Modelo de Operaciónpor ProcesosDepartamento Administrativo de la

Función Pública.Fecha: Julio de 2016

Agenda

1 Objetivos de laSesión

2

4

ReferenteNormativo

Procedimientos - Metodología

Conceptualización Modelo de

3 Operación por Procesos - Metodología

5 TallerAplicado

Objetivos de laSesión1

1. Objetivos de la Sesión

Transferir los conceptos y metodología necesarios para el

desarrollo del modelo de operación por procesos.

Identificar las Etapas básicas para el modelamiento de

procesos, base de otras metodologías (riesgos, indicadores).

Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los

conceptos en sus entidades.

para elTransferir los conceptos y metodología necesarios

levantamiento de los procedimientos de los procesos.

2 Referente Normativo

2. Referente Normativo

Constitución

Política

1991

Artículos 209 y 269

Todas las entidades

públicas en sus

diferentes ordenes

y niveles deben

contar con

métodos y

procedimientos de

control interno.

Artículo 1 DEFINICIÓN DEL CONTROLINTERNO:

Ley 87 de 1993

1993

Determina el

marco general para

el desarrollo de la

política en todas

las entidades ARTICULO 6o. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL

INTERNO

ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD UOFICINA

DE COORDINACIÓN DEL CONTROLINTERNO

ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

2. Referente Normativo

Decreto 1083 de2015

Por medio del cual se

expide el Decreto Único

Reglamentario delSector

de FunciónPública

oficinas de control interno.

ARTÍCULO 2.2.21.5.3 De las

(…)

tópicos, a

de

y asesorar,

saber:

riesgos,

realizar

en cinco

valoración

acompañar

evaluación y seguimiento,

fomentar la cultura de control, y

relación con entes externos.(Decreto 1537 de 2001, art. 3)

Decreto 1083 de2015

CAPITULO 6 MODELO ESTÁNDAR DE

CONTROL INTERNO (MECI).

ARTÍCULO 2.2.21.6.1 Objeto.

Adóptase la actualización del

Modelo Estándar de Control Interno

para el Estado Colombiano (MECI),

(...)

El Modelo se implementará a través

del Manual Técnico del Modelo

Estándar de Control Interno y es de

obligatorio cumplimiento y

aplicación para las entidades del

Estado.(Decreto 943 de 2014, art. 1)

Sistema de Control Interno

InstitucionalDefinición

El Control Interno es un sistema integrado por

el esquema de organización y el conjunto de

los planes, métodos, principios, normas,

procedimientos y mecanismos de verificación

y evaluación adoptados por una entidad.

Propósito

Fortalecer a las entidades públicas para que

establezcan en su interior mecanismos

preventivos que permitan proporcionar una

seguridad razonable acerca del logro de las

metas y objetivos institucionales trazados

por la dirección, de acuerdo con las normas

constitucionales y legales vigentes.

Objetivos

• Aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión institucional

• Generar mecanismos que permitan la evaluación y seguimiento de la gestión de

la organización

• Establecer lineamientos que permitan oportunidad y confiabilidad de la

información en los reportes de carácter contable y financiero

• Establecer mecanismos para la protección de los recursos de la organización

ante posibles riesgos que los afecten

Modelo Estándar de Control

Interno MECI

El Modelo Estándar de Control Interno MECI es la

herramienta de control que permite a las

entidades la implementación y

fortalecimiento de sus Sistemas de Control Interno, asegurando razonablemente el

cumplimiento de susobjetivos

Módulo de

Planeació

n y

Gestión

Módulo de

Evaluación

y

Seguimient

o

Eje

Transversal de

Información y

Comunicación

Es módulo agrupa

los componentes y

elementos que

manera razonable,

que

permiten asegurar de

una

laplaneación y ejecución

de la

misma en la entidad

tendrán los

controles necesarios para

su realización.

Es módulo agrupa

losparámetros que garantizan

la valoración permanente

de losresultados

d

e

través

d

e

mecanism

os

la entidad, a

sus diferentes

de

verificación,evaluación y

seguimiento.La Información y

Comunicación tiene una

dimensión estratégica

fundamental, por cuanto

vincula a la entidad con su

entorno y facilita la

ejecución de sus

operaciones internas,

dándole al usuario una

participación directa en el

Modelo Estándar de Control

Interno MECI

3de OperaciónConceptualización Modelo

por Procesos -Metodología

1.PreceptosConstitucionalesy

Legales

2. Grupos deInterés (análisis de necesidades)

3. Planes, Programas, Estructuraorganizacional

Modelo deOperación

4. Cadena deValor

(La interrelación delos procesos misionales dirigidos a satisfacer

las necesidades y requisitos de los

usuarios)

Misión

Visión

MAPA DE

PROCESOS

PRODUCTOS

Y SERVICIOS

INSUMOS

cumplimient

o?

la medida

de

(objetivos

y

metas

institucionales)

Proceso

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar

valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

(productos/servicios) de acuerdo a los requerimientos de la ciudadanía o partes

interesadas.

Entrada

(Insumos que responden alos requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y control)

Bienes yServicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Caracterizar unproceso

Consiste en definir los rasgos diferenciadores de los procesos (insumos,

salidas, proveedores,

clientes y riesgos asociados).

Permite ver de manera integral y secuencial la esencia del proceso y el aporte

que hace a los objetivos institucionales.

Proceso

Entrada

(Insumos que responden alos requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y

control)

Bienes y Servicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

GEOGRÁFICOS DEMOGRÁFICOS INTRÍNSECOS COMPORTAMIENTOS

Ubicación

Población

Densidad poblacional

Clima

Edad

Género

Tamaño familiar

Estado de ciclo familiar(Ejemplo: soltero, unión

libre, casados sin hijos,

casados con hijos

independientes, viudo,

pensionados, jóvenes)

Ocupación

Educación

Ingresos

Lenguajes/Razas

Estrato Socioeconómico

Vulnerabilidad

Intereses

Lugares de encuentro

Acceso a canales

Uso de canales

Conocimientos

Niveles de uso

Estatus del usuario

Beneficios buscados

Eventos

Requisitos y Expectativas de losUsuarios

CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS:

Es la descripción de un usuario o conjunto de usuarios por medio de variables

demográficas, geográficas, intrínsecas (característico o esencial de un grupo

particular) y de comportamiento, con el fin de identificar las necesidades y

motivaciones de los mismos al acceder al servicio.

Fuente: Guía para la Caracterización de Usuarios de las entidades públicas. Min TIC.

Proceso

Entrada

(Insumos que responden a los requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y control)

Bienes y Servicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Son entradas quedeben ser transformadas en el proceso

(información, documentación, u otros mecanismos necesarios

para el proceso.

Proceso interno o entidad externa a la

entidad que proporciona información sobre los insumos

entregados al proceso.

Insumo

Proveedor

Procesos dentro de la entidad que

suministran información u otros

insumos a un proceso al interior de

la entidad.

Normatividad, Requisitos de los

usuarios de la entidad u otras

instancias externas que suministran

información necesaria para el

proceso.

Internos

Externos

Proceso

Entrada

(Insumos que responden alos requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y

control)

Bienes yServicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Transformación

Los procesos representan actividades homogéneas, cuya articulación permite

garantizar el cumplimiento de los propósitos institucionales.

Es importante tener en cuenta que en un proceso pueden participar varias

dependencias

1.

PLANEAR

2.

HACER

3.

VERIFICAR

4.

ACTUAR

Proceso

Entrada

(Insumos que responden alos requisitos)

Transformación

(Planeación

Diseño y

control)

Bienes yServicios Finales

(Cumplen requisitos y expectativas)

USUARIO

REQUISITOS

EXPECTATIVAS

DEL USUARIO

Productos y/oServicios

Resultado de un proceso o un conjunto de procesos

Procesos dentro de la entidad que

se ejecutan generando un producto

o servicio para otro proceso al

interior de la entidad.

Aquel que recibe el servicio final

Internos

Externos

Iniciar por identificar la cadena de valor, teniendo en cuenta siempre el

direccionamiento estratégico de la entidad.

Determinar los tipos de clientes y productos finales, y devolverse a

los procesos que los generan.

No pensar en el organigrama, sino en secuencias completas y

productos (salidas) especificados.

Debe ser elaborado por grupos interdisciplinarios, quienes desarrollan

las actividades, con el acompañamiento de los equipos MECI-Calidad

o el grupo que determine la entidad.

Adoptar un formato amigable para la entidad.

¿CÓMO DETERMINAR

LOS TIPOS DE

PROCESOS?

ESTRATÉGICOS Tienen como tarea primordial el establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación y

disposición de recursos necesarios, facilitan el seguimiento y la

mejora.

MISIONALES Cadena de valor que permite obtener el resultado

previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón

de ser.

APOYO Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los

procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

EVALUACIÓN Necesarios para medir y recopilar datos para el

análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia de la

entidad.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS?

Tener encuenta:

Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las

implicaciones que este tiene en otros procesos, se estará corriendo el

riesgo de afectar el desempeño de la entidad, es necesario tener una

“visiónsistémica”.

Esa visión sistémica implica analizar la secuencia lógica existente

entre las operaciones o actividades de la entidad, con el fin de

poder determinar los procesos y éstos se constituyen en la base para la

mejora continua.

MetodologíaCaracterizacióndeProcesos

Objetivo yAlcance

OBJETIVO

Resultados que la entidad espera lograr para

cumplir la misión y visión. Determina el

cómo logro la política trazada y el aporte

que se hace a los objetivos institucionales.

Determina desde donde se inicia el proceso

y los principales productos que va a generar,

lo que va a definir sus límites, responsables

e involucrados frente a su desarrollo.

ALCANCE

Un objetivo esun enunciado queexpresa unaacción por lo tanto

debe iniciarse con un

verbo fuerte

Establecer

Identificar

Recopilar

Investigar

Buscar

Registrar

Los

debe

n

objetiv

os

ser

:y

s

e

evit

ar

Medibles

,

realistas

deben

frases

subjetiv

as.

Tener encuenta:

Para construir objetivos utilizo las

preguntas:

y los

necesarios

para

e

l

Considerarel orden

cumplimiento de la

misión

Qué escaracterizarun proceso?

La Caracterización del proceso responde

a las siguientes preguntas:

1. Cuales son las entradas o insumos?

2. Que características o especificaciones deben cumplir los

insumos?

3. Quienes son los proveedores de cada insumo?

4. Cuales son las salidas, beneficios o servicios?

5. Que características deben cumplir los beneficios o

servicios?

6. Quienes sonlos clientes o beneficiariosde cada productoso servicio?

7. Cuales con los recursos requeridos?

8. Cuales son los puntos de control, indicadores y

responsables?

1. Identificar los procesos de la entidad.

2. Identificar a los dueños de los procesos.

2. Definir con cada dueño la secuencia lógica de las

actividades o tareas que conforman su proceso.

4. Elaborar las caracterizaciones de cada proceso.

5. Identificar las interrelaciones entre los

procesos

Qué es caracterizarun proceso?

Qué es un mapa de procesos?

Representación gráfica (visual) de la forma como la organización opera

para conocer y para satisfacer las necesidades de sus clientes.

Debe mostrar la secuencia de los procesos, es decir la(s) cadena(s) de

valor de la

organización.

Permite comprender cómo el trabajo de unos afecta el de otros y la

satisfacción del cliente.

Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

Alcaldía deNechíAlgunos Ejemplos de Mapas de Proceso

ICA

Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso

Procedimientos -Metodología4

Qué es unProcedimiento?

Conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las

tareas requeridas para cumplir las actividades de un proceso,

controlando las acciones que requiere la operación de la

entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la

asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de

las actividades.

Se deben levantar a procedimientos actividades vitales para la

entidad, de la cuales se requiere preservar el conocimiento.

Para visualizar en forma gráfica la secuencia de actividades se

elaboran los diagramas de flujo, los cuales permiten:

Identificar las actividades.

Las áreas que participan.

Valida el flujo de información.

Permite detectar desviaciones para establecer soluciones en

forma proactiva.

Metodología para diseñarprocedimientos

También denominados flujogramas, son esquemas que utilizan

símbolos gráficos para su construcción y facilitan establecer

una secuencia de actividades.

Favorecen la comprensión del procedimiento al mostrarlo como

un dibujo. (El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos,

un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto).

Metodología - Diagramas deFlujo

Metodología - Diagramas deFlujo

1. Identificar los dueños de los procesos o

del equipo.

2.Identificar quién lo empleará y cómo.

3.Establecer el nivel de detalle requerido y los límites del

procedimiento (alcance)

4.Listar actividades, puntos de decisión y

control.

5.Identificar las interrelaciones entre los

procesos

Proceso

Proceso

alternativo

Decisión

Datos

Proceso

predefinido

Documento

Inicio / Termino

Conector

página

Conector

fuera de

página

Almacenamiento

de datos

Extracciónde

datos

Retraso

Pantalla

Conector

deflecha

Transportación

Metodología - Diagramas de FlujoSimbología

N ° A C T I V I D A D ( F L U J O G R A M A ) R E S P O N S A B L E R E G I S T R O O B S E R V A C I Ó N

I N I C I O

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a dD o c u m e n t o

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d

D e c i s i ó n

N O

SI

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d 1

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d

O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d

A

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Ejemplo FormatoProcedimiento

Formar grupos por entidad.

2. Establecer un proceso para trabajar el taller

(estratégico, misional, de apoyo o de evaluación)

3. Determine de acuerdo al formato suministrado:

a) Nombre del proceso

b) Objetivo del proceso

c) Alcance

d) Líder del proceso

e) Desarrolle las actividades pertinentes para generar una

salida o producto final y establezca a cuál proceso

estaría dirigido.

4. Para el proceso caracterizado, levante un procedimiento

de acuerdo a los lineamientos del formato.

TALLER

www.funcionpublica.gov.co eva@funcionpublica.gov.coDirección de Gestión y Desempeño InstitucionalTeléfono: 3344080 ex t. 165, 146,135, 213/Tel. Directo 3360686