ok ge control de documentos v15
TRANSCRIPT
SISTEMA DE GESTION DE SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADLA CALIDAD
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONTROL DE
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Versión: 15
Fecha: 07-12
PROPÓSITO DEL DOCUMENTOPROPÓSITO DEL DOCUMENTO
Tener un control sobre la edición y la circulación de los documentos de la entidad y los requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, con el fin de asegurar que la documentación en todas las dependencias este disponible y en la versión vigente para la realización de las actividades NUMERAL 4.2.3 DE
LA NORMA ISO 9001:2008 Y LA
NTCGP 1000:2009
NUMERAL 4.2.3 DE LA NORMA ISO 9001:2008 Y LA
NTCGP 1000:2009
Versión: 15
Fecha: 07-12
POLÍTICAS DE OPERACIÓNPOLÍTICAS DE OPERACIÓN
-Cada proceso deberá dejar evidencia de la revisión y actualización de la documentación.
-Los Procedimientos Obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad serán aprobados por el Alcalde y los de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional serán aprobados por el líder del proceso.
-Cuando existan cambios masivos en la Documentación por concepto de Logos, no se requerirá solicitud de adición, cambio o eliminación de Documentos y no implicara cambio en el número de la versión.
Versión: 15
Fecha: 07-12
POLÍTICAS DE OPERACIÓNPOLÍTICAS DE OPERACIÓN
-Se archivara en medio digital todas las notificaciones hechas por el Correo Institucional en medio electrónico y se hará Backups del archivo.
-Publicar en el boletín de Gestión y Control las políticas de operación transversales cuando estas se cambien, adicionen o eliminen.
-Publicar en el boletín de Gestión y Control los datos estadísticos de los incidentes de trabajo ocurridos durante el bimestre.
-Sólo serán almacenados los obsoletos digitales correspondientes al año anterior y la vigencia
Versión: 15
Fecha: 07-12
POLÍTICAS DE OPERACIÓNPOLÍTICAS DE OPERACIÓN- Cada vez que existan cambios en los procedimientos obligatorios del Sistema de Calidad y de los Seguridad Industrial y de Salud Ocupacional o temas de interés general las presentaciones en power point que se hacen para su socialización serán normalizadas y tendrán la misma versión del documento. Las solicitudes de adición, cambio o eliminación de documentos de los procedimientos servirán para las presentaciones.
- Los documentos que se generen en el Municipio de Pereira que se encuentren normalizados a través del Sistema de Gestión y Control serán identificados por el nombre del documento, versión, fecha compuesta por el mes y año y página (# de #).
- La documentación aplicable se controla a través del Listado Maestro de Documentos y Normograma Interno o Externo y no requiere ser normalizada. Se controla a través de su fecha de expedición o acto administrativo de adopción.
Versión: 15
Fecha: 07-12
IDENTIFICACIÓN DE LOS IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOSPROCESOS
GG Gestión Gerencial SC Seguridad Ciudadana RD Recreación y Deportes J Jurídico
GE Gestión Estratégica CV Control y Vigilancia INF Infraestructura GF Gestión Financiera
SI Sistema de Información CU Control Urbanístico DSDesarrollo Social y Política
GI Gestión Inmobiliaria
PSPlanificación Socioeconómica
PADPrevención y Atención de Desastres
GED Gestión Educativa SPS Salud pública y seguridad social
PT Planificación Territorial PAEPrevención y Atención de Desastres
HDAHerramientas de Desarrollo Administrativo
CP Comunicación Publica
GT Gestión Tributaria DR Desarrollo rural CVEControl de Verificación y Evaluación
Versión: 15
Fecha: 07-12
¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?Es aquel que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
ClasificaciónClasificación
Documentos Documentos de Origen de Origen Interno Interno
Documentos Documentos de Origen de Origen ExternoExterno
Los elaboran Los elaboran la misma la misma entidad entidad
Los elaboran Los elaboran otras otras
entidadesentidades
Procedimientos, Procedimientos, manuales, manuales,
instructivos, instructivos, etc. etc.
Leyes, Leyes, metodologías, metodologías, resoluciones, resoluciones,
etc.etc.
Versión: 15
Fecha: 07-12
CONTROL DE CONTROL DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
(Interno)(Interno)
Verificación del adecuado manejo de la
documentación
Verificación del adecuado manejo de la
documentación
Elaboración, modificación y aprobación de documentos.
Elaboración, modificación y aprobación de documentos.
Identificación de los cambios
Identificación de los cambios
Socialización de los documentos
Socialización de los documentos
Versión: 15
Fecha: 07-12
ETAPA 1: Elaboración, modificación y ETAPA 1: Elaboración, modificación y aprobación de documentos.aprobación de documentos.
POLITICA DE OPERACIÓN
Los líderes de Proceso tienen bajo su
responsabilidad identificar, aprobar, implementar y
mantener la documentación necesaria
para el Sistema de Gestión y Control
POLITICA DE OPERACIÓN
Los líderes de Proceso tienen bajo su
responsabilidad identificar, aprobar, implementar y
mantener la documentación necesaria
para el Sistema de Gestión y Control
1. Se identifican que documentos necesito según las actividades y
funciones del proceso
1. Se identifican que documentos necesito según las actividades y
funciones del proceso
Documentos de cada proceso que ya están creados en el SGC:
• Caracterización de Procesos• Manual de Procedimientos• Listado Maestro y Normograma de Documentos Internos• Listado Maestro y Normograma de Documentos Externos•Tabla de retención documental•Criterio para el Control del Producto y/o Servicio•Matriz de objetivos de calidad•Mapa de riesgos•Matriz de perfiles de funcionarios•Matriz de Sistemas de Información•Plan de Comunicaciones
Documentos de cada proceso que ya están creados en el SGC:
• Caracterización de Procesos• Manual de Procedimientos• Listado Maestro y Normograma de Documentos Internos• Listado Maestro y Normograma de Documentos Externos•Tabla de retención documental•Criterio para el Control del Producto y/o Servicio•Matriz de objetivos de calidad•Mapa de riesgos•Matriz de perfiles de funcionarios•Matriz de Sistemas de Información•Plan de Comunicaciones
Versión: 15
Fecha: 07-12
Se crea o adiciona un documento
Se crea o adiciona un documento
Se cambia un documento
Se cambia un documento
Se elimina un documento
Se elimina un documento
Cuando se identifica un documento que es
necesario para orientar o realizar las actividades
Cuando se identifica un documento que es
necesario para orientar o realizar las actividades
Cuando se requiere hacer una modificación para mejorar el contenido o
funcionalidad del documento para mejorar la orientación o realización de
las actividades
Cuando se requiere hacer una modificación para mejorar el contenido o
funcionalidad del documento para mejorar la orientación o realización de
las actividades
Cuando se requiere eliminar un documento que ya no es funcional
o aplicable para el proceso
Cuando se requiere eliminar un documento que ya no es funcional
o aplicable para el proceso
Se elabora una
SOLICITUD DE ADICION, CAMBIO O SOLICITUD DE ADICION, CAMBIO O ELIMINACION DE DOCUMENTOELIMINACION DE DOCUMENTO
Se elabora una
SOLICITUD DE ADICION, CAMBIO O SOLICITUD DE ADICION, CAMBIO O ELIMINACION DE DOCUMENTOELIMINACION DE DOCUMENTO
Se tiene las siguientes posibilidades:Se tiene las siguientes posibilidades:
Versión: 15
Fecha: 07-12
Se diligencia Se diligencia el formato:el formato:
2. Marque el tipo de solicitud
2. Marque el tipo de solicitud
3. Describa en términos generales, si es una
adición de documento, el contenido o estructura del
documento, si es un cambio, los puntos o
información que cambio.
3. Describa en términos generales, si es una
adición de documento, el contenido o estructura del
documento, si es un cambio, los puntos o
información que cambio.
4. Describa en términos generales, la razón por la cual realiza la adición del documento, el cambio o la
eliminación.
4. Describa en términos generales, la razón por la cual realiza la adición del documento, el cambio o la
eliminación.
1. Llene la información del Documento y el proceso al
que pertenece
1. Llene la información del Documento y el proceso al
que pertenece
5. Si la adición, cambio o eliminación afecta la documentación o la
información que debe tener otro proceso
marque SI y diga a que proceso, de lo contrario
marque NO
5. Si la adición, cambio o eliminación afecta la documentación o la
información que debe tener otro proceso
marque SI y diga a que proceso, de lo contrario
marque NO
6. Identifique el nombre y el cargo de quien hace la
solicitud.
NOTA: La solicitud puede hacerla cualquier
integrante del proceso
6. Identifique el nombre y el cargo de quien hace la
solicitud.
NOTA: La solicitud puede hacerla cualquier
integrante del proceso
Identifique el nombre y el cargo de quien acepta o
avala la adición, cambio o eliminación del
documento.
NOTA: Solo puede ser el Líder del Proceso.
Identifique el nombre y el cargo de quien acepta o
avala la adición, cambio o eliminación del
documento.
NOTA: Solo puede ser el Líder del Proceso.
IMPORTANTE!!!IMPORTANTE!!!Cuando sea adición o
cambio de un documento se debe
copiar el digital de este en la siguiente ruta
IMPORTANTE!!!IMPORTANTE!!!Cuando sea adición o
cambio de un documento se debe
copiar el digital de este en la siguiente ruta
\\win-apps\sgc1\SGC ANEXOS DIGITALES o se envía por correo electrónico al [email protected] (cuando aplique)
\\win-apps\sgc1\SGC ANEXOS DIGITALES o se envía por correo electrónico al [email protected] (cuando aplique)
Versión: 15
Fecha: 07-12
Se entrega el formato de SOLICITUD DE ADICION, SOLICITUD DE ADICION, CAMBIO O ELIMINACION DE DOCUMENTOS CAMBIO O ELIMINACION DE DOCUMENTOS diligenciado en la Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico en la Secretaria de Planeación
Se entrega el formato de SOLICITUD DE ADICION, SOLICITUD DE ADICION, CAMBIO O ELIMINACION DE DOCUMENTOS CAMBIO O ELIMINACION DE DOCUMENTOS diligenciado en la Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico en la Secretaria de Planeación
Se revisa la solicitud, se numera y se registra en el formato de Control de entrega y recibo de
Solicitudes de Adición, cambio o eliminación de Documento
Se revisa la solicitud, se numera y se registra en el formato de Control de entrega y recibo de
Solicitudes de Adición, cambio o eliminación de Documento
POLITICA DE OPERACIÓN
El tiempo para el trámite de los cambios, adiciones o eliminaciones será de tres días hábiles contados a partir de la entrega de la respectiva solicitud de Adición, cambio o eliminación de Documentos, hasta la entrega para firmas, y de dos días para notificar y publicar cuando se han entregado al SGC los documentos firmados, excepto cuando se haga cambios masivos, se extenderá el plazo a 15 días calendario para todo el trámite.
POLITICA DE OPERACIÓN
El tiempo para el trámite de los cambios, adiciones o eliminaciones será de tres días hábiles contados a partir de la entrega de la respectiva solicitud de Adición, cambio o eliminación de Documentos, hasta la entrega para firmas, y de dos días para notificar y publicar cuando se han entregado al SGC los documentos firmados, excepto cuando se haga cambios masivos, se extenderá el plazo a 15 días calendario para todo el trámite.
Se analiza si el documento es adecuado para el
proceso y el SGC
La Solicitud se:
Se analiza si el documento es adecuado para el
proceso y el SGC
La Solicitud se:
Se aprueba
Se aprueba
Se aprueba con modificaciones
Se aprueba con modificaciones
Se rechaza
Se rechaza
El Documentos es adecuado y oportuno
El Documentos es adecuado y oportuno
El Documentos necesita ajustes para
ser adecuado y oportuno
El Documentos necesita ajustes para
ser adecuado y oportuno
El Documentos NO es adecuado y
oportuno
El Documentos NO es adecuado y
oportuno
Versión: 15
Fecha: 07-12
SE APRUEBA LA SOLICITUD
SE APRUEBA LA SOLICITUD
SE APRUEBA CON
MODIFICACIONES
SE APRUEBA CON
MODIFICACIONES
POLITICA DE OPERACIÓNLos Documentos aprobados en el Sistema de Gestión y Control se encuentran en medio físico y digital, en medio físico se identifican por estar debidamente firmados por quien revisa y quien aprueba y se controla solo el documento que tiene las firmas originales, el documento reposa en las oficinas de Gestión Estratégica en carpeta cuyos documentos se almacenan en sobres de protección de acetato, con el fin de que permanezcan legibles y fácilmente identificables, las copias o impresiones diferentes a estos documentos son copias no controladas; en medio digital los documentos son publicados en la carpeta “SISGESTION / SGC Documentos Oficiales” que se encuentra en el servidor del Municipio y son identificados por las iniciales de cada proceso. Para la protección de los documentos en medio magnético se tiene una clave de acceso privado al equipo del usuario responsable de la Administración, evitando así que estos sean modificados. Serán copias no controladas los documentos que no reposen en esta carpeta y se hará el Backup de la información una vez al mes..
POLITICA DE OPERACIÓNLos Documentos aprobados en el Sistema de Gestión y Control se encuentran en medio físico y digital, en medio físico se identifican por estar debidamente firmados por quien revisa y quien aprueba y se controla solo el documento que tiene las firmas originales, el documento reposa en las oficinas de Gestión Estratégica en carpeta cuyos documentos se almacenan en sobres de protección de acetato, con el fin de que permanezcan legibles y fácilmente identificables, las copias o impresiones diferentes a estos documentos son copias no controladas; en medio digital los documentos son publicados en la carpeta “SISGESTION / SGC Documentos Oficiales” que se encuentra en el servidor del Municipio y son identificados por las iniciales de cada proceso. Para la protección de los documentos en medio magnético se tiene una clave de acceso privado al equipo del usuario responsable de la Administración, evitando así que estos sean modificados. Serán copias no controladas los documentos que no reposen en esta carpeta y se hará el Backup de la información una vez al mes..
Se normaliza, se imprime el
documento y se entrega para firmas (si es un formato no
requiere firmas
Se normaliza, se imprime el
documento y se entrega para firmas (si es un formato no
requiere firmas
El proponente de la solicitud hace los ajustes sugeridos
El proponente de la solicitud hace los ajustes sugeridos
Se hace firmar y se devuelve a la DO Direccionamiento
Estratégico.
Se hace firmar y se devuelve a la DO Direccionamiento
Estratégico.
Versión: 15
Fecha: 07-12
SE RECHAZA SE RECHAZA
se registra la debida explicación de la causa
del rechazo en la casilla de
observaciones
se registra la debida explicación de la causa
del rechazo en la casilla de
observaciones
se devuelve al solicitante para que
este ajuste la solicitud y reenvíe una nueva
solicitud, anexando la rechazada.
se devuelve al solicitante para que
este ajuste la solicitud y reenvíe una nueva
solicitud, anexando la rechazada.
El procedimiento finaliza cuando en las observaciones se hace la anotación de la no conveniencia de la
adición o cambio de documento.
El procedimiento finaliza cuando en las observaciones se hace la anotación de la no conveniencia de la
adición o cambio de documento.
POLITICA DE OPERACIÓN
La documentación de los procesos no podrá ser modificada ni eliminada en el momento de la
Auditoria. Sin embargo se recibirán las solicitudes de adición, cambio o eliminación y se
les dará tramite una vez concluya dicha actividad.
POLITICA DE OPERACIÓN
La documentación de los procesos no podrá ser modificada ni eliminada en el momento de la
Auditoria. Sin embargo se recibirán las solicitudes de adición, cambio o eliminación y se
les dará tramite una vez concluya dicha actividad.
Versión: 15
Fecha: 07-12
ETAPA 2: Identificación de los ETAPA 2: Identificación de los cambioscambios
Se publica el documento en la carpeta compartida
SISGESTION
Se publica el documento en la carpeta compartida
SISGESTION POLITICA DE OPERACIÓN
La versión lleva el consecutivo individual de cada uno de los documentos (específicamente de los registros) particular a cada uno de los procesos.
Se podrá utilizar la nomenclatura N.A (No Aplica), cuando en un registro no sea pertinente diligenciar un ítem.
POLITICA DE OPERACIÓN
La versión lleva el consecutivo individual de cada uno de los documentos (específicamente de los registros) particular a cada uno de los procesos.
Se podrá utilizar la nomenclatura N.A (No Aplica), cuando en un registro no sea pertinente diligenciar un ítem.
Si fue un cambio se archiva la solicitud con el documento original que sufrió el cambio, este se
marca como obsoleto
Si fue un cambio se archiva la solicitud con el documento original que sufrió el cambio, este se
marca como obsoleto
Versión: 15
Fecha: 07-12
ETAPA 3: Socialización de los ETAPA 3: Socialización de los cambioscambios
Se notifica al líder(s) del proceso pertinente de la adición, el cambio o la
eliminación del documento, se hará a través de correo electrónico, con copia al integrante del Comité
Operativo.
Se notifica al líder(s) del proceso pertinente de la adición, el cambio o la
eliminación del documento, se hará a través de correo electrónico, con copia al integrante del Comité
Operativo.
Se realiza la socialización de la adición, cambio o eliminación de
la documentación en las reuniones que se adelantan en
cada proceso.
Se realiza la socialización de la adición, cambio o eliminación de
la documentación en las reuniones que se adelantan en
cada proceso.
POLITICA DE OPERACIÓN
Bimensualmente se expedirá boletín Informativo de los Sistemas de Gestión y Control.
POLITICA DE OPERACIÓN
Bimensualmente se expedirá boletín Informativo de los Sistemas de Gestión y Control.
Versión: 15
Fecha: 07-12
ETAPA 4: Verificación del adecuado ETAPA 4: Verificación del adecuado manejo de la documentación manejo de la documentación
Se verifica el adecuado control de los
documentos en los procesos a través de
las Auditorias Internas
Se verifica el adecuado control de los
documentos en los procesos a través de
las Auditorias Internas
Adecuado Manejo de la
Documentación
Adecuado Manejo de la
Documentación
•Que estén correctamente identificados
• Tener los documentos en la versión vigente
•Que estén disponibles para su uso
•Que estén en buen estado
•Que estén correctamente identificados
• Tener los documentos en la versión vigente
•Que estén disponibles para su uso
•Que estén en buen estado
Versión: 15
Fecha: 07-12
CONTROL DE CONTROL DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
(Externos)(Externos)
Verificación del adecuado manejo de la documentación
Verificación del adecuado manejo de la documentación
Identificar los documentos de origen externo necesarios para el desarrollo de
las actividades o funciones
Identificar los documentos de origen externo necesarios para el desarrollo de
las actividades o funciones
Incluirlos en el Listado Maestro y Normograma Externo
Incluirlos en el Listado Maestro y Normograma Externo
El responsable de dicho documento debe asegurarse de distribuirlo a quien
corresponda ya sea que el documento se incluye al sistema o se actualiza
El responsable de dicho documento debe asegurarse de distribuirlo a quien
corresponda ya sea que el documento se incluye al sistema o se actualiza
POLITICA DE OPERACIÓN
Los documentos Externos no deben ser modificados en su forma o contenido, cuando se identifiquen documentos externos nuevos en el sistema de Gestión de la Calidad y se incorporan al Listado Maestro de Documentos y Normograma Externos aplicando el Procedimiento control de documentos; es deber del responsable asociado en el listado al documento y Normograma externos la distribución y se hará control a esta distribución en la auditorias interna.
POLITICA DE OPERACIÓN
Los documentos Externos no deben ser modificados en su forma o contenido, cuando se identifiquen documentos externos nuevos en el sistema de Gestión de la Calidad y se incorporan al Listado Maestro de Documentos y Normograma Externos aplicando el Procedimiento control de documentos; es deber del responsable asociado en el listado al documento y Normograma externos la distribución y se hará control a esta distribución en la auditorias interna.
Versión: 15
Fecha: 07-12
IMPORTANTE!!!IMPORTANTE!!!
Todos debemos conocer este procedimiento.
Los documentos se controlan para normalizar la documentación y así garantizar una uniformidad de la
información.
Versión: 15
Fecha: 07-12