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MANUAL PARA EL MODULO DE ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO (SELECCIÓN)

Biblioteca Bucaramanga

2009

PROCESO BIBLIOTECA Código: MBI.07


Versión: 01

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Revisó Director y Profesional – Sistemas

Aprobó: Rector

Fecha de aprobación Abril 16 de 2009 Resolución Nº 629

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CONTENIDO

pág.

1 OBJETIVO ....................................................................................................................... 3

2 ALCANCE ....................................................................................................................... 3

3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 3

4 NORMATIVIDAD ........................................................................................................... 3

5 CONTENIDO DEL MANUAL ....................................................................................... 3

5.1 REGISTRAR UNA SOLICITUD EN EL SISTEMA. ................................................... 3

5.2 CONSULTAR UNA SOLICITUD EN EL SISTEMA. ............................................. 17

5.3 REVISAR UNA SOLICITUD DE MATERIAL EN DIRECCION DE ESCUELA. .... 23

5.4 CCORRECCION DE DATOS DE ITEMS SOLICITADOS. .................................. 31

5.5 EVALUACION 1 DE ITEMS SOLICITADOS. ....................................................... 43

5.6 CREACION DE COTIZACIONES DE ITEMS SOLICITADOS. ........................... 53

5.7 CONSULTA Y REVISION DE COTIZACIONES DE ITEMS SOLICITADOS. ..... 67



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1 OBJETIVO Este documento presenta las acciones que se deben ejecutar para cuando se realicen las solicitudes de adquisición de material bibliográfico.

2 ALCANCE Este manual aplica a todos los docentes de la universidad industrial de Santander (planta y cátedra), coordinadores de escuela y jefes de unidades académico administrativas, con el fin de recibir las solicitudes de material bibliográfico necesitado por parte de la comunidad universitaria, y hacer su gestión en biblioteca.

3 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

• TANGARA: Nombre del servidor web de la Biblioteca.

• PROFILE: Perfil de usuario.

4 NORMATIVIDAD

• Política de desarrollo de colecciones. Acuerdo N° 101 de 2004

5 CONTENIDO DEL MANUAL

5.1 REGISTRAR UNA SOLICITUD EN EL SISTEMA. Cuando el usuario inicia sesión correctamente, el sistema lo dejará ubicado en el módulo de consultas al catálogo bibliográfico, tal como lo muestra la siguiente Ilustración. De la misma manera, el sistema cargará un menú para que el Usuario pueda tener acceso a las diferentes funcionalidades que se han desarrollado en el sitio.



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Ilustración 1. Menú de Acceso al aplicativo.

Para tener acceso a la aplicación que permite registrar Solicitudes de Material Bibliográfico, el Usuario debe buscar en el menú Servicios, la opción Solicitud de Material, como lo muestra la Ilustración 1. Cuando se da clic en este menú, el Sistema llevará al Usuario a la página inicial del proceso, que se muestra en la Ilustración 2.



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Ilustración 2. Página inicial del Módulo.

Para iniciar el proceso, el Usuario debe dar clic en el vínculo “SOLICITUD PARA ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO”, como lo muestra la Ilustración 3. Al dar clic, el Sistema ubicará al Usuario en el formulario para capturar la información del material o materiales que se desean solicitar, como se puede ver en la Ilustración 4.



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Ilustración 3. Link de Acceso al proceso.



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Ilustración 4. Página del Formulario de Captura. En la parte superior de la página, se encuentra un selector, que presenta los diferentes tipos de Materiales que el Usuario puede solicitar. Este se puede observar en la Ilustración 5.



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Ilustración 5. Selector de Tipos de Material a Solicitar.

Al hacer clic en él, se despliegan los tipos de Material. Haga clic en uno de ellos para poder cargar el formulario con los datos para llenar.



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Ilustración 6. Opciones del Selector. Suponga que ha dado clic en Libro. En ese caso, el formulario que se cargará es el que se presenta en la siguiente Ilustración. Observe que aparecen los campos de los datos que son importantes que el Usuario llene.



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Ilustración 7. Formulario de datos del Material a Solicitar.

El Usuario debe saber que al momento de llenar los datos pedidos, debe tener dicha información. Los campos que están acompañados con un asterisco (*), son campos obligatorios, y sin ellos, la Biblioteca no puede empezar a hacer el proceso de evaluación y adquisición del Material. En esta parte del formulario, llene los datos en las casillas correspondientes, seleccione la Editorial del listado que se presenta. Si no se encuentra ahí, seleccione la opción “NINGUNO-DESCONOCIDO”, para poder escribir el nombre de la Editorial en el Campo de Texto destinado. Haga lo mismo con la Información del Proveedor. Si específica el precio, establezca también que moneda es la del precio. Si el Usuario considera que debe pedirse más de un ejemplar del material, entonces, especifique el número que considera que se deben adquirir. Junto al formulario aparecen otros elementos. En la parte superior aparece un vínculo con el nombre “Verifique Existencia de Ítem”. En la parte inferior aparecen dos botones con los nombres Incluir y Verificar. Esto se puede ver en la Ilustración 8.



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Ilustración 8. Elementos Adicionales del Formulario. Habiendo llenado los datos que se solicitan del material, se sugiere al usuario que haga una revisión de la existencia de dicho material en la Biblioteca. Esta tarea pudo haberla realizado antes, consultando en el Catálogo Bibliográfico. Sin embargo, si el Usuario no lo ha hecho, puede verificar si el material ya existe, haciendo clic en el vínculo de la parte superior. Cuando haga clic en el vínculo, los campos deben estar llenos, ya que la búsqueda en el catálogo se basa en el título y en el autor que se halla digitado. Los resultados aparecerán en una ventana emergente, tal como lo muestra la Ilustración 9. Si el usuario encuentra un resultado en la lista, pues puede reconsiderar su inclusión en la lista de lo que va a agregar. Los botones que se ven en la parte inferior tienen dos funcionalidades. Si el Usuario da clic en Incluir, el Sistema verificará que los datos, y si son correctos, agregará el ítem en un listado temporal. La información de éste aparecerá en un cuadro en la parte inferior al selector de los tipos de Material a Incluir, tal como lo muestra la Ilustración 10. Si el Usuario considera que ya no desea agregar ese ítem, puede usar el botón Cancelar para volver a la Ilustración 6 y poder escoger otro ítem a incluir.



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Ilustración 9. Ventana emergente con los resultados de búsqueda.



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Ilustración 10. Ítem de Material Agregado. Viendo el detalle de la información del ítem agregado, el Usuario podrá encontrar la información del tipo de ítem agregado, el título, autor, la Editorial y el Proveedor. De la misma manera aparecen dos íconos, que permiten la Modificación o la Eliminación de un ítem, sea porque el Usuario se dio cuenta que un dato quedó mal dado, o por que finalmente ya no desea solicitarlo.

Ilustración 11. Detalle de Información del Ítem Incluido.



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Si el Usuario da clic en el ícono de Modificar, aparecerá una ventana emergente con cajas texto llenas con la información digitada, para realizar su modificación. Si ya está seguro de los datos suministrados, haga clic en Actualizar, si no es necesario, de clic en Cerrar.

Ilustración 12. Ventana emergente de Modificación de Ítem.

Tras haber llenado e insertado un ítem, el usuario puede ingresar otros siguiendo el mismo proceso que se mostró anteriormente. Supongamos que el Usuario, inserto otro ítem, entonces aparecería un material adicional en la lista temporal, como se ve en la Ilustración 13.



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Ilustración 13. Formulario lleno de Solicitud de Material Bibliográfico. Para poder terminar de registrar la Solicitud, el Usuario deberá escribir el correo electrónico, por medio del cual recibirá información sobre los cambios que puede recibir los ítems de la solicitud. De la misma manera llenar las observaciones especificando para qué requiere los ítems. Teniendo esta información llena, debe dar clic en el botón Registrar. Cuando el usuario da clic, el Sistema registra el listado temporal en el Sistema y registra la Solicitud, se carga otra página que informa el éxito de la transacción y da un número que es el código de la solicitud. Recuerde ese número para revisar la solicitud, tal como lo muestra la Ilustración 14.



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Ilustración 14. Confirmación de Registro de las Solicitud. Haga clic en el botón Aceptar el Sistema lo llevará a la página de Revisión de Solicitudes para poder consultar que solicitudes el usuario tiene registradas.



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Ilustración 15. Página de Revisión de Solicitudes.

5.2 CONSULTAR UNA SOLICITUD EN EL SISTEMA. Cuando el usuario inicia sesión correctamente, el sistema lo dejará ubicado en el módulo de consultas al catálogo bibliográfico, tal como lo muestra la siguiente Ilustración. De la misma manera, el sistema cargará un menú para que el Usuario pueda tener acceso a las diferentes funcionalidades que se han desarrollado en el sitio, como se ve en la Ilustración 16.



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Ilustración 16. Menú de Acceso a las funcionalidades del Sistema. Detalle: Revisión

Solicitudes. Para entrar a hacer la consulta de las Solicitudes de Material Bibliográfico que el Usuario haya realizado en el Sistema, éste debe entrar por la opción “Revisión de Solicitudes” en el menú de acceso, el cual lo llevará a la página (Ilustración 17) que contiene todas las Solicitudes que el Usuario ha realizado en el sistema, que pueden ser de Préstamo de Instalaciones, Conmutación Bibliográfica, Buzón de Sugerencias, entre otras.



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Ilustración 17. Página de Revisión de Solicitudes. Detalle: Solicitud de Material Bibliográfico. Supóngase que un Usuario previamente ha realizado el Registro de una Solicitud de Material Bibliográfico. Si el Usuario desea realizar la revisión, deberá entrar por a opción ya mencionada, en la que podrá ver el listado de sus solicitudes. Para entrar a la Solicitud de Material Bibliográfico, el Usuario debe dar clic en el vínculo que tiene el código de la Solicitud, que se encuentra en la parte izquierda de la Información presentada. Cuando el Usuario da clic en el vínculo, el Sistema carga una página en la cual se presentan los datos de la Solicitud: Información sobre el Usuario, Estado de la Solicitud, Materiales solicitados, con los principales datos de los mismos, tal como se ve en la Ilustración 18.



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Ilustración 18. Presentación de la Información de la Solicitud.



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Ilustración 19. Detalle de vínculos para más información. En la parte inferior de la página, aparecen todos los materiales que han sido incluidos en esta solicitud. Ellos presentan el título, autor, tipo de material, ISBN o ISSN, Editorial, y el estado en el que se encuentra el Ítem. Este estado indica en que etapa del proceso se encuentra dicho material. Los posibles estados son: Cuando la solicitud es registrada, todos los ítems quedan en estado EN TRÁMITE. Si la Solicitud es realizada por un profesor, ésta debe ser revisada por el Director de su Escuela. Si el Director de Escuela da su aprobación, el Ítem pasará a estado VISADO, sino pasará a estado RECHAZADO. Cuando el Director de Escuela Aprueba, el Ítem entra en una etapa de evaluación en La Biblioteca, que es de tres etapas. En la primera evaluación, el Ítem pasará a estado CORREGIDO si se aprueba a seguir el proceso, o pasara a estado DESCARTADO si la Biblioteca considera de entrada no seguir con el proceso. Con los ítems corregidos, se procede a hacer una búsqueda de los materiales. Tras el proceso, cada ítem corregido pasaría a estado SELECCIONADO PARA COTIZACION se es hallado, o pasaría a EDICION VIEJA, NO LOCALIZADO, NO PERTINENTE, YA EXISTE o YA SOLICITADO ya sea el caso. Los que se selecciona para cotizar, son enviados a un proveedor del cual se espera una respuesta. Cuando ella llega, el ítem puede pasar al



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estado SELECCIONADO PARA ADQUISICION si la Biblioteca aprueba iniciar el proceso de compra, o sino a NO COTIZADO, FUERA DE IMPRESIÓN, AUN NO PUBLICADO o COSTOSO según el caso. Si el usuario está interesado en ver todo el proceso por el que ha pasado el ítem solicitado puede dar clic en el vínculo Ver Trámite, de la Ilustración 19, lo que abrirá una ventana emergente, como se muestra en el siguiente Ilustración.

Ilustración 20. Pagina de Flujo de Actividades del ítem. De la misma manera, si el Usuario está interesa en ver la información de los datos que tienen que ver con el ítem, en el vínculo Mas Detalles puede cargar una ventana emergente que va a permitir abrir una ventana emergente tal como la que se muestra en la siguiente Ilustración.



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Ilustración 21. Detalle de los datos del ítem solicitado.

5.3 REVISAR UNA SOLICITUD DE MATERIAL EN DIRECCION DE ESCUELA.

Para iniciar sesión, deben llenar los campos Login y Clave que se encuentran en la Página inicial como se muestra en la siguiente Ilustración.



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Ilustración 22. Detalle de campos para iniciar sesión. El login que el usuario debe digitar se explica en la siguiente tabla, de la misma manera, la clave es un número de 4 dígitos que el Usuario usa en la Biblioteca para solicitar libros. LOGIN CLAVE Docente 1458 (Código de Carné) 0450 Si Ud. no posee clave, por favor acérquese a la Biblioteca, al primer piso, sección de préstamo y solicite la creación de la clave. Cuando el usuario inicia sesión correctamente, el sistema lo dejará ubicado en el módulo de consultas al catálogo bibliográfico, tal como lo muestra la siguiente Ilustración 23. De la misma manera, el sistema cargará un menú para que el Usuario pueda tener acceso a las diferentes funcionalidades que se han desarrollado en el sitio, como se ve en la Ilustración. Para tener acceso a las solicitudes a evaluar, ingrese por la opción “Revisión de Solicitudes”, que hace parte del menú cargado por el sistema, tal como se ve en la Ilustración.



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Ilustración 23. Menú de Usuario logueado. Detalle “Revisión de Solicitudes” Al ingresar por esta opción, el Sistema muestra las solicitudes del usuario. De la misma manera, sí un director de Escuela, sabe de la existencia de una solicitud por evaluar, ya sea por correo electrónico, o porque el profesor solicitante le recuerda revisar la solicitud, el Director encontrará en su carpeta de Pendientes, un número que indicará la cantidad de solicitudes a revisar. El Detalle de esto se muestra en la Ilustración 24.



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Ilustración 24. Página de Bandeja de Solicitudes. Detalle Acceso a Solicitudes Pendientes. Al hacer clic en el vínculo Pendiente, el sistema carga las solicitudes que el Director debe evaluar, o que debe dar respuesta. La información de la solicitud que se presenta es el código de la Solicitud, el tipo de Solicitud, el Usuario que solicita, y el estado de la Solicitud, tal como se muestra en la Ilustración 25. Para que el Usuario Director de Escuela pueda hacer la evaluación de la solicitud, debe hacer clic en el vínculo que aparece en el código. Al hacerlo, el Sistema cargará una nueva página con la información completa de la Solicitud, especificando quién solicitó, y cuáles fueron los materiales que se pidieron, como se ve en la Ilustración 26.



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Ilustración 25. Detalle de información de Solicitud en Carpeta Pendientes.



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Ilustración 26. Página con Detalles de la Solicitud a Evaluar. La parte superior de la página muestra la información del solicitante, su nombre, estado, y las Observaciones dejadas por el profesor solicitante. Debajo aparecerá la lista de los ítems que incluyó, con la información de título, autor, el Proveedor, la edición, etc.



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Ilustración 27. Detalle de Información de la Solicitud. El Director debe hacer evaluación sobre cada uno de los ítems, basándose en la información que ve, y considerando la pertinencia de que la Escuela solicite dicho material. Para indicar esto, el Director debe escoger el selector que se encuentra en la parte inferior derecha de cada ítem con el nombre SELECCIONE ESTADO. Cuando el Director lo selecciona, se despliegan las dos opciones, RECHAZAR o VISADO, tal como se presenta en la siguiente Ilustración. Si el Director está de acuerdo con el material, debe seleccionar la opción VISAR, sino está de acuerdo, el Director debe especificar unas observaciones en el campo de texto destinado para ello.



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Ilustración 28. Evaluación de Item.

Cuando el Usuario haya seleccionado una opción, el sistema mostrará una ventana de confirmación de la Evaluación, como lo muestra la Ilustración 29. Haga clic ahí para seguir con el proceso. La página se recarga y lista los ítems que quedan faltando por seguir el proceso, el ítem evaluado desaparecerá de la lista.



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Ilustración 29. Mensaje de Confirmación de Acción de Evaluación.

5.4 CCORRECCION DE DATOS DE ITEMS SOLICITADOS. Para realizar la corrección de los datos, el Usuario de la Biblioteca con este perfil, debe ingresar al sistema con su Login integrado con el que se conecta al servidor pelicano en la página principal del portal web de la Biblioteca.



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Ilustración 30. Página principal de Biblioteca.

Al ingresar al portal, el Usuario se le cargará el menú de los perfiles que tenga asignados, como se muestra en la Ilustración 32. Entre ellos debe aparecer el menú Solicitud de Materiales, que permite llevar todas las tareas del proceso de Selección de Material Bibliográfico.



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Ilustración 32. Menú de Usuario Interno, tras haber iniciado sesión. Al dar clic en el botón Solicitud de Materiales, un menú se despliega con las funcionalidades que el Usuario puede ejecutar. Las opciones que se presentan se pueden ver en la siguiente Ilustración.



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Ilustración 33. Detalle de las opciones de Menú de Usuario de Selección. Para iniciar el proceso de Corrección de ítems de solicitud de Material Bibliográfico, el Usuario debe ingresar por el menú Solicitud de Materiales � Evaluación de Ítems � Corregir Ítems.



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Ilustración 34. Detalle de Menú de Acceso a Corregir Ítems. Cuando el Usuario da clic en el menú, el Sistema lo lleva a una página que permite mirar los ítems que se han solicitados por las Unidades Académico Administrativas. La página se muestre en la siguiente Ilustración. En la parte superior de la Ilustración, aparece un selector con un listado de las Unidades Académico Administrativas que hayan realizado una solicitud de material, y que se encuentren en el estado de corrección. El selector se puede detallar en la siguiente Ilustración. El Usuario debe dar clic en el selector para poder ver las Unidades que tienen ítems a evaluar, como se ve en la Ilustración 36. Al seleccionar uno de los valores, el sistema consultará los materiales pedidos por ella y los listará para iniciar el proceso, como se puede ver en la Ilustración 37.



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Ilustración 35. Detalle de Selector de Unidades Académico Administrativas.



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Ilustración 36. Detalle de las unidades del Selector.



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Ilustración 37. Listado de Ítems pertenecientes a una UAA. Cuando el Sistema muestra los ítems de la UAA seleccionado, dispone cajas de texto para poder realizar la corrección de los datos. El Usuario debe revisar si el título está bien escrito, lo mismo los nombres de los autores, el ISBN, que la Editorial que él Usuario indica sea la correcta. La corrección se realiza ítem por ítem, pero el proceso es importante, debido a que en este punto se están estableciendo algunas entradas del futuro material bibliográfico. La tabla, además de presentar los datos del material, presenta una serie de vínculos para ver más información. En la parte superior derecha, se encuentran dos vínculos con los nombres “Mas Detalles” y “Buscar en el Sistema”. El primero, permite que se pueda cargar en una ventana emergente una tabla con la información completa de los datos suministrados por el Solicitante. El segundo, permite que el Usuario realice una búsqueda en el catálogo bibliográfico de verificación de la existencia de dicho ítem, con el fin de descartarlo y no seguir con el proceso si dicho material ya existe. Si el Usuario da clic en dicho vínculo, el sistema cargará una ventana emergente con los resultados de la búsqueda



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de las coincidencias que tienen los datos de autor o titulo. La Ilustración 9 muestra dicha ventana.

Ilustración 38. Detalle de Tabla de Corrección de Datos de Ítem.

Ilustración 39. Ventana emergente con coincidencias en el Catálogo Bibliográfico.



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El detalle de la Ilustración 39 nos muestra en el parte inferior derecha un vínculo que tiene el nombre “Importar Datos”. Este debe usarse si el Usuario considera que a pesar de la existencia del ítem, se puede hacer la solicitud de ediciones nuevas del mismo, y para no escribir de nuevo el titulo y el autor, puede cargar esos datos de los ya registrados en el sistema, haciendo clic allí. Estos aparecerán en la tabla donde están los datos del material. Volviendo a la tabla de los datos del ítem, el Usuario puede establecer la Editorial a la que pertenece el material, seleccionando del listado que se presenta de las editoriales que han sido registradas en la Biblioteca, tal como se muestra en la siguiente Ilustración. Esto se realizaría en el caso de que el Usuario esté seguro que la información suministrada por el Usuario sobre la editorial es errada.

Ilustración 40. Selector con los listados de las Editoriales para corregir. El usuario puede también corregir información como el ISBN y la Edición del Material.



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Ilustración 41. Detalle de Tabla con los datos del Material.

En la parte inferior de la tabla, mostrada por la Ilustración 41, se pueden ver los otros dos vínculos para realizar las acciones de evaluación. Cuando la información del material ya ha sido corregida, el usuario debe hacer clic en el vínculo “Aceptar Datos” para que el ítem quede aprobado y los cambios sean guardados en el Sistema y el ítem salga de la lista de ítems a corregir. Si el Usuario no desea aprobar el ítem de entrada, puede dar clic en el vínculo “Descartar”, y el ítem saldrá de la lista y del proceso. En este caso debe dar una justificación en el campo Observaciones. Sea cual sea la opción que escoja para evaluar, el sistema manda un mensaje de confirmación, como el que se ve en la Ilustración 42.



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Ilustración 42. Mensaje de Confirmación de Evaluación. Cuando el Usuario realiza la evaluación, el ítem desaparece de la lista de ítems para evaluar. El proceso debe realizarse con todos los ítems, ya sea que se vaya a descartar o a seguir con el proceso.



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Ilustración 43. Listado de ítems a corregir, tras evaluación de otro ítem.

5.5 EVALUACION 1 DE ITEMS SOLICITADOS.

Para realizar la evaluación 1 del proceso de Selección de Material; que consiste en la señalización de la búsqueda y hallazgo (o no) del material solicitado, para iniciar el proceso de cotización, el Usuario de la Biblioteca con este perfil, debe ingresar al sistema con su Login integrado con el que se conecta al servidor pelicano en la página principal del portal web de la Biblioteca.



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Ilustración 45. Menú de Usuario Interno, tras haber iniciado sesión. Al dar clic en el botón Solicitud de Materiales, un menú se despliega con las funcionalidades que el Usuario puede ejecutar. Las opciones que se presentan se pueden ver en la siguiente Ilustración. La opción para tener acceso al aplicativo, el Usuario debe dar clic en el menú Solicitud de Materiales � Evaluación de Ítems � Seleccionar para Cotización, tal como lo muestra la Ilustración 46. Cuando el Usuario hace clic en dicha opción, el Sistema debe cargar la página de inicio del proceso de la Evaluación 1, que es la que se muestra en la Ilustración 47. En la parte superior de la página aparece un selector con el listado de tipos de materiales que los Usuario pueden solicitar. El Usuario debe hacer clic en dicho selector para escoger un tipo de Material para seguir con el proceso.



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Ilustración 46. Menú de acceso a la página de Selección para Cotizaciones.



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Ilustración 47. Página Proceso de Selección para Cotización. Detalle Selector de Tipo de Ítem.

Cuando se selecciona el tipo de Material, el sistema hace la búsqueda de las editoriales que poseen ítems que ya han sido corregidos. Estas editoriales son cargadas en otro selector que aparece en la parte inferior al selector de tipo de ítem, tal como lo muestra la siguiente Ilustración.



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Ilustración 48. Listado de Editoriales con Ítems para Evaluar. El Usuario debe seleccionar de la lista, la editorial que este interesado en revisar, para que el sistema haga la búsqueda de los ítems que pertenecen a ésta. El Sistema recarga la página y muestra en tablas los ítems que deben evaluarse, tal como lo presenta la Ilustración 49. La información presentada en la página por ítem es similar a que se presenta en el proceso de corrección, es decir, Titulo del Material, Autor, la Editorial, el Proveedor, Precio, Edición y ISBN, tal como se ve en el detalle de la Ilustración 50.



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Ilustración 49. Listado de ítems a evaluar de la Editorial Seleccionada.



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Ilustración 50. Detalle de Datos de Material a evaluar. En la parte inferior derecha de la tabla, se presenta un selector con las evaluaciones que el Usuario puede hacer sobre el ítem. Debido a que en este punto del proceso lo que se desea es que se especifique que se ha realizado una búsqueda del material y que se ha hallado (para seguir el proceso de cotización) o no, las opciones que tiene hay son: COTIZAR, si efectivamente el material fue encontrado y se desea seguir con el proceso. EDICION VIEJA, si se halla que el material que se pide en muy antiguo para la colección y no se desea seguir con el proceso. NO LOCALIZADO, si el proceso de búsqueda no fue exitoso. NO PERTINENTE, si el material solicitado no va de acuerdo con las políticas de adquisición de la Biblioteca. YA EXISTE, si el material ya se encuentra adquirido en la Biblioteca. YA SOLICITADO, si el material ya fue solicitado por otro Usuario.



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Ilustración 51. Detalle de los Estados de Evaluación de un ítem en Evaluación 1. Cuando el Usuario haya escogido una de las opciones para la evaluación, el sistema mostrará un mensaje de confirmación, como se puede observar en la Ilustración 52. Si la opción elegida es para indicar descarte, el Usuario debe agregar una explicación en las observaciones.



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Ilustración 52. Mensaje de Confirmación de Evaluación. Cuando la acción es reconfirmada, el sistema realiza la evaluación del ítem y registra el estado seleccionado, sacando el ítem del listado de ítems a evaluar en este estado. Cuando no hay más ítems de una editorial, el sistema muestra un mensaje al respecto, como el que se puede ver en la Ilustración 53.



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Ilustración 53. Mensaje informativo de ausencia de ítems a evaluar.

5.6 CREACION DE COTIZACIONES DE ITEMS SOLICITADOS.

Para realizar la corrección de los datos, el Usuario de la Biblioteca con este perfil, debe ingresar al sistema con su Login integrado con el que se conecta al servidor pelicano en la página principal del portal web de la Biblioteca.



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Ilustración 56. Detalle de las opciones de Menú de Usuario de Selección. Para iniciar el proceso de Creación de Cotizaciones, el Usuario debe ingresar al programa por medio del menú Selección de Material � Cotizaciones �Crear, tal como lo muestra la siguiente Ilustración.



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Ilustración 54. Menú de Acceso a la creación de Cotizaciones. Cuando hace clic en el menú, el sistema cargará una página en la que va a encontrar dos pestañas, una con el nombre “Listado de Ítems para Cotizar”, y otra con el nombre “Cotización”, como se puede apreciar en la ilustración 55. La pestaña cargada por defecto es ”Listado de ítems para Cotizar”, que muestra un selector que permite escoger uno de los tipos de Materiales que puede solicitar un Usuario, según lo muestra la Ilustración 56.



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Ilustración 55. Página de Listado de Ítems para Cotización. Inicio de Proceso.



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Ilustración 56. Detalles de Página de Listado de Ítems de Cotización. Cuando el Usuario ha seleccionado el tipo de Ítem, el Sistema hace una búsqueda de las Editoriales que tienen ítems que ya han pasado por las actividades de Corrección y de Evaluación 1, y están listos para ser incluidos en una cotización. Estas se listan en un selector como se muestra en la siguiente Ilustración.



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Ilustración 57. Listado de Editoriales de Ítems a Cotizar. Cuando el Usuario ha escogido la editorial, el sistema hace la búsqueda de los ítems que pertenecen a dicha Editorial, para mostrarla al Usuario, como se ve en la Ilustración 58. Se crea una tabla que contiene los datos de Titulo, Autor, Edición y ISBN/ISSSN del material. En la columna izquierda, se puede ver un checkbox donde pueden seleccionar los ítems a incluir. De la misma manera aparecen dos elementos en la página. En la parte superior de la tabla aparece un mensaje que presenta la cantidad de ítems que están en ese estado. Y en la parte inferior se presenta un botón para hacer la inclusión de los ítems seleccionados para una cotización.



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Ilustración 58. Detalle de información mostrada del ítem a incluir. El Usuario debe seleccionar el ítem o los ítems que desea incluir en una cotización, y dar clic en el botón Incluir, el sistema envía un mensaje que muestra que el ítem fue incluido satisfactoriamente. De la misma manera en la parte superior derecha muestra el número de ítems que se han incluido en la misma.

Ilustración 59. Mensaje de éxito de inclusión de ítem. Cuando el Usuario ya ha agregado los ítems que van a hacer parte de una cotización, debe hacerse clic en la pestaña Cotización, lo que hace que el sistema cargue los ítems



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temporalmente incluidos, y los proveedores a los que se solicitan libros en la Biblioteca, como lo muestra la Ilustración 60. La Ilustración 61 muestra el detalle, en la parte superior derecha, la cantidad de ítems ya incluidos, la parte media está el selector con los proveedores, que se pueden escoger varios; y en la parte inferior los ítems que se incluyeron.

Ilustración 60. Página de la pestaña Cotización.



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Ilustración 61. Detalle de la Información presentada para crear cotización. La tabla que muestra la información del ítem, incluye en la columna izquierda un icono que permite eliminar el ítem de la cotización si el Usuario a última hora desea quitarlo de la lista, y una caja de texto en el columna derecha, donde el Usuario debe especificar la cantidad por que va a solicitar que coticen de los libros. Este detalle se puede ver en la siguiente Ilustración.

Ilustración 62. Detalle de la tabla de ítems incluidos. Teniendo los ítems que se van a incluir en la solicitud, el Usuario debe seleccionar de la lista de proveedores, aquellos a quienes esté interesado en enviar, haciendo clic en el selector de Proveedores. En la Ilustración se escogen dos.



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Ilustración 63. Selección de Proveedores de Selector. Tras haber seleccionado los proveedores, el siguiente paso para la creación de la cotización es dar clic en el botón Enviar, y el sistema crea una cotización por cada Proveedor que se haya solicitado. El sistema envía al Usuario a una página de resumen mostrando el éxito de la transacción como se ve en la siguiente Ilustración.



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Ilustración 64. Página de confirmación de creación de cotización. En la parte superior aparece el mensaje de éxito del proceso. La parte media muestra el nombre del último proveedor seleccionado en el selector de la Ilustración 63. La parte inferior aparece los ítems de la cotización.



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Ilustración 65. Detalles de lo que hace parte de la cotización. El sistema también crea un archivo PDF para que pueda ser impreso y enviado vía fax al proveedor. En la parte superior izquierda aparece el vínculo al archivo, y cuando se da clic se carga como se muestra en la siguiente Ilustración.



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Ilustración 66. Archivo PDF de la cotización.

5.7 CONSULTA Y REVISION DE COTIZACIONES DE ITEMS SOLICITADOS.

Para realizar la corrección de los datos, el Usuario de la Biblioteca con este perfil, debe ingresar al sistema con su Login integrado con el que se conecta al servidor pelicano en la página principal del portal web de la Biblioteca.



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Ilustración 69. Detalle de las opciones de Menú de Usuario de Selección. Para iniciar el proceso de Consulta de Cotizaciones, el Usuario debe ingresar al programa por medio del menú Selección de Material � Feria �Seleccionar para Cotización, tal como lo muestra la siguiente Ilustración.



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Ilustración 70. Menú de Acceso a la Selección de Material de Feria. Al dar clic en el menú, el Sistema carga una página que permite iniciar el proceso de descarte del material solicitado. El material está agrupado por Proveedores, así que la página muestra un selector con la lista de proveedores, como lo muestra la Ilustración 71. Al hacer clic en el, se despliega la lista. El Usuario deberá seleccionar uno para poder ver que ítems fueron pedidos a dicho proveedor, como lo muestra la Ilustración 6, para que el sistema pueda realizar la búsqueda.



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Ilustración 71. Página de inicio del proceso de descarte.



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Ilustración 72. Listado de Proveedores para seleccionar.

Al seleccionar el proveedor, la página se recargará mostrando el listado de los ítems solicitados en grupos de 10 por página, que aparecerán en la parte inferior del selector de los proveedores, tal como se ve en la siguiente Ilustración.



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Ilustración 73. Ítems solicitados a un proveedor.

Haciendo el detalle de lo que se puede ver en la Ilustración, en la parte superior de la tabla que contiene los ítems se muestra en la parte izquierda el número total de resultados y el número de la página en la que el usuario se encuentra en ese momento. En la parte derecha, se muestran los links que permiten pasar a las siguientes páginas. La tabla que contiene la información, presenta los siguientes datos: Titulo, Autor, Edición, ISBN, Editorial y Cantidad Solicitada. La cantidad Solicitada se muestra en una caja de texto para que el usuario pueda modificar si desea solicitar mas o menos. En la parte izquierda de cada ítem aparece un chechbox, que permite seleccionar los ítems para aplicarle alguna de las dos evaluaciones. El usuario debe revisar la lista y seleccionar aquellos ítems que va a descartar. Cuando los haya seleccionado, dará clic en el botón “Descartar” que aparece en la parte inferior de la pantalla. De la misma manera cuando haya seleccionado aquellos que va a Seleccionar para mandar a cotización, dará clic en el Botón con el mismo nombre en la parte inferior de la pantalla.



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Ilustración 74. Detalle de la información mostrada de los ítems.

Sea el botón que el Usuario cliqueé, el sistema enviará un mensaje de alerta pidiendo una confirmación de la acción ejecutada como se muestra en la dos siguientes Ilustraciones.



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Ilustración 75. Mensaje de Confirmación de Descarte.

Ilustración 76. Mensaje de Confirmación de Aprobación.



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Finalmente sea la acción que se haya ejecutado, el sistema consulta y carga las ítems que quedan para seguir en el proceso de descarte.

Ilustración 77. Listado de ítems que siguen en el proceso de descarte.



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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

1 Abril 16 de 2009 Creación del Documento

manual para el modulo de adquisicion de material ... · listado temporal. la información de éste...

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