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Tutorial Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE)

Tema Pág Tramitación de usuario 2 Instructivo para la confección de una Comunicación Oficial (CCOO)

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Instructivo para la confección de un documento utilizando el Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO)

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Instructivo para la confección de Expedientes Electrónicos (EE)

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FUERZA AÉREA ARGENTINA

SUBJEFATURA DEL ESTADO MAYOR GENERAL

DIR. GRAL DE COMUNICACIONES E INFORMÁTICA

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TRAMITACIÓN DE USUARIO DEL SISTEMA GDE

Para ser dado de alta como usuario GDE es necesario realizar la capacitación correspondiente.

Coordina la implementación del sistema la Dirección de Informática (RTI.

15103/13179/16511).

Una vez realizada la capacitación resulta indispensable contar con una cuenta de correo

electrónico institucional de índole personal (del tipo nombreusuario@faa.mil.ar). De no

contar con el correo electrónico puede gestionarlo a través del responsable informático de su

organismo en la Dirección de Informática.

Una vez que cuente con el mail institucional personal debe escribir un e-mail a la cuenta

gde@faa.mil.ar solicitando el alta de usuario GDE enviando los siguientes datos personales:

Grado/Agrupamiento/Clase.

Nombre y Apellido completo.

DNI

N° de Control/IOSFA.

Recibirá como respuesta el nombre de usuario y una contraseña genérica, la que deberá

cambiar por una personalizada la primera vez que acceda al sistema.

Apoyo digital para Capacitación GDE

Se debe ingresar mediante el navegador de internet, preferentemente FIREFOX, al siguiente

sitio: https://portal.GDE.gob.ar.

Al ingresar al portal, acceder al ícono “Acceso a Intranet”; allí encontrará conceptos y le

permitirá acceder a MANUALES y MESA DE AYUDA.

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INSTRUCTIVO PARA LA CONFECCIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL (CCOO)

1. Ingresar en el módulo CCOO desde el enlace correspondiente, situado en el Escritorio Único.

2. Inicie un nuevo Documento.

3. Seleccione el tipo de documento que desea producir -en este caso NOTA- y haga clic en la

leyenda que corresponda para confirmar la acción.

4. Seleccionar él o los receptores de la comunicación haciendo clic en el botón Destinatarios.

Una vez realizada esta tarea presionar el botón Aceptar.

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5. Presionar el botón Producir yo mismo para comenzar a confeccionar el documento.

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6. Completar la Referencia, posteriormente escriba el texto (puede importarlo desde un archivo

de Word, utilizando la opción correspondiente). Si necesita adjuntar un archivo puede hacerlo

desde la solapa Archivos Embebidos.

7. Una vez que finalice la producción de la Nota, hacer clic en Firmar Yo Mismo el Documento

para acceder a la vista previa.

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Cuando haya corroborado que el documento está confeccionado correctamente, hacer clic en el botón

Firmar con Certificado. Una vez realizada esta acción el sistema le asignará automáticamente un

número GDE al documento.

Consulta de Comunicaciones Oficiales Enviadas y Recibidas (desde la solapa Bandeja CO)

En la bandeja de Comunicaciones Oficiales se pueden acceder a las comunicaciones enviadas y

recibidas, y en el caso de éstas últimas, de acuerdo a las características de la comunicación recibida se

pueden realizar las siguientes acciones:

En primer lugar permite acceder al detalle de la Nota o Memo, donde se puede visualizar

toda la información pertinente y se la puede visualizar en formato PDF.

Continuar comunicación permite iniciar una nueva CO que dará respuesta al mensaje

recibido. Es importante aclarar que la respuesta de cualquier CO es siempre otra CO con

numeración independiente.

Redirigir comunicación a otro usuario

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INSTRUCTIVO PARA LA CONFECCIÓN DE UN DOCUMENTO UTILIZANDO EL

GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO)

Se utiliza como medio de creación, registro y archivo de los documentos inherentes a la gestión

administrativa.

Todos los documentos creados y firmados digitalmente a través del módulo GEDO tienen la misma

validez jurídica y probatoria que aquellos documentos firmados holográficamente.

1. Ingresar en el módulo GEDO (Generador Electrónico de Documentos Oficiales) desde el

enlace correspondiente, situado en el Escritorio Único.

2. Iniciar un nuevo Documento.

3. Seleccionar el tipo de documento que desea producir -en este caso INFORME- y haga clic en

la leyenda que corresponda para confirmar la acción.

4. Por último haga clic en el botón Producirlo yo mismo.

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5. En la pestaña de producción, indicar una referencia respecto al documento que está generando

y completar con el texto del documento en el campo correspondiente. Se recuerda que la

referencia debe ser una SÍNTESIS DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

6. Completada la Referencia, escribir el texto (puede importarlo desde un archivo de Word,

utilizando la opción correspondiente). Si necesita adjuntar un archivo puede hacerlo desde la

solapa Archivos Embebidos.

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7. Una vez que finalice la producción del documento, hacer clic en Firmar Yo Mismo el

Documento para acceder a la vista previa.

8. Cuando haya corroborado que el documento está confeccionado correctamente, hacer clic en

el botón Firmar con Certificado. Una vez realizada esta acción, el sistema le asignará

automáticamente un número GDE al documento.

9. Desde el momento en el que el documento fue firmado -y se le otorgó automáticamente el

número GDE- queda en condiciones de ser vinculado desde un Expediente Electrónico.

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INSTRUCTIVO PARA LA CONFECCIÓN DE UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE)

Todos los documentos que formen parte de un Expediente Electrónico deberán ser generados en forma

digital desde los módulos CCOO (Comunicaciones Oficiales) y principalmente GEDO (Generador

Electrónico de Documentos Oficiales).

Si previamente existieran documentos en papel que deben ser incorporados al expediente deberán ser

digitalizados desde GEDO.

1. Ingresar en el módulo EE (Expediente Electrónico) desde el enlace correspondiente, situado en

el Escritorio Único.

2. En el Buzón de Tareas Pendientes puede acceder a los expedientes que haya recibido de pase

(en estados de Tramitación o Paralelo), o aquellos que Ud. haya iniciado, devueltos por el

usuario caratulador de su correspondiente sector mesa (en estado de Iniciación).

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3. Hacer clic en la acción Ejecutar que corresponda al registro del expediente cuya tramitación

quiere iniciar. Una vez realizado esto, se abrirá la ventana de tramitación del expediente.

En la misma se muestran los registros que componen los documentos GEDO del expediente.

El primer documento es la carátula del expediente; cada vez que se realice un pase del expediente se

genera automáticamente un documento tipo providencia, donde se detallan los datos del mismo.

En cada uno de los documentos se pueden realizar las siguientes acciones:

Visualizar las características del documento.

Descargar el documento: permite visualizar el documento.

Más Datos: muestra el nombre del usuario generador del documento.

Vinculación de documentos en un expediente electrónico

Para vincular un documento al expediente debe ingresar los datos que componen el número GDE

que le fue asignado en el momento en el que se creó:

TIPO: corresponde al tipo del documento.

AÑO: en el que fue creado el documento.

NUMERO: secuencial asignado por el sistema GDE.

SECTOR: repartición en la que se creó el documento.

Una vez completo el ingreso de la identificación del documento hacer clic en el botón Vincular

Documento.

El usuario tiene la posibilidad de desvincular los documentos que incluyó en la actuación desde que

recibió el expediente hasta que realice el pase. Para desvincular el documento, hacer clic en el botón

Desvincular el documento, ubicado en la columna Acción.

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El botón Salir sin pase se utiliza a para guardar los últimos cambios realizados en el expediente

electrónico. Al hacer clic sobre este botón muestra nuevamente el Buzón de Tareas Pendientes,

mientras que guarda los cambios realizados.

Si desea salir sin guardar los cambios haga clic en el botón Cancelar.

Al finalizar la vinculación de documentos proceda a efectuar el Pase para continuar con la tramitación

del expediente y a continuación se muestra la ventana Enviar a.

Ingresar el motivo del pase, que luego se leerá en el cuerpo de la providencia del pase, la que será

generada automáticamente.

Es posible ingresar el texto deseado (ejemplo: Elevo al señor Director…), para posteriormente efectuar

el Pase y de esta forma continuar con el trámite. Es fundamental cambiar el estado del expediente de

Iniciación a Tramitación.

Las opciones de destino del pase son:

A UN USUARIO: se ingresan las primeras letras del nombre y se despliegan las opciones para

seleccionar el usuario.

A UNA REPARTICIÓN Y SECTOR: se ingresan los datos requeridos.

A LA MESA DE LA REPARTICIÓN: se selecciona el Sector y el expediente pasa a la

Mesa Virtual.

Finalmente, para efectuar el pase hacer click en el botón Realizar Pase.