presentación departamento de modernización y administración electrónica

Propuesta para la acción

Para las personas del departamento de modernización y

administración electrónica

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CONTENIDO

• ¿Quiénes somos?.

• ¿Qué hacemos?.

• ¿Qué objetivos tenemos sobre la organización?.

• ¿Qué objetivos tenemos sobre el departamento?.

• ¿Cómo vamos a cambiar?.

• ¿Qué nos vamos a encontrar?

• ¿Por qué tenemos que cambiar?

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¿Quiénes somos?

Área de Hacienda y Desarrollo Tecnológico Delegación de Hacienda y Recursos Humanos. Vicepresidenta 2ª

Delegación de Desarrollo Nuevas Tecnologías y Cooperación al Desarrollo

Departamento de cooperación al desarrollo

Departamento de modernización y administración electrónica

Eprinsa

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¿Qué hacemos?

• Planificar, gestionar y ejecutar los proyectos de modernización y administración electrónica de la Diputación.

• Gestionar íntegramente el proyecto de Telecentros en la provincia de Córdoba.

• Gestión técnica y administrativa del proyecto Guadalinfo y el convenio con el Consorcio Fernando de los Ríos.

• Apoyar técnica y administrativamente la labor y relación de EPRINSA con la Diputación y los ayuntamientos.

• Gestionar el Registro General de Entrada y Salida de documentos.

• Atender las demandas de información de los ciudadanos de forma presencial, telefónica y a través de medios electrónicos.

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¿Qué hacemos?• Proyectos de modernización en ejecución 2008-

2009:

Gestión de cementerios

Gestión de procesos de selección

Contratación electrónica

Casa ciudadana virtual

Gestión del suministro de agua

Gestión de subvenciones

Portal del empleado

Secretaría electrónica

LOCALGIS carreteras y urbanismoGestión integral de expedientes

Análisis y mejora de los procesos de gestión.

Acciones de formación y difusión sobre E-Administración.

Gestión de contenidos en intranet y sitio web institucional

Grupo de mejora de procedimientos municipales.

Herramienta de notificación electrónica

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¿Qué hacemos?

• Proyectos de modernización previstos 2009-2010:

Desarrollo de un elemento TRAMITADOR.

Desarrollo de un interface único de consulta: Sistema Integral de Atención al Ciudadano (SIAC).

Desarrollo de un gestor de firmas (portafirmas).

Desarrollo de un gestor de colas/turnos.

Implantación de un servidor de aplicaciones en 72+6. Aytos. De la provincia.

72+6 Centros de digitalizaciónen Aytos. Y Diputación.

72+6 Puntos de información interactivos (kioscos) en Aytos. Y Diputación.

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¿Qué hacemos?

• Proyectos de modernización previstos 2009-2010:

Acciones de formación específica sobre nuevas aplicaciones

Acciones de formación – difusión sobre administración electrónica

Gestión del planeamiento urbanístico y registro de solares y edificaciones ruinosas con LOCALGIS (PGU).

Red viaria territorial de servicios públicos e indicadores espaciales de Agenda21 (RVT).

Implementación del modelo de factura electrónica y difusión del modelo entre proveedores de la Administración Local de Córdoba (FACT)

Acciones de difusión sobre los elementos PGU y RVT

Acción de difusión sobre facturación electrónica

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¿Qué hacemos?• Proyectos de modernización previstos 2009-2010:

Consultoría técnica para el despliegue de la TDTL en el ámbito de la provincia de Córdoba.

Oficina de Soporte al Plan Provincial de Despliegue del MOAD.

Gestión de Juntas Arbitrales.

Implantación centralizada del aplicativo de Gestión de Decretos de la Diputación de Cádiz en 5 Ayuntamientos de la provincia.Implementación del modelo de factura electrónica y difusión del modelo entre proveedores de la Administración Local de Córdoba (FACT)Proyecto de infoaccesibilidad en la publicación electrónica de la Diputación de Córdoba. FASE 2. - usabilidad y e-Administración.Implantación de BOPSEVILL@, adaptación y publicación del BOP Electrónico en la Diputación de Córdoba

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¿Cuáles son nuestros objetivos sobre la organización?

• CambiarCambiar la forma de trabajar en los servicios y departamentos a través de los proyectos de modernización y administración electrónica.

• Provocar un cambio de cultura cambio de cultura en la organización y sus personas a través del uso de nuevas herramientas de herramientas de informacióninformación.

• MejorarMejorar los procedimientos de trabajo para orientarlos hacia la excelenciaexcelencia y la gestión electrónicagestión electrónica integral.

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¿Cuáles son nuestros objetivos sobre el Departamento?

• O1 MejorarO1 Mejorar nuestros procedimientos de trabajo para:–O1.1. Apoyar y permitir la gestión gestión

electrónicaelectrónica integral en los departamentos.

–O1.2. Orientarlos con calidad hacia las necesidades de nuestros necesidades de nuestros usuariosusuarios: Internos y externos.

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¿Cuáles son nuestros objetivos sobre el Departamento?

• O2 AdecuarO2 Adecuar la estructura organizativa del Departamento a sus objetivos.–O2.1. Adecuar las competenciasAdecuar las competencias

profesionales de las personas a los objetivos.

–O2.2. DotaciónDotación adecuadaadecuada de personal al perfil de competencias del Departamento.

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¿Cuáles son nuestros procedimientos?

1. Registro de entrada de documentos.

2. Registro de salida de documentos.

3. Registro de resoluciones.

4. Registro de Plicas

5. Mantenimiento del libro general de entrada.

6. Mantenimiento del libro general de salida.

7. Mantenimiento del libro de plicas.

8. Mantenimiento del libro de resoluciones.

9. Mantenimiento del tablón de anuncios.

10. Información al ciudadano

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¿Cómo los vamos a mejorar?

1.- Registro de entrada de documentos.• Mejorando el proceso de entrada de

documentos presencial y por correo.• Fomentando y apoyando técnicamente el

uso del Registro electrónico como forma de entrada de documentos.

• Creando (y manteniendo) una fuente única de terceros para toda la organización.

• Identificando y utilizando para el vaciado de asuntos los procedimientos de cada unidad administrativa.

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1.- Registro de entrada de documentos (2)

• Normalizando los documentos de entrada basados en “modelos de instancia”.

• Mejorando documentalmente el vaciado de contenido de documentos registrados (eliminar abreviaturas, evitar el año, ajustarlo a los procedimientos,…)

• Digitalizando masivamente documentos de entrada en formato papel.

• Permitiendo a las unidades administrativas el acceso a la aplicación de registro en modo consulta de entradas dirigidas a ellas.

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1.- Registro de entrada de documentos (3)

• Conectando los procedimientos y sus aplicaciones de gestión con la aplicación de registro (tradicional y electrónico). Ejemplo: campamentos de verano y selección de personal.

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Campamentos de verano 2008 Campamentos de verano 2009

Inscripciones: 1.122

Web: 408

Inscripciones: 1.238

Web: 478

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Proceso de entrada de documentos a mejorar

Asignación de U.A. destino y número de entrada. Sellado

Firma Secretario

Remisión a las UU.AA.

¿Es correcta?

FIN

No

Entrada en mostrador

No

SíModificar

documento

Cumple requisitos de

registro

Remisión a secretaría de documentos agrupados

Remisión a registro de documentos agrupados

Vaciar el contenido en aplicación informática

A/A Presidente

Envío a Secretaría General

Apertura correo y agrupación


registro

Envío a Registro General

Envío a UU.AA.

¿Quieren registrarlo?

Envío a Gabinete de Presidencia

Sí

Devolver a remitente

No¿Es subsanable

?

A/A Registro

Sí

No A/A Diputación y otros

No NoA/A Personas o

Servicios

Entrada correos

Sí Sí Sí

Sí

No

Sí

Asignación de U.A. destino y número de entrada. Sellado

Firma Secretario


¿Es correcta?

FIN

No


No

SíModificar

documento


registro

Remisión a secretaría de documentos agrupados

Remisión a registro de documentos agrupados


A/A Presidente

Envío a Secretaría General

Apertura correo y agrupación


registro

Envío a Registro General

Envío a UU.AA.

¿Quieren registrarlo?

Envío a Gabinete de Presidencia

Sí


No¿Es subsanable

?

A/A Registro

Sí

No A/A Diputación y otros

No NoA/A Personas o

Servicios

Entrada correos

Sí Sí Sí

Sí

No

Sí

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Proceso de entrada de documentos mejorado

Firma Secretario


FIN

No


No

SíModificar

documento

Cumple requisitos

de registro

Remisión a secretaría de documentos

agrupados

Remisión a registro de documentos firmados


Sí


No¿Es subsana

ble?

Entrada correos

No

Apertura correo y agrupación de documentos registrables

Sí Folletos, revistas, no ensobrados

Asignación de U.A. destino y número de

entrada. Sellado

Firma Secretario


FIN

No


No

SíModificar

documento

Cumple requisitos

de registro

Remisión a secretaría de documentos

agrupados

Remisión a registro de documentos firmados


Sí


No¿Es subsana

ble?

Entrada correos

No

Apertura correo y agrupación de documentos registrables

Sí Folletos, revistas, no ensobrados

Asignación de U.A. destino y número de

entrada. Sellado

A eliminar

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2.- Registro de salida de documentos.

• Normalizando los documentos de salida para que incorporen información de calidad para facilitar el vaciado y su tratamiento físico.

• Descentralizando en cada unidad administrativa de forma progresiva el registro de salida de documentos.

• Impulsando y apoyando técnicamente el uso del Registro electrónico de salida para la notificación y envío de documentos.

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3.- Registro de resoluciones.• Utilizando la aplicación de Registro para gestionar la

inserción de Decretos.

• Digitalizando el original del Decreto insertado y adjuntándolo a su registro en la aplicación.

• Utilizando una aplicación basada en firma electrónica para insertar los decretos directamente desde las unidades administrativas.

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4.- Registro de Plicas• Apoyando el uso del Registro electrónico para la

recogida de ofertas.

• Haciendo responsables de la recogida de ofertas, en cualquier caso, a las unidades administrativas que contratan.

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5. Mantenimiento del libro general de entrada.• Generando de forma exclusiva el soporte electrónico

del libro de entrada.

• Haciendo circular exclusivamente esta versión entre los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

• Permitiendo el acceso a los registros de entrada a a través de la aplicación, en modo consulta, a los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

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6. Mantenimiento del libro general de salida.• Generando de forma exclusiva el soporte electrónico

del libro de salida.

• Haciendo circular exclusivamente esta versión entre los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

• Permitiendo el acceso a los registros de salida a través de la aplicación, en modo consulta, a los usuarios que legalmente deban tener acceso a los datos.

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7. Mantenimiento del libro de plicas.• Eliminando este procedimiento de nuestras

competencias.O1.2

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8. Mantenimiento del libro de resoluciones.• Generando de forma exclusiva el soporte electrónico

del libro de resoluciones.

• Proporcionando acceso al formato electrónico del libro de resoluciones a los usuarios que lo necesiten, y legalmente puedan hacerlo, a través de la intranet corporativa.

• Permitiendo el acceso a los usuarios que lo necesiten, y legalmente puedan hacerlo, a los registros insertados en la aplicación en modo consulta.

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9. Mantenimiento del tablón de anuncios.• Utilizando la aplicación informática RES para el

control de inserciones en el tablón de anuncios.

• Mejorando la aplicación RES para permitir controlar la caducidad de anuncios en el tablón.

• Apoyando e impulsando técnicamente los procesos de notificación electrónica personales y a través del Tablón de anuncios electrónico.

• Generando el adecuado soporte electrónico en la sede electrónica de la Diputación para soportar la comunicación en forma de Tablón.

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10. Información y atención al ciudadano• Apoyando la labor de atención al ciudadano como

trabajo integral de todas las personas que trabajamos en el Departamento.

• Permitiendo y promoviendo la formación técnica de las personas del Departamento en la atención profesional al ciudadano.

• Utilizando de forma adecuada nuevas herramientas para la provisión de información: INTRANET e INTERNET completamente renovados.

• Haciendo responsables del mantenimiento de los apartados específicos en estos entornos a las unidades administrativas, como parte de sus propios procedimientos.

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10. Información y atención al ciudadano (2)• Apoyando la incorporación de trámites electrónicos a

través del Registro electrónico.

• Incorporando información sobre los procedimientos y los servicios de la Diputación al sitio web corporativo para conformar un catálogo de procedimientos exhaustivo, útil para las labores de Registro y atención al ciudadano.

• Poner en vigor con todas las consecuencias los convenios de ventanilla única firmados

• Incorporar a los convenios sobre ventanilla única a todas los organismos autónomos de la Diputación y los ayuntamientos de la provincia.

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10. Información y atención al ciudadano (3)• Mejorando la ubicación y organización física de las

dependencias de atención al ciudadano y registro.

• Implantando un sistema de consulta centralizado sobre todas las aplicaciones de gestión de la Diputación para facilitar la atención e información al ciudadano sobre procedimientos (SIAC).

• Implantando un sistema de gestión de colas y turnos para la mejor atención de las personas de forma presencial.

• Realizando labores de certificación para la obtención del certificado de firma electrónica.

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10. Información y atención al ciudadano (3)• Promoviendo y apoyando la formación en las nuevas

herramientas de consulta y gestión de la información de las personas del departamento.

• Completando la plantilla técnica y administrativa del Departamento para poder cumplir con eficacia los objetivos de mejora.

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No me pagan

para eso

No creo que a

los jefes les

vaya a gustar

Es demasiado ambicioso

Siempre lo hemos así y no

pasa nada

Eso no es lo que quieren los ciudadanos

No tenemos autoridad para

eso

Es muy caro

Son cosas de políticos

No tenemos tiempo

para eso

Eso es muy

radical

No funcionará

Tampoco estamos tan

mal

Son cosas de

un visionario

Yo lo haría, pero…

Otros ya lo

intentaron

Que lo haga el cobra

No tenemos gente para eso

aquíYa no tengo

ánimo

Va contra la tradición

Me queda ya

poco tiempo

aquí

Nadie nos

mandó hacerlo

¡Eso es imposible

!

Hay crisis, mejor

esperar.

No sabré hacerlo

Mejor, no

contar lo que sé.

Me causa inseguridad

La ley lo impide,

Tampoco pasa nada

si no se cambia

Nunca pasará

aquí

Cuando lo intenté,

me castigaro

n.

Es frustrante intentarlo

Esperemos a que

alguien nos diga

cómo

Es desesperanzador

No es el momento, debemos esperar.

http://www.slideshare.net/jordigraells/innovacin-pblica-y-trabajo-colaborativo?type=powerpoint

Hasta que no se vaya el

secretario, no hay nada que

hacer

Eso aquí no es posible. No

puede hacerse

Lo que nos vamos a encontrar

Lo haremos cuando

haya consenso

Que cambien ellos

Son ellos los que no quieren

cambiar

Dip

uta

ció

n d

e C

órd

ob

aD

eleg

ació

n de

Des

arro

llo n

ueva

s te

cnol

ogía

s y

Coo

pera

ción

al

des

arro

lloD

epar

tam

ento

de

mod

erni

zaci

ón y

adm

inis

trac

ión

elec

trón

ica

Lo que hará mejor nuestro trabajo

• No venimos a sufrir.• No nos están explotando.• Compartir lo que sabemos nos enriquece.• Necesitamos acción y algo de riesgo.• Corresponsabilidad.• Para que todo cambie, algo debemos

cambiar nosotros.• Porque haremos mejor nuestro entorno.• Para divertirnos un poco más.

Dip

uta

ció

n d

e C

órd

ob

aD

eleg

ació

n de

Des

arro

llo n

ueva

s te

cnol

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Coo

pera

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trón

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Vuestro turno…

presentación departamento de modernización y administración electrónica

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