UN Administrative Meeting Date: 13 January 2010, 10:00 AM Venue: UNDP/PAPP, Jerusalem  

Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Gerlienke Meijer, Coordinator  UNDP      gerlienke.meijer@undp.org    Fatima Abassi      UNOPS‐JMOC    fatimaab@unops.org  Tawfic Shawish      UNOPS‐JMOC    tawfics@unops.org  Suheil Neiroukh     FAO      suheil.neiroukh@fao.org   Khader Kamal      UNICEF     kkamal@unicef.org Cletus Wamalwa    UNSCO      wamalwa@un.org  Mayyada Malki      UNFPA      malki@unfpa.org  Thafer Abu Ghannam    WFP      thafer.abu‐ghannam@wfp.org   Joan Byrne      UNESCO    j.byrne@unesco.org Shirine Rofa Smeir    OCHA      rofa@un.org  Lina Lama      WHO      lla@who‐health.org  Munzer Yousef      UNDSS      m.yousef3@unrwa.org  Dalal Abu Saleh     ILO      abusaleh@ilo.org  Hiba Khamashta    ILO      khamashtahiba@gmail.com  Adli Nammari      UNTSO      nammari@un.org Norman Butler      UNTSO      butlern@un.org   A meeting with  representatives  from  UNICEF,  FAO, UNOPS‐JMOC, UNSCO,  UNFPA,  UNESCO, WFP, ILO,  WHO, OCHA, UNDSS and UNDP was held to discuss a UN approach for issues relating to Operations in order to avoid duplication of work and to benefit from savings due to economy of scale. 

It  must  be  noted,  unfortunately,  that  some  agencies  and  in  particular  UNRWA,  OHCHR, Interpeace, UNHABITAT, UNIFEM and UNODC are not participating on a regular basis. They are highly encouraged to do so for their own benefit. 

 Agenda:  UNTSO 

Brief on Salary Survey 2010  UNDP 

Income taxes – briefing for all FT national staff 

Arabic Classes 

UNRCP fund 

UNTSO Brief Salary Survey 2010 – Mr. Adli Nammari and Mr. Norman Butler  Mr. Norman Butler introduced himself as the appointed chairperson for the Salary Survey panel. This panel had its first meeting on 29 December and another meeting will be held today.  Mr. Adli Nammari continued by explaining the processes and the status of the survey. Every four years a  comprehensive  Salary  Survey  is done, with minor  surveys every  year, and  for 2010 a comprehensive survey will be undertaken. A Local Salary Survey Committee (LSSC) is responsible 

for the preparation stage: to  identify potential employers, which are  leading companies  in the region and which will influence salaries in the survey. The actual survey is done by international experts. They go to the employers and obtain information, which they analyze. The selected employers should represent a broad section of  the  labor market; public, private, and  industrial  sectors.  Some  of  the  companies  approached  for  the  last  survey will  be  kept, maybe new ones will be added also. The Salary Survey Scale  is an Israel‐based scale, therefore companies based  in  Israel are  taken, plus  the European Union. NGOs  in  the West Bank were used last time, but taken out, because they don’t have a salary scale and their salaries are much lower. Participating companies should have an established salary structure, at least 15 staff for office work and at least be operative for 5 years. Information was also obtained from different UN offices; inventory of staff, how many staff are present at different levels. Israeli income tax rates were obtained for 2010, which will be sent to the specialists as well.   The DSR(O) questioned whether all agencies were involved (due to previous complaints). Among others UNFPA, WFP, OCHA, UNICEF, UNDP and UNHCR were. The LSSC  is represented by staff and  professionals.  The DSR(O)furthermore  noted  that  last  year  some  competitors  refused  to give information and a letter was sent to the British for instance. The DSR(O) offered that UNDP could provide such assistance again if similar problems were faced this year.   UNESCO  inquired when the results could be expected. Mr. Nammari noted that the specialists still have to start the actual survey and when they finalize it, the scale will be sent to ICSC and it will probably not be published before July. It  is not known when  it will be applied. The DSR(O) warned  that  rumors started  to get out already  that  there will be a 7%  increase and  that even some agencies have already  implemented  this. This  is definitely not  true;  in  fact  the survey  is still to be conducted by the experts.    Income Taxes  Further to previous meetings, it was decided by the attendees to organize a workshop/briefing for  national  FT  staff  on  Thursday  4  February  2010.  The  DSR(O)  advised  that Majed  Kreitem would join and that maybe we could also ask the consultant who did the letter for some of the UNTSO  staff. Most  likely  the meeting will  take place  in  Jerusalem only,  since  the  income  tax issue pertains  to  Jerusalemites only. The DSR(O) explained  that UNTSO staff obtained a  letter and paid NIS200 for this. The consultant said other staff could get it too. In fact there is no need for such a letter according to both Mr. Nammari and the DSR(O), but some staff requested it.   Arabic classes The DSR(O) noted that in the past UNDP had established LTAs for the provision of Arabic classes, but this year the following offers were circulated to international staff and the courses are open to interested internationals of other agencies as well:   Kathleen Kenyon Institute  1500NIS Center for Jerusalem Studies  2200NIS  The invitation e‐mail will be forwarded to the Admin Officers.  

   UNRCP  The DSR(O) reminded agencies that all agreed to settle their share for the year 2010 upfront and that without money being deposited in the UNRCP fund, managed by UNDP, UNDP cannot pay anything on behalf of the UNRCP. Till today only one agency actually paid  its contribution and two other agencies are  in  the process of payment. UNDP  cannot  issue  contracts and provide other  services  if agencies are not paying  their  share. Agencies were  requested  to  settle  their dues by 15 January 2010, but maximum by the end of this month. If this is not done, then UNDP will definitely stop providing any services.    AOB 

The DSR(O) informed that one of the UNDP staff members from Ramallah was stopped at Hizma checkpoint and arrested. His wife was about to deliver  in Jerusalem and since he did  not  have  a  permit,  he  used  the  trunk  of  a  vehicle  to  get  into  Jerusalem  and was caught. He did not state he was a UN staff member, but the soldiers found his UNID. As a result, when a UNDP vehicle leaves Ramallah, the passengers are to search the car and the driver has to sign that they searched the car. This letter is kept in the office. 

The DSR(O) also discussed the concerns regarding requests for searching the UNDP bus at Jerusalem checkpoints. UNSCO has been contacted and after final debates it was decided to create low windows at the back of the bus for UNDP’s own benefit, i.e. enabling drivers to  check  the bus before departure.  Some agencies mentioned  incidents  that had  taken place which are  jeopardizing  the  situation and  the problem  that other agencies are not aware of  such  incidents. UNFPA  suggested  that maybe  the Access Cell  could prepare  a brief on incidents and circulate this for the Admin group.  

UNSCO  and  UNDP  furthermore  discussed  the  issue  of mail  being  sent  from  Gaza  to Jerusalem  and  vice  versa  and  the problems being  faced by  some  agencies.  The DSR(O) further  commented  that  UNDP  only  allows  drivers  to  drive  the  vehicles  and  they  are expected to check the vehicles before departure. 

WFP further warned that one of its staff used unofficial, and hence illegal, transportation (Fords)  from Ramallah  to  Jerusalem. The Ford was stopped by police and all passengers were taken for  1‐2 hours as witnesses to confirm they have paid the driver. Therefore the advise to staff is to use the official public transportation. 

UNTSO mentioned  it had  received UNDP’s  request  for  relocation of archives  to UNTSO premises. The DSR(O)  confirmed UNDP heard  that UNTSO  is building, but newly placed containers would  also be  good. UNTSO would  check  regarding  the establishment of  an MoU and the DSR(O) confirmed UNDP is committed to pay for any space.   

FAO  inquired  about  an  update  regarding  the  Bakri  building.  The  DSR(O)  noted  that UNHABITAT, UNODC, UNOPS and  ILO  joined a meeting  in this regard and UNDP was not aware FAO was  interested as well. The DSR(O) briefly explained that the building  is now MOSS  compliant  and  the  landlord offered  to  rent  it  to  the UN.  FAO  stated  it might be interested  and  would  want  to  know  some  more  details.  UNOPS  inquired  about  the number of parking lots, since the space looks tight. The DSR(O) responded that both UNDP and UNOPS Engineers checked  it yesterday and will do  the calculations, but  it might be 

suitable for 20 vehicles. The DSR(O) further informed that UNOPS looked at another place in Beit Safafa as well. UNOPS is still waiting for a price offer.  

UNTSO  brought  up  the  issue  of  a  centralized  conference  facility  and  asked  whether anyone was  interested.  It might  be  established  at UNTSO  and  it  could  be  a  facility  for around  200  people.  At  the  moment  the  idea  is  only  discussed.  The  DSR(O)  inquired whether visitors to workshops  (from PA, NGOs, et.) would be allowed to enter the UNTSO premises. UNTSO confirmed as long as an attendance list is sent in advance, these visitors will be allowed entrance. Engineers of UNDP and UNOPS could get together with UNTSO to  further  discuss  this  matter.  UNTSO  noted  it  would  have  to  submit  a  proposal  by September and  it would be  for  the budget 2012‐2013. UNDP confirmed  its  interest and advised other agencies to think about  it as well, since nearly all agencies rent places  for events such as conferences and workshops. 

DSS  inquired again about  the SC pension  fund. There  is no news yet. The DSR(O) noted that also some SC holders said that they want the lump sum. UNDP will follow up. 

WFP  informed  regarding  the problem with  the MOFA card  for one of  its  internationals. The DSR(O) stated that unfortunately when an Arab national  is coming to Israel for work at  the UN,  there will be  a problem.  It  could be  the  visa  is not  granted  in  time, or  the security clearance  is a problem, or  the MOFA  ID card. Documents of Arab nationals are always  taken  for  security  check  and  if  approved,  a  three months  visa  is  given, because security  clearance  is usually  for 3 or maximum 6 months. The DSR(O) emphasized  that UNDP has tried to solve it, but the problem remains. The additional problem is that in fact a 5 months and 29 days visa is obtained and this will not allow for duty free purchases and will not entitle for MOFA ID. Therefore the advise is to take these things in consideration if you want  to  recruit  an  Arab  national  or make  sure  all  is  arranged  and  then  sign  the contract.  

DSR(O)  stated  that  surprisingly UNRWA  is not here most of  the  time, while  lots of  the problems come from UNRWA and its vehicles, especially at checkpoints. DSS commented UNRWA used  to have big buses, but are  sending  small buses  right now  to pick up  staff from Hizma. DSS confirmed the problem is with the big 54 passenger bus of UNRWA. The DSR(O) commented the problem is also that UNRWA doesn’t have control of its vehicles. DSS explained UNRWA has different types of drivers: working drivers (authorized to use it personal also), home‐office‐home drivers and duty drivers. DSR(O) once again stated that the  person  driving  the  car,  should  be  the  driver  to  drive  others.  Agencies  will  be questioned  if  something happens when  someone drove people who  is not a driver and this might cause problems. For UNDP only drivers are driving staff. 

WFP noted that the mileage charged for liberty is in fact very low. The DSR(O) confirmed, and  suggested  that  UNTSO  as  leading  agency  could  take  this  up.  The  DSR(O)  asked  agencies again why they don’t have drivers only to drive people. OCHA responded  it  is a Head  of  Agency  decision.  UNICEF  policy  is  to  have  drivers  only.  UNSCO  noted  that peacekeeping  requirements  are  that  staff have  a driving  license,  since  they will not be assigned a driver.  

The  DSR(O)  further  stated  that  UNTSO  should maybe  also  be  approached  to  take  in consideration the differences in living conditions for Gaza and Jerusalem (and maybe WB also) in regards to the Salary Scale Survey. 

The DSR(O)  informed agencies UNDP  is working on the purchase of a big bus for several agencies and the price will be sent as soon as obtained. UNDP will also be working very 

soon  on  the  issue  of  a  driver  stationed  in  Amman,  a  commitment  of  the  agencies  is needed however and the salary for one driver for a full year will have to be shared.  

In 2009 UNDP paid more than 100,000$ for mobile phones and hence  is   cutting mobile phones off now, while leaving it for zone wardens and people going into the field. UNICEF confirmed its costs are too high as well. All UNICEF staff carry a mobile phone, in the past given  for  security  reasons,  but  the  office  is  reconsidering  it.  The DSR(O)  informed  that UNDP staff are requested to highlight the official calls. 

The DSR(O) discussed the issue of Facebook. This will be blocked at UNDP, especially the Farmville. Skype and Messenger are being blocked as well, since most staff seemed to use it.  The  danger  of  lack  of  privacy  due  to  Facebook  was  mentioned  in  this  regard (intelligence agencies seem to use  information for different purposes) and hence people should be careful with what  they write.  In  response  to UNESCO,  the DSR(O)  stated  that possible sanctions are not yet known, but staff were already aware  for a  long  time  that such  programs  and  games  cannot  be  used  during work  and  that  IT  can  be  given  the instruction to check computers and internet surfing behavior of staff.  

   The  next  meeting  is  scheduled  for  Wednesday,  10  February  2010  at  10:00AM  at  OCHA, Jerusalem. 

 

UN Administrative Meeting Date: 11 August 2010, 10:00 AM Venue: UNTSO, Government House Jerusalem   Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Gerlienke Meijer, Coordinator  UNDP      gerlienke.meijer@undp.org  Michael Antoine    UNTSO      antoine2@un.org  Simon Minassian    UNTSO      minassian@un.org  Mayyada Malki      UNFPA      malki@unfpa.org  Inas Abu Remeileh    WHO      iar@who‐health.org  Savita Hande      UNDSS      s.hande@unrwa.org  Thafer Abu Ghannam    WFP      thafer.abu‐ghannam@wfp.org Suheil Neiroukh     FAO      suheil.neiroukh@fao.org  Joan Byrne      UNESCO    j.byrne@unesco.org  Khader Kamal      UNICEF     kkamal@unicef.org Regine Weber      UNICEF     rweber@unicef.org  Fernando Siles      UNCTAD/ASYCUDA  fernando.siles@unctad.org  Sylvia Schollbrock    UNOPS      Sylvias@unops.org  Shirine Rofa      OCHA      rofa@un.org Sara Hamouda      UNSCO      hamouda@un.org  Tim Henry      UNRWA    t.henry@unrwa.org  Karin Traonvouez    UNRWA    k.traonvouez@unrwa.org Maurice Savage     UNRWA    m.savage@unrwa.org  Maha Abu Ghosh    OHCHR     mabu‐ghosh@ohchr.org    A meeting with representatives from UNSCO, UNTSO, UNFPA, UNESCO, WHO, UNOPS, UNDSS, WFP,  FAO,  UNCTAD/ASYCUDA,  UNICEF, OHCHR, OCHA  and  UNDP was  held  to  discuss  a  UN approach for  issues relating to Operations  in order to avoid duplication of work and to benefit from savings due to economy of scale. 

 Agenda  UNDP: 

ICSC Hardship Duty Station questionnaires 

R&R and SOA 

MOFA ID 

Change to Winter Time (WB/GS) 

Titles  UNRWA: 

Policy hiring first degree family members   

   

Change to Winter Time The DSR(O) noted this was a sudden decision  . UNSCO was consulted and both the West Bank and Gaza are now on winter  time.  Israel will  change  the  time around  the 12th of September, hence  Jerusalem  offices  are  still  operating  according  to  summer  time.  For  UNDP  the  only problem  is with Ramallah staff coming to Jerusalem, they were asked to discuss amongst each other for the office to decide upon.   MOFA ID  The DSR(O) emphasized  that  the  issuance of MOFA  IDs  is a continuous problem.  It seems  the person  working  on  this matter  is  the  bottleneck.  The  DSR(O)  had  suggested  to  UNSCO  for agencies to join together and complain about this situation.  UNRWA also noted that decisions are not consistent. UNRWA moreover stated that MOFA  IDs are  not  issued  for  dependents  anymore, while  the  guidelines  state  differently.  Nobody was notified of this change. The DSR(O) informed UNDP had an issue with a vehicle, where the MoD had confirmed  it was approved, but MOFA did not cooperate. UNICEF added  it  is waiting since quite some time for the extension ID of the Deputy.  The DSR(O) suggested to prepare a list of all what is pending and for how long already. UNRWA further suggested to meet with the director as well (not only the person responsible for issuing the  IDs)  to  discuss  all  issues  in  detail,  including  the  fact  that  changes  in  policies  should  be communicated. The DSR(O) mentioned there seems to be no trust towards the UN at the side of MOFA.  UNDP will prepare  the  facts  for UNDP cases and agencies under UNDP/PAPP umbrella   and  if UNESCO and UNRWA want to join, that would be good. UNRWA noted it currently has the issue of dependents only (introduced without notification). UNESCO confirmed after the meeting that its office  is also  facing problems and delays with  the MOFA  ID and wishes  to  join  forces. The DSR(O)  suggested  to  hold  a  meeting  as  soon  as  possible  between  UNDP,  UNSCO,  UNTSO, UNRWA and UNESCO and see if together MOFA should be approached.    ICSC This year  the  ICSC  requested  to  review  security  factors only, hence UNDSS was asked  for  the input and questionnaires were not circulated among agencies. UNDSS completed  its part and the UNSCO representative was asked to whom the documents can be send for UNSCO to follow up  for  RC  comments  and  signature.  UNSCO  representative  noted  that  UNTSO  in  general  is responsible for such questionnaires and had no further information from the side of UNSCO. She was requested to check this matter after the meeting. The DSR(O) clarified that usually for the ICSC questionnaires, UNTSO  is responsible  for  Israel, UNRWA  for the Gaza Strip and UNDP  for the West  Bank  cities, with  DSS  contribution  to  security  factors  and WHO  to  health  factors. However,  the  RC  is  supposed  to  add  the  final  comments  and  sign  on  the  document  before submission.   R&R and SOA Gaza UNDP did not have international staff in Gaza before, but now has two internationals stationed in Gaza. Questions have arisen due to the fact that the R&R destination  is Amman and SOA  is Cyprus. The issue is why family cannot be in Israel. The DSR(O) inquired whether other agencies receive  the  same  questions  from  international Gaza‐based  staff. DSS  confirmed.  If  there  are 

more  questions,  it  could  be  sent  to  HQ.  The  DSR(O)  already  checked  and we  can  together propose to HQ for them to decide. The issue should be discuss and referred to the UNCT. Some agencies (UNESCO, UNRWA, WHO) give a lump sum and staff can decide where to go. The DSR(O) noted there might be a financial  implication to the organization, because  if R&R would be  Jerusalem,  then staff would get more  than Amman  (according  to DSA). But  the question  is why not Jerusalem. It is a family duty station. DSS confirmed  it would  support  its  staff  for  Jerusalem. Agencies were asked  if  they have any objection  to  bring  it  to  UNCT.  UNICEF  suggested  to  allow  time  for  organizations  to  make calculations before (review impact on organization) and to check with staff in Gaza if it is really an issue. DSS noted it becomes a problem if family members stay without agencies knowing it. The DSR(O)asked if the Admin group can recommend to have it on the agenda of the UNCT next Friday (why Amman/Cairo is the R&R location and not Jerusalem, with Jerusalem calculation and with regards to the SOA, at the moment Cyprus, that Jerusalem is closer).  It was decided agencies will discuss it within their organization in order for the issue to be added to the agenda of the next UNCT. The recommendation of UNDP (and UNSCO) is to change it to Jerusalem, DSS supports it as well from a security point of view. The UNCT has to decide and recommend to HQ for their approval.   Titles The DSR(O) mentioned  that  lately many  vacancy  announcements  include  titles  such  as  chief, head of  this/that and asked whether agencies  look at  the  issue of  titles. UNRWA confirmed  it announces according  to policies,  job descriptions and  its classification  system. Other agencies present also stated that they used titles in accordance with their respective policies. The  DSR(O)  informed  there  had  been  a  complaint  from  one  agency.  WHO  representative responded the office raised this matter to  its HQ, because for  instance  it  is very difficult to get the title ‘assistant’. WHO HQ responded and noted it wanted to know about other agencies and their policies/use of titles.   UNRWA – family members UNRWA  HR  representative  informed  that  the  advise  of  HQ was  sought  and  the  rule  is  not straight,  it says ‘normally brother/sister/father/mother should not be hired within the agency’. UNRWA has 29,000 staff though, so this is nearly impossible. UNRWA however makes sure that family members are not working in the same division/department.  UNOPS commented that this makes sense, since it avoids the conflict (or appearance thereof) of interest. UNICEF  stated  that  the  limitation of  first degree  family members within  the UN was discontinued, hence for UNICEF  it  is possible   to recruit brothers or sisters of staff working for different UN agencies. UNICEF noted this new rule came with the contract reform  in July 2009 and is included in the UNICEF handbook.  UNDP cannot recruit brothers/sisters from staff of another agency. UNDP HQ had informed that this was a new rule, applying to all agencies. Peacekeeping missions do not hire brothers/sisters anywhere, the same applies to UNDP. UNOPS suggested to check with HQ HR again, specifically with regards to the contract reform (where the change in policy was noted).    

AOB 

UNRWA informed that an MoU was signed between WFP and UNRWA MoU with regards to the  transfer  of  the  armored  vehicle  from UNRWA  to WFP.  The  agencies  are waiting  for approval of the MoD (the UNRWA plates would then be replaced by UNDP plates). 

UNOPS inquired about the note that MOFA recently informed that MOFA IDs would not be issued  after  staff  have  already  been  in  the  country  for more  than  a  year.  The  DSR(O) suggested that maybe it is better to ask for a longer visa than the short term service visa, in case consultants might later on receive long‐term staff contracts so as not to lose eligibility for a MOFA ID. In that case agencies would have to make sure to cancel visas prior to early departure of staff though.  UNCTAD/ASYCUDA mentioned that their Geneva visa section will not request for a long visa if the contract is short‐term. UNDP advised it could help.  It was  noted  that maximum  a  one  year  visa  (renewal)  can  be  requested. UNOPS  further stated  that  its  Head  of  Office  arrived  to  the  country  on mission  status,  prior  to  actual appointment,  but  with  service  visa.  The  MOFA  ID  application  should  have  been  filled according to arrival date for the appointment to the oPt position.  MOFA confirmed that the time of the mission should not have been included. 

The DSR(O) emphasized  that  the  lawyers  from UNTSO and UNRWA are needed and  that people  from URNWA, UNTSO  and UNDP  should  sit  together  on MOFA  IDs,  vehicles  and armored  vehicles  to  check  whether MOFA  is  for  instance  correctly  imposing  quotas  on agencies (as per the MOFA rules and regulations). UNRWA noted  in this regard that MOFA required  that  the  ‘destruction of vehicle’ certificate  is now needed before  replacement of the vehicle. The DSR(O) suggested that the two lawyers will meet together and then hold a special session for us, to see what is correct and what not (what can be fought with MOFA) and then act accordingly. It was suggested the two lawyers address all issues (water also) for the  next  Admin meeting  and  also  for  the  UNCT.  UNICEF  further  asked  UNDP/PAPP  for something  in  writing  regarding  visa/MOFA  ID/vehicle  procedures  and  SOPs.  The  DSR(O) confirmed that some SOPs exist and that  a general orientation document for internationals is available as well.  

DSS  –  The  CSA  informed  that  during  the  last  SMT  the  issue  of  internationals  on  local contracts was discussed.  The question  is how  to  treat  them  from  a  security perspective. Each agency was asked to  inform DSS how many of these cases they have. UNDP  is still to provide  the  information.  The  CSA  explained  that  the  Security  Hand  Book  includes international consultants. UNICEF commented  that e‐mail  that was circulated  states  ‘staff members’  and  agencies  might  misunderstand  this  or  be  confused,  since  from  an  HR perspective  staff  members  are  different  from  consultants.  UNRWA  also  advised  to  be careful with  terminology,  because  a  staff member  is  a  full  staff member,  other  contract holders  are  not  eligible  for  all  entitlements.  The  CSA  explained  that  for  security arrangements  it  does  not matter  whether  an  international  is  on  FT,  SC  or  SSA,  all  are included. The only exception is persons receiving daily wages, they are not included. Therefore DSS needs to know about all people with foreign passports on  local contract,  in order  to  obtain  an  overview  and  solve  the  problem  how  to  treat  these  persons.  Some agencies asked about  cases with dual  citizenship,  they  should  look  to what  contract  they were  assigned  on.  CSA  further  noted  it  is  about  non‐Palestinian  foreigners.  The  problem might  arise  in  case  of  evacuation,  those with  international  passports might  come  to  the organization  to  be  included. DSS  is  collecting  the  statistics  to  determine what  should  be done (the Security Hand Book is not clear in these cases). WFP commented it includes such conditions  in  the  contract.  UNTSO  noted  that  the  internationals  on  local  contracts  are usually  not  brought  into  the  country  by  the  UN  and  hence  should  fall  under  the 

responsibility of  their embassies. DSS confirmed  this  is not  the case,  the persons hold UN contracts and hence fall under the UN system responsibility. DSS explained that in Algeria in 2007  this  caused  a  problem,  since many  killed were on  SSA  contracts  and  arrangements were not clear. Agencies asked about the inclusion of interns, DSS responded it depends on whether  the  interns  receive  a  salary.  UNDP  confirmed  its  interns  are  not  receiving  any money,  so  they  do  not  fall  under  the  security  arrangements.  They  should  sign  a waiver. UNDP confirmed interns do not obtain a UNID and international interns do not obtain a visa through UNDP. 

UNTSO  introduced  Mr.  Simon  Minassian,  the  new  assistant  for  Learning.  As  for  the Language Proficiency Examination (LPE) 65 applications were received and sent to HQ. The dates of the LPE are 19‐20 October. No applications were received from Gaza. It was noted maybe GS  FT  staff  are not  fully  aware of  the  exam or benefits.  The DSR(O)  offered  that UNDP could nominate a focal person for the LPE in Gaza. UNTSO stated that a test site (if for WB and GS separately) would need to be approved from before, so this should be discussed at an early stage for next year’s LPE. Of the 65 applications UNTSO should determine how many are from the West Bank and whether or not each agency will need to secure permits through  the assistance of  the Access Support  team  in  time  for  those applicants  to  sit  the exam at Government House, Jerusalem.   

    The  next meeting  is  scheduled  for Wednesday,  22  September  2010  at  10:00AM  at OHCHR, UNRCP building, Ramallah. 

1

UN Administrative Meeting Date: 14, February 2007, 10:00 AM Venue: UNFPA, Jerusalem Final Minutes Attendees:

Abdul Farook UNICEF afarook@uniecef.org Joan Byrne UNESCO j.byrne@unesco.org

Wolfgang Weiszegger UNSCO weiszegger@un.org Ana Rodriguez UNSCO rodriguez4@un.org Mayyada Malki UNFPA mayyada.malki@undp.org Fida Amasheh UNIFEM fida.amasheh@unicef.org Thafer Abu Ghannam WFP thafer.abu-ghannam@wfp.org Jean Lausberg DSS j.lausberg@unrwa.org Dalal Abu-Saleh ILO dalal.abusaleh@un.org Carolyn Squire OCHA squirec@un.org Rania Katan WHO rka@who-health.org Edwin Nicolas UNRWA e.nicolas@unrwa.org Francois Del Marmol UNRWA f.delmarmol@unrwa.org Khaled Shahwan UNDP khaled.shahwan@undp.org Rebekah Kosinski UNDP rebekah.kosinski@undp.org A meeting with Administrative representatives from UNFPA, OCHA, UNSCO, UNICEF, UNDSS, UNESCO, UNRWA, WHO, WFP, ILO & UNDP was held in order to discuss issues relating to administration / operations / security. AGENDA:

1. Presentation by Arab Bank Representative 2. UNV Learning Manager 3. ICSC Questionnaire 4. Rest & Recuperation 5. Any other business

Issue 1: Arab Bank Mr. Firas Najjab, bank manager of Arab Bank in Ramallah attended the meeting in order to brief UN Admin officers on the general history of Arab Bank and the various services it offers the UN. When Abdul Hameed Shoman established the Arab Bank in Jerusalem in 1930, he wanted to build an institution that would serve the Arab world. The growth of the Arab Bank has come against a background of both regional political turbulence and spectacular growth and development. The Arab Bank has 300 branches all over the

2

world, yet primarily concentrated in the Arab world. There are 14 branches in the major cities of the West Bank and Gaza. Arab Bank offers a range of direct banking services covering Internet Banking (Arabi Online), Phone Banking (Hala Arabi), SMS Banking and ATM Banking. Arab Bank ATMs enable the customer to execute banking transactions, which has proven to be less time consuming. CORPORATE BANKING A focal point from the bank will be designated to assist in account management. Within corporate banking, Arab bank provides the following services: Deposit Account:

- Current account - Call account - Fixed deposit account - Savings

Loans / Credit Facilities:

- Car loan - Hiring loan - Purchase - Overdrafts - Short term loans

Remittance services:

- Transfer outward and inward - Foreign currency buy / sell - Travelers cheques - Drafts – outward - Drafts purchase / collection

PERSONAL BANKING Same as above Contact information: For more information visit the Arab Bank website at: www.arabbank.ps or www.arabbank.com (Global) Mr. Firas Najjab, bank manager of Ramallah Branch. Contact number: 0599237458

3

Issues raised by UN Admin officers to Arab Bank representative:

1. UNESCO expressed their concern regarding delays in transferring funds from New York Headquarters to the Arab bank. In response, Mr. Najjab remarked that any mistake in the account details would cause this delay. In addition, UNESCO is facing problems with timely delivery of bank statements. Mr. Najjab assured UNESCO that he would intervene by initiating contact with UNESCO’s branch.

2. WFP questioned Mr. Najjab regarding banks charges for installments. Mr. Najjab explained that the Arab Bank is not affiliated with the service agent, Israeli Credit Card (ICC) and therefore customers are charged for interest.

3. UNESCO raised another issue concerning exorbitant bank charges for bank charges. The Bank will offer more reasonable rates to for those who transfer funds frequently, and so Mr. Najjab said he would look into this issue.

4. UNSCO mentioned that they have received complaints from staff regarding delays in salary transfers (from Bank Leumi to Arab Bank). Mr. Najjab stated that transfer of funds should be accredited within 2 days. Any delay is due to the fact that two different banks are involved.

5. UNDP questions Arab Bank representative whether there would be any restriction for a UN staff member to open an account. The Answer is No. Furthermore, Mr. Najjab confirmed that the same services are available for both Nationals and Internationals.

6. UNDP also raised a question concerning the facilities that would be available in the event of a crisis. Arab Bank representative affirmed that the bank has a department specifically geared towards ‘business continuity management’.

Issue 2: UNV Learning Manager

Further to last month's UN Administrative meeting in which the participants proposed to assign an International or National UNV to all UN agencies to work as a learning manager, the following details pertaining to the estimated cost for an International UNV ( including travel expenses, etc) and a national UNV were presented to the Admin officers.

Contract duration

Normal pro forma rate for International UNV

6-month post:

$ 27,580

12-month post:

$ 47,170

Extensions:

Costs for extensions of contracts will depend on the length of the initial contract, and also of the UNV’s number of dependents. Contact the UNV office for tailored information.

4

Contract duration

Normal pro forma rate for National UNV Specialist

6-month post:

$ 7,615.08

12-month post:

$ 15,230

Extensions:

Costs for extensions of contracts will depend on the length of the initial contract, and also of the UNV’s number of dependents. Contact the UNV office for tailored information.

UNDP established draft Terms of References for the proposed UNV which were also shared with the agencies (see attached). It was suggested by the DSS to make this an extra-budgetary project as opposed to cost – share basis, stating that the latter can be problematic. On the other hand, UNDP strongly believe that the UN should be responsible for financing the development of its own staff. Action: It was agreed that the UN Agencies need more time, check with Heads of Agencies and confirm their participation in this arrangement. * So far, OCHA, UNESCO and UNDP have confirmed that they will not be involved. Issue 3: ICSC Questionnaire

It was suggested by UNDP DSR (O) to circulate the ICSC questionnaire to all heads of agencies and for them to start working on the questionnaire well in advance. Issue 4: Rest and Recuperation

Following last month’s meeting, the criteria for R & R received from HQs was presented to the Heads of agencies and we are awaiting their final decision. Issue 5: Hazard Pay for SC holders

WFP were questioned for providing their SC field workers with hazard pay. In response, WFP confirmed that this was a management decision and that although SC holders are not considered ‘staff members’ they do have similar entitlements to the staff member (including maternity leave, Van Breda Health insurance). Although WFP are bound to UNDP’s rules and regulations, they have their own staff rules which may state that SC holders are entitled to Hazard Pay. Issue 6: Security Clearance

UN DSS FSCO has been approving retroactive security clearances and is warning the agencies that he will stop doing this as of Friday 09/02/2007. Once the FCSO raises his concern at the next SMT meeting, he will circulate a message ensuring that everyone is aware of this matter.

5

Issue 7: Overtime

A question about the limit for overtime per month was addressed to the various UN agencies. Most agencies confirmed that the maximum amount of overtime hours per month is 40. The DSS only authorizes overtime for weekends. UNSCO does not have funds available for overtime payments. Staff are compensated through time off only *See attached UNDP Rules and Regulations for Overtime. Issue 8: Other Security related business:

- The training on Advanced Security in the Field must be done before the end of February or the staff member will not be security cleared.

- Following an incident whereby a UN staff was stopped by IDF and his private vehicle confiscated because a UN sticker was displayed on his private vehicle, it has been advised to remove UN stickers from private vehicles.

- From a security point of view it is preferable to use Orange or Jawwal mobile phones as opposed to Mirs.

- Internationals on SSA should possess a multiple entry visa to Gaza.

Issue 9: Any other business:

- Only the 5 staff members under secretary General level are entitled to receive discounts on Arnona.

- Some UN Agencies are required to pay exit fees at Alenby bridge. UNDP has tried to resolve this issue by contacting the Legal Department, Ministry of Foreign Affairs but have not received a final answer yet.

Post meeting note: UNSCO CAO has confirmed that Mr. Kevin Kennedy, Deputy Special Coordinator in his capacity as Development Coordinator is de-facto the Resident Coordinator. In this respect, issues and concerns pertaining to R&R and the post classification will be raised with the Resident Coordinator, Mr. Kevin Kennedy.

Next meeting: 14, March 2007, 10 AM at UNICEF. Participants are encouraged to invite their Procurements Officers / Communication Officers to the next meeting to ensure transparency and an open discussion regarding communication(s), mobile telephones/VHF and their usefulness in all areas, plus the Vendor(s) used to procure these items. Procurement officers are requested to bring along all their Long Term Agreements to the meeting.

UN Administrative Meeting Date: 14 July 2010, 10:00 AM Venue: UNTSO, Government House Jerusalem   Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Suzanne Abboud, Coordinator  UNDP      suzanne.abboud@undp.org  Cletus Wamalwa    UNSCO      wamalwa@un.org  Michael Antoine    UNTSO      antoine2@un.org  Mayyada Malki      UNFPA      malki@unfpa.org  Inas Abu Remeileh    WHO      iar@who‐health.org  Munzer Yousef      UNDSS      m.yousef3@unrwa.org  Thafer Abu Ghannam    WFP      thafer.abu‐ghannam@wfp.org Suheil Neiroukh     FAO      suheil.neiroukh@fao.org  Joan Byrne      UNESCO    j.byrne@unesco.org  Khader Kamal      UNICEF     kkamal@unicef.org Fernando Siles      UNCTAD/ASYCUDA  fernando.siles@unctad.org  Djibrilla Modi      UNOPS‐JMOC    djibrillam@unops.org Adan HajYehia      UNOPS‐JMOC   A meeting with  representatives  from UNSCO, UNTSO, UNFPA, UNESCO, WHO, UNOPS‐JMOC, UNDSS, WFP, FAO, UNCTAD/ASYCUDA, UNICEF and UNDP was held to discuss a UN approach for issues relating to Operations  in order to avoid duplication of work and to benefit from savings due to economy of scale. 

 Agenda  UNDP: 

POV 

Visa/MOFA issues 

LPE 

DSA Gaza 

Exemption taxes Bridge 

Telecom working group (UNTSO) 

Feedback agencies hiring first degree family members  UNDSS: 

Arab Bank – Gaza Branch   

 MOFA ID Cards UNDP confirmed that some MOFA cards have been received.   LPE (UNTSO) 

UNDSS  noted  that  last  year  no  invitation  was  sent  to  three  DSS  staff  members  who  had submitted  their  applications.  UNTSO  advised  UNDSS  representative  to  speak  with  UNTSO responsible staff directly. The  issue of Gaza was again raised and UNTSO noted  that  the LPE  is monitored at UNSTO  for WB,  Jerusalem  and  Tel  Aviv  applicants.  The  DSR(O)  suggested  that  UNTSO  can  use  the UNDP/PAPP premises  in Ramallah for the LPE as well, for those staff members that are unable to come to Jerusalem.  There were  inquiries about  the exam procedures as well and UNTSO explained  that  there  is a written exam which  takes 3 hours and an oral exam which  takes approximately half an hour. Staff should take  in consideration, with time  in between the exams, that the LPE will take one full day. UNTSO will send a website with further information about the exam. The LPE will take place in October 2010 and those who fail can take the test again until they pass. Instructions for applications were already circulated among the UN agencies.   DSA Gaza (UNSCO) UNSCO confirmed the DSA for Gaza as of 1 July 2010 is $192. The rate published by the ICSC for the month of  June 2010, $254, should have been used during  that month. Staff  that  travelled have the right to obtain the published rate of the DSA. WFP inquired on what basis the rate had been changed. UNSCO noted  there was a change  in  the cost of Al‐Deira Hotel and  the  rate  is based on two rooms only. WFP added after the meeting:  WFP stands for its position that June's DSA rate of $254 has been done on a wrong basis. Such same point of view has been confirmed during the UNCT meeting notes dated 25 June 2010.  Accordingly, the June rate of $254 will not be applied by WFP.    Telecom Working Group UNTSO  had  spoken  in  the  last  Admin  meeting  about  the  IT  or  Telecom  Working  Group, consisting  of  IT  representatives  of  all UN  agencies. UNDP  IT will  start working  on  this  issue. UNDP will announce the information accordingly.   Recruiting first degree family members Agencies had been  requested  to  approach  their HQ  and provide  feedback during  this Admin meeting with regards to their policies on recruiting first degree family members (whether this is not allowed only within the UN agency or also not allowed within the UN family).  UNFPA confirmed this rule only applies to UNFPA UNESCO confirmed this only applies within UNESCO WHO confirmed it applies to all UN agencies WFP provided feedback after the meeting that the rule applies to WFP only UNOPS update after the meeting: since the contract reform in July 2009, limitations of recruiting first degree family members apply to UNOPS only UNTSO confirmed it applies to all UN agencies UNSCO confirmed it applies to all UN agencies UNICEF correction after the meeting: the rule applies to UNICEF only (handbook July 2009 after contract reform) FAO does not have information yet 

UNDSS follows UNDP and hence the rules applies to all UN agencies UNCTAD/ASYCUDA follows UNDP and hence the rules applies to all UN agencies   UNDSS – Arab Bank Gaza Branch UNDSS  representative noted  that  there  is a problem  for  staff members  to cash  their  salaries. They usually wait a long time in the queue and are then told they can only withdraw a maximum of NIS 2,000 per day. And there  is only one branch  for all staff  in Gaza. WFP, UNFPA and FAO noted  they  have  not  received  such  complaints  from  staff.  UNFPA moreover  noted  that  the problem is that there is no cash in the banks. UNOPS did receive complaints regarding the delay in  transferring  the money. The DSR(O) suggested  to  inquire whether a special window  for UN staff on a special day could be arranged by the bank. UNDP to follow up on this matter.   AOB 

Vehicle plates – WFP. WFP noted that  information had been received a while ago that all  the vehicle plates had  to be  changed. Some of WFP  staff  still have  the old plates. UNDP  confirmed all vehicle plates were  changed upon  the  request of  the Ministry of Defense and Foreign Affairs. UNFPA noted some of  its vehicles need to be changed as well.  

IDs  for  interns –  the DSR(O) confirmed  this  is not done, because  interns are not  staff members. It was mentioned that UNRWA is issuing IDs for interns. It was suggested that UNRWA representatives explain this during the next meeting, why they are  issuing  IDs for interns and on what basis they do so. They refer also to the Secretary‐General. The issue of blue and black vehicle plates and letters was mentioned in this regard as well. It was noted in general peace‐keeping missions use black and blue is used by agencies. 

Service Visa – It was confirmed also by UNTSO that new staff or consultants should have a service visa prior to their entry  into the country. UNICEF noted  in regards to the visa letters that some embassies had requested the UNDP stamp to show also Jerusalem.  

MOFA – The DSR(O) emphasized that the lists of staff are very much checked by MOFA at this moment, the trust  

  The  next  meeting  is  scheduled  for  Wednesday,  11  August  2010  at  10:00AM  at  UNFPA, Jerusalem. 

UN Administrative Meeting Date: 16 June 2010, 10:00 AM Venue: UNDP/PAPP, Ramallah   Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Gerlienke Meijer, Coordinator  UNDP      gerlienke.meijer@undp.org Adel Khateeb      UNDP      adel.khateeb@undp.org   Michael Antoine    UNTSO      antoine2@un.org  Jean‐Marc Lafrenière    UNTSO      lafreniere@un.org Claudio A. Valenzuela    UNTSO      valenzuela@un.org Roland Ramrattan    UNTSO      Ramrattan@un.org    Mayyada Malki      UNFPA      malki@unfpa.org  Tim Henry      UNRWA    t.henry@unrwa.org  Maurice Savage     UNRWA    m.savage@unrwa.org  Thafer Abu Ghannam    WFP      thafer.abu‐ghannam@wfp.org Suheil Neiroukh     FAO      suheil.neiroukh@fao.org  Ulrik Ahnfeldt‐Mollerup   UNODC     ulrik.ahnfeldt‐mollerup@unodc.org  Sylvia Schollbrock    UNOPS‐JMOC    SylviaS@unops.org  Joan Byrne      UNESCO    j.byrne@unesco.org  Manhal Qarashouli    UNESCO    m.qarashouli@unesco.org  Shirine Rofa Smeir    OCHA      rofa@un.org  Sara Hamouda      UNSCO      hamouda@un.org  Lina Lama      WHO      lla@who‐health.org  Maarten Kockelkoren    WHO      mko@who‐health.org  Nael Salman      HABITAT    nael.salman@undp.org  Nabil Awad      HABITAT    nabil.awad@undp.org    A  meeting  with  representatives  from  UNSCO,  UNTSO,  UNFPA,  WHO,  UNOPS‐JMOC,  WFP, UNRWA,  UNODC,  OCHA,  FAO,  UNESCO,  UNHABITAT  and  UNDP  was  held  to  discuss  a  UN approach for  issues relating to Operations  in order to avoid duplication of work and to benefit from savings due to economy of scale. 

 Agenda  Presentation by Ms. Malvena Al‐Jamal of Ramallah Municipality on waste management and recycling  UNDP: 

POVs 

MOFA IDs 

Visa Arab nationals 

VAT Exemption 

BCP 

Rafah 

No objection letter 

DSA Survey – feedback from UNTSO   UNTSO: 

Telecom Working Group 

IT Resource Pool  OCHA: 

Recommended shipping companies    

 Presentation Ramallah Municipality – Ms. Malvena Al‐Jamal, Head of the Environment Section The PowerPoint presentation, highlighting solid waste recycling, waste minimization efforts in Ramallah Municipality will be distributed among agencies. 

The DSR(O) afterwards emphasized that UNDP is launching recycling activities in its offices. If the issue of collection of plastic cannot be solved  in Ramallah,  it will be taken to Jerusalem. Some agencies, UNFPA, UNESCO and OCHA noted their offices are not using plastic cups anymore. The DSR(O)  suggested  that  someone  from  the  Israeli municipality  could  come  to  our meeting  in Jerusalem  and  do  a  similar  presentation.  It was  recognized  that  the major  problem  is  East‐Jerusalem, in West‐Jerusalem there are many waste collection points for different materials.  UNRWA is currently working with two companies for collection of waste.    POVs There are no private vehicles pending anymore, all were approved. UNDP finalized the vehicle of the  ex‐UNICEF  staff,  unfortunately  the  vehicle  of  the  ex‐WHO  staff  is  still  pending  since  the needed documents were not yet received. This might effect new requests. UNTSO still has some problems in this regard as well, UNDP might be able to assist if needed.   MOFA IDs The DSR(O) noted that more than 24  IDs were pending. So far 18 were received. According to the authorities the  IDs were pending due to the  list of  internationals. They compared the first (general) and second list (including all details) and some discrepancies were found also between the  lists and application forms for IDs submitted. Other remaining cases (6) should be resolved in the coming week(s). Agencies could check with UNDP which cases are still pending. It was further noted that spouses are no  longer able to get MOFA  IDs, except for the Head of Office  (the authorities went back  to  their regulations and noted  this should always have been the case). This applies  to all; UNRWA, UNTSO and UNDP.   UNRWA noted  its  lawyer  is  looking into it. DSR(O): one lawyer maybe to be acting on behalf of all agencies, maybe it could be the UNRWA lawyer. The DSR(O) suggested to meet with UNRWA lawyer to look into this issue.     Visa Arab nationals The DSR(O) confirmed  the problem still exists, but  the  Jordanian and Egyptian Representative  Offices are willing to help where possible. The UNDSS case was solved yesterday. 

WFP still has a problem with one of its staff. The DSR(O) advised that WFP provide UNDP with all needed documents/papers in order to bring it up with one of the Representative Offices.   VAT exemptions The DSR(O)noted there was some miscommunication also which delayed this matter. However, instructions  should be given  today  from COGAT  to  the Civil Administration  to approve  it and then to send it to the VAT department. This will include the issue of exemption from taxes at the Bridge for international staff members, an issue which is pending for a long time already.    BCP The  DSR(O)  informed  that  for  the  UNDP/PAPP  BCP,  there  are  agreements with  UNICEF  and UNTSO  for  providing  support  in  emergency  situations.  UNDP/PAPP  will  test  it  again  in  the coming three months, hence the offices will be closed for 1 or 2 days and agencies might find it difficult  to  reach  UNDP/PAPP  staff,  since  they will  be working  from  home,  vehicle  or  other remote location.    Rafah There  is a new agreement  for  staff  from Gaza  to go  through Rafah  to Egypt. A  request  letter should be addressed  to  the Access Unit, Sandra or Ruben,  in Arabic. According  to  the SOP, a minimum of 3 weeks is needed to obtain approval.    No objection letter The DSR(O)  informed that currently, Gaza staff going to Jordan or transit Jordan are  in need of such a  letter. It takes about 10 days to obtain  it from the Jordanian authorities. The RC agreed that UNDP will explore the possibility of getting an exemption for this. For Gaza national staff,  the visa  is not done on  the UNLP, but on  their national passport  (per order from the king). This is due to an incident that took place apparently with an UNRWA staff who used  the UNLP on private basis and demonstrated  inappropriate behavior at  the airport. The staff showed his UNLP and claimed UN staff should get a visa immediately.    DSA survey – UNTSO The DSR(O) asked UNTSO for an update. UNTSO noted that UNSCO will do the survey  in Gaza. There was  confusion  on  this. During  the  last meeting  the UNSCO  representative  noted  they would  go  back  to  ICSC  in  order  not  to  put  in  effect  an  earlier  suggested  increase  because incorrect information was used. However, it seems that the DSA rate for Gaza was increased and is effective. UNSCO will check this matter.   Telecom Working Group ‐ UNTSO Mr. Roland Ramrattan, Chief Communication and IT Services (CCITS), addressed the meeting. He noted that since UNTSO has the  longest presence  in the country, UNTSO  is always approached by  the Ministry  of  Communication,  but  does  not  always  know  to which  agency  the matters relate.  Therefore  UNTSO  suggests  to  create  a  group,  which  would  make  it  easier  to  send 

requests  and would most  likely mean  approvals  are  obtained  quicker  also. UNDP  expressed interest  and  so  did  other  participants.  UNESCO  inquired  about  the  import  of  wireless equipment, UNTSO noted a license is needed in that case and suggested to plan as a body. The DSR(O) commented  that paying  for  licenses  is becoming a burden and asked whether there  is anything agencies could do about that.  It was mentioned that DPKO  is using global  licenses.  It could  be  studied  by  such  a  group what  agencies  are/can  be  using,  for  instance  a  corporate license with Microsoft. UNOPS asked whether UNTSO was referring to use of equipment by the UN and/or PA beneficiaries when. UNTSO confirmed it is about items used by the UN.  It was suggested agencies ICT focal persons meet and UNTSO to chair.    IT Resource Pool UNTSO CCITS referred to agencies’ human resources, UNTSO for instance has expertise in Lotus applications.  Agencies  could  help  each  other,  share  information,  resources  and  expertise. Instead of each working  independently,  it  is better to coordinate. All would benefit  from such cooperation. The DSR(O) suggested to call for a meeting with ICT focal persons from all agencies. There are HR and Procurement Groups also.    AOB 

UNESCO  inquired about the  increase  in the salary scale. It was confirmed the scale for Fixed Term staff  increased, and would be effective March 2010. The survey on  the SC salary scale was done and after review the results should go to HQ  for their approval. Many agencies noted they were not officially  informed of the  increase of the FT scale, no memo was received. UNTSO, as  leading agency for such surveys, promised to check whether an official memo was sent out to all agencies or not. Note:  UNTSO  confirmed  after  the meeting  that  no memo was  sent  from  their  side. Agencies’ HQ were informed by the ICSC though and the new scale can be found online. Nonetheless, UNTSO will circulate their internal memo. 

UNDP inquired about the Language Proficiency Examination (LPE), which agency would undertake  it  in Gaza. UNTSO confirmed  it will arrange the exam for Jerusalem, but did not  yet  know  who  would  be  dealing  with  Gaza.  UNTSO  also  confirmed  that  LPE  in Jerusalem will be undertaken somewhere mid October.  

OCHA asked agencies for recommendations for shipping companies, since their HoA  is about to move. Some agencies recommended Ocean. 

OCHA also informed the forum of its experience with the Security Training for Armored Vehicles. A driver  from Gaza was signed up  to participate, but did not get a permit  to leave Gaza. The company noted  that according  to a clause  in  the  registration  form,  it had  the  right  to charge OCHA 50‐100% of  the  training  fee  in case of cancellation and eventually claimed 60%. OCHA emphasized this was not a contract, simply a registration form  and  it was  not  fair  considering  circumstances  to  charge  the  office  60%. OCHA informed  they  are  checking  the matter with  UNTSO  legal  office  to  see whether  the company can legally claim this percentage. Agencies will be informed of the outcome.  

WFP  requested  feedback  from agencies about  this  security driving  training  in  Jericho, WFP office  is  thinking  to have Gaza  staff  take  it.  The DSR(O)  confirmed  it was  good, other  agencies  also  responded  positively.  OCHA  inquired  about  a  similar  course  in Amman. UNESCO will be sending staff. The DSR(O) noted this was arranged by the AST (Ruben) and DSS. 

UNDP  asked  whether  UNRWA  could  provide  an  update  of  the  Procurement  Group activities. UNRWA  procurement  focal  person  stated  19  areas  for  possible  LTAs were defined and currently smaller groups are working on several contracts. UNICEF has lead and completed the LTA for stationery. Other areas some agencies are currently working in  are  security  equipment  for  instance.  The  Procurement Group  is  also working on  a shared  vendor  database  and  had  a  presentation  from  the  UN  Global  Marketplace UNGM). UNICEF,  as part of  audit  recommendations, will have  a  consultant  to  review their vendor  list, which could then be used for creating a  local vendor database. It was noted though that there  is  limited ability for assessing performance at the UNGM. The DSR(O)  inquired  whether  piggybacking  on  LTAs  is  possible?  UNRWA  confirmed  that when  the  process  is  done,  agencies  should  be  able  to  recognize  this  procurement process and hence could use LTAs. It was noted around 15 people join the Procurement Group of different agencies, meaning a good example of one UN. UNRWA WBFO has approached its HQ to propose that country UN contracts may be better than an agency contract,  since  it  is  taking  specifics  of  the  country  in  account.  Blanket  agency agreements might not cover special needs. UNOPS commented  that  the use of a  local roster at UNGM should be the first such example. 

UNDP DSR(O) also  informed of  the HR Group which  is getting  together on a monthly basis. The only  issue at the moment  is the hiring of brothers/sisters/fathers/mothers. UNDP HQ now  informed  that  this  is not allowed at all and applicable  to all agencies. There has been  flexibility  from other  agencies, which has  a negative  effect on UNDP (people question why it is allowed at other agencies and at UNDP not). According to the rules a brother/father/sister/mother  should not be  recruited. OCHA noted  that UNDP representative  in  the HR Group had mentioned  the only exception  to  this  is UNRWA. This  will  have  to  be  checked.  According  to  UNOPS  this  rule  only  applies  to  staff contracts. The DSR(O) responded that for UNDP  it applies to FT, SC and SSA contracts, within the agency and within the UN. The DSR(O) advised all agencies  to refer  to  their HQ before recruiting new staff, since this  is  a  recent  development.  First  degree  family  members  cannot  be  taken  in consideration, unless one can proof there is no other applicant that would be suitable. If Agencies HQs provide different answers to this, UNDP would like to know in order to get back to UNDP HQ. UNRWA asked whether a husband/wife would be accepted. The DSR(O) noted this is ok, as long as one is not supervising the other. UNOPS commented that it is very bad when people do not disclose family relationships in an application. UNOPS also noted this new rule  might  only  apply  to  agencies/programmes  falling  under  the  same  umbrella. Different kinds of contracts could also matter. The DSR(O) concluded by noting all work under the UN rules and regulations. Agencies were requested to obtain  information  in this regard from their HQ, to be shared during the next meeting.  

UNODC inquired about its official vehicle. Note: UNDP checked this and the vehicle will be handed over to UNODC on Friday 18 June.  

WFP  noted  it  has  a  total  of  3  vehicles  left within  its  quota  of  26,  but  is  bringing  in another 4 vehicles. The DSR(O) advised  that WFP should send a  justification  letter  for the need of an additional vehicle or write off a vehicle  from  the  fleet, noting  the  last would be easier. 

WFP  inquired  about  the  transfer  of  an  armored  vehicle  from  UNRWA  to WFP.  No approval was obtained yet. The DSR(O) noted that authorities had said UNRWA should be moving vehicles out of Gaza, which was not yet done. UNRWA commented that this 

particular  armored  vehicle had  always been  in WB/Jrs.  The DSR(O) will  check  it,  also with regards to the OHCHR Jerusalem armored vehicle. 

HABITAT  inquired about  spare parts of vehicles  that need  to go  to Gaza. The DSR(O) advised to approach the Access Cell (UNDP will do this in behalf of HABITAT).  

   The next meeting is scheduled for Wednesday, 14 July 2010 at 10:00AM at UNTSO, Jerusalem.  

UN Administrative Meeting Date: 19 May 2010, 10:00 AM Venue: FAO, Jerusalem   Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Gerlienke Meijer, Coordinator  UNDP      gerlienke.meijer@undp.org  Cletus Wamalwa    UNSCO      wamalwa@un.org  Cecilia McGill      UNTSO      mcgill@un.org  Michael Antoine    UNTSO      antoine2@un.org  Mayyada Malki      UNFPA      malki@unfpa.org  Inas Abu Remeileh    WHO      iar@who‐health.org  Savita Hande       UNDSS      s.hande@unrwa.org  Tim Henry      UNRWA    t.henry@unrwa.org  Edwin Nicolas      UNRWA    e.nicolas@unrwa.org  Thafer Abu Ghannam    WFP      thafer.abu‐ghannam@wfp.org Olivia Hantz      WFP      olivia.hantz@wfp.org  Suheil Neiroukh     FAO      suheil.neiroukh@fao.org  Ulrik Ahnfeldt‐Mollerup   UNODC     ulrik.ahnfeldt‐mollerup@unodc.org  Khader Kamal      UNICEF     kkamal@unicef.org Sheila Black      UNMAT     sheilab@unops.org  Sylvia Schollbrock    UNOPS‐JMOC    SylviaS@unops.org  Renad Zamamiri    OHCHR     rzamamiri@ohchr.org    A meeting with  representatives  from UNSCO, UNTSO, UNFPA, WHO, UNOPS‐JMOC, UNMAT, UNDSS, WFP, UNRWA, UNODC, OHCHR, UNICEF and UNDP was held to discuss a UN approach for  issues  relating  to  Operations  in  order  to  avoid  duplication  of work  and  to  benefit  from savings due to economy of scale. 

 Agenda  UNDP: 

One UN DL 

Problem MOFA Private Vehicles 

MOFA ID Cards  UNSCO: 

Procurement from settlements   

 One UN Driving License Currently UNTSO, UNRWA and UNDP have different driving licenses (DL) and hence cannot drive each other’s vehicles. UNRWA mentioned the office uses a car log system and one has to swipe his/her card before using the vehicle. The DSR(O) noted the test is also an issue and asked when a test  is done at UNTSO, whether they could drive other vehicles as well or vice versa. UNTSO 

CMS  responded  this  might  be  possible  and  continued  that  UNTSO  does  a  theoretical  and practical test, acceptable by the authorities. The same applies to UNDP.  UNMAT  added  that  first  a  common  standard  should  be  determined,  acceptable  to  all.  The UNTSO license is accepted by authorities, but according to the law, internationals should have a local license when they stay in the country longer than one year. Therefore two approaches are needed according to UNMAT: 1) common standard license and then 2) enforcement of national DL  for  internationals.  A  lot  of  internationals  are  currently  not  complying,  but  Israelis  are becoming  stricter  in  this  regard. UNMAT also noted UNDP Transportation  focal person would look into the matter and inquire if internationals could be allowed to do minimum testing only instead of going  through all  required  steps. Mr. Tim Henry of UNRWA mentioned he  recently obtained a temporary Israeli DL (in the beginning of his assignment in the oPt) after passing an eye test only and showing his national British DL. It was discussed  that  in  fact  the UNDL  is  an  internal UN matter;  it  seems  that  the UN DL  is accepted  by  the  police  up  to  one  year. UNTSO  CMS  advised  the Ministry  of  Transportation (MoT) could be approached for clarification and it should be explained that the UN has a global UN DL. The problem also  is  that  the  Israeli authorities do not accept all kinds of national DLs. The DSR(O) further noted  it might be good to meet with the Traffic Department to see what  is required  (UNDL  or  also  national  Israeli  DL)  and  in which  cases  (official  UN  vehicle  /  private vehicle with white plates). It was decided that Transportation focal persons of UNRWA, UNTSO and UNDP would get together regarding the issue of one UN DL.    Privately Owned Vehicles – Problems with MOFA  The DSR(O) explained  there  is a big problem with  the Ministry of Foreign Affairs  (MOFA) and Ministry of Transportation (MoT)  in regards to two  international staff members of UNICEF and WHO.  The  internationals  left  the  country  before  finalizing  their  papers  at  the MoT  and  now MOFA has  stopped giving any approvals. All new and pending  cases are on hold, both at  the MOFA  and MoT,  till  these  two  cases  have  been  solved.  The MoT  wanted  to  receive  both internationals in person at the MoT. Now they agreed to receive a new power‐of‐attorney to a UNDP staff member directly and we are waiting to obtain this document from WHO and UNICEF ex‐staff. Therefore all  is on hold now. UNDP has moreover  sent a memo  to all  internationals under  the UNDP/PAPP umbrella, with a copy  to MOFA, urgently asking  them not  to  leave  the country before finalizing their vehicle issue.  WFP noted they have a case of an international who had to depart on urgent basis and who left a power‐of‐attorney certified by a notary. The Customs office  informed them  it  is valid for one month only. WFP wanted  to  sell  it passport‐to‐passport  though and with everything being on hold and visa and MOFA ID cards taking more time than usual, the month is nearly passed.  UNTSO  strongly  advised  UNDP  and  agencies  to  follow  up  on  these  two  pending  cases  and finalize them as soon as possible, otherwise the situation will become very problematic. UNTSO has been  facing similar problems  for  the past  two years and official  issues are being  linked  to POV issues. The authorities will not give in, so the two cases must be resolved.  Agencies agreed to this. UNOPS commented all efforts should be used to solve this and then one could ask for lenience. UNRWA further noted internationals should take in consideration to start procedures of selling/exporting their vehicles 3‐6 months prior to their departure. The DSR(O) emphasized  that  agencies  were  notified  many  times,  but  MOFA  holds  UNDP  responsible. UNRWA  suggested  using  a  sign‐off  document  before  departure  from  the  agency  and  duty 

station. The WHO  case however pertained  to  the Admin Officer who basically  signed himself out.  UNMAT inquired whether this issue will affect the MOFA ID cards or visa extension. UNTSO CMS commented that visa extension is linked to the contract a staff member has with the agency in this duty station. The CMS further emphasized that this country is a unique place and that has to be taken in account whenever doing business. One cannot simply pack up and leave, but has to follow  the  appropriate  rules  and  regulations.  UNTSO  for  instance  had  one  international  on mission  in New York who wanted to move directly from New York to his new duty station, but UNTSO  required  the  international  to come back  to  Jerusalem  to do  the proper check‐out and finalize everything.   Note: both UNICEF  and WHO were  requested  to  push  their  ex‐staff  to  finalize  their pending cases. The DSR(O) stated UNDP will have to finalize it by Monday.   Delays MOFA ID Cards  The DSR(O)  confirmed  this  is  caused by  the POV  issue. A new MOFA  ID  card  should  take 2‐3 weeks, but now  it  is  taking much  longer. The authorities are  scrutinizing everything;  it  seems there  is no  trust between  the UN and MOFA anymore. There are also new people working at MOFA.  The DSR(O) asked whether we should ask our HQ to speak to the Israeli mission  in NY. UNTSO CMS confirmed  it has been done before.  It seems  that even UN official vehicles have become political issues. UNOPS commented that if there are such delays in issuing MOFA ID cards, there will be costs involved (storage of goods etc.). UNMAT  noted  that  at  least  internally within  the  UN we  should  recognize  the  challenges  in dealing with local authorities requirements. Hence time wise there will be delays, possible extra costs, etc., and this should be taken in account. For instance, staff stationed in Gaza will have to get out of Gaza for at  least 10 days for visa/MOFA  ID extension and they will need to be paid DSA for that time. We can continue to put pressure, but there are consequences of living in an environment with challenges  in dealing with  local authorities requirements. We should accept that we cannot change everything.  It  is an unfortunate  reality; we should plan  for  it and deal with it. Also, as UN, we should make sure that all what we submit is more than 100% correct.  It was noted that HQ should help, but maybe first a legal approach should be initiated and UNDP should meet with the legal office of UNRWA. UNOPS suggested all agencies show the increased costs due to such delays.   Procurement from settlements  With  regards  to  the  last meeting, where  the meeting  between  the  UN  and  the  police was mentioned, UNSCO confirmed there is nothing in writing.  UNSCO  further confirmed  there  is a move  to withdraw settlement products  from  the PX. The Office of Legal Affairs (OLA) had been asked for advice and advised that the Secretariat should not  perform  acts  to  support  the  establishment  and/or  maintenance  of  illegal  settlements. UNSCO  representative  noted  that  this  in  fact means  that  settlement  products may  not  be purchased. UNMAT commented that the decision of the PX does not stand by  itself. There  is a ruling from the Secretariat and has implications for local procurement. It means not to purchase from settlement companies and not to visit buildings in settlements. If you have a UN car parked 

outside of a settlement building, it does give a perception. Therefore the ruling  should apply to persons as well.  UNMAT noted we should have a look at products we are using in offices and UNOPS suggested each agency to seek advise on policy and procurement, and that we find out which is the official settlements/companies  list. UNSCO representative noted that at UNSCO  it had been suggested to  include  a  phrase  in  tender  documents  such  as  ‘products made  in  settlements  cannot  be purchased’.  The DSR(O) warned,  and many  agencies  agreed,  that  it  is  very  sensitive  to  enter such sentences and that such a close would not be accepted by HQ. Furthermore, wherever you go in Israel you have products from settlements. If the advise of OLA is followed, this will have implications. It was  concluded  that  there  is  no  official  list  yet  of  settlements  and  settlement  companies. Where  for  the  PX  it  is  ok  not  to  sell  such  products,  in  other  cases  the UN  has  to  be more sensitive.   DSA Gaza – UNSCO  UNRWA Amman HQ requested UNSCO to do a review for the DSA Gaza, the current rate of $172 was deemed not enough and  the newly proposed  rate was $249  (meal, hotel). HQ agreed  to move to this rate and if there are no objections, then 1 June 2010 it will be effective. UNSCO had circulated  this among  some agencies and  received  two objections, agencies wanted  less  than the suggested. According to them the maximum ground rate for a hotel was $120, and not $175 as mentioned by UNRWA Amman.  It was also said  that one hotel  is owned by  family of a UN staff member. The CSA commented that in Gaza there are only two (security) approved hotels. If the ownership becomes an issue, then there will be no more hotels in Gaza. UNSCO stated that the new information will be sent back to HQ again.  UNTSO AO  confirmed  that  the DSA  survey  for  ICSC  on  Israel  and WB/GS will  be  undertaken between Tuesday and Thursday next week. UNTSO Finance  is sending requests to agencies for info on hotels, restaurants etc today. The CSA noted that WB approved hotels should be looked at for overnight accommodation.  It was clarified that UNTSO is the focal agency for surveys through ICSC and UNSCO did the Gaza DSA  survey  separate  upon  the  specific  request  of  another  agency.  UNTSO  will  review  the feasibility of including Gaza in the current DSA survey for Israel.    AOB 

Language Proficiency Exam: The DSR(O)  inquired whether FAO  is  involved  in  the LPE now FAO explained  it does the LPE for Rome‐based agencies only. UNTSO  is still doing  it  in the field.  UNTSO  CMS  confirmed  UNTSO will  do  it  for  Israel  and WB,  but  does  not  have  a representation  in Gaza.  This will  be  decided  later  and UNTSO will  inform  agencies. WFP explained they arranged  it through FAO (Rome) and received the written tests for their GS and WB staff.  

Taxes Bridge – WFP inquired whether there has been any news since the last meeting. The DSR(O) confirmed he had spoken to UNRWA about including internationals on the UNRWA list. UNDP will check again. 

HIV/Aids  Training  announced  through  UNTSO  –  UNOPS  inquired  how  this  works  and whether it is supposed to be for all agencies. UNTSO CMS responded it is not mandatory per se  for other UN agencies, but as a concept, UNTSO  sends  invitations whenever  there  is a 

training. It was postponed and should be held next week. People from HQ are coming to do the course, so therefore  it  is good  if other agencies could also  join. Some space  is still  left over. 

Visa  for Arab nationals – WFP  inquired whether  this was checked with MOFA  (as per  the last meeting). The DSR(O) met with MOFA and  they stated a security clearance  is needed every 6 months and  therefore  the visa  is  time bound. The Egyptian Representative Office was also approached and they noted they might be able to help. UNMAT commented that while the UN should not give in, we should recognize the challenges in dealing with the local authorities requirements and therefore if you have the opportunity to recruit someone else, maybe do so. The CSA commented that  Indonesia etc., Arab and Muslim countries do not recognize Israel, so citizens of these countries will not be able to come. Jordan and Egypt do have  diplomatic  relations  though.  WFP  emphasized  that  the  problem  is  that  these internationals lose their entitlements. WFP inquired if UNDP can ask for extension of this 6 month period. The DSR(O) confirmed this is not possible. 

UNRWA  – Mr.  Edwin  Nicolas  informed  the  forum  this was  his  last meeting.  He will  be moving to another function, outside of administration.   

   The next meeting is scheduled for Wednesday, 16 June 2010 at 10:00AM at UNTSO, Jerusalem (or UNDP Ramallah if confirmation is received from Ramallah Municipality to do a presentation on waste management/environmental awareness). 

UN Administrative Meeting Date: 7 April 2010, 10:00 AM Venue: UNDP/PAPP, Jerusalem   Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Gerlienke Meijer, Coordinator  UNDP      gerlienke.meijer@undp.org  Cletus Wamalwa    UNSCO      wamalwa@un.org  Mayyada Malki      UNFPA      malki@unfpa.org  Joan Byrne      UNESCO    j.byrne@unesco.org Maureen Koussa    OCHA      koussa@un.org   Lina Lama      WHO      lla@who‐health.org  Munzer Yousef      UNDSS      m.yousef3@unrwa.org  Tim Henry      UNRWA    t.henry@unrwa.org  Thafer Abu Ghannam    WFP      thafer.abu‐ghannam@wfp.org Olivia Hantz      WFP      olivia.hantz@wfp.org  Fernando Siles      UNCTAD/ASYCUDA  fernando.siles@unctad.org  Ulrik Ahnfeldt‐Mollerup   UNODC     ulrik.ahnfeldt‐mollerup@unodc.org  Samar Shareef      UNIFEM    samar.al‐shareef@unifem.org   A meeting with  representatives  from UNSCO,  UNFPA, UNESCO,   WHO, OCHA, UNDSS, WFP, UNRWA, UNCTAD/ASYCUDA, UNODC, UNIFEM and UNDP was held to discuss a UN approach for issues relating to Operations  in order to avoid duplication of work and to benefit from savings due to economy of scale. 

 Agenda  UNDP: 

List names staff 

Land UN – SG Visit 

Meeting with the police 

Cars – MOFA  

Armored vehicles 

Premises in Jerusalem  UNFPA: 

Share  technical  information  on  best  practices  regarding  environmental  conscious practices 

  List names of national and international staff ‐ MOFA DSR(O): UNDP had requested that all agencies under its umbrella send their list of national and international staff, which will have to be submitted to MOFA. Not all agencies complied, some information  is still missing and  therefore agencies are requested  to send  their  lists before  the end of this week. WFP  inquired whether SC contract holders should be  included on the  list or not. The DSR(O)  responded UNDP had  included  its SC holders, since  they are considered staff and treated the same as FT staff. If they are arrested for instance, UNDP can refer to the list that 

was  sent  to MOFA.  It  therefore  depends whether WFP  is  considering  its  SC  holders  as  staff (using the office premises permanently) like FT or not.   Land UN DSR(O): during the last Admin meeting it was mentioned that UNDP would approach UNSCO to check if the Secretary‐General can mention it during its visit. No feedback was yet received from UNSCO, but the DSR(O) was informed it was mentioned. Jerusalem was not mentioned, because of  political  reasons.  The  UNSCO  representative  was  asked  to  check  with  the  RC  to  obtain feedback and  if this  issue was not mentioned by the Secretary‐General, the RC office might be asked to bring the matter to the PA President directly.    Premises Jerusalem Agencies were  reminded  that  there  are  premises  in  Jerusalem.   UNOPS was  interested,  but cannot take the entire premises alone. Those agencies  interested could check out the  location and it was noted the price is reasonable.   Meeting police DSR(O): UNDP noted before there would be a meeting with the police to brief the police about all  the UN  agencies.  The meeting  has  taken  place  between UNDSS, UNRWA, OCHA, UNSCO, UNDP and the police. The police briefed the UN on checkpoints and other security measures and mentioned  during  the meeting  they  didn’t  know  anything  about  the  different  agencies.  The minutes  of  this meeting  are  held  by  UNSCO,  therefore  UNSCO  representative was  asked  to check whether the document can be sent to other agencies.     Cars DSR(O): all  requests  for  vehicles go directly  through MOFA now and  they  sent  them  to MoD (whether the vehicle is for Jerusalem, Gaza, armored or not). Eight cars were pending and UNDP got  them  cleared by MOFA  last week. MOFA noted  the delay was because  they didn’t  know about the UN agencies under UNDP umbrella, therefore UNDP sent all information.   Armored Vehicles There  are  several  pending  with MoD,  one  important  one  for  OHCHR.  The  first  request  for OHCHR armored vehicle in Gaza was refused, because they didn’t have international staff there. Now OHCHR has an international staff member in Gaza and COGAT promised to work on it and try to obtain the approval, which will hopefully come soon.    UNFPA – Environmental Practices  UNFPA  is  interested  to  know  about  environmental  good  practices  from  other  agencies with regards to garbage collection, waste, energy saving, recycling. UNFPA deals with a place in Beit Jala which takes shredded paper for recycling. Attendees agreed this could be something for a joint initiative.  

UNRWA noted  there  is no  infrastructure  in place  for  recycling  in  the West Bank. UNRWA will check out contacts for companies it has dealt with in the past (waste scrap). OCHA mentioned it is using a company  for recycling and provided  the  following contact details after  the meeting: Amnir Recycling  Industries  Ltd.;  PO Box  142 Hadera; mobile  052‐3605665  and  telephone  02‐5383690. Other agencies noted  they don’t do anything at  the moment, but are  interested  to introduce  such  initiatives.  UNSCO  representative  stated  that  UNTSO  is  using  a  company  for paper waste recycling, but added that all these companies are  in Jerusalem, none  in the West Bank. UNFPA  informed  that  in  the  office  they  introduced measures  such  as  no more  plastic glasses, double printed papers and awareness sessions for staff.  The DSR(O) concluded by suggesting  the Admin group  invites a company  to address  this  issue during the next Admin meeting.  It was also mentioned by one of the attendees that Ramallah Municipality started an action on waste recycling.  It was therefore suggested to have the next Admin meeting in Ramallah and to invite the Municipality to brief us on this. UNCTAD/ASYCUDA also mentioned the UNDP HQ website includes guidelines on greening the office.   AOB 

UNRWA  briefed  on  the  follow‐up meeting with  regards  to  LTAs;  19  LTAs were  defined where agencies could work together. UNRWA also noted that 6 companies were identified for processing a  local  furniture LTA. UNRWA has a very  large  furniture  requirement with regards  to  schools,  but  in  principle  LTAs  could  be  used  for  piggy‐backing.  The  next Procurement meeting  is  organized by UNDP on  28 April. UNRWA  added  that  the  Israeli Standard  Institute  is becoming worrying, since they  insist to check every  item and charge high fees per item. The goal is to have this testing requirement being removed, because the goods are not for the commercial market, but solely for use by the UN. UNRWA stated that the Commissioner of the Standard Institute wants clearance from MOFA.  

UNCTAD/ASYCUDA  inquired whether  it would  be  possible  to  adopt  an  approach where Palestinian  companies  are being  selected  first during procurement processes,  especially for projects  in the WB.  If a RfQ  is done, the winning bidder  is usually an  Israeli company. The problem however is that software needs upgrading and services/maintenance needs to be  provided  at  location,  while  Israeli  companies  cannot  come  into  the  WB. UNCTAD/ASYCUDA  therefore  suggested  some  kind  of waiver  that  procurement  for WB projects  is awarded to Palestinian companies. UNFPA confirmed  it faces similar problems, but emphasized that the office adds criteria  in the tender document such as requirement for partner agents  in  the WB and  the need  for spare parts. UNFPA evaluates accordingly and  awards  the  contract  to  the  company offering  the best price  for  the  required  goods (while complying with all requirements), whether it is a Palestinian or Israeli company. The DSR(O)  confirmed  that  the  suggestion  is  to  include  such  evaluation  criteria. UNCTAD/ASYCUDA will inquire with UNDP Procurement.  

UNRWA  inquired about  the use of companies  in  settlements and gave  the example  that the  best  company  for  vehicle maintenance  turned  out  to  be  in  a  settlement,  but  the answer  from management was no. UNSCO commented  the political office has said no  to Eden Water.  It  is an  issue coming up and a common UN approach  is needed. The DSR(O) agreed, but noted also that Culligan company at least for a period of time used water from Eden company. The DSD(O) added that also there is no other choice except for Eden Water. UNDP  introduced  filters, but  it  is not  the same.  If  there  is a UN approach  then all should follow.  UNSCO  was  requested  to  check  with  the  RC  office  with  regards  to  an  official approach towards purchases from settlements. It is not nice that one agency is using Eden 

Water  for  instance  and  the  other  one  is  refusing,  since  it  is  a  political  issue.  UNSCO representative  also  informed  that  the  PX  had  introduced  a  new  policy  by  not  taking anything from settlements anymore (wines for instance were banned).  

UNRWA  asked whether  any  agencies  have  problems with  the  Palestinian  construction authority. UNDP confirmed  there used  to be a problem, but UND came  to  formula, with UNOPS and UNRWA, and this was accepted. UNDP will send this to UNRWA (through the Engineering Unit). 

WFP further inquired about the armored vehicles which are not yet cleared. The WFP case is a transfer from UNRWA to WFP with the armored vehicle to be used for Jerusalem. The DSR(O)  noted  that MOFA  is  still  asking  for  the  accurate  account  of  armored  vehicles  in Gaza, MOFA  says  agencies  didn’t  submit  correct  information.  Some  agencies  bought  a replacement vehicle and didn’t get the old one out of Gaza. Israeli authorities are afraid of misuse and  they  claim  the armored vehicles were misused during  the  last war,  they  say they have records of this (used as ambulance for instance). Officially they note for security issues, hence cases still pending. 

UNDP:  problem with  Rafah  crossing  ‐  UNRWA  stopped  assisting  other  agencies.  UNDP started  to work on  it;  channels were opened with  the Egyptian Representative Office  in Ramallah,  lately  though  there has been  confusion between  the Representative Office  in Ramallah and people on the ground  in Rafah. UNDP will try to solve the  issue as soon as possible. It also happens sometimes that they say Rafah  is closed, but then  it appears the same day that URNWA was able to get people out. Erez on the other hand  is easier than before; people  from Gaza can  leave  if  there are no security  issues, agencies only have to prove where they stay and for what purpose they need to go out. It is easier if they will stay in Ramallah, not Jerusalem. Agencies could apply through the Access Cell (Sandra) directly, but can also do this through UNDP. The Access Cell is following up on all applications. The DSR(O)  confirmed  that  the  chances  for  Jerusalemites  to go  to Gaza are  really minimum. Only Dr. Murad from the DSS has been entering. Israeli authorities emphasize their concern is  about  the  security  of  the  Jerusalem  people  in  case  something  happens  in  Gaza.  If Jerusalemites are allowed entrance, they have to sign a paper it is their own responsibility.  

WFP: there have been problems obtaining a visa from MOFA for a Jordanian staff member, which was finally obtained, but now it seems there is a problem with the application of his family.  The  DSR(O)  suggested  the  Legal  Office  of  UNRWA  and  UNDP  draft  a  letter  to complain  about  this matter,  because  even Arab  nationals  obtain  a  visa,  they  get  it  for maximum 6 months, which does not allow  them  to apply  for a MOFA  ID card and hence they  will  not  be  able  to  purchase  duty‐free. MOFA  notes  they  have  to  check  every  6 months for security reasons. The DSR(O) also  informed that MOFA stopped  issuing yellow MOFA  ID cards for spouses, which according to the rule  is correct (only for the spouse of the Head of Mission). The DSR(O) will speak with the Legal Office of UNRWA to see how to write this  letter, WFP offered assistance, since  it currently faces the problem. The DSR(O) promised the letter would be sent to MOFA before the next Admin meeting. 

DSR(O): there was an issue at Hizma yesterday, they wanted to stop a UNDP vehicle. It was solved,  but  authorities  there  said  that  the  UNICEF  bus  is  stopped  on  a  daily  basis  and opened  for  checking.  If  this  is  true,  this  is against  the policy. That  is why UNDP opened windows in the bus, not to give in to the Israeli authorities, but to allow the UNDP driver to check the bus before departure. The driver inspects the bus to ensure everything is normal and no private goods are being transported and signs a special form. The UN Coordinator (Ms. Hastings) had also agreed to open windows in the bus.  The matter has to be checked with UNICEF. UNDP  noted  the  format  used  by UNDP  for  the  drivers  to  sign  on  can  be 

shared with UNRWA. The DSR(O) added there had also been an  incident with an UNRWA international transporting items from WB to Jerusalem and back to WB. 

The  DSR(O)  heard  about  a  road  Ramallah‐Jerusalem  which  is  easier  than  Hizma  and Qalandiyah and if possible, would like to use it for a VIP mission on Thursday, since traffic is too much  at  Hizma  (16‐18PM).  It was  noted  that  one  arrives  in  Ramot, with  only  one checkpoint. The DSR(O) asked whether the road was cleared by DSS. DSS stated the road is not banned, but takes you through many villages (it is not a main road). UNCTAD/ASYCUDA representative questioned  if we could  receive a map of all such  roads and added he had used another road to the airport, from BirZeit University. It was mentioned there is another road to Bethlehem as well, Al‐Wallajee. The DSS confirmed the tunnel road to Bethlehem cannot  be  used  at  night  (being  used  by  settlers,  Palestinians  and UN,  at  night  security incidents like stone throwing are more likely). It was suggested the DSS revisit the issue of what checkpoints and roads to be used at what times (daylight/night). 

UNESCO is looking for a second‐hand 4x4 vehicle. It was advised to inquire with UNTSO or UNRWA. An international colleague at WFP is leaving and would like to sell its VW vehicle. It was then discussed to find a method for circulating ads for passport‐to‐passport vehicles and  the DSR(O)  suggested  the could be posted at  the UNDP  Intranet, next  to  the Admin minutes. UNDP to follow up. 

WFP  asked  for  an update on Allenby Bridge  taxes.  The DSR(O)  stated  applications were sent several times and it was mentioned during the meeting at the MOFA. MOFA however noted  UNRWA  has  frequent  travel  between  offices  and  the  same  applies  to UNTSO.  It seems therefore the only way is to register all names under UNRWA. 

The DSR(O) informed agencies UNDP is fighting with HQ with regards to the prices we are charging  agencies  for  services.  The  service  provision  is  not  the  same  as  in  Jordan,  visa issues,  exemptions,  everything  takes  more  time  and  efforts  and  is  therefore  more expensive.  If UNDP will not be moved  from mid‐high  to high  in  the UPL,  then UNDP will start  setting up  local  agreements with  agencies  and we will  then work directly with  the agencies to determine the fees and agree upon services provided. It was tried with MOFA to have agencies contact MOFA separately, but MOFA refused. There are global contracts, but if services are not listed in UPL, we could add them locally.  

The DSR(O) mentioned  that more coordination  is needed at  the HR  level. There are  still cases  that  staff  is being  fired  from one  agency,  then  apply  to  and  get hired by  another agency. Reference checks should be correct and dealt with properly. It seems however that good  reference  letters  are  being  given while  actually  they  should  not  have  been  given. Agencies could at least give a phone call to inform the other agencies. It has to be informal, but we have to be honest. 

UNCTAD/ASYCUDA inquired about working from government offices. The DSR(O) responded that for UNDP the place of work was cleared by UNDSS, but the people are considered project staff. 

     The  next meeting  is  scheduled  for Wednesday,  19 May  2010  at  10:00AM  at  UNDP/PAPP, Ramallah. 

UN Administrative Meeting Date: 10 March 2010, 10:00 AM Venue: UNTSO, Government House, Jerusalem  

Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Gerlienke Meijer, Coordinator  UNDP      gerlienke.meijer@undp.org  Emma Creighton, Procurement  UNDP      emma.creighton@undp.org  Lara Ohannessian    UNDP      lara.ohannessian@undp.org    Djibrilla Modi      UNOPS‐JMOC    djibrillam@unops.org  Mazen Kaloti      UNOPS‐JMOC    mazenk@unops.org  Suheil Neiroukh     FAO      suheil.neiroukh@fao.org  Khader Kamal      UNICEF     kkamal@unicef.org Philippe Ankani     UNICEF     pankani@unicef.org  Mable Ng’andu      UNICEF     mngandu@unicef.org  Cletus Wamalwa    UNSCO      wamalwa@un.org  Mark Mina      UNFPA      mina@unfpa.org  Haifa EL‐Issa      UNFPA      hel‐issa@unfpa.org  Inas Odeh      UNESCO    i.odeh@unesco.org Shirine Rofa‐Smeir    OCHA      rofa@un.org   Lina Lama      WHO      lla@who‐health.org  Munzer Yousef      UNDSS      m.yousef3@unrwa.org  Sheila Black      UNMAT     sheilab@unops.org Nael Salman      HABITAT    nael.salman@undp.org  Ed Nicolas      UNRWA    e.nicolas@unrwa.org Tim Henry      UNRWA    t.henry@unrwa.org  Michael Antoine    UNTSO      antoine2@un.org Michael Williams    UNTSO      williams29@un.org  Thafer Abu Ghannam    WFP      thafer.abu‐ghannam@wfp.org Mahmoud Khweis    WFP      mahmoud.khweis@wfp.org  Hiba Khamashta    ILO      abusaleh@ilo.org   A meeting with  representatives  from  UNICEF,  FAO, UNOPS‐JMOC, UNSCO,  UNFPA,  UNESCO,  WHO,  OCHA,  UNDSS, WFP,  UNTSO,  UNRWA,  UNMAT,  ILO,  HABITAT  and  UNDP was  held  to discuss a UN approach for issues relating to Operations in order to avoid duplication of work and to benefit from savings due to economy of scale. 

 Agenda  UNDP: 

Common Services – Procurement 

Briefing MOFA meeting 

Taxes Allenby  UNOPS: 

Place to Place Survey  

Salary Survey National Staff – UNTSO Chief Mission Support Ms. Cecilia McGill UNTSO  CMS  appealed  to  all  agencies  to  cooperate  and  do  their  best  to make  the  survey  a success, by preparing  for  the experts  to  come  from HQ and  complete  the process. UNTSO  is coordinating  the  survey  and  has  been working  on  it  since  the  past  two months,  but  needs support  from  the  agencies. New  York  has  accused  the  local UN  not working  enough  on  the matter. The CMS emphasized that this national salary survey is done once every 5 years and that this  is  the  only  opportunity  for  a  raise  in  the  scale. Moreover,  it will  have  an  effect  on  all agencies and national staff.  The DSR(O) confirmed all agencies should be involved in it. However, it seems no one is actually cooperating  through  the group UNTSO created  (while many had previously noted  they will be joining). Agencies are requested to contact Mr. Adli Nammari from UNTSO to assist (interviews, contacting companies).   Common Services – Procurement The DSR(O)  introduced Ms. Emma Creighton, Procurement Specialist at UNDP and  leading  the Procurement Group.  On the matter of LTAs Ms. Creighton explained that UNDP has had several for a couple of years now. They can only be in place for three years and have to be renewed after that. At the end of 2009 UNDP  started  to  review LTAs. UNICEF and UNOPS  joined  to work on  the LTAs  together, UNICEF  is  leading on stationery and UNDP on security goods. UNDP recently met with UNRWA as well. UNRWA is doing an analysis to be ready by the end of this month which would allow all Procurement Officers to sit together in April to see where the agencies can benefit each other. Some agencies already have some LTAs, these could all be uploaded to a  local portal.  It could however be cumbersome to ask all agencies to join the process of establishing an LTA and hence easier to use each other’s LTAs.  It has also proven to be problematic to update vendor rosters. UNRWA Procurement Officer noted UNRWA has indeed a big spend, but receives pressure from HQ  to have UNRWA contracts. Another problem  is  the commercial divide between  Israel and (for  instance,  Zerox  Israel/Mediterranean  and  oPt/Middle  East).  It  could  be  beneficial  for agencies  to  lead on particular  contracts  (UNRWA  could do  furniture,  since  it  is a big  spender there). UNRWA will check whether a UN country LTA would be ok, instead of one agency LTA. It is difficult though to get furniture from Jordan (UNRWA spends a lot there), but beneficial to use UNRWA LTA for furniture. UNRWA informed it is also interested in getting away from Dell, since there  is a  cost of NIS 10,000 per  item  involved  for  standard  testing  (Dell Middle East  is used through UNRWA). UNTSO Procurement representative noted that DPKO has different rules and regulations. UNHQ should give permission for agency cooperation. UNTSO would participate in meetings and then report to HQ to see if they can proceed. UNTSO is mainly interested in vehicles and stationery. Ms. Creighton noted DPKO can buy vehicles at half price, there are problems however getting them  into  the  country  (waiting  permission more  than  half  a  year).  Local  prices  are  so much higher; hence  it would  strengthen negotiating power  if other agencies  like UNTSO would  join LTAs for vehicles.  UNOPS‐JMOC has LTAs for security, furniture, stationery and it was mentioned that UNICEF has some LTAs too, where a lot of Procurement is done through their HQ. It was mentioned that BCI is  the only Motorolla  supplier, but has problems  to get  radios  into  the  country. Quotes  from Israeli suppliers received were only slightly lower. UNTSO  as  a peacekeeping mission  is  expected  to use  system  contracts  from HQ. Due  to  the problems with entering goods  from outside  companies, UNTSO  is  trying with HQ  to push  for local  contracts as well.  It  is  trying  to piggy bank on  the  travel  contract of UNDP Amman, but 

waiting for approval from HQ. UNRWA warned for charges on top of the discount though. UNDP has  an  LTA with  3  travel  agencies  (meaning  bidding  should  be  done  for  each  purchase),  but might go back to one agency and doing the tender process for that. The DSR(O) emphasized that all agreed that Procurement Officers should be meeting and cooperating.  WFP has 19 LTAs  for  low  risk  items and  is  ready  to  share  them. WFP would  like  to use other agencies LTAs as well, but  is not  in favor of assigning an agency to  lead a special LTA, because different agencies have different needs. The DSR(O) noted that the Procurement Group should do the recommendation to the Admin forum to be forwarded then to the UNCT for a decision.  UNRWA  confirmed  that  this  particular  challenge  was  delaying  the  agreement  for  furniture (UNICEF standard school furniture).  Briefing on MOFA Meeting  The DSR(O) informed the forum that the meeting between UNDP and the Head of Protocol (and Assistant) has taken place and the problems were discussed.  It seems the Ministry of Defense (MoD)  requested  to  receive  the  requests  through MOFA. Beit Eil  (Civil Administration)  should not  have  dealt  with  UNDP  in  regards  of  tax  exemption  and  vehicle  plates.  The  Civil Administration used to give the ok  for vehicle plates and  it was then  forwarded to MOFA and processed. Now all requests go to MOFA  directly, then to MoD (which either approves or not) and then to the  tax  department.  UN  Agencies  should  deal  with MOFA,  it  was  confirmed  that  the  Civil Administration deals with NGOs only. For the moment this means delays, maybe in the future it will mean facilitation. Therefore agencies are requested to be patient. There are some requests for vehicles pending. Approval for two OHCHR vehicles was received. MOFA had requested a list of  agencies  under  UNDP/PAPP  umbrella  and  this was  already  sent.  The  list  now  has  to  be approved by the Political Affairs department. For vehicles, the MOFA  is checking and ensuring that there is at least one international per agency, otherwise vehicles will not be approved. With regards to the food commodities of WFP, this was still under discussion at the time of the Admin meeting. The DSR(O) noted that the beneficiaries are the Palestinians and that  if something  is UN property, it should go to the MOFA. Note: it was confirmed later that week, that the MOFA, MOD and Tax Department all agreed that requests for WFP commodities can be sent directly to the Tax Department. UNSCO inquired whether above was valid for agencies under the UNDP umbrella and noted that UNSCO and UNTSO have a problem with the privately owned vehicles (POVs). The DSR(O) noted that UNDP does not face problems with private vehicles. The DSR(O) explained that UNTSO has some problems with staff that  left the country without returning vehicle plates (and/or MOFA ID), and noted there are also vehicles parked at the UNTSO premises. This issue has to be solved with MOFA,  UNTSO  needs  to  show what  it  is  going  to  do with  these  vehicles  for  instance. Secondly, UNTSO had previously refused to register  its vehicles  in  Israel. UNTSO Admin Officer stated during the last meeting that the vehicles will now be checked in Israel.  WFP inquired whether the MoD is involved in everything, which the DSR(O) confirmed. UNESCO noted science kits were refused by MOFA, which indicated the request should be sent directly to MOD. DSR(O) advised UNESCO to try again. WFP  inquired whether the change of plates would be an  issue  for the  licensing authority. The DSR(O) responded that it has been confusing, UNDP was first informed we should only have the Israeli number, now they want UNDP  in addition to the  license number, so that at checkpoints they  can  see  the  vehicle  is UNDP.  The  Licensing  Department/Ministry  of  Transportation  has already been informed by the Israeli authorities.   

The DSR(O) informed the forum that UNDP had sent to MOFA its list of staff and vehicles (with all vehicles of agencies under  the umbrella of UNDP  included) as per  the MOFA request. Now also  the names of  international  and national  staff of  the  agencies under  the UNDP umbrella should be sent.  UNSCO was asked during the last Admin meeting to confirm what information should be included. UNDP sent its list and only provided name, ID number and DOB for national staff, the same as last year. UNSCO confirmed it was not yet agreed what information should be provided. The DSR(O) asked to circulate something upon finalization.  Allenby Bridge Taxes The DSR(O) confirmed this  issue was not yet resolved. Authorities had asked to receive the  list again.  Some  people  heard  that  UNRWA  WB  staff  only  showed  their  MOFA  ID  and  were exempted  from  taxes without being on  the  list. Hence  the DSR(O) advised  to  try  to  show  the MOFA ID when crossing the Bridge. In any case, agencies will be contacted for an updated list.   Land for the UN The DSR(O) had mentioned during the  last Admin meeting that UNSCO should be approaching the PA for land in Ramallah and Jerusalem for the UN to build on. The DSR(O) spoke to the RC, Mr. Gaylard, and during the Secretary‐General’s visit, the Secretary‐General will  be approached to ask the PA himself for land. If agreed, then maybe UNDP and UNOPS can build together.   AOB 

UNDP  –  the  DSR(O)  inquired  whether  agencies  received  letters  from  the  Water Authority, UNDP did not yet receive it. UNRWA received a letter with request for over 3 million  shekel,  apparently  based  on  land  area  (in  regards  to  infrastructure improvement), not usage. UNTSO Legal Officer and Engineer had a meeting  last week with the Water Authority; the outcome however is not yet sure. UNTSO will let agencies know about the result. Only UNTSO and UNRWA received such a letter.  

OCHA  inquired  about  Income  Taxes  in  relation  to  National  Insurance.  The  DSR(O) received something  that National  Insurance should be paid. The document confirming this was circulated after the meeting.   

UNFPA asked about  ICT charges with  regards  to a new MoU and noted UNFPA  is  still awaiting a response from UNDP ICT Unit. UNDP will follow up on this matter.  

WFP asked whether  it  is allowed to use private workshops  in Gaza (not UNRWA). The DSR(O) noted  that UNDP  is using UNRWA workshops only. DSS  should  respond  as  to what is required in terms of security. 

UNICEF inquired about Common Services and a scheduled meeting for the HR Group. It was confirmed consultants are dealt with by Procurement (SSA) and work needs to be done on the consultancy roster. 

UNSCO  briefed  on  the  upcoming  Secretary‐General  visit  on  20  and  21 March  and confirmed requests have been sent for vehicles and drivers. Agencies are requested to assist  where  possible.  The  DSR(O)  assured  UNDP  can  provide  two  vehicles  and  the armored vehicle. WFP noted  it has an armored vehicle  stationed at UNRWA  (pending change of registration to WFP). 

  The  next  meeting  is  scheduled  for  Wednesday,  7  April  2010  at  10:00AM  at  UNDP/PAPP, Jerusalem. 

UN Administrative Meeting Date: 17 Feb 2010, 10:00 AM Venue: UNDP/PAPP, Jerusalem  

Attendees: Khaled Shahwan, Chairperson  UNDP      khaled.shahwan@undp.org  Gerlienke Meijer, Coordinator  UNDP      gerlienke.meijer@undp.org  Lara Ohannessian    UNDP      lara.ohannessian@undp.org    Fatima Abassi      UNOPS‐JMOC    fatimaab@unops.org  Antonia De Meo    UNOPS‐JMOC    AntoniaD@unops.org  Suheil Neiroukh     FAO      suheil.neiroukh@fao.org  Hiba Risheq      FAO      hiba.risheq@fao.org   Khader Kamal      UNICEF     kkamal@unicef.org Philippe Ankani     UNICEF     pankani@unicef.org  Cletus Wamalwa    UNSCO      wamalwa@un.org  Mayyada Malki      UNFPA      malki@unfpa.org  Elke Mayrhofer      UNFPA      mayrhofer@unfpa.org  Joan Byrne      UNESCO    j.byrne@unesco.org Maureen Koussa Kando   OCHA      koussa@un.org Yehezkel Lein      OCHA      lein@un.org   Lina Lama      WHO      lla@who‐health.org  Inas Abu Remeleh    WHO      iar@who‐health.org  Samer Ghosheh     UNDSS      s.ghosheh@unrwa.org  Maha Abu Ghosh    OHCHR     mabu‐ghosh@ohchr.org  Sheila Black      UNMAT     sheilab@unops.org Nael Salman      HABITAT    nael.salman@undp.org  Ed Nicolas      UNRWA    e.nicolas@unrwa.org Michael Antoine    UNTSO      antoine2@un.org Sasidharan Thettikuzhi    UNTSO      thettikuzhi@un.org  Philipp Meissner    UNODC     philipp.meissner@unodc.org  Ola Atiyeh      ASYCUDA    ola@asycuda.ps   A meeting with  representatives  from  UNICEF,  FAO, UNOPS‐JMOC, UNSCO,  UNFPA,  UNESCO,  WHO, OCHA, UNDSS, UNODC, ASYCUDA, UNTSO, UNRWA, UNMAT, OHCHR, HABITAT and UNDP was held to discuss a UN approach for issues relating to Operations in order to avoid duplication of work and to benefit from savings due to economy of scale. 

 Agenda:  Briefings by Agencies  UNTSO 

Brief on Place to Place Survey (Personnel Section)  UNHABITAT 

Vehicles stationed Jerusalem 

 The DSR(O)  started  the meeting with  the note  that  the monthly Admin meeting  is becoming more  important  as  it  sends matters  to  the  UNCT  and  SMT  and  that  hence  decision‐makers should come to the Admin meeting.   UNDP/PAPP  is the umbrella for a number of UN agencies  in the country that were established after UNDP, upon  the request of  the  Israeli Government and as such deals on behalf of  these agencies with the Ministry of Foreign Affairs (MOFA) and Civil Administration. UNDP/PAPP was established in the oPt in 1978 and initially fell under UNTSO, but became independent in 1982. Only UNTSO, UNRWA, UNSCO (with UNTSO) and UNESCO are independent. UNDP currently has 3 offices (Jerusalem, Gaza and Ramallah) and its main focus is development work.   UNOPS  operates mainly  in  the West  Bank, with  a  primary  focus  on  the  security  sector  and infrastructure.  UNSCO  is operating  from  the Government House,  its main HQ was  in Gaza, but  relocated  to Jerusalem.  Its  focus  is twofold: advancing the peace process  (Palestinian and  Israeli sides) and coordinating humanitarian support of the missions to the Palestinian people. UNSCO holds the Resident  Coordinator  function  (coordinator  for  the UNCT)  and  the  Special  Coordinator  if  the Secretary‐General’s representative to the Quartet.  UNICEF is working on the following four program components: health nutrition, child protection, water sanitation and adolescents.  All programs are delivered in Gaza as well. In the West Bank UNICEF has sub‐offices in Jenin, Nablus, Ramallah and Hebron.   ASYCUDA/UNCTAD project  focuses on automating Palestinian customs and  involves  replacing the  Israeli  declaration  with  a  Palestinian  declaration,  training  custom  offices  and  overall activating Palestinian customs. Through the Direct Trade  Input activation, offices/suppliers can process their own information in the ASYCUDA database.   UNODC  currently  focuses  on  prison  reform  in  the  context  of  a  project  on  strengthening  the management, operation and oversight of civil prisons administered by the Palestinian Authority (PA).  Priority  areas  include  training  the  leadership  and  general  staff,  the  initiation  of rehabilitation programmes  in prisons, and  the  improvement of  the healthcare situation  in  the centers. UNODC is also a sub‐recipient of the Global Fund grant in oPT, including activities in the field of HIV/AIDS prevention and drug treatment.  UNFPA runs three main programs around reproductive health (including standard settings, safe motherhood),  population  development  (related  to  policies,  Palestinian  census)  and  gender issues. The office  is thinking of scaling up the Gaza office and works according to the national execution model and in close relationship with Ministries.   UNTSO, the United Nations Truce Supervision Organization (UNTSO) was  initially established  in May  1948  by  the  UN  Security  Council  to  assist  the  United  Nations Mediator  and  the  Truce Commission  in  supervising  the observance of  the  truce  in Palestine.   Since  then,  the  Security Council has mandated UNTSO with  the provision of  assistance  to  the parties   of  the General 

Armistice Agreements of 1949 between Israel and its Arab neighbors; and to the United Nations Interim  Force  in  South  Lebanon  (UNIFIL)  and United Nations Disengagement Observer  Force (UNDOF)  in  the  fulfillment  of  their  mandates.  UNTSO  is  a  peacekeeping  operation  with established presences in Egypt, Israel, Lebanon and Syria.  WHO has been working  for over  50  years with  the  Palestinians,  its main  contact  is with  the Ministry of Health. WHO’s mission is to promote the health of the population and development of the health system. The main WHO programs include support to health and policy, HIV/AIDS, Jerusalem health centers policies, emergency programs and advocacy for the right to health.  FAO  Jerusalem  is an emergency office, with zonal offices  in Ramallah and Gaza. FAO provides agricultural technical advise to the Ministry of Agriculture and has a 2010 budget of 22 million USD. FAO works to assist the agricultural sector by direct implementation in support to farmers. FAO is working with other UN agencies as well, such as UNDP and WFP.   UNESCO is based in Ramallah and opened an office in Gaza as well last year (after war), where it is working to create schools  in safe zones. Safety for  journalists,  long term cultural projects, as well as gender equality are also part of UNESCO’s work.   HABITAT’s goal is to provide a shelter to all and assists with planning cities. The Special Human Settlements  Programme  for  the  Palestinian  People  is  implemented  since  2005  and  it  now involves housing projects for  low  income group, training, assistance to the Ministry of Housing with policy development and service delivery by municipalities.  UNMAT is mandated by UNSCO as result of the war in Gaza in order to provide a rapid response to early recovery, to remove UXO amongst others. UNOPS is its support office (contracts) and it reports  to UNMAS  (DPKO). UNMAT has only 4  international staff, national staff are  joining on consultant contracts only. It  is  involved  in the rubble removal project and branching  into other areas (support to FAO and NGOs).  OHCHR  is working  in  the  oPt  since  1996, where  it  started  in Gaza with  technical  assistance projects. The main office  is now Ramallah, soon  there will be offices  in Hebron and Nablus as well and OHCHR  is considering  to establish a presences  in  Jerusalem also. OHCHR  focuses on integrating  Human  Rights  in  Palestinian  legislation.  After  the  war  in  Gaza,  monitoring  and protection of Human Rights is being done after the resolution of the Human Rights Council.   OCHA  is  an  arm of  the UN  secretariat,  ensuring  coherent  responses  to natural disasters  and complex emergencies and functioning as part of  integrated missions. OCHA supports the work of  the  Humanitarian  Coordinator(HC)  (UNSCO).  In  its  function  of  humanitarian  coordination, OCHA  is serving as guardian of the UN Consolidated Appeals Process. OCHA, together with the HC chairs the UN CT (and NGOs) working in the humanitarian area. OCHA negotiates access on behalf  of  other  actors,  from  UN  and  NGOs.  It  works  to  preserve  operational  space  for humanitarian  purposes  and  coordinates  with  local  government  regarding  humanitarian response.  The  other  set  of OCHA  activities  involves  promoting  an  environment  for  providing assistance  in  a principal manner.  This  is done  through policy  formulation,  advocacy,  analysis, awareness  raising missions,  translation, outreach  and  raising  awareness on  the humanitarian situation.  

UNRWA started operations in 1949, to assist the refugee population (1946‐1948) who lost their livelihoods.  Due  to  the  dispersion  of  the  refugee  population,  there  are  also  offices  in  other countries.  Gaza  has  a  separate  operations  office,  like  the WB.  There  are  around  1,9 million registered refugees. The WB counts 19 refugee camps and the GS 8 GS. The UNRWA mandate focuses  on  primary  education,  primary  health  care,  social  services  (job  assistance,  cash assistance) and also has a  separate emergency program. The HQ element  is  in Gaza, but  the Commissioner‐General is based in Jerusalem.  UNDSS serves as  the security umbrella over all UN agencies and  in  that  role works on setting security scenario’s and appropriate preparedness planning.    UNTSO – Place to Place Survey (Mr. Sasidharan Thettikuzhi) Being  the  lead organization  in  Israel, UNTSO  is conducting  surveys on behalf of  the  ICSC. The Place  to Place Survey has an  impact on earnings  in  terms of post adjustment. UNTSO will be sending the questionnaire to focal points of all agencies for them to send to  international staff and  to  return  to  UNTSO.  The  exercise  or  questionnaire  is  to  obtain  information  regarding housing, domestic  expenditure  and other household expenses.  It  is  intended  for professional staff, not GS  staff.  The other part of  the  survey  is  for  the RC  to  complete  (in  this  case CMS UNTSO). Three pricing agents are sent to HQ and they identify one. The pricing agent will collect prices of food stuff and essential commodities.  Agencies were  requested  to  identify a  focal point and  send  this  to UNDP. A  letter  should be addressed to each staff member. UNTSO is thinking of a general meeting, where an expert can explain technicalities. UNDP was asked in this regard, but the DSR(O) noted that the consultant worked with UNDP regarding the establishment of a ceiling for rental subsidy.  The goal  is  to get accurate data  to  rectify  the earlier outcome;  there was a  reduction of post adjustment of 5% last year. The questionnaire should be sent in a few days, and then a meeting with  an  identified  expert  will  take  place  to  explain  how  to  fill  the  form.  The  deadline  for submitting  the  survey  to  the  ICSC  is  mid  April.  By  the  end  of  March,  the  completed questionnaires  have  to  be  with  UNTSO.  The  DSR(O)  suggested  one  briefing  session  for  all internationals (at the Notre Dame or else) and to let them fill the questionnaire at the spot after the brief, since the goal is to have as many international staff members join as possible.  UNMAT suggested the questionnaire  is also sent electronically and noted many newcomers to the UN do not know the possible impact and might not want to fill it in. That is why the DSR(O) suggested one briefing session at the Notre Dame or at UNTSO. UNRWA advised to minute the information and circulate this to all internationals. The DSR(O) warned though that if you don’t let  people  fill  it  on  the  spot,  they will  forget  it. DSR(O)  reminded  that  last  time UNTSO was blamed  for  the  bad  results.  It  is  about maneuvering  to  get  good  results.  The  approximate number of eligible  international staff  is as follows: UNICEF 25, UNDP 17, UNSCO 29, UNMAT 5, WHO 8, OCHA 8, UNESCO 4, UNFPA 3, OHCHR 5, HABITAT 1, DSS 5, UNODC 1, UNRWA 50 and UNRWA Gaza 20.   UNTSO The  office  received  requests  from  the  Jerusalem  Water  and Waste Water  Cooperation  for payment of sewage level fee and system development fee (both addressed to UN Observers HQ) in  the amounts of NIS 708,000 and NIS 1,000,000. This  is completely new  to UNTSO. UNRWA received the same requests. UNDP did not receive it.   

The  other  issue  is  the  Notes  Verbales  received  from MOFA  in  regards  to  a)  information  on vehicle  lists  (armored  and  compulsory  insurance)  for  which  the  UNTSO  Legal  Department decided  to send as  requested and b) staff  list –  local personnel and diplomatic/consular staff. UNTSO had concerns in the past and wanted to know what the consensus is. UNDP will send the vehicles  list as  requested. Regarding personnel,  there  should be a coordinated  response  from UNSCO. Last time a special format was created by UNSCO (internationals: name, MOFA  ID and personal  phone  number).  The  DSR(O)  noted  this  should  be  reconfirmed  by  UNSCO  and  all agencies  should  respond  the  same  way.  For  national  staff,  name  and  Israeli  ID  were  given previously, private addresses were not sent. The  list pertains to staff only, not to SSA holders. Agencies are requested to submit their lists to UNDP and UNSCO representative will follow up at their side.  Vehicles  – MOFA  DSR(O):  there  are  new  developments  in  connection  with  the  MOFA  office.  UNDP  recently received instructions from Beit Eil that they will not deal with vehicles and clearances anymore. UNDP used to send all requests to Eliane Haddad (who used to be helpful to the UN). There was a decision by the Ministry of Defense (MoD) and MOFA that she is not in charge of the UN, only of NGOs. This means that all requests now have to be sent to MOFA for approval and  if there are doubts, they will be forwarded to the MoD. The MoD confirmed the new arrangements.  It had been a verbal agreement previously, but in fact the UN should not have dealt with the Civil Administration. Hence the UN should now deal with MOFA, which is not helpful lately for many reasons. Some things are our fault; some are faults of the Israeli government. There are complaints that expired MOFA IDs are being used at Erez or elsewhere, while it is illegal to use expired IDs. There is the problem of internationals taking the ID when leaving the country as well.  The DSR(O)  informed  there  is a meeting planned  for next week with MOFA, with  the Head of Protocol. If it will take place, all problems will be discussed. The problem is the focal person for MOFA ID cards and vehicles, who is not cooperative. For example, the food WFP imports used to be  approved  very  soon,  now  it might  go  to  the MoD  and  hence  take months.  The  DSR(O) requested  all  agencies  to  check MOFA  ID  cards of  staff  and  to  ensure  they do not  leave  the country without returning the MOFA ID and cancelling their private vehicle.  UNTSO had  a meeting with  the Protocol person  responsible  for MOFA  ID Cards  and  another person, because there are also problems with vehicles for UNTSO and UNSCO. The DSR(O) noted however  that  UNTSO  problems  are  different  than  UNDP  problems,  the  vehicle  plates  are different. UNTSO  agreed  the  car  fleet  to  be  inspected  by  Israeli  authorities.  But  the  vehicle plates need to remain, because the mission is frequently crossing borders (unique status). Unfortunately  the MoD  is  now  in  the  loop  and MOFA  should  not  give  any  approval without consulting with  the MoD.  The  authorities  now want  to  know  about  cars  in Gaza, where  the vehicles are stationed and used and whether they are armored or not.   An official letter from HQ that there is a new organization working under UNDP umbrella is also needed  and  if  there  are no  internationals,  they will not  give  car plates.  Even UNDP  auditors question why UNDP has so many cars (according to rules it should be less), since there are many of agencies under the administrative umbrella. UNOPS  noted  that  this  should  be  raised  with  donors  as  well,  since  they  don’t  realize  the problems  in obtaining vehicles. Usually donors want to take vehicles back after the end of the project. Maybe agreements should include that the cars will remain with the UN. A donation to the PA is not easy either.  

The DSR(O) advised that normally one should write Jerusalem, meaning that the vehicle can be used to Gaza, but cannot be stationed there. But for armored vehicles  it should be mentioned that they are located in Gaza.  It seems that something broke the trust between the UN and MOFA. They are even suspicious when requesting visas. MOFA contacted a HQ for instance to verify whether a person would be coming. Something has happened, but hopefully  the  trust will be rebuilt.   Visa support  letters are being checked the past 2 weeks only, which means there is no trust. The DSR(O) will try to solve  it  in  the Operations  form.  To  that  end  the  group  should  be more  active  and  decision‐makers should attend the meetings.  DSR(O):  if  it  is  imposed  the UN  should go  through MOFA,  this means  that UNDP needs more manpower  and/or  flexibility  from  agencies  (for  instance  agencies  preparing  UNDP  headed papers to be sent to MOFA with UNDP only signing). UNOPS noted small agencies might not be able to do that (UNOPS itself will have someone for protocol issues soon though).  If MOFA approached agencies directly, they should  let UNDP know  immediately and tell UNDP what MOFA asked and what the agency responded. UNICEF asked whether agencies could work themselves with MOFA  in  the  future.  The DSR(O)  responded  that  last  time  it was  tried,  but refused. MOFA wants to deal with UNDP only as the umbrella agency.   UNTSO inquired about UNDP experience with the person at the Protocol responsible for issuing MOFA ID cards. The DSR(O) noted her negative attitude and  instances of denying she received something. Professional wise  the DSR(O) cannot  judge. She was  rude during  the meeting  to a person with an expired  ID. UNTSO noted  she  is  rechecking  the  signature of  the CMS. UNSCO mentioned  that  also NGOs  are  not  obtaining  visas  etc.  UNMAT  concluded  it  seems  to  be  a sequence of events, what  the authorities are doing  seems a  shift  in  their control mechanism.  UNMAT inquired whether agencies should start to raise these issues at the RC level, because it starts to have a political impact. UNOPS noted the reverse is also true and work on the political level will have operational effects. The DSR(O)  confirmed  that UNSCO  is  the only  contact  for referring matters to the Country level. UNMAT commented there  is still a  lot to come, the situation will get worse, hence closing the parameters within which we can work. The fact that the government authorities only deal with 3 agencies  is an  indicator  that  they want  to be able  to control and channel  information. On  the operational level it is going to handcuff all very badly. The DSR(O) confirmed that on the political and CT level things are already done, UNSCO met with MOFA and UNTSO as well. Now it will be tried on the Operations level (with the highest person at Protocol level).    AOB 

There still is a problem with the taxes paid when crossing Allenby Bridge. Only UNRWA and UNTSO have a recognized list, both have offices in Jordan. The only option would be to send names to one of these agencies as if they were UNRWA or UNTSO staff, but this would be found out sooner or later. 

The DSR(O() suggested a group  to be created  for  the Admin  forum,  through UNDP  IT, where all new things can be mentioned and problems/solutions shared. UNOPS advised the UN Staff College, in Turin, can be used for that purpose. Another idea is to create a newsletter and the target would be for the oPt admin group to be the best of all Country 

Offices. Therefore agencies are requested to send representatives with decision‐making authority.  

DSR(O): Common Services, this could be done for LTA’s such as stationery. The Admin forum  tried  to  create  the  idea  of  one  UN  (most  particular  for  HR  and  Procurement matters). Unfortunately  the Procurement group has not been very active. All agencies have mobiles  and  cars,  but  purchase  from  different  suppliers.  The  same  applies  to common premises, after locating a suitable location, some cancel and each agency looks for something better. Sometimes there even is a problem between the UN agencies and their  heads.  UNICEF  expressed  its  interest  for  common  services  and  suggested  a separate meeting on  this. UNOPS noted  if agencies  say yes  to common  services,  they could not opt no for some minor  issues.  It was decided to  invite Procurement Officers from all agencies to join the next Admin meeting on 10 March.  

The DSR(O) noted there are still some problems with regards to the Tokyo building  in Ramallah, it seems no agency wants to be in charge. UNDP could offer to do the entire management, but agencies will then be charged. 

The DSR(O) mentioned the land for the UN as another long pending matter. The Admin group had asked the RC to approach the PA President to give the UN land for building an office (Jerusalem and Ramallah). UNSCO is requested to ask the RC to at least approach the PA President. If a positive response is received, UNOPS or UNDP could build. 

HABITAT inquired about the need for offices for project staff on location. The DSS had informed HABITAT  such  staff would  need  a  station. UNDP  has  engineers  in  the  field though  and  doesn’t  have  an  office  and  doesn’t  recommend  it.  UNOPS  confirmed  it never  heard  of  this.  DSS  is  requested  to  check  with  the  CSA  in  order  to  have  the response in the final minutes.  

 The next meeting is scheduled for Wednesday, 10 March 2010 at 10:00AM at OCHA, Jerusalem. 

 

UN  Administrative  Meeting  Date:  22  September  2010,  10:00  AM  Venue:  OHCHR,  UNRCP  building,  Ramallah     Attendees:  Khaled  Shahwan,  Chairperson   UNDP       khaled.shahwan@undp.org    Gerlienke  Meijer,  Coordinator   UNDP       gerlienke.meijer@undp.org        Sylvia  Schollbrock     UNOPS       SylviaS@unops.org    Suheil  Neiroukh       FAO       suheil.neiroukh@fao.org      Khader  Kamal       UNICEF       kkamal@unicef.org  Sara  Hamouda         UNSCO       hamouda@un.org    Mayyada  Malki       UNFPA       malki@unfpa.org    Thafer  Abu  Ghannam     WFP       thafer.abu-­‐ghannam@wfp.org      Joan  Byrne       UNESCO     j.byrne@unesco.org  Maureen  Koussa  Kando     OCHA       koussa@un.org    Maarten  Kockelkoren     WHO       mko@who-­‐health.org    Ahmed  Farouk       UNDSS       ahmed.farouk@undp.org    Dalal  Abu  Saleh       ILO       abusaleh@ilo.org    Maurice  Savage       UNRWA     m.savage@unrwa.org    Maha  Abu  Ghosh     OHCHR       mabu-­‐ghosh@ohchr.org    Richard  Mazula       UNTSO       mazula@un.org    Simon  Minassian     UNTSO       minassian@un.org          A   regular  meeting  with   representatives   from  UNICEF,   FAO,  UNOPS,  UNSCO,  UNFPA,  UNESCO,  WFP,   ILO,    WHO,  OCHA,  UNDSS,  UNRWA,  UNTSO,  OHCHR  and  UNDP  was  held  to  discuss  a  UN  approach  for   issues  relating  to  Operations  in  order  to  avoid  duplication  of  work  and  to  benefit  from  savings  due  to  economy  of  scale.  

 Agenda:    UNDP  

• Relations  with  Israeli  authorities  /  provision  of  services  by  UNDP  to  umbrella  agencies\  • Arab  Bank  • Coordination  between  agencies  towards  MOFA  • Signing  of  leases  • Monthly  attendance  on  behalf  of  agencies  • Issues  to  be  discussed  by  lawyers  next  Admin  • ICT  services  to  agencies  outside  of  ICT  agreement  

       WFP  

• Pending  MOFA  issues  • Transportation  for  staff  by  UN  agencies  (policies,  procedures)  

Relations  with  Israeli  authorities  The   DSR(O)   started   the   meeting   with   the   request   to   agencies   to   indicate   whether   they   are  satisfied  from  UNDP  services  provided  to  them.  Agencies  were  asked  to  be  frank  and  the  DSR(O)  emphasized   UNDP   is   open   for   positive   and   negative   feedback.   The   issue   was   brought   up,  because  some  agencies  approached  the  Ministry  of  Foreign  Affairs  (MOFA)  directly  asking  to  be  independent.  UNDP  then  hears  it  from  the  Israeli  authorities  only,  which  is  not  appropriate.  The  DSR(O)  noted  that  UNDP  at  least  has  to  know.    The  DSR(O)  asked  what  the  reasons  are  for  agencies  to  want  to  be  independent,  is  it  because  of  the  issue  of  permits,  delays  or  armored  vehicles?  MOFA  recently  started  to  ask  questions  such  as  why  agencies  are  under  the  umbrella  of  UNDP,  whether  all  agencies  are  legal  in  the  country  or  not  and  requested  proof   in   this   regard   from  UNDP.  MOFA  for   instance  wants   to  see  MOUs  between   UNDP   and   the   agencies.   Therefore   the   DSR(O)   requested   all   agencies   under   PAPP  umbrella   to   send  copies  of   these  MOUs  at  HQ   level   to  UNDP  as   soon  as  possible.  The  DSR(O)  noted  we  might  explain  the  full  situation  to  MOFA  for  them  to  get  a  clearer  picture.  The   DSR(O)   then   asked   about   the   provision   of   services   by   UNDP,   whether   there   are   any  problems.    WHO   mentioned   there   are   some   problems   with   obtaining   entry   service   visas   from   Israeli  embassies/consulates,  which  sometimes  inform  new  staff/consultants  to  go  to  the  Ministry  of  Interior  upon  arrival  to  the  country.  WHO  suggested  UNDP  to  request  MOFA  to  call  embassies  and  consulates  to  clarify  this  procedure  (with  UNDP  letter  to  obtain  an  entry  service  visa).  The  DSR(O)  added  there  is  a  problem  with  obtaining  additional  vehicles  and  armored  vehicles.  The  problem  with  MOFA  IDs  also  remains  (delays  and  some  not  issues).    UNOPS   commented   that   detailed   guidelines/SOPs   regarding   services   in   general   and   dealing  with  MOFA   in  particular   (rules,   timeframes  and  supporting  documents  needed   from  agencies)  would  be  helpful.  UNOPS  further  suggested  UNDP  to  advocate  more  with  the  Israeli  authorities  and   advised   UNDP   to   have   the   services   of   a   lawyer   at   its   disposal   at   all   times   to   ensure  reasoning  of  MOFA  is  according  to  the  rules.      In  response  the  DSR(O)  mentioned  the  following:  a) The  contact  between  MOFA  and  embassies/consulates  is  an  agreement  between  the  MOFA  

and   its  missions   abroad   and   all   agencies   (UNTSO,   UNRWA,   UNDP   and  UNESCO)   currently  follow   the   same   procedure.   It   was   also   noted   that   whenever   UNDP   inquires   with  MOFA  regarding   problems   with   issuance   of   visas   at   missions   abroad,  MOFA   informs   UNDP   that  MOFA   does   not   approach   embassies/consulates   directly,   but   that   clear   instructions   have  been  circulated  among  the  missions  abroad  (confirming  the  current  procedure  of  obtaining  a  service  visa  prior  to  arrival  to  the  country).  The  DSR(O)  stated  UNDP  could  try  with  MOFA  to   send   us   the   internal   circular.   WHO   mentioned   that   lately   they   had   problems   with  embassies  in  Russia  and  Georgia.  

b) The  DSR(O)   explained   that   obtaining   approval   for   additional   vehicles   started   to   become  a  problem  after  the  issue  with  POVs  of  UNICEF  and  WHO  staff.  Moreover,  UNDP  used  to  send  requests   for   initial   approval   to   the  Office   of   the   Coordinator   for  Government  Activities   in  Beit  Eil   (Eliane  Haddad)  after  which  the  MOFA  approval  would  not   take  much  time.  About  seven  months  ago  the  procedures  changed  and  any  vehicle  request  has  to  be  sent  to  MOFA  directly  now  and  the  Ministry  of  Defense  (MoD)  is  also  in  the  picture.  MOFA  nowadays  asks  how  many  agencies  fall  under  the  PAPP  umbrella,  whether  these  are  legal  or  not,  why  they  need   too  many  vehicles,  why  old  vehicles  are  not  written  off  and  what  new  projects   they  

have.   The   DSR(O)   has   spoken   with   the   MoD,   but   nothing   can   be   done,   this   is   the   new  procedure  that  has  to  be  followed.  The  focal  point  at  MOFA  is  tough  with  the  UN,  requests  all   details   and   does   not   appreciate   it   if   UNDP   checks   with   the   MoD   directly   regarding  requests  for  vehicles.  Unfortunately  the  UN  has  to  deal  with  the  MOFA  focal  point,  the  UN  could  check  whether  an  official  complaint  could  be  sent,  but  the  situation  might  get  worse  if  this  is  done.  The  DSR(O)  noted  we  could  suggest  to  have  a  meeting  with  all  UN  agencies  and  the  MOFA  focal   point   (or   higher   management   at   MOFA).   It   would   allow   MOFA   to   know   the   faces  behind   the  agencies  and  MOFA  to  explain  procedures  and  policies.     It  would  be  a  briefing  regarding  general  procedures  for  vehicles,  MOFA  IDs  and  visa  issues,  not  a  meeting  to  solve  particular  problems.  The  problem  at  MOFA  is  also  that  agencies  sometimes  provided  wrong  information.   UNOPS   questioned   why   it   is   not   tried   to   solve   case   by   case.   The   DSR(O)  preferred   a   general  meeting   to   understand   the   entire   situation   and  not  discuss   individual  cases.    UNICEF  brought  up  the  issue  of  staff  receiving  3-­‐month  visas,  which  are  extended  initially  up  to  6  months.   Some  of   these  are   in   the  meantime  offered  a  one-­‐year   contract,  but   cannot  have  their  visas  renewed  until  their  6  month  visa  is  about  to  expire,  meaning  they  will  loose  any  entitlements  granted  to  internationals  (MOFA  ID,  duty  free  purchases).  UNDP  confirmed  that  visas  indeed  cannot  be  extended  till  about  two  weeks  before  expiry,  as  per  MOFA  rules.  Hence   the  only   solution  would  be   to   immediately   request   for  a  one  year  extension   for  all  international  staff  (even  though  their  initial  contract  is  only  3  or  6  months).  In  case  such  staff  would   depart   prior   to   the   one   year   period,   agencies   would   need   to   cancel   their   visas  through  UNDP  accordingly  though.    UNTSO  confirmed  it  faces  similar  problems  and  added  it  has  vehicles  stuck  in  the  port  for  a  long  time  already.    The  DSR(O)  also  addressed  the  issue  of  Jordanian  and  Egyptian  international  staff  and  their  problems  in  obtaining  a  MOFA  ID.  This  however  is  a  political  issue  as  well  and  it  would  have  to   be   discussed   to   get   the   respective   embassies   involved   or   not.   The   matter   could   be  compared  with  Israelis  going  on  official  mission  to  Egypt  and  Jordan.  Mr.  Ahmed  Farouk  of  UNDSS  confirmed  the  Egyptian  embassy  is  aware  of  his  case,  but  was  asked  not  to  interfere  at  this  stage.  Since  it  is  a  political  matter,  the  DSR(O)  will  check  with  UNSCO  in  order  for  the  ‘political  UN’  to  give  its  ok  for  embassies  and  consulates  to  interfere.    

c) UNOPS  went   back   to   the   issue   of   advocacy,   noting   for   UNOPS   this   would  mean  more   to  discuss  all  problems  the  agencies  currently  have  and  to  explain  also  why  certain  things  are  not  working   for  agencies   from  a  UN  perspective.  UNOPS  hence  advised  to  do  both,  get   to  know  each  other  (MOFA  and  UN  agencies)  and  discuss  general  matters  and  procedures,  as  well  as  to  have  a  look  at  individual  cases  and  problems  and  see  how  they  could  be  solved.    The   problem   is   that  MOFA   now   started   to   say   that   certain   agencies   are   not   legal   in   the  country.  At  the  suggested  general  briefing,  each  of  the  agencies  would  have  to  indicate  what  they   do   in   the   country,   how   they   assist   the   Palestinian   people   and   Israel   in   helping   the  Palestinians,  how  many  staff  they  have  (local,  international).  Then  the  MOFA  representative  could  discuss  procedures  and  problems  the  MOFA  office  faces.  Agencies  could  afterwards  sit  together  and  come  up  with  answers  or  requests  regarding  individual  cases.    The  DSR(O)   confirmed   the   idea   of   having   a   lawyer   at   UNDP’s   disposal   is   very   interesting;  UNDP  could  request  its  HQ  to  appoint  someone.  It  was  further  noted  it  would  be  good  if  the  lawyers  of  UNRWA  and  UNTSO  would  be  able  to  give  a  briefing  session  in  between  the  two  Admin  meetings.   UNRWA  was   asked   to   check   with   its   lawyer,   UNRWA   confirmed   such   a  briefing  could  be  done,  but   the   lawyer  would  need  to  know  the  exact  problems  the  UN   is  

constantly   facing.   The   DSR(O)  mentioned   for   instance   the   issue   of   Arnona   exemption   for  internationals,   it  was   stopped,   the   same   for  MOFA   IDs   for  dependents   (MOFA  noted   they  had  made  a  mistake),  the  issue  of  additional  vehicles  (justification/writing  off),  the  issue  of  Jordanian/Egyptian  staff.    The  DSR(O)  reminded  how  2  POVs  lead  to  a  stop  in  giving  approvals  for  office  vehicles,  while  the   two   vehicles   in   question  were   not   official   vehicles.  Moreover,   approval   is   now   linked  also  to   the   fact  of   internationals  working   for   the  agency  or  not.  Every   time  there   is  a  new  rule,  hence  the  need  for  legal  support  is  well  recognized  by  UNDP  and  the  DSR(O)  said  if   it  could   not   be   realized   through   UNDP   it   would   have   to   be   done   through   a   cost-­‐share  arrangement  with  agencies.    UNOPS   inquired   about   the   existence   of   a  Host   Country   Agreement   and   it  was   also   noted  that  the  UN  is  treated  differently  than  embassies  and  consulates.    WFP   asked   for   advise   regarding   a   POV   imported  by   an   international   staff  member,  which  now  has  a  serious  engine  problem  and  the  staff  member   is  thinking  of  disposing  of   it.  The  Customs  office  in  Jerusalem  informed  WFP  that  the  vehicle  should  be  towed  to  Ashdod  (not  Qalandia,  as  was   the  previous   location).  Moreover,  Customs  required   the  vehicle   is   towed  through   Customs,   not   any   private   company.   The   DSR(O)   requested   WFP   to   provide   full  details  of  the  case,  since  UNDP  is  not  aware  of  the  problem.  Upon  that  UNDP  will  try  to  find  out  what  can  be  done.    

   The   DSR(O)   went   back   to   the   provision   of   services   by   UNDP   to   agencies   and   asked   for   their  feedback,   in   particular   whether   there   are   any   problems.   Some   representatives   suggested   a  survey   in  order   to  provide   for   feedback.  The  DSR(O)  asked  whether  all  are  happy  being  under  the  umbrella  of  UNDP/PAPP  or  wish  to  have  another  arrangement.  Maybe  the  MOFA  office  will  also   pose   this   question.   UNRWA   representative   commented   that   a   few   focal   points   towards  MOFA   would   be   sufficient,   since   this   way   it   is   easier   to   channel   information.   The   DSR(O)  repeated  that  the  umbrella  status  of  many  UN  agencies  requires  them  to  send  the  global  MOUs  in  place  between  UNDP  and  their  agencies  to  clarify  this  with  MOFA.        Arab  Bank  UNDP  inquired  whether  there  are  still  problems  with  cashing  money  at  the  Arab  Bank  in  Gaza.  UNDP  has  contacted   the  bank   to   facilitate   this   for   staff  by  arranging   for   special   time/window.  None  of  the  agencies  had  received  further  complaints  from  staff.        Coordination  between  Agencies  towards  MOFA  The  DSR(O)  brought  up  this  issue,  because  recently  UNRWA  returned  back  the  MOFA  ID  of  a  JPO  working   at   UNRWA,   but   for   whom   UNDP   had   been   arranging   visa   and   MOFA   ID.   This   was  confusing   for  MOFA.  UNDP  already   sent  an  explanation   letter   to  MOFA,  but   in   the   future   the  agency  requesting  such  ID  should  also  return  it.  Details  on  the  case  were  sent  to  UNRWA  after  the  meeting.      Signing  Leases  

UNDP  was  recently  given  some  leases  to  be  signed  on  behalf  of  agencies  retro-­‐actively,  which  is  not  appropriate.  It  is  not  legal  either  and  the  DSR(O)  urgently  requested  agencies  to  send  their  lease  extensions  at  least  a  few  days  prior  to  expiry.      Monthly  Attendance  UNDP   is   currently   maintaining   the   attendance   records   of   staff   of   many   agencies   under   its  umbrella,  while   this   is   inappropriate  and  there   is  no  need  to  do  so.  Therefore  UNDP  will   send  letters   to   these   agencies   requesting   them   to   take   over   their   own   attendance   records   as   of   1  October   2010.  UNDP  would  only  need   to   receive   the  dates  of   annual   leave   as   taken  by   Fixed  Term  staff  per  month.        Issues  Lawyers  Matters  for  lawyers  to  brief  the  Admin  form  to  be  sent  to  UNRWA/UNTSO.        WFP  –  Pending  MOFA  Issues  WFP  representative  confirmed  the  office  has  been  waiting  for  3-­‐4  months  on  the  renewal  of  the  MOFA  ID  of  one  of  its  international  employees.  UNDP  will  check  what  the  situation  is  or  whether  MOFA  is  in  need  of  any  further  information.      WFP  –  Transportation  for  Staff  WFP   had   heard   that   some   drivers   were   allowed   to   park   the   vehicle   overnight   near   their  residence  in  order  to  arrange  for  the  transportation  of  staff  the  next  morning.  WFP  also  wanted  to  inquire  about  procedures  at  other  UN  agencies.  The  DSR(O)  explained  that  staff  from  Ramalla  are  picked  up  every  morning  from  a  focal  location  (Zabaneh).   The   UNDP   bus   is   parked   overnight   at   the   UNDP   Ramallah   office   or   other   UN  premises.   In   the   Jerusalem   area   UNDP   only   provides   transportation   services   to   staff   coming  from  Mount  of  Olives,  since  some  staff  from  that  area  need  to  be  in  the  office  early.  Currently  UNDP  does  not  offer  transportation  for  Bethlehem  staff,  it  may  be  done  if  there  is  enough  staff.  Issues  like  mileage  and  over-­‐time  also  play  a  role.  UNDP  charges  NIS  176,  based  on  the  results  of  the   local   salary   survey,  which   includes   transportation   fees.   Since   there  was  an   incident   in   the  past,  it  was  decided  to  park  UN  vehicles  at  UN  premises  only  after  working  hours.  Ad  hoc  there  might  be  exceptions.    WHO   noted   it   is   interested   in   sharing   transportation   services   with   other   agencies,   since   it  currently  only  has  two  staff  members  coming  form  Ramallah.  WFP  will  discuss  this  matter  with  WHO  separately.  UNOPS  noted   it   is   in   the  process  of  procuring  a  mini  bus,  obtaining  approval  for   it   and   registering.   When   actually   operational,   and   until   filled   up   with   UNOPS   personnel,  other  agencies  might  join  the  service.  UNRWA   confirmed   it   still   has   a   problem  with   the   big   bus   at   Hizma   and   therefore   sends   two  smaller  buses   into  Hizma  to  pick  up  staff   from  the  big  bus  there.  UNDP  advised  UNRWA  to  do  the  same  as  UNDP.  UNDP  has  opened  small  windows   in  the  back  of  the  bus  for  the  benefit  of  the  bus  driver,  since  for  UNDP  the  driver  is  responsible  to  check  the  bus  before  departure  from  Ramallah  and  signed  forms  are  kept  in  the  office.  UNRWA  noted  they  are  not  willing  to  do  this.      

AOB    The   next   meeting   is   scheduled   for   Wednesday,   20   October   2010   at   10:00AM   at   UNFPA,  Jerusalem.  

 

UN  Administrative  Meeting  Date:  20  October  2010,  10:00  AM  Venue:  UNFPA,  Jerusalem       Attendees:  Khaled  Shahwan,  Chairperson   UNDP       khaled.shahwan@undp.org    Gerlienke  Meijer,  Coordinator   UNDP       gerlienke.meijer@undp.org        Lara  Ohannessian     UNDP       lara.ohannessian@undp.org    Fatima  Abassi         UNOPS       fatimaab@unops.org    Suhier  Zalatimo       FAO       suhier.zalatimo@fao.org      Philippe  Ankani       UNICEF       pankani@unicef.org  Cletus  Wamalwa       UNSCO       wamalwa@un.org    Mayyada  Malki       UNFPA       malki@unfpa.org    Olivia  Hantz       WFP       olivia.hantz@wfp.org      Shirine  Rofa  Smeir     OCHA       rofa@un.org    Inas  Abu  Remeileh     WHO       iar@who-­‐health.org    Savita  Hande       UNDSS       s.hande@unrwa.org    Michael  Antoine     UNTSO       antoine2@un.org    Fernando  Siles       UNCTAD/ASYCUDA   fernando.siles@unctad.org    Nour  Al-­‐Masoud     UNHABITAT     nour.al-­‐masoud@undp.org    Louay  Al-­‐Husseini     UNIFEM     louay.al-­‐husseini@unifem.org          A  regular  meeting  with  representatives  from  UNICEF,  FAO,  UNOPS,  UNSCO,  UNFPA,  WFP,  WHO,  OCHA,  UNDSS,  UNTSO,  UNCTAD/ASYCUDA,  UNHABITAT,  UNIFEM  and  UNDP  was  held  to  discuss  a  UN   approach   for   issues   relating   to  Operations   in   order   to   avoid   duplication   of  work   and   to  benefit  from  savings  due  to  economy  of  scale.  

 Agenda:    UNDP    

• Relations  with  the  Israeli  authorities  –  MOUs  and  umbrella  status   • Update  MOFA  meeting • Learning  –  MCITP  training   • Internal  follow-­‐up  systems • Survey  on  Provision  of  Services  by  UNDP/PAPP   • Gender  workshop

 UNDSS  

• Security  levels  briefing      Relations  Israeli  authorities  The  DSR(O)  informed  that  UNDP  has  been  questioned  on  several  occasions  regarding  the  status  of  UNDP  and  agencies  under  its  umbrella.  Recently  the  MOFA  inquired  about  UNIFEM  and  asked  for   a   letter   from  UNIFEM’s   HQ.   This   letter,   confirming   that   UNIFEM   is   under   the   umbrella   of  

UNDP,  was   sent   to  MOFA.   This   proof   is   important   for  MOFA.   The  DSR(O)   noted   that   if   other    agencies   could  do   the   same,   it  would  be  better.   Even   if  MOFA  did  not   yet   ask  about   them,   it  could  be  coming   in   the  near   future.  A  sample  will  be  circulated  by  UNDP/PAPP.  MOUs  should  also   be   sent   to   UNDP.   WFP   asked   if   MOUs   are   actually   being   sent   to   MOFA.   The   DSR(O)  confirmed   this   is   not   done,   unless  MOFA   specifically   asked   for   this.   The   DSR(O)   advised   it   is  better  to  draft  the  letters  and  keep  it  any  way  at  the  UNDP  office.      Update  MOFA  meeting  UNDSS,  UNSCO,  OCHA  and  UNDP  joined  for  the  meeting  with  MOFA.  The  CSA  noted  the  meeting  didn’t   end   with   positive   assurances/support.   The   main   issues   discussed   were   the   Jerusalem  periphery   checkpoints   and  passengers   crossing.   In   2011   it   is   expected   that  CPA  will   take  over  from   IDF   and   border   control   police   at   the   checkpoints.   This   will   prohibit   national   staff  movements.  UN  staff  without  MOFA  cards  would  have   to  get  out  of   the  vehicles  or  submit   to  vehicle  checks.  And  according  to  most  recent  statistics  this  would  mean  around  90%  of  UN  staff  (national  and  internationals  not  eligible  for  MOFA  card).The  CSA  noted  that  the  basic  answer  is  that  Israeli  security  cannot  be  compromised.  These  issues  are  being  shared  with  the  Permanent  Mission   of   Israel   to   the   UN.   With   regards   to   armored   vehicles   (AV),   the   authorities   are   still  looking  into  it.    The  DSR(O)  added  that  the  list  of  delays  in  issuing  MOFA  IDs  was  presented,  MOFA  complained  many  requests  are   incomplete.  Moreover  the  date  of  the  latest  submission  (additional  missing  information  or  revised  application  form  etc.)  should  be  taken  in  account  when  counting  the  time  period.  Applications  could  be  returned  by  MOFA,  revised  by  the  UN  staff  member  and  then  sent  back   through   UNDP   to   MOFA.   MOFA   noted   we   do   not   do   our   job   when   completing   and/or  checking  the  forms  and  sometimes  the  supporting  documents  are  not  present.    The  DSR(O)   stated   that  with  UNIFEM   it  was  not   clear   for  MOFA   that   this   agency   is   under   the  umbrella  of  UNDP  and  hence  the  letter  was  prepared.  The  DSR(O)  noted  there  was  a  similar  case  with  UNHABITAT,  MOFA  requested  a  copy  of  the  contract  of  the  CTA.  UNDP  HQ  and  UNHABITAT  HQ  both  confirmed  contracts  are  not  shared,  but  certification  of  employment  can  be  provided.  MOFA  agreed  and  the  certification  was  sent  to  MOFA.  CSA  informed  of  the  DSS  case  of  an  Arabic  staff  member.  The  CSA  confirmed  that  the  only  visa  channel   is   through  UNDP.  The  visa  would  always  be  given   for  5  months  and  29  days,  basically  excluding  him  from  issuance  of  MOFA.  The  CSA  had  just  received  confirmation  from  the  MOFA  office  that  a  compromise  solution  was  found.  MOFA  cannot  help  with  the  6  month  visa  rule,  but  will   give   him   a   yellow  MOFA   ID   card  with   the   next   visa   renewal.   UNDSS   did   not   let   the   staff  member  approach  the  Egyptian  embassy  with  a  request  for  interference.  The   DSR(O)   confirmed   that   the   problem   with   the   Jordanian   case   of   WFP   was   that   the   staff  member  did  go  through  the  Jordanian  Embassy  directly  in  order  to  obtain  an  extended  visa.  The  DSR(O)  confirmed  a  meeting  with  the  Jordanian  Embassy  has  taken  place  and  they  are  ready  to  help.  But  not   the  way  that  WFP  did.  The  Jordanian  Embassy  should  be  notified   informally  and  they  will  follow  up  and  monitor  if  the  ID  was  given  or  not.  WFP  commented  it  had  been  the  staff  member   himself   that   decided   to   approach   the   Jordanian   Embassy   directly   and   ask   for   their  assistance.  The  DSR(O)  confirmed  that  the  issuance  of  MOFA  IDs  for  spouses  was  stopped  while  ago.  There  were  some  problems  with  spouses  that  had  the  ID  and  did  not  return  it  maybe.  Only  the  spouse  of  the  Head  of  Mission  is  eligible  to  get  a  MOFA  ID,  they  will  say  that  the  Head  of  UNDP  is  the  Head  of  all  agencies  under  the  umbrella  of  UNDP.    

 Survey    UNDP   has   been  working   on   a   survey   on   the   provision   of   services   by  UNDP/PAPP   to   agencies  under  its  umbrella  mainly  in  order  to  determine  where  and  how  it  can  or  should  improve.  The  survey   is   expected   to   be   finalized   next   week   and   agencies   focal   person’s   will   most   likely   be  invited  for  a  short  briefing  to  explain  the  purpose  and  importance  of  this  survey  and  how  best  to  complete  it  online.  The  survey  should  not  take  more  than  10  minutes.      Internal  follow-­‐up  mechanisms  The  DSR(O)  noted  that  despite  the  fact  that  UNDP  is  dealing  on  behalf  of  UN  agencies  under  its  umbrella   on   many   issues   (visa,   MOFA   ID,   vehicles   in   particular),   agencies   themselves   should  nonetheless   have   their   follow-­‐up   system   as   well.   Whenever   they   are   asked   to   provide   for  information  on  pending  visas   for   instance,   the  agencies  should  be  able  to  respond  themselves  and  not  forward  all  to  UNDP.  UNDP  has  updated  information  and  lists,  but  agencies  should  have  their  lists  (staff/vehicles  etc.)  ready  and  updated  as  well.      MCITP  Agencies  were  informed  that  a  company  was  selected  to  provide  the  entire  MCITP  –  Enterprise  Administrator   training   at   the   UNDP/PAPP   premises.   It   will   take   around   5   months   to   be  completed  and  will  be  held  on  Sundays  (8:00-­‐15:30)  and  Wednesdays  (11:30  –  15:30).  The  cost  per   person   is   $3,500   and   on   Sunday   24  October   the   introduction   to   the   course  will   be   done.  Interested  agencies  are  welcome  to  register  their  IT  staff.      AOB  • Vehicles   –   UNSCO   inquired   about   armored   vehicles   (AV)   not   being   used.   UNSCO   is  

interested   in   using   these   AVs   and  would   like   to   set   up   an   agreement   in   this   regard.   The  DSR(O)   advised   that   for   UNDP   it   could   be   ok   to   use   the   AV   on   ad   hoc   basis,   but   not   on  permanent  basis.  UNSCO  has  an  AV  that  cannot  be  fixed;  they  said  something  went  wrong  while  armoring   it.   The  DSR(O)   confirmed   that  whenever  UNDP  AV   is   available,   it   could  be  used   by   UNSCO.   The   DSR(O)   emphasized   in   this   regard,   that   when   UNDP   is   in   need   of  vehicles/drivers,  we  also  rely  on  other  agencies.  Some  missions  coming  from  abroad  initially  only   request  airport  pick  up  services,  but   realize   later  due   to   the  situation  on  the  ground,  that  they  need  a  vehicle  and  driver  for  their  entire  mission.  

• The  DSR(O)   informed  all   agencies  UNDP/PAPP  will   test   its  Business  Continuity  Plan   (BCP)  the  following  day,  21  October  2010.  UNDP  will  pretend  there  is  a  crisis  and  see  if  the  entire  office  can  work  from  home.  No  one  will  at  the  office.  UNTSO  and  UNICEF  have  entered  into  agreements   with   UNDP,   in   such   emergency   cases   UNDP   can   use   premises   and   receive  support   from  their  staff.  UNDP  might  use  the  UNICEF  conference  room.  The  results  of   the  test  will  be  sent  to  HQ.  All  3  offices  will  participate  and  it  was  not  planned  for  at  all.  All  staff  will   be   requested   to   work   from   home,   open   their   e-­‐mails   and   have   their   mobiles   on.  Agencies  could  be  joining  in  the  “lessons  learned”  session.  

• Gaza  –  The  DSR(O)  informed  that  UNDP  and  UNRWA  received  approvals  for  some  projects,  commodities  are  to  enter  into  Gaza  in  this  respect.  An  Access  Unit  will  be  established  (staff  to  paid  by  the  donor)  for  commodities  entering  Gaza,  goods  that  have  been  approved  by  the  Israeli  authorities  such  ad  steel  and  cement   to   finish  construction  projects.  The  UNDP  FSA  

will   be   in   charge   until   the   staff   will   be   hired.   It   will   be   a  UNDP   team   and   they   will   be  responsible   to  monitor   the   transport  of   goods   from   Israel   to  Erez   and   then   from   there   to  UNDP  warehouses  to  verify  that  all  that  was  approved  reaches  the  end  destination.  

• The   DSR(O)   referred   to   the   issue   of   R&R   for   Gaza   based   international   staff,   the   R&R  destination  is  now  Amman,  but  the  suggestion  a  while  ago  was  to  change  it  to  Jerusalem.  No  feedback  was  received  from  agencies,  it  was  mentioned  in  the  SMT.  Staff  actually  prefer  to  have   families   come   to   Jerusalem.   If   agencies   don’t   have   an   objection   they   should   inform  UNDP.   The   decision   should   come   from   the   DO   and   then   go   to   HQ.   The   UNCT   asked   the  Operations  group  to  obtain  an  idea  from  the  agencies.  The  written  feedback  from  agencies  is   required  within   one  week.   Note:   after   the   Admin  meeting,   the   R&R   questionnaire  was  received   and   agencies  were   requested   to   confirm  by   COB  26  October   2010  whether   they  agree  with  the  proposal  to  have  both  Amman  and  Jerusalem  as  R&R  destinations.  

• UNTSO  representative  informed  the  forum  that  a  new  CMS  is  in  process  of  being  recruited  (selected,   but   to   be   finalized).   The   acting   CMS   is   Mr.   Bandula   Seneviratne,   the  Administrative  Officer  Ms.  Miho  Hirose  left  for  Congo.  It  is  expected  that  the  new  CMS  will  be  joining  in  the  coming  days.  

• UNSCO  referred  to  the  recent  e-­‐mail  sent  out  by  Ms.  Lynn  Hastings  in  regards  to  the  MOFA  meeting  and  pending  vehicles,  MOFA  IDs  and  visa  issues.  UNSCO  mentioned  the  quota  to  be  imposed   on   all   UN   agencies,   meaning   that   restrictions   are   being   placed   on   the   UN   with  regards  to  importing/using  vehicles.  Road-­‐ready  vehicles  according  to  specifications  should  be  ok.  UNSCO  representative  noted  that  the  General  Assembly  does  not  understand  what  is  happening  here  and  what  a  quota  application  entails.  UNSOC  concluded  that  the  advise  of  NY  is  being  sought.  A  response  from  NY  is  expected  within  one  week.  

• The  DSR(O)  referred  to  the  discussion  during  the  last  UN  Admin  meeting  on  legal  officers  to  join  the  UN  Admin  group  and  brief  them.  The  DSR(O)  noted  that  the  legal  officers/advisors  of  UNRWA  and  UNTSO  could  at  least  inform  the  forum  of  what  is  right  and  wrong  in  dealing  with   the   Israeli  authorities.  The  DSR(O)  also  noted   that   for   the  Access  Unit   there  will  be  a  lawyer  and  that  person  could  help   in  other  things  as  well.  Currently  there  is  for  example  a  Palestinian   SC   holder   who   has   been   arrested   and   till   now   is   in   prison.   A   Military   Court  ordered  him  for  6  month  detention.  A  lawyer  however  confirmed  there  no  grounds  for  his  detention.  UNRWA  has  a  lawyer  who  could  help  in  such  cases  maybe.    The  DSR(O)  suggested  to  have  a  meeting  planned  for  next  week,  UNTSO  should  inquire  with  its  legal  advisor  when  she  could  come.  It  was  noted  that  Lance  from  UNRWA  should  join  as  well.   The  DSR(O)  noted   that   Tony  French   could  be  asked  as  well,   since  he  has  experience  dealing   with   the   Israeli   authorities   as   well.   An   agenda   should   be   approached.   It   was  suggested   to   include   issues   related   to   the   Palestinians   as  well,   for   instance   if   someone   is  detained  by  the  PA  what  to  do  and  whom  to  approach.  UNTSO  noted  that  its  office  always  refers  to  the  privileges  and  immunities  of  the  UN,  but  understands  that  other  agencies  have  other  type  of  contracts,  where  SC  holders  legally  are  not  considered  staff.    The  DSR(O)  emphasized  that  a  lawyer  familiar  with  such  cases  is  needed.  It  was  mentioned  a  cost-­‐share  arrangement  could  be  done.  It  was  also  suggested  to  have  two  layers,  one  with  Palestinian  and  one  with   Israeli  background.  DSS  confirmed  the  need  for  a  dedicated   legal  system  for  umbrella  agencies.    

• The  DSR(O)  raised  the  issue  of  improving  communication  between  UN  agencies  and  noted  that   for   instance   nobody   exactly   knew   what   the   strike   at   UNRWA   is   about.   The   CSA  informed  the  issue  is  now  that  UNRWA  did  not  pay  for  the  previous  strike.  

• WFP   informed  one  of   its   staff  members   in  Gaza   lost   the  UNID.  UNDP  Gaza  advised   that  a  police  report  should  be  obtained  in  order  for  UNDP  to  issue  a  new  ID.  The  DSR(O)  confirmed  that  normally  this  is  the  procedure,  but  acknowledged  the  difficulties  in  Gaza.  Hence  it  was  suggested  to  authorize  FSCO  Gaza  to  sign  on  the  loss  of  a  UNID.  

• The  DSR(O)  asked  whether  the  FSCO  Gaza  is  still  controlling  armored  vehicles  (AV)  in  Gaza.  CSA  noted  this   is  not  the  case;  each  agency  dispatches   its  own  vehicles,  but  entry  through  Erez   is   officially   coordinated   by  UNDSS   (they   can   call   other   staff  members   to   join   for   the  trip).      

• The  DSR(O)  also  inquired  about  mechanisms  for  getting  UN  property  through  Erez.  The  CSA  informed  it  is  the  Access  Unit,  but  noted  not  to  hide  anything.  The  DSR(O)  confirmed  it  has  already   sought   for   approval   to   get   a   metal   detector   in.   The   CSA   advised   that   a   quicker  option   could   be  UNRWA,   for  which   agencies   can   coordinate  with   Judy   Clark   and/or   Scott  Anderson.  UNRWA  transports  goods  into  Gaza  on  a  daily  basis.    

• UNCTAD/ASYCUDA   representative  noted   in   the  matter  of  having  goods  enter   checkpoints  that   the  Palestinian  Ministry  of   Finance   is  working  with  Customs   to   follow  up  and   finalize  donations.  Within  the  new,  yet  to  be  implemented,  online  system,  the  donor  is  required  to  start   the   process   of   donation   based   on   the   PA   requirements.   Forms   will   be   done  electronically  and  through  the  system  a  copy  of  the  package  goes  to  the  Israeli  authorities  for  further  control  and  facilitation.  Once  approval  is  granted  from  their  side,  all  is  ready  for  the  donor  and  the  donor  is  responsible  to  confirm  the  goods  arrived.    

• UNICEF   inquired   if   the   received  security   shared  budget  2011  could  be  discussed.  The  CSA  noted   the   estimates   have   been   distributed   to   Heads   of   Agencies   and   certain   questions  referring  to  financial  implications  will  be  forwarded  to  HQ  for  follow  up.    

• It   was   noted   that   the   document   on   vehicles   security   measures   as   approved   by   the   SMT  should  be  implemented.  

       The   next   meeting   is   scheduled   for  Wednesday,   10   November   2010   at   10:00AM   at   OCHA,  Jerusalem.  

 

UN  Administrative  Meeting  Date:  10  November  2010,  10:00  AM  Venue:  OCHA,  MAC  House,  Jerusalem     Attendees:  Khaled  Shahwan,  Chairperson   UNDP       khaled.shahwan@undp.org    Gerlienke  Meijer,  Coordinator   UNDP       gerlienke.meijer@undp.org        Suhier  Zalatimo       FAO       suhier.zalatimo@fao.org      Munzer  Yousef       DSS       m.yousef3@unrwa.org    Olivia  Hantz       WFP       olivia.hantz@wfp.org      Thafer  Abu  Ghannam     WFP       thafer.abu-­‐ghannam@wfp.org    Shirine  Rofa  Smeir     OCHA       rofa@un.org    Maarten  Kockelkoren     WHO       mko@who-­‐health.org    Sheila  Black       UNMAT       Sheilab@unops.org    Sylvia  Schollbrock     UNOPS       Sylvias@unops.org    Mark  Mina       UNFPA       mina@unfpa.org    Sara  Hamouda       UNSCO       hamouda@un.org    Joan  Byrne       UNESCO     j.byrne@unesco.org    Maha  Abu-­‐Ghosh     OHCHR       mabu-­‐ghosh@ohchr.org    Dalal  Abu  Saleh       ILO       abusaleh@ilo.org    Khader  Kamal       UNICEF       kkamal@unicef.org    Nour  Al-­‐Masoud     UNHABITAT     nour.al-­‐masoud@undp.org    Ulrik  Ahnfeldt-­‐Mollerup     UNODC       ulrik.ahnfeldt-­‐mollerup@unodc.org    Louay  Al-­‐Husseini     UNIFEM     louay.al-­‐husseini@unifem.org          A  regular  meeting  with  representatives  from  UNICEF,  FAO,  UNOPS,  UNSCO,  UNFPA,  WFP,  WHO,  OCHA,  UNDSS,  OHCHR,  ILO,  UNOD,  UNESCO,  UNMAT,  UNHABITAT,  UNIFEM  and  UNDP  was  held  to  discuss  a  UN  approach  for  issues  relating  to  Operations  in  order  to  avoid  duplication  of  work  and  to  benefit  from  savings  due  to  economy  of  scale.  

 Agenda:    UNDP    

• Sample  letter  umbrella  status • Survey  on  provision  of  services  by  UNDP/PAPP • Meeting  with  UNTSO/UNRWA  lawyers • R&R  Questionnaires • Official  Holidays  for  the  Eid • Closing  date  Finance  UNDP/PAPP • Closing  date  Procurement  UNDP/PAPP • UNDP  BCP  Drill

UNDSS  

• Invoices  for  Security  Local  Cost  Share  

Letter  UNDP/PAPP  umbrella  status  The   DSR(O)   referred   to   the   discussion   during   the   October   Admin   meeting,   where   it   was  noted  that  although  the  MOFA  office  did  not  yet  ask  about  other  agencies  than  UNIFEM,  it  is  better   to   keep   letters   confirming   the   umbrella   status   of   agencies   on   file.   Hence   the   final  sample  will  be  circulated  and  it  is  appreciated  that  agencies  send  such  a  letter  to  UNDP.      Survey  on  Provision  of  Services  by  UNDP/PAPP  UNDP/PAPP  has  finalized  the  survey  on  the  provision  of  services  by  UNDP/PAPP.  A  sample  page   was   distributed   during   the   meeting   and   at   the   end   of   the   meeting   each   agency  received   a   sealed   envelope   containing   the   questionnaire.   The   DSR(O)   emphasized   that   it  would   be   highly   appreciated   if   agencies   focal   points   take   some   time   to   fill   in   the   survey,  since  the  results  will  be  analyzed  by  a  consultant  and  will  determine  where  and  how  UNDP  can   improve.   Agencies   were   requested   to   indicate   also   how   many   times   a   month   they  request  services  from  a  certain  unit,  since  this  will  be  taking  in  account  when  analyzing  the  results.  The  issue  of  ‘requests  completed  within  reasonable  amount  of  time’  was  raised  and  the  DSR(O)  confirmed  that  for  most  requests  it  is  known  how  much  time  UNDP  would  need  to  process  (permits  for   instance  need  at   least  a  week  or  three  to  be   issued   if  there  are  no  problems).  Finally,  agencies  were  encouraged  to  provide  any  further  comments  or  indicate  particular   problems   they   might   face.   It   would   be   appreciated   if   agencies   return   the  completed   questionnaire   by   Tuesday   23   November.   It   is   optional   to   indicate   the   agency  name;  it  can  be  left  blank  as  well.      Meeting  with  lawyers    The  DSR(O)  noted  we  have  been   trying   to  arrange   for   this  meeting  with  UN   lawyers   for  a  long  time  already.  The  lawyers  indicated  the  week  starting  22  November  would  be  suitable.  The  majority  of  agencies  preferred  to  set  it  for  Tuesday  23  November.  UNDP  will  follow  up  with  the  lawyers  and  check  where  it  can  be  held  as  well  (it  might  have  to  be  at  OCHA  or  WFP  since  UNDP  conference  room  is  already  booked).        R&R  The   DSR(O)   mentioned   that   the   R&R   issue   was   discussed   in   the   UNCT   and   the   UNCT  recommended   not   to   change   the   current   destination   (Amman),   hence   the   questionnaires  were  submitted  accordingly.  If  in  the  future  there  is  a  request  to  change  to  somewhere  else,  we  will  wait  for  the  instruction  from  the  RC.  There  were  complaints  at  the  UNCT  regarding  the  suggested  change.  UNMAT  noted  they  had  received  feedback  from  the  UNCT;  the  CT  felt  that  decisions  were  made  for  them  by  the  Admin  forum,  this  is  how  it  was  presented.  UNMAT  continued  that  it  might  be  thrown  back  to  the  Admin  group  again  to  do  a  recommendation.  If  discussed  again  an   appropriate   recommendation   with   justification   should   be   presented.   UNMAT   noted  there  is  resistance,  mostly  from  those  agencies  with  staff  in  Gaza,  including  UNMAT.  These  are   against   Jerusalem  as  destination   for  R&R.  UNMAT   suggested   it   should  not   just  be   the  vote  of  majority,  but  substantive  evidence  should  be  presented.      The  DSR(O)  met  with  Mr.  Max  Gaylard  and  they  agreed  not  to  take  any  steps,  unless  upon  the  request   from  the  RC.  The  DSR(O)  confirmed  that   the  Admin  group  will  not  discuss   the  

matter  again  with   in   the  end  one  of   the  agencies  complaining.   If   the   request  would  come  from  the  UNCT  through  the  RC  to  the  Admin  forum,  that  is  ok.  At  the  UNCT  there  is  strong  objection   to   change   it.   For   the   moment,   the   documents   were   already   sent   to   HQ   with  Amman  as  destination.  UNMAT  noted  that  the  UNCT  is  relying  on  the  Admin  forum  to  make  recommendations  or  suggestions   to   consider   and   it   was   clear   this   time   that   the   UNCT   rejected   the   idea.   The  DSR(O)  noted  it  can  also  be  done,  that   if  there   is  a  need  to  discuss  among  Admin  Officers,  we   discuss   the   issue   and   then   suggest   to   the   RC   to   have   it   at   the   agenda   of   the   UNCT.  UNMAT  emphasized  that  the  argument  also  is  that  the  situation  in  Gaza  should  not  allow  for  R&R  in  Jerusalem.      Official  Holidays  –  16  and  17  November  for  Eid  Al-­‐Adha      Closing  date  for  UNDP  Finance  and  Procurement  Units  An  e-­‐mail  was  circulated  after  the  UN  Admin  meeting,  confirming  that  any  payment  request  should  reach  the  UNDP  Finance  Unit  by  Monday  13  December  10:00AM  (documents  relating  to  the  payroll  by  3  December).  Requests  received  after  that  date  will  be  proceeded  in  2011.    Another   e-­‐mail   was   circulated   after   the   meeting   as   a   notification   on   the   deadline   for  receiving  Procurement  requests,  26  November  2010.      BCP  Drill  UNDP  The  DSR(O)  informed  that  the  test  was  done  two  weeks  ago  and  was  very  successful.  UNDP  key  staff  operated  from  the  UNICEF  office,  based  on  the  agreement  regarding  the  BCP.  The  Scenario  was  an  earthquake,   some  staff  were   stuck   inside   the  building,   the   same   in  Gaza.  The  DSR(O)   noted   that  UNDP   can   share   the   results  with   interested   agencies   and  UNDP   is  ready  to  help  other  agencies  if  they  are  working  on  their  own  BCP.  If  there  is  a  need  for  an  agreement  with  UNDP  as  an  agency’s  back-­‐up  organization,  then  this  could  be  arranged.      Local  Cost  Share  Security  UNDSS  distributed  the  invoices  to  the  agencies  after  the  meeting.    UNOPS  inquired  on  which  basis  the  invoices  are  prepared.  DSS  confirmed  that  the  issue  was  discussed  during  the  SMT  of  the  4th  and  15th  of  October,  with  SMT  approval  following  during  the  meeting  of  29  October.  The  amounts  are  based  on  the  31  October  staff  lists  of  agencies.  The  budget  was  finalized  and  sent  to  Heads  of  Agencies  and  Alternates.  UNOPS  further  inquired  whether  provisions  are  taken  for  changes  (up  or  down)  in  the  head  count  for  the  year  2010  on  which  the  budget  is  made.  DSS  confirmed  it  asks  for  projections,  but   that   feedback   received   indicated   fixed   numbers.   Now   the   budget   and   cost   share   is  completed  and  there  is  no  possibility  to  change.    The   DSR(O)   confirmed   that   previously   there   had   been   efforts   to   create   a   new   and   fairer  system,  which  was  sent  to  DSS  and  shared  with  UNCT  members,  but  never  implemented.  Therefore  agencies  still  pay  on  the  basis  of  head  count  on  one  day  in  October,  which  is  not  fair.  It  could  be  discussed  again.  DSS   noted   that   the   idea  was   implemented  with   the   2009   budget,   the   cost   calculator  was  presented   and   provided   feedback   for   DSS.   For   the   year   2010/2011   no   feedback   was  

received   regarding   prospective   staff   numbers   (for   the   first   or   second   4   months).   It   was  noted  UNDP  is  paying  most.    The   issue  was  raised   if   it  would  be  possible  to  see   if  all  Heads  of  Offices  brief   their  Admin  Officers.   It   was   noted   that   for   certain   issues   Finance   and/or   Admin   Officers   should   be  receiving   information   and   should   be   sharing   in   the   preparation   of   documents   and/or  questions  for  the  SMT.  There  was  discussion  on  Admin  Officers  possibly  joining  the  SMT  or  receiving  the  SMT  minutes.  The  issue  is  that  between  the  SMT  and  DSS  are  also  the  Admin  responsibilities   in   the  middle.   This   group   of   people   should   be   targeted   for   such   issues   as  well.    DSS   further   stated   that   agencies   were   requested   to   update   their   staff   numbers   on   the  database  and  DSS  could  see  that  changes  are  being  done.  UNMAT  noted  that  some  agencies  are  responding,  while   for  others  this  might  not  be  possible.  DSS  emphasized  that  the  staff  database  should  be  continuously  updated.  DSS  confirmed  many  agencies  do  not  adequately  update,   either   staff   are   listed  while   it   is   known   they  already   left   a  while   ago  or  new   staff  members  started  weeks/months  ago  and  are  still  not  listed.  The  same  applies  for  the  issue  of  staff  members  living  in  the  West  Bank,  this  is  not  noted  in  the  database.  And  many  new-­‐born   babies   are   not   listed   as   dependents.   UNMAT   commented   daily   updates   are   not  possible,  but  the  DSR(O)  stressed  that  Admin  Officers  are  accountable  for  this.    UNMAT  noted  that  for  these  matters  DSS  should  address  the  Admin  Officers  –  there  could  be  a  greater  link  between  DSS  and  the  Admin  Officers.  UNOPS  noted  this  matter  should  be  addressed   internally   by   agencies   (to   cover   the   gap   of   information).   It  was   agreed   that   all  agencies  will  address  this  issue  of  missing  information/gap  in  transmission  of  information  to  their  Head  of  Agency  or  Security  Officer.        AOB    • OCHA   proposed,   since   there   is   an   LTA   with   one   travel   agent   only,   to   send   an   e-­‐mail  

directly  to  the  agent  with  a  copy  to  Ms.  Suzanne  Abboud  of  UNDP  when  requesting  to  purchase  a  ticket,  instead  of  requesting  UNDP  Travel  Unit  to  book  on  their  behalf.  

• The  DSR(O)  informed  that  2-­‐3  places  were  identified  for  a  new  office,  so  UNDP’s  current  office  could  become  vacant  for  interested  agencies.  UNDP  would  like  to  have  all  offices  in  one  building,  hence  UNDP  might  move.  The  current  office  is  about  1000  square  meter  and   around   80   people   are   in   the   building.  UNODC   noted   it   is   still   interested   to   share  space  with  other   agencies.  UNOPS   confirmed   it   is   not   going   to  move.  UNDP   is   paying  US$  300,000  per  year.  For  the  building  next  to  UNDP  they  initially  asked  $140,000,  but  recently  went  up  to  $190,000  per  year.  This  space  is  approximately  500  square  meters  and  therefore  very  expensive.    

• UNMAT   referred   to   the   issue   of   DSA   Gaza   change   in   June/July.   UNMAT   noted   there  seems  to  be  some  contradiction  as  to  what  was  applied  further  to  the  change.  The  $254  Gaza  DSA  rate  for  June  was  recognized  as  too  high  and  corrected  to  $192  in  July,  hence  the  new  rate  of  $192  was  to  be  applied  in  June  as  well,  as  this  was  confirmed  the  correct  rate.  Some  people  think  that  the  amount  of  $254  should  have  applied  for  that  month.  The   Admin   group   recommended   using   the   correct   rate.   The   DSR(O)   confirmed   the  understanding   was   that   the   $254   rate   for   June   should   not   be   used   and   all   agreed.  UNMAT  will  gather  the  correspondence  and  show  the  discrepancy.      

• WFP   inquired  about   international   staff  based   in  Gaza  whose  visa   comes   to  expire  and  noted  that   last  time  a  staff  member  had  to  stay  in  Jerusalem  for  three  weeks  until  the  

visa  was  actually  extended.  Some  WFP  staff  heard  from  UNRWA  that  there  is  a  special  agreement   for   staying   in   Gaza   while   renewing   visa.   UNDP   noted   it   will   check   with  UNRWA.  UNMAT  mentioned  that  at  times  the  internationals  might  be  allowed  to  stay  in  Gaza  and  travel  on  their  national  passports,  but  this  has  been  changing  over  the  past  6  months.  UNMAT  warned  it  might  not  necessarily  be  a  MOFA  decision,  but  maybe  locally  implemented   from   time   to   time.   Therefore   UNDP   will   check   with   UNRWA   first   what  exactly  is  their  agreement.  UNMAT  noted  that  CLA/IDF  are  facilitating  crossings  at  Gaza  and  hence  this  should  not  be  jeopardized  by  checking  up  with  MOFA  on  this  matter.  The   DSR(O)   noted   nothing   is   changing   with   MOFA.   Lynn   Hastings   from   UNSCO   is  currently  at  HQ   to   take  everything  up  with   the  Permanent  Representation  of   Israel   to  the  UN.   The  DSR(O)   further  mentioned   that  MOFA  never   gives   anything   in  writing,   in  general  does  not  answer  and  hence   it   seems  nothing  can  be  done  except   through  the  Israeli  mission  at  the  UN.    

• It  as  noted  that  the  issue  of  purchasing  duty  free  items  within  the  first  six  months  upon  arrival  (true  or  not)  should  be  discussed  by  the  lawyers.  WFP  commented  that  if  MOFA  is   delaying   the   issuance  of   visa   and/or  MOFA   ID,   then   the   staff  member  will   loose   its  entitlements.   UNMAT   referred   to   another   case   that   the   lawyers   could   shed   light   on:  staff  already  in  the  country  for  a  long  period  (on  UNLP,  previously  on  national  passport)  were  officially  declined  to  get  a  MOFA  ID  (although  now  on  long  term  contract,  visa  and  UNLP).   These   staff   have   previously   been   on   short-­‐term   contracts,   hence   were   never  eligible  before.  

• UNOPS   inquired  about  progress  on   the  approval   for   their  mini-­‐bus.  UNDP   is   following  up.  

         

     The  next  meeting  is  scheduled  for  Wednesday,  15  December  2010  at  10:00AM  at  UNDP/PAPP,  Jerusalem.