la
forma en que se definieron los
procedimientos de la unidad.
No se tenia claridad en lo
requerido.
No procede tomar
ninguna accion debido
a que los
procedimiento se
encuentra
debidamente
documentados.
Se replanteo la
pregunta a la
gerente de unidad y
se evidenció que fue
una mala
interpretación al
momento de la
auditoria.
20-ago
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
67Se evidenció que nunca ha existido un registro de vales de
caja chica.7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
El procedimiento de caja chica
indica que al momento que el
colaborador entregue el
comprobando de su gasto
(factura) el vale de caja chica se
rompe, por lo cual nunca va a
existir evidencia del mismo.
No procede a tomar
accion ya que el
procedimiento indica
que el vale se
destruye al momento
de entregar el
documento contable
que respalde el gasto.
Se realizó una
verificación del
procedimiento
evidenciando que
esto no se encuentra
documentado y el
dueño de proceso no
lo considera como de
aporte el incluirlo.
20-ago
68 Nunca se ha realizado la evaluación costo-beneficio 7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
La evaluacion de costo-beneficio
no es necesario realizarla en todas
las compras, la misma se realiza
unicamente cuando sea
necesario, la ultima que se realizo
fue al momento de evaluar la
compra por mayor de las toallas
de microfibra para los proyectos.
No procede a tomar
accion.
Se revisó el
procedimiento
verificando que la
evaluación costo
beneficio no es
necesario aplicarla
en todos los casos.
20-ago
69
Se evidenció que no se encuentra actualizado Listado de
Proveedores Calificados. El proveedor Aseimpro no se
encuentra en el mismo.
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
No se habia solicitado la
actualización en Intranet el listado
de proveedores.
Ya fue solicitada la
autorizacion y el
mismo ya esta
publicado
20/08/2019
Se evidenció que el
documento ya se
encuentra
actualizado en la
intranet.
20-ago
70
Se evidenció que la carta de seguimiento a proveedores se
efectuó en junio y no en mayo como se indicaba en el
procedimiento.7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
El seguimiento se realizó hasta en
el mes de julio y no en mayo
como correspondia.
Se realizá la
modificacion del
procedimiento
dejando registro de
los meses en donde se
tiene que hacer el
seguimiento de los
proveedores.
28/08/2019
Se llevo a cabo una
revisión de los
procedimientos de la
unidad los cuales
fueron publicados en
la intranet.
15-sep
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
71
Se evidenció que no hay registro de las listas de asistencia de
entrega del manual de orden y limpieza de los
colaboradores nuevos del área administrativa. 7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
No se realizó la entrega del
manual a los ultimos ingresos del
area adminsitrativa
Se hará la
modificacion del
procedimiento
solicitando a recursos
humanos la entrega
del manual al
momento de realizar
la induccion del
puesto.
28/08/2019
Se llevo a cabo una
revisión de los
procedimientos de la
unidad los cuales
fueron publicados en
la intranet.
15-sep
72
Se evidenció que no hay registro de Informe de Evaluación
de Infraestructura y Propuesta de Plan de Mejora enviado a
Director General7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
La evaluacion de infraestructura
se realizo a finales del mes de
junio, por lo que el informe se
traslado por medio de correo
electronico a alta direccion el
02/07/2019.
La propuesta del plan
de mojora fue
presentada en
reunion de primera
linea dejando como
evidencia minuta de
reunion.
20/08/2019
Se evidenció que el
plan fue revisado en
el comité de
dirección.
20-ago
73
No existe registro de reunión general para presentar
informe de encuentra de satisfacción de suministros de
productos y plan de mejora7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
La encuesta de satisfaccion de
insumos se realizo a finales del
mes de junio, por lo que el
informe se traslado por medio de
correo electronico a alta direccion
el 02/07/2019.
El informe fue
divulgado en reunion
de primera linea
dejando como
evidencia lista de
asistencia
20/08/2019
Se realizó la
verificación y dicha
divulgación y
registros ya se
encuentran
registrados.
20-ago
74El formato de control de mensajería no cuenta con el rubro
de Kilometraje lleno7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Actualmente el kilometraje de la
moticicleta del mensajero Luis
Pacheco no funciona por lo cual
no se ha colocado el mismo en el
control
Se realizará la
modificacion del
formato
28/08/2019
Se modifico el
formato P-CL-06-F-
01 con fecha de
revisión 15-09-19.
24/09/2019
75
No se está llevando a cabo la requisición de equipo a través
del formato autorizado. El equipo lo solicitan vía correo
electrónico.7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Actualmente la requisicion del
equipo se hace por medio de
correo electronico debido a que
no se cuentan con las firmas
inmediatas que la requisicion
requiere.
Se hará la
modificacion del
procedimiento
28/08/2019
Se llevo a cabo una
revisión de los
procedimientos de la
unidad los cuales
fueron publicados en
la intranet.
15-sep
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
76
Se evidenció que no hay registros de entrega de equipo a
Analista de Recursos Humanos para la entrega a
colaboradores. La entrega de equipo se realiza por Cargo,
con el personal o en algunas ocasiones con RRHH
7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Actualmente cuando hacen un
requerimiento de equipo el
mismo es enviado por medio de
cargo expreso, posteriormente
envian la hoja de responsabilidad
de equipo la cual se le traslada a
analista de RRHH.
Se realizará la
modificacion del
procedimiento
28/08/2019
Se llevo a cabo una
revisión de los
procedimientos de la
unidad los cuales
fueron publicados en
la intranet.
15-sep
77 El control de alta y baja de equipos no cuenta con códigos. 7.5.2 X Laura Cedeño CL Cerrada
Todos los formatos de alta y baja
de equipo si cuentan con su
codigo de registro.
No procede a tomar
accion.
Se evidenció que la
no conformidad no
fue redactada de
manera clara, lo que
no permite
identificar cual fue el
hallazgo
correspondiente.
20-ago
78
Se evidencio que algunos colaboradores de la unidad no
tienen claro la definción de las partes interesadas, ni la
ubicación del registro de su documentación.
4.2 X Miriam Berthet RH Cerrada
1. Algunos colaboradores no
estan familiarizados con la
ubicación de los registros
2. Los repasos de la herramienta
Intranet se realizaron de manera
general
Durante las reuniones
semanales se estara
realizando el repaso
de ubicación de
registros en la
Intranet
19/08/2019
Se adjuntan minuta
de reunión con
información de
repaso
15-sep
79Se evidenció que el dueño de proceso no tiene claridad en el
alcance definido de la unidad.4.3 X Miriam Berthet RH Cerrada
Se conoce el alcance de la unidad,
sin embargo no se ubico de forma
correcta en la intranet el mapa de
procesos nivel
Se realizó repaso de
ubicación de
información en la
intranet en reunión
semanal
19/08/2019
Se adjuntan minuta
de reunión con
información de la
ubicación del mapa
de procesos nivel 2
15/09/2019
80Se evidenció desconocimiento en el registro de los riesgos
de la unidad y el seguimiento correspondiente.6.1 X Miriam Berthet RH Cerrada
1. El informe de riesgo requerido
(mes de junio) no estaba
publicado en la intranet.
2. El informe de risgo estaba
firmado de autorizado pero era
necesario realizar el cambio ya
que se imprimió en formato
desactualizado
Se reimprimió
informe de riesgo en
formato actualizado y
se traslado para firma
de autorización
nuevamente
19/08/2019
Se entregó informe
firmado a Gerente
de Calidad.
15/09/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
81Se evidenció que no existe registro de la divulgación y
seguimiento de la politica de calidad en la unidad.5.2.2 X Miriam Berthet RH Cerrada
1. Se presentó en auditoría
minuta con información de repaso
de SGC pero en la misma no se
detallo que el tema a tratar era la
política de calidad
2. No se detalló que el repaso de
política.
En repasos del
Sistema de Gestión de
Calidad se detallará
temas tratados para
evitar confusiones
19/08/2019
Se adjuntan minuta
de reunión con
información
detallada de los
temas del SGC
tratados
15/09/2019
82No existe claridad de los medios de comunicaión oficiales en
la unidad.7.4 X Miriam Berthet RH Cerrada
1. No se realizó durante reuniones
semanales repaso de los medios
de comunicación.
2. No todo el equipo tenía
claridad de los medios oficiales de
comunicación.
Realizar durante las
reuniones semanales
recordatorio y repaso
de la ubicación de los
medios de
comunicación de la
unidad (minutas, listas
de asistencia, correos
de divulgación)
19/08/2019
Se adjunta minuta
con información del
repaso de los medios
de comunicación
oficiales de la
unidad.
15/09/2019
83Se evidencio que el P-RH-02-F-14 "Control de equipo de
cómputo" no se encuentra actualizado.7.5 X Miriam Berthet RH Cerrada
1. El archivo P-RH-02-F-14
"Control de equipo de cómputo"
tiene actualizaciones hasta el mes
de agosto, sin embargo no esta
completo.
2. No se cuenta con el apoyo de
los Coordinadores Cempro para
que los Supervisores le dediquen
tiempo a la actividad de
actualización de la información de
equipo.
3. El equipo de computo es
trasladado por los Supervisores de
acuerdoa a sus necesidades a
diferentes asesores sin notificar
dichos cambios.
Se traslada archivo al
área de Operaciones
para que los
supervisores de
Campo completen la
información
pendiente en sus
visitas a Puntos de
Venta de los asesores
20/08/2019
Se realizo levantado
de inventario con
apoyo de la unidad
de operaciones,
enviando listado
actualizado al
cliente.
15/11/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
84
Se evidencio que el registro P-RH-01-F-02 "Control de
requerimieno de personal" de la plaza de jefe de
operaciones, no cuenta con las firmas adecuadas en el
registro del solicitante.
7.5 X Miriam Berthet RH Cerrada
1. El formato correspondiente a la
plaza de jefe de operaciones no
contaba con firma de solicitante
correcto.
2. El formato debió ser firmado de
acuerdo a la linea de autoridad
Se corrigió firma de
solicitante21/08/2019
Se adjunta formato
con firma correcta15-sep
85Se evidencio que el organigrama no se encuentra
actualizado.7.5 X Miriam Berthet RH Cerrada
1. Al momento de realizar la
auditoría el organigrama no
contaba con la figura de reciente
ingreso Jefe de Operaciones
2. El ingreso del puesto Jefe de
Operaciones tenía un día de
ingreso, razón por la que no se
había realizado la modificación
Solicitar a Gerente de
Calidad la
modificación del
organigrama general,
incluyendo el nuevo
puesto Jefe de
Operaciones
21/08/2019
Se publico
organigrama con las
modificaciones
solicitadas
15-sep
86
Se evidencio que el registro P-RH-01-F-10 "Verificación de
referencias laborales" del colaborador Jorgy Salvatierra no
fiene las firmas correspondientes7.5 X Miriam Berthet RH Cerrada
Esta no es no conformidad el
procedimiento de Reclutamiento
no indica que este formato debe
ser firmado, el auditor sugirió
como observación que se puede
incluir la firma del Reclutador
pero no aplica como No
conformidad
Se procederá a incluir
firma de reclutador en
formato
21/08/2019
Se envió formato de
solicitud de inclusión
de firma a Gerente
de Calidad
15-sep
87
Se evidenció que no se esta cumpliendo con lo indicado en el
correo de información de altas y bajas y la aprobación por
parte de gerente de calidad.
7.5 X Miriam Berthet RH Cerrada verificar 15-sep
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
88No se encuentra actualizado el mapa de procesos
Nivel 2 en relación a los riesgos de la unidad6.1 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? Debido a que existio
diferencia en tiempo en la
autorización y formalización de la
planificación estratégica y la
matriz de riesgos estos no fueron
actualizados.
Porque? Debido a que no se llevo
a cabo una nueva revisión de
ambos documentos para que
estuvieran en concordancia.
Porque? No se dio la importancia
correspondiente al seguimiento
de actualización de estos
documentos.
Se llevará a cabo una
revisión de la
planificación
estrategica como
parte del seguimiento
por parte de la AD, se
realizarán los ajustes
necesarios y se
actualizará la
documentación.
31-ago
Se realizo la
modificación al mapa
de procosos revisión
No. 3
15-sep
89
Se evidencio que si se cuenta con el cronograma
de auditorias 2019, sin embargo el mismo no esta
subidob a Intranet, de igual manera no se cuenta
con evidencia del cambio de Auditor Lider para
realizar la auditoria al area de Calidad
9.2.2 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? El plan de auditoria esta
autorizado sin embargo no se
habia realizado la actualización
correspondiente en la intranet.
Porque? Por error involuntarios,
no se había verificado la
incongruencia de los documentos.
Porque? No se había verificado la
publicación correcta en la
intranet.
Se sustituirá el archivo
por el actualizado.13-ago
Se verifico la
corrección del
archivo
correspondiente
13-ago
90
Se evidencio que se tiene control de las acciones
correctivas, sin embargo no se esta cumpliendo
con lo que indica el procedimiento de revisarlo y
subirlo semanalmente a Intranet.
10.2.1 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? El estatus de las acciones
correctivas se ha estado
mandando por medio del correo
electronico.
Porque? No se habia dado
seguimiento de la manera en que
fue documentado en los
procedimientos.
Porque? La rutina diaria cambio la
forma de seguimiento sin
embargo no se actualizo la
documentación.
Se retomará el
actualizar la
información de
manera semanal en al
intranet y se revisara
la mejor forma de
llevarlo a cabo para
documentarlo.
31-ago
Se publico en
intranet el resumen
de las no
conformadades
15-sep
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
91No se encuentra actualizado el mapa de
interacción de procesos del area6.1 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? Se crearon nuevas
unidades dentro del organización,
y no se reflejo en la
documentación correspondiente.
Porque? Al momento de crear las
nuevas áreas no se revisaron
todos los documentos
relacionados.
Porque? La creación de nuevas
áreas no es un proceso repetitivo
por lo que se decuido estos
detalles.
Se realizará una
revisión de todos los
documentos que
forman parte del SGC
para poder estar
seguros de su
adecuación a la
situación actual.
31-ago
Se modificco el M-GC-
01-D-05 a revisión
No. 2 de fecha 01-09-
2019
10/10/2019
92
Se verifico que no existe el "GC-04-F-04 resumen
de oportunidades de mejora y lecciones
aprendidas" como indica el procedimiento
7.5 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? En la realidad de
realización de este proceso se
evidencio que no es viable llevar
ese resumen.
Porque? Se realizo el cambio, sin
embargo no se actualizo el
procedimiento correspondiente.
Se procederá con la
actualización del
procedimiento de
acuerdo a la ejecución
real del mismo.
31-ago
Se modifico el
procedimiento P-GC-
04
10/10/2019
93
No se esta dejando evidencia de la lista de
asistencia como apertura en todas las auditorias
7.5 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? Derivado de no contar
con suficientes auditores internos
por la rotación de personal, se ha
evidenciado que es necesario
llevar a cabo una nueva
capacitación para asegurar que
los colaboradores que realicen las
auditorias cuenten con las
capacidades necesarias y cumplan
a cabalidad con el procedimiento
documentado.
Porque? El contar con auditores
es vital para mantener vivo el
SGC.
Se realizará nueva
capacitación de
auditores internos.
15-sep
Se modifico el
procedimeinto P-GC-
02 a revisión No. 2
con fecha 01-10-19
10/10/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
94
No se esta cumpliendo con lo que indica el
procedimiento de enviar mensualmente
notificación via correo electronico de las
actividades a desarrollar por cada unidad anciero)
Mayo de todas
7.5 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? En la realidad de
realización de este proceso se
evidencio que no es viable llevar
ese resumen.
Porque? Se realizo el cambio, sin
embargo no se actualizo el
procedimiento correspondiente.
Se procederá con la
actualización del
procedimiento de
acuerdo a la ejecución
real del mismo.
31-ago
Se modifico el
procedimiento P-AD-
01, revisión No. 2 de
fecha 01-10-19
10/10/2019
95
No se esta cumpliendo con lo que indica el
procedimiento en relación a la revision por la Alta
Dirección que es en forma trimestral.
7.5 X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? NO se había realizado a
revisión por la dirección trimestral
debido a los cambios
estructurales.
Porque? Se considero prudente
esperar al mes de agosto para la
realización de la misma.
Se realizará
evaluación de alta
dirección durante el
mes de agosto.
31-ago
Se llevo a cabo
revión por la
dirección
programada para el
mes de julio, el
informe se
encuentra publicado
en intranet
15-sep
96 Se recomienda subir a Intranet como se
implementa el sistema de Gestion de Calidad a los
nuevos colaboradores de la empresa.
X Ninfa Orozco GC Cerrada
El proceso de inducción forma
parate de la unidad de recursos
humanos y es aquí donde se
guardan los registros de inducción
correspondientes.
No procede acción
97 Se sugiere dejar documentado y un responsable
del Backup que se realiza mensualmente en todas
las maquinas de los colaboradores
administrativos.
X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? Debido a que no se tiene
una unidad de IT, esta actividad se
ha estado realizando de manera
informal.
Porque? Se evaluará el lugar
correcto para la formalizació de
este proceso.
Analizar la
documentacion de
esta actividad como
un proceso individual
o como parte de uno
existente.
31-ago
No se considera
necesario
documentar ya que
es un tarea adicional
de apoyo que se
realiza en la unidad.
10/10/2019
98 Se recomienda que todos los documentos de
revision y Actualizacion de Documentos cuenta
con la firma de Gestion de Calidad (falto la firma
en el de ausencias medicas)
X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? Por el volumen de
documentos que se trabajan se
olvido firmar dicho documento.
Porque? Se revisará que los
documentos cuenten con las
firmas correspondientes previo a
su archivo.
Se procedio con la
firma correspondiente
del documento.
13-agoSe firmo el formato
correspondiente.13-ago
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
99
Según procedimiento mensualmente se
monitorea fechas de ejecución de matriz de
riesgos, sin embargo no se especifica en que
forma, se recomienda modificar el procedimiento
para dejar establecido en que forma se monitorea
y se deja evidencia
X Ninfa Orozco GC Cerrada
Porque? El procedimiento esta
documentado sin embargo se
considera necesario ser mas
claros y específicos en la
redacción correspondiente.
Porque? La gestión de riesgos es
vital para la buena gestión del
SGC.
Se llevará a cabo una
revisión de la
documentación de
procedimientos de la
unidad para asegurar
que se ajusten a la
realidad.
19-ago
Se modifico el
procedimiento P-AD-
02 Revisión 3 de
fecha 01-10-19
10/10/2019
100
Se evidenció que el dueño de proceso conoce las
partes interesadas, sin embargo no tiene un facil
acceso a la documentación de las mismas.
4.2 X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se debe a que no hay un uso
recurrente del intranet para
tener presente el sistema de
gestion. Falta de Involucramiento
en revisar otros procesos del
sistema de gestion.
Se tendra un repaso
con el equipo del
sistema de gestion
por medio de la
Herramienta de
intranet
30/09/2019
Se tiene minuta de
reunión de la
comunicación
realizada.
30/09/2019
101
Se evidenció que los colaboradores de la unidad
no tiene claro los riesgos de la unidad ni el
seguimiento correspondiente de los mismos.
Colaboradores no conocen la matriz de riegos.
6.1 X Felix Gonzalez FI Cerrada
Falta de involucramiento de la
unidad financiera en estar en
constante retroalimentacion de
las actividades de unidad
financiera en el SGC
Se realizara una
retroalimentacion a
todo el equipo de la
unidad financiera para
presentarles la Matriz
de Riesgos y que
logren analizar y
entender los riegos de
la unidad
30/09/2019
Se tiene minuta de
reunión de la
comunicación
realizada.
30/09/2019
102
El dueño de proceso indicó que se realiza reunión
con los miembros de la unidad, sin embargo no
cuenta con el registro correspondiente.
Última divulgación se realizó en 2018.
5.2.2 X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se realizo la divulgacion pero no
se dejo registro. Se procedera a
dejar lista de asistencia firmada
Se realizara
nuevamente la
divulgacion para dejar
registro de la misma
30/09/2019
Se tiene minuta de
reunión de la
comunicación
realizada.
30/09/2019
103Se evidencio que el formato fisico tiene asignado
el codigo P-FI-04-F-02X Felix Gonzalez FI Cerrada
Se paso por alto comparar el
numero de formato que esta en el
procedimiento contra el fisico
Se procedera a
solicitar el cambio en
el procedimiento de
facturacion
30/09/2019
Se realizó
modificación al
formato P-FI-04-F-03
Ya se encuentra
actualizado en la
intranet
corporativa.
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
104
No se tiene conocimiento de los objetivos
organizacionales y de la unidad, no son los mismos
que se evidencian en la planificación estrategica y
Mapa de Procesos Nivel 2
6.2 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La documentación de la
planificación estratégica final se
realizo posterior a la
documentación de los mapas de
proceso nivel 2.
Porque? No se ha realizado una
revisión de la documentación de
la unidad.
Se realizara
nuevamente la
divulgacion para dejar
registro de la misma
30/09/2019
Se tiene minuta de
reunión de la
comunicación
realizada.
30/09/2019
105Se tienen claros los riesgos de la unidad pero no
esta actualizado el mapa de procesos nivel 26.1 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La documentación de la
planificación estratégica final se
realizo posterior a la
documentación de los mapas de
proceso nivel 2.
Porque? No se ha realizado una
revisión de la documentación de
la unidad.
Se realizará reuinión
de conocimiento con
los involucrados
30/09/2019
Se tiene minuta de
reunión de la
comunicación
realizada.
30/09/2019
106
No se tiene conocimiento de los objetivos
organizacionales y de la unidad, no son los mismos
que se evidencian en la planificación estrategica y
Mapa de Procesos Nivel 2
6.2 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La documentación de la
planificación estratégica final se
realizo posterior a la
documentación de los mapas de
proceso nivel 2.
Porque? No se ha realizado una
revisión de la documentación de
la unidad.
Se realizará reuinión
de conocimiento con
los involucrados
30/09/2019
Se tiene minuta de
reunión de la
comunicación
realizada.
30/09/2019
107Se tienen claros los riesgos de la unidad pero no
esta actualizado el mapa de procesos nivel 26.1 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La documentación de la
planificación estratégica final se
realizo posterior a la
documentación de los mapas de
proceso nivel 2.
Porque? No se ha realizado una
revisión de la documentación de
la unidad.
Se realizará reuinión
de conocimiento con
los involucrados
30/09/2019
Se tiene minuta de
reunión de la
comunicación
realizada.
30/09/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
108
No se tiene la planificación de actividades (San
Carlos IV). Distrito Asunción en Mayo no se
cumplio con lo planificado. Casa Margarita en
Junio no esta publicado en Intranet no se hizo
mantenimiento de control vehicular, talanqueras y
portones
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? El proyecto es de
reciente ingreso.
Porque? Dentro de la
documentación del
procedimiento no estipula cuanto
tiempo es el lapso para contar con
esta documentación.
Porque? No se ha dejado
documentado el seguimiento
correspondiente.
* Se evidenció el
planificador
documentado de San
Carlos IV.
109
No se tiene la carta de presentación del
Administrador San Carlos IV archivada en el
expediente y se esta utilizando un formato no
actualizado para la presentacion del mismo
(Intranet)
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? Se hizo entrega fisica del
documento.
Porque? No se tiene
documentado como se
evidenciará el cumplimiento de
esta actividad.
Porque? No se dejo evidencia en
el expediente del cliente.
Se hizo entrega de la
carta de presentación
correspondiente, no
se tiene firma de
recibido debido a que
la misma no estaba
documentada
formalmente.
1-octSe verifico la carta de
presentación.10/10/2019
110
No se tiene actualizado el formato de control de
activos en proyectos en relación a la fecha de
devolucion
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? El control de activos se
ha utilizado de manera
incompleta.
Porque? El responsable de este
proceso no le ha dado el
seguimiento correspondiente.
Porque? No se ha realizado
verificación del cumplimiento de
lo documentado.
Se realizara
modificaciónd el
formato P-OP-01-F-06
"Control de activos en
proyecto" para
adecuarlo al uso del
mismo.
1/11/2019
Se modifico el
formato
correspondinete a
revisión NO. 2
1/11/2019
111
En check list inmobiliario no se tiene firma en
Heidelberg y sello (Mayo). En Integra no esta firma
en check list de mantenimiento y sello .
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? En la documentación del
procedimiento no se consideraron
eventualidades si el responsable
no se encuentra.
Porque? Algunos proyectos no
cuentan con sello.
Porque? Es necesario realizar una
evaluación de los registros de este
procedimiento.
Se solicito las firmas
correspondientes.1/10/2019
Se evidenció que se
cuenta con los
formatos con las
firmas
correspondientes
10/10/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
112
No se esta cumpliendo con lo que indica el
procedimiento en relacion a correo que envian los
administradores en reuniones con el area
financiera.
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? Esta actividad no ese
esta llevando a cabo como fue
documentada.
Porque? En la ejecución diaria no
es viable cumplir con este
proceso.
Porque? Es necesario llevar a cabo
una actualización de la
documentación con la ejecución
real.
Se actualizarán los
procedimientos para
adecuarlos a la
realidad de las
actividades.
30/10/2019
Se realizo
actualización del
procedimiento de
operaciones
4/11/2019
113
No se cuenta con evidencia de lo indicado en el
proccedimiento en relacion a que jefe de
proyectos traslada resumen informativo para
elaboración de indicadores
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? En la ejecución real, esta
atribución la realiza el dueño de
proceso.
Porque? El responsable de este
proceso es el dueño de proceso.
Se actualizarán los
procedimientos para
adecuarlos a la
realidad de las
actividades.
30/10/2019
Se realizo
actualización del
procedimiento de
operaciones
4/11/2019
114
No se esta cumpliendo con el check list de
mantenimiento ya que no se evidencio el de
agencia Compartamos centro historico de Mayo y
Julio y agencia Mixco de Julio.
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se ha realizado una
verificación de los registros
correspondientes.
Porque? En algunas agencias no
nos firman el check list
correspondiente.
Se reprogramaron las
visitas que no fueron
realizadas por los
anteriores
colaboradores
1/10/2019
Se evidencio que a
Centro historico se
realizo visita 05-09, y
Mixco 20-09
existiendo registro
de P-OP-01-F-03
10/10/2019
115
Se evidencio que esta desacualizado el formato de
control de insumos por proyectos ya que se
encuentra con registros en la intranet y a la vez no
esta completo
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se ha realizado la
actualización con la inclusión de
proyectos nuevos.
Porque? Por ser un formato de
reciente uso, no se ha cumplido
con su actualización.
Porque? No estaba documentado
la actualizacion de dicho formato.
Se actualizo el
formato
correspondiente con
los insumos de los
proyectos vigentes
1/10/2019
Se evidencio que se
encuentra publicado
en intranet el
registro
correspondiente
10/10/2019
116La proyección de ruta en proyectos comerciales
no coincide en Mayo en relación a Peten.7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se estaba
documentando la proyección de
rutas de manera especifica en el
orden de supervisión de los
proyectos.
Porque? El supervisor de
proyectos tenía la libertad de
organizar sus rutas.
Se readecuaron los
puntos de ruta para
supervisión en el mes
de septiembre
1/10/2019
La visita se realizo el
03 y 04 de octubre
2019.
10/10/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
117
No se esta cumpliendo con lo indicado en el check
list de proyectos comerciales, en compartamos El
Estor no esta la de marzo, no se puedo evidenciar
el seguimiento, no se encontro el pdv de
ferreteria la Nueva Estor.
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se tiene
documentado como se procederá
con los casos que no se supervise
un PDV o no se encuentre al
colaborador.
Porque? No se había considerado
necesario esta situación.
Porque? No se había considerado
que existieran casos recurrentes
de este tipo.
Porque? es necesario realizar
actualización de los
procedimientos.
Se readecuaron los
puntos de ruta para
supervisión en el mes
de septiembre
1/10/2019La visita se realizo el
03 de octubre10/10/2019
118El reporte diario Ya no es parte del sistema, pero
aun aparece en la intranet7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se ha realizado una
revisión de los procedimeintos.
Porque? Debido al cambio
organizacional, estas
modificaciones estan en proceso.
Se readecuarn los
procedimientos
correspondientes.
1/10/2019
Se elimino el
formato de la
intranet
10/10/2019
119El Comparativo de ventas ya no es parte del
sistema, pero aun aparece en la intranet7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se ha realizado una
revisión de los procedimeintos.
Porque? Debido al cambio
organizacional, estas
modificaciones estan en proceso.
Se readecuarn los
procedimientos
correspondientes.
1/10/2019
Se elimino el
formato de la
intranet
10/10/2019
120Perdida o robo de equipo ya no es parte del
sistema, pero aun aparece en la intranet7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se ha realizado una
revisión de los procedimeintos.
Porque? Debido al cambio
organizacional, estas
modificaciones estan en proceso.
Se readecuarn los
procedimientos
correspondientes.
1/10/2019
Se elimino el
formato de la
intranet
10/10/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
121
En la proyección de ruta de proyectos industriales
no se cuenta con evidencia de lo indicado en el
proccedimiento que se autoriza la misma.
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La planificación de ruta
se realiza unificada con los demás
proyectos.
Porque? No se estaba dejando
registro de la autorización
correspondiente.
Con la nueva
estructura de la
unidad de
operaciones, se inicio
con el registro de
autorización
correspondiente
1/10/2019
Se verifico que
cuenta con los
registros
correspondientes
10/10/2019
122
En la proyección de ruta de proyectos
inmobiliarios no se cuenta con evidencia de lo
indicado en el proccedimiento que se autoriza la
misma.
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La planificación de ruta
se realiza unificada con los demás
proyectos.
Porque? No se estaba dejando
registro de la autorización
correspondiente.
Con la nueva
estructura de la
unidad de
operaciones, se inicio
con el registro de
autorización
correspondiente
1/10/2019
Se verifico que
cuenta con los
registros
correspondientes
10/10/2019
123No se encuentra actualizado la planificación de
actividades en proyectos industriales al 20197.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se realizó
autorización,
Porque? La planificación se
considero la misma de años
anteriores, sin embargo se
evidencio que es necesario
actualizar las actividades a
realizar.
Se actualizarán los
procedimientos para
adecuarlos a la
realidad de las
actividades.
30/10/2019
Se realizo
actualización del
procedimiento de
operaciones
4/11/2019
124
No se cuenta con la auditoria en fechas indicadas,
no se tiene evidencia del cambio de llantas en
fecha indicada, no se tiene el reporte de vivienda y
restaurante en proyectos industriales
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se realizó
autorización,
Porque? La planificación se
considero la misma de años
anteriores, sin embargo se
evidencio que es necesario
actualizar las actividades a
realizar.
Porque? Esta es una actividad que
ya no se lleva a cabo.
Se actualizarán los
procedimientos para
adecuarlos a la
realidad de las
actividades.
30/10/2019
Se realizo
actualización del
procedimiento de
operaciones
4/11/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
125No se encuentra evidencia de entrega de EPP de
julio y agosto y de Stock de EPP en Julio7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La evidencia se maneja
en el expediente fisico que se
encuentra archivado en el
proyecto.
Porque? Debido alas restricciones
del proyecto no es facil obtener
copia de los registros.
Porque? Es neceasario realizar la
documentación del proyecto.
Se realizo la
verificación de campo
y se constato que no
se hizo entrega de
EPP en esa fecha por
lo cual se actualizo el
planificador de
actividades de APR.
1/11/2019
Se recibió correo de
notificación de parte
de jefe de
operaciones que los
registros son los
correspondientes de
acuerdo a las
actividades
realizadas.
1/11/2019
126El informe de visita ya no es parte del sistema,
pero aun aparece en la intranet7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? No se realizó
autorización,
Porque? La planificación se
considero la misma de años
anteriores, sin embargo se
evidencio que es necesario
actualizar las actividades a
realizar.
Se readecuarn los
procedimientos
correspondientes.
1/10/2019
Se elimino el
formato de la
intranet
10/10/2019
127
Se evidencio que esta desacualizado el formato de
stock de EPP ya que se encuentra con registros en
la intranet y a la vez no esta completo
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? La evidencia se maneja
en el expediente fisico que se
encuentra archivado en el
proyecto.
Porque? Debido alas restricciones
del proyecto no es facil obtener
copia de los registros.
Porque? Es neceasario realizar la
documentación del proyecto.
Se solicitará la
actualización del
formato en intranet
30-sep
Se llevo a cabo la
actualización del
formato
correspondiete en la
intranet
4-nov
128
Evaluar redaccion de fechas para cumplir con lo
indicado en procedimiento donde se reportan
altas y bajas de colaboradores en proyectos
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? Las fechas son variable
de acuerdo al mes en curso.
Porque? Es necesario revisar la
documentación del
procedimiento.
Se actualizarán los
procedimientos para
adecuarlos a la
realidad de las
actividades.
30/10/2019
Se realizo
actualización del
procedimiento de
operaciones
4/11/2019
# NO CONFORMIDAD Requisito NC OB Responsable UNIDAD ESTATUS ANALISIS DE CAUSA ACCION A TOMARFECHA DE
SEGUIMIENTO
Comentarios de
cierre
Fecha
verificación
cierre
129
Indicar que cuando corresponda se realiza P-OP-
02-F-02 "cotizador de viaticos", quien lo realiza,
quien lo autoriza.
7.5 X Robin Sapon OP Cerrada
Porque? Este proceso se ha
cambiado de responsable en el
tiempo.
Porque? No se tenia claramente
definido quien es el responsable
del mismo.
Porque? Este formato había sido
estable en el tiempo, pero con la
inclusión de nuevos proyectos se
ha evidenciado su necesidad de
actualización.
Se actualizarán los
procedimientos para
adecuarlos a la
realidad de las
actividades.
30/10/2019
Se realizo
actualización del
procedimiento de
operaciones
4/11/2019