METODOLOGIA DE WILSON

Wilson (1984) ha desarrollado variantes de la MSB, las cuales han sido orientadas a sistemas de control de gestión, reorganización de instituciones y análisis y diseño de sistemas de información.

Metodología de Wilson para el análisis de sistemas de información:

ETAPAS DE LA METODOLOGÍA DE WILSON

A. Desarrollar un modelo de tarea primaria de la organización bajo estudio. Dependiendo de la profundidad del análisis, se requerirá trabajar en los niveles de resolución que sean necesarios para representar adecuadamente las necesidades de información de la organización.

Para desarrollar el modelo de tarea primaria es necesario recorrer las cuatro actividades que se muestran en el lado izquierdo del gráfico 8, que son, las cuatro etapas de la MSB. Ante todo hay que estructurar la situación-problema bajo estudio, para lo cual será necesario elaborar un cuadro pictográfico siguiendo las pautas antes indicadas.

Luego hay que desarrollar una definición básica relacionada con la tarea primaria de la organización, siguiendo también en este caso las pautas para elaborarla y confirmándola a través de un análisis CATDWE.

Una vez conseguida la definición básica, el siguiente paso es desarrollar un modelo conceptual que explique epistemológicamente la forma (el “como”) de llevar a cabo la definición básica (el “qué”). Tanto en la definición básica como el modelo conceptual son elaboraciones mentales, en términos de sistemas, que requieren de contrastación en el mundo real.

Para realizar dicha contrastación y validación en el mundo real es necesario que se haga una comparación entre las actividades desarrolladas en el modelo conceptual y aquellos procedimientos y procesos que, se ha comprobado, existen en el mundo real. Esta comparación puede llevar a validar el modelo o no. Para validar un modelo es necesario que cada actividad de dicho modelo cumpla las dos condiciones que Checkland (1981) encontró en su trabajo de investigación:

a) Que cada actividad del modelo sea sistémicamente deseable; y,

b) Que cada actividad del modelo sea culturalmente factible.

Este proceso de pasar por las cuatro etapas será necesario para obtener un modelo conceptual que sea el modelo de la tarea primaria buscado. Dicho modelo buscado tendrá que haber sido confirmado y validado en el mundo real (MTPCV) durante el proceso.

El proceso de confirmación de un modelo conceptual consiste en verificar la coherencia de cada una de las actividades que lo conforman, de manera que el modelo sea lógico en su totalidad y contenga las mínimas actividades que se requieren para poder expresar el proceso de transformación planteado por la definición básica. Una vez conseguida la confirmación del modelo, lo que hay que hacer es validarlo, mediante su contrastación con el mundo real.

Es decir, su comparación con lo que se ha expresado hermenéuticamente, a través de lo que se conoce como cuadro pictográfico.

En consecuencia, el proceso iterativo de pasar por las cuatro etapas permite la obtención de un modelo de tarea primaria que a su vez está confirmado en su coherencia lógica y validarlo en el mundo real.

B. Derivar las categorías de información necesarias para poder ejecutar, eficaz y eficientemente, cada una de las actividades del modelo de tarea primaria definido previamente y que describe la organización. Las categorías de información deberán cubrir todo el universo de la información que podría existir en la organización.

Para poder derivar las categorías de información es necesario haber obtenido previamente el modelo de tarea primaria confirmado y validado (MTPCV). A partir del MTPCV es posible hacer un estudio de las categorías de información.

Una categoría de información es una familia de datos que tienen algo en común. El contenido de cada categoría de información es definido por el analista. El requisito único es que se debe evitar la duplicación de datos entre los existentes en el universo de los que se manejan en la organización. Para describir las categorías de información se puede emplear la matriz input/output, en la cual es posible definir, actividad por actividad del modelo conceptual, las diversas categorías de información existentes.

El gráfico muestra una matriz de categorías de información input/output. Allí se aprecia cómo se pueden definir las diversas categorías de información. Se observa, asimismo, que las categorías de información se pueden repetir en cualquiera de las actividades.

De igual modo, es posible que las categorías de información aparezcan tanto en el input como en el output de una misma actividad. En otras palabras, pueden existir datos que pertenecen a una misma categoría en el input (por ejemplo, “información del mercado”) y datos que forman parte de esa misma categoría (“información de mercado”) en el output, conteniendo esta vez otros lados relacionados que también caen en la misma categoría.

Gráfico: Matriz input/output de categorías de información

C. Definir las funciones de gestión de las personas involucradas en la situación, de acuerdo con las actividades mostradas en el modelo de tarea primaria. De esta manera se tendrán responsables por cada actividad del modelo conceptual. En consecuencia, el responsable de una actividad será también un tomador de decisiones y tendrá por tanto esta responsabilidad: la de tomar decisiones.

Esta etapa es sumamente importante para poder establecer quienes son los responsables de dar o recibir información en la organización (mundo real). Asignar responsables de brindar o recibir información tiene como consecuencia, en muchas ocasiones, reestructurar completamente la organización, por cuanto ello implica la redefinición de funciones y cambios en la estructura de la misma y las interrelaciones que existen.

D. Hacer uso de la definición de funciones para convertir los flujos de información de “actividad a actividad” a flujos de información que van de “rol a rol”. En otras palabras, a partir de la determinación de cuáles son las actividades de las cuales un gerente es responsable, definir cuáles serán las necesidades de ese gerente.

Esta etapa permite, inicialmente, establecer los flujos de información de actividad a actividad. Para poder hacer esto es necesario emplear la Cruz de Malta, la cual puede ser usada en la parte superior. La parte superior (cuadrantes noroeste y noreste) permite determinar qué información es requerida por qué actividad, y, de igual modo, qué información es generada al ejecutar qué actividad del modelo conceptual de tarea primaria.

Este flujo de categorías de información, arreglado de actividad a actividad, puede ser luego reorganizado de otra manera, a fin de que sea posible hacer una comparación de rol a rol. Aquí la idea es que haciendo un análisis de quienes son los responsables de qué actividad, se determinan subsistemas que indiquen el nivel de influencia de responsabilidad de un responsable determinado. Se supone que en ese nivel de influencia en donde el gerente es responsable de un conjunto de actividades, es posible también definir qué flujos de información tiene que brindar a otros gerentes, o que flujos de información recibe de otros gerentes.

A este reordenamiento de la información se le llama de “rol a rol”, y es la base para determinar, luego, qué cambios es necesario realizar para poder establecer una estructura que permita manejar la organización adecuadamente, en términos de eficacia y eficiencia.

Gráfico: Asignación de actividades de los miembros de la organización

E. Definir los sistemas de información que permitan colmar las necesidades de las actividades que cada sistema soporta, de manera que se pueda implantar una red con el adecuado empleo de la tecnología computacional y de los recursos humanos. Esta etapa involucra la fase de diseño del sistema, etapa que podrá ser exitosa o no dependiendo dela forma cómo se han desarrollado las etapas previas.

Para poder llevar a cabo esta etapa es necesario emplear la parte inferior de la Cruz de Malta. De lo que se trata aquí es de determinar cuáles son los actuales procesos de información, ya sea usando una tecnología computacional o no, que permita procesar las categorías de información de salida. Son estos procesos de información los que hacen que esta se genere.

Esta etapa de la metodología es importante, por cuanto permite determinar los procesos existentes en la organización y examinar cómo estos procesos deben trabajarse para proveer información adecuada a la organización. Esto lleva a un análisis detallado y a cuestionar la finalidad de cada información de entrada y salida de ambos cuadrantes. De igual modo, esto hace que se examine cuidadosamente hasta qué punto los procedimientos de procesamiento de información son los adecuados o qué cambios son necesarios para poder emplear eficientemente los recursos computacionales y humanos de la organización.

Las cuatro actividades que se encuentran al lado izquierdo del diagrama presentado en el gráfico 8 son similares a la MSB. Estas actividades se usan para determinar el modelo de tarea primaria de la organización. Para obtener un modelo de tarea primaria lo que hay que hacer es iterar estas cuatro etapas de la metodología, de manera que a través de este proceso se debe obtener un modelo conceptual que represente coherentemente las mínimas y necesarias actividades de la organización.

Lo que sale de esta iteración es un conjunto de actividades que, interconectadas, generan un modelo de tarea primaria.

La actividad de definir las categorías de información hace posible el desarrollo, a partir del modelo de tarea primaria, de todas las necesidades de información, lo que permite visualizar el universo de información necesario para el manejo de la organización.

La actividad que hace posible la detección de los flujos de información de actividad en actividad lleva luego al empleo de los cuadrantes superiores (noroeste y noreste) de la Cruz de Malta, siendo la base para que luego se haga un ajuste de lo trabajado a nivel de información versus la estructura organizacional (el examen rol a rol descrito previamente).Una vez construidos todos los cuadrantes y establecidos los flujos de información tanto para las actividades del modelo de tarea primaria confirmado y validado como para los procedimientos que procesan información, entonces es posible realizar un análisis de la información de la Cruz de Malta. A ello está dedicado, en detalle, el punto siguiente.

CRUZ DE MALTA

Es una técnica para apoyar el análisis y rediseño de Sistemas de Información, desarrollada en 1980 por Brian Wilson de la Universidad de Lancaster a partir de un proyecto para la British Airways. Recibe su nombre por el parecido en la forma de la condecoración de la antigua orden de la Cruz de Malta. Por su estructura y funcionamiento, permite adquirir una visión integral de los procesos de información y su relación con las funciones del sistema; de tal manera que permite plantear los cambios necesarios para el manejo efectivo de la información.

Wilson establece que para el desarrollo de los sistemas de información se deben considerar 2 aspectos:

a) Como las organizaciones existen en un ambiente cambiante, los Sistemas de Información, en su funcionalidad y utilidad, necesitan ser revisados continuamente.

b) Dada la situación cambiante, los nuevos Sistemas de Información necesitan ser desarrollados paralelamente a los existentes.

Ubicando los 4 puntos cardinales en el centro de la cruz, se forman en los extremos 4 matrices:

NO, NE, SO y SE. La mitad superior de la cruz (matrices NO y NE) contiene las actividades relevantes del sistema, junto con una indicación de los flujos de información de actividad – actividad. La mitad inferior de la cruz (matrices SO y SE) contiene una descripción de los procedimientos existentes para el procesamiento de la información

El eje norte es una lista de las actividades (A’s) relevantes del sistema bajo estudio, por ejemplo: Facturar, medir, cobrar, etc.

Los ejes este y oeste son idénticos y contienen los datos o las categorías de información (CI’s) esenciales para el soporte de las actividades, al nivel de resolución elegido, por ejemplo: demanda de agua, gastos de operación, padrón de usuarios, etc.

El eje oeste, representando las entradas, es la imagen o espejo del eje este, representando las salidas.

El eje sur es un listado de los procedimientos para el procesamiento de la información (PPI’s) y representa el estado existente de la red de procesamiento, manual o automatizada, por ejemplo: análisis y determinación de cuotas, monitoreo y control de fugas, cálculo del costo por fugas de agua, etc.

PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO

La técnica se realiza en dos fases:

a) La fase de construcción de la cruz de malta

b) la fase de interpretación de la misma.

CONSTRUCCIÓN DE LA CRUZ DE MALTA

Esta fase está integrada por cinco etapas:

a) Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto de estudio, de acuerdo a la metodología propuesta por Checkland, es decir; definir la escala de estudio y el nivel de desagregación o resolución sobre el cual se analizará el sistema.

b) Identificar para ese nivel, el conjunto necesario de actividades (A’s), o tareas primarias, que deben de realizarse para cumplir el propósito del sistema. Por ejemplo: Analizar y evaluar redes de transporte, reestructurar la red vial, pronosticar comportamientos del transporte, monitoreo y control del tránsito y transporte, etc.

c) Definir la información mínima necesaria para soportar estas actividades. Esta información determina las categorías de información (CI’s) para cada actividad. Por ejemplo: Inventario del parque vehicular, control del parque vehicular, número de usuarios origen – destino, número de vehículos en horas pico, etc.

d) Identificar quién (en términos de función) es el responsable para qué conjunto de actividades. Aquí es importante definir quién(es) necesita o proporciona qué información (lo necesaria) y para qué propósito.

e) Definir el conjunto de procedimientos para el procesamiento de la información (PPI’s) que representa el uso eficiente de los recursos. Estos no necesariamente están preestablecidos, más bien la idea es diseñarlos aquí. Por ejemplo: Registro federal y estatal de automotores, revista de unidades, estudios y encuestas del subsector, dispositivos automáticos de control de tránsito, etc.

En la Cruz de Malta se colocan las actividades (A’s) y las categorías de información (CI’s) por orden de importancia. Los procedimientos para el procesamiento de la información (PPI’s) que se registran son los existentes, manuales o automatizados. Analizando el flujo de la información, algunos de estos se mantendrán, otros serán eliminados y unos más habrá que diseñar.

Ahora bien, para representar el flujo de la información, se procede a llenar con x’s las cuatro matrices de la cruz.

La x en la matriz SO indica que los datos pertenecientes a la categoría de información CI1 son usados por PPI2 para producir una salida procesada en la categoría de información CI2, en la matriz SE.

La x en la matriz NE muestra que la información CI1 es producida por la actividad A1, y el responsable de esta actividad, tiene la capacidad de vigilar y actualizar la información de la categoría y así proveer datos oportunamente como entrada de PPI2.

El significado de las dos x’s en la matriz NO muestra que CI2 es una entrada esencial para A2 y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI2. En la práctica esto puede no ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI2 ha sido iniciado por solo uno de ellos, pero si el responsable de A2 y A3 es el mismo, esto probablemente no sea un problema.

La x en la matriz NE muestra que la información CI1 es producida por la actividad A1, y el responsable de esta actividad, tiene la capacidad de vigilar y actualizar la información de la categoría y así proveer datos oportunamente como entrada de PPI2.

El significado de las dos x’s en la matriz NO muestra que CI2 es una entrada esencial para A2 y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI2. En la práctica esto puede no ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI2 ha sido iniciado por solo uno de ellos, pero si el responsable de A2 y A3 es el mismo, esto probablemente no sea un problema.

Para el caso particular que el sistema no cuente con algún procesamiento de información, estas matrices estarán en blanco, teniéndose la oportunidad de diseñar todos los PPI’s.

Si las matrices NO y NE son la imagen de espejo de las matrices SO y SE, entonces la red de procesamiento de datos es exactamente igual que la requerida por el modelo conceptual de actividades primarias.

La Cruz de Malta se completa haciendo un mapeo del flujo de información de las actividades del modelo conceptual con los procesos de información existente.

Relacionando la parte baja con la parte alta de la Cruz de Malta surgirán un conjunto de preguntas acerca del total de la red de procesamiento de la información. Algunas de estas preguntas pueden ser:

¿La existencia de un PPI proporcionando información de entrada a una actividad, indica una duplicidad en el procesamiento de datos?

Relacionando la parte baja con la parte alta de la Cruz de Malta surgirán un conjunto de preguntas acerca del total de la red de procesamiento de la información. Algunas de estas preguntas pueden ser:

¿La existencia de un PPI proporcionando información de entrada a una actividad, indica una duplicidad en el procesamiento de datos?

¿Qué otras actividades requieren de los datos provistos por el PPI y que no fueron considerados en el diseño?

La Cruz de Malta no proporciona las respuestas, pero enfoca las preguntas a las áreas pertinentes.

Una vez analizado el flujo de la información se lleva a cabo el rediseño de los procedimientos. Entonces se decide si la información es procesada mediante métodos manuales o computacionales. Se identifica la fuente de los datos, entre otras cosas, como por ejemplo, si esos datos se almacenarán en una base de datos central o distribuida.

INTERPRETACIÓN DE LA CRUZ DE MALTA

Habiendo llenado la Cruz de Malta se pueden obtener algunas conclusiones de acuerdo al significado de cada matriz, es así que:

La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y señala quiénes, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qué PPI’s.

Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran en la matriz NE. En esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza

dicha actividad, será el responsable directo de actualizar la información y vigilar que fluya correctamente.

Mediante el análisis de las columnas de la matriz SO se pueden observar los requerimientos para el diseño y operación de bases de datos. Siempre que exista una columna con demasiadas x’s, significa que la información asociada es frecuentemente utilizada por varios PPI’s. De allí la necesidad de crear una base de datos compartida.