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5/10/2018 Manual Project - slidepdf.com

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1.1 ¿Qué es la administración de proyectos? ....................................................................................1.2 Dominar la administración de proyectos en cuatro pasos ...........................................................1.3 Definición del proyecto ...............................................................................................................

1.4 El plan del proyecto: una herramienta indispensable ..................................................................1.5 Seguimiento: la importancia de mantenerse informado ..............................................................1.6 Cierre del proyecto ......................................................................................................................1.7 Asistencia proporcionada por Microsoft Project ........................................................................Equilibrar los factores de programación críticos con facilidad .........................................................Identificar problemas antes de que afecten a la programación .........................................................Realizar un seguimiento del plan de proyecto ..................................................................................Cierre del proyecto ............................................................................................................................1.8 Lista de libros de referencia sobre la administración de proyectos ............................................1.9 Los elementos básicos: tareas, recursos y asignaciones .............................................................Tareas ...............................................................................................................................................

Recursos ........................................................................................................................................... 1.10 Asignaciones ............................................................................................................................ 1.11 ¿Dónde van los datos? El flujo de información de Microsoft Project ..................................... 2.0 División del proyecto en tareas, fases e hitos ............................................................................ 2.2 Tareas ......................................................................................................................................... 2.3 Fases ...........................................................................................................................................3.0 EL NÚCLEO DEL PLAN DEL PROYECTO: LA LISTA DE TAREAS ................................Escribir una tarea en el Diagrama de Gantt .....................................................................................

Capacidad máxima ....................................................................................................................... 24.0 DETRÁS DE CADA RECURSO: LOS CALENDARIOS LABORALES ...............................24.1 Crear los calendarios laborales de un grupo de recursos ........................................................... 2

4.2Asignar un grupo de recursos a un calendario laboral ................................................................ 24.3 Modificar un calendario laboral para un recurso individual ...................................................... 24.4 Asignar uno o varios recursos a una tarea ..................................................................................24.6 Quitar un recurso de una tarea ................................................................................................... 24.7 Reemplazar un recurso en un solo paso ..................................................................................... 25.1 Asignar tareas a los recursos ...................................................................................................... 2Para asignar una tasa a un recurso ................................................................................................... 25.3 Asignar varias tasas a un recurso ............................................................................................... 35.4 Asignar tasas diferentes a un recurso ......................................................................................... 35.5 Asignar un costo fijo a una tarea ................................................................................................35.6 Controlar cómo se acumulan los costos de los recursos ............................................................ 3

6.1 Obtener un plan preciso y completo .......................................................................................... 36.2 Revisar los objetivos, el ámbito y las suposiciones ................................................................... 36.3 Agregar o eliminar tareas ........................................................................................................... 36.4 Perfeccionar las estimaciones de las duraciones de tareas .........................................................36.5 Comprobar la fecha de fin del proyecto ..................................................................................... 36.6 Determinar si las delimitaciones de fecha fija son necesarias ................................................... 36.7 Comprobar los costos con el presupuesto .................................................................................. 36.8 Identificar y corregir los errores obvios ..................................................................................... 3

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6.9 Reducir la programación ............................................................................................................ 36.10 Utilizar los recursos de la forma más eficaz posible ................................................................36.11 Reducir los costos del proyecto ............................................................................................... 37.0 REDUCCIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ............................................................................. 37.1 Identificar las tareas de la ruta crítica ........................................................................................ 3

7.2 Ordenar las tareas críticas por la duración ................................................................................. 37.3 Métodos para reducir la duración de una tarea .......................................................................... 38.0 MÉTODOS PARA COMENZAR ANTES LAS TAREAS ...................................................... 48.1 Cambiar la secuencia de tareas .................................................................................................. 48.3 Agregar tiempo de adelanto a las tareas .....................................................................................48.4 Buscar los recursos sobreasignados ........................................................................................... 48.5 Retrasar una tarea personalmente .............................................................................................. 48.6 Retrasar tareas automáticamente ................................................................................................48.8 Disminuir el trabajo de un recurso en una tarea .........................................................................5

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1.0 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: ASPECTOS BÁSICOS.

Muchas de las personas que ocupan parte de su tiempo de trabajo administrandproyectos se acobardan ante la expresión “administración de proyectos”. La ide

en si misma sugiere tareas complicadas y extensas. En realidad, sin embargo, administración de proyectos es únicamente un sistema para administrar tarearecursos y costos de manera eficaz. Un buen sistema le ayudara a mejorar comunicación y la coordinación y a reducir la gran cantidad de tiempo que suponla administración de proyectos. Aporte una herramienta como Microsoft Project su equipo de proyecto y podrá ser incluso mas eficaz en menos tiempo.

En este capitulo se describen los conceptos básicos de la administración dproyectos, así como un proceso en cuatro pasos, comprobado y realista, paradministrar proyectos. Puede seguir este proceso tal y como se presenta o puedadaptarlo a una situación concreta. Este capitulo no intenta en absoluto ser un

tesis global sobre la administración de proyectos, es únicamente unintroducción. Si se desea obtener mas información, consulte la lista de libros dreferencia sobre la administración de proyectos, que encontrara al final de estcapitulo.

1.1 ¿Qué es la administración de proyectos?

Administrar proyectos es cuestión de equilibrar tres conceptos: ámbitprogramación y recursos. Generalmente, esto significa planear, organizar realizar el seguimiento de las tareas del proyecto, así como identificas programas los recursos para que realicen dichas tareas. El ámbito es el interva

de tareas necesario para cumplir los objetivos del proyecto. La programacióindica el tiempo y la secuencia de cada tarea, así como la duración total deproyecto. Los recursos son las personas o los equipos que realizan o facilitan latareas del proyecto. Los recursos normalmente conllevan costos, como salariosgastos operativos, que probablemente desee controlar.

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Una de las cuestiones mas importantes de la administración de proyectos egarantizar el cumplimiento de los objetivos específicos del proyecto de la formmas eficaz posible. El plan del proyecto es la herramienta principal dadministración de proyectos necesaria para alcanzar este propósito. Sin embargosi administrar proyectos no es la parte principal de su trabajo (ni la favorita), e

posible que se niegue en rotundo a crear y utilizar un plan del proyecto, lo cuconstituye una de las opciones. No obstante, hay una parte negativa en estenfoque.Sin un plan formal se reducen las posibilidades de cumplir los objetivos dproyecto, tales como ajustarse al presupuesto o a la programación. Si no resulta fácil llevar a cabo un seguimiento de quien se encarga de cada tarea o dcuando deben finalizar las mismas, perderá la oportunidad de cumplir loobjetivos mencionados. Asimismo, si algo va mal, se incumple una fecha límite una tarea dura mas tiempo del que había pensado, puede que encuentdificultades innecesarias para determinar el origen del problema y su efecto en programación.

Una buena administración del proyecto le ayudara a tener éxito. Todos lointegrantes del equipo se beneficiaran de las mejoras en la coordinación y en comunicación, dándole así un mayor énfasis a los resultados. Adquirirá essentido de reafirmación de tener todo bajo control.

1.2 Dominar la administración de proyectos en cuatro pasos

No existe un único método correcto para administrar proyectos. De hecho, si pida 10 expertos en la administración de proyectos que le expliquen la mejor manerde administrar proyectos, seguramente obtendrá 10 respuestas diferentes, todaellas verdaderas.

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Para ayudarle a administrar proyectos de maneras eficaz, hemos extraído mejor de la sabiduría de la administración de proyectos en esos cuatros pasoprincipales.

Podrá utilizar Microsoft Project para los pasos 2 y 3, creación de un proyecto

seguimiento y administración del mismo. Sin embargo, ningún programa dadministración de proyectos le servirá de gran ayuda en los pasos 1 y 4. Para paso 1, definición de un proyecto, tendrá que anotar los objetivos y los limitepor ejemplo el numero de recursos disponibles o el presupuesto del proyecto. Nobstante, aunque utilice Microsoft Project como ayuda para evaluar y almacenaun proyecto cuando concluya, la mayoría de las tareas del paso 4, cerrar uproyecto, no requieren el uso de un programa de administración de proyectos.

1.3 Definición del proyecto

En esta etapa del proyecto se toman las decisiones mas importantes para e

proyecto; las conclusiones se convierten en el alma de este. En este pundeberá:

• Definir el ámbito del proyecto. ¿Qué objetivos desea cumplir? ¿Cuáles solas tareas mas importantes y cuantas son necesarias para cumplir loobjetivos?

• Determinar los recursos. ¿Qué recursos, concretamente personas y equipose encuentran disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos dproyecto?

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• Determinar los límites de la programación. ¿Cuánto tiempo tiene pafinalizar el proyecto? ¿Cuáles son los hitos y las fechas límite del proyecto?

Una vez decididos los objetivos y el alcance del proyecto, estará preparado parcrear un plan del mismo.

1.4 El plan del proyecto: una herramienta indispensableEl plan del proyecto es el núcleo de la administración de proyectos. Define ámbito, los recursos y la programación desde un mismo lugar, lo que permitmantener dichos factores equilibrados a lo largo de todo el proyecto. El plan deproyecto define factores tales como exactamente cuantas y cuales son las tareaque deben realizarse, quien las va a realizar, el costo estimado de cada una de latareas de todo el proyecto, la secuencia de tareas, las dependencias entre ellala duración estimada de las mismas y la duración total del proyecto.

Para consolidar un plan del proyecto que sea eficaz, deberá:

• Identificar todas las tareas del proyecto, así como que o quien las va realizar.

• Realizar una estimación del trabajo y del equipo que ocuparan las tareapreferiblemente en función de las personas directamente implicadas edichas tareas.

• Determinar las dependencias entre tareas. Por ejemplo, observar si untarea no puede comenzar hasta que otra finalice, si hay varias tareas qudeben empezar al mismo tiempo o si hay dos tareas que deben terminaaproximadamente en la misma fecha.

• Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos. Por ejemplo, si desea quuna tarea comience en una fecha determinada.

Cuanto más precisa sea la información, mas conciso será el plan.

1.5 Seguimiento: la importancia de mantenerse informadoCuando el proyecto comienza, el plan se convierte en una herramienta valiosque le ayudara a dirigir y definir el proyecto con precisión. El plan de proyectpermite:Realizar un seguimiento del progreso del proyecto, comparando los datos realecon las estimaciones originales.

• Revisar los factores relativos a los recursos, el ámbito y la programació

para equilibrar las prioridades.• Identificar los problemas que pudieran desviar el proyecto de

programación.• Analizar las necesidades de los recursos a lo largo del proyect

asegurándose, por ejemplo, de que ningún integrante del equipo sencuentre sobreasignado.

• Realizar cambios que le ayuden a alcanzar antes los objetivos del proyecto

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Con un plan de proyecto podrá analizar fácilmente lo que va bien y lo que va mdurante el proyecto.

1.6 Cierre del proyectoCuando se hayan alcanzado los objetivos del proyecto y se hayan cumplido todo

los criterios que indiquen el fin del proyecto, habrá llegado la hora de cerrar eproyecto. El cierre del proyecto puede ser tan importante como su principio, puede aplicar lo que haya aprendido durante esta fase a futuros proyectos. En ecierre del proyecto, podrá:

• Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos dproyecto.

• Analizar los problemas e identificar áreas para futuras mejoras.• Almacenar el archivo del proyecto.

Ningún programa de administración de proyectos puede cerrar el proyecto pousted. Sin embargo, un plan de proyecto creado con Microsoft Project puedayudarle a definir la dirección correcta que debe tomar en el siguiente proyecto.

1.7 Asistencia proporcionada por Microsoft ProjectMicrosoft Project es una herramienta eficaz que ayuda a organizar y a controlalas diversas peculiaridades de un proyecto.

Calcular la mayoría de los detalles de la programación.Indique solamente algunos datos y Microsoft Project socupara del resto de la información. Por ejemplo, si sespecifica la duración de una tarea, Microsoft Projeccalculara las fechas de comienzo y de fin de la mism

automáticamente.Asimismo, si define que la jornada laboral de un recurso es de horas, Microsoft Project le avisara si hay días en los que dichrecurso trabajara horas adicionales.

Además, cuando cambie un factor, Microsoft Project recalculara la programaciópara que pueda ver el efecto del cambio de manera casi instantánea. De toda

formas, no olvide que la parte de la programación que realiza Microsoft Projecserá de la misma calidad que la información que el usuario suministre; por tantoasegúrese de que la información sea completa y precisa.

Equilibrar los factores de programación críticos con facilidadA nivel del proyecto, Microsoft Project le ayudara mantener un equilibrio entre el ámbito, los recursos y tiempo: ¿Se han agregado mas tareas al proyecto pero n

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mas tiempo? Si observa la programación de Microsoft Project, vera si lorecursos asignados disponen de suficiente tiempo libre para realiznuevas tareas sin ampliar la fecha limite del proyecto.

A nivel de tareas, Microsoft Project le ayudara a mantener un equilibrio entre la

horas necesarias para completar una tarea, los recursos asignados y la duracióglobal de la tarea. Por ejemplo, si una persona necesita cuatro días para terminauna tarea que debe finalizarse en dos días, Microsoft Project facilita el proceso dasignar una segunda persona.

Identificar problemas antes de que afecten a la programaciónLa habilidad de prever y evitar problemas dprogramación antes de que ocurran puede ser la líneque separa el éxito del fracaso en un proyecto. Con eplan del proyecto podrá identificar y correg

problemas tales como la sobre asignación de recursos, las tareaque amenazan con destrozar el presupuesto y los conflictos dprogramación que podrían retrasar la fecha limite del proyecto.

De esta y de otras maneras Microsoft Project le ayudara a administrar proyectode cualquier grado de complejidad eficazmente, con el fin de que dedique menotiempo a administrar los detalles del proyecto y mas tiempo al trabajo que erealmente importante para usted.

Cuando este preparado para desarrollar el plan del proyecto, Microsoft Project sconvertirá en su mejor aliado. Y, aunque no pueda definir el proyecto-solo ustepuede hacerlo- realiza la mayor parte del trabajo relativo a la creación y

seguimiento del plan del proyecto, así como a preparar el cierre del mismo.

Crear un plan de proyecto.Se trata de la fase en la que se definen las tareas, se estima el numero de días de horas que se necesitan para completar cada tarea, se especifica si una taredebe comenzar en relación con otra y se asignan los recursos a las tareaMicrosoft Project podrá:

• Programar cada una de las tareas y calcular la fecha del proyecto.• Calcular el tiempo necesario para completar cada una de las tareas.• Compensar el ámbito, los recursos y el tiempo, o mostrar cuando s

encuentran descompensados.

Realizar un seguimiento del plan de proyectoCuando se realiza un seguimiento del plan de proyecto, se controla el progreso dlas tareas y, normalmente, se comparan los resultados con las estimaciones. Desta forma, es posible saber si es necesario ajustar la programación para cumpla fecha límite original. Microsoft Project podrá:

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• Mostrar las primeras estimaciones, como la duración de la tarea, y los datoreales.

• Calcular y mostrar la diferencia entre la estimación y los datos reales.• Simplificar el proceso de actualización del plan con los datos reales• Calcular el efecto de las actualizaciones en la programación.

Cierre del proyectoAl cerrar un proyecto, generalmente se resuelven los asuntos pendientes, sidentifican los objetivos alcanzados con éxito, se identifican los problemas y laáreas que necesitaran futuras mejoras y se documentan las averiguacioneAunque Microsoft Project no proporciona un apoyo directo en estas actividades, puede:

• Guardar una copia del plan original para ayudarle a identificar las áreaproblemáticas.

• Almacenar notas de tareas y recursos, a las que podrá hacer referencia eel momento de analizar los problemas y el rendimiento.

• Proporcionar información acerca del proyecto necesaria para documentalas averiguaciones.

Cuando se utiliza Microsoft Proyect para administrar un proyecto, se mantiene ucontrol sobre la programación durante cada una de las fases del proyecto con umínimo de tiempo y de esfuerzo.

1.8 Lista de libros de referencia sobre la administración de proyectos

En este capitulo se ha explicado brevemente un proceso eficaz para administraproyectos. Enel espacio de un capitulo no ha sido posible cubrir la administración de proyectode manera tan exhaustiva como merece. Para ayudarle a obtener informaciómas detallada acerca de la administración de proyectos, ponemos a sdisposición a los expertos en el tema.

La lista siguiente únicamente representa un pequeño ejemplo de los librodisponibles acerca de la administración de proyectos. La inclusión de un libro ela lista no implica de ninguna manera la aprobación especifica de Microsoft. Eposible que descubra otros libros que sean igualmente útiles que los que se cita

en esta lista.

Baca Urbina. G Evaluación de proyectos. 2ª ed. Mc Hill, 1990Cleland y King. Manual para la administración de proyectos. 2ª ed. Cecsa, 1990Haynes, M. E. Administración de proyectos. 1ª ed. Grupo Iberoamericano, 1992.Lewis, J. P. Planificación, programación y control de proyectos. Servicuniversidad, 1989.Sapag, N. Criterios de evaluación de proyectos. 1ª ed. Mc Graw Hill, 1993.

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1.9 Los elementos básicos: tareas, recursos y asignacionesPrácticamente todas las acciones que lleve a cabo con Microsoft Project influyeen las tareas, en los recursos o en las asignaciones. Estos tres componentes so

los elementos básicos de cualquier proyecto. Podrá manipular fácilmente estocomponentes esenciales en Microsoft Project hasta descubrir la configuracióadecuada a sus necesidades.

TareasEl trabajo real se ha de realizar para cumplir los objetivos del proyecto se pueddividir por tareas. Por ejemplo, pintar las paredes de un museo y colgar relojeson tareas que, combinadas con otras, dan como resultado una exposición drelojes es el objetivo de ese conjunto de tares, no es una tarea en si misma.El ámbito de un proyecto es el conjunto de todas las tareas y todos los objetivoPor ejemplo, recortar el ámbito a veces significa eliminar algunos objetivos y la

tareas necesarias para cumplirlos.

RecursosPor lo general, un recurso es una persona. Sin embargo, también puede ser uequipo, materiales, servicios o incluso una sala; cualquier elemento necesarpara completar una tarea. La cantidad de recursos de que disponga puede afectaal ámbito del proyecto y al tiempo que se tarde en completarlo.Por ejemplo, si la mitad del equipo se pone enfermo, es posible que decidrecortar el ámbito para que el resto de los integrantes del equipo puedan realizael proyecto y se pueda cumplir la fecha limite original. Como alternativa, puedmantener el ámbito original y retrasar la fecha limite del proyecto.

1.10 Asignaciones

Cuando se asigna un recurso para trabajar en una tarea, se realiza unasignación. Las asignaciones afectan directamente a la cantidad de tiempnecesario para completar una tarea e indirectamente al tiempo total del proyectoCuando las fechas limites cambien y sea necesario completar un proyecto emenos tiempo del planeado, podrá asignar mas recursos a una tarea. En esencise realizan nuevas asignaciones con el objeto de emplear menos tiempo ecompletar las tareas individuales. Si se reduce la duración de las tareas, duración del proyecto global se reducirá también.

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1.11 ¿Dónde van los datos? El flujo de información de Microsoft Project

Antes de que la información pueda influir dentro de Microsoft Project, es necesarque se produzca un intercambio de información entre el usuario y la interfaz dMicrosoft Project, es decir , lo que aparece en la pantalla del equipo. MicrosoProject se comunica con el usuario por medio de su interfaz: todos los diagrama

gráficos y hojas menús y barras de herramientas que aparezcan alrededor de lobordes, así como los cuadros de dialogo que se muestran en pantalla. El usuarioa su vez utiliza la interfaz para comunicarse con Microsoft Project.

2.0 División del proyecto en tareas, fases e hitos

Los objetos del proyecto no son relevantes si se consideran aisladamente, aunqu

los especifique que la mayor claridad posible. Cada objeto es simplemente unintención, un deseo que flota en el aire. La forma de materializar y alcanzar loobjetivos es construir una estructura sólida que los sostenga. En el proyector, lopilares de esta estructura son las tareas.

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Las tareas transforman los objetivos del proyecto de meros deseos a resultado

concretos.

Sin embargo, la simple inclusión de las tareas en el proyector no es suficientpara alcanzar los objetivos de forma eficaz. Las tares individuales que ndependen de otras tareas son como un montón de vigas apiladadesordenadamente. Al igual que las vigas, los ladrillos, las columnas o los arcodeben agruparse lógicamente para formar una estructura, las tareas también. Eproyecto, la agrupación lógica de tareas que completa un paso importante ddenomina fase. Normalmente, la conclusión de una fase del proyector indica quse ha alcanzado un hito, es decir, un acontecimiento significativo que marca progreso del proyector.

Microsoft Project permite agrupar las tareas por fases y especificar hitofácilmente. Además, puede mostrar las fases y las subfases del proyecto (y lasubsufases, si lo desea), así como la jerarquía de las tareas esquematizándolaEn Microsoft Project, una fase o cualquier otra forma de agrupación lógica dtareas se representa mediante una tarea de resumen, que se compone de latareas que lo constituyen y las resume.

2.1 ¿Qué son las tareas, las fases y los hitos?

Si su proyecto consta sólo de algunas tareas que se deben realizar rápidament

probablemente podrá administrarlo enumerando dichas tareas en ordecronológico. No es excesivamente importante que dos o más tareas constituyaun subpaso dentro del proyector; lo principal es que todas ellas se realicen antes posible.

Sin embargo, si el proyector se compone de docenas, cientos o incluso miles dtareas, intentar realizar todo lo que éste implica de una vez es como intentallegar hasta lo más alto de una gran torre de un solo alto. Las tareas, las fases los hitos son como los escalones que conducen al pináculo de la torre. Con ellopodrá ir desde el comienzo hasta el fin del proyector, paso a paso.

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2.2 Tareas

Una tarea es un paso concreto necesario para conseguir el objetivo del proyectRepresenta el trabajo real que se deberá realizar en el proyector, su estructurfundamental.

Para administrar el proyecto de manera eficaz, deberá definir la tareas de form

que tenga el tamaño adecuado. Si son demasiado largas, es posible que oculten las más cortas que, de hecho, se deben completar y controlar inmediatamente. las tareas son demasiado cortas, pueden ser triviales y confundir el plan dproyecto, dificultando así la administración de aquellas que son realmentimportantes.

Por ejemplo, levantar los cimientos de una torre es un proceso demacrado largpara ser una tarea. ¿Porqué? Porque “Levantar los cimientos de una torre” no euna tarea simple. No se trata de una acción única que pueda realizarse de unvez. Para cumplir este objeto es necesario llevar a cabo varias tareas comexcavar un agujero y verter el hormigón. Estas son las tareas que se incluirán e

el plan de este proyecto. Sin embargo, “levantar los cimientos de una torre” spuede considerar una tarea de resumen que incluya otras tareas; consulte apartado “Una lista de tareas lógica y bien ordenada” más adelante en estcapítulo.

Por otro lado, una acción como poner en marcha la mezcladora de cemento edemasiado corta para incluirla como tarea. Por sí no se hace que el proyectoavance en absoluto, sino que realmente es una parte de la tarea de verter hormigón.

Lo más importante que hay que recordar es que aunque las tareas deben estabien definidas, ser precisas y detalladas, también deben ser relevantes. Sconclusión ha contribuir considerablemente en el avance del proyector.

2.3 Fases

Una fase se compone de un grupo de tareas relacionadas, por ejemplo, comprael cemento, aquilar la mezcladora de cemento y verter el hormigón. Una fase e

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un paso importante en la realización del proyecto. Si divide el proyecto en fasepodrá centrarse únicamente en un aspecto del mismo, ver el flujo lógico de latareas del proyecto, determinar si falta alguna de las tareas de esa fase y realizaun informe del estado del proyecto a nivel de detalle que resulte adecuado parotras personas.

2.4 Hitos

La mayoría de las tareas que componen una fase representan acciones que sdeben llevar a cabo, como pintar una pared. Sin embargo, también es posibincluir otras “tareas” con el solo objeto de indicar (o celebrar) el principio o el fide una fase, por ejemplo comenzar o terminar de pintar todas las salas. Los hitoson las tareas que no necesitan trabajo real. Son objetivos provisionales qupodrán utilizar para controlar el progreso del proyecto.

3.0 EL NÚCLEO DEL PLAN DEL PROYECTO: LA LISTA DE TAREAS

Sin la lista de compra, es posible que no recuerde todolos ingredientes que necesita para preparar la cena desta noche. Sin una lista de tareas, es posible que solvide de algunas tareas que se deben realizar paconseguir los objetivos del proyecto. La lista de tareas eel núcleo del plan de proyecto. Se compone de todas la

tareas, fases e hitos que requiere el proyecto.

Para crear una lista de tareas eficaz, lleve a cabo los pasos siguientes:

• Incluya solo las tareas que son relevantes para la conclusión del proyecto.

• Agregue solo las tareas que sean significativas, con un nivel de detalle tque el período de tiempo necesario para completar cada una de ellas sebreve comparado con la duración global del proyecto.

• Especifique las fases y los hitos.

• Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanalelos informes de estado y el trabajo de revisión anticipado.

Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, loinformes de estado y trabajo de revisión anticipado.

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En Microsoft Project, las tareas se administran y se definen principalmente en vista Diagrama de Grantt. Mientras crea la lista de tareas, puede perfeccionarfácilmente agregando hitos, escribiendo tareas que tengan lugar a intervaloregulares, especificando el tiempo estimado que durará cada una de ellas eliminando las que sean innecesarias.

Escribir una tarea en el Diagrama de Gantt

Puede crear rápidamente una lista de tareas de programación escribiendo tareaen el campo Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie dtareas relacionadas, que constituye la programación. Puede que le resulta máfácil escribir las tareas en el orden en que cree que se van a realizar.

1. en la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el campo Nombre de tarea , escriba el nombre de una tarea.3. Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia Microsoft Project permite utilizar un esquema para organizar programación a medida que se van especificando las tareas, aunque tambiépuede esperar hasta haber definido todas las tareas del proyecto. Al crear uesquema de la programación del proyecto se simplifica su organización, de formque resulta más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto.

Eliminar una tarea

1 En la Barra de vista, haga clic en Diagrama de Gantt.2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee eliminar.

3. En el menú edición, elija Eliminar tarea

Sugerencia: Para recuperar una tarea eliminada inmediatamente después de seliminación, haga clic en deshacer

Nota Si elimina una tarea de resumen, También se eliminarán todas susubtareas. Después de eliminar una tarea, Microsoft Project vuelve a numeraautomáticamente las tareas restantes.Escribir una tarea repetitivaMicrosoft Project permite escribir cambiar fácilmente las tareas repetitiva

Puede definir una tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual anualmente. Asimismo, puede especificar la duración de cada tarea, el momenten que se producirá y las veces que se repetirá (un período de tiempo o número específico de apariciones)

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila sobre la que desea insertarepetitiva

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3 En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.4 En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea.5 En el cuadro Duración, escriba la duración de la tarea.6 En Esto sucede, seleccione el intervalo en el que se debe repetir la tarea.

La opción en la que haga clic determinará se muestran las opcioneDiariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

7 En Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o AnualmenteEspecifique la frecuencia de la tarea8 En Plazo, Escriba una fecha en el cuadro Desde y otra en el cuadro Hasta,bien escriba el número de veces que la tarea se realizará en el cuadro Repetir.

Si no escribe una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utilizará la fecha dcomienzo.

Nota Las tareas se vuelven a numerar automáticamente después de insertar.

3.1 Crear un hito

Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificasucesos significativos en la programación, como la finalización de una fasimportante. Si se escribe una duración de cero días para una tarea, MicrosoProject mostrará el símbolo de hito en el diagrama de Gantt al comienzo de esdía.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt

2 En el campo Duración de la tarea que desee cambiar, escriba la duración qudeseeSe puede especificar la duración utilizando minutos, horas, días o semanas

3 Presione la tecla ENTRAR

Sugerencia Para programar las tareas de forma más eficaz, especifique unduración para cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las fechas dcomienzo y fin automáticamente.

Nota Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a programar

redistribuir automáticamente el proyecto. Puede escribir una fecha de comienzode fin y dejar que Microsoft Project calcule la duración de la tarea de formautomática, pero se aplicará la delimitación No comenzar antes del o bien Nfinalizar antes de a la tarea.

Para mover una tarea1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt

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2 Y utilice los métodos conocidos de otras aplicaciones Office.

3.2 Aplicar o anular sangrías en las tareas de resumen y en las subtareaLos esquemas pueden resultar de gran ayuda para organizar las tareas en tarea

de resumen o subtareas. De manera predeterminada, las tareas de resumeaparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee aplicar anular la sangría

3 Haga clic en Aplicar sangría ⇒ para aplicar una sangría a la tarea o haga clen Anular sangría ⇒para eliminar la sangría de la tarea.

Sugerencias Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangrírápidamente en una tarea. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre d

la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, Arrastrhacia la derecha para aplicar la sangría a la tarea o arrastre hacia la izquierdpara anularla.Para deshacer niveles de esquema, anule las sangrías de todas las subtareas y dlas tareas de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo nivde esquema.Nota La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamentdependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, es precisvincular las tareas.

3.3 Mostrar y ocultar las subtareas

En un esquema puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumePor ejemplo, tal vez desee ocultar las subtareas para mostrar solamente latareas de nivel superior y, después, imprimir esa vista para crear un informe dresumen del proyecto; o tal vez desee mostrar únicamente las subtareas que interesen.Al mostrar todas las subtareas, podrá ver rápidamente todas las tareas de todolos niveles de esquema existentes en todo proyecto.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenglas subtareas que desea mostrar u ocultar.

3 Haga clic en Mostrar subtareas ⊂ para mostrar las subtareas o en Ocultasubtareas – para ocultarlas.

Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas ⊂ ⊂

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Sugerencias También puede mostrar u ocultar subtareas haciendo clic en símbolo de esquema de la tarea de resumen. Los símbolos de esquema indican suna tarea de resumen muestra o no muestra las subtareas.

Puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programació

esquematizada. AL mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o seliminan automáticamente todas las subtareas asociadas a ella.

Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursostareas con una sangría similar a la de las subtareas. Puede mostrar u ocultaasignaciones del mismo modo que las subtareas. Para mostrar u ocultasignaciones independientemente de las subtareas, haga clic en Mostrasignaciones o e Ocultar asignaciones.

3.4 Dependencias de tareas

Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas svinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Poejemplo, la tarea “Contactar servicios de abastecimiento” debe concluir antes dcomienzo de la tarea “Decidir menús”. Existen cuatro tipos de dependenciaentre tareas en Microsoft Project:

Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalicetarea (A).

Comienzo a comienzo(CC)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que comiencetarea (A).

Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la ta

(A).Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience

tarea (A).

3.5 VincularEn un proyecto, establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tarease define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatrtipos de dependencias entre tareas: fin a comienzo (FC), comienzo a comienz(CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin (CF).En la vinculación e incrustación de objetos (OLE), el establecimiento de unconexión entre programas de tal manera que se pueda actualizar la informació

(por ejemplo, un gráfico o un texto) de un documento contenedor cuando camben el documento original.

Cambiar un vínculo de tarea

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.2 Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee cambiar.3 En el cuadro Tipo, haga clic en el vínculo entre tareas que desee.

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Sugerencia Una simple vinculación de tipo fin a comienzo de tipo fina a comienzno funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos dvínculos ente tareas para que pueda definir el proyecto de manera realista. Poejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear u

vínculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas precisan comenzar al mismtiempo, utilice un vínculo de fin a fin.

3.6 Efectos de las delimitaciones de tareas en la programación.Las delimitaciones permiten controlar las fechas de comienzo o de fin de latareas importantes. Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asignautomáticamente la delimitación lo antes posible. Sólo deberán definirse otradelimitaciones cuando sea necesario, como en el caso de que un cliente o ucontrato requieran que determinada tarea comience o finalice en una fechespecífica.Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación má

precisa empleando información detallada. Sin embargo, las delimitacionetambién pueden restringir la flexibilidad de la programación. Se produce uconflicto de programación entre una delimitación y una dependencia entrtareas, Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación.

En diversas fases del proyecto, puede resultar útil comprobar las delimitacionede las tareas de la programación, en especial las tareas de la ruta crítica, con fin de asegurarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitación qurequiera la introducción de una fecha debe utilizarse con sumo cuidado, ya qulas fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas dcomienzo y de fin en caso de cambiar la programación y, además, restringen

posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados.

Delimitación DescripciónLo antes posible(LAP)

Comienza las tareas lo antes posible en función de otradelimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitación parla mayoría de las tareas cuando cree la programación partir de la fecha de comienzo del proyecto. No introduzcninguna fecha para usar esta delimitación. Este valor es delimitación predeterminada para proyectos que sprogramen a partir de una fecha de comienzo.

Lo más tarde

posible (LPTM)

Comienza las tareas lo más tarde posible en función de otra

delimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitación parla mayoría de las tareas cundo cree la programación a partde la fecha del fin del proyecto. No introduzca ninguna fechpara usar esta delimitación. Este valor es la delimitaciópredeterminada para proyectos que se programen a partde una fecha de fin.

No finalizar antesdel (NFAD)

Finaliza la tarea en o después de la fecha que escriba. Utilicesta delimitación cuando una tarea no pueda finalizar ante

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de una fecha determinada. Cuando escribe una fecha de fde tarea o crea una tarea arrastrando el puntero de derecha izquierda, Microsoft Project automáticamente asigna estdelimitación si la programación se está realizando a partde una fecha de comienzo.

No comenzar antesdel(NCAD)

Comienza la tarea en o después de la fecha que escribaUtilice esta delimitación cuando una tarea no puedcomenzar antes de una fecha determinada. Cuando escribuna fecha de comienzo de tarea o crea unautomáticamente asigna esta delimitación si programación se está realizando a partir de una fecha dcomienzo.

No finalizar despuésdel (NFDD)

Finaliza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilicesta delimitación cuando una tarea deba finalizar en unfecha determinada. Cuando escribe la fecha de fin de untarea, Microsoft Project asigna automáticamente est

delimitación si la programación se está realizando a partde una fecha de fin.

No comenzardespués del (NCDD)

Comienza la tarea en o antes de la fecha que escribUtilice esta delimitación cuando una tarea deba comenzaen una fecha determinada. Cuando escribe una fecha dcomienzo de tarea usando el puntero, Microsoft Projeasigna automáticamente esta delimitación si programación se está realizando a partir de una fecha de fin

Debe finalizar el(DFE)

Finaliza la tarea en una fecha determinada. Utilice estdelimitación cuando una tarea deba finalizar en una fech

concreta.Debe comenzar el(DCE)

Comienza la tarea en una fecha determinada. Utilice estdelimitación cuando una tarea deba comenzar en una fechconcreta.

3.7 DelimitaciónRestricción o limitación que establece el usuario o Microsoft Project en la fechde comienzo o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una taredebe comenzar en una fecha determinada o que no debe finalizar más tarde duna fecha de comienzo, Microsoft Project le asigna automáticamente delimitación lo antes posible. Por el contrario, cuando se agrega una nueva tare

a un proyecto que está programado desde la fecha de fin, Microsoft Project asigna automáticamente la delimitación lo mas tarde posible.

3.8 Comenzar o finalizar las tareas en una fecha concretaPuede programar tareas de forma eficaz estableciendo la duración de las tareasdejando que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin en función dlas dependencias entre tareas. Sólo cuando las tareas deban comenzar y termina

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en fechas concretas, deberá escribir la fecha de comienzo y fin y dejar quMicrosoft Project calcule la duración de la tarea.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic e

Información de la tarea.3 Haga clic en la ficha Avanzado.4 En el cuadro Tipo, haga clic en un tipo de delimitación.5 Si seleccionó una delimitación distinta a Lo más tarde posible o Lo anteposible, escriba la fecha de la delimitación en el cuadro Fecha.

Nota Si escribe una fecha de comienzo para una tarea o arrastra una barra dGantt para cambiar la fecha, Microsoft Project establecerá la delimitación Ncomenzar antes del (NCAD) basándose en la nueva fecha de comienzo. Si escribla fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente undelimitación del tipo No finalizar antes del (NFAD)..

Crear una lista de recursos para un proyectoAntes de asignar recursos a la s tareas puede crear una lista de recursos para proyecto. Una lista de recursos incluye el nombre del recurso y el número máximde unidades disponibles para el recurso. Use esta opción cuando tenga se proyecto mas de diez recursos, ya que agregar todos los recursos al plan dproyecto de una vez creando una lista de recursos lleva menos tiempo quagregar los recursos de uno en uno mientras los asigna a las tareas.

1 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos.2 En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, haga clic en Entrada.

3 En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso.4 Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columnGrupo.5 Escriba el número en porcentaje de unidades de recursos disponibles en campo

Capacidad máxima

6 Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de urecurso determinado.

7 Si es necesario, cambie la información predeterminada que aparece en lo

demás campos

8 Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

Nota Debe escribir nombres de correo electrónico para que los recursos puedautilizar las funciones de trabajo en grupo de Microsoft Project.

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Sugerencia Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas dtareas, puede agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevorecursos, haga clic en Asignar recursos y después escriba un nombre de recursen el campo Nombre. También puede hacer clic en Dirección y seleccionar urecurso de su libreta de direcciones de correo electrónico.

4.0 DETRÁS DE CADA RECURSO: LOS CALENDARIOS LABORALES

Si asigna un recurso a una tarea que va a durar 10 días, ¿cómo se tiene en cuentel fin de semana de esa persona? Si a un recurso que trabaja 8 horas al día se lasigna una tarea que requiere 16 horas de trabajo, ¿cómo calcula MicrosoProject el número de días que se necesitarán para completar la tarea? De hecho¿cómo sabe Microsoft Project el número de horas que normalmente trabaja urecurso al día?

Todas estas situaciones se rigen en función del denominado calendario laboral. calendario laboral almacena todas las horas y días laborables y no laborableprevistos. Los días no laborables suelen incluir los fines de semana, lavacaciones y los días festivos. Microsoft Project utiliza los calendarios laboralepara programar las tareas.

Existen dos tipos de calendarios laborales: calendarios base y calendarios drecursos. El calendario base almacena los días y las horas laborables y nlaborables previstos para un grupo de recursos. Por otro lado, un calendario recursos suele contener el trabajo programado para un recurso individual aunqutambién puede contener el trabajo programado para un grupo de recursos, com

pintores).

El calendario predeterminado para un proyecto suele se el calendario “Estándarel calendario de proyecto predeterminado de Microsoft Project

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4.1 Crear los calendarios laborales de un grupo de recursos

Siempre que varios recursos compartan información de la programación básica, puede crear diferentes calendarios base para ellos. Por ejemplo, puede tener un calendario base para lostrabajadores del turno de día y otro para los trabajadores del turno de noche.

Para modificar un calendario de proyecto o crear un calendario laboraparaun grupo de recursos1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.2. Haga clic en Nuevo.3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el calendario y, despué

haga clic en Aceptar. Aparecerá una copia del calendario Estándar, con el nombre especificado.4. En el calendario, seleccione las fechas que desee modificar.5. Haga clic en Predeterminado, en Período laborable o en Período nlaborable para modificar las fechas seleccionadas.6. Si en el paso 5 hizo clic en Período laborable, escriba las horas en las qudesea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las qudesea que el trabajo termine en los cuadros Hasta

4.2Asignar un grupo de recursos a un calendario laboral

Una vez creado el calendario base, es necesario asignarlo a cada uno de lorecursos que lo vaya a utilizar.

Para asignar recursos a un calendario laboral1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Calendario base de cada recurso que desee asignar a ucalendario, seleccione el mismo calendario base.

4.3 Modificar un calendario laboral para un recurso individualInicialmente, Microsoft Project asigna automáticamente el calendario Estándar cada uno de los recursos del proyecto. Los días laborables y no laborabledefinidos en el calendario del proyecto son los días laborables y no laborables dtodos los recursos. Si esta programación se aplica a todas las personas dproyecto, no será necesario crear otro calendario laboral. Sin embargo, si programación de un recurso es diferente a la de otros, puede crear un calendariindividual para esa persona. Por ejemplo, puede especificar los días de vacacionede un recurso.

Un calendario de recursos almacena la programación de un recurso y contiene laexcepciones al calendario base. Un ejemplo de una excepción son los días d

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vacaciones de un recurso individual, que normalmente son diferentes a los díade vacaciones que se toman otros integrantes del grupo. Ajuste el calendario drecursos para acomodar las vacaciones individuales o las horas a tiempo parciaComo los calendarios de recursos derivan de los calendarios base, cualquicambio que se realice en el calendario base se reflejará en los calendarios d

recursos que dependan de él.

Cuando se asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project utiliza el calendario drecursos para determinar la programación de trabajo del recurso. Por ejemplo, especifica una semana de vacaciones en el calendario de recursos dresponsable de diseño, Microsoft Project no programará trabajos durante essemana. Para modificar un calendario laboral para un recurso individual

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuacióhaga clic en Información del recurso

3. Haga clic en la ficha Horario de trabajo.4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desemodificar para el recurso.5. En el calendario, seleccione las fechas que desee cambiar.6. Haga clic en Predeterminado, en Período no laborable o en Períodlaborable para modificar las fechas seleccionadas.7. Si en el paso 6 hizo clic en Período laborable, escriba las horas en las qudesea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las qudesea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

Cuando el turno de trabajo de un recurso comienza un día y acabaal día siguiente

Si tiene recursos con turnos de trabajo nocturnos que ocupan 2 días, por ejemplde 11:00 p.m. a 7:00 a.m., seleccione el primer día de trabajo de la semana escriba 11:00 pm a 12:00 am y, a continuación, seleccione el día siguiente escriba 12:00 am a 7:00 am. Repita este proceso para cada día de trabajObserve que el primer día de la semana de trabajo sólo tiene las horas de la tardy el último sólo las de la mañana.

4.4 Asignar uno o varios recursos a una tarea

Llevar un seguimiento de los recursos que realizan determinadas tareas, dtrabajo de un recurso durante un período de tiempo concreto y de lo que hacostado los recursos desde que empezó el proyecto, puede ser una tarea larga

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complicada. Sin embargo, para que Microsoft Project asuma estaresponsabilidades puede asignar recursos a las tareas.

Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignación. Puede asignacualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquie

momento.

Asimismo, puede asignar más de un recurso a una tarea y especificar si urecurso trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial en dicha tarea utilizandunidades de recursos. Las unidades de recursos indican el porcentaje de tiempque el recurso se encuentra asignado a la tarea. De forma predeterminadMicrosoft Project asigna el 100 por cien de unidades a cada recurso (a menos quse trate de un recurso a tiempo parcial). Si el recurso representa una entidaúnica, el 100 por cien de unidades significa que el recurso está trabajando en tarea a tiempo completo. Si asigna un grupo de recursos (por ejemplo, un grupde tres pintores), al 100 por ciento, significa que sólo uno de los pintores s

encuentra asignado a la tarea. Si asigna los tres pintores, sería el 300 por ciento

Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignación de tiempo completdiario que se indica en su calendario laboral, Microsoft Project mostrará en rojo nombre del recurso sobre asignado en las vistas de recursos.

Haga doble clic en un recurso en el cuadro de dialogo Asignar recursos parmostrar el cuadro de dialogo información del recurso.

Para asignar un recurso a una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar2. Haga clic en Asignar recursos4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea.Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en un campoNombre vacío.5. Haga clic en Asignar.La marca de verificación que aparecerá a la izquierda del campo Nombindica que el recurso ha sido asignado a la tarea seleccionada.

4.5 Controlar cuándo un recurso empieza a trabajar en untarea

Cuando se asignan recursos a una tarea, Microsoft Project asume de formpredeterminada que cada recurso empieza a trabajar en ella en la fecha dcomienzo de la misma. Sin embargo, es posible que esto no siempre coincida cola realidad. Puede que un recurso comience a trabajar en la fecha de comienzo que otro recurso no esté disponible hasta muchas horas o días después.

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Microsoft Project permite indicar exactamente el momento en que un recurscomienza a trabajar en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar los momentos elos que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando emomento de comienzo de uno o varios recursos. Esto se cumple incluso aunqu

sólo haya un recurso asignado a la tarea. Cuando se retrasa el comienzo de asignación de un recurso, Microsoft Project recalcula la fecha de comienzo y etiempo que el recurso trabajará en la tarea.

Para controlar cuándo un recurso trabaja en una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el menú Ventana, haga clic en Dividir3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que deseretrasar el trabajo del recurso.4. Haga clic en la vista Formulario de tareas en la sección inferior.5. En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic e

Programación del recurso.6. Si no hay trabajo para el recurso en el campo Trabajo, escríbalo y, continuación, presione la tecla ENTRAR.7. En el campo Retraso del recurso, escriba la duración que desee aplicar parel retraso del comienzo del trabajo del recurso.Por ejemplo, escriba 2h para un retraso de 2 horas o 2d para un retraso de días.8. Haga clic en Aceptar.9. En el menú Ventana, haga clic en Quitar división.

4.6 Quitar un recurso de una tarea

De la misma forma que una tarea puede cambiar durante un proyecto (poejemplo, la duración puede ser mayor o menor), también puede cambiar urecurso. Si uno de los recursos se pone enfermo o está demasiado ocupado partrabajar en una tarea, puede que sea necesario quitarlo. Es muy fácil quitar urecurso asignado siempre que sea necesario. Para quitar un recurso de una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de la que desee quita

un recurso.3. Haga clic en Asignar recursos

3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee quitar y, continuación, haga clic en Quitar.

4.7 Reemplazar un recurso en un solo paso

Puede reemplazar un recurso por otro en la lista de recursos con un solo paso. Poejemplo, supongamos que encuentra una persona mejor preparada para llevar cabo una tarea que ya ha sido asignada a otra o que se estropea una pieza d

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equipamiento que ya estaba asignada. En lugar de quitar el recurso asignado asignar otro a continuación en una acción diferente, simplemente reemplace unpor otro. Para reemplazar un recurso por otro

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desereemplazar unrecurso.

3. Haga clic en Asignar recursos4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee reemplazar y, continuación,

haga clic en Reemplazar.4. En el campo Nombre, seleccione uno o más recursos para asignar a

tarea y después elija Aceptar.

5.0 ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

Después de escribir y vincular las tareas, agregar las estimaciones de laduraciones y asignar los recursos, Microsoft Project podrá elaborar unprogramación del proyecto con exactitud. Quizás sea esta toda la ayuda qudesea o necesita para administrar un proyecto determinado. Sin embargo, parproyectos en los que sea importante saber cuánto dinero va a gastar y cuándo sgastará, puede agregar información de los costos en el plan del proyecto. Demismo modo, puede utilizar esta característica como ayuda para estimar el costde futuros proyectos.

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• Agregar información de costos al plan permite:• Asignar los costos de los recursos.• Determinar el costo de cada tarea.• Estimar el costo total del proyecto, lo que resulta útil para desarrollar u

presupuesto.• Ver el costo actualizado de una tarea determinada o del proyecto e

general.• Controlar la acumulación de costos.• Determinar si es posible contratar recursos adicionales para agilizar

programación, sin salirse del presupuesto.

¿De dónde vienen los costos? En la mayoría de los proyectos, el trabajo necesarpor realizar las tareas se lleva la mayor parte del presupuesto. El costo total d

una tarea es igual a sus costos variables (costos que cambian en función detiempo), más sus costos fijos (costos que permanecen iguales en el transcurso dtiempo). El costo variable más común es el de los salarios de los recursos, poejemplo, un pintor que cobra 15 dólares por hora. Cuanto más tarde el pintor epintar una pared, más costará la tarea. Un costo fijo común es el costo de lomateriales. La cantidad de pintura (y por tanto el costo) necesaria para pintar unpared es la misma, independientemente de lo que tarde el pintor.

Para controlar los costos eficazmente, primero es necesario asignar tasas a lorecursos. Asignará tasas por horas a algunos recursos y costos por uso a otros. Uejemplo de costo por uso es la cantidad estándar que se paga cada vez que s

alquilan equipos u oficinas. Si un recurso trabaja en dos o más tipos de tareadiferentes, para las que se requieren diferentes tipos de aptitudes, puede asignaal recurso una tasa diferente para cada tarea. También puede especificaaumentos o reducciones de pago para que tengan efecto en un momentdeterminado. Cuando haya terminado de asignar los costos de los recursos y dlos materiales, y haya asignado los recursos a las tareas, Microsoft Project podrmostrar el costo total del proyecto. A partir de esta estimación, podrá desarrollaun presupuesto del proyecto. A medida que el proyecto avanza, es posible qu

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desee saber cuánto ha costado una tarea determinada hasta el momentMicrosoft Project le ayudará a determinarlo ofreciéndole una serie de métodos dacumulación de costos.

5.1 Asignar tareas a los recursos

El primer paso para realizar un seguimiento de los costos es asignar una tasa cada recurso. Las tasas de los recursos pueden ser por horas o fijas. Para latasas por horas, puede asignar una tasa estándar, que es la que se paga a urecurso durante un horario laboral normal. Puede asignar una tasa de horas extraque es la que se paga a un recurso que trabaja más horas de las comprendidas eel horario laboral normal. También puede asignar costos por uso fijos a algunorecursos; por ejemplo, es muy probable que un contratista cobre siempre uncantidad estándar por realizar un trabajo determinado.

Del mismo modo, puede asignar una tasa de costo por uso fija junto con una tas

por horas. Por ejemplo, el alquiler de equipos puede tener un costo de entrega instalación de 50 dólares por cada vez que se utilice, además de un recargo pohora.

• Para asignar una tasa a un recurso1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En los campos Tasa estándar, Tasa horas extra y Costo por uso drecurso, escriba las tasas que correspondan y, a continuación, haga clic en presione ENTRAR.

5.2 Especificar tasas estándar

y de horas extra predeterminadas

Cuando los recursos que vaya a agregar al plan del proyecto cobren la mismtasa por horas, puede ahorrar tiempo si deja que Microsoft Project introduzca latasas estándar y de horas extra. Para ello, especifique las tasas estándar y dhoras extra predeterminadas antes de asignar nuevos recursos.

Estas tasas de pago predeterminadas se aplican únicamente a los recursos quagregue después de escribirlas. Por tanto, puede especificar una tasa de pagpredeterminada diferente para cada conjunto de recursos nuevo que asignMicrosoft Project aplicará dicha tasa al siguiente grupo de recursos.

A continuación, podrá cambiar la tasa de pago predeterminada para que MicrosoProject la aplique a cualquier recurso que agregue excepto al primer conjunto drecursos.

Para asignar una tasa a un recurso1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, ela ficha General.2. En el cuadro Tasa, estándar predeterminada, escriba la nueva tasa.

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3. En el cuadro Tasa predeterminada para horas extra, escriba la nuevtasa.

4. Haga clic en Predeterminar .5. Para cambiar el símbolo de moneda y el número de dígitos decimalepredeterminados, haga clic en la ficha Vista y cambie la información d

Moneda.5.3 Asignar varias tasas a un recursoSi asigna un recurso a varias tareas que requieren distintos programas de pagpuede indicar las diferentes tasas en la tabla de tasas del recurso. MicrosoProject aplicará entonces la tasa adecuada a cada una de las tareas en las qutrabaje el recurso. Para poder asignar tasas adicionales a un recurso, éste debestar incluido en la lista de recursos.

• Para asignar más de una tasa a un recurso1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuació

haga clic en Información del recurso4. Haga clic en la ficha Costos.

La tabla de costos predeterminada, A, aparece seleccionada. Si no especifica tabla de tasas de costo de recursos que desea utilizar para una tarea, MicrosoProject utiliza la tabla A de forma predeterminada.

5. En los campos Tasa estándar, Tasa de horas extra y Costo por usoescriba las tasas del recurso.

También puede indicar la fecha en la que dichas tasas entrarán en vigor.6. Haga clic en otra de las fichas de tasas de costo y repita el paso 4.

• Para aplicar una tasa de pago determinada a una asignación dtareas

1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas2. En el campo Nombre de tarea, seleccione el recurso cuya tasa de pagdesee cambiar para la tarea asociada.3. Haga clic en Información de la asignación 4. Elija la ficha General.7. En el cuadro Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla que dese

utilizar para el recurso en esa tarea.

5.4 Asignar tasas diferentes a un recurso

Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentoo reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en lomomentos que se especifiquen.

• Para asignar tasas diferentes a un recurso

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos

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2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso para el que deseindicar tasas de pago diferentes.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, elija la ficha Costos.

La tabla de costos predeterminada, A, aparecerá seleccionada. Si no especificala tabla de tasas de costo de recursos que desea utilizar para una tarea,Microsoft Project utiliza la tabla A de forma predeterminada.

4. En Tablas de tasas de costos, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa dcosto estándar, de horas extra o por uso en los campos correspondientes de primera fila en blanco.

5.5 Asignar un costo fijo a una tarea

Si conoce el importe exacto de los materiales de una tarea o no está asignand

recursos a la tarea, escriba un costo fijo. El costo fijo puede ser el costo de losuministros para los que ya se ha negociado un precio de compra. También puedconsistir en una oferta aceptada de un contratista externo o en la tarifa estándaque se suele pagar por un trabajo.

• Para asignar un costo fijo a una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, haga clic en Costo.3. En el campo Costo fijo, seleccione la tarea y escriba el costo.4. Haga clic en o presione ENTRAR.

5.6 Controlar cómo se acumulan los costos de los recursos¿Cómo desea controlar los costos de los recursos? ¿Desea incurrir el costo total dun recurso cuando comienza?, ¿Cuándo acaba?, o bien, ¿preferiría incurrir el costgradualmente, a lo largo del período de tiempo que el recurso trabaje en proyecto?

Microsoft Project proporciona dos métodos de contabilidad de costos comúnmentutilizados. Puede acumular los costos de los recursos o prorratearlos. Un costo sacumula cuando se incurre el costo total de una vez. Un costo se prorratecuando se incurre el costo gradualmente, a medida que progresa la tarea. Poejemplo, puede:

• Acumular el costo de un recurso cuando comienza la tarea si debe pagauna cantidad global antes de comenzar el trabajo

• Prorratear el costo de un recurso si necesita realizar un seguimiento dcosto según el grado de conclusión de la tarea. Los costos estándar y dhoras extra del recurso se pueden prorratear. De manera predeterminadMicrosoft Project prorratea los costos de los recursos

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• Acumular el costo de un recurso cuando acabe la tarea si retiene el paghasta que el trabajo finalice.

Para seleccionar un método para acumular los costos de los recursos

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuacióhaga clic en Información del recurso 3. Elija la ficha Costos.4. En el cuadro Acumulación de costos, haga clic en un método d

acumulación.• Para acumular el costo cuando comience la tarea, haga clic en Comienzo.• Para acumular el costo según en el porcentaje de conclusión de la tarea

haga clic en Prorrateo.• Para acumular el costo cuando la tarea esté completada, haga clic en Fin.

6.0 MÉTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN

Después de organizar el plan del proyecto y siempre que un cambio en el ámbiten los recursos o en el tiempo pueda afectar a la fecha de conclusión dproyecto, será el momento de evaluar y ajustar la programación.

Cuando lo haga, obtendrá una idea más precisa de los elementos que debajustar. Asegúrese de que la programación contiene información completa exacta, que refleja el proyecto de forma realista y que cumple los objetivos d

mismo lo más eficazmente posible. Después, puede ajustar la programaciósegún sea necesario.

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Es necesario seguir dos pasos principales para evaluar y ajustar la programacióPrimero, compruebe que el plan es preciso y completo. Observe detenidamente plan del proyecto. ¿Cumple los objetivos del proyecto? ¿Incluye todas las tareanecesarias? Las estimaciones del costo, de la duración y del trabajo, ¿soprecisas? ¿Ha escrito alguna información errónea, como la asignación de u

recurso incorrecto a una tarea?Segundo, perfeccione el plan en lo posible. Observe detenidamente el plan dproyecto. ¿Es lo suficientemente conciso? Un plan conciso incluye únicamente latareas necesarias para conseguir los objetivos. Además, utiliza los recursoeficazmente, finaliza en la fecha más próxima y cuesta lo menos posible.

En este capítulo se describen una serie de métodos para conseguir que el plasea preciso y completo. Además, se resumen las acciones que se pueden llevarcabo para que el plan sea más eficaz, como reducir la programación y los costodel proyecto. Para obtener información más detallada sobre cómo perfeccionar uplan, consulte los capítulos de 11 al 13.

Si guarda cada versión del proyecto regularmente con un nuevo nombre, resultará fácil volver a la versión anterior. Por ejemplo, puede incluir la fechactual en el nombre de cada una de las versiones del plan del proyecto: Plan 7-9Plan 8-9 y así sucesivamente.

6.1 Obtener un plan preciso y completo

El proceso de ajustar los detalles de la programación puede llevarle menos tiempsi observa detenidamente los componentes principales del plan, es decir, latareas y los recursos. Vuelva a evaluar las suposiciones y los objetivos que

llevaron a incluirlos. Por ejemplo, antes de cambiar el número de recursoasignados a una tarea, es posible que descubra que el plan no necesita esttarea.

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Del mismo modo, también es un buen momento para buscar cualquier error qu

se haya podido filtrar inadvertidamente en el plan, por ejemplo, una tasa de horade un recurso incorrecta.6.2 Revisar los objetivos, el ámbito y las suposicionesPuesto que los objetivos del proyecto son los que ayudan a determinar los pasonecesarios del plan del proyecto y, consecuentemente, el ámbito, puedcomenzar la evaluación averiguando si los objetivos han cambiado desde qucomenzó a diseñar el plan. O bien, puede perfeccionar los objetivos originalehaciendo que sean lo más específicos y mensurables posible. Por ejemplo, uobjetivo tan importante como “Producir el mejor producto de su categoría” puedsonar bien, pero es tan general que identificar todos los pasos necesarios parconseguirlo puede resultar imposible. Un objetivo específico como “Hacer qu

este producto sea un 10 por ciento más pequeño que su predecesor” emensurable, alcanzable e incluso ya está dividido en pasos concretos.

A medida que revisa los objetivos y el ámbito, puede examinar las suposicioneSi todavía no ha documentado las suposiciones más importantes, quizá sea momento de hacerlo. Por ejemplo, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Cómo afectarán al proyecto las relaciones entre proveedores y clientes?• ¿ Cuál es el nivel de especialización de los integrantes del equipo y cóm

afectan estos niveles a la duración ya la calidad de la tarea?• El costo de los materiales, ¿aumentará, se reducirá o permanecerá igu

durante el transcurso del proyecto?• ¿Cómo afectarán al proyecto otros factores externos? Tenga en cuenta la

consecuencias que puede tener en el proyecto las inclemencias climáticasun índice alto de desempleo.

Durante el curso del proyecto, vuelva a evaluar las suposiciones y cambie el pladel proyecto para valorar las nuevas circunstancias. Por ejemplo, si un pintomenos especializado reemplaza a otro más especializado, es posible que teng

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que agregar tiempo a las estimaciones relacionadas con el tiempo que snecesitará para pintar una sala.

6.3 Agregar o eliminar tareasDespués de reconsiderar los objetivos y las suposiciones, probablemente observ

que el ámbito del proyecto ha cambiado. Por ejemplo, si ha reducido perfeccionado un objetivo, es posible que algunas o todas las tareas necesariapara lograrlo ya no sean esenciales. Por otro lado, si ha agregado un objetivo, eposible que también necesite agregar tareas.

Sin embargo, no es necesario que los objetivos cambien para poder agregar quitar tareas del plan del proyecto. Si examina la lista de tareas, probablementencontrará que algunas son redundantes, triviales o tan grandes que deberíadividirse en otras más pequeñas.

6.4 Perfeccionar las estimaciones de las duraciones de tareas

Cuanto más precisa sea la información que contiene el plan del proyecto, con máexactitud podrá programar las tareas Microsoft Project. Por este motivo, es taimportante examinar detenidamente las estimaciones de las duraciones de latareas. ¿Se pueden realizar algunas tareas en menos tiempo? Desde unperspectiva realista, ¿la experiencia y la intuición le dicen que algunas tareadurarán más de lo previsto? Utilizando la mejor información disponible, indiqucualquier nueva estimación de la duración de una tarea en el plan del proyecto.

6.5 Comprobar la fecha de fin del proyectoLa fecha de fin del proyecto que calcula Microsoft Project ofrece una buenprevisión sobre si los objetivos del proyecto se van a lograr a tiempo. Si crea un

programación que finalice en o antes de la fecha de fin requerida, lo máprobable es que alcance los objetivos a tiempo. Sin embargo, si la programaciófinaliza después de la fecha de fin requerida, es posible que sea necesario reduco quitar algunas tareas, o recortar los objetivos.

Por supuesto, la fecha de fin del proyecto de la programación, al igual que temperatura corporal de una persona, es sólo un indicador de la “salud” globdel proyecto. Aunque puede alertarle ante los problemas, no puede identificacausas específicas. Tendrá que determinar las razones personalmente. Busqudonde haya demasiadas tareas, vinculaciones inadecuadas entre ellas, pocos muchos recursos asignados a una tarea o delimitaciones innecesarias. Pero, a

como una temperatura corporal normal puede esconder problemas subyacenteuna fecha de fin de proyecto a tiempo también puede ocultar otros problemaComprobar la fecha de fin del proyecto puede ser una de las accionecomprendidas en la estrategia de evaluar y perfeccionar el plan del proyecto.

6.6 Determinar si las delimitaciones de fecha fija son necesariasCuando una tarea deba comenzar o finalizar realmente en una fechdeterminada, puede aplicar una delimitación de fecha fija en la tarea, por ejemp

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la delimitación Debe comenzar el o Debe finalizar el. Sin embargo, aplicadelimitaciones de fecha fija innecesarias puede impedir que Microsoft Projecalcule la programación correctamente. Por ejemplo, si especifica que una taredebe comenzar en una fecha determinada cuando no es necesario, es posible quimpida que Microsoft Project programe dicha tarea para que comience en la fech

más próxima posible. En general, cuanto antes comience (y finalice) una tareantes finalizará el proyecto.

Algunas veces, los administradores del proyecto aplican una delimitación de fechfija cuando no procede (p. Ej., cuando indican una fecha de comienzo y de fdeterminadas para una tarea después de escribirla). Si vincula las tareas, no enecesario escribir fechas en los campos Comienzo o Fin; Microsoft Project lo hacautomáticamente.

También es posible que inadvertidamente aplique delimitaciones de fecha fiarrastrando el puntero en el Diagrama de Gantt para crear una barra de tareas (y

por tanto, una tarea). Si crea una tarea con este método, Microsoft Projedelimita la tarea según haya arrastrado el puntero. Si arrastra el puntero dizquierda a derecha, Microsoft Project delimitará la tarea para que no comiencantes de una fecha. Si arrastra el puntero de derecha a izquierda, MicrosoProject delimitará la tarea para que no finalice antes de una fecha.

Compruebe todas las tareas con delimitaciones de fecha fija para asegurarse dque cada delimitación es necesaria y no se ha aplicado por equivocación.

6.7 Comprobar los costos con el presupuestoSi ha indicado los costos de las tareas y los recursos en el plan del proyecto

puede comprobar el costo total del proyecto. Si se ha sobrepasado el presupuesto resulta inaceptablemente alto, será necesario examinar los costos de las tareay los recursos uno por uno para ver si se pueden reducir. Por ejemplo, puedreducir el ámbito de una tarea o reemplazar un recurso caro por otro menocostoso.

6.8 Identificar y corregir los errores obvios Todos cometemos errores, por tanto, no es ninguna tragedia descubrir que hcometido errores al agregar información en el plan del proyecto. Sin embargo, no los corrige, el plan del proyecto será una herramienta menos precisa confiable a la hora de predecir y controlar el progreso del proyecto. Lo má

indicado es buscar y corregir dichos errores antes de que el proyecto esté emarcha. A continuación se citan algunos de los errores más comunes:

• Información incorrecta de tareas y recursos. Por ejemplo, ¿es exacto ucosto fijo, como el costo de los materiales asociados con una tarea? ¿Hindicado, por descuido, una duración de 12 días para una tarea que dursólo 2 días?

• Asignar un recurso a la tarea incorrecta. Quizás ha asignado un fontanero una tarea de arreglo de tejados.

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• La información es incoherente. ¿Deseaba pagar a uno de los lO pintores 2dólares por hora y al resto 15 dólares?

• Las tareas están desordenadas. Por ejemplo, una pared no se puede pintaantes de construirla.

• Faltan tareas o recursos. Entre las tareas “Levantar la estructura”

“Construir las paredes” posiblemente tenga que insertar “Agregar aislante”.

6.9 Reducir la programación

Para reducir la programación, examine primero las tareas críticas. Si lo desepuede mostrar las tareas críticas por orden de duración para ver cuáles son laque afectan en mayor medida a la fecha de fin del proyecto. Si puede reducir lduración de las tareas más grandes, probablemente reducirá la duración total dproyecto. La duración se puede reducir asignando más recursos, reduciendo ámbito de la tarea o dividiendo las más grandes en más pequeñas y comenzand

algunas antes. También puede conseguir que las tareas finalicen antecambiando sus vinculaciones.

6.10 Utilizar los recursos de la forma más eficaz posibleCompruebe que todos los recursos están trabajando productivamente duranttodas las horas laborables. Los recursos no deben tener mucho ni poco trabajo. un recurso está programado para trabajar más horas de su horario normdurante uno o varios días, es posible que desee asignar a un recurso menoocupado para que realice parte del trabajo. Si un recurso con mucho trabajo estrealizando dos tareas simultáneamente, puede retrasar el comienzo de una dellas para que el recurso las realice por separado.

6.11 Reducir los costos del proyectoNormalmente, el costo de los recursos supone una gran parte del costo global dproyecto. Por tanto, reducir los costos a menudo significa reducir los costos de lorecursos. Puede hacerlo de varias formas. Por ejemplo, puede reemplazar lorecursos caros por otros menos costosos. O bien, puede utilizar el menor númede recursos posible. Otra forma de reducir los costos del proyecto es buscar latareas que excedan el presupuesto. Intente reducir los costos de los recursosmateriales o incluso elimínelos si no son necesarios.

Por último, no dude en experimentar. Realice los cambios adecuados paperfeccionar la programación. Con Microsoft Project, podrá ver los efectos de ucambio inmediatamente, decidir si es positivo y, a continuación, realizar cualquieotro cambio que considere necesario para conseguir una programación eficaz deproyecto.

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7.0 REDUCCIÓN DE LA PROGRAMACIÓNEn numerosos proyectos, el tiempo es el principal factor restrictivo: la fecha límitdel proyecto se debe cumplir. Esto significa que el proyecto se debe acabar antede la fecha de fin de la programación del mismo. Si se encuentra ahogado por lalimitaciones de tiempo, la mejor solución es reducir la programación.

A continuación se citan tres de los métodos principales para reducir laprogramación:

• Reduzca la duración de las tareas individuales.• Reduzca el ámbito del proyecto, lo que significa quitar tareas.• Vuelva a programar las tareas para que comiencen antes de lo programado

originalmente.

7.1 Identificar las tareas de la ruta críticaDebido a que las tareas críticas desempeñan una función fundamental para

determinación de la duración del proyecto y de su fecha de fin, Microsoft Projecofrece dos vistas que distinguen visualmente las tareas críticas de las no críticaCon el fin de que pueda centrar su atención en las tareas críticas, las vistas Gandetallado y Gantt de seguimiento las muestran en color rojo. Para identificar todas las tareas de la ruta crítica.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas

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2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado o en Gantt dseguimiento y elija Aplicar

Al mostrar las tareas críticas y las no críticas, podrá observar cómo al modificalas tareas críticas, la fecha de fin del proyecto y las fechas de las tareas n

críticas se ven afectadas. Si una tarea no crítica se convierte en crítica, es posibque tenga que alterarla para modificar el efecto que produce en la fecha de fdel proyecto.

7.2 Ordenar las tareas críticas por la duraciónDebido a que las tareas críticas son las que afectan a la duración del proyecto, latareas más grandes serán las que produzcan un mayor impacto en el mismoCuando sea importante mantener o reducir la duración del proyecto, lo máindicado es centrarse en reducir las tareas críticas que tengan una duraciómayor. La forma más fácil de hacerlo es ordenarlas por su duración. Para ordenar las tareas críticas por la duración

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el menú Proyecto, señale Filtro para y haga clic en Tareas críticas.3. En el menú Proyecto, señale Ordenar y, a continuación, elija Ordena

por.4. En el cuadro Primer criterio, haga clic en Duración y después e

Descendente.5. Haga clic en Ordenar.

7.3 Métodos para reducir la duración de una tareaA veces, por mucho que analice el plan del proyecto en busca de formas dreducir su ámbito y eliminar tareas, es posible que no encuentre ninguna. Puedllegar a la conclusión de que todos los objetivos del proyecto son fundamentales que todas las tareas del plan son necesarias para cumplirlos. Sin embargo, esconclusión no le ayudará a hacer lo que debe: reducir la programación.

Cuando haya conseguido el ámbito adecuado y no pueda eliminar más tareapuede reducir la programación reduciendo las duraciones de las tareas críticaUtilice los siguientes métodos para reducir las duraciones de las tareas críticas:

• Asigne más recursos a las tareas. Emplee este método cuando disponga drecursos adicionales o de recursos infrautilizados.

• Aumente las horas de trabajo de uno o varios recursos. Utilice este métod

cuando pueda aumentar las horas de trabajo de los recursos.• Asigne trabajo de horas extra. Emplee este método si los recursos con la

aptitudes requeridas ya se encuentran totalmente ocupados durante shorario laboral normal y el presupuesto permite un aumento en el costo.

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7.4 Asignar más recursosSi los recursos adicionales o infrautilizados se encuentran disponibles, puedmantener al mínimo el aumento del costo reduciendo la duración de las tareas. Aasignar otros recursos adicionales que dispongan de horas libres durante shorario de trabajo normal, podrá pagarles su tasa estándar, lo que le resultar

menos costoso que pagar horas extra a los recursos que ya estén asignados.

Es posible que ya disponga de recursos a tiempo parcial en el equipo o que seposible pasar algunos recursos de las tareas no críticas a las críticas. Tambiéexiste la posibilidad de contratar nuevos recursos. Si puede disponer de unidadeadicionales del mismo recurso, puede incrementar el número de unidadeasignadas a una tarea. Por ejemplo, si los tres pintores asignados para pintar unpared no pueden terminar el trabajo a tiempo y hay un cuarto pintor disponiblepuede asignarlo a la tarea. Para obtener información acerca de las unidades drecursos, consulte el capítulo 8 “Asignación de recursos a las tareas”

• Para asignar más recursos a una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignamás recursos.3. Haga clic en Asignar recursos 4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea• Para asignar un solo recurso, escriba un número el campo Unidades par

indicar el porcentaje de tiempo de trabajo que desea que el recurso dediqu

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a esa tarea. Para asignar el recurso a tiempo completo, escriba 100%; parasignarlo a tiempo parcial, escriba un porcentaje menor.

• Para asignar varios recursos diferentes, mantenga presionada la tecla CTRy, a continuación, seleccione los recursos

• Para asignar más de un recurso del mismo conjunto de recursos, escriba

número de unidades en el campo Unidades. Por ejemplo, si asigna dopintores del conjunto Pintores, escriba 200%.

Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.4. Haga clic en Asignar

La marca de verificación que aparece a la izquierda del campo Nombre indica quel recurso ha sido asignado a la tarea seleccionada.

Para aumentar las unidades de recursos asignadas a una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuyas unidades drecurso desee aumentar.3. Haga clic en Asignar recursos4. En el campo Unidades del recurso, escriba el número de unidades drecurso que desee y, a continuación, haga clic en Asignar.

7.5 Ampliar el horario laboralEn ocasiones, resulta imposible conseguir recursos adicionales para las tareas qudesea reducir. Una forma de resolver esta situación es reducir las duraciones d

dichas tareas aumentando el número de horas de trabajo de los recursos que yestén asignados. Aumente el número de horas disponibles de un recursaumentando sus horas laborables en el calendario de recursos.

Microsoft Project calcula la duración de las tareas en parte en función de las horalaborables de los recursos asignados. Por ejemplo, supongamos que un pintor coun horario laboral de 6 horas al día se encuentra asignado a tiempo completo pintar las paredes de la galería, una tarea que requiere 12 horas. La duración rede la tarea es de 2 días. Si aumenta el día laboral del pintor hasta 8 horas y sigue manteniendo asignado a la tarea a tiempo completo, la tarea se reducirá 1,5 días.

Aumente el horario laboral de un recurso sólo cuando desee que el recurstrabajemás horas en todas las tareas asignadas dentro de un período determinado.

Para aumentar el horario de trabajo de un recurso1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.

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3. En el calendario, seleccione los días que desea cambiar.

Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, seleccione el día quaparece en la parte superior del calendario.

4. Haga clic en Predeterminado o en Período laborable.6. Para cambiar los horarios de trabajo, escriba los nuevos horarios en lo

cuadros Desde y Hasta.

Asignar trabajo de horas extraEs posible que a veces tenga que enfrentarse a una situación límite. Por ejemplsupongamos que no consigue recursos adicionales y que todos los recursodisponibles se encuentran totalmente ocupados con asignaciones de tareas todalas horas de su horario laboral normal. Para utilizar a los recursos para reducir laduraciones de las tareas, lo único que se puede hacer es asignar trabajo de hora

extra.

Microsoft Project calcula los costos de las horas extra en función de la tasa dhoras extra que se haya especificado para el recurso ( a menos que se indique contrario). Asignar trabajo de horas extra puede resultar costoso aunque a vecesea la opción más eficaz. Para asignar trabajo de horas extra a una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el menú Ventana, haga clic en Dividir.3. Haga clic en cualquier punto de la sección inferior.

4. En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic eTrabajodel recurso.5. En la sección superior, seleccione la tarea a la que desee asignar trabajo dhoras extra en el campo Nombre de tarea.7. En la sección inferior, escriba el número de horas extra para cada recurs

en el campo Trab h extra de cada recurso.

8.0 MÉTODOS PARA COMENZAR ANTES LAS TAREASAunque reducir el ámbito del proyecto y las duraciones de las tareas le ayudaráa reducir la programación considerablemente, puede ajustarla aun más haciend

que las tareas críticas comiencen antes de sus fechas de comienzo originaleCuando no pueda reducir el ámbito y reducir las duraciones de las tareas seimposible o no reduzca la programación lo suficiente, puede que resultconveniente adelantar la fecha de comienzo de las tareas.

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Dependiendo de la situación en que se encuentre, puede utilizar algunos o todolos métodos que se citan a continuación para que las tareas comiencen antes:

• Reorganizar las tareas en un orden más eficaz.• Dividir una tarea grande en tareas más pequeñas-• Agregar tiempo de adelanto a las tareas-• Cambiar el tipo de vinculación.• Cambiar el tipo de delimitación.• Cambiar el tipo de tarea.

8.1 Cambiar la secuencia de tareasLa secuencia en que suceden las tareas puede afectar a la duración del proyectPor ejemplo, supongamos que en la preparación de la exposición de relojes, la

tareas “Pintar las paredes”, “Colgar los relojes” y “Organizar el mobiliario” estáprogramadas para el lunes, el martes y el miércoles respectivamente. Sembargo, como las paredes tardan 24 horas en secarse, la tarea de colgar relojeno podrá comenzar hasta el miércoles y la de organizar el mobiliario se pospondrhasta el jueves, causando un retraso en la programación. No obstante, si pasa tarea de organizar el mobiliario (que no depende de que se sequen o no laparedes) al martes y la de colgar los relojes al miércoles, el proyecto cumplirá programación, sin perder días ni aumentar la duración del proyecto.

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Es una buena idea analizar la programación en busca de casos en los que semás eficaz colocar las tareas en un orden diferente. Cuando encuentre uno desos casos, podrá cambiar la secuencia de tareas moviéndolas. Para mover una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. Haga clic en el número de identificación (situado normalmente en extremo izquierdo de una fila de tareas) de la tarea que desee mover. Toda la fila aparecerá resaltada.

3. Haga clic en Cortar tarea4. Haga clic en el número de identificación de la fila en la que desee insertar

tarea.5. Haga clic en Pegar

6. Examine los vínculos entre las tareas que haya movido y sus tarea

predecesoras y sucesoras, y cambie los que considere necesario.

8.2 Dividir una tarea grande en tareas más pequeñasNo todas las tareas críticas se crean necesariamente de la misma forma.La mayoría de ellas probablemente correspondan a un conjunto de accioneconcreto y perfectamente definido. Sin embargo, algunas pueden corresponder varias tareas pequeñas pero no por ello menos importantes, y todas ellas sdeben incluir en el plan del proyecto como tareas independientes para podeprogramarlas con mayor facilidad que una tarea grande. Si este es el caso, pueddividir estas tareas demasiado grandes en subtareas más pequeñas.

Para que el trabajo avance, quizá no sea necesario que algunas de las subtarease completen de manera secuencial, por lo que podrá reducir la ruta críticconvirtiendo algunas de las subtareas en no críticas. Incluso aunque algunas dlas subtareas sean críticas, es posible que pueda superponerlas o cambiar el tip

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de vinculación. Las tareas más pequeñas y superpuestas pueden tener unduración total menor que la tarea grande original.Normalmente, cuando se utiliza Microsoft Project para dividir una tarea grande eotras más pequeñas, la tarea grande se convierte en una tarea de resumen si agrega subtareas.

Para dividir una tarea grande en una tarea de resumen y subtareas1. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas 2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado o en Gantt dseguimiento y, a continuación, elija Aplicar.3. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea de la ruta crítica qupueda completarse en varios pasos.4. Haga clic en Desvincular tareas5. Quite los recursos asignados a esta tarea.

Para obtener información acerca de quitar recursos en una tarea, consulte capítulo 8 "Asignación de recursos a las tareas".6. Seleccione la tarea situada debajo de la que desee cambiar y haga clic eNueva tarea en el menú Insertar.

7. Repita el paso 6 para cada subtarea que desee agregar.

8. Por cada nueva tarea, escriba un nombre en el campo Nombre de tarea una duración en el campo Duración.9. En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y haga clic eaplicar sangría para convertirlas en subtareas de la tarea origina!.La tarea origina! se convierte en una tarea de resumen.10. Vincule las nuevas tareas según corresponda.

8.3 Agregar tiempo de adelanto a las tareasLo más probable es que haya vinculado muchas de las tareas con vínculos de Fa comienzo (FC), para que la tarea sucesora no comience hasta que finalice spredecesora. En algunos casos, esta dependencia es absolutamente necesaria realista. Un reloj no se puede colgar antes de fabricarse. Sin embargo, en otraocasiones, el trabajo en una tarea sucesora puede comenzar antes de que spredecesora haya finalizado totalmente, es decir, se puede solapar. Si el personadel museo prepara las paredes de la galería una por una, quizás puedan empezaa colgar los relojes antes de que estén todas terminadas.

Para conseguir que se superpongan las tareas con una vinculación FC es agregatiempo de adelanto a la vinculación. Al agregar tiempo de adelanto, puedconseguir que la tarea sucesora comience en una fecha anticipada. Si la taresucesora es una tarea crítica, al agregar el tiempo de adelanto, el proyectacabará antes. Observará que es posible superponer las tareas hasta el punto dque comiencen a la vez. Si éste es el caso, considere la opción de cambiar vinculación FC por una vinculación de Comienzo a comienzo (CC), en vez dagregar tiempo de adelanto

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Para agregar tiempo de adelanto

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea sucesora que desee y, continuación, haga clic en Información de la tarea 3. Haga clic en la ficha Predecesoras

4. En el cuadro Pos, escriba el tiempo de adelanto que desee, como unduración (escriba un número negativo) o como un porcentaje de la duración dla tarea predecesora (escriba el porcentaje de conclusión negativo).Por ejemplo, si la tarea predecesora tiene una duración de 2 días y desea qula tarea sucesora comience 1 día antes de que se complete la predecesorescriba -50% en el campo Pos.

Las unidades del tiempo de adelanto son minutos, horas, días y semanas. Parespecificar la duración transcurrida, escriba el período de tiempo seguido de letra “t” (por ejemplo, díast para días transcurridos). Los días transcurridoincluyen fines de semana y otros períodos no laborables.

8.4 Buscar los recursos sobreasignadosPara poder resolver las sobreasignaciones, debe identificar primero cuáles son lorecursos sobreasignados, en qué períodos están sobreasignados y qué tareatienen asignadas en dichos períodos.

Mientras busca los recursos que se encuentren sobreasignados, también puedbuscar los que estén infraasignados. Es posible que desee asignarles parte dtrabajo que estén realizando los recursos sobreasignados. Los recursoinfraasignados son los que trabajan menos horas de las que tienen disponibles. Para buscar los recursos sobreasignados y sus asignaciones d

tareas

1. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas 2. En la lista Vistas haga clic en Asignación de recursos y, a continuacióelija Aplicar.3. En el menú Ver, señale Barras de herramientas y elija Administracióde recursos.4. En la sección superior, haga clic en e titulo del campo nombre del recurso5. Haga clic en Ir a la sobreasignación siguienteLa siguiente tarea bajo el siguiente recurso sobreasignado quedará resaltaden el campo Nombre del recurso.

6. En la sección superior, observe la escala temporal para ver cuándo urecurso está sobreasignado.Microsoft Project mostrará en rojo el total de horas de trabajo asignadas a urecurso sobreasignado.8. En la sección inferior, observe la escala temporal para ver las tareas qu

tienen lugar en las fechas sobreasignadas.

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8.5 Retrasar una tarea personalmenteCuando se agrega tiempo de retraso a una tarea, no sólo se retrasa la tarea sintambién sus sucesoras. Por ejemplo, si agrega retraso a una tarea crítica, eposible que la fecha de fin del proyecto se retrase también. Si deja que MicrosoProject resuelva automáticamente la sobreasignación de recursos, puede que s

agregue retraso tanto a las tareas críticas como a las no críticas que tengarecursos sobreasignados dando, a veces, resultados imprevisibles. Si sólo tiene unúmero reducido de recursos sobreasignados, obtendrá mejores resultados agrega los retrasos a las tareas personalmente.

Cuando se agregan retrasos manualmente, se puede comprobar el efecto sobre asignación del recurso y después ajustar aun más el retraso, si es necesario. Pano modificar la fecha de fin de la programación, retrase primero las tareas que nvayan a retrasar la fecha de fin del proyecto (las que tengan un margen ddemora total). El tiempo de retraso de una tarea no puede ser mayor que smargen de demora total. También resulta de utilidad retrasar las tareas n

críticas antes que las tareas de la ruta crítica.

Pruebe a agregar tiempos de retraso a diferentes tareas para ver los efectosobre la programación. Tenga en cuenta que el tiempo de retraso siempre se den tiempo transcurrido y que incluye los períodos no laborables.

Para retrasar una tarea con un recurso sobreasignado

1. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas2. En la lista Vistas, haga clic en Asignación de recursos y elija Aplicar3. En el menú Ver, señale Barras de herramientas y elija Administracióde recursos.4. En la sección superior, seleccione un recurso sobreasignado en el campNombre del recurso.5. En la sección inferior, seleccione una tarea que esté asignada al recursdurante el tiempo en que el recurso esté sobreasignado en el campo Nombrde tarea.6. En el campo Retraso por redistribución, escriba la duración que dese

retrasar

Para que no se retrasen las tareas sucesoras o la fecha de fin de programación, escriba un valor que no sea superior al margen de demora totde dicha tarea. Podrá ver el margen de demora total de una tarea insertandel campo Margen de demora total en la vista Gantt de redistribución en lsección inferior.7. Presione la tecla ENTRAR.

Las cantidades de retraso y de margen de demora de las tareas se indican colíneas finas junto a las tareas.8. Si el recurso sigue sobreasignado, aumente el valor del retraso.

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8.6 Retrasar tareas automáticamenteCuando tenga muchas sobreasignaciones de recursos, puede dejar que MicrosoProject agregue a esas tareas tiempos de retraso automáticamente. De esmodo, puede comprobar los resultados y realizar los ajustes necesarios. Es

método resulta a menudo más rápido que agregar retrasos a las tareas una pouna.

En un proceso denominado redistribución, Microsoft Project retrasa o divide latareas automáticamente hasta que el recurso asignado a ellas deja de estasobreasignado. Puede dar prioridad a las tareas para especificar cuáles deberetrasarse en primer lugar y cuáles no deben retrasarse bajo ningún concepto. También puede decidir si se redistribuirán todos los recursos o solamente loseleccionados. Y, por último, puede redistribuir retrasando o sin retrasar la fechde fin de la programación. De todos modos, no olvide que la redistribución sdebe aplicar sólo después de que se haya analizado y ajustado la programación.

El proyecto se puede redistribuir aunque esté programando desde una fecha dfin.Las versiones anteriores de Microsoft Project no permitían la redistribución dproyectos probados a partir de una fecha de fin. Las tareas de redistribución dproyectos programados a partir de una fecha de fin tienen asignados valores dretraso negativos. Esto provoca que la fecha de fin de una tarea o de unasignación de recursos tenga lugar antes, debido a que el retraso se aplicardesde el fin de la tarea o asignación.

Es posible que la redistribución automática no sea la mejor solución al problem

ya que Microsoft Project sólo puede seguir un conjunto limitado de reglas fijaComprueba las dependencias entre predecesoras, el margen de demora, lafechas, las prioridades y las delimitaciones de tareas para determinar las tareaque se deben retrasar. Sin embargo, no puede ser creativo y sustituir un recursen una tarea sobreasignada o cambiar la duración de una tarea. Sólo usteconoce las sutilezas de su programación.

Siempre debe revisar los cambios que haya realizado Microsoft Project cuandredistribuya recursos retrasando tareas. Puede revisar dichos cambios en la vistDiagrama de Gantt. Si los cambios no son de su agrado, puede deshacerlos ecualquier momento.

Para retrasar tareas automáticamente con el fin de redistribuir recursosobreasignados

1. En el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.2. Haga clic en Manual para redistribuir los recursos sólo cuando haga clic eel botón Redistribuir ahora.3. En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en período de tiempo que desee utilizar para reconocer las sobreasignaciones.

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La redistribución sólo se producirá si un recurso está programado para realizamás trabajo del que realmente puede realizar en el período especificado.

4. En Ámbito de la redistribución de, seleccione si desea redistribuir todo proyecto o solamente las tareas comprendidas en un período de tiemp

específico.

5. En el cuadro Orden, haga clic en uno de los siguientes tipos de ordenación• Haga clic en Sólo identificador si desea que Microsoft Proje

compruebe las tareas en orden ascendente de sus númeroidentificadores antes de considerar otros criterios de redistribución pardeterminar las tareas que se van a redistribuir

• Haga clic en Estándar si desea que Microsoft Project compruebe latareas en orden ascendente de sus dependencias de predecesoramargen de demora, fechas, prioridad y, después, delimitaciones dtareas-

• Haga clic en Prioridad, estándar si desea que Microsoft Projecompruebe las prioridades de las tareas que se van a redistribuir antede considerar las dependencias de predecesoras, el margen de demorlas fechas y las delimitaciones de tareas.

6. Para evitar que la fecha de finalización del proyecto se desplace, active casilla de verificación Redistribuir sólo conforme al margen de demordisponible.7. Para que la redistribución se ajuste cuando un recurso trabaje en una tareindependientemente de que haya otros recursos trabajando en la misma tareactive la casilla de verificación La redistribución puede ajustar asignacione

individuales.Cuando se establece la prioridad de tarea No redistribuir, Microsoft Projeignora la tarea.8. Para interrumpir las tareas creando divisiones en el trabajo restante en latareas o asignaciones de recursos, active la casilla de verificación Lredistribución puede crear divisiones en el trabajo restante.9. Haga clic en Redistribuir ahora.Inmediatamente después de redistribuir el proyecto, podrá deshacer la acciósi no ha conseguido los resultados que esperaba.

Para deshacer inmediatamente los efectos de la redistribución• En el menú Edición, haga clic en Deshacer Redistribuir

Para quitar los efectos de la última operación de redistribución• Haga clic en Borrar redistribución en el cuadro de diálogRedistribuir recursos.

Si hay tareas que prefiere no retrasar a menos que sea absolutamente necesaripuede seleccionar el orden en el que Microsoft Project retrasa las tareas co

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recursos sobreasignados. Para ello, asigne una prioridad más alta a las tareaurgentes que deban comenzar lo antes posible.

Para establecer prioridades en el orden de retrasde las tareas con recursos

sobreasignados1. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas 2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt de redistribución y, a continuacióelija Aplicar3. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea que tenga recursosobreasignados4. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, elija la fichGeneral.5. En el cuadro Prioridad, haga clic en una de las prioridades, en función deorden en que desee que Microsoft Project redistribuya las tareas y, continuación, haga clic en Aceptar

Microsoft Project retrasará en primer lugar las tareas con prioridad más baja.Si no desea que una tarea se redistribuya, haga clic en No redistribuir6. Repita los pasos del 3 al 5 para cada tarea con recursos sobreasignados.7. En el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.8. En el cuadro Orden, haga clic en Prioridad, estándar 9. Haga clic en Redistribuir ahora.

8.8 Disminuir el trabajo de un recurso en una tareaSi un recurso está sobreasignado y no desea reprogramar ninguna de las tareas prescindir del recurso y, además, no puede aumentar la duración de la taretodavía existe otra opción. Puede reducir el ámbito de una de las tareas drecurso durante el período de sobreasignación, disminuyendo de este modo cantidad de trabajo requerida de ese recurso.

Cuando se disminuye el trabajo total en una tarea, Microsoft Project reduce (dforma predeterminada) la duración de la tarea-

Para disminuir la cantidad de trabajo asignada a un recurso

1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos Las tareas se muestran debajo de los recursos a los que están asignadas. Lorecursos sobreasignados se resaltan en rojo y se muestran con un icono en

campo Indicadores.2. En los campos Trabajo de las tareas a las que está asignado el recurssobreasignado, escriba un valor menor hasta eliminar la sobreasignación.

Para cada recurso, la vista Uso de recursos muestra el número total de horas quel recurso está trabajando, las horas que dedica a cada tarea y las horatrabajadas por período de tiempo en la escala temporal. La vista Gráfico drecursos muestra una representación gráfica de los recursos sobreasignados.

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Probablemente desee que la duración de una tarea permanezca igual después dreducir el trabajo asignado a la misma. Cuando se reduce el trabajo asignado una tarea con una duración fija, Microsoft Project reduce las unidades de recursoasignadas a ella. Por ejemplo, supongamos que tiene un recurso asignado a un

tarea de 2 días al 100 por cien. Si reduce la cantidad de trabajo total de dichtarea a 1 día pero desea que el trabajo se complete en 2 días, Microsoft Projecautomáticamente reduce las unidades de recurso de esa tarea al 50 por ciento. Edecir, el recurso estará ahora asignado para trabajar en la tarea la mitad detiempo durante los 2 días

Para mantener constante la duración de una taredespués de reducir la cantidad de trabajo asignada a un recurso

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuya duración no desecambiar y, a continuación, haga clic en Información de la tarea 3. Haga clic en la ficha Avanzado.4. En el cuadro Tipo de tarea, haga clic en Duración fija.

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