manual (scablog)

Sistema de Coordinación de

Acciones (SCA)

Manual de Usuario

1

Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010

Tabla de contenido

Introducción

Ciclo de coordinación de acciones

Glosario de términos

Acceso al sistema

Registro de proyecto


2

Tabla de contenido

Registro de actividad

Negociación

Actividades en proceso

Mis actividades

Supervisión de actividades


3

Tabla de contenido

Seguimiento de actividades

Consultar proyecto

Concluir proyecto

Evaluación de resultado


4

Introducción

El sistema de coordinación de acciones SCA es una aplicación diseñada para uso de todo el personal de VLCA/LCA con la intención de coordinar y dar continuidad a las actividades que se realizan como parte del cumplimiento de objetivos y compromisos .


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Introducción

Maneja grupos de trabajo y grupos de proyectos

Envío automático de mensajes de correo electrónico


6

Ciclo de coordinación de

acciones

1. Generación del

contexto

2. Negociación

3. Realización

4. Evaluación

Ciclo de coordinación de

accionesSCA

1. Resultado de

conversaciones de

reuniones y necesidades

entre equipos de proyectos

y de trabajo. Alta de

proyecto

2. Negociación durante la

asignación de la actividad

3. Capturas de avance dentro

de una actividad.

Supervisión y comentarios

4. Evaluaciones de proyecto y

de equipos de trabajoElaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010

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Glosario de términos

Grupo de trabajo es el equipo natural de los

supervisores con el personal que trabaja con ellos

basado en el organigrama de la empresa.

Equipo de proyecto es un equipo conformado por

personas que de manera natural no pertenezcan a un

equipo de trabajo pero que necesiten colaborar juntos

para la realización de un proyecto.

Proyecto es la declaración formal del resultado del

contexto creado y puede ser como tal un proyecto en

el sentido formal como también la planeación de

actividades mensuales de una persona.


8

Glosario de términos… (Cont.)

Actividad es una tarea que se realiza de manera

individual ya sea autoimpuesta o asignada por un

supervisor o líder de proyecto. Esta puede ser

asociada a un proyecto o no.

Negociación se da entre el supervisor o líder de

proyecto cuando se registra una actividad de

prioridad alta.

Entregable de proyecto es cualquier documento o

resultado tangible dentro del desarrollo de un

proyecto. Por ejemplo: Informe de resultados,

carpeta archivada, presentación de documento ante

alguna autoridad. Ir a captura de proyecto


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Acceso al sistema

Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa

la dirección

www.lca-consultores.mx/SCA

Se escribe usuario y contraseña

La primera vez la contraseña por omisión es la palabra

password y el sistema solicita crear una nueva contraseña.


La nueva

contraseña no

puede ser la

misma palabra

password

10

http://www.lca-consultores.mx/SCA



Registro de proyecto

En el menú Proyecto se selecciona la

opción registrar y el sistema presenta la

pantalla de captura de proyecto.

La clave del proyecto se define de la

siguiente manera:

Si es planeación de actividades mensuales la

clave se construye con las iniciales del

responsable, el mes y el año. Por ejemplo si se

trata de las actividades del mes de abril de 2010

de Ernesto Pérez, la clave que corresponde es : EPR-04-2010


11

Registro de proyecto … (Cont.)

Si se trata de un proyecto

entonces la clave se conforma por

las iniciales del área, iniciales del

proyecto, el año y el consecutivo

del proyecto para ese año en caso

de que se realicen varios

proyectos similares. Por ejemplo el

área de TI va a desarrollar SOX en

su primer versión: TI-SOX-01-2010


12


Dentro de contexto se describe la

justificación, aspectos generales y

alcance del proyecto a realizar.


13


Equipo de proyecto: Responsable. es quien ejecuta el proyecto

Reporta a : generalmente es el líder del proyecto o

cliente principal. Cuando se trata de actividades del

mes esta figura es el supervisor de la persona

responsable de las actividades

Delega a: es la persona o grupo de personas a

quienes el responsable o el líder del proyecto puede

asignar actividades para el logro del cumplimiento del

proyecto.


14


Cuando se trata de planeación de actividades

mensuales, el equipo del proyecto se conforma por

el responsable a realizar las actividades que reporta a

su supervisor y puede delegar a una tercera persona.

Si es un proyecto entonces el equipo se conforma

por las personas que van a participar que pueden ser

de diferentes áreas pero que participan con algún rol

dentro del proyecto.


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Entregables

Se escribe el nombre del entregable y para

agregar más se pulsa el símbolo


16

Registro de actividad

Dentro del menú actividad se selecciona la opción

registrar.

La categoría de la actividad se refiere a poder

agregar clasificaciones para identificarlas y

asociar actividades de un mismo tipo, por

ejemplo: Consultoría,

Desarrollo,

Pruebas,

Pagos.

Cada área podrá ir definiendo y agregando categorías en el

catálogo.


17

Registro de actividad … (Cont.)


Tipo de actividad:

Si una actividad se indica como Propia, significa

que la persona que la registra es quien la va a

realizar

Cuando se registra una actividad para que otra

persona la realice entonces se marca como

Colaborativa y el sistema muestra el campo para

seleccionar el nombre de la persona a quien se le

asigna.

18

Registro de actividad … (Cont.)


19

Registro de actividad… (Cont.)

Prioridad

La prioridad Alta indica que es una actividad que debe

iniciar un proceso de negociación con el supervisor hasta

aceptar la fecha compromiso.

Cuando las prioridades son Media o Baja, únicamente se

registra para realizarse y no implica negociación.

Ponderación

Esta opción se utiliza únicamente cuando una actividad

está asociada a un proyecto. En el campo se captura el

porcentaje o peso que la actividad tenga como impacto

en el proyecto.


20

Registro de actividad… (Cont.)


21

Las ponderaciones de las actividades permiten tener un indicador

de desempeño del proyecto.

Se suman las ponderaciones por color de avance de la actividad,

es decir todas las que están en verde o amarillo o rojo

El proyecto tendrá en desempeño el que sume mayor

Debemos procurar siempre estar en verde

Recordemos que una actividad que no ha cumplido el 75% de su

tiempo tendrá color verde

Al llegar al 75 su color es amarillo

El día que vence se pondrá rojo

http://trinityeyes.files.wordpress.com/2009/10/importante1.jpg

Actividades en negociación

Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades

que se encuentran en negociación. Se da click en el hipervínculo

del nombre para acceder a la visualización de los detalles de la

actividad, donde el usuario puede:

Aceptar

Declinar

Contraproponer

Si al acceder el sistema solo

presenta los menús es

porque no se tienen

actividades pendientes para

negociar


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Actividades en negociación

Símbolo Acción Rol Resultado

Aceptar

Supervisor/

Líder

Si acepta la actividad, queda asignada al

responsable. La puede visualizar en el menú

supervisar para emitir comentarios.

Responsable

de la

actividad

Si acepta la actividad le queda asignada y la

puede visualizar en el listado de actividades para

capturar avances.

Declinar

Supervisor/

Líder

Al declinar, escribe una justificación, se notifica al

responsable y la actividad no se realiza.

Responsable

de la

actividad

Escribe una justificación y el supervisor /líder de

proyecto recibe notificación para aceptar o hacer

nueva propuesta.

Contra

proponer

Supervisor/

Líder

Indica la fecha compromiso, justifica y el

responsable de la actividad recibe notificación

Responsable

de la

actividad

Indica la fecha compromiso, justifica y el

supervisor /líder recibe notificación


23

Las actividades que se encuentran en

proceso se pueden visualizar tanto por el

supervisor /líder de proyecto como por el

responsable de realizarlas.

Responsable de la actividad

Menú ActividadListado de actividades

Supervisor /líder de proyecto

Menú Actividad Supervisar

Para visualizar las actividades asociadas a un

proyecto

Menú proyecto proyecto –Actividad

Actividades en proceso


24

Mis actividades

El listado de actividades muestra

las actividades por estatus : sin

iniciar o en proceso y el

semáforo muestra el tiempo

transcurrido

Cuando una actividad llegó a su fecha compromiso y no se

concluyó, se indica con el botón rojo

Al haber transcurrido el 75% del tiempo de una actividad

se enciende el indicador amarillo

Cuando una actividad está en proceso y no ha transcurrido

el 75% de tiempo, el indicador es verde

Si una actividad no ha iniciado el indicador se muestra

color blancoElaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010

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Mis actividades … (Cont.)

Cuando una actividad se acepta, su estatus se

cambia a en proceso y durante esa etapa

El responsable:

Captura avances de la actividad

Solicita prórroga para concluirla

Concluye la actividad

El supervisor:

Puede consultar los avances

Emite comentarios


26

Supervisión de actividades

Al dar click en el listado de las

actividades a supervisar el líder de

proyecto/supervisor puede emitir

comentarios y /o adjuntar algún

archivo al responsable. Este será

notificado vía correo electrónico


27

Seguimiento a actividades

Cuando se accede a la

actividad es posible:

• Capturar avance,

•Concluir

• Solicitar prórroga.

•Al capturar avance se registra en el log de la actividad y se

envía notificación al supervisor o líder cuando es prioridad alta

•Si se solicita prórroga se notifica al líder /supervisor para

iniciar nuevamente fase de negociación

•Al concluir actividad, ésta pasa al listado de históricos y

cuando es prioridad alta se notifica al supervisor/líder de

proyecto


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Consultar proyectos

Los proyectos manejan dos

tipos de estatus:

•Por tiempo del proyecto

•Por desempeño.

El desempeño del proyecto depende de las

actividades de alta ponderación vencidas o por

vencerElaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010

29

Concluir proyecto

Una vez que se han concluido las actividades de un proyecto éste puede ser terminado.

Para concluir el proyecto es necesario marcar como completos los entregables


30

Concluir proyecto… (Cont.)

En el listado de proyectos se selecciona el proyecto y se da click en el hipervínculo con el nombre del proyecto para abrirlo.

Se pone en modo edición usando en botón editar y se concluye pulsando la opción concluir proyecto


31

Concluir proyecto … (Cont.)


32

Concluir proyecto … (Cont.)


33

Una vez que concluye un proyecto el líder o supervisor realiza la evaluación de los resultados para concluir el ciclo de coordinación de acciones

Esta evaluación mide el resultado final del proyecto y del equipo de trabajo.

Evaluación de resultados de un

proyecto


34

Dentro de la evaluación de proyecto se documenta el aprendizaje y experiencias adquiridas


proyecto… (Cont.)


35


proyecto


Rubros que se evalúan en un proyecto

Proyecto

• Si se cumplió en tiempo

• Dentro del presupuesto

• De acuerdo al requerimiento del cliente

Equipo del proyecto

• Desempeño

• Actitud

• Habilidades

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proyecto


Rubros que se evalúan en un proyecto

Actividades

Con base en su ponderación, las actividades de un

proyecto terminadas en tiempo se contabilizan con

el total de su ponderación y la suma debe dar 100

como resultado ideal de la realización de

actividades

37


proyecto


38

http://usuarios.lycos.es/erapolisspain/bombas.gif


proyecto


Criterios de evaluación y ponderación:

Existen 4 criterios con los que se evalúan tanto los

proyectos como al equipo

Criterio Valor

Completamente satisfecho 100

Satisfecho 75

Insatisfecho 50

Completamente insatisfecho 25

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