UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALAESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN MAESTRIA EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

MODULO 2

REGLAS PROTOCOLARIAS Y SU APLICACIÓN

La Precedencia

Es la parte del Protocolo que establece el orden de prelación = antelación = preferencia con que una persona debe ser atendida respecto de otra u otras en la asistencia a un acto diplomático, oficial o empresarial.

El sistema de precedencias significa ordenar a las personas, de forma jerárquica por razones de cargo o categoría, que acuden a un determinado acto.

Aunque parezca algo sencillo, puede dar lugar a muchos conflictos.

Evolución y tipos de Precedencia

Desde el Congreso de Viena de 1885 en el que se establecía adjudicar por sorteo el orden a seguir de los Ministros asistentes a un congreso o acto, hasta el establecimiento de una colocación alfabética de los mismos, siendo a partir de Fernando VII cuando se empiezan a simplificar un poco los formulismos.

Precedencia por ley.

Es la precedencia, también llamada por derecho, que concede la ley

por ostentar un determinado cargo o rango. Para el caso diplomático y

oficial, se basa en la Ley del Ceremonial Diplomático. Para el caso de una

empresa puede ser el organigrama que es el que marca la jerarquización.

Precedencia por cortesía.

Es aquella que se ostenta por cesión o cortesía. Aunque

"oficialmente" no le corresponde ese orden, el mismo viene determinado

por la cesión de este honor o privilegio.

Criterio de antigüedad.

Hay actos en los que pueden coincidir dos oficiales del mismo rango, por lo

que por razones de antigüedad uno tendrá precedencia sobre el otro. Lo mismo

ocurre en el caso de que concurran dos representantes de igual rango de dos

instituciones iguales; suele aplicarse el principio de antigüedad. Se aplicará por

la antigüedad de la empresa.

Criterio de representatividad.

Si coinciden cargos iguales, por ejemplo el director de una empresa privada y

una pública, tiene precedencia los organismos del Estado sobre los privados.

En este caso predomina lo que la persona representa y no el cargo que tiene.

Pues puede darse el caso que su cargo sea inferior, pero representa a una

institución del Estado también tenga mayor precedencia. Claro todo depende

de varios factores: habría que saber donde se organiza el acto, quien lo

organiza.

Criterio alfabético.

Es uno de los criterios más utilizados para evitar confrontaciones en las

precedencias. El orden alfabético, se utiliza en el idioma del país donde se

celebra el acto, para proceder al ordenamiento de los asistentes.

Es muy utilizado cuando concurren muchos países, en los que sería muy

problemático establecer su orden de importancia.

Criterio de alternado.

Basado en el Derecho Internacional Público e Instituciones Internacionales, y

más concretamente en la firma de tratados bilaterales.

Este sistema alternado consiste en: cuando se firma el tratado si el país A

tiene su firma a la izquierda y el B a la derecha, en un ejemplar, en el otro el

país B tiene su firma a la izquierda y el A a la derecha

Este principio también es válido, si una de las firmas esta encima y

la otra debajo. En el otro documento se invertirán las posiciones.Criterio de asimilación.La dama asimila la jerarquía o rango de su marido. Este principio

solamente tiene efecto para cuestiones protocolares, pero no para

otras situaciones que no tengan carácter protocolario, como son las

cuestiones administrativas. A la inversa no ocurre lo mismo. El

hombre no toma el rango o jerarquía de la mujer, aunque por

cuestiones de cortesía, hay actos en los que se acepta mantener

este criterio.Criterio de jurisdiccionalidad.Cuando un acto entra dentro de la "jurisdicción" de un cargo, este

máximo representante de ese "territorio" es el que tiene la mayor

precedencia o el sitio de honor.

Criterio de responsabilidad.

Hay ocasiones, en que algunos eventos son organizados por el

responsable de una institución u organismo. Aplicando este criterio, se

indica que la máxima precedencia o sitio de honor debe ser ostentado

por este responsable.

Criterio del sentido común.

Cuando todos los anteriores criterios son de difícil aplicación nos

queda el sentido común. Los encargados de protocolo, por su

experiencia, sabrán salir airosos de cualquier imprevisto, utilizando los

criterios anteriores y una pequeña dosis de sentido común.

Principio de lateralidad Si hablamos de precedencias, no podemos olvidarnos de este otro

principio. Se parte de que el sitio de mayor honor es el centro, y de forma alternativa se van colocando a derecha e izquierda.

Este principio aplica la "lateralidad" en el orden de las jerarquías, estableciendo un ordenamiento alterno y lateral a los invitados de cualquier evento, partiendo de un punto central y en orden decreciente.

Algunos expertos en protocolo aconsejan que el sitio de honor sea el del extremo derecho mirando de frente a las personas, al público (si mirásemos hacia ellos sería solamente invertirlo).

En este caso, en lugar de una colocación alternativa, se da una colocación lateral descendente a la izquierda de la persona de mayor jerarquía o rango. Es decir, si tenemos por orden de importancia persona A, persona B, persona C y persona D.

REGLAS DE LA PRECEDENCIA

Regla del Centro MétricoRegla de la Derecha o ProximidadRegla del Orden AlfabéticoRegla de la Antigüedad

REGLA DEL CENTRO METRICO

La Ley o Regla del Centro Métrico

Define que el anfitrión máxima

autoridad de la institución o quien

ocupe su lugar, se ubicará en el

punto central de referencia del

lugar: estrado, palco, mesa, etc.

EL ANFITRION ES EL PROTAGONISTA DEL PROTOCOLO

El anfitrión es el centro de todo acto, es el que invita, recibe,

indica los puestos de la mesa, hace los honores, despide y

agradece, entre otras cosas.

El anfitrión es la figura principal, que ocupa el puesto de

honor y a quien le corresponde dirigir el acto y pronunciar el

discurso de clausura. Es el que ocupa el puesto del centro. Su

lugar en la presidencia podrá cederlo una sola vez, pasando a

sentarse a la izquierda como testimonio de la cesión cuando

ésta fuera voluntaria, pero si es obligada ocupará el lugar

inmediato de la derecha.

PRESIDENCIA Denota el mayor honor en un acto, e indica

quién ha de dirigir su desarrollo entre dos tiempos: el inicio y el final.

Las presidencias han de ser pares e impares. En este caso la presidencia debe ser impar, para que haya un centro, el cual será ocupado por la persona que preside el acto.   Unipersonal.

Cuando es bipersonal, la presidencia par es compartida y las dos personas que la conformen ocuparán el centro.

La ordenación de una presidencia representa varias opciones, a partir de la selección protocolaria de las autoridades, los cargos o las personas que deban, por razón de su rango, cargo o parentesco, acompañar al presidente, sea éste o no el anfitrión por cesión legal o de honor. El mayor o menor número de seleccionados debe mantener relación con la clase, la categoría o el relieve del acto.

Presidencia sentada. la presidencia puede presentarse sentada y para ellos existen varias escuelas que

establecen cómo ubicar a las personas en la mesa de honor. Las escuelas más conocidas son las siguientes:

a) Escuela anglosajona (Inglesa). Los lugares de honor están en las cabeceras de la mesa.

b) Escuela francesa. Los lugares del centro de la mesa son los de honor.

Presidencia de pie.Puede presentarse en la llegada o la despedida de una autoridad en un aeropuerto, en el portón de un edificio oficial o en la despedida en un funeral. La duración en este desplazamiento a pie es breve y la ordenación va de más a menos. 

Ley de la derecha, igualdad jurídica, invitado de honor

Igualdad Jurídica de los Estados: en el sistema internacional todos los Estados son jurídicamente iguales, sean grandes o chicos; ricos o pobres; débiles o poderosos, y deben ser por lo tanto objeto de igual consideración. Este principio nació en el Congreso de Viena de 1815 cuando se reunieron en esa ciudad los representantes de las potencias que vencieron a Napoleón Bonaparte, para dibujar nuevamente las fronteras de los países de Europa, desaparecidas por la ocupación del militar francés.

La ley de la derecha nos indica que el lugar de honor es la derecha de quien preside un acto, comida o ceremonia. Cabe señalar que siempre la cabecera o lugar central es ocupado por la autoridad que preside, sea el dueño de casa, el presidente de la empresa o el funcionario de mayor jerarquía. Entonces, la persona que jerárquicamente siga en orden de precedencia al anfitrión, o el invitado se ubicará a la derecha del primero.

La ley de la proximidad dice que una vez aplicada la ley anterior, la autoridad que por precedencia siga en el orden deberá ser ubicada a la izquierda del anfitrión o de quien presida el acto. Es decir que en la disposición de los invitados iremos alternando derec e izquierda.

HERALDICA Y VEXILOLOGIA

HERALDICA:Técnica de crear y describir un escudo.

VEXILOLOGIA:Técnicas y directrices para el diseño, lectura, estudio y confección de banderas.

PRACTICA CEREMONIAL DE PERSONAS - BANDERAS – ACRILICOS.

Para la ubicación de banderas todas deben de ser del mismo tamaño al igual que las astas y tomando en consideración las reglas o leyes de la precedencia. Igual para los acrílicos.

HIMNOSPara el caso de los himnos, el país anfitrión no

debe ceder su centro métrico.

El orden de interpretación de los himnos siempre es de mayor a menor, así: 1. En primer lugar y luego de la introducción de cualquier evento, se procede a interpretar el Himno Nacional de la República anfitriona. y 2. Si requiriera interpretar el himno nacional de otro

HIMNOS Una recomendación importante es disponer de himnos escritos

elaborados en pequeños volantes, con el propósito de entregarlos

a los asistentes. Así se fomenta el espíritu institucional y se logra

que las personas conozcan y en muchos casos se aprendan la

letra. Los himnos se tocan o cantan completos. Normas importante que deben seguirse al escuchar los

himnos.   1. Ponerse de pie y dejar los brazos sueltos.   2. Descubrirse la cabeza si se tiene sombrero o gorra.   3. No moverse del sitio donde se encuentra.   4. In.terpretarlo.  5. Nadie puede ingresar al recinto cuando se está interpretando.

Vocativos, tarjetas de sitio Vocativos Es el término o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una autoridad en un acto público o a través de una comunicación escrita, y que se establece de acuerdo a su rango al interior de una institución.

Tarjetas de Sitio

En la mesa de honor deben colocarse tarjetas de sitio

de quienes presiden la ceremonia. En caso de no existir

mesa pero sí sillas, se sitúan tarjetas con el nombre y

cargo en el espaldar de cada asiento.

Tarjetas de reservado. No se debe colocar Tarjetas con el nombre de la persona

invitada en las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la asistencia del funcionario o autoridad. Se recomienda colocar tarjetas de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales.

Debe tenerse en cuenta que las personas que presiden una ceremonia, entran en último término al recinto. Por ello se debe disponer de una pequeña sala anexa e ingresar en el momento exacto en que comenzará el evento. Ese momento debe ser la hora indicada en las invitaciones, porque la puntualidad es el elemento fundamental en el ceremonial.

Plano de ubicación.

Es recomendable que siempre se cuente con un plano de distribución de los espacios preferenciales que ayudará a la ubicación ordenada de los invitados.Prever el ingreso con señalización desde el sitio de llegada hasta el auditorio donde se llevará a cabo el acto, para comodidad y orientación de los asistentes a un acto. Una función primordial del equipo de recepción, además de la buena

atención del invitado, es la de "Consultar con toda Moderación" su nombre y cargo y transmitirlos correctamente a los responsables situados en el Auditorio, de modo que quienes ubican a los invitados les otorguen la cortesía de rigor y los oradores de orden cuenten con las referencias para que estén en capacidad de hacer las menciones que quiera realizar.

Repaso previo:

Para que una ceremonia tenga el menor número de errores, se hace un repaso con 20 días antes del evento, con todas las partes involucradas.

Con el repaso se logran corregir detalles y precisar aspectos.