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Presidencia de la NaciónMinisterio de Modernización

Gestión Documental ElectrónicaManual de Usuario Escritorio ÚnicoInterfaz para navegar los módulos del sistema de Gestión Documental Electrónica.

Secretaría de ModernizaciónAdministrativa


Manual Escritorio Único. Versión 01.4 – Octubre 2017

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Ministro de Modernización

Lic. Andrés Ibarra

Secretario de Modernización Administrativa

Lic. Eduardo Nicolás Martelli

Subsecretaria de Gestión Administrativa

Lic. María José Martelo

Autoridades



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ÍndiceAutoridades.........................................................................................................2Índice..................................................................................................................2Introducción.......................................................................................................42 Módulo Escritorio Único (EU)................................................................52.1 Descripción general................................................................................52.2 Configuración..........................................................................................52.2.1 Datos Personales......................................................................................52.1.2 Datos Personales del Usuario..................................................................62.2.3 Gestión período de licencia....................................................................72.2.4 Configuraciónvisualizadoresdemisbuzones.....................................92.3 Configuracióndeaplicaciones............................................................102.3.1 Configuracióndeantigüedaddetareas..............................................112.4 Inicio......................................................................................................122.4.1 Mis tareas.............................................................................................132.4.2 Buzón Grupal ........................................................................................152.4.3 ConfiguracióndeBuzones...................................................................152.4.4 Tareas de supervisados.......................................................................162.5 Consulta de Usuarios...........................................................................162.6 CambiodeContraseña.........................................................................183. Asistenciaysoporte.............................................................................19

Indice



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En el marco del Plan de Modernización del Estado (Decreto561/2016)yconelobjetivodedesarrollarunagestióndegobiernoquebrindeserviciosdecalidaddeformasimple,eficienteymodernasellevaráacaboladigita-lizacióndetodoslosdocumentosoficiales,trámitesycomunicacionesdelaAdministración Pública Nacional (APN). Para su implementación se ha de-sarrollado el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), plataforma informáticaquerespetatodosloscriteriosestablecidosporleyypermitelagestióndetodoslostrámitesdegobierno.

Enestemanualsedesarrollaránlascaracterísticasdeunodeloselementosdel sistema GDE:

Escritorio Único (EU):eslainterfazquepermitenavegarportodoslosmó-dulosqueintegranelsistemaGDE,porello,seloconsideralacaravisiblede GDE. Desde EUseconfiguraelaccesoalaplataformadeGestión Docu-mental Electrónica (GDE).Además,muestraunresumendetodaslastareaspendientesque el agente tiene en cadamódulo y lasorganiza segúnunrangodeantigüedadendías.Asimismo,atravésdelEUcadasuperiorjerár-quicopuedevisualizarlacargadetrabajodelpersonalquetieneacargoensu sector.

Introducción



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2 Módulo Escritorio Único (EU)

El módulo Escritorio Único (EU)esuna interfazdiseñadapara facilitarelcontrol y seguimiento de las tareas propias y del personal supervisado. El EU centraliza el acceso a los módulos GDE, lo cual dinamiza su operatoria.

2.1 Descripción general

LaprimeravezqueelusuarioaccedealmóduloEscritorio Único (EU), por únicavezelsistemaredirigealasolapaDatospersonalesparacompletarlosdatosobligatoriosyconestodarelaltadefinitivaalusuario.

2.2 Configuración

El módulo permite la administración de los datos personales del usuario en curso,muestralaslicenciasprogramadasypermiteconfigurarelvisualiza-dordebuzones.

2.2.1 Datos Personales

Paraampliarlafotohagaclicksobrelaimagen



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2.2.2 Datos Personales del Usuario

LosdatosobligatoriosquetodousuariodelsistemaGDEdebecompletarson:

La dirección de correo electrónico institucional (e-mail).

ElnúmerodeCUIT/CUIL.

ElnombredesuSuperior jerárquico. Se ingresan las primeras letras del nombreyseseleccionadelalistadesplegablequeofreceelcampo.Elsupe-riorjerárquicodebeserusuariodelsistemaGDEydebehabercompletadosus datos personales en la plataforma para aparecer en el listado.

El campo Usuario Asesor/Revisor para firma conjuntadebesercomple-tadoporlosusuariosquefirmendocumentosdefirmaconjuntaenGEDO.ElusuarioAsesor/RevisordebeserusuariodelsistemaGDEydebehabercompletado sus datos personales en la plataforma. Antes de enviar la tarea defirmaalusuariofirmanteelmódulosolicitaalAsesor/Revisorlaconfir-maciónparacontinuarconelprocesodefirma.

En la opción Nombre de su privado/a (secret.) se puede indicar un usuario GDEalqueselepermitateneraccesoalaBandeja de CO propia. Este agen-te puede leer las comunicaciones, redirigirlas, eliminarlas y además con-testarlas(lafirmadeesacomunicaciónseráladelPrivado/a).EstecamposecompletasielusuarioesMinistro,Secretario,SubsecretariooDirectorNacional.

Sector Mesa,sedeberácolocarelsectorencargadoderecibireimprimirlasComunicacionesOficialesExternasdentrodelareparticiónenlaqueelusuario se encuentre asignado.

Sello:Enestecamposedeberácolocarelcargocorrespondientealusua-riologueadoenelsistema,seleccionandolodesdeeldesplegable.Encasodetratarsedeunsellodealtajerarquía,deberáenviaralaMesadeAyuda



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GDE([email protected])lanormadedesignaciónco-rrespondiente,afindequeellosprocedanconlaactualizaciónrequerida.

Domicilio laboral del Firmante:Sedeberácolocareldomiciliocorrespon-dientealusuario,yaqueéstedefinelalocalidadylaprovinciaqueseregistraenlosdocumentosGEDOfirmadosporelusuariologueado.

Visualizador de mis Buzones: Estafuncionalidadtieneporobjetivobrin-daraccesoapersonasquenoesténasignadoscomoSuperiorJerárquicoenDatosPersonales,avisualizarlastareaspendientesquetengaunusuario.Tengaencuentaquedichafuncionalidadesúnicamenteparaverlastareasdelosusuarios,ynoestápermitidoteneracciónsobrelasmismas.

Sucontraseñaactual.

AlcliquearsobreelbotónGuardar, el módulo redirige al usuario a la solapa Configuracióndondepuedeestablecerelperfildeaccesoycontroldeta-reas en el Escritorio Único (EU).

El módulo permite el registro de licencias programadas.

2.2.3 Gestión período de licencia

Cuando un usuario registró su licencia el módulo redirige las comunicaciones oficialesalusuarioapoderadoyademásavisadelalicenciacuandootrousua-rio remite una tarea en la plataforma.




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La pantalla muestra los siguientes datos a ingresar: Fecha y hora de inicio de la licencia. Fechayhoradefinalizacióndelalicencia. Apoderado: debeserusuariodelsistemaGDEydebehabercompletado

sus datos personales en la plataforma.

UnavezcompletadoslosdatospresionarenelbotónGuardar.Uncartelnosdaavisoquelalicenciafueaceptada.ElmódulodalaopcióndecortarlalicenciaconelbotónCancelar:

LuegodepresionarenelbotónCancelar vuelve a la pantalla de ingreso de Gestión período de licencia.

Unavezquecomienceelperíododelicencia,elusuarioapoderadorecibiráen su Bandeja COlascomunicacionesdirigidasalagentequelohadesig-nado.Lasmismassedistinguende lasCOpropiasporquese identificanconuníconosimilaraunmaletíndefondoencolorturquesa,comoseveacontinuación:




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Si se selecciona un usuario de licencia para asignarle una tarea, el módulo muestraunapantallaemergenteconunmensajequeinformasobrelasitua-ción y ofrece la alternativa de enviar la tarea al usuario apoderado.

La siguiente imagen muestra el aviso:

Si sepresionaen el botónNo permite la selección de otro usuario para realizar la tarea.

LapresentefuncionalidadtieneporobjetivobrindaraccesoapersonasquenoesténasignadoscomoSuperiorJerárquicoenDatosPersonales,avisualizarlastareaspendientesquetengaunusuario.Dichafuncionalidadesúnicamenteparaverlastareasdelosusuariosynopodráteneracciónsobrelasmismas.

Paraconfigurarestafuncionalidad,deberá:

Habilitaralosusuariosaquienesselesdaacceso.SedebeingresardesdelasolapaDatosPersonales,ConfiguraciónvisualizadoresdemisBuzonesyseleccionar Alta de Visualizador.

2.2.4 Configuración visualizadores de mis buzones




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SeleccionarelUsuarioaquiensedeseabrindarelacceso

ElSistemaarrojaráunaventanaemergentedeconfirmación,endondeelusuarioquedaráelpermisodebeconfirmarlaacciónrealizada.

Luego,veremoslalistadeusuariosaquienesselesbrindaelacceso.Encadacaso,yaseaenlaconfiguraciónoenlavisualizacióndelosbuzonesdeotrosusuariosdelEU,existelaopcióndeeliminarlaconsultadelosbuzonesde un usuario.

El sector Configuración de las aplicacionesconstadecuatrocolumnasquepermiten seleccionar diferentes opciones para cada una de las aplicaciones queintegranelsistemadeGestión Documental Electrónica (GDE).

2.3 Configuración de aplicaciones



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La columna Mis Tareas permitedefinirsisedeseavisualizardesde EU las tareas pendientes de cada uno de los módulos.

La columna Mis Sistemas permiteseleccionar losmódulosa losquesedesea tener acceso directo desde el EU.

La columna Mis Supervisados permite seleccionar si desea acceder a las tareas pendientes del personal a cargo en cada uno de los módulos.

La columna Buzón Grupal permite seleccionar si desea acceder a las tareas pendientes del sector desde el EU.

UnavezseleccionadoelperfildetrabajosedebecliquearenelbotónGuardar parafinalizarlatarea.

Laconfiguraciónpuedemodificarsecuantasvecesselorequiera.Conesefin,sedebereingresarenlasolapa Configuración, establecerloscambiosypresionarenelbotón Guardar.

2.3.1 Configuración de antigüedadde tareasEl sector Configuración de Antigüedad de Tareas permitedefinirladistribucióndelastareaspendientessegúnlosplazospertinentesparacadadependencia.




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Al ingresar en la solapa Inicio se muestra en la parte superior de la pantalla el sector de Mis Tareasen laquesevisualizan las tareaspendientesdelusuario,distribuidassegúnelcriteriodeantigüedaddefinidoenlasolapade Configuración.

Tambiénpermiteelaccesoalabandejadecadamóduloparaejecutarlastareaspendientessinreingresarsuusuarioycontraseña.

2.4 Inicio

El campo Menor antigüedad de díaspermitedefinirelplazomínimodelasta-reas pendientes. El módulo ofrece la cifra de 15 días como valor predetermina-do.Paramodificarlosedebeingresarotronúmeroenelcampo.

El campo Antigüedad media de díaspermitedefinirelplazomediodelastareaspendientes.Elmóduloofrecelacifrade30díascomovalorpredeter-minado.Paramodificarlosedebeingresarotronúmeroenelcampo.

El campo Mayor antigüedad de díaspermitedefinirelplazomáximodelastareaspendientes.Elmóduloofrecelacifrade60díascomovalorpredeter-minado.Paramodificarlosedebeingresarotronúmeroenelcampo.

SisepresionaelbotónPrevisualizar, elmódulomuestraunatabladetareasdeejemplo.

Unavezconfiguradalaantigüedaddelastareas,presionarenelbotónGuardar pararegistrarloscambios.



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El sector Mis supervisados permite visualizar las tareas pendientes del per-sonalacargodelusuarioencurso.LosmódulosqueseverándisponiblesseránsololosquehayansidoseleccionadosenlacolumnaMis supervisados de la solapa Configuración.

La columna SistemapermiteidentificarlosdistintosmódulosdelsistemaGDE.

La columna Tareas pendientes muestraeldetalledelastareasqueelagenteaúnnorealizóorganizadasendiferentessubcolumnassegúnloscriteriosdeantigüedaddefinidosenlasolapaConfiguración.

LasubcolumnaTotal muestra lacantidad totalde tareaspendientesquetiene el usuario en cada uno de los módulos.

Lasubcolumna <15 días muestralacantidadtotaldetareasqueelusuariotienependientesdesdehace0hasta14días,encadaunodelosmódulos.Lacantidaddedíasquemuestraestacolumnavaríasegúneldatoingresadoenelcampo Menor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración.

Lasubcolumna<30 días muestralacantidadtotaldetareasqueelusuariotienependientesdesdehace15hasta29días,encadaunodelosmódulos.Lacantidaddedíasquemuestraestacolumnavaríasegúneldatoingresa-

2.4.1 Mis tareas



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do en el campo Antigüedad media de díasdelaConfiguracióndeAntigüe-daddedíasdelasolapaConfiguración.

Lasubcolumna<=60 días muestralacantidadtotaldetareasqueelusuariotienependientesdesdehace30hasta60días,encadaunodelosmódulos.Lacantidaddedíasquemuestraestacolumnavaríasegúneldatoingresadoenel campo Mayor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración.

Lasubcolumna<60 díasmuestralacantidadtotaldetareasqueelusuariotienependientesdesdemásde60días,encadaunode losmódulos.Lacantidaddedíasquemuestraestacolumnavaríasegúneldatoingresadoen el campo Mayor antigüedad de días de la Configuración de Antigüedad de días de la solapa Configuración.

El recuadro de color verde Promedio de Tareas en días muestra el total de tareas realizadas por el usuario.

Lasubcolumna<=60 días muestra todas las tareas realizadas en un período menoroiguala60días.LacantidaddedíasquemuestraestacolumnavaríasegúneldatoingresadoenelcampoMayor antigüedad de días de la Configu-ración de Antigüedad de días de la solapa Configuración.

Lasubcolumna >60 días muestra todas las tareas realizadas en un período mayora60días.Lacantidaddedíasquemuestraestacolumnavaríasegúnel dato ingresado en el campo Mayor antigüedad de días de la Configura-ción de Antigüedad de días de la solapa Configuración.

La columna Acción permite el acceso directo al buzón de tareas de los mó-dulosdelsistemaGDEsinnecesidaddereingresarusuarioycontraseña.Sedebepresionareneltriánguloqueacompañaladescripción Ir de la aplica-ción seleccionada.

El recuadro Módulos GDE permite el acceso directo a cada uno de los módu-losquehayansidoseleccionadosenlacolumnaMis Sistemas de la solapa Configuración.Sedebepresionareneltriánguloqueacompañaladescrip-ción Ir de la aplicación seleccionada.



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La solapa Buzón Grupal muestra el detalle de las tareas pendientes del sectoralqueperteneceelusuarioyqueaúnnorealizaron,organizadasendiferentessubcolumnassegúnloscriteriosdeantigüedaddefinidosenlasolapa Configuración.

2.4.2 Buzón Grupal

Elusuarioalqueseledaelpermisodevisualizador,veráelbuzóndelusua-rio solicitante en la solapa Configuración de Buzones del EU.

2.4.3 Configuración de Buzones



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Luegode laconfiguracióndelaltadelbuzóndesdedatospersonales, sepodránvisualizarlastareasdecadamódulo(EE,CCOOyGEDO).

Para ello, en el Escritorio Único se agrega la solapa Configuración de Buzones, desdelacualsevisualizanlastareaspormódulodelosusuariosqueesapersonatengapermisoparaver.Podrá,entonces,desdeestasolapaacce-deralmóduloyvisualizarlastareas,peronopodráaccionarsobreestas.

Porotrolado,tambiénencadamódulo(EE,CCOOyGEDO),sevisualizanporseparado las tareas de otros usuarios en la solapa Tareas de Otros Usuarios, creadasparatalfin,ingresandoenTareas otros usuarios dentro de cada uno.

Sisepresionaenlalupasituadajuntoalnúmerodetareaspendientes,sepuedeaccederaldetallede las tareasorganizadassegún lacantidaddedíasdefinidosenlaConfiguración de Antigüedad de Tareas.

EnelpanelinferiordelasolapaInicio,elbotón“Versupervisados”contienelos datos de los usuarios supervisados.

2.4.4 Tareas de supervisados

El Escritorio único, ofreceuna solapa con la posibilidaddepoder buscarusuarios en todo el sistema GDE y reparticiones.

ParaesosedebeaccederalasolapaConsultadeusuarios:

2.5 Consulta de Usuarios



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Elprimerbuscadorespornombreyapellidoonombredeusuario.Unavezhechalabúsquedanosmostrará7Columnas,conelnombreyapellidodelusuariobuscado,nombredeUsuario,Cargo,CorreoElectrónico,repartición,sectoryunrelojquealpresionarlopodemosconsultarsieseusuarioestadelicenciaono,yencasodeestarlo,quieneselusuarioapoderado.

Enelcasodebuscarporrepartición,podemosbuscartantoporelcódigocomoporelnombredelamisma.



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Albuscar,nosarrojaráunalistadetodoslosusuariosquetrabajanenesarepartición,tambiénpodremosaplicarunfiltroadicionalporsectoralcuálpertenecen.

Otambiénsepodráfiltrarporusuario,reparticióny/osectoralmismotiempo.

EnelcasodecambiarlacontraseñasedebeingresaralasolapaDatosper-sonales y completar los campos:

Sucontraseñaactual. Sunuevacontraseña. Confirmesunuevacontraseña.

UnavezingresadoslosdatossolicitadossedebepresionarelbotónGuardar, unaventanaconfirmarálamodificacióndelosdatosdelusuario.

AlpresionarOK,elsistemasaldráyloredirigiráalapantalladeingresoalsis-temaGDEdondedeberávolveraingresarsunombredeusuariocolocandolanueva clave.

2.6 Cambio de Contraseña



3. Anexo2.2.1 Datos Personales

Hagaclickaquíparavolver<



2.2.3 Gestión período de licencia Hagaclickaquíparavolver<

ElmódulodalaopcióndecortarlalicenciaconelbotónCancelar:

Luego de presionar en el botón Cancelar vuelve a la pantalla de ingreso de Gestión período de licencia.



2.2.3 Gestión período de licencia Hagaclickaquíparavolver<

LuegodepresionarenelbotónCancelar vuelve a la pantalla de ingreso de Gestión período de licencia.Unavezquecomienceelperíododelicencia,elusuarioapoderadorecibiráensuBandeja COlascomunicacionesdirigidasalagentequelohadesignado.LasmismassedistinguendelasCOpropiasporqueseidentificanconuníconosimilaraunmaletíndefondoencolorturquesa,comoseveacontinuación:



2.2.2 Configuración visualizadores de mis buzones Hagaclickaquíparavolver<

Habilitaralosusuariosaquienesselesdaacceso.SedebeingresardesdelasolapaDatos Personales, Configuración visualizadores de mis Buzones y seleccionar Alta de Visualizador.

Paraconfigurarestafuncionalidad,deberá:



2.3 Configuración de aplicaciones

La columna Mis Tareaspermitedefinirsisedeseavisualizardesde EU las tareas pendientes de cada uno de los módulos.La columna Mis Sistemas permite seleccionar los módulos a losquesedeseateneraccesodirectodesdeelEU.La columna Mis Supervisados permite seleccionar si desea acceder a las tareas pendientes del personal a cargo en cada

uno de los módulos.La columna Buzón Grupal permite seleccionar si desea ac-ceder a las tareas pendientes del sector desde el EU.Una vez seleccionadoelperfildetrabajosedebecliquearenelbotónGuardar parafinalizarlatarea.





ElEscritorioúnico,ofreceunasolapaconlaposibilidaddepoderbuscarusuariosentodoelsistemaGDEyreparticiones.ParaesosedebeaccederalasolapaConsultadeusuarios:

<Hagaclickaquíparavolver




Elprimerbuscadorespornombreyapellidoonombredeusuario.Unavezhechalabúsquedanosmostrará7Columnas,conelnombreyapellidodelusuariobuscado,nombredeusuario, cargo, correo electrónico, repartición, sector y un reloj quealpresionarlo podemos consultar si ese usuario esta de licencia o no, y en caso de es-tarlo,quieneselusuarioapoderado.




3. Asistencia y soporte

Correo electrónico: [email protected]

Inscripciones a las Capacitaciones del Sistema GDE:

Servicio de Call Center: 0810-555-3374 (de lunes a viernes de 8 a 19 hs.)

Mesa de Ayuda del Sistema GDE:


Trámites a Distancia:

Correo electrónico: [email protected]éfono: 5985-8714

Portal de Compras Públicas Electrónicas Compr.AR:


Firma Digital:

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