p a l e s t i n a f i n a l

INTEGRANTES:

Julieth Espinosa

Bibiana Ocampo

Yessenia Ruiz

RAZÓN SOCIALConjunto ResidencialPalestina

NIT800.066.080-5

UBICACIÓNBarrio La Paz – Envigado (Antioquia)

OBJETO SOCIALServicio de alquiler de Apartamentos

DIRECCIÓNCalle 45 Sur Nº 41 – 80

TELÉFONO334 66 22 / 333 51 33

El Conjunto Residencial Palestina fue construido en el año 1986.

El terreno era prácticamente una laguna, por lo tanto tuvieron que construirse unos pilastresfuertes en hierro y cemento para que pudieran soportar cinco (5) pisos en cada uno de losocho (8) bloques que lo conforman.

Cada bloque tiene un total de 20 apartamentos, de los cuales 24 se construyeron con un áreade 80 m² y 136 apartamentos con un área de 68.96 m².

• Asamblea de propietarios

• Concejo de Administración

• Administración

• Contabilidad

• Seguridad

• Secretaría

• Oficios varios y Mantenimiento

En la actualidad, la plataforma tecnológica que administra la información de losanteriores subsistemas se apoya en un conjunto de archivos de datos en formatoMicrosoft Excel y otros en Microsoft Word. Toda la información estadística y de gestiónse toma de allí.

Hoy, tener información exacta, relevante, confiable, oportuna y disponible desde cualquier lugar, esuna necesidad de las empresas, sin importar su actividad económica ni su tamaño ni su ámbito deoperación. Es un requisito para ser competitivo.

Para dotar al Conjunto Residencial Palestina de una herramienta que le permita cumplir con esterequisito, se desarrollará este proyecto con su funcionalidad en aplicación de escritorio y en la web.

El proyecto proporcionará a administradores, clientes internos (empleados) y clientes externosactuales y potenciales, información y estadísticas que permitan:

A los administradores: realizar su gestión con una base sólida y confiable de plataforma deinformación.

A clientes potenciales: consultar sobre la disponibilidad de apartamentos tanto para la venta como

para alquiler, así como todos los beneficios y ventajas que obtendrán en la Unidad, razones que losllevarán a decidirse por ella.

A clientes actuales para conocer más la Unidad, enterarse de la disponibilidad de apartamentos y asípoder referir a personas conocidas.

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un Sistema de Información para el Conjunto Residencial Palestina, que proporcioneinformación actualizada y veraz cuyo análisis ayude a la administración de la unidad en su gestión y en latoma de decisiones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Generar informes de cartera, recaudos y morosidad por concepto de alquiler.

Proporcionar información acerca del número de apartamentos disponibles para la venta, para alquiler, así como de los costos respectivos.

Dar información sobre las causas por las cuales los apartamentos no son tomados, bien sea en venta o el alquiler, con el fin de determinar las acciones pertinentes que conlleven a su pronta ocupación.

Permitir el registro de quejas y sugerencias que faciliten la identificación de acciones correctivas y oportunidades para el mejoramiento continuo de la gestión y de la convivencia en la Unidad.

El alcance está enmarcado en las siguientes actividades básicas:

1. Identificación de la actividad económica de la empresa y el sector productivo al que pertenece.

2. Recopilación y organización de la información obtenida de parte de la Administración de la Unidad,con el fin de conocer el modo de operación y sus necesidades de información.

3. Formulación de la propuesta del Sistema de Información que se convertirá en una herramientaeficaz, tanto para los administradores como para los usuarios de la Unidad, que contribuya a una mejorgestión del conjunto de procesos que allí se desarrollan.

4. Implantación de un Sistema de Información, tanto en plataforma web como de escritorio.

5. El equipo de implementación de este proyecto se compromete con la instalación del sistemadesarrollado y la capacitación respectiva para su manejo, a los usuarios finales del mismo.

6. Se definirá el plan de mantenimiento y actualización del Sistema de Información.

Se realizó visita y entrevista a la Presidenta del Concejo de Administración del conjunto residencial y a la Secretaria, con el propósito de hacer el levantamiento de la información básica y de funcionamiento de la Palestina.

Así se pudo conocer cómo opera esta unidad residencial y algunos datos sobre su estrategia, reglamentos, políticas, estructura organizacional y proceso de administración llevado a cabo, además de la información manejada actualmente así como la requerida para la gestión respectiva.

Una vez obtenida esta información, se procedió a organizarla en un formato entregable como informe final.

Inicio

Fin

Entrevistas

Organizar información

Informe final

RECURSOS

RECURSOS HUMANOS RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS

DESCRIPCIÓN HORAS DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR

Secretaria 8 horasComputador y

dispositivos periféricos.

6 $ 9’000.000

Seguridad 24 Horas Impresora –

fotocopiadora

1 $ 480.000

Personal

administrativo

12 Horas Teléfono 4 $ 400.000

Personal de Oficios

varios y

Mantenimiento12 Horas Fax 1 $ 300.000

Sumadora 1 $ 120.000

Cámaras de vigilancia 13 $ 2’000.000

TOTALES: 56 Horas TOTALES: $ 12’300.000

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (SEMANAS)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Análisis de la situación Director proyecto

Selección y definición del

problema.

Profesor – equipo

Justificación del proyecto Profesor – equipo

Análisis de la solución Director – profesor

Cronograma del trabajo Director – profesor

Especificación recursos

humanos, y financieros

Director – profesor

Productos de medios Director – profesor

Ejecución del proyecto Experto en medios

Evaluación del proyecto Profesor – equipo

Informe Final Director

EXPLICACION CRONOGRAMA

Semana 1: Agosto 15 al 22 de 2009 Semana 2: Agosto 23 al 30 de 2009 Semana 3: Septiembre 1 al 7 de 2009 Semana 4: Septiembre 8 al 14 de 2009 Semana 5: Septiembre 15 al 22 de 2009 Semana 6: Septiembre 23 al 30 de 2009 Semana 7: Octubre 1 al 7 de 2009 Semana 8: Octubre 8 al 14 de 2009 Semana 9: Octubre 15 al 22 de 2009 Semana 10: Octubre 23 al 30 de 2009 Semana 11: Noviembre 1 al 7 de 2009 Semana 12: Noviembre 8 al 14 de 2009

RAZÓN SOCIAL:

CONJUNTO RESIDENCIAL PALESTINA

NIT:

800.066.080-5

Dirección:

Calle 45 Sur Nº 41–80

Ubicación:

Barrio La Paz – Envigado

Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33

SUBSISTEMA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS REQUERIMIENTO DE RECURSOS

ASAMBLEA DE

PROPIETARIOS

• Aprobación de Estados Financieros.

• Aprobación de Presupuestos.

• Revisión de informes de gestión

entregados por la Administración.

• Verificación del cumplimiento del

reglamento de la Unidad.

Computador

Personal

DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


CONCEJO DE

ADMINISTRACIÓN

• Análisis de Estados Financieros.

• Análisis de Presupuestos.

• Organización de eventos.

• Verificación del cumplimiento del

reglamento de la Unidad.

Computador

Personal


DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIORAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


ADMINISTRACIÓN

• Planeación y control estratégico de la unidad

• Dirigir y Organizar

• Vocero

• Recaudos

• Contratación con terceros

• Selección y vinculación de personal

• Inversión

Fax

Computador

Impresora

Calculadora

Teléfono

Celular

Administrador

Personal

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


CONTABILIDAD

• Registro de transacciones realizadas

con el objeto social de la unidad

residencial.

• Organización y normalización de

libros contables según las

disposiciones legales vigentes.

• Elaboración de estados financieros

para propósitos tributarios.

Contador titulado

Impresora

Computador

Software contable

Sumadora

Teléfono

Revisor fiscal


RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


SEGURIDAD

• Garantizar la seguridad de los bienes

de la unidad

• Aplicar los procedimientos en caso

de ingreso no autorizado a la unidad

• Anunciar las visitas a los ocupantes

• Controlar la entrada y salida de los

visitantes

• Registrar los nuevos ocupantes y

entregar el registro a la Secretaria

Personal

Computador

Software de vigilancia

Teléfono

Cámaras

Scanner (BDR,UPC,PC)


RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


SECRETARIA

• Llevar registro y control de asuntos y

actividades relevantes de la unidad por

cada una de las áreas que la integran.

• Informar periódicamente al

administrador sobre los avances en el

cumplimiento de los programas.

• Mantener relación directa con las dependencias normativas, a fin de evitar demora en el trámite de la documentación.

Personal

Computador

Teléfono

Fax

Impresora

Fotocopiadora

Internet

Sumadora


RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


OFICIOS VARIOS Y

MANTENIMIENTO

• Mantener en un buen estado todas

las instalaciones de la unidad (Pintura,

Humedades, Piscina).

• Organizar, limpiar y asear las

instalaciones de la unidad

• Mantener el jardín en un buen

estado

• Botar basuras

Personal

Palustres

Palas

Pintura

Cemento

Arena

Adobe

Implementos de aseo

Guadañadora

Rastrillo


DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MISIÓN VISIÓN

Ofrecer la mejor solución

habitacional que cumpla con altos

estándares de calidad en el servicio y

gestión administrativa, para

satisfacer las necesidades de

vivienda y aportar a la disminución

del déficit habitacional y a mejorar la

calidad de vida de los ocupantes

Para el año 2012 el Conjunto

Residencial Palestina se habrá

convertido en la primera opción y el

referente en cuanto a estándares de

calidad, ambiente de

convivencia, entorno adecuado para el

crecimiento de los niños y precio del

mercado de soluciones habitacionales

en el Valle de Aburrá

ORGANIGRAMA

Asamblea De Propietarios

Concejo De Administración

Revisor Fiscal ContadorAdministrador

Oficios Varios y Mantenimiento

SeguridadSecretaria

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33

SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE INFORMACIÓN USUARIO DE LA

INFORMACIÓN

ASAMBLEA DE

PROPIETARIOS

Elección de miembros de

asambleas.

Toma de decisiones de

carácter estratégico.

Aprobación de Estados

Financieros.

Análisis de informes de

gestión.

Definir el plan estratégico.

Estos financieros.

Informes de gestión.

Proyección de

presupuestos.

Ejecución de

presupuestos.

Actas de asambleas de

propietarios.

Decisiones de carácter

estratégico.

Información sobre

inversiones realizadas.

Contador.

Revisor fiscal.

Concejo de

administración.

Administrador.

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


INFORMACIÓN

CONCEJO DE

ADMINISTRACIÓN

Elección del administrador

de la unidad.

Toma de decisiones de

carácter estratégico.

Revisión de Estados

Financieros.

Análisis de informes de

gestión.

Promover actividades que

conlleven a mantener buena

convivencia en la Unidad


Estados financieros.

Información de cartera y

morosidad.

Información sobre

inversiones realizadas.

Asamblea de

propietarios.

Contador.

Revisor fiscal.

Administrador.

Secretaria

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


INFORMACIÓN

ADMINISTRACIÓN

Administración de los bienes

de la Propiedad Horizontal.

Presentar al Concejo de

Administración los Estados

financieros y Estado de

ejecución de presupuestos.

Cobrar, recaudar cuotas y

multas a cargo de los

propietarios u ocupantes de

los apartamentos.

Hacer los pagos a

proveedores y demás

obligaciones en las que se

incurra.

Manejar una cuenta

bancaria para las inversiones

y los gastos que se

requieren.

Reglamento interno del

conjunto residencial.


Estados financieros.

Proyección de

presupuestos.

Ejecución de

presupuestos.

Actas de asambleas de

propietarios.

Informe de estado de

cartera.

Documentos de cobro

para deudores morosos.

Contador.

Revisor fiscal.

Concejo de

administración.

Administrador.

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33

SUBSISTEMA FUNCIONES BÁSICAS TIPO DE

INFORMACIÓN

USUARIO DE LA

INFORMACIÓN

CONTABILIDAD

Llevar registros contables de

todas las transacciones.

Generar informes (balances,

estado financiero).

Ajustes de cierre de mes.

Las aperturas de los libros de

contabilidad.

Estudios de estados financieros

y sus análisis.

Certificación de planillas para

pago de impuestos. Aplicación

de beneficios y reportes de

dividendos.

La elaboración de reportes

financieros para la toma de

decisiones.

Comprobantes

físicos de las

transacciones

(papelería, notas

debito, crédito).

Conciliaciones

bancarias.

Información de

pagos de clientes.

Facturaciones.

Administración.

Contador

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51

33


INFORMACIÓN

SEGURIDAD

Brindar un buen servicio

de seguridad.

Generar seguridad a los

usuarios y residentes.

Proteger tanto a las

personas como a la

propiedad y a toda clase

de bienes.

Informes de entradas y

salidas (carros, motos,

visitantes, habitantes

de la unidad).

Administración.

Empresa prestadora

de servicios de

seguridad.

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:

Calle 45

Sur Nº 41–80

Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22

333 51 33


INFORMACIÓN

SECRETARIA

Recibir e informar asuntos

que tenga que ver con el

departamento

correspondiente.

Ser puntual en todas sus

actividades de funciones.

Coordinar y controlar la

ejecución de los programas y

actividades relacionados con

las competencias financieras,

del talento humano, de

contratación y de servicios

administrativos.

Mejora y aprendizaje

continúo.

• Registros de nuevos

ocupantes

• Registro de recaudos

• Programación de pagos

• Obligaciones

financieras, tributarias y

con proveedores

• Hojas de vida del

Personal

Concejo de

Administración

Administración.

Contador

RAZÓN SOCIAL:


NIT:

800.066.080-5

Dirección:


Ubicación:


Teléfonos:

334 66 22 - 333 51 33


INFORMACIÓN

OFICIOS VARIOS Y

MANTENIMIENTO

Revisar estado de los

andenes, muros y pintura.

Mantener en condiciones

óptimas de aseo las

instalaciones de la Unidad.

Asegurarse que las mayas

estén en perfecto estado.

• Reporte de estado de las

locaciones

• Requisición de implementos

y herramientas

• Reporte de ejecución de

tareas

Administración.

PALESTINA

CADENA DE VALOR

MercadeoServicio al cliente

Mantenimiento

Contabilidad, Finanzas, Recaudos

Desarrollo tecnológico (equipos de vigilancia)

Recursos humanos

Compras, Planificación de presupuestos

Mejoras VigilanciaActividades Primarias

Actividades de Apoyo

FLUJOGRAMAINICIO

CLIENTE

Ingresa a la unidad residencial

¿Aparta-mentos

disponible?

ADMINISTRADOR

Deja sus datos y espera llamada para cuando haya uno disponible.

ADMINISTRADOR

Exhibe apartamento al cliente.

CLIENTE

Solicita más opciones o se retira de la

unidad

Analizaofertas y servicio

Se hace el contrato

ADMINISTRADORNormaliza entrega del apartamento al cliente

CLIENTE

Toma posesión del apartamento

no

si

¿Existe conformidad del cliente?

Solicita el

Aparta-mento

no

si

FIN

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

• SITUACIÓN:

No se cuenta con una plataforma tecnológica robusta que administre la información .

Impacto generado:

Es muy tedioso y demorado el acceso a cualquier dato de tipo estadístico, de gestión o de control.

• SITUACIÓN:

No se tiene un sitio web para la Unidad.

Impacto generado:

Se pierden oportunidades de mostrar la Unidad y las ventajas de vivir en ella a una gran cantidad de clientes potenciales.

SITUACIÓN DE MEJORA

• Propuesta:

Implantación de un Sistema de Información.

Impacto generado:

Acceso a información confiable en pocos segundos y que facilite la toma de decisiones.

• Propuesta:

Contratar el desarrollo de un sitio web.

Impacto generado:

La Unidad estaría a vista de todo el mundo.

BIBLIOGRAFÍA

José Edgar Pimienta Flórez (Administrador)

Magdalena Guzmán Martínez (Presidenta Concejo de

Administración)

Amparo Pimienta (Secretaria)

p a l e s t i n a f i n a l

Career