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SGCAS

�SISTEMA GLOBAL CONTROL DE ACCESO Y SERVICIOS

SGCAS COMPAÑÍA MINERA DOÑA INÉS DE COLLAHUASI SCM

Obligaciones de las Empresas Contratistas Respecto del Proceso de Control de Acceso

1. Lanuevacédulade identidadeselúnicodocumentoválidopara ingresara losrecintosde lacompañíayutilizar losserviciosdealimentación.Por lo tanto,encasodeextravíoopérdidasólosepodrásolicitarunacredencialprovisoriaenGaritaNorteoGaritaPatachepresentandolasolicitud de duplicado entregado por el Servicio de Registro Civil e Identificación.

Cada persona podrá solicitar un máximo de 4 credenciales provisorias al año por motivosinjustificados (p.e olvido en Iquique) y posteriormente, el Administrador de contrato de la Empresa Contratista deberá comunicarse con el Administrador de Control de Acceso Collahuasi ([email protected]), quien podrá autorizar la emisión de una nueva credencialprovisoria.

La entrega de credenciales provisorias serácontrolada exhaustivamente por Collahuasi y lareiterada solicitud de las mismas será consideracomounincumplimientodelaEmpresaContratista.

2. En caso de pérdida de la cédula de identidad alinterior de la faena, el afectado tendrá que dirigirse aGaritaNorte,CentralCollahuasienHotelCoposao Garita Patache para reportar el acontecimientoysolicitarunacredencialprovisoria, lacual tendrávigencia solo hasta la finalización del turno y deberá entregarlaenGarita.

Loanteriortambiénesválido,sielcódigodebarradelacéduladeidentidadpresentaraproblemasconelprocesodelecturaenloscapturadoresdecasino.

3. Collahuasi entregará a la Empresa Contratista unúnico nombre de usuario y clave de acceso paraingresar al módulo de Contratistas del Sistema Global de Control de Acceso y Servicios (SGCAS). La Empresa Contratista correspondiente será responsable por el mal uso que se pueda hacer de estosprivilegios.

Para resolver cualquier problema con dicha cuenta, la Empresa Contratista deberá contactar al Administrador Collahuasi de Control de Acceso.

4. La empresa contratista debe informar a Collahuasi, los sistemas de turnos que utilizarán durante laejecucióndesuslabores,loscualesdebencontarconladebidaautorizacióndelaInspeccióndelTrabajo.Estosturnosseránasignadosacadatrabajadorduranteelingresodeellosenlassolicitudes que se explican a continuación.

SISTEMA GLOBAL CONTROL DE ACCESO Y SERVICIOS

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SGCASCOMPAÑÍA MINERA DOÑA INÉS DE COLLAHUASI SCM

5. La autorización de ingreso de un trabajador de Empresa Contratista a cualquier recinto de la compañía deberá solicitarse a través de cualquiera de los 2 tipos de solicitudes disponibles en el SGCAS de Collahuasi. Estas son las siguientes:

a. Solicitud Permanente. Los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos por la Compañía, quedarán habilitados para ingresar a los recintos durante los días de turno y podrán utilizar los servicios de alimentación y hospedaje, cuyos costos serán cargados alcontrato.EstostrabajadorespasaránaformarpartedeladotaciónpermanentedelaEmpresaContratista hasta la fecha de término del contrato, a menos que sea finiquitado y dicha situación informada a Collahuasi mediante una funcionalidad diseñada para estos fines en el SGCAS (baja trabajador).

b. Pase de Trabajo. Los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos por la Compañía, quedarán habilitados para ingresar a los recintos durante los días indicados en lasolicitudypodránutilizar losserviciosdealimentaciónyhospedaje,cuyoscostosseráncargadosalcontrato.Estostrabajadoresseránconsideradosparacálculosdedotaciónsóloporlosdíasindicadosenelpase.Deestamanera,nosegeneraunvínculopermanentedeltrabajador con el contrato. La duración máxima permitida para esta solicitud son 30 díascorridos.

Collahuasi mediante el SGCAS enviará correos electrónicos al Administrador de Contrato de la Empresa Contratista (registrado en el sistema) informando la aceptación o rechazo de las solicitudes, así como información adicional que permita gestionar la solución del problema a la Empresa Contratista en caso de rechazo. Asimismo, la Empresa Contratista podrá ingresar al SGCAS para consultar la misma información. En consecuencia, Collahuasi se reserva el derecho de permitir el ingreso a personas que lleguen a faena sin autorización.

6. En caso que la Empresa Contratista requiera solicitar el ingreso a faena de alguna persona en calidad de visita deberá utilizar una solicitud diseñada para este fin en el SGCAS, la cual requiere la aprobación de un Coordinador de Visita Collahuasi autorizado para estos fines. Los costos de alimentaciónyalojamientoseráncargadosalcontrato.Laestadíamáximadeunavisitaenfaenason 3 días, siendo solamente obligatorio enviar a la Empresa Certificadora de Documentación, elexamendesaluddelaspersonasparaacreditarlacapacidaddecadaunodeellosparaestaren altura geográfica.

Asimismo, el sistema enviará un e-mail al Coordinador de Visita Collahuasi, Administrador de Contrato de la Empresa Contratista y/o visitas, siempre y cuando se haya ingresado un e-mail por cada una de ellas. Cada visita deberá imprimir dicho e-mail, pues traerá consigo la declaración jurada que deben firmar y entregar en el control de Garita.

7. Las personas autorizadas mediante una solicitud de tipo Postulación y que dejen de prestar servicios a la Empresa Contratista (finiquitado) deben ser rebajadas de la dotación mediante una funcionalidad (baja) del SGCAS.

En caso que la Empresa Contratista no informe esta situación, los servicios de alimentación o días-hombre serán cobrados a la empresa en la cual figure la persona en el SGCAS.



8. Las Empresas Contratistas deberán solicitar autorización para trabajar con empresassubcontratistas en los contratos con Collahuasi. Esta autorización es entregada por laSuperintendencia de Abastecimiento o Gerencia de Proyecto, conforme a un procedimiento establecidoporestasáreas.

El SGCAS apoya este flujo de trabajo a través de una funcionalidad diseñada para que las EmpresasContratistasingresenlosdatosdelaempresasubcontratistayadjuntenlosdocumentosderespaldorespectivos.

9. El servicio de transporte a faena (buses) de Collahuasi tiene implementado un sistema de control de acceso durante el embarque. Por lo tanto, aquellas Empresas Contratistas que utilicen nuestroserviciodetransporteafaenadeberáninstruirasustrabajadoresparacumplirconelprocedimiento de chequeo, el cual opera de la siguiente manera.

a. El pasajero debe presentar su cédula de identidad para que el conductor lea el código de barradeldocumentoconundispositivomóvil,elcualpermitiráconocersi lapersonaestáautorizadaonoparaingresarafaena.

b. Si la persona no esta autorizada, el pasajero deberá quedarse en la ciudad y solucionar el problema.

c. Encasocontrario,podráviajarhastafaena.

10.Las Empresas Contratistas serán responsables de mantener actualizado los datos de suAdministrador de Contrato (nombre completo, teléfono, email, etc.). Esto para efectos del envío de información (por ejemplo, solicitudes autorizadas o rechazadas, solicitud de credencial temporal sin justificación, trabajadores en faena fuera de turno, entre otras).

Asimismo, las Empresas Contratistas deberán informar oportunamente al Administrador de ContratoCollahuasi,sisurgealgúncambiodeturnodeuntrabajadorolacreacióndeunnuevoturno,puesenesteúltimocasodebecontarseconlaautorizacióndelaInspeccióndelTrabajo.



Obligaciones de los Administradores de Contrato CMDIC respecto del Proceso de Control de Acceso

1. Asegurarquelasempresascontratistasingresenlassolicitudesdepostulación,pasesdetrabajoovisitaenelSistemaGlobalControldeAccesoyServicios(SGCAS)paratodoslostrabajadoresquerequieranlaborarenfaena,yporconsiguientedarcumplimientoalprocedimientodeingresoestablecidoporlaCompañía.

2. Revisarperiódicamentelassolicitudes(postulación,pasedetrabajoovisita)ingresadasporlasempresascontratistasenelSGCAS,demaneradegenerarenformaoportunalaaprobacióndeéstas, si así corresponde. Complementariamente, el sistema notificará al Administrador mediante uncorreoelectrónicocuandolleguendichassolicitudes.

Ninguna solicitud podrá avanzar en el flujo de autorizaciones, si no cuenta en primer lugar con la autorización del Administrador de Contrato Collahuasi (posteriormente pasa a las posiciones de Servicio al Personal y la empresa certificadora de documentación).

3. Ingresar solicitudes de visita para aquellas personas que por cualquier motivo no puedan realizarlo directamenteenelSGCAS.

4. Encasodeausencia,designarunadministradorsuplenteinformandoalaEmpresaContratistadel reemplazo oportunamente.

5. Asegurar que la Empresa Contratista mantenga informada al área de RRHH de la compañía, los sistemas de turnos que empleará durante el contrato y los trabajadores asignados a cada uno de ellos.

6. Asegurar que la Empresa Contratista mantenga actualizado en el SGCAS por cada contrato bajo susupervisión,losdatosrelacionadosconelAdministradordeContrato(nombre,email,etc.).

7. Sisurgieraunaemergencia,elSGCAScuentaconunPasedeEmergenciaquesolamentepuedesolicitar el Administrador de Contrato Collahuasi y autorizar el Gerente de Seguridad. La duración máxima de la autorización es por 2 días, tiempo suficiente para regularizar la documentación exigida por la Compañía.

Los trabajadores indicados en esta solicitud no podrán figurar en otra solicitud del mismo tipo hastapasado7díasdespuésdelvencimiento.

8. ElingresodepersonaldeEmpresaContratistafueradelhorariodeatencióndeGaritaenFaena

Cordillera, debe solicitarlo el Gerente del área respectiva al Gerente de Seguridad Collahuasi.



Obligaciones de la Superintendencia de Abastecimiento y Gerencia de Proyecto Respecto del

Proceso de Control de Acceso

1. Habilitar los contratos en el Sistema Global Control de Acceso y Servicios (SGCAS). En

consecuencia,sinoaparecierauncontratoenlalistaseleccionabledelafuncionalidaddeingreso

depostulaciones,pasesdetrabajoovisita,quieredecirqueelcontratonohasidohabilitadopor

laSuperintendenciadeAbastecimiento.

2. DeshabilitacióndecontratosenelSGCAS,debidoasuvencimientouotromotivo.

3. Prórrogadevigenciadecontratoyporconsecuenciahabilitacióndelostrabajadoresasociados

adichocontrato(permanentes).

4. Registroyautorizacióndeempresascontratistaysubcontratistas.Elcontralorrecibiráatravés

delSGCASestassolicitudesporpartede lasESED, incluyendo losdocumentosde respaldo

respectivos(digitalizados).

5. Autorización permanencia en faena de trabajadores que participarán en el proceso de

desmovilizacióndeunaempresa.

SGCAS

PROCEDIMIENTOS



Procedimiento Control de Acceso en Buses

1. Propósito

MineraCollahuasi,conelfindeagilizarelingresoafaenadelostrabajadoresquehabitualmente

laboranen sus recintos, hadispuestoun control deaccesoen losbuses, paraqueaquellas

personas que no cuenten con la autorización correspondiente permanezcan en la ciudad y

solucionenelproblemaantesdesubiralafaena.

2. Alcance

Todopasajerodelosbusesdetransportedepersonaldelacompañía.

3. Procedimiento

3.1 Elpasajerodeberápresentarsucéduladeidentidadalconductordelbus,quienprocederá

aleerelcódigodebarradeldocumentoconunequipoportátil.

3.2 Nadiedeberásubiralbus,sinocuentaconlacéduladeidentidadconcódigodebarra,salvo

sipresentalasolicituddedocumentoentrámiteentregadaporelServiciodeIdentificación

yRegistroCivil.Enestecaso,elconductorprocederáadigitarelRUTenelcapturador.

3.3 Elcapturadortransmitirálosdatosdelpasajeroyelsistemainformarásidebequedarseen

lalocalidadopuedeabordarelbus.EstoseráinformadoporelConductor.


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3.4 Es importante que los pasajeros que no puedan abordar por no tener la autorización

correspondienteresuelvanelproblemaenlaciudadynosubanafaena,puesCollahuasi

nopermitiráelingresodeningunapersonaquenocumplaconlosrequisitosexigidospara

elingreso.

3.5 Lasvisitasdeberánentregaralconductor,ladeclaraciónjuradafirmadaqueseráadjuntada

alcorreoelectrónicoquenotificalaautorizaciónparaingresarafaena.Conestaacción,se

evitarádescenderenGarita.



Procedimiento Ingreso a Faena Personal Contratista

1. Propósito

Minera Collahuasi requiere que las Empresas Contratistas con contrato vigente, y que

necesiten ingresar trabajadores a su faena para el desarrollo de sus servicios u obras,

soliciten previamente la autorización de ingreso y entreguen a la Empresa Certificadora de

Documentación,actualmenteServiciosLaborales,losantecedentesnecesariosparavalidar

elcumplimientodelosrequisitosexigidos.

LassolicitudesdeingresoafaenadeberángestionarseatravésdelSistemaGlobaldeControl

de Acceso y Servicios (SGCAS) de la compañía, sistema web desarrollado para estos fines.

2. Alcance

PersonalcontratistaquerequieraningresoaFaenaCordilleraoPuertoPatache.

3. Procedimiento

3.1 El proceso de solicitud de ingreso de trabajadores a faena, sólo podrá realizarse,

una vezque laSuperintendencia deAbastecimiento (áreaContratos) oGerencia de

Proyectos haya adjudicado el contrato y por consiguiente, se pueda encontrar en el

SistemaGlobaldeControldeAccesoyServiciosdeCollahuasi(SGCAS),esdecir,en

casoquenoseencuentreenelSGCASlaEmpresaContratistadebecontactarsecon

eláreadeContrato(057-516484/02-3626484)oGerenciadeProyecto(057-516587/

02-3626587)deCollahuasi.

3.2 La cuenta y clave para ingresar al sistema SGCAS, serán entregadas por la

SuperintendenciadeAbastecimientooGerenciadeProyecto,segúnelcontrato.

3.3 LaEmpresaContratistadeberáingresaralSGCASlassolicitudesdeingresoafaenade

sustrabajadores.

3.4 LaEmpresaContratistaprincipaldeberáregistrarasusempresassubcontratistasenel

SGCAS.LaSuperintendenciadeAbastecimientooGerenciadeProyectoprocederáa

autorizar dicha empresa, conforme a los requisitos establecidos para estos fines.


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3.5 Enlassolicitudesdebeindicarselaempresa(principalosubcontratista)conlacualtiene

contratovigenteeltrabajador.

3.6 ElSGCAScontempla2tiposdesolicitudesdeingresoafaenaparapersonalContratista.

Unadeellassedenomina“PostulaciónPersonalPermanente”y laotra“Pasede

Trabajo”,lascualessediferencianen:

3.6.1 PostulaciónPersonalPermanente

• Estetipodesolicituddebeutilizarseparatrabajadoresqueestaránasociados

aunúnicocontratoporunperíodoprolongadoohastasutérmino.

• Los trabajadores que queden autorizados no podrán figurar en otra solicitud

(deningúntipo),salvoqueelcontratotermineoseandadosdebajaenel

SGCAS mediante una funcionalidad diseñada para esos fines.

3.6.2 PasedeTrabajo

• Estetipodesolicituddebeutilizarseparatrabajadoresquepuedeningresar

asociadosadiferentescontratos(porejemplo,prevencionistasderiesgoo

especialistas).

• Estospasesdebentenerobligatoriamenteunafechadetérminoyladuración

máximason30díascorridos.

• Expiradoelpaselarelaciónentreeltrabajadoryelcontratotermina,porlo

que la persona podría figurar en otras solicitudes.

• SepuedesolicitarvariosPasesdeTrabajoporadelantadoparauntrabajador,

con el fin de programar mejor sus actividades.

• Lasolicituddeberáserrealizadaconunmínimode24horasparaingresos

deundíaycon48horasdeanticipaciónsilasolicitudespormásdeundía

(incluyealojamiento).

3.7 Ambostiposdesolicitudesdeingresoafaenadebencumplirconlossiguientespasos

paraconseguirlaautorizaciónrespectiva:



• Laautorizacióndelaspostulacionesypasesdetrabajoesentregadaenelsiguiente

orden: Administrador de Contrato Collahuasi, Servicios al Personal y Empresa

Certificadora de Documentación.

• Laautorizaciónserealizasobretodalasolicitudyporcadatrabajadorindicadoenella.

• El SGCAS enviará un correo electrónico de notificación indicando los trabajadores

aceptadosy rechazadosde lapostulacióna lacuentadelAdministradordeContrato

Collahuasi yAdministrador de Contrato de la Empresa Contratista registradas en el

sistema.Porestemotivo,esimportantequesemantenganactualizadasestascuentas.

• Los documentos exigidos por Collahuasi y que deben enviarse a la Empresa Certificadora

deDocumentaciónson:

- ContratodeTrabajo.

- ExamendeSaludotorgadoporlasMutualidades(incluyendocapacidadpara

trabajar en altura geográfica).

- Seguro.

- FiniquitoTrabajoanterior.

Adicionalmente, laspersonasextranjerasdebenagregarundocumentoqueacredite

autorizaciónparatrabajarenelpaís(visaopermisoespecialdetrabajo).Además,todos

losdocumentosdebenestarescritosenidiomaespañoloinglés.

• LostrabajadoresquecumplaconlosrequisitosexigidosporCollahuasi,seráncitados

porcorreoelectrónicoauncursode inducción,cuyaaprobaciónconstituyeelúltimo

requisito para conseguir la autorización de la Empresa Certificadora de Documentación

ycerrarel ciclo.Cabeseñalar,queaquellos trabajadoresque repruebenelexamen,

tendránelmismodíaunasegundaoportunidad,previacharlapararepasarlastemáticas.

Sinembargo,sieltrabajadorreprobaraporsegundavez,laEmpresaContratistadeberá

incluirloenunanuevapostulación.

• La autorización para ingreso a faena de un trabajador significa en la práctica, que su

céduladeidentidadseencuentrahabilitadaparapasarporelcontroldeaccesoyutilizar

losserviciosdealimentación.



Procedimiento Ingreso a Faena Visitas

1. Propósito

Minera Collahuasi requiere que toda persona que ingrese a los recintos de la compañía

encalidaddevisita,gestione laautorizaciónrespectivapor intermediodealgún trabajador

Collahuasi autorizado. En particular, los Administradores de Contratos Collahuasi están

habilitados para estos fines.

2. Alcance

Visitas de Collahuasi o Empresas Contratista que requieran ingreso a Faena Cordillera o

PuertoPatache.

3. Procedimiento

3.1 EstetipodesolicitudpuederealizarlaenelSistemaGlobaldeControldeAccesoyServicios

(SGCAS)laEmpresaContratistaocualquiertrabajadorCollahuasiautorizado.

3.2 TodasolicituddebedirigirseaunCoordinadorCollahuasi,quienseráresponsabledela

visita.

3.3 Losgastosasociadosalavisitapodránimputarseauncontratoocentrodecosto.

3.4 El Coordinador deberá asegurarse que la Empresa Certificadora de Documentación

reciba el examen de salud de cada persona indicada en la solicitud, que certifique la

capacidad física para estar en altura geográfica. Si la visita no realizará ninguna actividad

laboralysupermanenciaenFaenaCordilleraseráporundía,elCoordinadorCollahuasi

delavisitapodrásolicitaraláreamédicasuautorizaciónenreemplazodelexamende

salud.

Adicionalmente,laspersonasextranjerasdeberánentregarundocumentoqueacredite

autorizaciónparatrabajarenelpaís(visaopermisoespecialdetrabajo).Además,todos

losdocumentosdebenestarescritosenidiomaespañoloinglés.


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3.5 Encasoque lavisita requierapernoctaren faena,seránecesario laautorizaciónde

ServicioalPersonalparaasegurarqueexistadisponibilidadenelHotelPabellóndel

IncaoPioneros.

3.6 Una vez que estén las autorizaciones del Coordinador Collahuasi, la Empresa

Certificadora de Documentación y eventualmente, Servicios al Personal, el sistema

enviaráuncorreoelectrónicoalCoordinadorCollahuasiyalacasillaalternativaindicada

en la solicitud, notificando la aprobación o rechazo de ingreso para cada una de las

personas.

3.7 El correo electrónico de notificación incluirá la declaración jurada que debe firmar y

entregarenGaritaNorteoGaritaPatachecadapersona.Serecomiendallegarconeste

documento firmado para agilizar su ingreso a faena.

3.8 Sin perjuicio de lo anteriormente descrito, la Empresa Contratista solicitante o el

CoordinadorCollahuasidelavisitapodrámonitorearelestadodesusolicitudatravés

delsistemaSGCAS.

3.9 Lacantidadmáximadepermanenciaenfaenaautorizadaconestetipodesolicitudson

3díascorridos.

3.10 Lasolicituddeberáserrealizadaconunmínimode24horasparaingresosdeundíay

con48horasdeanticipaciónsilasolicitudespormásdeundía(incluyealojamiento).

3.11 LasvisitasdeberánrealizarunacharladeInducciónenGaritaNorteoGaritaPatache,

sielúltimoingresoafaenafuehacemásde6meses.

3.12 TodapersonaqueingreseaFaenaCordilleradeCollahuasi,porprimeravez,ohabiendo

transcurrido6mesesdesdesuúltimaestadía,deberáconcurriraPoliclínicoCoposa,

pararealizarcontrolmédico,enformainmediataluegodesuingreso.Cabedestacarque

losserviciosdealimentaciónseránhabilitadossólounavezquepaseporelpoliclínico.

3.13 El Coordinador Collahuasi será responsable de acompañar en todo momento a las

personas, asegurando que no circulen solas al interior de la faena CMDIC o desarrollen

actividadeslaboralesderiesgo.Unavezterminadalavisita,elregistrodesalidaserá

controladoenGaritaNorte.



3.14 Los servicios de alimentación deben solicitarse utilizando la cédula de identidad o

credencialprovisoriamediantelaobtencióndeunvaledesdelosequiposcapturadores

ubicadosenloscasinos.

SGCAS

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AntofagastaUribe 1017 Of 201

Fono/Fax: (55) 251524

Manual de Usuario Sistema SGCAS V.5.0Perfil de usuario: Usuario ESED

Opendat S.A.Gerencia de Ingeniería y Desarrollo

IquiqueAvda Balmaceda 2740 Dpto. 607

Fono/Fax: (57) 483149

SantiagoPio X 2446 Of. 1305

Fono/Fax: (02) 6581230



ÍNDICE DE CONTENIDO

1. Propósito del Documento ............................................................................................ 51.1 Aspectos Generales .................................................................................................. 5

1.1.1 Acerca del alcance de este manual ................................................................ 51.1.2 De los usuarios ............................................................................................... 51.1.3 Contactos ........................................................................................................ 5

2. Aplicación en Web ........................................................................................................ 62.1 Objetivo ..................................................................................................................... 62.2 URL del Sistema ........................................................................................................ 62.3 Esquema de Navegación desde Web ....................................................................... 62.4 Estructura General de las Aplicaciones ..................................................................... 7

3. Pase de Visitas ............................................................................................................. 93.1 Objetivo ..................................................................................................................... 93.2 Ejecución de la Aplicación ......................................................................................... 93.3 Creación de un Pase de Visita ................................................................................ 103.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato ........................................... 123.5 Editar de un Pase de Visita ..................................................................................... 133.6 Eliminar un Pase de Visita ...................................................................................... 14

4. Pases de Trabajo ........................................................................................................ 144.1 Objetivo ................................................................................................................... 144.2 Ejecución de la Aplicación ....................................................................................... 144.3 Creación Pase de Trabajo ....................................................................................... 15

5. Solicitud de Postulantes ............................................................................................ 195.1 Objetivo ................................................................................................................... 195.2 Creación de Solicitud de Postulante ....................................................................... 205.3 Aviso al Administrador de Contrato ......................................................................... 22

6. Solicitudes de Inducción ........................................................................................... 236.1 Objetivo ................................................................................................................... 236.2 Ejecución de la Aplicación ....................................................................................... 236.3 Creación de Solicitud de Inducción ......................................................................... 246.4 Eliminación de una Solicitud de Inducción .............................................................. 25

7. Mantención Datos Empresa ...................................................................................... 267.1 Objetivo ................................................................................................................... 267.2 Ejecución de la Aplicación ....................................................................................... 267.3ModificacióndeDatosdeEmpresa......................................................................... 27



1. Propósito del Documento Este documento tiene por objetivo explicar en forma detallada el uso de las aplicaciones del

Sistema Global de Control de Acceso y Servicios.

Su alcance está orientado a ser una guía, en relación a la dinámica de trabajo que va a tener quedesarrollarelusuariodefinidosegúnelperfilasociado.

1.1 Aspectos Generales

1.1.1 Acerca del alcance de este manual El presente documento es un Manual de Usuario, por lo que describe los aspectos

generales, mostrando la forma de usar y operar el sistema desde el punto de vista Computacional,enconsecuencia,noespecíficalosprocedimientosadministrativosparalacodificaciónnilasbasesteóricasquesustentanlaoperación.

1.1.2 De los usuarios Los usuarios del sistema son las personas que lo usan y para las cuales este

sistema fue diseñado y construido.

DebenestaradscritosaundeterminadoPerfilquedefinelosprivilegiosyelmodode operar e interactuar con el mismo.Además de su perfil, el Usuario puedetener acceso sobre una o más aplicaciones (programas) del sistema, estas características, permiten controlar y administrar el acceso personalizado a las distintas aplicaciones y funciones del sistema.

Todo usuario, debe estar previamente capacitado y autorizado para acceder al sistema, si ésta no es su situación, favor contáctese con el “Administrador General del Sistema” para requerir la capacitación respectiva y las autorizaciones con sus correspondientes privilegios.

Sólo personas autorizadas podrán hacer uso del sistema, para este efecto cada usuarioposeeunNOMBREDEUSUARIOyunaCONTRASEÑA,estaúltimasólodebe ser conocida por la persona que es la propietaria de la cuenta, nunca debe ser prestada ni cedida, pues el mal uso o el uso malicioso de la misma, será de la exclusiva responsabilidad del titular de la cuenta.

AntelaeventualidaddequelaCONTRASEÑAsefiltreoseaconocidaporotraspersonas, el sistema provee las facilidades para cambiarla, en el caso de olvido o que el sistema no la reconozca, avise inmediatamente al “Administrador General del Sistema” para que le asigne una nueva CONTRASEÑA.

1.1.3 Contactos Se ha establecido medios por los cuales los usuarios del sistema, pueden hacer

sus consultas respecto del funcionamiento del sistema como de los procedimientos que se deben cumplir para tener acceso a las dependencias de Cía. Minera Doña Inés de Collahuasi.

Fono consulta : (57) 51 6361 ó (02) 362 6361 Email : [email protected]


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2. Aplicación en Web 2.1 Objetivo El objetivo principal de este Sistema es: Administrar a través de aplicaciones computacionales

los procesos de Control de Acceso y Casinos de Alimentación en las dependencias de Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi.

2.2 URL del Sistema La aplicación está disponible desde Internet en la siguiente página:

http://www.collahuasi.cl/sgcas

La pantalla que aparece una vez digitada la dirección anterior se presenta en la siguiente imagen:

2.3 Esquema de Navegación desde Web Una vez que se ha ingresado el nombre de USUARIO y CONTRASEÑA el sistema le presentará

unmenútipoárbol,conlasopcioneshabilitadasparaelusuario,comoelmenúquesemuestraen la siguiente pantalla, y es por el cual se hace la navegación en el sistema.

Para activar una aplicación, el usuario debe

hacer clic sobre ella con el puntero del mouse.

Box para ingresar Usuario

Box para ingresar Contraseña

Botón para ingresar al sistema



2.4 Estructura General de las Aplicaciones Antesdecomenzararevisarlasopcionesquepresentaelsistemaparaelperfil,esconveniente

acordar la estructura general de las aplicaciones del sistema. El sistema ha sido construido bajo un estándar de diseño, para la gran mayoría de las aplicaciones. En algunos casos y dependiendo de la información que administre la aplicación, habrá algunas diferencias en relación a este diseño estándar.

Eldiseñodelasventanasconstade3áreas,unasuperiory2inferiores.Lafigurasiguientemuestra el esquema de las ventanas.

Cadaunadeéstasconunpropósitoespecífico:

Área Banner: Estaáreaidentificaalusuarioydisponedelaopcióndevolveralmenúdelsistemaylaopción

para salir del sistema.

Área de Búsqueda y Creación de Registros: Deacuerdolaopcióndemenú,enestesectorelusuariopuedeingresarloscriteriosparauna

Búsqueda,oCrearunregistrodeinformación.Regularmenteenestesectorsedisponedelossiguientesíconos.Cadaunopermiterealizarunafunciónespecífica:

Área de búsqueda y creación de registros

Área de detalle

Área Banner

Área de listado

Salida del menú ysalida del sistema


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Activa la búsqueda de los registros de acuerdo a los filtros o criterios ingresadospreviamente. Levanta, en una ventana aparte, la herramienta de consulta Query Management System (QMS). Graba los datos de un nuevo registro.

Limpia los datos en el bloque.

Área de Listado: Deacuerdoalaopcióndemenú,listatodosloselementosdelsistema,otodosaquellosque

cumplan loscriteriosofiltros, ingresadosporelusuario,de labúsqueda.Estesectorsólodispone de dos íconos en todas las ventanas, estos son:

Permitevisualizarymodificar (editar) toda la información relacionadaconel registroenelsector de Detalle.

Cambia el estado del registro o eliminar: Si el estado es Activo lo deja en inactivo, y el registro no puede ser utilizado en el sistema,

también cumple la función de eliminación.

Área de Detalle: Muestra todos los datos asociados al registro, es posible que en algunos casos se muestre en

el estilo de viñetas o carpetas. Dependiendo de la ventana y los procesos que tenga asociada la información, este sector presentará algunas diferencias. Las diferencias propias de caso son analizadas más adelante.

Graba los cambios efectuados al registro editado. Cancela la edición sin efectuar cambios.



3. Pase de Visitas 3.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para generar los

Pases de Visita.

3.2 Ejecución de la Aplicación

Para ejecutar esta aplicación debe seguir la siguiente secuencia:

Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Creación Pase de Visita

La pantalla de la aplicación es la que se muestra en la siguiente imagen:

Esta pantalla sólo muestra 2 áreas: Área Superior y Área de Listado.


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Los íconos disponibles en el área superior son:

Crear una nueva Solicitud de Pase de Visita

VolveralmenúPrincipal

3.3 Creación de un Pase de Visita

Se debe hacer clic en el Botón de creación de Pase de Visita

La pantalla que aparecerá es la siguiente:

En el área superior se debe ingresar información general acerca de la solicitud y de la empresa:

- Fecha : Fecha de Solicitud.- Solicitante : Nombre.- Site : Santiago, Iquique, Puerto Patache o Faena.-Transporte :Sedebehacerclicenlacasilladeverificación,sicorresponde.- Observaciones : Si corresponde.- Empresa : Nombre de la Empresa, si la empresa solicitante es otra. - Contrato : Nº del Contrato asociado a la visita (excluyente con el Contacto en Faena).- Contacto en faena : Nombre del Contacto en Faena (es excluyente con el Contrato).- Área : Área que visitará.-Alimentación :Sedebehacerclicenlacasilladeverificación,sicorresponde.-Alojamiento :Sedebehacerclicenlacasilladeverificación,sicorresponde.- Indicaciones : Sólo si corresponde.

Nota: El Pase de Visita puede ser asociada a un Contrato o a un Contacto en faena, no a ambos.

11SISTEMA GLOBAL CONTROL DE ACCESO Y SERVICIOS


En estos momentos se deben asociar las personas a la Solicitud de Pase de Visita. Por lo tanto, se debe ir ingresando los datos de cada una de las personas.

Los datos de las personas son:- Nº R.U.T. o Pasaporte- Indicar Tipo de Documento- Nombres y Apellidos- Cargo- Fecha Inicio y Fecha de Término de la Visita (plazo Máximo: 2 días)- Email de contacto.

Para terminar, se debe hacer clic en el Botón de Grabar.

El Sistema entregará un aviso indicando el ingreso satisfactorio de la visita a la Solicitud.

La pantalla quedará de la siguiente manera:

Se deben ingresar todas las personas que entrarían como visita.

Para Terminar se debe hacer clic en el Botón Grabar que se encuentra en el área superior.


12


Aparecerá un aviso indicando el Nº del Pase.

Esta pantalla también indica que “Ha sido guardado EXITOSAMENTE”.

Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá una nueva pantalla con un listado en donde aparece la Solicitud recién creada.

La imagen de la pantalla se muestra a continuación.

Al lado izquierdo aparecen los íconos de Eliminar, Edición y Enviar. Los cuales pueden ser usados con la Solicitud recién creada.

Eliminar Solicitud.

EditarSolicitud.PermitehacerlesmodificacionesalaSolicitud.

Enviar Solicitud.

3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato Parafinalizar completamenteelPasedeVisitaéstedebeserenviadoalAdministradorde

Contrato para su aprobación o rechazo. Para esto, se debe enviar la Solicitud de pase de Visita mediante un clic en el ícono correspondiente.

Al hacer esto aparecerá un mensaje señalando el resultado del envío, tal como lo muestra la

siguiente imagen:

1�SISTEMA GLOBAL CONTROL DE ACCESO Y SERVICIOS


3.5 Editar de un Pase de Visita EnestecasosedejólaSolicitudsinunContratoasociado.SisedeseamodificarlaSolicitud

se debe hacer clic en el botón de Edición.

La pantalla que se mostrará será la siguiente:

El contrato a seleccionar es el SGC-910/29, tal como lo muestra la siguiente imagen:

AlgrabarlamodificaciónapareceránuevamenteunavisoindicandoelNºdelPase.


Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá nuevamente laSolicitud, pero con lamodificaciónrealizada.


14


3.6 Eliminar un Pase de Visita Para eliminar una Solicitud se debe hacer clic en el ícono Eliminar.

4. Pases de Trabajo

4.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para generar los

Pases de Trabajo.

Los Pases de Trabajo se usan cuando una empresa contratista necesita subir personal a trabajar y este personal no está dentro de la nómina oficial de la empresa.Su presenciaenfaenasedebeatrabajosquetomanunosdíasyqueunavezfinalizados,debensalirdefaena.



Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Creación Pase de Trabajo




En el área superior aparece un ícono para crear una Solicitud de Pase de Trabajo.

4.3 Creación Pase de Trabajo

La pantalla que aparece es la que se muestra a continuación:

Esta pantalla se divide en tres áreas: Superior, Listado y Detalle.

En el área Superior se muestran los cuadros de texto que se deben llenar para crear una Solicitud de Pase de Trabajo. Estos datos son:

1. Fecha registro2. Solicitante3. Contrato4. Nombre Administrador5. Site6. Fecha Inicial y Fecha de Término7. Observaciones


1�


Luego de esto se debe comenzar con el ingreso de personas.

Para este ejemplo se ingresarán los siguientes datos:

8. Fecha registro : 11-07-20079. Solicitante : Juan Carlos Herquiñigo10. Contrato : OP-19-0611. Nombre Administrador : Dante Ramos Brito12. Site : Puerto Patache13. Fecha Inicial : 14-07-200714. Fecha de Término : 19-07-200715. Observaciones : SIN OBSERVACIONES16. RUT : 22222222-217. Tipo de Documento : RUT18. Nombres : ROGELIO LUIS19. Apellidos : PÉREZ GONZÁLEZ20. Sexo : MASCULINO21. Fecha Nacimiento : 01-02-198422. Turno : 5x223. Área : SERVICIOS GENERALES24. Cargo : ELECTRICO25. Profesión : ELECTRICO26. País : CHILE27. Ciudad : ANTOFAGASTA28. Dirección : CONDELL 123429. Fono : 34567830. Email : [email protected]. Aviso y Fono Emergencia : Juanita – 34567932. Fecha Inducción : 12-07-2007

La imagen con los datos es la siguiente:

Para continuar se debe hacer clic en el ícono Grabar.



Con esto aparecerán los datos del trabajador en el área de listado (Registros)

Para continuar ingresando trabajadores al Pase de Trabajo, se debe completar el formulario con los datos del siguiente trabajador y hacer clic en el ícono de Grabar que se encuentra en el Área de Detalles.

Unavezfinalizadoel ingresodetrabajadores,sedebehacerclicenel íconodeGrabar que se encuentra en el área superior. El resultado de esto se muestra en la siguiente imagen.

Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá la Solicitud de Pase de Trabajo en la parte central de la pantalla, tal como lo muestra la siguiente imagen.


1�


Finalmente, para terminar con la Solicitud, ésta debe ser enviada al Administrador de Contrato. Para lograr esto, se debe hacer clic en el ícono de Enviar, el que se encuentra justamente a la izquierda delnúmerodeSolicitud.

Alfinalizarapareceráelsiguientemensaje:

Con esto, termina la Creación de Pase de Trabajo.Elprocesocontinúacon laaprobacióndelAdministrador de Contrato.

AlladoizquierdodelnúmerodelaSolicitudaparecendosíconosmás.

Eliminar Solicitud. Se usa para eliminar una Solicitud que todavía no es enviada al Administrador de Contrato.

EditarSolicitud.SeusapararealizarmodificacionesaunaSolicituddePasedeTrabajo,antesde ser enviada al Administrador de Contrato.



5. Solicitud de Postulantes 5.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para registrar los

datos de los trabajadores permanentes de su empresa, es decir, se genera la postulación de los trabajadores.

Como ejecutar esta aplicación:


Opciones – Control de Acceso – Personal y Empresas – Registro de Postulantes



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En ella se muestran dos áreas: Área de Consulta y Área de Listado.En el Área de Consulta el usuario puede consultar las Solicitudes de Postulantes que cumplan con el criterio dado. Este criterio puede considerar: Periodo de creación de Solicitud de Postulante, Nombre de Postulante, Contrato de la Empresa y el Estado de la Solicitud.

Hay tres íconos que tienen las siguientes funciones:

Borrarcontenidodeloscriteriosdebúsqueda

Buscar las Solicitudes de Postulante

Crear una Solicitud de Postulante

En el Área de Detalle aparecen todas las solicitudes que ha realizado la empresa y el estado en que se encuentran. En este caso, se muestran dos (2) Solicitudes de Postulantes. La primera generada el 03 de julio de 2007 y la segunda generada el 04 de julio de 2007.

Al lado derecho de cada una de ellas aparecen dos íconos:

EditarSolicituddelPostulante.PermitehacermodificacionesalaSolicitud.

Eliminar Solicitud del Postulante, sólo aquellas que no han sido enviadas al administrador de contratos CMDIC.

5.2 Creación de Solicitud de Postulante Para crear una nueva solicitud, se debe hacer clic en el ícono de Crear una Solicitud de

Postulante.




En primer lugar se debe indicar:

Solicitante : En este caso, Juan Carlos Herquiñigo.Contrato : Se debe seleccionar uno de los Contratos que aparece en el Listado.Observaciones : Comentarios, si corresponde.

Los íconos disponibles en esta área son:

Enviar Solicitud al administrador de contratos CMDIC y genera email de aviso.

Vuelve a la pantalla inicial.

Posteriormente, en el Área de Detalle debe indicar los datos personales y datos laborales del postulante. Estos datos son:

Datos PersonalesIdentificador :EnestecasoseríaelnúmerodeRUTTipo de Documento : Indicar si es RUT ó PasaporteNombres : Ingresar ambos nombres del postulanteApellido Paterno : Lo indicadoApellido Materno : Lo indicadoSexo : Indicar Masculino ó FemeninoFecha de Nacimiento : Lo indicadoDirección : Lo indicadoCiudad : Lo indicadoPaís : Lo indicado

Avisar a (Emergencia) : Lo indicadoTeléfono (Emergencia) : Lo indicadoFechadeInducción :Estafechaessugeridaporelcontratista,perolafechadefinitivaes determinada por Servicios Laborales.

Datos LaboralesFecha Inicio ContratoFecha Término ContratoTipoContrato :Indefinido,Fijo,HonorarioProfesión : Elegir en el listadoTurno : Elegir en el listadoCargo : Elegir en el listadoÁrea : Elegir en el listado

Una vez finalizado el ingreso de los datos del postulante, se debe hacer clic en el ícono deGrabar.

Al hacer esto, se generará la Solicitud, la cual debe ser vista por el Administrador de Contrato para su Aprobación o Rechazo.


22


5.3 Aviso al Administrador de Contrato El aviso al Administrador de Contrato se realiza mediante un email que se genera al hacer clic

en el ícono de Envío de Solicitud.



6. Solicitudes de Inducción 6.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para registrar las

Solicitudes de Inducción para los trabajadores de su empresa que requieran renovar la inducción.



Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Solicitud de Inducción



24


En ella se muestran tres áreas: Área Superior, Área de Listado y Área de Detalle.

En el Área Superior el usuario puede entregar los datos básicos para la creación de una Solicitud de Inducción.

Hay cuatro íconos que tienen las siguientes funciones:

Enviar. Enviar Solicitud al Administrador del Sistema.

Eliminar. Elimina una Solicitud de Inducción.

Cancelar Solicitud. Vuelve atrás limpiando las pantallas de las tres áreas.

Grabar. Graba la Solicitud de Inducción (Sólo si se ha seleccionado a alguno de los trabajadores existentes en la empresa)

6.3 Creación de Solicitud de Inducción Los pasos a seguir son:

En el Área de detalle se debe seleccionar al trabajador al que se le solicitará Inducción.

En este caso se seleccionará a Marcelo Farías.

Una vez seleccionado, se debe indicar una fecha “sugerida” para este curso. En este caso, se ingresará la fecha 12/07/07

Luego de esto se debe hacer clic en el botón de Grabar que se encuentra en el área de detalle. Al hacer esto, el trabajador seleccionado pasará al área de Listado. Se debe continuar ingresando los trabajadores que debe renovar la Inducción.



CuandosehafinalizadodeingresartrabajadoressedebehacerclicenelbotóndeGrabar que se encuentra en área superior. Al hacer esto, se genera la Solicitud en el Sistema, y es la SolicitudqueServiciosLaboralestendráaccesodesdesuoficina.

El resultado se podrá ver en la parte superior de la pantalla.

6.4 Eliminación de una Solicitud de Inducción Para eliminar una solicitud de inducción se debe hacer clic en el botón Eliminar que se

encuentraalladoizquierdodelaSolicitud.Elsistemapediráconfirmarsudecisiónantesdeeliminarladefinitivamente.


2�


7. Mantención Datos Empresa 7.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al usuario Contratista una herramienta que le

permita hacer Mantención de los datos de su empresa en el Sistema de Control de Acceso.



Opciones – Personal y Empresas – Mantención Datos Empresa


Esta pantalla está dividida en tres áreas: Área de Datos Empresa, Área de Contacto y Área de Detalles.



7.3 Modificación de Datos de Empresa ParamodificarlosDatosdelaEmpresaenelÁreadeDatosEmpresa,sedebemodificarel

dato que se encuentra en alguno de los cuadros de texto.

LosdatosquesepuedenmodificarenestaÁreason:1. Representante Legal2. Dirección3. Ciudad4. Fono5. Fax, y6. Email

Unavezrealizadalamodificación,sedebehacerclicenelíconodeGrabar.

TambiénenestapantallasepuedemodificarlainformacióndelContacto,laqueseencuentraallado izquierdo de la pantalla. La imagen es la siguiente:

AquísepuedenmodificarlasiguienteinformacióndelContacto:7. Nombre8. Dirección9. Fono10. Ciudad, y11. Email


En el Área de Detalles se puede apreciar que hay tres etiquetas: Turnos, Adm. Contrato, Subcontratistas.

La etiqueta Turnossólomuestralosturnosquetienedefinidoslaempresa.

En este caso, existe un turno llamado Prueba 7x7 y se encuentra ACTIVO.

Cada empresa ESED debe informar y enviar la información de los turnos a CMDIC, con la respectiva información de la Inspección del Trabajo de la inscripción y/o autorización del turno de trabajo.


2�


La etiqueta Adm. Contrato muestra cada uno de los Contratos que tiene la empresa del usuario Contratista. En esta etiqueta, se puede cambiar y/o actualizar los datos del administrador del contrato.

En este caso hay 4 contratos, y cada uno de ellos tiene un Administrador que ha sido designado por la empresa mandante.

SilaempresamandantecambiasuAdministradordeContrato,estedatosedebemodificarenestapantalla, haciendo clic en el ícono de Editar.

Al hacer clic en este ícono la pantalla que se presenta es la siguiente:

En este caso, se puede modificar el nombre del Administrador, eligiéndolo desde una listade Administradores. Si el nuevo administrador no aparece en la lista, puede ingresar los datos directamente en cada campo.Además se puede modificar el número de teléfono, celular y elemail.


Si se desea limpiar los campos, se debe hacer clic en el ícono Cancelar.



En la etiqueta Subcontratistas, se muestran los subcontratistas de la ESED, también, se puede generar una Solicitud de Registro de Subcontratista.

En este caso hay 2 empresas contratistas. Una de ellas, Tecnología Informática trabaja en 2 contratos: SGCF-920/29 y OPEN-14-2007. La otra empresa es CSC Chile Ltda. Con el contrato OP-19-06. En todos los casos se muestra la fecha de inicio y término del contrato.

Si se desea agregar una nueva empresa subcontratista, se debe hacer clic en el ícono de Nuevo Subcontratista con el cual se genera una Solicitud de Subcontratista que debe ser autorizada por CMDIC.

Al hacer esto se desplegará una pantalla para ingresar los antecedentes de la nueva empresa subcontratista y del contrato que los une con la empresa del usuario Contratista.


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Los datos a ingresar son:

Contrato Mandante : Contrato de servicios con CMDIC al cual se anexará el subcontratista.Contrato : Contrato entre la empresa mandante y el subcontratista (opcional).Fecha Inicio : Fecha de Inicio del Contrato.Fecha Término : Fecha de Término del Contrato.Dotación : Dotación Máxima acordada.

Empresas :ListadeempresasdefinidasenelSistema,sielsubcontratistaestáen dicha lista se debe seleccionar de ella para el llenado de los campos siguientes. Si la empresa subcontratista no se encuentra en la lista, se deben llenar los campos siguientes.

RUT : RUT de la empresa subcontratista.Razón Social : Razón Social del subcontratista.Nombre de Fantasía : Nombre de fantasía del subcontratista.Rep. Legal : Nombre del representante legal.Dirección : Dirección comercial de la empresa subcontratista.Ciudad : Ciudad.Fono : Fono de la empresa.Fax : Fax de la empresa.Email : Correo electrónico de la empresa subcontratista.Mutualidad : Mutualidad de la empresa subcontratista.% Cotización : Es el porcentaje que se paga a la Mutualidad correspondiente.

Datos del ContactoContacto : Nombre del Contacto del subcontratista.Dirección : Dirección comercial del contacto.Ciudad : Ciudad del contacto.Fono : Fono del contacto.Email : Correo electrónico del contacto.

Datos del Administrador del ContratoAdministrador : Nombre del administrador del contrato del subcontratista.Fono : Fono del administrador del contrato.Email : Correo electrónico del administrador.

Una vez terminado el ingreso de datos, se debe hacer clic en el ícono de Grabar.

La Solicitud de Subcontratista es enviada al contralor de Contratos de CMDIC, el cual revisa la documentación y aprueba la solicitud.

AntofagastaUribe 1017 Of 201

Fono/Fax: (55) 251524

Manual de Usuario Sistema SGCAS V.5.0Perfil de usuario: Adm. Contratos CMDIC

Opendat S.A.Gerencia de Ingeniería y Desarrollo

IquiqueAvda Balmaceda 2740 Dpto. 607

Fono/Fax: (57) 483149

SantiagoPio X 2446 Of. 1305

Fono/Fax: (02) 6581230



ÍNDICE DE CONTENIDO

1. Propósito del Documento ............................................................................................ 51.1 Aspectos Generales .................................................................................................. 5

1.1.1 Acerca del alcance de este manual ................................................................ 51.1.2 De los usuarios ............................................................................................... 51.1.3 Contactos ........................................................................................................ 5

2. Aplicación en Web ........................................................................................................ 62.1 Objetivo ..................................................................................................................... 62.2 URL del Sistema ........................................................................................................ 62.3 Esquema de Navegación desde Web ....................................................................... 62.4 Estructura General de las Aplicaciones ..................................................................... 7

3. Pase de Visitas ............................................................................................................. 93.1 Objetivo ..................................................................................................................... 93.2 Ejecución de la Aplicación ......................................................................................... 93.3 Creación de un Pase de Visita ................................................................................ 103.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato ........................................... 123.5 Editar de un Pase de Visita ..................................................................................... 133.6 Eliminar un Pase de Visita ...................................................................................... 14

4. Aprobación Administrador de Contratos ................................................................. 154.1 Objetivo ................................................................................................................... 154.2 Ejecución de la Aplicación ....................................................................................... 154.3 Aprobación de Postulante ....................................................................................... 164.4 Aprobación de Pase de Visita ................................................................................. 174.5 Aprobación de Pase de Trabajo .............................................................................. 18

5. Consulta de Subcontratistas ..................................................................................... 215.1 Objetivo ................................................................................................................... 215.2 Ejecución de la Aplicación ....................................................................................... 21



1. Propósito del Documento Este documento tiene por objetivo explicar en forma detallada el uso de las aplicaciones del

Sistema Global de Control de Acceso y Servicios.

Su alcance está orientado a ser una guía, en relación a la dinámica de trabajo que va a tener que desarrollar el usuario definido según el perfil asociado.

1.1 Aspectos Generales

1.1.1 Acerca del alcance de este manual El presente documento es un Manual de Usuario, por lo que describe los aspectos

generales, mostrando la forma de usar y operar el sistema desde el punto de vista Computacional, en consecuencia, no específica los procedimientos administrativos para la codificación ni las bases teóricas que sustentan la operación.

1.1.2 De los usuarios Los usuarios del sistema son las personas que lo usan y para las cuales este

sistema fue diseñado y construido.

Deben estar adscritos a un determinado Perfil que define los privilegios y el modo de operar e interactuar con el mismo. Además de su perfil, el Usuario puede tener acceso sobre una o más aplicaciones (programas) del sistema, estas características, permiten controlar y administrar el acceso personalizado a las distintas aplicaciones y funciones del sistema.

Todo usuario, debe estar previamente capacitado y autorizado para acceder al sistema, si esta no es su situación, favor contáctese con el “Administrador General del Sistema” para requerir la capacitación respectiva y las autorizaciones con sus correspondientes privilegios.

Sólo personas autorizadas podrán hacer uso del sistema, para este efecto cada usuario posee un NOMBRE DE USUARIO y una CONTRASEÑA, esta última sólo debe ser conocida por la persona que es la propietaria de la cuenta, nunca debe ser prestada ni cedida, pues el mal uso o el uso malicioso de la misma, será de la exclusiva responsabilidad del titular de la cuenta.

Ante la eventualidad de que la CONTRASEÑA se filtre o sea conocida por otras personas, el sistema provee las facilidades para cambiarla, en el caso de olvido o que el sistema no la reconozca, avise inmediatamente al “Administrador General del Sistema” para que le asigne una nueva CONTRASEÑA.

1.1.3 Contactos Se ha establecido medios por los cuales los usuarios del sistema, pueden hacer

sus consultas respecto del funcionamiento del sistema como de los procedimientos que se deben cumplir para tener acceso a las dependencias de Cía. Minera Doña Inés de Collahuasi.

Fono consulta : (57) 51 6361 ó (02) 362 6361 Email : [email protected]


�


2. Aplicación en Web 2.1 Objetivo El objetivo principal de este Sistema es: Administrar a través de aplicaciones computacionales

los procesos de Control de Acceso y Casinos de Alimentación en las dependencias de Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi.

2.2 URL del Sistema La aplicación está disponible desde Internet en la siguiente página:

http://www.collahuasi.cl/sgcas

La pantalla que aparece una vez digitada la dirección anterior se presenta en la siguiente imagen:

2.3 Esquema de Navegación desde Web Una vez que se ha ingresado el nombre de USUARIO y CONTRASEÑA el sistema le presentará

un menú tipo árbol, con las opciones habilitadas para el usuario, como el menú que se muestra en la siguiente pantalla, y es por el cual se hace la navegación en el sistema.

Para activar una aplicación, el usuario debe hacer clic sobre ella con el puntero del mouse.

Box para ingresar Usuario

Box para ingresar Contraseña

Botón para ingresar al sistema



2.4 Estructura General de las Aplicaciones Antes de comenzar a revisar las opciones que presenta el sistema para el perfil, es conveniente

acordar la estructura general de las aplicaciones del sistema. El sistema ha sido construido bajo un estándar de diseño, para la gran mayoría de las aplicaciones. En algunos casos y dependiendo de la información que administre la aplicación, habrá algunas diferencias en relación a este diseño estándar.

El diseño de las ventanas consta de 3 áreas, una superior y 2 inferiores. La figura siguiente muestra el esquema de las ventanas.

Cada una de éstas con un propósito específico:

Área Banner: Esta área identifica al usuario y dispone de la opción de volver al menú del sistema y la opción

para salir del sistema.

Área de Búsqueda y Creación de Registros: De acuerdo la opción de menú, en este sector el usuario puede ingresar los criterios para una

Búsqueda, o Crear un registro de información. Regularmente en este sector se dispone de los siguientes íconos. Cada uno permite realizar una función específica:

Área de búsqueda y creación de registros

Área de detalle

Área Banner

Área de listado

Salida del menú ysalida del sistema


�


Activa la búsqueda de los registros de acuerdo a los filtros o criterios ingresados previamente. Levanta, en una ventana aparte, la herramienta de consulta Query Management System (QMS). Graba los datos de un nuevo registro.

Limpia los datos en el bloque.

Área de Listado: De acuerdo a la opción de menú, lista todos los elementos del sistema, o todos aquellos que

cumplan los criterios o filtros, ingresados por el usuario, de la búsqueda. Este sector sólo dispone de dos íconos en todas las ventanas, estos son:

Permite visualizar y modificar (editar) toda la información relacionada con el registro en el sector de Detalle.

Cambia el estado del registro o eliminar: Si el estado es Activo lo deja en inactivo, y el registro no puede ser utilizado en el sistema,

también cumple la función de eliminación.

Área de Detalle: Muestra todos los datos asociados al registro, es posible que en algunos casos se muestre en

el estilo de viñetas o carpetas. Dependiendo de la ventana y los procesos que tenga asociada la información, este sector presentará algunas diferencias. Las diferencias propias de caso son analizadas más adelante.

Graba los cambios efectuados al registro editado. Cancela la edición sin efectuar cambios.



3. Pase de Visitas 3.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Contratista una herramienta para generar los

Pases de Visita.



Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Creación Pase de Visita


Esta pantalla sólo muestra 2 áreas: Área Superior y Área de Listado.


10


Los íconos disponibles en el área superior son:

Crear una nueva Solicitud de Pase de Visita

Volver al menú Principal

3.3 Creación de un Pase de Visita

Se debe hacer clic en el Botón de creación de Pase de Visita


En el área superior se debe ingresar información general acerca de la solicitud y de la empresa:

- Fecha : Fecha de Solicitud.- Solicitante : Nombre.- Site : Santiago, Iquique, Puerto Patache o Faena.- Transporte : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde.- Observaciones : Si corresponde.- Empresa : Nombre de la Empresa, si la empresa solicitante es otra. - Contrato : Nº del Contrato asociado a la visita (excluyente con el Contacto en Faena).- Contacto en faena : Nombre del Contacto en Faena (es excluyente con el Contrato).- Área : Área que visitará.- Alimentación : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde.- Alojamiento : Se debe hacer clic en la casilla de verificación, si corresponde.- Indicaciones : Sólo si corresponde.

Nota: El Pase de Visita puede ser asociada a un Contrato o a un Contacto en faena, no a ambos.



En estos momentos se deben asociar las personas a la Solicitud de Pase de Visita. Por lo tanto, se debe ir ingresando los datos de cada una de las personas.

Los datos de las personas son:- Nº R.U.T. o Pasaporte- Indicar Tipo de Documento- Nombres y Apellidos- Cargo- Fecha Inicio y Fecha de Término de la Visita (plazo Máximo: 2 días)- Email de contacto.

Para terminar, se debe hacer clic en el Botón de Grabar.

El Sistema entregará un aviso indicando el ingreso satisfactorio de la visita a la Solicitud.

La pantalla quedará de la siguiente manera:

Se deben ingresar todas las personas que entrarían como visita.

Para Terminar se debe hacer clic en el Botón Grabar que se encuentra en el área superior.


12


Aparecerá un aviso indicando el Nº del Pase.


Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá una nueva pantalla con un listado en donde aparece la Solicitud recién creada.

La imagen de la pantalla se muestra a continuación.

Al lado izquierdo aparecen los íconos de Eliminar, Edición y Enviar. Los cuales pueden ser usados con la Solicitud recién creada.

Eliminar Solicitud.

Editar Solicitud. Permite hacerles modificaciones a la Solicitud.

Enviar Solicitud.

3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato Para finalizar completamente el Pase de Visita éste debe ser enviado al Administrador de

Contrato para su aprobación o rechazo. Para esto, se debe enviar la Solicitud de pase de Visita mediante un clic en el ícono correspondiente.

Al hacer esto aparecerá un mensaje señalando el resultado del envío, tal como lo muestra la

siguiente imagen:



3.5 Editar de un Pase de Visita En este caso se dejó la Solicitud sin un Contrato asociado. Si se desea modificar la Solicitud

se debe hacer clic en el botón de Edición.

La pantalla que se mostrará será la siguiente:

El contrato a seleccionar es el SGC-910/29, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Al grabar la modificación aparecerá nuevamente un aviso indicando el Nº del Pase.


Al hacer clic en el botón Aceptar aparecerá nuevamente la Solicitud, pero con la modificación realizada.


14


3.6 Eliminar un Pase de Visita Para eliminar una Solicitud se debe hacer clic en el ícono Eliminar.



4. Aprobación Administrador de Contratos 4.1 Objetivo: El objetivo de esta aplicación es entregar al Administrador de Contrato una herramienta para

aprobar los Pases solicitados (Postulantes, Pases de Visita, Pases de Trabajo).



Opciones – Control de Acceso – Gestión de Pases y Postulantes – Aprobación Adm. Contratos


Esta pantalla muestra 3 áreas: Área Superior, Área de Listado y Área de Detalle.


1�


4.3 Aprobación de Postulante

En el área superior aparece una solicitud para ser aprobada por el Administrador de Contrato, en este caso el número de la Solicitud es: 500000178.

Al lado derecho de esta solicitud aparece un ícono al que se le debe hacer clic para ver el listado de personas que vienen en la solicitud. La lista aparecerá en el Área de Listado, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Para revisar los antecedentes del Postulantes se debe hacer clic en el ícono de detalle que se encuentra a la derecha del nombre del trabajador.

Al hacer esto, en el Área de Detalle aparecerán los datos del postulante:

En esta pantalla el Administrador tiene 4 íconos para ejecutar las siguientes acciones:

Aprobar Solicitud

Rechazar Solicitud

Cancelar (volver atrás)

Grabar



Hay que fijarse que en esta pantalla aparecen dos veces los íconos de Aprobar, Rechazar y Cancelar. Los que se encuentran en la parte superior tienen efecto sobre todos los postulantes de la Solicitud. Los que se encuentran en la parte inferior tienen efecto sobre el postulante que se encuentra en el área de Detalle. El administrador debe actuar según su criterio.

El ícono de Grabar se ocupa en caso de que el Administrador de Contrato ingrese alguna modificación o haga alguna indicación. Si no hay cambios, no se debe ocupar este ícono.

4.4 Aprobación de Pase de Visita Si el Administrador de Contrato tiene un Pase de Visita para aprobación, aparecerá dentro

de la lista de Pases (Postulantes, Visita, Trabajo) para aprobación, tal como lo muestra la siguiente imagen.

En este caso aparece el Pase de Visita 500000182 el cual se encuentra para aprobación.

Al lado derecho del Pase aparece el ícono de Detalle.

Al hacer esto aparecerá la siguiente pantalla

En el Área de Listado Aparece una persona en el pase. Para ver el detalle de la persona de debe hacer clic en el ícono de Detalle.


1�


En el Detalle se verá la información que aparece en la siguiente imagen:

En esta pantalla el Administrador tiene 4 íconos para ejecutar las siguientes acciones:

Aprobar Solicitud.

Rechazar Solicitud.

Cancelar (volver atrás).

Grabar.

Hay que fijarse que en esta pantalla aparecen dos veces los íconos de Aprobar, Rechazar y Cancelar. Los que se encuentran en la parte superior tienen efecto sobre todos los postulantes de la Solicitud. Los que se encuentran en la parte inferior tienen efecto sobre el postulante que se encuentra en el área de Detalle. El administrador debe actuar según su criterio.

El ícono de Grabar se ocupa en caso de que el Administrador de Contrato ingrese alguna modificación o haga alguna indicación. Si no hay cambios, no se debe ocupar este ícono.

4.5 Aprobación de Pase de Trabajo Si el Administrador de Contrato tiene un Pase de Trabajo para aprobación, aparecerá dentro

de la lista de Pases (Postulantes, Visita, Trabajo) para aprobación, tal como lo muestra la siguiente imagen:



En este caso el Administrador de Contrato debe aprobar el Pase de Trabajo número 500000185. Para aprobar el pase debe hacer clic en el ícono que se encuentra a la derecha del Pase.

Al hacer lo anterior, se mostrará en el área de listado la lista con las personas contenidas en el Pase de Trabajo. En este caso, sólo hay una persona. La lista que se mostrará al usuario será la siguiente:

Para autorizar a una persona en particular se debe hacer clic en el ícono de detalle.

Al hacer clic se mostrará el siguiente detalle de la persona:

Para asignar servicios de Casino, se debe hacer clic en el ícono de Asignación de Servicios el que está representado por el siguiente ícono . La pantalla de asignación de servicios es la siguiente:


20


En este caso se asignará Almuerzo Estándar.Luego de grabar la asignación de debe hacer clic en el ícono de Aprobación.

En caso de no aprobar la Solicitud de Pase de Trabajo, se debe hacer clic en el ícono de Rechazo.



5. Consulta de Subcontratistas 5.1 Objetivo El objetivo de esta aplicación es entregar al Administrador de Contrato una herramienta

para Consultar acerca de las empresas subcontratistas registradas en la Base de datos del sistema.



Opciones – Control de Acceso – Personal y Empresas – Consulta de Subcontratistas


Esta pantalla muestra solamente el listado de las empresas. Este listado puede ser exportado a

Excel haciendo clic en el ícono , que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Además,

se puede llamar a la aplicación QMS que permite tener acceso a los datos que definen esta consulta

y poder administrarlos de manera diferente. El ícono es .

manual sgcas

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