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MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA
MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR MÓDULO REGISTRO
ACADÉMICO
San salvador noviembre de 2003
ÍNDICE
PARTE I DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA
CAPITULO I
1. COMO INGRESAR AL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR MÓDULO DE
REGISTRO ACADEMICO .............................................................................................. 1
2. ESTRUCTURA BÁSICA DE PRESENTACIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN...... 7
3. BARRA DE HERRAMIENTAS PARA EL ÁREA DE LISTA ........................................ 9
PARTE II
DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD.......................................................................... 17
CAPITULO II
FINALIDAD DEL SISTEMA................................................................................................. 18 FINALIDAD DEL SISTEMA DE REGISTRO ACADÉMICO.......................................... 19
CAPITULO III
DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES .......................................................................... 20 DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES.................................................................... 21
CAPITULO IV
DETALLE DE FUNCIONAMIENTO..................................................................................... 22 DETALLE DEL FUNCIONAMIENTO ............................................................................ 23
1. ARCHIVO .............................................................................................................. 38
1.1. USUARIOS...................................................................................................... 38
1.2. CONFIGURACIÓN DEL CENTRO EDUCATIVO............................................ 53
1.3. LOGON ........................................................................................................... 57
2. CONFIGURACIÓN ................................................................................................ 59
2.1. CENTRO EDUCATIVO ................................................................................... 59
2.2. ALUMNOS...................................................................................................... 65
2.3. NIVELES, CICLOS Y GRADOS ...................................................................... 79
2.4. SECCIONES VIGENTES ................................................................................ 84
2.5. ASIGNATURAS............................................................................................... 92
2.6. ASIGNATURAS POR GRADO...................................................................... 100
2.7. ACTIVIDADES Y EVALUACIONES .............................................................. 106
2.8. CALENDARIO ESCOLAR ............................................................................. 118
2.9. AÑO LECTIVO ............................................................................................. 122
2.10.CONFIGURACIÓN DE EXPORTACIÓN/ IMPORTACIÓN DE DATOS. ...... 124
2.11.PERSONAL. ................................................................................................. 128
3. OPERACIONES .................................................................................................. 136
3.1. INGRESO DE MATRÍCULA .......................................................................... 136
3.2. CAMBIO DE SECCIÓN ................................................................................. 144
3.3. REGISTRO DE EVALUACIONES................................................................. 146
3.4. REVISIÓN DE ACTIVIDADES ...................................................................... 152
3.6. REGISTRO DE ASISTENCIA ....................................................................... 154
4. PROCESOS ........................................................................................................ 158
4.1. PROMEDIO FINAL........................................................................................ 158
4.2. CIERRE DE AÑO .......................................................................................... 160
4.3. BASE DE DATOS ......................................................................................... 161
4.3.1. COPIA DE SEGURIDAD ............................................................................ 161
4.3.2. RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD..................................................... 163
4.3.3. CARGA DE DATOS DESDE NIVEL CENTRAL......................................... 165
4.3.4. CARGA DE DATOS HACIA NIVEL CENTRAL .......................................... 167
4.3.5. CARGA DE DATOS DESDE OTRA ESTACIÓN DE TRABAJO ................ 169
4.3.6. CARGA DE DATOS HACIA OTRA ESTACIÓN DE TRABAJO ................. 171
5. REPORTES........................................................................................................ 173
5.1. MATRÍCULA MEDIA ..................................................................................... 173
5.1.1. MATRÍCULA OFICIAL................................................................................ 173
5.1.2. FORMULARIO DEL MAESTRO................................................................. 175
5.1.3. CUADRO GENERAL.................................................................................. 177
5.2. MATRÍCULA PARVULARIA Y BÁSICA ........................................................ 179
5.2.1. FORMULARIO DEL MAESTRO................................................................. 179
5.2.2. CUADRO GENERAL.................................................................................. 181
5.3. LISTADO DE ALUMNOS POR SECCIÓN .................................................... 183
5.4. ASISTENCIA ................................................................................................. 185
5.5. NOTAS POR EVALUACIÓN ......................................................................... 187
5.5.1. PARVULARIA............................................................................................. 187
5.5.2. BÁSICA 1° Y 2° CICLO .............................................................................. 189
5.5.3. BÁSICA 3ER. CICLO ................................................................................. 191
5.5.4. MEDIA ........................................................................................................ 193
5.6. NOTAS POR ALUMNO ................................................................................. 195
5.6.1. PARVULARIA............................................................................................. 195
5.6.2. BÁSICA 1° Y 2° CICLO .............................................................................. 197
5.6.3. BÁSICA 3ER. CICLO ................................................................................. 199
5.6.4. MEDIA ........................................................................................................ 201
5.7. CERTIFICADOS PARVULARIA Y BÁSICA .................................................. 203
5.7.1. PARVULARIA............................................................................................. 203
5.7.2. BÁSICA 1° Y 2° CICLO............................................................................. 205
5.7.3. BÁSICA 7° Y 8° GRADO........................................................................... 207
5.7.4. BÁSICA 9° GRADO.................................................................................... 209
5.8. NOTAS FINALES PARVULARIA Y BÁSICA................................................ 211
5.8.1. NOTAS FINALES PARVULARIA ............................................................... 211
5.8.2. NOTAS FINALES BÁSICA ......................................................................... 213
5.9. NOTAS FINALES MEDIA.............................................................................. 215
5.9.1. CUADRO FINAL REGISTRO Y EVAL. COMPETENCIAS ........................ 215
5.9.2. CUADRO RESUMEN REGISTRO Y EVAL. COMPETENCIAS................. 217
5.9.3. CERTIFICADO MEDIA............................................................................... 219
5.9.4. TÍTULO....................................................................................................... 221
6. OPCIONES.......................................................................................................... 223
6.1. IMPRIMIR PANTALLA ACTUAL. .................................................................. 223
6.2. IMPRIMIR VENTANA. ................................................................................... 224
6.3. MODO VISTA PRELIMINAR. ....................................................................... 225
7. VENTANA........................................................................................................... 226
7.1. VERTICAL..................................................................................................... 226
7.2. HORIZONTAL. .............................................................................................. 227
7.3. CASCADA. .................................................................................................... 229
7.4. MOSAICO. .................................................................................................... 230
7.5. ORDENAR ICONOS. .................................................................................... 232
7.6. MOSTRAR/ ESCONDER BARRA PRINCIPAL............................................. 233
7.7. TEXTO EN BOTONES DE BARRA. ............................................................. 234
7.8. HABILITAR BOTÓN DERECHO DEL MOUSE. ............................................ 236
7.9. MENÚ NAVEGADOR. .................................................................................. 237
CAPITULO V
RECOMENDACIONES OPERATIVAS....................................................................... 240
CAPITULO VI
GLOSARIO ................................................................................................................. 243
ACRÓNIMOS DUI: Documento Único de Identidad.
NRA: Número de Registro de Archivo.
NIT: Número de Identidad Tributaria.
NIP: Número de Identidad del Personal (Escalafón docente).
MINED: Ministerio de Educación.
PARTE I
DESCRIPCIÓN DE ESTRUCTURA DEL SISTEMA
CAPITULO I
1. COMO INGRESAR AL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR MÓDULO DE REGISTRO ACADEMICO
El ingreso al Sistema de Gestión módulo de Registro Académico Escolar puede hacerse de
dos maneras, las cuales se describen a continuación:
Puede presionar un doble clic del mouse desde el icono de acceso directo que se
encuentra en el área de escritorio de la computadora (Ver Figura No. I-1).
Puede ingresarse al sistema desde el menú de Inicio seguido de Programas, en el
cual se visualizan los programas instalados en su computadora. Luego se presiona
clic en Gestión Escolar y se habilitarán los Módulos y presione clic en el nombre del
sistema a ejecutar, en este caso, Gestión Escolar Módulo de Registro Académico
(Ver Figura No. I-2).
Figura No. I-1
Figura No. I-2
Página No. 1
Inmediatamente se visualiza la pantalla de bienvenida al sistema donde se muestra el
nombre del sistema y su versión (Ver Figura No. I-3) , en este caso Sistema de Gestión
Escolar Módulo de Registro Académico.
Figura No. I-3
Una vez se ha ocultado la pantalla de bienvenida, se solicitan las claves de acceso al
módulo, (Ver Figura No. I-4), donde se solicita la digitación de los siguientes datos:
Usuario: en esta opción deberá digitarse el nombre de usuario asignado.
Contraseña: o clave secreta de acceso.
Ambos datos son absolutamente necesarios, para garantizar un acceso seguro para los
usuarios registrados o autorizados.
Figura No. I-4
En caso de digitación incorrecta de cualquiera de los datos solicitados, se presentará una
advertencia(Ver Figura No. I-5 ), para efectos de corrección.
Página No. 2
Figura No. I-5
Refiriéndose nuevamente a la Figura No. I-5, deben seguirse los siguientes pasos:
Al haber ingresado correctamente el usuario y requeridos, deberá presionarse el
botón con la etiqueta OK para hacer efectivo el ingreso.
Si se desea no iniciar la sesión, deberá presionarse el botón con etiqueta Cancelar, presentándose seguidamente una pantalla en la cual se solicita confirmación de la
acción de abandono escogida (Ver Figura No. I-6). De ser así, deberá presionarse el
botón etiquetado Si.
Figura No. I-6
En caso de haberse seleccionado el ingreso efectivo al sistema, se visualizará la siguiente
pantalla en la que se le solicita los datos del Registro del Sistema (Ver Figura No. I-7), Usted
deberá digitar los siguientes datos:
Llave : En esta opción deberá digitar el código del Centro Educativo
Contraseña : o clave secreta de acceso de Registro
Página No. 3
Figura No. I-7
Si todavía no a registrado el Sistema deberá hacerlo siguiendo los pasos que se encuentran
en la pagina de soporte de Sistema.
Si Usted no digita los datos de esta pantalla y presiona el botón Cancelar puede ingresar al
Sistema pero en sus Reportes le aparecerá un Rotulo que dice su Sistema no ha sido
Registrado, de lo contrario si usted digita correctamente sus datos esta pantalla ya no
aparecerá la próxima vez que ingrese al Sistema .
Una vez ingresado los datos se visualizara la pantalla principal ver Figura No. I-8.
Página No. 4
Figura No. I-8
En esta pantalla se muestran dos áreas básicas:
Menú principal del módulo.
Barra principal de accesos directos para algunas opciones selectas del menú.
Esta barra ayudará al usuario para acceder a las diferentes opciones que se describen a
continuación:
Configurar Impresor
Esta opción permite configurar el impresor en el cual se enviarán las diferentes impresiones,
ya sean reportes o pantallas, según la necesidad del usuario.
Conexión a la Base de Datos
Esta opción permite conectarnos a la base de datos para acceder a los mismos, en caso de
no existir la conexión previa automática cuando se ingresa al sistema.
Página No. 5
Esta opción nos permite poder ingresar a la opción alumnos.
Esta opción nos permite poder ingresar a la opción personal. Para poder ingresar a la opción
de personal existe otra ruta de acceso la cual se detalla a continuación:
Presione Clic en Configuración que se encuentra en el menú principal, luego le aparecerán
varias opciones y presione clic en personal y podrá ingresar a la opción.
Menú Navegador
Se muestra un menú en el cual se despliegan todas las opciones con las que cuenta el
sistema. Al presionar Clic en cualquiera de las opciones mostradas, se podrá ingresar
directamente a la opción seleccionada. Esta constituye una alternativa más de acceso a las
opciones que componen este módulo. Ver siguiente figura.
Figura No. I-9
Abandonar el Sistema.
Al presionar Clic en esta opción se procede a abandonar el sistema, previa confirmación de
la acción por parte del usuario.
Página No. 6
2. ESTRUCTURA BÁSICA DE PRESENTACIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN
El acceso y navegación sobre los datos que se administran a través de este módulo, se
facilita a través de la adopción de un estándar de presentación que tiene como objetivo
brindar un mecanismo intuitivo para acceder a los datos, registrar o generar información.
La estructura de manejo y presentación de información se estructura básicamente de los
siguientes componentes:
Área de Filtrado, donde el usuario puede definir valores específicos a parámetros de
búsqueda en los datos(Ver Figura No. I-10).
Figura No. I-10
Área de Lista, donde se presenta a manera de listado un conjunto de registros de
datos que cumplen los criterios definidos en el área de filtrado. En caso de no
contarse con área de filtrado, la presentación de los datos en el listado incluye la
totalidad de los mismos(Ver Figura No. I-11).
Figura No. I-11
Página No. 7
Área de Manejo de Registro Específico, donde se puede agregar, editar o eliminar
registros específicos, a partir de la acción seleccionada en el Área de Lista según la
barra de herramientas disponible. (Ver Figura No. I-12 ).
Figura No. I-12
Es de particular interés definir el concepto de registro actual o corriente. Dada un área de
lista, se le llamará registro actual a aquel que está siendo señalado o apuntado por el
símbolo , y que en consecuencia se convierte en el registro candidato para operaciones
de modificación y eliminación. La siguiente gráfica muestra el registro corriente de una lista
de datos (Ver Figura No. I-13).
Figura No. I-13
Página No. 8
3. BARRA DE HERRAMIENTAS PARA EL ÁREA DE LISTA Esta barra pone a disposición del usuario un poderoso grupo de opciones de manejo de
datos, actuando directamente sobre el conjunto de registros que aparece en el área de lista.
El conocimiento y uso exhaustivo de estas opciones posibilita al usuario el manejar de forma
eficiente y efectiva los datos administrados en el sistema, garantizando así una generación
creativa de información útil para las operaciones y toma de decisiones oportunas.
Vale la pena mencionar que también la barra de herramientas cuenta con opciones que
actúan sobre el filtro de la ventana que opcionalmente posee el área de lista. Es de señalar
que un filtro es un área donde se presenta una serie de parámetros de búsqueda que
pueden ser definidos con valores específicos y que actúan sobre la lista de registros de la
ventana, presentando únicamente los datos que cumplen con las condiciones definidas en el
filtro. Por ejemplo, si se presenta una lista de estudiantes, en caso de contarse con un área
de filtro y si ésta lo permite, podría escoger un valor específico para el sexo de los
estudiantes, y así mostrar únicamente aquellos estudiantes con sexo femenino. De esto se
deduce que el uso de filtros, constituye una de las herramientas de manejo de datos más
poderosas con que cuenta el módulo.
En la Figura No. I-14 se presenta una descripción de las opciones disponibles en la barra de
herramientas para el área de lista.
Figura No. I-14
Limpiar Criterio
Si la ventana que muestra el área de lista tiene la posibilidad de
filtrar registros, es decir, cuenta con una área para definir filtros,
esta opción permite limpiar las casillas de valores del filtro,
dejándolos listos para definir nuevos valores, o dejarlos vacíos para
eliminar la acción del filtro.
Ejecutar
Consulta
Permite ejecutar el filtro a partir de los valores definidos en los
campos del área respectiva, con el objeto de obtener información
específica.
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Primera Página
Permite posicionarse en la primera página de registros de la lista.
Página Previa
Permite ir a la página anterior de registros de la lista.
Página Siguiente
Avanzar a la siguiente página de registros de la lista.
Ultima Página
Ir a la última página de registros de la lista.
Buscar
Permite buscar un texto específico en los registros de la lista a partir
de asignar valor a uno de los campos mostrados en la ventana de
diálogo respectiva. Al activar esta opción, se despliega la siguiente
ventana de búsqueda(Ver Figura No. I-15).
Figura No. I-15
En esta ventana debe seleccionarse la columna sobre la cuál se desea buscar (Dónde) y
cuál es el texto o valor que se desea encontrar (Qué). También le muestra otras opciones de
la búsqueda las cuales son:
1. Arriba: la búsqueda se realiza en los registros que se encuentran hacia arriba del
registro actual o corriente.
2. Abajo: la búsqueda se realiza en los registros que se encuentran hacia abajo del
registro actual o corriente.
Página No. 10
3. Palabra completa: la búsqueda se realiza buscando registros que contienen
exactamente la palabra y no como parte de alguna palabra de longitud mayor.
4. Mayúsculas: busca la existencia de registros que contienen en letra mayúscula el
texto digitado.
En cualquiera de las opciones mencionadas, cuando la búsqueda es exitosa se coloca el
puntero en el primer registro que cumple con la condición (Ver Figura No. I-16).
Figura No. I-16
En caso de no encontrar registros que cumplan la condición, se presenta un mensaje de
notificación(Ver Figura No. I-17).
Página No. 11
Figura No. I-17
Ordenar
Permite ordenar los datos mostrados en el área de lista de registros de la
ventana. Al activar esta opción, se presenta una ventana de ordenamiento
(Ver Figura No. I-18).
Figura No. I-18
Debe presionar clic sobre cada uno de los campos sobre los cuáles se desea ordenar, y
manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse, proceder a arrastrar el campo hacia
Página No. 12
el área de ventana de ventana que dice Ordenar por... suelte el botón del mouse y
seleccione si quiere el ordenamiento ascendente o descendente. Puede hacer ordenamiento
por los campos que considere necesario. Además, la lista puede quedar ordenada mientras
no se salga de la ventana de listado de registros, siempre y cuando de un clic en Mantener Lista Ordenada.
Nuevo Registro
Permite adicionar un registro. Al dar un clic sobre este icono se
presentará al usuario la ventana de edición con un registro en blanco.
Abrir Registro
Permite realizar modificaciones sobre un registro que el usuario haya
seleccionado.
Eliminar Registro
Permite eliminar el registro seleccionado.
Imprimir
Permite imprimir el listado de datos que el usuario se encuentra
visualizando, con la opción que éste puede seleccionar si imprimir o
no la lista cuando no posee un reporte asociado.
Imprimir Lista
Permite imprimir el listado de registros tal como se muestra en la
pantalla.
Cerrar Archivo
Permite al usuario salir del sistema o de la ventana actual donde se
encuentra.
Página No. 13
4. BARRA DE REPORTES
La presentación de la información en reportes es uno de los aspectos más importantes, ya
que permiten al usuario obtener el resultado del procesamiento de la información que ha
ingresado al sistema. Es por ello que resulta sumamente importante dar un tratamiento
especial a los reportes que constituyen una de las principales salidas del sistema, es así
como se presenta al usuario una barra con múltiples opciones que le permitirá una
administración más efectiva de dichos reportes, la apariencia de la barra de reportes se
muestra por medio de la Figura No. I-19:
Figura No. I-19
A continuación se presenta un detalle de la función que cada uno de los comandos que
conforman la barra desempeña:
Limpiar
Criterio
Si el reporte que el usuario está observando, posee un área de filtrado,
este icono realiza la acción de borrar todos los criterios que han sido
especificados anteriormente, permitiendo que puedan colocarse nuevos
valores.
Ejecutar
Consulta
Permite al usuario recuperar la información que se mostrará en un
reporte, ya sea después del establecimiento de elementos de filtrado o
simplemente la obtención de la información que se visualizará.
Primera
Página
Proporciona al usuario una opción muy importante de movimiento dentro
del informe que se encuentra observando, le permite regresar a la
primera página del reporte, en caso que el usuario se encuentre
posicionado en una página diferente a ésta.
Página
Anterior
Da al usuario la posibilidad de moverse desde la página que se
encuentra situado a la anterior a ésta, es muy útil cuando los reportes
constan de varias páginas, si el informe consta de sólo un página
siempre se activa esta función pero no se visualiza su utilidad.
Página No. 14
Próxima
Página
Permite que el usuario pueda moverse de la página en la que está
posicionado actualmente, hacia la siguiente dentro del reporte
Ultima
Página
Permite al usuario una movilidad mayor dentro de los reportes ya que
hace posible que desde la página en la que esté se mueve el cursor
inmediatamente a la última página que el informe posee.
Reglas
Presenta al usuario las diferentes medidas de la(s) página(s) que
contiene el reporte, haciendo posible que el usuario modifique los límites
del ancho y alto de la(s) página(s).
Tamaño
Completo
Permite al usuario visualizar el reporte el porcentaje total de la vista, es
decir al 100 % de la visibilidad permitida.
Mostar Página
Presenta al usuario una vista de la página completa del reporte, de
forma que pueden observarse la distribución completa que éste posee
dentro de la página misma.
Aumentar
Tamaño
Sirve al usuario para incrementar la vista de los datos del informe de tal
forma que le sea posible leer la información que se presenta, puede
presionarse tantas veces hasta que el tamaño en el que se muestra,
satisfaga al usuario.
Reducir
Tamaño
Permite al usuario disminuir gradualmente el tamaño en el que se
muestra el reporte, puede presionarse tantas veces hasta que el usuario
logré tener el tamaño en el que visualiza mejor el reporte.
Configurar
Propiedades
Presenta al usuario las diferentes propiedades que posee la página del
reporte que se está observando, cuando se haga clic en esta opción se
presentará un cuadro de diálogo en el cual se permite seleccionar el
diseño de la página, ya sea vertical u horizontal y también tiene la
posibilidad de especificar el número del página hacia la cual el usuario
puede requerir moverse en un momento determinado.
Normal
Permite al usuario especificar que la impresión del reporte que está
observando pueda realizarse en forma vertical, únicamente haciendo
clic en este icono.
Página No. 15
Apaisado
Permite al usuario especificar que la impresión del reporte que está
observando pueda realizarse en forma horizontal, únicamente haciendo
clic en este icono.
Imprimir
Permite al usuario visualizar la ventana de diálogo de las opciones de
impresión. (Ver Figura No. I-20)
Figura No. I-20 El usuario puede especificar el número de páginas a imprimir, las copias que necesita,
además también de la orientación del papel y la especificación de la impresora en la cual
se va ha imprimir el reporte.
Cerrar Vista
Es una opción muy útil que permite al usuario salir de la pantalla del
reporte en que se encuentra en un momento determinado.
Página No. 16
PARTE II
DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD
Página No. 17
CAPITULO II
FINALIDAD DEL SISTEMA
Página No. 18
Finalidad del Sistema de Registro Académico.
El sistema de Registro Académico ha sido creado con la finalidad de permitir el registro,
procesamiento y recuperación de datos de los estudiantes que se manejan en cada Centro
Educativo del país, con el propósito de mecanizar el procesamiento de la matrícula, notas y
emisión de reportes de una manera efectiva y eficiente.
Es una herramienta necesaria para el manejo mecanizado de la información de cada
alumno. En este módulo se podrá ingresar desde la solicitud de matrícula, información
general del alumno para actualizar la ficha, asignación al grado correspondiente, ingreso de
las notas en el transcurso del año cursado de cada una de las actividades por unidad, si se
trata del nivel de Parvularia; por materia, si es Básica o Media; además, el sistema podrá
llevar un histórico académico por alumno, teniendo muy en cuenta que el estudiante tiene
una definición única a través del Número Único del Alumno (NUA) que este módulo será
capaz de generar.
Este es uno de los beneficios más importantes que este módulo presenta a la Educación de
nuestro país en general. Se trata de un historial académico por alumno. Es decir, que a
través del Código Único de Alumno podremos saber todo acerca de un estudiante específico,
grados cursados, notas obtenidas, cambio de centro de estudios, repitencia, deserción, etc. y
lo más importante que será información mecanizada que puede ser consultada por todos los
distintos niveles: local, regional y nacional.
Es por eso que con este sistema se dota al sistema educativo nacional de una herramienta
novedosa, sin costo, que puede ser utilizada en todos los puntos del país en beneficio de los
estudiantes mismos.
Página No. 19
CAPITULO III
DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES
Página No. 20
Descripción de las operaciones Las operaciones más importantes que se llevan a cabo en el sistema de Registro Académico
se describen a continuación:
1. Registro de estudiantes: El usuario es el encargado de registrar en el sistema la información que identifica a los
estudiantes de los cuales se creará y se llevará el historial en el centro educativo, esta
constituye la operación con la cual se inicia el funcionamiento básico del sistema.
2. Creación de los grados: A través de esta operación, el usuario del sistema es capaz de definir los diferentes grados
que se manejarán en el centro escolar que utilice el sistema, permitiendo así que cada centro
educativo construya su propia estructura académico adecuada a las necesidades propias del
centro escolar.
3. Ingreso de matrícula: Una operación sumamente importante que permite que los estudiante puedan matricularse
en grados creados en el sistema, lo cual permite una clasificación detallada de la información
que se manejará del estudiante.
4. Registro de evaluaciones: Por medio de esta operación el usuario ingresa las calificaciones que los estudiantes
matriculados en un grado determinado han obtenido, esta operación es muy importante en el
sentido que permite registrar el avance que el estudiante esta observando en los diferentes
períodos que se miden en el centro educativo, por medio de un atributo muy importante, las
calificaciones.
5. Generación de promedios finales: Es una operación interna que realiza el sistema y permite generar los promedios finales que
han obtenido los estudiante, agilizando el proceso de entrega de notas.
Página No. 21
CAPITULO IV
DETALLE DE FUNCIONAMIENTO
Página No. 22
Detalle del funcionamiento En este capítulo encontrará la descripción detallada del funcionamiento de cada una de las
opciones que se encuentran disponibles en el Sistema de Registro Académico, así como un
desglose de los datos que necesitará introducir al sistema para obtener resultados
satisfactorios.
Para iniciar el recorrido por el sistema de Registro Académico es de suma importancia
conocer cuales son las principales opciones a las que se tendrá acceso, para ello, a
continuación se presenta la barra de menú principal que se utiliza en el sistema:
Descripción de la barra de menú principal del Sistema de Registro Académico Esta barra permite al usuario tener a su disposición las opciones principales que se pueden
realizar desde el sistema de Registro Académico, consta de submenús muy importantes que
ayudarán al usuario a utilizar de una manera óptima el sistema, está estructurada de una
manera secuencial, es decir que para llevar a cabo cierto número de operaciones es
necesario haber introducido información en las opciones anteriores a la que se está
ejecutando en un instante de tiempo.
El conocimiento y uso exhaustivo de estas opciones de menú posibilita al usuario el manejar
de forma eficiente y efectiva la introducción y administración de la información que se
introduzca o se genere dentro del sistema, ya que es de recordar que la información
resultante depende de que tan confiables sean los datos introducidos por el usuario.
Para conocer mejor cuales son las opciones de menú principal, se muestra a continuación la
barra de menú principal del sistema de Registro Académico (Ver Figura No. IV-1 ), la cual
podrá identificar el usuario por la apariencia siguiente:
Figura No. IV-1
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Las opciones principales que se muestran en la barra se detallan a continuación:
1. Archivo: Esta opción permite al usuario tener acceso a las sub opciones que se muestra
en la figura siguiente.
Figura No. IV-2
1.1. Usuarios: Permite tener acceso a la creación, modificación y eliminación de usuarios,
así como administración de las opciones que se le permitirá utilizar a cada usuario,
con esta opción se permite llevar una administración eficiente de los usuarios que
están autorizados para realizas las acciones que han sido definidas para cada uno
de éstos.
1.2. Configuración del Centro Educativo: Esta opción es de suma importancia, ya que
permite seleccionar el centro educativo en el cual se está trabajando, debe el usuario
verificar que efectivamente se encuentra el en Centro Escolar que quiere administrar,
esto en aquellos equipos en los cuales se administren varios centros educativos y
aunque no fuere así, realizar la revisión le permitirá estar seguro que efectivamente
se encuentra trabajando en el centro escolar que usted necesita, con esto el usuario
garantiza que otros centros educativos no tengan acceso a la información que no les
corresponde.
Página No. 24