microsoft excel 2007
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Antes de comenzar
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de
cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se
almacenan los datos. Cada libro puede contener varias hojas, lo que
permite organizar distintos tipos de información relacionada en un único
archivo.
Las hojas de cálculo se usan para mostrar y analizar datos. En un Libro
pueden introducirse y modificarse datos simultáneamente en distintas
hojas. Además, pueden ejecutarse cálculos basándose en los datos de
distintos libros y/u hojas de cálculo.
La aplicación Excel viene integrada en Microsoft Office. Esto tiene la
ventaja de que para los usuarios de otros programas de Office, como
Word o PowerPoint, la lógica, así como muchos iconos y comandos
resultan conocidos.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con
números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula
donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Para ubicarse en la hoja de cálculo
Los libros Excel se dividen en hojas y las
hojas, a su vez, se dividen en filas y
columnas. La intersección entre una fila
y una columna se denomina celda y un
conjunto de celdas colindantes es un
rango.
Filas: Son horizontales y llevan por
nombre números. En la figura, Fila 8.
Columnas: Son verticales y se
denominan con letras. En la figura,
Columna F.
Celdas: Son la unidad mínima de trabajo de la hoja, en ellas se ingresan los datos. Se denominan con la letra de
la columna a la que pertenecen y el número de la fila en la que se ubican. En la figura, Celda B4.
Rangos: Conjunto de celdas colindantes. Se denominan con el nombre de la celda de la esquina superior
izquierda luego dos puntos (:) que significan “hasta” y el nombre de la celda final, es decir la que se ubica en la
esquina inferior derecha del rango. En la figura Rango C10:D12.
Hojas 1, 2 y 3 Insertar Hojas
FILA 8
C
OLU
MN
A F
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La selección y el cursor en la hoja de cálculo
Para seleccionar en la hoja de cálculo hay que olvidarse de Word y tener en cuenta la
imagen del cursor. Si lo que se quiere es seleccionar una celda basta con ubicarse al centro
de la misma y hacer clic en ella, el cursor se verá como una cruz ancha ( ). Fíjese al
hacerlo que arriba de la hoja, en la esquina superior izquierda –llamado “Cuadro de
Nombres” aparecerá el nombre de la celda seleccionada. Paralelamente, el título de
columna y el de la fila cambiaran de color.
Si lo que se quiere es seleccionar una fila hay que ubicar el cursor en el
número de fila que se desea seleccionar, esperar a que se convierta en una
flecha hacia la derecha ( ) y hacer clic. Podrá observar que en el Cuadro
de Nombres aparece el nombre de la primera celda de la fila y que cambian
los colores del título de fila y de columnas.
Para seleccionar una columna el procedimiento es el mismo que en el caso de la fila: hay
que ubicar el cursor en la letra de la columna que se desea seleccionar, esperar a que se
convierta en una flecha hacia abajo ( ) y hacer clic. Podrá observar que en el Cuadro de
Nombres aparece el nombre de la primera celda de la columna y que cambian los colores
del título de columna y de filas.
Para seleccionar un rango el procedimiento es el mismo que en el caso de las
celdas: basta con ubicarse al centro de la celda inicial y apretar el botón
izquierdo del mouse y, sin dejar de apretar el botón, llegar hasta la celda final.
Fíjese al hacerlo que en el Cuadro de Nombres aparecerá el número de filas y
columnas seleccionadas. Paralelamente, los títulos de columna y de filas
cambiaran de color.
Finalmente, para seleccionar la hoja completa basta con hacer clic en la esquina superior
izquierda de la hoja, esto es, arriba de los títulos de fila y a la izquierda de los títulos de
columna. Al igual que antes, en el Cuadro de Nombres aparecerá la primera celda
seleccionada y cambiaran de color los títulos de columna y de filas.
Los tamaños de las columnas pueden modificarse ubicando el cursor al borde derecho de la columna cuyo
tamaño se quiere modificar, se espera a que el cursor cambie de forma ( ) y, sin dejar de apretar el botón
izquierdo del mouse, se mueve lentamente hacia la izquierda si se quiere angostar la columna o hacia la
derecha si se la quiere ensanchar.
Para modificar el tamaño de las filas es lo mismo. Se ubica el cursor en el borde inferior de la fila cuyo tamaño
se quiere modificar, se espera a que el cursor cambie de forma ( ) y, sin dejar de apretar el botón izquierdo
del mouse, se mueve lentamente hacia arriba si se quiere angostar la fila o hacia abajo si se la quiere
ensanchar.
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Algunos ejercicios introductorios
Abra un archivo Excel, guárdelo bajo el nombre “Ejercicio 1” y
ubique el ícono color de relleno. Para hacerlo debe asegurarse
de que la pestaña inicio esté activada (se pone más clara que las
demás).
Ejercicio:
1. Seleccione la Columna A. Recuerde que debe ubicar el
cursor en la letra “A” y esperar a que se convierta en una
flecha hacia abajo ( ) y hacer clic. Dele color de relleno
rojo.
2. Seleccione la Fila 1. Recuerde que debe ubicar el cursor en
el número “1” y esperar a que se convierta en una flecha
hacia la derecha ( ) y hacer clic. Dele color de relleno
rojo.
3. Seleccione la Columna B. Recuerde que debe ubicar el
cursor en la letra “B” y hacer clic. Dele color de relleno
verde oliva. Énfasis 3. Para ver el nombre de los colores, basta con que ponga el cursor sobre ellos y, sin
hacer clic, esperar un momento
4. Seleccione la Fila 2. Recuerde que debe ubicar el cursor en el número “1” y hacer clic. Dele color de relleno
verde oliva. Énfasis 3.
5. Seleccione la Columna C y dele color de relleno blanco. Fondo 1. Oscuro al 50%.
6. Seleccione la Fila 3 y dele color de relleno blanco. Fondo 1.
Oscuro al 50%.
7. Seleccione la Hoja1. Recuerde debe hacer clic en la esquina
superior izquierda de la hoja, esto es, arriba de los títulos de fila y a
la izquierda de los títulos de columna. La hoja completa cambiará de
color.
8. Ahora vamos a cambiar el tamaño de todas las columnas de
la hoja. Las vamos a angostar. Recuerde que para hacerlo debe
ubicar el cursor al borde derecho de cualquier columna, esperar a
que el cursor cambie de forma ( ) y, sin dejar de apretar el botón
izquierdo del mouse, se mueve lentamente hacia la izquierda. Si sólo
cambió el tamaño de una columna, verifique que esté toda la hoja seleccionada y vuelva a realizar el
procedimiento. Si las celdas no quedaron cuadradas, modifique el tamaño de las filas.
Pestaña inicio
Icono Color de Relleno
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9. Para finalizar este ejercicio seleccionaremos rangos. Seleccione el rango
D4:J10. Recuerde que basta con ubicarse al centro de la celda inicial y
apretar el botón izquierdo del mouse y, sin dejar de apretar el botón,
llegar hasta la celda final. Fíjese al hacerlo que en el Cuadro de
Nombres aparecerá el número de filas y columnas seleccionadas.
Paralelamente, los títulos de columna y de filas cambiaran de color.
Dele color de relleno púrpura.
10. Seleccione el rango E5:I9. Dele color de
relleno amarillo.
11. Seleccione el rango F6:H8. Dele
color de relleno negro.
12. Seleccione la celda G7 y dele
color de relleno rojo.
13. Guarde el archivo y ciérrelo.
Digitar en la hoja de cálculo
La primera vez que se trabaja en la Hoja de Cálculo resulta extremadamente engorroso escribir o ingresar datos
en ella. Por eso, tal como lo señalábamos antes, es importante recordar que los libros Excel están diseñados
para realizar cálculos y servir como base de datos y, por eso, tienen algunas características propias.
Autoajustar
Una de las cosas que más incomodan cuando se comienza a trabajar en la
hoja de cálculo es que el tamaño de las celdas parece no alcanzar cuando
se escribe algún dato muy largo, por ejemplo, un apellido compuesto. Lo
otro, es que cuando esto sucede, los datos parecen superponerse o
salirse de la celda.
Sin embargo, esta situación es muy fácil de solucionar. Sabemos que
para cambiar el tamaño de las columnas basta con ubicar el cursor
al borde derecho de la columna cuyo tamaño se quiere modificar, se
espera a que el cursor cambie de forma y, sin dejar de apretar el
botón izquierdo del mouse, se mueve lentamente hacia la izquierda si se quiere angostar la columna o hacia la
derecha si se la quiere ensanchar. Pero hay otra forma más simple y rápida de cambiar el ancho de columna
para ajustarlo automáticamente al contenido: el autoajuste. Para ajustar rápidamente todas las
columnas de la hoja de cálculo, se debe seleccionar toda la hoja (hacer clic en el botón Seleccionar
todo) y, a continuación, hacer doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.
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ENTER
Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo
Muchas veces sucede que debemos ingresar series de datos, por ejemplo, los días de
la semana o los meses del año o números pares, series crecientes o decrecientes de
números, etc. Esto en Excel se denomina Rellenar y hay un
comando ello.
Para rellenar rápidamente series de datos, hay que seleccionar las
celdas cuyo contenido se quiere seriar, ubicar el cursor en la
esquina inferior izquierda de la celda seleccionada, esperar a que la
cruz gruesa que representa al cursor se convierta en una cruz delgada
de cuatro puntas , apretar el botón izquierdo del mouse y arrastrar el controlador
hasta la celda deseada. Esto se denomina “Arrastrar”. Tras arrastrar el controlador de
relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno para elegir el modo en que se
rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar sólo los formatos de celda, basta con hacer
clic en Rellenar formatos sólo y para rellenar sólo el contenido de la celda, haga clic en Rellenar sin formato.
Autocompletar datos en la hoja de cálculo
De gran ayuda, aunque molesta cuando no se la conoce es
la función Autocompletar. No se puede olvidar que Excel
está diseñado básicamente para manejar datos y, por lo
tanto, muchas veces los datos se repiten. La función
Autocompletar sirve precisamente para repetir
automáticamente elementos ya escritos en la columna. Lo
que sucede es que cuando Excel verifica que se está
ingresando un dato similar en una misma columna, hace una
“propuesta” que el digitador puede rechazar o aceptar.
En otras palabras, si los primeros caracteres que se escriben
en una celda coinciden con una entrada existente en esa
columna, Excel completará automáticamente los caracteres
restantes. Sin embargo, hay que tener presente que Excel
sólo completa automáticamente las entradas que contengan
texto o una combinación de texto y números. Las entradas
que contengan sólo números, fechas u horas no se
completan automáticamente.
Para aceptar una entrada propuesta, basta con presionar la tecla ENTRAR o ENTER, la entrada
completa coincidirá exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la entrada
existente. Si se necesitara reemplazar alguno de los caracteres escritos automáticamente,
bastaría con continuar escribiendo y si lo que se desea es eliminar los caracteres escritos
automáticamente, habría que presionar la tecla RETROCESO o RETURN qué está justo encima de la tecla
ENTER y tiene una flecha hacia la izquierda.
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Más ejercicios introductorios
Abra un archivo Excel guárdelo bajo el nombre “Ejercicio 2” y siga al pie de la letra las siguientes instrucciones:
1. En la celda A1 digite “APELLIDO 1”.
2. Vuelva, seleccione la celda A1 y arrastre hasta B1. Recuerde que para
hacerlo debe ubicar el cursor en la esquina inferior izquierda de la celda
seleccionada, esperar a que la cruz gruesa que representa al cursor se
convierta en una cruz delgada de cuatro puntas, apretar el botón izquierdo
del mouse y arrastrar el controlador hasta la celda deseada, B1, en nuestro
caso. Lo que hicimos es crear una
serie.
3. En la celda C1 digite “Nombres”.
4. En la celda D1 digite “Curso”.
5. En la celda E1 digite “Parcial 1”.
6. Arrastre la Celda E1 hasta H1.
7. En la celda I1 digite “Coef 2”.
8. En la celda J1 digite “Promedio”.
De ahora en adelante procure desplazarse por las celdas con la tecla TAB (Tabular) cuando vaya hacia la
derecha y con ENTER, cuando baje. Además recuerde que existen las TECLAS DE DESPLAZAMIENTO. Usar las
teclas para desplazarse en Excel es bastante más cómodo que el
mouse.
TAB DESPLAZAMIENTO ENTER
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Práctica de Digitación
9. Digite los datos de la Fila 2, según, la tabla siguiente y, luego, realice un autoajuste. Recuerde que para
hacerlo debe seleccionar toda la hoja (hacer clic en el botón Seleccionar todo) y, a continuación, hacer
doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.
APELLIDO 1 APELLIDO 2 NOMBRES CURSO
ALBORNOZ DÍAZ CLAUDIA STEPHANIE 1 NIVEL B
ANDRADE GALDAMES VERÓNICA ELENA 2 NIVEL A
ATABALES YEOMANS GILDA OLIMPIA 2 NIVEL A
ACEVEDO MUÑOZ BRYAN ANDRÉS 2 NIVEL D
ARTEAGA SOZA JENNIFER ALEJANDRA 2 NIVEL C
ABARCA TRACANAO BÁRBARA SOLEDAD 1 NIVEL A
ACEVEDO REYES CAMILA BELÉN 1 NIVEL A
ACEVEDO CORTEZ JOCELYN NATALIE 1 NIVEL A
AGUILERA VENEGAS JONATHAN ANDRÉS 2 NIVEL B
ALMENDRAS DÍAZ FRANCISCO JESÚS 1 NIVEL A
ARRIAGADA SALDÍAS LUIS FELIPE 1 NIVEL A
ASTORGA ESCOBAR ARIEL HUMBERTO 1 NIVEL A
ARANGUÍZ HERNÁNDEZ MARÍA NICOLE 2 NIVEL B
ASTORGA MARIANTE ESTRELLA DEL 2 NIVEL B
ARIAS VELÁSQUEZ MARCELO ÍTALO 2 NIVEL B
ARAVENA ILABACA GUSTAVO ADOLFO 2 NIVEL C
ACEVEDO CORTEZ JOCELYN NATALIE 1 NIVEL A
ACEVEDO CALLE OSCAR FERNANDO 2 NIVEL C
10. Guarde el archivo y ciérrelo.
Cálculos y Funciones Básicas
Excel no estaría completo, sino se pudieran utilizar fórmulas. A diferencia de la calculadora, en Excel no es
necesario recalcular cada vez que se ingresa o modifica un dato. Además, se pueden revisar los cálculos
realizados paso a paso y en el momento en el que se lo desee, se los puede modificar y copiar en cualquier otra
ubicación. De hecho, las fórmulas y funciones permiten realizar operaciones complejas y de forma sencilla,
tanto con valores numéricos o valores de texto.
Resulta fundamental, tener presente que todas las funciones tienen en común, el nombre de la función que la
identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas y dentro de paréntesis. Incluso
en aquellas funciones que no tienen ningún tipo de argumento, siempre existirán los paréntesis después del
nombre de la función.
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Consulta
Supongamos que tenemos la base de datos con todos los estudiantes del IREA –que este año tiene 253
registros– y necesitamos saber la edad promedio de los estudiantes, cuál es la edad
máxima, cuál la mínima y cual el promedio. A continuación realizaremos los
cálculos, usando, por razones de espacio, unos pocos datos.
Lo primero es ubicar el icono de “Autosuma” que, en
realidad, sirve para realizar varias funciones automáticas.
Luego, hay que seleccionar (ubicarse) en la celda en la que se quiere que
esté el resultado. Ir al icono de “Autosuma” y desplegarlo para poder
seleccionar la función que se desea insertar, Máx, en nuestro caso. Una vez
desplegada la lista de opciones, bastará con desplazar el cursor hasta llegar a
la opción deseada y hacer clic en ella.
Una vez que se ha escogido la opción, Excel
realiza una consulta, es decir, muestra con un
borde móvil el rango que supone usted desea
incluir en su cálculo y, además, le muestra la función que
va a ejecutar, en este caso “=MAX(B2:B5)”. Lo
conveniente en este punto es revisar, verificar que efectivamente es el rango de celdas sobre el que se desea
calcular y que es la función que inicialmente se pensó ingresar. Si los datos que le ofrece Excel son los
correctos, entonces basta con presionar la tecla ENTER. Si quisiera verificar nuevamente, bastaría con que
volviera sobre la celda donde insertó la fórmula (B6,
en este ejemplo) y observara la Barra de Fórmulas.
Celda seleccionada
Barra de Fórmulas Función ingresada
Pestañas Pestaña Inicio
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Ahora bien, si se deseara volver ver el rango que se incluye en la función,
bastará con hacer clic en cualquier parte de la Barra de Fórmulas. Sin
embargo, hay que ser cuidadoso mientras el rango está activo (Borde azul),
porque si en el intertanto se seleccionara (hiciera clic) otra celda, el rango
sería reemplazado por la celda seleccionada. Para salir de ese modo de
verificación, sólo hay que aceptar (presionar la tecla ENTER).
Siguiendo con el ejemplo, ahora
calcularemos la edad mínima de nuestros
estudiantes. Ahora que ya sabemos dónde está el icono Autosuma, bastará
con seleccionar la celda B7, ir al icono de “Autosuma”, desplegar el menú y
seleccionar la opción “Mín”. Observe en la figura que Excel está incluyendo
en el cálculo la celda B6. Para corregir este error, lo más simple es
seleccionar uno mismo el rango correcto y luego acepta (presionar la tecla
ENTER).
Para calcular el promedio de edad de los estudiantes el
procedimiento es el mismo: seleccionamos la celda B8,
desplegamos el menú Autosuma, seleccionamos la opción
promedio y corregimos el rango que queremos promediar. Pues
Excel seleccionara el rango B2:B7, mientras que el rango correcto
es B2:B6.
Llegados a este punto es importante detenerse sobre la sintaxis de las fórmulas. Observe las fórmulas que
hemos insertado hasta ahora para calcular máximo, mínimo y promedio:
=MAX(B2:B5)
=MIN(B2:B5)
=PROMEDIO(B2:B5)
Podrá observar que todas comienzan con el signo igual (=), que a continuación aparece el
nombre de la función y, finalmente, y, siempre entre paréntesis, el rango sobre el cual se
ejecutaran los cálculos.
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Calculemos la cantidad de hombres (1) y mujeres (2) que aparecen registrados en
nuestra base de datos. Para hacerlo, primero digitaremos en D6 “HOMBRES” y en D7
“MUJERES”. Una vez hecho lo anterior seleccionaremos la celda C6 Y desplegaremos
el menú Autosuma, seleccionando la opción Más funciones. Aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
Desplegaremos la lista “Seleccionar una categoría” y
escogeremos la opción “Todas”. Como lo que deseamos es contar debemos
buscar en la lista de funciones una que realice este
procedimiento, para hacerlo puede buscar en la lista
usando el botón de desplazamiento o digitando la letra
“C” (inicial de la función que buscamos).
Observe que en la lista se desplegarán 5 funciones
cuyo nombre incluye la palabra “contar” para saber
cuál es la que sirve para nuestro objetivo basta con
pincharlas (hacer clic sobre ellas) para que aparezca
su sintaxis y descripción.
Puesto que lo queremos es contar todas las celdas cuyo contenido sea igual a “1” debemos usar la función
CONTAR.SI. Bastará con hacer doble clic sobre ella y si está seleccionada (en azul) bastará con hacer clic en el
botón aceptar.
BOTÓN DE DESPLAZAMIENTO
SINTAXIS
DESCRIPCIÓN
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Recuerde que la sintaxis de cualquier función es:
=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)
Esto es: 1. Signo igual (=). 2. Nombre de la función. 3. Paréntesis de apertura. 4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Observe que en la esquina superior izquierda dice “Argumentos de función”, esto es porque lo que debe
hacerse en este momento es introducir los argumentos, es decir, los valores. Hay que tener presente que una
función es una fórmula predefinida por Excel
que opera sobre uno o más valores
(argumentos1) en un orden determinado
(estructura). El resultado se mostrará en la
celda donde se introdujo la formula.
También en la esquina superior izquierda verá
que está el nombre de la función “CONTAR.SI” y, luego, verá que aparece una casilla denominada “RANGO”, en
ella se debe ingresar el conjunto de celdas colindantes sobre el que desea trabajar o, tal como lo señala el
Cuadro de Diálogo, es el rango de celdas que se desea contar que no están en blanco. Para ingresar el rango
puede simplemente escribirse o hacer clic en el extremo derecho . Al hacerlo volverá a la hoja de cálculo
sobre la que estaba trabajando y bastará con que seleccione el rango que, en nuestro caso, es C2:C5 y, luego,
haga otro clic en el extremo derecho del nuevo cuadro de diálogo.
1 El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números,
texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.
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Ahora debemos ingresar el
segundo argumento, este
corresponde al criterio, es decir,
la condición que debe considerar
Excel para contar las celdas. El
procedimiento a seguir es el
mismo anterior se puede escribir
o ir a la hoja de cálculo y señalar
la celda que usaremos como
referencia.
Observe que en la esquina
inferior izquierda aparece
inmediatamente el resultado
de la fórmula o función.
Una vez ingresados los
argumentos, basta con que
haga clic en el botón Aceptar o
que apriete la tecla ENTER.
Ejercitando con funciones y otros varios
Abra el archivo Excel denominado “Ejercicio 2” y siga las siguientes instrucciones:
1. En la celda E2 digite 4,5.
2. En la celda E3 digite 4,6.
3. En la celda E3 digite 4,7.
4. Seleccione el rango E2:E4 y arrastre hasta E19. Recuerde que para
arrastrar debe ubicar el cursor en la esquina inferior izquierda de las celdas
seleccionadas, esperar a que la cruz gruesa que representa al cursor se convierta en una
cruz delgada de cuatro puntas , apretar el botón izquierdo del mouse y arrastrar el
controlador hasta la celda deseada.
5. Observe cómo Excel serió los datos.
6. En la celda D2 digite 7.
7. En la celda D3 digite 6,8.
8. En la celda D4 digite 6,6.
9. Seleccione el rango D2:D4 y arrastre hasta D19.
10. Observe cómo Excel serió los datos.
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En la celda I2 introduzca la función Promedio. Lo haremos antes de ingresar todas las notas para poder ir
observando el promedio que va obteniendo cada estudiante a medida que avanza el semestre. Para ingresar la
función Promedio, recuerde que debe ubicar el icono de “Autosuma” y, luego, hay que seleccionar (ubicarse)
en la celda en la que se quiere que esté el
resultado (Celda I2), ir al icono de “Autosuma” y
desplegarlo para poder seleccionar la función
que se desea insertar, Promedio, en nuestro
caso. Una vez desplegada la lista de opciones,
bastará con desplazar el cursor hasta llegar a la
opción deseada y hacer clic en ella.
11. Excel inmediatamente le mostrará el rango E2:H2 que es el único con datos numéricos que encuentra
inmediatamente a su
izquierda. Presione la
tecla ENTER para aceptar
la sugerencia. Observe
que inmediatamente le
arroja el promedio.
12. En la celda G2 ingrese la nota 5,8 y observe que el promedio de notas de la señorita
Albornoz cambió.
13. En la celda H2 ingrese la nota 6,0 y observe que el promedio de notas de la señorita
Albornoz cambió.
14. Antes de continuar, asegúrese que para ingresar las comas está usando el punto (.) del
teclado numérico.
15. Arrastre la celda I2 hasta I19.
16. Ingrese datos numéricos del tipo notas (1 a 7) en el rango
G3:H19.
17. Observe que Excel muestra los decimales con tantos dígitos como tiene el número, para
que sólo se vea un decimal hay que modificar el
formato. Para hacerlo, deberá seleccionar el
rango E2:I19 y presionar el botón derecho del
mouse, aparecerá un cuadro de diálogo.
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18. Haga clic en la opción “Formato de
celdas…” Verá que aparece un nuevo
cuadro de diálogo.
19. En la sección Categoría (a la izquierda
del cuadro de diálogo” escoja la opción
“Número” y en la opción “Posiciones
decimales” baje el número a 1. Haga
clic en el botón Aceptar o presione la
tecla ENTER.
20. Observe que los datos del rango E2:I19,
ahora sí parecen notas.
21. En la celda D20 digite la palabra
“PROMEDIO”.
22. En la celda D21 digite “ESTUDIANTES”.
23. En la celda D22 digite “%”.
24. Observe que tanto en la celda D20
como en D21 y D22 el texto sobrepasa
la celda. Tiene dos opciones o autoajustar el tamaño de la columna (Ver Páginas 4 y 7)
o Alinear el texto a la derecha. Para hacer esto último,
seleccione el rango de celdas D20:D23 y haga clic sobre el
ícono alinear derecha.
25. En la celda E20 inserte la función PROMEDIO, recuerde que para hacerlo debe
seleccionar la celda E20, desplegar la función Autosuma y seleccionar la opción
Promedio.
26. Arrastre la celda E20, hasta I20.
27. En la celda E21 inserte la función CONTAR.SI2, recuerde que para hacerlo debe
seleccionar la celda E20, desplegar la función
Autosuma y seleccionar la opción CONTAR.SI. Para hacerlo debe ir al ícono de
Autosuma y desplegarlo para poder seleccionar la función que se desea
insertar, en nuestro caso, debemos pinchar la opción CONTAR.SI. Aparecerá un
cuadro de diálogo, deberá desplegar la lista “Seleccionar una categoría” y
escoger la opción “Todas”. Como tiene que contar debe buscar en la lista de
funciones una que realice este procedimiento, para hacerlo puede buscar en la
lista usando el botón de desplazamiento o digitando la letra “C” (inicial de la
función que buscamos). Puesto que debe contar todas las celdas cuyo
contenido sea inferior a 4,0 debe usar la función CONTAR.SI. Bastará con hacer doble clic sobre ella y si
está seleccionada (en azul) bastará con hacer clic en el botón aceptar. Recuerde que el rango a contar es
E2:E19 y el criterio es <3,95. Para digitar el signo “<” basta con que presione la tecla MENOR/MAYOR.
2 Ver Página 10.
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28. En la celda E22 inserte la función CONTAR NÚMEROS. El procedimiento a emplear es el mismo que para
insertar la función PROMEDIO, sólo debe preocuparse de que el rango sea E2:E19.
29. A continuación, en la celda E23, deberá insertar una fórmula para calcular el porcentaje de notas
insuficientes obtenidas en cada parcial y en el promedio. Para hacerlo, lo primero es ubicarse en la celda
E23 y digitar el signo igual (=), esto le indicará a Excel que estamos
ingresando una fórmula y no texto. Fíjese que
Excel destaca con un borde azul la celda
seleccionada y con caracteres azules el
nombre de dicha celda en la fórmula. Luego
debe seleccionar la celda E21 y digitar el
símbolo de división. En seguida, debe
seleccionar la celda E22. Fíjese que Excel,
esta vez, destaca con un borde verde la celda
seleccionada y con caracteres verdes el
nombre de la celda en la fórmula. Esto permite, revisar con mayor facilidad si la sintaxis de la fórmula es la
correcta. Para ingresar la fórmula basta con que presione la tecla ENTER. Finalmente, debemos darle
formato de porcentaje, para esto basta con que vuelva a posicionarse o seleccionar la celda D23 y haga clic
sobre el ícono porcentaje.
30. Seleccione el rango E21:E23 y arrastre hasta I23.
Para poder hacer un buen análisis deberíamos agregar cuál fue la mayor nota en cada parcial (=MAX(RANGO))
y cuál la mínima (=MIN(RANGO)), también sería interesante agregar la moda (=Moda(RANGO)). Respecto de
esta última función, hay que ser cuidadoso con su interpretación, pues si Excel no encuentra en el rango un
número que se repite arrojará un signo de error (#N/A) que no significa otra cosa que faltan datos.
31. Para terminar le daremos Formato Condicional a las celdas, de modo de poder tener a
primera vista una idea de cómo va nuestro curso. Esto es, que las notas inferiores o igual a
3,95 se vean en rojo.
a. Asegúrese de estar en la pestaña Inicio y ubique el ícono de Formato Condicional.
b. Seleccione el rango E2:I20.
c. Despliegue las opciones de Formato Condicional y seleccione la opción
Nueva regla.
d. Seleccione (haga clic sobre) el tipo de regla Aplicar formato únicamente a
las celdas que contengan.
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e. Puesto que lo que queremos es dar otro formato
a las notas insuficientes. Se debe escoger la opción menor o
igual que.
f. En la casilla que está inmediatamente a la derecha
digite “3,95”. Esto le indicará a Excel el criterio que debe
usar para dar el formato que establezcamos.
g. Haga clic en el botón Formato que está inmediatamente abajo, se
abrirá un Cuadro de Diálogo.
h. Haga clic sobre el color rojo.
i. Haga clic sobre el botón Aceptar. Al hacerlo se cerrará el Cuadro de
Diálogo.
j. Para finalizar, vuelva a hacer clic sobre el botón Aceptar.
k. Recuerde guardar antes de cerrar y salir.
Gráficos y Filtros
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. En este
sentido, la utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos y dice mucho
más que una serie de datos clasificados en filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, se puede optar por crearlo de dos formas:
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Los
gráficos creados de esta manera, a demás, pueden, copiarse y pegarse en otros archivos como los
documentos Word.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Para insertar un gráfico existen varias opciones, aquí sólo utilizaremos
la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
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Además, es recomendable tener seleccionado el rango de celdas que se desea incluir en el gráfico. Así, Excel
podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a
un tipo de error en los datos que solicita.
Existen diversos tipos de gráficos. Basta con seleccionar el tipo de gráfico que se
quiere insertar para que se despliegue el listado de los que se encuentran
disponibles. Además, en cada uno de los tipos generales de gráficos existe un enlace
en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico... Hacer clic en
esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se
muestra al
hacer clic en
la flecha de
la parte
inferior
derecha de
la sección
Gráficos.
Para avanzar de una manera más
ilustrativa, incluiremos un ejemplo. En la
medida de lo posible, intente usted
mismo ir haciéndolo en su computador.
De la planilla presentada lo único nuevo es
que al rango C2:F9 se le aplicó Formato
condicional (sólo disponible en Excel 2007) en
la opción “Reglas superiores e inferiores”,
subopción “Por debajo del promedio”.
Para graficar, lo primero que debe hacerse es
seleccionar el rango de celdas que quiere
graficarse. En este caso,
debe seleccionarse el rango C2:F9.
Luego, hay que verificar que la pestaña insertar esté activa,
sino lo está hay que activarla, basta con hacer clic en ella.
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Luego debe escogerse el tipo de gráfico. Seleccionaremos uno de líneas,
específicamente el primero de la colección 2D. Observe que
a mano derecha aparecen los nombres de las evaluaciones
graficadas. Sin embargo, aún falta identificar a los
estudiantes. Para hacerlo hay que
seleccionar la opción
“Seleccionar datos”.
Aparecerá un cuadro de diálogo, si observa el lado
derecho verá el botón, al hacer clic en editar, se abrirá
un cuadro de diálogo que usted ya conoce y sabe usar.
Basta con que
haga clic en el
recuadro y
seleccione el
rango A2:A9 y, luego, haga clic en aceptar.
Si es necesario el gráfico puede ser enviado a otra
hoja.
Para hacerlo, los pasos a seguir son:
Posicionar el puntero del más en el área del gráfico, apretar el botón derecho, escoger la opción “Mover
gráfico” y en el nuevo cuadro de diálogo seleccionar la opción “Hoja nueva”, al hacerlo se activará la casilla de
nombre, que puede sirve para
darle nombre al gráfico. En este caso escribiremos “Ejemplo” y luego
haremos clic en aceptar.
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Muy probablemente, suceda que los nombres de los
estudiantes aparezcan horizontalmente y se
sobrepongan. Para corregir esto, los pasos a seguir
son:
Posicionar el cursor sobre el eje horizontal y
apretar el botón derecho del mouse.
Seleccionar la opción “Dar formato a
eje”, escoger la opción “Alineación”
y en la lista “Dirección de texto”,
escoger la opción “Girar todo el texto 270o). Para finalizar bastará con
presionar el botón cerrar.
Un tipo de gráfico comúnmente usado es el de
Columnas. Usando un ejemplo (Puntaje Promedio PSU
en Lenguaje), iremos viendo paso a paso como graficar
con columnas datos dados.
1. Seleccionar el rango B4:D7.
2. Activar la pestaña Insertar.
3. Seleccionar la Opción Columnas.
4. Escoger la opción Columna agrupada 3D. Aparecerá el
gráfico, pero sin título, ni nombres de serie ni
etiquetas del eje horizontal.
5. Seleccionar la opción Seleccionar datos.
Aparecerá un cuadro de Diálogo.
6. Seleccionar (hacer clic) la Series1. Se marcará
con azul. Presionar el botón Editar. Aparecerá el cuadro
de diálogo “Modificar serie”.
7. Pinchar el botón de selección de rango.
8. Seleccionar la celda B3 y aceptar.
9. Repetir el procedimiento desde el punto 6 para B4 y B5.
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Una vez listas las series, es necesario pasar al otro lado del cuadro de diálogo. Esta
vez editaremos el eje horizontal y el procedimiento es muy parecido al anterior.
10. Seleccionar el número 1, se pondrá azul. Al igual que antes, se debe presionar
el botón Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo “Modificar serie”.
11. Pinchar el botón de selección de rango.
12. Seleccionar el rango A4:A7 y aceptar. Aparecerá el Gráfico. Aunque sin título.
Para que aparezca el título del gráfico y decidir sobre dónde se quieren los datos, se debe pinchar o seleccionar
el diseño que se desee, para esto tiene los siguientes comandos:
13. Aquí escogeremos la tercera opción. Se modificará el diseño y
aparecerán en un cuadro de texto, como los de Power Point, las
palabras “Título del gráfico”. Para darle título basta con tratar el
cuadro de texto como normalmente lo hace en la aplicación Power
Point.
Finalmente, se tiene la opción de escoger entre diversas opciones de estilo de diseño. Para aplicarlas basta
con pinchar sobre cualquiera de ellas.
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Otro tipo de gráfico comúnmente usado es el Circular. Usando un ejemplo (Puntajes Superiores a 400 Puntos
PSU Sociales), iremos viendo paso a paso como graficar con columnas datos dados.
1. Seleccionar el rango B2:D2.
2. Activar la pestaña Insertar.
3. Seleccionar la Opción Circular.
4. Escoger la segunda opción del tipo Gráfico Circular 3D. Aparecerá el gráfico, pero sin
título, ni nombres de serie.
5. Seleccionar la opción Seleccionar datos. Aparecerá un cuadro de Diálogo.
6. Seleccionar la Series1. Se marcará con azul. Presionar el botón Editar. Aparecerá el
cuadro de diálogo “Modificar serie”.
7. Pinchar el botón de selección de rango.
8. Seleccionar la celda A2 y aceptar.
Una vez lista la serie, es necesario pasar al otro lado del cuadro de diálogo. Pasaremos a editar el eje horizontal
y el procedimiento es muy parecido al anterior.
9. Seleccionar el número 1, se pondrá azul. Al igual que antes, se debe presionar el botón Editar. Aparecerá
el cuadro de diálogo “Modificar serie”.
10. Pinchar el botón de selección de rango.
11. Seleccionar el rango B1:D1 y aceptar. Aparecerá el Gráfico esta vez con título.
12. Seleccionar el primer diseño de gráfico.
13. Seleccionar alguno de los estilos.
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Los filtros tienen por finalidad facilitar la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango
para poder trabajar con el mismo. Se filtra un subconjunto de datos o rango, a partir de un criterio,
por ejemplo, los diez superiores o los mayores que …, etc. Un rango filtrado muestra las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato,
representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean
mostrar.
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:
Autofiltro: Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieren de filtros
con criterios simples.
Filtro avanzado: Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro
porque es necesario escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango.
Antes de comenzar a trabajar con filtros es importante reconocer la gráfica que traen consigo:
Los títulos de columnas
aparecen en azul. Indica que la columna tiene
filtro, pero no está filtrada, es
decir, el filtro no está activo.
En la esquina inferior
izquierda aparece el
número de registros que
coinciden con el criterio.
El embudo indica que
la columna está
filtrada.
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Para aplicar filtros lo primero es seleccionar la primera fila de la
base de datos y luego activar los filtros, para esto hay que
desplegar la lista Ordenar y filtrar y seleccionar la opción Filtro.
Aparecerán los filtros.
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo APELLIDO 2, aparecerá un
menú desplegable que ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Si
quisiésemos que nos mostrase únicamente los estudiantes cuyo segundo apellido
es Díaz, lo primero que tendríamos que hacer es pulsar sobre el casillero que
dice “(Seleccionar todo), luego, activar el que dice “DÍAZ” y, finalmente, presionar
el botón Aceptar. Así, si sólo
marcamos Díaz, Excel filtrará
todos los registros que tengan
Díaz en el APELLIDO 2 y las
demás filas se ocultarán a la vista.
Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan,
entonces, una serie de opciones.
No importa qué opción se seleccione, siempre se accederá a
un cuadro de diálogo que permite elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos.
Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y
si se cumple, mostrará la fila. Se usa el carácter “?” para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea
cual sea, y el asterisco (*) para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo APELLIDO 2 tenga una “o” en el segundo
carácter y contenga la letra “z”.
Importa recordar que para indicar que hay un filtro activo, la flecha de
la lista desplegable cambiará de icono.
Para quitar el filtro, basta con volver a desplegar la lista y elegir la
opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista.
También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro
en la pestaña Datos.
Así en un archivo como el del Registro Escolar que lleva Inspectoría, se
puede filtrar por cursos o por niveles, o pedirle a Excel que sólo
muestre los retirados o los estudiantes cuya fecha de nacimiento es
posterior a 1987, etc. Sin embargo, para esto último se utilizan los filtros numéricos que veremos a
continuación.
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Excel distingue por sí mismo cuando debe aplicar filtros de texto o del tipo
numérico. En nuestra base de datos podríamos necesitar filtrar todos los
Promedios 3,9. Al igual que en el caso anterior, el procedimiento sería pulsar
sobre el casillero que dice “(Seleccionar todo), luego, activar el que dice “3,9” y,
finalmente, presionar el botón Aceptar.
En cambio, si quisiéramos filtrar
un rango de notas, tendríamos
que seleccionar la opción Filtros
de número. Una vez más, No
importa qué opción se
seleccione, siempre se accederá
a un cuadro de diálogo que
permite elegir dos condiciones
de filtro numérico, y exigir que se cumpla una condición o
las dos.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo
PROMEDIO esté entre el 3,0 y el 4,0.
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Ejercicios de Gráficos y Filtros
Abra el archivo Excel denominado “Ejercicio 2” y guárdelo como “Ejercicio 3” y siga las siguientes
instrucciones:
1. Seleccione las filas 20 a 23 y elimínelas. Para hacerlo debe activar el
menú Eliminar y seleccionar la opción “Eliminar filas de hoja”.
2. Digite, a partir de la fila 20 los siguientes datos:
BUSTOS SÁNCHEZ NADINE IVETTE 1 NIVEL A 4,2 4,5 4,1 4,8
BURGOS ALVARADO FABIÁN ALEJANDRO 1 NIVEL B 3,6 3,9 3,5 4,2
BRAVO SÁEZ CRISTIAN MARIO 2 NIVEL C 5,5 5,8 5,4 6,1
BELTRÁN MORA XIMENA ISABETH 2 NIVEL A 4,7 5 4,6 5,3
BASCUÑAN NOVOA PAULA ALICIA 1 NIVEL A 2,8 3,1 2,7 3,4
BASCUÑAN CARRASCO DANIEL ENRIQUE 2 NIVEL B 4,4 4,7 4,3 5,8
BALBI GIORDANO FILIPPO GIOVANNI 1 NIVEL B 6,3 6,6 6,2 6,9
BAHAMONDES LIOI LUCIANO MAURICIO 1 NIVEL A 3 3,3 2,9 3,6
BAEZ RAMÍREZ ARNALDO ANDRÉS 1 NIVEL A 4,5 7 5,8 6
3. Arrastre la celda I19 hasta I28.
4. Seleccione el rango E18:I18.
5. Pinche el botón copiar formato y aplíquelo sobre el rango E20:I28.
6. Observe que los datos digitados no están ordenados alfabéticamente.
Para ordenarlos:
a. Seleccione el rango A1:I28.
b. Active el menú Ordenar y Filtrar.
c. Seleccione la opción “Ordenar de A a Z”.
d. En el campo CURSO (Columna D),
filtre por 1er Nivel A.
e. En el campo PARCIAL 1, haga un filtro de número usando
el criterio Superior al promedio. A la vista deben quedarle sólo seis
registros (estudiantes).
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7. Guarde el archivo y suelte ambos filtros. Si no recuerda cómo hacerlo, revise la
página 23.
8. Seleccione la columna D e inserte una columna,
activando el menú Insertar y escogiendo la opción Insertar
columnas de hoja.
9. En la nueva columna digite “SEXO”.
10. Llene según corresponda con “HOMBRE” o “MUJER”.
Recuerde que Excel le ofrecerá autocompletar.
11. En C29 digite “HOMBRES” y en C30 “MUJERES”.
12. Use la función CONTAR. SI para saber cuántos Hombres y Mujeres tiene en su base de datos. Si no
recuerda como hacerlo, vuelva sobre las páginas 10 a 12.
13. Lleve la información de géneros a un gráfico circular.
Recuerde que para hacerlo debe:
a. Seleccionar el Rango C29:D30.
b. Activar la Pestaña Insertar.
c. Seleccionar el tipo de gráfico que desea.
d. Seleccionar el diseño y estilo que desea.
14. En E31 digite “PROMEDIO”.
15. Use la función PROMEDIO para saber cuál el promedio
en la Parcial 1. Recuerde que antes de insertar la
función, debe haber seleccionado la celda F31. Los pasos ha seguir
son:
a. Activar el menú Autosuma.
b. Escoger la opción Promedio.
c. Seleccionar el rango F2:F28.
d. Presionar la tecla ENTER.
e. Si no recuerda como hacerlo, vuelva sobre las páginas 8 y 9.
16. Arrastre la celda F31 hasta I31.
17. Seleccione toda la hoja y realice un autoajuste. Si no recuerda cómo
hacerlo, vuelva sobre la página 2.
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18. Grafique con columnas las notas promedio obtenidas en cada parcial. Para hacerlo recuerde que debe.
a. Seleccionar el rango F31:I31.
b. Activar la Pestaña Insertar.
c. Seleccionar el tipo de gráfico que desea.
d. Seleccionar el diseño y estilo que desea.
19. Después de hacer lo anterior, aparecerá el gráfico sin
nombres de serie ni título, para agregarlos recuerde que
debe activar la opción Seleccionar datos. Si no recuerda
cómo hacerlo, vuelva sobre las páginas 18 a 20.
20. Guarde el archivo y salga.
21. Considérese desde ya un usuario intermedio de Excel.
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Gráficos para los científicos
A diferencia de todos los gráficos que hemos visto, aquellos que se usan en Física, por ejemplo, requieren un
procedimiento distinto que realizaremos a continuación. Le sugerimos ir realizando el ejercicio
inmediatamente.
a. Se tienen digitados los siguientes datos:
b. Se seleccionan los datos de la columna de tiempos, es decir, el
rango A2:A6
c. Se presiona la tecla Ctrl y, sin soltarla, se selecciona el rango B2:B6.
d. Activar la Pestaña Insertar.
e. Se selecciona el gráfico de dispersión con
líneas rectas y marcadores..
f. Se selecciona el diseño y estilo que desea.