guía para contratar el servicio integral de aseo y cafetería a … · 2016-05-27 · guía para...
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Guía para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería a través del Acuerdo Marco de
Precios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano – V5
I. Información del Acuerdo Marco de Precios ........................................................................... 3
II. Búsqueda inicial en la Tienda Virtual del Estado Colombiano ............................................. 4
III. Análisis de las condiciones para generar la solicitud de cotización y contratar el
Servicio Integral de Aseo y Cafetería ...................................................................................... 5
IV. Generación de la solicitud de cotización ................................................................................ 6
A. Socios de negocios ................................................................................................................. 7
B. Plazo del evento ...................................................................................................................... 8
C. Anexo: formato de solicitud de cotización ............................................................................... 8
D. Diligenciamiento del formato de Excel .................................................................................... 9
E. Artículos y lotes: carga de los ítems o componentes del servicio requerido ........................ 18
F. Envío de la solicitud de cotización ........................................................................................ 21
G. Mensajes ............................................................................................................................... 21
H. Finalizar el evento de cotización ........................................................................................... 22
I. Ajustes y revocatorias ........................................................................................................... 22
J. Proceso de adjudicación al Proveedor .................................................................................. 23
K. Selección del Proveedor ....................................................................................................... 24
V. Solicitud de compra ................................................................................................................26
A. Dirección de entrega de la factura ........................................................................................ 28
B. Archivos anexos .................................................................................................................... 29
C. Estudios y documentos previos ............................................................................................. 30
D. Vencimiento de la Orden de Compra .................................................................................... 30
E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra ...................................................................... 31
F. Gravámenes adicionales ....................................................................................................... 31
G. Artículos del carro.................................................................................................................. 31
H. Presupuesto que soporta la compra ..................................................................................... 32
VI. Orden de Compra ....................................................................................................................34
A. Aprobación solicitud de compra ............................................................................................ 34
I. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra .......................................................... 35
J. Registro presupuestal ........................................................................................................... 36
VII. Recepción, Facturación y Pago .............................................................................................36
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I. Información del Acuerdo Marco de Precios
El presente documento tiene como objetivo guiar a las Entidad Estatales en el Proceso de
Contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería al amparo del Acuerdo Marco de Precios en
la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Antes de colocar una Orden de Compra la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco de Precios
al cual está próxima a vincularse. En el siguiente enlace encontrará el Acuerdo Marco de Precios
para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería: Ver Acuerdo Marco de Precios.
Información general del Acuerdo Marco de Precios
(i) Número de Proceso: CCE-146-1-AMP-2014, Acuerdo Marco de Precios para la
contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
(ii) Alcance: contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, el cual puede incluir: (a)
personal de aseo, aseo y cafetería, aseo, cafetería y mantenimiento locativo básico; (b)
insumos, elementos, equipos y maquinaria necesarios para el servicio de aseo y cafetería;
(c) elementos, equipos y maquinaria para el servicio de mantenimiento locativo básico; (d)
servicio básico de jardinería en sede administrativa; (e) servicio básico de fumigación en
sede administrativa.
El Acuerdo Marco de Precios no incluye la compra de insumos para el servicio de
mantenimiento locativo básico, servicio de aseo hospitalario, ni servicio de lavado de
fachadas en alturas. Igualmente, la Entidad Estatal no puede adquirir únicamente insumos,
equipos y maquinaria o contratar los servicios de jardinería, fumigación o mantenimiento sin
contratar el servicio del personal de aseo.
(iii) Plazos: El Proveedor del Servicio Integral de Aseo y Cafetería cuenta con ocho (8) días
hábiles para enviar su cotización a la Entidad Compradora y, una vez generada la Orden de
Compra, con ocho (8) días hábiles para iniciar la prestación del servicio. Es decir, en total,
la Entidad Compradora debe presupuestar un tiempo de al menos dieciséis (16) días hábiles
que toma el proceso de compra a través de la Tienda Virtual para contar con la prestación
del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
(iv) Vigencia máxima de las Órdenes de Compra: 31 de octubre de 2016.
(v) Vigencia mínima de la Orden de Compra y tiempo de contratación del personal: la
Orden de Compra de tener una duración mínima de tres (3) meses y el personal debe estar
disponible por menos medio tiempo en las instalaciones de la Entidad Compradora. El valor
del servicio del personal de medio tiempo corresponde a máximo el 60% del valor de tiempo
completo ofrecido por el Proveedor.
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(vi) Cobertura: La Entidad Compradora puede contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería
en 18 Regiones de Cobertura compuestas por municipios obligatorios y opcionales. Los
Proveedores deben cotizar en los municipios obligatorios de las Regiones de Cobertura y
tiene la opción de hacerlo para los municipios opcionales. La Entidad Compradora debe
consultar el Catálogo para conocer las Regiones de Cobertura y los municipios obligatorios
y opcionales que las componen.
(vii) Criterio de selección: La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que haya
ofrecido el menor precio por el Servicio Integral de Aseo y Cafetería y por la totalidad de la
vigencia requerida. Si la Entidad Compradora requiere la prestación del servicio en
municipios opcionales puede escoger la cotización de menor valor entre los Proveedores
que coticen todos los municipios requeridos.
(viii) Precio del Servicio Integral de Aseo y Cafetería: El Proveedor está obligado a
suministrar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería a los establecidos en su cotización, los
cuales no podrán ser mayores a los precios del Catálogo.
El Proveedor puede adicionar en su cotización recargos por cuenta de trabajo extra, nocturno
dominical y festivo, por requerimientos adicionales en el uniforme del personal o por
gravámenes adicionales señalados por la Entidad Compradora en su solicitud de cotización.
Todos costos y recargos para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería deben
estar incluidos en la cotización del Proveedor y en la Orden de Compra.
(ix) Facturación y pago: El Proveedor debe facturar mensualmente, mes vencido, los servicios
prestados a la Entidad Compradora, indicando con claridad sus componentes (personal,
insumos, elementos, equipos y maquinaria, Servicios Especiales, AIU, IVA, recargos y
gravámenes adicionales). Las Entidades Compradoras deben pagar las facturas dentro de
los treinta (30) días calendario.
II. Búsqueda inicial en la Tienda Virtual del Estado Colombiano
Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de
búsqueda una palabra clave o el código del Clasificador de Bienes y Servicios1: aseo, cafetería, o
los códigos 76111501 y 90101700. Luego debe hacer clic en el ícono . También puede buscar el
bien o servicio a través de su categoría haciendo clic en el ícono , elegir Acuerdos Marco del
Precios, Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
1 Término definido en el Decreto 1510 de 2013. Consulte: http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion.
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El resultado de la búsqueda muestra el artículo para contratar el Servicio Integral de Aseo y
Cafetería. La Entidad Compradora debe ingresar al artículo.
III. Análisis de las condiciones para generar la solicitud de cotización y
contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería
Para contratar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería, la Entidad Compradora debe generar una
solicitud de cotización a los Proveedores de la Región de Cobertura en la cual requiere el servicio.
La solicitud de cotización se genera a partir de una plantilla de cotización, la cual es única para cada
Región de Cobertura. La Entidad Compradora debe identificar el número de plantilla de cotización
que debe utilizar según la Región de Cobertura en la cual requiere el servicio. Para identificarlo debe
seguir los siguientes pasos:
(i) En la tabla de Regiones de Cobertura, identificar el municipio en el cual requiere el
servicio y la Región de Cobertura al que pertenece.
(ii) En la cuarta columna de la tabla, “Planilla de cotización” identificar en número de planilla
que corresponde a la Región de Cobertura de interés.
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(iii) En esta sección la Entidad Compradora también puede consultar los Proveedores
disponibles en cada Región de Cobertura, sus planes ambientales y de bienestar para
empleados, así como los precios y marcas ofrecidas en el Acuerdo Marco de Precios.
Si la Entidad Compradora requiere la prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería en San
Andrés, Providencia y Santa Catalina, Leticia, Quibdó, Arauca, Puerto Carreño, Mitú o Puerto Inírida
debe solicitar la cotización a los Proveedores de la Regiones de Cobertura respectiva. Cuando la
Entidad Compradora requiere el Servicio Integral de Aseo y Cafetería en: (a) Bogotá y en cualquiera
de las Regiones de Cobertura 12 a 18; o (b) en tres o más de las Regiones de Cobertura 12 a 18; o
(c) en Bogotá exclusivamente, debe solicitar la cotización a los Proveedores de la Región de
Cobertura 11.
IV. Generación de la solicitud de cotización
Una vez identificado el número de la plantilla de cotización, la Entidad Compradora debe ingresar a
la pestaña “Cotización”. Luego debe ingresar a “Crear un evento”.
En la columna “Crear a partir de una plantilla”, la Entidad Compradora debe buscar el número de la
plantilla de cotización que identificó en la sección III. Si la plantilla no es visible, la Entidad
Compradora debe buscarla ingresando en el campo “Encontrar una plantilla” el número de la plantilla
de cotización requerida. Ejempo: “2288” para encontrar la plantilla de la Región de Cobertura 11. El
siguiente paso es elegir “Crear”.
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Cada Región de Cobertura cuenta con su plantilla de cotización, por lo que la Entidad
Compradora debe realizar tantas solicitudes de cotización como número de Regiones de
Cobertura requiera incluir.
Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe
tener en cuenta para identificar su proceso.
La Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos en la solicitud de
cotización, los demás están predefinidos y no deben ser modificados:
Socios de negocios: es posible incluir usuarios de la Entidad Compradora como observadores o
responsables del evento.
Plazo del evento: es la fecha y hora límite que tienen los Proveedores para responder a la solicitud
de cotización.
Anexos: el formato de solicitud de cotización (archivo de Excel) incluye el detalle de las
especificaciones del servicio requerido por la Entidad Compradora.
Artículos y lotes: La Entidad Compradora debe cargar en la plantilla los diferentes componentes
del servicio requeridos.
A. Socios de negocios
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Es posible incluir como “Responsable del evento” u “Observador del evento” a usuarios adicionales
de la Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual.
Esta opción puede ser útil en el caso en que la Entidad Compradora requiera que otros usuarios de
la entidad aprueben o revisen la solicitud de compra.
B. Plazo del evento
El Acuerdo Marco establece que Entidad Compradora debe determinar un plazo de ocho (8) días
hábiles para cotizar el Servicio Integral de Aseo y Cafetería. El plazo cuenta desde el día en el que
se realiza la cotización hasta el día en el que se cumplen los ocho (8) días hábiles a las 11:59 p.m.
C. Anexo: formato de solicitud de cotización
El formato de solicitud de cotización es una platilla en formato Excel donde la Entidad Compradora
define las especificaciones del servicio que satisfacen su necesidad.
La Entidad Compradora debe descargar el archivo “Solicitud_de_cotización” que aparece en “Datos
adjuntos”. Al abrir el archivo debe hacer clic en el botón amarillo “habilitar contenido”.
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La Entidad Compradora debe diligenciar el formato de solicitud de cotización, especificando las
necesidades de personal, insumos, equipos y maquinaria, y Servicios Especiales, entre otros. Una
vez diligenciado debe guardarlo en su computador y cargarlo en la TVEC reemplazándolo por el
archivo vacío.
Para reemplazar el archivo vacío por el que contiene la información, la Entidad Compradora debe
hacer clic en el ícono rojo con raya blanca (esto eliminará el archivo vacío) y luego de seleccionar
el archivo con toda la información de los requerimientos de la entidad. Luego la entidad debe oprimir
el botón “guardar” al final de la plantilla de cotización.
D. Diligenciamiento del formato de Excel
Información Básica - Pestaña Solicitud de Cotización General
En esta sección la Entidad Compradora debe completar la siguiente información:
Paso 1: diligenciar el nombre de la Entidad Compradora (este es el nombre de la entidad que compra
y no el de las sedes en las cuales se presentará el servicio). Diligenciar la dirección, departamento
y municipio de la Entidad Compradora.
Paso 2: establecer la vigencia de la Orden de Compra. Esta vigencia debe corresponder a un número
entre igual o mayor a tres (3).
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Paso 3: establecer la fecha estimada de inicio. Esta fecha le permite al Proveedor tener una idea del
día en el cual la Entidad Compradora quiere iniciar la prestación del servicio.
Paso 4: la Entidad Compradora debe especificar el número de sedes para las cuales requiere el
servicio. Las sedes que relacione en este formato deben pertenecer a una misma Región de
Cobertura.
Personal - Pestaña Solicitud de Cotización General
Paso 5: seleccionar el perfil de operario y las cantidades que requiere en cada sede para la
prestación del servicio. Las cantidades deben ingresarse en las casillas de “Detalle Sede”. En el caso
de los operarios auxiliares o de mantenimiento, la Entidad Estatal debe diferenciar si requiere el perfil
básico o el perfil que se encuentra capacitado en alturas.
Paso 6: ingresar los días de trabajo de los operarios requeridos (ejemplo: lunes a viernes o lunes a
sábado), el horario (de 7:30 am a 5:30 am) e ingresar observaciones que la Entidad Compradora
considere pertinentes. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que el horario del personal no
debe sobrepasar las 48 horas laborales semanales, de lo contrario el Proveedor podrá establecer un
recargo por trabajo extra. Igualmente el Proveedor puede establecer recargos si los turnos requieren
trabajo nocturno, dominical o festivo.
Paso 7: para requerir un perfil diferente la Entidad Compradora debe seleccionar el botón “Agregar
filas” y seleccionar el nuevo perfil. Esta función también debe utilizarse si la entidad debe requerir
turnos diferentes para el mismo perfil; en este caso debe repetir el perfil seleccionado e ingresar la
información sobre el nuevo turno.
Paso 8: realizar el procedimiento anterior para el personal de medio tiempo requerido por la Entidad
Compradora. Si no requiere personal de medio tiempo la entidad debe dejar estos campos en blanco.
Paso 9: verificar el total de operarios requeridos en la casilla “Total N° de operarios requeridos”.
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Bienes de Aseo y Cafetería - Pestaña Solicitud de Cotización General
Paso 10: si la entidad requiere Bienes de Aseo y Cafetería debe seleccionar “Sí” en este paso e
ingresar en el link “Seleccionar Bienes de Aseo y Cafetería” para ingresar el detalle de la necesidad
de bienes.
El link lo llevará a la pestaña “Detalle Bienes de Aseo y Caf”. Los Bienes de Aseo y Cafetería se
dividen en el grupo de: (i) Insumos, los cuales tienen un precio de suministro pues son ítems que se
consumen; y (ii) elementos, equipos y maquinaria, los cuales tienen un precio de arrendamiento,
pues son ítems que no se desgastan rápidamente y el Proveedor puede reclamarlos al final de la
ejecución de la Orden de Compra.
Paso 11: ingresar la cantidad mensual estimada de insumos. Esta información se ingresa en las
casillas “Detalle Sede” y debe especificarse por sede.
Si la entidad estima que algún insumo no alcanza a ser consumido mensualmente puede solicitar
una fracción de este, de tal forma que multiplicado por la vigencia de la Orden de Compra la entidad
obtenga el total que requiere. Ejemplo: si requiere el servicio por 12 meses y por experiencia sabe
que durante toda la vigencia requiere únicamente una barra de jabón de 250 gramos debe ingresar
el valor que resulta de la división 1/12.
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Igualmente si la entidad requiere que en el primer mes se haga una entrega superior a la del valor
mensual estimado para dar inicio a la operación lo puede indicar al Proveedor en la casilla de
“Observaciones”.
Paso 12: ingresar la cantidad de elementos, equipos y maquinaria que requiere la entidad en
condición de arrendamiento. Es importante ingresar el número de artículos que requiere
mensualmente sin importar que el total parezca superior al requerido por la entidad. Lo anterior
debido a que para este grupo de bienes se cobra un precio de arredramiento mensual que debe ser
multiplicado mes a mes por el número de artículos requeridos.
Paso 13: volver a la pestaña “Solicitud de cotización general” e ingresar el rango de tiempo en el
que la entidad solicita la entrega de los Bienes de Aseo y Cafetería. La entidad debe ingresar el día
en el que requiere la entrega de los insumos de cada mes y dar un rango de entre 3 y 5 días hábiles
a partir de ese día para efectuar la entrega de los Bienes de Aseo y Cafetería. De acuerdo con el
ejemplo de la ilustración, el Proveedor está solicitando que el rango entrega empiece todos los
primeros de cada mes y se haga en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de esta
fecha.
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La entrega de Bienes de Aseo y Cafetería debe realizarse en días hábiles en un horario de 8:00 am
a 5:00 pm, a menos que el Proveedor y la Entidad Compradora aprueben un horario diferente durante
la reunión de coordinación.
Servicios Especiales - Pestaña Solicitud de Cotización General
Los Servicios Especiales de fumigación y jardinería básica se cotizan por metro cuadrado, lo cual
incluye el alcance, el personal y los materiales que establece el Acuerdo Marco de Precios. Ver
sección D del Anexo de actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y
Cafetería:
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/archivos_amp/amp_aseo_y_cafeteria/activida
des_nivel_de_servicio_y_resultados_0.pdf
Paso 14: si requiere Servicios Especiales debe ingresar el número de metros cuadrados para los
cuales requiere en servicio en las casillas de “Detalle Sede”. El número de metros cuadrados debe
ser igual o superior a 100 para ambos servicios jardinería y fumigación.
En el caso del servicio de fumigación, el cobro no es mensual, sino de acuerdo al número de veces
que la entidad requiere la fumigación. Ejemplo: si la entidad requiere fumigar 3 veces durante la
vigencia de la Orden de Compra, el cobro se calcula como: número de m2 x Precio por m2 x N° de
fumigaciones.
En el caso de jardinería, como en el resto de los componentes del Servicio Integral de Aseo y
Cafetería, el cobro es mensual y se calcula como: número de m2 x Precio por m2 x N° de meses de
vigencia de la Orden de Compra.
Paso 15: verificar el total de metros cuadraros requeridos por Servicio Especial en la casilla “Total
en m2”.
Visita técnica - Pestaña Solicitud de Cotización General
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La Entidad Compradora debe establecer un tiempo para recibir a los Proveedores en sus
instalaciones y permitir que se lleve a cabo una visita técnica. La visita técnica debe programarse
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la colocación de la solicitud de cotización, es opcional
para el Proveedor y sus costos corren por cuenta de este.
Paso 16: ingresar la fecha en la que se realizará la visita técnica y el rango de tiempo en el que se
llevará a cabo, el cual debe ser mínimo de tres (3) horas.
Gravámenes adicionales - Pestaña Solicitud de Cotización General
El Acuerdo Marco de Precios incluye la cotización del IVA para el Servicio Integral de Aseo y
Cafetería. La Entidad Compradora debe indicar en esta sección todos los demás gravámenes
a los que está sujeta su contratación de Servicio Integral de Aseo y Cafetería para que el
Proveedor pueda incluirlos en su cotización.
Paso 17: ingresar la información de los gravámenes adicionales a los que está sujeta la entidad y la
forma en la que el Proveedor debe calcularlos.
Observaciones generales - Pestaña Solicitud de Cotización General
Paso 18: ingrese las observaciones generales que el Proveedor debe conocer sobre la prestación
del servicio de acuerdo con las condiciones establecidas en el Acuerdo Marco de Precios.
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Especificaciones del servicio – Pestaña Detalle Especificaciones
Una vez la Entidad Compradora ha terminado de diligenciar la pestaña de Solicitud de Cotización
General, debe ingresar a la pestaña de “Detalle Especificaciones” para describir toda la información
relacionada con las instalaciones físicas y las especificaciones del servicio requeridas en sus sedes.
El archivo de Excel genera tantas “hojas” de especificaciones como sedes ha requerido la entidad.
Para cada sede requerida la Entidad Compradora debe completar los siguientes pasos:
Paso 19: ingresar el nombre de la sede en la cual requiere la prestación del servicio, su dirección,
departamento y municipio.
Paso 20: ingresar las especificaciones relacionadas con las instalaciones físicas de la sede. La
Entidad Compradora debe diligenciar la mayor información posible en esta sección para que el
Proveedor pueda realizar una cotización acertada.
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Paso 21: especificar el tipo de servicio que requiere en la sede. La entidad puede solicitar servicio
de aseo, aseo y cafetería, aseo cafetería y mantenimiento o servicio de aseo y mantenimiento.
Paso 22: especificar las actividades que se requieren en cada sede para el servicio de aseo,
cafetería y mantenimiento según corresponda. Indicar la frecuencia con la que se requiere la
actividad y observaciones adicionales de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Marco de Precios.
Si la entidad requiere actividades de mantenimiento debe requerir operarios auxiliares o de
mantenimiento quienes son los capacitados para ejecutarlas.
La información que la Entidad Compradora ingrese en cada sección se repetirá en todas las “hojas”
de cada sede. Si lo requiere, la Entidad Compradora puede cambiar estas especificaciones y
ajustarlas según las necesidades de cada sede.
Paso 23: indicar el alcance de los servicios de fumigación y jardinería requeridos en cada sede.
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Resumen de la cotización – Pestaña Resumen CSV
Una vez la Entidad Compradora ha terminado de diligenciar la pestaña Detalle Especificaciones,
debe ingresar a la pestaña de “Resumen CSV” para general el archivo CSV con el cual debe generar
y cargar los ítems o componentes del servicio requeridos en la plantilla de cotización.
Paso 24: una vez verificada la información de las otras pestañas, la Entidad Compradora oprimir el
botón “Generar Ítems”. El archivo de Excel generará un resumen de la solicitud de la entidad.
Paso 25: verificar que el archivo resumen contiene los requerimientos de la entidad incluyendo los
perfiles y las cantidades del personal, el requerimiento de Bienes de Aseo y Cafetería, los Servicios
Especiales y los metros cuadrados requeridos. En la columna “Vigencia / Unidad” la Entidad
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Compradora debe verificar la vigencia solicitada para la Orden de Compra y en el caso del servicio
de fumigación, el número de veces que la Entidad Compradora solicitó fumigar sus sedes.
Paso 26: una vez verificada y aprobada esta información, la Entidad Compradora debe guardar la
información y oprimir el botón “Generar Solicitud”. Excel generará el archivo plano o archivo CSV
que guardará en el mismo lugar en el que se encuentra el archivo que la entidad ha venido
trabajando. Excel emitirá un aviso indicado que generó el documento y su ruta de acceso.
E. Artículos y lotes: carga de los ítems o componentes del servicio requerido
Una vez cargado el formato de solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe confirmar y
cargar los componentes o “ítems” del servicio que requiere utilizando el archivo CSV que generó en
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la sección D. Para realizar la carga la Entidad Compradora debe ubicarse en la sección “Artículos y
lotes” y luego en el botón “Agregar nuevo” seleccionar la opción “Agregar desde CSV”.
Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la siguiente ventana:
En el botón “Choose file” la entidad debe seleccionar el archivo CSV y luego oprimir el botón
“Comenzar carga”. Una vez hecho esto, la plataforma desplegará la siguiente ventana:
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En esta ventana la entidad debe oprimir el botón “Finalizar carga”. Luego debe esperar 1 o 2 minutos,
tiempo después del cual debe visualizar el siguiente mensaje:
La entidad debe oprimir el botón “Listo”. Una vez terminado este proceso los ítems o componentes
del servicio deben aparecer en la plantilla de cotización. La entidad debe verificar que los
componentes, cantidades y vigencia corresponden a los requeridos en su solicitud de cotización.
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F. Envío de la solicitud de cotización
Para finalizar, la entidad debe seleccionar el botón “Enviar el evento de producción”, con lo cual
enviará la solicitud de cotización a los Proveedores de la Región de Cobertura.
G. Mensajes
Es posible que la Entidad Compradora reciba consultas de los Proveedores en relación a su solicitud
de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será
notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de
“Mensajes” a todos los Proveedores, sin importar el remitente original.
En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de
cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el por qué de la situación.
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H. Finalizar el evento de cotización
La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco de
Precios, solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones:
(i) Todos los Proveedores han enviado cotización, y
(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores a través de la Tienda Virtual solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas y ha recibido respuesta positiva de todos los Proveedores.
Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones
recibidas para analizarlas y compararlas.
I. Ajustes y revocatorias
La contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería al amparo del Acuerdo Marco de Precios
es un Proceso de Contratación que inicia con el evento de cotización. Las actuaciones de las
Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan por lo cual recomendamos
leer con detenimiento el presente Acuerdo Marco de Precios, los manuales, ver los videos y hacer
las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de
Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de cotización y órdenes
de compra excepcionalmente.
Las Entidades Estatales pueden ajustar el evento de cotización cuando han cometido errores
enviando un mensaje a los Proveedores dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha del evento
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de solicitud de cotización, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El mensaje debe
indicar el error incluido en la solicitud de cotización y la modificación efectuada para solucionarlo.
Una vez enviado el mensaje a todos los Proveedores, la Entidad Estatal debe finalizar el evento
errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su
cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de solicitud
de cotización corregido.
El botón para finalizar el evento se encuentra en la parte de abajo de la plantilla.
En caso de revocar, la Entidad Compradora debe informar a los proveedores y a Colombia Compra
Eficiente de las justificaciones de esta acción.
J. Proceso de adjudicación al Proveedor
Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La
Entidad Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrónico o en "Cotización", en
el menú superior de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Debe hacer clic en la solicitud de
cotización correspondiente, luego en la pestaña “Respuestas” y finalmente, en el nombre de cada
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respuesta para ver el valor total de la cotización y el archivo adjunto. Adicionalmente, el usuario
puede “Exportar todas las respuestas” para generar un archivo en Excel con las mismas.
K. Selección del Proveedor
La Entidad Compradora debe elegir la cotización que ofrezca el Servicio Integral de Aseo y Cafetería
en todas las sedes requeridas y que haya ofrecido el menor valor total relacionado en la Solicitud de
Cotización y agregarla al “Carrito”.
La Entidad Compradora puede verificar si el Proveedor ha cotizado en todas las sedes requeridas
consultado la pestaña “Resumen –CSV” del archivo de Excel diligenciado por el Proveedor. En la
parte superior de esta pestaña, el Proveedor indicará a la Entidad Compradora si ha cotizado o no
en todas las sedes requeridas y en caso negativo indicará cuáles sedes no fueron cotizadas.
Al momento de comparar las cotizaciones recibidas es importante verificar que la cotización que ha
presentado el Proveedor en la plataforma coincida en todos sus componentes (ítems) con la
información que anexa el Proveedor en el archivo de Excel.
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Si el archivo de Excel no fue anexado por el Proveedor que presentó el menor valor; o los valores
de los componentes (ítems) en el archivo de Excel no coinciden con la cotización presentada en la
plataforma, la Entidad Estatal debe solicitar a este Proveedor el envío del archivo de Excel de tal
forma que coincidan con lo presentado en la plataforma.
Si el Proveedor no envía o no modifica el Excel de tal forma que coincida en sus componentes y
valores con la oferta, la Entidad Estatal debe descartar esta cotización y verificar la cotización con el
segundo mejor precio, y así sucesivamente.
Al realizar las comparaciones de las cotizaciones, la Entidad Compradora debe verificar que el
proveedor que envió la propuesta más favorable ha respetado sus precios techo publicados en el
Catálogo para el servicio del personal, los Bienes de Aseo y Cafetería, los Servicios Especiales y el
AIU. Igualmente, debe verificar que dicho proveedor respetó los precios piso para el servicio del
personal: operario de aseo y cafetería: $1.098.300, operario auxiliar: $1.150.000, operario de
mantenimiento: $ 1.255.000 y coordinador de tiempo completo: $ 1.359.000 y que el AIU establecido
sea superior al 1%.
En relación al AIU e IVA, el proveedor debe indicar en su cotización según aplique: (1) el valor del
personal destinado al Servicio Integral de Aseo y Cafetería solicitado por la Entidad Compradora; (2)
el valor de los Bienes de Aseo y Cafetería solicitados por la Entidad Compradora; (3) el valor de los
Servicios Especiales solicitados por la Entidad Compradora; y (4) el AIU aplicable. En la cotización
los valores unitarios mencionados en (1), (2), (3) y (4) deben ser iguales o inferiores a los publicados
en el Catálogo y en el caso de AIU este también debe ser mayor al 1%.
El Proveedor debe indicar el IVA aplicable en la cotización para lo cual debe tener en cuenta que la
base gravable para el IVA aplicable es: (i) 10% de la suma del valor del contrato que corresponde a
la suma (1), (2) y (3), si el AIU indicado en la cotización es inferior al 10%; o (ii) el AUI indicado en la
cotización cuando este es 10% o más.
Para agregar la cotización al “Carrito” debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del Proveedor
elegido, luego en “Seleccionar”, en “Acciones” y finalmente en “Agregar a una nueva solicitud”.
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V. Solicitud de compra
La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito” una vez ha
seleccionado la cotización ganadora. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud
de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes a los del Acuerdo Marco de Precios
para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos
incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y
documentos previos, (iv) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes
adicionales, (v) los artículos incluidos en la solicitud de compra, (vi) el presupuesto que soporta la
compra, (vii) Cadena de aprobación.
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A. Dirección de entrega de la factura
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La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono
de la lupa , en “Dirección” en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección
de entrega.
Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en “Crear”,
diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”.
B. Archivos anexos
La Entidad Compradora debe, en “Datos Adjuntos”, adjuntar los archivos indicados en el Acuerdo
Marco de Precios para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería:
(i) Plantilla de cotización enviada por el Proveedor seleccionado con la oferta ganadora.
(ii) Copia del CDP y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la
autorización de Vigencia Futura.
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C. Estudios y documentos previos
Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener
en cuenta lo siguiente:
(i) La Entidad Compradora debe dejar constancia del fundamento para considerar el
ofrecimiento del Proveedor ganador como el más favorable; en el caso del Acuerdo
Marco para la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería, ese fundamento
debe ser el menor valor de la cotización. La Entidad Estatal es responsable de la
selección del Proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el Acuerdo
Marco de Precios. Si la Entidad Compradora requiere la prestación del Servicio Integral
de Aseo y Cafetería en municipios opcionales, puede escoger la cotización de menor
valor entre los Proveedores que ofrecieron en servicio en todos los municipios
requeridos.
(ii) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una
combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que
mayor porcentaje de recursos aporta;
(iii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios,
y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de
recursos aporta2;
La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Acuerdo Marco
de Precios correspondiente.
D. Vencimiento de la Orden de Compra
2 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto
social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de
carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de
Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son
los recursos provenientes de organismos multilaterales.
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La Entidad Compradora debe establecer una fecha de vencimiento de la Orden de Compra, esta
fecha de vencimiento es la fecha en la cual debe finalizar la prestación del servicio por parte del
Proveedor. La fecha de vencimiento de la Orden de Compra no puede ser superior a la fecha de
terminación del Acuerdo Marco de Precios, es decir, debe establecerse antes del 31 de octubre de
2016.
E. Datos del Supervisor de la Orden de Compra
En esta sección la Entidad Compradora debe indicar el nombre, teléfono y correo del supervisor de
la Orden de Compra.
F. Gravámenes adicionales
Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe
especificar en el campo “Gravámenes adicionales”. La Entidad Compradora es la responsable de
incluir los gravámenes adicionales que apliquen.
Esta información también debe estar incluida en la solicitud de cotización (artículos) y en el formato
de solicitud de cotización (archivo en Excel) adjunto.
G. Artículos del carro
En la sección “Artículos del carro” la Entidad Compradora encontrará los componentes que fueron
requeridos en su solicitud de cotización (ver sección IV.D de la presente guía) y el valor total de
compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo
al Carrito.
Para editar los artículos del carro incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe
llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz , hacer clic, y realizar los cambios y guardarlos.
Si el artículo aparece resaltado en rojo, la Entidad Compradora debe editarlo e ingresar la mercancía
a la cual pertenece. Para eso la Entidad Compradora debe seleccionar en la casilla “Mercancía” la
opción “Acuerdos Marco de Precios” y luego seleccionar “Servicio Integral de Aseo y Cafetería”.
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H. Presupuesto que soporta la compra
En la sección “Artículos del Carro” la Entidad Compradora debe asignar el CDP y/o Vigencias Futura
que soporta la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería. Para ello, debe hacer clic en el
ícono de la lupa en la línea del artículo, y elegir el CDP / VF correspondiente.
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Si no encuentra o no tiene registrado el CDP o vigencia futura debe registrarlo en “Agregar cuenta”,
diligenciar el formulario y hacer clic en “Guardar”. En el formulario, la Entidad Compradora puede
nombrar el CDP / VF como lo considere conveniente. El campo “# Unidad” se refiere a al número de
la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el
“# Unidad” corresponde al NIT de la Entidad Compradora.
Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP o vigencia futura a un bien o servicio,
debe hacer clic en el ícono de las flechas , elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la
lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de “Monto”. Una vez diligenciados
los campos debe dar clic en “Guardar” para registrar la información en el sistema. Para poder
registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del
valor del artículo a contratar.
El ingreso de la información del CDP o de la vigencia futura debe repetirse en cada uno de los
artículos que componen la contratación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería.
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Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora que antes de enviar la solicitud de compra para
aprobación del ordenador del gasto valide los siguientes campos:
Valor total de la solicitud de compra
Número del CDP/VF
Archivos adjuntos
En “Cadena de Aprobación” está el flujo para la emisión de una Orden de Compra.
En "Comentarios” el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles
para los Proveedores.
Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe
hacer clic en “Guardar” para que quede guardada en estado borrador en “Solicitudes”. Para retomar
el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a “Solicitudes” en el menú superior y
seleccionar el ícono del lápiz de la columna “Acciones” en la línea de la solicitud correspondiente.
El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en “Enviar para
aprobación”. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo
la información que falta por diligenciar.
Nota: Bajo la columna “Acciones”, en la sección “Solicitudes” en el menú superior, la Entidad
Compradora puede:
- Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra.
- Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el
ordenador del gasto.
VI. Orden de Compra
El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la
solicitud de compra.
A. Aprobación solicitud de compra
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El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a
través de las notificaciones por correo electrónico, o en “Solicitudes” en el menú superior.
La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la
aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora.
El ordenador del gasto puede hacer clic en “Rechazar” para devolver la solicitud al comprador, o en
“Aprobar” para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando
su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios
ubicado en la parte inferior de la solicitud.
El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de “Tareas
pendientes”, seleccionar la solicitud y hacer clic en “Aprobar” o “Rechazar”.
I. Verificación CDP/VF y envió de la Orden de Compra
Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la
solicitud de compra, el sistema verifica la disponibilidad presupuestal del CDP/VF registrado. Si la
verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con
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un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no
arroja un error, la Orden de Compra es enviada al proveedor.
J. Registro presupuestal
Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro
Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras registradas en el SIIF deben realizar el
procedimiento en SIIF. Toda la información del Proveedor se encuentra registrada en la Tienda
Virtual en el menú superior en la sección “Proveedores”: NIT, Cuenta bancaría, régimen tributario y
actividad económica e información de contacto.
VII. Recepción, Facturación y Pago
El usuario comprador de la Entidad Compradora debe aceptar o rechazar la factura enviada por el
Proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Puede consultar las facturas
recibidas ingresando a “Facturas” en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación
de facturas en “Tareas Pendientes”. La recepción de las facturas también es notificada por correo
electrónico.
En la factura, el mensaje “Revisión” indica la relación entre el valor de la Orden de Compra y el valor
de la factura. Este mensaje muestra si el valor “Coincide” o “No Coincide”. Sin embargo, el comprador
es autónomo de aceptar o rechazar la factura.
La Entidad Compradora debe aprobar la factura y efectuar el pago al Proveedor dentro de los 30
días calendario siguiente a la presentación de la factura de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo
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Marco de Precios3. La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta
del proveedor en “Proveedores”, en el menú superior.
3 Ver cláusula 10 Acuerdo Marco de Precios.