DOBLE R

NDICE:

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

1.Ausencia de un Plan Anual de Operaciones

2.Organigrama 3.Manuales de Procedimientos Administrativos4.Necesidad de obtencin de informes de los asesores legales

5.Organigrama no aprobado

DISPONIBILIDADES

Caja y Caja chica

6.Pagos en efectivo sin establecer un lmite.

7.Necesidad de elaborar un reglamento de caja chica.

8. Sobrantes en caja chica.

9. Necesidad de realizar arqueos sorpresivosBanco

10. Necesidad de aprobar las conciliaciones bancarias.

11. Necesidad de realizar conciliaciones bancarias mensuales.

INVERSIONES TEMPORARIAS

12. Necesidad de observar PCGA en el devengamiento de intereses

EXIGIBLE

13. Necesidad de habilitar la cuenta Entrega con cargo a rendicin de cuentas.

14. Necesidad de aclarar diferencias de confirmacin.

15. Ausencia de polticas para la determinacin de previsin para cuentas incobrables.

REALIZABLE16. Recuentos fsicos independientes

17. Deficiencias en la Administracin de AlmacenesBIENES DE USO

18. Necesidad de codificar todos los activos fijos de la entidad

19. Carencia de manual de procedimientos para la adquisicin de bienes y servicios

20. Cobertura de seguros para los bienes21. Necesidad de ajustar las diferencias existentes entre los registros contables y los estados de cuenta de activos fijos22. Faltantes de algunos Activos Fijos

PASIVO

23. Examen especial a las obligaciones a largo plazo24. Necesidad de tener mejor control de sus cuentas por pagar

PATRIMONIO

25. Deficiencia en el clculo de la cuenta Ajuste de Capital

EGRESOS

26. Necesidad de registrar pie de firmas y firmas de responsabilidad

27. Necesidad de adjuntar documentacin de respaldo

28. La planilla de sueldos y salarios no incorpora pagos por bonos y horas extras29. Inexistencia de contratos

30. Necesidad de organizar files de personal

31. Falta de un plan de evaluacin a los funcionarios

32. Carencia de programas de capacitacin

33. Programa Anual de Contrataciones

34. Incumplimiento a los procedimientos de adquisiciones de bienes y servicios

INGRESOS

35. Necesidad de declarar otros ingresos

36. Otros ingresos no facturados

1.1. INFORME SOBRE EL FUNCIONAMIENTO

DEL CONTROL INTERNO

A los seores socios de la empresa

ABC SRLLa Paz - Bolivia

Hemos examinado los estados financieros de la empresa ABC S.R.L al 31 de diciembre de 2013, habiendo emitido nuestro informe correspondiente con fecha 3 de enero de 2014.

Como parte de nuestro examen, revisamos y evaluados los procedimientos de control establecidos por la administracin de ABC S.R.L., en la medida que consideramos necesaria para evaluar el sistema tal como lo requieren las normas de auditora generalmente aceptadas. De acuerdo con estas normas, el propsito de dicha evaluacin es establecer las bases de confiabilidad para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditora necesarios para expresar una opinin sobre los estados financieros.

Nuestro estudio y evaluacin de los procedimientos de control interno establecidos por la administracin de la Sociedad relativos al 31 de diciembre de 2013, los cuales fueron llevados a cabo para los fines expresados en el primer prrafo, no fueron diseados con el fin de expresar una opinin sobre el control interno y no necesariamente debe revelar todas las debilidades de estos procedimientos. No obstante dicha revisin y evaluacin revel condiciones reportables que consideramos que son debilidades importantes, que deben ser regularizadas a partir del conocimiento de este informe, lo que contribuir en la mejora de las condiciones comentadas.

A continuacin presentamos las observaciones identificadas como resultado de la evaluacin y comprobacin de los saldos de las cuentas del Balance General, Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2013.

II.EVALUACION DEL DISEO Y COMPROBACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (LISTA DE HALLASGOS)ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

1.Ausencia de un Plan Anual de Operaciones

No pudimos obtener evidencia de la existencia de este documento, desconocindose las polticas para la ejecucin de las actividades programadas. Asimismo, tampoco ha sido posible conocer los objetivos y metas propuestas para dicha gestin. La situacin sealada podra originar que se ejecuten acciones no previstas o que los objetivos se distorsionen en el tiempo, con el consiguiente efecto de ineficiencia operativa.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Presidente del Consejo de Administracin que para lograr que su entidad opere con mayor eficiencia, se asegure de contar en cada gestin con metas y objetivos claramente definidos, elabore un plan anual operativo que sea de conocimiento de todos los ejecutivos.

Comentario

2.Organigrama Hemos evidenciado que la Sociedad no cuenta con un organigrama.. El organigrama se constituye en un instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin. La ausencia de este documento no permite visualizar las relaciones de jerarqua y dependencia.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruya el diseo y posterior aprobacin de un organigrama acorde con las actuales necesidades de la entidad y en base al estatuto orgnico.

Comentario

3.Manuales de Procedimientos AdministrativosNo existen manuales o guas escritas que describan procedimientos de autorizacin, control y registro oportuno de todas las operaciones financieras y administrativas de la entidad. Las operaciones financieras y administrativas son ejecutadas por instrucciones verbales o por costumbre, lo cual podra originar ineficiencia e ineficacia en la administracin y disposicin de los recursos de la entidad.

RECOMENDACIN1.El Gerente General podra mejorar resultados de su gestin a la vez de avanzar en el diseo de los Sistemas de Administracin y Control, si planifica y dirige la preparacin, aprobacin e implantacin de los manuales comentados.

Comentario

4.Necesidad de obtencin de informes de los asesores legalesA la fecha de emisin de nuestro informe, no hemos obtenido respuesta a nuestras solicitudes de informes sobre litigios y contingencias llevadas a cabo por los asesores legales internos y externos de la institucin. Debido a la poca responsabilidad en preparar estos informes requeridos por parte de los asesores legales. Esta situacin limita el poder evaluar los juicios y contingencias que pueda tener la institucin, as como del efecto que producira dicha informacin en los estados financieros.

Recomendacin1. Se recomienda al conminar a los ex-asesores legales internos Dr. Moiss Ponce de Len y Jimmy Plaza Corico y a los ex-asesores externos a remitir a asesora legal interna los informes sobre juicios y contingencias llevadas a cabo, para que esta unidad realice la respectiva evaluacin de los avances alcanzados y en base a ello se tome las decisiones pertinentes.

Comentario

5.Organigrama no aprobadoLa entidad si bien cuenta con un organigrama, el mismo no ha sido debidamente aprobado por el Comandante.

Recomendacin1.Se recomienda al Comandante instruir el diseo y posterior aprobacin de un nuevo organigrama acorde con las actuales necesidades de la institucin.

Comentario

DISPONIBILIDADES

Caja y Caja Chica

6.Pagos en efectivo sin establecer un lmiteEn la evaluacin del control interno, se detect que en el ciclo de pagos, la empresa efecta desembolsos en efectivo sin considerar un monto lmite. De acuerdo con prcticas de control interno, para una adecuada administracin de los fondos es necesario delimitar responsabilidades, manejo de efectivo, con el fin de evitar irregularidades. Esta situacin est originando que los fondos de caja estn siendo utilizados sin parmetros definidos, ocasionando debilidades importantes en control del efectivo.RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir al Gerente Administrativo limitar todos los pagos en efectivo y poder determinar cuantas lmite, establecer topes y conciliar dichos valores por caja menor y los que superan estos topes proceder a elaborar cheques con los cruces respectivos y soportes adjuntos con el fin de garantizar seguridad en el manejo del efectivo de la empresa.

Comentario

11.Necesidad de elaborar un reglamento de caja chica

No ha sido de nuestro conocimiento la existencia de un reglamento de caja chica. De acuerdo con prcticas sanas de control interno, para una adecuada administracin de los fondos de caja chica es imprescindible la existencia de un reglamento donde se fije en forma clara los objetivos, las polticas, prohibiciones y otros. Esta situacin est originando que los fondos de caja chica estn siendo utilizados con otros propsitos, como ser: vales de caja chica, compras por importes superiores y otros.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir al Gerente Administrativo elaborar un reglamento para el funcionamiento del fondo de Caja Chica, en donde se contemple los objetivos, las polticas, prohibiciones y otros, con el fin de garantizar el uso adecuado del efectivo de este fondo.

Comentario

7.Sobrantes en caja chica

En el arqueo de caja chica practicado en la unidad de contabilidad, en fecha 18 de septiembre de 2003, se estableci un sobrante de Bs4,500 con relacin al fondo fijo asignado. En condiciones normales, la adecuada administracin de estos fondos est sujeta a actividades permanentes de supervisin mediante arqueos peridicos y sorpresivos con el propsito de detectar oportunamente debilidades de control o de desempeo de los cajeros responsables.

RECOMENDACIN1. Se recomienda al Gerente General instruir a travs de la Gerencia Financiera al Jefe del Departamento de Contabilidad ejercer mayor control en los fondos y las rendiciones de caja chica.

2. Asimismo recomendamos al Gerente General instruir a travs de la Gerencia Financiera al Jefe del Departamento de Contabilidad el sobrante establecido deber ser depositado en la cuenta de la empresa y contabilizado en la cuenta sobrantes de caja.

Comentario

8.Necesidad de realizar arqueos sorpresivos

No ha sido de nuestro conocimiento la realizacin de arqueos sorpresivos a las unidades de Tesorera y Recaudaciones. De acuerdo con prcticas sanas de control interno, para una adecuada administracin de los fondos es imprescindible la realizacin de arqueos sorpresivos. Esta situacin se presenta por descuido del Consejo de Administracin y de Vigilancia. Lo que origina que no se tenga control de los fondos de las disponibilidades de la Cooperativa.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Presidente del Consejo de Administracin y del Consejo de Vigilancia, conforme a sus funciones, efectuar arqueos sorpresivos durante y al cierre de la gestin a las unidades de Tesorera y Recaudaciones.

Comentario

9.Necesidad de aprobar las conciliaciones bancarias

Las conciliaciones bancarias son preparadas por cada responsable, las mismas no llevan las firmas de responsabilidad. Los registros auxiliares son documentos importantes como puntos de control, consiguientemente deben ser utilizados adecuadamente, tanto en su preparacin como en su aprobacin. Esto debido a la poca importancia asignada a esta prctica por parte del encargado responsable y por la concentracin de funciones en el mismo. Lo que origina que las conciliaciones bancarias no tengan validez como documentos auxiliares de control.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir a travs del Gerente Administrativo al responsable de realizar las conciliaciones bancarias, hacer aprobar dichos documentos insertando sus respectivas firmas de responsabilidad tanto de la persona que prepar como de la que revis, con el respectivo pie de firma.

2.Asimismo, instruir al Gerente Administrativo que las conciliaciones bancarias deben ser preparadas por un funcionario ajeno a quien prepara, emite los cheques y recibe los extractos bancarios, con el propsito de fortalecer los controles internos existentes.

Comentario

11.Necesidad de realizar conciliaciones bancarias mensuales

Se ha evidenciado que en la entidad no realiza conciliaciones bancarias mensuales. Los registros auxiliares son documentos importantes como puntos de control, consiguientemente deben ser utilizados adecuadamente, tanto en su preparacin como en su aprobacin. Esto debido a la poca importancia asignada a esta prctica por parte del encargado responsable y por la concentracin de funciones en el mismo. Lo que origina que al entidad no tenga establecido medidas de control para salvaguardar recursos financieros.

RECOMENDACIN

1. Recomendamos al Gerente General instruir a Contabilidad realizar conciliaciones bancarias mensuales debidamente aprobadas, insertando sus respectivas firmas de responsabilidad tanto de la persona que prepar como de la que revis.

2. Asimismo, instruir al Gerente General que las conciliaciones bancarias deben ser preparadas por un funcionario ajeno a quien prepara, emite los cheques y recibe los extractos bancarios, con el propsito de fortalecer los controles internos existentes.

Comentario

INVERSIONES TEMPORARIAS

Productos devengados por cobrar en inversiones

12.Necesidad de observar PCGA en el devengamiento de intereses

Al comprobar el calculo del devengamiento de los intereses en Bonos emitidos por el Tesoro General de la Nacin, observamos que se presentan diferencias tal como se presentan a continuacin:

Titulo ValorSaldo segnDiferencia

AuditoraLibros

T O T A L100,286146,267(45,981)

De acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, los ingresos son reconocidos cuando son realizados en los importes que corresponden tanto para su contabilizacin en efectivo como devengado. Esta situacin se presenta por descuido del responsable de la unidad de Contabilidad. Lo que origina una sobre valuacin de los ingresos en Bs45,981 al 31 de diciembre de 2001.

RECOMENDACION1.Se recomienda al Gerente General, a travs de la unidad Administrativa Financiera, instruir a Contabilidad observar los principios de contabilidad generalmente aceptados, para el devengamiento de los intereses en Bonos.

Comentario

EXIGIBLE

13.Necesidad de habilitar la cuenta Entrega con cargo a rendicin de cuentas

En el ejercicio objeto de nuestra revisin se ha verificado que se ha entregado efectivo, a los responsables, representantes de regionales, frales; empleando la cuenta de caja chica, para cumplir con actividades propias de giro de la empresa. De acuerdo con practicas contables y principios de control interno, el dinero entregado a un empleado debe ser consignada como efectivo con cargo a rendicin de cuentas, para lo cual debe establecerse un tiempo perentorio para su descargo, periodo que despus de ser cumplido y no haber rendido cuentas, pasa a ser cargo como cuentas por cobrar, donde el responsable esta obligado a devolver el efectivo.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir a travs del Gerente Administrativo a Contabilidad habilitar la cuenta Entrega con cargo a rendicin de cuentas, para de esta manera identificar contablemente a los responsables del dinero entregado y normar las entregas y rendiciones de cuentas.

Comentario

14.Necesidad de aclarar diferencias de confirmacin

Como resultado del proceso de confirmacin efectuada con las cuentas por cobrar surgen diferencias con los registros contables que se presentan a continuacin:

DETALLESaldo segnDiferencia

ConfirmacinLibros

En condiciones normales, los registros contables principales y auxiliares demuestran la composicin de cada una de las cuentas en forma objetiva y real, para ello se practican conciliaciones peridicas en los rubros del balance general. Las diferencias mostradas surgen por descuido de los responsables de contabilidad. Lo que ocasiona que los saldos de las cuentas por cobrar al 30 de junio de 2002 no revelen las cifras reales para una correcta interpretacin.

RECOMENDACION1. Se recomienda al Gerente General, a travs del Gerente Administrativo, instruir a Contabilidad, efectuar la revisin de las cuentas por cobrar observadas para que sean incorporadas mediante ajustes contables debidamente documentadas, justificadas y autorizadas, previo informe escrito de los mismos.

Comentario

15.Ausencia de polticas para la determinacin de previsin para cuentas incobrables

Al comprobar la previsin para cuentas incobrables observamos deficiencia en su registro, tal como se muestra a continuacin:

C O N C E P T OSaldos segnDiferencia de Auditora

Auditora BsRegistros Bs

Los crditos incobrables sern deducibles solo si no superan las limitaciones establecidas por el D.S. 24051 artculo 17 inciso c); asimismo por los cargos efectuados a la cuenta Previsin para Incobrables, el contribuyente presentar anualmente junto con su balance un listado de los deudores incobrables. La situacin comentada se debe a que la entidad no ha establecido polticas para la determinacin de cuentas incobrables. Esta situacin origina que la cuenta al 31 de diciembre del 2003 este sobrevaluada.

RECOMENDACIN

1. Recomendamos al Gerente General instruir a la Gerencia Financiera implantar polticas para la determinacin de cuentas incobrables, considerando disposiciones emitidas por la Superintendencia de Electricidad y el Servicio de Impuestos Nacionales.

2.Asimismo, instruir a travs de la Gerencia Financiera al Jefe del Departamento de Contabilidad elaborar anualmente, junto con el balance, un listado de los deudores incobrables especificando nombre del deudor, fecha de la mora del pago e importe de la deuda castigada.

Comentario

REALIZABLE

16.Recuentos fsicos independientesNo se ha previsto que las verificaciones fsicas peridicas de las existencias sean practicadas por personal independiente del manejo, registro y custodia de las mismas. El encargado de la unidad tiene participacin activa en este proceso, con el riesgo de que la informacin resultante no sea confiable.

RECOMENDACIN1.Recomendamos que las verificaciones fsicas sean practicadas por personal independiente del manejo, registro y custodia de las existencias.

Comentario

17.Deficiencias en la Administracin de Almacenes

Como resultado del examen efectuado en el Departamento de Almacenes de los Sistemas de Tarija y Yacuiba identificamos las siguientes deficiencias:

AlmacnDeficiencias

De acuerdo con las Normas Bsicas de Administracin de Bienes y Servicios en el Titulo III captulos 1 y 2 establecen los procedimientos mnimos para la administracin de Almacenes. Las deficiencias evidenciadas se han producido por las debilidades de control en el manejo de los bienes, ocasionando que el saldo de activo realizable al 31 de diciembre de 2003 expuesto en los estados financieros de la empresa no sea confiable.

RECOMENDACIN1.Se recomienda al Gerente General instruir a los Departamentos relacionado con el manejo de inventarios, disear e implementar criterios para el manejo y control de bienes y servicios, en estricto cumplimiento a lo establecido por las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.

Comentario

BIENES DE USO

18.Necesidad de codificar todos los activos fijos de la entidad

Hemos verificado que en la entidad los activos fijos no estn codificados en su totalidad. De acuerdo con prcticas de control interno los activos fijos de una entidad deben ser codificados con el objetivo de salvaguardar los mismos. Esta situacin se presenta por descuido del responsable de la administracin de la entidad.

RECOMENDACIN

1. Recomendamos al Gerente General instruir a Contabilidad, efectuar el vieteado y codificado de todos los activos fijos de la entidad.

2. Asimismo se recomienda al Gerente General instruir a Contabilidad preparar el estado de cuenta de activos fijos, que contenga informacin revelada en la codificacin, es decir informacin referida a caractersticas, medidas, color que sirvan para identificar el bien.

Comentario

19.Carencia de manual de procedimientos para la adquisicin de bienes y servicios

No existe un manual de procedimientos que regule las actividades especficas de adquisiciones de bienes y servicios. Actualmente, la entidad se rige por instrucciones verbales. La carencia de este documento podra ocasionar ineficiencia en las actividades descritas o la adquisicin de bienes y servicios en condiciones poco ventajosas para la entidad.

RECOMENDACIN1.Recomendamos al Gerente General la elaboracin del referido documento, el mismo que debe incluir la definicin de niveles de autorizacin.

Comentario20.Cobertura de seguros para los bienesEn la sociedad el nico bien que cuenta con seguro es el vehculo. La entidad se halla expuesta a prdidas econmicas como resultado de riesgos o siniestros, pues carece de una cobertura de seguros frente a este tipo de contingencias.

RECOMENDACIN1.Recomendamos estudiar la necesidad de contratar plizas de seguros que cubran estas eventualidades.

Comentario

21.Necesidad de ajustar las diferencias existentes entre los registros contables y los estados de cuenta de activos fijos

Los importes que estn en los estados de cuenta que emite el encargado de activos fijos no son los mismos que se encuentran revelados en el sistema de contabilidad. A continuacin se detallan las diferencias:

Muebles y Enseres

RegionalSaldo SegnDiferencia

Registros

ContablesEstado de Cuenta

T O T A L

Equipos de Computacin

RegionalSaldo SegnDiferencia

Registros ContablesEstado de Cuenta

T O T A L

En condiciones normales y de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, los estados de cuenta son los soportes que validan las cifran que reporta el sistema de contabilidad. Las diferencias comentadas se arrastran desde gestiones anteriores, y no se han adoptado decisiones oportunas para regularizar las deficiencias citadas.

RECOMENDACION1. Recomendamos al Liquidador Temporal instruir a travs de la unidad Administrativa Financiera a Contabilidad y Activos Fijos superar las diferencias que se observan en los activos fijos, en cumplimiento a sus especficas funciones establecidas en los trminos de referencia de los contratos de consultora suscritos.

Comentario22.Faltantes de algunos Activos Fijos

Al efectuar el anlisis de la cuenta Activos Fijos, observamos que existen algunos faltantes en las cuentas de Muebles, Enseres y Equipos de Computacin desde gestiones anteriores.

Referencia:

C U E N T A SIMPORTE

Bs.

T O T A L

De acuerdo con prcticas de control interno y de contabilidad, el responsable de Activos Fijos debe mantener un registro actualizado en unidades fsicas, de todos los bienes de uso a su cargo e informar peridicamente a los niveles que corresponda, de los bienes perdidos y/o daados. La situacin comentada se presenta por falta de supervisin del Jefe de Asuntos Administrativos al responsable de activos fijos en el control permanente de los bienes de uso, as como a la falta de coordinacin oportuna por parte del Contador.

RECOMENDACIN1.Recomendamos al Director Ejecutivo instruir, a travs del Jefe de Asuntos Administrativos, al responsable de Activos Fijos elevar un informe circunstanciado de los Bienes de Uso faltantes, identificando a los responsables de los mismos.

2. Asimismo, debe realizar inventarios en forma peridica de los Activos Fijos, comunicando en forma oportuna de aquellos bienes que sufren deterioros o son sustrados para proceder con su baja respectiva, o en su caso establecer responsabilidades de acuerdo a disposiciones legales en vigencia.

Comentario

PASIVO23.Examen especial a las obligaciones a largo plazo

Observamos que en el rubro de obligaciones a largo plazo existen saldos por pagar de convenios que datan desde gestiones anteriores a 1998 inclusive, en los cuales no nos ha sido posible verificar la documentacin de respaldo que permita cotejar con los saldos contables, evidencindose que el nico movimiento contable corresponde a actualizacin de valores, siendo las cuentas observadas las siguientes:

CDIGO DE CUENTANOMBRE DE LA CUENTASALDO SEGN LIBROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

TOTAL

En condiciones normales, los estados financieros deben revelar saldos reales para una correcta apreciacin y toma de decisiones. La observacin planteada se presenta por falta de cumplimiento de obligaciones por parte del responsable administrativo y financiero, en regularizar los saldos citados.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir a Auditora Interna efectuar un examen especial de las cuentas observadas para determinar su regularizacin contable segn corresponda, o en su caso el establecimiento de responsabilidades conforme a las disposiciones legales en vigencia.

2.Asimismo, establecer mecanismos de control y seguimiento de las obligaciones que contemple resguardo de documentacin legal de la obligacin, tabla de amortizaciones, tasa de inters y forma de pago.

Comentario

24. Necesidad de tener mejor control de sus cuentas por pagar

Durante la revisin realizada a la cuenta de compras por energa elctrica se evidencio que no existe una poltica para poder hacer frente a las obligaciones que la empresa tiene para con terceras personas las cuales son asumidas de manera desordenada en el pago de las mismas. De acuerdo con prcticas de control interno las cuentas por pagar de la empresa, deben ser asumidas de manera ordenada para de esta manera no perder el control especfico.

Lo anterior se presenta por la poca importancia asignada por parte del personal administrativo a la compra de energa sin tener conciencia de que este es su principal fuente de ingresos. Ocasionando que no se tenga informacin, oportuna y clara sobre el total de sus deudas y de los meses adeudados para una oportuna toma de decisiones y de esta manera evitar el corte del suministro de energa elctrica.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General implementar polticas para el pago de sus cuentas por pagar por compras de energa elctrica de alta y media tensin.

ComentarioPATRIMONIO

25.Deficiencia en el clculo de la cuenta Ajuste de capital

El saldo de la cuentan Ajuste de capital al 31 de diciembre de 2013, presenta una subvaluacin de Bs2,355,065 a esa fecha. Esta situacin se origina en el incorrecto calculo de la reexpresin de valores del rubro del patrimonio realizado por el Departamento de Contabilidad en la gestin 2013, de acuerdo a lo estipulado en la Norma de Contabilidad N 3 acutalizada, como se exoresa en el siguiente detalle:

D e s c r i p c i nSaldos segnDiferencias

AuditoraContabilidad+ ( - )

RECOMENDACIN1.Recomendamos al Gerente General instruir a travs del Gerente Financiero al Departamento de Contabilidad realizar la actualizacin de valores del patrimonio de la entidad en base a los lineamientos contenidos en el D.S. N 21424, de sta forma los importes resultantes de ste procedimiento sern los correctos.

Comentario

EGRESOS

26.Necesidad de registrar pie de firmas y firmas de responsabilidad

En la revisin de los comprobantes de egreso, se evidenci que la mayora de los comprobantes no cuenta con las respectivas firmas de responsabilidad. De acuerdo con principios de control interno, un comprobante de pago debe consignar como mnimo tres responsables con sus respectivos pie de firmas: Preparado por (Contabilidad), Autorizado por (Gerencia) y Recibido por (Beneficiario). Lo anterior se presenta por falta de implementacin de polticas de control interno. Lo que ocasiona el debilitamiento del control interno de la entidad.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir al Contabilidad subsanar la situacin comentada.

Comentario

27.Necesidad de adjuntar documentacin de respaldo

En la verificacin de la documentacin de respaldo de los comprobantes de egreso, hemos observado que algunos comprobantes no cuentan con ningn documento de respaldo.

Referencia:

FechaCbte.BeneficiarioConceptoImporte

De acuerdo con principios de control interno y de contabilidad, todo documento emitido por el sistema contable a travs de un comprobante de egreso, ingreso o traspaso, debe estar respaldado con documentacin de soporte que acredite la validez de la transaccin an sea esta de devengamiento. La falta de respaldo en algunos comprobantes se debe al poco control por parte de los responsables de contabilidad. Esta situacin ocasiona que los gastos no respaldados sean considerados como gastos no deducibles y demuestra que el sistema de control interno es dbil en el proceso de registro contable.

RECOMENDACIN

1. Recomendamos al Gerente General instruir, a Contabilidad adjuntar documentacin de respaldo en todo comprobante contable.

Comentario

28.La planilla de sueldos y salarios no incorpora pagos por bonos y horas extras

Hemos observado que en la planilla de sueldos y salarios del personal dependiente, para establecer el total ganado no se han considerado pagos por concepto de bonos y horas extras por Bs16,011; por lo tanto, no se ha tomado en cuenta para la determinacin del RC-IVA dependientes. De acuerdo a la Ley No. 843 en su artculo 19 inciso d) estn sujetos al RC-IVA todas las retribuciones ordinarias o extraordinarias como ser los sueldos, salarios, jornales, sobre sueldos, horas extras, categorizaciones, asignaciones, primas, premios, bonos de cualquier clase o denominacin, dietas, gratificaciones, comisiones y compensaciones en dinero. Lo anterior se presenta por desconocimiento del responsable de contabilidad en no retener impuestos de Ley. Situacin que origina que la Cooperativa sea sujeto pasible a sanciones tributarias.

RECOMENDACIN1.Se recomienda al Presidente del Consejo de Administracin instruir a Contabilidad, que para la elaboracin de la planilla de sueldos y salarios se sujete al siguiente tratamiento:

En la planilla de sueldos y salarios debe consignarse para la determinacin del total ganado las horas extras, bonos y todo otro tipo de compensaciones que se realice al personal dependiente de la Cooperativa, el mismo que sirve para calcular el sueldo neto para deducir el RC-IVA dependientes que se paga en el formulario 98-1.

Para ser acreedor al pago de horas extras y bonos por cumplimiento de trabajo, debe contar con la aprobacin del responsable de admisnitracin, verificndose que el trabajo que se est ejecutando corresponde a labores que dificilmente se pueda realizar en el horario normal de trabajo.

Comentario

29.Inexistencia de contratos

En la revisin del pago por honorarios al personal no se pudo evidenciar contratos por la prestacin de servicios a favor de la Cooperativa, tal es el caso del seor Hernn Guevara que trabaja en la institucin aproximadamente 6 aos. De acuerdo a principios de control interno y de contabilidad, todo registro debe estar respaldado con la documentacin de soporte que acredite la validez de la transaccin. La falta de esta documentacin se debe a la ausencia de control por parte del personal administrativo. Tal situacin implica informalidad en las operaciones administrativas de la entidad, no permitiendo establecer si se procedi a la cancelacin de los honorarios de una manera adecuada, con el consecuente riesgo de prdidas por pagos excesivos.

RECOMENDACIN

1.Se recomienda al Presidente del Consejo de Administracin que por toda relacin contractual de dependencia, se realice contratos que delimiten las obligaciones y derechos de los involucrados.

Comentario

30.Necesidad de organizar files de personal

En la revisin de los files del personal administrativo y tcnico de la Cooperativa, evidenciamos la desactualizacin, falta de orden e inexistencia en algunos casos. De acuerdo con principios de control del personal, el registro del mismo nos permite obtener informacin acerca del empleado, su situacin laboral y econmica; adems, permite tener un mayor control de las actividades que realizan los trabajadores. Lo anterior se debe a la falta de cuidado en la preparacin de los files del personal, sin tomar en consideracin que esa informacin es de vital importancia para la entidad. Lo que ocasiona que no permita evaluar al personal contratado.

RECOMENDACIN

1.Se recomienda al Presidente del Consejo de Administracin instruir a Contabilidad, organizar los files del personal de acuerdo al siguiente orden:

Solicitud de trabajo.

Curriculum vitae.

Contrato de trabajo.

Memorandum de designacin.

Fotocopia de certificado de nacimiento.

Fotocopia de cdula de identidad.

Entre otros, todo tipo de documento que guarde relacin con el empleado (permiso, formulario de pago de quinquenio, etc.)

Comentario

31.Falta de un plan de evaluacin a los funcionarios

No evidenciamos planes de evaluacin peridica del trabajo de los funcionarios de la entidad, lo cual no permite contar con parmetros para medir la calidad de su desempeo y los aspectos a mejorar por parte de los mismos, a efectos de lograr una mayor eficiencia y efectividad en el ejercicio de sus funciones. Adems, las mismas permiten servir de base para futuras promociones y ajuste de remuneraciones.

RECOMENDACIN1.Recomendamos formular planes de evaluacin peridica del personal, a los efectos de apreciar objetivamente la evolucin del comportamiento funcional y laboral de los mismos. Asimismo, para lograr resultados ptimos sugerimos que el interesado conozca los resultados de su evaluacin.

Comentario

32.Carencia de programas de capacitacin

Para la gestin 2003, no evidenciamos programas de capacitacin para los funcionarios de la entidad, lo cual impide un desarrollo profesional permanente del personal, en funcin de las reas de especializacin y del cargo que ocupan. Para garantizar este proceso Servicios Elctricos Tarija S.A., deber emitir un reglamento que contenga todos los aspectos inherentes a la capacitacin y obligaciones que asumirn los funcionarios capacitados.

RECOMENDACIN1.Recomendamos al Gerente General con la colaboracin del Jefe del Departamento de Recursos Humanos y las Gerencias de rea elaborar un Programa Anual de Capacitacin acorde a la necesidad de los funcionarios y aspectos de la entidad, a fin de optimizar la capacidad de los recursos humanos.

Comentario

33.Programa Anual de Contrataciones

El Departamento de Adquisiciones de la entidad no ha elaborado la Programacin Anual de Contrataciones de acuerdo al Plan Operativo Anual y/o en consulta con las dems unidades, incumpliendo de sta manera las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, artculo 19, inciso a) y el artculo 24.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir al Departamento de Adquisiciones la formulacin del Programa Anual de Contrataciones en base a los requerimientos de las diferentes unidades y del programa anual operativo.

Comentario

34.Incumplimiento a los procedimientos de adquisiciones de bienes y servicios

Efectuada la revisin de los Comprobantes de Egreso, evidenciamos la existencia de operaciones de contratacin

de servicios en las cuales no se cumplieron los procedimientos establecidos en el Reglamento Interno de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Contratacin de Obras, a continuacin detallamos algunos ejemplos:

FechaNo.

Cbte.DetalleBeneficiarioImporte

BsObservacin

1) Requerimiento de la unidad solicitante mediante formulario especifico.

2) Certificacin presupuestaria.

3) Solicitud de por lo menos tres cotizaciones.

4) Cuadro comparativo de cotizaciones.

5) Eleccin de la mejor oferta.

6) Orden de compra o suscripcin de contrato.

El Reglamento Interno de Adquisicin de Bienes y Servicios vigente desde el 07 de febrero de 2002 establece los procedimientos, requisitos mnimos para la adquisicin de bienes y servicios. Lo anterior se origin por la omisin en el cumplimiento del Reglamento Interno de adquisiciones, para los casos observados. Situacin que origina incertidumbre respecto a la transparencia en el proceso de la contratacin de bienes y servicios.

RECOMENDACION1. Se recomienda al Gerente General, instruir a travs de Gerencia Administrativa, al Jefe del Departamento de Bienes y Servicios tomar en cuenta las observaciones efectuadas para su regularizacin.

2. Se recomienda al Gerente General, instruir a travs de Gerencia Administrativa al Jefe del Departamento de Presupuestos verificar que los gastos efectuados no sobrepasen el techo presupuestario establecido para cada partida.

Comentario

INGRESOS

35.Necesidad de declarar otros ingresosAl comprobar los ingresos, observamos que la Cooperativa no realiza la declaracin ante el Servicio de Impuestos Nacionales de los ingresos provenientes de Otros ingresos por operacin generacin y Otros ingresos ajenos a explotacin por Bs52,116, los que representan operaciones de reconexin, trabajos tcnicos, comisiones y otros ingresos que son generados por la actividad propia de la Cooperativa. Conforme a lo establecido en la Ley 843 artculos 1 y 72, todo ingreso de fuente boliviana, est alcanzado por el impuesto al valor agregado e impuesto a las transacciones. La situacin comentada se presenta debido al desconocimiento del Contador en temas impositivos. Lo que origina que la Cooperativa sea pasible a contingencias tributarias.

RECOMENDACIN1.Se recomienda al Presidente del Consejo de Administracin instruir al responsable de Contabilidad, extender la respectiva nota fiscal por los ingresos mencionados; asimismo, presentar las declaraciones juradas conforme a lo establecido por la administracin tributaria.

Comentario36.Otros ingresos no facturadosAl evaluar el rubro de otros ingresos operativos hemos evidenciado que la empresa no factura los ingresos por concepto de cambio de medidor, por instalaciones nuevas, entre otros. De acuerdo a la Resolucin Administrativa N 05-0140-98 del Servicio de Impuestos Nacionales, las empresas que prestan servicios bsicos de electricidad, que efecten multas por restablecimiento del servicio y todo cobro adicional est gravado con el IVA e IT debiendo las empresas que cobran por este concepto emitir la factura correspondiente. La situacin comentada se presenta por descuido de los responsables de la administracin y finanzas de la empresa. Conforme lo establece el Cdigo Tributario vigente en el articulo 164, constituye contravencin tributaria la no emisin de factura, nota fiscal o equivalente, sancionada con la clausura del establecimiento donde desarrolla la actividad gravada, sin perjuicio de la fiscalizacin y determinacin de la deuda tributaria.

RECOMENDACIN

1.Recomendamos al Gerente General instruir a la Gerencia Comercial, sin excepcin, emitir la factura o nota fiscal por todo tipo de ingreso.

Comentario14