modulo iii

Universidad Rafael Belloso ChacinVicerrectorado Académico

Decanato de Investigación y DesarrolloMaestría en Gerencia de Proyectos de Investigación y

Desarrollo

ASPECTOS TECNICOS ASPECTOS TECNICOS FINANCIEROS DE PROYECTOS I+DFINANCIEROS DE PROYECTOS I+D

Universidad Rafael Belloso ChacinVicerrectorado Académico

Decanato de Investigación y DesarrolloMaestría en Gerencia de Proyectos de Investigación y

Desarrollo

METODOS Y ELEMENTOS DE CONTROL, METODOS Y ELEMENTOS DE CONTROL, FINANCIEROS U OTROS, DE LA GESTIFINANCIEROS U OTROS, DE LA GESTIÓÓN DE N DE

PROYECTOS, PROGRAMAS PARA PROYECTOS, PROGRAMAS PARA GRAFICAR RESULTADOS.GRAFICAR RESULTADOS.

MODULO III: METODOS Y ELEMENTOS DE CONTROL, FINANCIEROS U OTROS, DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS PARA GRAFICAR RESULTADOS.

￭ Componentes del control.￭ Cuadro de Mando Integral.￭ Programas de Gestión de proyectos.￭ Ejemplo de métodos de control y planificación￭ Ejemplos.

CONTROLCONTROL


Arq. Gisela Velasco Rubio. M. Sc.

DEFINICIÓN DE CONTROL:

ASPECTOS BÁSICOS DE LA EVALUACIÓN, FORMULACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS.

Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. (Eckles, Carmichael).

CO

NTR

OL

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adaptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. (Fayol).

El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticado la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.(Buchele).


CO

NTR

OL

FASES:


COMO SE EJECUTA EL CONTROL:


IMPORTANCIA DEL CONTROL: (Munch, García)

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, las personas, y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.


CO

NTR

OL


Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la nacionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.


IMPORTANCIA DEL CONTROL: (Munch, García)

CO

NTR

OL


FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL: (Munch, García)

•Cantidad: se aplica en la que el volumen es importante.

•El Tiempo: se controlan las fechas programas.

•El costo: es utilizado como un indicador de la eficacia administradas, ya que a través de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

•La calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa, institución u otro.


CO

NTR

OL


TECNICAS DE CONTROL (CONTROLES):

Es la herramienta que auxilia al administrador para llevar a cabo el proceso de control.

Se basa, es sistemas de información, que comprenden todos los medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Son múltiples y variables.



• Fijar objetivos generales y asignar recursos

• Especificar actividades,• estimar su duración,• asignar recursos a cada una, • determinar relaciones de

precedencia.

• Supervisión, seguimiento

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS


PLANIFICACIÓN

PROGRAMACIÓN

CONTROL


CUADRO DE MANDO INTEGRALCUADRO DE MANDO INTEGRAL



ANTECEDENTES:

El concepto de cuadro de mando integral – CMI (Balanced Scorecard – BSC) fue presentado Enero/Febrero de 1992 de la revista Harvard Business Review, con base en un trabajo realizado para una empresa de semiconductores (La empresa en cuestión sería Analog Devices Inc.). Sus autores, Robert Kaplan y Davis Norton, plantean:

Que el CMI es un sistema de administración o sistema administrativo que va más allá de la perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa.



CUADRO DE MANDO INTEGRAL

DESCRIPCIÓN: Según el libro "The Balanced ScoreCard: Translating Strategy into Action", Harvard Business School Press, Boston, 1996:

Es una herramienta para movilizar a la gente hacia el pleno cumplimiento de la misión, a través de canalizar las energías, habilidades y conocimientos específicos de la gente en la organización hacia el logro de metas estratégicas de largo plazo. Permite tanto guiar el desempeño actual como apuntar el desempeño futuro.




OTRA DEFINICIÓN:

Es una herramienta para movilizar a la gente hacia el pleno cumplimiento de la misión, a través de canalizar las energías, habilidades y conocimientos específicos de la gente en la organización hacia el logro de metas estratégicas de largo plazo. Permite tanto guiar el desempeño actual como apuntar el desempeño futuro.




QUE PERMITE:




EN QUE SE BASA:

El CMI permite a la organización medir los resultados financieros, satisfacción del cliente, operaciones y la capacidad de la organización para producir y ser competitiva Permite tanto guiar el desempeño actual como apuntar el desempeño futuro.

CUATRO ALTERNATIVAS:Financiera:persigue aumentar la rentabilidad y riqueza del

negocio para sus propietarios. Los indicadores reflejaran en qué medida la organización está creando valor.

Cliente:pretende satisfacer las necesidades del cliente, ofreciéndole productos y servicios de calidad, de manera que se consiga una buena imagen de la empresa y se pueda fidelizar al cliente. Los indicadores medirán en qué grado la empresa cumple sus objetivos en relación a la competencia.




CUATRO ALTERNATIVAS: cont..Proceso interno:se trata de analizar aquellas actividades o procesos que debe emprender y alcanzar la organización para cubrir las proposiciones establecidas en la perspectiva del cliente. Los indicadores nos medirán, básicamente, la productividad y calidad alcanzada por la empresa.

Aprendizaje y crecimiento: para implantar cualquier cambio las personas y los recursos son siempre la clave para el éxito; por lo tanto esta perspectiva se refiere a qué es lo que necesitamos cambiar o modificar tanto de nuestros recursos materiales como humanos para conseguir los objetivos de los procesos internos, clientes y financiera.




FINANCIEROS:

-Total del activo (Unidades Monetarias) -Ingresos-total del activo (%) -Ingresos por productos nuevos o nuevas operaciones (U.M) -Ingresos-empleados (U.M) -Margen de beneficio (%) -Contribución/ingresos, o márgen de contribución (%) -Contribución/empleado -Flujo de caja (U.M) -Rendimiento de la inversión (%) -Costes totales (U.M)

4 PERSPECTIVAS - ALGUNOS INDICADORES:




CLIENTES:-Número de clientes (cifra) -Cuota de mercado (%) -Ventas anuales/cliente (U.M) -Clientes perdidos (Cifra o %) -Media de tiempo utilizado en relaciones con clientes (cifra) -Clientes/empleado (cifra 0%) -Ventas cerradas/contactos de ventas (%) -Índice de clientes satisfechos (%) -Índice de fidelidad de los clientes (%) -Número de visitas a clientes (cifra) -Número de quejas (cifra) -Gastos de comercialización (U.M)








PROCESOS INTERNOS:-Gastos administrativos/total de ingresos (%) -Tiempo de proceso, pagos extra (días) -Entrega a tiempo (%) -Tiempo de espera medio (días) -Tiempo de espera, desarrollo del producto (días) -Tiempo de espera entre pedido y entrega (días) -Tiempo de espera, proveedores (días) -Tiempo de espera, producción (días) -Tiempo medio para tomar decisiones (días) -Rotación de stocks (días) -Mejora de la productividad (%)





APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO:

-Gasto en I+D (U.M)-Gasto en I+D/total de gastos (%) -Horas, I+D (%) -Recursos de I+D/total de recursos (%) -Inversiones en formación/cliente (%) -Inversiones en investigación (U.M) -Inversiones en apoyo a nuevos productos y formación (U.M) -Inversiones en desarrollo de nuevos mercados (U.M) -Patentes pendientes (cifra) -Mejoras sugeridas/empleando (cifra) -Gastos de comercialización/cliente (U.M.)


EJEMPLO:





1.- Considerar que el diseño y la puesta en práctica (implantación) es una tarea de la Gerencia Media, no liderada por el Gerente General o Equipo Ejecutivo.

2.- El CMI se diseña a manera de un "laboratorio", con solo unos pocos involucrados su desarrollo.

3.- Un largo proceso de implantación.

4.- Retrasar la Implantación por falta de definición de todas las medidas (indicadores).


PORQUE PUEDE FALLAR CMI:


5.- Considerar el Proceso como Estático y no Dinámico.

6.- Considerar El CMI como Un Sistema de Información Ejecutivo.

7.- Medir para Controlar y no para Comunicar.

8.- El CMI es solo para la "gerencia" y no para todos los empleados.

9.- Gerencia vs Empleados.

10.- "Que el Consultor diseñe el CMI“.


PORQUE PUEDE FALLAR CMI:


PERT PERT -- CPMCPM



PERT - CPMSistema PERT (Project Evaluation and Review Technique),

PERT. Las traducción de las siglas en ingles significan: técnica de revisión y evaluación de programas, es una técnica de redes desarrollado en la década de los 50, utilizada para programar y controlar programas a realizar. Cuando hay un grado extremo de incertidumbre y cuando el control sobre el tiempo es más importante sobre el control del costo, PERT es mejor opción que CPM.

La aplicación de PERT se concentra en aquellas tareas en que hay incertidumbre encuanto a los tiempos de terminación.



MET

OD

O D

EL C

AM

INO

CR

ITIC

O (C

PM):

Es uno de los sistemas que siguen los principios de redes, que fue desarrollado en 1957 y es utilizado para planear y controlar proyectos, añadiendo el concepto de costo al formato PERT. Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, el CPM puede ser superior a PERT.

Un camino es un conjunto de tareas conectadas. En la gestión de proyectos, un camino crítico es la secuencia de elementos terminales del proyecto conectados con la mayor duración, que determina el menor tiempo posible para completar el proyecto.


PERT - CPM


Sistema PERT (Project Evaluation and Review Technique),

El caso PERT, por ejemplo, es más indicado para los proyectos de investigación, en los cuales existe el problema de la estimación de los tiempos de trabajo y, por otro lado, tampoco hay antecedente para calcular los costes por unidad de tiempo.


PERT - CPM


EL MÉTODO PERT

• Representación mediante un grafo• Del conjunto de actividades de un proyecto• Respetando las relaciones de precedencia entre

estas actividades• Las actividades se representan por flechas• Los círculos representan nodos o finales de etapas

Actividades o tareas

Etapas o nodos



• Los nodos se numeran de izquierda a derecha y de arriba abajo teniendo en cuenta :

• no puede numerarse un nodo si le llegan actividades de nodos aún no numerados

Reglas de construcción de un grafo PERT

• Hay un solo nodo de inicio del proyecto y uno de final

• 2 actividades no pueden compartir los mismos nodos de origen y destino

• El caso anterior se soluciona con una flecha ficticia

• Hay sólo otra razón para una ficticia: distinguir precedencias

ficticia




Aplicación de las técnicas PERT:

•Determinar las actividades necesarias y cuando lo son.•Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.•Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto.•Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecución supone un retraso del proyecto completo.•Identificar el camino crítico, que es aquel formado por la secuencia de actividades críticas del proyecto.


PERT - CPM


Aplicación de las técnicas PERT:

•Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello.•Si está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que forzar.•Nos da un proyecto de coste mínimo.



PERT - CPM


METODO DEL CAMINO CRITICO (CPM):

CPM relaciona duración y coste, de lo cual se deriva una diversidad de duraciones para cada tarea u operación, y la elección de una duración adecuada se hará de modo que el coste total del proyecto sea mínimo.

Un proyecto puede tener varios caminos críticos en paralelo. Un camino crítico paralelo adicional de la red con la duración total menor que el camino crítico se llama subcamino crítico.

La duración del camino crítico determina la duración del proyecto. Cualquier retraso en un elemento del camino crítico tiene un impacto directo sobre la fecha de finalización del proyecto (esto es, no hay margen para el camino crítico). Por ejemplo, si se retrasa un día una tarea del camino crítico, el proyecto entero se retrasa un día (a no ser que haya otra tarea del camino crítico que se adelante un día).


PER

T -C

PM


Ambos métodos aportaron los elementos administrativos necesarios para formar el método del camino crítico actual, utilizando el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible.



PERT - CPM

MICROSOFT PROJECTMICROSOFT PROJECT



MICROSOFT PROJECT

Con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.




MICROSOFT PROJECT

Arq. Gisela Velasco Rubio. M. Sc.Precedencias de tareas


MICROSOFT PROJECT

Arq. Gisela Velasco Rubio. M. Sc.Rutas criticas

CRYSTAL BALLCRYSTAL BALL



CRYSTAL BALL:

Es la herramienta que le permite realizar simulaciones, para predicciones, así como análisis de optimización.

Es una aplicación basada en Microsoft® Excel que aprovecha y amplía la potencia analítica de las hojas de cálculo.

Define las variables de entrada como rangos realistas de valores (como costes, retornos, tiempo), calcula todos los posibles resultados, y los registra para un posterior análisis e informe.



Es una herramienta flexible, que puede aplicarse para resolver prácticamente cualquier problema en que la incertidumbre y variabilidad distorsionen las predicciones de una hoja de cálculo.

Además de la simulación, puede usar los datos históricos para crear modelos predictivos y buscar las soluciones óptimas que tengan en cuenta la incertidumbre y las restricciones.


CRYSTAL BALL:


Con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.


CRYSTAL BALL:


MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS



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