new procedimiento plan de mejoramiento consolidado … · 2014. 11. 12. · agencia nacional de...

PROCESO: TODOSRESPONSABLE (S) DEL (LOS) PROCESO (S): TODOS FECHA DE CORTE PARA VERIFICACIÓN: DICIEMBRE DE 2013

8,4 31/04/2013preventiv

a

Mapa de Riesgos

Institucional

Incumplimiento de la misióninstitucional por elseguimiento inoportuno alos planes yprogramas aprobados para todos losprocesos adoptados enla Entidad.

Presentación en comitédirectivo delseguimiento alos planes yprogramas institucionales

Presentar informe degestión delos procesodel SIG

Un (1)Seguimiento presentado

Dirección dePlaneación

Edna PiedadCubillos C.

No requiererecursos adicionales

Inicio: 15/05/2013Final: 31/05/2012

Presentación realizada enComité Directivo

100%

Sgto dic 2013.Se encuentra para verificacion de laOficina de Control Interno y el cierrede la misma

Sgto. sep 2013:Se elaboró el Informe de Gestión delSistema Integrado de Gestión - SIGcon corte a junio de 30 de 2013, elcual fue presentado en ComitéDirectivo, cumpliendo con la acciónpropuesta.

Verificación a diciembre de 2013:A la fecha de la verificación se constató que elInforme de Gestión del SIG fue presentado en elComité Directivo con relación a los planes yprogramas. Por la eficacia de la acción esteriesgo estratégico se mitiga.

MMARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.

8,2 31/04/2013preventiv

a

Mapa de Riesgos de Corrupción

Concentración de autoridad oexceso depoder, originado porel desconocimiento de la política de administración del riesgo, delmanual defunciones y delos procedimientos de laentidad.

Circular delseñor Contralor deBogotá D.C...,en relación ala política deadministración de riesgos enla entidad, asícomo elcumplimiento estricto de lasfunciones yprocedimientosestablecidos.

Circular emitida condirectrices sobre riesgosy cumplimiento estricto delos procedimientos

Una (1)circular emitida


Edna PiedadCubillos C.


Inicio: 15/07/2013Final: 31/12/2013

Circular emitida

100%

Sgto. Dic. 2013.Se encuentra para verificacion de laOficina de Control Interno y el cierrede la misma.

Sgto. sep 30 de 2013:Mediante Circular con radicado 3-2013-14738 del 05/06/2013, elContralor de Bogotá, impartiódirectrices para el cumplimientoestricto de los documentos delSistema Integrado de Gestión - SIG,indicando que el Mapa de RiesgosInstitucional, vigencia 2013, seencuentra publicado en la Intranet dela Entidad, junto con el Mapa deRiesgos de Corrupción, Así mismo,recalcó la importancia, para que estasherramientas e instrumentos, no sequeden en el papel, sino que seconviertan en un medio para el logrode los objetivos institucionales.

Verificación a diciembre de 2013:Debido al cumplimiento de la acción este riesgose mitiga y de conformidad con la fechaestablecida.

MMARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.

3 26/11/2012Correctiv

a

Auditoria Interna de

CalidadNo aplica

Se evidencióque no se haefectuado revisión ysolicitud deajuste de latabla deretención documental existente, como seconstató en:

La DirecciónTécnica dePlaneación donde la tablaincluye lacarpeta “Comité Operativo”, elcual segúnResolución Reg

Solicitar elajuste de lastablas deretención documental deacuerdo conlos cambios delos procedimientos y de laestructura funcional de laContraloría deBogotá.

Tabla deRetención Documental Actualizada

1 Tabla deretención Documental Ajustada

Dirección Técnica dePlaneación

Director Técnico dePlaneación -Edna PiedadCubillos Caicedo

No aplicaEnero 2 adiciembre 31de 2013

100%

Sgto Dic 2013.Teniendo en cuenta que Medianteresolucion No. 053 de 2013 seadoptaron los procedimientoscorrespondientes al proceso deGestión Documental - "ProcedimientoDiseño e Implmentacion de Tablas deRetención Documental", la Direcciónde Planeación, realizó la solicitud deajuste a las TRD, a la DirecciónAdministrativa.

Sgto. sep de 2013.Mediante la Circular con radicado No.3-2013-17628 del 05/07/2013, elContralor de Bogotá D.C.., impartiódirectrices encaminadas a lamodificación de los documentos delSistema Integrado de Gestión – SIG,entre ellos el Procedimiento para laElaboración de Tablas de RetenciónDocumental, el cual será la base parala actualización de la tabla deretención de la dirección.

Verificación a diciembre de 2013:Verificada la Resolucion No. 053 de 2013 dondese adoptaron los procedimientoscorrespondientes al proceso de GestiónDocumental - "Procedimiento Diseño eImplmentacion de Tablas de RetenciónDocumental", la Dirección de Planeación, realizóla solicitud de ajuste a las TRD, a la DirecciónAdministrativa. Esta dependencia se encuentra enespera que la Dirección Administrativa sepronuncie al respecto. Continúa abierta paraseguimiento

AMARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.


a

Informe Final de Auditoría, Modalidad Especial, Recursos

informáticos adquiridos en

la vigencia 2011 y

funcionalidad de los

sistemas Zafiro y Relco

2.1 Evaluación

de los contratos

2.1.1.2 Hallazgo administrativo con incidenciadisciplinaria yfiscal encuantía de$522.000.000, por laadquisición eimplementación del portal"YoSoyBogotá", sin dotarlode lainformación necesaria yactualizada originando conello que laherramienta no

4. Reglamentar la entrega dela informaciónpor parte delos sujetos decontrol en elPortal y suimplementación.

Resolución Reglamentari

a1


EDNA PIEDAD CUBILLOS C.


Inicio: 01/08/2013Final: 31/12/2013

Sgto. Dic. 2013. Mediante Memorando No. 3-2013-31750, la Dirección de Planeaciónsolicitó a la Oficina de Control Internola modificación de la fecha deejecución de esta acción para el 30-06-2014.

"Sgto. Sep 2013. A través dereuniones periódicas, lideradas por elDespacho de la Contralora Auxiliar, se han definido estratégias encaminadasa depurar y actualizar la informaciónque alimenta el Portal Yo Soy Bogota,tales como: Memorando 3-2013-17443 del 04/07/2013, se indicaestablecer aceramiento con laAgencia Nacional de Contratación,para que dentro del Marco deCooperación se evalúe la posibilidadde suscribir convenio, con el fin deque Yo Soy Bogotá se alimente coninformación de SECOP; mediantememorando 2-2013-13920 del17/07/2013, el Contralor solicita a laAgencia mencionada la posibilidad desuscribir dicho convenio, respuestaque se recibió el 21/08/2013,mediante oficio 1-2013335106, dondemanifiesta la aceptación de lasolicitud: Actualmente se estáelaborando propuesta de convenio de

Verificación a diciembre de 2013:

A pesar de las acciones efectuadas esta no hasido eficaz, la Dirección de Planeación solicitó a laOficina de Control Interno mediante memorando 2-2013-31750, para la modificación de las fechas ala Auditoría Fiscal, dicha solicitud se efectuó fuerade término, de acuerdo a lo normado en elprocedimiento, nos encontramos en espera que elente de control realize seguimiento a las accionesen enero para poder replantear las fechas en untérmino no mayor a 60 días. Por lo anterior estehallazgo continúa abierto para seguimiento.

AMARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.

Versión: 11.0

ANEXO 1PLAN DE MEJORAMIENTO (ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y

PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONSOLIDADO INSTITUCIONAL - ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE

MEJORA

Página: 1 de 180

Código documento:09001

Código formato: 0900100 4

I DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

EQUIPO AUDITOR

(21)

ES

TA

DO

DE

L H

ALL

AZ

GO

A-C

-M(2

0)VERIFICACIÓN DE ACCIONES (OCI)(19)

ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

(15)

RESULTADO INDICADOR

(16)

No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)

GRADO DE AVANCE FÍSICO

EJECUCIÓN DE LAS METAS

(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID

AD POTENCIAL U OPORTUNIDA

D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)

TIPO DE ACCIÓN (Correctiv

a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)

SEGUIMIENTO DEL PROCESO

(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB

LES (Para hallazgos y

NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)


Versión: 11.0



MEJORA

Página: 1 de 180



EQUIPO AUDITOR

(21)

ES

TA

DO

DE

L H

ALL

AZ

GO

A-C

-M(2


ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

(15)

RESULTADO INDICADOR

(16)

No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)



(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)


a

Informe Final de Auditoría, Modalidad Especial, Recursos

informáticos adquiridos en

la vigencia 2011 y

funcionalidad de los

sistemas Zafiro y Relco

2.1 Evaluación

de los contratos

2.1.6.1 Hechoconstitutivo dehallazgo administrativo, con incidenciafiscal ydisciplinaria, en cuantía de$73,211,328, por lacontratación de laactualización ysoporte parasoftware BSCONTROL, aplicativo informático que presentófallas técnicasque no

Elaborar elCuadro deMando Integralde la entidad ylos otrosdocumentos institucionales de planeaciónque serequieran parala puesta enproducción nuevamente del BSC.

BSC enproducción

1Dirección dePlaneación

EDNA PIEDAD CUBILLOS CAICEDO


Inicio: 01/08/2013Final: 31/10/2013


Sgto. Sept. de 2013. Mediante correoelectrónico (Outlook), la Directora deTeconologías de la Información y laComunicaciones solicita a la firmaMacroproyectos, que Conforme alcontrato 038-2013, se coordine unareunión en las instalaciones de laContraloría de Bogotá con el objetode revisar la actualización del sistemade información de indicadoresestratégicos, BSCONTROL. Para elloes importante que se prepare porparte de Macroproyectos, unapresentación sobre lasfuncionalidades y alcance de estaherramienta dirigida a todos losfuncionarios de la Dirección dePlaneación (15 personasaproximadamente) . Una vez se surtaesta inducción, es necesario que seprograme el desarrollo de las lasrespectivas mesas de trabajo enconjunto con los usuarios y la Dir. deTIC´s con el fin de hacer la


A pesar de las acciones efectuadas esta no hasido eficaz, la Dirección de Planeación solicitó a laOficina de Control Interno mediante memorando 2-2013-31750, para la modificación de las fechas ala Auditoría Fiscal, dicha solicitud se efectuó fuerade término de acuerdo a lo normado en elprocedimiento, nos encontramos en espera que elente de control realize seguimiento a las accionesen enero para poder replantear las fechas en untérmino no mayor a 60 días. Por lo anterior estehallazgo continúa abierto para seguimiento.

AMARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.


a

INFORME FINAL

AUDITORIA REGULAR VIGENCIA

2011.

2.3.2.1

2.3.2.1 hallazgo Administrativo por incumplimiento en proyectosde inversión ybalance social

Diseñar eimplementar un procedimiento que establezca los tiempos,responsables yformas, alinterior de laContraloría deBogotá, paraaplicar lametodología de evaluacióndel balancesocial en losproyectos deinversión de laentidad.

Procedimiento para laevaluación del balancesocial de losproyectos deinversión dela Contraloríade Bogotáadoptada porResolución.

Una (1)resolución que adoptael procedimiento




Inicio: 15/06/2013Final: 30/08/2013

90%

Sgto. a sep de 2013.

Se encuentra en proceso de revisióntécnica por parte de Planeación elprocedimiento que reglamenta laformulación, seguimiento y evaluaciónde los proyectos de inversión, el cualincluye entre otros aspectos laevaluación del balance social.procedimiento que hará parte delproceso de Direccionamientoestratégico y será remitido a la oficinaasesora jurídica para su revisión ytrámite correspondiente . Lasmodificaciones se realizaron teniendoen cuenta los lineamientos dados enla circular 3-2013-14743.

Sgto. a junio de 2013:Se encuentraen proceso de construcción elprocedimiento para la evaluación delbalance social de los proyectos deinversión de la Contraloría de Bogotá.

Verificación a diciembre de 2013:A pesar de las acciones efectuadas esta no hasido eficaz, la Dirección de Planeación solicitó a laOficina de Control Interno mediante memorando 2-2013-31750, para la modificación de las fechas ala Auditoría Fiscal, dicha solicitud se efectuó fuerade término de acuerdo a lo normado en elprocedimiento, nos encontramos en espera que elente de control realize seguimiento a las accionesen enero para poder replantear las fechas en untérmino no mayor a 60 días. Por lo anterior estehallazgo continúa abierto para seguimiento.

AMARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.


a

INFORME FINAL


2011.

2.3.2.2

2.3.2.2 Nofocalización dela poblaciónobjetivo beneficiada enla formulaciónde losproyectos

1. Reformularlos actualesproyectos deinversión, incluyendo lafocalización dela poblaciónobjetivo beneficiada yel impacto quegenera elproyecto deinversión.

No. Proyectos Reformulados queincluyen lapoblación objetivo beneficiada yel impacto /No. deproyectos susceptibles de reformulación *100

100%Dirección dePlaneación



Inicio: 15/06/2013Final: 30/08/2013

2/2*100=100%

100%


Sgto. a sep 2013. Los proyectos deinversión se reformularon yactualizaron en el SEGPLAN,incluyendo la focalización de lapoblación objetivo y el impacto quegenera el proyecto de inversión.

Sgto. a junio de 2013: Los proyectosde inversión se reformularon yactualizaron en el SEGPLAN,incluyendo la focalización de lapoblación objetivo y el impacto quegenera el proyecto de inversión.

Verificación a diciembre de 2013:En espera de que la Auditoría Fiscal se pronuncieal cierre de este hallazgo por haber cumplido conla eficacia de la acción.Verificación septiembre de 2013.

Se evidencia que en los proyectos de inversiónque maneja la entidad, se incorporó lafocalización de la población objetivo y el impactoque genera el proyecto de inversión. Se sugiere ala Auditoría Fiscal el Cierre del hallazgo por elcumplimiento de la acción.

A*MARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.


a

INFORME FINAL


2011.

2.3.2.2

2.3.2.2 Nofocalización dela poblaciónobjetivo beneficiada enla formulaciónde losproyectos

2. Expedir unaresolución reglamentaría que definaclaramente losfunciones y losResponsables de losproyectos deinversión, asícomo delcumplimiento de losobjetivos, lasmetas y laoportunidad yveracidad enlos reportes decada proyecto.

Resolución expedida




Inicio: 15/06/2013Final: 30/08/2013

Se expidió laResolución Reglamentaria adoptandolos roles,responsabilidades yfunciones para laformulación yseguimiento de losproyectos deinversión.

100%

Sgto. Dic. 2013. Esta accion se cumplio con laexpedicion de la ResolucionReglamentaria 022 de junio 11 de2013 "por la cual se asignanresponsabilidades y funciones para laformulación, ejecucion y seguimientode los proyectos de inversion de laContraloria de Bogotá"

Sgto. sept. de 2013. En seguimientocon corte a junio de 2013 realizadopor la Oficina de Control Interno, sesugiere el cierre del hallazgo dada laeficacia de la acción.

Sgto. a junio de 2013: MedianteResolución Reglamentaria No. 022de junio 11 de 2013, seestablecieron lasresponsabilidades y funciones parala formulación, ejecución yseguimiento de los proyectos deinversión de la Contraloría deBogotá D.C...., específicamente en:- Gerente Estratégico de losProyectos de Inversión: encargadode desarrollar actividades queinvolucren más de un proceso, bajoel modelo de operación porprocesos de la Contraloría deBogotá, D.C....


En espera de que la Auditoria Fiscal se pronunciesobre el cierre de este hallazgo por habercumplido con la eficacia de la acción.

Verificación a septiembre de 2013.Se evidenció la expedición de la ResoluciónReglamentaría No. 022 de junio 11 de 2013, quedefine las funciones y los Responsables de losproyectos de inversión, específicamente en: - Gerente Estratégico de los Proyectos deInversión. Se sugiere a la Auditoría Fiscal elCierre del hallazgo por el cumplimiento de laacción.

A* MARÍA DEL ROSARIO

GONZÁLEZ D.


Versión: 11.0



MEJORA

Página: 1 de 180



EQUIPO AUDITOR

(21)

ES

TA

DO

DE

L H

ALL

AZ

GO

A-C

-M(2


ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

(15)

RESULTADO INDICADOR

(16)

No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)



(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)


a

INFORME FINAL


2011.

2.3.3.5

2,3,3,5 Nodefinición yanálisis delriesgo en laformulación delos proyectosde inversión,bajo losprincipios deeficacia, eficiencia yeconomía.

Reformular losactuales proyectos deinversión, paraincluir elanálisis ydefinición deriesgos decada uno delos proyectos.

No. Proyectos Reformulados / No. deproyectos susceptibles de reformulación *100

100%Dirección dePlaneación



Inicio: 15/06/2013Final: 30/08/2013

2/2*100=100%

100%



Sgto. a junio de 2013: Los proyectosde inversión se reformularon yactualizaron en el SEGPLAN,incluyendo el análisis de riesgos.

Verificación a diciembre de 2013:En espera de que la Auditoria Fiscal se pronunciesobre el cierre de este hallazgo por habercumplido con la eficacia de la acción.

Verificación junio de 2013:Se constató la reformulación y actualización delos proyectos de inversión, en el SEGPLANincluyendo el análisis del Riesgo.Por la eficacia de la acción se sugiere al ente decontrol el cierre del hallazgo-


GONZÁLEZ D.


a

INFORME FINAL


2011.

2.3.3.7

2,3,3,7 Ejecución demetas programadas para vigenciasposteriores yel uso de losrecursos demanera nojustificada enSEGPLAN

Expedir unaresolución reglamentaria que regule eluso adecuadode losrecursos y suejecución dentro de lavigencia decada proyectode inversión y;que incluya lospuntos decontrol quepermitan hacerseguimiento yrevisión de losrecursos planeados fre

Resolución expedida

Una resolución expedida yadoptada




Inicio: 15/06/2013Final: 30/06/2013

Se expidió laResolución Reglamentaria adoptandolos roles,responsabilidades yfunciones para laformulación yseguimiento de losproyectos deinversión.

100%



Sgto. a junio de 2013: MedianteResolución Reglamentaria No. 022de junio 11 de 2013, se establecieronlas responsabilidades y funcionespara la formulación, ejecución yseguimiento de los proyectos deinversión de la Contraloría de BogotáD.C..

Verificación a diciembre de 2013:En espera de que la Auditoría Fiscal se pronunciesobre el cierre de este hallazgo por habercumplido con la eficacia de la acción.


GONZÁLEZ D.

II

1 28/04/2009Preventiva

Auto evaluación

El plan decontingencias actualizado nose haoperacionalizado ni probado,a pesar delinicio de laimplementación del nuevosistema deseguridad informática, que aseguresu funcionamiento eficaz en elmomento enque se activeel plan,buscando laminimización de las fallasante la posiblematerialización de los riesgos.

1. Definir yejecutar elplan depruebas paradar operacionalidad al plan decontingencias y articularlocon el Sistemade Gestión deSeguridad dela Informaciónque seencuentra enimplementación.

2. Daraplicación alas actividadesdel plan decontingencia en el procesode cambio desede de laEntidad.

Dirección deTIC

ADRIANA DELPILAR GUERRA

Técnologicos /humanos

01-07-2009 /31-12-2013

0,3 0,3

CUARTO TRIMESTRE: Con laadjudicación de los procesos decontratación de la InfraestructuraTecnológica, se confirma el cumplimientode actualización de las accionescontingentes en materia de TIC´s ya quese ejecutará el plan de implementación dela nueva arquitectura en el 2014,soportada en esquemas redundantes quegatantizarán la continuidad del serviciosoportado en herramientas informáticas.La operacionalización del plan decontingencias se confirma con laadquisión de la solución la sual subsanalas deficiencias tecnológicas que hoytiene la Contraloría, la cual contiene demanera inmersa esquemas prevnetivosque contribuyen a la protección de lainformación institucional.Se solicita CIERRE a esta observaciónya que ya no aplica para las actualescondiciones tecnológicas de laContraloría.

TERCER TRIMESTRE 2013. Como unade las actividades adelantadas en elproceso de modernización tecnológica seha realizado la verificación en el mercadotecnológico y se esta contemplando queen la adquisición de la nuevainfraestructura se incluyan esquemas redun

SEGUNDO TRIMESTRE 2013. La Dirección de TIC´s dentro de su infraes

Verificación a diciembre de 2013:Si bien es cierto que se había iniciado laimplementación del nuevo Sistema de SeguridadInformática, con la construcción de laactualización de la Infraestructura Tecnológica dela Contraloría de Bogotá, en donde se incluyo elnuevo Sistema de Seguridad Informática, segarantiza su operacionalización con la nuevaestructura planteada por la entidad. A futuro seavala una operacionalidad óptima, para lo cual sesuscribió el Contrato No. 098 del 26-12-2013 conla empresa COMPUTEL SYSTEM S.A.S., porcuantía de $2.490.000.000 millones de pesos. Seprocedió a verificar estudio Técnico donde secontempla las características y condicionesespecíficas del nuevo servidor entre otras. La OCI, Soporta el cierre de la acción con anexodel cronograma del proceso-infraestructura dondese evidencia la trazabilidad del mismo y suspublicaciones en el Sistema Electrónico deContratación Publica. Se anexa P/T (6) folios. Porlo anterior recomienda el CIERRE, de estehallazgo debido a que con las condicionesactuales tecnológicas, la seguridad informática esta garantizada. Verificación a Marzo de 2013: Mediante Resolución

AMARTHA MIKAN

1 31/12/2012 MejoraGestión delPRFF 2semestre 2012

Reforzar en laEntidad unacultura decompromiso en el buen usoy seguridad delos servicios yrecursos informáticos, para aprovechar almáximo lainversión tecnológica

Reforzar en laEntidad unacultura decompromiso en el buen usoy seguridad delos servicios yrecursos informáticos, para aprovechar almáximo lainversión tecnológica

Actividades ejecutadas /Actividades programadas

1Dirección deTIC


Humanos01-01-2013 /31-12-2013

0,2 0,2

CUARTO TRIMESTRE 2013 Las acciones encaminadas alfortalecimiento de la Cultura en TIC´sdurante la vigencia 2013 se conolidaronen lo siguiente:* Participación activa de la Dir. TIC´s enTodas las sesiones de INDUCCIÓNrealizadas por la Subdir. de Capacitaciónal personal nuevo vinculado a laContraloría en donde se realizó laexplicación de los aplicativos utilizados enla entidad, así como de los nuevosproyectos de modernización tecnológicaque se estaban adelantando.* Con la adquisción de las Licencias deOffice 2013, se realzó el entremanientobásico en la utilización de ésta nuevaherramienta a cerca de 40 funcionarios dela Contraloría.* Se desarrolló un programa intensivo decapacitación en el uso del aplicativo degestión documental SIGESPRO dondeasitieron 274 funcionarios a nivel ténico,profesional, Gerentes, Directivos yAsesores entre otros.Se solicita CIERRE de esta observaciónya que se cumplió a satisfacción con lasactividades programadas.

TERCER TRIMESTRE 2013. Se estánformulando las políticas de gestión deTICS las cuales van a permitir redefinir procAdicionalmente, en los contratos de TIC celSEGUNDO TRIMESTRE 2013. Dentro del p

Verificación a diciembre de 2013: No esta formulada aún las políticas de gestión deTICS las cuales van a permitir redefinir procesos yprocedimientos para la administración y el buenuso de los recursos tecnológicos que seadquieran y se implementen. Según memorandocon radicación 3-2013-2661 fechado el 2013-10-19, se esta solicitando por parte de las TICS, a laDirección de Planeación subir las políticas de lasTICS, sin que a la fecha estén publicadas. Se evidenció y verificó asistencia acapacitaciones en mención. Adicionalmente, severifico que en los contratos de TICS celebradosa la fecha se ha incorporado el componente decapacitación a los funcionarios (SIVICOF,SIGESPRO, BSC y Office 2013), para su máximoaprovechamientoLa OCI, concluye que hasta que no estepublicada la política en la Intranet de la entidadpara dar cumplimiento con la observación, sigueABIERTA. Se anexa P/T (1) folio.Verificación a Marzo de 2013: Las Dirección deTegnologías de la Informacion y lasComunicaciones y Subdirección de RecursosMateriales, se encuentra en proceso de elaboración

AMARTHA MIKAN

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES


Versión: 11.0



MEJORA

Página: 1 de 180



EQUIPO AUDITOR

(21)

ES

TA

DO

DE

L H

ALL

AZ

GO

A-C

-M(2


ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

(15)

RESULTADO INDICADOR

(16)

No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)



(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)

2 22/06/2011Preventiva

Auto evaluación

No actualización de losformatos delprocedimiento para pagos enel aplicativo SICAPITAL , deuso en laentidad.

Revisar losformatos delprocedimiento para pagospara adecuarlos ala aplicativo SICAPITAL

Formatos revisados /Formatos Adecuados enSI Capital

1

Subdirectora Financiera Tesorera -Dirección deTIC

Dairo Giraldo,Subdirector Financiero -Adriana delPilar Guerra

Técnologicos /humanos

28-06-2011 /31-12-2012

1 1

CUARTO TRIMESTRE 2013. En reuniónrealizada conjuntamente con laSubdirección Financiera (Acta deseguimiento plan de mejoramiento denoviembre 19 2013), se revisaron yanalizaron estre otros aspectos losantecedentes y estado actual de la accióny la verificación de la versión delprocedimiento actual para pagos(adoptado con RR 051 de noviembre 20de 2013), llegando a las siguientesconclusiones:- El procedimiento para recepción y pagode cuentas que se encuentra vigentecontiene las actividades, registros ypuntos de control necesarios paragarantizar el efectivo trámite de esteproceso.- La información relacionada con eltrámite del pago es confiable y esgenerada oportunamente desde losmódulos que la administran (OPGET,ORDENES DE PAGO, PREDIS y LIMAY).- La acción de sistematizar en SI-CAPITAL los formatos utilizados para elpago de cuentas, que actualmente sediligencian manualmente, sería un valoragrgado que aportaría al proceso, perocomo esta funcionado actualmente poseelos controles necesarios para que seaconfiable y efectivo.Se determinó y se establecieron por acta loTeniendo en cuenta que se cumplio la acció

Verificación a diciembre de 2013: No esta formulada aún las políticas de gestión deTICS las cuales van a permitir redefinir procesos yprocedimientos para la administración y el buenuso de los recursos tecnológicos que seadquieran y se implementen. Según memorandocon radicación 3-2013-2661 fechado el 2013-10-19, se esta solicitando por parte de las TICS, a laDirección de Planeación subir las políticas de lasTICS, sin que a la fecha estén publicadas. Se evidenció y verificó asistencia acapacitaciones en mención. Adicionalmente, severifico que en los contratos de TICS celebradosa la fecha se ha incorporado el componente decapacitación a los funcionarios (SIVICOF,SIGESPRO, BSC y Office 2013), para su máximoaprovechamientoLa OCI, concluye que hasta que no estepublicada la política en la Intranet de la entidadpara dar cumplimiento con la observación, sigueABIERTA. Se anexa P/T (1) folio.La OCI, concluye que hasta que no estepublicada la política en la Intranet de la entidadpara dar cumplimiento con la observación, sigueABIERTA. Se anexa P/T (1) folio.

AMARTHA MIKAN

6 23/05/2012 CorrectivaAuditoria Fiscal

2,1,3,1

Aud. Especial -Sistemas deInformación 2012.Hallazgo 2,1,3,1 Hechoirregular dehallazgo administrativo por la noutilización de24 de los 26procesos automatizados adquiridos mediante elcontrato 103de 2007

Conjuntamente con losusuarios finales delárea deTalento Humano, revisar, actualizar yponer enfuncionamiento enSIGESPRO los 24procesos faltantes eincluidos en elcontrato 103para serincoporporados en lasactividades diarias de losfuncionarios de la Entidad.

No.de procesos faltantes puestos enfuncionamiento / No. total deprocesos faltantes x 100

100% revisados, actualizados ypuestos enfuncionamiento enSIGESPRO delos 24procesos faltantes eincluidos en elcontrato 103

Directora deInformática

Directora deTalento Humano

Yolima CorredorDirectora deInformáticaMaria TeresaVelandia FernándezDirectora deTalento Humano

Humanos2012/05/15 /15-02-2013

1 1

CUARTO TRIMESTRE 2013. Se reiterala solicitud de CIERRE efectuda desde elprimer trimestre de 2013, la cual ya fueravalada por Control Interno de laContraloría.

PRIMER TRIMESTRE 2013. Conmemorando 3-2013-06191 de 2013-03-04se comunicó a la Oficina de ControlInterno las actividades desarrolladas porla Direcciones de TIC y Talento Humanopara el cumplimento de la acciónpropuesta, donde se concluye que lamayoría de los procesos se utilizarondesde el inicio del año 2008 hasta lafecha en que la oficina de radicación losdireccionó correctamente, posteriormentelas solitudes correspondientes a estosprocesos fueron radicadas como untrámite normal, por lo anterior seevidencia que estos procesos seencontraban activos y fueron utilizados ytramitados por los usuarios de laDirección de Talento Humano. Con el finde dar continuidad en su utilización seenvío mediante memorando 3-2013-06187 del 04 de marzo de 2013 a laDirección Administrativa y Financiera uninstructivo para que el área de radicacióndireccionara nuevamente estos procesos a

*************************************************************************

Seguimiento a diciembre de 2013: La OCI, verificó que según informe de la AuditoriaFiscal del 27 de noviembre de 2013, nos informanque este hallazgo se excluyo del Plan deMejoramiento debido a que ya se procedió a laautorización de cierre por parte de la AuditoriaFiscal. Por lo anterior esta oficina de controlinterno recomienda que las TICS, proceda arealizar el retiro del hallazgo en mención del Plande Mejoramiento. Seguimiento a Marzo de 2013

Verificado el memorando 3-2013-06191 de 2013-03-04 donde se comunica a la Oficina de ControlInterno, las actividades desarrolladas por laDirecciones de Tecnologías de la Informacion ylas Comunicaciones y Talento Humano, seconcluye que la mayoría de los procesos seutilizaron desde el inicio del año 2008 hasta lafecha en que la oficina de radicación losdireccionó correctamente, posteriormente lassolitudes correspondientes a estos procesosfueron radicadas como un trámite normal, por loanterior se evidencia que estos procesos seencontraban activos y fueron utilizados ytramitados por los usuarios de la Dirección de Talen

Por el cumplimiento y eficacia de la acción se sugiere a la Auditoria Fiscal el cierre de la observación.

A*MARTHA MIKAN

6 20/03/2013 Correctiva

Informe finalde auditoria,modalidad especial "Recursos informáticos adquiridos enla vigencia2011 yfuncionalidad de los sitemasde informaciónZAFIRO yRELCO.

2.1 Evaluaciónde loscontratos

2.1.2.1 Hallazgo administrativo por irregularidades en el ejerciciode la funciónde supervisiónen la ejecucióncontractual delos actosjurídicos quese relacionana continuación: - Contrato No.015 del 8 deabril de 2011. -Anexo TécnicoNo. 6 delContrato No.52 de 2009. -Anexo TécnicoNo. 7 delContrato No.52 de 2009.

Modificar losmanuales/procedimientos desupervisión decontratos, conel fin deincorporar mecanismos de control yseguimiento más efectivos,para que almenos paralos contratosde TIC, laobligación desupervisión sean porpartida doble,donde laparticipación yresponsabilidad sea conjuntaentre funcionarios de niveldirectivo de laDirección deTIC y del áreafuncional donde seaorgina lanecesidad delproceso quese va a

Manual/procedimientos modificados

1

Dirección Administrativa y FinancieraDirección dePlaneación Oficina Asesora Jurídica Dirección delas TIC

LUZANA GUERRERO Q. EDNAPIEDAD CUBILLOS C.DAVID BALLEN HERNANDEZ ADRIANA DELPILAR GUERRA


15/04/2013 -30/05/2013

0,9 0,9

CUARTO TRIMESTRE 2013. LaDirección Adminitrativa efectuóactualización de los procesos yprocedimientos a su cargo, teniendo encuenta el nuevo Rol que se le asignó a laSubdirección de Contrtación. Estosprocedimientos ya fueron avalados poractos administrativos los cuales seencuentran publicados en la Intranet .

De otra parte de la Dirección de TIC´sefectuó seguimiento a la ejecución finaldel Contrato suscrito con la ETB,realizando mesas de trabajo conjuntascon dicha empresa con el fin de subsanarlas dificualtades en materia defacturación. A la fecha el contrato 052 entodos sus sanexos ya se encuentrafinalizado y en proceso de ser liquidado.

Teniendo en cuenta que las accionesdefinidas ya fueron cumplidas se solicitael CIERRE a esta observación

********************************************************************

TERCER TRIMESTRE 2013. Estaactividad esta siendo adelantada por laDirección Administrativa y Financiera -Subdirección de Contratación como partedel proceso de ajuste y actualización deprocedimientos de acuerdo al nuevo modelo de operación por procesos.

SEGUNDO TRIMESTRE 2013. Teniendo e

Verificación a diciembre de 2013: Se verifico actualización de los procesos yprocedimientos a cargo de la DirecciónAdministrativa y Financiera, teniendo en cuentael nuevo Rol que se le asignó a la Subdirecciónde Contratación. Se evidencio que elprocedimiento ya fue elevado a ActoAdministrativo y se encuentra publicado en laIntranet de la entidad.

La OCI, considera que hasta tanto no se liquide elcontrato 052, no es recomendable realizar elCIERRE de este hallazgo. Sigue ABIERTA. Sinembargo, es de aclarar que este hallazgo esta encabeza de Gestión Contractual, quien es elresponsable de solicitar el cierre de este hallazgo.

AMARTHA MIKAN


Versión: 11.0



MEJORA

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EQUIPO AUDITOR

(21)

ES

TA

DO

DE

L H

ALL

AZ

GO

A-C

-M(2


ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

(15)

RESULTADO INDICADOR

(16)

No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)



(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)




2.1.5.1 Hechoconstitutivo dehallazgo administrativo, por deficiencias durante laejecución delContrato 03 de2011, enproceso detransferencia tecnológica (capacitación) al ser recibidapor personalcon vinculación temporal queactualmente esta desvinculado yen consecuencia se perdio partedel conocimiento apropiado.

Establecer queen losprocesos contractuales de la Direcciónde TIC querequieren transferencia de conocimientos, a partir de lafecha lacapacitación sea dirigidaprimordialmente afuncionarios de planta.

No. defuncionarios de plantacapacitados, resultado deejecución deprocesos contractuales de TIC, querequieren transferencia de conocimientos

Al menos unfuncionario deplanta capacitado, resultado deejecución deprocesos contractuales de TIC, querequieren transferencia de conocimientos

Dirección delas TIC´s.



01/04/2013 -31/12/2013

1 1

CUARTO TRIMESTRE 2013. Se reitera lasolicitud de CIERRE la cual ya fuevalidada por Control Interno de laContraloría.

TERCER TRIMESTRE 2013. En loscontratos de TIC celebrados a la fecha seha incorporado el componente decapacitación a los funcionarios,principalmente a los de planta (SIVICOF,SIGESPRO, BSC y Office 2013), para sumáximo aprovechamiento. Por lo anteriorse solicita el cierre del hallazgo.

SEGUNDO TRIMESTRE 2013. LaDirección de TIC tendrá en cuenta en losprocesos de contratación que seencuentran en ejecución o que seadelantarán a partir de la fecha lainclusión de actividades de capacitación otransferencia tecnológica, en donde sebuscará un esquema integral queinvolucre la transferencia de conocimientoa todos los funcionarios de de la Direccióncon el fin de garantizar el manejo,administración y soporte de las recursostecnológicos adquiridos del personal quese enuentra en atención permanente delos servicios de TICs para los usuarios dela Contraloría.

Verificación a diciembre de 2013: Se verifico que en los últimos contratos de TICScelebrados a la fecha se ha incorporado elcomponente de capacitación a los funcionarios,principalmente a los de planta (SIVICOF,SIGESPRO, BSC y Office 2013), para su máximoaprovechamiento. Se verifico radicado 3-2013-23816 fecha 2013-09-18 proceso 485978,proceso de capacitación office 2013, se evidencióplanilla asistencia 81 funcionarios. Sigespro anexo H-6. SIVICOP Según solicitud de cada direcciónse dio la respectiva capacitación. Se verifico quede 362 funcionarios inscritos, asistieron 274funcionarios, equivalente al 75%. Se anexa P/T(2) folios. Se evidencio fichas técnicas,cronogramas, programa de temas, listado defuncionarios inscritos versus numero defuncionarios que participaron.

La OCI, Soporta el cierre de la acción en lasactividades que se han adelantado por parte delas TICS, se verifico la realización de las mismaspara subsanar el hallazgo. Por lo anterior serecomienda el CIERRE.

A*MARTHA MIKAN




2.1.6.1 Hechoconstitutivo dehallazgo administrativo, con incidenciafiscal ydisciplinaria, en cuantía de$73,211,328, por lacontratación de laactualización ysoporte parasoftware BSCONTROL, aplicativo informático que presentófallas técnicasque no fueroncorregidas durante eltiempo delContrato 03 de2011 y noobstante, estese liquidó ypago en sutotalidad.

Dar el soportetécnico requerido a laDirección dePlaneación, para que estadependencia ponga nuevamente en producciónel aplicativoBalanced ScoreCard.

No. desoportes técnicos atendidos / No. de soportestécnicos requeridos

1Dirección delas TIC´s.



01/08/2013 -31/10/2013

0,5 0,5

CUARTO TRIMESTRE 2013. Se celebróla sesion de capacitación a losfuncionarios de la Dirección dePlaneación, en la herramientaBSCONTROL con el fin de registrar ladefinición de los indicadoresinstitucionales a incorporar, lo cualpermitirá la aplicabilidad de estaherramienta conforme a lo requerido porel área usuaria.

TERCER TRIMESTRE 2013. Se celebróel contrato de prestación de servicios 038de 16 de julio de 2003 con la firmaMACROPOYECTOS, para laactualización, mejoras tecnológicas,puesta en producción mantenimiento ysoporte técnico del Sistema de GestiónEstratégica de Indicadores -BSCONTROL-entre otros. Con lo anterior y con eltrabajo conjunto entre las Direcciones dePlaneación y TIC, se garantizará la puestaen producción nuevamente del aplicativoBalanced ScoreCard.

SEGUNDO TRIMESTRE 2013. Estaactividad se iniciará en el mes de agosto.

Verificación a diciembre de 2013:Se celebró el contrato de prestación de servicios038 de 16 de julio de 2003 con la firmaMACROPOYECTOS, para la actualización,mejoras tecnológicas, puesta en producciónmantenimiento y soporte técnico del Sistema deGestión Estratégica de Indicadores -BSCONTROL- entre otros. Con lo anterior y conel trabajo conjunto entre las Direcciones dePlaneación y TIC, se garantizará la puesta enproducción nuevamente del aplicativo BalanceadScoreCard. Se evidencio que se realizocapacitación a los funcionarios de la Dirección dePlaneación, en la herramienta BSCONTROL conel fin de registrar la definición de los indicadoresinstitucionales a incorporar, lo cual permitirá laaplicabilidad de esta herramienta conforme a lorequerido por el área usuaria. La OCI, Soporta el cierre de la acción en lasactividades que se han adelantado por parte delas TICS, se verifico la realización de las mismaspara subsanar el hallazgo. Por lo anterior serecomienda el CIERRE.

AMARTHA MIKAN




2.1.8.1.Hallazgo administrativo originado en lano estructuración ni incorporeación de lainformación base ensoftware "RELCO", asicomo la nopuesta adisposición delaplicativo a losequipos auditores como herramienta para elejercicio fiscalizador.

3. Realizar lasadecuaciones técnicas necesarias para lacreación deusuarios ycontraseñas para el uso delaplicativo RELCO, porparte de laDirección deResponsablidad Fiscal yJurisdicción Coactiva y laDirección deReacción Inmediata, para alimentación yconsulta ypara las otrasdependencias misionales dela Contraloríade Bogotá,D.C., paraconsulta, ycomunicar mediante memorando acada una deestas

Creación yhabilitación deusuarios ycontraseñas para el uso delaplicativo RELCO, segúnautorización que de cadaDirector. Ymemorando dirigido a cadadependencia comunicando la creación yhabilitación delos usuarios ycontraseñas para el uso delaplicativo RELCO, segúnel perfil

1

Dirección deTecnologías de laInformación ylas Comunicaciones


Talento Humano yTecnologico

20/05/2013 -30/08/2013

0,8 0,8

CUARTO TRIMESTRE 2013. Se crearon las respectivas cuentas deusuario segun perfiles y roles definidos nosolo a nivel de administrador sino ademásen la incorporación de información comoOperador jurídico para los funcioanrios deResponsabilidad Fiscal. Así mismo secrearon las cuentas de usuario a nivel deconsulta para los funcionarios de lasSectoriales y el DRI.

Se solicta el CIERRE a esta observaciónya que las acciones se cumplieron dentrodel período fijado.

TERCER TRIMESTRE 2013. Mediantememorando 3-2013-25088 de 2013-10-02se solicita a la Dirección deResponsabilidad Fiscal adelantar lasacciones para dar cumplimiento al plan demejoramiento, entre ellas, definir la listade funcionarios pendientes de capacitar(inluidos los de las DireccionesSectoriales y del DRI), designación defuncionarios que asumiran los roles de"Administrador" y "Operadores Jurídicos"para su capacitación y definir funcionariosy fecha para la capacitación en puesto detrabajo. De acuerdo al cumplimiento delas actividades mencionadas, seculminará el proceso de activación de claves de acceso a la totalidad de los funcionarios que lo requieran.

Verificación a diciembre de 2013:Se evidencio cuadro resumen de capacitacionesaplicativo RELCO, en donde se mencionan enteotros temas Ingreso a la aplicación, incorporación,modificación y eliminación de relatos, realizadosen julio y noviembre de 2013 respectivamente a laSubdirección y 26 de diciembre al DRI, y consultade relatos realizadas el 26 de diciembre de 2013a todas las sectoriales de la entidad.

Se evidencio trazabilidad en la Intranet de laentidad en Aplicaciones, Relco, y Manual Relco,con todas sus especifidades. Llamado Manual delUsuario RELCO, Sistema de Relatoría de laContraloría en el Proceso de ResponsabilidadFiscal. Se verifico Acta reunión de trabajoRELCO, con el objetivo de realizar seguimiento alas acciones del Plan de Mejoramientoadelantadas en el 2013, de diciembre 30 de 2013,en donde se resaltan los resultados.Se crearon las respectivas cuentas de usuariosegún perfiles y roles definidos no solo a nivel deadministrador sino además en la incorporación deinformación como Operador jurídico para losfuncionarios de Responsabilidad Fiscal. Así mismoLa OCI, Soporta el cierre de la acción en las activid

AMARTHA MIKAN


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EQUIPO AUDITOR

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ES

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L H

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GO

A-C

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ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

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RESULTADO INDICADOR

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No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)



(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)




2.1.8.1.Hallazgo administrativo originado en lano estructuración ni incorporeación de lainformación base ensoftware "RELCO", asicomo la nopuesta adisposición delaplicativo a losequipos auditores como herramienta para elejercicio fiscalizador.

5. Capacitardesde el puntode vista ténicoinformático (entregando instructivo deuso u hoja deruta para eluso técnico delaplicativo) yjurídico a dosfuncionarios de lasdependencias misionales usuarias delaplicativo RELCO, segúnsu perfil deuso (alimentación yconsulta y/osolo consulta),a efecto lograrun correctoaprovechamiento delaplicativo RELCO.

Una capacitación donde participen dosfuncionarios de cadadependencia misional de laContraloría deBogotá, D.C.,la cual seevidenciará deconformidad con losprocedimientos para lacapacitación que tiene laContaloría deBogotá, D.C.

1

Dirección deTecnologías de laInformación ylas Comunicaciones, Direcciónde Responsabilidad Fiscal yJurisdicción Coactiva ySubdirección del Proceso deResponsabilidad Fiscal

ADRIANA DELPILAR GUERRA MARÍA ADALGISA CÁCERES R.ROSAURA MARTÍNEZ REY

Talento Humano yTecnologico

23/09/2013 -31/12/2013

0,8 0,8

CUARTO TRIMESTRE 2013.Se dio cumplimiento al plan decapacitación en la herramienta RELCO alos funcionarios de ResponsabilidadFiscal como a los funcionarios de lasSectoriales y el DRI. Se elanoróinstructivo y Tutor en power point loscuales se encuentran publicados en laintranet para consulta de los usuarios.

Se solicta el CIERRE a esta observaciónya que las acciones se cumplieron dentrodel período fijado.

TERCER TRIMESTRE 2013. Se hanprogramado dos sesiones de capacitacióndel aplicactivo RELCO, en una de lascuales no asistieron los funcionariosconvocados, por lo tanto se encuentranpendientes de capacitar algunosfuncionarios de la Subdirección y todoslos funcionarios de la Dirección deResponsabilidad Fiscal, por tal motivo,mediante memorando 3-2013-25088 de2013-10-02 se solicita a la Dirección deResponsabilidad Fiscal adelantar lasacciones para dar cumplimiento al plan demejoramiento, entre ellas, definir la listade funcionarios pendientes de capacitar(inluidos los de las DireccionesSectoriales y del DRI), designación de func

SEGUNDO TRIMESTRE 2013. De acuerdo al cronograma esta actividad iniciará el 29 de septiembre.

Verificación a diciembre de 2013:Se verifico las capacitaciones adelantadas en elaplicativo RELCO, en donde se mencionan enteotros temas Ingreso a la aplicación, incorporación,modificación y eliminación de relatos, realizadosen julio y noviembre de 2013 respectivamente a laSubdirección y 26 de diciembre al DRI, y consultade relatos realizadas el 26 de diciembre de 2013a todas las sectoriales de la entidad.

Se evidencio trazabilidad en la Intranet de laentidad en Aplicaciones, Relco, yManual Relco, con todas sus especifidades.Llamado Manual del Usuario RELCO, Sistema deRelatoría de la Contraloría en el Proceso deResponsabilidad Fiscal. Se verifico Acta reuniónde trabajo RELCO, con el objetivo de realizarseguimiento a las acciones del Plan deMejoramiento adelantadas en el 2013, dediciembre 30 de 2013, en donde se resaltan losresultados.Se crearon las respectivas cuentas de usuariosegún perfiles y roles definidos no solo a nivel deadministrador sino además en la incorporación deinformación como Operador jurídico para los funcioLa OCI, Soporta el cierre de la acción en las activid

AMARTHA MIKAN


INFORME FINAL AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2011.

2.4.4

2.4.4. HechoIrregular constitutivo dePresunto Hallazgo Administrativo ?Intangibles? Se observóque no setiene unadecuado reconocimiento, clasificaciónregistro yrevelación desus licencias ysoftware; sibien es cierto,no afecta elsaldo total delos Intangibles(1970), siincide en losmontos individuales delas subcuentaslicencias ysoftware?

Solicitar a laDirección deTecnologias de laInformacion ylas Comunicaciones, elinventario delas licencias ysotfware adquirido porla entidadenforma individualizada y cuantificada,con el fin derealizar lareclasificación respectiva.

Registros deintangibles/sobre inventariode intaginbles

1

Subdirección Financiera/ Dirección deTecnologias de laInformacion ylas Comunicaciones

DAIRO GIRALDO VELÁQUEZ ADRIANA GUERRA MARTINEZ YAZMIN AVILA PACHECO

Humanos yTecnológicos

30/05/2013 -31/12/2013

1 1

CUARTO TRIMESTRE 2013. Conmemorando 3-2013-29667 de 2013-11-25la Dirección de TICs remitió a laSubdirección Financera la informaciónrelacionada con el inventario de laslicencias y software adquirido odesarrollado por la Entidad, con elpropósito de que el área financiera puedaregistrar contablemente su valoración dellicenciamiento de software que la entidadtiene hasta la fecha instalado, pararealizar esta labor se tomó como base lainformación remitida por la Subdirecciónde Recursos Materiales – Grupo deinventarios, así como la verificación en losdocumentos contractuales y conveniosasociados a dichas herramientas. En elarchivo se muestran clasificadas yvaloradas tanto las licencias como elsoftware (aplicativos) que posee laEntidad, con la información disponiblesobre el valor, fecha de adquisición oentrada a producción, vida útil yobservaciones.

Con lo anterior quedan culminadas lasacciones contempladas en el Plan deMejoramiento por parte de la Dirección deTIC´s, por lo tanto se solicita el CIERREdel hallazgo. TERCER TRIMESTRE 2013. Se estan ade

Verificación a diciembre de 2013:Se verificomemorando 3-2013-29667 de 2013-11-25 laDirección de TICS remitió a la SubdirecciónFinanciera la información relacionada con elinventario de las licencias y software adquirido odesarrollado por la Entidad, con el propósito deque el área financiera pueda registrarcontablemente su valoración del licenciamiento desoftware que la entidad tiene hasta la fechainstalado, para realizar esta labor se tomó comobase la información remitida por la Subdirecciónde Recursos Materiales – Grupo de inventarios,así como la verificación en los documentoscontractuales y convenios asociados a dichasherramientas. En el archivo se muestranclasificadas y valoradas tanto las licencias comoel software (aplicativos) que posee la Entidad, conla información disponible sobre el valor, fecha deadquisición o entrada a producción, vida útil yobservaciones. Se verifico Acta del 29/11/2013 y listado deInventario con la información solicitada.La OCI, Soporta el cierre de la acción en lasactividades que se han adelantado por parte de las

AMARTHA MIKAN



2.4.5

2.4.5 HechoIrregular Constitutivo dePresunto Hallazgo Administrativo. ?Reconocimiento deIntangibles? No seevidenció elreconocimiento ni el registrode bienesinmateriales en producciónque sonidentificables ycontrolables de cuyautilización oexplotación seobtiene unpotencial deservicios, donde tambiénse incluye losintangibles formados; esdecir, los queha obtenido yconsolidado através deltiempo y quese

1- Defenir lapolitica o elprocdimineto para valorar ydeterminar elperiodo deamortización del bien

Politica oprocedimineto definido SI:100% NO: 0%

1

Dirección deTecnologias de laInformacion ylas Comunicaciones Direcciónde PlaneaciónOficina Asesora Juridica

ADRIANA GUERRA MARTINEZ EDNA PEIDAD CUBILOS NEIRA DAVIDBALLEN HERNANDEZ


30/05/2013 -31/12/2013

0,7 0,7

CUARTO TRIMESTRE 2013. Con memorando 3-2013-29667 de 2013-11-25 la Dirección de TICs remitió a laSubdirección Financera la informaciónrelacionada con el inventario de laslicencias y software adquirido odesarrollado por la Entidad, con elpropósito de que el área financiera puedaregistrar contablemente su valoración dellicenciamiento de software que la entidadtiene hasta la fecha instalado, pararealizar esta labor se tomó como base lainformación remitida por la Subdirecciónde Recursos Materiales – Grupo deinventarios, así como la verificación en losdocumentos contractuales y conveniosasociados a dichas herramientas. En elarchivo se muestran clasificadas yvaloradas tanto las licencias como elsoftware (aplicativos) que posee laEntidad, con la información disponiblesobre el valor, fecha de adquisición oentrada a producción, vida útil yobservaciones.

Con lo anterior quedan culminadas lasacciones contempladas en el Plan DeMejoramiento por parte de la Dirección deTIC´s, por lo tanto se solicita el CIERREdel hallazgo.

TERCER TRIMESTRE 2013. Se estan ade

Verificación a diciembre de 2013:Con memorando 3-2013-29667 de 2013-11-25 laDirección de TICS remitió a la SubdirecciónFinanciera la información relacionada con elinventario de las licencias y software adquirido odesarrollado por la Entidad, con el propósito deque el área financiera pueda registrarcontablemente su valoración del licenciamiento desoftware que la entidad tiene hasta la fechainstalado. Se evidencio el Procedimiento para valorar ydeterminar el periodo de amortización del bienpero aun no se ha elevado a Acto AdministrativoLa OCI, concluye que hasta que no este elevadoa Acto Administrativo y publicado el procedimientoen la Intranet de la entidad para dar cumplimientocon el hallazgo, sigue ABIERTA.

AMARTHA MIKAN


Versión: 11.0



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EQUIPO AUDITOR

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L H

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ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

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RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

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RESULTADO INDICADOR

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No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

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(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

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DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)



2.4.5

2.4.5 HechoIrregular Constitutivo dePresunto Hallazgo Administrativo. ?Reconocimiento deIntangibles? No seevidenció elreconocimiento ni el registrode bienesinmateriales en producciónque sonidentificables ycontrolables de cuyautilización oexplotación seobtiene unpotencial deservicios, donde tambiénse incluye losintangibles formados; esdecir, los queha obtenido yconsolidado através deltiempo y quese

2- Solicitar a laDirección deTecnologías de laInformación yde lasComunicaciones, elinventario delos aplicativosdesarrollados por la Entidadespecificando valor y vida útil, con el fin deproceder a elreconocimineto y registro delmismo

Reconocimineto y Resgitro deintangibles SI:100% NO: 0%

1

Subdirección Financiera/contador/Dirección de Tecnologias de laInformacion ylas Comunicaciones

DAIRO GIRALDO VELÁQUEZ ADRIANA GUERRA MARTINEZ YAZMIN AVILA PACHECO


30/05/2013 -31/12/2013

1 1

CUARTO TRIMESTRE 2013. Con memorando 3-2013-29667 de 2013-11-25 la Dirección de TICs remitió a laSubdirección Financera la informaciónrelacionada con el inventario de laslicencias y software adquirido odesarrollado por la Entidad, con elpropósito de que el área financiera puedaregistrar contablemente su valoración dellicenciamiento de software que la entidadtiene hasta la fecha instalado, pararealizar esta labor se tomó como base lainformación remitida por la Subdirecciónde Recursos Materiales – Grupo deinventarios, así como la verificación en losdocumentos contractuales y conveniosasociados a dichas herramientas. En elarchivo se muestran clasificadas yvaloradas tanto las licencias como elsoftware (aplicativos) que posee laEntidad, con la información disponiblesobre el valor, fecha de adquisición oentrada a producción, vida útil yobservaciones.

Con lo anterior quedan culminadas lasacciones contempladas en el Plan DeMejoramiento por parte de la Dirección deTIC´s, por lo tanto se solicita el CIERREdel hallazgo.

TERCER TRIMESTRE 2013. Se estan ade

Verificación a diciembre de 2013: Se verifico memorando 3-2013-29667 de 2013-11-25 la Dirección de TICS remitió a la SubdirecciónFinanciera la información relacionada con elinventario de las licencias y software adquirido odesarrollado por la Entidad, con el propósito deque el área financiera pueda registrarcontablemente su valoración del licenciamiento desoftware que la entidad tiene hasta la fechainstalado, para realizar esta labor se tomó comobase la información remitida por la Subdirecciónde Recursos Materiales – Grupo de inventarios,así como la verificación en los documentoscontractuales y convenios asociados a dichasherramientas. En el archivo se muestranclasificadas y valoradas tanto las licencias comoel software (aplicativos) que posee la Entidad, conla información disponible sobre el valor, fecha deadquisición o entrada a producción, vida útil yobservaciones. Se verifico Acta del 29/11/2013 y listado deInventario con la información solicitada.La OCI, Soporta el cierre de la acción en lasactividades que se han adelantado por parte de las

AMARTHA MIKAN

III

2 12/12/2012 Correctiva 2Auditoría Especial deControl Interno

5.1.3 Seevidencia quelos procedimientos que aplican a la OficinaAsesora deComunicaciones no seencuentran actualizados contraviniendo lo estipuladoen el numeral4,2,3 Controlde documentos, literal b,actualización, norma ISO9001:2008. Loanterior puedeproducir quelos procedimientos no incluyanactividades que se esténadelantando por parte de laOficina Asesora deComunicaciones, así como,que los

Ajustar losprocedimientos relacionadoscon elprocedimiento para ladivulgación dela informacióninstitucional RR022 de2011

No procedimientos ejecutados*100/ No.procedimientos programados *100

1

OFICINA ASESORA DECOMUNICACIONES

OFICINA ASESORA DECOMUNICACIONES

01/15/2013 a12/31/2013

Seguimiento a Junio de 2013: Teniendoen cuenta que el 26 de abril de 2013, seadoptó el nuevo Manual Integrado deProcesos y el Mapa de Procesos, elequipo de análisis de la Oficina Asesorade Comunicaciones se reunió con el fin derealizar los respectivos ajustes al Procesode Comunicación Estratégica PCE-relacionados con las siguientesactividades: 7.1Elaboración depublicaciones. 7.2 Publicacionesperiódicas. 7.3 Otras Publicaciones. 7.4Elaboración de comunicados. 7.5Suministro de Información. 7.6incorporación de la nueva actividadAcompañamiento y cubrimiento deeventos institucionales y 7.8 ActualizaciónPortal Web. tal como consta en el acta detrabajo, realizada el 31 de mayo.Seguimiento a marzo de 2013: serevisaron los procedimientosconcernientes al procedimiento deDivulgación de Información Institucional,no obstante los ajustes se realizarán unavez se apruebe el nuevo modelo deoperación por procesos.

Seguimiento a Junio de 2013: Se verificómediante Acta de trabajo No.5, realizada el 31 demayo de 2013; que el grupo de trabajo de laOficina Asesora de Comunicaciones se reuniócon el fin de realizar los respectivos ajustes alProceso de Comunicación Estratégica PCE. Elobjetivo de la reunion, fué actualizar lasactividades del procedimiento divulgación de lainformación Institucional; los cuales fueronpresentados al Jefe de Oficina Asesora deComunicaciones para su aprobación, para luegoser remitidos a la Direccion de Planeación en losformatos establecidos para tal fin. Las actividadesque fueron ajustadas en esta reunión (Acta No.5)fuerón : 7.1Elaboración de publicaciones. 7.2Publicaciones periódicas. 7.3 Otras Publicaciones. 7.4 Elaboración de comunicados. 7.5 Suministrode Información. 7.6 incorporación de la nuevaactividad Acompañamiento y cubrimiento deeventos institucionales y 7.8 Actualización PortalWeb. No obstante continua abierta paraseguimiento, en cuanto no sean aprobados losajustes propuestos para cada una de las actividadeEvidenciado ajuste del Procedimiento para la divulg

CMª Tatiana

Rojas Naranjo 20/12/2013

IV


Informe finalde auditoria,modalidad especial "Recursos informáticos adquiridos enla vigencia2011 yfuncionalidad de lossistemas deinformación ZAFIRO yRELCO.


2.1.1.2 Hallazgo administrativo con incidenciadisciplinaria yfiscal encuantía de$522.000.000, por ladquisición eimplementación del portal"YoSoyBogotá", sin dotarlode lainformación necesaria yactualizada originando conello que laherramienta no sea eficazdentro delobservatorio de Contratación de la ciudad.

1. Diseñar eimplementar estrategias deinformación, difusión ymodificación de laResolución respectiva, para fortalecerel uso delportal Yo SoyBogotá tanto al interior de laentidad comoen los sujetosde control y laciudadanía engeneral.

Cantidad deestrategias realizadas/Cantidad deestrategias planeadas*100

1

Director deParticipación Ciudadana yDesarrollo Local Directorde Tecnologías de laInformación yTelecomunicaciones Dirección dePlaneación

GABRIEL ALEJANDRO GUZMAN U.ADRIANA DELPILAR GUERRA


Fecha deinicio: 30/05/2013Fecha final:31/12/2013

*Seguimiento a junio 20 de 2013: Laconformidad fue oficializada mediantememorando Nº 3-2013-15477 de12/06/2013, sin embargo la acción se havenido ejecutando de conformidad con elcronograma establecido.*Seguimiento a septiembre de 2013: Encuanto a la modificación delprocedimiento "Control social a la gestiónpública", esta se radico ante la Direcciónde Planeación con memorando Nº 3-2013-24112 de 20/09/2013Dentro de la definición de Estrategiaspara fortalecer el uso del Portal Yo soyBogotá, se llevaron a cabo mesas detrabajo conjuntas entre las Direcciones deTIC`s, Participación Ciudadana yDespacho de la Contralora Auxiliar con elfin de identificar la información que serequiere cargar en dicho Portal, quepermita la consulta de manera oportuna ala ciudadanía.Es así como se han adelantado a la fechalas siguientes actividades: a) Depuraciónde la información que reposa en elsistema SIVICOF ya que es la fuente dedatos para el portal YSB.; b) Validación delas funcionalidades que se encuentranactivas en el Portal c) Realizar gestión con *Seguimiento a diciembre de 2013: Se ratifica el seguimiento a septiembre.

Verificación a diciembre de 2013:El hallazgo debe continuar abierto para suseguimiento dado que a la fecha no se hacumplido con la meta.

A

TATIANA ROJAS

NARANJO 20/12/2013

COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA

PARTICIPACIÓN CIUDADANA


Versión: 11.0



MEJORA

Página: 1 de 180



EQUIPO AUDITOR

(21)

ES

TA

DO

DE

L H

ALL

AZ

GO

A-C

-M(2


ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

(15)

RESULTADO INDICADOR

(16)

No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)



(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)





2. Definir losdocumentos relacionados con lacontratación que se van arequerir a lossujetos decontrol, clasificados por tipo decontrato loscuales seránpublicados enel portal.

Documento consolidado

1

Directores sectoriales (Cordinación Dir. DesarrolloLocal) Directorde Tecnologías de laInformación yTelecomunicaciones

GABRIEL ALEJANDRO GUZMAN U.ADRIANA DELPILAR GUERRA



*Seguimiento a junio 20 de 2013: Laconformidad fue oficializada mediantememorando Nº 3-2013-15477 de12/06/2013, sin embargo la acción se havenido ejecutando de conformidad con elcronograma establecido.*Seguimiento a septiembre de 2013:Mediante comunicación vía out look de19/07/2013 la ingeniera Yolima Corredorconfirma la subida de nuevasfuncionalidades al portal "Yo soy Bogotá"

- La Dirección de TIC`s adelantoreuniones de tipo técnico con la AgenciaNacional de Contratación Publica con elfin de identificar los campos de consultade la información Precontractual yContractual que es almacenada en elPortal de SECOP con el fin de establecerun Link de acceso que pueda serconsultado desdel el Portal de laContraloría. De igual forma se hanadelantado las gestiones para lasuscripción de un ConvenioInteradministrativio para el intercambio deinformación. Estas acciones contribuyen a laracionalización e Interoperabilidad de lossistemas de información garantizando asíla oportunidad y calidad de la informaciónen la fuente.*Seguimiento a diciembre de 2013: Se ratifica el seguimiento a septiembre.


A

TATIANA ROJAS

NARANJO 20/12/2013





3. Habilitar lasfuncionalidades en el portalpara el carguede documentos definidos yverificar suoperacionalidad en elaplicativo através depruebas piloto.

100% deFuncionalidades Operandorespecto delas definidasen documento

1

Directores sectoriales (Cordinación Dir. DesarrolloLocal). Director deTecnologías de laInformación yTelecomunicaciones Asesora delDespacho

GABRIEL ALEJANDRO GUZMAN U. ADRIANA DELPILAR GUERRA

YOLIMACORREDOR ROMERO.



*Seguimiento a junio 20 de 2013: Laconformidad fue oficializada mediantememorando Nº 3-2013-15477 de12/06/2013, sin embargo la acción se havenido ejecutando de conformidad con elcronograma establecido.*Seguimiento a septiembre de 2013:Mediante out look de 22/07/2013 laAsesora Yolima Corredor comunica laestructura de los archivos que se debenutilizar para carga masiva en el portal.Para la validación de las estructuras yfuncionalidades reportadas por la Ing.Yolima Corredor, la Dirección de TIC`ssolicitó se efectuara el proceso de entregatécnica del Portal y la aprobaciónfuncional por parte de la Dirección deParticipación ciudadana, de lo cual se hanadelantado las respectivas mesas detrabajo de tipo técnico con el fin de validarlas condiciones del ambiente Web, lasfuncionalidades que se encuentranactivas y el proceso de cargue deinformación. Es importante destacar que el alcance dela información `que se ha definido pararegistrar y a ser consultada a través de las funcionalidades implementadas, en YSB,corresponde a la Rendición de Cuenta que los sujetos de control realicen en SIVICOF el mes que corresponde por cada período.*Seguimiento a diciembre de 2013: Se ratifica el seguimiento a septiembre.


A

TATIANA ROJAS

NARANJO 20/12/2013





4. Reglamentar la entrega dela informaciónpor parte delos sujetos decontrol en elPortal y suimplementación.

Resolución Reglamentaria





Seguimiento a junio 20 de 2013: Laconformidad fue oficializada mediantememorando Nº 3-2013-15477 de12/06/2013, sin embargo la acción se havenido ejecutando de conformidad con elcronograma establecido.Seguimiento a septiembre de 2013: Serealizaron dentro del período reunioneslideradas por la Dirección de Planeacióncon el acompañamiento técnico de laDirección de TIC`s con y con todas lasáreas funcionales para definir losformatos, validaciones y alertas de lainformación que será cargada en elSistema de Información SIVICOF, para locual se realizó un contrato con la firmaMACRO PROYECTOS con el propósitode modelar e implementar todos losformatos, generar las alertas yvalidaciones a la información de la cuentaa través del sistema, para garantizarmayor calidad de la información. Por lotanto en ese orden de ideas se requiere lareformulación de esta actividad ya que nose requiere reformular la entrega deinformación de los sujetos en YSB, puesse mantendrá como sistema oficial derendición de cuenta el Sistema SIVICOF-.A la fecha se ha definido unicamente que in*Seguimiento a diciembre de 2013: Se ratifica el seguimiento a septiembre.


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TATIANA ROJAS

NARANJO 20/12/2013




2.1.1.3 Hallazgo administrativo con incidenciadisciplinaria por incumplimiento de lasacciones demitigación planteadas enla respuesta alcontrol deadvertencia del 18 deoctubre de2011, conocasión de laejecución delContrato 028de 2011

Realizar uninforme semestral correspondiente alseguimiento de loscomentarios suministrados por losciudadanos através delPortal yo SoyBogotá, a finde verificar laatención de las denuncias porparte de lascorrespondientes direccionessectoriales.

Informe 1

Director deParticipación Ciudadana yDesarrollo Local

GABRIEL ALEJANDRO GUZMAN U.



*Seguimiento a junio 20 de 2013: Laconformidad fue oficializada mediantememorando Nº 3-2013-15477 de12/06/2013, sin embargo la acción se havenido ejecutando de conformidad con elcronograma establecido.*Seguimiento a septiembre: Se vienenrealizando los seguimientos permanentesde los comentarios y consultasciudadanas y la actualización de lainformación, lo que servirá de insumopara el informe de diciembre.*Seguimiento a diciembre de 2013: Elinforme del segundo semestre se radicaen el mes de enero de 2014.


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TATIANA ROJAS

NARANJO 20/12/2013


Versión: 11.0



MEJORA

Página: 1 de 180



EQUIPO AUDITOR

(21)

ES

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DO

DE

L H

ALL

AZ

GO

A-C

-M(2


ANÁLISIS DE CAUSA

(8)

RESPONSABLE DE LA

EJECUCIÓN

(13)

RECURSOS(14)

CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN

(15)

RESULTADO INDICADOR

(16)

No.(1)

OR

IGE

N (

1, 2

, 3, 4

, 5, 6

, 7, 8

,)(2

)



(SEGUIMIENTO DEL

PROCESO)

(17)

DESCRIPCIÓN NO

CONFORMIDAD, RIESGO

O NO CONFORMID


D DE MEJORA

(7)

ACCIONES

(9)

FECHA DEL HALLAZGO

(3)


a o preventiva

o de mejora)

(4)

(INFORME ORIGEN

(5)

CAPITULO

(6)


(18)

INDICADOR(10)

METAS CUANTIFICAB


NC)

(11)

ÁREAS Y RESPONSABL

ES DEL CUMPLIMIEN

TO

(12)


Informe Finalde AuditoríaGubernamental, con enfoqueIntegral Modalidad Regular Vigencia 2012

2.1.1

2.6.14 Hallazgo "Losinformes desupervisión ensu contenidono sepresentaron según lasactividades que se ibandesarrollando, sino quedesde elprimer informese incluyerontodas lasprogramadas lo que los hace confusos, afectando elcontrol de laejecución delcontrato, porcuanto en elprimer informeque cubre elperíodo del 9de octubre al 9de noviembrede 2012, serelacionan actividades ejecutadas ennoviembre 18de ese año

Realizar losinformes desupervisión por parte de laDirección deParticipación Ciudadana -DPCyDL- delProyecto 770,(metas 1, 2,3), separandocada una delas obligaciones actividad poractividad, deacuerdo conlos tiemposestablecidos en el contratosuscrito encada anualidad

N°de Informesde seguimiento realizados porel supervisorde la DPCyDL(donde sesepare cadaobligación) /N°de Informes deejecución presentados por elcontratista deacuerdo con laprogramación en el contratoen el marcodel Proyecto770 (metas 1,2, 3).

1Dirección deParticiapción ciudadana

Gabriel Alejandro Guzman Useche



*Seguimiento con corte a diciembre de2013: En cumplimiento de la accióncorrectiva se han realizado los tresinformes de supervisión correspondientesal Contrato Nº 053 de 2013 suscrito con laUniversidad San Buenaventura,seperando las actividades de cadaobligación. La acción ha sido ejecutada ensu totalidad.

Observación del indicador: Se estableeste periodo de tiempo teniendo encuenta quer el cumplimiento esta sujeto ala temporalidad del contrato hasta laentrega del último informe de ejecución de cada contrato

Verificación a diciembre de 2013:Se verificÓ que se hanse han realizado los tresinformes de supervisión correspondientes alContrato Nº 053 de 2013 suscrito con laUniversidad San Buenaventura, seperando lasactividades de cada obligación. Aunque la acciónesta siendo ejecutada, Se estable este periodo detiempo teniendo en cuenta que el cumplimientoesta sujeto a la entrega del último informe deejecución de cada contrato. Por tanto estahallazgo continua abierta para su seguimiento

A

TATIANA ROJAS

NARANJO 20/12/2013


Informe FinalAuditoría Regular Vigencia 2011

2.8.1

2.8.1 HallazgoAdministrativo -En relacióncon el manejodel archivo.Verificado elarchivo dondereposan losDPC (AZ), seobservó quelos mismos seencuentran enestantes metálicos, enregulares condiciones, los cuales porsu altovolumen ypeso sonmenos funcionales, además depresentar inestabilidad ygenerando unalto riesgo;además el altovolumen defolios en losAZ nopermiten sufuncionalidad ymanejo.....

Verficar elgrado deavance deacuerdo a losolicitado radicado 3-2012-32441 "Modernización del Centrode Atención alCiuadadano", la cualcontempla elcumplimiento de la Ley 594de 2000 "LeyGeneral deArchivo"

Modernización del Centro deAtención alCiuadadano que garanticela adaptacion yorganización del archivo deDPC, Si: 100%No: 0%

1DIRECCION DE APOYO ALDESPACHO

CARMEN SOFIA PRIETO DUEÑAS

No requiere


*Seguimiento con corte a diciembre de2013: Se verificó el grado de avance de lamodernización del Centro de Atención alCiudadano y se han remitido lascomunicaciones respectivas a la DirecciónAdministrativa.

Verificación a diciembre de 2013:Se verificó mediante proceso #403379,Radiacado #3-2012-32441. La solicitud demodernizacion del Centro de Atención alCiudadano; Sin embargo medianteProceso#498675, Radicado#3-2013--27918 del11 de noviembre 2013; no se apruba la solicitud,se da respuesta de que el CAC se va acondicionar con lo reglamentado en la "LeyGeneral de Archivo". Este hallazgo debe continuar abierto para su seguimiento.

A

TATIANA ROJAS

NARANJO 20/12/2013


Informe FinalAuditoría Regular Vigencia 2011

2.8.2

2.8.2 HallazgoAdministrativo

new procedimiento plan de mejoramiento consolidado … · 2014. 11. 12. · agencia nacional de...

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