modernización de la justicia: notificación electrónica y
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Modernización de la Justicia: Notificación Electrónica y Gestión
Digital del Expediente Judicial
Tesis de Grado
Edwin Molano Sierra
Diego López Medina
Director
Universidad de los Andes
Facultad de Derecho
Bogotá D.C., Noviembre de 2013.
2
MODERNIZACIÓN DE LA JUSTICIA: NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA Y
GESTIÓN DIGITAL DEL EXPEDIENTE JUDICIAL
TABLA DE CONTENIDOS
I. Introducción. .............................................................................................................................. 4
Capítulo 1: Aproximación Conceptual. ........................................................................................... 8
1. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). ......................................................... 8
2. Administración de justicia, notificación judicial y gestión del expediente. .................................. 15
Capítulo 2: Experiencias Comparadas. ......................................................................................... 23
1. Singapur. ....................................................................................................................................... 23
a) Implementación de las TIC. .............................................................................................. 23
b) Notificación electrónica. ................................................................................................... 30
c) Gestión del expediente judicial. ........................................................................................ 35
d) Efectos del uso de las TIC en la justicia de Singapur. ...................................................... 36
2. España ........................................................................................................................................... 37
a) Implementación de las TIC ............................................................................................... 37
b) Notificación electrónica. ................................................................................................... 42
c) Gestión del expediente judicial. ........................................................................................ 45
d) Efectos del uso de las TIC en la justicia de España. ......................................................... 49
Capítulo 3: Uso de las TIC en Colombia ....................................................................................... 50
1. Código General del Proceso .......................................................................................................... 53
2. Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo. ................................... 57
Capítulo 4: Conclusiones ................................................................................................................ 59
1. Debe existir coordinación en la planeación de implementación de las TIC en la justicia. ........... 59
2. No se deben implementar las TIC de forma independiente en cada jurisdicción.......................... 59
3. La implementación de las TIC necesita realizarse de forma gradual – proyectos piloto. ............. 60
4. Las TIC tienen múltiples funcionalidades en la justicia y varios espacios de aplicación. ............ 60
5. El proyecto de implementación de las TIC debe contar con una plataforma integral de litigio
online. ............................................................................................................................................ 61
3
6. La notificación electrónica y la gestión documental del expediente deben integrarse con la
plataforma de litigio online. .......................................................................................................... 61
7. La notificación electrónica debe abarcar todas las notificaciones escritas reconocidas en la
normatividad procesal. .................................................................................................................. 62
8. La notificación electrónica debe permitir la emisión de certificados de entrega del documento
enviado. ......................................................................................................................................... 62
9. La notificación electrónica es el único tipo de notificación que se utiliza en el proceso cuando ya
están presentes las partes. .............................................................................................................. 62
10. La notificación electrónica implica un sistema de autenticación con firma digital (public key
infrastructure). .............................................................................................................................. 63
11. El arancel judicial puede ser el pago de tarifas derivado del uso de la plataforma digital. ... 63
12. Debe existir una entidad pública o privada que administre la plataforma de litigio online. . 63
13. El expediente electrónico debe permitir dos formas de registro de documentos: (presencial y
electrónico) con equipos de digitalización de los documentos presentados de forma presencial. 64
14. El expediente judicial se contradice en cierta medida con la oralidad. ................................. 64
Bibliografía Comentada .................................................................................................................. 65
4
I. Introducción.
La administración de justicia en Colombia viene atravesando una profunda crisis desde
hace varias décadas. Desde la reforma legislativa de 1970, que dio lugar a la expedición de
un nuevo Código de Procedimiento Civil, se venía diagnosticando en Colombia una justicia
ineficiente1. Este diagnóstico, además de mantenerse, se ha profundizado en los últimos
años. El bajo nivel de confianza en la justicia por parte de los ciudadanos2, la mora
judicial3, la congestión de los despachos judiciales
4 y los límites de acceso a la justicia, son
síntomas que dejan entrever la problemática de la administración de justicia en Colombia.
Así mismo, estos factores evidencian la falta de respuestas efectivas por parte de la justicia
colombiana, a una sociedad con necesidades particulares y profundos conflictos sociales.
Frente a esta situación, en los últimos años se han realizado varias reformas legales que
buscan mejorar la administración de justicia. Estas reformas, en su mayoría, se han
enfocado en asuntos de dogmática procesal, como por ejemplo: reducción de términos
procesales, eliminación de oportunidades de contradicción de la prueba pericial o
simplificación de la diligencia de remate y adjudicación de bienes5. También, los esfuerzos
legislativos se han concentrado en medidas de descongestión de los despachos judiciales,
creando jueces “provisionales” que ayudan a disminuir la carga de trabajo de los jueces
1 DEVÍS ECHANDÍA, Hernando; MORALES MOLINA, Hernando. El problema de la lentitud de los procesos y su
solución. Bogotá: Ministerio de Justicia. Junio de 1970. p. 2. Citado por: VASQUEZ, Mónica. La ciencia útil. Una
reconstrucción de las ciencias jurídicas procesales en Colombia y América Latina. Tesis Doctoral. Bogotá D.C.: Facultad
de Derecho, Universidad de los Andes, 2012. p. 225 2 El 34% de los colombianos confía en los jueces, 54,2% en el sistema judicial, 56.3% en la Corte Constitucional y 57.8%
en la Corte Suprema. CONSEJO PRIVADO DE COMPETITIVIDAD COLOMBIA. Informe Nacional de Competitividad
2011-2012. Colombia, 2012. p. 207.
En 2007, el 45% de los colombianos consideró que el sistema judicial era corrupto. TRANSPARENCY
INTERNATIONAL. Global Corruption Report. Corruption in Judicial Systems. Cambridge, MA: Cambridge University
Press, 2007. p. 13. 3 Según Doing Bussiness, en Colombia para hacer cumplir un contrato comercial por 20 millones de pesos, un proceso
judicial en primera instancia dura 1.288 días, que equivalen a 3, 57 años. BANCO MUNDIAL, Doing Business 2014.
Facilidad para hacer negocios en Colombia. Cumplimiento de contratos. Disponible en:
http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/colombia#enforcing-contracts. Consultado el 02 de noviembre de
2013. 4 El inventario de procesos judiciales para diciembre de 2012 fue de 1.975.430. RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de
la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Bogotá, 2012. Pág. 13. 5 Artículos 10, 15, 16 y 18 de la Ley 794 de 2003 y artículos 25, 33, 34 y 36 de la Ley 1395 de 2010.
5
permanentes, buscando así reducir la mora y congestión judicial6. Todas estas reformas
legislativas, sin embargo, no han mejorado sustancialmente la justicia colombiana.
Actualmente, la principal apuesta para mejorar la justicia es la implementación de la
oralidad en los procesos civiles y contencioso-administrativos, consagrados en el Código
General del Proceso (C.G.P.) y en el Código de Procedimiento Administrativo y
Contencioso Administrativo (CpaCa). La oralidad, según sus promotores, permitirá mejorar
la celeridad y eficiencia en la administración de justicia7, como también disminuir la
congestión judicial. Sin embargo, algunos contradictores consideran que no alcanzará lo
prometido y, por el contrario, profundizará los problemas de la administración de justicia8.
Esta última posición parece la más acertada si se tiene en cuenta que la implementación de
la ley 1395 de 2010, que establecía la oralidad para los procesos civiles, no logró solucionar
los problemas de la justicia. También la oralidad, aunque puede mejorar la calidad de la
justicia, parece no tener relación directa con la descongestión judicial porque impide la
simultaneidad en el análisis de los casos que llegan a los despachos judiciales aumentando
así los tiempos de resolución de los procesos.
Frente al panorama anterior, el presente texto pretende exponer una alternativa que no ha
sido analizada suficientemente en Colombia y que podría servir para aumentar la eficiencia
de la administración de justicia: el uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones (en adelante TIC). Hasta este momento, en la doctrina nacional no existen
6 Artículo 63 de la Ley 1285 de 2009. 7 Según el Instituto Colombiano de Derecho Procesal, impulsor de la ley 1564 de 2012 (C.G.P): “La experiencia de
muchos siglos demostró que la eficacia, la inmediación y la concentración sólo se logran con estructuras procesales que
concedan preponderancia a la oralidad frente a la escritura, como finalmente se hace en el CGP”. ICDP. Presentación
del CGP. Bogotá, 2012. Disponible en: http://www.icdp.org.co/esp/descargas/cgp/PresentacionCGP.pdf Consultado el 27
de septiembre de 2013.
También, el Presidente de la República sostuvo, al presentar el C.G.P, que el nuevo Código establece la oralidad y el
sistema de audiencias concentradas para que las demandas sean resueltas en el menor tiempo posible. GOBIERNO
NACIONAL, Presidencia de la República. Palabras del Presidente durante la sanción del CGP. Bogotá, 2012.
Disponible en: http://wsp.presidencia.gov.co/Prensa/2012/Julio/Paginas/20120712_08.aspx Consultado el 17 de octubre
de 2013. 8 Al respecto ver: DEL SOCORRO RUEDA, María. El proyecto de Código General del Proceso: un efecto de la
tradición procesal. En: Ámbito Jurídico. Mayo 27 de 2012 y, DEL SOCORRO RUEDA, María. Régimen de
Competencia. Intervención en el 2° Foro del Código General del Proceso. Bogotá: Universidad de los Andes, 2012.
Disponible en: http://www.youtube.com/watch?v=78Ob521Ah4U Consultado el 27 de septiembre de 2013.
6
mayores discusiones sobre la utilización de las TIC en la administración de justicia9; debido
en parte, a la poca implementación de éstas en el sector justicia, como también al poco
conocimiento que tiene la profesión y las disciplinas jurídicas sobre este tema.
Así, este texto busca responder la siguiente pregunta: ¿cómo pueden utilizarse las TIC en la
notificación judicial y en la gestión documental del expediente? Es necesario aclarar que el
presente estudio no analizará otros ámbitos de la justicia donde se pueden usar las
tecnologías de la información y las comunicaciones, como las audiencias virtuales10
y el
acceso a la información judicial11
, sino que se enfocará exclusivamente en la posibilidad de
usar las TIC en la notificación judicial y en la gestión documental del expediente. Este
análisis dará al lector una comprensión de cómo se pueden utilizar las TIC en el sector
justicia y qué efectos podría tener su implementación en los dos ámbitos mencionados. Lo
anterior, teniendo en cuenta que muchas veces los operadores judiciales y las personas que
están en los niveles de decisión frente a las reformas de la justicia, hacen referencia a las
TIC sin entender a cabalidad en qué consisten o cómo se pueden utilizar en la justicia.
Siendo así, la importancia de este texto radica en dar una explicación de las TIC y de su
funcionalidad en la justicia, como también en hacer una exposición de las experiencias de
implementación de las TIC en los países de Singapur y España. Las selección de estos
países se realizó a partir de los siguientes criterios: Singapur fue escogido por ser la
experiencia más reconocida en el mundo sobre uso de las TIC en la justicia y España
porque ha logrado avances significativos en el uso de las TIC en su administración de
justicia y, además, porque su estructura judicial y ordenamiento jurídico son similares a los
Colombia.
9 Uno de los pocos autores nacionales que ha escrito sobre el uso de TIC en la justicia es Fernando Jordán Flórez,
promotor del sistema de gestión procesal: JUSTICIA XXI. Al respecto ver: FLOREZ JORDAN, Fernando. Realidades en
la frontera de las disciplinas. La administración de justicia y las nuevas tecnologías en el mundo globalizado. Bogotá
D.C., Colombia: Microsoft, 2004; y, La Informática Jurídica. Tesis de Pregrado. Universidad de los Andes, 1982. 10 En Colombia, en 2012 se realizaron 1.300 Audiencias Virtuales con personas que se encuentran privadas de la libertad
en centro carcelario. RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Op. Cit. p. 24. 11 En Colombia, el acceso a información judicial se realiza por medio del sistema JUSTICIA XXI, que permite revisar el
estado e información de los procesos judiciales que se llevan a cabo en los Juzgados o Tribunales que tienen
implementado dicho sistema. Este servicio lo administra el Centro de Documentación Jurídica (CENDOJ) que hace parte
de la Rama Judicial.
7
Con el fin de dar respuesta a la pregunta de investigación formulada, este texto se
desarrollará en cuatro partes. La primera consiste en una aproximación conceptual donde se
explica el uso de las TIC en la justicia y los conceptos de notificación y expediente judicial
en el marco de la administración de justicia. La segunda es una descripción de las
experiencias comparadas de implementación de las TIC en Singapur y España,
específicamente respecto a la notificación judicial y la gestión documental del expediente.
Luego, en la tercera parte, se hará una descripción del estado actual de uso de TIC en
Colombia, con énfasis en los dos ámbitos estudiados. Por último, en la cuarta parte se hará
una síntesis de las principales conclusiones que se encontraron en el análisis del presente
texto.
8
Capítulo 1: Aproximación Conceptual.
En este capítulo se introduce el concepto de las TIC y sus principales usos en los sistemas
de administración de justicia. También se explican y relacionan los conceptos de
administración de justicia, notificación judicial y gestión documental del expediente.
1. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).
La primera referencia sobre tecnologías de la información y las comunicaciones se realizó
en 1958, en el artículo académico de Harold Leavitt y Thomas Whisler: Management in the
1980’s12
. En este artículo se realizó un análisis prospectivo del impacto que tendrían las
TIC en el diseño y gerencia organizacional13
. De manera que este concepto se utilizó por
primera vez en el campo de la administración de empresas. No obstante, desde su primera
mención se ha utilizado en distintos ámbitos, como por ejemplo en la administración
pública (e-government14
), en la educación (e-learning15
) y en la administración de justicia
(e-justice16
).
Ahora bien, sin perjuicio de lo anterior, en la literatura especializada no se ha definido
concretamente en qué consisten las tecnologías de la información y las comunicaciones y,
cuáles son sus características esenciales. Si bien en la literatura especializada se resaltan
algunas características sobre las TIC y su utilización en diferentes áreas, no hay una
conceptualización general de estas tecnologías. Por ejemplo, se ha mencionado que las TIC
12 LEAVITT, Harold J. & WHISLER, Thomas L. Management in 1980’s. In: Harvard Business Review. November of
1958. U.S.A. Citado por: MARKUS, Lynne M. & ROBEY, Daniel. Information Technology and Organizational Change:
Causal Structure in Theory and Research. In: Management Science. Vol. 34, No. 5. May of 1988. U.S.A. 13 MARKUS, Lynne M. & ROBEY, Daniel. Op. Cit. p. 1 14 En Colombia, el e-gobierno se desarrolla por medio del artículo 230 de la ley 1450 de 2011 y el Decreto 2693 de 2012.
A su vez, el Ministerio de TIC es la entidad encargada para implementar las TIC en el país.
KONERU, Indira. e-Governance: Empowering Citizens through e-Inclusion. In: The ICFAI Journal of Governance and
Public Policy, Vol. 2, Issue 3. ICFAI University Press. September of 2007. Págs. 53-68. “En términos simples, e-gobierno
es la utilización de las TIC con el objetivo de prestar un mejor servicio a la comunidad y, manejar los servicios y dineros
públicos con una fiscalización aumentada, facilitando la participación de los ciudadanos en la política y la toma de
decisiones.” [Traducción libre] 15 Por ejemplo ver: STEVENSON, Dennis; The Independent ICT in Schools Commision. Information and
Communications Technology in UK Schools, An Independent Inquiry. March of 1997. Disponible en:
http://web.archive.org/web/20070104225121/http://rubble.ultralab.anglia.ac.uk/stevenson/ICT.pdf. Consultado el 22 de
octubre de 2013. 16 Se entiende como la utilización de las TIC en la administración de justicia para crear nuevos servicios a los ciudadanos
en el ámbito judicial o mejorar los procesos judiciales en términos de efectividad y transparencia. FABRA I ABAT, Pere.
E-Justicia: La Justicia en la Sociedad del Conocimiento, Retos para los Países Iberoamericanos. Estudio encargado por
el Grupo de Trabajo e-Justicia de la XIII Cumbre Judicial Iberoamericana, 2006. Págs. 68-71
9
son el factor más importante de cambio en la era contemporánea17
, que han transformado
las formas de interacción entre los seres humanos18
y que han revolucionado los modos
tradicionales de organización social19
. Sin embargo, hay una ausencia de conceptualización
de las TIC, debido en parte a los frecuentes avances de la ciencia y de las tecnologías de la
información20
.
Algunos doctrinantes han optado, entonces, en relacionar las TIC únicamente con
computadores o informática, mientras que otros incluyen dentro de las TIC las
telecomunicaciones en general. Con base en estas precisiones y entendida la complejidad
de definir las TIC, a continuación se presentará una aproximación al concepto de las
tecnologías de la información y las comunicaciones, como también se expondrán sus
principales usos en la administración de justicia.
Las tecnologías de la información y las comunicaciones se pueden comprender como todo
sistema, programa informático e infraestructura digital21
, que permite la creación,
transmisión, almacenamiento, exposición, análisis, medición, sistematización, y en general
administración, de cualquier tipo de información. Así, en términos generales, las TIC se
pueden entender como “el sistema que gestiona” y la información, como “aquello que se
deja gestionar”22
. En relación a la administración de justicia, las TIC permiten administrar y
controlar la información relevante para el sistema de administración de justicia y
específicamente para los procesos judiciales.
17 FABRA I ABAT, Pere & MARTÍNES AGUSTÍ, Cerillo i. E-justice, iusing information communication technologies in
the court system. Information Science Reference. New York: EE:UU. 2008, p. xii. REILING, Dory. Technology for
Justice. How Information Technology Can Support Judicial Reform. Amsterdam: Leiden University Press, 2009. p. 16 18 SUSSKIND, Richard. The Future of Law. Facing the Challenges of Information Technology. Oxford, Great Britain:
Clarendon Press. 1996, p. 47. También, KAWANO, Masanori. Applicability of Electronic Technology in the Course of
Civil Procedure. (Chapter 1). In: KENGYEL, Miklós; NEMESSÁNYI, Zoltán. Electronic Technology and Civil
Procedure. New Paths to Justice from Around the World.Springer. Ius Gentium-Comparative Perspectives on Law and
Justice. Volume 15. Pécs: Hungary. 2012, p. 3 19 SUSSKIND, Richard. Ibíd. P. 57. MAGNUS, Richard. The Confluence of Law and Policy in Leveraging Technology:
Singapore Judiciary’s Experience. In: William & Mary Bill of Rights Journal. Volume 12: 661, 2004. p. 661. 20 HAYNES, David. Information Sources in Information Technology. Guides to Information Sources. London, England:
Bowker-Saur Ltd. 1990. p. xv. 21 POLLÁN SANTAMARÍA, Tomás. Electrónica Digital. Zaragoza: Prensas Universitarias, 1994. p. 83. “Los sistemas
digitales procesan la información codificada en palabras binarias, constituidas por un conjunto ordenado de ceros y
unos. Cada dígito de una palabra binaria recibe el nombre de bit y puede tener dos valores: 0 y 1. El número de dígitos o
bits que forman una palabra binaria determina su longitud p. La información contenida en una palabra binaria puede ser
de tipo cuantitativo (numérico) o de tipo cualitativo (distinción entre varias situaciones, posibilidades o cualidades.” 22 DAVENPORT, Thomas H. Process Innovation, Reengineering Work through Information Technology. Boston, Mass.:
Harvard Business School Press, 1993. p. 71. Citado por: REILING, Dory. Op. Cit. p. 42 [Traducción libre]
10
Ahora bien, teniendo en cuenta que las TIC administran o gestionan información, es
relevante para efectos del desarrollo del presente texto entender conceptos básicos de la
ciencia de la información. Estos conceptos son: datos, información y conocimiento23
. Así,
los datos son letras, números, símbolos y caracteres, sin ningún significado específico. Por
ejemplo, “5”, “40”, “%”, “$”, “t”, “f”, “ed”, etc. La información, por su parte, hace
referencia a datos que con un orden lógico son incluidos en un contexto para que tengan un
significado o sentido específico. Entonces, la información son datos que hacen sentido de
algo o pueden ser entendidos de alguna forma. Ejemplos de información en el ámbito de
justicia son: “Recepción de memorial”, “Decisión tomada el 3 de septiembre de 2013” y,
“Presentación de demanda”. Por último, conocimiento es la información combinada con la
experiencia, contexto, interpretación o reflexión de alguna persona o un grupo de personas
determinado. El conocimiento se puede renovar una y otra vez, ya que acumula muchas
veces la experiencia de distintos actores dentro de una organización24
.
Una vez precisados los conceptos previos, es necesario aclarar que las TIC al comprender
toda infraestructura digital, no se limitan solamente al uso de computadores, sino también
comprende la funcionalidad de otros dispositivos de información, como los Smart
Phones25
, Tablets, y aquellos que en el futuro permitan realizar las acciones mencionadas
en la definición26
. Siendo así, la conceptualización de las TIC debe ser dinámica, para que
abarque los rápidos avances tecnológicos que desarrolla la ciencia, incluyendo la
Inteligencia Artificial (IA27
).
Para entender qué son las TIC también es útil el concepto del artículo 6° de la Ley 1341 de
2009: “Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante TIC), son el
conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y
medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de
23 REILING, Dory. Op. Cit, p. 44 24 Ibíd. 25 Los Smart Phones y sus Mobile Apps han revolucionado la portabilidad de muchas funciones contenidas en los
computadores. 26 Actualmente dispositivos como las Google Glass o Smart Clocks están creando nuevas formas de interacción digital. 27 Aunque no hay análisis del uso de Inteligencia Artificial en la administración de justicia, ya existen publicaciones
donde se estudia la relación de este tipo de tecnología y el Derecho. Al respecto ver: PAGALLO, Ugo. The Law of
Robots. Crime, Contracts and Torts. Law, Governance and Technology Series 10. Springer. Torino, Italy: University of
Torino. 2013
11
información como voz, datos, texto, video e imágenes. […]”. En el mismo sentido, Kevin
Craig señala que: “Las tecnologías de la información y las comunicaciones son las que
permiten la adquisición, transmisión, almacenamiento, análisis, difusión y aplicación de
información en actividades de resolución de problemas humanos.28
”
Por otro lado, existen autores que presentan una cobertura más restringida del concepto.
Entre ellos Dory Reiling, quien limita las TIC a las siguientes acciones: “[TIC] incluye toda
las tecnologías capaces de almacenar, intercambiar o proporcionar información29
”, y
Richard Susskind, quien reduce las TIC a infraestructuras digitales específicas: “[TIC]
significa, ampliamente, computadores y telecomunicaciones30
”.
Ahora bien, respecto al uso de las TIC en la administración de justicia, generalmente se han
definido tres ámbitos o espacios donde éstas tienen aplicación. Estos espacios son31
:
1- La sala de audiencias, apoyando las actividades realizadas dentro de las audiencias
correspondientes a los procesos judiciales;
2- El back office, prestando apoyo a los procesos relacionados con la administración o
gestión de casos judiciales, producción de documentos y la administración general
de la Corte o Juzgado; y,
3- El front office, apoyando las comunicaciones con las partes y con el público en
general que se ubica por fuera de las Cortes y Juzgados.
Dentro de estos espacios las TIC cumplen una serie de funciones y son usadas con ciertas
finalidades. En este punto también existen diferentes posturas sobre las aplicaciones de las
TIC en los sistemas de administración de justicia. Sin embargo, en el presente texto, con
28 CRAIG, Kevin. What is IT? The Technology of Information Enables Mechatronic problem solving. In: Design News.
Mechatronics in Design. Vol. 66, Issue 12. December of 2011. p. 26. 29 REILING, Dory. Op. Cit. p. 44 [Traducción libre] 30 SUSSKIND, Richard. Op. Cit. p. 47 31 REILING, Dory. Op. Cit. p. 48
12
base en las principales experiencias internacionales32
, se hace la siguiente clasificación de
las aplicaciones más importantes de las TIC en la justicia:
1. Comunicación electrónica33
: Este uso implica la transmisión y recepción de
mensajes de texto y de documentos por algún medio electrónico (e-mail, SMS,
etc.)34
, el acceso a bases de datos o know-how interno que contengan información
derivada de la práctica judicial (v.gr jurisprudencia interna, manuales de operación,
etc.) y el acceso a información externa35
. También, abarca el uso de status
reporting36
, tablón de Anuncios (bulleting board37
) y comunicación remota por
streaming38
. Por último, comprende sistemas de presentación y envío de
documentos por medios electrónicos que certifican el envío y aseguran la
confidencialidad de su contenido (electronic filing and service).
2. Creación y producción de texto: Se refiere al uso de procesadores de palabra
(word processing39
) que permiten crear y editar textos. También, a la utilización de
32 FABRA I ABAT, Pere & MARTÍNES AGUSTÍ, Cerillo i. págs. 98-204. SUSSKIND, Richard. Op. Cit. p. 149-191;
OSKAMP, Anja; LODDER, Arno. R. Introduction: Law, Information Technology, and Artificial Intelligence. In:
Information Technlogy and Lawyers, Advanced Technology in the Legal Domain, from Challenges to Daily Routine.
Springer: Netherlands. 2006. págs. 4-8. “1- Automatización de la oficina; 2-Manejo y almacenamiento de información; 3.
Sistema basado en conocimiento.” [traducción libre]. REILING, Dory. Op. Cit. págs. 50-59 33 El uso de la comunicación electrónica implica la creación de infraestructuras digitales basadas en Public-key
infrastructure (PKI). Esta infraestructura hace referencia al uso de certificados digitales que otorgan al usuario
capacidades dentro de los sistemas digitales de información, en este caso dentro de la administración de justicia. Un
ejemplo, son las claves de acceso a los correos electrónicos o, aquellas, que permiten iniciar el sistema JUSTICIA XXI en
los computadores de consulta de los juzgados del país. 34 Puede ser por correo electrónico, mensaje de texto, o algún medio análogo. Los documentos, la mayoría de veces, son
electronic petition o e-doc, que se entienden como análogos funcionales de documentos que actualmente se usan en papel,
como demandas, contestaciones, memoriales, etc. La posibilidad de presentar estos documentos se relaciona con las
capacidades que otorga la PKI. 35 En esta función se enmarca el uso de bases de datos externas (v.gr LEXBASE), de información proveniente en
dispositivos de almacenamiento de datos (UBS, DVD, etc.), y de internet para acceder a distintos tipos de información.
La distinción entre información interna y externa, depende del lugar donde desde donde proviene la información que se
busca. Así, si la información tiene fuente dentro del sistema de administración de justicia, será interna, mientras que si fue
elaborada por órganos ajenos a la administración de justicia, será externa. 36 Status Reporting es la información del estado y avance de alguna materia, como por ejemplo un proceso judicial. 37 El Bulleting Board es un espacio donde se postean anuncios entre una comunidad de personas, en una página virtual
con acceso común. Es similar a los foros que existen en algunas páginas de internet. 38 Es la transferencia de video o audio, en tiempo real, para un grupo de personas determinado. Generalmente se utilizar
para la transmisión on-line de eventos. 39 Es la TIC más utilizada en los sistemas de administración de justicia de Europa. CEPEJ, European Commission for the
Efficiency of Justice. European Judicial Systems Edition 2008 (información de 2006). Estrasburgo. Disponible en:
http://www.coe.int/t/dghl/cooperation/cepej/evaluation/default_en.asp. Consultado el 02 de noviembre de 2013, 2008. p.
86
13
sistemas de autoedición o desktop publishing (DTP40
) para diagramaciones a gran
escala –con minutas o formatos-. Igualmente, abarca la utilización de sistemas de
automatización de documentos (document assembly41
) que permiten la elaboración
de documentos con base en algoritmos y sesiones interactivas de preguntas y
respuestas. Por último, comprende la creación de hipertextos con los documentos
elaborados por medio de marcas o referencias especiales que permitan una posterior
utilización dentro de la administración de justicia42
.
3. Soporte electrónico para el proceso judicial: Implica controlar y administrar un
volumen de documentos determinado (document management), por medio de
clasificaciones funcionales para la preparación de audiencias, con clasificación de
documentos del caso judicial (documentos procesales, pruebas, etc.) e información
relevante para solucionar el conflicto (jurisprudencia y doctrina). También, hace
referencia al uso de programas para el litigio online y al soporte técnico necesario
para la realización de audiencias, como el uso de proyectores (video beam) para la
presentación de pruebas, de sistemas de grabación y transcripción de testimonios43
y
de monitores que permitan realizar audiencias por medio de conexión remota
(electronic hearings)44
.
4. Flujo de conocimiento interno: Esta aplicación permite el intercambio de
conocimiento entre las personas que desempeñan labores dentro de la
administración de justicia. Se relaciona con la creación y utilización de un banco de
precedentes, tanto horizontales como verticales; como también con el uso de un
40 Son software que permiten la creación de textos por medio de diagramación, donde se utilizan gráficas, minutas y
formatos. 41 En estos sistemas primero se hacen preguntas al usuario y, luego, las respuestas se utilizan para completar minutas
prediseñadas. Según las respuestas del usuario, se van realizando las posteriores preguntas, para seguir con un marco
lógico del documento que se está elaborando. 42 Este uso se relaciona con el know-how interno, permitiendo así la creación de información sintetizada, para su posterior
uso por miembros del sistema de administración de justicia. 43 REILING, Dory. Op. Cit. p. 51 44 MAGNUS, Richard. Op. Cit. p. 662
14
almacén legal45
que tengan índices de referencia. También hace referencia al uso de
buscadores de información (sistemas de work product retrieval) que permiten
encontrar información acotada. Por otro lado, comprende la creación y seguimiento
de líneas de acción (on-screen prompts) que faciliten la elaboración de
documentos46
y el uso de chats interactivos que permitan la interacción entre los
trabajadores de la administración de justicia.
5. Gerencia de casos (case management47
): Está compuesto por la gerencia del caso
(case flow management) y la gestión de carga de trabajo (case-load system). La
gerencia del caso se relaciona con el diseño de un procedimiento eficaz para
resolver la disputa que llega a la administración de justicia, con un diario de trabajo,
aplicaciones de “agendamiento” (scheduling), alarmas de eventos y establecimiento
de tiempos ideales para cada etapa del proceso. Por su parte, la gestión de carga de
trabajo no se relaciona con cada caso, sino con el conjunto de casos que están en
una unidad de la administración de justicia48
. Así, se refiere a la administración del
tiempo y de los recursos humanos y físicos, que se disponen en una unidad
específica, como también al conocimiento de la carga de trabajo y productividad
dentro de dicha unidad.
De esta forma, existen múltiples funcionalidades de las TIC en los sistemas de
administración de justicia. La implementación de las TIC en la administración de justicia
no implica que se utilicen todas las funciones expuestas, ya que en ocasiones solamente se
logran usar algunas de éstas. El grado de implementación depende, en gran parte, de las
necesidades particulares del sistema de administración de justicia y de los recursos técnicos
y humanos que se dispongan para dicha implementación. En Colombia, por ejemplo, se han
45 Son bibliotecas jurídicas virtuales que tienen clasificaciones temáticas, con diferentes tipos de documentos, como
contratos, conceptos, jurisprudencia, normas legales, noticias, etc. 46 Estas líneas de acción generalmente utilizan una serie de check-lists que permiten saber al usuario del sistema avanzar
en cada una de las tareas relacionadas con el caso analizado. 47 La relación entre case-management y TIC se analiza en el capítulo 21 de la sección VI del informe de Lord Woolf.
KENNETH WOOLF, Harry. Access to Justice. (Final Report). July 1996. Disponible en:
http://webarchive.nationalarchives.gov.uk/+/http://www.dca.gov.uk/civil/final/sec6.htm#c21. Consultado el 02 de
noviembre de 2013. 48 Esta función se puede utilizar en unidades de micro gerencia o meso-gerencia judicial.
15
usado las TIC para la creación y producción de texto dentro de los despachos judiciales y,
en los últimos años, se está intentando implementar las TIC para realizar comunicaciones
por correo electrónico49
.
El presente texto, como se mencionó en la introducción, pretende analizar la utilización de
las TIC en la notificación judicial y la gestión documental del expediente. Estos dos usos se
enmarcan, según la clasificación expuesta, dentro de la comunicación electrónica y el
soporte electrónico para el proceso judicial. A continuación, se realizará una aproximación
al concepto de administración de justicia resaltando la importancia de la notificación
judicial y la gestión documental del expediente.
2. Administración de justicia, notificación judicial y gestión del expediente.
Las TIC se han utilizado en distintas reformas judiciales a lo largo del mundo, como las
realizadas en Singapur, Chile, España, Holanda, Inglaterra, etc. Cuando se hace referencia a
una reforma judicial se está hablando de cambios realizados al sistema de administración de
justicia, a la forma de desarrollar los procesos judiciales y, a las Cortes y Juzgados50
.
La administración de justicia en Colombia es un sistema que desarrolla una función
pública51
y por medio del cual se presta un servicio público52
, compuesto por los
operadores e instituciones, públicos y privados53
, que ejercen función jurisdiccional de
forma permanente o transitoria, como también de aquellos que sin ejercer dicha función,
promueven la resolución de conflictos dentro un marco institucional. Así, el objetivo
principal de la administración de justicia es la resolución de conflictos de sociales54
. Por
49 Algunas disposiciones del C.G.P y del CpaCa permiten la notificación electrónica. 50 REILING, Dory. Op. Cit. P. 17 51 La Ley 270 de 1996, Estatutaria de Administración de Justicia, (LEAJ) en su artículo 1° y, la Constitución Nacional
(C.N) en su artículo 228, consagran que la administración de justicia es una función pública. 52 Inc. 2° del art. 125 de la Ley 270 de 1996: “La administración de justicia es un servicio público esencial”. 53 Según el artículo 116 de la C.N: “Excepcionalmente la ley podrá atribuir función jurisdiccionales en materias precisas a
determinadas autoridades administrativas (…) Los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de
administrar justicia […]” 54 Al respecto ver: ENTERMAN, Remo F. Teoría de los Conflictos. Hacía un nuevo paradigma. Barcelona: Edit. Gedisa,
2009. págs. 55-58. Según Germán Silva: “A grandes rasgos la discusión sobre la problemática de la administración de
justicia debe comprender una reflexión global acerca de su contribución al mantenimiento del orden social y al
16
medio del cumplimiento de esta finalidad, a su vez, se estimula el desarrollo económico del
país55
, se procura mantener la paz dentro de la sociedad56
y se busca la coordinación de las
expectativas sociales57
.
Así, no debe entenderse la administración de justicia en Colombia en un sentido restrictivo
donde solamente se encuentran los Jueces y Tribunales de la República, sino en un sentido
amplio donde se ubican otras formas legitimas de resolución de controversias. Dentro de
estas formas, se encuentran los Métodos Alternativos de Solución de Controversias
(MASC58
), que sin el ejercicio de función jurisdiccional –con excepción del arbitraje-,
permiten la solución de conflictos jurídicos. Según Juan Carlos Varón, los MASC: “[son] el
conjunto de instituciones jurídicas que los ciudadanos y el Estado tienen a su disposición
para resolver conflictos transigibles sin necesidad de una decisión judicial […]”59
.
Actualmente, los MASC gozan de gran aceptación en la sociedad colombiana, hasta el
punto que su caracterización de alternativos debería ser revaluada. Según los resultados de
tratamiento de los conflictos […]”. SILVA GARCÍA, Germán. El mundo real de los abogados y de la justicia. La
administración de justicia. ILSA. Tomo III. Bogotá: U. Externado de Colombia, 2001. p. 100. 55 Según Posner: “El desarrollo económico de los países que se están modernizando, requiere al menos una
infraestructura legal modesta que se enfoque en la protección de la propiedad privada y de los derechos contractuales.”
(Traducción libre) POSNER, Richard A. Creating Legal Framework for Economic Development. Vol. 13. No. 1. The
World Bank Research Observer. February of 1998, p. 1.
En la misma línea, sostiene North: “La incapacidad de las sociedades de desarrollar una forma costo-eficiente de hacer
cumplir los contratos es la fuente más importante de estancamiento económico y subdesarrollo en el tercer mundo.”
(Traducción libre) NORTH, Douglass C. Institutions, Institutional Change and Economic Performance. Cambridge:
University Press. 1990. p. 54 56 Según la Corte Constitucional: “Uno de los presupuestos esenciales de todo Estado, y en especial del Estado Social de
Derecho, es el de contar con una debida administración de justicia. A través de ella, se protegen y se hacen efectivos los
derechos, las libertades y las garantías de la población entera, y se definen igualmente las obligaciones y los deberes que
le asisten a la administración y a los asociados. Se trata, como bien lo anota la disposición que se revisa, del compromiso
general en alcanzar la convivencia social y pacífica, de mantener la concordia nacional y de asegurar la integridad de un
orden político, económico y social justo” CORTE CONSTITUCIONAL, Sala Plena. Sentencia C-037 de 1996, 5 de
febrero de 1996. M.P Vladimiro Naranjo Mesa. 57 La Corte Constitucional ha dicho al respecto: “La certeza que la comunidad jurídica tenga de que los jueces van a
decidir los casos iguales de la misma forma es una garantía que se relaciona con el principio de seguridad jurídica […]
La falta de seguridad jurídica de una comunidad conduce a la anarquía y al desorden social, porque los ciudadanos no
pueden conocer el contenido de sus derechos y obligaciones.” CORTE CONSTITUCIONAL, Sala Plena. Sentencia C-
836 de 2001. 09 de agosto de 2001. M.P Rodrigo Escobar Gil.
Según Francisco Laporta, la predecibilidad de las decisiones judiciales incentiva el seguimiento de las reglas, ya que así
las personas reconocen las consecuencias de su inobservancia. Conocer los efectos de cumplir, o no, una norma, permite
coordinar las expectativas de los asociados. Ver: LAPORTA, Francisco J. El Imperio de la ley, una visión actual. Madrid:
Edit. Trotta, 2007. págs. 133-137. 58 Ejemplos de MASC son la conciliación, el arbitraje, la transacción y la amigable composición. Están regulados, entre
otras normas, por el Decreto 1818 de 1989, y las Leyes 640 de 2001 y 1563 de 2012. 59 VARON PALOMINO, Juan Carlos. Educación Legal, Estructuración de un curso introductorio de Mecanismos
Alternativos de Solución de Conflictos en una Facultad de Derecho colombiana. En: Revista de Derecho Privado. No. 23.
Facultad de Derecho, Universidad de los Andes. Bogotá D.C. Mayo de 1999.
17
la Encuesta de Necesidades Jurídicas Insatisfechas (ENJI): “menos de tres de cada cien
conflictos termina siendo conocido por un juez”60
.
Por otro lado, la administración de justicia colombiana es un sistema complejo que utiliza
gran cantidad de recursos físicos, económicos y humanos61
. Dicha complejidad implica, a
su vez, que día a día fluyan grandes cantidades de información en la administración de
justicia, no solamente en los juzgados como unidades de la justicia estatal, sino en todo el
engranaje institucional de la Rama Judicial y en los espacios donde se desarrollan los
MASC62
. Un ejemplo de lo anterior es el tráfico de correos electrónicos dentro de la Rama
Judicial, que para el año 2009 ascendió a 3.728.59363
mensajes que significan en promedio
10.357 mensajes diarios. Esta medición, sin embargo, solamente corresponde al tráfico de
información que se presenta al interior de los órganos de administración de la Rama
Judicial y en las Altas Cortes, sin representar el tráfico de información electrónica en los
Juzgados y Tribunales Superiores del país. Este límite en la medición, en gran parte,
corresponde a la falta de uso generalizado y estandarizado del correo electrónico en los
despachos judiciales64
.
Así mismo, analizando solamente la justicia estatal, para el año 2013 el presupuesto
aprobado para la Rama Judicial fue de dos billones seiscientos setenta y cuatro mil millones
de pesos aproximadamente ($2.674.000.000.00065
), destinados en gran parte a las funciones
60 GOBIERNO NACIONAL, Ministerio de Justicia y del Derecho; DEJUSTICIA. Encuesta Nacional de Necesidades
Jurídicas. Análisis general y comparativo para tres poblaciones. (Resumen Ejecutivo). Bogotá D.C, Colombia. 2013. p.
125 61 Según BLÖCHLINGER: “El sistema judicial puede caracterizarse como un sistema complejo de procesamiento de
información […]” [Traducción libre] BLÖCHLINGER, Karen. Primus Inter Partes: Is the Singapore Judiciary First
Among Equals? Vol 9, No, 3. En: Pacific Ram Law & Policy Journal Association, 2000.p. 593 62 Los MASC se desarrollan en espacios como las Personerías Municipales, los Consultorios Jurídicos de las
Universidades y las Cámaras de Comercio. 63 RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República 2009-2010. Bogotá D.C.,
Colombia. P. 220. 64 En la gran mayoría de despachos judiciales no se utiliza el correo electrónico como medio de transmisión de
información. El Plan de Acción e Implementación del C.G.P consagra como objetivo específico, otorgar a cada autoridad
judicial, Centro de Servicios Administrativos y Oficina de Ejecución de Sentencias, de una dirección de correo electrónico
oficial. Ver: RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura – Sala Administrativa. Primer Ajuste del Plan de
Acción para la Implementación del Código General del Proceso. (Proyecto) Mayo de 2013. Disponible en:
http://actosadministrativos.ramajudicial.gov.co/GetFile.ashx?url=~%2FApp_Data%2FUpload%2FPLAN+DE+ACCI%C3
%93N+CGP.pdf. Consultado el 22 de octubre de 2013. 65 GOBIERNO NACIONAL, Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 2715 de 2012. 27 de diciembre de 2012.
Colombia. p. 46
18
de 4,561 jueces y magistrados que deben evacuar 1.975.430 expedientes represados66
. Este
panorama general permite inferir que el flujo de información en la administración de
justicia, solamente teniendo en cuenta la justicia estatal de adjudicación67
, es de grandes
magnitudes. Igualmente, en este análisis debe tenerse en cuenta que los procesos judiciales
se basan en la comunicación entre las partes en conflicto y, entre éstas y el Juzgador (ya sea
unipersonal o colegiado).
Con estas consideraciones, es factible sostener que el sistema administración de justicia es
de gran importancia para el Estado y para cada uno de los asociados, ya que permite la
resolución de conflictos sociales. También, que se trata de un sistema complejo68
donde
interactúan muchos operadores y recursos de distinta índole, implicando así un tráfico de
información que actualmente no se mide.
Ahora bien, en la mayoría de mecanismos de administración de justicia, existe un tercero
imparcial que resuelve el conflicto que se presenta entre varias personas o que propone
soluciones efectivas para resolverlo69
. Así, en la justicia de adjudicación o
heterocompositiva, un Juez (unipersonal o colegiado) es quien resuelve el litigio entre las
partes. Por su parte, en la conciliación –uno de los MASC más conocido70
-, el conciliador
66 RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Op. Cit. p. 13. 67 Se le denomina de adjudicación porque un tercero ajeno a las personas en conflicto –el juez-, adjudica con base en el
ordenamiento jurídico derechos subjetivos a favor de una de las partes en litigio. 68 Según McKECHNIE: “El sistema judicial es caracterizado como un sistema complejo de procesamiento de
información.” McKECHNIE, Dougal. The Use of Internet by Courts and the Judiciary: Findings from a Study Trip and
Suplementary Research Vol. 11, No. 2. En: International Journal of Law and Information Technology. Oxford: University
Press, 2003. P. 5 69 Algunos MASC, como la transacción o el arreglo directo, no necesitan de la participación de un tercero imparcial. Los
mecanismos de administración de justicia se dividen en los autocompositivos, donde la decisión es tomada directamente
por las partes en conflicto y, los heterocompositivos, donde un tercero imparcial decide la solución del conflicto.
GOBIERNO NACIONAL, Ministerio del Interior. Documento de Capacitación. Proyecto de fortalecimiento institucional
del sistema de gestión jurídica estatal. Disponible en:
http://webarchive.nationalarchives.gov.uk/+/http://www.dca.gov.uk/civil/final/sec6.htm#c21. Consultado el 22 de octubre
de 2013. 70 Según la Encuesta Nacional de Necesidades Jurídicas Insatisfechas, el 41% de la población conoce la conciliación.
MINISTERIO DE JUSTICIA, Encuesta Nacional de Necesidades Jurídicas Insatisfechas. Módulo sobre MASC,
específicamente diseñado para la conciliación extrajudicial en derecho. Presentación Gráfica de los Resultados. P. 65
febrero de 2013. Disponible en; http://encuestaminjusticia.co/images/stories/Documentos/Insumos-
bloqueII/RESULTADOS-NUMERICOS-Y-GRAFICOS-DE-LA-ENCUESTA-PRO-CADA-GRUPO-
POBLACIONAL/PPT/IN-DI-048_POBLACION_USUARIOS_FNCCB.pdf Consultado el 02 de noviembre de 2013.
19
propone alternativas efectivas para la resolución del conflicto expuesto por los asistentes a
la audiencia de conciliación71
.
Para solucionar un conflicto que llega a la administración de justicia es necesaria una
comunicación efectiva entre el tercero imparcial y las personas que tienen el conflicto
particular. Esto se evidencia, por ejemplo, en la importancia de la notificación de la
sentencia judicial, la cual tiene como finalidad comunicar la decisión del Juez a las partes y
permitir así, en muchas ocasiones, la impugnación de dicha decisión. Igualmente, en la
conciliación es importante que el conciliador comunique a las partes el día, hora y lugar, en
los cuales se llevará a cabo la audiencia de conciliación. Lo anterior, para evitar la
inasistencia de alguna de las partes y en ocasiones la reprogramación de la audiencia.
Estas comunicaciones, emitidas por el tercero imparcial, se denominan notificaciones. Así,
la notificación es toda comunicación72
emitida por un tercero imparcial o por su equipo de
trabajo, dentro de un mecanismo de administración de justicia, que da a conocer una
información relevante para la solución de un conflicto a las personas naturales o jurídicas
que tienen participación en la formulación y ejecución de dicha solución. Vale aclarar en
este punto, que la palabra notificación, en la doctrina colombiana, se utiliza más que todo
en el ámbito del derecho procesal para denotar la forma de comunicación de providencias73
emitidas por órganos con función jurisdiccional. Sin embargo, en el presente texto, el
vocablo notificación también comprenderá las comunicaciones que se surten en los MASC
71 La conciliación implica una participación activa del conciliador, quien deberá proponer fórmulas de arreglo a las
personas en conflicto, para que sean estas las que adopten, o no, la solución propuesta. TERNERA BARRIOS, Francisco.
Amigable Composición: Contrato para solucionar conflictos. En: Revista de Derecho Privado. Vol. 38. Junio de 2007.
Universidad de los Andes, Facultad de Derecho: Bogotá, Colombia. p. 4. 72 Según Hernando Morales Molina, la notificación es un “acto de participación de conocimiento”. MORALES MOLINA,
Hernando, Curso de Derecho Procesal Civil, Parte General. Undécima edición. Santa fé de Bogotá D.C., Edit. A,b,c,
1991, p. 572 Citado por: CANOSA TORRADO, Fernando. Notificaciones Judiciales. Segunda Edición. Ediciones
Doctrina y Ley Ltda. Bogotá D.C. p. 4
Igualmente, la Corte Suprema de Justicia, sostuvo que la notificación: “corresponde a los llamados actos de
comunicación, cuyo objeto es hacer saber, de otro lado, algo que él debe conocerse o debe hacérsele saber para el
adecuado desarrollo del proceso.” 73 Según el art. 278 del C.G.P (Ley 1564 de 2012), las providencias del juez pueden ser autos o sentencias. Por su parte,
en el C.P.P (Ley 906 de 2004), se consagra que las providencias del juez son autos, sentencias u órdenes.
20
y las que tienen como objetivo comunicar documentos distintos a providencias judiciales,
como los oficios, despachos, constancias secretariales, etc74
.
En Colombia existen varias clases de notificación: personal, por edicto, con emplazamiento
por edicto, por estado, en estrados, por conducta concluyente, por aviso y por medio de
envío de mensaje escrito75
. De estos tipos de notificación constan por medio escrito el
aviso, estado, edicto, emplazamiento por edicto y el envío de mensaje escrito. Así mismo,
solamente por medio de la notificación personal y en estrados, el Juez o su equipo de
trabajo tienen un contacto directo con la persona que se pretende notificar. Por último,
existe una notificación tácita o derivada de la conducta de alguno de las personas que
intervienen en el proceso –por conducta confluyente-.
Por otro lado, en los procesos jurisdiccionales se utilizan una serie de documentos que
agrupados se denominan expediente judicial. Este conjunto de documentos permite reunir
todas las actuaciones procesales relevantes para resolver el conflicto sometido a juicio de
un tercero imparcial. Gran parte de la doctrina procesal ha caracterizado el proceso judicial
como el conjunto de actos procesales que expresan la voluntad de sujetos que participan en
el debate judicial76
. Esta voluntad, se expresa en el proceso judicial, ya sea por medio de
comunicaciones orales y/o escritas.
En principio, cuando el proceso judicial se surte de manera oral no debería existir
expediente judicial porque hay ausencia de documentos en el proceso; sin embargo,
teniendo en cuenta que en Colombia no existen procesos judiciales que se rijan
absolutamente por la oralidad, siempre es necesario condensar en un cuerpo único el 74 Según el art. 125 del C.G.P (Ley 1564 de 2012): “La remisión de expedientes, oficios y despachos, se hará por
cualquier medio que ofrezca suficiente seguridad. El juez podrá imponer a las partes o al interesado, cargas relacionadas
con la remisión de expedientes, oficios o despachos […]” 75 Por mensaje escrito hace referencia a las notificaciones realizadas por medio del envío de la información o documento
que se pretende notificar. Este tipo de notificación abarca la notificación electrónica que también se surte por escrito pero
en medios electrónicos y, la notificación de oficios, despachos comisorios, citaciones, etc. 76 “Podemos definir, pues, el proceso judicial, en una primera acepción, como la secuencia o serie de actos que se
desenvuelven progresivamente, con el objeto de resolver, mediante un juicio de autoridad, el conflicto sometido a su
decisión.” COUTURE, Eduardo. Fundamentos del Derecho Procesal Civil. Fondo Editorial de Derecho y Economía.
Buenos Aires: Ed. La Ley, 2010. p. 107. Proceso procesal es el conjunto de actos coordinados que se ejecutan por o ante
los funcionarios competentes del órgano judicial del Estado, para obtener, mediante la actuación de la ley en un caso
concreto, la declaración, la defensa o la realización coactiva de los derechos que pretendan tener las personas privadas o
públicas […]” DEVÍS ECHANDÍA, Teoría General del Proceso, aplicable a toda clase de procesos. Tercera Edición.
Buenos Aires: Edit. Universidad, 2004. p. 155.
21
conjunto de documentos relevantes para el conflicto que se busca resolver. Por ejemplo,
aunque el proceso penal se rige por la oralidad de sus actuaciones77
, igual que el proceso
civil consagrado en el C.G.P, cada uno de estos implica la necesidad de agrupar en un
cuerpo único los documentos escritos relacionados con el proceso que se busca resolver78
.
Así, por expediente judicial se puede entender toda sistematización en orden, que
generalmente es cronológico79
, de los actos o documentos procesales que son
fundamentales para la decisión que tomará el tercero imparcial que conoce de una causa
jurídica. Sobre este punto, es necesario citar el Código de Procedimiento Civil que contiene
en su artículo 125 -modificado por el decreto 2282 de 1989-, una descripción del
expediente: “De todo proceso se formará un expediente, dentro del cual irán en cuaderno
separado la actuación de cada una de las instancias y el recurso de casación, de los
incidentes, de los trámites especiales que sustituyan a éstos, del decreto y la práctica de las
medidas cautelares, y de las pruebas practicadas a solicitud de cada parte sobre la cuestión
principal. Las actas de las audiencias en que se practiquen pruebas pedidas por ambas
partes y las pruebas que el juez decrete de oficio, formarán otro cuaderno.”
Como se observa, de esta definición se derivan las subsecciones del expediente judicial,
que se denominan “cuadernos”. Cada cuaderno contiene información de una o varias etapas
procesales. Por otro lado, es importante mencionar quiénes tienen acceso al expediente.
Así, los expedientes solamente pueden ser consultados por el juez, los funcionarios
públicos en razón de su cargo, los auxiliares de la justicia, los intervinientes, las partes y
apoderados; como también por las personas debidamente autorizadas por ellos80
.
77 El Art. 145 de la ley 906 de 2004 (C.P.P) consagra: “Todos los procedimientos de la actuación, tanto preprocesales
como procesales, serán orales.” También, el art. 3° del C.G.P dispone: Las actuaciones se cumplirán en forma oral,
pública y en audiencias, salvo las que expresamente se autorice realizar por escrito o estén amparadas por reserva. 78 En varias normas del C.G.P se hace referencia al expediente del proceso. “Por ejemplo, el art. 109 del C.G.P, dispone:
El secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba y los agregará al
expediente respectivo; los ingresará inmediatamente al despacho solo cuando el juez deba pronunciarse sobre ellos fuera
de audiencia. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término
común, el secretario deberá esperar a que este transcurra en relación con todas las partes.”
Si bien en el C.P.P no se prevé el expediente judicial, en la práctica judicial se utiliza la “carpeta del caso”, que contiene
las actas de las audiencia preliminares y las pruebas documentales del proceso. 79 DÍAZ, Eduardo A. El expediente judicial: constitución y vicisitudes del cuerpo del proceso. Buenos Aires: Hammurabi,
2004.p. 22. 80 Art. 26 del Decreto 196 de 1971.
22
Igualmente, los expedientes judiciales solamente pueden ser retirados del despacho en los
casos expresamente señalados en la normatividad vigente81
, con constancia del retiro por
parte del secretario del despacho, sobre el número de cuadernos, de hojas o folios, del
estado en que éstas se encuentren y, de la información de contacto de la persona que retiró
el expediente82
. En caso de que se pierda el expediente, ya sea total o parcialmente, se
surtirán acciones necesarias para establecer la información que contenía el expediente y así
continuar con el proceso83
.
El expediente judicial, entonces, es de central importancia en los procesos judiciales, ya
sean escritos u orales, porque contiene la información documental relevante para el proceso
judicial y para la toma de decisiones del tercero imparcial que busca solucionar el conflicto.
Así, se constituye en una de las fuentes más importantes de información para la solución
del conflicto como también en la historia del proceso judicial. Las características que se
mencionaron sobre el expediente ilustran la relevancia otorgada a este cuerpo documental.
A continuación, teniendo en cuenta el análisis conceptual realizado en este capítulo, se
estudiarán dos experiencias comparadas que permitirán observar cómo se han utilizado las
TIC en la administración de justicia, específicamente en la notificación y gestión
documental del expediente.
81 Un ejemplo es cuando se va a presentar la demanda de casación (Art. 373 del C.P.C). 82 LÓPEZ BLANCO, Hernán Fabio. Procedimiento Civil Parte General. Tomo I. Undécima edición. Bogotá D.C., Dupre
Editories, 2012 p. 426 83 Ibid.
23
Capítulo 2: Experiencias Comparadas.
En el presente capítulo se analizarán algunas experiencias de otros sistemas jurídicos,
relacionadas con la implementación de las TIC en el sector justicia. Así, primero se
abordará el uso de las TIC en Singapur y luego en España. En cada una de las experiencias
se hará énfasis en la notificación judicial y en la gestión documental del expediente.
1. Singapur.
a) Implementación de las TIC.
Singapur es uno de los referentes más importantes sobre el uso de las TIC en la
administración de justicia. Desde 1990, año desde el cual se inició la implementación de las
TIC en la justicia de Singapur, se ha ido reconociendo esta experiencia como una de las
más exitosas del mundo84
.
La implementación de las TIC en el sistema de administración de justicia de Singapur se
realizó por medio de las reformas decretadas por el Magistrado Yong Pung How, quien era
presidente de la Corte Suprema85
. Estas reformas, además de otros componentes, contenían
las siguientes estrategias: i) Aumentar la dirección del proceso o case management86
, ii)
Incentivar el uso de los MASC e iii) Implementar las TIC en el sistema de administración
de justicia87
.
84 MAGNUS, Richard. Op. Cit. p. 662. FABRI, Marco; CONTINI, Franceso. Justice and Technology in Europe: How
ICT is Changing the Judicial Business. Netherlands: Kluwer Law International, 2001. p. 300. BLÖCHLINGER, Karen.
Op. Cit. p. 591. DAKOLIAS, Maria. Court Performance around the World. A Comparative Perspective. World Bank
Technical Paper No. 430. Washington D.C.: WB, Julio de 1999. p. 9. MALIK, Waleed. Judiciary-Led Reform in
Singapore. Framework, strategies and Lessons. World Bank. Directions in Development. World Bank: Washington DC,
2007. P. ix y xv. 85 BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 591-592. 86 Según BLÖCHLINGER: “La dirección del proceso se refiere a la intervención gerencial realizada por el Juez o por su
equipo de trabajo, desde que se presenta una demanda judicial. El propósito de esta intervención es reducir las prácticas de
litigio, dilatorias e ineficientes, y promover una resolución justa, rápida y económica, del conflicto.” [Traducción libre]
BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 596 87 BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 593
24
Así mismo, las reformas tenían tres objetivos generales 88
: 1- Aumentar la competitividad
del país: Fortaleciendo la eficacia y transparencia del régimen normativo, contribuyendo
con la competitividad y desarrollo económico del país89
; 2- Implementar las TIC en la
administración de justicia: Mejorando el servicio al usuario del sistema judicial y volviendo
más eficiente la operatividad de la justicia, estableciendo también un sistema rápido de
intercambio de datos para la planificación y gestión judicial; y 3- Mejorar el acceso y la
inclusión al sistema90
: Facilitando el acceso e interacción dentro del sistema, mejorando el
servicio al usuario y disminuyendo los niveles de corrupción e inseguridad jurídica. Estos
objetivos fueron planteados teniendo en cuenta que la administración de justicia de
Singapur, antes de 1990, tenía una operatividad muy lenta e ineficiente91
.
De esta forma, el uso de las TIC en Singapur se relacionó con el mejoramiento del servicio
que se prestaba al usuario del sistema judicial, ya que por medio del uso de estas
tecnologías se aumentaba la eficiencia y celeridad de la operatividad del sistema de
administración de justicia. Según la perspectiva programática del Magistrado Yong Pung
How, quien lideró todo el proceso de reforma a la justicia en Singapur, las TIC debían: a)
Garantizar el acceso a los despachos judiciales, de manera sencilla para el usuario; b)
Incentivar el rol de los Juzgados y Cortes como instituciones que prestan un servicio al
público; c) Mejorar la calidad de la Justicia; d) Mejorar la gerencia judicial incrementando
la eficiencia del sistema; e) Asistir y complementar las habilidades, experiencias y
conocimientos de los funcionarios judiciales; f) Aumentar la productividad, reduciendo la
mora judicial; g) Mejorar el proceso de toma de decisiones, brindando información
88 Estos objetivos fueron expuestos por Himmat Singh, representante de la sociedad Crimsonlogic, en el congreso
académico: Las TIC para una justicia eficiente, celebrado el 25 y 26 de octubre de 2012 en la Universidad Externado de
Colombia. Crimsonlogic Pte. Ltd. fue la empresa encargada de la implementación de las TIC en la justicia de Singapur. 89 Dentro de este objetivo se tuvieron en cuenta los parámetros de Doing Bussiness en la clasificación sobre las facilidad
para hacer negocios: Apertura de un negocio, registro de propiedades, obtención de crédito, pago de impuestos,
cumplimiento de contratos, etc. Ver: BANCO MUNDIAL, Doing Business. Op. Cit. 90 Este derecho ha sido desarrollado jurisprudencialmente en Singapur. Ver: CHAN, Gary. The Right of Access to Justice:
Judicial Discourse in Singapore and Malasya. Volume 2, Issue 1. Article 2. En: Asian Journal of Comparative Law.
Berkley Press. 2007. 91 MALIK, Waleed. Op. Cit. Pág. xvi
25
completa y exacta;; h) Garantizar la integridad y confidencialidad de la información y; i)
Mantener su funcionalidad en la administración de justicia92
.
Ahora bien, ¿cómo fue el proceso de implementación de TIC en Singapur? El proceso
comenzó en 1991 con la construcción de una red digital de información para la judicatura,
que abarcaba todo el país. Luego, en 1992 se lanzó LawNet, una red creada por medio de
línea conmutada (dial-up), que conectaba los computadores de la judicatura y, permitía la
ejecución de un software de seis módulos, entre los que se encontraba: litigio en línea,
investigación normativa, derecho corporativo y propiedad intelectual93
. Posteriormente, en
1995, Lawnet incorporó bases de datos con información de registros inmobiliarios94
,
permitiendo la consulta por parte de abogados de la información sobre cualquier inmueble
y, tres años después, se introdujo Legal Requisition System (InteReq), una aplicación que
permite a las firmas de abogados diligenciar formatos legales de distintas solicitudes y
recibir respuestas de la mayoría de agencias gubernamentales. Esta última aplicación
permitió reducir los tiempos de respuesta de las entidades del gobierno a 1 o 2 días,
teniendo en cuenta que antes oscilaban entre 2 y 4 meses95
.
Desde 2003, gracias al uso de las TIC, en Singapur la mayoría de actuaciones procesales se
realizan por medios electrónicos o sistematizados. En la actualidad, el sistema de
administración de justicia de Singapur cuenta con una plataforma de litigio online que
permite la creación y gestión de documentos de manera electrónica, como también el pago
electrónico de los servicios del sistema96
. Dicha plataforma es el Electronic Filing System97
92 HOW, Yong Pung. Videotaped Message from the Honourable The Chief Justice Yong Pung How. Technology
Renaissance Courts Conference in Singapore, 1996. Disponible en:
http://app.supremecourt.gov.sg/default.aspx?pgid=804&printFriendly=true Consultado el 22 de octubre de 2013. 93 CRIMSONLOGIC LTD. E-litigation Solution. Singapur, 2011. Disponible en:
http://www.crimsonlogic.com/Documents/pdf/resourceLibrary/brochures/eLitigation/eLitigation%20Brochure.pdf.
Consultada el 22 de octubre de 2013. 94 El sistema se denomina Singapore Titles Automated Registration System (STARS). Ver:
http://app.supremecourt.gov.sg/default.aspx?pgID=59 95 CRIMSONLOGIC LTD. Op. Cit. 96 Por medio del EFS la judicatura puede recibir y administrar el dinero que pagan los usuarios que acceden al sistema de
administración de justicia, por medio del Inter-Bank GIRO System. CRIMSONLOGIC LTD. Overview. Benefits of
Electronic Filing System. Disponible en: http://info.efs.com.sg/default.htm?id=tmp. Consultado el 22 de octubre de 2013. 97 El EFS fue implementado en marzo de 1997, siendo su uso de carácter voluntario. Luego, desde 2000 se estableció su
uso obligatorio. BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 603 Una de las funcionalidades del EFS es el Electronic Service of
Documents Service, que permite el envío electrónico de documentos e información. Actualmente, el EFS se está
26
que está compuesto por cuatro aplicaciones que permiten: i) Presentar documentos de
forma electrónica (electronic filing), ii) Obtener copias de documentos presentados
electrónicamente (electronic extract), iii) Acceder a información de forma electrónica
(electronic information searches) y, iv) Enviar documentos en formato electrónico
(electronic service of documents). Así mismo, esta plataforma contiene el software Front-
End, que debe ser instalado por los abogados para realizar las actuaciones electrónicas y el
cual les permite conectarse e interactuar electrónicamente con las Cortes98
. También, de
forma paralela, la justicia de Singapur cuenta con tecnología que permite la recepción de
testimonios por medio de videoconferencia, reduciendo el contacto personal entre los
abogados, entre ellos y el juez y, entre los testigos y el juez99
.
Por otro lado, en cuanto a las notificaciones, es la Corte, por medio del envío de
documentos o service, la que permite la comunicación entre las personas que participan en
el desarrollo de un litigio. Así, en Singapur por regla general no existe la notificación como
actuación realizada por el Juez o su equipo de trabajo, sino que dicha función se realiza por
las partes del litigio quienes reciben autorización por parte del despacho judicial para el
envío de información o documentos. El service comprende la comunicación de todo tipo de
información relacionada con el proceso judicial y está regulado por las Reglas de la Corte
(Rules of Court100
), que corresponden a las disposiciones procesales sobre asuntos
ordinarios distintos a los penales y a aquellos que no tienen regulación especial101
. Las
únicas actuaciones que no se comunica por medio del service son la sentencia (judgment)
cambiando por el eLitigation que contiene algunos avances en los usos del sistema, pero que apenas se está
implementando y todavía no se está usando a cabalidad. Ver: https://www.elitigation.sg/home.aspx 98 La administración de justicia de Singapur, desde una perspectiva orgánica, se compone por la Corte Suprema,
compuesta por la Corte de Apelaciones y la Alta Corte, como también las Cortes Subordinadas. Así, esta Cortes son las
unidades de gerencia judicial que existen en Singapur porque allí no existen Juzgados ni unidades de justicia con
Juzgadores unipersonales. BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 591-592 99 MAGNUS, Richard. Op. Cit. p. 664 100 Las Rules of Court están contenidas en el Supreme Court of Judicature Act. Disponible en:
http://app.supremecourt.gov.sg/data/doc/ManagePage/97/eROC2006rev/eROC2006.htm 101 Las Reglas de la Corte abarcan temas civiles y administrativos, exceptuando procesos especiales, como los de
reorganización o liquidación empresarial, según la orden 1, regla 2 (o. 1, r. 2). Aunque tampoco tratan materias penales,
sus normas sobre comunicaciones y notificaciones son idénticas a las contenidas que son reguladas por el Criminal
Procedure Code, que regula el proceso penal (Cap. 68 del Criminal Procedure Code).
En adelante todas las citaciones de orden y regla hacen referencia a las Reglas de la Corte.
27
102, la cual se da a conocer generalmente de manera verbal en audiencia, y la demanda
judicial que generalmente debe comunicarse de forma personal. La demanda se comunica
de forma personal porque en este caso el service no puede hacerse electrónicamente ya que
la parte demandada no tiene, antes de iniciar el proceso, acceso a la plataforma que permite
la notificación electrónica. Así mismo, las comunicaciones que solamente provienen
enteramente de las Corte se denominan replies y corresponden a las respuestas y
aprobaciones de las solicitud hechas por las partes del litigio. A continuación se explicarán
estas formas de comunicación detalladamente.
Por medio del service se comunican distintos tipos de información o documentos, como por
ejemplo el writ of summons103
y el originating summons, que son las citaciones al proceso
judicial donde se le comunica al demandado que se interpuso una acción judicial en su
contra, la contestación por parte del demandado (defence104
), la contrademanda
(counterclaim against plaintiff105
), la citación a las audiencias antes del juicio (notification
of pre-trial conferences106
), la fijación del juicio (notification of setting down107
), etc.
Igualmente, el service se puede realizar de las siguientes formas:
1) Personalmente (personal service): Este es el envío especial, ya que de manera general la
comunicación no debe realizarse de forma personal108
. Esta comunicación se realiza por
102 o. 42, r. 1: “(1) Toda sentencia, después de la audiencia del juicio en la Corte, debe ser pronunciada en Corte abierta o,
al finalizar la audiencia del juicio o, en algún día posterior al que debió notificarse a las partes.” En algunos casos la
sentencia se envía de forma electrónica, por ejemplo ante la ausencia de alguna de las partes en la audiencia. 103 Según la o. 5, r.1, los procesos judiciales se inician por medio de writ of summons o originating summonns. Los
procesos que se inician con writ son aquellos en los cuales hay una disputa en relación a hechos (o. 5, r. 2), mientras que
los que inician con originating summons son aquellos en los que se solicita la aplicación de una norma por parte de la
Corte (o. 5, r.3) 104 o. 18, r. 2: “(1) Un demandado que participe en el proceso y tenga intención de defenderse, a menos que la Corte
determine lo contrario, debe enviar una defensa al demandante antes de 14 días contados a partir del tiempo límite para
participar en el proceso o después de que se le envía la demanda, si este envío es posterior.” [Traducción libre] 105 o. 15, r. 2: “(1) La parte demandada en una acción que alega que tiene algún reclamo sobre cualquier materia u objeto
contra el demandante, puede, en lugar de iniciar una acción por separado, hacer una demanda de reconvención respecto de
ese asunto, y cuando lo haga, debe adicionar su reconvención a su defensa.” [Traducción libre] 106 o. 34A, r. 3: “Todas las partes deben ser informadas del día y hora señalados para llevar a cabo las audiencias
anteriores al juicio, por medio de una notificación conforme a la Forma 64, y cada parte deberá cumplir con las
instrucciones señaladas en dicha notificación.” [Traducción libre]. 107 o. 34, r. 3: “(3) El anuncio para fijar una acción para juicio debe ser enviado a todas las partes que participen en el
litigio dentro de las 24 horas contadas a partir del momento en que se diligencio el aviso”. [Traducción libre] 108 o. 62, r. 1: “(1) Cualquier documento que en virtud de estas reglas deba ser enviado a alguna persona no necesita
entregarse personalmente a menos que el documento sea de aquellos que según regla expresa o por orden de la Corte,
debe ser entregado de dicha manera.” [Traducción libre]
28
parte del notificador de la Corte (process server) o por la persona que cumpla sus
funciones. Consiste en la entrega personal de una copia del documento o de la información
que se pretende comunicar109
. La entrega debe hacerse personalmente y, luego de ésta, se
debe diligenciar un acta de entrega (memorándum of service) contenida en el formulario
6110
. También se debe diligenciar un formato como el contenido en el formulario 138,
donde se declara bajo juramento el día, hora, lugar y modo en los cuales se realizó la
comunicación111
. Los documentos que deben entregarse de forma personal están
taxativamente consagrada en las Reglas de la Corte y, generalmente, consiste en la primera
actuación del proceso, es decir el writ of summons o el originating summons112
. Lo anterior,
toda vez que la primera actuación procesal va dirigida al ciudadano demandado y no al
apoderado que cuenta con un acceso a la plataforma electrónica.
2) Por medio electrónico113
(electronic service of documents): Esta es la forma general de
realizar las comunicaciones, ya que si no hay disposición que establezca que la información
debe comunicarse de forma personal o por otro medio, se deberá realizar por medio
electrónico114
. Consiste en el envío de un mensaje electrónico con la información o
documentos adjuntos que se pretenden comunicar. El envío lo realiza la persona interesada
a la persona que debe recibir la información. Este envío, sin embargo, es posterior a la
aprobación por parte de la Corte del documento o información que se pretende enviar. Así
mismo, la persona que realiza el envío debe mantener un registro de que se realizó el envío
o comunicación y, debe guardar un certificado para el secretario de la Corte (registrar). Por
medio electrónico se comunican, entre otros documentos: las peticiones de indemnización
109 o. 62, r. 3: “(1) El envío personal de documentos se realiza dejándole a la persona que debe notificarse: (a) en el caso
de originating process, una copia sellada; (b) en los demás casos, una copia del documento.” [Traducción libre] 110 Las Reglas de la Corte, además de las normas que contiene, hacen referencia a unos formularios o minutas que deben
diligenciarse en algunos casos. El memorándum of service es diligenciado por la persona que realizó la comunicación y,
debe contener fecha, hora, lugar, nombre de la persona que recibió la comunicación. Este formulario debe dirigirse al
Registrar, que es el análogo funcional del secretario de la Corte. 111 o. 62, r. 9: “Una declaración jurada del envío de cualquier documento debe contener quién envió el documento, el día y
fecha en el que se envió, dónde y cómo se envió, y debe realizarse en un formulario como el 138.” 112 El writ of summons debe comunicarse personalmente a cada demandado. (o. 10, r. 1). Esta norma es aplicable al
originating summons según la o. 10, r. 5. 113 Aunque en el o. 62, r. 6 todavía se contempla el envío por correo físico o por fax, cuando la comunicación no debe
realizarse de forma personal, el establecimiento del electronic filing system ha desplazado estas formas en su totalidad. Lo
anterior, teniendo en cuenta que el EFS se debe usar obligatoriamente desde el año 2000. 114 o. 63A, r. 12.
29
por parte del demandante al demandado115
, la contestación o defensa por parte del
demandado al demandante116
y, la defensa contra la reconvención por parte del demandante
al demandado117
. Este tipo de envío es el utilizado después de estar las partes vinculadas al
proceso, ya que antes de esto las comunicaciones se realizan por otros medios, como de
forma personal.
3) Por fijación: Esta comunicación es realizada cuando la demanda contiene acciones
relacionadas con la propiedad de un inmueble y, no hay ninguna persona ejerciendo
propiedad o posesión sobre dicho bien. Consiste en fijar una copia del writ sobre una parte
visible del inmueble para dar aviso a los interesados.118
4) Sustitución de Envío119
: Cuando no se puede entregar la información que se pretende
comunicar, se puede realizar la comunicación llenando unos formatos donde bajo la
gravedad de juramento se sostiene que se realizaron todas las acciones posibles para
notificar a la persona que debía recibir la información.
5) Recepción tácita120
: Si no se envía a una persona involucrada en el proceso una
información que debía comunicársele, se entiende realizado el service de dicha información
cuando aparece la persona en el proceso. La fecha de comunicación de la información será
la misma en que la persona que debía recibir la información, apareció o actuó por primera
vez en el proceso.
Obsérvese en este punto, que las formas de comunicación o notificación que existen en
Singapur se asemejan a las existentes en Colombia. La diferencia radica principalmente en
que las comunicaciones por medio electrónico abarcan todas las notificaciones escritas.
También, que la notificación no la realiza el equipo de trabajo de la Corte o Juzgado –con
115 o. 18, r. 1. 116 o. 18, r. 2. 117 o. 18, r. 3. 118 o. 10, r. 4. 119 o. 62, r. 5. 120 Hay varios ejemplos, pero el más importante se consagra en la o. 42, r. 2: “(3) Cuando no se le notifica una demanda al
demandado, pero él aparece en el proceso iniciado por dicha demanda, se entiende que la demanda fue comunicada en
debida forma en la fecha en que el demandado apareció en el proceso.”
30
excepción de la personal-, sino que la hace el interesado con la debida aprobación del
secretario o la persona del despacho judicial designada para tal fin.
Por último, es necesario resaltar que las comunicaciones o notificaciones electrónicas se
usan en Singapur por parte de quienes ya están en el proceso. Es decir, las TIC se utilizan
para notificar a las personas que ya aparecieron o se vincularon al proceso Así, las otras
formas de notificación, como la personal, por envío o la tácita, se utilizan como forma de
vinculación de los sujetos procesales, ya sea desde el inicio del proceso, como cuando el
demandado es notificación personalmente de la demanda o posteriormente, como cuando
una parte aparece y se notifica tácitamente de lo actuado.
b) Notificación electrónica.
Pero específicamente: ¿cómo se realiza la comunicación por medio electrónico en
Singapur? Antes que nada, es necesario aclarar los insumos necesarios para utilizar el
Electronic Filing System, que contiene la aplicación del Electronic Service of Documents,
la cual como se mencionó antes permite el envío de documentos digitales. Así, para hacer
por primera vez cualquier comunicación por medio electrónico se debe registrar una cuenta
de correo electrónico en el Electronic Filing System, llenando un formato disponible en la
página web de la plataforma121
. Luego, se debe enviar el formato diligenciado a las oficinas
de administración de la plataforma, desde donde se responderá la solicitud del interesado
por medio de una carta que contiene el usuario y clave122
que permiten el ingreso al
sistema. Teniendo esta respuesta, la persona que pretende utilizar la plataforma debe
instalar el software Front-end, que se descarga también en la página web del EFS. Sin este
software instalado será imposible enviar documentos o información y, por lo tanto,
solamente desde aquel computador dónde se instaló el software para usuarios se podrán
realizar dichas acciones123
. También, antes de usar el software, es necesario que el usuario
tenga instalado los programas de Adobe Acrobat y MS Word, en el computador desde
121 Los formularios se pueden consultar en: http://info.efs.com.sg/eForms.htm 122 Este es un sistema Public-key infrastructure (PKI) 123 ELECTRONIC FILING SYSTEM. General Frequently Asked Questions Disponible en:
http://info.efs.com.sg/FAQ_General.html Consultado el 22 de octubre de 2013.
31
donde usará el sistema. Estos programas permitirán generar documentos en formato .pdf-
Este formato es el utilizado para enviar los documentos dentro de la plataforma.
Cumplidas estas condiciones, el usuario podrá utilizar el sistema de Electronic Filing
System, ingresando su usuario y clave. Ahora, para ejemplificar el procedimiento que se
debe realizar para enviar documentos, supóngase que se debe notificar una defensa o
contestación por parte del demandado al demandante. Así, el demandado –interesado-
deberá guardar en su computador la defensa o contestación en formato .pdf, previa
devolución del documento con su respectiva aprobación por parte del secretario del juzgado
o registrar124
. Posteriormente, se debe ingresar al módulo de envío de documentos –service
of documents-:
124 Dicha aprobación se materializa con un sello en el documento electrónico.
Imagen 1. Ingreso al módulo de service of documents del Electronic Filing System..
32
Al ingresar a este módulo se debe diligenciar un formato de envío, donde se selecciona la
Corte que conoce del caso, el número de proceso, la firma de abogados o el abogado que
recibirá la información –en el caso hipotético, el apoderado del demandante- :
En la parte inferior de dicho formato, se adjunta en formato .pdf el documento que se
pretende enviar, generándose el valor del envío (fee125
):
125 Los costos de envío de documentos o información se encuentran en el Apéndice D de las Electronic Practice
Directions (e-PD) que son las normas administrativas de la Corte y del uso de TIC en los procesos. Estas normas regulan
algunas actuaciones del back-office de las Cortes. Ver:
http://app.supremecourt.gov.sg/data/doc/ManagePage/98/ePD2010/ePD2010.htm
Imagen 2. Diligenciamiento de información del módulo de service of documents.
Imagen 3. Documento adjuntado y generación del valor de envío (fees)
33
Luego, se oprime el botón “enviar” y, aparecerá un pantallazo que resume los datos del
envío y el documento que se pretende enviar, para que el usuario confirme la información.
Después, se oprime nuevamente el botón “enviar” y así se realiza el envío de manera
definitiva.
Después del envío, se genera un reporte:
Este reporte es un registro del envío realizado que queda almacenado en el sistema y el cual
permite generar certificados que sirven como prueba del envío:
Por otro lado, como se mencionó, en Singapur también existen las respuestas o replies
generados solamente por la Corte y por medio de las cuales se aprueban documentos, se
recuerdan audiencias y se emite información del proceso. Estos replies son mensajes que
pueden llegar al correo electrónico que el usuario inscribió en el Electronic Filing System y,
también a su celular por medio de mensajes de texto, dependiendo de la activación previa
Imagen 4. Reporte del envío
Imagen 5. Certificado del envío
34
del servicio de SMS Notification Service126
. Este último servicio se adquiere diligenciando
un formulario y enviándolo a los administradores de la plataforma127
.
Cuando los replies llegan al correo electrónico se podrán revisar en el Electronic Filing
System, al cual se puede acceder por medio del software Front-End.
126 ELECTRONIC FILING SYSTEM. Front-end (FE-WEB) Application for EPS Phase 8. 15 de junio de 2007.
Disponible en: http://info.efs.com.sg/LatestDev.htm Consultado el 22 de octubre de 2013. 127 ELECTRONIC FILING SYSTEM. General Frequently Asked Questions Ibid. También, ver: ELECTRONIC FILING
SYSTEM. User guide for SMS Alert Service. Disponible en:
http://info.efs.com.sg/Download/SMS%20alert%20User%20Guide%20r10.pdf. Consultado el 22 de octubre de 2013.
Imagen 6. Bandeja de Entrada (In Tray)
35
Sobre estos replies también existen reportes, que sin generar certificados, sirven como
verificación del envío:
c) Gestión del expediente judicial.
En Singapur no existe expediente judicial como lo conocemos en Colombia. El expediente
como conjunto de documentos relevantes al proceso no se maneja en Singapur debido a la
sistematización casi absoluta de su administración de justicia. De esta forma, el expediente
judicial fue reemplazado por el Electronic Filing System como plataforma de litigio online.
Al no existir cuerpo de documentos físicos sino solamente digitales, el expediente
electrónico se constituye en las diferentes bandejas de mensajes (recibidos, enviados, sin
leer, etc.) que provee el Electronic Filing System. Igualmente, los documentos e
información que no tengan soporte digital se almacenan por parte del secretario (registrar)
de la forma más adecuada128
, que la mayoría de veces corresponde a medios electrónicos
debido al uso de las TIC en la justicia de Singapur.
La revisión del Electronic Filing System podrá ser realizada por las personas que tengan
acceso al sistema: abogados, jueces, funcionarios del despacho judicial. Por otro lado, no
estará disponible para las partes del conflicto porque ellas no tienen acceso al sistema. Sin
embargo, cualquier persona puede acceder a información de los proceso por medio del
cause book search. Este servicio permite acceder a información sumaría del caso judicial,
pero sin acceder a los documentos electrónicos del mismo129
.
128 o. 60, r. 2: “El secretario debe guardar y mantener la información que por orden de las Reglas de la Corte debe
mantenerse. El secretario debe mantener la información de la forma que mejor considere” 129 E-LITIGATION. Cause Book Search. Disponible en: https://www.elitigation.sg/getready/causebook.html. Consultado
el 02 de noviembre de 2013.
Imagen 7. Reporte de replies.
36
d) Efectos del uso de TIC en la justicia de Singapur.
Como se mencionó en el subtítulo anterior, Singapur ha sido reconocido como una de las
experiencias más exitosas en la implementación de TIC en la administración de justicia130
.
Siendo así, la plataforma de Electronic Filing System, que permite la notificación
electrónica y la gestión de documentos electrónicos, ha tenido efectos positivos sobre el
sistema de administración de justicia de Singapur.
Según Doing Business, uno de las mediciones más consultadas para conocer el nivel de
regulación económica de los países, actualmente en Singapur para hacer cumplir un
contrato por vía judicial se necesitan alrededor de 150 días, equivalentes a 5 meses. Según
esta medición, la etapa de presentación y notificación de la demanda necesita
aproximadamente 6 días de los 150 mencionados131
. Esta medición concuerda, a su vez,
con la información expuesta por Crimsonlogic Ltd., que es la compañía encargada de
implementar y administrar el sistema de Electronic Filing System. Según esta compañía el
tiempo que transcurre desde la presentación de la demanda hasta el inicio del juicio,
después de pasar por las etapas intermedias, es de 3 meses y en general hasta la emisión de
sentencia es de 6 meses132
.
Lo anterior, contrasta con los 6 o 7 años que se necesitaban antes de 1990 para la resolución
de un caso judicial en Singapur133
. Recuérdese que en este año se inició la implementación
de las TIC en ese país. Así, analizando proporcionalmente los tiempos, antes de 1990 en la
etapa de presentación y notificación de la demanda se gastaban aproximadamente 86 días,
equivalentes a 2,8 meses. Por otro lado, la justicia de Singapur se ha reconocido por tener
una tasa alta de depuración o evacuación de procesos judiciales. Según una medición
130 Según el Banco Mundial: “El sistema jurídico de Singapur es conocido hoy por su eficiencia, su sofisticación
tecnológica, su accesibilidad y la confianza que los ciudadanos y empresarios de Singapur en el sistema (…) El sistema
funciona notablemente bien, teniendo en cuenta el hecho que en 1989, éste se caracterizaba por la mora judicial, las
limitaciones de acceso a la justicia, los altos costos, los procedimientos arcaicos, entre otros problemas.” MALIK,
Waleed. Op. Cit. p. 13 131 BANCO MUNDIAL, Doing Business 2014. Facilidad para hacer negocios en Singapur. Cumplimiento de contratos.
Disponible en: http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/singapore#enforcing-contracts. Consultado el 02
de noviembre de 2013. 132 CRIMSONLOGIC LTD. E-litigation solution. 2011. Disponible en:
http://www.crimsonlogic.com/Documents/pdf/resourceLibrary/brochures/eLitigation/eLitigation%20Brochure.pdf.
Consultada el 02 de noviembre de 2013. 133 BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 592.
37
realizada por María Dakolias, abogada del Banco Mundial, en 1999 Singapur tenía la tasa
más alta de depuración o evacuación entre varios países analizados134
.
Así, las TIC en Singapur han disminuido en gran medida los tiempos de resolución de los
casos judiciales. También, han permitido la disminución de costos tanto para los abogados
como para la administración de justicia. Específicamente en relación a la notificación
electrónica, los abogados y la administración de justicia ya no deben invertir en envíos por
medio de empresas especializadas, ni contratar personal que realice las labores de
notificación. Lo anterior implica una disminución de costos de transporte y envío, como
también de tiempo. Igualmente, la notificación en Singapur disminuye considerablemente
el uso de papel, siendo además de costo-eficiente, una técnica más considerada y amigable
con el medio ambiente.
2. España
a) Implementación de las TIC
La primera norma que permitió emplear medios técnicos, electrónicos e informáticos para
el desarrollo de la actividad y ejercicio de las funciones de juzgados y tribunales, fue la Ley
Orgánica 16 de 1994 sobre el Poder Judicial, por la cual se reformó la Ley Orgánica 6 de
1985135
. La ley de 1994 converge con algunas disposiciones procesales posteriores, como
las leyes de Enjuiciamiento Civil, Enjuiciamiento Criminal, Procedimiento Laboral y de
regulación de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, que permiten la utilización de
134 DAKOLIAS, María. Court Performance Around the World, Yale Human Rights & Development Law Journal. Vol. II.
87. 133, 1999. P. 133. Citado por: BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 591. 135 Después de la modificación, el art. 230 de la Ley Orgánica 6 de 1985 quedo redactado así: “1. Los Juzgados y
Tribunales podrán utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su
actividad y ejercicio de sus funciones, con las limitaciones que a la utilización de tales medios establece la Ley Orgánica
5/1992, de 29 de octubre, y demás leyes que resulten de aplicación. 2. Los documentos emitidos por los medios anteriores,
cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 3. Los procesos que se
tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que
la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los
términos que establezca la ley. […]”
38
medios electrónicos para la comunicación entre las oficinas judiciales y los ciudadanos, el
diligenciamiento de exhortos136
o incluso la práctica de pruebas por medios electrónicos.
El Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012137
es el
documento que contiene el proyecto de implementación de las TIC en el sistema de
administración de justicia de España. Este plan, acogiendo la perspectiva de la
administración de justicia como un servicio público138
, establece 6 ejes estratégicos entre
los que se encuentra el establecimiento de una “justicia tecnológicamente avanzada”139
.
Este eje estratégico, a su vez, contiene 7 programas de acción140
: 1- Información y
servicios: creación de portales de la administración de justicia para el ciudadano y, para los
actores del sistema judicial (v.gr abogados, fiscales, jueces, etc.), con módulos de consulta
de información y de envío de notificación y presentación de escritos de manera electrónica;
2- Infraestructura tecnológica: creación de plataformas para la utilización de firma
electrónica, potenciación de la nueva red judicial, implementación de sistemas de
mensajería electrónica y de sistemas de gestión del gasto; 3- Sistema de información y
gestión judicial: creación de sistemas de gestión procesal y de información procesal,
digitalización del registro civil y creación de sistemas de gestión de expedientes y de
cuadros de mando141
; 4- Seguridad y calidad: elaboración de plan de seguridad de sistemas
de información -procurando la confidencialidad-, realización de auditorías de seguridad,
creación de sistema de identificación de usuarios, elaboración de plan de gestión de calidad
de los sistemas de información y realización de auditorías de calidad: 5- Formación y
atención al usuario: elaboración de plan de formación en materia de nuevas tecnologías,
fortalecimiento del centro de atención a usuarios (CAU), implementación de plataforma de
e-learning y del programa de gestión de calidad en área formativa; 6- Servicios de
136 El exhorto es una figura jurídico-procesal análoga al despacho comisorio. Artículos 171 a 175 de la Ley de
Enjuiciamiento Civil. 137 Este plan fue elaborado con la participación de la sociedad civil, el sector empresarial y, los actores del sistema de
justicia, como funcionarios judiciales, abogados, jueces, fiscales, etc. GOBIERNO DE ESPAÑA, Ministerio de Justicia.
Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012. p. 8. Así mismo, vale recalcar que a pesar de
existir en España de un órgano de gobierno del poder judicial, como lo es el Consejo General del Poder Judicial, el Plan
fue elaborado por el Ministerio de Justicia. 138 Ibíd. págs. 3-8. 139 Ibíd. p. 19. 140 Ibíd. págs. 20-21 141 Los cuadros de mando son sistemas que producen estadísticas, informes e indicadores, que se pueden consultar para
conocer el estado sobre distintas áreas de interés y ayudar, así, a la toma de decisiones. Ibíd. p. 84
39
interoperabilidad: crear una función que permita a los sistemas de información intercambiar
datos y compartir información y conocimiento; 7- Fortalecimiento institucional interno:
planificación estratégica, formación y desarrollo del capital humano, fortalecimiento de
estructura organizativa y sistematización de procesos administrativos. Para mayor claridad,
la siguiente gráfica142
muestra una visión general de la política de modernización de la
justicia:
Actualmente, la Ley 18 de 2011 reguladora del uso de las TIC en la justicia, pretende
establecer un marco regulador de utilización de las TIC en la administración de justicia
española. Esta ley contempla la creación de un sistema que permita a los ciudadanos y
operadores judiciales acceder por medios digitales a los servicios prestados por la
administración de justicia. El artículo 8 de la ley establece la obligatoriedad de usar medios
e instrumentos electrónicos para realizar los procedimientos judiciales. Sin embargo, esta
142 GOBIERNO DE ESPAÑA, Ministerio de Justicia. Op. Cit. p. 77
Imagen 8. Política de modernización tecnológica en España
40
obligación queda supeditada a la regulación que expida el Consejo General del Poder
Judicial143
, que corresponde al gobierno del Poder Judicial.
De igual forma, la ley mencionada contempla la creación y utilización del expediente
judicial electrónico. Este expediente está encaminado a lograr una administración de
justicia sin papel que garantice mayor agilidad, eficacia y transparencia en los procesos
judiciales144
. Según el art. 26 de la ley: “El expediente judicial electrónico es el conjunto de
documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea
el tipo de información que contenga.” También, en esta norma se señala que el foliado de
los expedientes judiciales electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico,
firmado por la oficina judicial correspondiente. Este índice garantizará la integridad del
expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando sea necesario.
Ahora bien, en relación a la notificación judicial, en España existen varios tipos de
comunicación dentro de un proceso, según el artículo 152 de la Ley de Enjuiciamiento
Civil: 1- Notificaciones, cuando tengan por objeto dar noticia de una resolución o
actuación, 2- Emplazamientos, para personarse y para actuar dentro de un plazo, 3-
Citaciones, cuando determinen lugar, fecha y hora para comparecer y actuar, 4-
Requerimientos, para ordenar conforme a la ley, una conducta o inactividad, 5-
Mandamientos, para ordenar el libramiento de certificaciones o testimonios y la práctica de
cualquier actuación cuya ejecución corresponda a los Registradores de la Propiedad,
Mercantiles, de Buques, de ventas a plazos de bienes muebles, notarios, o funcionarios al
servicio de la Administración de Justicia, 6- Oficios, para las comunicaciones con
autoridades no judiciales y funcionarios distintos de los mencionados en el número anterior.
Estas formas de comunicación, según el artículo 152 de la misma ley, se realizarán bajo la
dirección del Secretario Judicial, quien será el responsable de la adecuada organización del
servicio de comunicación.
143 GONZÁLEZ DE GARZA, Luis M. Justicia Electrónica y Garantías Constitucionales. Madrid: La Ley, grupo Wolters
Kluwer, 2012. P. 141. 144 GOBIERNO DE ESPAÑA, Ministerio de Justicia. Expediente Judicial Electrónico, Informes de modernización
judicial en España. Disponible en:
http://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/1292347231187?blobheader=application%2Fpdf&blobheadername1=Content-
Disposition&blobheadervalue1=attachment%3B+filename%3DExpediente_Judicial_Electr%C3%B3nico.PDF.
Consultado el 02 de noviembre de 2013. p. 15
41
Es necesario recordar que estas formas de comunicación se utilizan en la mayoría de
procedimientos, pues como sucede en Colombia, los demás estatutos procesales en temas
de notificación remiten en su mayoría al estatuto de procedimiento civil. Este estatuto
corresponde en España a la Ley de Enjuiciamiento Civil.
En la actualidad, para realizar comunicaciones y notificaciones electrónicas, existe una
plataforma denominada Lexnet. Esta plataforma fue creada por medio del Real Decreto 84
de 2007, que en su artículo 2° define: “El sistema Lexnet para presentación de escritos y
envío de notificaciones judiciales por medios electrónicos en el ámbito de la
Administración de Justicia, es un medio de transmisión seguro de información, que
mediante el uso de firma electrónica […] satisface por un lado, las características de
autenticación, integridad y no repudio, y mediante los mecanismos técnicos adecuados las
de confidencialidad y sellado de tiempo […]”
Las funciones de la plataforma, a su vez, están en el Anexo V del mencionado decreto y
son las siguientes: a) La presentación y transporte de escritos procesales y documentos a las
Oficinas Judiciales –análogas de los centros de servicios-, b) Gestión del traslado procesal,
c) Realización de actos de comunicación procesal, d) Expedición de resguardos o registros
electrónicos que acrediten la correcta realización de las actuaciones hechas con uso de la
plataforma, e) Expedición de constancias de asiento por cada una de las transacciones
realizadas a través de la plataforma, identificando para cada transacción el remitente,
destinatario, la hora y fecha de envío y, el proceso judicial.
A pesar de estas funciones, conforme a las normas contenidas en la ley 13 de 2009 que
reforma la legislación procesal para la implantación de la nueva oficina judicial, en la
actualidad solamente tres actos procesales se pueden realizar por medio de Lexnet: la
presentación de escritos y documentos, el traslado de las copias y los actos de
comunicación por parte del órgano judicial145
.
145 MIRA ROSA, Corazón. El Expediente Judicial Electrónico. Madrid: Dykinson, 2010. p. 43
42
b) Notificación electrónica.
Para realizar un acto de comunicación o notificación en España primero se necesita
verificar que el computador desde donde se utiliza la plataforma Lexnet tenga instalado un
sistema operador posterior a Windows Vista y un navegador de internet que permita
ejecutar javascript (v.gr Internet Explorar 8 o 9, Firefox 14 o Chrome 21). También, se
necesita instalar el software de máquina virtual de Java 1.6 o superior146
.
Luego de tener estos insumos, es necesario saber si Lexnet está disponible en el Colegio de
Abogados al cual pertenece el abogado que pretende usar la plataforma. Así, Lexnet se ha
ido implementando para cada uno de los Colegios de Abogados, reunidos en el Consejo
General de la Abogacía Española, que es la entidad encargada de administrar la
plataforma147
. La persona que pretende usar Lexnet debe ingresar a su sesión privada con el
usuario y la clave, ya sea en la página web del Colegio de Abogados de su residencia o en
la página web de la Red de Abogacía. Después de ingresar a su sesión privada, debe hacer
click en la aplicación de Lexnet donde se cargará un pantallazo con el nombre y apellidos
del usuario. Después de esto el sistema solicitará nuevamente el usuario y la clave de la
persona, quien deberá ingresarlos otra vez y, en este punto, se hará la certificación de su
firma electrónica148
. Luego de ingresar a la plataforma se debe descargar e instalar el
aplicativo Applet que es el que permite firmar digitalmente los documentos que se envían.
146 RED DE ABOGACÍA, Abogacía Española. Manual del Usuario (Lexnet-Abogado). Disponible en:
http://www.abogacia.es/wp-content/uploads/2012/06/Manual-de-Usuario-LexnetAbogado-v1.pdf Consultado el 02 de
noviembre de 2013. p. 5 147 Actualmente existen en España 83 Colegios de Abogados. Ver: RED DE ABOGACÍA, Consejo General. La
institución. Disponible en: http://www.abogacia.es/conozcanos/la-institucion/ Consultado el 02 de noviembre de 2013. 148 Este sistema es de Public-key infrastructure (PKI). Según el num. 1° del art. 3 de la ley 59 de 2003: “La firma
electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser
utilizados como medio de identificación del firmante.”
43
Después de estos pasos, se tendrá acceso a Lexnet donde se podrán enviar y recibir
documentos de forma electrónica:
Ahora bien, como en España la notificación está a cargo del Secretario del Juzgado y no de
las partes del litigio, los abogados o usuarios de Lexnet solamente podrán utilizar la
plataforma para recibir notificaciones. Así, los abogados no podrán enviar notificaciones a
las contrapartes, sino solamente utilizar Lexnet para recibir notificaciones y presentar
documentos y memoriales de forma electrónica al despacho judicial.
Después de ingresar a Lexnet, para observar y verificar las notificaciones se debe ingresar a
la función “Buzón Oficial”149
:
149 RED DE ABOGACÍA, Abogacía Española. Manual del Usuario (Lexnet-Abogado).Op. Cit. p. 11
Imagen 9. Plataforma digital Lexnet
Imagen 10. Buzón Oficial / Notificaciones recibidas
44
Para acceder al detalle de cada notificación, previamente hay que “Aceptarla”. El proceso
de aceptación de notificaciones recibidas implica la firma de una verificación de lectura por
cada una de las notificaciones que se aceptan150
.
Luego de aceptar la notificación se debe ingresar nuevamente la clave del usuario que
contiene la firma electrónica. Esto generará la aceptación definitiva de la notificación y el
sistema abrirá una pantalla donde se confirma la aceptación y se hace un enlace al módulo
“Notificaciones aceptadas” para que el usuario verifique si se encuentra aceptada la
información que se le envió desde el despacho judicial.
150 Ibíd. p. 12
Imagen 11. Aceptación de la notificación
Imagen 12. Confirmación de aceptación en bandeja de notificaciones aceptadas
45
Por último, para revisar la información o documento que se ha recibido se debe hacer clic
en “asunto de notificación.151
”
Para la apertura de los documentos recibidos el ordenador del usuario, desde donde se usa
la plataforma Lexnet, se deben tener instaladas las aplicaciones necesarias para la consulta
(lector de archivos en formato .pdf, lector de archivos en formato .rtf o .docx y visor de
ficheros en formatos gráficos jpg y/o tif)152
.
c) Gestión documental del expediente judicial.
El expediente judicial electrónico todavía no se ha implementado totalmente en España. Sin
embargo, el proceso de implementación está en su fase de despliegue y comenzó con una
prueba piloto en la Audiencia Nacional, que es un tribunal de instancia y apelación con
competencia en todo el territorio nacional e inferior jerárquicamente a la Corte Suprema de
Justicia de España.
El expediente electrónico utilizado en la Audiencia Nacional tiene el siguiente modo de
operación. Primero se hace el registro de entrada o presentación de documentos que se
pretenden ingresar al expediente. Dicho registro se puede realizar de forma presencial o
electrónica. Si se hace de forma presencial, una vez presentado el documento en papel, el
Servicio de Digitalización Diaria digitalizará el documento para que éste sea incorporado al
151 Ibíd. p. 13 152 Ibíd.
Imagen 13. Revisión del contenido de la notificación.
46
expediente digital. Por su parte, si el registro se hace de forma electrónica se incorporará al
expediente de manera inmediata.
El registro de documentos en el expediente digital necesita el diligenciamiento de una
información de recepción, catalogación y digitalización:
El expediente deberá contener todos los documentos asociados a un expediente judicial en
formato electrónico, sin importar si su registro fue presencial o electrónico. Luego de
registrado el documento, se tendrá acceso por medio de un gestor documental a todo el
Imagen 14. Ingreso a la aplicación Registro de Entrada de documentos.
Imagen 14. Registro de Entrada de documentos.
47
expediente, pudiéndose realizar búsquedas simples y complejas de metadatos e información
específica de algún documento. Este acceso puede ser de manera simultánea entre las
personas que legalmente tienen acceso al expediente judicial.
El gestor documental del expediente electrónico organiza cronológicamente los
documentos registrados, permitiendo que todas las personas autorizadas los revisen en
cualquier momento y de forma simultánea por medio de una aplicación de Adobe Acrobat.
Imagen 15. Expediente Digital
48
Para mayor claridad del proceso ilustrado, a continuación se presenta una gráfica153
del
proceso de registro de documentos y gestión documental del expediente electrónico:
153 GOBIERNO DE ESPAÑA, Ministerio de Justicia. Expediente Judicial Electrónico, Informes de modernización
judicial en España. Op. Cit. p. 48
Imagen 15. Diagrama del proceso de registro y gestión documental
49
d) Efectos del uso de TIC en la justicia de España.
Las TIC en España han tenido un impacto positivo en la administración de justicia. La
posibilidad que tienen los abogados de notificarse y recibir comunicaciones por medio
electrónico, implica una reducción de gastos de transporte y de tiempo tanto para ellos
como para los funcionarios de la administración de justicia. El sistema Lexnet actualmente
cuenta con más de 24.000 usuarios y es utilizado por más de 1400 órganos judiciales. En
este sistema se han permitido intercambiar más de 21.000.000 de mensajes154
.
Por medio de Lexnet a la altura de octubre de 2012, cada día se realizaban 135.000
notificaciones electrónicas. Por esto, el programa de Lexnet fue premiado con el Crystal
Scales of Justice por parte del Consejo de Europa y la Comisión Europea155
. En este punto
vale aclarar que en la literatura especializada no hay estudios sobre el impacto específico de
Lexnet en la administración de justicia de España. Esto se debe en parte a la reciente
implementación de Lexnet en España–desde 2007-, como también a que su adopción ha
sido gradual. Sin embargo, la adopción gradual por parte de cada uno de los Colegios de
Abogacía es una señal del buen funcionamiento del sistema, ya que cada vez se van
sumando más Colegios de Abogados a la utilización de esta plataforma.
Por otro lado, en relación al expediente judicial y su gestión documental, hasta ahora se
hizo la implementación de la prueba piloto de esta funcionalidad de las TIC en la justicia
española. Así, como se mencionó antes, el expediente judicial se implementó solamente en
la Audiencia Nacional con el objetivo de identificar y definir el proceso de aplicación del
expediente judicial en el resto de tribunales y órganos de la administración de justicia. Para
lo anterior, se elaboró el documento de planeación: Expediente Judicial Electrónico,
Informes de modernización judicial en España, por medio del cual se busca el diseño del
proceso de implementación del expediente judicial en toda España.
154 CORPORACIÓN EXCELENCIA EN LA JUSTICIA. E-Justicia. Experiencias internacionales y colombianas en el
uso de las TIC para el mejoramiento de la administración de justicia. Tercera Versión. Bogotá D.C., 2013. p. 33 155 ABOGACÍA ESPAÑOLA, Consejo General. Lexnet, que alcanza cada día 135.000 notificaciones electrónicas, recibe
Premio “Crystal Scales of Juztice. Temas, Jurídica. 29 de octubre de 2012. Disponible en:
http://www.abogacia.es/2012/10/29/lexnet-que-en-2012-alcanzo-135-000-notificaciones-electronicas-diarias-recibe-el-vi-
premio-crystal-scales-of-justice/ Consultado el 02 de noviembre de 2013.
50
Capítulo 3: Uso de las TIC en Colombia
En este capítulo se hará una descripción del estado actual de implementación de las TIC en
la justicia colombiana, haciendo énfasis en la notificación electrónica y la gestión digital
del expediente judicial.
En la administración de justicia se han implementado las TIC en varios ámbitos, como por
ejemplo en la realización de audiencias virtuales, el acceso a información sumaria de los
procesos judiciales y el uso de correo electrónicos propios de la rama judicial156
. Estos
avances se han realizado de forma esporádica y sin coordinación de los diferentes actores
que participan en la implementación de las TIC157
. Lo anterior, entre otros factores, por la
ausencia prolongada de una política o plan de implementación de las TIC en la justicia
colombiana.
Así, hasta hace poco más de un año no se contaba con un plan o proyecto de
implementación de TIC en la administración de justicia. La Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura, como órgano encargado del gobierno judicial, adoptó en
febrero de 2012 por medio del Acuerdo No. PSAA12-9249, el Plan Estratégico
Tecnológico de la Rama Judicial (en adelante PET). Este documento constituye
actualmente el único proyecto de implementación general de las TIC en la justicia
colombiana. Sin embargo, a pesar de haber sido adoptado por la Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura, el PET es un documento en estado de elaboración
porque en su propio texto hace referencia a un producto o documento final que: “constituirá
el eje alrededor del cual se desarrollarán todas las actividades de renovación tecnológica de
la Rama Judicial.158
”
156 RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Op. Cit. págs. 26,
68-71. 157 La falta de coordinación es reconocida por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura en el Plan
Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial. RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura – Sala
Administrativa. Plan Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial. Disponible en.
http://www.ramajudicial.gov.co/csj/downloads/UserFiles/File/ALTAS%20CORTES/CONSEJO%20SUPERIOR/Noticias/
PSAA12-9269Anexo.pdf Consultado el 02 de noviembre de 2013. p. 3 158 Ibíd. De esta expresión se infiere que es un documento en preparación como el Plan de Acción e Implementación del
Código General del Proceso.
51
El PET aprobado tiene una extensión de 17 páginas y fue producto de sesiones de trabajo
realizadas entre marzo y diciembre de 2001 por varios actores, como magistrados de la Sala
Administrativa, directores de varias unidades de la Sala Administrativa, representantes de
magistrados de Altas Cortes y el titular de la Dirección Ejecutiva de Administración de
Justicia159
. También, se trata de un plan con un “horizonte temporal inicial de 6 años160
”,
aunque no contiene un cronograma de plazos para la ejecución de acciones.
El objetivo general del PET es: “[…] convertirse en un instrumento de primer nivel que
oriente las políticas públicas destinadas a la incorporación del valor tecnológico de la Rama
Judicial.” Así mismo, su misión se consagra en los siguientes términos: “La misión del Plan
Estratégico Tecnológico no difiere de la que es propia de la Rama Judicial, alineándose así
plenamente con ella161
”
Ahora bien, el PET contiene unos aspectos transversales para todo su desarrollo y unos ejes
estratégicos. Los aspectos transversales162
son: 1-Sostenibilidad: En la implementación de
las TIC se debe tener en cuenta su perdurabilidad, 2- Coordinación con iniciativas
nacionales e internacionales de Gobierno en línea: El PET hace parte de la sociedad de
información y sin perjuicio de la independencia de la rama se coordina con políticas de
Gobierno en línea, 3- Apoyo a la implementación de la oralidad: Las modernización de la
justicia debe tener en cuenta que la oralidad es un objetivo fundamental de la Rama
Judicial, 4- Auditoría de sistemas: Todo sistema implementado debe ser susceptible de
auditoría, 5- Grupo de coordinación y seguimiento: Se debe crear un grupo de seguimiento
de la implementación de las TIC compuesto por expertos y expertas de las Altas Cortes, 6-
Seguridad y calidad de la información: Debe existir un sistema de seguridad y gestión de
calidad para las TIC que se usen en la justicia, 7- Enfoque de género: En las actuaciones del
PET se debe tener en cuenta el enfoque de género, 8- Fortalecimiento de infraestructura
tecnológica: se debe fortalecer la infraestructura de las TIC en la justicia.
159 Ibíd. 160 Ibíd. p. 15 161 Ibíd. 162 Ibíd. págs. 7-8
52
Por su parte los ejes estratégicos del PET163
son cinco:
1. Modelo de expediente electrónico: La Rama Judicial se compromete con un
expediente electrónico inteligente, seguro y eficaz que desaparezca el uso de papel.
El acceso interno y externo al expediente contará con seguridad y validez legal. Con
este nuevo modelo se estandarizarán los procesos, se construirá un modelo de
gestión documental y un sistema de gestión de casos.
2. Justicia en Red: Se debe crear una red que garantice una interoperabilidad técnica
y política. Además que permite la comunicación interna y externa, mejorando el
rendimiento del correo electrónico, la gestión documental y el portal web de la
Rama Judicial.
3. Gestión de la información: Es necesario desarrollar un plan de gestión ágil y
eficaz de la información. También, se deben realizar proyectos de estadística
judicial, reparto en línea, diario de notificaciones, registro e identificación de
abogados, rendición de cuentas, entre otros.
4. Gestión del cambio: Se debe procurar el mejoramiento del sistema por medio del
fortalecimiento de las capacidades de los equipos de apoyo técnico, con acciones de
sensibilización y capacitación.
5. Uso de las TIC para la formación judicial y ciudadana: Debe existir
capacitación judicial y ciudadana en el uso de las TIC.
Estos ejes estratégicos comprenden unos proyectos y componentes que todavía no tienen un
cronograma o plazos para su ejecución. El PET tampoco determina las instituciones o
funcionarios encargados de la ejecución y cumplimiento de los proyectos y componentes de
cada eje estratégico.
163 Ibíd. págs. 9-15
53
Por último, es necesario señalar que el PET contará con un modelo de gestión propio
integrado por dos niveles: político y técnico. El político será desempeñado por la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y el técnico por el Jefe del Proyecto
asistido por el grupo de coordinación y seguimiento. En este momento no se ha definido ni
el modelo de gestión, ni el Jefe de Proyecto, ni el grupo de coordinación y seguimiento164
.
Ahora bien, además de lo anterior, en la justicia colombiana actualmente se están
implementando las TIC en dos jurisdicciones de forma independiente y descoordinada con
lo dispuesto en el PET. Dicha implementación se presenta en la jurisdicción contencioso-
administrativa, por medio de la ley 1437 de 2011 (CpaCa) y en la jurisdicción ordinaria en
materias distintas a la laboral y la penal, por medio de la ley 1564 de 2012 (CGP). Así, a
continuación se expondrá cómo se están implementando las TIC en estos ámbitos.
1. Código General del Proceso
El artículo 103 del C.G.P dispone: “En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el
uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los
procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar
su cobertura. Las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos. La
autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan generar, archivar y
comunicar mensajes de datos.”
Esta norma contiene una acción programática que hace parte del C.G.P y la cual consiste en
procurar la utilización de las TIC en los procesos regidos por el Código. Esta acción
programática, a su vez, se pretende materializar con el Plan de Justicia Digital. El Plan de
Justicia Digital, según el mismo artículo precitado, “[…] estará integrado por todos los
procesos y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional por medio de las
tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar
expedientes digitales y el litigio en línea. El plan dispondrá el uso obligatorio de dichas
164 Ibíd. p. 16
54
tecnologías de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de
acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para ello.”
Así, el Plan de Justicia Digital es el programa de implementación de uso de las TIC en el
C.G.P. Este plan, según algunas normas del C.G.P, permitirá presentar la demanda judicial
por medios digitales (Art. 98), conformar el expediente judicial de forma digital (Art. 122),
remitir de forma digital los expedientes judiciales (Art. 125) y los despachos comisorios
(Art. 37). Paralelo a lo anterior, el C.GP en su artículo 618 ordena la elaboración de un
Plan de Acción para la Implementación del Código General del Proceso, por parte de la
Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura con la colaboración del
Ministerio de Justicia y del Derecho. Este plan debe contener, según la norma precitada,
unos componentes mínimos, entre los que se encuentra: “7. [El] Programa de formación y
capacitación para la transformación cultural y el desarrollo en los funcionarios y empleados
judiciales de las competencias requeridas para la implementación del nuevo código, con
énfasis en la oralidad, las nuevas tendencias en la dirección del proceso por audiencias y el
uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.”
Así, tanto el Plan de Justicia Digital como el Plan de Acción para la Implementación del
Código General del Proceso son los proyectos que implementarán el uso de las TIC en los
despachos judiciales que ejerzan las competencias previstas en el C.G.P. Ahora bien, a
pesar de todo lo anterior, ninguno de los dos planes ha sido elaborado en su totalidad. El
Consejo Superior de la Judicatura expidió en mayo de 2013 un “proyecto” del Plan de
Acción para la Implementación del Código General del Proceso165
y no ha expedido el Plan
de Justicia Digital ni en versión preliminar.
Entonces, hasta ahora frente a las acciones programáticas del C.G.P en relación a la
implementación de las TIC solamente se conoce un proyecto del Plan de Acción para la
Implementación del Código General del Proceso. En este documento se establece como
165 Este Plan los expidió la Sala Administrativa del Consejo Superior dela Judicatura, por medio del Acuerdo No.
PSAA13-9927 de junio 6 de 2013, y sustituyendo la versión previa del plan expedida por esta misma entidad el 11 de
enero de 2013, por medio del Acuerdo No. PSAA13-9810.
55
objetivos a lograr en relación a la implementación de las TIC: 1- Asegurar la formación,
conservación, reproducción y manejo electrónico inteligente de los expedientes; 2-
Garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información al usuario, cualquiera
que sea la forma del expediente, de forma tal que posibilidad, incluso, la interacción; 3-
Facilitar la notificación de providencias judiciales; 4- Facilitar la comunicación entre los
despachos judiciales y entre estos, las demás autoridades públicas y los particulares; y 5-
Mejorar la práctica de pruebas.
Estos objetivos, a su vez, se realizarán por medio de las siguientes acciones166
(las casillas
resaltadas se relacionan con la notificación electrónica y la gestión digital del expediente):
166 La tabla de acciones se compone de información del proyecto de Plan de Acción e Implementación del C.G.P como
también del Informe al Congreso de la República, sobre el estado actual de la administración de justicia. 2012.
ACCIÓN RESPONSABLE PLAZO
1
Crear y acondicionar un nuevo software de
gestión judicial, reemplazando el software
Justicia Siglo XXI
La Unidad Informática de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
2 de mayo de
2014
2
Diseño de Plan de Justicia Digital La Unidad Informática de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
2 de mayo de
2014
3
Aprobación e Implementación del Plan de
Justicia Digital
Sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura e
Unidad Informática de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
30 de
diciembre de
2016
4
Elaborar e implementar un Plan de
Conectividad Nacional en todos los juzgados
del país que cuentan con conectividad.
La Unidad de Registro Nacional
de Abogados (URNA).
5
Diseño de modelo de gestión para expediente
judicial
La Unidad Informática de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
2 de mayo de
2014
6
Aprobación e Implementación del modelo de
gestión para expediente digital
Sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura e
Unidad Informática de la
30 de
diciembre de
2016
56
167 En la Implementación de la ley 1437 de 2011 se está utilizando el sistema de correspondencia oficial SIGOBIUS, para
enviar y recibir correspondencia digital. 168 Ibíd. p. 34
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
7
Otorgar a cada juzgado y autoridad judicial,
de una dirección de correo electrónico oficial
con aplicativos que permitan interactuar al
usuario con el juez, además un otorgamiento
de contraseñas para los distintos usuarios167
.
La Unidad Informática de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ),
por medio del sistema
CITANET.
8
Diseñar e Implementar un Sistema de Gestión
Documental parametrizado en cada una de las
especialidades a que se refiere el CGP.
Deberá permitir el sistema la creación de
expedientes electrónicos, con datos como
audiencias.
La Unidad de Registro Nacional
de Abogados (URNA).
9
El Sistema de Gestión Documental impone la
adquisición de: computadores, servidores,
equipos para audiencias virtuales, escáneres
de alta capacidad, equipos de microfilmación,
tablas de retención, redes LAN y WAN.)
Unidad Coordinadora Proyecto
Banco Mundial (UCPBM) y la
Unidad Informática de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
10
Proveer de un servicio de hosting para el
alojamiento y manejo de archivos exclusivo
para la Rama Judicial.
11
Implementar los siguientes registro: a)
Registro Nacional de Personas Emplazadas,
b) Registro Nacional de Apertura de Procesos
de Pertenencia, c) Registro Nacional de
Apertura de Procesos de Sucesión.
La Unidad Informática de la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
y, el Centro de Documentación
Digital (CENDOJ).
1 de enero de
2014.
12 Implementar la subasta en línea
13
Implementar la identificación electrónica de
abogados litigantes. Además un sistema de
información con las Universidades para el
trámite de licencias provisionales y
temporales.
La Unidad de Registro Nacional
de Abogados (URNA)168
.
14 Crear un Plan de Contingencia para resolver
57
En estos momentos ninguna de las acciones contenidas en el plan se ha realizado, ni
siquiera la expedición del Plan de Justicia Digital que será la hoja de ruta de
implementación de las TIC en las competencias del C.G.P. Las únicas acciones que
actualmente se están realizando para usar las TIC en el ámbito regulado por el C.G.P son la
adquisición de equipos para las salas de audiencia por medio de contratos públicos169
.
2. Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo.
El CpaCa no contiene ningún plan de implementación de las TIC. Sin embargo, sí
contempla disposiciones que hacen referencia al uso de las TIC en la jurisdicción
contencioso-administrativa. La norma que contiene la cláusula general de utilización de las
TIC es el art. 186: “Todas las actuaciones judiciales susceptibles de surtirse en forma
escrita se podrán realizar a través de medios electrónicos, siempre y cuando en su envío y
recepción se garantice su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta, de
conformidad con la ley. La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan
acusar recibo de la información recibida, a través de este medio.” Así mismo, en el
parágrafo de este artículo se dispone de la utilización del expediente electrónico pero de
forma condicionada a las acciones del Consejo Superior de la Judicatura: “Parágrafo. La
Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias
para que en un plazo no mayor de cinco (5) años, contados a partir de la vigencia del
presente Código, sea implementado con todas las condiciones técnicas necesarias el
expediente judicial electrónico, que consistirá en un conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a las actuaciones judiciales que puedan adelantarse en forma escrita
dentro de un proceso.”
169 Un ejemplo es la licitación pública LPI No: FSJ-65-LPI-B-01-02 que tiene por objeto la adquisición de equipo
tecnológico para apoyar la oralidad en las especialidades civil, laboral y familia en Bogotá, Barranquilla, Cali, Cartagena
y Medellín. Este equipo consiste en micrófonos, equipos de almacenamiento de datos, computadores, etc.
fallas del sistema.
15 Proveer un sistema de auditoría en materia de
seguridad.
16 Implementar un sistema de gestión de calidad.
58
El CpaCa también prevé la posibilidad de notificar por medios electrónicos a quien lo
acepté de forma expresa (Art. 205), como también de presentar pruebas en formato
electrónico (Art. 216). Ahora bien, frente al grado de implementación de las TIC en la
jurisdicción contencioso-administrativa, todavía no se han materializado las condiciones
técnicas para el expediente electrónico, previstas en el parágrafo del art. 86 del CpaCa. Las
acciones que se han realizado frente al uso de las TIC corresponden a la adquisición de
equipos necesarios para las nuevas salas de audiencia donde se materializará la oralidad del
CpaCa170
. Estos equipos son micrófonos, altavoces, amplificadores, impresoras,
computadores, etc171
. Un ejemplo estas adquisiciones son los contratos 081 y 200 de 2011
celebrados por el Director Ejecutivo de Administración Judicial, por medio de los cuales se
adquirieron 140 equipos tecnológicos para la jurisdicción contencioso-administrativa por
valor de $3.105.924.780 pesos172
.
Por otro lado, se han creado correos electrónicos para los juzgados y tribunales
administrativos del país, con dominio @notificacionesjudiciales.ramajudicial.gov.co. Sin
embargo, estas cuentas no se le han asignado a los abogados para recibir las notificaciones
sino solamente a los despachos judiciales.
170 RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Op. Cit . págs. 68-
69 171 Ibíd. 172 Ibíd.
59
Capítulo 4: Conclusiones
Del análisis del presente texto se derivan las siguientes conclusiones frente a la
implementación de las TIC en la administración de justicia, especialmente en lo que
respecta a la notificación electrónica y la gestión digital del expediente. Estas conclusiones,
a su vez, son recomendaciones relacionadas con los procesos y enfoques que con base en
las experiencias comparadas deberían seguirse en relación a la implementación de las TIC
en la justicia colombiana.
1. Debe existir coordinación en la planeación de implementación de las TIC en la
justicia.
Las experiencias de Singapur y España muestran que la implementación de las TIC en la
justicia debe contar con una planificación centralizada. Así, tanto los objetivos
programáticos expuestos por el Magistrado How en Singapur, como los objetivos del
Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012, elaborados por el
Consejo General del Poder Judicial Español, tuvieron solamente una fuente de
planificación. Esto permite que haya una visión general sobre qué se quiere implementar,
cómo se va a implementar y quiénes serán los responsables de la implementación. Así
mismo, otorga claridad a quienes participan en el proceso permitiendo la coordinación de
las diferentes instituciones involucradas.
Así, la existencia en Colombia de varios instrumentos de planificación en materia de
implementación de las TIC en la justicia provoca: a) descoordinación de los actores que
participan en la implementación, b) ausencia de una sola visión general de lo que necesita
la justicia en materia de TIC, c) objetivos diferentes de planeación en el tema de TIC y d)
fundamentación conceptual diferente en cada uno de los planes.
2. No se deben implementar las TIC de forma independiente en cada jurisdicción.
Las TIC en Singapur y España no se implementaron de forma independiente en cada
jurisdicción. Su implementación tampoco se hizo de forma separada en las materias
tratadas por cada uno de los Códigos que existen en estos países. Por el contrario, la
60
implementación de las TIC en estos países se realizó de manera general en toda la justicia,
aunque gradualmente.
Así, la implementación de las TIC en la justicia según las disposiciones de cada Código
implica una descoordinación entre las TIC que se usan en cada jurisdicción, una repetición
innecesaria de procesos de implementación y un aumento de los costos de implementación
porque cada Código implicaría un diagnóstico, ejecución y consolidación del proyecto de
uso de las TIC.
Debe tenerse en cuenta que la administración de justicia no es sinónimo de jurisdicción y
que la existencia de diferencias operacionales en cada uno de los procesos judiciales del
ordenamiento jurídico no implica que cada proceso judicial necesite una política de
implementación de las TIC de forma independiente.
3. La implementación de las TIC necesita realizarse de forma gradual – proyectos
piloto.
Según las experiencias comparadas analizadas la implementación de las TIC debe
realizarse de forma gradual. Así, el diagnóstico, ejecución y consolidación del proyecto de
modernización de la justicia se debe realizar por etapas tanto espaciales como temporales.
Al decir espaciales se hace referencia a la implementación de proyectos piloto en algunas
áreas del país, permitiendo así una evaluación del proyecto y un mejoramiento del mismo.
Por su parte, las etapas temporales del proyecto hacen referencia a la división de la
implementación de las TIC por espacios de tiempo, para facilitar la ejecución y seguimiento
del proceso de implementación.
4. Las TIC tienen múltiples funcionalidades en la justicia y varios espacios de
aplicación.
Según la literatura especializada, las TIC tienen muchas funcionalidades en la justicia. De
esta forma, las TIC no se limitan al uso de computadores, micrófonos, páginas web, correos
institucionales, etc. Las experiencias comparadas y la literatura especializada demuestran
que la funcionalidad de las TIC es bastante amplia y que este tipo de tecnologías permite
61
sistematizar la mayoría de acciones que actualmente se realizan de forma manual en los
despachos judiciales. También, la investigación presentada evidencia que hay varios
espacios de aplicación de las TIC: el front office, el back office y las salas de audiencias.
Estos espacios tienen necesidades distintas en relación al uso de las TIC y por lo tanto el
diseño y ejecución de proyectos de implementación de las TIC en la justicia debe tener en
cuenta estas diferencias.
5. El proyecto de implementación de las TIC debe contar con una plataforma
integral de litigio online.
Las plataformas de Electronic Filing System y de Lexnet son centrales en el uso de las TIC
tanto en Singapur como en España. Así, estas plataformas han permitido implementar las
TIC de forma gradual en dichos países, complementando y añadiendo con el paso del
tiempo más funcionalidades en cada plataforma. Siendo así, estas plataformas comenzaron
con algunas funciones muy precisas y fueron volviéndose más complejas con el paso del
tiempo al agrupar nuevas funciones.
En Colombia no existe propuestas para la creación de una plataforma de litigio online que
según las experiencias comparadas de varios países es un eje central en el uso de las TIC en
la justicia.
6. La notificación electrónica y la gestión documental del expediente deben
integrarse con la plataforma de litigio online.
Las notificaciones electrónicas y la gestión documental del expediente no deben
implementarse de forma separada a la plataforma de litigio online Así, deben ser
componentes de dicha plataforma para que su implementación sea sistematizada teniendo
así los mismos parámetros. La implementación de la notificación electrónica en el CpaCa
no es idónea porque solamente se limita a crear dominios de correo electrónico para los
funcionarios de la rama judicial. Olvidando que la notificación debe llegar es al usuario del
sistema de administración de justicia, por lo que también deberían ser ellos los que tengan
un correo institucional o al menos reconocido por la administración de justicia.
62
7. La notificación electrónica debe abarcar todas las notificaciones escritas
reconocidas en la normatividad procesal.
La notificación electrónica, según las experiencias comparadas, deben abarcar todas las
comunicaciones emitidas por los despachos judiciales, sin importar si se tratan de
providencias judiciales o de otro tipo de documentos o información relevante para el
proceso (despachos comisorios, oficios, noticias, etc.). También, la notificación electrónica
debe sustituir todas las formas de notificación escrita que existen. Siendo así, al
implementarse las TIC en la notificación judicial no es necesario distinguir entre edicto,
estado, aviso, etc.
Por otro lado, tomando el ejemplo de Singapur, es necesario mantener la forma de
notificación personal para la primera providencia del proceso, dada la importancia y
garantía que representa informar directamente al demandado de la acción judicial que se
interpuso en su contra. Igualmente, se deben mantener las notificaciones tácitas –por
conducta concluyente-.
8. La notificación electrónica debe permitir la emisión de certificados de entrega
del documento enviado.
Para poder verificar la notificación efectiva de la información, las TIC deben tener
funciones de notificación electrónica que permitan la elaboración de certificados de entrega
que sirvan como medio de prueba que acrediten la efectiva notificación.
9. La notificación electrónica es el único tipo de notificación que se utiliza cuando
las partes ya están vinculadas al proceso.
La notificación electrónica es el único tipo de notificación utilizada en los procesos
judiciales después de que aparecen o se vinculan las partes en el proceso. Así, los otros
tipos de notificación, como la personal, de forma tácita o por conducta concluyente, por
aviso, etc., son formas utilizadas para vincular a las personas que todavía no están en el
proceso. Después de que la persona o apoderado aparece en el proceso, las notificaciones
que se realizan para comunicarle alguna información a esa parte son de forma electrónica.
63
Por lo anterior, el diseño de una plataforma tecnológica que permita realizar notificaciones
electrónicas debe enfocarse en las notificaciones que se realizan dentro del proceso,
después de vinculadas las partes. En Colombia, actualmente estas notificaciones son
demoradas y corresponden más que todo a estados judiciales.
10. La notificación electrónica implica un sistema de autenticación con firma
digital (public key infrastructure).
La implementación de notificación electrónica implica que cada abogado tenga acceso a
una plataforma digital por medio de un sistema de autenticación con firma digital. Estos
sistemas son aquellos en los que las personas utilizan un usuario y clave para ingresar a la
plataforma. Así, el acceso a la plataforma y a las notificaciones lo debe tener el abogado y
no la parte o ciudadano que accede a la justicia. Lo anterior implica que las exigencias
técnicas y de alfabetización electrónica deben ir dirigidas a los litigantes y, en menor
medida, a los ciudadanos que acceden a la justicia.
11. El arancel judicial puede ser el pago de tarifas derivado del uso de la
plataforma digital.
La plataforma de litigo online requiere de mantenimiento, control y vigilancia. Así, en
Singapur se cobran fees o tarifas por el uso del Electronic Filing System para cumplir
dichos requerimientos. En Colombia, haciendo una analogía, se puede cobrar un arancel
judicial por el uso de la plataforma electrónica para que así perciba recursos para su
mantenimiento, seguridad y modernización.
12. Debe existir una entidad pública o privada que administre la plataforma de
litigio online.
Tanto en Singapur como en España existe una entidad encargada de la administración del
sistema de litigio online, ajuna a la estructura orgánica de la administración de justicia. Así,
en España es el Consejo General de la Abogacía Española el encargado de administrar
Lexnet, mientras que en Singapur Crimsonlogic Ltd. es la empresa encarga de administrar
el Electronic Filing System.
64
Por lo anterior, lo recomendable es asignarle la tarea de administrar la plataforma de litigio
online a una entidad independiente de la Rama Judicial que centré sus esfuerzos en el
mantenimiento y seguridad del sistema. Lo anterior, sin embargo, con participación del
órgano de gobierno del poder judicial.
13. El expediente electrónico debe permitir dos formas de registro de documentos:
(presencial y electrónico) con equipos de digitalización de los documentos
presentados de forma presencial.
Como mecanismo de implementación del expediente electrónico se debe permitir dos
formas de presentación de documentos: en papel (presencial) y en formato electrónico. Así,
cuando el documento es presentado en papel se debe contar con equipos de digitalización
que conviertan el documento en formato electrónico y, así, ayudar a la implementación del
sistema e incentivar la presentación de documentos en formato electrónico.
14. El expediente judicial se contradice en cierta medida con la oralidad.
El expediente judicial en España, al contener documentos electrónicos, está autorizado para
procedimientos regulados por el principio de escrituralidad. Por su parte, en Singapur los
procedimientos son mixtos, tienen una fase oral y una escrita, permitiendo así el uso de
documentos electrónicos en la fase escrita del procedimiento. Aunque, también, en
Singapur se usan las TIC para llevar a cabo la fase oral por medio de video conferencias.
Estas experiencias demuestran que en Colombia el enfoque que se da a las TIC como
soporte y promoción de la oralidad, según el PET, no es acertado. El hecho que ahora los
procedimientos sean orales se contradice en gran medida con el expediente digital ya que
éste contiene documentos electrónicos que se usan en las etapas procesales escritas. Así, si
se pretende usar el expediente digital se debe analizar la forma de hacerlo compatible con la
oralidad o de usarlo solamente en procedimientos escritos dada su eficacia en reducir los
tiempos de la justicia.
65
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Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
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5. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1563 de 2012. Por medio de la cual se
expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional y se dictan otras
disposiciones.
6. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1564 de 2012. Por la cual se expide el
Código General del Proceso.
7. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 270 de 1996. Estatutaria de
Administración de Justicia.
8. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 794 de 2003. Por la cual se modifica el
Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras
disposiciones.
9. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 906 de 2004. Por la cual se expide el
Código de Procedimiento Penal.
10. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Leyes 640 de 2001. Por la cual se modifican
normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones.
11. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1450 de 2011. Por la cual se expide el Plan
Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
12. CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA, Sala Administrativa. Acuerdo No.
PSAA13-9927 de junio 6 de 2013
13. CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA, Sala Administrativa. Acuerdo No.
PSAA13-9810 de enero 11 de 2013
14. CORTE CONSTITUCIONAL, Sala Plena. Sentencia C-037 de 1996, 5 de febrero
de 1996. M.P Vladimiro Naranjo Mesa.
15. CORTE CONSTITUCIONAL, Sala Plena. Sentencia C-836 de 2001. 09 de agosto
de 2001. M.P Rodrigo Escobar Gil.
16. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 1818 de 1989. Por medio del cual se expide el
Estatuto de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.
17. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 196 de 1971. Por el cual se dicta el estatuto del
ejercicio de la abogacía.
18. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los
lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea de la República de
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Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se
dictan otras disposiciones.
19. GOBIERNO NACIONAL. Decreto 2715 de 2012. Por el cual se liquida el
Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2013, se detallan las
apropiaciones y se clasifican y definen los gastos