manual de gestiÓn documental gestiÓn …
TRANSCRIPT
|
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
EMDISALUD ESS EPS
ABRIL DE 2018
Página 1 de 41
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 4
2. OBJETIVOS 4
2.1. OBJETIVO GENERAL 4
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 4
3. ALCANCE 5
4. MARCO CONCEPTUAL 6
5. MARCO NORMATIVO 9
6. RESPONSABLES 10
6.1. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE ARCHIVO 10
6.1.1. Funciones del Comité de Archivo 11
6.1.2. Funciones Auxiliar de Radicación 12
6.1.3. Funciones del Analista y Auxiliares de Gestión Documental 13
7. ETAPAS DEL CICLO DOCUMENTAL 13
7.1. RADICACIÓN 14
7.1.1. Funciones de la Oficia de Radicación 14
7.1.2. Políticas de operación de la Recepción 14
7.1.3. Políticas de Operación en la Radicación de Comunicaciones Oficiales 15
7.1.4. Políticas de operación en la Distribución de las comunicaciones oficiales 15
7.2. PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 16
7.2.1. Partes de una Comunicación Oficial 16
7.2.2. Clasificación de los documentos según la actividad 20
7.2.3. Tipos de Comunicaciones Oficiales 21
7.2.4. Series Documentales de EMDISALUD 23
7.3. DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS 25
7.3.1. Comunicaciones electrónicas (E-MAIL) 26
7.4. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 26
7.4.1. Archivo de Gestión 26
7.4.2. Archivo Central 27
7.4.3. Organización de archivos 27
7.4.4. Recomendaciones para archivar 27
7.4.5. Archivo de Historias laborales 28
7.4.6. Transferencia de archivos 30
7.4.7. Traslado de documentos de las Áreas al Depósito Central 30
Página 2 de 41
7.4.8. Conservación de Documentos en el Archivo central 31
7.4.9. Consulta de Documentos que se encuentran en el Archivo Central 33
7.4.10. Valoración de los Documentos 34
7.4.11. Disposición final de los documentos 35
7.4.12. Seguridad y mantenimiento de archivos 36
8. PRÁCTICAS PARA MINIMIZAR EL USO DEL PAPEL 37
9. ANEXOS 38
Página 3 de 41
1. INTRODUCCIÓN
La Gestión documental definida en el marco de la Ley General de Archivos, es el“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejoy organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde suorigen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Debido al desconocimiento de las normas legales y técnicas que regulan los aspectospropios de la gestión archivística, se hace necesario el fortalecimiento de una culturaque permita desvirtuar el concepto equivocado de archivo como depósito de papel sinningún valor u organización, por uno más moderno que contemple la gestióndocumental desde la producción o recepción del documento pasando por laorganización, conservación, recuperación y difusión de la información contenida en él.
A través de este Manual de Gestión Documental, se detallan las operaciones para eldesarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de EMDISALUD ESSEPS, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,conservación y disposición final de los documentos.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Establecer las pautas necesarias para la gestión adecuada de la documentación produ-cida, recibida y archivada por EMDISALUD ESS EPS en el desarrollo de sus funciones;con el fin de garantizar que la información contenida en estos documentos, cumplancon los criterios de seguridad, calidad, cumplimiento y oportunidad.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer funciones y responsables al interior de la empresa, que garanticen laadecuada gestión documental.
Establecer políticas que permitan normalizar y estandarizar la radicación, produc-ción, distribución y administración de los documentos al interior y exterior de la em-presa.
Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen laconservación y retención de los documentos de EMDISALUD.
Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de ladocumentación producida y recibida por EMDISALUD en el desarrollo de sus ac-tividades.
Página 4 de 41
3. ALCANCE
Las instrucciones suministradas en este manual aplican a todas las áreas y oficinas deEMDISALUD ESS EPS desde el recibo de las comunicaciones oficiales, la producciónde documentos internos hasta la aplicación de medidas de almacenamiento, custodia yconsulta de los documentos en el depósito Central.
Página 5 de 41
4. MARCO CONCEPTUAL
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que éstaal servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento delos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vezfinalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación entrámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratadosconforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo degestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentoshistóricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentospara su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentosdesde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cualse identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructuraorgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidadesproductoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que deberesponder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Página 6 de 41
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacercumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos yhacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de losarchivos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo delas funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medioutilizado.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivasadoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos conel fin de conocer la información que contienen.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan aEMDISALUD ESS EPS-S, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, estacorrespondencia no general ningún trámite para la entidad.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha encualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencióny/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación,selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad yla perdurabilidad de la información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentoslleguen a su destinatario.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en lastablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que hanperdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informaciónen otros soportes.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentosgenerados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución deun mismo asunto.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes ala planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacióny conservación.
Página 7 de 41
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe demanera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual lasentidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito deoficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo degestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencióndocumental.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o devaloración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger unamuestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.Úsense también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuenciadel ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,actas e informes, entre otros.
Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus característicasespecíficas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclovital de los documentos.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos paraclasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción,hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión alcentral, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y devaloración documental vigentes.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de talforma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades deconservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Página 8 de 41
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valoresprimarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia enlas diferentes fases del ciclo vital.
5. MARCO NORMATIVO
Acuerdo 011 de 1996. Por el cual se establecen criterios de conservación yorganización de documentos.
Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso delos mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y seestablecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 De 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y sedictan otras disposiciones.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V“Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General deArchivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.
Acuerdo 048 de 2000. Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobreconservación preventiva, conservación y restauración documental”.
Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre“Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizaciónde los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan losartículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración yaplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de laLey 594 de 2000.
Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmentelos artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
Página 9 de 41
materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Decreto 2364 de 2012. Reglamenta el artículo 7 de la Ley 597 de 1999, sobre lafirma electrónica y se dictan otras disposiciones.
Página 10 de 41
Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración delas comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplenfunciones públicas.
6. RESPONSABLES
Comité de archivo Director Administrativo Director TIC Líder de Gestión Administrativa Analista de Gestión Documental Auxiliar de Radicación Auxiliares de Gestión Documental
6.1. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE ARCHIVO
Es el grupo asesor interno de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, losprogramas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos ytécnicos de la Gestión documental.
Página 11 de 41
El Comité de Archivo estará conformado, por el Gerente General, los Directores de Área(Contable, Financiero, Aseguramiento, Administrativo, Planeación, TIC, Jurídico yMovilidad) y el Analista de Gestión Documental de la empresa.
6.1.1. Funciones del Comité de Archivo
Definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en losprocesos administrativos y técnicos de la Gestión documental.
Fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda,archivo y disposición de la información archivística relacionada con el sistema deinformación archivístico, la producción del documento y su flujo, los métodos yprocedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación deldocumento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismosde consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración yeliminación del documento.
Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdocon lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demásnormas pertinentes.
Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de lainformación archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de lasdependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisionesadoptadas por el Comité.
Sugerir a la Gerencia General los programas de gestión documental a través de loscuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia comosoporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;
Proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental(TRD) para la empresa las veces que sea necesario.
Recomendar, cuando sea necesario, la contratación de asesores o consultores quese requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.
Las demás que le defina el Gerente General y la Ley o sus reglamentos.
Página 12 de 41
6.2. Funciones Auxiliar de Radicación
Garantizar la correcta radicación y control de documentos que ingresan a la oficinacentral.
Recibir, organizar, radicar y tramitar la correspondencia interna y externa que llega ala empresa, de conformidad con los lineamientos establecidos.
Recibir facturas administrativas, verificar que cumplan con los requisitos exigidos porla DIAN radicarlas en el sistema y entregar al área correspondiente.
Distribuir los documentos radicados y la correspondencia al área correspondiente, yentregar al funcionario correspondiente.
Coordinar el envío de correspondencia y fax a las oficinas de toda la organización(regionales y oficina nacional), proveedores y otros destinos relacionados con laempresa; archivando las respectivas guías.
Coordinar la asignación de números de oficios para la correspondencia externa.
Atender amablemente al cliente interno y externo e informar las disposiciones segúnsu competencia ante la presentación de sus necesidades, brindando satisfacción enla prestación del servicio.
Mantener absoluta reserva de la información recibida.
Realizar informe periódico de las actividades realizadas y cumplir oportunamentecon los requerimientos de los entes de control.
Planear, ejecutar, verificar y ajustar los procesos en los cuales participa.
Colaborar en el desarrollo de políticas planes, programas y actividades propias desu área.
Respetar el estatuto, reglamento y demás normas de la institución.
Velar por el uso y cuidado de los equipos, elementos e insumos puestos a sudisposición e informar los cambios que se presenten.
Página 13 de 41
6.3. Funciones del Analista y Auxiliares de Gestión Documental
Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y laconservación de documentos, acordes con la misión, visión, objetivos, funciones yprogramas de la empresa, con sujeción a las pautas y principios establecidos por laLey, normas interna y pautas aplicables fijadas por el Archivo General de la Nación.
Dirigir y controlar la gestión dentro del depósito de archivo.
Velar por la aplicación de los criterios de la tabla de retención documental.
Mantener actualizada la tabla de retención documental de acuerdo a los cambios enla normatividad.
Proponer el plan de capacitación para el recurso humano del área.
Responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central.
Proponer los procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimofuncionamiento de los archivos.
Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias.
Organizar los archivos por años, por regionales y dependencias.
Facilitar la consulta de los documentos que reposan en el archivo central.
Rendir informe anual o, cuando así se requiera, de las actividades, programas yproyectos desarrollados durante el período.
Administrar, controlar y custodiar los recursos asignados para el cumplimiento de lasfunciones.
7. ETAPAS DEL CICLO DOCUMENTAL
En el archivo de gestión se desarrollan los siguientes procesos del Plan de Gestióndocumental: Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación
Página 14 de 41
Disposición Final
7.1. RADICACIÓN
En la EPS es el procedimiento por medio del cual se ingresa los datos principales de lascomunicaciones recibidas al módulo de radicación en el sistema de información SIES.El Software asigna un número de radicado a las comunicaciones recibidas dejandoconstancia de la fecha, hora de su recibo, datos del remitente, anexos, entre otros; conel propósito de oficializar la recepción del documento.
7.1.1. Funciones de la Oficina de Radicación
Recibir, radicar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas lascomunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la laborse cumpla dentro de la debida reserva y con oportunidad.
Guardar estricta reserva sobre los documentos
Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías, quepermitan modernizar y agilizar los procesos en las comunicaciones
Radicar y distribuir las comunicaciones con celeridad, imparcialidad.
Darle prioridad a los documentos de carácter Urgente que se reciban en la entidad(Tutelas, Fallos e Incidentes de desacatos, requerimiento de entidades de control), afin de darle tramite.
7.1.2. Políticas de operación de la Recepción
En la oficina de comunicaciones de EMDISALUD ESS EPS-S se recibiránúnicamente las comunicaciones que conciernan a la EPS, en caso de no ser para laentidad se devolverán al respectivo destinatario.
El Auxiliar de Radicación Nivel II, verificará que las comunicaciones que recibeEMDISALUD ESS EPS-S correspondan o estén dirigidas a la EPS antes de legalizarsu recibimiento.
Página 15 de 41
Las comunicaciones son recibidas por correo certificado, de manera presencial o porcorreo electrónico, se recibirán con fecha, hora, firma y se ingresaran al sistema,igualmente, se comprobará si la información recibida está completa, tiene anexos yse encuentra en buen estado de conservación
Las revistas, folletos y demás comunicaciones de carácter informativo comoplegables, publicidad, no se radicarán, serán entregadas al funcionario interesado.
7.1.3. Políticas de Operación en la Radicación de Comunicaciones Oficiales
Ningún documento puede ser radicado en un día posterior a su recepción. Aexcepción de aquellos cuya hora de recepción sea 6:00 p.m.
Todo documento que se reciba debe ser digitalizado y cargado a ORFEO, el manualde este software se encuentra en construcción por el Área de TIC.
El registro y radicación será en el siguiente horario de 7: 00 a.m. a 12:00 m. y de2:00 p.m. a 6:00 p.m.
7.1.4. Políticas de operación en la Distribución de las comunicaciones oficiales
Para la distribución de las comunicaciones recibidas y radicadas se tendrán lossiguientes horarios:
Recorridos por la mañana Recorridos por la tarde
8:30 a.m 2:30 pm
11:00 a.m 5:00 pm
Todos los documentos remitidos por la Supersalud y los Juzgados, se radicaran y seremitirán inmediatamente al destinatario.
La auxiliar de radicación deberá remitir toda la documentación recibida a la GerenciaGeneral para su conocimiento, posteriormente deberá ser distribuida por lasecretaria de Gerencia a las Áreas correspondiente para su trámite. (verprocedimiento de recepción, radicación y distribución de las comunicacionesoficiales).
Página 16 de 41
7.2. PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
El proceso de comunicación entre las dependencias de una organización o entre lasorganizaciones genera como soporte una serie de documentos, tanto en el ámbitointerno como externo, a los cuales se les denomina Comunicaciones Oficiales.
Con la finalidad de llevar control de estas comunicaciones, las cuales son emitidas porcada una de las Áreas de la empresa se han trazado las siguientes directrices:
La Oficina Nacional y las Regionales de Emdisalud son fuentes productoras deinformación, independientemente si se trata de comunicaciones internas o externas. Dela calidad con que se elabore y la información contenida, depende el éxito y la buenaimagen de la Empresa. Las comunicaciones deben transmitir una imagen de seriedadde la Empresa, su estética, distribución y la correcta utilización de técnicasmecanográficas motivan su lectura, garantizando así que el mensaje llegue a sudestinatario.
Todas las comunicaciones deben realizarse en Fuente de letra Arial 12, en el formatoestandarizado por la empresa, el cual cuenta con los siguientes márgenes:
Margen superior: 2,50 cmMargen izquierdo: 3 cmMargen inferior 2.5 cmMargen derecho: 2 cm
El presente Manual establece una guía para la elaboración y trámite de lascomunicaciones oficiales de la empresa, con el fin de unificar criterios, definir pautaspara su elaboración, presentación y manejo. Es una guía flexible que permite suadaptación y a la vez contribuye a la disminución de tiempos y costos en la elaboraciónde las comunicaciones. Está basado en las Normas Técnicas Colombianas sobreDocumentación de ICONTEC y la GTC 185.
7.2.1. Partes de una Comunicación Oficial
Ciudad de origen y fecha de elaboración.
Destinatario: Es importante que los datos del destinatario se dirijan en formapersonalizada, es decir, a un empleado específico. Si no es posible obtener elnombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. Está conformado por lossiguientes componentes:
Página 17 de 41
Denominación o título académico (Se escribe en la primera línea)Nombre del destinatario (Se ubica en la segunda línea)Cargo (Se ubica en la tercera línea)Empresa (Se ubica en la cuarta línea) Asunto: Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del
destinatario.
Saludo: Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres,después del asunto se utilizan los saludos más usuales.
Texto: Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludoindependiente cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo a una interlínea libreentre párrafos.
Despedida: Se escribe a una o dos interlineas libres del texto.
Remitente y firmas responsables: Los datos del remitente están conformados por elnombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de ladespedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente conmayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombredel remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
Anexos: se escribe la palabra anexos a tres interlineas después de la firma A continuación se describen una serie de criterios para tener en cuenta al momento deproducir un Oficio:
1. Denominaciones Femeninas Profesionales: Los títulos y cargos correspondientesa damas deben escribirse en su respectiva forma femenina, como lo establece laAcademia de la lengua.Títulos y CargosAbogada PresidentaBacterióloga PsicólogaGerenta Sub-GerentaJefa Médica
2. Abreviaturas: En los oficios es incorrecto el uso de abreviaturas, se deben colocarlas palabras completas. Ejemplo: Señor, señora, usted, factura, entre otros.
Cuando la abreviatura forme parte del nombre de una empresa, ésta debe escribirsesegún aparezca en la razón social, para una mejor explicación observemos elsiguiente. Ejemplo:Empresa Mutual para el Desarrollo Integral de la Salud E.S.S. E.P.SSENA, Regional Córdoba.
Página 18 de 41
3. Escritura de Números:
Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio nicon punto. Ejemplo:
Año 2010
Las cifras que representan dinero no se separan con espacio si no con coma en losdecimales, con punto para las unidades de mil y el apostrofo (') para las unidades demillón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresiónde letras. Ejemplos:
$5'678.450,00 - Cinco millones seiscientos setena y ocho mil cuatrocientoscincuenta pesos.
La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguientemanera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo:
Hemos enviando a imprimir dos plegables con un total de ocho hojas cada uno.
Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben encifras. Ejemplo:La población que se va a vacunar comprende niños entre los 8 y los 12 años.
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desdeel dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelanteen tres palabras. Ejemplos:
16=dieciséis 31=treinta y uno17=diecisiete 32=treinta y dos 18=dieciocho 33=treinta y tres19=diecinueve 34=treinta y cuatro20=veinte 35=treinta y cinco21=veintiuno 36=treinta y seis22=veintidós 37=treinta y siete23=veintitrés 38=treinta y ocho
Página 19 de 41
4. Nomenclatura Oficinas y Áreas
OFICINANOMENCLATURA DIRECCIÓNOFICINA ÁREA
OFICINA NACIONAL
NAL GG Oficina Nacional, Gerencia GeneralNAL AD Oficina Nacional, Área AdministrativaNAL AS Oficina Nacional, Área de AseguramientoNAL CI Oficina Nacional, Área de Control InternoNAL FC Oficina Nacional, Área Financiera y ContableNAL PL Oficina Nacional, Área de PlaneaciónNAL JU Oficina Nacional, Área Jurídica
NAL TICOficina Nacional, Área Tecnología Información y Comunicaciones
REGION NORTE
RNTE GE Regional Norte, GerenciaRNTE AF Regional Norte, Área Administrativa y FinancieraRNTE AS Regional Norte, Área de Aseguramiento
RNTE TICRegional Norte, Área Tecnología Información y Comunicaciones
REGIONNORORIENTAL
RNOR GE Regional Nororiental, GerenciaRNOR AF Regional Nororiental, Área Administrativa y FinancieraRNOR AS Regional Nororiental, Área de Aseguramiento
RNOR TICRegional Nororiental, Área Tecnología Información y Comunicaciones
REGION ORIENTAL
RORI GE Regional Oriental, GerenciaRORI AF Regional Oriental, Área Administrativa y FinancieraRORI AS Regional Oriental, Área de Aseguramiento
RORI TICRegional Oriental, Área Tecnología Información y Comunicaciones
5. Consecutivo Interno: Se deberá identificar la empresa, la dependencia, el tipo decorrespondencia (INT = INTERNA), especificar el año de elaboración y darle unconsecutivo, el cual deberá iniciar todos los años en 001 así:
EMDISALUD-AD- INT-10-001AD = Nomenclatura de la dependencia que emite el documento INT = Código de la correspondencia interna15 = los dos últimos dígitos del año en curso001 = Consecutivo que inicia desde el principio de cada año
6. Consecutivo Externo: Se deberá identificar la oficina, la dependencia, el tipo decorrespondencia (EXT= EXTERNA), especificar el año de elaboración y darle unconsecutivo, el cual deberá iniciar todos los años en 001 así:
NAL-AD- EXT-10-001AD = Nomenclatura de la dependencia que emite el documento EXT= Código de la correspondencia externa15 = los dos últimos dígitos del año en curso001 = Consecutivo que inicia desde el principio de cada año
7. El Sobre: La dependencia que envía la comunicación diligencia un sobre de Manila,
Página 20 de 41
en el cual se anotan los datos del destinatario debidamente centrados. Estos datosson los mismos escritos en el encabezamiento del oficio agregando la ciudad deorigen y la ciudad destino además de los respectivos teléfonos.
Datos del destinatario: Se colocan en la parte superior derecha del sobre Datos del remitente: Se colocan en la parte central del sobre agregando la ciudad,teléfono del destinatario.Ejemplo: Rotulo del sobre
DoctorDAVID PALOMINO VASQUEZGerenteBanco de la RepúblicaCarrera 32 52-17Teléfono 7859684Pereira - Risaralda
Doctor MATIAS ARROYO VASQUEZ Gerente Hospital de Suba Carrera 22-8A-38 Teléfono 7457825 Pereira – Risaralda
7.2.2. Clasificación de los documentos según la actividad
Los documentos se clasifican de acuerdo a la actividad o función que les dio origen:
Documento de Gestión: Son aquellos que se producen únicamente como apoyo a lagestión. Ejemplo: Notas internas, solicitud de pedido de consumo, memorando, entreotros.
Documentos Comunes: Documentos generados como soporte a una tarea específicaque se realiza rutinariamente en la Empresa, como documentos contables, contratos,historias laborales, entre otros.
Documentos Específicos o Sustantivos: Son documentos sustantivos para el área enla cual se desarrolla la misión de la Empresa, por ejemplo, informes de proyectos,informe epidemiológico, entre otros.
7.2.3. Tipos de Comunicaciones Oficiales
Los documentos escritos expedidos por las diferentes áreas de Emdisalud ESSEPS, que pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberánsujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas
Página 21 de 41
mediante la reglamentación correspondiente. Las modificaciones, adiciones oderogaciones que a dichos documentos escritos se efectúen, también deberánconservar la jerarquía normativa y la definición de cada escrito inicial. Los documentosescritos pueden ser:
CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa onormativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividadesinternas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntosde interés común. Las circulares internas y externas se elaboran en papel conmembrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Gerente de la Empresa.
Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla,
Ciudad y fecha: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha, en la partesuperior izquierda.
Para: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. A quienesva dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). Se ubica en la parte superiorizquierda mayúscula sostenida.
De: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. quien a dirigela comunicación (mayúsculas sostenidas). Se escribe en la parte superior izquierdamayúscula sostenida.
Asunto: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, conmayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe en la parte superior izquierda mayúsculasostenida.
Texto: Se escribe el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, tratando soloun asunto por Circular.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentilcolaboración.).
Datos del remitente: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla,ni subrayar o centrar. El cargo no se anota ya que se encuentra en la parte superior.
Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.Datos del transcriptor: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido, entamaño de letra 8.Nota: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra.
Ejemplo de circular
CIRCULAR
Página 22 de 41
NAL-GG-INT-15-01(para el caso de las internas)EMDISALUD-EPS-S-GG-EXT-15-01 (para el caso de las externas)
Montería, 28 de enero de 20153 interlineas
3 interlineasPARA:-----------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasDE:---------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasASUNTO:-------------------------------------------------------------------------------------------------3 interlineas
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------.2 interlineas--------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasDespedida----------------------------------------------------------------3 espacios
NOMBRE Y APELLIDOS----------------------------------3 interlineasTranscriptor
ACTAS: Son escritos de carácter interno o externo, general o particular, emitidos por losórganos directivos o el Gerente General, así como por los comités existentes o que secreen de acuerdo con las labores de asesoría, administrativas, técnicas u operativasque tengan asignadas.
En las actas quedan consignados en forma clara y concisa los acuerdos ycompromisos a que se llegó en la reunión, los términos establecidos y losresponsables de la ejecución de los compromisos.
La facultad de levantar actas radica en la Junta Directiva, en el Gerente General, en losDirectores de Área y en los comités existentes o que se creen y consideren que sedebe dejar constancia de las diferentes reuniones. En caso que el levantamiento delacta se produzca como consecuencia de una visita de asesoría, supervisión o control,ésta deberá ser suscrita por la persona que atienda la visita o diligencia, y delempleado del organismo de control, vigilancia o asesoría. Las actas servirán comoinstrumento consultivo para la adopción de las decisiones importantes tomadas por losórganos directivos. Las actas son documentos en las que consta lo sucedido, tratado yacordado en una reunión y se redactan en tiempo pasado.
Las actas se llevaran en el modelo descrito para tal fin en el Sistema de Gestión deCalidad. El consecutivo asignado a cada acta deberá ser solicitado a la Auxiliar deradicación para el control de las mismas.
OFICIOS: La expedición de oficios externos está a cargo del Gerente y los Directores
Página 23 de 41
Regionales; la expedición de oficios internos está a cargo de los Directores de Área yGerente. Se recomienda imprimirlos en el formato establecido por la empresa (Hojamembretada).
Los oficios tienen como objetivos fundamentales informar y comunicar a su destinatariotemas relacionados con la empresa; para ello se recomienda tener en cuenta:
Tratar un solo tema por comunicación.Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.Usar tratamiento respetuoso y cortés.Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular oplural.Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.Utilizar los formatos normalizados en los manuales de la empresa y distribuir el texto deacuerdo con su extensión.
7.2.4. Series Documentales de EMDISALUD
La clasificación documental es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas,cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con crite-rios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. En EMDISALUD los documentosse clasifican en:
Confidencial: Son todas las comunicaciones cuyo contenido sólo interesan inicial-mente, a su remitente y a su destinatario, expresamente indicado en ella.
Restringido: E s a q u e l l a i n f o r m a c i ó n q u e s e e n c u e n t r a t e m p o r a l -m e n t e f u e r a d e l a c c e s o p ú b l i c o debido a que su difusión puede poneren riesgo la vida, seguridad y salud de las personas
Uso interno: información que es exclusivamente de interés interno, no compete ser co-nocida al exterior de la empresa.
Público: Son todos los los datos, información que están disponibles a terceros y al pu-blico en general fuera y dentro de la organización; cuando todas las personas puedenverla.
SERIES DOCUMENTALES DE EMDISALUD ESS EPS
AREA DOCUMENTO RESPONSABLES
CLASIFICACION
Confiden-cial
Restringi-do
Uso in-terno
Público
Actas Miembros de la Junta X
Acuerdos Miembros de la Junta X
Página 24 de 41
SERIES DOCUMENTALES DE EMDISALUD ESS EPS
AREA DOCUMENTO RESPONSABLES
CLASIFICACION
Confiden-cial
Restringi-do
Uso in-terno
Público
Gerencia yJunta Di-rectiva
Oficios Directores de área / Gerente X
Informe de Gestión Gerente X
Respuesta a reque-rimientos
Directores de área / Gerente X
Circulares Directores de área / Gerente X
Adminis-trativa
ActasDirector Administrativo / Coor-
dinador / LíderX
Contratos de arren-damiento
Gerente / Directores Regionales X
Historias laboralesCoordinador de Gestión Huma-
naX
Historias de vehícu-los
Líder de Gestión Administrativo X
NóminaCoordinador de Gestión Huma-
naX
Asegura-miento
Actas de asociaciónde usuarios
Líder SIAU / Auxiliares municipa-les
X
Formatos de afilia-ción y registro
Líder de Afiliación y registro /Analista de afiliación y registro
X
Autorizaciones deservicio
Líder SIAU / Auxiliares de Auto-rizaciones
X
Contratos con IPS
Gerente / Directores Regiona-les / Director de
Aseguramiento / Analista decontratación
X
Cuenta de alto cos-to
Director de Aseguramiento /Coordinador CAAC
X
Contable yFinanciera
Cartera con EntesDirectores Regionales / Líder de
CarteraX
Conciliación carteraGerente / Director Financiero /
Líder de CarteraX
PresupuestoGerente / Director Contable /
Coordinador Contable / Analistade presupuesto
X
Comprobantes deegreso
Auxiliar Financiero X
Notas Financieras Auxiliar Financiero X
RecobroDirector Contable / Líder de Re-
cobroX
Jurídica Conceptos jurídicos Director Jurídico / Líder Jurídico X
Conciliaciones ex-trajudiciales
Director Jurídico / Líder Jurídico X
Derechos de peti-ción
Director Jurídico / Líder Jurídico X
Página 25 de 41
SERIES DOCUMENTALES DE EMDISALUD ESS EPS
AREA DOCUMENTO RESPONSABLES
CLASIFICACION
Confiden-cial
Restringi-do
Uso in-terno
Público
Demandas Director Jurídico / Líder Jurídico X
Procesos judiciales Director Jurídico / Líder Jurídico X
Tutelas Director Jurídico / Líder Jurídico X
7.3. DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS
La distribución son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguena su destinatario. Esta actividad usualmente se conoce como “reparto o despacho”.
Las comunicaciones externas que son distribuidas por el mensajero de la empresa en laciudad de Montería, deben ser entregadas a la Auxiliar de radicación de la oficinanacional en sobre debidamente rotulado y con una copia, para el radicado por parte dela entidad destinataria; una vez el auxiliar de radicación tenga las comunicaciones adespachar se comunicará con el mensajero interno para que realice la respectivarecolección.
Para el envío de las Comunicaciones externas por servicio de mensajería certificada,deben ser entregadas al Auxiliar de Radicación y el horario es el siguiente:
Distribución Horario
Entrega al Auxiliar en la mañana Lunes a viernes 7:00 a 7:30 a.mReparto por Mensajero en la mañana Lunes a viernes 8:00 am
Entrega al Auxiliar en la tarde Lunes a viernes 11:30 a 12:00 a.m
Reparto por la tarde Lunes a viernes 2:00 p.mRecolección Mensajería certificada Lunes a viernes 3:00pm
En el caso de las comunicaciones “urgentes”, de igual manera se deben entregar a laauxiliar de radicación quien a su vez se encargará de ubicar al mensajero para que laradique ante la entidad destinataria. (Ver procedimiento de recepción, radicación ydistribución de las comunicaciones oficiales).
Del mismo modo, para el envío de los equipos electrónicos, deben ser embalados porlos empleados del Área TIC, quienes por su conocimiento saben cómo debe deembalarse con el fin de que no se ocasionen daños en ellos. Una vez sea recibido porel Auxiliar de radicación procederá a llamar a la mensajería contratada para sudespacho.
Página 26 de 41
7.3.1. Comunicaciones electrónicas (E-MAIL)
El Email es uno de los medios de comunicación más comunes. Algunos de los asuntostratados electrónicamente requieren seguimiento y toma de decisiones y se hacenecesario contar con los antecedentes e información pertinente; ya que deberán remitirla información que reciban por este medio a la oficina de radicación.
7.4. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
De acuerdo a las etapas del ciclo vital de los documentos en EMDISALUD, existen dostipos de archivos en los que puede reposar un documento, estos son:
7.4.1. Archivo de Gestión
En este archivo se conservarán todos los documentos recibidos o generados en eldesarrollo de las actividades de cada una de las áreas, mientras dura el trámite de losasuntos a los que hacen referencia. La conservación y custodia de los documentosexistentes en los archivos de gestión, así como su trasferencia organizada, esobligación de los responsables de cada dependencia.
El tiempo de permanencia de la documentación en el “archivo de gestión”, dependefundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, paraluego decidir su traslado al archivo central. (Este tiempo oscila entre uno y tres años).
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseriesdocumentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRDcorrespondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentalesordenados respetando la secuencia de su producción, y previamente depurados,extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que noimpliquen valores secundarios.
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán lasseries, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y elnúmero de folios.
Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sinoque se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el ArchivoCentral.
7.4.2. Archivo Central
Está conformado por la documentación transferida de los archivos de gestión, que porrazones administrativas o legales deben reposar en el archivo central de la Empresa,
Página 27 de 41
hasta que pierda su valor primario. En su calidad de archivo central, la documentaciónserá clasificada, ordenada y debidamente conservada para que sirva de soporte a lagestión administrativa de manera eficaz. En este archivo se eliminará aquelladocumentación que habiendo perdido completamente su valor y su utilidadadministrativa no tenga valor histórico que justifique su conservación.
La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado enlas TRD.
7.4.3. Organización de archivos
Existen varias formas de organizar y archivar los documentos dentro de los archivos,entre los cuales tenemos:
Por Regional: Nacional, Norte, Oriente, Nororiente
Cronológicos: Teniendo en cuenta la fecha de su elaboración por años.
Por Asuntos: Se archivan teniendo en cuenta el asunto que en ellos se tratan Ej.:Actas, Reuniones, etc.
7.4.4. Recomendaciones para archivar
La fuente primaria de los archivos Centrales son los archivos de Gestión. De laorganización, ordenación y conservación que se le den a los documentos en esta fase,depende la oportunidad de consulta en el archivo Central. Por lo anterior es necesarioque desde la producción del documento y su conservación temporal en los archivos degestión, se prevean algunas normas:
Colocar al inicio y al final de los legajos, una hoja en blanco. Los documentosubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo.
No utilizar materiales metálicos como ganchos, clips, alfileres, ganchos mariposa,etc.
No hacer anotaciones sobre los documentos originales. Cuando sea necesariohacerlas se deben registrar con lápiz, en lo posible en el reverso de la hoja. Estotiene como finalidad no alterar el documento original.
Tratar de no doblar los documentos. Si se tiene que doblar, tratar de hacer la menorcantidad de pliegues, además de hacerlo de manera que queden dentro de laestructura que lo va a contener.
Como no se pueden almacenar los originales de los fax, hay que fotocopiarlos paraarchivarlos, pues el papel del fax conserva la información por muy poco tiempo. Unavez fotocopiado, se puede destruir el fax.
No utilizar cinta pegante para las reparaciones menores. Esta se fija de tal maneraque altera el documento.
Página 28 de 41
7.4.5. Archivo de Historias laborales
La historia laboral es la relación de los datos personales y laborales de los empleados,en este archivo se conservarán las historias laborales de los empleados de EmdisaludE.S.S EPS-S, tanto del personal activo como inactivo.
En la oficina Nacional las historias laborales serán responsabilidad del Coordinador deGestión Humana y Auxiliar de Gestión Humana, las cuales estarán organizadas porRegionales y Oficina Nacional e internamente en orden alfabético. Las historias laborales serán archivadas en carpetas con sus respectivas divisionesinternamente como son las siguientes:
1- HOJA DE VIDA Y ANEXOS Hoja de Vida. Copia del Pasado Judicial. Copia de cédula. Tarjeta Profesional (Aplica para los profesionales). Copia de los certificados y actas de estudios.
2- PROCESO DE SELECCIÓN Instrumento de Evaluación Entrevista General. Prueba Técnica. Confirmación de Referencias Laborales. Prueba Psicotécnica. Formato de inducción. Evaluación de entrenamiento. Examen de ingreso de seguridad y salud en el trabajo.
3- AFILIACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL Salud. Riesgos Laborales. Caja de Compensación. Fondo de Pensiones y cesuenta Bancaria.
4- CONTRATACIÓN Instrumento de Requerimiento de Personal. Contrato y otro sí. Manual de funciones. Notificación terminación de contrato. Evaluación de desempeño. Liquidación de Contratos cuando aplique.
5- VACACIONES Notificación de Vacaciones. Liquidación de Vacaciones compensadas en dinero cuando aplique.
Página 29 de 41
6- RETIRO DE CESANTÍAS Solicitud Retiro de Cesantías. Autorización de Retiro de Cesantías.
7- COMUNICACIONES Memorandos. Comunicaciones Externas. Certificados de Ingresos y Retenciones. Permisos de estudio. Solicitud de préstamo. Notificación de aprobación.
8- HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL Historia Clínica si la hay. Incapacidades. Liquidación de Incapacidades.
Esto teniendo en cuenta el orden mencionado anteriormente, quedando la hoja de vidaen primer lugar de abajo hacia arriba y en la parte superior la historia clínicaocupacional.
Para la rotulación de las carpetas que contienen las historias laborales se utilizará elsiguiente esquema.
Ejemplo: Rotulo de historia laboral pertenecientes al personal que ha sido desvinculadode la empresa.
Organización y Archivo de Historias Laborales: Son archivadas en un lugar diferenteal de las historias laborales activas, manteniendo su organización inicial; de igual formason conservadas por un periodo de tiempo de cincuenta (50) años, después de esteperiodo son digitalizadas y eliminadas.
Manejo y Seguridad de Historias Laborales: La responsabilidad del manejo yseguridad de las historias laborales en la Oficina Nacional estará en cabeza del DirectorAdministrativo y el Coordinador de Gestión Humana y en las Regionales del Director
Página 30 de 41
HISTORIA LABORAL
APELLIDOS: TELLEZ LUGONOMBRES: DAMARIS DEL CARMENCEDULA: 50'929.399RH: O +CARGO: AUXILIAR DE RECOBROSCONTRATO: INDEFINIDOOFICINA: NACIONALMUNICIPIO MONTERÍA
Regional y el Coordinador Administrativo.
7.4.6. Transferencia de archivos
Transferir significa pasar la responsabilidad a otro. En archivística el paso de un tipo dearchivo a otro se considera trasferencia documental. Ocurre cuando el grupo dedocumentos que va cumpliendo su trámite al concluir el asunto o la negociación que logeneró, se pasa del archivo de gestión de las oficinas al archivo central de la Empresa;igualmente cuando se pasa de archivo central a archivo histórico.
7.4.7. Traslado de documentos de las Áreas al Depósito Central
Los archivos de gestión de las diferentes áreas Financiera, Jurídica, Aseguramiento,Gerencia y Administrativa cuando, una vez cumplen su tiempo de retención, sontrasladados al depósito central.
Cuando se realicen traslados de documentos de Archivo de Gestión al Depósito central,el auxiliar debe enviar en medio magnético a través del correo empresarial al auxiliar degestión documental la relación de los documentos correspondientes al periodo que vaa entregar, y a su vez entregarlos relacionados en el Formato Traslado de documentosentre archivos GAD-F03-01.
Solo se deben trasladar documentos que son de archivo, no se deben enviar revistas,periódicos, manuales, documentos personales, leyes, acuerdos que correspondan aotra empresa, pues esta clase de documentos se pueden bajar de internet en cualquiermomento.
Para darle continuidad al procedimiento, el auxiliar de archivo debe identificar einventariar la caja para su mejor conservación, control y custodia. Los horarios definidospor la empresa para el traslado de documentos es el siguiente:
Lunes a Viernes 08:00 a.m. - 12:00 m. 3:00 p.m. - 6:00 p.m.
Página 31 de 41
7.4.8. Conservación de Documentos en el Archivo central
Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con elSistema de Archivo establecido en la empresa, bajo el concepto de Archivo Total, paraasegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, independientemente del tipode soporte; garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación,desde el momento de su emisión, durante su período de vigencia y hasta su disposiciónfinal.
Las medidas preventivas adoptadas por la empresa para garantizar la integridad física yfuncional de los documentos de archivo sin alterar su contenido son:
Almacenar en bolsas transparente de 12" * 16" con cierre Ziploc, con capacidad dealmacenamiento de hasta 400 documentos.
Las bolsas se almacenan en Cajas de Archivo número referencia X-200, se deberátener en cuenta que la cantidad de bolsas almacenadas, sea adecuada para lacapacidad de la caja, con el fin de no obstaculizar la consulta de los documentosalmacenados.
Las cajas son rotuladas y posteriormente ubicadas en las estanterías siguiendo elorden establecido.
Página 32 de 41
7.4.8.1. Medios de ConservaciónSon los elementos en cuales podemos conservar los documentos dentro de losarchivos.
Legajos: Estará conformado por un máximo de doscientos (200) documentos.
Carpetas: Estarán conformadas por un máximo de cien (100) documentos. Y seránrotuladas como lo muestra el siguiente esquema.
Ejemplo: Rotulo de una carpeta o legajo
NUMERAL: 1 DE 1 ÁREA: GERENCIA GENERAL
ASUNTO: CIRCULARES INTERNAS
FECHA: AÑO 2010 FOLIOS: 20
A-Z: Estarán conformadas por un máximo de 400 documentos. Estos seránmarcados a través de adhesivos y a computador (queda prohibida la rotulaciónmanual). Como se muestra en el siguiente esquema:
Página 33 de 41
Cajas de Archivo: Se utilizarán las Cajas de Archivo número referencia X-200 encartón corrugado, con recubrimiento interno para el almacenamiento de Bolsas, sedeberá tener en cuenta la cantidad de bolsas almacenadas sea adecuada para lacapacidad de la caja con el fin de no obstaculizar la consulta de los documentosalmacenados y serán rotuladas como lo muestra el siguiente esquema:
Ejemplo: Rotulo cajas de archivo
7.4.9. Consulta de Documentos que se encuentran en el Archivo Central
Es competencia del área de Archivo fijar criterios para la libre accesibilidad orestricción a cada una de las series que constituyen el archivo central, de acuerdo a lalegislación vigente.
Cuando un empleado necesite consultar un documento deberá suministrar los datosbásicos del documento para facilitar la búsqueda y localización de los mismos por partede los empleados del archivo. No se permitirá a los empleados consultar expedientesque estén fuera del área de sus atribuciones, excepto por autorización escrita del jefedel área que le competa. En caso de necesitar copias se debe contar con laautorización correspondiente. El plazo máximo para el préstamo de un expedienteserá de cinco días hábiles. El empleado o empleados que obtenga en préstamo unexpediente serán responsables de su conservación y del buen uso que haga delmismo. El archivo podrá reclamar mediante oficio los documentos no devueltos en eltiempo establecido.
Como medida de seguridad, el grupo de archivo debe estar localizado en un áreaprivada y cerrada, con el objeto de impedir el acceso a personal no autorizado. Elacceso directo a los depósitos del archivo está reservado únicamente a los empleadosdel archivo. Para la consulta y préstamo de documentos se deberá diligenciar el formatode Préstamo de documentos (GAD-P04-F01).
Página 34 de 41
7.4.10. Valoración de los Documentos
El objetivo de la valoración es proteger el patrimonio documental, lo que permiteestablecer los valores primarios y secundarios de los archivos, su permanencia encada una de los tipos de archivo, tomando como base el ciclo de vida de losdocumentos y el funcionamiento empresarial.
El valor de los documentos se determina por la utilidad que presta a través del tiempo.Determinar el valor de los documentos es una de las tareas más importantes ydelicadas de las actividades archivísticas; debe adelantarse con responsabilidad yobjetividad.
A. VALORES PRIMARIOS: Es el valor que tienen los documentos mientras sirve a laempresa que los produce y al productor, destinatario o beneficiario del documento,es decir a los involucrados en un tema; por lo tanto este valor es transitorio. El valorprimario contempla adicionalmente los siguientes valores:
Valor Administrativo: El que contiene un documento o una serie de documentospara la empresa, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Seencuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier empresa,para responder a una necesidad administrativa. Conservan su valor por su utilidadreferencial para la planeación y la toma de decisiones.
Valor Jurídico o Legal: Es el valor que tienen los documentos que sirven detestimonio o prueba ante la ley.
Valor Fiscal: Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo degastos y los de carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que lasdeclaraciones tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.
Valor Contable: Es el valor que tienen los documentos que respaldan el conjuntode cuentas, registros contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimoniode la empresa.
Valor Técnico: Es el valor que tienen los documentos característicos de cada tipode empresa.
Para el caso de EMDISALUD ESS EPS, la valoración que se tiene en cuenta es laestipulada en la Tabla de retención documental.
Página 35 de 41
B. VALORES SECUNDARIOS: Es el valor que adquieren los documentos una vezpierden sus valores primarios y tienen utilidad cultural, histórica o científica, porquela información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio delorigen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futurasinvestigaciones. Los valores secundarios son los siguientes:
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarsepermanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para lareconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entreotras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos devida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios deuna comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionadacon la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una instituciónen virtud de su aspecto misional.
Para el caso de EMDISALUD ESS EPS, no existen documentos con valoressecundarios.
7.4.11. Disposición final de los documentos
La disposición final de los documentos consiste en la selección de los documentos encualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente, a sueliminación o reproducción por cualquier medio tecnológico, de acuerdo con loestablecido en las Tablas de Retención Documental.
En EMDISALUD ESS EPS, los documentos deben permanecer en el archivo de gestiónde cada oficina, mientras el asunto al que dan soporte está en trámite. Una vez terminesu asunto deben ser clasificados y ordenados, aplicando criterios de selección yvaloración, para ser transferidos al archivo central de la empresa, en donde seráncustodiados durante el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental (TRD).Cuando se cumplan los plazos de conservación en el archivo central, se deben aplicarnuevamente los criterios de valoración que indiquen los documentos a procesar,eliminar o conservar. La disposición de documentos en la empresa se rige bajo lassiguientes directrices:
Conservación Total: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valorpermanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenidoinforman sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la
Página 36 de 41
empresa, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. (Ver Tabla deretención documental).
Selección Documental: Es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquieretapa del ciclo de vida de los documentos, registrada en las tablas de retencióndocumental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Eliminación de Documentos: Para adelantar procesos de eliminación de documentos,el Analista de Gestión Documental previa revisión de las Tablas de RetenciónDocumental y verificación de los tiempos de retención en ella establecidos, presentaráal Comité de Archivo las series y subseries documentales que hayan cumplido sustiempos de retención y que por disposición final se puedan eliminar. Una vez el Comitéautorice su eliminación, se procederá a dejar constancia en el Acta de reunión
Digitalización: Es la técnica que permite la reproducción de información que seencuentra registrada en un soporte análogo (papel, video, casetes, cinta, película,microfilm y otros) en una imagen digital que solo puede leerse o interpretarse porcomputador.
7.4.12. Seguridad y mantenimiento de archivos físicos
Para una adecuada conservación de los archivos es necesario aplicar sistemas deprotección y seguridad apropiados.
Responsabilidad por el Mantenimiento y Seguridad de los Archivos: Laresponsabilidad por el mantenimiento y seguridad de los archivos de la empresa estáen cabeza de los productores de los documentos así mismos del grupo que administrael deposito central de los documentos. Los Auxiliares de Gestión documental que seencuentran en el archivo central, serán los responsables de aplicar las medidasnecesarias que garanticen la adecuada y segura conservación de los documentos.
Recomendaciones para el Mantenimiento y Seguridad de los Archivos Físicos:Para lograr un adecuado mantenimiento de los archivos de la empresa es necesarioaplicar sistemas de protección y medidas de seguridad aplicadas como:
Página 37 de 41
El depósito central donde se custodian los documentos se encuentran aislados deotros edificios, en un recinto cerrado.
Al momento de trasladar los documentos externamente el medio de transportecumplen con las más estrictas medidas de seguridad, con el fin de garantizar la másabsoluta confidencialidad y el perfecto estado de conservación de los documentosque se van a trasladar.
Acceso restringido a las instalaciones al personal no autorizado. Servicios de vigilancia privada nocturna y en fines de semana. Vigilancia digital con sensores monitoreados Cuenta con cámaras externas e internas Existencia de extintores en sitios visible , red contra incendios Nivel de estanterías a 14 cm del suelo para evitar eventuales daños por agua. Realización de programas periódicos de limpieza, fumigación contra plagas y
roedores. Revisión periódicamente de las instalaciones eléctricas, equipos de iluminación. Planta de emergencia para cortes de energía
Las anteriores recomendaciones expuestas son divulgadas en la empresa a través deavisos y correos electrónicos.
8. PRÁCTICAS PARA MINIMIZAR EL USO DEL PAPEL
EMDISALUD comprometido con el cuidado del medio ambiente, propone adoptar lassiguientes prácticas para minimizar el uso del papel:
Fotocopiar e imprimir a doble cara Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar Revisar y ajustar los formatos Evitar copias e impresiones innecesarias Guardar archivos en el computador que no requiera impresión Reutilizar el papel usado por una cara Promover el uso de la Intranet Promover el uso del correo electrónico Promover la digitalización de documentos
Página 38 de 41
9. ANEXOS
ANEXO 1: EJEMPLO DE OFICIO
EMDISALUD-GE-EXT-15-250
Montería, 15 de enero de 2017
DoctoraSANDRA PETRO HERNANDEZGerenteMULTINACIONAL M&CMontería
Asunto: Envío de la distribución y justificación de los excedentes financieros.
Respetado Doctor:
Me permito enviar la distribución de los excedentes financieros de la vigencia de 2009para el presupuesto de inversión, en el cual se distribuyeron los excedentes financierosde las empresas públicas.
Cordialmente,
BRUNO DIAZ ALVARADOGerente Administrativo
Anexo: uno (cinco folios)
Copia: Dr., ALVARO GUERRA GUERRA, Director de Presupuesto
Proyectó: Olga. V
Página 39 de 41
PROCESO DE PLANEACIÓNESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓNESTRATÉGICA
Versión 4
Fecha.Aprobación
25-07-2018
FORMATO ACTA DE REUNIÓN Código: PPE-P01-F01
ANEXO 3: EJEMPLO DE CIRCULAR
CIRCULARNAL-GG-INT-15-01 (Interna)NAL-GG-EXT-15-01 (Externa)
Montería, 17 de junio de 2015
PARA: Empleados de la Oficina Nacional.DE: Gerente General.ASUNTO: Manejo de las Comunicaciones Externas.
La Gerencia General en coordinación con el Área Administrativa, reiteramos a nuestroscolaboradores la importancia de cumplir con todas las políticas de la empresa, relacionadas conlas buenas prácticas de orden, disciplina y respeto a los conductos regulares, orientados a laejecución eficiente de las actividades diarias y el mejoramiento continuo de nuestros procesos.
Por lo anterior, solicitamos a ustedes el cumplimiento de las siguientes directrices:
Todas las comunicaciones externas que se generan en las diferentes Áreas de la empresa,deben llevar el visto bueno del Gerente General. Las comunicaciones externas que son distribuidas por el Mensajero de la empresa en la ciu-dad de Montería, deben ser entregadas a la Auxiliar de Radicación de la Oficina Nacional en so-bre debidamente rotulado y con una copia por fuera para el recibido o radicado por parte de laentidad destinataria. El horario para entregar las comunicaciones a la Auxiliar de Radicación de la Oficina Nacio-nal (ubicada en la recepción, primer piso), es el siguiente: Jornada de la Mañana: se reciben de 7:00 a 7:30 a.m. y se inicial el reparto a las 8:00a.m. Jornada de la Tarde: se reciben de 11:30 a 12:00 m. y se inicia el reparto a las 2:00 p.m.
Para el caso de las comunicaciones “urgentes”, de igual manera se deben entregar a la Auxiliarde Radicación quien a su vez se encargará de ubicar al mensajero para que la radique ante eldestinatario.
Cordialmente,
XXXXXXXXXXXXXXXX
Página 40 de 41
Página 41 de 41