gestion eficaz del tiempo

Optimiza tu tiempo. Mejora tus habilidades para el trabajo

Agosto 2011

ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPODEL TIEMPO

1. Introducción2. El tiempo3. Tiempo de calidad4. Desperdiciadores del tiempo5. Identificación de hábitos personales, ejercicio I6. Causas de la morosidad7. El valor económico del tiempo laborable, ejercicio II8. El uso del tiempo, ejercicio III9. Planear las actividades10. Organizar las actividades11. Establecer fechas de seguimiento12. Realizar actividades planeadas sin descuidar los objetivos13. El beneficio de la planeación14. Poniendo prioridades15. Eficiencia en el trabajo16. Como ocupar “Tiempo muerto”17. Resumen y conclusiones prácticas18. Evaluación periódica

MÓDULO III ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOMÓDULO III ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Al término del curso-taller, el participante Al término del curso-taller, el participante identificará y valorará la necesidad del uso identificará y valorará la necesidad del uso racional y productivo del tiempo, mediante racional y productivo del tiempo, mediante el análisis de sus implicaciones de costo-el análisis de sus implicaciones de costo-beneficio y de la aplicación de métodos beneficio y de la aplicación de métodos que conduzcan a la optimización de ese que conduzcan a la optimización de ese recurso en actividades tanto personales recurso en actividades tanto personales como organizacionales.como organizacionales.

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

OBJETIVOSOBJETIVOS

Los participantes, serán capaces de:

Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.

Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.

Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.

Metas generales Metas generales •Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos.

•Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempoRevisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.

•Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes.

•Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.

Competencias a desarrollar de manera Competencias a desarrollar de manera indirectaindirecta

La administración del tiempo La administración del tiempo

TIEMPOTIEMPO

Es imprescindible:Es imprescindible:

TIEMPOTIEMPO

APRENDIZAJE CLAVEAPRENDIZAJE CLAVE

¿QUÉ ES EL TIEMPO?¿QUÉ ES EL TIEMPO?

Es la dimensión del cambio, si nada cambiaraEs la dimensión del cambio, si nada cambiaraNo habría tiempoNo habría tiempo

La administración del tiempo La administración del tiempo

EL EL TIEMPOTIEMPO

Administrar el tiempo realmente significa Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.que tenemos.

TIEMPOTIEMPO

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces

La meta debe ser el logro de objetivos, no La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.simplemente estar ocupado.

COMO ALCANZAR TU METACOMO ALCANZAR TU META

1. ESPECIFICA TU META¿Qué?¿Dónde?¿Cómo?¿Quién?¿Cuándo?¿Porqué?

2. Divide tus metas en pequeñas partes3. Identifica claramente los pasos a seguir4. Planeación y preparación5. Acciones productivas6. Programación mental para el éxito

1.1. Comprométete con tu metaComprométete con tu meta2.2. Emprende la acciónEmprende la acción3.3. Déjalo irDéjalo ir

PROGRAMACIÓN MENTAL PARA EL ÉXITOPROGRAMACIÓN MENTAL PARA EL ÉXITO

2. Evalúa tu progreso2. Evalúa tu progreso

EVALUACIÓN DE TUS ACCIONES DIARIAS

Has hecho alguna modificaciónSi, sí, ¿Mejoró?¿Los resultados han alcanzado o superado tus expectativasHasta ahora?Si no, ¿Por qué no?¿Qué puedes hacer para mejorar tus resultados?

9 am10 am11 am12 am1 pm2 pm3 pm4 pm5 pm6 pm7 pm8 pm9 pm10 pm11 pm

MARTES 28 DE AGOSTO, 2011

ELABORA UN LISTADO DE ACTIVIDADES REALIZADAS

Muy a menudo, trabajar con rapidez Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. produce problemas.

Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos.

El tiempo es una paradoja. Nos El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hayel tiempo que hay

No importa cuánto hagamos, siempre hay No importa cuánto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el alternativas interminables para invertir el tiempotiempo

La solución a esta paradoja, La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacerrealmente es necesario hacer

Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras

En consecuencia, la calidad de este En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemosrecurso depende de lo bien que lo usemos

El conocimiento de que estamos El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manerainvertir el tiempo de mejor manera

Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempotiempo

La forma como La forma como usas tu tiempo usas tu tiempo define quién define quién eres, más aún eres, más aún que lo que que lo que dices, lo que dices, lo que vistes, los vistes, los amigos que amigos que eliges, lo que eliges, lo que piensaspiensas

SEPTIEMBRE

LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO

1 2 3 4

5 6 7 8 9 10 11

12 13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30

ELABORA UNA LISTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PRÓXIMO MES

2011

SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

2012

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

ELABORA UNA LISTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN UN AÑO

Tu compromiso Tu compromiso para administrar para administrar tu tiempo es tu tiempo es realmente un realmente un compromiso compromiso contigo mismo y contigo mismo y con lo que es con lo que es importante en tu importante en tu vida.vida.

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto

Mitos

El mito de la actividad: “La persona más llena de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

El mito de la decisión aplazada: El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decidedecide a tiempo, o no se decide

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal

Todo el mundo pierde el tiempoTodo el mundo pierde el tiempo

Posibles soluciones Agenda Citas.Proyectos.Actividades por realizar.Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Desperdiciadores del tiempo

•Excesivo flujo de papeles.•Teléfono.•Visitantes.•Reuniones.•Fallas de comunicación.•Políticas y procedimientos.•Información. (Falta / exceso)

Desperdiciadores de tiempo internos •Falta de prioridades.•Falta de planes.•Objetivos no claros.•Dejar cosas para después.•Intentar hacer muchas cosas a la vez.•Falta de autodisciplina.•Falta de habilidad y conocimientos.

Ejercicio

Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.

Soluciones

Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

Morosidad

La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas

Las principales causas de morosidad son:

•Trabajos no placenteros.•Trabajos difíciles.•Indecisión.

Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender..

Ejercicio II

1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.

HORARIO ACTIVIDADES

2. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias y “C” para las deseables.

3. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad

Auto análisis del uso del tiempo

Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando.

En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora.LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO DOMINGO

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.

3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden

4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.

5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.

8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.

10. En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.

11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.

12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.

13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.

A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

Planear las actividadesPuedo realizar una planificación eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estén en línea con mis valores.Sean de tiempo definido.Estén definidas clara y específicamente.Sean completamente mías.Sean realistas.

Organizar las actividades

Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo

Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión

En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:

Prioridad A. Imprescindible de hacer.Prioridad B. Debe hacerse.Prioridad C. Deseable de hacer

Establecer fechas de Establecer fechas de seguimientoseguimiento

Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.

Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivosRealizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.

Si uno no sabe para donde va, puede tomar Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.cualquier camino.

El principio de Pareto

El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo

Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas

Estableciendo prioridadesEstableciendo prioridades

Como planear el día Como planear el día

Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del atengas la agenda del añño siguiente, descarta los do siguiente, descarta los díías as festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. AsegAsegúúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo rate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. a la nueva agenda.

La lista diaria

Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado.

Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu estimación fue realista

Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia

Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.actividades de la siguiente manera.

A: Es indispensable hacerlo hoy. A: Es indispensable hacerlo hoy. B: Debe hacerse hoy. B: Debe hacerse hoy. C: PodrC: Podríía hacerse hoy.a hacerse hoy.

Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Otras prefieren planear el día la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, después del descanso nocturno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades

“Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el número 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva.

15. Eficiencia en el trabajoEfectividad del tiempo en el trabajo

En nuestro trabajo regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestro lugar de trabajo en una plataforma para la acción efectiva.

El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo

Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.

Para esto nos podemos proponer horarios Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidoshoras de trabajo ininterrumpidos

Estos horarios pueden ser Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los momentos las exigencias de los demás son mínimasdemás son mínimas

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividadesvarias actividades

Podemos planear el trabajo de mañana, Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquieteproblema que nos inquiete

Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:portafolios:

•Carpetas de beige que contienen asuntos pendientes, tales como Carpetas de beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.cartas por contestar o informes por revisar.•Carpetas verdes que contienen proyectos en vía de elaboración, como Carpetas verdes que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.mercadeo, etc.•Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

En resumen En resumen

Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacirequiere disciplina y dedicacióón a los principios bn a los principios báásicos sicos de este manualde este manual

Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentraciónque requiera mayor concentración

Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica; después examina tus actividades. de una semana típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las causas principales en el Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.desperdicio de tu tiempo.

El tiempo es un recurso no renovableEl tiempo es un recurso no renovable

Conclusiones prácticas

Para mejorar la administración de tu tiempo, Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente.gastando actualmente.

¿De qué vamos a hablar?¿De qué vamos a hablar?

Qué es gestionar el tiempoEmpezar a caminar

Herramientas para el tiempoCómo priorizar

EternizaciónDelegación

Getting things done (GTD)

Expectativas:Expectativas:

• ‘organizar mejor mi trabajo’• ‘combinar trabajo de despacho e incidencias

(interrupciones)’• ‘los planes y previsiones no se cumplen’• ‘gestiona múltiples tareas y funciones’• ‘organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada

laboral’• ‘no se por donde empezar’• ‘se me acumulan las tareas pendientes’• ‘necesito herramientas y pautas’• ‘quiero dar mejor servicio a mi cliente, una

respuesta ágil’• ‘quiero optimizar mi tiempo’• ‘necesito diferenciar mi tiempo laboral y el

personal’

Steven Covey, 7 hábitos de las Steven Covey, 7 hábitos de las personas efectivas.personas efectivas.

http://www.youtube.com/watch?v=fLgoAca092E&feature=PlayList&p=2F4B1EEA669F12DF&playnext=1&playnext_from=PL&index=33

Dinámica de grupoDinámica de grupo

Sobre las fotografías de vuestro puesto de trabajo habitual, describir cómo organizáis vuestro escritorio,

vuestra agenda, qué sistema seguís para desarrollar vuestras tareas y

gestionar vuestro tiempo.

¿Qué organización?¿Qué organización?

¿Organización?¿Organización?

Gestión eficaz del tiempo.

1. ¿Qué es gestionar el 1. ¿Qué es gestionar el tiempo?tiempo?

¿Gestionar el tiempo?¿Gestionar el tiempo?

1. 60 segundos en un minuto

2. 60 minutos en una hora

3. 24 horas en un día4. Y 168 horas en una

semana…

Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo tiempo que tu, es decir…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.

¿Gestionar el tiempo?¿Gestionar el tiempo?

Es la gestión de nuestras propias actividades, para asegurarnos que

se desarrollaran en el tiempo disponible o determinado, ya que el

tiempo es un recurso escaso y continuo.

¿Porqué organizar ¿Porqué organizar mi tiempo?mi tiempo?

Principales razones:

1. Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo)

2. Motivar y promover la iniciativa

3. Permite hacer previsiones

4. Reduce la ansiedad (estrés)

Barreras para el Barreras para el éxito en la gestión éxito en la gestión de nuestro tiempode nuestro tiempo

AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS.

Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar.

DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE.

El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.


Sobre el cuestionario hacemos un ranking para ver que no estamos

tan mal, ¿no?

Factores de Factores de fracaso.fracaso.

1.Miedo a cambiar los propios hábitos.2. Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.3.Presión del tiempo, ya que para ahorrar

tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…).

4.Falta de voluntad.

Factores Factores facilitadoresfacilitadores

1.Mejoras en la eficacia de tu trabajo2. Incremento de tu productividad3.Desarrollo personal (trabajo + ocio)4.Como respuesta a un incremento de

responsabilidades


2. Empecemos a 2. Empecemos a organizarnosorganizarnos

La matriz de La matriz de organización organización

de tu tiempo…de tu tiempo…

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

EVITA EVITA

HACERLOHACERLO

DECIDE DECIDE CUANDO DEBES CUANDO DEBES

HACERLOHACERLO

DELEGA DELEGA

EN OTROS EN OTROS

HÁZLO HÁZLO

AHORA AHORA

MISMOMISMO

Importante

Urg

ente

SI

NO

NO

SI

Tenemos tendenciaTenemos tendenciaa reaccionar mejora reaccionar mejorfrente a la urgencia frente a la urgencia que frente a laque frente a laimportancia:importancia:

1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques.

2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.

Situaciones Situaciones más frecuentesmás frecuentes


• TrivialidadesTrivialidades

• PasatiemposPasatiempos• Tareas improductivasTareas improductivas• Entretenimientos - juegosEntretenimientos - juegos• Cualquier otra cosaCualquier otra cosa

• PrevenciónPrevención• Construcción de relacionesConstrucción de relaciones• Planificación y preparaciónPlanificación y preparación• Desarrollos de sistemasDesarrollos de sistemas• Conocimiento profesionalConocimiento profesional

• InterrupcionesInterrupciones

• Algunas llamadas telefónicas o mailsAlgunas llamadas telefónicas o mails• Algunas reunionesAlgunas reuniones• Reuniones no preparadasReuniones no preparadas• Actividades popularesActividades populares

• Situaciones de pánicoSituaciones de pánico

• Asuntos estresantesAsuntos estresantes• Fuego cruzadoFuego cruzado• Proyectos con plazos marcadosProyectos con plazos marcados

Importante

Urg

ente

SI

NO

NO

SI

Hacia una Hacia una estrategia inteligenteestrategia inteligente

IrresponsabilidadIrresponsabilidad

Dependencia de otrosDependencia de otros

VisiónVisión

PerspectivaPerspectiva

EquilibrioEquilibrio

ControlControl

Fuera de controlFuera de control

Sentimiento de Sentimiento de victimizaciónvictimización

Enfoque al corto plazoEnfoque al corto plazo

Nos estresamosNos estresamos

Nos quemamosNos quemamos

Importante = f (valor para empresa)

Urg

ente

= f

(tie

mpo

)

SI

NO

NO

SI

¿ QUÉ ESTRATÉGIAS¿ QUÉ ESTRATÉGIASDEBEMOS DEBEMOS

ADOPTAR PARA ADOPTAR PARA VENCER NUESTRAS VENCER NUESTRAS

BARRERAS PERSONALES?BARRERAS PERSONALES?GESTIONAR EL TIEMPO ES GESTIONAR EL TIEMPO ES

GESTIONAR NUESTROS GESTIONAR NUESTROS (MALOS) HÁBITOS.(MALOS) HÁBITOS.

RETO = PLANIFICAR, ANTICIPAR.

Gestionar las tareas IMPORTANTES antes que estas devengan

URGENTES.


Consejos para Consejos para una gestión inteligenteuna gestión inteligente

Algunos consejos...

1. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas2. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar3. CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE

OBJETIVOS: énfasis motivacional4. TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon

objetivos y prioriza5. UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO

DE TU TIEMPO6. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO7. SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales8. EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización


Cosas a potenciar...

1.Fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados. Evita crear situaciones imposibles.

2.Establece prioridades.3.Asumir completamente las responsabilidades

sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un precioso recurso, el tiempo.

Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.

Consejos para Consejos para una gestión inteligenteuna gestión inteligente


3. Herramientas3. Herramientas

Herramientas Herramientas a desarrollara desarrollar

1. No crear situaciones imposibles:

1.Compatibilizar trabajo con tiempo libre.2.Revisa tus obligaciones externas. Existen

tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos.

3. Examina de forma realista estas obligaciones.

HerramientasHerramientasa desarrollara desarrollar

2. Define prioridades:

1.Planificar, planificar, planificar…2. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de

tareas DIARIA.3.Escribe esta lista de tareas diariamente.4.Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo

que puede y no puede esperar.5. Visualiza los incumplimientos para planificar

el nuevo día.


3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):

1. Identifica áreas de pérdida de tiempo.2. Evita la ETERNIZACIÓN: acto deliberado (y

esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas.

3. Implica comportamientos perfeccionistas, pero también esconde inseguridad para desarrollar las tareas.

Eternización Perdida

de tiempo Oportunidades

perdidas Baja

productividad Estrés

galopante


4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:

1. La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra vida.

2. ¿Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o enfoques principales?

3. Desarrolla lista de tareas diarias… semanales… mensuales… y de largo plazo.


5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad, frustración…) afectan a tu productividad:

1. Busca tu bienestar físico, desconecta de estas barreras

2. El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son perfectos antídotos para ‘desconectar’

Herramientas Herramientas a desarrollara desarrollar

6. Asume la responsabilidad sobre la gestión (o su defecto) de tu tiempo:

1. Busca ambientes de trabajo propicios2. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo

(revisar mails, llamar compulsivamente…)3. Prevención frente a amigos, compañeros… que

pasan por encima de tus prioridades

Una propuesta Una propuesta de organización de organización

del tiempo de trabajodel tiempo de trabajoproyectos

objetivos

planes de acciones

listas de tareas

LadronesLadronesdel tiempodel tiempo

• ¿Cuáles son tus fuentes de interrupciones?• Visitas inoportunas• Llamadas telefónicas (entrantes)• Reuniones• Crisis, urgencias, incendios• Dilación, dejación

• ¿Cómo podemos defendernos de ellas?...


¿Cuáles son vuestros ladrones del tiempo? ¿Cómo os afectan?


• Reuniones:• ¿Es necesaria la reunión? ¿Para qué

se ha convocado - objetivos? ¿Puede resolverse de otra forma?

• Fijar una límites de duración: 1,5h es demasiado

• Planificar (orden del día) y ceñirse al plan.


4. Cómo priorizar4. Cómo priorizar

¿Cómo establecer ¿Cómo establecer prioridades?prioridades?

Análisis ABC...

1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más importantes, B: menos importantes, C: menos importantes aún…

2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución

3. Se pueden establecer los grupos que se quieran.4. Suela combinarse con la técnica de Pareto.


Técnica de Pareto...

1. Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.

2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.

3. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).


Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)

1. Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.

2. En este sentido debería:

1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales

2. Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)

3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes (trabajo)

4. Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socialización)

5. Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).


Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo

importante

DescartadasDescartadas

Fijar una Fijar una

fecha límite fecha límite

y realizarlas y realizarlas personalmentepersonalmente

DelegarlasDelegarlas

Realizar Realizar

inmediatamente y de inmediatamente y de forma personalforma personal

Importante = f (valor para empresa)

Urg

ente

= f

(tie

mpo

)

SI

NO

NO

SI


Fija 10 tareas a realizar en los próximos días.

Sobre vuestra relación de tareas (TODO list)… clasifica por urgencia

e importancia

¿Cómo ahorras tu tiempo?¿Cómo ahorras tu tiempo?


5. Dilación, dejación, 5. Dilación, dejación, eternizacióneternización

DILACIÓN DILACIÓN = DESMOTIVACIÓN= DESMOTIVACIÓN

Hazlo ya...

1. Acción deliberada de dejar las cosas para mañana.

2. Efectos: pérdida de oportunidades, pérdida de tiempo, baja productividad o estrés creciente.

3. Causas de este mal hábito:1. Búsqueda del perfeccionismo,

sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad.

2. Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y dilación.

DILACIÓNDILACIÓN

Cómo superarla...

1.Un primer paso: aunque necesita compromiso y energía… es mayor la energía necesaria para empezar que para continuar con el cambio.

DILACIÓNDILACIÓN

Cómo superarla...

1. Algunos consejos:1. Reconocimiento del problema:

escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta.

2. Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo…

3. Establece objetivos claros4. Prioriza las tareas5. Organiza tu agenda6. Compromiso con tus tareas y

plazos7. Premia tu rendimiento


6. Delegación6. Delegación

DELEGACIÓNDELEGACIÓN

Algunas pautas...

1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega.

2. Las responsabilidades también se delegan.

DELEGACIÓNDELEGACIÓNAlgunas pautas...

1. Responsabilidad y delegación:1. Responsabilidad operativa, la

que se delega. Se hace por delegación.

2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega.

• Selección de la persona adecuada en quien delegas

• Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito

• Supervisión:• De comportamientos

(continuamente)• De resultados (puntual y

periódicamente)


7. La propuesta del GTD7. La propuesta del GTD

GETTING GETTING THINGS DONE (GTD)THINGS DONE (GTD)

Consigue que las cosas se hagan...

1. Sistema impulsado por David Allen, en su libro…

2. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

GETTING GETTING THINGS DONE (GTD)THINGS DONE (GTD)

Ready for Anything, David Allen.

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen —

no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y

sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para

conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en

cualquier momento."

GTD: FasesGTD: Fases

1. RECOPILAR...

1. Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.

2. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.

3. Objetivo: vaciar mi mente.4. Un cubo es el soporte: Outlook,

gestor de tareas, listas de notas, libretas…


2. PROCESAR...

1.Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente".

2.Los 2 minutos son orientativos.

GTD: FasesGTD: Fases2. PROCESAR... ¿Cómo?

1. Empezar siempre por el principio2. No procesar más de un elemento a la vez.3. No enviar de vuelta al "cubo" a ningún

elemento.4. Si un elemento requiere de una acción para

ser realizado:• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.• Si no es tu tarea, delégalo

adecuadamente.• Posponlo.

5. Si un elemento no requiere una acción,• Archívalo como referencia.• Deséchalo si no es procedente.• Déjalo en cuarentena si no puedes

llevarlo a cabo en ese momento.


3. ORGANIZAR...

1. Se proponen dos instrumentos:• Agenda: sólo para tareas, citas o

reuniones con fechas bien determinadas (hard landscape)

• Lista de tareas… TODO list.2. ¿Cómo organizamos nuestras listas de

tareas? Grupos homogéneos:• Acciones próximas• Proyectos• En espera• Algún dia/Quizás

GTD: FasesGTD: Fases3. ORGANIZAR...

1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?• Acciones próximas: Para todo

elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar…

• Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones Próximas.


1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?• En espera: Para acciones que has

delegado y estás en espera del retorno.

• Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…


Sobre tu lista de tareas (recopilación) elabora las fases de PROCESA y

ORGANIZA…


1. Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y amigable.

2. Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD.

3. Se propone un orden alfabético… como sistema más simple de acceso al seguimiento.

SEGUIMIENTO CON GMAIL…• …Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail“

http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf • …GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/

http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf

http://www.gtdgmail.com/


1. Allen propone un sistema de 43 carpetas

2. 12 carpetas MENSUALES3. 31 carpetas (representando los días

del mes)4. Cada día revisas la carpeta, la vacías y

la colocas en el mes siguiente.5. Para tareas futuras, las colocas en

forma de recordatorio, y te olvidas hasta el día correspondiente.


REVISAR...

1. Cualquier sistema requiere de revisión.

2. La revisión mínima es semanal para el sistema de organización GTD (a principio o final de semana).

3. Diariamente asumimos las carpetas diarias para revisar tareas y recordatorios.


HACER...

1. Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer

2. La organización y planificación debe ser sencilla, debe promover la acción y desincentivar la dejadez y saturación

Gracias por su atención.

USO DE MI TIEMPO

OBJETIVO

1.Hacer conciencia en los participantes del uso real que le dan a su tiempo, como el elemento más valioso de su vida y cómo toman decisiones sobre él.2.Orientar la distribución de su tiempo futuro.

TIEMPO:

Duración: 30 Minutos

TAMAÑO DEL GRUPO:

Ilimitado

Dividido en 5 subgrupos de 4 participantes.

Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes

puedan estar cara a cara.

MATERIAL:

Fácil Adquisición

Hoja de autodiagnóstico "Uso de mi Tiempo" para cada participante.

DESARROLLO CON FORMATO

I.El Facilitador menciona a los participantes, que existe decisiones estratégicas: cuando cambian en forma sensible las situación de la persona, tácticas: cuando son complemento o parte de las tácticas y por último que la ejecución se refiere a la realización de las acciones a la parte operativa.

II. Entrega una forma de "Uso de mi Tiempo" a cada uno de los participantes y les solicita que en 15 minutos llenen todos los cuadros.

III. El Facilitador pide a los participantes que formen grupos de cuatro personas a quienes se les pide que expongan a sus compañeros la forma de actuar anotada y que se cuestionen y den retroalimentación sobre lo siguientes aspectos:

a) ¿Se dedica mayor tiempo a las actividades operativas, a la ejecución?b) ¿Son suficientes de acuerdo a las necesidades las actividades estratégicas?c) ¿Se decide realizar las actividades estratégicas con el análisis suficiente?d) ¿Se toma en cuenta las necesidades y posibilidades del grupo para la realización de las actividades.

IV. En sesión plenaria se analizan los resultados y respuestas de los subgrupos y se obtienen conclusiones.

V. El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.

Actividades Intensamente Superficialmente Sin sentirlas

De trabajo Personales

De trabajo Personales De trabajo Personales

Estratégicas:

Cambian aspectos de mi trabajo en forma significativa.

Tácticas

Son sólo modificación de planes pre-establecidos

Ejecución

Actividades eminentemente de rutina.

HOJA DE TRABAJO: USO DE MI TIEMPODescriba en los cuadros que más se ajusten a su evaluación sobre cómo ha sentido las actividades que ha realizado en los últimos días.

gestion eficaz del tiempo

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