organización de eventos inpahu - gestión en mercadeo

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU

GESTIÓN EN MERCADEO

NELSON CADENA SANCHEZ


BIENVENIDOS

OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL: Aplicar los conocimientos adquiridos en la

vida laboral y empresarial de los participantes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Orientar en todo lo relacionado con la

organización de eventos.Instruir en las fases de la organización de

eventos.Capacitar a los asistentes en los factores

generales de la organización de eventos.

CONTEXTUALIZACION La Organización de eventos es una

actividad muy importante en la generación de ingresos y divisas en el

país y en el mundo entero para las empresas y las personas dedicadas a

éste segmento del Sector Turismo, que cada día posee más tecnología,

innovación y creatividad en todo tipo de certámenes de acuerdo a las exigencias

de los clientes.

CONDUCTA DE ENTRADA¿Que entiende por evento?

¿En que situaciones de la vida diaria se organizan los eventos?

¿Cómo se podrían realizar eventos exitosos en Colombia?


• La Organización de Eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.


• Algunas de las tareas que incluye la Organización de un Evento son: realizar el

presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará

el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios

gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

TURISMO DE CONVENCIONES

DEFINICIONES

• TURISMO: Es el desplazamiento transitorio de la persona, de su lugar de vivienda a otro lugar diferente, con

un fin determinado.


TURISMO


• CONVENCIÓN: Es la reunión de varias personas con intereses o fines

comunes.


• TURISMO TÉCNICO: Tipo de turismo suscitado por las sociedades industriales, consistente en la

realización de viajes para visitar fábricas, centros industriales y otros sitios producto del adelanto técnico y

científico.


TURISMO TÉCNICO


• TURISMO DE CONVENCIONES: Es un movimiento humano ocasionado por

factores de cultura, capacitación, actualización profesional, deportes y

actividades específicas de grupo. Dentro de éste turismo se consideran los grupos que forman los Congresos,

Conferencias, Simposios, Seminarios, Actividades deportivas, etc.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS• HISTORIA

• IMPERIO ROMANO

• LA REPÚBLICA: Sistema para gobernar los Estados

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS• HISTORIA

• SENADO ROMANO• CONGRESO: Grupo de personas que se reúnen para

solucionar los problemas del Estado y crear leyes.

EVENTO

• SUCESO• ACONTECIMIENTO• HECHO• IMPREVISTO• CIRCUNSTANCIA

FUNDAMENTOS DE LOS EVENTOS

• MEDIO PARA CONDUCIR LOS NEGOCIOS

• TRANSMITIR NUEVA INFORMACIÓN

• INTERCAMBIO DE IDEAS Y EXPERIENCIAS

• VINCULOS Y REDES DE INTERCAMBIO

• CIRCUNSTANCIAS

FUNDAMENTOS DE LOS EVENTOS

RAZONES QUE JUSTIFICAN LOS EVENTOS

• INTERCAMBIO DE IDEAS, PROBLEMAS,RESOLUCIONES

• AGRUPACIÓN DE PERSONAS• ENSEÑANZA Y CAPACITACIÓN• DESARROLLO DE IDEAS• OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN• RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS• EXPRESIÓN DE SENTIMIENTOS• PLANEACIÓN DEL FUTURO• OPORTUNIDAD DE FESTEJAR

RAZONES QUE NO JUSTIFICAN LOS EVENTOS

• PRACTICAS RUTINARIAS• AGRUPACIÓN DE PERSONAS• EXPLICACIÓN DE HECHOS• ESTIMULACIÓN DE LA

COMUNICACIÓN UNIDIRECCIONAL

• ESTABLECIMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA

MERCADO TURÍSTICO• El Mercado turístico es el lugar

o área geográfica donde se realiza una venta.

• El fomento turístico tiene una sustentación jurídica y normativa.

• Los prestadores de servicio turístico son personas naturales o jurídicas como: Hoteles, alojamientos, restaurantes, bares, centros de convenciones, cabarets, etc.

MERCADO TURÍSTICO• Los servicios turísticos son un

conjunto de bienes que forman parte del mercado turístico, que generan unas características y unas necesidades propias.

• La venta de cualquier producto turístico debe tomarse en cuenta la oferta y la demanda, que son los elementos que determinan el mercado turístico, el cual debe disponer de instalaciones, servicios, equipo para planear, organizar y ofrecer atractivos turísticos a la población demandante.

MERCADO TURÍSTICOCAUSAS QUE INDUCEN AL TURISTA:• Turismo de congresos y

convenciones• Turismo de negocios y compras• Turismo de aventura• Turismo religioso• Turismo cultural• Turismo científico• Turismo gastronómico• Turismo estudiantil• Turismo de salud• Otros

MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE

EVENTOS:• AGENCIAS DE VIAJES

• OFICINAS DE CONVENCIONES• CENTROS DE CONVENCIONES• OPERADOR PROFESIONAL DE

CONGRESOS – OPC• DIRECTOR DE CONGRESOS

• COORDINADOR DE EVENTOS• CENTRO EVENTOS

• CASA DE BANQUETES

EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:

• AGENCIAS DE VIAJES


AGENCIAS DE VIAJESFUNCIONES:

• GENERACIÓN DE DIVISAS• EMPLEOS

• IMPUESTOS TRIBUTARIOS• MEJORAMIENTO DE CONDICIONES DE VIDA

• AUMENTO DE INDICES DE OCUPACIÓN• MANEJO DE TEMPORADAS


AGENCIAS DE VIAJESFUNCIONES:

• ORGANIZACIÓN DE VIAJES: PLACER, NEGOCIOS, DEPORTES, RELIGIÓN, SALUD, ETC.

• ORGANIZACIÓN DE REUNIONES: CONVENCIONES, CONGRESOS, PEREGRINACIONES, FESTIVALES.

• PROGRAMACIÓN DE VACACIONES• COORDINACIÓN DE INVESTIGACIONES


• AGENCIAS DE VIAJES


• OFICINAS DE CONVENCIONES


OFICINAS DE CONVENCIONESFUNCIONES:

• ORGANIZACIÓN, PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL DE EVENTOS

• APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN• SERVICIOS A GRANDES GRUPOS

• PROMOCIÓN DE CIUDADES• POSICIONAMIENTO DE FERIAS, CONVENCIONES Y

CONGRESOS

MERCADO TURÍSTICOEMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS:

• OFICINAS DE CONVENCIONES


• CENTROS DE CONVENCIONES


CENTROS DE CONVENCIONESFUNCIONES:

• PLANEACIÓN DE EVENTOS NACIONALES E INTERNACIONALES

• SERVICIO INTEGRAL DE CERTAMENES• DIVERSIDAD PARA SEGMENTOS DEL MERCADO

• ADAPTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA• ESPECIALIZACIÓN EN CONGRESOS Y

CONVENCIONES


• CENTROS DE CONVENCIONES


• OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS


OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOSFUNCIONES:

• ORGANIZACIÓN, PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL Y EVALUACIÓN DE CONGRESOS

• APLICACIÓN PROMOCIÓN DE CIUDADES• POSICIONAMIENTO DE FERIAS, CONVENCIONES Y

CONGRESOS • VENTA DE MUESTRA COMERCIAL

• CONSECUCIÓN DE SPONSOR Y PATROCIONIOS• LOGISTICA, COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN


• OPERADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS


• DIRECTOR DE CONGRESOS


• COORDINADOR DE EVENTOS


• CENTRO DE EVENTOS


• CASA DE BANQUETES

INFRAESTRUCTURA Y ESTRUCTURA

INFRAESTRUCTURA PARA EVENTOS:

• SERVICIOS PÚBLICOS• LOCACIONES

• ATRACTIVOS TURÍSTICOS• VIAS DE ACCESO


ESTRUCTURA PARA EVENTOS:• ORGANIZADORES PROFESIONALES DE

CONGRESOS• SERVICIOS PUBLICITARIOS

• GUÍAS DE TURISMO• MEDIOS DE COMUNICACIÓN

• TIPOGRAFÍAS – EDITORIALES: IMPRESOS• SUMINISTROS PARA EXPOSICIONES

• INTERPRETES Y TRADUCCIÓN


ESTRUCTURA PARA EVENTOS:

• SERVICIOS DE PERSONAL• SUMINISTROS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

• SERVICIOS DE TRANSPORTE• LINEAS AÉREAS

• SERVICIOS RECREATIVOS

TIPOLOGÍA DE LAS REUNIONES

CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES:

• REUNIONES NACIONALES: Aquellas que se promocionan y se comercializan dentro de las

fronteras de un país.• REUNIONES INTERNACIONALES: Aquellas que

se promocionan y se comercializan más allá de las fronteras de un país.

• REUNIONES REGIONALES: Aquellas que se promocionan y se comercializan dentro de una

región. Pueden ser Nacionales e internacionales.

TIPOLOGÍA DE LAS REUNIONES

CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES:

• REUNIONES DELIBERATIVAS: Aquellas donde se deciden o gestionan las políticas de las

Organizaciones de Poder. Ejemplo: Conferencia, Asamblea General.

• REUNIONES NO DELIBERATIVAS: Aquellas que se organizan con fines de formación y/o información,

intercambio de información y conocimientos.

ETAPAS O FASES DE LOS EVENTOS

PLANEACIÓN:Determinación de los parámetros fundamentales que

guiaran el trabajo de Organización• ¿Qué se va a hacer?

• ¿Porqué se va a hacer?• ¿Para quienes se va a hacer?

• ¿Cúando se va a hacer?• ¿Dónde se va a hacer?• ¿Cómo se va a hacer?• ¿Cúanto va a costar?


ORGANIZACIÓN:Ordenamiento coordinado de todos los elementos que

van a hacer parte del Evento, de tal manera que se puedan ejecutar en el momento de la operación.


PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN:

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS:• ¿Qué se va a hacer? = Tipo de reunión

OBJETIVOS:• Específicos del evento• Implícitos del evento

ORGANIZADOR OFICIAL – ORGANIZADOR PROFESIONAL

BIBLIOGRAFIA • Organización de Eventos y Congresos. Edgar

Blanco Rozo. Ediciones Universidad Externado de Colombia. Edición 1993.

• Congresos y Convenciones. Pablo Cruz Gómez y María Lourdes Salva V. Editorial Diana.

• Organización de Convenciones, Congresos y Seminarios. Juan Manuel Buendía. Editorial Trillas.

• Eventos. Guía Práctica para su planeación y ejecución. Alicia Richero. Editorial Trillas.

• Memorias cursos. Nelson Cadena Sánchez.

CIBERGRAFIA

• www.wikipedia.org

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