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MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Edición No: 0

Fecha de Aprobación: 30/09/2015

PROCESO: DIRECCIÓN GENERAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Requisito de la norma: 7.5

MANUAL DEL SISTEMA

INSTITUCIONAL DE GESTIÓN


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Contenido CAPÍTULO UNO.................................................................................................................................... 4

DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ........................... 4

1. REGISTRO D E E N T R AD A Y S ALI D A D E C O RRESPO NDENCIA Y CONTROL

DE L A G ESTIÓ N DO CUMENT AL.......................................................................................... 4

1.1 Recepción, despacho de correspondencia y documentos oficiales (Anexos: 1,2 y 5) ....... 5

1.2 Recepción de Documentos (Anexos: 1,3 y 4) ..................................................................... 7

1.3 Despacho de la Correspondencia. (Anexos: 4, 6 y 21) ....................................................... 8

1.4 Control de la gestión (Anexo: 3) .......................................................................................... 9

1.5 Elaboración de documentos con firma electrónica (Anexo: 5) ............................................ 9

2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ..................................................... 10

2.1 Características de los documentos de archivo ................................................................. 10

2.2 Características de los documentos que no son de archivo ............................................... 10

3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES ......................................... 11

3.1 Procedimiento general ...................................................................................................... 11

3.2 Integración y ordenación ................................................................................................... 12

3.3 Cierre, expurgo y foliación del expediente ........................................................................ 12

3.4 Expurgo ............................................................................................................................. 13

3.5 Foliación ............................................................................................................................ 13

4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR PROCESOS ...................................................... 13

4.1 Elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental (Anexo: 8)....................... 14

5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9) ..................................................................... 22

5.1 PROCESO PARA TOMA DE LISTADOS DESCRIPTIVOS E IDENTIFICACIÓN ............ 22

Identificación y Rotulación de soportes documentales y muebles archivadores. ..................... 23

Especificaciones necesarias para la elaboración de signaturas de localización. ..................... 23

Identificación de signaturas de localización o ubicación topográfica documental .................... 24

5.2 PROCESO PARA IDENTIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE SOPORTES ........................ 25

Identificación y uso de la etiqueta para lomos de carpetas archivador. (Anexo: 10.1 y 10.2) .. 25

Identificación y Uso de la etiqueta para cajas archivador. (Anexo: 10.3) ................................. 26

6. GUÍA DE ARCHIVOS (Anexo: 11) .................................................................................... 27

7. INVENTARIOS DOCUMENTALES (Anexo: 12) ............................................................... 29

8. VALORACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................................... 31

8.1 Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o histórico: .................. 31

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8.2 Técnica de selección por muestreo .................................................................................. 32

8.3 Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental. (Anexo: 13)............... 33

9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES........................................................................... 34

9.1 Transferencia Primaria ...................................................................................................... 34

9.2 Transferencia Secundaria (Archivo Intermedio – SNAP) .................................................. 37

9.3 Baja Documental (Anexo: 14) ........................................................................................... 38

9.4 Transferencia Final (Archivo Nacional del Ecuador) ........................................................... 40

9.5 Control Préstamos Interno o Consulta de Documentos (Anexo: 15) ................................ 41

9.6 Préstamo para sacar documentación de los Archivos de Gestión Planta Central, Archivos

de Gestión Periféricos Provinciales, como de la Dirección de Gestión Documental y/o Archivo

Central. (Anexo: 16).................................................................................................................. 42

10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS ............................................................................ 44

10.1 Infraestructura Física ......................................................................................................... 44

10.2 Medidas de Conservación Preventiva ............................................................................... 45

10.3 Medidas de seguridad ....................................................................................................... 47

10.4 Documentación siniestrada o de riesgo sanitario en AGROCALIDAD ............................. 47

10.5 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo ......................... 48

10.6 Digitalización y Desmaterialización de documentos ......................................................... 48

CAPÍTULO DOS .................................................................................................................................. 51

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ............................................................. 51

11. MEDIOS AUDIOVISUALES O EN SOPORTE MAGNÉTICO ........................................... 51

11.1 Inventario de documentos audiovisuales o en soporte magnético. .................................. 51

CAPÍTULO T R E S ............................................................................................................................ 54

D E LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS ........................................................................ 54

12. CERTIFICACIÓN DE COPIAS .......................................................................................... 54

12.1 Los Documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas, ................................ 54

12.2 De los solicitantes:............................................................................................................. 54

12.3 De la solicitud de los interesados. ..................................................................................... 54

12.4 Quienes emiten copias Certificadas .................................................................................. 55

12.5 De la certificación: ............................................................................................................. 56

CAPÍTULO CUATRO .......................................................................................................................... 58

REGISTROS ..................................................................................................................................... 58

13. CONTROL DE ANEXOS Y MATERIAL DE APOYO ......................................................... 58

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ANEXO 1: Diagrama de Flujo: Procedimiento de Ingreso, Seguimiento y Control de Trámites

Internos y Externos Vía Sistema Quipux. .................................................................................. 60

ANEXO 2: Diagrama de Flujo: Proceso de Recepción y Despacho de Documentos Oficiales 61

ANEXO 3: Matriz para Recepción, Seguimiento, Control y Distribución de Trámites y

Correspondencia. ...................................................................................................................... 62

ANEXO 4: Bitácora para entrega de Trámites y Correspondencia ........................................... 62

ANEXO 5: Guía de Usuarios Sistema Quipux: Ingreso de Trámites y Opción Responder. .... 63

ANEXO 6: Formato de Etiquetas para envío de Correspondencia ........................................ 72

ANEXO 7: Codificación Estructural – Base de la Estructura Orgánica de AGROCALIDAD .. 73

ANEXO 8: Formato para Cuadro General de Clasificación Documental ................................ 75

ANEXO 9: Formato para Descripción Documental – Listados Descriptivos .......................... 75

ANEXO 10: Formatos de Etiquetas para Identificación de Soportes Documentales ........... 76

10.1 Identificación de Etiquetas – Lomos de Carpetas archivador. (Carpetas grandes) .......... 76

10.2 Identificación de Etiquetas – Lomos de Carpetas archivador. (Carpetas Pequeñas) ...... 77

10.3 Identificación de Etiquetas – Cajas Archivador ................................................................. 77

ANEXO 11: Formato para Guía de Archivos: ....................................................................... 78

ANEXO 12: Formato para Inventario General: Archivo Central, Transferencias y Baja

Documental 78

ANEXO 13: Formato para Tablas de Plazos de Conservación Documental: ....................... 79

ANEXO 14: Diagrama de Flujo: Procedimiento para Baja Documental ............................... 80

ANEXO 15: Formato para Consulta de Información y Documentos ..................................... 82

ANEXO 16: Formato para Control de Préstamo Interno de Documentos ............................ 83

ANEXO 17: Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización. ................................................. 84

ANEXO 18: Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización de Documentación Pasiva. ..... 85

ANEXO 19: Guía Usuario: Sistema Document’s - Versión Web .......................................... 86

ANEXO 20: Acta de Compromiso de Confidencialidad: Sistema Document´s..................... 92

ANEXO 21: Registro y Control de Correspondencia enviada a Nivel Nacional. ....................... 93

CAPÍTULO C I N C O ......................................................................................................................... 93

REFERENCIAS ................................................................................................................................. 93

14. ANTECEDENTES Y MODIFICACIONES ......................................................................... 93

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METODOLOGÍA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

CAPÍTULO UNO

DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

1. REGISTRO DE E NT R ADA Y S ALIDA DE CO RRESPONDENCIA Y

CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

El Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo de la Agencia

Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD,

mediante el cual se lleve a cabo este proceso incluirá las siguientes funcionalidades:

a) Creación, envío, registro, clasificación y almacenamiento, de la

correspondencia de entrada y salida.

b) Búsqueda, recuperación y presentación de documentos.

c) Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a las

dependencias

d) Identificación de documentos de archivo, expedientación y clasificación

conforme al Cuadro.

e) Seguimiento y control de documentos impresos almacenados en

archivos físicos.

f) Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.

g) Firma electrónica personal de documentos.

h) Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.

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i) Reportes estadístico de documentos creados, enviados, tramitados,

pendientes, y archivados.

j) Creación compartida de documentos.

k) Administración de dependencias, áreas, carpetas virtuales, numeración

y formatos de documentos.

l) Implementación y uso del Cuadro.

m) Creación de expedientes virtuales y su clasificación.

n) Seguridad de auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de

auditoría.

1.1 Recepción, despacho de correspondencia y documentos oficiales

(Anexos: 1,2 y 5)

El registro de entrada y salida de correspondencia y documentos oficiales para el

control de la gestión documental, será el canal para la recepción y el despacho de

los documentos oficiales que se dirijan a AGROCALIDAD o se envíen hacia el

exterior, cualquiera que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia

en el envío. (Anexos: 1 y 5).

En caso de correspondencia o documentos oficiales, no requieran respuesta, se

realizará su correspondiente registro de entrada y entrega, para constancia de la

culminación de este proceso.

Para la respuesta de correspondencia o documentos oficiales, la numeración de los

documentos creados, sean internos o externos, será consecutiva anual, conforme

establece el Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestión Documental

Quipux.

Para el caso de respuesta a correspondencia o documentación oficial, cuando el

destinatario no posea los sistemas informáticos que nuestra institución maneja, se

realizará la impresión del documento originado en el sistema Quipux, y se lo remitirá

firmado como original.

No se considera como correspondencia oficial la folletería, periódicos, propaganda

o publicidad, a excepción de que sea anexo de alguna comunicación

administrativa oficial. Tales materiales serán remitidos a su destinatario sin ser

registrados.

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En el caso de generarse una sola respuesta con varios criterios técnicos de

diferentes gestiones se seguirá el siguiente proceso: (Anexo 2)

El usuario ingresa su requerimiento a través de los medios físicos o

digitales, sea por las Ventanillas de Recepción de documentos a nivel

nacional o del Sistema Informático Quipux.

Si la información ingresa por ventanilla, la misma recibe, registra y

envía a la Dirección Ejecutiva, las Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales o Distritales, y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

La Dirección Ejecutiva, las Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales o Distritales, y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, reasignan a las Unidades de gestión que corresponda el

trámite.

Las Unidades de gestión reasignan el proceso al técnico que

corresponda, el mismo que emite posteriormente su respuesta al

Coordinador, Director o Jefe que corresponda.

El o los Coordinadores, Directores o Jefes revisan la respuesta, si no

es favorable devuelven al Técnico, si es favorable, elaboran respuesta

a la Dirección Ejecutiva, Coordinaciones Generales, Direcciones


Agropecuaria,

La Dirección Ejecutiva, Coordinaciones Generales, Direcciones


Agropecuaria, reciben los informes con los anexos, y emiten la

respuesta final al usuario con copia para cada una de las

Coordinaciones Generales y o Direcciones General, Distritales o

Jefaturas que intervinieron en el proceso.

La Dirección Ejecutiva, Coordinaciones Generales, Direcciones


Agropecuaria, devuelven los anexos que se convierten en expedientes,

a cada Coordinación o Dirección, los cuales deben anexar la respuesta

de la Dirección Ejecutiva, Coordinaciones Generales, Direcciones


Agropecuaria, a cada expediente a fin de cerrar el mismo, proceder a

digitalizar y archivar.

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1.2 Recepción de Documentos (Anexos: 1,3 y 4)

El proceso de recepción de documentos dirigidos a las Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria se aplicará el siguiente procedimiento: (Anexos: 1, 3, 4)

a) Al recibir la documentación debe cerciorarse de que ésta sea efectivamente

para AGROCALIDAD en alguna de sus Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales, Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicio de

Sanidad Agropecuaria y que se encuentre íntegra y completa;

b) La correspondencia que tenga la leyenda de “PERSONAL”,

“CONFIDENCIAL” y “RESERVADO” no se abrirá, ésta se turnará al

destinatario, salvo que exista alguna indicación contraria;

c) La correspondencia recibida, se abrirá para la constatación del contenido y

su digitalización registro y entrega o reasignación a las unidades

correspondientes,

d) Para dar seguimiento administrativo a la gestión que da lugar todo

documento ingresado a AGROCALIDAD, los documentos se inscribirán en

el registro de correspondencia de entrada con los siguientes datos:

- Remitente

⁻ Cargo

⁻ Dependencia

⁻ Fecha

⁻ Núm. de Oficio

⁻ Fecha de Recepción

⁻ Asunto

⁻ Reasignado a

⁻ Descripción de anexos

⁻ Carácter del trámite

⁻ Respuesta

a) Se identificará la correspondencia por unidad y, con base en la

estructura y contenido de los documentos que recibe, establecerá la

prioridad para su envío a las Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales, Dirección Distrital y Jefaturas de Servicio Agropecuario;

b) Se entregará la correspondencia a las Asistentes de cada

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefaturas

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de Sanidad Agropecuaria, quienes firmarán y sellarán el recibido. En

caso de que la documentación tenga anexos, éstos deberán relacionarse

en el acuse;

c) Se Organizará y conservará por unidad los acuses de recibo. d) Las comunicaciones “PERSONAL”, “CONFIDENCIAL” y “RESERVADO”

se realizará la entrega con el registro en la bitácora, una vez abiertas

por los destinatarios y determinado el contenido oficial, deberán ser

devueltas a la Ventanilla de Recepción de Documentos a nivel nacional

para su registro, seguimiento y control, continuando con el proceso

normal de gestión.

1.3 Despacho de la Correspondencia. (Anexos: 4, 6 y 21)

Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, la Dirección de Gestión

Documental y Archivo deberá solicitar a las unidades que los documentos a

despachar contengan: (Anexo: 6)

a) Remitente,

b) Destinatario: nombre y cargo,

c) Dirección completa; calle, número, cantón, código postal, y los datos que sean necesarios.

d) Tipo de servicio que se solicita, acuse de recibo, local, nacional, internacional, u otro.

e) Lo cual deberá entregarse en original y copia para el acuse.

Los datos que deberán consignarse en el registro de correspondencia de salida o

bitácora de entrega de trámites y correspondencia son: (Anexo: 4)

a) El número identificador en la matriz de registro (folio consecutivo de egreso, el cual deberá reiniciarse anualmente);

b) El asunto (Asunto breve descripción del contenido del documento);

c) Fecha y hora de salida;

d) d) Nombre y cargo del remitente y receptor del documento; y

e) e) Destino.

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La Dirección de Gestión Documental y Archivo despachará la correspondencia por

medio de mensajería y/u otro medio. De ser el caso, enlazará con la prestadora de

servicios que haya contratado, los servicios de envío de mensajería y paquetería.

En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas intermediarias de

encomiendas nacionales o internacionales, se utilizará el mismo registro,

indicando los datos de: transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y número

de guía de envió.

1.4 Control de la gestión (Anexo: 3)

Cuando exista respuesta oficial por parte de la Dirección Ejecutiva, Coordinaciones

Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicio de

Sanidad Agropecuaria, la copia de la comunicación o respuesta que se reciba será

archivada en orden numérico o cronológico en el nombre del expediente a que

pertenezca dentro de la unida, para cerrar el expediente.

En el caso de los trámites que no requieran de contestación, la autoridad

correspondiente ordenará el archivo con su firma y fecha en el casillero del formato.

Quién tenga asignada la responsabilidad de control y seguimiento, elaborará un

reporte de trámites pendientes de respuesta, y lo remitirá a la autoridad

correspondiente para las acciones que correspondan al caso y no tener expedientes

incompletos. (Anexo: 3)

1.5 Elaboración de documentos con firma electrónica (Anexo: 5)

El objetivo principal de este mecanismo es la eliminación de documentos físicos

optimizando cualquier gestión o trámite que se pretenda realizar, así como

también fomentar el uso e implementación de las nuevas tecnologías y promover su

uso en AGROCALIDAD como una herramienta válida para suscribir los documentos.

Los documentos con firma electrónica, generados por el Sistema Informático

Integral de Gestión Documental y Archivo (Quipux), se remiten directamente por este

medio al destinatario, máximo con una copia, quienes deberán contar así mismo con

el sistema y no se deberá imprimir el documento. En caso de existir anexos físicos,

se deberá imprimir el Quipux para enviarlos adjunto, únicamente al destinatario.

Si no se dispone de firma electrónica deberá imprimir y firmarlo el remitente del

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documento, para la entrega de un solo ejemplar al destinatario correspondiente.

(Anexo: 5)

La elaboración de documentos, en general, seguirá las pautas establecidas en

el SGC institucional, que se basan en la Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN

2410:2011, relativa a Documentación. Elaboración de oficios, oficios circulares,

memorandos, memorandos circulares y circulares.

2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

2.1 Características de los documentos de archivo

El documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,

fiscal, contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las

facultades y actividades de AGROCALIDAD. Estos documentos pueden ser:

reportes, estudios, actas, análisis, informes, resoluciones, oficios, correspondencia,

acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos,

memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el

ejercicio de las facultades o la actividad de los funcionarios de la Institución, sin

importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en

cualquier soporte, sea impreso, sonoro, visual, digital, o cualquier otra tecnología

que sea reproducible por medios de acceso público.

Los documentos de archivo se expedientan, registran, valoran, transfieren y cumplen

su destino final.

2.2 Características de los documentos que no son de archivo

En AGROCALIDAD los documentos que no se consideran de archivo, se dividen en

dos categorías: a) Los documentos de comprobación administrativa inmediata y b)

Los documentos de apoyo informativo. Ambos tipos de documentos no están sujetos

al proceso archivístico, ni están considerados en la Tabla de Plazos, por lo que cada

Coordinación y/o Dirección decidirá la forma y el tiempo para su eliminación, sin

que el periodo de uso y guarda rebase un año.

2.2.1 Documentos de comprobación administrativa inmediata

Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato, por

ejemplo: vales de fotocopias, registros de visitantes, listados de envíos, facturas

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de correspondencia, controles de correspondencia de entrada y salida, vales de

papelería, tarjetas de asistencia, entre otros. Si bien son documentos creados o

recibidos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos, no son documentos

estructurados con relación a un asunto, por lo que no siguen el ciclo vital y su baja

debe darse de manera inmediata al término de su utilidad. Su vigencia administrativa

es inmediata o de no más de un año.

2.2.2 Documentos de apoyo informativo

Es la documentación que se genera o conserva en la oficina y que se constituye

por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad reside en la

información que contiene para apoyar las tareas administrativas, tales como

impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios,

fotocopias de manuales de equipos adquiridos por la dependencia, entre otros.

Los documentos de apoyo informativo no reciben tratamiento archivístico ni siguen

el ciclo vital, se conservan en la oficina hasta el término de su utilidad, que puede

ser de 6 meses a un año, al concluir su periodo deberán desecharse o, si se trata

de publicaciones con valor de actualidad, solicitar su ingreso a la biblioteca

3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES

3.1 Procedimiento general

La apertura e integración de expedientes se sujetará al siguiente procedimiento:

a) Las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria, productoras

abrirán un expediente para cada asunto que surja en el marco de sus

actividades dentro de AGROCALIDAD, en base a lo que establece el

Estatuto Orgánico Institucional.

b) Los expedientes, se integran por asunto (oficiales) y no por temas

(circunstanciales).

c) Se debe evitar la desmembración de expedientes, por ende la

segmentación de documentos que lo integran, creando falsos expedientes.

Se debe integrar cada documento desde el momento de su creación o

recepción.

d) Se debe evitar la duplicidad de expedientes, revisando como primer paso

la existencia o no de la apertura de este expediente.

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e) En caso se generen dos expedientes para una sola respuesta, cada

expediente en forma individual, pertenecen a la Unidad dueña del proceso.

3.2 Integración y ordenación

a) Los expedientes de archivo se integrarán al expediente de manera

secuencial conforme se genere o se reciban.

b) La ordenación de los documentos dentro del expediente será cronológica,

de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más

reciente.

c) Los anexos que forman parte del asunto también constituyen el expediente. Ejemplo: fotografías, carteles, videos, discos, memorias, entre otros.

d) Los anexos que acompañan al documento de archivo, se ordenan

enseguida del documento principal, sin importar la fecha que tengan.

e) Documentos electrónicos impresos, NO se debe incluir en el expediente, a

excepción que el mismo forme parte esencial del expediente físico.

f) Los expedientes pueden estar conformados por uno o más legajos,

dependiendo de la cantidad de documentos integrados en el mismo,

identificando el número a que corresponda (ejemplo 1/1, 2/2, 3/3).

g) Los expedientes se ordenarán dentro de los muebles archivador por el título

de la serie documental y número de expediente.

h) Los expedientes se conservarán preferentemente de manera vertical en

estantes metálicos, y en forma horizontal en gavetas si la documentación

así lo requiere.

i) Cada gaveta o bandeja/piso de estante deberá tener una etiqueta

identificadora al frente, con el número de bandeja/piso o gaveta.

j) En caso de documentos en cinta, disco compacto o DVD, fotografías,

película o negativos, para garantizar el acceso, uso y adecuada

preservación de la información se archivarán en cajas de polipropileno

calidad archivo.

3.3 Cierre, expurgo y foliación del expediente

El expediente se cerrará cuando concluya el trámite o asunto y se procederá a su

expurgo y foliación. A partir de este momento regirán los plazos de conservación

establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental. Si se encuentra

digitalizado el expediente, no es necesaria su foliación.

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3.4 Expurgo

Para realizar el expurgo, se identificará y retirará toda aquella documentación

repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares múltiples de un mismo

documento, copias fotostáticas de documentos existentes en original, hojas de

recados telefónicos, mensajes y notas en tarjetas y hojas auto adheribles, entre otros

elementos; por lo que únicamente deberán archivarse versiones finales de los

documentos, en su caso se podrá conservar copia cuando no se tenga el original y

el documento sea parte del asunto del expediente de archivo.

Asimismo, para la adecuada conservación de los expedientes, se deberán retirar

todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel,

tales como: grapas, clips, broches, o cualquier otro que ponga en riesgo la integridad

del documento.

3.5 Foliación

Una vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos perjudiciales, se procederá

a foliar cada una de las fojas útiles que conforman el expediente de acuerdo al orden

de los documentos de archivo.

Las hojas se foliarán en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina

superior izquierda del reverso de cada foja útil. Otros soportes que contengan

información también se foliarán empleando los materiales que faciliten el proceso.

Cuando por necesidades de la unidad administrativa y basada en la tipología

documental se requiera, podrá llevarse a cabo la foliación conforme ingresen los

documentos. El total de folios se consignará en el campo de volumen y soporte de

la carátula y de la hoja de registro, en el caso de documentación digitalizada no es

necesario realizar este proceso.

4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR PROCESOS

Para clasificar y registrar expedientes se deberá considerar lo siguiente:

a) Identificar la serie documental, cuya actividad, dio origen al asunto del

expediente.

b) Asignar número de expediente

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c) Generar la hoja de registro del inventario general por expediente en el

Sistema Informático Integral de Gestión Documental.

d) Asignar el código de clasificación determinado por: Fondo Documental,

Sección Documental, Serie Documental y número de expediente.

e) Registrar los datos que solicita el inventario general por expediente.

4.1 Elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental (Anexo: 8)

4.1.1 Uso

El Cuadro se usará para clasificar todos los expedientes producidos en el ejercicio

de las funciones y actividades institucionales, con independencia de su soporte, tipo

documental o época, ya que permite organizar, ordenar, describir y vincular los

documentos de archivo, de acuerdo a la estructura orgánica por procesos que les

da origen.

El Cuadro se implementará en el Sistema Informático Integral de Gestión

Documental y Archivo que determine la SNAP, así como los expedientes virtuales

que deberán clasificarse en las series del Cuadro.

4.1.2 Unicidad

Existirá un solo Cuadro por dependencia y no se repetirán secciones ni series. Todas

las unidades podrán utilizar todas las series del Cuadro para clasificar sus

expedientes. El Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo

garantizará la delimitación y confidencialidad entre cada unidad productora, de

manera que se conserve el orden de los expedientes por unidad, aun cuando se

utilicen las mismas series en diferentes unidades.

4.1.3 Pautas generales

Para la elaboración del Cuadro, la Dirección de Gestión Documental y Archivo, en

coordinación con los responsables de archivo de las unidades y el Archivo Central,

llevarán a cabo las siguientes acciones:

a) Consultarán las leyes, reglamentos y manuales, que establezcan

las funciones y atribuciones generales de la Institución.

b) El nombre del fondo será el nombre de la Institución.

c) Se definirá el nombre de las secciones a partir de los grandes

procesos y atribuciones generales; cuando sea posible podrán

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unirse dos o más funciones en una sola nomenclatura a efecto de

simplificar el Cuadro y agilizar su uso, o desagregarse secciones

debido a la complejidad del proceso.

d) Para contribuir a la construcción del Cuadro de la institución, cada

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y

Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria definirá el nombre de

las series que representen las actividades sustantivas que lleva a

cabo y las fundamentará en la disposición normativa

correspondiente

4.1.4 Estructura

El Cuadro tendrá una estructura jerárquica de acuerdo con la estructura orgánica

de gestión organizacional por procesos de AGROCALIDAD. (Ilustración I, II, III y IV).

La estructura jerárquica se expresa en las siguientes categorías:

a) Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo y

soporte documental, producidos y/o acumulados por AGROCALIDAD en

el ejercicio de sus funciones y atribuciones, con cuyo nombre se identifica.

b) Sección: Cada una de las divisiones del fondo que corresponde a

las funciones y atribuciones de AGROCALIDAD establecidas en la

normativa aplicable.

c) Serie: Cada una de las divisiones de la sección que corresponden a

las responsabilidades específicas derivadas de un proceso o atribución.

Cada serie agrupa los expedientes producidos en el desarrollo de una

responsabilidad o actividad que se denominarán subseries.

En los casos en los que las categorías sean insuficientes para reflejar las

atribuciones o actividades, podrán establecer subsecciones y sub-series. (Ver

ilustración: I)

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ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL

Ilustración I

Gráfico tomado del Metodología de Gestión Documental y Archivo –SNAP

4.1.5 Estabilidad del Cuadro (Anexo: 7)

El Cuadro deberá ser estable, ya que las categorías y subcategorías corresponderán

a los procesos, atribuciones y responsabilidades de las Coordinaciones y/o

Direcciones, establecidas en las leyes, reglamentos o manuales de organización.

Pero deberá actualizarse cuando haya cambios en los procesos, atribuciones o

responsabilidades institucionales, surjan nuevas unidades o supriman, La

codificación estructural se lo realizará en base a la Estructura Orgánica de

AGROCALIDAD. (Ver Ilustración: II, III, y IV)

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Ilustración II

Gráfico tomado del Estatuto Orgánico de AGROCALIDAD

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Ilustración III y IV

Gráficos tomados del Estatuto Orgánico de AGROCALIDAD 4.1.6 Codificación Estructural (Anexo: 7)

El Cuadro deberá ser estable, ya que las categorías y subcategorías corresponderán

a los procesos, atribuciones y responsabilidades de las Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, establecidas en las leyes, reglamentos o manuales de organización.

Pero deberá actualizarse cuando haya cambios en los procesos, atribuciones o

responsabilidades institucionales, surjan nuevas unidades o supriman, La

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Edición No: 0




codificación estructural se lo realizará en base a la Estructura Orgánica de

AGROCALIDAD. (Ver ilustración: V- VI)

Ilustración V

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Ilustración VI

4.1.7 Código de Archivo

Para el mejor funcionamiento del Cuadro, cada categoría de agrupamiento tendrá

un código, con el que se construirá el código de archivo que constituye el

identificador único para cada expediente que será indispensable en el Sistema

Informático Integral de Gestión Documental y Archivo. Este código expresará

también la relación que existe entre el expediente y la función que le dio origen.

Por ejemplo, el código de archivo de la serie Gestión de Patrocinio Judicial se

construye de la siguiente manera:

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4.1.8 Instrumentación (Anexo: 8)

La instrumentación del Cuadro de Clasificación Documental llevará las siguientes fases: (Anexo: 8)

a) Validación. El Cuadro deberá ser aprobado por la Comisión de

Gestión Documental y Archivo en la que están representadas las máximas

autoridades de cada dependencia y difundirse entre todo el personal y los

operadores archivísticos.

b) Formalización. Se llevará a cabo un plan de acción para la

implantación y difusión en el ámbito de todos los archivos de la institución,

que incluirá uno comunicacional desde la mayor jerarquía y otro a cargo de

la Dirección de Gestión Documental y Archivo.

c) Supervisión y asesoría. El Sistema Institucional dará seguimiento al adecuado funcionamiento del Cuadro, a fin de corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas. d) Capacitación. Se desarrollará un plan de capacitación para que el

personal conozca perfectamente la forma de clasificar, la estructura del

cuadro y a qué responde.

Nivel

Código de

Archivo

Título

Fondo:

AGC

Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD

Sección:

AGC.08

Dirección de Asesoría Jurídica

Subsección:

AGC.08.01

(-) colocar guion cuando no exista subsección

Serie:

AGC.08.01.01

Gestión de Patrocinio Judicial

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5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9)

Los expedientes se identificarán con los siguientes datos en el formato para la elaboración de Listado Descriptivo, el mismo que constituye un pre-inventario general de documentos:

I. Listado Descriptivo contiene: a) Coordinación y/o Dirección

b) Área generadora

c) Sección

d) Subsección

e) Código de clasificación o código de referencia

f) Descripción y contenido de la serie o soporte documental

g) Fecha de apertura

h) Fecha de cierre

i) Casillero Descripción de Digitalizado (si, no)

j) Ubicación Topográfica (Estante, panel, ubicación)

k) Plazos de conservación

l) Destino final

m) Estado del soporte

n) Observaciones

II. La identificación para el lomo de carpeta y caja archivador contiene: a) Código de clasificación

b) Número de expediente

c) Título de expediente

d) Año en curso

Cuando se trate de expedientes clasificados como reservados o confidenciales, la carátula de identificación deberá contener señalamiento correspondiente en color rojo: RESERVADO, o en su caso CONFIDENCIAL o SECRETO.

5.1 PROCESO PARA TOMA DE LISTADOS DESCRIPTIVOS E

IDENTIFICACIÓN.

Es el proceso de recopilar, procesar y analizar información que servirá para la organización documental. Sirve para indagar sobre la información existente en cada

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una de las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria, a nivel nacional. Para ello se debe tomar en cuenta algunos pasos: (Ver ilustración: VII)

1. Realizar Investigación de Campo: Seleccionar y preparar los instrumentos

para el levantamiento de la información de los soportes

2. Ejecutar el Levantamiento de Información documental (estanterías,

archivadores, etc.)

3. Realizar la clasificación y reubicación de soportes documentales; por series y

cronológicamente por fechas (expedientes: procesos, asuntos, tipos

documentales).

4. Realizar la transcripción de información en los Listados Descriptivos, tomando

como referencia los Cuadros de Clasificación Documental, y,

5. Realizar muestreo de verificación para constatar la información levantada en

los Listados Descriptivos.

Identificación y Rotulación de soportes documentales y muebles

archivadores.

1. Considerar la puerta principal de acceso a la Unidad Administrativa (Archivo

de Gestión), referenciándose la toma desde la izquierda de la locación.

2. Identificar y rotular los muebles archivadores, de acuerdo a la ubicación

topográfica que se les asigne.

3. Verificar los códigos y ubicación topográfica de los soportes documentales,

validándolos con la información con los listados descriptivos.

4. Realizar la identificación y rotulación, de acuerdo a los parámetros

establecidos en los Listados Descriptivos, y

5. Verificar mediante muestreo, la ubicación y localización topográfica de los

soportes documentales.

Especificaciones necesarias para la elaboración de signaturas de

localización.

Para poder realizar y elaborar una correcta signatura de localización de los soportes

documentales, se debe tomar en consideración las siguientes puntualizaciones:

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Edición No: 0




1. La signatura de localización y codificación de soportes se realizará siempre tomando en consideración la puerta de acceso a las Áreas de Archivo: Central, de Gestión, y Periférico.

2. Todo soporte documental se lo debe ubicar siempre de IZQUIERDA A DERECHA.

3. Su ordenamiento debe ser de ARRIBA HACIA ABAJO (estantes) y de ADELANTE HACIA ATRÁS (archivadores).

4. En caso de ESTANTERÍAS: La ubicación se lo realizará siempre primero por

columnas.

Identificación de signaturas de localización o ubicación topográfica

documental

1. A los muebles de archivo, se los debe asignar números romanos, La columna

de cualquier mueble en idéntica e igual forma (I, IV, etc.)

2. A las filas, pisos o niveles de cualquier mueble de archivo, se los debe asignar

números arábigos (I.1, IV.2, etc.)

3. A cada soporte documental, se le identificará y asignará como subíndice del

número de fila a que corresponda (I.1.1, IV.2.1, etc.)

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Edición No: 0




Ilustración VII

5.2 PROCESO PARA IDENTIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE SOPORTES

Identificación y uso de la etiqueta para lomos de carpetas archivador. (Anexo:

10.1 y 10.2)

En primer lugar, la etiqueta tiene una estructura jerárquica de acuerdo con la

estructura orgánica de gestión organizacional por procesos de AGROCALIDAD.

Dicha estructura jerárquica se expresa en categorías, por consiguiente en:

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Edición No: 0




a. La SECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la Coordinación

General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de

Sanidad Agropecuaria, que produce la información contenida, de acuerdo a

las funciones y atribuciones establecidas en la normativa aplicable.

b. La SUBSECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la Unidad de

Gestión en la cual se subdivide la Coordinación General, Dirección General,

Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria conocida

también como Sección Documental.

c. La SERIE DOCUMENTAL; escribimos las divisiones de la sección que

corresponden a las responsabilidades específicas derivadas de un proceso

o atribución. Cada serie agrupa los expedientes producidos en el desarrollo

de una responsabilidad o actividad. De ser el caso y exista un tipo

documental dependiente de esta Serie Documental, se la considerará

como una SUBSERIE DOCUMENTAL.

d. El CÓDIGO; Signar con la abreviatura de Agrocalidad (AGC), luego el

número asignado a la Dirección (Serie Documental), después el número de

subsección documental y finalmente el número de serie documental.

e. La FECHA tendrá la información del mes y año en el cual se produjo la

información.

Como nota importante adicional, se debe conservar el tipo de letra [Calibri

(Cuerpo)], y recortar por las líneas punteadas, puesto que están de acuerdo al

tamaño de los lomos de carpetas. Las etiquetas deben ir adheridas en la parte frontal

de la carpeta archivador y sobre ellas colocar cinta de embalaje transparente para

su conservación en el tiempo.

Identificación y Uso de la etiqueta para cajas archivador. (Anexo: 10.3)

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Edición No: 0




Manejamos los mismos criterios señalados anteriormente, esto es manteniendo una

estructura jerárquica de acuerdo con la estructura orgánica de gestión organizacional

por procesos de la dependencia.

Dicha estructura jerárquica se expresa en categorías, por lo tanto en:

a. La SECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la Coordinación


Sanidad Agropecuaria que produce la información contenida de acuerdo a

las funciones y atribuciones establecidas en la normativa aplicable.

b. La SUBSECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la dependencia

en la cual se subdivide la Coordinación General, Dirección General,

Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria o Sección

Documental.

c. La SERIE DOCUMENTAL; escribimos las divisiones de la sección que

corresponden a las responsabilidades específicas derivadas de un proceso

o atribución (Constituyen las gestiones en las que se divide la Subsección

Documental). Cada serie agrupa los expedientes producidos en el desarrollo

de una responsabilidad o actividad. Los expedientes considerados como tipo

documental dependientes de esta Serie Documental, se la considerará como

una SUBSERIE DOCUMENTAL.

d. Los CÓDIGOS; que serán todo el conjunto de los que se adicionen a la caja.

e. El NÚMERO CONSECUTIVO DE CAJA; colocamos el número de caja de

acuerdo al orden ascendente que se lleva en el archivo.

f. El NÚMERO DE EXPEDIENTES; detallamos la cantidad de expedientes

contenidos

g. La FECHA; tendrá la información de los meses y años en los cuales se

produjo la información.

Como nota importante adicional, se debe conservar el tipo de letra [Calibri], y

recortar por las líneas punteadas, puesto que por impresión salen dos etiquetas. Las

etiquetas deben ir adheridas en la parte frontal de la caja y sobre ellas cinta de

embalaje transparente para su conservación en el tiempo. (Ver ilustración: 12)

6. GUÍA DE ARCHIVOS (Anexo: 11)

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En la Guía de Archivos, la unidad de descripción son las series documentales

contenidas en el Cuadro de Clasificación, y los campos descriptivos que deberán

incluirse son los siguientes: (Anexo: 11)

Unidad de Descripción

Campos descriptivos

Encabezado:

Fondo, Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo de

Gestión Periférico, según corresponda, fecha de elaboración;

Introducción

general

Historia Institucional

Cédula

descriptiva

Sección, serie, unidad, área productora, fechas extremas,

alcance y contenido, volumen y soporte, historia archivística.

Cierre de la

Guía:

Nombre del responsable del archivo, cargo, teléfono y correo

electrónico. Ubicación física del archivo.

a) La elaboración de esta guía, es una herramienta de trabajo informativo

dirigido al personal técnico, de apoyo, o personal nuevo que ingresa a

AGROCALIDAD, también es un soporte importante para la Autoridad de la

Unidad y la institución en general: permite conocer el seguimiento del trámite,

la base legal que respalda sus actuaciones y la estructura de cada

expediente que forman las series documentales; su elaboración se basa en

la descripción documental y siguiendo una ordenación sistemática. La Guía

contiene los datos que se extraen de las series documentales ya formadas.

b) Para la organización de los Archivos de Gestión en AGROCALIDAD se

establece los siguientes lineamientos: Los documentos serán archivados por

expedientes, referidos al asunto del que se traten, y jamás por tipo

documental.

c) Estos expedientes se ordenan formando series documentales mediante

sistemas alfabético, numérico o mixtos, y permanecerán en el Archivo de

Gestión Planta Central, y en el caso de Provincias en los Archivos de las

Oficinas Técnicas Provinciales, mientras dure su vigencia, es decir hasta la

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Edición No: 0




finalización del procedimiento administrativo o judicial al cual pertenecen, o

cuando su consulta deje de ser habitual. Una vez finalizada su tramitación

serán trasladados al Área de Archivo Central Planta Central o Archivo de

Gestión Periférico de AGROCALIDAD a nivel nacional.

7. INVENTARIOS DOCUMENTALES (Anexo: 12)

Los inventarios documentales incluirán los siguientes campos descriptivos: (Anexo: 12)

Inventario documental

(Formato único: *indicar el tipo de inventario que corresponda)

Encabezado:

1) Siglas y logotipo de AGROCALIDAD; 2) Nombre de la

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o

Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria; 3) Nombre de la

unidad de gestión; 4) Nombre del área generadora de los

expedientes semi-activos; 5) Sección documental; 6) Serie

documental; 7) *Tipo de inventario documental: general, de

transferencia (primaria o secundaria) o baja documental; 8)

Número de transferencia; 9) Fecha de recepción; 10) Ubicación

topográfica.

Columnas:

11) Número de caja; 12) Número secuencial (que indicará la

secuencia de cada elemento que conforma el inventario: número

de expediente, caja, paquete o legajo); 13) Número de clasificación

archivística; 14) Descripción del expediente o asunto; 15) Periodo

de trámite del expediente; 16) Vigencia documental; 17)

Condiciones de acceso.

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Edición No: 0




Hoja de cierre:

Deberá incluir la siguiente leyenda “El presente inventario consta

de (18) y ampara la cantidad de (19) expedientes de los años

de (20), contenidos en (21), con un peso aproximado de (kg) (22)”

y, al final, los nombres y firmas citados en el numeral (23).

Detalle: (18) Número total de fojas; ( 19) Número total de

expedientes; (20) Años de la documentación (el más antiguo y el

más reciente); (21) Número de cajas; (22) Peso total en

kilogramos.

Firmas:

(23) Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar,

autorizar y recibir la transferencia, de conformidad al marco jurídico

vigente.

Inventario General por Expediente (Anexo: 12)

El inventario general por expediente deberá contener al menos los siguientes

campos de registro (Ver ilustración: 14). Que constituyen en su mayor parte los

mismos datos ya levantados en el Listado Descriptivo, ya que este constituye

como se señaló anteriormente el pre-inventario documental.

a) Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital, Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria.

b) Unidad

c) Área productora

d) Sección

e) Serie

f) Código de clasificación

g) Número de expediente

h) Fecha de apertura

i) Fecha de cierre

j) Descripción del asunto

k) Valores documentales

l) Plazos de conservación

m) Destino final

n) Condiciones de acceso (reservado, confidencial, periodo)

o) Volumen y soporte

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Edición No: 0




Una herramienta importante de gestión documental es el INVENTARIO GENERAL

POR EXPEDIENTES, se elabora y usa en cada Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital y Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria, en su

Archivo de Gestión. Consiste en detallar cada expediente de cada serie. Se actualiza

el Inventario cada vez que se incrementa la información; el Inventario se archiva en

orden numérico

Todos los Archivos de Gestión deberán elaborar el inventario general por expediente

correspondiente a su Coordinación General, Dirección General, Dirección

Distrital y Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria y el Archivo Central

elaborará el inventario general de expedientes pasivos de la Institución.

8. VALORACIÓN DOCUMENTAL

8.1 Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o

histórico:

De manera indicativa, más no limitativa, se indican características a tomar en cuenta

para determinar la existencia de valor secundario, histórico o permanente en las

series documentales y expedientes. Dependiendo del análisis integral que se haga

de la documentación de archivo, las series y expedientes que pueden tener valor

permanente son aquellos que:

Permiten conocer los orígenes de AGROCALIDAD, su organización,

evolución y actividades.

Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico y tecnológico.

Permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos de

AGROCALIDAD.

Contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo,

institución o lugar, sobre tendencias de la historia política o económica,

ciencias y técnicas.

Reflejan de manera integral la actividad propia, especifica de una

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefaturas de

Servicio de Sanidad Agropecuaria.

Reflejan el seguimiento completo del proceso o procedimiento.

Contienen datos significativos sobre acontecimientos o movimientos

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Edición No: 0




importantes de la historia política, económica y social.

Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles,

financieros, jurídicos u otros derechos de las personas físicas o morales.

Describen la organización documental de AGROCALIDAD.

Asimismo se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

a) De procedencia y evidencia: Son más valiosos los documentos que

proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía

administrativa; aunque los documentos de áreas administrativas de rango

inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible, es

preferible conservar un original a una copia. “Las copias se conservan

únicamente cuando no existe el original”.

b) Su contenido: Es preferible conservar documentación que comprenda

información global de la institución, a aquella que se presenta en partes

sucesivas.

c) Cronológico: Dependiendo de las disposiciones legales establecidas por la

legislación nacional en cuanto a la conservación de documentos históricos.

8.2 Técnica de selección por muestreo

La técnica de selección que debe ser anotada en la Tabla de Plazos, puede ser: 1)

Conservación completa o, 2) Muestreo.

El muestreo podrá aplicarse en los casos de series homogéneas que fueron

calificadas con valor permanente en la Tabla.

La técnica de muestreo consiste en la selección parcial de los expedientes que se

conservarán de manera permanente, siguiendo algún criterio previamente

determinado por la dependencia para inferir el valor de una o varias características

del conjunto documental representado en la serie.

Existen diferentes tipos de muestreo:

a) Selectivo o cualitativo: Selección cualitativa mediante la cual se trata

de conservar los documentos más importantes o significativos,

estableciendo criterios predefinidos de acuerdo a las características de

nuestra Institución y a su tipología documental.

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Edición No: 0




b) Sistemático: Aquél que establece una pauta y precisa necesariamente de

la homogeneidad de la serie para eliminar conservando un año, un mes, o

bien por alfabeto, o por períodos de tiempo.

c) Aleatorio: Método estadístico que toma las muestras al azar, cualquiera de

los elementos pueden ser igualmente representativos;

Cuando se decida aplicar la técnica de muestreo, se deberán establecer los criterios

específicos de selección para los expedientes que se consideren con valor

permanente. Estos criterios se definirán de acuerdo a las características particulares

de nuestra Institución y a la tipología documental que emana de sus funciones.

Los criterios específicos que sean aprobados por AGROCALIDAD, deberán remitirse

para su conocimiento a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse

entre los Archivos de Gestión Planta Central, Archivos de Gestión Periféricos y

Archivo Central.

8.3 Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

(Anexo: 13).

La Tabla establecerá para cada serie documental los plazos de conservación, los

valores documentales, el destino final, la técnica de selección y las condiciones de

acceso de cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital, y

Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria. (Ver Ilustración: 15)

a) La valoración documental se aplicará a todas las series documentales que

integran el Cuadro, lo que se hará durante el proceso de construcción o

actualización de la Tabla de Plazos, con el fin de establecer los tiempos de

conservación en cada uno de los archivos y el destino final para cada serie

tomando en cuenta sus valores primarios y secundarios.

b) En el proceso de valoración deberán participar: la Dirección de Gestión

Documental y Archivo, la unidad productora, el Archivo de Gestión Planta

Central, el Archivo de Gestión Periférico, así como las autoridades que la

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria determine que deban tomar parte en las

decisiones respecto al destino final de los expedientes. De ser el caso se

podría requerir asesoramiento a la Dirección Nacional de Archivo de la

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Edición No: 0




SNAP, la misma que da asistencia técnica a las dependencias y supervisa

la correcta aplicación de los criterios de depuración, con objeto de asegurar

la integridad del patrimonio documental de la Nación.

c) En el proceso de construcción o actualización de la Tabla, las unidades

deberán identificar los valores primarios y secundarios de las series

documentales correspondientes a sus procesos sustantivos. La

identificación de estos valores primarios permitirá establecer los plazos de

conservación en el Archivo de Gestión, Central e Intermedio. La

identificación de los valores secundarios permitirá determinar el destino final.

9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

9.1 Transferencia Primaria

Para llevar a cabo el procedimiento de transferencia primaria los responsables de

los Archivos de Gestión Planta Central y el encargado de Archivo de las Oficinas

Técnicas Provinciales en el caso de las Distritales deberá:

a) Identificar, apoyándose en las alertas de vencimiento que emita el Sistema

Informático Integral de Gestión Documental y Archivo, los expedientes que

concluyeron su plazo de conservación en el Archivo de Gestión o en el

Archivo de las Oficinas Técnicas Provinciales en el caso de las Distritales

de conformidad con la Tabla de Plazos.

b) Generar el inventario de transferencia primaria a través del Sistema

Informático Integral de Gestión Documental y Archivo, firmarlo y presentarlo

a validación por parte del titular de la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria.

c) Integrar los expedientes a transferir en las cajas archivadoras que para el

efecto determine la Dirección de Gestión Documental. Tomando en cuenta

que:

El número de expedientes que contenga cada caja dependerá del

grosor de los mismos, procurando que no queden demasiado apretados

o se maltraten.

Debe procurarse que el expediente no quede dividido en dos cajas.

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Edición No: 0




Si esto ocurriera, deberá señalarse claramente mediante una referencia

textual (ejemplo: expediente “n”, continúa en la siguiente caja).

Dentro de las cajas, el material deberá estar ordenado por serie

documental y por número de expediente de menor a mayor, y en la misma

secuencia del respectivo inventario.

Cada caja deberá contar con la respectiva cédula de identificación

(Etiqueta - Carátula), que incluirá los siguientes datos y podrá

generarse a través del Sistema Informático Integral de Gestión

Documental y Archivo:

Fondo (AGROCALIDAD)

Coordinación y/o Dirección

Área productora

Sección

Serie

Número consecutivo de caja

Número de expedientes

Fechas extremas de los expedientes

d) Remitir el memorando de solicitud de transferencia primaria dirigido al titular

de la Dirección de Gestión Documental y Archivo, adjuntando el inventario

de transferencia primaria en medio impreso y electrónico. El titular designará

un responsable del Archivo Central en el caso de Planta Central, y el

responsable del Archivo de Gestión Periférico en el caso de las Distritales,

para que efectúe éste procedimiento quien una vez que reciba el

memorando de solicitud de transferencia primaria, concertará cita con el

titular del Archivo de Gestión Planta Central o Archivo de las Oficinas

Técnicas Provinciales en caso de las Distritales, para revisar y cotejar

físicamente la documentación contra el inventario.

e) Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en el inventario,

etiquetas o contenido de la transferencia, al momento de hacer la revisión

documental en presencia del responsable del Archivo Central Planta Central

o Archivo de Gestión Periférico en el caso de las Distritales.

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Edición No: 0




f) Remitir al Archivo Central Planta Central o Archivo de Gestión Periférico en

el caso de Distritales las cajas que hayan sido revisadas y cotejadas para

su resguardo, conjuntamente con el inventario de transferencia primaria en

formato impreso y electrónico.

g) Cuando hayan ingresado las cajas al Archivo Central o Archivo de

Gestión o Periférico en el caso de las Distritales, se acusará de recibido

el inventario de transferencia primaria, entregando una copia a la

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria Provincial.

h) Una vez que el Archivo Central o Archivo de Gestión o Periférico en el caso

de las Distritales reciba la transferencia primaria, la registrará en la bitácora

de transferencias, otorgándole, la signatura topográfica de ubicación que

corresponda a la ubicación física que tendrán las cajas dentro de la

estantería. Se asentará en el inventario de transferencia primaria, la

signatura topográfica correspondiente, a efecto de que sirva de instrumento

de consulta.

i) El Archivo Central o Archivo de Gestión o periférico en el caso de las

Distritales, informará por escrito a la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital, o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria

Provincial, la signatura topográfica otorgada a su transferencia primaria.

j) El Archivo Central o Archivo de Gestión Periférico en el caso de las

Distritales registrará la entrada de cada transferencia primaria en el Sistema

Informático Integral de Gestión Documental y Archivo, a efecto de que el

sistema genere las alertas de vencimiento del período de conservación en

este Archivo.

k) Expedientes que sean transferidos de los Archivos de Gestión al Archivo

Central Planta Central o Archivos de las Oficinas Técnicas Provinciales al

Archivo de Gestión Periférico en el caso de las Distritales, seguirán siendo

de la Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura

de Servicio de Sanidad Agropecuaria, hasta su destrucción o transferencia

final al Archivo Histórico, en donde se convertirán en bienes.

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Edición No: 0




9.2 Transferencia Secundaria (Archivo Intermedio – SNAP)

Para realizar la transferencia secundaria el Archivo Central Planta Central o Archivo

de Gestión Periférico Provincial deberá:

a) Con base en el calendario de caducidades establecidas en la Tabla de

Plazos y en las alertas de vencimiento de los plazos de conservación

emitidas por el Sistema Informático Integral de Gestión Documental y

Archivo, identificará los expedientes que deberán valorarse y transferirse al

Archivo Intermedio.

b) Solicitar por escrito la autorización de la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital, o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria,

para abrir las cajas que contengan expedientes susceptibles de

transferencia secundaria a fin de proceder con la valoración.

c) Generar, a través del Sistema Informático Integral de Gestión Documental y

Archivos, el inventario de expedientes para conservación permanente y el

inventario de expedientes para baja documental, elaborando para cada uno

la Ficha Técnica de Pre-valoración en coordinación con los Archivos de

Gestión de las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales,

Direcciones Distritales y/o Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria.

d) Remitir, para su aprobación por la Comisión de Gestión Documental y

Archivo la propuesta de los inventarios y Fichas Técnicas de Pre-valoración,

suscritos por el Director de Gestión Documental y Archivo, el responsable

del Archivo de Gestión, el titular de la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital y Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

e) Remitir para aprobación de la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP el

inventario de transferencia secundaria y la ficha técnica de pre-valoración,

solicitando el dictamen de valoración para realizar la transferencia

secundaria.

f) Recabar la firma del Director de Gestión Documental y del Director Ejecutivo

de AGROCALIDAD y remitir la transferencia secundaria al Archivo

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Edición No: 0




Intermedio con la documentación correspondiente.

g) En el caso de que en la revisión de expedientes se identifique información

que sea susceptible de ser clasificada como reservada o confidencial de

conformidad con la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la

Información Pública, se recomendará al titular de la Coordinación y/o

Dirección el cambio de las condiciones de acceso a dichos expedientes.

9.3 Baja Documental (Anexo: 14)

En todas las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria a nivel Nacional se

procederá:

a. Realizar la Identificación de los expedientes que cumplan su plazo de

conservación.

b. Proceder a valorar y ratificar o modificar en su caso, el destino final

establecido en la Tabla de Plazos de Conservación Documental (TPCD).

c. Elaborar el inventario tratándose de expedientes para baja documental, y la

ficha técnica de pre-valoración, los que se presentarán para su dictamen a

la Comisión de Gestión Documental y Archivo.

d. Solicitar a la Dirección Nacional de Archivo de la Secretaría de

Administración Pública (SNAP), la validación del respectivo Dictamen de

Baja Documental remitiendo el inventario de baja correspondiente y la ficha

técnica de pre-valoración.

e. Requerir de la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP el Dictamen de

Baja Documental validada con lo que se autoriza en definitiva la destrucción

de la documentación.

f. Proceder con el proceso de baja documental, cualquiera que sea su

soporte, en atención a los procedimientos establecidos por el Ministerio del

Ambiente (Acuerdo 131, Cap. 3, Art.23 del 11 de agosto de 2010) las

disposiciones establecidas por la Comisión de Gestión Documental y las

mejores prácticas internacionales, que hayan sido dictaminadas para baja

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Edición No: 0




documental por la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP. En base a lo

antes mencionado la Dirección General de Gestión Documental y Archivo

procederá:

Receptar la transferencia del material a ser dado de baja, con el inventario

respectivo, si este material proviene de otros Archivos de Gestión Planta

Central, y unificarlo con el material calificado para ser dado de baja en el

Archivo Central de la Dirección de Gestión Documental.

Para el caso de Planta Central, recepta la información la Dirección de Gestión

Documental, para la visita técnica de la SNAP, deben estar presentes 2

miembros de la CGDA, o sus delegados, Director de la DGDA, miembro de

la Unidad Productora, y los delegados de la SNAP.

En el caso de provincias recopilar este material en cada Archivo de

Gestión Periférico, el material de su Dirección Distrital, al igual que el

material a ser dado de baja en las Oficinas Técnicas de su jurisdicción, y

continuar con el proceso normal señalado en éste Manual.

Los Archivos de Gestión Periféricos Provinciales, deben elaborar y remitir

los listados descriptivos para la baja documental a la Dirección de Gestión

Documental.

En el caso de provincias, para la visita técnica de la SNAP, deben estar

presentes 1 miembro o delegado de la Dirección de Gestión Documental,

1 miembro o delegado de la Comisión de Gestión Documental, 1

responsable o delegado de la Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de

Sanidad Agropecuaria, y 1 miembro de la Unidad Productora, a más de

los personeros de la SNAP.

Requerir ofertas de empresas gestoras ambientales calificadas, a fin de

coordinar con el mejor ofertante la venta del material a ser dado de baja.

Poner a disposición de la Comisión de Gestión Documental las ofertas

presentadas por las empresas gestoras ambientales, a fin de que ésta

dictamine y autorice el nombre de la empresa ganadora, empresa con la

cual se deberá realizar el proceso de baja y eliminación del material

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Edición No: 0




documental.

Requerir de la empresa gestora ambiental ganadora, un certificado de

disposición del material, en el cual se acredite la eliminación total del

material entregado, mediante procedimientos que no afecte al medio

ambiente ni su entorno.

Receptar de la empresa gestora ambiental, el depósito o transferencia

bancaria realizada por la compra del material a eliminar, la misma que

debe estar a nombre de “Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la

Calidad” AGROCALIDAD:

Para proceder a su destrucción la Dirección de Gestión Documental y Archivo

convocará al área productora a efecto de ratificar y, en su caso, verificar la

destrucción a fin de hacer constar que el procedimiento se llevó a cabo conforme

a lo antes señalado, finalmente se suscribirá el Acta Circunstanciada respectiva.

Abrir un expediente para cada procedimiento de baja documental, integrándose con

el acta circunstanciada que para el efecto se elabore, el dictamen de baja

documental autorizado por la Comisión de Gestión Documental y Archivo y validado

por la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, así como la ficha técnica de Pre-

valoración correspondiente y una muestra aleatoria de la documentación a destruir.

Dicho expediente se registrará en el Sistema Informático Integral de Gestión

Documental y Archivo y se conservará por un plazo de siete años contados a partir

de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente.

9.4 Transferencia Final (Archivo Nacional del Ecuador)

La transferencia final se llevará a cabo de acuerdo a lo siguiente:

a) Una vez concluido el plazo de conservación en el Archivo Intermedio de

conformidad con la Tabla, se generará el inventario de transferencia final y

se elaborará el dictamen de valoración secundaria correspondiente.

b) Se solicitará por oficio la transferencia final al Archivo Nacional del

Ecuador adjuntando el inventario de transferencia final y el dictamen de

valoración secundaria correspondiente.

c) El Archivo Nacional del Ecuador registrará el ingreso de las cajas en

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Edición No: 0




la bitácora de transferencias y determinará la signatura de ubicación

topográfica correspondiente, la que se asentará en el inventario de

transferencia final a efecto de que sirva de instrumento de consulta.

d) El Archivo Nacional del Ecuador entregará al titular dela Dirección

Nacional del Archivo de la SNAP que tiene bajo su cargo el Archivo

Intermedio copia del inventario de la transferencia final, debidamente

fechado, sellado y firmado, como acuse de recibo.

e) El Archivo Nacional del Ecuador informará por escrito a la Coordinación


Sanidad Agropecuaria Provincial, que la documentación custodiada en su

acervo será de acceso público y se integrará al inventario general del

Archivo Nacional Histórico.

f) La Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, que tiene bajo su cargo el

Archivo Intermedio publicará en su portal de Internet la solicitud de

transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador, el dictamen de

valoración y el inventario de transferencia final.

9.5 Control Préstamos Interno o Consulta de Documentos (Anexo: 15)

El Préstamo Interno de documentos se refiere al servicio que deben cumplir los

responsables del Centro de Información Documental - Archivo Central / Archivos de

Gestión - Planta – Central / Archivos de Gestión Periféricos – Direcciones

Distritales o Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria a nivel nacional,

hacia los servidores que trabajan en AGROCALIDAD y que por el cumplimiento de

sus funciones necesitan consultar, para el efecto se deberá utilizar un formato

establecido para el efecto. Ejemplo: “Control de Préstamo Interno de

Documentos” (Anexo: 15) siendo su función controlar la documentación en

préstamo, identificar a la persona que se proporciona este servicio y recuperar en los

plazos establecidos.

a) El responsable de esta función deberá utilizar señalativos en los sitios que

ha localizado el material documental solicitado, retirándolo sin alterar el

orden en que se guarda la documentación restante, verifica la información

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Edición No: 0




que se encuentre completa y en buen estado y procede a entregar en

préstamo el documento.

b) El responsable de esta función, para la devolución del documento se

cerciorará de que el material documental se encuentra completo y en buen

estado, de no haber irregularidades que ameriten otra gestión procede a

sellar la solicitud “DEVUELTO”, así como la fecha y hora de devolución en

presencia del usuario.

c) El responsable de esta función en la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria,

localiza dentro del archivo que originó el préstamo, el lugar que corresponde

al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el señalativo y

cerciorándose de no alterar el orden, clasificación y ubicación que este

establecido para esta documentación

9.6 Préstamo para sacar documentación de los Archivos de Gestión Planta

Central, Archivos de Gestión Periféricos Provinciales, como de la

Dirección de Gestión Documental y/o Archivo Central. (Anexo: 16)

a) El préstamo de expedientes o documentos individuales se otorgará sólo a

las unidades productoras dueñas de la documentación a través de los

funcionarios autorizados. Para ello la Dirección de Gestión Documental y

las Direcciones Distritales Provinciales correspondientes integrarán el

registro de las firmas válidas para solicitar el préstamo de documentos.

b) La solicitud de documentación en préstamo al Archivo Central, Archivo de

Gestión Planta Central, Archivo de Gestión Periférico Provincial deberá

realizarse mediante la Ficha de “Control de Préstamo Interno de

Documentos” (Anexo: 16), por vía electrónica (Sistema Guía), e impresas

al momento de ir a retirar o consultar el documento. Estas fichas deberán

contar con firma del solicitante y de la autoridad que autoriza el préstamo del

documento.

c) El plazo del préstamo se acordará entre el responsable del Archivo y el

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Edición No: 0




solicitante, registrándolo en la Ficha de Préstamo. De ser necesario se

acordará la renovación del periodo, según las necesidades del usuario,

anotando la nueva fecha de devolución en la Ficha de Préstamo que se

firmará de acuerdo entre el responsable del Archivo y el usuario.

d) El responsable de esta función deberá utilizar señalativos en los sitios que ha

localizado el material documental, retirándolo sin alterar el orden en que se

guarda la documentación restante, verificando que la información se

encuentre completa y en buen estado.

e) Los expedientes otorgados en préstamo quedarán bajo la responsabilidad del

solicitante quien deberá devolverlo de manera íntegra al término del plazo

establecido o bien refrendar el préstamo.

Al momento de la devolución del expediente en préstamo, el responsable del

Archivo deberá cerciorarse de que éstos se encuentran íntegros y completos. De

no haber irregularidades que ameriten otra gestión procede a sellar la solicitud con

la leyenda “DEVUELTO”, anotando la fecha y hora de devolución en presencia del

usuario y se registrará la devolución en el Sistema Guía.

El Archivo Central, Archivos de Gestión Planta Central o Archivos Periféricos

Provinciales de AGROCALIDAD darán seguimiento al préstamo hasta la devolución

de los documentos individuales y/o expedientes en tiempo y forma, reintegrándolos

de inmediato a su respectiva ubicación física dentro de la estantería y/o archivador.

El responsable del Archivo Central, Archivo de Gestión Planta Central o Archivo

Periférico Provincial de AGROCALIDAD localiza el lugar que corresponde al material

devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el señalativo y cerciorándose de no

alterar el orden de la documentación dentro de la caja contenedora.

Si al vencimiento del periodo de préstamo la unidad no ha devuelto el o los

expedientes que le fueron prestados, el Archivo Central, Archivos de Gestión Planta

Central o Archivos Periféricos Provinciales de AGROCALIDAD, en su caso, solicitará

por escrito al titular de la unidad la devolución correspondiente o procederá de

conformidad con la normatividad y legislación aplicable.

En el caso de que el o los documentos individuales y/o expedientes prestados se

entreguen incompletos, equivocados o en mal estado.

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Edición No: 0




El Archivo Central, Archivos de Gestión Planta Central o Archivos Periféricos

Provinciales de AGROCALIDAD darán conocimiento por escrito al titular de la

unidad del estado en que se entregan; por lo que se registrarán en el Sistema Guía

de Gestión Documental y Archivo como documentos individuales y/o expedientes

dañados o extraviados, según corresponda.

La unidad que extravíe o dañe los documentos individuales y/o expedientes en

préstamo, deberá elaborar un Acta Circunstanciada, haciéndola del conocimiento del

Archivo Central, Archivos de Gestión Planta Central o Archivos Periféricos

Provinciales de AGROCALIDAD, según corresponda al préstamo, así como de la

Auditoría de Gestión, para los efectos a que haya lugar.

10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

10.1 Infraestructura Física

La infraestructura deberá responder a las condiciones del terreno y a la carga del

edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas vigentes de construcción.

Las paredes, pisos y techos deberán estar hechos de materiales con una alta

capacitad térmica e higroscópica y con aislantes apropiados al sistema de

construcción.

Debe evitarse la utilización de elementos estructurales de madera, por el riesgo de

ataque de ciertas plagas, por requerir constante mantenimiento y por ser

altamente inflamable.

En edificios adaptados que cuenten con elementos constructivos de madera no

sustituibles, éstos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e

insecticidas.

Los elementos estructurales de los depósitos deberán proveer cuatro horas de

resistencia al fuego, ya sea que éste se dé dentro del depósito o en áreas

adyacentes.

Se deberá realizar un análisis de las actividades que en el ejercicio de las

funciones realizarán los funcionarios encargados de la Gestión Documental y Archivo

en cada una de las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales o Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria, considerando la

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Edición No: 0




cantidad de personas permanentes o eventuales, para así proveerlas de los

materiales, equipamiento y mobiliario adecuado para el buen desempeño de sus

actividades

Área privada (acceso controlado)

a) Recepción de Transferencias Primarias.

b) Limpieza, cuarentena y fumigación.

c) Descripción, inventario y catalogación.

d) Restauración, conservación, montaje y embalaje.

e) Digitalización

f) Trabajos especiales

g) Sanitarios y vestidores.

h) Limpieza.

i) Administración.

Área pública (acceso controlado)

a) Estacionamiento.

b) Áreas de recepción.

c) Información y guardarropa.

d) Referencia, lectura y consulta.

e) Exhibición.

f) Reunión, auditorios, descanso, cafeterías, tienda.

g) Sanitarios.

h) Rampas, elevadores y accesos para personas con capacidades diferentes

10.2 Medidas de Conservación Preventiva

Entre las acciones que deberán llevarse a cabo dentro del plan de prevención de

riesgos, al personal de los archivos corresponderá:

a) Tomar las medidas conducentes, o en su caso informar o gestionar ante

quien corresponda, a fin de que la temperatura se mantenga estable en un

rango de 18 a 20 grados centígrados. La humedad relativa deberá oscilar

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Edición No: 0




en un rango de 45% a 60%, dependiendo del tipo de soporte. Para

documentos impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y

piel: entre el 50% y el 60%; para los documentos en formato electrónico

(disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): entre un 30% y un 40%; para

los micro portadores de información (microfichas): por debajo de 50%; para

las películas de gelatina de plata, el máximo recomendado es de 40%.

b) Identificar los factores de riesgo que puedan poner en peligro la

conservación del acervo documental, sean estos geográficos, climáticos,

humanos o procedimentales, e informarlo a la autoridad que corresponda.

c) Verificar periódicamente el perfecto estado de las instalaciones

hidrosanitarias, eléctricas y estructurales, así como los mecanismos de

seguridad del edificio, y reportar a quien corresponda cualquier desperfecto

que se detecte.

d) Requerir un plan de contingencia a la Dirección General de Administración

de Recursos Humanos que involucre la participación del personal de

gestores documentales, personal de protección civil, personal de seguridad,

personal de mantenimiento e incluso usuarios del archivo. Se deberán

realizar simulacros con diferentes supuestos, a fin de que todos los

participantes desarrollen la habilidad para intervenir ante cualquier siniestro.

e) Dentro del Plan de Contingencia se deberá considerar que la prioridad más

importante ante cualquier desastre será la seguridad humana, debiendo

ponerse a salvo en primer lugar al personal y los usuarios. Una vez que no

exista riesgo para las personas, el rescate de los acervos y la

rehabilitación del edificio constituirán la siguiente prioridad.

f) Los documentos de gran importancia para la institución deben ser

identificados con anticipación a fin de que puedan ser rescatados con mayor

agilidad, entre ellos debe identificarse:

Documentos de archivo de alto valor histórico

Documentos de archivo de alto valor monetario

Documentos de archivo insustituibles

Documentos de archivo irrecuperables o difíciles de recuperar

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Edición No: 0




10.3 Medidas de seguridad

Las instalaciones de los archivos deberán contar al menos con las siguientes

medidas de seguridad:

Sistema de alarma contra incendios.

Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles.

Señalizaciones y rutas de evacuación para caso de siniestros.

Equipo y material de trabajo para el personal que labore en la unidad

(mandiles, guantes de trabajo, guantes desechables, mascarillas

desechables, gafas protectoras, y cascos industriales).

Entradas y salidas de fácil acceso y evacuación.

Espacios para la circulación entre los estantes y manipulación de las

cajas archivadoras.

Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble.

Medidas para el control de plagas, inundaciones y accesos indebidos.

10.4 Documentación siniestrada o de riesgo sanitario en AGROCALIDAD

En caso de contingencia que provoque daños en la documentación o riesgos se

deberá:

a) Informar sobre los hechos a la Dirección de Gestión Documental, para que

esta a su vez informe a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, dentro

de los 10 días posteriores al evento, anexando:

- Acta de Constancia en la que se incorpore el levantamiento de hechos

suscrita por la máxima autoridad o su delegado y el Director de Gestión

Documental y Archivo.

- Fotografías, con sello institucional y rúbricas originales de los

funcionarios responsables, que manifiesten el estado físico de la

documentación.

b) Cuando se trate de documentación que por sus condiciones implique un

riesgo sanitario por contaminación, adicionalmente se dará parte a la

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Edición No: 0




Dirección General de Administración de Recursos Humanos, a efecto de que

acudan a dictaminar las acciones procedentes. Su participación y dictamen

deberá constar en una Acta Administrativa.

10.5 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo

Para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo se

deberán considerar al menos los siguientes aspectos:

a) El uso de sistemas y formatos con estándares abiertos.

b) El plan para la migración hacia las nuevas tecnologías de información, en el

que se especifiquen los procedimientos para garantizar que la información

mantiene las características originales de su producción, la integridad y su

disponibilidad o legibilidad.

c) El uso de metadatos archivísticos y tecnológicos estandarizados que

auspicien la interoperabilidad entre sistemas y dependencias.

d) La aplicación de auditorías documentales digitales para evaluar el

cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad o legibilidad

10.6 Digitalización y Desmaterialización de documentos

a) Digitalización y Conservación: Transformación de documentos físicos a

imágenes digitales para su visualización instantánea; difusión; conservación;

y, el mantenimiento físico de documentación relevante, establecida en la Tabla

de Plazos de Conservación Documental.

b) Digitalización y Eliminación: Transformación de documentos físicos a

imágenes digitales, para su visualización instantánea, difusión, conservación

y eliminación de la documentación valorada en la Tabla de Plazos de

Conservación Documental.

c) Des-materialización Electrónica de Documentos: Es la transformación de la

información contenida en documentos físicos o mensajes de datos. Los

documentos des-materializados, tendrán el mismo valor jurídico que los

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Edición No: 0




escritos, por lo cual el acceso a los mismos será entendido como el acceso a

los originales, para lo cual se deberá señalar, expresamente, que se trata de

la des-materialización del original. La des-materialización no implica

necesariamente la destrucción del documento original.

Proceso de Digitalización: (Anexos: 18,19 y 20)

Todo expediente primero debe ser digitalizado en cada Coordinación

General, Dirección General o Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, posteriormente se lo debe archivar en cada Archivo de

Gestión Planta Central, o Archivo de Gestión Periférico Provincial. Si

es el caso, y existe documentación a incorporarse al expediente, debe

primero ingresar al área de digitalización a fin de que se realice su

indexación, para luego anexarlo e incorporarlo al expediente físico en

el Archivo de Gestión Planta Central o Periférico (Anexo: 17). Los

expedientes físicos deben pasar completos al Archivo Central Planta

Central y Periférico Provincial a nivel nacional.

La documentación digitalizada, es susceptible de consulta por parte de

los usuarios a nivel general, siempre con autorización oficial de la

autoridad competente dueña de la información, si se trata de otra

dependencia la requirente de esta información, la revisión siempre se

la realizará en la Unidad dueña del proceso, a través del responsable

autorizado para el manejo del sistema Document, esto se lo ejecutará

en el Sistema Document’s Versión Web (Anexo: 19)

Cabe señalar que los servidores responsables del proceso de

Digitalización y los servidores autorizados al acceso, baja e impresión

de la información del Sistema Document de cada Unidad, están

obligados a firmar un acta de compromiso de confidencialidad (Anexo:

20), a fin de salvaguardar la integridad y confidencialidad de la

información que está bajo su responsabilidad.

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Edición No: 0




Proceso para Digitalización de documentación Pasiva: (Anexo: 18)

a) El responsable del Archivo de Gestión Planta Central, o Periférico Provincial,

realizará la revisión y validación de expedientes, con el Listado Descriptivo

levantado de la documentación perteneciente a la Unidad, para verificar si se

encuentra o no digitalizada la información.

b) Si no se encuentra digitalizada, realizará el envío al servidor de la Dirección

de Gestión Documental responsable de la digitalización en Planta Central, o

el responsable de digitalización en caso de provincias.

c) El responsable de la digitalización, realizará la recepción y validación de la

información, para posteriormente efectuar el proceso de digitalización.

d) A continuación signará el expediente, colocando el número de folios y su firma

al inicio y final del expediente digitalizado.

e) Finalmente colocará un sello o señalativo de DIGITALIZADO, en el soporte

documental, y enviará al Archivo de Gestión Planta Central o Periférico

Provincial.

f) El responsable del Archivo de Gestión realizará la identificación y rotulación

del soporte documental, posteriormente realizará la actualización del listado

Descriptivo a fin de hacer constar la nueva documentación ingresada y

digitalizada de ser el caso.

g) Finalmente realizará el archivo del expediente en su adecuado soporte

documental, el mismo que a más de estar identificado, debe verificar que

conste el código de serie documental, y la signatura de localización del

soporte documental.

Cabe señalar que si el responsable del Archivo de Gestión Planta Central, o

Periférico Provincial, al verificar el expediente constatara que si se encuentra

digitalizado, realizará el proceso a partir del literal f).

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Edición No: 0




CAPÍTULO DOS

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

11. MEDIOS AUDIOVISUALES O EN SOPORTE MAGNÉTICO

Para salvaguardar el material audiovisual o en soporte magnético las

Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales, o

Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria deberán:

Administrar y supervisar el buen funcionamiento del Sistema Informático

Integral de Gestión Documental y Archivo.

Revisar periódicamente el espacio de almacenaje para constatar la adecuada

conservación de los soportes de los audiovisuales.

Revisar periódicamente el estado de conservación del material audiovisual

resguardado.

Asignar numeración a cada soporte de audiovisual, o código-signatura de localización.

Controlar y dar seguimiento al préstamo del material audiovisual solicitado

por sus usuarios.

Supervisar los procesos de migración del material audiovisual y constatar la

correcta transferencia de información.

Actualizar los formatos y soportes, y migrar hacia las nuevas tecnologías de

la información.

Transferir la información contenida en formatos obsoletos a formatos actualizados y preferiblemente abiertos.

11.1 Inventario de documentos audiovisuales o en soporte magnético.

El inventario de los documentos audiovisuales se realizará en el Sistema Informático

Integral de Gestión Documental y Archivo, utilizando un formato especial para casos

relevantes únicamente, y que contendrá los siguientes campos descriptivos:

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Edición No: 0




Encabezado

Fondo (Agrocalidad)

Unidad (Coordinación o Dirección General, Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria)

Sección (Coordinación o Dirección General, Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria)

Inventario de audiovisuales

Fecha:

Identificación

Serie (Expediente)

Código de archivo

Número de videocasete.

Título del programa.

Título del capítulo.

Tiempo de grabación.

Fecha del evento.

Fecha de la trasmisión

Origen de la señal.

Contexto

Reportero.

Camarógrafo.

Personaje.

Suceso, evento.

Lugar.

Información de elenco

Palabras clave.

Número de pases. (control que se lleva cuando es

material de proveedor)

Número de bloques

Número del total de la serie

Agencia de origen de la grabación

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Edición No: 0




Contenido y estructura

Alcance y contenido.

Palabra clave.

Valores primarios:

Administrativo, Legal, Fiscal / contable.

Valores secundarios:

Testimonial, Informativo, Evidencial.

Condiciones de Acceso y Uso.

Condiciones de acceso

Tipo de material

Soporte actual

Soporte original

Estado de conservación

Condiciones de reproducción

Formato

Software

Equipo de reproducción necesario

Parámetros

Resolución digital

Suma de verificación

Firma digital. y

Ubicación de archivo

Control de la descripción

Nombre del gestor documental

Fecha de la descripción

Normas o reglas para la descripción

Notas

Notas

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Edición No: 0




CAPÍTULO TRES

D E LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS

12. CERTIFICACIÓN DE COPIAS

12.1 Los Documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas,

serán:

a. Todos los documentos de archivo en original y copia que obren en

los archivos, o bases de datos.

b. Todos aquellos que sean presentados en original por los particulares y

de los cuales soliciten su certificación, previo su cotejo para que se

agregue copia simple a los expedientes que obran en los archivos.

12.2 De los solicitantes:

Las personas naturales y jurídicas que podrán solicitar la expedición de copias

certificadas son:

a) Las partes de procedimientos administrativos.

b) Las formuladas con fundamento en la Ley Orgánica de Transparencia

y Acceso a la Información Pública.

c) Las autoridades cuando lo requieran para el desempeño de las

actividades oficiales.

d) Las unidades administrativas en ejercicio de sus atribuciones

12.3 De la solicitud de los interesados.

a) Los interesados deberán realizar su solicitud de expedición de copias

certificadas cumpliendo con los requisitos que establezca este Manual en la

Solicitud de expedición de copia certificada.

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Edición No: 0




b) En caso de que falte algún requisito, la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria,

prevendrá al interesado en términos de lo establecido para tal efecto.

c) La Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria podrá solicitar la expedición de copias

certificadas, por medio del Sistema Informático Integral de Gestión

Documental y Archivo, debiendo especificar como mínimo.

Los documentos que se solicitan en copia certificada.

El número de expediente en el que se contiene la documentación, o en

su caso, número de oficio, folio u otro elemento que permita su fácil

ubicación.

12.4 Quienes emiten copias Certificadas

Se expedirán copias certificadas únicamente de los documentos que obren en sus

archivos. Así pues: Si la documentación requerida se encuentra bajo custodia de una

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio

de Sanidad Agropecuaria, la autoridad que la presida es la encargada de certificar

esta información, si por el contrario se encuentra bajo custodia en el Archivo Central,

el Director de Gestión Documental es el responsable de la certificación.

Las certificaciones deben expresar en cada caso, la calidad de los documentos

(original o copia).

a) Se procederá a fotocopiar los documentos solicitados que obren en el

archivo; posteriormente, las fotocopias se cotejarán a efecto de verificar que

concuerdan exactamente con los documentos de origen, para proceder a

realizar la certificación correspondiente.

b) El cotejo acreditará que es fiel reproducción del documento integrado a sus

archivos, sin que esto implique calificar sobre la autenticidad, validez o

licitud del mismo, sin que exista la necesidad de insertar lo anterior en la

leyenda de certificación.

c) Dicha certificación de copias deberá registrarse haciendo constar que

fueron cotejados, firmado por el responsable.

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Edición No: 0




d) Las fotocopias cotejadas, se foliarán sólo en el anverso con número

progresivo que se asentará en el ángulo superior derecho de cada foja útil,

comenzando por el número 1, para el caso que el documento a certificar

cuente con texto en el anverso y reverso se tomará copias fotostáticas de

cada lado asignando folio a cada una de ellas respetando el orden

consecuencial del documento.

e) En las fojas que no se contengan texto en el reverso, deberá indicarse “Sin

texto”, o bien, será cancelada con una “X”, que cruce en medio de la hoja y

abarque desde la parte superior hasta la inferior. En caso de que se utilice

un sello, éste deberá permitir fácilmente su lectura.

f) La certificación deberá imprimirse en la parte posterior de la última foja; en

caso de que no fuera posible hacer la impresión en estos términos, deberá

anexarse una hoja en la cual se imprimirá la certificación, dicha hoja no se

contará.

g) La entrega de las copias certificadas será únicamente al interesado o

representante acreditado,

h) Para el caso de solicitudes de una autoridad de la Coordinación General,

Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, éstas se harán llegar a través del sistema Quipux, recabando

en una copia del mismo el sello de recibido de la oficina correspondiente,

agregando el documento a la solicitud de expedición.

12.5 De la certificación:

Deberá estar impresa y sólo tendrá validez cuando sea hecha por quien cuente con

las facultades para ello y contendrá como mínimo los siguientes elementos:

a) El nombre y el cargo del funcionario con atribuciones para expedir la(s)

copia(s) certificada(s).

b) El fundamento jurídico que establece la atribución del funcionario para

la expedición de la(s) copia(s) certificada(s).

c) La calidad del o los documentos (originales o copias) respecto de los

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Edición No: 0




cuales se expiden la(s) copia(s) certificada(s).

d) En la certificación de un expediente íntegro, tendrá que señalarse la

calidad de cada uno de los documentos (originales o copias) que lo

componen.

Además se deberá señalar:

a) Que se expiden a solicitud del interesado o de la autoridad que

realiza la petición;

b) El número de expediente;

c) El área en la cual obra el expediente;

d) El número de fojas útiles que integran la(s) copia(s) certificadas, y

e) Lugar y fecha de expedición de las copias certificadas (con letra).

f) El funcionario competente estampará el sello institucional y registrará su

firma autentica para expedir las copias certificadas.

Como se señaló en el punto 12.4 de éste capítulo, en el caso de la emisión de

certificaciones de documentos oficiales de la institución, cada responsable de la

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio

de Sanidad Agropecuaria, serán los únicos delegados de certificar la documentación

que se encuentra en cada uno de los archivos de gestión pertenecientes a su

dependencia.

La Dirección de Gestión Documental, será responsable de la documentación que al

momento se encuentra en los Archivos de Gestión, luego de que esta información

sea transferida a la Unidad del Archivo Central. El Director de Gestión Documental

será el encargado de emitir la certificación de estos documentos, en razón que los

mismos ya son responsabilidad de esta Dirección.

Si bien en el Estatuto Orgánico de la Institución, la Dirección de Gestión Documental

en sus productos y servicios, ítem 5, establece “Emitir copias certificadas de los actos

administrativos y normativos de la Institución”, la misma se refiere específicamente

a la documentación que se encuentra bajo responsabilidad de ésta Dirección, en su

Archivo Central.

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Edición No: 0




Cuando se trate de la documentación desmaterializada de impresos, se seguirá el

mismo procedimiento, pero además los documentos deberán contar con la

certificación electrónica que les otorgue la plena validez jurídica.

CAPÍTULO CUATRO

REGISTROS

13. CONTROL DE ANEXOS Y MATERIAL DE APOYO

Anexo 1: Diagrama de Flujo: Procedimiento de Ingreso, Seguimiento y Control de Trámites Internos y Externos Vía Sistema Quipux. Anexo 2: Diagrama de Flujo: Procedimiento de Ingreso y Respuesta de Trámites. Anexo 3: Matriz para Recepción, Seguimiento, Control y Distribución de Trámites y Correspondencia. Anexo 4: Bitácora para entrega de trámites y correspondencia. Anexo 5: Guía de Usuario Sistema Quipux: Ingreso de Trámites y Opción Responder. Anexo 6: Formato de Etiquetas para Envío de Correspondencia.

Anexo 7: Codificación Estructural – Base de la Estructura Orgánica de AGROCALIDAD. Anexo 8: Formato para Cuadro General de Clasificación Documental. Anexo 9: Formato de Descripción Documental – Listados Descriptivos.

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Edición No: 0




Anexo 10: Formatos de Etiquetas para Identificación de Soportes Documentales.

10.1 Identificación de Etiquetas - Lomos carpetas archivador grandes.

10.2 Identificación de Etiquetas - Lomos carpetas archivador pequeñas.

10.3 Identificación de Etiquetas - Cajas archivador.

Anexo 11: Formato para Guía de Archivos. Anexo 12: Formato para Inventario General: Archivo Central, Transferencias Documentales, y Baja Documental. Anexo 13: Formato para Tablas de Plazos de Conservación Documental. Anexo 14: Diagrama de Flujo: Procedimiento para Baja Documental. Anexo 15: Formato para Consulta de Información y Documentos. Anexo 16: Formato para Control de Préstamo Interno de Documentos. Anexo 17: Diagrama de Flujo: Proceso para Digitalización de documentos. Anexo 18: Diagrama de Flujo: Proceso para Digitalización de documentación Pasiva. Anexo 19: Guía Usuario: Sistema Document’s - Versión Web. Anexo 20: Acta de Compromiso de Confidencialidad: Sistema Document´s.

Anexo 21: Registro y Control de Correspondencia enviada a Nivel Nacional.

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Edición No: 0




ANEXO 1: Diagrama de Flujo: Procedimiento de Ingreso, Seguimiento y

Control de Trámites Internos y Externos Vía Sistema Quipux.

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Edición No: 0




ANEXO 2: Diagrama de Flujo: Proceso de Recepción y Despacho de

Documentos Oficiales

Dire

cció

n d

e G

estió

n D

ocu

me

nta

l

Proceso de Recepción y Despacho de Documentos Oficiales

VENTANILLAS DE

RECEPCIÓN DE

DOCUMENTOS

DIRECCIÓN EJECUTIVA,

COORDINACIONES

GENERALES, DIRECCIONES

GENERALES Y DISTRITALES,

J.S.S.A.

TÉCNICO ASIGNADOCOORDINACIÓN Y/O

DIRECCIÓN ASIGNADAUSUARIO

Inicio

Ingreso de Solicitud –

Requerimiento o

Trámite

Recepción, Ingreso y

Distribución

Reasigna a la

Coordinación y/o

Dirección para la

solución del Trámite

Recepta, Verifica y

Reasigna a la

Dirección o Área

Competente

Realiza el Proceso

Correspondiente

Emite la RespuestaRevisión y Validación

Cumple NO

Elabora la Respuesta Verifica y Consolida la

Información

Emite la Respuesta final

(CC a las Coordinaciones –

Direcciones – Distritales que

participen del proceso)

Recepción de la

Respuesta

Fin

SI

Con la recepción de la

Copia las Coordinaciones –

Direcciones o Distritales

cierran el Expediente.

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Edición No: 0




ANEXO 3: Matriz para Recepción, Seguimiento, Control y Distribución de

Trámites y Correspondencia.

ANEXO 4: Bitácora para entrega de Trámites y Correspondencia

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Edición No: 0




ANEXO 5: Guía de Usuarios Sistema Quipux: Ingreso de Trámites y Opción

Responder.

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Edición No: 0




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Edición No: 0




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Edición No: 0




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Edición No: 0




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Edición No: 0




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ANEXO 6: Formato de Etiquetas para envío de Correspondencia

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ANEXO 7: Codificación Estructural – Base de la Estructura Orgánica de

AGROCALIDAD

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Edición No: 0




75



Edición No: 0




ANEXO 8: Formato para Cuadro General de Clasificación Documental

ANEXO 9: Formato para Descripción Documental – Listados Descriptivos

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Edición No: 0




ANEXO 10: Formatos de Etiquetas para Identificación de Soportes

Documentales

10.1 Identificación de Etiquetas – Lomos de Carpetas archivador. (Carpetas

grandes)

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Edición No: 0




10.2 Identificación de Etiquetas – Lomos de Carpetas archivador. (Carpetas

Pequeñas)

10.3 Identificación de Etiquetas – Cajas Archivador

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Edición No: 0




ANEXO 11: Formato para Guía de Archivos:

ANEXO 12: Formato para Inventario General: Archivo Central, Transferencias

y Baja Documental

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Edición No: 0




ANEXO 13: Formato para Tablas de Plazos de Conservación Documental:

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Edición No: 0




ANEXO 14: Procedimiento para Baja Documental

DIRE

CCIÓ

N DE

GES

TIÓN

DOC

UMEN

TAL

Y AR

CHIV

O

Proceso para la Baja Documental en Provincias

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

DOCUMENTALSNAP

DIRECCIONES DISTRITALES A

– B / JEFATURAS

PROVINCIALES

Inicio

Elaboración de los

Listados Descriptivos

Recepción, Validación y

Envío de Información

Recepta la Información /

Coordina la Visita Técnica

Elaboración del Informe

CUMPLE

Requiere Información de

respaldo para Baja

Documental

Realiza visita de Validación

Realiza el Informe Final

NO

Continuar Proceso Interno

Baja Documental

Si

Fin

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Edición No: 0




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Edición No: 0




ANEXO 15: Formato para Consulta de Información y Documentos

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Edición No: 0




ANEXO 16: Formato para Control de Préstamo Interno de Documentos

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Edición No: 0




ANEXO 17: Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización.

Dire

cció

n d

e G

estió

n D

ocu

me

nta

l

Proceso de Digitalización para los Archivos de Gestión

Dirección de Gestión Documental

(Digitalización)Archivo de Gestíon

Coordinación - Dirección o Distrital

(Área Generadora de Documentos)

Inicio

Fin

Generación de

Documentación

(Proceso de cada área)

Validación, Clasificación y

Registro de Documentos

Validación y Digitalización de

documentos

Validación y Clasificación de

documentos

Archivo Físico de la

Documentación

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Edición No: 0




ANEXO 18: Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización de Documentación

Pasiva.

Dire

cció

n G

en

era

l d

e G

estió

n D

ocu

me

nta

l y A

rch

ivo

Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización de Documentación Pasiva

Dirección de Gestión Documental

(Digitalización)Coordinación / Dirección / Archivo de Gestión

Inicio

Revisión y Validación con

listados descriptivos.

Digitalizado

Identificación y Rotulación

Actualización de listado

descriptivos

Archivo Físico de

Expedientes

Fin

Recepción y Validación de

la Documentación

Digitalización

Signar expediente con

firmas y números de folios

Colocar señalativo de

digitalización

SI

NO

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Edición No: 0




ANEXO 19: Guía Usuario: Sistema Document’s - Versión Web

Manual de Usuario de Consulta del Sistema Document´s versión WEB.

El Sistema Document’s versión WEB es una herramienta de consulta para

información digitalizada, que se encuentra en las diferentes áreas y/o unidades de

Agrocalidad Planta Central y Distrital Guayas. Al mismo tiempo se convierte en un

repositorio y almacenamiento del patrimonio de información de la Institución

Usuario y Contraseña.

Para solicitar el usuario y contraseña deberá ser enviado un GLPI por parte del

Coordinador o Director del área requirente, con los siguientes datos:

Nombres y Apellidos completos

E-mail institucional o personal

(DEPARTAMENTO) Coordinación o área a la que pertenece el servidor

solicitante

(TIPO DOCUMENTAL Y CARPETAS) Al cual solicita el acceso.

Ingreso al Sistema Document´s.

Para el ingreso al sistema debemos disponer de un usuario y contraseña e ingresar

al siguiente link: http://192.168.200.3/d-visor

Una vez que ingresamos en el link señalado nos muestra la siguiente pantalla:

http://192.168.200.3/d-visor

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Edición No: 0




Ingresamos el Usuario y la Contraseña asignados por la Dirección de Gestión

Documental, para cada uno de los usuarios, seleccionamos el contenedor en el

cual se encuentra la información.

Agrocalidad – Centro

Agrocalidad – Guayaquil

Agrocalidad – Tumbaco

Realizamos click en ingresar

Cambio de Contraseña.

Debemos recordar que la contraseña es única e intransferible y es nuestra

responsabilidad custodiarla y modificarla por lo menos cada trimestre, o cuando

existan sospechas de que la misma fue vulnerada, de esta manera estaremos

dando cumplimiento al compromiso de confidencialidad de integridad de la

información.

Para modificar la contraseña debemos realizar los siguientes pasos.

1.- Realizamos click en cambio de contraseña

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Edición No: 0




2.- Llenamos los datos requeridos y realizamos click en aceptar

Búsqueda de la Información.

Para realizar la búsqueda de información debemos realizar los siguientes procesos:

1.- Seleccionamos el DEPARTAMENTO (Coordinación y/o Dirección) al cual

deseamos acceder. (Es importante recordar que tenemos acceso solamente a los

departamentos que el Coordinador o Director solicite).

2.- Elegimos el Tipo de documento que deseamos visualizar

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Edición No: 0




3.- Elegimos la carpeta contenedora de la información que deseamos ubicar.

4.- Al momento de elegir la carpeta contenedora de la información, nos muestra los

campos de búsqueda, los mismos que tenemos que llenarlos con información

específica. Luego dar click en CONSULTAR

Al momento de llenar los campos de búsqueda debemos ingresar la información

disponible con letras MAYÚSCULAS y el formato de FECHAS correctos, de no

aplicar dichos formatos no se encontrará resultados.

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Edición No: 0




5.- Una vez ingresados los campos de búsqueda, en pantalla aparece el dato del

documento requerido, posteriormente realizamos click.

A continuación tenemos las imágenes del expediente y/o documento requerido.

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Edición No: 0




La pantalla contenedora de las imágenes digitalizadas nos ofrecen las siguientes

opciones:

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Edición No: 0




ANEXO 20: Acta de Compromiso de Confidencialidad: Sistema Document´s

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Edición No: 0




ANEXO 21: Registro y Control de Correspondencia enviada a Nivel Nacional.

CAPÍTULO CINCO

REFERENCIAS

14. ANTECEDENTES Y MODIFICACIONES

Elaborado y Editado por: Ing. Carlos Alberto Rodríguez.

Levantamiento de Información: Ing. Marcelo Cóndor, Lic. Patricio Palacios Sr. Gabriel Tamayo, Sr. Darwin Toapanta.

Anexos y Formato: Ing. Freddy Patricio Pérez.

Revisado por: Ing. Carlos Enrique Yánez.

Aprobado por: Ing. Diego Vizcaíno C.

Fecha: 09-2015.

No existen Modificaciones

FECHA

ANTERIOR

CAMBIOS O MODIFICACIONES FECHA DEL

CAMBIO

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