MANUAL  DE  USUARIO  PLATAFORMA  DE  SEGUIMIENTO  PARA  VEHICULOS,  

PERSONAS  Y  CARGA                    

V1.0  SEPTIEMBRE    DE  2012    

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TABLA  DE  CONTENIDO    

Ingreso  Plataforma  ......................................................................................................  3  Perfiles  ............................................................................................................................................................................  3  Operador  .......................................................................................................................................................................  3  Usuario  final  ................................................................................................................................................................  3  Usuario  de  Grupo  .......................................................................................................................................................  4  

Contraseña  ....................................................................................................................................................................  4  

Reportes  ......................................................................................................................  4  Reporte  actual  GPS  ....................................................................................................................................................  4  FH  Evento  ......................................................................................................................................................................  5  FH  Server  .......................................................................................................................................................................  5  Cliente  .............................................................................................................................................................................  5  Placa  ................................................................................................................................................................................  5  No.  Interno  ....................................................................................................................................................................  5  Evento  .............................................................................................................................................................................  5  Zona  .................................................................................................................................................................................  6  

Histórico  de  Móviles  .................................................................................................................................................  7  Histórico  por  Cliente  .................................................................................................................................................  7  Histórico  de  Alarmas  ................................................................................................................................................  7  FH  Evento  ......................................................................................................................................................................  8  FH  Server  .......................................................................................................................................................................  8  Placa  ................................................................................................................................................................................  8  Evento  .............................................................................................................................................................................  8  

Kilometraje  /  Combustible  /  Trabajo  ................................................................................................................  9  

Monitoreo  ...................................................................................................................  9  Alarmas  ...........................................................................................................................................................................  9  Puntos  de  Control  ....................................................................................................................................................  11  Creación  de  puntos  de  control  ...........................................................................................................................  11  

Eventos  y  Alarmas  Vía  Correo  Electrónico  ..................................................................  13  

Revisiones  ..................................................................................................................  14  

Documentos  ..............................................................................................................  15  

Comandos  ..................................................................................................................  16  Ubicar  ...........................................................................................................................................................................  16  Apagar  ..........................................................................................................................................................................  16  Encender  .....................................................................................................................................................................  16      

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Ingreso  Plataforma    Para   tener   acceso   a   la   información   de   vehículos,   carga   o   personas   es   necesario  ingresar  a  nuestra  plataforma  de  rastreo.  Usted  debe  ya  haber  recibido  su  usuario  y  contraseña   vía   correo   electrónico.   En   caso   contrario   por   favor   contáctenos   para  establecerlos  y  enviárselos.  Esta  información  es  CONFIDENCIAL  e  intransferible.    1.  Desde  su  navegador  de  Internet  preferido  Google  Chrome  o  Mozilla  Firefox  debe  dirigirse   a   www.icsdecolombia.com.     2.   Una   vez   en   nuestro   portal   deberá  seleccionar  la  pestaña  de  “Ingreso  Clientes”  ubicada  en  la  parte  superior  derecha.  3.  Ingrese   su   usuario   y   contraseña   dejando   la   opción   de   “Principal”   en   la   casilla   de  canal  (ver  Figura  1)    

 Figura  1  

Perfiles  De  acuerdo  a  los  permisos  que  su  empresa  le  haya  otorgado,  usted  será  creado  con  alguno  de  los  siguientes  perfiles:  

Operador  Es   aquel   usuario   que   podrá   acceder   a   la   información   de   TODOS   los   dispositivos  asignados  al  cliente  desde  las  pestañas  “Reportes”  y  “Monitoreo”.  

Usuario  final    Es   aquel   usuario   que   podrá   acceder   a   la   información   de   TODOS   los   dispositivos  asignados  al  cliente  desde  la  pestaña  de  “Reportes”  

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Usuario  de  Grupo  Es  aquel  usuario  que  únicamente  podrá  acceder  a  la  información  de  los  dispositivos  que  han  sido  asignados  a  su  Grupo  desde  la  pestaña  “Reportes”  

Contraseña  En   la   pantalla   inicial   se   debe   desplazar   al   ícono   de   “Cambiar   Clave”   para   poder  actualizarla  y  con  esto  proteger   la   información  y  acciones  que  realice  dentro  de   la  plataforma.  Se  solicitará  que  ingrese  su  clave  actual  y  nueva  clave,  no  olvide  tener  en  cuenta  las  recomendaciones  que  se  encuentran  en  la  parte  inferior  (ver  Figura  2).                                                                                                                                                                                            Figura  2  

 

Reportes    La  pestaña  reportes  nos  permite  conocer  el  estado  actual  de   los  dispositivos  como  también  información  histórica  de  los  mismos.  

Reporte  actual  GPS  Este  reporte  nos  indica  cuál  fue  el  último  evento  reportado  por  sus  dispositivos  (ver  Figura  3)    

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 Figura  3  

FH  Evento  Es  la  hora  real  en  que  se  produce  el  evento.  

FH  Server  Es   la   hora   en   que   el   evento   es   enviado   por   el   operador  móvil   a   través   de   la   red  celular  y  se  recibió  en  nuestra  plataforma.  

Cliente  El   nombre   de   su   empresa.   Si   hace   click   en   este   link   lo   llevará   automáticamente   a  Google  Maps  y  mostrará  todos  los  dispositivos  geográficamente.  

Placa  La  identificación  del  vehículo.  Si  hace  click  en  este  link  lo  llevará  automáticamente  a  Google  Maps  y  mostrará  únicamente  este  dispositivo  geográficamente.  

No.  Interno  Este   es   un   nombre   adicional   que   se   puede   ingresar   para   mayor   facilidad   en   la  identificación   del   dispositivo.   Ej.:   Móvil   05.   Este   deberá   ser   informado   a   nuestra  compañía  para  poder  actualizarlo.  

Evento  Tipo  de  evento  enviado  por  la  unidad.  A  continuación  una  breve  explicación  de  cada  uno  de  estos  tipos  de  eventos:  

Vehículo  Apagado  Resultado  del  cierre  del  switch  de  encendido  del  vehículo  

Vehículo  Encendido  Resultado  de  apertura  del  switch  de  encendido  del  vehículo  

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Vehículo  Estacionado  Indica  que  el  vehículo  lleva  más  de  una  hora  en  el  sitio  donde  se  apagó.  Este  reporte  seguirá   siendo   recibido   en   la   plataforma   cada  hora  desde   el   apagado  del   vehículo  hasta  que  se  abra  de  nuevo  el  switch  para  encenderlo.  

Reporte  por  Tiempo  Indica   que   el   vehículo   a   permanecido   encendido   sin   desplazarse   durante   15  minutos.   Esto   le   permite   conocer   cuando   se   está   consumiendo   combustible   de  manera   ineficiente  o  entender  si  un  vehículo  se  encuentra  detenido  por  tráfico  sin  desplazarse  en  este  momento.  

Reporte  por  Distancia  Indica  cada  kilometro  recorrido  desde  que  comienza  su  desplazamiento  luego  de  ser  encendido  o  haber  reportado  por  tiempo.  

Exceso  de  Velocidad  Ocurre   cada   vez   que   el   vehículo   supera   el   límite   de   velocidad   establecido.  Dependiendo  el  vehículo  y  su  actividad,  este  podrá  ser  ajustado  a  sus  necesidades.  Por  defecto  el  límite  de  velocidad  es  de  90km/h.  

Solicitud  de  Ubicación  Los  usuarios  con  privilegios  de  operador  pueden  enviar  un  comando  de  solicitud  de  ubicación  el  cual  viaja  por  el  aire  a  la  unidad  y  envía  una  respuesta  en  tiempo  real  para  conocer   la   información  del  vehículo  en  un  determinado  momento.  Una  vez   la  unidad   responda,   este   evento   quedará   registrado   en   la   plataforma   con   la  información  respectiva.  

Corte  de  Corriente  Principal  Indica   que   la   batería   del   vehículo   ha   sido   desconectada   y   la   unidad   queda  funcionando  con  su  batería  de  respaldo.  Si  no  se  restablece  la  conexión  de  la  batería  principal  el  dispositivo  se  apagará.  

Botón  de  Pánico  Indica  que  el  conductor  del  vehículo  ha  oprimido  el  botón  de  pánico  instalado  y  se  deberá  contactar  para  conocer  la  novedad.  

Zona  Si  ha  creado  un  punto  de  control  (malla  virtual),  nos  indicará  cuando  el  dispositivo  se  encuentre  dentro  de  el.  En  este   campo  aparecerá  el  nombre  que   identifica  este  sitio  en  el  mapa.    Existen  otras  acciones  como  la  posibilidad  de  exportar   los  registros  a  Excel,  PDF  o  valores   separados  por   coma   (en   ingles   coma   separated  values  o  CSV).   En   la  parte  inferior  de  la  página  puede  identificar  fácilmente  al  existir  una  alarma  o  si  la  unidad  ha   dejado   de   reportar.   También   puede   ver   geográficamente   los   dispositivos   al  oprimir  los  íconos  de  Google  Maps  o  Google  Earth.  

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Histórico  de  Móviles  Le  permite  obtener  un  registro  histórico  de  diferentes  eventos  de  sus  dispositivos.  Se  puede  obtener  información  por  cada  dispositivo,  puede  filtrar  que  eventos  quiere  revisar  y  finalmente  puede  definir  el  rango  de  tiempo  para  el  cual  desea  conocer  la  información.  Por  defecto  el  rango  siempre  está  representado  desde  las  00:00  hasta  la  hora  que  se  efectúa  la  consulta  (ver  Figura  4).    Este   módulo   contiene   una   opción  multimedia.   Al   obtener   el   resultado   y   verlo   en  Google   Earth1  puede   oprimir   “iniciar”   y   “play”   en   la   parte   inferior   izquierda   de   la  pantalla  para  realizar  el  recorrido  virtual.  Puede  también  oprimir  “pause”,  “stop”  y  otras  teclas  en  el  reproductor  como  si  fuera  una  video.  

Histórico  por  Cliente  Le  permite  obtener  un  registro  histórico  de  diferentes  eventos  de  sus  dispositivos.  A  diferencia  del  anterior,  este  reporte  le  arroja  el  resultado  de  TODOS  los  dispositivos  asignados  al  su  empresa  simultáneamente.  Puede  filtrar  que  eventos  quiere  revisar  y   finalmente  puede  definir  el  rango  para  el  cual  desea  conocer   la   información.  Por  defecto   el   rango   siempre   está   representado   desde   las   00:00   hasta   la   hora   que   se  efectúa   la   consulta.  Nota:   Este   módulo   no   aplica   para   usuarios   con   perfil   de  usuario  de  grupo.  

Histórico  de  Alarmas  Le  permite  obtener  un  registro  histórico  de  diferentes  alarmas  de  sus  dispositivos.  Se  puede  obtener  información  por  cada  dispositivo,  puede  filtrar  que  eventos  quiere  revisar  y  finalmente  puede  definir  el  rango  de  tiempo  para  el  cual  desea  conocer  la  información.  Por  defecto  el  rango  siempre  está  representado  desde  las  00:00  hasta  la  hora  que  se  efectúa  la  consulta.        

                                                                                                               1  Se  debe  tener  Google  Earth  instalado  en  el  PC  o  Mac,  la  Plataforma  le  indicará  los  pasos  a  seguir  para  realizar  su  instalación.  

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 Figura  4    

FH  Evento  Es  la  hora  real  en  que  se  produce  el  evento.  

FH  Server  Es   la   hora   en   que   el   evento   es   enviado   por   el   operador  móvil   a   través   de   la   red  celular  y  se  recibió  en  nuestra  plataforma.  

Placa  La  identificación  del  vehículo.  Si  hace  click  en  este  link  lo  llevará  automáticamente  a  Google  Maps  y  mostrará  únicamente  este  dispositivo  geográficamente.  

Evento  Tipo  de  evento  enviado  por  la  unidad.  Ver  la  sección  anterior  para  más  información  sobre  los  diferentes  eventos  que  reportan  los  dispositivos:    Existen  otras  acciones  como  la  posibilidad  de  exportar   los  registros  a  Excel,  PDF  o  valores   separados   por   coma   (en   ingles   coma   separated   values   o   CSV).   También  puede  ver  geográficamente  los  dispositivos  al  oprimir  los  íconos  de  Google  Maps  o  Google  Earth.      

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Kilometraje  /  Combustible  /  Trabajo  Es   posible   conocer   el   kilometraje   recorrido,   velocidades   promedio   y   máximas,  combustible   consumido   y   horas   de   trabajo  2  de   un   dispositivo   en   un   intervalo   de  tiempo  (ver  Figura  5).                                

Figura  5  

Monitoreo  La  pestaña  de  monitoreo  le  permite  tener  a  su  disposición  varias  herramientas  para  conocer   alarmas   en   tiempo   real   de   los   dispositivos,   crear   y   modificar   puntos   de  control,   rutas,   programar   revisiones  mecánicas,   conocer   sobre   los   documentos   de  los   vehículo   que   tienen   vencimiento.   Adicionalmente   puede   ejercer   el   control   del  vehículo  con  comandos  como  ubicación  actual,  apagado  y  encendido  remoto.    Nota:  Este  módulo  NO  está  disponible  para  usuarios  con  perfil  de  usuario  final  o  de  grupo.    

Alarmas  Este  módulo   (el   cual   se   abre   en   una   pestaña   alterna   del   navegador)   puede   estar  abierto   las   24   horas.   Le   permite   conocer   cualquier   novedad   de   alarma   en   los  dispositivos  en  tiempo  real.  Funciona  exactamente  como  una  central  de  monitoreo  en  la  cual  puede  dejar  registro  de  lo  sucedido  (ver  Figura  6).    

                                                                                                               2  Se  requiere  que  el  cliente  suministre  los  datos  de  kms/galón  y  galones  por  hora  (aplica  para  maquinaria)  que  consume  cada  vehículo  para  poder  generar  el  reporte.  

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 Figura  6    Una  vez  se  conozca  la  alarma  el  usuario  puede  reconocerla,  es  decir  indica  que  ya  se  enteró  de  ella  o  puede  incluso  crear  un  caso  al  oprimir  “Ticket”.  Los  casos  se  pueden  actualizar  y  cerrar  dependiendo  los  procedimiento  empleados  por  su  empresa.  (ver  Figuras  6  y  7).  En  caso  que  se  requiera  contactar  al  conductor  con  una  clave,  estas  deberán  ser  enviadas  a  nuestra  empresa  para  poderlas  actualizar  en  el  sistema.  Nota:   Recuerde   que   nuestro   servicio   NO   incluye   ningún   tipo   de   reacción.   El  cliente   podrá   coordinar   con   nosotros   o   efectuar   directamente   el   apagado  remoto   del   vehículo   en   caso   de   confirmar   una   situación   que   requiera  recuperación  del  mismo.          

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                                                   Figura  7  

Puntos  de  Control  Los  puntos  de  control  son  aquellos   lugares  geográficamente  establecidos  para  que  los   dispositivos   automáticamente   generen   un   evento   al   entrar   y/o   salir   de   ellos.  Estos  eventos  pueden  ser  habilitados  para  ser  enviados  por  correo  electrónico  a  los  usuarios  o  también  que  se  comporten  como  alarmas  para  que  notifiquen  a  través  de  el   módulo   de   monitoreo   de   alarmas3.   En   “Reporte   Actual   GPS”   estos   puntos   los  podrá   observar   en   la   columna   denominada   “zona”.   En   “Reporte   Histórico   por  Vehículo   o   Reporte   Histórico   por   Cliente”   estos   puntos   los   podrá   observar   en   la  columna   denominada   “Nombre   Evento”.   Allí   aparecerá   el   nombre   del   punto   de  control  cuando  se  genere  un  evento  de  ingreso  o  salida  de  la  zona  (ver  Figura  3).  

Creación  de  puntos  de  control  Únicamente  los  usuarios  con  perfil  de  operador  podrán  crear  y  modificar  puntos  de  control   (hasta  50  puntos).  El  punto  de  control   consiste  en  ubicar  el   centro  de  una  circunferencia  y  asignarle  el  radio  de  la  misma  de  tal  manera  que  nos  garantice  que  el  vehículo  genere  un  evento  al  estar  dentro  de  ella.  Si  el  vehículo  en  este  punto  de  control   siempre   se   detiene   y   envía   un   evento   de   apagado,   podemos   generar   una  circunferencia  exacta  del  punto  donde  sucede  el  evento.  Si  por  lo  contrario  el  punto  de   control   pertenece   a   un   sitio   donde   el   vehículo   no   se   detiene   sino   que   pasa   de  largo   desplazándose   dentro   de   él,   se   debe   crear   un   radio   de  mínimo   500  metros  para  garantizar  que  el  vehículo  durante  el  kilometro  recorrido  alcance  a  generar  el  evento  de  reporte  por  distancia  (recuerde  que  los  eventos  de  “reporte  por  distancia”  se  generan  cada  1km  recorrido).    

                                                                                                               3  El  cliente  deberá  notificarnos  cada  vez  que  cree  su  punto  de  control  si  desea  que  sea  enviado  vía  correo  electrónico  o  si  debemos  establecerlo  como  alarma.  

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Procedimiento  (ver  Figura  8):    

1. Defina  el  nombre  de  la  zona.  Escoja  bien  este  nombre  ya  que  una  vez  creado  no  se  puede  modificar  este  campo.  

2. Escoja  si  el  punto  de  control  va  a  generar  un  evento  al  entrar  y/o  salir  de  él.  3. Seleccione  si  desea  que  se  genere  un  evento  después  de  x  cantidad  de  

minutos  que  esté  el  dispositivo  en  este  punto  sin  salir  de  él.  4. Seleccione  “Punto  de  Control  Circular”,  ingrese  el  radio  en  metros  que  

deseamos  para  este  punto.    5. Defina  el  centro  de  la  circunferencia  del  punto  de  control.  Este  lo  puede  

obtener  haciendo  click  con  el  botón  derecho  del  mouse  en  Google  Maps  en  el  punto  exacto  en  el  mapa  y  escogiendo  la  opción  “qué  hay  aquí”.  Otra  forma  exacta  de  conseguir  la  latitud  y  longitud  es  si  previamente  el  dispositivo  a  reportado  en  este  lugar  y  revisando  el  reporte  histórico  podrá  copiar  la  información  de  las  columnas  latitud  y  longitud  que  allí  aparecen  (ver  Figura  3  y  4).  

6. Copie  la  latitud  y  longitud  teniendo  especial  cuidado  que  el  separador  de  decimal  es  una  coma  y  no  punto  y  el  signo  de  menos  en  la  longitud.  

7. Finalice  oprimiendo  el  botón  “Crear  Punto”  en  la  parte  inferior.                                                                Figura  8        

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Ejemplo  de  cómo  hallar  latitud  y  longitud  en  Google  Maps:  si  desea  conocer  cuando  su   vehículo   ingresa   y   sale   del   Centro   Comercial  Hayuelos   en  Bogotá   para   realizar  una  entrega,  siga  los  siguientes  pasos:                                                            

Eventos  y  Alarmas  Vía  Correo  Electrónico    Los  usuarios  pueden  escoger  los  eventos  generados  por  los  dispositivos  que  quieran  recibir   vía   correo   electrónico,   para   esto   su   empresa   nos   deberán   notificar   la  siguiente  información:    

• Nombre  del  contacto  • Cargo  • Teléfono  • Correo  electrónico  • Tipo  de  evento  que  desea  recibir  

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 Por   favor   refiérase   a   la   sección  de   “Reporte  Actual   GPS  para   obtener   información  sobre  cada  uno  de  los  eventos  que  emiten  los  dispositivos.    Nota:  Los  usuarios  que  tengan  configurado  estos  eventos  para  ser  enviados  a  su   correo   electrónico   serán   notificados   de   todas   los   eventos   generados   por  TODOS  los  dispositivos  del  cliente  independientemente  si  su  perfil  de  usuario  es  de  operador,  usuario  final  o  de  grupo.    Se   podrán   establecer   los   puntos   de   control   como   eventos   para   ser   recibidos  automáticamente  al  correo  electrónico  a  la  entrada  y/o  salida  de  los  dispositivos  sin  tener   que   estar   el   usuario   conectado   a   la   plataforma.   Ej:   entrada   y   salida   del  estacionamiento   de   la   empresa.   Estos   eventos   sí   se   pueden   configurar  independientemente  por  usuario  para  que  exclusivamente  solo  él  reciba  notificación  sobre  puntos  de  control  que  ha  establecido.      Ejemplo:  Si  un  usuario  es  usuario  de  grupo  y  tiene  asignado  3  vehículos  en  Bogotá  y  desea  registrar  el  punto  de  control  denominado  “Torre  Colpatria”  para  ser  recibido  como   evento   en   su   correo   electrónico,   los   demás   usuarios   no   recibirán   esta  notificación  en  sus  correos.  Sin  embargo  si  otro  dispositivo  del  cliente  (que  no  hace  parte   del   grupo)   ingresa   al   Punto   de   Control   “Torre   Colpatria”,   este   también  notificará  al  usuario  vía  correo  electrónico.  

Revisiones    Este  módulo   le   permite   ingresar   la   información   de   la   flota   de   vehículos   para   que  automáticamente   reciba   un   correo   electrónico   cuando   sea   necesario   realizar   los  mantenimientos  preventivos.  Debido  a  que  los  dispositivo  internamente  conocen  los  recorridos  de  cada  vehículo,  ya  no  será  necesario   llevar  una  carpeta  manualmente  para   la   programación   de   los   mantenimientos.   A   medida   que   ingrese   más  información   de   sus   vehículos,   más   control   se   tendrá   sobre   sus   mantenimientos.  Puede   programar   cada   mantenimiento   por   vehículo   o   por   varios   vehículos  dependiendo  los  modelos  o  actividad  que  realice  cada  uno  de  ellos  (ver  Figura  9).        

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 Figura  9    Si  elegimos  “Iniciar  Mantenimiento”  bajo  el  ícono  “Revisiones”,  este  sincronizará  el  odómetro  del  vehículo  con  el  odómetro  interno  del  dispositivo  GPS.  

Documentos    Este  modulo  le  permite  ingresar  toda  la  información  de  los  documentos  inherentes  al  vehículo  y  conductor  para  poder  acceder  a  ella  en  cualquier  momento  y  conocer  sus  vencimientos  (ver  Figura  10).    

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 Figura  10  

Comandos    A  través  de  comandos  puede  enviar  acciones  específicas  para  ser  procesadas  por  los  dispositivos  (ver  Figura  11).  

Ubicar  Permite  enviar  en  tiempo  real  una  señal  al  dispositivo  para  que  este  conteste  con  un  evento   que   se   denomina   “Solicitud   de  Ubicación”.   Una   vez   la   unidad   conteste   con  “OK”,  diríjase  a  Reporte  Actual  GPS  en  donde  aparecerá  el  reporte  con  este  evento  en  la  hora  actual  en  el  campo  FH  EVENTO.  

Apagar  Permite   enviar   en   tiempo   real   una   señal   al   dispositivo   para   apagar   el   vehículo  inmovilizándolo.   Es   total   responsabilidad   del   usuario,   el   cual   tiene   perfil   de  operador,  llevar  a  cabo  este  comando  y  se  recomienda  que  el  vehículo  se  encuentra  detenido  (0  km/h),  estacionado  o  apagado  antes  de  enviarlo.  El  vehículo  únicamente  podrá  ser  encendido  de  nuevo  con  el  comando  siguiente  “Encender”  

Encender  Permite  enviar  en  tiempo  real  una  señal  al  dispositivo  para  encender  nuevamente  el  vehículo   luego  de  haber  enviado  el  comando  “Apagar”  El   switch  del  vehículo  debe  encontrarse  cerrado  antes  de  enviarlo.      

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   Figura  11