Los nuevos Desafíos de la Gestión Documental Electrónica

Rebeca Yáñez Fuentes@rebecayanezf

24 de Septiembre, 2013

Desde hace varias décadas se puede observar a nivel internacional la generación de diferentes convenios y creación de normativas que apuntan a la eficiencia y transparencia en torno a la gestión pública y por lo tanto a la gestión de sus activos de información.

Cambio Global

Asimismo, se instaura el concepto de Gobierno abierto, donde la democracia se vuelve más inclusiva y participativa a sus ciudadanos aprovechando las tecnologías como una plataforma de acceso e interacción.

Cambio Global

En Chile

•A partir del año 1996 con el proceso de Modernización del Estado se han realizado cambios estratégicos claves.

•Se han generado decretos de carácter técnico que han impactado en la gestión publica y como gestionan si información ( Decretos 74, 77, 81, 83, 84, 100)

•En la Ley 19.799, el documento electrónico se legitimiza con valor legal igual al papel.

•CGR genera directrices en torno a la documentación.

En Chile

•Modernización del Estado

•Desarrollo de las TIC en las instituciones públicas

•Integración a Convenios Internacionales

•Instauración de la firma electrónica con valor legal

Principales Cambios públicos

•Implementación de Leyes de Transparencia y Acceso a la Información Publica....

•OGP - Open Government Partnership Sociedad de Gobierno Abierto

•Participación Ciudadana

•Opendata

Hitos

•El 20 de noviembre de 2012,  se presentó oficialmente el Instructivo Presidencial N° 005 sobre Gobierno Abierto.

•A través de este documento, se busca fomentar que el gobierno sea cada vez más transparente y participativo, siendo un paso fundamental para esto la publicación de datos abiertos.

Como se implementa Gobierno abierto?

Como se implementa Gobierno abierto?

¿ No se nos hace familiar a los profesionales de información estas

instrucciones?

¿No son los mismos criterios que usamos con los documentos?

Sigamos con el análisis..

Chilesinpapeleo (www.chilesinpapeleo.cl)Chileatiende (www.chileatiende.cl)Repositorio de Software Público (www.softwarepublico.cl)Datasets públicos (www.datos.gob.cl)

Nuevas Plataformas y Medios

•Si analizamos todas estas iniciativas, algunas con mandato de cumplimento por parte de las instituciones, han experimentado con el paso del tiempo una evolución metodológica, en vista del análisis que han realizado principalmente las agencias a cargo de estas implementaciones, quienes paulatinamente han considerado a los bibliotecólogos y archiveros dentro de la instauración de las metodologías.

Avances

•Aunque lamentablemente todavía no se ha logrado el cumplimiento fiel de estándares internacionales en estas materias, o asimismo en las instituciones públicas. Principalmente a la complejidad que a significado estos cambios al interior de las organizaciones.

Avances

•Con el fin de facilitar el acceso expedito, abierto, y sin restricciones de uso de conjuntos de datos gubernamentales, antes de la publicación, el responsable institucional debe procurar que los datasets cumplan con las siguientes condiciones generales:

Norma Técnica de Publicación de Datos

1. Los datos a ser publicados deben estar en la forma menos procesada posible, es decir, previos a cualquier agregación estadística o pre-procesamiento.

2. Los datasets deben estar en formatos abiertos, no propietarios, estables y de amplio uso.

Norma Técnica de Publicación de Datos

3. Se debe considerar la disponibilidad del dataset en múltiples formatos, que cumplan con lo señalado en el punto 2.

4. Cada dataset debe tener un identificador único y permanente, según el estándar URI.

Norma Técnica de Publicación de Datos

5. Para la denominación de los archivos se recomienda el estilo Lower Camel Case, en el cual las palabras se escriben juntas y sin espacio, donde la primera letra de la primera palabra se escribe con minúscula, y las primeras letras de las subsiguientes palabras se escriben con mayúscula. Ejemplo: lluviasSeptiembre2010.xml.

Norma Técnica de Publicación de Datos

•El cumplimiento de la publicaciones de las datasets a nivel publico, se concretaran satisfactoriamente si se emplean metodologías de arquitectura de información, apoyada con las de gestión documental, principalmente en los sistemas híbridos de información.

Conclusiones

•Capacidad de Gestión del Profesional de la Información para vincular todos estos cambios

•Ganar espacios en las instituciones

•Reforzar la formación desde las Escuelas de Bibliotecología y Archivística

•Generar un armónico entorno normativo

Conclusiones

¡Gracias por su atención!

¿Preguntas?

Rebeca Yáñez Fuentes@rebecayanezf