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MANUAL DE PROCESOS DEL SISTEMA

INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Y ARCHIVO (SIGDA)

Unidad de Gestión Documental y Archivos

Versión 2019

Revisión 1

MANUAL DE PROCESOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGDA)

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Contenido Aprobación del manual ....................................................................................................................... 3

Introducción ........................................................................................................................................ 4

1. Disposiciones Generales .................................................................................................................. 5

Objetivos ......................................................................................................................................... 6

General ........................................................................................................................................ 6

Específicos ................................................................................................................................... 6

Base legal ......................................................................................................................................... 7

Alcances ........................................................................................................................................... 7

Vigencia ........................................................................................................................................... 7

2. Responsabilidad de los actores involucrados en el Sistema de Gestión Documental. ................... 8

2.1 Máxima autoridad (Concejo Municipal) ............................................................................. 8

2.2 Jefaturas de las diferentes Unidades organizativas de documentos de la Municipalidad

de Santo Tomás. .............................................................................................................................. 8

2.3 Encargado de la Unidad de gestión documental y archivo (UGDA) .......................................... 9

3.Procesos de la gestión documental institucional ........................................................................... 10

3.1 Producción documental .......................................................................................................... 10

3.2 Organización de los archivos ................................................................................................... 10

3.2.1 Identificación Documental ............................................................................................... 10

3.2.2 Clasificación documental.................................................................................................. 12

3.2.3Ordenación Documental ................................................................................................... 16

3.3 Valoración y Selección Documental ........................................................................................ 18

Conformación de CISED para realizar la valoración documental .............................................. 18

Funciones del Comité ................................................................................................................ 18

Tipos y Series Documentales de Valor Histórico y de Conservación Permanente Según

Normativa Archivística Nº 3 del Archivo General de la Nación(AGN) ....................................... 19

3.4 Conservación de documentos ........................................................................................... 19

Plazos de conservación ............................................................................................................. 19

Para los archivos de gestión ...................................................................................................... 19

Archivo Central .......................................................................................................................... 19

3.5 Transferencia de Documentos ................................................................................................ 20

Principios para realizar las transferencias: ................................................................................ 20

Pasos y recomendaciones para la transferencia documentales: .............................................. 21


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Aprobación del manual


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Introducción

El presente Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo Institucional tiene como objetivo

normar todos los procesos que se desarrollan dentro de la municipalidad de Santo Tomás.

Este Manual servirá de guía para desarrollar una adecuada y eficiente gestión documental, esta

normativa estará dividida en tres partes.

La primera parte contiene la disposición general del presente manual, la responsabilidad de los

actores involucrados los cuales son: la máxima autoridad, las jefaturas de todas las Unidades

productoras de documentos y el Encargado de la Unidad de Gestión Documental.

La segunda, define la responsabilidad de los actores involucrados en el Sistema de Gestión

Documental Institucional; Concejo Municipal, Jefaturas, Encargado de la Gestión Documental

y Archivo, así como las Unidades que tienen un rol específico en el SIGDA:

La tercera parte está compuesta por los procesos de la gestión documental institucional la cual

engloba: la producción documental, organización de los archivos, la valoración y selección

documental, conservación de documentos, transferencia y eliminación documental.

Se espera que el seguimiento y aplicación del presente Manual ayuden a la buena gestión de la

Unidad de Gestión Documental y Archivos y las Unidades responsables de su correcta

aplicación.


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1. Disposiciones Generales

Para comprender algunas siglas y abreviaturas se presenta un listado que se utiliza en este

Manual:

Abreviaturas Significado

AGN Archivo General de la Nación

CISED Comité Institucional de Eliminación de Documentos

IAIP Instituto Acceso a la Información Pública

ISDIAH Norma institucional para describir instituciones que custodian fondos y archivo

LAIP Ley de Acceso a la Información Pública

SIA Sistema Institucional de Archivo

SIGDA Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo

TPCD Tabla de plazos conservación documental

UGDA Unidad de Gestión Documental y Archivo

UAIP Unidad de Acceso a la Información Pública


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Objetivos

General

Establecer los procesos y funciones de los comités y las autoridades involucrados en la

gestión documental y archivos de la municipalidad de Santo Tomás para su correcta aplicación.

Específicos

Dar a conocer la normativa a todo el personal de las Unidades productoras de

documentos, para establecer los lineamientos emitidos por el Instituto de Acceso a la

Información Pública para el proceso de transferencia documental y su correcta aplicación.


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Base legal Para la definición y elaboración del Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo

Institucional se ha tomado como base legal:

✓ Ley de acceso a la información publica

✓ Lineamientos emitidos por IAIP

✓ Constitución de la republica

✓ Normativa interna

Alcances El Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo Institucional servirá de guía para a todas

las unidades productoras y generadoras de documentos de la municipalidad con el propósito que

conozcan las funciones y los procesos a seguir para una adecuada gestión documental

institucional.

Vigencia El Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo Institucional entrará en vigencia 8 días

después de ser aprobado por la máxima autoridad (Concejo Municipal).

Pasados 30 días de su entrada en vigencia, las Unidades productoras y generadoras de

documentos deberán de haber conocido la normativa sobre los procesos de gestión y ponerlos

en práctica.

El Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo Institucional deberá estar publicado en el

Portal de Transparencia de Santo Tomás y se actualizará cada 18 meses según las necesidades

que vayan surgiendo en los procesos de gestión documental.


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2. Responsabilidad de los actores involucrados en el Sistema de Gestión

Documental. La responsabilidad que deberán asumir los actores involucrados en los procesos de gestión

documental y archivo son:

2.1 Máxima autoridad (Concejo Municipal) Según el lineamiento 1 art 12 del IAIP, la máxima autoridad deberá destinar recursos para la

implementación y funcionamiento del SIGDA según su complejidad de la organización,

volumen de documentos producidos.

Los recursos asignados serán: humanos, económicos y tecnológicos. Así mismo se deberán

contar con las condiciones necesarias (infraestructuras espacio en áreas de trabajo y mobiliario.

La máxima autoridad también deberá crear una Unidad para la Dirección del Sistema

Institucional de Gestión Documental y Archivo, así como apoyar a la Unidad a través de la

aprobación de Políticas, Manuales. Dicha unidad será nombrada como Unidad de Gestión

Documental.

2.2 Jefaturas de las diferentes Unidades organizativas de documentos de

la Municipalidad de Santo Tomás. Corresponde a cada jefatura garantizar que la información que producen sea acorde a sus

funciones y que los documentos se encuentren organizados, completos y disponibles, además,

tenga los requisitos de legalidad, integridad y fidelidad para cumplir con las disposiciones

establecidas en la política, normativa propios de la gestión documental en la institución y los

lineamientos emitidos por el IAIP, a fin de mantener los archivos de gestión organizados y

accesibles ante cualquier necesidad de información.

Además, le corresponde a la jefatura de cada unidad que el personal a su cargo cumpla los

lineamientos emitidos por el IAIP por la UGDA y otros documentos que regulan la producción

de los documentos según el lineamiento 1 art 13 cada oficina es responsable de organizar sus

documentos.

Los jefes de cada unidad deberán apoyar al encargado de la unidad de gestión documental

brindando la información solicitada en los plazos establecidos y en otras actividades que fueran

necesaria su participación.


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2.3 Encargado de la Unidad de gestión documental y archivo (UGDA) Tiene la responsabilidad de desarrollar y fortalecer los procesos de gestión documental con el

apoyo de la máxima autoridad, jefatura de las unidades productoras de documentos y encargado

de archivos especializados a fin de dar cumplimiento al art 42 literal a) y b), los cuales estipulan

los siguiente:

• Se deberá crear un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y seguridad

los datos que se generen, procesen o reciban con motivo del desempeño de su función,

lo cual deberá mantenerse actualizado.

• Elaboración de la normativa y su actualización de gestión documental.

• De acuerdo al art 43 de la IAIP, le corresponde al Encargado de UGDA organizar,

catalogar, conservar y administrar los documentos de la institución, además elaborará y

pondrá a disposición del público una guía de archivo y de los sistemas de clasificación y

catalogación, así como las demás atribuciones que en función de su cargo le asignen las

leyes y lineamientos.


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3.Procesos de la gestión documental institucional

3.1 Producción documental El Encargado del UGDA deberá elaborar un Manual para normalizar la producción de

documentos generados en las oficinas administrativas de la Municipalidad de Santo Tomás.

Además, se crearán normas y estándares generales para la creación de documentos que se

producen en la institución, de igual manera modelos y plantillas de documentos para todo tipo

documental.

Los Jefes de cada Unidad Administrativa de la Alcaldía de Santo Tomás se guiarán por el Manual

de Procedimientos para la Elaboración de Documentos Administrativos, así como como para la

transferencia documental.

3.2 Organización de los archivos Consiste en establecer la estructura que le corresponde, se divide en la identificación,

clasificación y ordenación.

Todas las Unidades productoras deberán organizar los archivos según los lineamientos emitidos

por el IAIP, el Archivo General de la Nación AGN y las normas institucionales para describir

instituciones que custodian el fondo de archivos este manual describe cuales son los pasos, y las

funciones de cada actor involucrado de esta municipalidad de Santo Tomás.

3.2.1 Identificación Documental

El primer proceso en la gestión documental es la identificación del sistema documental

institucional para determinar sus funciones y la información generada que a partir de ello

constituye el punto de partida para fundamentar los procesos de gestión documental.

Para realizar una adecuada identificación, emitió el lineamiento 3 art 1 donde manifiesta que los

entes obligados deberán crear un Comité de identificación documental de la institución bajo la

coordinación del UGDA.


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Funciones del Comité de Identificación (CID)

En base al art 2 del lineamiento 3 emitido por el IAIP le corresponde al Comité elaborar:

❖ Una reseña histórica administrativa de la institución mediante la revisión de la legislación

y de estudios históricos, para conocer su evolución de su estructura organizativa.

❖ Un índice de organismo de recoja la denominación que ha tenido la institución, como

fechas extremas de vigencia, las dependencias jerárquicas sus componentes.

❖ Un índice legislativo donde se recopile todas las leyes, normas, y reglamento, instructivo

y directrices aplicables a la institución servicios y hacienda.

❖ Un repertorio de funciones de la institución creado en el cuadro de clasificación

documental bajo el sistema de clasificación funcional.

Criterios para la identificación de un Fondo Documental

✓ La existencia legal

✓ Funciones propias establecidas

✓ Posición jerárquica dentro de una estructura

✓ Autonomía para el desarrollo de sus funciones

✓ Estructura interna oficialmente establecidas

Ejemplo de fondo documental

• Secretaria Municipal

• Tesorería

• Contabilidad

Sub fondo: Conjunto de documentos dentro de un fondo, producidos por las unidades

productoras subordinadas que posee cierto grado de autonomía.

Ejemplo: Fondo registro y control tributario

Sub fondo: La Unidad Tributaria Municipal, cuentas corrientes, cobro y recuperación de

mora.

Dentro de los fondos documentales encontramos las series y sub series de las cuales son

conjunto de Unidades documentales de estructuras y contenido homogéneo enmanda de un

mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

específicas.

Las series se caracterizan por:

• Se organizan siguiendo un trámite administrativo

• Los integran un solo, más de dos tipos de documentos

• Conservar su origen original

• Pueden dividirse por sub series


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Ejemplo:

Fondo: Recursos humanos

Series: Registro municipal de la carrera administrativa municipal RMCAM

Sub serie: Contratos expedientes de los empleados

Aspectos para la identificación documental

Años de creación o modificación de las oficinas, de acuerdo a sus funciones y a lugar que ocupa

dentro de la estructura organizativa, entre otros datos relevantes.

Si no se tiene noción de cómo organizar los documentos, podría haber confusión al momento

de archivarlo, en síntesis, consiste en un estudio de las oficinas, sus funciones y sus documentos

de tal manera pueda determinarse los siguientes elementos.

✓ El productor de los documentos

✓ Cuando y como ha sido recibido

✓ Contexto en que fue producido

✓ Con función administrativa se relaciona el documento

✓ A quien se destina y quienes lo usan – consultan

3.2.2 Clasificación documental

Consiste en agrupar los documentos que produce una oficina de cuerdo a los principios de

procedencia y orden original de los documentos definidos en la fase de identificación de acuerdo

a su naturaleza orgánica y funcional con las que han sido creados.

La clasificación de documentos se hará a través de dos tipos documentales lo cuales son las

expresiones de las actividades administrativas reflejadas en u determinado soporte (papel, digital

CD, USB, disco duro, cinta magnética.

Los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan y su contenido.

La clasificación es una técnica archivística que consiste en el establecimiento de categorías o

grupos que reflejan una estructura jerárquica pueden ser:

Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.

Clasificación de sección o sub secciones en el interior de un fondo

Clasificación de serie en el interior de una sección o subsección

La clasificación debe reflejar la estructura cada entidad de tal manera que las agrupaciones

documentales resultantes corresponde a la subdivisión que conforman la institución.


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Agrupaciones documentales Estructura

Fondo documental Entidad

Secciones de documentos Dependencia mayor

jerárquica

Sub secciones documentales Grupos de trabajo

Para realizar una clasificación debe haber existido el proceso de identificación documental donde

se conoce la procedencia de los documentos, teniendo en cuenta la estructura orgánica y las

funciones desarrolladas a lo largo de la gestión.

Elementos de clasificación

Acciones: Pueden manifestarse de tres maneras; las funciones que son las atribuciones

encomendadas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que esta fue creada.

Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización

de unos servicios para el logro de aquellas.

A su vez, estas actividades se plasman en un conjunto de tramites relativos a poner en la marcha

la actividad.

Estructuras orgánicas: Los documentos se producen en las diferentes dependencias de cada

ende, por ende, debe ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización.

Asunto: Hacen referencia al contenido concreto del documento.

Fundamentos de la clasificación

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo

produce o lo produjo, una vez identificada las categorías administrativas(dependencia) y

archivística, series y sub series unidades y tipos documentales en la cuales reflejan la institución

productora de documentos.

La clasificación documental se fundamenta en

✓ La aplicación de los principios de procedencia y orden original para identificar las

categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.

✓ La identificación de las funciones asignadas a la dependencia.

✓ Los asuntos que tramita cada división administrativa


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Principio de procedencia: En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite

identificar los creadores de documentos que pueden ser:

Institucionales son los fondos documentales que están referidos a la totalidad de los documentos

producidos por una entidad.

Administrativos: (secciones y sub secciones documentales) donde la procedencia está dada por

las dependencias, llamadas unidades administrativa, según la estructura del organigrama.

Aplicación del principio de procedencia

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la Unidad incluyendo las más pequeña que

cumplan las funciones definidas y determinadas sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

✓ Identificar el nombre de la unidad productora del documento

✓ Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora

✓ Precisar funciones y actividades correspondiente a cada dependencia

Ventajas de la aplicación de principios de procedencia

1. Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales

2. Permite ubicar correctamente el documento en el fondo en que le corresponde de

acuerdo con las actividad o función que lo genera.

3. Se aplica a todas las tareas relacionadas con el que hacer archivístico.

Identificación de productores

Mediante la aplicación de principios de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación

documental, que consiste e identificar los creadores de documentos, tanto institucionales

(fondos documentales) como administrativo (secciones y sub secciones documentales) lo que

tiene como resultado la identificación de las agrupaciones documentales.

Estructura orgánica

La estructura organizacional es el conjunto de áreas y unidades interrelacionadas entre sí a través

de canales de comunicación, instancia de coordinación interna para el proceso establecido por

una entidad para cumplir con sus objetivos.

La estructura orgánica está conformada por los niveles de autoridad y responsabilidad, lo cuales

están agrupados por jerarquía en divisiones administrativas.


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Identificación de secciones y sub secciones documentales

Las secciones documentales son sub divisiones del fondo identificadas con la producción

documental de una unidad productora que produce el fondo, esta a su vez pueden dividirse en

sub secciones documentales.

Series documentales y asuntos

En los archivos, las series documentales son un grupo de documentos cuyo elemento

cohesionador consiste en que cada uno de ellos es el registro de la misma función o actividad.

Las series documentales se identifican a través de las funciones y actividades desarrolladas por

las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Las funciones de cualquier institución se caracterizan porque se realizan de manera respectiva,

perduran en el tiempo y se cumplen a través de actividades y tramites rutinarios los cuales se

convierten en procedimientos administrativo que quedan registrados en las unidades

documentales, cuya reunión con otra de estructura y contenido homogéneo conforman las series

documentales.

La extensión de las series depende de la duración del ejercicio, de la función y la frecuencia con

que se ejerza, así, cada vez que una entidad requiere relacionar por escrito los tratados acordados

o sucedidos en una Junta, produce un acta, pero esta actividad al repetirse produce una serie

documental conformada por todas las actas producidas en el lapso de tiempo en que tal actividad

que ha sido ejercida por la entidad por esta razón por esta razón en un archivo se encuentran

series más extensa que otra.

Identificación de series y sub series

Las diferentes Unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo

origen funcional.

Cada serie documental está asociada a un asunto particular, cuya denominación resulta del

análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que las genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal, sin embargo, los procedimientos

establecidos para los trámites administrativos pueden variar lo cual hace que surjan asuntos

relacionados con el principal en tal caso la denominación principal serie podrá dividirse en ciertos

números de asuntos relacionados los cuales quedaran indicados como sub series.

Las sub series son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie

identificadas en forma separada de esta por su contenido y características específicas o por por

uno o varios de tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativa semejante.


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Tipos documentales

Las series y sub series documentales son el producto de la reunión de Unidades documentales

que surgen como resultado físico de una actividad llevada a cabo en las divisiones administrativa,

para las funciones que le han sido asignadas.

La unidad documental puede ser simple o compleja

Es simple: Cuando está constituida por el mismo tipo documental

Es compleja: Cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole que corresponde

a una secuencia dentro de un trámite.

3.2.3Ordenación Documental

La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos al interior de cada una de

las agrupaciones documentales, solo se limita a establecer las unidades y tipos documentales que

pertenecen a cada división administrativa a cada función a cada serie.

Dónde comienza la ordenación:

Comienza donde termina la clasificación, se aplica a las series documentales.

Ordenación es como se arreglan los documentos dentro de cada agrupación documental es la

secuencia relación causa- efecto.

Cómo llevar el control de los documentos:

• Registro

• Flujo de documentales

• Lista de remisión

• Inventario

• Descripción e instrumento de consulta

• Boletas de préstamo

• Tablas de plazo


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Localización de los documentos

Jerarquía de la ordenación de expedientes

1) Se deben ubicar, en primer lugar, los expedientes producidos dentro del ámbito de la oficina

y sus funciones principales, cuales por general son expedientes reglamentados, los más

consultados y facilitan la toma de decisiones.

2) En segundo lugar se crearán las carpetas de las unidades administrativas internas de la

institución con quienes se mantiene comunicación frecuente.

3) Luego las instituciones externas, clasificándolas en públicas del gobierno municipal.

4) Organismos internacionales.

5) Empresas privadas, organización no gubernamentales y particulares.

Tipos de ordenación

Ordenación de series documentales

✓ Análisis de cada Unidad para establecer su pertinencia al trámite o proceso

✓ Selección del método

✓ Aplicación física

✓ Almacenamiento de los documentos en las unidades de conservación

✓ Foliación de los documentos

✓ Identificación de las unidades de conservación

Ordenación de expedientes

✓ Análisis de los documentos para establecer su pertinencia al trámite o proceso

determinado

✓ Verificar que cada documento refleje el orden original del tramite

✓ Seleccionar el método de ordenación

✓ Aplicarlo a los expedientes

✓ Almacenarlo en unidad de conservación adecuada

✓ Foliación de todo y cada uno de los documentos

✓ Identificación de las carpetas o cajas


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3.3 Valoración y Selección Documental ¿Por qué es importante la valoración y selección documental?

a) La valoración nos permite determinar la importancia de los documentos en todo el ciclo

vital de los mismos; lamentablemente, por desconocimiento del valor que poseen los

documentos se suelen destruir o se desaparecen algunos de carácter histórico, científico

y cultural.

b) No permitir un exhaustivo conocimiento de la documentación que genera el organismo

y se identifican dentro de esto aquellas series que contienen la información esencial para

la organización.

c) Asigna y controla el ciclo vital de los documentos producidos por la organización de que

se trate, desde el momento de su creación hasta su eliminación o conservación definitiva.

d) Delimita en qué momento de su ciclo de vital los documentos puedan ser consultados

por los ciudadanos y bajo las circunstancias y condicionantes según la legislación vigente.

Conformación de CISED para realizar la valoración documental

Según el lineamiento 6 emitido por el IAIP en el art 1, establece que los entes obligados deberán

establecer el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos conocidos por sus siglas

como CISED.

Funciones del Comité

Establecer criterios de valoración de las series documentales, los cuales poseen valor primario y

secundario

El valor primario de las series documentales se deprende del nacimiento de los documentos y se

basa en su valor administrativo contable, fiscal, legal, jurídico, informativo y técnico.

El valor secundario de las series documentales se refiere al valor científico, histórico y cultural

atribuido a las funciones y servicios que la institución brinda a la población.

Elaborar la tabla de valoración documental que refleje los valores primarios, secundarios, así

como la clasificación.

Elaborar la tabla de plazo de conservación documental conocida por sus siglas como TPCD,

indicándola disposición final que cada serie y subserie debe cumplir permanente eliminación

parcial, eliminación total.


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Tipos y Series Documentales de Valor Histórico y de Conservación Permanente Según

Normativa Archivística Nº 3 del Archivo General de la Nación(AGN)

➢ Leyes, decretos acuerdos, reglamento, actas.

➢ Informes anuales relevante, informes técnicos de relevancia institucional nacional o

regional.

➢ Convenios tratados, contratos y proyectos claves para la institución.

➢ Presupuestos anuales.

➢ Correspondencia de autoridades superiores de niveles técnicos que reflejan objetivos de

la institución.

➢ Expedientes de licitación pública sobre proyecto de relevancia institucional nacional y

regional.

➢ Organigramas

➢ Cuadro de clasificación, actas de expurgos documentales.

➢ Libros mayores, libros diarios, informes contables o balances anuales.

➢ Tabulaciones y muestras de censo y encuesta.

➢ Protocolos notariales, y expedientes judiciales.

➢ Registros civiles.

➢ Fotos, mapas, video que reflejan las principales actividades y eventos de la institución.

➢ Planos de terrenos y construcciones públicas y obras civiles relevantes.

Así mismo la Alcaldía Municipal de Santo Tomás podrá proponer otras series y tipos

documentales que considere relevante para la historia y la memoria institucional.

3.4 Conservación de documentos

Plazos de conservación

Según la normativa archivística N° 3del AGN los plazos son:

Para los archivos de gestión

El rango considerando para este plazo es entre 1 y 5 años. Según la duración del trámite en el

caso del archivo especializado, el tiempo de custodia en el archivo de gestión tiende a ser más

largo, sin embargo, una vez que los expedientes entren a la fase inactiva deberán ser transferidos

al archivo central. Esta disposición se aplicará a los archivos de gestión.

Archivo Central

Se consigna el tiempo que debe custodiarse la documentación en el archivo central el plazo se

fija tomando en cuenta que los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente


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puede servir para probar derechos o como antecedentes de proyecto. Durante su permanencia

en el archivo central, un documento puede terminar de cumplir su vigencia administrativa -legal

o conservarse por medidas de precaución. Si un documento pierde todo su valor en la etapa de

gestión no debe pasar por el archivo central, los plazos pueden ser recomendados por la oficina

productora pero la responsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité Institucional

a través de la tabla de plazo (CISED).

3.5 Transferencia de Documentos De acuerdo a lo establecido a los plazos de conservación de documentos dentro del sistema

institucional de archivo SIA, existen dos tipos de transferencia documental en primarias y

secundarias.

La transferencia de documentos implica traslado de responsabilidades de custodia, pero en

ningún caso la operación de transferencia significa el traslado de responsabilidad de la gestión

derivada del procedimiento utilizado por la unidad productora ya que cada unidad es responsable

hasta el momento en que: 1) Se extingue su valor administrativo, 2) Los documentos adquieren

su valor histórico y 3) Se produce a su eliminación de acuerdo a lo establecido para cada serie

documental en la tabla de plazos de conservación documental.

Principios para realizar las transferencias:

Los principios generales que han de regir el desarrollo de toda la transferencia documental son

los siguientes:

Debe llevarse a cabo según la TPCD o bajo un procedimiento aceptado y aprobado por la

institución.

Los procedimientos deben ser simples.

Asegurar una instalación y acceso sencillos de documentos.

Debe permitir la redacción posterior de documentos de descripción archivísticas.

Respetar y evidenciar su procedencia, es decir no confundirlos con otros documentos

transferidos y resguardados.


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Pasos y recomendaciones para la transferencia documentales:

1. No se transferirán los siguientes documentos:

• Fotocopias de documentos originales conservados o ubicados

• Anotaciones inservibles

• Copias de Boucher pago

• Borradores remplazados por los documentos definitivos

• Fotocopias de boletines, leyes, etc. que hayan sido empleados con fines informáticos

durante la tramitación

• Documentos que no constituyan parte de un expediente que carezca de relevancia

para los diferentes usuarios de los documentos

• Los documentos no deberán llevar grapas, fastener, clips, autoadhesivo, cinta

pegante o elementos que puedan causar deterioro físico.

•

2. Comprobar que los documentos estén en orden dentro de los expedientes:

De acuerdo a lo establecido en la normativa archivística N° 2, Organización de archivos de

gestión u oficial sobre los lineamientos para la conformación de expediente, el orden de los

documentos a transferir debe ser el mismo de siempre.

3. Identificación de los expedientes:

Según lo establecido en la normativa archivística N° 2 la organización de los archivos de gestión,

se deberán de rotular las cajas y los expedientes a transferir al archivo central y deberán solicitarse

las cajas necesarias para introducir las carpetas para hacer la transferencia de los documentos.

4. Entrega de documentos:

Cuando las transferencias se realicen se hará acompañar de una relación de entrega o acta, el cual

es un documento normalizado que acompaña a cada transferencia y proporcionara la

información del contenido.


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Identificación

➢ Identificación de la institución

➢ Número de transferencia por año

➢ Fecha de elaboración y transferencia

➢ Nombre de la unidad productora

Una tabla que contenga la siguiente información:

➢ Número de caja

➢ Nombre de las series transferidas

➢ Descripción del contenido de las series documentales transferidas

➢ Fechas extremas

➢ Clasificación o accesibilidad

➢ Plazos de conservación según las TPCD

➢ Observaciones

Validación:

Nombres y cargos con sus respectivas firmas de entrega y recepción:

Personas que deben firmar:

Responsable de archivo central; técnico productor de los documentos, jefatura inmediata

responsable institucional de gestión documental y representante de del comité institucional de

selección y eliminación de documentos.

5. Delimitación de responsabilidades:

Las Unidades productoras son las responsables del traslado de los documentos de los archivos

de gestión hacia el archivo central.

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