manual gestion eficaz tiempo

GGEESSTTIIÓÓNN EEFFIICCAAZZ DDEELL TTIIEEMMPPOO

INDICE: 0. BIBLIOGRAFÍA

1. SENSIBILIZACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA DE PRIORIZAR

▪ CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO ▪ AUTODIAGNÓSTICO

2. PAUTAS PREVIAS PARA UNA PRIORIZACIÓN EFICAZ

▪ LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN ▪ LA PROGRAMACIÓN

3. EL PROCESO DE PRIORIZACIÓN DE TAREAS

4. FACTORES QUE OBSTACULIZAN LA GESTIÓN POR PRIORIDADES

▪ FALTA DE PLANIFICACIÓN ▪ FALTA DE AUTODIRECCIÓN ▪ FALTA DE CONTROL SOBRE EL MEDIO LABORAL

5. HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE LA PRIORIZACIÓN Y DEL CONTROL

DEL TIEMPO

6. PLAN DE ACCIÓN Y MEJORA PERSONAL 7. ANEXO: DIRECCIÓN DE REUNIONES

Rev. 01 GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 1/42

BIBLIOGRAFÍA Y LECTURA RECOMENDADA CURSO

“GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO” Uso eficaz del tiempo. Jose Mª Acosta Vera. Editorial GESTION 2000. Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. Jose Mª Acosta Vera.

Editorial ESIC. Primero lo primero. Stephen R. Covey, A. Roger Merril y Rebecca R.

Merrill. Editorial PAIDÓS. Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz. Stephen R. Covey. Editorial

PAIDÓS. El dominio del tiempo. Alfonso Pinedo. Editorial DEUSTO.

Cómo delegar con eficacia. T. Harold. Editorial DEUSTO.

Organice su tiempo. S. Garratt. Editorial GESTIÓN 2000.

El arte del tiempo. Jean L. Servan-Schreiber. Editorial ESPASA CALPE.

Psicobiología del estrés. M. Valdés y T. de Flores. Editorial BIBLIOTECA

DE PSICOLOGÍA, PSIQUIATRÍA Y SALUD 2.000 Artículos de consulta en www.marketingmk.com y www.arearh.com


http://www.marketingmk.com/

http://www.arearh.com/

1. SENSIBILIZACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA DE PRIORIZAR

CUENTO INFANTIL - LOS DOS LEÑADORES Un viejo cuento infantil relata cómo dos leñadores iban juntos al bosque. Los dos eran laboriosos y los dos necesitaban el dinero que les iba a proporcionar su trabajo , de modo que se pusieron, con ardor, a cortar árboles. Pasado un buen rato, uno de ellos se detuvo y examinó el filo de su hacha. Aunque no estaba todavía en condiciones precarias, nuestro hombre decidió afilarla. Sacó su piedra del zurrón y, cuidadosamente, se dedicó a ello. Entre tanto, su compañero, sin dejar de golpear con su herramienta, pensaba: “ Más te valdría esforzarte como hago yo “. Al final de la jornada, el primer leñador había repetido varias veces la operación de afilar su hacha. Su compañero, obsesionado por cortar el mayor número posible de árboles “ no había tenido tiempo” ni de afilar el hacha ni de descansar. Agotado, dirigió su mirada al trabajo realizado. Y su sorpresa fue mayúscula al comprobar que, pese a trabajar tan duramente y ser, al menos, tan fuerte y tan hábil con el hacha como su compañero, pese a no haberse detenido ni siquiera para afilar su hacha… había cortado menos árboles.

Quizá este cuento nos hubiera sido más útil como preparación de nuestra vida laboral que en nuestra infancia. La realidad es que no hemos sido suficientemente instruidos acerca de la utilidad –la necesidad– de organizarnos. El esfuerzo es un factor positivo, qué duda cabe, si se añade a otros. Pero los mejores resultados sólo se logran con una aplicación inteligente de los medios disponibles según el método más adecuado. Es decir, mediante la organización.

Con respecto al tiempo, la mayoría de las veces actuamos como el segundo leñador: nos centramos en la actividad sin reflexionar sobre el mejor modo de alcanzar nuestros objetivos, no nos detenemos a recuperar el aliento, no nos preocupamos de afilar el hacha y con frecuencia acabamos tan cansados que ni siquiera podemos garantizar que estemos dando los golpes en el sitio más adecuado.

Muchas veces, más de las que imaginamos, la clave del éxito

profesional la encontramos en la correcta administración del tiempo. Al final, lo


que cuenta no es lo mucho que se ha trabajado, sino lo que se ha terminado, lo que ha dado lugar a resultados concretos. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO:

El tiempo, como recurso, tiene unas características esenciales que deben ser tenidas en cuenta:

• Es atípico, diferente de los otros recursos que el hombre conoce y

está habituado a manejar.

• Es equitativo, igual para todos. Lo que es diferente en cada persona es la forma de repartirlo, la habilidad personal para manejar inteligentemente el tiempo en función de nuestras metas personales.

• Es inelástico, no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse

prestado.

• Es indispensable, no hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo. Nuestra vida será lo que consigamos realizar en el tiempo que se nos concede.

• Es insustituible, a diferencia de otros recursos.

• Es inexorable, implacable, fluye continuamente en un solo sentido. El

tiempo pasa sin detenerse, se puede perder, pero no se puede ganar.


ALGUNAS “VERDADES” SOBRE EL USO DEL TIEMPO: 1. Manejar bien el tiempo NO es trabajar deprisa. 2. La mayoría de personas NO pueden resolver sus problemas de tiempo

trabajando más horas. 3. Los que se concentran en trabajar eficientemente NO son los más eficaces.

La eficacia, más que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer.

4. Hacer varias cosas a la vez NO es un uso eficaz del tiempo. Resulta más

eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración.

5. La mayoría de personas NO tienen exceso de trabajo por las propias

exigencias de su puesto. La realidad es que el tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer, y es necesario elegir.

6. Siempre se puede elegir en función de las prioridades. Siempre hay cosas

más importantes que otras, por conducir más directamente a los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad.

7. Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es

necesario respetar ciegamente esta planificación si luego surge una actividad alternativa de mayor interés.

8. De ordinario NO solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuáles

son las causas que hacen que lo perdamos a veces. 9. Los individuos más atareados y activos NO son los que obtienen mejores

resultados. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor actividad produce mejores resultados, pero una gran actividad, por si misma, no garantiza nada.

10. La simplificación de tareas directivas NO es una buena manera de ganar

tiempo. 11. Controlar el tiempo NO lleva a perder oportunidades inesperadas pero

interesantes. 12. Manejar bien el tiempo NO supone trabajar como un robot. La libertad se

preserva, precisamente, con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo, y no dejándonos arrastrar por las circunstancias.

13. Las personas de mayor responsabilidad NO deben trabajar más tiempo

para dar ejemplo. La responsabilidad, la dificultad o calidad del trabajo no se manifiestan por un mayor número de horas trabajadas.


14. Mi responsabilidad NO me exige estar siempre disponible para el que me necesite. La responsabilidad y disponibilidad son conceptos independientes.

15. La calidad de las decisiones NO mejora por tomarlas con más tiempo. Una

vez recogida la información suficiente, cuanto más tiempo se deje pasar, menos eficaz resultará la decisión. Nunca se dispondrá, por otra parte, de toda la información que se querría tener.

16. Delegando NO se libera un montón de tiempo a corto plazo ni permite aliviar

responsabilidades. 17. Hacerlo uno mismo NO permite ahorrar tiempo, dirigir no es hacer las cosas

uno mismo, sino conseguir resultados a través de un equipo. BENEFICIOS DEL USO CORRECTO DEL TIEMPO:

Dice un antiguo refrán chino… “Con un minuto de tiempo se puede conseguir una pulgada de oro, pero con una pulgada de oro no se puede comprar una pulgada de tiempo”.

La mayoría de las personas suelen perder del orden de 3 horas al día.

Obviamente no se trata de una pérdida voluntaria, pues si así lo fuera sería mucho más fácil resolver este problema. La mayor parte de la pérdida de tiempo es involuntaria e incluso inconsciente.

Solo al revisar lo hecho, percibimos la falta de rentabilidad del modo en que hemos empleado nuestro tiempo. Y normalmente lo hemos empleado mal porque nos hemos olvidado de nuestros objetivos, de nuestras prioridades… porque no hemos planificado o porque no hemos respetado las previsiones o programaciones establecidas.

Por tanto, el primer ejercicio de reflexión para mejorar nuestra gestión del tiempo debería ser conocer qué es lo que debo hacer (funciones y tareas),


cuánto tiempo empleo en realizarlas y cuánto tiempo debería realmente dedicarles.

De esta forma, descubriremos que todas las personas normales (en lo que al uso del tiempo se refiere) dedicamos menos de un tercio de nuestra jornada a asuntos realmente importantes. El resto se lo llevan una variedad de actividades que no tienen demasiada relevancia de cara a lo que realmente nos interesa.

Diversos estudios realizados sobre el tema pueden ayudarnos a cuantificar el problema, a percibir si tenemos desviaciones importantes sobre lo que es habitual. Veamos pues un análisis estadístico de la cuestión:

1. Los asuntos que realmente nos importan – en función exclusiva de nuestro criterio– no suelen ocupar más del 30% de nuestra jornada.

2. Las tareas que nos parecen poco importantes –aquellas que pensamos

que si las olvidásemos no pasaría nada– nos suelen ocupar un mínimo del 10% de nuestro tiempo, pero en ocasiones llegan a alcanzar el 50 % de nuestra jornada.

3. Las actividades urgentes e importantes que nos surgen sobre la marcha

(“crisis”) nos ocupan alrededor del 15%. Si este porcentaje de “incendios” supera el 25% ¡cuidado!

4. Las tareas activas, las que abordamos por decisión propia, (no reactivas

en las que reaccionamos a propuestas de otros) no suelen alcanzar el 30% de nuestro tiempo.

3010 15

30

0

50

100

Jornada laboral

ESTUDIOS REALIZADOS

Tareas importantes Tareas no importantesCrisis Libre elección


El tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de modo importante según la función y el puesto de trabajo, pero también según la organización personal. Hay quien necesita sólo un 25 % de su tiempo mientras que otros pueden dedicarles hasta un 80 %.

Del 50 al 90 % de nuestro tiempo, dependiendo de nuestro carácter, lo

empleamos de modo compulsivo, por impulsos del momento y no de una forma reflexiva.

Por éste y otros motivos, aproximadamente la mitad de nuestra jornada

habrá estado dedicada a asuntos que no hemos sabido evitar y que que acabarán haciéndonos sentir la frustrante SENSACIÓN de HABER PERDIDO EL TIEMPO.

La mala gestión del tiempo implica no abarcar todas las actividades

profesionales, no alcanzar nuestros objetivos, la falta de tiempo para nuestra vida personal, estrés, etc.

Por el contrario, una buena gestión del tiempo nos reportará numerosas

ventajas: ▪ Ahorro de tiempo y mejor reparto para distintas actividades

profesionales.. ▪ Visión global de la actividad (planificación anual). ▪ Mejor consecución de objetivos (trimestrales, mensuales,

semanales…) ▪ Mejor seguimiento de los resultados. ▪ Disminución del estrés. ▪ Mejora de la autoestima y mayor confianza en las propias

habilidades. ▪ Mayor tiempo libre para hacer esas cosas para las cuales nunca

imaginó encontrar tiempo.


AUTODIAGNÓSTICO:

ANALICE CÓMO ADMINISTRA SU TIEMPO: Frecuen-

temente A

veces Rara vez

1. ¿Prepara todos los días una lista de cosas que hacer?

2. ¿Marca prioridades dentro de la lista en función del beneficio que le reporten?

3. ¿Realiza todos los asuntos de la lista?

4. ¿Actualiza por escrito sus metas profesionales y personales?

5. ¿Está limpia y ordenada su mesa?

6. ¿Pone cada cosa en su sitio?

7. ¿Resuelve eficazmente las interrupciones?

8. ¿Le resulta fácil encontrar lo que busca en los archivos?

9. ¿Actúa con decisión?

10. ¿Se reserva algo de tiempo cada día, durante el cual poder trabajar tranquilo y desarrollar sus auténticas labores de directivo?

11. ¿Consigue que no le roben mucho tiempo las típicas personas que “se enrollan”?

12. ¿Procura evitar los problemas antes de que surjan, actuando con anticipación?

13. ¿Cree que hace el mejor uso posible del tiempo?

14. ¿Cumple las fechas límites y plazos previstos con tiempo sobrado?

15. ¿Es puntual y llega a tiempo al trabajo, a las reuniones y a los demás actos a que acude?

16. ¿Delega bien?

17. ¿Sus subordinados cooperan con entusiasmo en las tareas que les asigna?

18. Tras haber sido interrumpido, ¿Puede volver al trabajo sin perder el ritmo?

19. Con el transcurso del tiempo, ¿se siente más cerca de sus metas personales a largo plazo?

20. ¿Puede relajarse durante su tiempo libre, olvidándose del trabajo?


21. ¿Sabe la gente cuál es el mejor momento para estar con usted?

22. ¿Realiza el trabajo más importante durante las horas de máxima energía?

23. ¿Pueden otros hacerse cargo de la mayoría de las responsabilidades de usted, si se encuentra ausente del trabajo?

24. ¿Comienza y finaliza sus proyectos en las fechas previstas?

25. ¿Despacha los papeles con sólo manejarlos una vez?

Puntuación: Anótese: • 4 puntos por cada “frecuentemente” marcado • 2 puntos por cada “a veces” • 0 puntos por cada “rara vez” Sume el total de puntos y compárelo con la siguiente escala: 81-100: Administra muy bien el tiempo y controla la mayoría de situaciones. 61-80: Administra bien el tiempo, a veces. En algunas ocasiones debería aplicar mejores

estrategias de ahorro de tiempo. 41-60: Está “patinando”. No deje que las circunstancias consuman lo mejor de usted. Revise

los puntos flojos y aplique soluciones efectivas. 21-40: Está perdiendo el control. Probablemente está usted demasiado desorganizado para

disfrutar el tiempo de calidad ¡Ponga en marcha nuevas ideas! 0-20: Está usted abrumado, descentrado, frustrado y probablemente también bajo una gran

tensión. Ponga en práctica inmediatamente nuevas técnicas de uso eficaz del tiempo.


2. PAUTAS PREVIAS PARA UNA PRIORIZACIÓN EFICAZ

Pasos a seguir en la organización de nuestro tiempo: 1º) PLANIFICAR: Decidir qué se va a hacer, planteando objetivos a largo plazo, y objetivos a medio y corto plato que los hagan posibles.

“NO ES CUESTIÓN DE RELOJ, SINO DE BRÚJULA”

2º) PROGRAMAR: Decidir cuándo se va a hacer y asignar los recursos necesarios para conseguir los objetivos. Herramienta fundamental de la programación será la AGENDA DIARIA. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Parece ser que una de las razones más frecuentes del fracaso y de la sensación de infelicidad del ser humano es la carencia de objetivos claramente definidos. A veces nos conformamos con reaccionar a lo que ocurre, sin molestarnos en establecer previamente un plan. Las cosas no suceden solas, suceden porque alguien hace que sucedan. El uso del tiempo solo adquiere importancia cuando hay objetivos por alcanzar. Los objetivos son concreciones específicas acerca de los resultados deseados, con los cuales se siente uno comprometido.

Si queremos mantener el timón de nuestro propio tiempo debemos determinar exactamente cuáles son nuestros objetivos y mantenerlos actualizados según vayan evolucionando los hechos y nuestras propias expectativas.


Los objetivos bien definidos deben tener determinadas características, deben ser:

Propios.

Concretos.

Pocos y muy importantes.

Claros y concisos.

Medibles.

Alcanzables pero con dificultad (retadores)

Compatibles entre sí.

Con niveles y fechas de realización.

Escritos.

Nuestra agenda debe incluir tanto los objetivos personales (de temas profesionales y personales) como los de la dirección (si ésta no es participativa y no coinciden enteramente con los nuestros. Pero los objetivos no se alcanzan si no es a través de actividades, de las actividades más adecuadas para lograrlos. Ante cada interrupción, ante cada cambio en nuestra programación debemos plantearnos la pregunta “¿Es esta nueva actividad posible más importante que la prevista?” Es decir, debemos plantearnos cual de las dos debe ser prioritaria. La prioridad se convierte así en el factor esencial de decisión ante cada disyuntiva. De este modo, vemos que sólo son realmente importantes las actividades que se relacionan con nuestros objetivos. No es lo mismo urgente, que importante. Urgente sólo significa que una actividad debe tener lugar enseguida. La mayoría de nosotros estamos demasiado orientados a la pura acción por hábitos largamente desarrollados, no dedicamos el suficiente tiempo a la reflexión, tendemos a hacer más que a pensar. Y no solemos pararnos a diferenciar lo que es importante de lo que simplemente es urgente.

A este respecto, el autor Stephen R. Covey propone una matriz de gestión personal para clasificar las distintas tareas y actividades diarias según estos dos criterios:

1) Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata;

y 2) Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los

resultados.


Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes:

I II Vencimientos Planificación, org. Crisis Anticipación Problemas Oportunidades

Relaciones

III IV Interrupciones Trivialidades Inmediatez Pérdidas de tiempo Cambios Actividades gratas Correspondencia Informes

Cuadrante 1 – Tareas Importantes y Urgentes Es el espacio de los desafíos, en el cual aplicamos la experiencia, nos desenvolvemos y producimos. Por ejemplo, los proyectos con fecha de entrega, las juntas o reuniones, las “crisis”, etc. Pero ojo, porque muchas veces hay actividades importantes que no se atienden y se vuelven urgentes. En este cuadrante están las tareas que no se pueden dejar de atender, pero sus prioridades las pone el entorno. Quien vive mucho tiempo en este cuadrante es normal que no tenga tiempo para diseñar un tipo de trabajo distinto que mejore su futuro. La mayoría de estas personas pasan cerca del 90% de su tiempo en él y en el 10% restante buscan alivio en el cuadrante IV, que no aporta ningún alivio a lo acuciante del otro 90% y, generalmente prestan escasa atención al cuadrante II que es donde pueden encontrarlo. Esto los lleva a una forma de vida plagada de estrés y agotamiento. Cuadrante 2 –Tareas Importantes pero No urgentes Es el cuadrante de la calidad, el que nos permite prepararnos para incrementar nuestra capacidad para ejecutar cualquier actividad. Es el que contiene las cosas importantes que no siempre son muy visibles, ya que no tienen que ver con hoy, sino con resultados que se producirán mañana, pero es el único que aporta algo a nuestra Visión, Misión, Valores y Objetivos de alta prioridad.

NO IMPORTANTE

IMPORTANTE

URGENTE NO URGENTE


En éste no se actúa por imposiciones externas, sino sus acciones nacen de nuestra conciencia de los objetivos que vale la pena alcanzar y, por lo tanto, es el cuadrante donde un verdadero líder debe tratar de permanecer más tiempo. Cuando no atendemos estas tareas importantes, pero no urgentes, pensando que ya habrá tiempo más adelante, con toda probabilidad se acabarán convirtiendo en crisis (cuadrante 1) y tendremos que resolverlas de forma apresurada y por tanto menos adecuada e inefectiva. Cuadrante 3 – Tareas Urgentes pero No importantes Es el cuadrante de la trampa. Muchas veces nos estacionamos en él para satisfacer las necesidades y las prioridades de los demás. Son las interrupciones, la correspondencia, informes, muchas llamadas telefónicas y e-mails, etc. Este cuadrante tiene el atractivo de contener acciones fáciles y agradables, pero que distraen el tiempo de lo que efectivamente es valioso y, por tanto, conducen a una tarea de baja calidad y baja productividad. Normalmente tenemos la costumbre de atender rápidamente las actividades que solo son urgentes y dejar para más tarde las que son sólo importantes, al fin y al cabo, pueden esperar. Pero ¿qué ocurriría si no hubiésemos abordado la actividad que sólo era urgente? Probablemente, nada. Se hubiese convertido en una minucia, en algo que seguiría siendo poco importante y que habría dejado de ser urgente. Cuadrante 4 - No urgente, no importante Es el de la pérdida de tiempo.

En el trabajo organizacional, al igual que en otras actividades en que participamos, frecuentemente estamos presionados por cosas urgentes que hay que atender: contestar teléfonos, enviar documentos que vencen hoy... crisis de distintas formas. Esto, que se conoce muy bien, nos obliga a tomar decisiones precipitadas que, muchas veces, hubiéramos solucionado mejor si hubiéramos tenido más tiempo para pensar.

Hay personas para las que la acumulación de tareas urgentes llega a tal grado, que sólo pueden dedicar su tiempo útil a atenderlas, como el jugador de tenis que sólo puede pensar en devolver la bola que le llega sin descanso. Quien vive siempre atendiendo urgencias, esto es, “apagando incendios”, no toma las decisiones sobre su dedicación y trabajo, sino que ellas le son impuestas por el entorno. Esto es propio de una persona reactiva, que no reúne los requisitos de un líder.

En cambio, cuando uno elige dedicar su tiempo y esfuerzo a lo Importante, No Urgente, lo hace de forma personal. Es una decisión de las personas proactivas, que saben “responder con habilidad”, esto es, con “responsabilidad” a los estímulos o amenazas que le llegan del entorno.

En el cuadrante de las tareas importantes (no urgentes) suelen estar

buena parte de las tareas de dirección. Suelen ser largas, delicadas, difíciles y


generalmente no delegables. Lo malo es que no son urgentes y resultan, por ello, peligrosamente fáciles de dejar para mañana. Eso es lo que hace tan difícil tener el buen juicio de hacer primero las cosas importantes. Sólo rompiendo con la tiranía de lo urgente podremos resolver el problema. Lo urgente nos lleva al estrés, lo importante a la eficacia.

A la hora de planificar, es, por tanto, necesario categorizar las tareas, numerarlas y separar lo urgente de lo importante. Comience siempre por la tarea más importante, que habitualmente es la más difícil, esa será la que tendrá que hacer primero al otro día, asígneles prioridades y termine con la más fácil.

Es sorprendente la habilidad que tenemos para empezar por la más fácil. Y hasta nos justificamos diciendo: "Es para entrar en calor". Cuando empezamos por la más fácil, la más difícil la vamos dejando para más adelante, no la solucionamos y encima, sentimos culpa. En cambio, cuando comenzamos por la más difícil, la historia es completamente diferente. Después de que terminamos con la primera tarea, la sensación de satisfacción nos impulsa a continuar con las demás. Aún si no pudo terminar con todas las tareas que se había propuesto para ese día, habrá solucionado una realmente importante, lo que colaborará a realzar su auto estima y su sentido de la responsabilidad. PROGRAMACIÓN:

“ NO HAY VIENTO FAVORABLE PARA EL BARCO QUE NO SABE A QUÉ PUERTO LLEGAR “

SÉNECA

A la hora de programar nuestro tiempo debemos tener en cuenta que nuestra dedicación suele orientarse de modo espontáneo, sin premeditación a solucionar:

▪ Lo más urgente. ▪ Lo más fácil. ▪ Lo más agradable. ▪ Lo que conocemos mejor. ▪ Lo más corto. ▪ Lo primero – o lo último.


Además, solemos tener algunas costumbres, que aunque son habitualmente entendidas como correctas, son verdaderas trampas en el control de nuestro tiempo: El excesivo PERFECCIONISMO, que nos lleva a dedicar excesivo tiempo

en la resolución de un tema muchas veces sencillo o poco importante para nuestro desempeño.

No saber decir No ante compromisos y tareas que no son de nuestra competencia.

Estar muy ocupado (recordemos el cuento de los dos leñadores…) Dejar las cosas para luego, sobre todo las cosas importantes, las realmente

serias, las que incidirán de forma importante en nuestros resultados. La adicción al trabajo, que repercute en la calidad de nuestra vida y nuestro

tiempo personal, influyendo a la larga en nuestro nivel de estrés e incluso en nuestra autoestima.

La “excitación del riesgo”, que nos lleva a pensar que rendimos más y mejor bajo presión, solucionando cosas en el último minuto, añadiendo una cosa más a última hora, sin tener en cuenta que “la prisa suele servir para ahorrar minutos…….después de haber malgastado horas”.

La clave de la programación y el control del tiempo, una vez realizado un buen plan anual y mensual -o semanales el hábito de la planificación diaria, realizada siempre antes de que comience la jornada. Debe tenerse en cuenta que no menos del 50% de lo que ha de realizarse en una jornada normal suele aparecer en el transcurso de la misma.

Programar el tiempo es una actividad que debe acabar siendo habitual y diaria. Adquirir hábitos eficaces en su realización le ayudará a hacerla cada vez más fácil y más cómoda. He aquí algunas normas que le pueden ser útiles en ese sentido: Conozca sus metas y objetivos profesionales y personales. Si le es difícil plantearse metas a nivel mensual, semestral o anual, establezca objetivos por semana o diarios. Es importante el manejo de una agenda con las actividades a realizar por orden de importancia: servirá la clásica agenda de mano, la del ordenador, los calendarios de papel con espacio para anotar las tareas, etc. Así, si una tarea no fue completada en la fecha, se pasará automáticamente al día siguiente y se establecen fechas límites para su realización. Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada. La forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos minutos de la jornada precedente. Lo importante es iniciar el quehacer diario con actividades elegidas de modo deliberado, y no reaccionando meramente a lo que se nos va presentando. Programe sus actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar.


Recuerde que no cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. No se trata de estar muy ocupado, sino de terminar lo que se hace. Elabore su programa en torno a los temas esenciales. Respételos. Y limítese a rellenar el resto con actividades de menor importancia. Programe y realice primero (a primera hora) lo más importante. Fraccione las tareas largas para evitar la sensación de que nunca se dispone de suficiente tiempo para realizarlas. Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus ciclos corporales. No se puede ser eficaz todo el día. Programe lo más importante para sus horas de mayor eficacia. Establezca Prioridades. Es esencial definir lo que es importante y lo que es urgente. Procure dedicar tiempos dentro del día para contestar lo urgente, correos electrónicos, etc., sin perder de vista lo que es importante. Aproveche la tecnología como el correo electrónico para dar salida a cosas urgentes. Maneje alarmas dentro de su agenda electrónica o su ordenador que le permitan recordar las actividades que necesite concluir. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea posible. Acortará el tiempo necesario para atenderlos y aumentará su concentración y, por tanto, su eficacia. Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos, pero que resulten de su interés. Cuando decida abordar algo nuevo e importante debe poder hacerlo sin destrozar su programa ni sentirse culpable. Una norma a seguir es planificar únicamente el 60% del tiempo. Programe siempre su horario por escrito. No hay memoria capaz de retener todos los detalles necesarios. Tenerlos escritos aumenta, además, la implicación personal. Mantenga a la vista su programa de actividades diarias. Ver reiteradamente objetos, prioridades y actividades programadas le ayudará a mantenerse en la línea previamente elegida. No vacile en tomarse largos períodos de tiempo para tareas importantes. No esté para nadie mientras las realice. Elimine las Distracciones. Cuando tenga que terminar algo muy importante, elimine las distracciones por un rato, como el correo electrónico o el teléfono móvil o pida que no le pasen llamadas o que le dejen recado. Sin embargo, no se debe realizar por un tiempo muy largo porque esto puede provocar que se le


acumulen demasiados temas pendientes. Sea eficiente en sus tiempos, si define que terminará el trabajo en 1 hora, dedique ese tiempo exclusivamente a concluir su tarea, pero sin dejar que 1 hora se conviertan en 8. Siga el programa previsto salvo que surja otro asunto de mayor interés. Es decir, cambie sólo por decisión propia, no por compulsión. Trate de actuar en busca de sus objetivos más que reaccionar a los acontecimientos. Concéntrese en un solo asunto y termínelo. Terminar y resolver asuntos, esto es lo que cuenta. No se llene de papeles. Lo más común es guardar papeles y papeles de temas pendientes. Llévelos a cabo y deshágase de lo que no sirve. Esto se aplica por su puesto a su bandeja de correo electrónico. Incluya en su programa algún momento para pensar todos los días. Necesita hacerlo. Y no puede esperar «a tener tiempo». Incluya, también, un tiempo fijo para lecturas profesionales, si no lo programa es más que probable que nunca llegue a realizar las lecturas que le interesan. Si tiene tiempos muertos, aprovéchelos. Si se encuentra en una fila, esperando a que el cliente lo reciba, o haciendo un viaje en tren o avión, etc. aproveche el tiempo para hacer llamadas, ordenar sus cuentas, confirmar citas, pensar en temas para su próxima reunión, etc. Lleve registro de sus avances. Lo que permitirá que conozca el estado de todas sus tareas y le permitirá dar a conocerlo a sus superiores. Aplique estos conceptos a su vida personal. Establezca metas, tareas y tiempos, pero cúmplalos. Recuerde que es importante poner atención en nuestras necesidades personales para llevar una vida laboral sana. Procure descansar, comer adecuadamente y dejar los temas pendientes anotados para que estos no lo despierten en medio de la noche. Aplicar los consejos anteriores de mantener avances y fechas, le permitirán dormir tranquilo.


3. EL PROCESO DE PRIORIZACIÓN DE TAREAS: Nombre: Fecha: Objetivos diarios: Límite de tiempo 1 2 3 4 5 6 HORA ACTIVIDAD TIEMPO PRIOR. COMENTARIOS

Prioridad = A – B – C – D - L (ladrón del tiempo)


HORA ACTIVIDAD TIEMPO PRIOR. COMENTARIOS

Prioridad = A – B – C – D - L (ladrón del tiempo)


4. FACTORES QUE OBSTACULIZAN LA GESTIÓN POR PRIORIDADES:

En numerosas ocasiones nos preguntamos…”¿ Por qué no tengo tiempo para hacer lo que debería hacer?” Y la mayoría de esas ocasiones sentimos que lo que suele ocurrir es lo siguiente:

El teléfono no deja de sonar.

Me interrumpen continuamente.

Visitas inoportunas .

Me hacen asistir a reuniones interminables e inútiles en las que no

hago más que perder el tiempo.

Mi empresa / mi jefe / mis clientes me cambian continuamente las

prioridades.

Siempre estoy resolviendo problemas que otros me han creado o no

han sabido evitar.

No tengo quién me eche una mano.

Todo lo que me piden es urgente.

Si quiero que algo salga bien, lo tengo que hacer yo mismo.

Todo el mundo pretende que le dedique mi tiempo.

Etc.

Parece que “ el enemigo son los otros”, pero lo que todo ello demuestra, más que nada, es que nuestros mecanismos de defensa suelen funcionar de un modo excelente. Al condenar a los demás nos sentimos justificados, pero no es cierto que los demás sean los culpables, o no lo es en buena parte. Lo que de verdad ocurre es que aunque sí es cierto que los demás provocan o ayudan a que perdamos el tiempo (ese es un dato, un hecho exterior que está ahí y que no podemos cambiar), somos nosotros quienes perdemos el tiempo al comportarnos inadecuadamente ( al hacer o no hacer lo que debíamos). En realidad “mi enemigo soy yo mismo”. ¡Afortunadamente! porque así está a nuestro alcance la posibilidad de retener ese tiempo que sentimos que se nos escurre entre los dedos. Podemos combatir los hechos exteriores y seguir intentando ser, con más o menos fortuna, los dueños de nuestro tiempo.


Es importante saber cuáles de las situaciones inesperadas son interesantes y deben ser atendidas, y cuales caen dentro de esa categoría que denominamos “ladrones del tiempo”.

Los “ladrones del tiempo” más habituales podemos clasificarlos en tres categorías:

Las dos primeras categorías, falta de planificación y falta de

autodirección, corresponden a hábitos y características internas, a nuestra forma de organizarnos, priorizar y aplicar todos los consejos que estamos comentando acerca de la gestión eficaz del tiempo. Sin embargo, la tercera categoría, la falta de control sobre el medio laboral, agrupa todas aquellas desviaciones e interrupciones de nuestro trabajo o nuestra planificación por factores externos a nosotros (superiores, compañeros, clientes, factores ambientales, etc.).

Veamos algunos de estos “ladrones del tiempo”, incluidas las

interrupciones, y cómo podemos solucionarlos: • Teléfono: Alfonso Pinedo, en su libro “El dominio del tiempo”, hace la

siguiente reflexión: “¿Cuánto tiempo hablamos por teléfono? ¿Una hora al día? Eso significaría 7 horas a la semana, 22 horas al mes, 242 horas al año. O lo que es lo mismo, casi un día a la semana, cerca de 3 al mes y 30 días al año. En definitiva, un mes hablando por teléfono”.

No hay duda de que el teléfono es un instrumento de gran utilidad si es

capaz de usarlo a su servicio, si no es una de las causas esenciales de pérdida de tiempo. Para no acabar con la oreja caliente no se alargue demasiado y comunique educadamente a su interlocutor que debe poner fin a la conversación.


También es conveniente que establezca una persona filtro, generalmente la secretaria, y le dé instrucciones de cómo gestionar las llamadas y cómo debe resolver asuntos, si es posible.

• Visitas inoportunas: “¿Tienes un minuto?” es la frase favorita de una cara

que asoma con voz piadosa por la puerta del despacho y que, en la mayoría de los casos, pretende descargar sus problemas.

Muy al contrario de lo que pueda parecer, una política de “puertas abiertas”

no invita a entrar a todo el que pase por allí, aunque sí mostrar cierta accesibilidad para aquellos empleados que lo necesiten. Ser sincero y manifestar la premura de tiempo por finalizar sus propias gestiones, permanecer de pie para que la conversación dure menos; o pedir a sus compañeros que acudan a su despacho cuando tengan varios asuntos a tratar, no cada vez que les surja uno, puede resultarle de gran utilidad.

Cuando la visita sea del tipo “pasaba por aquí y no podía marcharme sin

saludarte”, lo que se traduce, normalmente, en una media de treinta minutos mínimo, puede evitarse estableciendo un horario fijo para no recibir ninguna visita o indicando a la secretaria que seleccione las visitas o fijando un tiempo para que pueda rescatarle.

• Reuniones: Aunque pueda dar aires de cierta importancia, estar reunido

debe evitarse siempre que no sea necesario. Es esencial cerciorarse de que no existe otro modo más eficiente de conseguir el objetivo que se persigue en la reunión. Convoque a todas las personas (las menos posible) que sean estrictamente imprescindibles, ya que de otra manera perderían el tiempo, y compruebe que pueden asistir. Una vez tratado un asunto, permita que las personas que lo haya zanjado puedan marcharse para seguir trabajando en sus asuntos y no continúen escuchando cuestiones aburridas, ya que no son de su competencia.

La reunión hay que llevarla preparada y debe comenzar a la hora prevista.

Evite interrupciones, respete el orden del día, termine a la hora prevista, resuma las conclusiones y distribuya el acta antes de 24 horas.

Por otro lado, llegar tarde a una cita o a una reunión hace perder el tiempo

a los demás y perjudica la propia imagen. El que nos espera un día, llegará tarde en la próxima cita.

• Crisis: Aparecen como consecuencia de que algo se hizo mal o no se hizo.

Resulta imprescindible averiguar el motivo para poder actuar en consecuencia y evitar otros períodos similares en el futuro por la misma causa. No se deprima y saque provecho de esta situación: introduzca mejoras, ensaye nuevas ideas, invente propuestas...


Cuando estalle una crisis tómelo con calma, conserve la tranquilidad y trate de relajarse antes de abordar el problema. Mantenga la vista en sus objetivos.

• Lo urgente: Como ya hemos comentado anteriormente, suelen ser las

actividades urgentes las que consiguen de nosotros atención prioritaria, sin embargo, son las cosas importantes las que tienen repercusión a largo plazo, lo que no suele implicar, necesariamente, urgencia». Si no se hace nada con la actividad que sólo es urgente, deja de serlo y sigue sin ser importante. En cambio, lo importante y no urgente que se abandona, se acabará convirtiendo en una crisis. No hay tiempo para todo. Pero sí que lo hay para hacer lo que es más importante.

• Dejar las cosas para luego: Normalmente el motivo de posponer un

asunto es el miedo a enfrentarnos a él. El directivo se ve permanentemente en la necesidad de tomar decisiones con información insuficiente. Cualquier decisión, aún siendo mejor, resultará peor si se toma más tarde. La dilación supone siempre una seria amenaza para el éxito. Lo peor de dejar las cosas para después es el costo de las oportunidades perdidas. Por otra parte, nuestras obligaciones incluyen, no solamente hacer cosas, sino hacerlas en su momento.

• Viajes: Debe ser la última posibilidad después de haber estudiado otras

alternativas más eficaces. Muchas personas consideran que los desplazamientos son una verdadera pérdida de tiempo, aunque pueden ser muy bien aprovechados para preparar los asuntos a tratar en el lugar de destino, dedicarlos a la lectura o a descansar.

No obstante, para ser eficaz es preciso que imponga su propio ritmo y

tenga en cuenta sus limitaciones biológicas, sin intentar hacer más cosas de las razonables ni alterar excesivamente los ritmos lógicos de sueño y de alimentación.

• Esperas: Adopte siempre una actitud positiva, cuenta con un tiempo del

que no disponía y puede utilizarlo para relajarse, preparar alguna documentación, revisar la agenda, hacer alguna llamada pendiente...


• Falta de planificación: Para conseguir la meta propuesta quizá exista un camino más corto. No dude en “perder el tiempo” investigando para ganarlo. Planificar es ser consciente de las dificultades y programarlas para superarlas.

• Querer ser un “todoterreno”: No se puede pretender gestionar todos los

asuntos que llegan hasta nuestra mesa. Quien realiza una tarea que puede delegar está perdiendo su tiempo. El directivo debe confiar en su propio equipo y saber delegar. Para ello, es necesario que sepa transmitir exactamente qué es lo que quiere para que, posteriormente, no haya lamentaciones ni malos entendidos. Tampoco debe obsesionarse por si lo estarán o no haciendo bien, deles su voto de confianza y fíjeles una fecha de entrega para controlar la ejecución. Si hace de espía, perderá su tiempo, pondrá nervioso a sus colaboradores y el resultado no será el mismo.

• El escritorio: Debe ser funcional y recibir la consideración de útil de

trabajo, sin estorbos que lo entorpezcan. La superficie no debe fatigar la vista por su color o sus reflejos. Y, sobre todo, debe estar libre. Sobre la mesa debe estar sólo lo necesario para realizar el trabajo en curso.

¡Cuidado con los cajones! Elimine de ellos todo lo que no utilice realmente con frecuencia y tenga en cuenta que “la distancia es inversamente proporcional a la frecuencia de uso”.

La iluminación debe ser suave y cálida. El sillón, confortable y adecuado a

las horas que pasa en él su espalda. Los papeles pueden ser clasificados en tres grandes grupos y tratados en

consecuencia: los que requieren acción inmediata, los que contienen información que hace falta transmitir o archivar y los que deben ir a la papelera.

La papelera es la válvula de salida, no es un adorno. Buena parte de los

papeles que recibe deben ir directamente a la papelera y es usted quien debe tomar esta decisión. No obstante, pida ayuda a su secretaria para que pueda desembarazarle de buena parte de su papeleo antes de que aterrice en su mesa.

Por último, el archivo es un elemento de trabajo que permite almacenar la

información histórica y recuperarla de inmediato cuando se precisa, pero tan pronto ha sido utilizado, todo papel debe volver a su lugar en el archivo para quedar nuevamente disponible. Y recuerde que la reutilización del archivo es realmente baja pues la probabilidad de reutilizar un documento un año después de ser archivado no alcanza el 5%.


• Herramientas: El ordenador, Internet o el correo electrónico no pueden faltar en su despacho pues facilitan la organización, la comunicación y eliminan tareas repetitivas o similares.

En definitiva, podemos observar que las interrupciones (visitas, llamadas, reuniones…) son el ladrón del tiempo más importante. Un directivo medio suele tener entre 60 y 80 interrupciones en una jornada, lo que supone que le aparece una nueva cada 6 u 8 minutos. Algunas interrupciones son parte del trabajo y pueden resultar fuente de negocio. Aún así con las interrupciones hay que valorar que no sólo se ha perdido el tiempo invertido en ella, sino que hay una pérdida adicional en retomar de nuevo el hilo de los pensamientos o de la acción en curso.

Hay dos técnicas a utilizar contra las interrupciones y contra todos los

ladrones del tiempo en general: en primer lugar, evitarlas, en la medida de lo posible. Y si no ha sido posible evitarlas, minimizar sus efectos negativos, limitando el tiempo que nos ocupan.


5. HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE LA PRIORIZACIÓN Y DEL CONTROL DEL TIEMPO: ALGUNOS PRINCIPIOS BÁSICOS: ▪ EL PRINCIPIO DE PARETO:

“Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, sólo una minoría”. Se conoce también como la regla del 80 / 20: normalmente el 20% de los clientes nos reporta el 80% del beneficio, o que el 20% del trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados.

▪ EL CRITERIO ABC:

Una pequeña parte del tiempo trabajado produce la mayor parte de los resultados: El 15% de las actividades origina el 65% de los resultados: Tareas A. El 20% genera otro 20% de los mismos: Tareas B. El 65% restante tan solo aporta el 15% que falta: Tareas C.

TIEMPO RESULTADOS

▪ LEY DE PARKINSON: “Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible”

▪ LEYES DE MURPHY: “Nada es tan sencillo como parece al principio” “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio “ “Si algo puede ir mal, irá mal y, seguramente, en el peor momento”.

65

2015

65

1520


▪ LEYES DE ACOSTA: 1. “El t. que requiere una tarea crece si la interrumpimos y reanudamos” 2. “Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay

tiempo” 3. “Lo perfecto rara vez resulta rentable”

6. PLAN DE ACCIÓN Y MEJORA PERSONAL:

PUNTO DE PARTIDA:

FORTALEZAS DEBILIDADES 1.

1.

2.

2.

3.

3.

4.

4.

5.

5.

OBJETIVOS DE MEJORA: AREA:

ACCIONES CONCRETAS PLAZOS PERSONAS IMPLICADAS

OBJETIVO:

AREA:


OBJETIVO:

AREA:


OBJETIVO:


7 ANEXO: DIRECCIÓN DE REUNIONES Desde el momento en que decidimos la celebración de una reunión, podemos diferenciar cuatro etapas:

1. La preparación (tanto de quien la celebra como de los asistentes) y convocatoria.

2. La celebración de la misma (inicio, desarrollo y conclusión). 3. La valoración del resultado. 4. La realización y distribución del acta.

PREPARACIÓN:

Preguntas a plantearse:

¿Qué tipo de reunión quiero?

¿A quién voy a invitar?

¿Cuándo debo programarla?

¿Dónde la celebraré?

¿Cuánto debe durar?

¿Qué información o materiales debo preparar?

¿Qué deben preparar los asistentes?

Para informar correctamente a los asistentes de su papel en la reunión,

lo más adecuado es enviar junto con la convocatoria, el orden del día, que debe consistir en:

- Una breve descripción del objetivo de la reunión. - Resumen del programa de la misma.


- Indicaciones respecto a lo que se espera de ellos. - Logística de la reunión (dónde, cuándo y el tiempo que se prevé que

durará). - Si es necesario para la preparación de los asistentes, se enviarán los

materiales necesarios con antelación.

El orden del día deber ser siempre breve, sencillo y claro, no debe ocupar mas de una página.

Una vez redactada la convocatoria y el orden del día, envíala siempre por escrito, con el suficiente tiempo de antelación para que de tiempo a la preparación individual y comprueba siempre que todos los participantes la han recibido. Ten en cuenta que un participante bien preparado es un participante productivo. DIRECCIÓN Y DESARROLLO: Relacionamos a continuación algunos consejos para dirigir y desarrollar una reunión de trabajo con eficacia: • Haz tu trabajo preliminar. • Recuerda el proceso: - Presentar información - Evaluarla - Tomar una decisión - Adoptar una línea de acción. • Distribuye correctamente los asientos. • Proporciona material para escribir. • Organiza las pausas. Para conseguir el máximo de eficacia, no deberían

superarse los 90 minutos de reunión sin una pausa. • Empieza con puntualidad. Si algunos participantes se retrasan, empieza sin

ellos y no pierdas tiempo informando a los que se retrasen, salvo que sea esencial. Si el retrasado es clave para el desarrollo de la reunión deberás aplazar su inicio o cambiar el orden del día, pero si esto ocurre ocúpate de que quede reflejado en el acta, tanto el cambio como el motivo del mismo.

• Distribuye el orden del día y síguelo. • Presenta a los participantes. • Establece las reglas desde el principio.


• Utiliza un tono de voz y expresión positivos. • Habla con fluidez, claridad y precisión. • Transmite confianza y seguridad, ensaya las primeras oraciones y

argumentos para conseguirlo. • Pon todos los datos e ideas sobre la mesa antes de proceder a la

evaluación. • Controla el reloj. • Redacta una lista de temas que debes averiguar y recurre a ella para no

dejarte nada. • No permitas que se pierda el hilo de la conversación. • Recapitula antes de pasar al tema siguiente. • Exige conclusiones y una línea de acción cuando la reunión vaya llegando a

su término. • Comunícate con elegancia, pregunta, no actúes como censor, mira a los

ojos, no interrumpas, no abandones la reunión sin dar explicaciones ni te dediques a otras cosas (consultar la agenda, el ordenador, escribir…) y asegúrate de que ni a ti ni a nadie le pasen llamadas telefónicas.

• No murmures ni permitas que otros lo hagan. • Modera la discusión. • Utiliza un lenguaje corporal positivo, que invite

a la participación. • No permitas altercados. • Aviva el ritmo si decae: cambiando de posición

y de tono, utilizando frases vivaces, saltando temas no esenciales o programando una segunda reunión si algunos temas se atrasan y son realmente importantes.

• Haz que alguien lleve un registro de la reunión, mejor si esta persona no

tiene participación en los temas discutidos para asegurar su imparcialidad. • Resume los puntos principales al final de la reunión. • Termínala puntualmente.


CONCLUSIÓN:

El último punto de una reunión debe ser siempre el de “Asuntos varios”, tanto por parte del responsable como de los asistentes. En este caso es importante emplearse a fondo en la moderación de la discusión. Si en estos últimos momentos se plantean temas controvertidos o inesperados deberás decidir si permite o no la discusión. Soluciones posibles son votar los temas planteados para ajustarlos al horario previsto, plantear una discusión o incorporarlos al orden del día de la siguiente reunión para poder discutirlos a fondo, e incluso remitir algunos temas a un subequipo de trabajo.

Finalizado este punto, el proceso de concluir la reunión incluye 3 fases:

1. Preparar la conclusión, por ejemplo, anunciando unos minutos antes de la hora prevista que vamos a recapitular. De esa forma damos tiempo para que ordenen sus ideas y digan la última palabra.

2. Recapitular: Exponer a los asistentes un resumen de lo tratado, repitiendo el

objetivo y el desarrollo de lo sucedido. Asegúrate de mencionar los temas discutidos, las decisiones tomadas (y en su caso lo que no se ha conseguido). Señala las acciones que se van a emprender, quién debe llevarlas a cabo y cuándo se espera que estén concluidas. Aprovecha este resumen para dar a cada tema discutido la importancia que tú consideras que merece.

3. Expresa el agradecimiento colectivo al grupo por la asistencia y

participación, y también un reconocimiento particular de las aportaciones individuales que hayan contribuido significativamente al éxito de la reunión. Procura que la reunión acabe siempre con un buen ambiente.

Ten en cuenta que nunca debe prolongarse una reunión más allá de la hora previamente anunciada. En caso de que sea una situación de crisis y haya que tomar la decisión o realizar la tarea independientemente del tiempo invertido, notifícalo de antemano a los asistentes para que tomen las medidas oportunas. VALORACIÓN:

Reducido a sus términos más sencillos, el enjuiciamiento de una reunión responde a tres preguntas: ¿Qué ocurrió?


¿Qué hemos conseguido? ¿Qué no hemos conseguido?

Como mero ejemplo presentamos en el anexo una lista de comprobación para valorar el desarrollo y éxito de una reunión, que incluye una reflexión sobre el objetivo de la reunión, los participantes, la preparación, la calidad de la discusión, la toma de decisiones, los cometidos, la utilización de medios auxiliares y recursos audiovisuales, el tiempo y los posibles problemas de procedimiento. LAS ACTAS:

El informe o acta de la reunión es el resumen de la misma, una exposición de las decisiones tomadas y las líneas de acción convenidas. Cumple varias finalidades:

- Proporciona un registro escrito del procedimiento. - Facilita el control posterior. - Recuerda a todos los participantes el contenido, decisiones y repercusión

en su trabajo.

El formato adecuado es el resumen de las ideas discutidas, decisiones y tareas asignadas en el mismo orden en que se desarrolló en la reunión y con la mayor brevedad. Debe figurar la hora y lugar de la reunión, los nombres de los asistentes y se incluirán también los comentarios, observaciones y correcciones del responsable.

Estructura del acta-tipo de una reunión de trabajo:

1. Tema o motivo de la reunión. 2. Orden del día. 3. Asistentes. 4. Definición y exposición de contenidos y

problemas. 5. Alternativas. 6. Soluciones. 7. Tareas asignadas. 8. Fechas límite. 9. Seguimiento.

El tono debe ser siempre imparcial, con un estilo claro, conciso y

preciso.

La persona encargada de este trabajo, el “secretario”, puede ser siempre el mismo o establecerse por turno, y el responsable siempre deberá


supervisarla antes de su distribución. Deberá preparase y distribuirse con la mayor rapidez posible, como norma general no más tarde de tres o cuatro días.


manual gestion eficaz tiempo

Documents