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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
OBJETO: CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO, CAFETERÍA LAFUMIGACIÓN Y EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARA LASSEDES DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN UBICADAS EN REGIÓN DECOBERTURA NR 4 ( CALDAS, RISARALDA, QUINDIO, HONDA-TOLIMA Y CARTAGO-
VALLE)
JUNIO DE 2018
En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993 artículo 25, numerales 12, modificado porel artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, artículo 274 de la Ley 1450 de 2011, concordancia conpI artículo 2212151 Del Decreto 1082 de 2015, los siguientes son los estudios yVlttos^U', CONTRATAR EL SERV.C.O INTEGRAL DEi ASEO^FETEHJ,LA FUMIGACIÓN Y EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARALAS SEDES DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN UBICADAS ENREGIÓN DE COBERTURA NR 4 ( CALDAS, RISARALDA, QUINDIO, HONDA-TOLIMA Y
CARTAGO- VALLE).
1. DEFINICIONES
Definiciones
ACUERDO MARCO DE
PRECIOS-AMP
Los Acuerdos o convenio Marco de Precios son una nerramienta páia
que el Estado agregue demanda y centralice decisiones de adquisición
de bienes, obras o servicios.1
AIU
Es el valor que destina el Proveedor para cubrir los gastos deadministración, imprevistos y utilidad propios de la ejecución de la Orden
de Compra expresado como porcentaje.
CATÁLOGO
Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes o servicios; (b) lascondiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo
Marco, incluyendo el precio o la forma de determinarlo; y (c) la lista de
los proveedores que hacen parte de Acuerdo Marco.
COLOMBIA COMPRA
EFICIENTE
El gobierno del Presidente Juan Manuel Santos reconoce que la compra
y contratación pública es un asunto estratégico por lo cual decidió crear
Colombia Compra Eficiente por medio del Decreto Ley 4170 denoviembre 3 de 2011. El Decreto Ley 4170 reconoce la necesidad de:
(a) crear políticas unificadas que sirvan de guía a los administradores de
compras y que permitan monitorear y evaluar el desempeño del Sistema
y generar mayor transparencia en las compras; y (b) tener una Entidad
rectora que provea un soporte adecuado para ejecutar el Plan de
Desarrollo.2 .
COTIZACIÓNEs la respuesta del Proveedor a una Solicitud de Cotización presentada
por la entidad compradora en la tienda virtual del Estado Colombiano.3
ENTIDADES
COMPRADORAS
Cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley
80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley
1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley
deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas
que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.4
OPERACIÓN PRINCIPAL
Es el grupo de estudios, actividades y negociaciones adelantadas por
Colombia Compra Eficiente para la celebración del Acuerdo Marco y el
acuerdo entre Colombia Compra Eficiente y los Proveedores para la
prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.5
OPERACIÓN
SECUNDARIA
Son las actividades que debe adelantar en el Acuerdo Marco: (i) la
Entidad Compradora para comprar, recibir y pagar el Servicio Integral de
Aseo y Cafetería; y (ii) el Proveedor para cotizar: prestar y facturar el
Servicio de Integral de Aseo y Cafetería.6
1 http://www.colomb¡acompra.gov.co/sites/default/files/manuales/acuerdos_marco.pdf
2 httpsV/www.colombiacompra.gov.co/colombia-compra/colombia-cornpra-eficiente
3 Anexo 1 Definiciones del AMP CCE-455-1-AMP-2016
4https://www.colombiacompra.qov.co/ciudadanos/qlosario
5 Anexo 1 Definiciones del AMP CCE-455-1-AMP-2016
6 Anexo 1 Definiciones del AMP CCE-455-1-AMP-2016
ORDEN DE COMPRA
PGN
PROVEEDOR
TIENDA VIRTUAL DEL
ESTADO COLOMBIANO -
TVEC
BIENES DE ASEO Y
CAFETERÍA
FUMIGACIÓN
INSECTICIDA
PLAGAS
PLAGUICIDA
REGIÓN DE
COBERTURA No.4
Es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de
vincularse al Acuerdo Marco de Precios, obligarse a sus términos y
condiciones y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor
y la Entidad Compradora.7
Procuraduría General de la Nación,
Es quien ha sido seleccionado como resultado de la Licitación Pública
LP-AMP-111-2016 y que suscribe el Acuerdo Marco de Precios con
Colombia Compra Eficiente8
Es el aplicativo SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a
disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores a
través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco.9
Es el conjunto de insumos, elementos, equipos y maquinaria utilizados
para limpiar las instalaciones en las cuales opera una Entidad Estatal y
para preparar y ofrecer bebidas calientes y frías a sus funcionarios,
contratistas y visitantes.10
Tratamiento de plagas de insectos y otros parásitos por medio de
insecticidas gaseosos o líquidos volátiles llamados productos fumigantes
o fumígenos.11
Que sirve para matar insectos. Aplicado a los productos destinados a
este fin.12
Irrupción súbita y multitudinaria de insectos, animales u otros
organismos de una misma especie que provoca diversos tipos de
perjuicios13
Todo agente de naturaleza química, física o biológica que solo en
mezcla o en combinación, se utilice para la prevención, represión,
atracción o control de insectos, ácaros, agentes patógenos, nematodos,
malezas, roedores u otros organismos nocivos a los animales, a las
plantas, a sus productos derivados, a la salud o a la fauna benéfica.14
Es el conjunto de municipios en los cuales el Proveedor se obliga a
prestar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Para el presente
proceso las sedes de la PGN en esta región son las ubicadas en:
Caldas, Risaralda, Quindio, honda-Tolima y Cartago- Valle15
7 https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glosario
8https://www.colornbiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/contrato_aseo_y_cafeter¡a_¡¡.pdf
9 https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/glosario
10 Anexo 1 Definiciones del AMP CCE-455-1-AMP-2016
11 http://es.thefreedictionarv.com/fumiqaci%C3%B3n
12 https://boletinagrario.com/ap-6,insecticida,480.html
13 http://definicion.de/plaga/
14 http://imaqes.paainasamarillas.eom/16226332/1/desechos.html
15 Anexo 1 Definiciones del AMP CCE-455-1-AMP-2016
SERVICIO INTEGRAL DE
ASEO Y CAFETERÍA
SERVICIOS
ESPECIALES
SOLICITUD DE
COTIZACIÓN
SMMLV
Es el conjunto de actividades realizadas por una empresa de servicios
de aseo y cafetería para atender las necesidades institucionales de
limpieza de instalaciones y mantenimiento locativo básico y de ofrecer
bebidas calientes y frías a los funcionarios, contratistas y visitantes, con
personal propio capacitado para tales actividades y encargándose de los
insumos, elementos, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo
las actividades, que incluye los Servicios Especiales.16
Son los servicios de fumigación, jardinería y trabajo en alturas de nivel
avanzado prestados por la Empresa de Servicios de Aseo y Cafetería de
acuerdo con las especificaciones establecidas en el Acuerdo Marco.17
Es el evento creado por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del
Estado Colombiano para Solicitar a los Proveedores la presentación de
su Cotización para la adquisición del Servicio Integra de Aseo y
Cafetería.18
Salario mínimo mensual legal vigente19
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA
NACIÓN PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.
La Procuraduría General de la Nación es el máximo organismo del Ministerio Público, con
autonomía administrativa, financiera y presupuesta!; para el cumplimiento de su misión
Constitucional cuenta con varias sedes localizadas tanto en la ciudad de Bogotá, como a
nivel nacional, las cuales no sólo se ubican en las capitales de departamento sino de igual
forma en municipios a lo largo y ancho del territorio nacional.
La Entidad tiene la necesidad de conservar las sedes brindando un ambiente de higiene,
salubridad y limpieza para la seguridad y salud en el trabajo, así como minimización de
riesgos y peligros. Lo que implica realizar actividades de aseo en cada una de las oficinas,
en las zonas de circulación, en los baños y en todos aquellos espacios que hacen parte de
las sedes donde funcionan las diferentes dependencias de la PGN con el personal suficiente
para estas labores. Así mismo, y teniendo en cuenta el desarrollo del plan integral de
bienestar, se les brinda a los funcionarios café y bebidas aromáticas.
Para realizar las actividades de limpieza la Entidad cuenta dentro de su planta de personal
con cargos de "auxiliares de servicios generales"; sin embargo, estos resultan insuficientes
teniendo en cuenta el número de sedes a nivel nacional, los funcionarios que laboran al
interior de las diferentes dependencias, los usuarios que a diario visitan las instalaciones y
las recomendaciones médico-laborales que tienen varias de las personas que conforman el
Grupo de Servicios Generales, algunas de las cuales no pueden cumplir a cabalidad con la
totalidad de las funciones.
16https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_publ¡c/files/cce_documentos/contrato_aseo_y_cafeteria_¡i.pdf17https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_docümentos/contrato_aseo_y_cafeteria_ii.pdf18 Anexo 1 CCE, Definiciones del AMP CCE-455-1-AMP-201619 Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.3.1
Es importante hacer referencia al informe presentado por la ARL POSITIVA, de fechaseptiembre de 2015, donde se establece que : "Se evidencia que el metraje del área delimpieza y aseo por persona de la Procuraduría, es de 676 metros cuadrados por piso
aproximadamente, lo cual deja ver que se está excediendo la carga de trabajo en relación almetraje máximo requerido para un operario según la referencia de otras entidades, pues
además de realizar actividades de limpieza en áreas administrativas realizan actividades decafetería.
Cabe anotar que en empresas privadas que prestan este tipo de servicio el metraje deejecución por persona es inferior al manejado dentro de la Procuraduría General de la
Nación (la referencia de otras entidades es: 1 operario por cada 586 metros cuadrados comomáximo).
En la actualidad no existe legislación que regule o valide esta información, lo anterior lo
realizan las empresas, con base a los tiempos de actividad/tarea, el recorrido, insumos,
exigencia y el tipo de actividad que se desarrolla dentro de este cargo."20
La necesidad a la fecha se soporta con la constancia del Jefe de la División de Gestión
Humana de la Procuraduría General de la Nación del día 19 de junio de 201821, se establece
un déficit total de 8 auxiliares de servicios generales en general y específicamente para la
Región de cobertura No.4 que incluye a las sedes ubicadas en los departamentos de Caldas,Risaralda, Quindio, Honda-Tolima y Cartago- Valle:
REGIONAL
PGN
CALDAS
CALDAS
QUINDIO
QUINDIO
RISARALDA
RISARALDA
VALLE
TOLIMA
MUNICIPIO SEDE
MANIZALES
MANÍZALES
ARMENIA
ARMENIA
PEREIRA
PEREIRA
CARTAGO
HONDA
DIRECCIÓN
CALLE 22 N. 22-26 PISO
11-PISO 3, EDIFICIO
DEL COMERCIO-
MANIZALES
CALLE 21 N. 21-45 PISO
13 Y 18 EDIFICIO
MILLAN ASOCIADOS-
MANIZALES
Carrera 17 No. 20-27 piso10y11
Carrera 16 No. 19-21 piso
3
CALLE 20 N. 6-30 PISO 5
EDIFICIO BANCO
GANADERO
Carrera 8 NO.42B-50 Piso
4 Edificio 843 centro de
negocios
Calle12 N° 1"-03
Carrera 12 A No. 12-42
piso 5
DEPENDENCIA
PROCURADURÍAREGIONAL Y
JUDICIALES PENALES
PROCURADURÍAPROVINCIAL Y
JUDICIALES
ADMINISTRATIVAS
PROCURADURÍAREGIONAL Y
PROVINCIAL
PROCURADURÍASJUDICIALES
REGIONAL RISARALDA
PROCURADURÍAPROVINCIAL Y
JUDICIALES
PROCURADURÍAPROVINCIAL CARTAGO
PROCURADURÍAPROVINCIAL Y
JUDICIALES
TOTAL PERSONAS DE APOYO
M2
620.27
Nota (2)
317.70
Nota(1 y 2)
308.75
Nota (1 y 2 )
289.95
Nota (1 y 2 )
254.70
Nota (1 )
502.00
Nota (1 )
210
Nota (1 y 3)
195
Nota(1 y 2)
NÚMERO DEFUNCIONARIOS
DE PLANTA
18
10
27
22
15
37
10
10
# DE PERSONAL
DE PLANTA QUE
ACTUALMENTE
PRESTA EL
SERVICIO DE
ASEO Y
CAFETERÍA PORSEDE
0
1
0
0
0
1
0
0
PERSO
NAL
DE
APOYO
SOUCI
TADA
1
1
1
1
1
1
1
1
8
20 Tomado de Estudios Previos para la contratación contratar el servicio de aseo y fumigación y el suministro de productos deaseo y cafetería para varias sedes de la procuraduría general de la nación ubicada en el nivel nacional y en la ciudad de Bogotá
vigencia 2015. Pagina 4. Ver https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/contratacion/1085/Estudio%20Previo.pdf
21 Ver Constancia del Jefe de la División de Gestión Humana de la PGN del 19 de junio de 2018
Nota (1): En algunas sedes, a pesar que el metraje corresponde a una suma inferior a lo informado por la ARL
como área recomendada por operario, se contratará por lo menos una (1) persona de apoyo que preste el
servicio de aseo y cafetería, debido a que por el número de funcionarios (mínimo 7) que laboran en cada sede se
requiere de personal con el fin de garantizar un sitio de trabajo que cumpla con los estándares mínimos de estos
servicios y atención al ciudadano en servicio de cafetería. Por lo General estas sedes en el estudio se estableció
que no tienen personal de planta nombradas como auxiliares de servicios generales y si lo tienen esta No está
Cumpliendo sus funciones por situaciones administrativas labórales o restricciones de salud.
Nota (2): En la sede la persona auxiliar de planta No presta estas funciones por restricciones médicas laborales,
restricciones de salud y/o por encargo en otras funciones.
Nota (3): En la sede No existe auxiliar de planta nombrado.
El día 18 de mayo de 2018 la Entidad tramitó en la Tienda Virtual de Colombia Compra
Eficiente la terminación anticipada de la orden de compra No.21815 (región de cobertura
No.4) suscrita en noviembre de 2017 con el contratista ASEOVIL LTDA. La terminación se
gestionó por incumplimientos del contratista en el suministro de bienes de aseo y cafetería,
mora en el pago de salarios a los operarios y el no pago de aportes parafiscales y seguridad
social. Según el AMP 455-1-2016 este contratista no puede participar en el nuevo evento de
cotización y en caso de hacerlo la Entidad debe descartarlo.22
Así las cosas, se tiene previsto satisfacer la necesidad total con ocho (8) personas para
labores de servicio de Aseo y Cafetería tiempo completo por cuatro (4) meses y 16 días
entre el 16 de julio de 201823 y el 30 de noviembre de 2018, toda vez que la Entidad prevé
suscribir una nueva orden de compra para esta Región a partir del 1 de diciembre de 2018
con cupo de Vigencias Futuras hasta 30 de noviembre de 2019.
Para llevar a cabo las actividades de Aseo, las sedes de la Entidad ubicadas en la región de
cobertura No.4, se necesita también el suministro de los elementos necesarios; por lo tanto,
el servicio que se contratará debe incluir el suministro de productos de aseo y limpieza.
Los productos y utensilios de cafetería, tales como café, aromáticas y azúcar, estos
permitirán disponer de bebidas calientes para los funcionarios y para los visitantes de la
entidad y de esta forma proporcionarles bienestar y contribuir a mejorar la atención a los
ciudadanos que recurren a las distintas sedes de la Procuraduría General de la Nación
ubicadas en la región de cobertura No.4; dichos elementos son descritos en los cuadros del
Anexo 1 de este estudio24, llamado "solicitud de servicios y cantidades de elementosRegiones de cobertura 4".
Para establecer las cantidades de productos y utensilios de aseo y cafetería, se tuvo en
cuenta las cantidades mensuales que fueron contratadas para esta región de cobertura
mediante la orden de compra 21815 del mes de noviembre de 2017 (La cual fue terminada
por incumplimiento del contratista).25 Adicionalmente se efectuaron algunos ajustes en las
cantidades debido al acomodo de la necesidad por parte de los coordinadores
administrativos como un ejercicio normal de retroalimentación y del contexto real del
funcionamiento de las dependencias de la procuraduría en la región de cobertura No.4, estos
ajustes están registrados en el Anexo 1 de este estudio, llamado "solicitud de servicios ycantidades de elementos Regiones de cobertura 4".
22 Según literal o) cláusula 6) del AMP-455-1-2016.
23 La fecha de Inicio puede variar según la fecha de lanzamiento del evento de cotización, ya que según el acuerdo marco de precios en promediose necesitan 13 días hábiles a partir del evento de cotización para el inicio de la ejecución de la orden de compra.
En adelante se citan los Anexo 1 y 3 del Acuerdo Marco de Precios. Distintos a los anexos del presente estudio25 Según literal o) cláusula 6) del AMP-455-1-2016, se realizó la terminación el día 18 de mayo de 2018.EI método del cálculo en la anterior ordende compra se realizó conforme a lo establecido en el estudio previo respectivo
De otra parte y con el objeto de garantizar el buen estado sanitario, la preservación y
conservación de los archivos, la salud y bienestar de todos los servidores en las
instalaciones de la Entidad, ubicadas en esta región de cobertura y en cumplimiento de la
normatividad en materia de higiene, vigente en Colombia como los artículos 81 y siguientes
de la Ley 9 de 1979, Por la cual se dictan Medidas Sanitarias, establece la obligación que
tienen las empresas de efectuar regularmente por administración o contrato, el servicio de
control de plagas; así mismo el Estatuto de seguridad industrial, Resolución 02400 de 22 de
mayo de 1979, por el cual se determinan algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y
seguridad en los establecimientos de trabajo, estipula en su Capítulo II, numeral 2.1.2, literal
b, como obligaciones de los patronos:
"Prever y mantener el medio ambiente ocupacional en adecuadas condiciones de higiene y
seguridad, de acuerdo a las normas establecidas en la presente resolución."
De igual forma, el Artículo 36 ibídem establece:
"Se deberán tomar medidas efectivas para evitar la entrada o procreación de insectos,
roedores u otros plagas dentro del área de trabajo."
El Decreto 614 de 1984 de la Presidencia de la República, por el cual se determinan las
bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país, en su artículo
segundo literal d. establece la obligación de: "Eliminar o controlar los agentes nocivos para la
salud integral del trabajador en los lugares de trabajo".
Ahora bien, en algunos casos, por condiciones climáticas extremas en algunas zonas de
país, es común encontrar entre los cielos rasos y cubiertas de las edificaciones, murciélagos,
buhos, palomas, roedores y demás plagas cuyos excrementos también afectan la salubridad
de las instalaciones.
Adicionalmente, otros componentes de las edificaciones, tales como tuberías, tomas
eléctricas, muebles sanitarios, tanque de almacenamiento de agua, vigas de madera, etc., se
convierten en lugares donde proliferan cucarachas, zancudos, mosquitos, xilófagos26 y otros
insectos que menoscaban la salubridad y el bienestar de los servidores y ciudadanos que
requieren de los servicios de la Procuraduría.
Considerando lo anterior, y en aras de prevenir la acción nociva de roedores, insectos
rastreros, insectos voladores, vectores trasmisores de enfermedades que constituyen un
riesgo para la salud de los servidores y de los ciudadanos que concurren a las sedes de la
Procuraduría General de la Nación, así como prevenir el daño causado por el comején o
gorgojo en los bienes muebles y enseres propiedad de la entidad, y debido a que no se
cuenta con infraestructura, ni el personal de planta que atienda esta actividad, se considera
necesario contratar la prestación del servicio de fumigación27 en las ocho (8) sedes definidas
a continuación con un total de 2.698.37 metros cuadrados (MT2), y por una (1) sola
aplicación:
26 https://definicion,de/x¡lofaqo/: Insectos que se alimentan con madera.
27 Este servicio de fumigación según lo establecido en el Acuerdo Marco comprende un nivel básico de control. El alcance de este este control espara el manejo y reducción de los vectores de plagas arquitectónicos enfocados en plagas especificas de maderas especiales y de gérmenes
originados en otros elementos constructivos (Ver el anexo 1 del Acuerdo Marco).
#de
Región
Cobert
ura
4
4
4
4
4
4
4
4
Regional PGN
VALLE
QUINDIO
CALDAS
RISARALDA
QUINDIO
TOLIMA
CALDAS
RISARALDA
Municipio Sede
CARTAGO
ARMENIA
MANIZALES
PEREIRA
ARMENIA
HONDA
MANIZALES
PEREIRA
Dirección
Calle12N°1a-03
Cra 17 No 20-27 piso 10
y 11
CALLE 21 N. 21-45
PISO 18 EDIFICIO
MILLAN ASOCIADOS-
MANIZALES
CALLE 20 NO. 6-30
EDIFICIO BANCO
GANADERO PISO 5
Carrera 16 No. 19-21
Edificio Lotería del
Quindio piso 3o
Cra 12A No. 12-42, piso
5
CALLE 22 N. 22-26
PISO 11 EDIFICIO DEL
COMERCIO-
MANÍZALES
CARRERA 8 NO. 42B-
50, PISO 4 EDIFICIO
843 CENTRO
NEGOCIOS
Dependencia
PROCURADURÍA
PROVINCIAL
PROCURADURÍA
REGIONAL Y
PROVINCIAL
PROCURADURÍA
JUDICIAL
ADMINISTRATIVOS
PROCURADURÍA
REGIONAL
RISARALDA
PROCURADURÍAJUDICIAL ARMENIA
PROCURADURÍA
PROVINCIAL Y
JUDICIAL PENAL
PROCURADURÍAS
JUDICIALES
PENALES
PROCURADURÍA
PROVINCIAL Y
JUDICIALES PEREIRA
Total Metros cuadrados (M2)
TOTAL
MT228
210.00
308.75
317.70
254.70
289.95
195.00
620.27
502,00
2.698.37
¿Necesita
Fumigació
n?
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Por todo lo anterior la Entidad requiere contratar el servicio integral de Aseo y Cafetería
incluyendo el suministro de elementos necesarios y el servicio de fumigación (según el
anexo 1 Solicitud de servicios y cantidades de elementos para la región de cobertura 4).
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN,INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS
La Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos", consagra en el artículo segundo, las siguientes
modalidades de selección para la escogencia de los contratistas: Licitación pública, selección
abreviada, concurso de méritos y contratación directa.
Dentro de la modalidad de selección abreviada, incluye como causal la siguiente: "a) La
adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las
mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características
descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el
reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos
1 Según constancia del Coordinador del Grupo de Inmuebles de la PGN de fecha 19 de junio de 2018.
de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de
procedimientos de adquisición en bolsas de productos." (Subrayado fuera de texto).
En virtud de lo consagrado por la Ley 1150 de 2007, artículo 2, parágrafo 5, "Los acuerdos
marco de precios a que se refiere el inciso 2° del literal a) del numeral 2° del presente
artículo, permitirán fijar las condiciones de la oferta para la adquisición o suministro de
bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a las
entidades estatales durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y
condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo.
La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un acuerdo marco de
precios, le dará a las entidades estatales que suscriban el acuerdo, la posibilidad que
mediante órdenes de compra directa, adquieran los bienes y servicios ofrecidos.
En consecuencia, entre cada una de las entidades que formulen órdenes directas de compra
y el respectivo proveedor se formará un contrato en los términos y condiciones previstos enel respectivo acuerdo (...)"
En el Decreto 4170 de 2011, "Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación
Pública -Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura", es el ente
rector, que tiene como objetivo "desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas,
orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y
contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización
de los recursos del Estado.", y como una de sus funciones, a la luz de lo preceptuado en el
artículo 3 numeral 7, la de "Diseñar, organizar y celebrar los acuerdos marco de precios y
demás mecanismos de agregación de demanda de que trata el artículo 2°_ de la Ley 1150 de
2007, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan para el efecto".
En virtud de lo anterior, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra
Eficiente - determinó que de acuerdo con el estudio de mercado, las Entidades Estatales
adelantan los Procesos de Contratación de manera independiente para la adquisición de
bienes y servicios de aseo, procesos en los cuales el Estado no actúa como un solo
comprador. En consecuencia, (i) cada Entidad Estatal debe dedicar tiempo y recursos
humanos a la adquisición de los mismos bienes y servicios; (ii) las Entidades Estatales no
obtienen las mismas condiciones para la compra de bienes y servicios de aseo y cafetería; y
(iii) el Estado no aprovecha las posibles economías de escala.
Para mejorar la anterior situación en el año 2014 Colombia Compra Eficiente, y teniendo en
cuenta que: "(i) por la importancia que representa para las Entidades Compradoras contar
con el Servicio Integral de Aseo y Cafetería y (ii) .... consideró pertinente celebrar la primera
generación del Acuerdo Marco de Precios del Servicio Integral de Aseo y Cafetería y para el
efecto adelantó la Licitación Pública LP-AMP-021-2014 para seleccionar los Proveedores
que prestaran dicho servicio. Lo que permitió que las Entidades Estatales realizarán compras
de (i) servicio de personal, (ii) bienes de Aseo y Cafetería, y (iii) servicios especiales, a travésde un proceso ágil y transparente.
Ahora bien: "En el año 2016 Colombia Compra Eficiente preparó la segunda generación del
Acuerdo Marco de aseo y cafetería, el cual representó hasta junio de 2016 el 17,4% de las
transacciones realizadas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, equivalentes a
$383.070 millones. La Tienda Virtual del Estado Colombiano registró un total de compras de
este servicio en 2014 por $46.913 millones, en 2015 por $209.102 millones y hasta junio de2016 por $127.054 millones.
El Servicio Integral de Aseo y Cafetería es el mecanismo más utilizado por las EntidadesEstatales para contratar el servicio de limpieza de sus instalaciones. Comprar al amparo de
este Acuerdo Marco permite trasladar a un tercero especializado: (i) Los costos
administrativos, (ii) La contratación del personal especializado y su manejo (iii) El inventariode insumos, y el mantenimiento de la maquinaria, lo que genera ahorros en dinero, entiempos de contratación y en la selección de Proveedores".29
Como consecuencia del proceso licitatorio en mención, Colombia Compra Eficiente celebróel "Acuerdo Marco de Precios para adquirir el Servicio Integral de Aseo y Cafetería II por
parte de las Entidades Compradoras CCE-455-1-AMP-2016 vigente a partir del 5 dediciembre de 2016 hasta el 5 de diciembre de 2018.
El Decreto 1082 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario delSector Administrativo de Planeación Nacionaf determina en el artículo 2.2.1.2.1.2.7, la"Procedencia del Acuerdo Marco de Precios", indicando que "Las Entidades Estatales de larama ejecutiva del poder público del orden nacional, están obligadas a adquirir Bienes y
Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marcos de Preciosvigentes. Igualmente señala que los organismos autónomos, como la Procuraduría Generalde la Nación no están obligados pero sí están facultados para hacerlo.
Con base en la anterior previsión normativa y lo descrito en el Catálogo para Acuerdo Marcode Precios suscrito por la Agencia Nacional de Contratación para la adquisición del ServicioIntegral de Aseo y Cafetería, la entidad procedió a verificar el contenido de este acuerdo conla información que registra la Agencia en su página web, considerando que el servicio
integral requerido por la Procuraduría General de la Nación contenido en el Acuerdosatisface la necesidad identificada en el numeral segundo de este documento, con lascondiciones generales indicadas en la página web de Colombia Compra Eficiente.
A través del Acuerdo Marco para el Servicio Integral de Aseo y Cafetería, las EntidadesEstatales pueden contratar30:
■ El servicio del personal de aseo, cafetería y mantenimiento locativo básico.
■ Insumos, equipos y maquinaria de aseo y cafetería.
• Equipos, elementos y maquinaria para el servicio de mantenimiento locativo básico.
« Servicios especiales de fumigación, jardinería y trabajo en altura.
Por otra parte se tiene en cuenta en la presente vigencia, la Directiva Presidencial No. 1 del10 de febrero,de 2016, cuyo asunto es el Plan de Austeridad 2016, mediante la cual se
imparten una serie de lineamientos enfocados en aumentar la conciencia en las entidadespúblicas en cuanto a la racionalización de los gastos de funcionamiento en el marco del Plande Austeridad anunciado en el año 2014, que incluyen la directriz de hacer uso de losacuerdos marco de precios diseñados por la Agencia de Contratación Colombia CompraEficiente para la ejecución del plan anual de adquisiciones.31
Atendiendo los postulados actuales del Plan Nacional de Desarrollo sobre la optimización deprocedimientos internos y gestión de procesos administrativos, así como las políticas antitrámites y el principio de economía que rige la contratación estatal, en cuanto a que los
https://www.colomb¡acompra.aov.co/sala-de-prensa/comunicados/sequnda-aeneracion-del-acuerdo-marm-de-aspn-cafeteria. 11:00 am del 6 de junio de 2018. ~
30 Ver definiciones y catálogo del AMP CCE-455-1 -AMP-201631 Directiva Presidencial No.1 del 10 de febrero 2016, la cual deroga la Directiva Presidencial 5 y 6 de 2014.
10
procesos de selección de contratistas deben realizarse con los procedimientos necesarios,con austeridad de tiempo y agilidad en las gestiones administrativas, y teniendo en cuentaque la orden de compra derivada del Acuerdo vigente es la opción más favorable a laentidad, pues los Acuerdos Marco de Precios son mecanismos que permiten acceder abienes y servicios aprovechando economías de escala mediante los cuales se logranmejores precios y resultados, en términos de valor por dinero, así como reducir los costosadministrativos del proceso de compra, tanto para las entidades como para los proveedoresy garantizar así los mejores precios al consumidor final, generando la selección objetiva delproveedor respectivo, según las condiciones del referido acuerdo.
De igual forma y teniendo en cuenta la cláusula 11 que estable las obligaciones delProveedor, según el numeral 11.9 estos deben "implementaren las Entidades Compradorasun plan de apoyo a la gestión ambiental que debe contemplar por lo menos los siguientespuntos:
- Políticas e instrucciones para incentivar el uso eficiente y racional de los recursosnaturales como el agua, la energía y el gas en las instalaciones de las EntidadesCompradoras durante la prestación del servicio.
- Protocolo de manejo, almacenamiento y disposición adecuada a los residuospeligrosos en los lugares ubicados en las instalaciones de la Entidad Compradoraseñalados para este fin.
- Protocolo de gestión de residuos no peligrosos que incluye lineamientos ycapacitación para recoger, clasificar, envasar y disponer adecuadamente los residuos
no peligrosos en los lugares ubicados en las instalaciones de la Entidad Compradoraseñalados para este fin, haciendo posible su reciclaje y posterior aprovechamiento".
En los estudios previos de las órdenes de compra suscritas en el mes de noviembre del año
2017 se estableció la conveniencia para la Entidad de acogerse al Acuerdo Marco de Precios
para el servicio integral de aseo y cafetería ( insumos, operarios y servicio especial de
fumigación), en este análisis de conveniencia institucional y económica, se realizó la
comparación con la información de precios que la Entidad había gestionado con anterioridad
y por fuera del acuerdo marco en el año 2015 y 2016.
Respecto al servicio de fumigación se concluyó en el estudio citado del año 2017,
que desde el punto de vista económico, es más favorable para la Entidad acogerse al
acuerdo marco, teniendo en cuenta que los precios promedios del metro cuadrado
(MT2) y discriminado por regiones, del servicio de fumigación del catálogo de precios
es mucho menor a los que había obtenido la Entidad en otros esquemas decontratación.
Para el servicio de operarios de aseo y cafetería se concluyó que, la Entidad paga
por el DÍA/HOMBRE un 59,59% menos si se acoge al acuerdo marco de precios.
En relación con el ítem de bienes de aseo y cafetería, se pudo concluir que es
favorable para la Entidad acogerse al acuerdo marco, teniendo en cuenta que losprecios promedios publicados en el catálogo de precios son un 35,48% menores a
los que había obtenido la Entidad en contrataciones anteriores por fuera de la TiendaVirtual.32
32
Ver página 23 del estudio previo 2017 en www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/contratacion/1386/EstudiosPrevios.pdf
11
Finalmente es importante resaltar lo establecido en el Decreto 1082 de 2015: "Artículo
2.2.1.2.1.2.9. Utilización del Acuerdo Marco de Precios. Colombia Compra Eficiente debe
publicar el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y la Entidad Estatal en la etapa de
planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco
de Precios vigente con el cual la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad identificada.
Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, la
Entidad Estatal de que trata el inciso 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.7 del presente decreto está
obligada a suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra
Eficiente disponga, y luego puede colocar la orden de compra correspondiente en los
términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios...."
Según los argumentos anteriores que justifican la modalidad de selección del contratista, la
Entidad se acogerá al Acuerdo Marco de Precios vigente con Colombia Compra Eficiente a
partir del acta de inicio de la Orden de Compra en el presente año y en todo caso hasta el 30
de noviembre de 2018.
4. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
4.1 Objeto.
CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO, CAFETERÍA, LA FUMIGACIÓN Y ELSUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA PARA LAS SEDES DE LA
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN UBICADAS EN REGIÓN DE COBERTURANR 4 ( CALDAS, RISARALDA, QUINDIO, HONDA-TOLIMA Y CARTAGO- VALLE).
RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓNINSTITUCIONAL
Este proceso se encuentra enmarcado en el Plan Estratégico Institucional "2017-2021: Por
una Procuraduría Ciudadana", apuntando al eje estratégico, objetivo estratégico y metas, así:
EJES ESTRATÉGICO
(3) Gestión para un estado
moderno, transparente y en
paz. • Fortalecimiento PGN.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
(i).Fortalecer la planeación y la
gestión estratégica institucional.
METAS
(1) Implementar un modelo de planeación y
gestión estratégica.
(3) Articular la gestión institucional entre el
centro y el territorio.
El Plan Estratégico Institucional se encuentra disponible para la consulta de los servidores yla ciudadanía en general en el link:
https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/info_gel_archivos/3//37_PEI-PGN-v1.pdf,de la página web de la Entidad.
4.2 Clasificación UNSPSC
Según el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (Versión 14 delUNSPSC) que se encuentra disponible en la dirección
12
http/www.colombiacompra.gov.co/Clasificación, la siguiente es la codificación del servicio
requerido.
Código
UNSPSC
76111501
72102103
471315
471316
471318
50201706
50201717
50161509
52151504
521515
52152101
52152102
Segmento
76 Servicio de
limpieza,
descontaminación y
tratamiento de
residuos
72 Servicios de
edificación,
construcción de
instalaciones y
mantenimiento
47 Equipos de
Limpieza y
Suministros
50 Alimentos, Bebidas
y Tabaco
50 Alimentos, Bebidas
y Tabaco
50 Alimentos, Bebidas
y Tabaco
52 Artículos
Domésticos,
Suministros y
Productos Electrónicos
de Consumo
52 Artículos
Domésticos,
Suministros y
Productos Electrónicos
de Consumo
52 Artículos
domésticos,
suministros y
productos electrónicos
de consumo
52 Artículos
domésticos,
suministros y
productos electrónicos
de consumo
Familia
7611 Servicio de
Aseo y Limpieza
7210 Servicios
de
mantenimiento y
reparaciones de
construcciones e
instalaciones
4713 Suministro
de aseo y
limpieza
5020 Bebidas
5020 Bebidas
5016 Chocolates,
azúcares,
edulcorantes y
productos de
confitería
5215 Utensilios
de cocina
domésticos
5215 Utensilios
de cocina
domésticos
5215 Utensilios
de cocina
domésticos
5215 Utensilios
de cocina
domésticos
Clase
761115 Servicio de Limpieza y
Mantenimiento de edificios
generales y de oficina
721021 Control de plagas
471315 Trapos y paños de
limpieza
471316 Escobas, traperos,
cepillos y accesorios
471318 Soluciones de
limpieza y desinfección
502017 Café y té
502017 Café y té
501615 Chocolates, azúcares,
edulcorantes productos
521515 Utensilios de cocina
desechables domésticos
521515 Utensilios de cocina
desechables domésticos
521521 Cristalería de uso
doméstico
521521 Cristalería de uso
doméstico
Producto
76111501 Servicio
de limpieza de
edificios
72102103 Servicios
de exterminación o
fumigación
50201706 Café
50201717
Té de Frutas
50161509 Azucares
naturales o
productos
endulzantes
52151504 Tazas o
vasos o tapas
desechables para
uso doméstico
52152101 Tazas de
café o té
52152102 Vasos
para beber para uso
doméstico
4.3 Especificaciones técnicas exigidas
Las especificaciones técnicas de los productos y utensilios de aseo y cafetería, seencuentran descritas entre las páginas 1 a la 13 del Anexo 3 del Acuerdo Marco: Fichas
13
Técnicas, puntaje máximo y biodegradabilidad de los Bienes de Aseo y Cafetería delAcuerdo Marco de Precios.33
Las actividades del servicio de aseo y las actividades del servicio de fumigación seencuentran descritas en el Anexo 1 del Acuerdo Marco: Actividades, nivel de servicio yresultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería del Acuerdo Marco de Precios.34
Para la prestación del servicio de fumigación, el proveedor debe contar con los siguientesrequisitos adicionales:
"- Con el concepto sanitario favorable vigente en su nombre o a nombre de la empresasubcontratada emitido por la Secretaría de Salud Distrital o Departamental correspondienteal lugar de la prestación del servicio.
- Los productos y plaguicidas utilizados en la prestación del servicio deben contar con elrespectivo registro sanitario y concepto toxicológico.
- Si la Entidad Compradora lo requiere, el Proveedor debe suministrar el concepto sanitariofavorable vigente y los registros sanitarios y conceptos toxicológicos de los productos autilizar en sus instalaciones.
- Los desechos de plaguicidas, químicos y demás productos utilizados para la prestación delservicio deberán tener la disposición final ambientalmente segura a cargo y responsabilidaddel Proveedor.
- Para la aplicación de plaguicidas el oferente debe contar con "Licencia Sanitaria deFuncionamiento" expedida por la Secretaría de Salud Distrital o Departamental (Decreto1843 de 1991, Art. 44 o la normatividad que lo sustituya). Si la Entidad Compradora lorequiere el Proveedor debe entregarle una copia de la licencia sanitaria.
- El personal que asigne para la aplicación de plaguicidas debe cumplir con los requisitos decapacitación establecidos en el Decreto 1843 de 1991, Art. 111, 172, 174 y 175 o lanormatividad que lo sustituya
- Los plaguicidas se aplicarán de tal modo que se minimice el riesgo para los organismos noobjetivo y el medio ambiente, incluyendo la calidad del agua. El Proveedor debe entregar ala Entidad Compradora el procedimiento del manejo de plaguicidas o protocolo de prestacióndel servicio de fumigación avalada por el representante legal. '*5
Debe brindarse el cubrimiento a la totalidad de las áreas de los ocho (8) inmuebles de lassedes objeto de fumigación, se realizará una (1) fumigación, la cual se ejecutará cuando laentidad lo requiera sin que exceda el 30 de noviembre de 2018.
La aplicación deberá realizarse en días no hábiles y las sedes deben entregarse en lasmismas condiciones de organización y aseo en que se encontraban antes de la fumigación.
Cabe resaltar que si bien el Acuerdo Marco de Precios hace referencia a la contratación delServicio Integral de Aseo y Cafetería, la entidad solo contratará lo siguiente:
33 Ver Anexo 3: Fichas Técnicas, puntaje máximo y biodegradabilidad de los Bienes de Aseo y Cafetería del Acuerdo Marco dePrecios Proceso de Contratación LP-AMP-111-2016 de los Estudios previos de la LP-AMP-111-2016.
34 Ver el Anexo 1 - Actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería- Proceso de ContrataciónLP-AMP-111-2016 de los Estudios previos de la LP-AMP-111-2016.
LV^e^^¡^^^íd81 niVel ^ SerVÍCÍ° V reSUltad0S del Servicio lntegral de Aseo y Cafetería- Proceso de Contratación LP-AMP-111-2016
14
• El personal que preste el servicio integral de Aseo y Cafetería, escogiendo el perfildel operario de aseo, tal como lo permite el numeral 4 literal D de la Sección I de la"Guía Compra Aseo y Cafetería - Información del Acuerdo Marco"; dicho personalserá contratado de tiempo completo, cuatro (04) meses y 16 días de trabajo enjornada ordinaria de trabajo compuesta por ocho (8) horas al día y 48 horas a lasemana de lunes a viernes, durante cuatro (4) meses a partir 16 de julio hasta el 30de noviembre de 2018.36
• El suministro de insumos y elementos necesarios para el Servicio de Aseo yCafetería.
• El servicio especial de fumigación en una sola (1) aplicación.
5. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
Acorde con lo establecido por el artículo 2.2.1.2.1.2.9 del Decreto 1082 de 2015, el contratoa celebrar y resultante del presente proceso será de prestación de servicios y de suministroen la modalidad de ORDEN DE COMPRA.
6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACIÓN
Considerando que las órdenes de compras resultantes del Acuerdo Marco de Precios para el
Servicio Integral de Aseo y Cafetería celebrado por la Agencia Nacional de Contratación -Colombia Compra Eficiente- resulta ser la opción más favorable para las Entidades Públicas
obligadas y no obligadas, garantizando la selección objetiva de los respectivos proveedores
para cada una de las Regiones del Acuerdo Marco37, según las condiciones de dicho
Acuerdo, se tiene como referencia el estudio de mercado efectuado por dicha agencia como
soporte de la Licitación Pública LP-AMP-111-2016 que se adelantó para seleccionar los
proveedores por regiones para el Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
ANÁLISIS DEL VALOR DE LA ORDEN DE COMPRA VINCULADA AL ACUERDO MARCODE PRECIOS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO Y
CAFETERÍA, LA FUMIGACIÓN Y EL SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO YCAFETERÍA.
La Entidad suscribirá una (1) orden de compra vinculada al AMP CCE-455-1-2016 para
contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería, la fumigación y el suministro de bienes deaseo y cafetería.
El presupuesto establecido de la orden de compra que cubra de la necesidad de la Entidad
asciende a SESENTA Y CUATRO MILLONES TRESCIENTOS OCHENTA Y UN MIL
QUINIENTOS VEINTIDÓS PESOS CON 14 CENTAVOS MCTE ($64.381.522.14), incluido elIVAyAlU.
El valor estimado de la orden sería la siguiente:
re^SLtefi™*«^llTr St69H 1 'a feC(haHde la,nzam.iento del event° de cotización, ya que según el acuerdo marco de precios en promediose necesitan 13 días hábiles a partir del evento de cotización para el inicio de la ejecución de la orden de compra
El AMP-CCE-455-1-2016 Se estructura por regiones de cobertura nacional. Las sedes de la PGN para efectos de esteproceso de contratación se establecieron con base en la cobertura del Acuerdo Marco.
15
REGIÓN
4
TOTAL
VALOR ORDEN DE COMPRA
64.381.522.14
64.381.522.14
Se verifica lo solicitado por la Entidad, en lo referente a: Personal de aseo y cafeteríasolicitado en cada sede de la región No.4, cantidades de los insumos y elementos para elservicio de aseo y cafetería, así como el servicio de fumigación.
A continuación se muestra el ahorro real obtenido a través del acuerdo marco de precios de
Colombia Compra Eficiente, teniendo en cuenta los valores base de cotización, con respectoal valor de la cotización del evento final:
Región
4
Cotización base del
evento (*)
$71.282.705.87
Valor del evento de
cotización (oferta
seleccionada)
$64.381.522.14
Ahorro Real
$6.901.183.73
(*) Precios base: Tomados de los resultados definitivos del evento de cotización respectiva que se puedenobservar en las imágenes presentadas en el numeral 7 del presente estudio.
Según lo anterior se obtiene un ahorro real de SEIS MILLONES NOVECIENTOS UN MIL
CIENTO OCHENTA Y TRES PESOS CON 73 CENTAVOS MCTE ($6.901.183.73).
7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
La Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente, llevó a cabo la LP-AMP-
111-2016, mediante la cual se realizó la selección objetiva de los proveedores del Acuerdo
Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería de cada una
de las regiones de cobertura y cuyos requisitos habilitantes según el pliego de condiciones
de citada licitación fueron: La capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad Financiera y la
capacidad organizacional. Así mismo se empleó criterios de evaluación de ofertas, tales
como, factores económicos, técnicos y el estímulo a las Industria Nacional. A la Entidad
Compradora le corresponde seleccionar al Proveedor que ofrece las condiciones másfavorables teniendo en cuenta que el criterio para escoger la mejor oferta es el menor precio.
La Entidad descartará al contratista ASEOVIL LTDA en caso de que este proveedor sepresente en el evento de cotización.
Los proveedores seleccionados por Colombia Compra Eficiente para el desarrollo de ésteAcuerdo Marco de la región 4 son las siguientes:
N° de Región Región de Cobertura
Manizales, Neira, Chinchiná, Villamaría, Palestina (Caldas),
Aranzazú, Salamina (Caldas), Manzanares, Pensilvania,
Murillo, Risaralda, Anserma, Mistrató, Fresno, Mariquita,Guática, Herveo, Líbano, Armero, San José, Quinchía,
Pacora, Aguadas, Valparaíso (Antioquia), Marulanda,
Viliahermosa, Falán, Palocabildo, Norcasia, La Merced,Samaná, Honda, La Dorada, Puerto Salgar, Guaduas,Ambalema, Beltrán, Riosucio, Supía, Marmato.
| Proveedores del AcuerdoI Marco
i Unión Temporal Aseo Colombia
| Serviespeciales S.A.S.
| Representaciones e InversionesÉlite Ltda.
Unión Temporal Serví Eficiente| 2016
i Servi Limpieza S.A.
Easyclean G&E S.A.S.
16
N° de Región Región de Cobertura
Pereira, Dosquebradas, La Virginia, Santa Rosa de Cabal,
Cartago, Alcalá, Balboa (Risaralda), La Celia, Belalcázar,
Apía, Viterbo, Ulloa, Zaragoza, Obando, La Victoria (Valle del
Cauca), Ansermanuevo, Toro, La Unión (Valle del Cauca),
Santuario (Risaralda), Belén de Umbría, Guarató.
| Armenia (Quindío), Calarcá, Circasia, La Tebaida,
| Motenegro, Salento, Finlandia, Quimbaya, Córdoba (Quindío),
| Pijao, Buenavista (Quindío), Genova, Caicedonia, Sevilla,
I Zarzal, Bugalagrande, Andalucía, Roldanillo, Bolívar (Valle del
i Cauca), Riofrío.
i Proveedores del Acuerdo
I Marcoi Ñ&R integral Service Company
1 SAS-I Unión Temporal Eminser -
i Soloaseo 2016
i Ladoinsa Labores Dotaciones
| Industriales S.A.S.
| Unión Temporal Biolimpieza
| Cleaner S.A.
| Brillaseo S.A.S.
| Arios Colombia S.A.S.
| Eco Servir S.A.S.
I Serdán S.A.
Unión Temporal Servicol 2016
Mr Clean S.A.
Centro Aseo Mantenimiento
Profesional S.A.S.
Servicios de Aseo, Cafetería y
Mantenimiento Institucional
Outsourcing Seasin Ltda.
Conserjes Inmobiliarios Ltda.
i Asecolbas Ltda.
(*) No se incluye al contratista ASEOVIL LTDA debido al antecedente de la terminación anticipada por incumplirnientos del
contratista. La terminación se dio el 18 de mayo de 2018.
Los Acuerdos Marco de Precios son de uso obligatorios para las entidades de la Rama
Ejecutiva del poder público en el Orden Nacional, que están sometidas al Estatuto General
de Contratación de la Administración Pública. Sin perjuicio de que los Organismos
Autónomos y de las Ramas Legislativa y Judicial, así como las Entidades Territoriales,
puedan adherirse a los mismos.38
La Procuraduría General de la Nación es un organismo autónomo, razón por la cual tiene la
potestad de acogerse o no a los acuerdos marcos de precios disponibles en la tienda virtual
del estado colombiano; sin embargo y teniendo en cuenta los beneficios adquiridos al
hacerlo, (Mayor Transparencia y Eficiencia), examinó las condiciones en las que se acordó el
suministro del Servicio integral de Aseo y Cafetería, El Servicio Especial de Fumigación, así
como el suministro de insumos de Aseo y Cafetería en el CCE-455-1-AMP 2016,
determinando positivamente la conveniencia de acogerse.
La PGN tal y como lo establece la guía para comprar en la tienda virtual del estado
colombiano, inició el proceso contractual generando la solicitud de cotización de la región de
cobertura No.4 del acuerdo marco.
Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que se debe tener en
cuenta para identificar su proceso, el cual se llama evento. El número del evento creado el
día 25 de junio de 2018 para el caso fue:
REGIÓN
4
# EVENTO
58508
38Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.2.1.2.7.Procedencia del Acuerdo Marco de Precios
17
Siguiendo las indicaciones establecidas en la guía, la entidad anexó en el evento, el formato
de solicitud de cotización, el cual es una plantilla en formato Excel donde la Entidad
Compradora define las especificaciones del servicio que satisfacen su necesidad, tales como
personal, insumos y servicios especiales como la fumigación.
Los proveedores al amparo del AMP tienen la obligación de presentar sus ofertas dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de creación de los eventos de cotización, una
vez finalizado éste periodo, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para
analizarlas y compararlas.
Según lo anterior, los valores totales de las ofertas por proveedor del evento de cotización
determinado por la región en donde se pretende ejecutar el contrato son:
REGIÓN 4 - Evento #58508
TK S.T0A
•jri.Ofi •'SMPOBM A
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5796
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peci
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Subtotal
i
%*iu
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"r
Total
|
5741
0.47
8,95
51.854,157,96
$0,0
0
$0,00
$62.
567.
076,
91
$625.670,77
$1.1
88.7
74,4
6
$64.381.522,141
19
Para realizar las comparaciones de las cotizaciones, la Procuraduría procedió a verificar quecada proveedor cotizara por debajo de sus precios techos publicados en el Catálogo para el
servicio del personal, los Bienes de Aseo y Cafetería, los Servicios Especiales y el AIU.
Igualmente, corroboró que dicho proveedor respetara los precios pisos para el servicio delpersonal.
Una vez analizados dichos factores, se seleccionó al proveedor y el valor del presupuesto dela región, conforme a la menor propuesta de precio presentada en el respectivo evento deCotización:
CONDICIONES ECONÓMICAS:
Teniendo en cuenta la cláusula 6, literal e y h del Acuerdo, la Procuraduría General de laNación, debe generar una solicitud de compra para la región a contratar sobre la cotizacióndel proveedor que haya ofrecido el menor precio sobre el Servicio Integral de Aseo y
Cafetería y enviarla al ordenador del gasto para su aprobación, previa revisión de lainformación contenida en las cotizaciones enviadas por los proveedores, para asegurarse
que el precio del Servicio Integral de Aseo y Cafetería no supere el precio techo delCatálogo.
De lo anterior resulta que la Procuraduría General de la Nación suscribirá la siguiente ordenen los términos previstos en el Acuerdo Marco:
REGIÓN
4
Proveedor
UNIÓN TEMPORAL SERVÍ
EFICIENTE 2016
TOTAL
VALOR ORDEN DE COMPRA
64.381.522.14
64.381.522.14
Para un total de Sesenta y cuatro millones trescientos ochenta y un mil quinientos
veintidós pesos con 14 centavos ($64.381.522.14), Incluido IVA y AIU.
8. ANÁLISIS DE RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO
Teniendo en cuenta que la orden de compra resultante del Acuerdo Marco de Precios
para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería celebrado por la Agencia Nacional
de Contratación - Colombia Compra Eficiente, resulta ser la opción más favorable para la
entidad, ya que garantiza la selección objetiva de los respectivos proveedores según las
condiciones establecidas en dicho acuerdo, por lo tanto se tiene como análisis de riesgo y
forma de mitigarlos, los estipulados en los estudios y documentos previos que soportan la
licitación LP-AMP-011-2016, mediante la cual se seleccionaron lo proveedores para el
Acuerdo Marco de Precios para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería,
realizado por la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente.
9. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD CONTEMPLA EXIGIR EN LA ORDEN DE COMPRA
De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.1.2.9 del Decreto 1082 de 2015 "Las
Entidades Estatales no deben exigir las garantías de que trata la sección 3 del capítulo II
de las Disposiciones Especiales en las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos
Marco de Precios, a menos que el Acuerdo Marco de Precios respectivo disponga locontrario"
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Dentro del clausulado del Acuerdo Marco de Precios CCE-455-1-AMP-2016 para la
Contratación del Servicio Integral de aseo y Cafetería, se indica en la cláusula 17 que
durante la operación secundaria no hay lugar a exigir garantía de cumplimiento.
10. INDICACIÓN SI EL CONTRATO ESTA COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL
Teniendo en cuenta que la o las ordenes de compras derivadas del Acuerdo Marco de
Precios para la contratación del Servicio de Aseo y Cafetería celebrado por la Agencia
Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente, resulta ser la opción más
favorable para la entidad, garantizando la selección objetiva del o de los respectivos
proveedores según las condiciones establecidas en el Acuerdo, se tiene como cobertura
por acuerdo comerciales, los estipulados en el numeral VIII de los pliegos de condiciones
de la Licitación LP-AMP-011-2016, para seleccionar los proveedores de un Acuerdo
Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, realizado
por la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente.
11. PLAN DE ADQUISICIONES Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El valor de la o las ordenes de compras resultantes del Acuerdo Marco de Precios para
contratar el servicio integral de Aseo, Cafetería y la Fumigación están amparadas por el
Certificado de Existencia "en el Plan Anual de Adquisiciones N° 2018-132, de fecha 25 de
mayo de 2018 y expedido por el administrador del Plan de adquisiciones y respaldadas
por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 53618 de fecha del 15 de junio de
2018 expedido por la Coordinación del Grupo de Ejecución Presupuestal de la División
Financiera de la entidad por el valor de Sesenta y cuatro millones trescientos ochenta
y un mil quinientos veintidós pesos con 14 centavos ($64.381.522.14).
Los Rubros se encuentras distribuidos, así por la vigencia 2018:
Rubro presupuestal
A-204417-PRODUCTOS DE ASEO Y LIMPIEZA
A-204418-PRODUCTOS DE CAFETERÍA Y
RESTAURANTE
A-204421-UTENSILIOS DE CAFETERÍA
A20451-MANTENIMIENTO DE BIENES INMUEBLES
A20458- SERVICIO DE ASEO
TOTALES
Vigencia 2018
3.526.895.03
2.292:508.48
1.805.979.33
1.907.928.54
54.848.210.76
64.381.522.14
12. PLAZO DE EJECUCIÓN
En virtud de lo establecido en la cláusula 14 del Acuerdo Marco de Precios, suscrito el 5
de diciembre de 2016, este tiene una vigencia de hasta el 5 de diciembre de 2018.
Dado que la entidad se acoge a las condiciones del Acuerdo Marco de Precios, el plazo
de ejecución de las órdenes de compra será a partir del mes julio[1] de 2018 hasta el 30
[1] Teniendo en cuenta que el proveedor debe iniciar la prestación del servicio dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a lacolocación de la Orden de Compra, no se puede establecer de antemano el día dei inicio de la prestación del servicio, tal y
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de noviembre de 2018; la entidad podrá prorrogar este plazo, teniendo en cuenta las
necesidades del servicio y la continuidad del Acuerdo Marco hasta el 5 de diciembre de
2018.
13. LUGAR DE EJECUCIÓN
La contratación del servicio integral de aseo y cafetería se brindará en la región de
cobertura 4 del AMP 455-1-2016 que para el caso de la Procuraduría General de la
Nación corresponde a las siguientes sedes:
REGIONAL PGN
CALDAS
CALDAS
QUINDIO
QUINDIO
RISARALDA
RISARALDA
VALLE
TOLIMA
MUNICIPIO SEDE
MANÍZALES
MANIZALES
ARMENIA
ARMENIA
PEREIRA
PEREIRA
CARTAGO
HONDA
DIRECCIÓN
CALLE 22 N. 22-26 PISO 11-
PISO 3 EDIFICIO DEL
COMERCIO-MANIZALES
CALLE 21 N. 21-45 PISO 18
EDIFICIO MILLAN ASOCIADOS-
MANIZALES
Carrera 17 No. 20-27 piso 10 y
11
Carrera 16 No. 19-21 piso 3
CALLE 20 N. 6-30 PISO 5
EDIFICIO BANCO GANADERO
Carrera 8 No.42B-50 Piso 4
Edificio 843 centro de negocios
Calle12N°1a-03
Carrera 12 A No. 12-42 piso 5
DEPENDENCIA
PROCURADURÍA REGIONAL Y
JUDICIALES PENALES
PROCURADURÍA PROVINCIAL
Y JUDICIALES
ADMINISTRATIVAS
PROCURADURÍA REGIONAL YPROVINCIAL
PROCURADURÍAS JUDICIALES
REGIONAL RISARALDA
PROCURADURÍA PROVINCIALY JUDICIALES
PROCURADURÍA PROVINCIALCARTAGO
PROCURADURÍA PROVINCIAL
Y JUDICIALES
El domicilio contractual será la ciudad de Bogotá. D. C.
14. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
Para efecto de la facturación y forma de pago de la orden de compra resultante del
Acuerdo Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería,
se aplicará lo establecido en la cláusula 10 de dicho Acuerdo.
15. IMPUESTOS, TASAS, CONTRIBUCIONES Y GRAVÁMENES (ESTAMPILLAS).
De conformidad con lo establecido en el artículo 468 del Estatuto Tributario, modificado
por el por el artículo 84 de la Ley 1819 de 2016. "La tarifa general del impuesto sobre las
ventas es del diecinueve por ciento (19%), la cual se aplicará también a los servicios, con
como lo contempla el literal e de la cláusula 7 del Acuerdo Marco de Precios CCE-455-1-AMP-2016. Sin embargo se estimadarle inicio a la ejecución por lo menos el día 16 de julio de 2018.
En todo caso, conforme a la cláusula 10 - facturación y pago del acuerdo marco de precios, la primera factura debe incluir laprestación del servicio durante el primer mes, contado a partir de la fecha de inicio pactada entre la Procuraduría General de laNación y el proveedor, situación que debe ser certificada por el supervisor del contrato.
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excepción de los excluidos expresamente", concepto que se tendrá en cuenta para la
ejecución de la Orden de Compra.
Sobre el presente asunto el Grupo de Cuentas de la entidad se pronunció en el siguiente
sentido mediante correo electrónico de fecha 11 de mayo de 2018:
Los impuestos y demás descuentos aplicables a este tipo de orden de compra son los
siguientes39:
".. .Retención en la fuente: Por Servicios de vigilancia y aseo prestados por empresas de
vigilancia y aseo. (Sobre AIU Mayor o igual a 4 UVT). Valor Base 4 UVT ($133.000), tarifa
2%. DUR 1625 Art. 1.2.4.4.10. (Excepto Autorretenedores).
Retención de IVA, tarifa 15% (sobre el valor del 19% del IVA facturado). (Excepto Gran
contribuyente).
Se anexa archivo en Excel con la información de las deducciones por Retención ICA,
Sobretasa Bomberil y Estampillas, aplicables servicio integral de aseo, cafetería, insumos
y servicios de fumigación, en las regiones de cobertura de PGN a nivel nacional.
Para este servicio teniendo en cuenta las regiones de cobertura se aplicará el concepto
de territorialidad del impuesto de industria y comercio. Ley 1819 del 29/12/. Artículo 343.
Territorialidad del Impuesto de Industria y Comercio. "3. En la actividad de servicios, el
ingreso se entenderá percibido en el lugar donde se ejecute la prestación del mismo..."
Igualmente en el siguiente cuadro: se detalla la información del Grupo de Cuentas, aplicablesservicio integral en la región de cobertura No. 4 de PGN:
StÉetóN:
RETENCIÓN EN LA FUENTE POR ICA
SERVICIO INTEéRALtíÉ ASEO,CAFETERÍA, INSUMOS.Y SERVICiÓS DE
:. FUMINSACtÓN "''■Tarifas
¿OBRE TASA
K^^S'Wm'imt'-W^i
BASE MÍNIMA DERETENCIÓN
SERVICIÓ
ASEO
(Contratación
operarios)
BASE MÍNIMA DE• : RÉTENCI6N'i** wmi>
CALDAS MANIZALESServicios
>=1SMLV0,37%
RISARALDA PEREIRAServicios >=4
UVT1%
QUINDIO ARMENIAServicios >=2
SMLV1%
TOLIMA HONDA
VALLE DEL
CAUCACARTAGO
FUENTE: CORREO ELECTRÓNICO GRUPO DE CUENTAS 11 DE MAYO DE 2018.
16. SUPERVISIÓN
No se requiere interventoría externa: en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo delartículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la Entidad considera que no se requiere interventoríaexterna debido a que se cuenta con personal de planta idóneo y suficiente para realizar el
seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento dela orden de compra.
39 Correo electrónico de la Coordinadora del Grupo de Cuentas déla PGN del 11 de mayo de 2018.
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La coordinación general será ejercida por el Jefe de la División Administrativa de la PGN, lasupervisión será ejercida por uno o más funcionarios de la Procuraduría General de laNación.
De conformidad con lo dispuesto por el manual de contratación de la entidad, dichosfuncionarios deben tener conocimiento y experiencia relacionada con el manejo de personal,recibo y distribución de elementos de aseo y cafetería, mantenimiento de instalaciones yfumigación.
Según lo estipulado en los literales "i" y "m" de la cláusula 6, además de la cláusula 10 delAcuerdo Marco, él o los funcionarios nombrados como supervisores deberán verificar elcumplimiento de las condiciones de la prestación del servicio integral de aseo y cafetería,servicio especial de fumigación, e incluyendo las obligaciones laborales del o losproveedores y los requerimientos previstos en los documentos del Proceso y en el Catalogo.
17. INDEMNIDAD
En la cláusula 22 del Acuerdo Marco se incluyó la cláusula de indemnidad que mantiene librea la Procuraduría General de la Nación de cualquier daño o perjuicio originado enreclamaciones de terceros que se deriven de las actuaciones del proveedor o de las de sussubcontratistas o dependientes.
18. LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
La liquidación de la orden de compra se llevará a cabo bajo los parámetros establecidos enlos artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y 11 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo217 del Decreto Ley 019 de 2012. La liquidación por mutuo acuerdo podrá efectuarse dentrode los ocho (8) meses siguientes a la fecha de terminación del plazo de vigencia establecidoen el contrato. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa
notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobresu contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2)
meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el Código de ProcedimientoAdministrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Bogotá D. C. Julio 4
JORGE LUpGÁLVIS ORTIZAsesor División Administrativa
NAL ACOSTA
ministrativa PGN /)
f-
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Anexos Tomados del Acuerdo Marco:
Anexo 1: Actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería- Procesocontratación LP-111-2016.
Anexo 3: Fichas técnicas, puntaje máximo y biodegradabilidad de los Bienes de Aseo y Cafetería-Proceso contratación LP-111-2016
Anexos elaborados para el Estudio:
Anexo 1: solicitud de servicios y cantidades de elementos Regiones de cobertura 4.
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