Universidad Politécnica de Chiapas

Ing. Biomédica

Herramientas Ofimáticas

Ing. Othoniel Hernández Ovando

18 de Octubre de 2012, Suchiapa, Chiapas

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que

permite realizar operaciones con números organizados en

una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas

hasta cálculos con fórmulas complejas.

Crea:

• Informes

• Reportes

• Inventarios

• Listas

• Gráficos

• Tablas

• Calendarios

• Facturas

• Formularios

• Base de datos

• Libros de contabilidad

Funciones:

• Financieras

• Lógicas

• Texto

• Fecha y hora

• Búsqueda y referencia

• Matemáticas y

trigonométricas

• Estadística

• Ingeniería

• Información

• Comprobación

1. Botón Office

2. Barra de herramientas

de acceso rápido

3. Barra de titulo

4. Cinta de opciones

5. Barra de

desplazamiento

6. Zoom

7. Vistas de documento

8. Barra de estado

9. Barra de fórmulas

1 2 3 4

5

6 7 8

9

1. Barra de herramientas

de acceso rápido

2. Barra de titulo

3. Cinta de opciones

4. Barra de

desplazamiento

5. Zoom

6. Vistas de documento

7. Barra de estado

8. Barra de fórmulas

1 2

3

4

5 6 7

8

1. Botón Office (2007): Abre el menú de acceso a los comandos

básicos de la aplicación (crear nueva hoja de calculo, abrir, guardar,

salir, imprimir…) y también a otras funciones como enviar, publicar o

incluso personalizar la aplicación de Excel.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Se ubican las

herramientas de uso más frecuente (Guardar, Deshacer, Rehacer). Se

pueden añadir nuevas herramientas a la barra.

3. Barra de títulos: En el centro aparece el nombre del documento

activo, seguido del nombre de la aplicación (Microsoft Excel). A la

derecha se encuentra Minimizar, Restaurar (o Maximizar) y el botón

Cerrar.

No disponible en 2010.

Sustituido por la ficha Archivo

4. Cinta de opciones: Contiene la mayoría de los comandos de la

aplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de las

versiones precedentes de Excel.

Estos comandos se agrupan por tareas y cada una de ellas dispone de su

correspondiente Ficha. Cada ficha presenta grupos de comandos en la

que se encuentran los botones de comandos que permiten realizar la

mayoría de las operaciones.

Algunos grupos presentan un iniciador de cuadros de diálogos, que

permite desplegar un cuadro de dialogo o un panel de tareas para

acceder a opciones complementarias.

Al seleccionar un objeto, como una imagen, un dibujo o una tabla,

aparecen fichas adicionales, llamadas fichas contextuales. Estas

aparecen a la derecha de las fichas normales y contienen los comandos

apropiados para el objeto seleccionado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según

el momento en que se encuentre cuando trabaje con Excel. Está

diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que le

serán útiles en cada pantalla.

5. Barra de desplazamiento: Permite la visualización del contenido

que aparece en la pantalla. Indican además, la posición del cursor en

el documento. En función del tamaño de la ventana y/o documento

hay:

• Barra de desplazamiento vertical

• Barra de desplazamiento horizontal

6. Zoom: El cursor Zoom y los botones Alejar(-) y Acercar(+) permiten

modificar el zoom de la ventana, para apreciar en mayor detalle o ver

una vista general del resultado.

• Puede pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente

de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana

donde ajustar el zoom deseado.

• O bien puede deslizar el marcador hacia los botones – o + que hay

justo al lado, arrastrándolo.

7. Vistas de documento: Los tres botones corresponden a las posibles

visualizaciones del documento:

• Normal

• Diseño de página

• Vista previa de salto de página

8. Barra de estado: Se utiliza para mostrar información sobre el estado

de las actividades que se realizan en Excel, Muestra también el icono

para grabar macros. Puede activarse más opciones con clic derecho.

9. Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa, es decir,

la casilla donde estamos situados. Cuando se modifica el contenido

de la celda, dicha barra variará ligeramente.

Barra de titulo

Barra de

acceso rápido

Cuadro de

nombres

Celda activa

Encabezado de

filas de hoja

Barra de estado

Hoja de cálculo

Barra de etiquetas

Botones de

ventana Windows

Ayuda

Cinta de opciones Fichas

Barra de fórmulas

Encabezado de

columnas de hoja

Barra de

desplazamiento

Flecha de

desplazamiento

Zoom Slider Botones de Vistas

Nivel de Zoom Botón insertar hoja

de cálculo

Opciones de pegar,

copiar, cortar y

copiar formato

Tipo de letra

Alinear texto a la parte

superior, centro e inferior

Herramientas de

Bordes

Color de

Relleno

Color de Fuente

Poner texto en

negritas, cursiva

y subrayado

Aumentar o disminuir

tamaño de letra en

escala automática

Alinear texto a la derecha,

centrado e izquierda

Aumentar o

Disminuir Sangría

Orientación de

Texto

Ajuste de texto

Combinar y Centrar

Tamaño de letra

Opciones de

formato de

número

Estilo de formato

condicional, tabla y

celda

Insertar celdas, filas,

columnas y hojas

Eliminar celdas, filas,

columnas y hojas

Varias opciones de

formato de celda

Opciones de

funciones básicas,

relleno de celdas y

borrado de formato

Varias opciones

para filtrado y

clasificación de

datos

Crea una

tabla

dinámica

Crea una

tabla

Permite insertar imágenes

grabadas en la computadora

o medio de almacenamiento

externo

Insertar

imágenes,

videos, sonidos

y fotos de Office

Insertar autoformas,

artes gráficas y

capturas de pantalla

Varias opciones para crear

diversos tipos de gráficos

Permite insertar 3

tipos de gráficos en

una sola celda

Inserta una

segmentación de datos

para filtrar datos de

manera interactiva

Insertar

Hipervínculos

Insertar cajas de

texto

Insertar

encabezado y

pie de página

Agregar

ecuaciones

y símbolos

Este grupo de

comandos permite

cambiar todo el

diseño de la hoja

de cálculo: texto,

color, fuentes,

efectos

Permite cambiar

la medida de los

márgenes de la

hoja de cálculo

Tamaño de la hoja de

cálculo

Configura el área de

impresión de la hoja

Permite ajustar el

área de impresión

Activar y desactivar las

líneas de cuadriculas

para visualización y/o

impresión

Organizar

objetos

Cambiar la forma en

que va dirigido el

papel

Insertar saltos

de página

Insertar fondos

de página

Imprimir títulos

repetidos en

cada hoja

Activar y desactivar

encabezados para

visualización y/o

impresión

Otras funciones

Rastrea celdas precedentes

que están ligadas a por medio

de funciones o fórmulas

Opciones de

funciones más usados

en Excel

Insertar

funciones,

todas las

disponibles

Biblioteca de

funciones

Rastrea celdas dependientes

que están ligadas a por medio

de funciones o fórmulas

Remueve las flechas usadas para

mostrar la relación entre celdas

ligadas por funciones o fórmulas

Opciones para

obtener datos

externos de

varias fuentes

Actualizar todos los

datos obtenidos de

fuentes externas

Organizar datos de

forma ascendente y

descendente

Ofrece opciones avanzadas de

clasificación de datos tales como: valores,

color de celda, color de fuente, etc.

Inserta o excluye

filtros

Diversas otras funciones

Opciones corrección de

ortografía, referencia, sinónimos

Actualizar todos los

datos obtenidos de

fuentes externas

Comentarios

Ofrece varias opciones para gerenciamiento de

comentarios, tales como: nuevo comentario, mostrar

comentario anterior o posterior, eliminar comentarios,

ocultar o mostrar comentarios

Diversas opciones para proteger hoja,

libro; además de opciones avanzadas

para compartir libro con otros usuarios

a través de redes

Exhibe una

hoja en

modo normal

Exhibe una

hoja en

modo normal

Muestra la hoja de cálculo

en pantalla completa

Permite agregar vistas

personalizadas a través del

modo de impresión

Visualización de salto de

página

Mostrar u ocultar: Regla,

Líneas de cuadricula, Barra

de fórmulas, Títulos

Ofrece varias opciones para

aplicar Zoom a una selección

Abre una nueva ventana de la

vista actual del documento actual

Organiza las ventanas de los

programas abiertos: mosaico,

horizontal, vertical, cascada

Ofrece opciones para

inmovilizar filas, columnas o

ambas

Opciones para grabar o

mostrar macros

Libro de Trabajo:

Es el archivo que se crea con Excel, es decir, todo lo que hacemos en

este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros

de trabajo de Excel tienen la extensión .xls (2007) o .xlsx (2010).

Cuando se abre Excel automáticamente se crea un nuevo libro de

trabajo con el nombre provisional de Libro1, cada vez que se empieza

un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando

dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión (al abrir).

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio

constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y

255.

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya

que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o

trabajo podrían agruparse en un solo libro.

Hoja de Cálculo:

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas

y1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección

horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una fila con una columna se llama celda y se

nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a

continuación el número de su fila (C15).

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para

trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se

identifica porque aparece más remarcada que las demás.

Hoja de Cálculo:

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda

activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango,

que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata

como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya

que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.