Guía para elaboración de SGA para PYMES. Modulo 4

1.1. Medición del éxito

1.1.1. Determinando las Causas de los Problemas

Necesitará establecer un método para determinar las causas de no lograr las metas. En algunos casos, la causa puede ser fácil de entender. Otras veces, sin embargo, la causa puede no ser tan obvia

Es previsible que el Sistema de Gestión Ambiental no funcione correctamente desde el principio, lo normal es que se produzcan determinados incumplimientos con los requisitos marcados (No conformidad). Por lo que, para detectar y solucionar esos incumplimientos, la empresa deberá establecer y mantener al día procedimientos para:

Definir la responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las no conformidades Llevar a cabo las acciones oportunas encaminadas a la reducción de cualquier impacto

producido. Establecer acciones correctoras y preventivas. Las acciones correctoras o preventivas que se lleven a cabo, deben ser proporcionales a la

magnitud de los problemas detectados y deben estar ajustadas al impacto ambiental encontrado.

No conformidad: Incumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión AmbientalAcción correctora: Cualquier actuación definida para resolver los impactos derivados de las No ConformidadesAcción preventiva: Actuaciones definidas para anticiparse a la No Conformidad

Lo que se persigue básicamente es: Corregir la desviación. Impedir que se repita. Mitigar los impactos ambientales adversos. Minimizar riesgos potenciales

Lo que se quiere es lograr que las organizaciones aprendan de sus errores y, si es posible, se anticipen a ellos antes de que aparezcan. En un sentido estricto podríamos distinguir los siguientes tipos de "no conformidad":

Incumplimiento de límites legales establecidos. Desviaciones respecto a la política ambiental de la organización. Desviaciones respecto a los objetivos y metas establecidos. Fallos del funcionamiento del SGA o de alguno de sus elementos. Otros incidentes puntuales que afectan al medio ambiente.

Realmente, una no conformidad es un hecho que tiene su base en un fallo o deficiencia del sistema. Esta relación con el sistema puede ponerse de manifiesto a través de una repetición de hechos puntuales (por ejemplo: en la zona de carga y descarga se producen derrames de

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compuestos químicos repetidamente) o por una magnitud anormal del suceso (por ejemplo: la organización recibe un aviso de las autoridades por un vertido ilegal).

Cada vez que aparecen indicios de no conformidad como consecuencia de mediciones, auditorías, reclamaciones o comunicados internos, conviene dejar constancia escrita de ello en forma de un registro, aunque este hecho inicial no siempre desembocará en una acción correctiva. Deberá definirse la responsabilidad y la autoridad para evaluar los indicios e iniciar las acciones correctivas o preventivas correspondientes.

Las siguientes son típicas causas de problemas; pero no necesariamente obvias: Mala comunicación, Procedimientos defectuosos o faltantes, Equipo que no funciona bien ( o falta de mantenimiento), Falta de entrenamiento, Falta entendimiento (de requerimientos) o Falta de aplicación de reglas

1.1.2. Toma de Acción Correctiva

Una vez que documente un problema con respecto al cumplimiento de metas, la empresa debe comprometerse con su resolución. Tome acción tan pronto como sea posible. Primero asegúrese de que las responsabilidades para tomar acciones y los calendarios sean claros.

Es importante realizar un seguimiento de las acciones correctivas y preventivas para evaluar su efectividad. La Dirección debería velar por el tratamiento sistemático de las no conformidades, por ejemplo revisando de forma periódica una lista con las no conformidades abiertas. Este proceso es fundamental para la mejora continua del SGA y, por lo tanto, también para la mejora de la actuación ambiental. Por ello, no debería realizarse únicamente después de las auditorías del SGA. Las no conformidades pueden aparecer como consecuencia de mediciones rutinarias, o simplemente por la actividad diaria de la organización.

Cada no conformidad debe ser verificada y comprobada la eficacia de las acciones tomadas. Se debe comprobar que se lleva a cabo la acción correctora y/o preventiva y que la acción correctora y/o preventiva una vez aplicada, corrige la no conformidad existente o potencial y se ajusta al impacto ambiental encontrado. Para ello se pueden utilizar formatos donde por cada no conformidad se detalle, la descripción de la no conformidad, las acciones para la reparación, el establecimiento de acciones correctoras y/o preventivas, el seguimiento de las mismas y el cierre del evento.

En el Anexo 1 encontrara el modelo de Formato 12 que le permitirá realizar la documentación de la de Acción Correctiva que le asistirá en la documentación del proceso de la resolución.

TIPIFICACION DE CAUSAS DE No conformidades : Una misma causa, puede originar diferentes tipos de No conformidades. Con objeto de que UNA misma causa de estas No conformidades pueda ser tratada ‘ de una vez’, se recomienda

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establecer cauces que permitan identificar la tipificación de NO conformidades , estableciendo un grupo cerrado de No conformidades posibles.

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