manual de trucos excel byreparaciondepc.cl

5/10/2018 Manual de Trucos Excel ByReparaciondepc.cl - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-trucos-excel-byreparaciondepccl 1/294

GELtOSNE.IORESRUG

/,rN/¡Y/,rO'REILLY' oaYtdnahn huw



Contenido

ZPorqué los mejores trucos

Cómo obtener v utilizar los

de Excel?

trucos

7 71 B

1 B7 9202 7

23

2 32424

252 730303 1333 336

Cómo utilizar este ibroCómoestá rganizado ste ibro.. . . . . . . . . .Usuarios eWindowsy Macintosh.. . . . . . . . . . . . .Convencionestilizadasen este ibro . .......

Capítulo1. Reducir afrustraciónen los ibrosyen las hojasde cálculo.. . .

L a r e g l aB O / 2 0 . . .

Tiucos sobre a estructuración

Tiucos sobre el formato

Tiucos obreórmulas . . . . . . . . . . . . . .1. Crear una vista personal de los l ibros de Excel .........

2. Introducir datos en varias hojas de cálculo simultáneamente...... . . .. . . . . . . .Agrupar hojasdecálculomanualmente.................Agrupar hojasde cálculoautomáticamente...........

3. Impedir que los usuarios realizan ciertas accionesImpedir el comando Guardar como en un libro de ExcelImpedir que los usuarios impriman un libro de Excel



1 0 Contenido

4 .

Impedir que os usuarios nsertenmás hojasde cálculoImpedir confirmaciones innecesariasActivar las macroscuandono se enga ninguna

Mensajes econfirmaciónpara guardarcambiosqueno sehan realizadoImpedir os avisosde Excelpara macrosgrabadasOcultar hojas para que no puedan ser mostradasPersonalizar el cuadro de diálogo Plantillas y el libro predeterminado . ..Crearsu propia pestañade plantillastrtilizar un libro personalizado e forma predeterminadaCrear un índice de hojas en el libro

Limitar el rango de desplazamiento de la hoja de cálculoBloquear y proteger celdas que contienen fórmulas .

Encontrar datos duplicados utilizando el formato condicionalAsociar barras de herramientas personalizadasa un libro

en particular

Burlar el gestor de referencias relativas de Excel

Quitar vínculos "fantasma" en un libro ..Reducir un libro que está hinchadoEliminar formatos superfluosPuestaa punto de os orígenes e datosLimpiar ibroscorruptos ..... . . . .. . . .

15. Extraer datos de un libro corruptoSi no puede brir un l ibro .... . . . . . . ..Si no puedeabrir el archivo

1ó. Validar datos en basea una l ista situada en otra hoja .... . . . .. . .Método 1. Rangos on nombreMétodo 2. La función INDIRECTOVentajasy desventajasde ambos métodos

1 7. Controlar el formato condicional con casillas de verificación ...... . ....Configurar casillasde verificación para formato condicionalActivaro desactivar l resaltado e osnúmeros................

18. Identificar fórmulas con e l formato condicional19. Contar o sumar celdas que se ajustan al criterio del formato condicional .

Una al ternat iva. . . . . . . . . . .. . . .

20. Resaltar Filas o columnas impares

3 6

3 73 7

3 B3 9

4 7

424343

45

4 7

5 7

54

5 6

5 B

5 B

6 7626 36 3

64646 5

5 .

6 .

7 .

B .

9 .

1 0 .7 7 .

72.

1 3 .

7 4 .

Capítulo . Trucos obre ascaracterísticasncorporadasn Exce|..............9

6 96 9707 7

7 77 772

75

767 7

7B



Contenido

21. Crearefectos n 3D en tablaso celdas . . . . . . . . . . . . . . 0

Ut i l izarun efecto D enuna tabladedatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

22. Activar y desactivar el formato condicional y la validación de datos

con una casi l lade ver i f icac ión . . . . . . . . . . . . . . . . . .8223. Admitir múlt iples listas en un cuadro de l ista despIegabIe...... . . . . . . .. . . . . . . . .4

24. Crear listas de validación que cambien en base a la selección realizada

e n o t r a i s t a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

25. Forzar la validación de datos para hacer referencia a una lista

e no t r ah o j a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .BMétodo 1. Rangoscon nombre . . . . . . . . . . . . . . B

Método 2. La función INDIRECTO .... . . . . .BB

Venta jas desventa jas e cadamétodo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Util izar Reemplazar para el iminar caracteres no deseados... . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

1 1

2 6 .2 7 .28 .2 9 .30 .3 1 .3 2 .3 3 .

34.3 5 .

Convertir números de texto en números reales

Personalizar os comentarios de las celdas

Ordenar más de tres columnas

Ordenación leator ia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Manipular datos con el f i l tro avanzado ............97

Crear ormatos de número personal izados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

Añadir más niveles de Deshacera Excel ...... . .. "lO7

Crear i s taspersona l i zadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .lO7

Subtotales en negritas de Excel ..... 1OB

El rucosobre l ruco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

3ó. Convertir las fórmulas y funciones de Excela valores ...... 111

Ut i l izarPegadospecial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11tltilizar Copiar aquí sólo valores

909294

7 7 7

Util izar una macro ......... 12

37. Añadir datosautomát icamentea una l is ta de val idac ión. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .13

38. Tiucar las características e fecha y hora de Excel ..... .......776

Sumarmása l l áde as24 horas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Cálculos de fecha v hora 7 7 7

Horas v fechas eales ... . . . . 119

ZUn fallo de fechas? 779

Capítulo 3. Trucos sobre nombres ........123

39. Usardireccionesedatos or el nombre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7240. Utilizar el mismo nombre para rangos en diferenteshojas de cálculo .. 724



1 2 Contenido

4"1 Crear funciones personalizadasutilizando nombres42. Crear angosqueseexpandan contraigan ..............43. Anidar rangosdinámicospara obteneruna flexibilidadmáxima..........

44. Identificar rangos con nombre en una hoja decálculoMétodo 1

Método 2

45. Tablas inámicas:n truco en sí mismas.. . . . . . . . . . . . . . .ZPorqué se es lama tablas dinámicasT .. . . . . . . . . . .

ZPara qué cosas resultan buenas las tablas dinámicas?

ZPor qué utilizar tablas dinámicas cuando las hojas de cálculo ya ofrecen

muchas funciones de análisis?Los gráf icos dinámicos como extensión de as tablas dinámicas .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .

Crear tablas y listas para ser utilizadas en tablas dinámicas

El Asistente para tablas dinámicas y gráficos dinámicos

46. Compartir tablas dinámicas pero no sus datos

47. Automatizar la creaciónde tablas dinámicas

48. Mover los totales f inales de una tabla dinámica...... .. . . . . .

49. Utl l izar de forma efectivadatos de otro l ibro dinámicamente ..... . . . .. . . . .

143

744

744

745745

745

7 4 7

748

1 5 0

1 5 3

75 4

7 2 7

729

73 6

739739747

Capítulo . Trucos obre ablasdinámicas. .............43

Capítulo5. Trucos obregráficos .......... 5950. Separaruna porciónde un gráfico circular .... 75951. Creardosco4juntosde porciones n un único gráficocircular ............76752. Creargráficosqueseajustena los datos ........ 163

Dibujar Ios últimos x valores correspondientes a las lecturas ...... 166

53. Interactuar on os gráficosutil izandocontroles ersonalizados..........66Utilizar un rango dinámico con nombre vinculado a una barra

dedesp lazamien to . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Utilizar un rango dinámico con nombre vinculado a un cuadro de ista

desp legab le . . . . . . . . . . . . . . 16954. Ties ormas rápidaspara actual izar os gráf icos . . . . . . . . . . . . . . . .770

Ut i l izararrast rar colocar . . . . . . . . . . . . . . . . . ' l7OUt i l izar a barrade órmulas . . . . . . . . . . . . . . .7 ' lArrast rarelárea elborde . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174

55. Crearun s imple gráf ico de t ipo termómetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

5ó. Crear un gráfico de columnas con anchos y altos variables ................ . ,78



Contenido 1 3

57. Crear un gráfico de t ipo velocímetro ...............782

58. Vincular los elementosde texto de un gráfico a una celda ................... 88

59. Tiucar los datos de un gráfico de forma que no se dibujen las celdas

en b lanco . . . . . . . . . . . .89Ocul tar i lasy columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Capítulo 6. Trucos sobre fórmulas y funciones .......193

60. Añadirun textodescript ivo las órmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

61. Mover fórmulas relativas in cambiar asreferencias.........................94

62. Cornparar os angosde Excel .... '195Método 1. Utilizar Verdadero Falso .. . '195

Método2. Uti l izar el formato condicional ...............196

63. Rel lenar odas as celdas n blanco en una I is ta. . . . . . . . . . . . . . . . . .797Método 1. Rellenar as celdas n blancomedianteuna fórmula .. . "l9B

Método2. Rellenarasceldas nblancoa travésde una macro .......................99

64. Hacer que las fórmulas se incrementen por filas cuando las copie

a lo l a r go de as co lumnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

65. Convertir fechas en fechascon formato de Excel ...............202

6ó. Sumar o contar celdasevitando valores de error ...............203

ó7. Reducir el impacto de las funciones volátiles a la hora de recalcular..... 205

68. Contar solamenteuna aparición de cada entrada de una l ista .... . . . . . .. . . .206

69. Sumar cadados, tres o cuatro fi las o celdas ...2O7

70. Encontrar Ia enésima aparición de un valor .... 2O9

71. Hacerque la func ión subtotal de Excelseadinámica . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . 12

72. Añadir extensiones e fecha . . . . . . . . .274

73. Convertir números con signo negativo a la derecha a números

74.

d eE x c e l . . . . . . . . . . . . . . 2

Mostrarvalores ehora negativos .. . . . . . . . . . . . . . . .21Método 1. Cambiar el sistemade fecha predeterminadode Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. ' lB

Método 2 . U t i l i zar la func ión TEXTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Método 3. Ut i l i zar un formato persona l i zado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 '9

Utilizar a funciónBUSCARV lo largo demúltiples ablas ................22Mostrar el tiempo otal como días,horasy minutos ........222

Determinar el número de días especificados ue aparecenencua lqu ie r es . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Cons t ru i rmega ó rmu las . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

7 5 .

7 6 .

7 7 .

7 8 .



1 4 Contenido

el trabajo de muchas funciones

Capítulo 7. Trucossobre macros......

81. Acelerarel códigoy eliminar los parpadeos e a pantalla82. $ecutar una macro a una determinadahora83. Utilizar CodeName ara hacer referencias hoias en los libros

d eE x c e l . . . . . . . . . . . . . . 2 4 0Conectar e orma fácilbotonesa macros .....241Crearuna ventanadepresentaciónaraun libro ..............243Mostrarun mensaje e"Por avor,espere".. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246Hacerqueuna celdaquedemarcadao desmarcada l seleccionarla.....247Contaro sumar celdas ue enganun color de rellenoespecífico........248Añadir el control Calendario e Microsoft Excela cualquier ibro ........250Protegerpor contraseña desprotegerodas as hojasde cálculo

7 9 .

80 .

8 4 .

Bs .8 6 .

8 7 .

B B .

8 9 .

9 0 .

9 7 .

9 2 .

9 3 .

9 4 .

Tiucar mega fórmulas que hagan referencia

Tiucar una de las funciones de base de datos

a otros libros 227

de Excel para que haga

228

237

2 3 7238

2s22 55

2 5 6

258

260

267

2 6 7

2 7 8

2 8 B

2 932 9 52 9 6

2 9 62 9 7300

3 0 1

3 073073 0 7

rápidamente

Recuperarel nombre y la ruta de un libro de ExcelIr más allá del límite de tres criterios del formato condicional ..Ejecutar procedimientos en hojas protegidas

Distribuir macros

CapítuloB.Conectando xcelconel mundo

95. Cargar un documento XML en Excel

96. Guardar en SpreadsheetMly extraer datos.........

97. Crear hojas de cálculo uti l izando SpreadsheetMl .... . . . . .. . .98. Importar datos directamente en Excel

Ejecutarel trucoEl truco del ruco

Hacer que la consulta sea dinámicatltilizar datos diferentes

Resultados on gráficos

99. Acceder a servicios Web SOAP desde Excel

100.Crear hojas de cálculo Excel utilizando otros entornosSpreadsheetWriteExcei..Spreadsheet:ParseExcel



Contenido 1 5



Cnpírurc

Reducir la frustraciónen los libros y en las hoias

de cálculoTrucosI a 15

Los usuarios de Excel saben que los libros son un concepto muy potente. Peroigualmente, muchos usuarios son conscientes que trabajar con estos libros pue-de provocar un gran número de inconvenientes. Los trucos de este capítulo leayudarán a eütar algunos de esos inconvenientes a la vez qu.esacarán provechode algunos métodos más efectivos, pero en ocasiones desconocidos, con los quepuede controlar sus libros de trabajo.

Antes de profundizar en dichos trucos, merece la pena echar un vistazo rápi-do a algunos conceptos básicos que harán mucho más sencillo crear trucos efec-tivos. Excel es una aplicación muy potente de hojas de cálculo, con la que sepueden hacer cosas ncreíbles. Por desgracia, muchas personas diseñan sus hojasde cálculo de Excel con poca previsión, haciendo difícil que puedan reutilizarlas oactualizarlas. En este apartado, proporcionaremos numerosos trucos que puedeutilizar para asegurarse de que crea hojas de cálculo lo más eficacesposibles.

La reglaBO/2O

Quizá la regla más importante a seguir cuando se diseña una hoja de cálculoes tener una visión a largo plazo y nunca presuponer que no necesitará añadirmás datos o fórmulas a la hoja de cálculo, ya que la probabilidad de que ocurraesto es alta. Teniendo esto en mente, deberá dedicar alrededor del BO%de su tiem-po en planificar la hoja de cálculo y alrededor del2Oo/o n implementarla. Aunqueesto pueda parecer extremadamente ineficiente a corto plazo, podemos asegurarque a largo plazo será una gran ventaja, además de que después de haber hechovarias planificaciones, luego será mucho más sencillo. Recuerde que las hojas de



24 Excel. osmejores rucos

cálculo están pensadaspara hacer sencilla la obtención de la información porparte de os usuarios,no sólo para presentarlay que tengabuen aspecto.

Trucos obre a estructuraciónSin duda, el fallo número uno que cometen muchos usuarios de Excel cuando

crean sus hojas de cálculo esque no configuran y organizan la distribución de lainformación en la manera en la que Excel y sus características esperan.A conti-nuación, y sin ninguna orden en particular, mostramos algunos de los fallosmás comunesque cometen os usuarios cuando organizan una hoja de cálculo:

. Dispersión nnecesariade los datosa lo largo de diferentes ibros.' Dispersión nnecesariade os datos a lo largo dediferentes hojas de cálculo.

. Dispersión nnecesariade os datosa lo largo de diferentes ablas.

. Tener ilas y columnas en blanco en tablascon datos.

. Dejar celdas acíaspara datos repetidos.

Los res primeros puntos de a lista tienen quever con una cosa:siempredebeintentar mantener los datos relacionadosen una tabla continua. Una y otravezhemos podido ver hojas de cálculo que no siguen estasimple regla y por tantoestán limitadas en su capacidadpara aprovechar por completo algunas de lasfuncionesmás potentesde Excel, ncluyendo las tablasdinámicas, os subtotales

y las fórmulas. En dichosescenarios, ólopodrá utilizar estas uncionesaprove-chándolaspor completocuando organicesus datos en una tabla muy sencilla.No esuna mera coincidenciaque las hojas de cálculo de Excelpuedan albergar

65.536 filas pero solamente256 columnas.Teniendo stoen mente,debería on-figurar las tablas con encabezados ecolumnas que vayan a lo largo de a prime-ra fila y los datosrelacionadosdistribuidos de forma continua directamentedebajode os encabezadospropiados.Si observaque está epitiendoel mismo dato a lolargo de doso más filas en una de esascolumnas,evite a tentación de omitir losdatosrepetidosutilizando celdasen blanco para indicar dicha repetición.

Asegúresede que los datos están ordenadossiempre que seaposible. Excel

disponedeun excelenteconjunto de fórmulas de referencia,algunas de as cualesrequieren que los datos estén ordenadosde manera lógica.Además, a ordena-ción acelerará ambién el procesode cálculo de muchas de as funciones.

Trucossobreel formato

Más allá de la estructura, los formatos también puedencausar problemas.Aunque una hoja de cálculo debería ser fácil de eer y seguir, estosuele sera costa



1. Reducir a f rust rac ión n los ibrosy en lashojasde cálculo 2 5

de la eficiencia. Somosgrandes creyentesde "mantenerlo todo sencillo", aunquemuchas personasdedicangrandes cantidadesde tiempo a formatear sus hojas decálculo. Aunque no seden cuenta, estetiempo frecuentemente sueleser a costa

de la eficiencia. La sobrecarga de formatos hacen que aumente el tamaño dellibro y aunque ésteparezcauna verdaderaobra de arte, puedeparecerlehorriblea otra persona. Debeconsiderar la posibilidad deutilizar algunos coloresuniver-salespara sushojas de cálculo, como puedan ser el negro, el blanco y el gris.

Siempre esuna buena idea dejar al menos tres filas en blanco por encima de latabla (al menos tres, aunque es preferible dejar más). Sepuedenutilizar estasfilas para insertar funciones de base de datos y de filtrado avanzado. Muchaspersonas ambién sepreocupan por cambiar la alineación de as celdas.De formapredeterminada, los números en Excel se alinean a la derechay los textos a laizquierda, y realmente existenbuenasrazonespara dejarlo así. Si empiezaa cam-

biar estosformatos, resultará que no podrá sabersesi el contenido de una celdaes un texto o un número. Esmuy habitual encontrar gente que hacereferencia aceldasque parecennúmeros pero en realidad son texto. Si cambia la alineaciónpredeterminada,conseguiráhacerseun lío. La única excepcióna estaregla po-

drían ser os encabezados e as columnas.

De formato texto a las celdas sólo cuando sea completamente necesario,yaque todos los datos que se ntroduzcan en dichos celdasse convertirán en texto,incluso si lo que deseabaera introducir un número una fecha. Peor aún, cual-quier celda que albergue una fórmula que haga referencia a una celda con for-mato texto, también quedaráformatearla como texto. Y normalmente, no deseará

que las celdascon fórmulas estén ormateadas así'Thmbién pueden crear problemas las celdascombinadas. La basede datos de

conocimientos de Microsoft estárepleta deproblemas frecuentesque se encuen-tran en relación a las celdas combinadas. Una buena alternativa es utilizar laopción Centraren la selección,que se encuentraen el cuadro de ista desplegableHorizontalde a pestañaAlineacióndel cuadro de diálogo Formatode celdas.

Trucossobre órmulas

Otro de los grandes erroresque a menudo cometen los usuarios con las fór-

mulas deExcel eshacer referencia a columnas enteras. Esto haceque Excel engaque examinar en potencia miles, sino millones de celdasque de otra manera po-dría ignorar.

Tomemos, por ejemplo, un caso en el que tiene una tabla con datos que se

distribuyen desdea celdaA1 a la celdaH1O0O.Puededecidir que deseautilizaruna o más fórmulas de referenciade Excelpara extraer la información requerida.Dado que la tabla continuará creciendo(a medida que añadan nuevos datos), eshabitual hacer referencia a toda la tabla, que incorpora todas las filas. En otras



2 6 Excel. os mejores rucos

palabras, a referencia eráalgo parecidoa A:H, o posiblemente 1 :Hó5536.puedeutilizar esta referencia de forma que cuando se añaden nuevos datos a la tabla,serán referenciados en las fórmulas automáticamente. Esto resulta un hábito

muy malo y siempre deberíaevitarlo. Todavíapuedeeliminar la constante nece-sidadde actualizar las referenciasde as fórmulas al incorporar nuevos datos quese añadena la tabla utilizando nombres de rangos dinámicos, que veremos enuno de os trucos que presentaremosmás adelante.

Otro problema típico que surge en las hojas de cálculomalamente diseñadases el recálculotremendamente ento. Mucha gente sugierecambiar el modo decálculo a manual, a través de la opción que apareceán h pestañaCalculardelcuadrodediálogoOpciones.

sin embargo,normalmente es un mal consejo,que puedeprovocar numero-sosproblemas.una hoja de cálculo son todas as fórmulas yiálculos, así como

Ios esultados ueproducen.Si util iza una hojade cálculoconel modo decálculomanual, tarde o temprano leeráalguna información que no haya sido actualiza-da. Puedeque las fórmulas esténreflejando valores u.t1ig..or envezde los actua*lizados,porque cuando seutiliza el modo de cálculomanual, debe orzar a Excela que los realicepulsando la tecla F9.

iPeroes muy sencilloolüdarse de hacer esto! Piénselode esta forma: si losfrenos de su cochese estuviesendesgastandoanto que hiciesenque fuera máslento, Zdesconectaríael pedal del freno y utilizaría

"lf"etro de mano en vez de

intentar arreglar el problema?Muchos de nosotros no haríamos algo así,perootras personasno tienen ningún inconvenienteen poner sushojas de cálcul,oenmodo de cálculo manual. Si tiene la necesidadde utilizar la hója de cálculo enmodo manual, entonces iene un problema de diseño.

Las fórmulas matriciales son otra de las causascomunesde los problemas.Están pensadaspara hacer referenciaa celdassimples,pero si los utiliza parahacer referenciaa grandes rangos, hágalo lo menos poiiute. cuando .,r, g"unnúmero de colecciones acen referenciaa rangos extensos,el rendimiento detlibro severá afectado,a veceshasta el punto en el que ni siquierasepuedeutili-zar y tiene que cambiar a modo de cálculo manual.

Lasfuncionesde basede datos de Excelproporcionan muchas alternativas aluso de fórmulas

matriciales,como veremosmás adelanteen un truco. Además,la ayuda de Excelofrecealgunos estupendosejemplosde cómo utilizar estas ór-mulas en grandestablas de datos para devolver ciertos resultados en base a múl-tiplescriterios.

Otra alternativa que a menudo espasadapor alto es a utilización de las ta-blas dinámicasde Exiel, queveremosÉnel.upit,rlo 4. Aunque las tablasdinámi-cas puedanparecersobrecogedorasa primeravez que seven, le recomendamosencarecidamenteque se familiarice con esta potente función de Excel, ya quecuando seaun maestro, sepreguntará cómo pudo sobrevivir sin ellas.



1. Reduc i ra f rus t rac ión n los ibros en lashojasde cá lcu lo 2 7

Al final del día, sino recuerda nada más acerca del diseño de la hoja de cálculo,

recuerde que Excel funciona mucho mejor cuando todos los datos relacionados

están distribuidos en una tabla continua. Eso hará que la utilización de los tru-

cos sea mucho más sencilla.

Crearunav¡sta ersonal e los ¡bros e ExcelExcel e permite mostrar var¡os ibros abiertossimultáneamentey por tanto

presentarlosen una vista personal izadaorgan¡zadaen diferentesventanas.

Entonces,puede guardar el espaciode trabajo como un archivo .xlw y

ut i l izar loposter iormente uando o desee.

A veces, trabajando con Excel, puede que necesite tener más de un libro abier-

to en Ia pantalla, lo que permite utilizar üsualizar los datos de múltiples librosde forma fácil y rápida.

En los siguientes párrafos describiremos cómo hacer esto de una forma orga-

nizada y ordenada. Abra todos los libros que deseeutilizar.

E

\o \

Para abrir más de un libro a la vez, seleccione a opción Archivo>Abrir,

mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona os l ibros qu e

deseaabrir y finalmente haga clic en el botón Abrir.

Desde ualquierade os libros de Excel no importa cuál), seleccionea opciónde menú Ventana>Organizar. i estáactivada a casillade verificación Ventanasdel libro activo,desactívela luego seleccionea organización que prefiera. Paraterminar, haga clic en el botón Aceptar.

Si eligió a opción Mosaico,se e presentarán os libros como un mosaico en lapantalla, al y como puedeverseen a figura 1.1.

Si seleccionaa opción Horizontal,se distribuirán los libros de arriba a abajoocupandotodo el ancho de la pantalla, tal y como semuestra en la figura 1.2.

Si eligió la opción Vertical, sedistribuirán los libros uno al lado del otro, deizquierda a derecha,como puedeverse en la figura 1.3.

Por último, como muestra la figura 1.4, seleccionandoa opción Cascadasemostrarán las ventanasunas encimade otras desdea parte superior zquierda ala parte inferior derecha. lna vez que los libros se muestran de a forma que másprefiera,puedecopiar,pegar,arrastrar, etc. nformación entre ellos ácilmente.

Si creeque más adelantequerría volver a utilizar estavista que acabade crear,puede guardar la configuración de la distribución de as ventanas como un espa-c io de trabajo. Para el lo, simplemente seleccione a opción de menúArchivo>Guardar rea de trabajo, ntroduzca el nombre de archivo en el cuadro



2B Excel. os mejores rucos

de diálogo correspondiente y haga clic en el botón Guardar. Cuando graba unáreade trabajo, la extensióndel archivo será .xlw e\vez de .xls. para recuperarun área de trabajo de Excela una ventana completa de uno de los libros en parti-

cular, simplemente haga doble clic en la barra de título de la ventana correspon-diente. thmbién puede hacer clic en el botón de maximizar de cualquiera de lasventanas del área de trabajo. lrna vez que haya acabado,puedecerrar los librosde Excelde la forma habitual.

$rchivo Edición [er lhsertar formato ![erramient,rs Dalos Veqtana ¡ l . ' ) i i . : , : : i ' l i

J # # S i r . $ é t r & ¿ - ; , ; g - ; s i - , ' : , 'f f i S , r - t l i l & g q l r n u ' ' "f r . f f iArial

n 4

. l r l - , I i I K $ = = = S $ 'x üü ú ig *n $ := := - , , 1 + -Á . f f iv f *

.,.iiir:.:!

t j¡II

iIl

,

t j. . . . - . I

j

I

tIill1

i

Figura 1.1. Cuatro libros abiertos en vista mosaico.

Cuando necesitevolver a abrir los mismos libros, bastará con abrir el archivo.xlw, con lo que mágicamente se mostrarán con la misma distribución con la quefueron guardados. si solamentenecesitaabrir uno de los libros, hágalo de laforma habitual. Cualquier modificación que haga en alguno de los libros que

forman parte del área de trabajo seguardará automáticamente cuando cierré elárea de trabajo como conjunto, aunque también puede guardar cada libro deforma individual.

5i dedicauna pequeñaparte de tiempo a configurar algunas üstas personali-zadaspara realizar tareas repetitivas que requieren de múltiples libroi abiertos,encontrará que esas areas serán más fáciles de gestionar. Quizá decida utilizardiferentes üstas para diferentes tareas repetitivas, dependiendode cuál sea latarea o cómo se sientaesedía.

1. Reducir a f rust rac ión n los ibrosy en lashojasde cálculo 29

grchiw fdicion [er lnserta' formato lBrramientas Dalos Veqtane I

- j # # 3 " * , C á t r i l ! $ - i ; S - ; d ¡ i ' ' ¡ ' , i ' r , i " , m g p # E - * i É lf f i r * p r ' : n +* f f i

, A r i a l - 1 0 - H l { S = = = S . $ ' " t " * A ¡ : € \ á f $ É F : = : : i : ? ' j 3 * . & -

r<"f r' rilrns¡q"lj-¡1o;¡gJnó¡rt-""

Figura '1..2.Cuatro libros en vista horizontal.

JHi-{j

I .i C j j $ ¿ ff ff i * i r '"$- gA r i a l - 1 0 - H f t $ = = = l ¿ j # ' ' : t - e , r u € * u i i o o f i= : F = - i i * - & - m

A'l '' ,e

Figura 1.3. Cuatro libros en vista vertical.



30 Excel. os mejores rucos

¡¡':.i i i i i i : i i ::l l.1..l l i.1.1...... ':. ' '.&rchiva fdición U.er lnserter fornratr: l[rrranrienlas üalos \¡ed:¡na i , .,,.,

- j , ; , # i * ; i - s , l í i ; + ' i , " - . 3 , , & - d ' ' : ' j , ' f f i r $ , E - i i l i ¿ l ü d r i " $ l r l ü %u r n , *;rrl:r

A r i ¡ l - 1 ü - N j f S = = = : i l * $ * t , : u € * u ] j . l i : = t = : , - " t + - * k . , l

A 1 #

. . . ' :l

+;ü ,T .

{1LI

9 .' j

1 0 '1 11 t1, 11 4 i1 5 i¡ñ

tf

l /

1 8 .

r{ { } rr no¡ar,,iüójá¡ fu:ai ¡

**{p_JxJ

, , 1tlUI"l

Figura 1.4. Cuatro libros en vista cascada.

Ilntroducir atosenvar¡as ojasde cálculosimultáneamenteEsmuy común tener los mismosdatosen var¡ashojasde cálculos imul táneamente. uedeut i l izar a herramientade Excelpara agrupardeforma que los datos ¡ntroducidosen una hoja se ntroduzcanautomát icamente n el restode hojasal mismo t iempo. Tambiéndisponemosde una aproximaciónmás rápiday más lex ib lepara hacerestatarea,que requierede un par de l íneasde código de Visual Basic orAppl icat ions VBA).

El mecanismoque ncorpora Excelpara hacerque os datos se ntroduzcan en

múltiples lugaresal mismo tiempo esuna función llamada "Grupo", a cual fun-cionaagrupando las hojasde cálculo de forma que todas esténünculadas con ellibro de Excel.

Agruparhojasde cálculomanualmente

Para utilizar la función Grupo manualmente, simplemente haga clic en lahoja en la queva a introducir los datosy pulse a teclacontrol (teclaMayús en



1. Reduc i r a f rus t rac ión n los ibros en lashojasde cá lcu lo 3 1

Macintosh) mientras hace clic en las pestañas de las hojas de cálculo en las quedesea insertar simultáneamente los datos. Cuando introduzca datos en cualquie-ra de las celdas de la hoja de cálculo, se introducirán automáticamente en el resto

de hojas de cálculo agrupadas. Misión completada.Para desagrupar las hojas de cálculo, bien seleccione una hoja de cálculo queno sea parte del grupo o bien haga clic con el botón derecho del ratón en cual-quiera de las pestañas de las hojas de cálculo agrupadas y seleccione la opciónDesagrupar hojas.

Cuando las hojas de cálculo están agrupadas, si echa un vistazo a labarra de título de Excel, verá que aparece la palabra "Grupo" encerradaentre corchetes. Esto le hace saber que todavía tiene agrupadas lashojas de cálculo. A menos que tenga vista de águila y una memoria de

elefante, es más que probable que no se dé cuenta o seolvide de que

tiene agrupadas las hojas de cálculo. Por tanto, le sugerimos que lasdesagrupe tan pronto como haya terminado con lo que estuviesehaciendo.

Aunque estemétodo es ácil, necesitaque recuerdeagrupar y desagrupar ashojas cuandonecesite, orriendo el riesgo de sobrescribirdatos en cualquier otrahoja de cálculo si se olvida de desagruparlas.Thmbién significa que seproduciránentradas de datos simultáneas ndependientemente e la celda en la que estési-tuado. Por ejemplo, qtúzá solamente desee ntroducir datos simultáneamente

cuando se encuentreen un cierto rango de celdasen particular.

Agruparhojasde cálculoautomáticamente

Puedeevitar estos nconvenientes fácilmente utilizando un código VBA muysencillo. Para que pueda funcionar, deberesidir dentro del módulo privado delobjeto Sheet Hoja).Paraacceder ápidamenteal módulo privado, haga clic con elbotón derechodel ratón en la pestañacon el nombre de la hoja y seleccioneaopción Ver código. Entoncespodrá utilizar uno de los eventosde Excelpara lashojas de cálculo, los cuales ocurren dentro de la propia hoja de cálculo, como

puedeser cambiar una celda, seleccionar n rango/ activar, desactivar,etc. me-diante dichos eventos,podrá mover el código dentro del módulo privado del obje-to Sheet. Lo primero que hay que hacer para que funcione el agrupamiento esdar nombre al rango de celdasque desea ener agrupadas de forma que los datosse ntroduzcan automáticamente en el resto de hoias de cálculo.Escribaestecó-digo en el módulo privado:

Private Sub Worksheet_Sel-ect ionChange (ByVa1 Target As Range)I f No t I n t e rsec t (Range ( " M i Rango" ) . T a rge t ) I s No t h i ng T hen




rHoja5 se ha co locado pr imero a propósi to ya que será' la ho ja act i va desde l -a que trabajaremos

S h e e t s ( e r r a y ( i l H o j a 5 t , " H o j a 3 ' , , " H o j a 1 u ) ) . S e l e c tE l s e

M e . S e l e c tlind t r

.E;Nd SUlf

En estecódigo, hemos utilizado el rango cuyo nombre es "MiRango",peropuedecambiar este nombre por el que estéutilizando en su hoja de cálculo. Thm-bién deberácambiar los tres nombres de hoja en el código, al y como semuestrala figura 1.5, con aquellos nombres de hoja que deseaagrupar. Cuando hayaterminado, cierre a ventana de módulo o bien pulseAlt/Comando-epara vol-ver a la ventana principal de Excel.

ffis#xII{1t{

$ : H$ velrro¡ect (Librol):j .,::* fvlirr¡s¡rfExrel lbiel:r-rs

, S] no¡ar no¡ar¡

El nn¡ae HniatJ

ffi r-rn¡a:Hoje3)EÍtilnoia+ {Hoia4j

ffl$lorksheet J lSeleetionChanse J

Fr i¡ ¡ate , - :1 i-ür Iork=Lreer r_l fEreu: r -1, : r r r lh*n 'Je iEy 'v '¿1 Target As Rf i :

r f I '1 , : t . rnr : .ersect . iF.anqe i " l , f iF . angú" 1 . Target - l r=: I ' , I ' : t .h in '" . "' I { i ,

l ' 3 . 5 s * i ? , 3 ' : ' : 1 , : , : , : . ; 1 , : F, f l t { i e I - , : ,i Ir i - r : r F i r : r 5 : t . ¡ : ¡ 1 r i 3 , : { i - t * S*

I i , *l i r - j r 3 : r ¡ l l . i t . r a t l * * d * ii á r : { i - r * t. I , : J : ¡ , R l i { t - * : t t , ; ? * j

l j F r e e r - = i J r r r a l r ( "H , _ r ¡ ft S ", " H r _ 1 _ i fl l ", "H c ' j i r 1 " i i . 5e I e r= t

E s e

H e . 5 e l - e c t : .

Er r d I f

Er ¡d 5tü:Erm ;,1

lno¡as ,/'/crhsheet

,{lfabÉticalfor cafeqorí,.asI

=

Table False

* { t J€ I { { |.:l.- :.. .. ..._...¡

Figura L.5. Código para agrupar automáticamente hojas de cálculo.

Es mportante reseñarque el primer nombre de hoja utilizado en el array debeser el de la hoja que contiene el código y por tanto la hoja de cálculo en la que se

introducirán los datos.Una vez que haya escrito el código en el lugar adecuado, cadavez que selec-

cione cualquier celda de la hoja de cálculo, el código comprobará si la celdaqueha seleccionado el objetivo) está dentro del rango llamado "MiRango".si es así, elcódigo agrupará automáticamente as hojasde cálculo que desea grupar. Si porel contrario esto no es así, desagrupará las hojas simplemente activando la hojaen la que se encuentra. La maraülla de este ruco es que no hay necesidaddeagrupar manualmente las hojas y por tanto correr el riesgo de olvidarse de



n- l

l{ i

I r:i!

l¡:l$'\v


desagruparlas, por lo que esta aproximación le ahorrará gran cantidad de tiem-po y frustración. Si deseaque aparezcan os mismos datos en las otras hojas perono en las mismas direccionesde celdas,escribael siguiente código:

Private Sub worksheet_Change (ByVa1 Target . As Range)I f No t I n t . e r sec t (Range ( " M i Rango t r ) , T a rge t ) f s No t h i ng T hen

Wi t h Range ( ' M i Rango" ). Copy Des t i na t i on : =Shee t . s ' , Ho j a3 " ) . Range ( " A1 t r

. C o p y D e s t i n a t i o n : = S h e e t s ( " H o j a 1 ' ) . R a n g e ' D 1 0 , , ¡¡;no wl-tn

Eno l r.E;no suD

Estecódigo también necesitaestar incluido dentro del módulo privado del ob-jeto Sheet.Siga los pasosque describimosanteriormente en estemismo truco

para poder legar a dicho módulo.

lmpedir que los usuarios ealizanciertasacc¡onesAunque Excelproporciona protección general para los l ibros y hojas decálculo,esta característ ica o proporc¡onaprivi legios imitados a losusuar iosa menos que ut¡ l ¡ceun t ruco.

Sepuedengestionar as interaccionesde os usuarios con las hojas de cálculomonitorizando y respondiendo a los eventos. Los eventos, como su nombre indi-ca, son acciones ue ocurren a medidaque se rabaja con los libros y las hojas decálculo. Algunos de los eventos más comunes incluyen abrir un libro, guardarloy cerrarlo cuando el usuario desee.Se e puede ndicar a Excelque ejecuteciertocódigo Visual Basiccuando cualquiera de estoseventosseproduzca.

Los usuarios pueden saltarse todas estasprotecciones si desactivan lasmacros por completo. Si la seguridad está establecida a nivel medio,serán notificados de que existen macros en el libro abierto, dando laposibilidad de desactivarlas. Un nivel de seguridad alto simplementedesactivará las macros automáticamente. Por otro lado, si las hojas decálculo requieren del uso de macros, es más que probable que losusuarios desean tener las macros activadas. Estos trucos son prácticosy no proporcionan una seguridad de datos que requiera de gran cargade trabajo.

lmpedirel comandoGuardar omoen un libro de Excel

Sepuedeespecificarque cualquier libro de Excel sea guardado como sólo lec-tura activando la casilla de verificación Se recomiendasólo lecturaque se en-




cuentra accediendo la opción Opcionesgeneralesdel cuadro de diálogo Guar-dar. Con esto, se eüta que un usuario pueda guardar cualquier cambio que hayarealizado al archivo, a menos que lo grabe con un nombre diferente o en una

ubicación distinta.A veces,sin embargo, deseará mpedir que los usuarios puedan guardar unacopia del libro en otra carpeta con el mismo nombre de archivo o con cualquierotro. En otras palabras, o que deseaes que los usuarios sólo puedan guardarsobre el archivo existente y no crear otra copia del mismo. Esto es particular-mente interesante cuando hay más de una personaguardando los cambios en unlibro de Excel,porque no deseaque haya diferentescopias de un mismo libroguardadascon el mismo nombre pero en carpetasdiferentes.

El evento Bef oreSave que vamos a utilizar existedesdeExcel97. Como supropio nombre indica, este evento seproduce ustamente antes de que un libro

sea guardado, permitiéndole interactuar con el usuario mostrando una adver-tencia e impidiendo que Excel continuar grabando.

Antes de probar esto en su casa, asegúrese de guardar su libro de Excelantes. Si coloca este código sin haber guardado los cambios antes, yano podrá hacerlo.

Para insertar el código, abra el libro de Excel, haga clic con el botón derechodel ratón en el icono de Excel situado justo a la izquierda del menú Archivo y

seleccionea opción Ver código,como puedeverseen la figura 1.ó.1.,,:,,,,,,:,,,, = p{ .nf[ r a l o r t / e l t a n ¡ i - d x

,E ',g,,E - :ll ,fugs.$, $ii$fí

*$ " , , ' ; : = : i , ' i . * . 9 . i

i Üganiear" '

i -i ¿rl|]n'|,i -

.t

i +J \rercúdisob-r-*-**-- -b i

-"-- *--

1 ü j

J"J"12..)1 3 11 4 r^--...i

1 5 1

ií"T""t ;ri\"r:i¡¡i- r-"-r'-e_.1_irqi;i-$j¡i ¡no¡_"s""''

Listo

l r, lI!UIq

!F i

r l r

Figura 1.6. Menú de acceso rápido al módulo privado del objeto Workbook.




%,,,Este acceso rápido no está disponible en Macintosh. Tendrá que abrir

jt,:, el Editor de Visual Basic pulsando Opción-Fl1 o bien seleccionando\ la opción de menú Herramientas>Macro>EditorVisual Basic. Una vez\ /

en é1,haga clic con el botón derecho en ThisWorkbook que está situado

en la ventana de proyectos de la parte izquierda.

Escribael siguientecódigo en VBE, tal y como se muestra en la figura 1.7 yluego pulse Alt/Comando-Qpara volver a la ventana principal de Excel.

i{#üiIlj##jÍiii::,.lililil.'.....''...'...'..,.:;'$ grrnivo Ediciún Uer lnsertar lormatn Qepuración Ejecular l[erramientas funrplementns Uentana

ff i jiJ - .d ' ., . .,r, :,,,,,i

| ' 3 i | _ - l l t : :r --*l llj #,J lt;;kñk-eitoresare

= Hjx.i- f , x

Ith¡sWorkbook \,\¡':rl.ü¡¡h. *J

&tF¡bÉtica]for categnriasfl

l {General l

Fr i ' . ' ,a l :e i i r - ¡ I r r ' r ¡ r ld:oak_EefnreSaue {Ei ir t l ;a1 ,1al 'eL=LI I lr s E' :n1e'=n¡ r lar r reI

L' rrri I F.e ¡r l it As L rt 11ü

If Sar¡e,¡L=Uf = Trr:e TLrErr

I F . ep I y = I ' I s ¡ ¡ Eox ( " I r I a r : . ie r r ¿ E r e r ¡ i l i s r r p E r a g u a r c l a r e5 t . e I lh r ¡ " 6t t ' lOn L- ] t rD t lL- r tTü: r fE. ¿ t 'e= le ' l r f , l_r , : t fL lAf I ' l ' l ' f I l . el r ¡ t iStnO nnltüre?r f ,'.ü'f ,r :er=t i,rn + ', .üüHCanr=e I I

Ca¡ t ce I ={ I F . ep I l t = ' v - bL la r l r : : e I )

If i l a r r c e L = F a I s e T i ' r e r r l { e . ! l a n ¡ e

Can¡_:eI = Tr l_te

Enr l I f

End lir-ü

E = i l r l I- j l . . . . . . 1 . . . . . . . . ,i

This"/uor[üo'-rk ¡

abels lnFr False

rl

0¡nFlictFles':lutior- xlUserR*soh-

19tl+ Falsea''uin'¡ü[ -41l-]+ - ill[:'isF ¡,

In[,.t-c,rnrnr ru'=True

False

EuroTool EUROTOOL.XLA)S vn*rroiect {Librot};:j ,i:'* rtir:rnsofl:.rrel rbietns

Figura 1.7. Código una vez introducido en el módulo privado (ThisWorkbook).

Pr ivate Sub workbook_Beforesave (ByVa1 SaveAsUI As Boolean, CanceI AsBoo l ean )ur-m -LRepJ_yAs rrong

I f SaveAsUI = True Thenl Rep l y = MsgBox ( r ' No t i ene pe rm i so pa ra gua rda r esEe " & _

" f i b ro con o t ro nombre . ¿ Desea gua rda r l o con e I m i smo nombre? , ' ,vbQuest ion + vboKcancel)

Cance l = ( l Rep l y = vbCance f )I f Cance l - = F a l se T hen Me . Save

Cancel = TrueEincl r f

-E;nd sutf

Vamosa probarlo. Seleccionea opción Archivo>Guardar el libro seguardaráde forma normal. Ahora, intente seleccionara opción Archivo>Guardar omo y




entonces verá un mensaje que le indica que no tiene permiso para guardar estelibro con otro nombre diferente.

lmpedirque osusuariosmpr¡man n librode ExcelQuizá desee mpedir que los usuarios puedan imprimir un libro para que lue-

go seguramente acabe en una papelera o tirado en un escritorio a la vista detodos. Utilizando el evento BeforePrint, podemos mpedir esto. ntroduzca elsiguiente código, como hicimos anteriormente, en el Editor de Visual Basic:

P r i va t e S ub wo r kb o o k

Ca n ce l = T r u e

M s g B o x r r N o p u e d e

En d Su b

_ B e f o r e P r i n t ( C a n c e l A s B o o l e a n )

i m p r i m i r e s t e l i b r o . " , v b f n f o r m a t i o n

PulseAltlComando-Qcuando haya terminado de introducir el código paraguardarlo y volver a la ventana principal de Excel.Ahora, cada vez que los usua-rios intenten imprimir este ibro, no podrán hacerlo. La línea de código con lainstrucción MsgBoxes opcional, pero siemprees buena idea incluirla para queinforme al usuario de que no moleste al departamento de Tecnología Internadiciendo que su programa no funciona.

Si desea mpedir que los usuarios impriman solamentealgunas hojas del li-bro, utilice estecódigo envez del anterior'

Private Sub workbook_BeforePr int (Cancel As Boolean)

Se l ec t Case Ac t i veshee t . Namecase , ' Ho a1 " , uHo a2 u

Cancel = TrueMsgBox "No puede i mpr i m l - r es t a ho j a de es t e l i b ro . " ,

vb lnformat ionEnd Se l ec t

E;NO sjl]D

Observeque hemosespecificadoas hojas Hojal y }{oja2 como las que tienenprohibido ser mpresas.Porsupuesto,puedecambiar esosnombrespor el de cual-quier otra hoja que desee loquear.Thmbién puedeañadir más hojas a la lista,

simplementeescribiendouna, seguidadel nombre de la hoja entre doblescomi-llas.Si sólo deseampedir la impresión de una sola hoja, incluya su nombre entredoblescomillasdetrás de a sentenciaCase y elimine la coma sobrante.

lmpedirque osusuar¡osnsertenmáshojasde cálculo

Excel e permite proteger la estructura de un libro de forma que los usuariosno puedan eliminar hojas de cálculo, reordenarlas, cambiar sus nombres, etc. A




veces,sin embargo,deseará mpedir simplementeque se puedan añadir nuevashojas de cálculo, permitiendo que serealicenel resto de acciones.

El siguientecódigo e permitirá haceresto:

Pr i va te Sub Workbook_NewSheet (ByVaI Sh AsA p p l i c a t i o n . D i s p l a y A l e r t . s = F a l s e

MsgBox ' fNo puede añadi r nuevas ho j asvb l n f o r ma t i on

S h . D e l e t e

A p p l i c a t i o n . D i s p l a y A l e r t . s = T r u e

End Sub

ob j ec t )

d e c á l c u l o a e s L e l i b r o . "

¿B

Este código primeramente muestra el cuadro de diálogo con el mensaje y lue-go, inmediatamente, elimina la nueva hoja que se acaba de añadir, una vez queel usuario acepta el mensaje. La instrucción Application. DisplayAlerts =

False impide que Excel muestre la advertencia estándar que pregunta al usua-rio si realmente deseaeliminar la hoja. Con este código, los usuarios serán inca-paces de añadir más hojas de cálculo al libro.

Otra forma de impedir que los usuarios añadan nuevas hojas de cálculo esseleccionar la opción Herramientas>Protege>Proteger libro y luego activar la ca-silla de verificación Estructura. Sin embargo, como ya dijimos al principio de estetruco, el mecanismo de protección de Excel es menos flexible y además de impe-dir añadir nuevas hojas, también impedirá otras muchas cosas.

lmpedir conf¡rmac¡onesnnecesariasA veces, as nteraccionesde Excelpuedan resultarpesadas: ¡emprepreguntando para pedir confirmación sobre acc¡ones.Quitemos estosmensaiesy dejemos que Excel eal ice as acciones.

El tipo de mensajesa los que nos referimos son aquellosque preguntan si sedeseanactivar las macros (incluso cuando no hay ninguna) o los que nos pre-guntan si estamossegurosde que queremoseliminar un hoja de cálculo.A con-tinuación mostramos cómo evitar estos ipos demensajes.

Activar as macroscuando no se tenga ninguna

La memoria de Exceles de acero cuando se rata de recordar que ha grabadouna macro en un libro. Por desgracia,Excelsigue recordandoque seha grabadouna macro incluso si la ha eliminado utilizando la opción Herramientas>Macro>Macros Alt,zOpción-F8).Después e haceresto,si abre el libro de nuevo seguirárecibiendoun mensajeque le pregunta si deseaactivar las macros, ncluso aun-que no haya ninguna que activar.



3 B Excel. os mejores rucos

Se e pedir confirmación para activar las macros solamente si el nivelde seguridad está establecido en medio. Si está establecido en bajo, lasmacros se activan directamente, pero si está establecido en alto, estándesactivadas automáticamente.

Cuando graba una macro, Excel nserta un módulo de Visual Basic que con-tendrá los comandos y las funciones. Por ello, cuando se abre un libro, Excelcomprueba si existealgún módulo, estevacío o no. Cuando seeliminan las macrosde un libro, sólo se elimina el código,pero no el módulo en sí (esalgo así comobeberse oda la lechepero dejarseel bote vacío dentro de a nevera).Para mpedirque se muestren este ipo de mensajes nnecesarios, eberáeliminar también elmódulo. Así es como puede hacerseesto: Abra VBE seleccionando a opciónHerramientas>Macro>Editore Visual Basic (o pulsandoAltlComando-F11) y

luego seleccionandoa opciónVeeExploradorde proyectos enMacintosh, a ven-tana deproyectos siempre está abierta, por lo que no necesitará abrir el explora-dor deproyectos).A continuación podrá ver una ventana como la que semuestraen a figura 1.8.

il G+- iS EuroTool (EUROTOOL.XLA)

, i S Y8AProiect L i b ro l )-- , ,, _r i ultrr¡s¡f l: E:rrel t ] lt r jelr¡s

El nt-, | 'r t iHr- 'j¿1i

tfl f f¡i5t¡l/¡r¡[..1rrr1[,:

: t lrlÉrJuhrs

d* t '¡ó, jutnt

d*ilHiüH

Figura 1.8. MódulosdelExplorador eproyectos on a carpetaMódulosabierta.

Busque el libro en el Explorador deproyectos y haga clic en el icono * situadoa su izquierda para visualizar los componentesdel libro, en particular los módu-los. Hagaclic en el icono + de a carpetaMódulos para obtener una lista de odoslos módulos. Haga clic con el botón derechodel ratón en cada módulo y ellja laopción Quitarmódulo.Cuando se e pregunte, rechace a opción de exportar losmódulos. Antes de quitar los módulos que pudieran tener código útil, haga dobleclic en cada uno de ellos para asegurarse de que no los necesite. Al terminar,pulse AltlComando-Qpara volver de nuevo a la ventana principal de Excel.

Mensajes e confirmación ara guardarcambiosque no se han realizado

Probablementehabrá observadoque a vecesal abrir un libro y echar un üsta-zo a su información es suficiente para que Excel e pregunte si deseaguardar los




cambios en el libro de macro personal (aunque de hecho no ha realizado ningu-no). Lo más probable es que tenga una función impreüsible dentro del libro demacro personal.

un libro de macro personal es un libro oculto que se crea a primera vez quegraba una macro y que se abre cada vez que se utiliza Excel. una función (ofórmula) imprevisible es aquella que se recalcula automáticamente cada vez querealiza prácticamente cualquier cosa en Excel, ncluyendo abrir y cerrar un libroo la aplicación entera. Dos de as funciones impreüsibles más comunes son Hoy oy Ahora O .

Por tanto, aunque crea que no ha realizado cambios en el libro, puede queesas uncionesque seejecutanen segundoplano sí os hayan hecho.Estocuentacomo un cambio y hace que Excel e pregunte si deseaguardar dichos cambios.

si deseaque Exceldejede preguntar por aquelloscambios que no ha realiza-do, disponede un par de opciones.La más obvia es no almacenar unciones m-previsibles al principio dentro del libro de macro personal y luego eliminarcualquier función imprevisible que ya exista. La otra opción, en casode que ne-cesiteutilizar funciones mprevisibles,puedeser utilizar estesencillocódigoparahacer que Excelcrea que el libro de macro personalha sido guardado en el mo-mento en el que se abre:

P r i va t e Sub workbook_Open (

M e . S a v e d = T r u e

End Sub

Estecódigodebe esidir en el módulo privado del ibro del ibro de macro per-sonal. Para legarahí desde ualquier ibro, seleccionea opciónVentana>Mostraseleccione ersonal.xls luego haga clic enAceptar. Luegoabra VBE e ntroduz-ca el código anterior. Finalmente, pulse Alt/comando-Qpara volver a la venta-na principal de Excelcuando haya terminado. Por supuesto,si disponede unafunción imprevisible que quiere que sea ecalculaday por tanto guardar los cam-bios que haya realizado,entonces ntroduzca el siguientecódigo:

Private Sub workbook_Open ( )Me . Save

.E;NO SUj]

Esta macro guardará el libro de macro personal automáticamente cada vezque sea abierto.

lmpedir osavisos e Excelparamacrosgrabadas

Uno de los muchos inconvenientes de las macros grabadas es que, aunqueson muy útiles para reproducir cualquier comando, tienden a olvidar las res-




puestas a los avisos que semuestran en pantalla. Elimine una hoja de cálculo yse e pedirá confirmación; ejecuteuna macro que realice esto mismo y todavía sele pedirá confirmación. Veamoscómo desactivaresosaüsos.

Seleccionea opción Herram entas>Macro>MacrosAltlOpción-F8 ) para mos-trar un listado de todas as macros.

Asegúresede que está seleccionadaa opción Todos os libros abiertosen elcuadro de lista desplegablede la parte inferior. Seleccionea macro en la que estéinteresadoy haga clic en el botón Modificar. Coloque el cursor antes de la pri-mera línea de código (la primera línea que no tieneun apóstrofe delante de ella) yescriba o siguiente:

App l i ca t . i on . D i sp l -ayA l e r t s = F a l se

Y al final del todo del código, añada esto:App l i ca t i on . D i sp l ayA l e r t s = T rue

Con lo que la macro entera quedaría así:

?"OMyMacro )

' M i Mac ro Mac ro

:t t i m i n a l a h o j a d e c á l c u l o

App l i ca t i on . D i sp l ayA l e r t sA c t i v e S h e e t . D e l e t eApp l i ca t ion . D i sp layAle r t s

End Sub

ac tua I

= F a I s e

= True

Observe que al final del código volvemos a activar los mensajes de confirma-ción para que Excel los muestre cuando estemos trabajando normalmente. Si seolvida de activarlos, Excel no mostrará ninguna alerta, lo cual puede ser peli-groso.

Si por cualquier razón la macro no se completa (un error de ejecución,por ejemplo), Excel puede que no llegue a ejecutar la línea de código

en la que sevuelven a activar los mensajes de confirmación. Si ocurrieseesto, probablemente será mejor salir de Excel y volver a abrirlo paradejar todo en su estado normal.

Ahora ya sabe cómo utilizar Excel sin mensajesde confirmación. Tenga encuenta, de todas formas, que esosmensajesestán ahí por una razón. Asegúresede que comprende completamente el propósito de estos mensajes antes dedesactivarlos.



1. Reducir a f rust rac ión n los ibrosy en lashojasde cálculo 4',1

HOcultarhojasparagueno puedan ermostradasA vecesdesearía ener un lugar donde colocar información que no puedaser leída o modif icada por los usuarios.Puedeconstruir un lugar secreto

dentro del l ibro/ un lugar donde almacenar nformación, fórmulas y otrosrecursosque se uti l izan en las hojas pero que no deseaque se vean.

Una práctica muy útil cuando se configura un nuevo libro de Excel es reser-var una hoja para almacenar información que los usuarios no necesitan ver:cálculosde fórmulas, validación de datos, listas, variablesde interés y valoresespeciales, atos privados, etc. Aunque sepuedeocultar una hoja seleccionandola opción Formato>Hoja>Ocultar,s mportante asegurarsede que los usuariosno puedanvolver a mostrarla seleccionandoa opción Formato>Hoja>Mostrar.

Por supuesto, simplemente puedeproteger la hoja, pero esto todavía deja al

descubierto os datos privados, las fórmulas, etc.Además,no sepuede protegerlas celdasque están vinculadas a cualquiera de los controles disponibles en labarra de herramientas Formularios.

Envez de esto, ugaremos con la propiedadvi-sible de la hoja, estableciéndola en xlveryHidden. DesdeVBE (Herramientas>Macro>Editore VisualBasico AltlOpción-Fl 1), asegúrese eque a ventana deexploraciónde proyectosestévisible seleccionandoa opción Ver>Explorador e proyectos.Encuentreel nom-bre del libro y expanda su jerarquía haciendo clic en el icono + que aparece a laizquierda de su nombre. Expanda a carpeta MicrosoftExcelObjetospara mos-trar todas as hojas del libro.

Seleccionea hoja que deseaocultar en el explorador deproyectos y muestresuspropiedades eleccionandoa opciónVepVentanaPropiedades o pulsando atecla F4). Asegúresede que está seleccionadaa pestañaAlfabéticay busque lapropiedadVisibleen la lista, que estará situada al final. Haga clic en el cuadro detexto que hay a su derechay seleccionea última opción: 2 - xlSheetVeryHiddental y como semuestra en la figura 1.9. PulseAlt/Comando-Qpara guardar loscambiosy volver a la ventana principal de Excel.A partir de ahora, la hoja ya noestará üsible desde a interfaz de Excele incluso tampoco podrá mostrarse através de a opción Formato>Hoja>Mostrar.

Una vez que haya seleccionado a opción 2 - xlSheetVeryHidden en laventana de propiedades, puede parecer que dicha elección no ha tenidoefecto. Este fallo visual ocurre a vecesy no debería importarle. Siempreque la hoja no aparezca entre las opciones de Formato>Hoja>Mostrar,puede estar seguro de que todo ha ido bien.

Pararevertir el proceso,simplementesiga os pasosanteriores,pero esta vezseleccionandoa opción 1 - xlSheetVisible.




,f ,'i;E #$ ruroto;a iEudorootJrt*)

$ vn*eroiect (Libror)

l. l t Micros':ft xcelübietas

, I El Hoj¡l (Hcjal): : S] nn¡ar {Hoja?}i

fi rhisworkbc',:ki:¡ i-:-$ "lÉdulr.rs

I d* ttÉdul,:t' rél r'¡oduh,f

Hoial \üorksheel:

Ált¿bÉticalRor categorías I

ageBreal-t False

ispl,:yRightToLeFl:¡lsenableAutaFiller F¡lse

n¡bler-alculalion True

n¡blef-¡utlining False

vul:T¡ble False

Figura 1.9. Ventana de propiedades de una hoja con la propiedad Visible establecidaen 2 - xlSheetVeryHidden.

Personalizarl cuadrode d¡álogoPlantillasy el libropredeterminadoSi suele real izar as mismas areaso ut¡ l izar as mismasdistr ibucionesparahojasde cálculo con frecuencia,puede construir su prop¡a pestañadeplant i l lasen el cuadro de diá logo estándarPlant i l las ara proporc ionarunacceso ápido al inicio.

Imagínese que tiene una hoja de cálculo que contiene los días del año y fór-mulas que resumen diversas nformaciones para esosdías. Ha formateado estahoja de

cálculo cuidadosamente on los coloresde su empresa,el logotipo y conlas fórmulas necesarias,odo ello para utilizarla con frecuencia.En vez de tenerque reinventar la rueda (o copiar y eliminar las cosasque no necesita)cada día,puedeahorrar un montón de tiempo y de problemas creando una plantilla.

Lasplantillas para libros y hojas de cálculo e proporcionan un punto de par-tida para los siguientesproyectos,permitiéndole saltarse a configuración ini-cial, el procesode dar formato, la construcción de fórmulas, etc. Guardar unaplantilla de una hoja de cálculo simplemente significa abrir un libro nuevo, bo-rrar todas las hojas excepto una y luego crear una plantilla básica que será la

E




que utilice. llna vez terminada, seleccionaráa opción Archivo>Guardar omo yelegirá a opción Plantilladel cuadro de ista desplegable on los tipos de archivosposibles.Si la plantilla es de un libro (esdecir,que contendrámás de una hoja)

entoncescreeun nuevo libro, haga todos los cambiosnecesariosy luego seleccione la opción Archivo>Guardar omoy guárdelo como una plantilla.Con la plantilla terminada, puedecrear una copia exactade a misma en cual-

quier momento seleccionando a opción Archivo>Nuevoy luego seleccionanduna plantilla de libro, o bien haciendo clic con el botón derecho en una pestañade hoja y seleccionandoa opción lnsertardesdeel menú contextualpara insertaruna nueva hoja a partir de una plantilla. ZNo sería nteresante poder tener todasesasplantillas disponiblesdesdeel cuadro de diálogo estándarPlantillaso confi-gurar su libro preferido como predeterminado?Puedehacer todo esto creandosupropia pestañade plantillas.

Este truco presupone que tiene una única instalación de Excel en suordenador. Si dispone de múltiples copias o versiones de Excel, puedeque no funcione.

Crearsu prop¡apestaña e plantillas

Si disponede una seriede plantillas (tanto de libros como de hojas de cálculo)que deseautilizar con regularidad, puedeagruparlas todasjuntas en el cuadro

de diálogo nsertar Plantil las.Desdecualquier libro, seleccionea opción Archivo>Guardar omo y, desdee

cuadro de ista desplegable e ipos de archivo, seleccionea opción Plantilla ..xlt)De forma predeterminada, Excel seleccionará a carpeta estándar Plantillas dedisco duro en donde se almacenan todas las plantillas del usuario. Si no existeuna carpeta llamada "Mis plantillas", cree una utilizando el botón Nueva carpeta. Luego, seleccionea opción Archivo>Nuevoen la barra de menús (en Exce2OOO posteriores,seleccione lantillas eneralesen el cuadro de diáIogoNuevolibro. En Excel 2O03, debeseleccionara opción En mi PC del panel de tareas)Entonces,deberíahaber una pestaña que representa a carpeta Mis plantillas que

acabade crear (véase igura 1.1O).Támbiéndeberíaver las plantillas de libros yhojas de cálculo que guarde en dicha carpeta.

Utilizar un libro personal¡zadoe forma predeterminada

Al iniciar Excel,se abre de forma predeterminada un libro en blanco llamadoLibrol, que contiene tres hojas en blanco. Esto estábien si deseacomenzar denuevo cada vez que inicia Excel.Sin embargo, esprobable que trabaje normal-




mente con un libro. Por anto, resulta pesado ener que abrir Excely luego bus-car el libro que sedeseaabrir. Si deseaconfigurar Excelpara que automáticamentese nicie con un cierto libro abierto, siga leyendo.

5eleccilne un icono parar/Br una visla previa,

"-tPTfik:,J:"Jfr:f: . l, '''t;1-1 --,::1f:1"::.-.

Figura 1.10. El cuadro de diálogo Plantillas.

Para ello, guarde su libro predeterminado (plantilla) en la carpeta XLSTART(quenormalmente se encuentraen la carpetac:\Documents and settings\Nombrede usuario\Application Data\Microsoft\Excel\XlsTART en Windows y en la car-

peta Applications,/Microsoft Office X/Office/Startup,/Excel en Macintosh). Unavez que haya hecho esto,Excelutilizará cualquiera de los libros que haya inclui-do en estacarpetacomo predeterminados.

La carpeta XLSTART es donde se crea y guarda automáticamente ellibro de macros personales cuando graba una macro. El libro de macrospersonales es un l ibro oculto. Lambién puede tener sus propios librosocultos abiertos en segundo plano si lo desea, abriendo dicho libro,seleccionando la opción Ventana>Ocultar, cerrando Excel y luegohaciendo clic en Sí para guardar lo s cambios en é1.Luego coloque es elibro en la carpeta XLSTART Todos los libros que

oculte y coloquedentro de la carpeta XLSTART se abrirán como libros ocultos cada vezque inicie Excel.

Evite la tentación de colocarmuchos libros en esta carpeta,especialmente ison grandes,dado que todos ellosse abrirán cuando nicie Excel.Si se iene mu-chos libros abiertos sepuedereducir considerablementeel rendimiento de Excel.Naturalmente si cambia de opinión y deseaque al iniciar Excelaparezcaun libroen blanco, simplemente elimine los libros o plantillas de la carpeta XLSfART

IB,l,K

ry

Crearun índicede hojasen el libroSi ha dedicado mucho t iempo en un l ibro que contiene muchas hojas, sabeperfectamente o complicado que puede ser encontrar una hoja enpart icular.En estoscasos,es mprescindible ener una hoja índice parapoder navegarpor el resto de hojas de l ibro.

Utilizar una hoja de índice le permitirá explorar de forma rápida y sencilla ellibro de forma que con un solo clic de ratón pueda ir directamente al lugar quedesee.Sepuede crear un índicede dos formas. Podría ener la tentación de crearel índicea mano. Creeuna nueva hoja, llámela "índice"o algo parecido, ntro-duzca en ella una lista de todos los nombres de las hojas e incluya vínculos acadauna de ellasmediante a opción de menú Insertar>Vínculo pulsando Con-trollComando-K. aunque estemétodo pueda ser suficiente en casos de los que

no hay demasiadashojas y no hay muchos cambios, puede ser muy tedioso te-ner que mantener el índicemanualmente.

El siguiente código creará automáticamente un índice con vínculos a todas lashojas que estén ncluidas en el libro. Este ndice sevuelve a generar cadavez quela hoja que contiene el código esactivada. Estecódigo deberíaresidir en el módu-lo privado del objeto Sheet.Inserte una nueva hoja en el libro de Excely llámelacon algún nombre apropiado, como pueda ser "Índice". Luego haga clic con elbotón derechodel ratón sóbrelapestaña de dicha hoja y seleccionea opción Vercódigo.En la ventana de códigode Visual Basicescriba o siguiente:

Private Sub Worksheet_Act ivate ( )Dim wSheet As WorksheetDim L As LongT . - 1

Wi t h Me. co l umns (1 ) . C f ea rCon t en t s. Ce l t s (1 , 1 ) = , ,Í NDT CE l

. c e 1 1 s ( 1 , 1 ) . N a m e = " I n d i c e "Eno wa t n

For Each wsheet In worksheetsI f wshee t . Name <>Me. Name T hen

L = L + l -Wi th t ¡ rsheet

. R a n g e ( " A 1 ) . N a m e = " I n i c i o i l & ! ¡ / s h e e t . I n d e x

. H y p e r l i n k s . A d d A n c h o r : = . R a n g e ( t r A 1 " ) , A d d r e s s : = " " , -subAdd ress t = r r i ¡¿ i . . t r , T ex t T oD i sp l av : = " vo f ve r a l í nd i ce "

F;nd $¡1t :n

M e . H y p e r l i n k s . A d d A n c h o r : = M e . C e f l s ( 1 , 1 ) , A d d r e s s : = " " , -

SubAdd ress : =n I n ' c o " & wshee t . I ndex , T ex t T oD i sp l ay : =wshee t . NameEJNO I I

Next \rsheeE

.E;Nd SUjf




Pulse AltlComando-Qpara volver al libro y guardar los cambios. Observeque el código da el nombre "Inicio" (al igual que cuando da nombre a una celda oun rango de celdas en Excel) a la celda A1 de cada hoja, además de un único

número que representael número de índicepara dicha hoja. Esto aseguraque laceldaA1 decada hoja tiene un nombre diferente. Si la celdaA1 de a hoja ya tieneun nombre, deberíaconsiderar cambiar cualquier mención a A1 en el código poralgo más adecuado(por ejemplo, alguna celda no utilizada que esté situada encualquier parte de a hoja).

Debe tener en cuenta que si selecciona a opción Archivo>Propiedades>Resumen e introduce una dirección URL como vínculo base, el índiceque se crea por el código anterior posiblemente no funcione. Un vínculobase es una ruta o LIRL que deseautilizar para todos los vínculos co n

la misma dirección base y que estén ncluidos en el documento actual.

Otra forma de construir un índice, que es más sencilla para el usuario, esañadir un vínculo a la lista de hojas como un elemento de menú contextual, alque se puede acceder haciendo clic con el botón derecho del ratón. Haremos quedicho vínculo abra el menú estándar de hojas. Normalmente puede abrir estemenú haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de los botonesde desplazamiento que se encuentran a la izquierda de donde se muestran lassolapas de cada hoja, ta l y como se muestra en la figura 1.11.

:+:li;ii''$J &rchivo fdiciún Ver [nserlar formalo l[erranrienlas Dalos t/enlan¡ t-

A 1 Y f *

t

ispe-Tffirn:Siyi*d.-éiii ¿rFl:'¡-]Jffiei-llgl¡i"Jr"l.

"l,nj-*A x

Figura 1.L1. Menú con las hojas disponiblesque se muestra al hacer clic con el botónderechosobre os botones de desplazamiento entre hojas.



1 Reducir a f rust rac ión n los ibrosy en lashojasde cálculo 47

Para vincular ese menú con el hecho de hacer clic con el botón derecho delratón en cualquier celda,escribael siguientecódigo en VBE:

Private Sub V' lorkbook_SheetBeforeRightCl ick(Byval Sh As Object , Byval

Target As Range, Cancel As Boolean)Dim ccont. As CommandBarButton

On Error Resume NextAppl icat ion. CommandBars ( "ceI1 " ) . cont ro ls ( " Indice de hoj as " ) . De1eteOn Error GoTo 0

Se ! ccon t = App l i ca t i on . commandBars ( " ce1 l ' ) . Con t ro l s . Add _(Type : =msoContro lBut ton, Temporary: =True )

Ir¡ith cCont.. Cap t i on = " I nd i ce de ho j as "

. OrrAction = 'r ndexCode "Eino w tn

E;no suD

A continuación, deberá nsertar un módulo estándar que almaceneIa macro"IndexCode", ue es lamada por este código que acabamosde introducir en elmomento en el que el usuario haceclic con el botón derecho del ratón en unacelda. Es fundamental que utilice un módulo estándar a continuación, ya que sicoloca el código en el mismo módulo que el código anterior, Excelno sabrá dóndeencontrar una macro llamada "IndexCode". eleccionensertapMódulov escribael siguiente código:

Sub IndexCode ( )Appl i ca t ion. CommandBars ( " rlrorkbook Tabs " ) . Sho$tPopup

Eino su.o

Pulse AltlComando-Qpara volver a la ventana principal de Excel. A conti-nuación haga clic con el botón derecho en cualquier celda y verá un nuevo ele-mento de menú llamado "Índice de hojas", que al seleccionarlo mostrará un listadode todas las hojas que contiene este libro.

Limitarel rangode desplazam¡entoe la hojade cálculoSi se desplazaa menudo por la hoja de cálculoo s i t iene datosque nodeseaque seanvisual izadospor los lectores,puede ser út i l l imitar el áreavisiblede la hoja de cálculo sólo al rango que actualmente iene datos.

Todas as hojas de Excelcreadasa partir de Excel97 disponen de 256 colum-nas (de a A a la IV) y de 65.536 filas. En la mayoría de los casos, as hojas sóloutilizarán un pequeño porcentaje de todas las celdasdisponibles. Existe a posibi-lidad de establecer l áreapor el que sepuededesplazarel usuario de forma quesólo puedaver los datos que desee. uego,puedecolocardatos que no debenser

t;ll : i l i l

l is

,l:li \

t7




vistos fuera de esaárea.Esto ambién puedehacermás sencillodesplazarse oruna hoja de cálculo y que los usuarios no seencuentranen la fila 5o.ooo páratener que empezara buscar os datos que desea.

La manera mássencillapara estableceros límites essimplementeocultar to-das as columnas y filas que no seutilizan. Estandoen una hoja, localice a últi-

ma fila que contienedatos y seleccionea fila enteraque estádebajode ella haciendoclic en el selector de fila. Mantenga pulsadas las teclas control y Mayús mien-tras pulsa la tecla Flecha abajo para seleccionarodas las filas hacia abajo. Se-leccioneentonces a opción Formato>Fila>ocultar ara ocultarlas todas. Hagaesto mismo para las filas no utilizadas: busque la última columna, seleccionetoda la columna siguientey manteniendopulsadas as teclascontrol y Mayús,pulse a teclaFlecha derecha hasta seleccionarodas as columnas.Luegoselec-cione a opción Formato>Columna>ocultar.na vez hechoesto,el rutgo de cel-

das útiles quedarárodeadode una zona gris por la que no sepuededesplazar.La segundaalternativa para estableceros límites esespecificar n rango vá-lido en la ventana de propiedadesde a hoja. Hagaclic con el botón derechoen lapestañade la hoja que estásituada en la parte inferior izquierdo de la ventana yluego seleccionea opciónVercódigo.Entonces,seleccionea opción Ver>Exploradorde proyectos control-R en windows o Comando-R en Mac os X) para mostrarla ventana de proyectos. si la ventana de propiedadesno está visible, pulse lateclaF4. Seleccionea hoja adecuaday busque a propiedadScrollAreaen h rre.r-tana de propiedades véaseigura 1.12).

Introduzca entoncesen el cuadro de texto de dicha propiedad los límites para

la hoja (por ejemplo,$A$1:gcgso).una vez hechoesto,no podrá desplazarseuera del área que haya especifica-

do. Por desgracia,Excelno guarda estaconfiguración despuésde cerraise.Estosignifica que necesitamos na simple macro que automáticamenteestablezca lárea de desplazamientoal rango deseado,escribiendoel código para el eventoworksheet_Activate.

Paraello, haga clic con el botón derechosobre a pestañade a hoja en la quedesea imitar el desplazamientoy seleccionea opción Ver código, ntroduciendoa continuación:

P r i va t e S ub W o r ksh e e t _ A c t i va t e (Me . S c r o l l A r e a = r r A l : G5 0 "End Sub

Como siempre, pulse AltlComando-epara volver a la ventana principal deExcely guardar los cambios.

Aunque en este caso no habrá una indicación clara, como pueda ser la zonagris que se mostraba con el primer método, será ncapazde desplazarse selec-cionar cualquier cosa fuera del área especificada.



1. Reduc i r a f rus t rac ión n los ibros en lashojasde cálcu lo 49

r s GEuroTool EUROTUOL.XLA)

r, S vr*Proiect {Libro?}- $, YBAProiect Libro8}

i-: ,--r "li ':r':srFt.rcel bjel:¡sffil H'-ri¡t Hr'i¡1¡

El n'r¡':f rlHr-ri¿Ii

E] t-to¡a: HojasirS tFir','uot[ü'-rnk.

Hoia3 ',,üorksheet

AltahÉtica!rnr rateqariasI

BrlEEf E,3h-{

tiisF ¡'/Fii,_tl-rtTLef l:

En¡t 'leAut¡Filler

alculalir :rn

iv ¡ lTab le

Figura 1 12. Ventana de propiedades y del explorador de proyectos.

Cualquier macro que intente seleccionar un rango fuera de esta área

de desplazamiento (incluyendo la selecciónde filas o columnas enteras)no podrá hacerlo. Esto es particularmente cierto para aquellas macrosgrabadas, que a menudo hacen us o de las selecciones.

Si las macros seleccionan n rango fuera del área de desplazamiento,puedemodificarlas de forma que no estén imitadas a dicha haría mientras realicen sustareas.Paraello, simplementeseleccionea opción Herramientas>Macro>Macro(Alt-F8), busque el nombre de la macro, selecciónela luego haga clic en el bo-tón Modificar. Escríbala siguiente línea de código al principio del todo:

Ac t i veShee t . Sc ro l l A rea = " "

Y al final del todo de la macro. escriba:

A c t i v e s h e e t . s c r o l l A r e a = " $ A $ 1 : $ G $ 5 0 '

Con esto, el código de la macro quedaría más o menos así:

Sub MyMacro (I




Mi Ma cr o Ma cr o

M a c r o g r a b a d a e l L 9 / 9 2 0 0 3 b y O z G r i d . c o m

Ac t i veshee t . S . t o l 1A . " " = u

"Range ( ) . Se l ec tSe l ec t i on . F on t . Bo l d = T rue

Ac t i veshee t . sc ro l l A rea = " $A$1 - : $G $50 'Shee t s ( " P resupues t o d i a r i o , ' ) . Se f ec tAc t i veShee t . Sc roL l A rea = u "

R a n g e ( ) . S e l e c tS e f e c t i o n . F o n t . B o l d = F a l s e

A c t i v e s h e e t . S c r o l l A r e a = ' $ A $ 1 : $ H $ 2 5 "

Eno sulf

Nuestra macro selecciona la celda zloo y le da formato negrita. Luego selec-ciona la hoja llamada "Presupuesto diario", selecciona la celda T5OO de dicha hojay quita el formato negrita. Hemos añadido ActiveSheet . ScrollArea = ,r lde forma que pueda seleccionarse cualquier celda y más adelante volvemos aestablecer los límites del área de desplazamiento al valor deseado. Cuando selec-ciona amos otra hoja (Presupuesto diario), volvemos a permitir al código selec-cionar cualquier celda, y después de que la macro realice sus tareas, volvemos aestablecer el rango a los límites deseados.Un tercer método, el más flexib le, limi-ta automáticamente el área de desplazamiento al rango que está siendo usado enla hoja en la que escribe el código. Para utilizar este método, haga clic con el

botón derecho en la pestaña de la hoja en la que desea imitar el área de desplaza-miento, seleccione a opción Ver código y escriba lo siguiente:

Private Sub Worksheet_Act . ivate ( )Me . Sc ro l l A rea = Range (Me . UsedRange , Me . UsedRange (2 . 2 ) ) . Add ress

Eino su-r)

Luego pulseAltlComando-Qo haga clic en el botón para cerrar la ventanade Visual Basicpara volver a la ventana principal y guardar los cambios.

La macro anterior se ejecutará automáticamente cada vez que se active lahoja en a cual introdujo estecódigo.sin embargo,puedeencontrarseun proble-ma con esta macro cuando necesite ntroducir datos fuera del área utilizable.Para evitar esteproblema, simplemente utilice una macro estándar que resta-blezcael áreade desplazamientode nuevo a toda la hoja. Paraello, seleccioneaopción Herramientas>Macro>Editore VisualBasic,seleccioneuego la opciónInsertar>Módulo introduzca el siguientecódigo:

Sub ResetScrol - lArea ( )Ac t i veShee ! . S . . o f l O r . " = u , '

¡ino suD



B

1. Reduc i r a f rus t rac ión n los ibros en lashojasde cá lcu lo 5 1

EntoncespulseAltlComando-Qpara volver a la ventana principal de Excelyguardar el trabajo.

Si lo desea,puede hacer que la macro seafácilmente accesible signándole

una teclade acceso ápido. Seleccionea opciónHerramientas>Macro>MacrosAltlOpción-F8), seleccione esetScrollAreael nombre que e dimos a la macro ante-rior), haga clic en Opciones y luego asigneuna tecla de acceso ápido.

Cadavez que necesiteañadir datos fuera de los límites establecidosde la hoja,ejecute esta macro que quita dicha limitación. Entonceshaga aquellos cambiosque no podía hacer cuando el límite estaba establecidoy cuando haya termina-do, active cualquier otra hoja y luego vuelva a activar ésta para que se vuelva alimitar el área de desplazamiento. La activación de la hoja hará que seejecute elcódigo inicial que escribimos, el cual limitaba el área de desplazamiento.

Bloquear proteger eldas uecont¡enenórmulasQuizá deseepermi t i r a los usuar ios ambiarceldasque cont ienendatospero no permi t i r lescambiar as órmulas.Puedemantener b loqueadas as

celdasque cont ienen órmulas s in tener que proteger oda la hoja o el l ibro.

Cuando creamosuna hoja de cálculo,muchos de nosotros necesitamos tili-zar fórmulas de algún tipo. A veces,sin embargo,no desearáque otros usuariospuedan estropear,eliminar o sobrescribir cualquiera de as fórmulas incluidas enIa hoja de cálculo. La forma más fácil y rápida de impedir que las personas ue-

guen con las fórmulas esproteger la hoja de cálculo.Sin embargo, proteger lahoja de cálculo no sólo evita que los usuarios estropeen as fórmulas, sino quetambién evitan que sepueda introducir cualquier información. Y a vecesno que-rrá ir tan lejosen la seguridad.

De forma predeterminada, odas las celdasde una hoja de cálculo están blo-queadas,aunque esto no tiene efecto hasta que se aplique la protección de lamisma. A continuación mostramos un método muy sencillo para aplicar unaprotección a la hoja de cálculo de forma que sólo las celdas con fórmulas esténbloqueadas protegidas.

Seleccione odas las celdasde la hoja, bien pulsando Control/Comando-E o

bien pulsando el cuadrado gris situado en la intersección de la columna A y lafila 1. Entonces aya a Formato>Celdas>Proteger desactivea casillade verifi-cación Bloqueada.Haga clic en Aceptar.

Ahora seleccione ualquier celda, seleccioneEdición>lra (Control-I ó F5) yhaga clic en eI botón Especial. Verá entoncesun cuadro de diálogo como el quesemuestra en a figura 1.13.

Seleccione l botón de opción Celdas con fórmulas del cuadro de diálogo lr aespecialy, si es necesario, imite las fórmulas a los tipos subyacentes.Luego




haga clic en Aceptar. Una vez esténseleccionadasas celdascon las fórmulas,vaya a Formato>Celdas>Proteger active la casilla de verificación Bloqueada.HagaclicenAceptar. Ahora seleccionea opciónHerramientas>Proteger>Proteger

hoja para proteger la hoja de cálculo y utilizar una contraseña si es requeridá.

:¡i,,.., f-J

5elecciunarf f,gmentarins f' DiFerenciasnlre filagfl Ésnslanies fl SiFerenciasntre rolurnnes !J$ f-tldg--qg¡-f-¿L {- celdassrecedentes

l7 Húgeros f' detdas,J+pendientes

It Tegto fl ..',, .. ,"..;.:,:-,i''i:::,.:,ir:ri-?:r :;i--ii.r.:.

ffi valores lógrrrs f* l',.,,,",' r: r.i, i ,'f ii;,r':l

l? g,rrores {* úklrn¡ relda

f* celdas en [lanco f sdb cel,Jas visibles {'$

l* Begión artual f* Celd¡s con lormatrs condicionales

'{*' t4,3trit actual f* CeldaE con v¡lidacidn de ,J,alosf' übietos ul? , -, ,.

{ . : i i l r : l i r ; : i , : r . . ; : . l t - , : t : i . i : t . , ; ,

f-lllrrry*l _fr:l:p {

Figura 1.13.El cuadrodediálogo r a especial.

Este método realmente ahorra gran cantidad de tiempo y elimina posibleserroresal buscar las fórmulas, de forma que pueda protegerlas.por desgracia,también evita que los usuarios puedan utilizar otras funciones,como puedeserordenar, cambiar el formato, alinear el texto y otras muchas, incluso iuando la

celdano estábloqueada.Puedesolucionar esteproblema de dosformas:La primera aproximación consiste en no utilizar la protección de la hoja, sinola validación de datos en lugar de ello.

La validación de datos está lejos de ser del todo segura a la hora deevitar qu e lo s usuarios introduzcan datos no válidos en celdas. Lo susuarios todavía pueden pegar en una celda con validación cualquiertipo de dato, quitando la validación de dicha celda a menos que lacelda original que se está copiando también tuviese algún tipo devalidación, en cuyo caso también se estaría sobrescribiendo.

Paraver a qué nos referimos, seleccione ualquier celda,seleccionea opciónEdición>lra y luego haga clic en el botón Especial.Ahora seleccionea opciónceldas con fórmulasen el cuadro de diálogo y, si es necesario,especifiquéquetipos defórmulas desea uscar.Haga clic en el botón Aceptar.

Ahora que sólo tenemosseleccionadasas celdascon fórmulas, seleccioneaopción Datos>Validación en la pestañaConfiguración eleccionea opción Per-sonalizadaen el cuadro de lista desplegabley en el cuadro de texto Fórmulaes-




criba :"", tal y como semuestra en la figura 1.14. Luego haga clic en el botónAceptar.

iliifiifontiguración I nens"¡* entrante I mensa¡e e error N

Criterio e validacidn

{? nm¡tir blanc,:s

|_,,,,-

¡**

*rsl?tii I l--+r-t l -.Jryr:lsl

-xJ

Figura 1.14. Fórmulas de validación.

Este método evitará que un usuario sobrescriba accidentalmente una celdaque tenga una fórmula (aunque como dijimos anteriormente, no esun métodototalmente seguroy sólo debería ser utilizado para evitar sobrescribir accidental-mente).De todasformas, la gran ventaja de utilizar estemétodo esque todas asfunciones de Excel odavía sepueden utilizar en la hoja de cálculo.

El último método también permite utilizar todas las funciones de Excel,perosolamente cuando se encuentra una celdaque no estébloqueada. Para empezar,asegúrese eque solamente as celdasquedesea rotegerestánbloqueadas queel resto no lo están. Haga clic con el botón derechodel ratón en la pestaña de lahoja en cuestión,seleccionea opciónVer códigoe ntroduzca el siguientecódigo:

Private Sub Worksheet_Select ionChange (ByVa1 Target As Range)

I f T a rge t . Locked = T rue T henMe . Pro t ec t Password : = t ' Sec re t a "

-E;-LSe

Me. Unprotect Passr4rord = " Secreta"Eino r r

EJNd SUlf

Si no deseauti l izar una contraseña, omita la parte Password : =trSecretart.

Si por el contrario quiere utilizar una entonces debe cambiar la palabra "Secreta"por aquella contraseña que desee.Luego pulse AltlComando-Qo cierre la ven-tana para volver a Excel y guardar los cambios. Ahora, cada vez que seleccioneuna celda que está bloqueada, la hoja se bloqueará a sí misma automáticamente.En el momento en el que seleccione cualquier celda que no esté bloqueada, lahoja se desbloqueará.




Gt {El. JI l ) l

li!i{ii)v

Este truco no funciona perfectamente, aunque normalmente funcionalo suficientemente bien. La palabra clave utilizada en el código, Target,sólo se refiere a la celda que está activa el momento de la selección.Por esta razórt, es importante destacar que si el usuario selecciona unrango de celdas (con la celda activa estando desbloqueada), puedeel iminar la se lecc ione entera porque la ce lda ob je t i vo es tabadesbloqueada y, por tanto, la hoja se ha desprotegido automáticamentea sí misma.

Encontrar atosdupl¡cados t¡lizando l formatocondicionalEf ormato condicional de Excelse ut i l iza normalmente para identi f icar

valoresen rangosen part icular,pero podemos usar un truco con estacaracteríst ica ara identi f icar datos dupl icadosdentro de una l ista o unatabla.

Normalmente la gente tiene que identificar datos duplicados dentro de unalista o tabla. Hacer esto manualmente puede levar mucho tiempo y a vecessepuedencometer errores.Le aconsejamosque para hacerlomucho más sencillo,utilice un truco sobre una de las característicasestándar de Excel,el formatocondicional.

Tomemos, or ejemplo,una tabla con datosenel rango $A$1:$H$100.Selec-

cione a celdasuperior zquierda (A1 y arrastre el cursor del ratón hasta a celdaH1oo. Es mportante queAl sea a celdaactiva en a selección, or lo queno es omismo seleccionarprimero la celdaH1OOy luego arrastrar hasta la celdaA1 . Se-leccione ntoncesa opción Formato>Formátoondicionaly,en el cuadrode diálogoFormatocondicional,seleccionea opción Fórmulaen el primer cuadro de listadesplegable. n el campo que hay a su derecha, ntroduzca el siguientecódigo:

=CoNT AR. I (gAg l : gHg100; 41 ) >1

Hagaclic en el botón Formato... y luegoseleccionea pestañaTramasy selec-cione un color que deseeaplicar para identificar visualmente los datos duplica-

dos. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo anterior y vuelva ahacer clic en Aceptar para aceptar el formato.

Todasaquellasceldasque contengan datos duplicados deberíanapareceraho-ra como un árbol de Navidad con el color que eligió, haciendo mucho más senci-llo el hecho de ocalizar datosduplicadospara así poder eliminarlos, moverlos, oalterarlos.

Es muy importante comentar que como la celda A1 era la activa, la direcciónde la celda es una referencia relativa y no absoluta, como en la tabla de datos,



1 Reducir a f rust rac ión n los ibrosy en |ashojasde cálculo 55

$A$1:$H$100. Utilizando el formato condicional de esta forma, Excel sabeautomáticamente que debe utilizar la celda correcta como el criterio de la fun-ción col¡taR. SI. Con estoqueremosdecir que la fórmula de formato condicio-

nal en la celdaA1 se eería así:=CoNT AR. I ( $A$1 $H$100 A1 ) > l -

Mientras que en la celda A2, se leería:

=CoNT AR. I ( $A$1 $H$100 A2 ) >1

En la celda A3 se leería:

=CoNT AR. r ($A$1 $H$100 A3 ) >1

y así sucesivamente.Si necesita dentificar datos que aparecendos o más veces,puede utilizar elformato condicional con tres condicionesdiferentesy códigos de color para cadauna de las condiciones, todo ello para conseguir una identificación visual. Parahacer esto, seleccionea celdaA1 (la celdaque está situada en la parte superiorizquierda de a tabla) y arrastre el cursor del ratón hasta a celdaH1OO.De nue-vo, es mportante que la celda A1 sea a celda activa en la selección.

Ahora seleccionea opción Formato>Formato ondicionaly seleccionea op-ción Formatoen el cuadro de ista desplegable. n el cuadro de texto situado a suderecha, ntroduzca el siguiente código:

= C O N T A R .r ( $ A $ 1 : $ H $ 1 0 0 ; A 1 )> 3

Haga clic en el botón Formato... y luego vaya a la pestañaTramaspara selec-cionar el color que deseeaplicar para identificar los datos que aparecenmás detres veces.Haga clic en Aceptar, luego haga clic en el botón Agregar y en elcuadro de lista desplegable ara la Condición2, seleccionea opción FÓrmulaluego escriba el siguiente código en el cuadro de texto situado a su derecha:

=CoNT AR. r ($A$1 : gHg100 ; A l _ )=3

A En vez de tener que reescribir la fórmula, márquela en el cuadro de

\* texto de la Condición 1, pulse la tecla Control,/Comando-C para

\ copiarla en el portapapeles, haga clic en el cuadro de texto de la* Condición 2, pulse Control,/Comando-V para pegarla ahí y luego

cambie>3 Dor =3.

Haga clic en el botón Formato... y luego seleccionea pestaña Tramasparaseleccionarel color que desee tilizar para identificar los datos que aparecenjusta-




mente tres veces.Haga clic en Aceptar y luego haga clic en Agregar. En el cua-dro de lista desplegable e a Condición3, seleccionea opción Fórmulay escribalo siguienteen el cuadro de texto situado a su derecha:

=CoNT AR. I ($A$1 : gHg l -00; A ] - ) =2

Para terminar, haga clic en el botón Formato..., elija la pestaña Tramas yseleccione ahí el color que desea aplicar a los datos que aparecen exactamente dosveces. Luego haga clic en el botón Aceptar. Ahora ya tenemos colores diferentesde celda dependiendo del número de veces en el que aparecen los datos dentro dela tabla. De nuevo, es mportante recordar que la celda A1 debeser la celda activaen la selección, puesto que la dirección de celda es una referencia relativa y noabsoluta, como en la tabla de datos, $A$1:$H$100. Utilizando el formato condi-cional de esta forma, Excel sabrá utilizar la celda correcta como criterio de la

función coNTAR.sr.

Asociar arras e herramientasersonalizadasa un l ibroen part¡cularA pesarde que la mayoría de barrasde herramientasque cree sirven paraprácticamente odos los l ibros con los que trabaje,a veces a func¡onal idadde una barra de herramientaspersonal izadasolamentees apl icablea unl ibro en part icular.Con este ruco podremos asociarbarrasde herramientaspersonal izadas sus respectivos ibros.

si nunca ha creado una barra de herramientas personarizada, sin duda sehabrá dado cuenta que las barras herramientas se cargan y son visibles indepen-dientemente de que libro tenga abierto. ZQué ocurre si su barra de herramientaspersonalizada contiene macros grabadas que sólo tienen sentido con un libro enparticular? Probablemente es mejor poder asociar barras de herramientas perso-nalizadas cuyo propósito sea especial con los libros apropiados, para así evitarcualquier tipo de confusión y otros problemas. Podemos hacer esto insertandoun código muy sencillo en el módulo privado del libro. Para acceder al móduloprivado, haga clic con el botón derecho en el icono de Excel, que encontrará en la

esquina superior izquierda de la pantalla, cerca del menú Archivo, y luego selec-cione la opción Ver código.

nLJ

l ?

J ¡;,,it\:./

u- \ \

Este accesodirecto no está disponible en Macintosh. Tendrá que abrirel Editor de Visual Basic pulsando Opción-Fl1 o bien seleccionandola opción de menú Herramientas>Macro>Editorde Visual Basic. Unavez ahí, haga clic con el botón derecho de l ratón (o clic mientrasmantiene pulsada la tecla Control) en ThisWorkbook, que aparece enla ventana de proyectos.




Entonces,ntroduzca estecódigo:

Private Sub Workbook_Act ivate ( )On Error Resume Next

With Appl icat ion . CommandBars( " MiBarraPersonal i zada " ).Enabled = True

. V i s i b f e = T rueEinct w cn

On Error GoTo 0L;no :juD

Private Sub Workbook_Deact ivaEe ( )On Error Resume Next

Appl icat ion. CommandBars ( "MiBarraPersonal izada" ) . EnabLed = False

On Error GoTo 0-E;ncl suj]

Cambie el texto de "MiBarraPersonalizada" por el nombre que desee darle a la

barra de herramientas personalizada. Para volver a la ventana principal de Excel,cierre la ventana de módulo o pulse Alt,/Comando-Q En cuanto abra o activeotro libro, la barra de herramientas personalizada desaparecerá y no podrá serutilizada. Reactivando el libro adecuado, la barra volverá a aparecer. Todavía po-

demos llegar más lejos, haciendo que una barra de herramientas personalizada

esté disponible solamente para una hoja en particular del libro. Haga clic con elbotón derecho del ratón sobre el nombre de una hoja en la que desea activar la

barra de herramientas, seleccionando la opción Ver código. Entonces introduzca

el siguiente código:Private Sub Worksheet_Deact ivate ( )

On Error Resume NextAppl icaEíon. commandBars ( t 'MiBarraPersonaf izada " ) . Enabf ed = False

on Error GoTo 0¡ind sul]

Pr ivate Sub Worksheet_Act ivate ( )On Error Resume Next

With Appl icat ion. commandBars ( "MiBarraPersonal izada" ). Enabled = True

. V i s i b f e = T rueE ; n d w l t n

On Error GoTo 0Eno :'ujf

Ahora pulse AltlComando-Qo cierre la ventana para volver a Excel. El pri-mer procedimiento Í{orksheet_Deactivate O ) seejecutaráautomáticamentecadavez que deje hoja en particular y active otra. Este código cambia la propie-dad Enabf ed de a barra de herramientaspersonalizadaa Fa1se, de forma queno puedaservista o utilizada. El segundoprocedimiento se ejecutacadavez que



B


se activa la hoja en cuestión, estableciendo la propiedad Enab]ed a True, con loque la barra vuelve a ser visible. La línea de código que dice Application.CommandBars( "MyCustomTool_bar" ) .Visibl_e = True simplemente mues_

tra la barra de herramientas de nuevo, de forma que el .,rrraiio pueda verla.Cambie de una hoja a otra y verá como la barra de herramientas desaparece yvuelve a aparecer dependiendo de la hoja que tenga seleccionada.

Burlarel gestorde referenciaselativas e ExcelEn Excel,una referenciade fórmula puede ser o bien relat ivao bien absoluta,pero a vecesdesearámover celdasque uti l icen referencias elat ivassin tenerque hacer las referenc¡as bsolutas.Veamos cómo hacer esto.

Cuando se necesita hacer una fórmula absoluta, se utiliza el signo del dólar($)

delante de la letra de la columnay/o del número de la fila en la referencia a lacelda, como por ejemplo en $A$1. [Ina vez haya hecho esto, no importa dóndecopie la celda que la fórmula seguida haciendo referencia a la misma celda oceldas. A veces, sin embargo, ya ha creado numerosas fórmulas que no contie-nen referencias absolutas, sino relativas. Normalmente hace esto cuando deseacopiar la fórmula original o propagarla por la hoja y que Excel cambie las refe-rencias de forma adecuada. Si ya ha creado las fórmulas utilizando solamentereferencias relativas, o quizás utilizando una mezcla entre referencias absolutasrelativas, puede reproducir las mismas fórmulas en cualquier otro rango y en lamisma hoja, en otra hoja del mismo libro, o incluso en otra hoja situadL en otro

libro. Para hacer esto sin cambiar ninguna de las referencias que hay dentro delas fórmulas, seleccione el rango de celdas que deseacopiar y luego seleccione aopción Edición>Reemplazar. En el cuadro de texto Buscar, introduzca el signo =y en el cuadro de texto Reemplazar con el símbolo @ (por supuesto, puede utili-zar cualquier otro símbolo que esté seguro no se utiliza en cualquiera de lasfórmulas). Luego haga clic en el botón Reemplazar todos. El signo :de todas lasfórmulas de la hoja será reemplazado con el símbolo @. Ahora puede copiar esterango y pegarlo en el destino que desee.Luego seleccione el rango que acaba depegar y vuelva a seleccionar la opción Edición>Reemplazar. Esta vez reemplace elsímbolo @ por el símbolo =. Con esto, las fórmulas quedarán con las mismas

referencias que las originales.

Quitar vínculos fantasma"en un libro¡Ah! Vínculos antasmas.Al abrir un l ibro se le pregunta si desea"actual izarlos vínculos", pero no hay ningún vínculo! ¿Cómopuede actual izar osvínculoscuando no ex¡sten?

Losvínculos externos son vínculos que hacen referenciaa otros libros. El he-cho de que seproduzcan vínculos externosno esperadospuededarse por diferen-

f-ll ¡I i!:tigl i i l

@9



1. Reduc i ra f rus t rac ión n los ibros en lashojasde cá lcu lo 59

tes razones, a mayoría de las vecespor mover o copiar gráficos,hojas degráficosu hojas a otros libros. Aún así, saber dónde estánno siempre e ayudará a encon-trarlos. A continuación le mostramos algunas alternativas para solucionar el

problema de los vínculos fantasmas.Primeramente, debe comprobar si realmente tiene vínculos externos (que noson fantasmas), de os cualesnos olvidaremos. Si no está seguro, si tienevíncu-los externos eales,comiencebuscandoen el ugar más obvio: las fórmulas. Pue-dehacerestoasegurándose eque no hay otros libros abiertosy entoncesbuscandopor [* ] dentro de las fórmulas de cada hoja. Cierre todos los demás ibros paraasegurarsede que cualquier vínculo de fórmula incluirá [*], donde el asteriscorepresentael carácter comodín de búsqueda.

ffi;r,,Eii i , ,i : a

L*"'\ \

Excel 97 no proporciona una opción parabuscar en todo el l ibro, pero

puede buscar en todas las hojas de un libro si las agrupa. Puede haceresto haciendo clic con el botón derecho en el nombre de cualquiera de

las hojas y eligiendo la opción Seleccionar todas las hojas. En versionesposteriores de Excel, la función de Buscar y reemplazar admite laposibilidad de buscar dentro de una hoja o de todo un libro.

tlna vez que haya encontrado los vínculos de fórmula, simplemente cambiela fórmula de forma adecuadao bien elimínela. Cambiar o eliminar la fórmuladependede a situación y debeser usted el que decidaqué hacer.Támbiénpuede ral centro de descargas e Microsoft Office,ubicado enhttp://office.microsoft.com/

Downloads,zdefault.aspx desde a categoríade complementos, seleccionarelAsistentede eliminación de vínculos. Esteasistenteestádiseñadopara encontrary eliminar vínculos tales como vínculos denombres definidos, vínculos de nom-bres ocultos, vínculos a gráficos, vínculos a consultas de Microsoft y vínculos aobjetos.De todas formas, por nuestra experiencia, o es capazde encontrar vín-culos fantasmas. Una vez que esté seguro de que no hay vínculos de fórmula,debe asegurarsede que no tiene ningún otro vínculo que no sea antasma. Paraello, solemoscomenzar desdeel libro de Excelque contiene os vínculos fantas-mas. Seleccionea opción Insertar>Nombre>Definir.esplácese lo largo de lalista denombres seleccionandocada uno de ellosy mirando en eIcuadro de texto

Se refiere a situado en la parte inferior. Asegúresede que ninguno de estosnom-bres estáhaciendo eferenciaa un libro diferente.

En vez de tener que hacer clic en cada nombre, puede insertar una

nueva hoja y seleccionar la opción Insertar>Nombre>Pegar. Luego,

desde el cuadro de diálogo, haga clic en Pegar vínculo. Esto crearáuna lista de todos los nombres de libro, con sus rangos referenciadosen la columna correspondiente.




Si alguno de los nombres se refiere a un elemento que está fuera de libro, haencontrado el origen de al menos uno de los vínculos a los cuales hace referenciael mensaje de actualizar los vínculos. Ahora es decisión suya si desea cambiare_ste ombre de rango para que haga referencia solamente

alpropio

libro, o biendejarlo como está.Otra fuente potencial de vínculos son sus gráficos. Es posible que los gráficos

tengan el mismo problema que acabamos de explicar. Debería comprobar que losrangos de datos y las etiquetas del eje X del tráfico no están haciendo referencia alibros externos. De nuevo, debe tomar la decisión de si los vínculos que ha encon-trado son o no correctos.

Los vínculos también pueden acechar en los objetos, como puedan ser doscuadros de texto, las autoformas, etc. Los objetos pueden intentar hacer referen-cia a un libro externo. La forma más sencilla de localizar los objetos es seleccio-

nar cualquier celda de cada hoja y luego seleccionar la opción Edición>lr a (F5).Desde el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Especial y luego active la casillade verificación objetos, y haga clic en Aceptar para comenrarlabúsqueda. conesto seleccionaremos todos los objetos de la hoja. En cualquier caso, debería ha-cer esto en una copia del libro. Después, una vez tengamos todos los objetosseleccionados, puede eliminar, guardar, cerrar y volver a abrir la copia del iibropara ver si con esto hemos solucionado el problema.

Finalmente, el lugar que no es tan obvio comprobar es en las hojas ocultasque puede haber creado y de las que se ha olvidado. Vuelva a mostrar esas hojasseleccionando la opción Formato>Hoja>Mostrar. si la opción Mostrar eita

desactivada, significa que no hay hojas ocultas.Ahora que ya ha eliminado la posibilidad de vínculos reales, es hora de elimi-

nar los vínculos fantasmas. vaya al libro en cuestión en el que haya vínculosfantasmas y seleccione la opción Edición>Vínculos. A veces simplemente puedeseleccionar los vínculos no deseados, hacer clic en cambiar origen y luego hacerque el vínculo haga referencia a sí mismo. A menudo, de todas formás, se leinformará que alguna de las fórmulas contiene un error y entonces no podráhacer esto.

si no puede tomar el camino sencillo, apúntese a qué libro de Excel cree quepuede estar vinculado (llamaremos a ese ibro "el libro bueno"). Cree un vínculoreal entre ambos, abriendo los dos. vaya al libro problemático y, en cualquiercelda de cualquier hoja, escriba =. Ahora haga clic en una celda del libro bueno ypulse Intro para tener un vínculo externo real con dicho libro. Guarde amboslibros, pero no los cierre todavía. Estando todavía en el libro con vínculos fantas-mas, seleccione la opción Edición>Vínculos y utilice el botón cambiar origenpara referenciar todos los vínculos con el mrevo libro con el que acabamoi decrear el vínculo. Guarde el libro de nuevo y elimine la celda en la que creó elvínculo real. Para terminar, guarde el archivo.



1. Reducir a f rust rac ión n los ibrosy en lashojasde cálculo

A menudo esto elimina el problema de os vínculos fantasmas, dado que aho-ra Exceles consciente de que ha eliminado el vínculo externo con dicho libro. Siestono ha solucionadoproblema, pruebecon los siguientespasos,pero asegúre-sedeguardar una copiaprimero.

El siguiente proceso implica eliminar datos permanentemente. Portanto, antes de comertzar, tiene que crear una copia de seguridad dellibro de Excel, ya que si no lo hace, puede crearle nuevos problemas.

Con el libro problemático abierto, elimine una hoja, guarde el libro, ciérrelo yvuelva a abrirlo. Si al hacerlo no se le pregunta sobre actualizar los vínculosperdidos, entonces esque la hoja que acaba de eliminar era la que tenía los vín-culos fantasmas. Estodeberíaarreglar el problema,pero si no fuera así, epita el

primer paso para cada una de las hojas del libro. Necesitaráañadir una nuevahoja antes deeliminar la última, ya que cualquier libro debe ener al menos unahoja. Supongamosque esta técnica ha funcionado. Entonc€sveamos qué hayque hacer a continuación. Abra la copia del libro (la que todavía tiene los datosdentro de ella) y cree otra copia. Deberá rabajar con la hoja problemática (uhojas) y utilizar el procesode eliminaciónpara descubrirdóndeestáel problema.

Teniendoactivada la hoja problemática, seleccioneun grupo de celdas(de al-rededor de 1Ox1O)y entonces seleccionea opción Edición>BorrapTodo.ZEstátotalmente seguro de que ha guardado una copia? Si esasí, guarde, cierre y vuel-va a abrir la hoja. Si no se e pregunta acercade actualizar los vínculos,entonceses que ha encontradoel problema y el objetivo serávolver a restableceresecon-junto de celdas.Si vuelve a recibir el mensajede actualizar los vínculos, continúeeliminando celdashasta que ya no se e pregunte. Luego, endrá que restaurarlasceldasproblemáticas.

Esperamosque estas écnicas e hayan solucionadoalgo la frustración de te-ner vínculos fantasmas en sus libros de Excel. No es sencillo ni divertido, peropuedeayudarle a solucionar elproblema.

Reducir n l ibroqueestáhinchado¿Nuncaha observadoque un l ibro estáaumentandode tamaño a un r i tmoalarmante sin una razón aparente?Existennumerosascausasque puedenprovocarloy algunassolucionespara el lo.

ZNunca ha comido tanto que no puede funcionar correctamente?Lo mismoocurre con las hojas de Excel.Un libro de Excel que engorda tanto es aquel en elque se han hecho tantas cosasque ha llegado a un tamaño tal en el que ya nopuede uncionar correctamente.

6 1

H




Comprobamos el tamaño de un libro típico que contenía gran cantidad dedatos y observamos que, sólo con datos, el tamaño del archivo era de 1,37 ly','b.Entonces añadimos una tabla dinámica que hacía referencia a cuatro columnasenteras como origen de los datos y observamos que el tamaño

del archivo seincrementó espectacularmente hasta los 2,4 ly''b.Añada algunos formatos y eltamaño del libro se incrementará prácticamente al doble sólo haciendo algunasacciones.

una de las causas más comunes por las que un archivo engorda, particular-mente en las versiones anteriores de Excel, es la aplicación de formatos a colum-nas o filas completas eÍrvez de a un rango de datos que se esté utilizando. Otroerror es referenciar columnas enteras como fuente de datos para gráficos y ta-blas dinámicas, en vez de referenciar solamente las celdas que actualmente con-tienen datos. Para solucionar estos problemas, tendremos que eliminar todos los

formatos superfluos y restringir el origen de datos solamente a aquellos rangosde celdas útiles.

Antes de hacer estos arreglos, haga siempre un a copia del l ibro porseguridad.

EliminarFormatos uperfluos

El primer pasopara eliminar formatos superfluos es averiguar cuál es a es-

quina inferior derecha.en a que acabarán os datos. No se confíe en la opciónEdición>lr >Especial>Últ¡maelda,ya que puede levarlea la última celdaquecontiene ormato, no datos.Habiendo ocalizadomanualmente la celdaque sabeque es a última que contienedatos reales,marque la fila que está nmediata-mente debajode ella. Mientras pulsa las teclasControl y Mayús, pulse la teclaFlecha abajo del tecladopara marcar todas las filas que seencuentran por deba-jo. Luegoseleccionea opción Edición>BorrapTodos ara eliminarlas.

Ahora utilice el mismo método para eliminar todas las columnas sobrantes.Localice a celdaque se encuentremás a la derechay que aún contengadatosyseleccionea columna inmediatamenteposterior.Luego,mientras mantienepul-

sadas as teclasControl y Mayús, pulse a teclaFlecha derecha del tecladoparaseleccionarodas las columnas hasta el final, y finalmente, seleccionea opciónde menú Edición>Borrar>Todos.

Evite la tentación de el iminar por completo todas esas f i las queco lumnas en vez de borrar las , ya que al hacer lo , se producenormalmente errores de tipo #¡REF! en cualquiera de las celdas confórmulas que pudiesen estar haciendo referencia a ellas.




Guarde el libro y tome buena nota del cambio producido en su tamaño, através de la opción Archivo>Propiedades y mirando en la pestaña General. Sitiene macros, ahora tendrá que dirigir los módulos en los que reside el código de

las macros. Este será un proceso rápido, directo y sencillo, que exporta todos losmódulos y formularios de usuario al disco duro, que luego los elimina y vuelve aimportarlos de nuevo. Para hacer esto, vaya al Editor de Visual Basic y desde elexplorador de proyectos, haga clic con el botón derecho en cada módulo y selec-cione la opción Quitar módulo1 (o cualquier otro nombre que tuviese el módulo).Cuando se le pregunte si desea exportar el módulo antes de quitarlo, diga Sí,teniendo en cuenta la ruta que seleccione.

Haga esto mismo para cada módulo, así como para todos los formularios deusuario que pueda tener. No se olvide de los módulos privados del libro y hojas siéstos contienen código. llna vez que haya hecho todo, guarde el libro. Entonces

seleccione a opción Archivo>lmportar archivo e importe cada módulo y cada for-mulario de usuario de nuevo al libro. Siguiendo este proceso se creará un archivode texto para cada módulo, lo cual eliminará cualquier residuo que pudiesencontener. Existen en Internet algunas utilidades gratis que pueden automatizaresta tarea en cierto grado, pero hemos oído casos en los que estas herramientashan desorganizado el código o incluso han aumentado más el tamaño de losarchivos. En caso de que utilice una de estas herramientas, siempre haga unacopia de seguridad primero, ya que los desarrolladores no se harán responsablesde cualquier pérdida de datos.

Puesta puntode losorígenes e datosSi después de llevar a cabo los pasos preüos todavía cree que el tamaño del

archivo es muy grande, otra causa posible es que hay referencias a celdas noutilizadas dentro de tablas o gráficos dinámicos. Esto suele ocurrir normalmentecon las tablas dinámicas, ya que muchas personas hacen referencia a las ó5.53ófilas para eütar tener que actualizar manualmente los rangos cada vez que seañaden nuevos datos.

Limpiar ibroscorruptosSi todavía creeque el tamaño del libro es demasiadogrande, esposible que el

libro o sus hojas estén corruptos. Por desgracia,encontrar el punto de corrup-ción requiere de un procesomanual de eliminación.

De nuevo le recomendamos encarecidamente que haga una copia deseguridad antes de proceder.




Paraasegurarse equeno sepierdenada,muestretodas as hojas que puedanestar ocultas seleccionandoa opción Formato>Hoja>Mostrar. n caso de que laopción estédesactivada,es que no tiene hojas ocultas por las que preocuparse.Teniendo

odas as hojas visibles,comiencepor la hoja que estémás a la izquier-da y vaya recorriendo una a una hacia la derecha. Paracadauna de ellas, elimí-nela, guardeel libro y anoteel tamaño del mismo a travésde Archivo>Propiedades>General.Si el tamaño del archivo se educedrásticamenteconsiderando a canti-dad de datos que había en dicha hoja, entonceses que probablemente haya en-contrado el punto de corrupción.

Parareemplazar una hoja corrupta de un libro, creeuna nueva hoja, seleccio-ne manualmente los datos situadosen la hoja corrupta, corte (no utilice nuncacopiar)y peguedichosdatosen la nueva hoja. Entonceselimínela hoja corrupta,guardey repita el proceso.

Al cortar en vez de copiar, Excel traspasa los datos a la nueva hojamanteniendo las referencias intactas.

Extraer atosde un librocorruptoLa corrupción de l ibros de Excelpuede suponer a pérdida de datos vi tales,lo cual puede resultarun coste más que monetario. Este ruco exam¡naalgunosmétodos que pueden ayudarlea recuperar os datos.

Aveces os libro secorrompen sin ninguna razónaparente.Estopuedeprovo-car todo tipo de problemas,especialmente i el libro esvital y por cualquier ra-zón no tiene una copia de seguridad. Lección 1: siempre haga una copia deseguridadde os datosen algún otro lugar. Siendo ealistas,estono siempreocu-rre y puedeque la corrupción se produzcajusto antes de que se realizaseunacopia de seguridad regular. Para añadir más frustración, aunque un libro estecorrupto, a vecesesposibleabrirlo e incluso realizar ciertasaccionesen é1.

Si no puedeabrir un libro

Si no puedeabrir el libro en cuestión,antesde hacercualquier otra cosa,ase-gúresede hacer una copia de seguridad del mismo, ya que de lo contrario, podríaperderlo.Teniendo na copia siemprepuedebuscarayuda profesional.

Ahora, intente abrir el libro en una versión posterior de Excely pruebe a guar-dar. Obüamente, esto no será posible si ya está utilizando la última versión deExcel.si estono funciona, pruebe a abrir el libro y guardarlo en formato HTML oHTM. Luego cierre el archivo y vuelva a abrirlo, esta vez volviendo a guardarloen el formato original, es decir, en formato .xls.

nl,,it'dH

/.ti;,ll:\\:/



1 Reducir a f rust rac ión n los ibrosy en lashojasde cálculo 65

Cuando se guarda un libro en formato HTML, las siguientes funcionesse perderán:

sA,\ . Vistas personal izadas.

. Formatos de número no utilizados.

. Estilos no utilizados.

. Configuración de consolidación de datos.

. Escenarios.

. Fórmulas el lenguaje natural (serán convertidas a referenciasestándar de rango).

. Categorías personalizadas de funciones.

. Elementos con fuente tachada, superíndice o subíndice..

. Historial de cambios.

. Configuración de página personalizada para los gráficos que sehayan incrustado en una hoja.

. Configuraciones de lista para los objetos del cuadro de lista y cua-dro de lista desplegable de la barra de herramientas de Formula-rios.

. Formato condicional almacenado en una hoja de macro XLM.

También, los libros compartidos dejarán de estarlo. La configuración

Eje de valores (Y) cruza el número de categoría de la pestaña Escalade l cuadro de diálogo Formato de ejes no se guardarán si la casilla deveri f icación Eje de valores (Y) cruza la en máxima categoría estáactivada. La configuración de variar los colores por cada punto delcuadro de diálogo Formato de las series de datos no será guardada siel tráfico contiene más de una serie de datos.

Finalmente, intente abrir el archivo y guardarlo en formato SYLK (.slk, quesignificavínculo simbólico). Observeque cuandoguarda un libro en este orma-to, sólo seguarda la hoja activa. Por tanto, deberáhacer lo mismo para cadauna

de las hojas. Vuelva a abrir el archivo y guárdelo nuevamente en el formatodeseado, sdecir,en formato .xls.

Sino puedeabrirel archivo

Si el libro está corrupto hasta el punto en el que no puedeni siquiera abrirlo,abra la hoja de cálculo en Microsoft Word o a través delüsor de hojas de cálculo,que se puede descargardesdeel sitio Web de Microsoft, luego copie los datos




desdeel archivo abierto. De todas formas, muchas de las fórmulas, formatos,etc. seperderán.

A continuación, abra el nuevo libro y cree un vínculo externo con el librocorrupto. Por

ejemplo,:'C:\Documents

and Settings\Alex\Mis Documentos\[Hoja.xlslHojal'lAl. Copieestevínculo hacia abajo y hacia la derecha antas filas ycolumnas como sea necesario.Haga lo mismo para cada una de las hojas quecontieneel libro. Si no puede ecordar los nombresde as hojas, utilice cualquiernombre utilizando la ruta de archivo correcta y Excel e mostrará los nombres delas hojas cuandopulse a tecla Intro.

Una última cosaque puedehacer esvisitar la página Web de OpenOffice.org ydescargar a versión gratuita de OpenOffice.org.Aunque hay nombres diferentespara las herramientas y los comandos,OpenOffice.orges muy similar a Excel.Estaaplicaciónestábasadaen la misma estructura básicade hoja de cálculoque

Excel, o que resulta muy sencillo para los usuarios acostumbrados a la aplica-ción de Microsoft. De hecho,alrededordel960/o e as fórmulas que seutilizan enExcelsepuedencreary utilizar en las hojas de cálculo de OpenOffice.org.

Para descargar una versión gratuita de OpenOffice.org, vaya a http://download.openoffice.org,/index.html descárguela esdeel sitio FTPque prefie-ra. Luego nstale el programa. Hay que decir que también hay una versión dis-ponible de OpenOffice.orgpara Macintosh.

En muchos casos, os datos de Excelsepuedenrecuperar.Sin embargo, el có-digo VBA no podrá recuperarse debido a incompatibilidades entre Excel yOpenOffice.org.

Si ninguno de estosmétodos funciona, probablementetendrá que pagar dine-ro para intentar recuperarsu libro de Excelutilizando algún software especial.Puedeencontrar software a la venta (para Windows) en el sitio Web de los auto-res de este ibro, en la direcciónhttp://vvvvw.ozgrid.com,/Services,/corrupt-file-recovery-index.htm.

Despuésde haber comprado e instalado ExcelFix,ejecútelo.Seleccione ile,luego elija el archivo corrupto y haga clic en Diagnose para recuperarlo.Enton-ces deberíaver el archivo recuperado en el visor de libros. Haga clic en SaveWorkbook para guardar el libro en un nuevo archivo que pueda ser abierto porExcel.

Existe también una versión de demostración que no le permite guardar elarchivo, pero recuerdeque todas las versiones e permiten recuperar tantos ar-chivos como desee.



Capirurc2

Trucossobre las c aracterísticas

incorporadas en ExcelTrucos16a 38

Aunque Excel ncorpora una gran variedad de características estándar paraadministrar y analizar datos, los límites de dichascaracterísticasson, a menudo,frustrantes. Los trucos de este capítulo le proporcionarán numerosos métodospara escaparse e esos ímites y hacer de Exceluna herramienta mucho máspoderosa.

Validardatosen basea una istasituada n otrahojaLa validación de datos permite, de forma f ácil,especificarreglasque debenseguir os datos. Por desgracia,Excelobl iga a que las istasuti l izadasen laval idaciónde datos deben apareceren la misma hoja en la que seencuentran éstos. Pero por fortuna, existen ormas para saltarseestal imitación.

En este ruco proporcionaremos dos métodos que puedeutilizar para validar

datos basándoseen una lista que está situada en otra hoja. El primer métodohaceuso de os rangos con nombre que ofreceExcel queveremoscon más deta-lle en el capítulo 3) y el segundoutiliza una llamada a una función.

Método1. Rangos on nombre

Quizá el método más rápido y sencillo para superar la barrera en cuanto a lavalidación de datos en Exceles dar nombre al rango donde está situada la lista.Paracrear un rango con nombre, seleccioneas celdasque contienen a lista e

B




introduzca un nombre en el cuadro de nombres que está situado en la partesuperior izquierda, justo a la izquierda de a barra de fórmulas. Para os propósi-tos de esteejemplo, supondremosque a dicho rango le llamaremos MiRango.

Seleccionea celda en la que deseaque aparezcauna lista desplegable enton-cesseleccionea opción Datos>Validación. eleccionea opción Lista en el cuadrode lista desplegablePermitir:y en el cuadro de texto Origen escriba=MiRango.Luegohaga clic en el botónAceptar.

Dado que hemos utilizado un nombre de rango, la lista (aunque resida enotra hoja) puedeser utilizada como lista de validación.

Método2. La unción NDIRECTO

La función INDIRECTO permite hacer referencia a una celda que contiene untexto que representa la dirección de otra celda. Entonces puede utilizar esa celdacomo una celda local de referencia, incluso aunque tome sus datos a partir deotra hoja. Puede utilizar esta característica para hacer referencia a la hoja en laque reside la lista.

Supongamos que la lista esté situada en la Hoja1, en el rango $A$1:$A$8.Haga clic en cualquier hoja de una hoja distinta en donde deseeque aparezca estal is ta de val idac ión ( l is ta de búsqueda). Entonces selecc ione la opciónDatos>Validación y elija la opción Lista del cuadro de lista desplegable y en elcuadro de texto Origen escriba el siguiente código:

=TNDTRECTo "Hoj a1 r $A$1 : $A$8 r )

Asegúrese e que estáactivada a casillade verificación Celda con listadesple-gable y entonceshaga clic en el botón Aceptar. En esemomento deberíaaparecerla lista ubicadaen la Hojal en la lista desplegable evalidación.

Si el nombre de la hoja en la que está ubicada la lista contiene espaciosenblanco,necesitautilizar la función INDIRECTO e a siguiente orma:

= I N D I R E C T o " ' H o j a r ' I $ A $ 1 - $ A $ 8 " )

Aquí la diferencia es que debe utilizar un apóstrofe simple inmediatamentedespuésde las primeras dobles comillas y otro inmediatamente antesdel signo deexclamación.

Siempre es una buena idea utilizar el apóstrofe simple, independien-temente de qu e el nombre de la hoja contenga espacios o no. Encualquier caso siempre podrá hacer referencia a una hoja que no tengaespacios en su nombre y permite hacer cambios fácilmente en unfuturo.



I

2.Trucos sobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 71

Ventajasy desventajas e ambosmétodos

Los rangos con nombre y la función rNDrREcro tienen, cada uno de ellos,

una ventaja y una desventaja.La ventaja de utilizar nombres de rangos es que los cambios que realice al

nombre de la hoja no afectarán a la lista de validación. Esto es precisamente ladesventaja de la función rNDrREcro, en tanto que cualquier cambio que realiceal nombre de la hoja no se actualizará automáticamente dentro de la función,por lo que tendrá que cambiarla manualmente para que refleje el nuevo nombre.

La ventaja de utilizar la función INDIRECTo es que si la primera celda,zfila ola última celda,zfila es eliminada del rango con nombre, éste devolverá un errorde tipo #¡REF!. Por contra esto es una desventaja de utilizar nombres de rangos:si elimina celdas o filas del rango con nombre, los cambios no afectarán a la listade validación.

Controlarel formato condiciona¡ on casil lasde ver¡f¡cac¡ónAunque el formato condicional es una de las característ icasmás potentesde Excel, esultabastante ncómodo activarlay desactivarlaa travésde losmenúsy cuadrosde diálogode la inter fazde Excel .Si pudiéramosañadircas¡l las e veri f icación en la hoia de cálculo que act¡vasen desactivasen n

el formato condicional,podríamos eer los datos de forma mucho mássenci l lode cualquier orma, el momento que queramos.

El formato condicional, una característica disponible a partir de Excel 97, aplicaformatos a las celdas seleccionadas que coincidan con un cierto criterio que sebasa en los valores o fórmulas que se especifiquen. Aunque el formato condicio-na l se utiliza normalmente basándose en valores de celdas, si lo basamos en fór-mulas conseguiremos una flexibilidad mayor para extender el formato condicionala cualquier parte de la hoja de cálculo.

Configurar asillas e verificación ara ormatocondicional

Las casillas de verificación disponibles en la barra de herramientas Formula-rios devuelven un valor VERDADERO o FALSO (activada,zdesactivada) a la celda ala que están vinculadas. Combinando una casilla de verificación de dicha barrade herramientas con el formato condicional utilizando la opción de fórmulas(véase figura 2.1), puede activar o desactivar el formato condicional a través dela casilla de verificación.




él

0e5ea usar

Lli i f¡rn rat e -i t Lrer-:d

E L I i+ d

"Jlni

I

Formato , , , i. " : * , . , . . , , ," . - , , . . . -i :i

ssreq,3rF FI[HI_::: f_ry-Flr ] *,::.lg .j

Figura 2.1. Cuadro de diálogo de formato condicional con la opción de fórmulas.

Itt113i,,,

i'.'r,""

üe \

Cuando se utiliza en combinación con una fórmula (como por ejemplo

con la opción de fórmulas), el formato condicional da formato

automáticamente a una celda siempre que la fórmulas devuelvaVERDADERO. Por ello, cualquier fórmula que utilice para este truco

debe devolver VERDADERO o FALSO.

Para entenderde lo que estamoshablando,pruebe estesencilloejemplo,queoculta los datos utilizando el formato condicional y una casilla de verificación.Utilizaremos el rango $A$1 $A$10, que está ellenadoconsecutivamente on losnúmeros del 1 al 10. Para nsertar una casilla de verificación desde a barra deherramientas Formularios, seleccione a opción de menú Ver>Barras deherramientas>Formulariosluego haga clic en el icono de casillade verificación.A continuación haga clic cercade la celdaC1 situada en la hoja para insertar lacasillade verificación. Haga clic con el botón derechodel ratón en la casilla deverificación y seleccionea opción Formatode control.Luego vaya a la pestaña

Controly escribaCl en el cuadro de texto Vincularcon la celda, ta l y como semuestra en la figura 2.2, y finalmente haga clic enAceptar.

Cuando seleccionea casillade verificación que está sobre a celdaC1, devol-verá VERDADERO FALSOa dicha celda.Como no tenemos nterés en ver dichovalor en a celda,cambieel color de a fuente a blanco.Ahora seleccioneas celdas$A$1:$A$10, comenzandopor A1. Seleccione ormato>Formatoondicionalluego elija la opción Fórmulaen el primer cuadro de lista desplegable. n el cua-dro de texto de a derecha,escriba=$C$1. A continuación, haga clic en el botónFormato..., luego seleccionea pestañaFuentey cambie el color de uente a blanco.Finalmente, haga clic en Aceptar y de nuevo enAceptar.

Seleccionea casilla de verificación para activarla, y entoncesel color de lafuente de as celdasen el rango $A$1:$A$10 cambiaráautomáticamenteal colorblanco. Si desactiva a casilla deverificación, entoncesvolverá a su color normal.

Activaro desactivar l resaltado e losnúmeros

La posibilidad de resaltar automáticamente los números que cumplan ciertocriterio puede resultar muy útil para encontrar los datos que necesite en una



2.Trucossobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 73

hoja de cálculo. Para hacer esto, comenzaremos seleccionandoa celda E1 (o cual-quier otra celda que prefiera) y llámela CheckBoxlink, utilizando el cuadro denombre situado en la parte superior, a la izquierda de a barra de fórmulas (véase

figura 2.3).

*iii1,,,

colores y líneas I tarnaffa ! Rroteger j eropiedades I \¡ieb contr¡l

V¡lor

tr 5¡n activar

f* Aclivado

ü U¡xtn

Víncular on a celda:

f* 5ombreadn3D

f-+ltrl"r-l -c**:.".i

H

Figura 2.2. Cuadro de diálogo de formato del control.

S*;''tiri':Jst¡I4 J E ¡ ¡ n o E d i c i ó n g t r l E t r t n E o r m a t o l L e r r a m i e n l a s ¡ l o s v e E t ¿ n d 1 : r ' i r . r r i ' t ' : r . ' " ' - - É x

I j d J . - ¡ J 3 . } ? ¿ i , , ; r , i ! - " / { . . f f i * , : . } , 1 i l g ¡ a } r n o v .g ¡ $A r i ¡ r - r 0 , x . r S = = = : ¡ J * { t " r u€ " e $ . ' l = a = r . * . ¿ - &

CheckEorLink f'

Nrtv l

! ' i l,',i:

Figura 2.3. Celda E1 con el nombre CheckBoxlink.

Añada una casilla de verificación desde a barra de herramientas Formulariosa una hoja en blanco, llame a esta hoja Casillasdeverificación y colóqueseen lacelda A1. Vincule esta casilla de verificación a la celda CheckBoxlink haciendo

clic con el botón derechoen la casillay seleccionandoa opción Formatode con-trol y luego yendo a la pestaña Control. EscribaCheckBoxlink en el cuadro detexto correspondientey haga clic en Aceptar. Haga clic con el botón derechonuevamentesobre a casillade verificación, seleccioneModificar extoy entoncesintroduzca el texto "Mostrarme". En la columna A de otra hoja, introduzca losnúmeros del 25 al 25OOen incrementosde 25. Déleel nombre "Números"a esterango y luego oculte la hoja mediante a opción Formato>Hoja>Ocultar.

Para introducir rápidamente estos números, introduzca el númer o 25en la celda A1 y 50 en la celda A2. Haga clic en el marcador depropagación (e l pequeño cuadro negro que aparece en la esquinainferior derecha de la celda A2) y sin soltar el botón del ratón, arrástrelohasta la fi la 100.

Seleccionea celda 81 de la hoja Casillasdeverificacióny déle el nombrePrimerNum. Seleccionea celda D1 y déle el nombre SegundoNum. En la celdaC1 escriba a palabraY.Ahora, seleccionea celda81 (PrimerNum) y mantenien-do pulsada a teclaControl seleccionea celdaD1 (SegundoNum).Entonces ayaa Datos>Validación>Configuraciónen el cuadro de lista desplegablePermitirse-

leccione a opción Lista,y en el cuadro de texto Origenescriba=Números. Ase-gúresede que a casillade verificación Celdacon listadesplegable stéactivadayentonceshaga clic en Aceptar. Esto creará una lista desplegable e números del25 al25OOen ambasceldas.

En la celdaA1 escribael encabezado Cantidad". nmediatamentedebajo, e-lleneel rango A2:A2Ocon cualesquieranúmeros entre 25 y 25OO.Seleccioneasceldas A2.A2O(asegurandose debecomenzar desde a celdaA2 para que sea aselección ctiva) y seleccione ormato>Formato ondicional.En el cuadro de diá-logo que aparece,mostrado en la figura 2.4, seleccionea opción Fórmulay en elcuadro de texto de a derechaescriba a siguiente órmula:

=Y ( $A2 >= PrimerNum ; $A2<=SegundoNum ; CheckBoxlink )

Hagaclic en el botón Formato... y configure el formato quedesee combina-ción de formatos. Luegohaga clic en Aceptar y de nuevo en Aceptar para cerrarel siguiente cuadro de diálogo. Cambie también el color de a fuente de a celda E1a blanco para que no aparezcan os valores VERDADEROo FALSO.Desde a celda81, seleccione ualquier número y luego cualquier otro que sea mayor que elprimero desde a celdaDl.



2. Trucossobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 75

B

-áli

UistaFreviedel Farm¿to ue deseaussrcuands a rondiciÉn ea verdadera:

|=\'i$,qt :prinrert/urn;$Al.i:5e,lun,Joh,lum;lhechEorLinl-;l

AaBhCcYyZz

=k,ili

*Jtd !:- l

l lFsrm, i to, , . l .r y :

l!*Pl?l l 9l:lll I:Hi:J Fltiltl'',

Figura 2.4. Cuadro de diálogo de formato condicional.

Active la casilla de verificación, con lo que los formatos condicionales queacabamos de configurar se aplicarán automáticamente a los números que esténdentro del rango que acabamos de especificar. Desactive la casilla de verificacióny el formato volverá a ser el predeterminado. Como puede ver, utilizando unacasilla de verificación en combinación con el formato condicional, puede hacercosas que nadie imaginaría, todo ello sin utilizar código VBA.

ldent¡f¡car órmulascon el formato condicionalExcelno dispone de una función incorporadapara dent i f icar órmulas.Unavez que una fórmula es ntroducidaen una celda,sólo puede descubr i rsiuna celda contiene un valor estát icoo un valor calculado a part¡r de unafórmula haciendo cl ic sobre el la y mirando la barra de fórmulas. Este rucosoluciona esta carencia.

El código VBA para esta función personalizada (también llamada función de-

finida por el usuario) le permite identificar las celdasque contienen fórmulas sinnecesidad e ener que hacer clic en 1O.OOOeldas examinarlasuna a una. Paracrear un cazador inteligente de fórmulas, comience seleccionando a opciónHerramientas>Macro>Editore Visual Basic(Alt,zOpción-F11)y luego seleccioneInsertapMódulo. Entonces ntroduzca la siguiente unción:

Funct ion IsFormula(Check_Cel I As Range)I sF o rmu l a = Check Ce l l . HasF o rmu f a

End Funct ion

Ahora cierre la ventana (pulseAltlComando-Q). A partir de entonces, a fun-

ción estarádisponiblepara cualquier celdade cualquier hoja de este ibro, intro-duciendo,por ejemplo, a fórmula =IsFormula (gAgl-) . Tambiénpuedeaccedera la función a través de Insertar>Función, eleccionandoa opción Definidasporelusuarioen la lista de categoríasy luego seleccionandosFormula.

La fórmula devuelve VERDADEROsi la celda a la que se hace referencia con-tiene una fórmula, y FALSO en caso contrario. Puede utilizar este resultadobooleano en combinación con el formato condicional de forma que todas las fór-mulas se resalten automáticamente con el formato que elija. Una de las mejores




cosasa la hora de utilizar este método esque el sistema de identificación de fór-mulas para la hoja de cálculo será dinámico. Esto significa que si añade o quitauna fórmula, el formato cambiará de acuerdo con ello. A continuación explica-remos cómo hacer esto.Seleccione n rango de celdasde la hoja de cálculo (porejemplo, A1 :JSOO) incluya algunas celdas extra en caso de que vaya a añadirmás fórmulas posteriormente.

Evite la tentación de seleccionar toda la hoja, y& que esto añadirá unasobrecarga de trabajo innecesaria.

Teniendoseleccionadasestas celdas,y siendo la celda A1 la activa, seleccioneFormato>Formato ondicional.Seleccionea opción Formatoen el cuadro de listadesplegable ntroduzca =IsFormula(A1) en el cuadro de exto situado a la dere-

cha. Haga clicel botón Formato... y elija cualquier formato que desee ara iden-tificar las celdas on fórmulas. Luegohaga clic en Aceptar dosvecespara cerrarambos cuadros de diálogo.

A veces, cuando se introducen fórmulas en el formato condicional,Excel intentará colocar comillas alrededor de las fórmulas después dehacer clic en Aceptar. Esto ocurre porque Excel reconoce que haintroducido un texto, no una fórmula. Si ocurre esto, vuelva al cuadrode diálogo de formato condicional, elimine las comillas y pulse Aceptar.

Llegados a este punto, la fórmula especificada debería aplicarse a todas lasceldas de la hoja que contengan una fórmula. Si elimina o sobrescribe una celdaque contenga una fórmula, el formato condicional desaparecerá. Igualmente, siintroduce una nueva fórmula en cualquiera de las celdas dentro del rango, que-dará resaltada. Este sencillo truco que utiliza el formato condicional hace muchomás sencillo manejar hojas de cálculo cuando es necesario mucho tiempo parapoder mantenerla o modificarla.

Contaro sumarceldas ueseaiustan l criteriodel ormatocondicionalDespuésde ver los resultadosdel formato condicional, quizá deseecrearfórmulas que hagan referenc¡asolamentea los datos que han sidoformateadoscondicionalmente.Esteno entiende bien este ipo de cálculos,pero puede aprender a hacerlo.

Normalmente los usuarios de Excelsepreguntan: "ZCómopuedohacercálcu-los solamenteen las celdasque tienen un color de fondo en especial?". stacues-

%.r\

E

2.Trucossobre ascaracterís t icasncorporadas n Excel 77

tión surge a menudo porque Excelno dispone de una función estándar para lle-var a cabo esta tarea. Sin embargo, sepuedehacer utilizando una función perso-nalizada, como ya veremosposteriormente en otro truco.

El único problema que surge al utilizar una función personalizada esque noutiliza cualquier formato que sehaya aplicado mediante el formato condicional.Sin embargo, pensandoun poco más, podrá obtener os mismos resultados sintener que utilizar una función personalizada.

Digamos que tiene una larga lista de números en el rango de celdas$A$2:$A$1OO.Ha aplicadoun formato condicionala estasceldasde forma quecualquier número que estéentre 1Oy 20 estémarcado.Entonces iene que aña-dir el valor de as celdasque se ajusten al criterio que acaba de establecery luegorealizar la suma de dichos valores utilizando el formato condicional. No tieneque preocuparsepor el formato condicional que ha aplicado a esasceldas,pero

necesita onocerel criterio que fue utilizado para marcarlas (enestecaso,aque-llas celdascuyos valores estánentre 1'O 20).Puedeutilizar la función suMAR.sr para añadir un rango de celdasque se

ajusten a un cierto criterio, pero sóloa uno. Si necesitautilizar más deun factoren el criterio, puedeutilizar una fórmula matricial.

Puedeutilizar una fórmula matricial de esta orma:

= s u M A ( s 1 ( t A s z : ; A F r u u > r u , ' 5 f ( A > z : l A ) l u u < z u ; l A l ¿ : i a i r u u / / , 1

Cuando introduzca fórmulas matriciales, no pulse la tecla Intro, en

vez de ello pulse Control-Mayús-Intro. De esta forma, Excel colocarállaves alrededor de la fórmula de esta forma:

{ = s u r u as r ( $ A $ 2 g A g 1 0 0 > 1 0 ;r ( $ A $ 2 $ A $ 1 0 0 2 0 ;$ A $ 2 $ A $ 1 0 0) ) }

Si introduce las llaves manualmente, Do funcionará. Debe permitir

que Excel lo haga automáticamente. Tlambién, tenga en cuenta que

utilizar fórmulas matriciales puede ralenti zar los cálculos de Excel si

huy muchas referencias a rangos de gran tamaño.

Unaalternativa

Como alternativa, puede utilizar una columna de más (por ejemplo, la co-lumna B) para hace referenciaa las celdasde a columna A. Lasreferenciasdevol-verán resultados en la columna B sólo si el valor cumple las condicionesquehaya establecido, or ejemplo,>'l,O <2O. Parahacer esto,siga estospasos:

Seleccionea celda81 e introduzca la siguiente órmula:

= S I ( Y ( A 2 > 1 0 A 2 < 2 0 ) A 2 ; ' " )

%..,.*".\


Propagueesta órmula a cadacelda, legandoa la B1OO.Después ebe ellenarlos valores, debería ener los valores en la columna B que esténentre 1,O 20.

Para copiar rápidamente una fórmula hacia abajo, hasta la últimafila utilizada de la columna adyacente, introduzca la fórmula en laprimera celda (F2), vuelva a seleccionar esa celdr y haga doble clic enel pequeño recuadro negro de propagación situado en la esquinainferior derecha de la celda. Támbién puede hacer esto seleccionandola opción Edic ión>Rel lenar>Hacia bajo.

Ahora ya puede seleccionar cualquier celda en la que desea que aparezca elresultado de la suma, utilizando la función estándar SUMA (si lo desea, puedeocultar la columna B, de forma que no vea una columna extra llena de los valo-res devueltos por la fórmula).

Ciertamente los métodos anteriores hacen bien su trabajo, pero Excel propor-ciona otra función que le permite especificar dos o más criterios. Esta función esparte de las funciones de base de datos de Excel, y se lama BDSUMA.Para probar-la, utilice el mismo conjunto de números situados en el rango A2:A1OO. Selec-cione las celdas C1:D2 y déle el nombre "CriterioSuma" a este rango. Luegoseleccione a celda C1 e introduzca :$A$1, una referencia a la primera celda dela hoja. Copie esto a la celda D1, con lo que tendría un duplicado del encabezadode la columna A. Estas copias las utilizaremos como encabezadospara el criteriode gosttue (C1.:D2), que llamamos "CriterioSuma".

En la celda C2, introduzca>1.O. En la celda D2, introduzca <2O. En la celda dela que desea mostrar el resultado, introduzca el siguiente código:

=BDSUMA$A$1 : $A$100 ; $A$1 ; Cr i ter iosuma)

BDSUMAs el método preferido y más eficazpara trabajar con celdasque de-ben cumplir un cierto criterio. A diferencia de las matrices, las funciones de basede datos ncorporadasestándiseñadasespecíficamenteara estepropósito, e in-cluso cuando hacen referenciaa un rango muy amplio y se utilizan con grandesnúmeros, los efectos negativos que provocan en el rendimiento son mucho me-nores que los provocadospor las fórmulas matriciales.

Resaltar ilas columnasmparesSeguramentehabrá visto hojas de cálculo de Excelque uti l izan coloresalternospara las i las. Por ejemplo, las i las impares podrían ser blancasylas paresgr¡ses.El ormato condicional hace que esto sea muy senci l lo.

Alternar coloreso sombreadosda un aspectoprofesional y puedehacermásfácil la lectura de os datos. Puedeaplicar este ormato manualmente, pero como

GHI - lL l

@



2.Trucos sobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 79

ya se imaginará, resulta una tarea muy pesada si tiene que actualizar dichoformato cada vez que añade o quita datos de la tabla, además de una infinitapaciencia. Por fortuna, el formato condicional puedereducir la paciencia necesa

ria y mejorar en gran medida su imagen profesional.Supondremosque los datos abarcan el rango A1 :HIOO.Seleccione ste ango

de celdas,comenzandopor la celdaA1, de forma que nos aseguramosque sea aceldaactiva. Entonces aya a Formato>Formatoondicional.Seleccionea opciónFórmuladel primer cuadro de ista desplegable en el cuadro de texto situado a suderecha ntroduzca la siguiente órmula, ta l y como semuestra en la figura 2.5:

=RESIDUo FILA O ; 2 )

| F.E5I utr(nLA { ;2 l

ArBbtcYyla

Aqr*,rur' t I Eliminar.,, *: : . . . . : . . . . 'f . - : . - . . . . . . . . . . . . . - . _: l

Figura 2.5. Cuadro de diálogo del formato condicional con la fórmula RESIDUO,para especificar un formato a cada fila par.

Haga clic en el botón Formato... y elija el formato que desee plicar a cadafila par, haga clic en Aceptar y luego haga clic otravez en Aceptar. Entonces el

formato que haya especificado debería aplicarse a cada fila par situada en elrango A1 :Hl0O. Con estoya puede eservarse arte de su pacienciapara el restodel día.

Si deseautilizar estemétodo con las columnas errvez de con las filas. utiliceesta órmula:

=RESIDUO (COLUMNA ) ; 2 )

Aunque este método aplica el formato especificadoa cada fila o columna parde forma rápida y sencilla, no es dinámico. Las filas que no contengan datos

seguirán teniendo el formato especificado.Esto puede no resultar ideal y hacerque la lectura de la hoja de cálculo sea algo más difícil. Hacer que el resaltado defilas o columnas sea dinámico, requiere de un truco un poco más sofisticado.

Nuevamente,seleccione l rango A1 :HlOO, asegurándose e que la celdaA1sea a activa. Entoncesvaya a Formato>Formato ondicionaly seleccionea op-ción Fórmulaen el cuadro de ista desplegable. uego, en el cuadro de texto de aderecha, ntroduzca la siguiente órmula:

= Y R E S I D U o ( F I L A O 2 ) ; C O N T A R A ( $ A 1$ H 1 ) )



BO Excel. os mejores rucos

¡:r."

, ,*\

Observe que no se hace referencia absoluta a las filas (utilizamos elsigno del dólar), pero sí a las columnas.

Haga clic en el botón Formato... y seleccione el formato que desee,haciendoclic en el botón Aceptar dos veces para cerrar ambos cuadros de diálogo. Conesto, cualquier fila que esté en el rango A1 :H1OOy que no contengan datos, nocambiará su formato. Si elimina datos de una fila en particular de la tabla, tam-poco tendrá el formato condicional. Si añade nuevos datos en cualquier lugar delrango A1 :H1OO, entonces se le aplicará el formato condicional automáticamente.

Esto funciona así porque cuando introdujimos la fórmula para el formatocondicional, la fórmula en sí debe devolver un valor VERDADERO o FALSO. En ellenguaje de las fórmulas de Excel, el valor O corresponde con el valor FALSO,

mientras que cualquier número mayor que O corresponde con el valor VERDA-DERO. Cuando utilizamos la fórmula =REsrDUo (FILA O ;2) , devuelve un valorO (FALSO) o bien un número mayor que O (VERDADERO).

La función =FrLA ( ) es una función volátil que siempre devuelve el númerode fila que corresponde con la celda en la que reside. Utilizamos la función Rs-SIDUO para devolver el resto de dividir un número por otro. En nuestro caso,estamos dividiendo el número de fila por 2, por lo que todas las filas pares devol-verán un valor de O, mientras que las impares devolverán un valor mayor que O.

Cuando incluye las funciones FILA ( ) y CONIaRA dentro de la función Y, sig-nifica que deben devolver VERDADERO (o cualquier número mayor que O) las

funciones RESIDUO y CONTARA ara que la función Y devuelva VERDADERO. Lafunción CONTARA irve para contar todas aquellas celdas que no estén vacías.

Crearefectosen 3D en tablaso celdasCuando ve un efecto 3D en un programa como pueda ser Excel, o que estáviendo en real idades una i lus ión creadapor un formato en part icular .Essenc¡l locrear esta lusión apl icando un cierto formato a una celda o rangode celdas.

Para comenzar cola un ejemplo sencillo, daremos un efecto 3D a una celdapara que aparezca en relieve, como si fuera un botón. En una hoja en blanco,seleccione la celda D5 (seleccionamos esta celda para que no esté en uno de losbordes y no apreciemos bien el efecto). Vaya a Formato>Celdas>Bordes. En lalista de estilos, elija la segunda línea más gruesa. Asegúrese de tener seleccionadoel color negro (o bien el automático, en caso de no haber cambiado el valor prede-terminado). Haga clic entonces en el borde derecho y luego en el borde inferiorque aparece en la muestra de la parte de izquierda. Seleccione ahora el colorblanco en el cuadro de lista desplegable de colores. Todavía debería estar seleccio-

B



2.Trucossobre ascaracterís t icasncorporadas n Excel B 1

nado el segundo borde más grueso, por lo que esta vezhaga clic en los otros dos

bordes que quedan por seleccionar en la celda, es decir, el izquierdo y el superior.

Vaya a la pestaña Tramas y seleccione el sombreado gris para la celda. Haga clic

en Aceptar y quite la selección de la celda D5. Ahora debería ver cómo la celdaD5 tiene un efecto relieve que le da un aspecto de botón. Todo ello lo hemos

conseguido utilizando los bordes y el sombreado.

Si, por diversión o por dar variedad, desea dar a una celda la apariencia de

estar presionada, seleccionepor ejemplo la celda E5 (porque es a que estájunto a

la D5 y hace que funcione este ejemplo). Vaya a Formato>CeldaS>Bordes, selec-

cione el segundo borde más grueso para los estilos de línea y asegúresede que el

color elegido es el negro.

Aplique el formato a los bordes superior e izquierdo de la celda. Seleccione el

color blanco y aplique la línea blanca a los bordes derecho e inferior de la celda.

Haga clic entonces en la pestaña Tramas y cambie el formato de la celda a gris.Haga clic en Aceptar y podrá ver cómo la celda aparece con el efecto de estar

presionada. Este efecto es más impresionante si se contrasta con el efecto de la

celda D5, que está en relieve.

Utilizarun efecto3D en una tablade datos

A continuación, vamos a experimentar con esta herramienta para ver los efec-

tos que podemos aplicar a las tablas o a las hojas de cálculo.

Seleccione las celdas D5 y E5 y haga clic en el icono Copiar formato(con

forma de brocha) situado en la barra de herramientas estándar. Haga clic en la

celda F5 y sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta la celda J5. Ahora selec-

cione las celdas D5:J5 y de nuevo haga clic en el icono Copiar formato de la barra

de herramientas estándar. Haga clic en la celda Dó y sin soltar el botón del ratón,

arrástrelo hasta la celda J15. Esto debería provocar un efecto como el que apare-

ce en la figura 2.ó.

Hemos utilizado un borde bastante grueso para asegurarnos de que el efecto

puede verse claramente. Sin embargo, quizá deseematizarlo utilizando un estilo

de línea algo más fino. También podría utilizar cualquiera de los otros estilos de

línea para producir un efecto aún mayor. La mejor forma de encontrar una bue-na combinación es utilizar el sistema de prueba y error en una hoja en blanco

hasta dar con el efecto deseado. La única limitación que tiene que es su imagina-

cióny, quizá, su gusto.

Tenga siempre en mente que los efectos 3D puede mejorar la lectura

de un a hoja de cálculo y proporcionar un aspecto más profesional,

pero cuando se utiliza en exceso, puede tener el efecto contrario.

Recuerde,utilice todo como delación.



B2 Excel. osmejores rucos

Figura 2.6. Efecto 3D aplicado a un rango de celdas.

si deseadar un paso más allá a la hora de aplicar efectos 3D de forma auto-mática y dinámica, puede combinar este truco con el uso del formato condicio-nal, de forma que la aplicación de estilos sea automática.

Activar y desactivar l formato condicionaly laval¡dac¡ón e datoscon una casil lade ver¡f¡cac¡ón

La val idación de datos puede resultarút i l para evitar que un usuariointrodu zca accidentalmentedatos incorrectos.Sin embargo,algunasvecesdesearáhacer más senci l la a introducción de datos que de otra forma seríaimposible,bien porque fuese marcada por el formato condicional o biencompletamentebloqueadapor una val idaciónde datos.

Normalmente permitirá que los usuarios introduzcan datos, que de otra for-ma no podrían, desactivando el formato condicional o la validación de datos paradichos celdas. De todas formas, existe una forma sencilla para hacer esto: puedecombinar una simple casilla de verificación con la validación de datos.

lara

este ejemplo, aplicaremos un formato condicional a un rango de celdasde forma que cualquier dato que aparezca más de una vez quedará resaltadopara su fácil identificación. Supondremos que la tabla de datos se extiende por elrango $A$1:$H$10o. Para aplicar un formato condicional a este rango de formaque se puedan identificar los duplicados, hacen falta unos cuantos pasos.

Primeramente seleccione la celda K1 y déle el nombre CheckBoxlink escri-biendo dicho nombre en el cuadro de nombres de la parte superior izquierda de lapantalla. Si la barra de herramientas Formularios no está visible, muéstrela. En-tonces haga clic en el icono correspondiente a la casilla de verificación. Luego

E



2.Trucossobre ascaracterís t icasncorporadas n Excel B3

haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que estéfuera del rango ante-riormente citado para añadir la casilla de verificación.

Haga clic con el botón derechoen la casillade verificación y seleccionea op-ción Formatode control.Luegovaya a la pestaña Controly escriba,en el cuadro

de texto, "CheckBoxlink" y haga clic en Aceptar. Seleccione a celda A1, y sinsoltar el botón del ratón, seleccione n rango hasta a celdaH1OO.Es mportanteque la celdaA1 sea a activa en la selección.Vaya a Formato>Formato ondicio-nal, seleccionea opción Fórmulaen el cuadro de ista desplegable ntroduzca lasiguiente órmula en el cuadro de exto situado a su derecha tal y como semuestraen la figura 2.7):

=Y (CONTAR. I ( $A$1 : $H$10 0 ; 41 ) >1 ; Checkboxl ink )

Condiciún I

VislaFrer¡i.: elfc'rmatnque deseauserru¡nd': a cundiciénea'¡*rdadera:

| ¡ . . " " . ' . ' . " " " " " " " " " : t

I For rn¡Lo, , , i: !W

*?r?lti I -"FlPlr:,';1 *T"nI:f .-..I:*:hr,-"..X

ff i l:', r$Agt:gHgtr-rn;Atlrt;,therl,:h¡.*.Lin['r]

Figura 2.7. Cuadro de diálogo de formato condicional con la fórmula que da formato

resaltando los valores duplicados.

Haga clic en el botón Formato... y en la pestañaTramas seleccione l colorque desea plicar a los datos duplicados.Haga clic en elbotón Aceptar de amboscuadros de diálogo para salir.

Dado que la casilla de verificación que acabamosde añadir está activada, elvínculo de celda en K1 (CheckBoxlink) leerá el valor VERDADERO,por lo quetodos os valores duplicadosdentro del rango $A$1:$A$1OO parecerán esalta-dos. En el momento en el que desactive a casilla de verificación, el vínculo de sucelda(CheckBoxlink) devolverá el valor FALSO,por lo que los valores duplicadosno se esaltarán.

Esta casilla de verificación le proporciona un interruptor con el cual poderactivar o desactivar el formato condicional de una hoja, sin tener que utilizar el

cuadro de diálogo Formatocondicional.Puedeutilizar el mismo principio con lavalidación de datos,utilizando la opción de fórmula.Todo esto funciona porque hemos utilizado la función Y. Esta función devol-

verá el valor VERDADERO i ocurren estasdos siguientescosas:

CONTAR.I ($A$1 $H$100,Al- >1 debedevolverVERDADERO el vínculode celdapara la casillade verificación (CheckBoxlink) también debedevolverVER-DADERO.En otras palabras, para que la función Y devuelva VERDADERO,am-bas condiciones ambién debenserverdaderas.



B4 Excel. os mejores rucos

nl , l

líiltr

a9

Admitirmúltiplesistas n un cuadrode listadesplegableCuando trabaiamoscon múlt iples l istas,podemos f orzarque cambie una

l is taut i l izandouna combinaciónde botonesde opción y un cuadro de l is tadesplegable.

Externo ofrece numerosas alternativas a los usuarios para seleccionar ele-mentos de una lista, como pueda ser nombres, productos, días de la semana o sealo que sea que componga la lista. sin embargo, para acceder a más de una lista deelementos simultáneamente, generalmente es necesario utilizar tres controlesseparados, como por ejemplo, tres cuadros de lista desplegable de la barra deherramientas Formularios.

En vez de esto, podemos utilizar un cuadro de lista desplegable en combina-

ción con botones de opción (también disponibles en la barra de herramientasFormularios) para hacer que una lista cambie automáticamente de acuerdo albotón de opción que se haya elegido. Para ver cómo funciona esto, introduzca losnúmeros del 1 al 7 en el rango de celdas A1:A7 de una nueva hoja. En las celdas81:87 introduzca los días de la semana empezando por el lunes y terminando eldomingo. En las celdas c1:C7 introduzca los meses desde enero hasta julio.

La s características de propagación automática de Excel pueden hacereste trabajo de forma mucho más rápida y sencilla. SimplementeintrodLrzca un 7 en la celda A7, selecciónela y mientras mantiene

pulsada la tecla Control haga clic en el cuadro de propagación situadola esquina inferior derecha de la celda. Manteniendo pulsado el botóndel rat ón y la tecla Control, arrástrelo hasta la celdaA7 . Es el rellenaráautomáticamente las celdas co n los números del 7 al T.Igualmente,puede introducir "lunes" en la celda B1 y haga doble clic en el cuadrode propagación de dicha celda. Finalmente, introduzca "enero" en lacelda C1 y haga lo mismo qu e con los días de la semana. Verá comoExcel rellenará lo s días los meses de forma automática.

Seleccione a opción VepBarras de herramientas>Formularios y haga doble clic

en el icono Botón de opción de dicha barra de herramientas. Luego, haga clic entres lugares cualesquiera de la hoja de cálculo para colocar tres botones de op-ción.

Igualmente, haga clic en el icono de cuadro combinado que haga clic en cual-quier lugar de la hoja de cálculo para insertar un cuadro de lista desplegable enella. Utilice los marcadores del cuadro de lista desplegable para cambiar su tama-ño y su posición, así como el de los botones de opción para que estén situadosjusto debajo de é1.

%u,,.L;,\




Haga clic con eI botón derechoen el primer botón de opción, seleccioneaopción Modificar extoy entonces eemplaceel texto predeterminadopor el texto"Números".Haga o mismo con el segundobotón de opción, cambiandoel textopor "Díasde Ia semana"y con el tercero, cambiando el texto por "Meses".Puede

ver el resultado de esto en la figura 2.8.

TI

34E.;r;{;I1 D1 1

1ii1 31 41 51 E1 7i fi1 92ü

t{

¡ B i t'1Lunes Errer¡I h,'fartes Fet:rer':.J Mierrnle¡ h4ar¡rr4 .lueveg ,A,trri l5 r¡iernes hliri '¡l : 5áhadn Juni r/ Domirrgo -lul i ¡

Est¡ reldacontendrá c'snunrerosl, 3 d 3, dependiendoelh'-rLúnde op,:iún eletcionadr'

i'' ''-'1..

FTf--

r-I'fi I'lúmero.,

Ü oiasde ¡ sem¡n¡

,::I; 4es,=s

Est¡ direr':iún r¡rnbiarÉ r:'in ':4d,3iÉn re¡li¡ad,: en lus b¡t¡n*s de

prnv'-rrando que l¡ lista del

a desFle'_¡¡Ele ambie

{ F l l :1r o ia l

st¿ relda reFleiarÉ elelemenln

ido en el ruadr': de l is ta

¡ l i 5E FUe'fÉ Us,lI

com,:' el arr_lufftenla nece¡¡rin

para la fórnrula de L'úsqu*d'r

Figura 2.8. Cuadro de ista desplegable on múltiples listas controlado por botonesde opción.

Ahora, mientras mantiene pulsada la tecla Control, haga clic en cada uno de

los botones de opción de forma que todos queden seleccionados y entonces hagaclic con el botón derecho del ratón sobre uno de ellos y seleccione a opción For-

mato de control. En la pestaña Control especifique $F$1 como celda vinculada(asegúrese de utilizar esta referencia absoluta con los símbolos del dólar).

En la celda Eó introduzca la siguiente fórmula:

= D I R B C C I O N ( 1 ; $ F $ 1 ) a " : & D I R E C C I O N ( 7 ; $ F $ 1 )

Seleccionea opción InsertaPNombre>Definir. n el cuadro detexto de a partesuperior escriba MiRango"y en el cuadro de texto Se refierea escríbalosiguiente:

= I NDI RECT O $E$6

tlaga clic en Agregar y luego en Aceptar. Haga clic con el botón derecho del

ratón en el cuadro de diálogo que añadimos anteriormente y seleccione a opciónFormato de control. En Ia pestaña Control escriba "MiRango" en el cuadro de texto

Rango de entrada y la celda $G$1 como vínculo. Pulse entonces el botón Acep-

tar. Ahora debería ser capaz de seleccionar uno de los botones de opción, con Io

que la l ista contenida en el cuadro de l ista desplegable debería reflejar



nHI i l f

I l ¡ l l

vt/

B6 Excel. os mejores rucos

automáticamente el botón de opción elegido. Cuando configure todo esto parasu propia hoja de cálculo, deberíautilizar algunas celdasque estuüesen fuera dela pantalla como origen de las listas y vínculos del cuadro de lista desplegable.Incluso desearáocultar estas celdas a los usuarios de forma que los vínculos

esténdonde deberían.Thmbiénnecesitarámodificar las dos funciones DIREC-croN para que reflejenel rango de celdasque estéutilizando. En las funcionesque hemos utilizado en este ejemplo, el 1 representa a primera fila de la lista,mientras que el 7 representa el número de la última fila.

Crear istasde validaciónque cambienen basea Ia selecc¡ón ealizadaen otra listaLasnecesidades n la val idación pueden variar dependiendo del contexto

en el que seanuti l izadas.De todas formas, puede crear una hoja de cálculoen la que una l is tade val idacióncambie dependiendode lo que seseleccioneen otra.

Para hacer que funcione este truco, lo primero que tiene que hacer es rellenarla hoja de cálculo con algunos datos. En una hoja en blanco llamada "Listas" ycon la celda A1 seleccionada, escriba el siguiente encabezado: "objetos". En lacelda 81, escriba el encabezado "Lista correspondiente". En las celdas A2:A5, repi-ta la palabra "Cubo".

En las celdas A6:A9 repita la palabra "sofá". En las celdas A1o:A13 repita lapalabra "Ducha". En las celdas A14:17 repita la palabra "Coche". Luego, comen-zando por la celda 82 y terminando por la celda 817, introduzca las siguientespalabras (que se corresponden con la lista de objetos): "plomo", 'Acero", 'Abri-

dor", "Thpa", "Cama", "Asiento", "Salón", "Colchón", "Lluüa", "Caliente", "Frío", "Tem-plado", "Viaje", "Vacaciones", "Sombrero" y t'Bota".

En la celda C1 introduzca el encabezado "Lista de validación". A continuación,para crear una lista de entradas únicas, introduzca la palabra "Cubo" en la celdaC2,la palabra "sofá" en la celda C3, la palabra "Ducha" en la celda C4 y lapalabra"Coche" en Ia celda C5.

Támbién puede utilizar el filtro avanzado para crear una lista deelementosúnicos. Seleccione as celdasA1 :A77, seleccioneDatos>Filtro>Filtro avanzado y entonces active la casilla de verificación Sólo registrosÚnicos y seleccione el botón de opción Filtrar la listas y moverla a otrolugar. Haga clic en Aceptar y entonces seleccione as celdas A2:A74(que incluirán la s celdas ocultas). Cópielas y péguelas a la celda A1B.Seleccione entonces la opción Datos>Filtro>Mostrar todos, seleccionela lista de objetos únicos y cópielas y péguelas en la celda A2. Con estoya tendrá la lista.

'4;,.*\.



2. Trucossobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel B 7

Seleccionea opción Insertar>Nombre>Definir en el cuadro de texto Nombresen el libro escriba a palabra "objetos".

En el cuadro de texto Se refiere a escríbalo siguiente fórmula y luego haga

clic en Agregar:^ CO NT ARA($Ag1 : A$20 ) ; 1 )U E D K E ¡ \ + A + Z ; U ; U ; ! V I \ I A M T + A + T : + A + ¿ U l ; T , I

Ahora escribaen el cuadro de texto Nombresen el libroel nombre "ListaVal"yen el cuadro de texto Se refierea introduzca $C$2:$C$5.Haga clic en Agregar.Ahora inserte otra hoja, llámela "Hoja1" y coloque todos estos datos en ella.Teniendoactiva aún la Hoja1, seleccionea opción de menú Insertar>Nombre>Definir.

En el cuadro de texto de la parte superior a introduzca la palabra

"ListaCorrespondiente"y en el cuadro de texto de a parte inferior introduzca esta

fórmula y haga clic enAgregar:

= D E S R E F ( I N D I R E C T O ( D I R E C C I O N ( C O I N C I D I R ( C e l d a v a l 1 ; O b j e c t o s ¡ 0 | + 1 - , 2 ; ; ¡i l L i s t a s " ) ) ; 0 ; 0 ; C O N T A R . S I ( O b j e c t o s , C e l d a V a l l ) ; 1 )

En el cuadro de texto Nombresen el libroescriba a palabra "CeldaVall"y en elcuadro de texto Se refierea introduzca $D$ó y haga clic enAgregar. Denuevo eintroduzca en el primer cuadro de texto la palabra "CeldaVal2" $E$ó en el se-gundo, y luego haga clic en Agregar.

Ahora haga clic en Aceptar para volver a la Hojal y entoncesseleccionea

celda D$6.Éste es un proceso largo, pero ya estamos cerca del final.Vaya a Datos>

Validación>Configuración.eleccionea opción Lista del cuadro de lista desplega-ble y en el cuadro de texto Origen escriba":ListaVal". Asegúresede que estáactivada a casilladeverificación Celda con istadesplegable haga clic en Acep-tar.

Seleccionehora a celdaEóy de mrevovaya a Datos>Validación>ConfiguraciSeleccionea opción Listaen el cuadro de ista desplegable en el cuadro de textoOrigenescriba ListaCorrespondiente".segúreseambién deque a casilla de ve-rificación Celda con listadesplegableestáactivaday haga clic enAceptar. Selec-

cione uno de los objetos de la lista de validación que aparece en la celdaD6 y laceldade validación en la celdaE6 cambiará automáticamente para reflejar el ob-jeto que acaba de seleccionar.

Ahora ya tiene una lista de validación muy útil, como la que semuestra en lafigura 2.9, cuyos contenidos cambiará automáticamente basándoseen el ele-mento elegidoen la otra lista.

En cualquier celda o rango de celdaspuede utilizar una lista que contengahasta cinco istas separadas.



BB Excel. os mejores rucos

F-';"'

L

3..t. 3,F:¡nLI

9.r nI U

t{'{

LisLr-r

$eleecia*e un ob¡eto

,l¡tá

La fiste cor*cidr'rd cor¡ Ia f¡b¡adedicfto ob¡:etoque se encuenfm

eü Ja io;f+'f-k{as*

I r_!

; tr'i üoÉi n"¡uz¡lno¡il'./ l , l $I'IUf"l

f i

f l l *

E

Figura 2.9. Do s listas de validación que se corresponde n.

Fo zar la vaf daciónde datospara hacerreferencia una listaen otra hojaUna de lasopcionesdisponiblesen la función de val idaciónde datoses taopción Lista,que proporciona un cuadro de l ista desplegable on elementosespecíf icos ue el usuario puede elegir.Un problema que surgecon laval idaciónde datoses que en el momento en el que intenta hacerreferenciaa una l ista que resideen otra hoja, verá que es imposible.Porfortuna, seráposible mediante este ruco.

Puede forzar a que la validación de datos haga referencia a una lista que está

situada en otra hoja, existiendo para ello dos posibles aproximaciones: rangoscon nombre y la función INDIRECTO.

Método1. Rangos on nombre

Quizá la forma más sencilla y rápida para realizar esta tarea es dar nombre alrango en el que reside la lista. Para los propósitos de este ejercicio, supondremosque ha llamado ha dicho rango "MiRango". seleccione la celda en la que deseaque aparezca el cuadro de lista desplegable y luego vaya a Datos>Validación. se-leccione la opción Lista en el cuadro de lista desplegable y en el cuadro de texto

origen escriba "=MiRango". Haga clic enAceptar. Ahora, la lista (que se encuen-tra en otra hoja) puede ser utilizada por la lista de validación.

Método2. La unción NDIRECTO

La función INDIRECTO le permite hacer una referencia a una celda que con-tiene un texto que a su vez representa la dirección de otra celda. Puedeutilizar lacelda que contiene la función INDIRECTO como referencia a una celda y puede




utilizar estacaracterística para hacer referenciaa Ia hoja en la que reside a lista.

Supongamosque a lista estásituadaen a Hojal en el rango $A$1:$A$1O.Haga

clic en cualquier celdade otra hoja en la que deseeener esta ista devalidación.

EntoncesseleccioneDatos>Validación seleccionea opción Lista del cuadro de

lista desplegable.En el cuadro de texto Origenescriba a siguiente unción:

= NDIRECTO "Hoj a1 I $A$1 : $A$1 0' )

Asegúresede que la casilla de verificación Celda con lista desplegableestéactivada y entonceshaga clic en Aceptar. Ahora la lista que reside en Hojaldeberíaestaren la lista desplegable evalidación.

Si el nombre de la hoja en Ia que reside a lista contieneespaciosen blanco,utilice la función INDIRECTOde la siguiente orma:

= I N D T R E C T O" ' H o j a 1 ' I $ A $ r : $ A $ 1 0 "

Aquí hemos utilizado un apóstrofe usto después e as doblescomillasyius-

to antes del signo de exclamación.Los apóstrofessirven para acotar los límites

del nombre de una hoia de Excel.

Siempre es una buena idea utilizar el apóstrofe, independientemente

de que la hoja tenga o no espacios en blanco en su nombre. Siempre

podrá hacer referencia a hojas qu e no contengan espacios,por lo que

resulta muy útil para evitar problemas.

Ventajas desventajase cadamétodo

Existen ventajas y desventajas a la hora de utilizar nombres de rango y la

función INDIRECTO para forzar la validación de datos para que haga referencia

a una lista situada en otra hoja.

La ventaja de utilizar nombres de rango en este escenario es que cualquier

cambio que realice en el nombre de la hoja no tendrá efecto en la lista de valida-

ción. Esto sí supone una desventaja en el caso de Ia función INDIRECTO, ya quecualquier cambio en el nombre de la hoja no se actualiza automáticamente den-

tro de dicha función, por lo que tendrá que cambiarlo de forma manual.

La ventaja de utilizar la función INDIRECTO es que si la primera celda o fila, o

la última celda o fila es eliminada del rango con nombre, dicho rango devolverá

un error #¡REF!. Esto supone una desventaja en caso de utilizar rangos con nom-

bre: si elimina cualquier celda o fila dentro del rango con nombre, esos cambios

no afectarán a la lista de validación.




nI Jl - l1$$1-

Ut¡lizarReemplazararael¡m¡nar aracteresodeseadosCuando importa datos externoso los copia desde

otras ubicacionesdentrode Excel,pueden aparecercaracteresno deseadosen la hoja de cálculo.Mediante este ruco, puede evitar el inconvenientede tener que el iminar amano dichos caracteres.

La función Reemplazar de Excel puede ayudarle a eliminar caracteres no de-seados de una hoja de cálculo, pero requiere de unos cuantos pasos extra. porejemplo, puede reemplazar las celdas que contengan los caracteres no deseadoscon nada (es decir, realmente eliminándolos). Para hacer esto, necesita saber loscódigos de los caracteres que deseaeliminar. Todos los caracteres tienen un códi-go y Excel le informará cuál es si utiliza la función CODIGO sobre ellos. Esta

función devuelve un código numérico para el primer carácter de una cadena detgxto, Dicho código corresponde con el conjunto de caracteres que esté utilizandoel ordenador. Para que esto funcione, seleccioneuna de las celdas que contenganun carácter no deseados.En la barra de fórmulas, seleccione el carácter

". ,cu"r-

tión y cópielo en el portapapeles. Luego seleccione cualquier celda que no estéutilizando (por ejemplo la celda A1) y copie el carácteien ella. En otra celdaintroduzca la siguiente fórmula:

=coDrco(gAg1)

Esto devolverá el código del carácter no deseado. A continuación seleccionetodos los datos y vaya a Editar>Reemplazar. Haga clic en el cuadro de texto Bus-car, y mientras mantiene pulsada la tecla Alt o Comando, introduzca utilizandoel teclado numérico un 0 seguido del código que devolvió la función coDIGo.Por ejemplo, si el código es 1.63,mantenga pulsada la teclaAlt o Comando mien-tras escribe en el teclado numérico el número 0763. Deje vacío el cuadro de textoReemplazar con y luego haga clic en el botón Reemplazar todos. Esto eliminarárápidamente todos los caracteres no deseados que coincidan con dicho código.Ahora repita el mismo proceso para el resto de caracteres no deseados

Convertirnúmerosde texto en números ealesLoscontenidosde una celda pueden parecernúmeros,especia lmente i hansido importados,pero probablementesea mposible uti l izar dichosnúmerosen los cálculos.A cont inuaciónmostramosalgunosmétodosparaconvert i r fáci lmente esosnúmeros "de texto" en verdaderosnúmeros.

Recuerde que los números en Excel están alineados a la derecha de forma pre-determinada, mientras que los textos se alinean a la izquierda. Una forma senci-

i¿



2.Trucos sobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 9 1

lla de identificar estosnúmeros de texto problemáticos en una columna que sesupone debería contener números verdaderos dicha columna, luego ir aFormato>Celdas>Alineación,segurarsede que la alineaciónhorizontal estáes-

tablecida a la opción estándar General y luego hacer clic en Aceptar. Amplíe elancho de la columna y verá como los números verdaderosquedarán alineadosala derechamientras que aquellos números de texto quedarán a la izquierda. Lasfechas también quedan alineadasa la derecha,ya que en realidad son números.

Ahora que ya sabeque tiene números que son tratados como texto, veamosun método rápido y sencillo para convertirlos a verdaderosnúmeros, de formaque Excelpueda utilizarlos para sus cáIculos.Copie cualquier celdaen blanco yentoncesseleccione quellasceldascon los números. Vaya a EdiciÓn>Pegados-pecialy seleccionea opción Valores.Thmbién seleccionea opción Sumar en elapartado de operaciones haga clic enAceptar.

Esto hará que cualquier número que estuüese como texto seconvierta a unverdadero número. Esto es asíporque una celdavacía tiene un valor de Oy cuan-do añade cualquier número a un número que Excel estátratando como un texto,forzará a que dicho número seconvierta a un número verdadero.

Puedeaplicar esta misma lógica a algunas funciones estándar de Excel, enparticular a las funciones TEXTO. Normalmente, cuando utiliza las funcionesTEXTO de Excely el resultado obtenido esun número, Excel seguirá devolviendoesenúmero como si fuera un texto en vez de un valor numérico. Supongamosque tiene un rango de celdascomenzandopor la $A$1. Cadaceldacontieneuna

cantidad de dinero con el signo del dólar al principio, seguida de un espacioy

elnombre de una persona. Utilizando la siguiente fórmula, que combina las fun-ciones IZQUIERDA y ENCONTRAR,puedeextraer dicho símbolo del dólar:

=IZQUIERDA (A1 ;ENCONTRAR ( "i l ;41) -1)

si, por ejemplo, la celda A1 contuviese el valor "fi22,7o Federico", el resultado

de la fórmula sería 522,70. Sin embargo, dicho resultado sería devuelto como un

texto, no como un valor numérico. Por tanto, de forma predeterminada, quedará

alineado a la izquierda. Puede modificar esta fórmula de forma que el resultado

no sea de tipo texto, sino un valor numérico de verdad. Para ello, añada un O al

final, de la siguiente forma:

= I Z Q UI ERDA A1 ENCO NT RAp " ; a1 ) -L ) +0

Esto obligará a que el valor devuelto sea un verdadero número, por lo quequedará alineado a la derechade forma predeterminada. Todo lo que queda porhacer ahora es dar formato a la celdade forma adecuada.Otro de los problemasque pueden surgir en relación con los textos y números escuando mezcla texto ynúmeros en una misma celda,pero sin haber una forma de extraer la parte nu-




mérica (como ocurría en el casoanterior). En estecaso, endremosque utilizaruna función personalizada que extraiga la parte numérica de la cadenade texto.Para crear dicha función personalizada,pulse Altzopción-F11, seleccione

InsertapMóduloe introduzca el siguientecódigo:Funct ion Ext raerNumero (rCel1 As Range)Dim lcount As Long, L As LongDim sText As Str ingDim ]Num As Str inq

sText . = rCel l

F ' o r l C o u n t = L e n ( s T e x t ) f o 1 S t e p - 1

I f I s N u m e r i c ( M i d ( s T e x t , l C o u n L , 1 ) ) T h e nL = L + 1

l N u m=

M i d ( s T e x t , l C o u n t , f ) & l N u mE n d I f

I f L = 1 T h e n l N u m = C I n t ( M i d ( I N u m , I , 1 ) )Ne x t lCoun t

ExtraerNumero = c]Jng(fNum)

End Funct.ion

salga del editor y vuelva a la ventana principal de Excel. La función que aca-bamos de crear aparecerá

en la categoría de funciones definidas por el usuario.Utilícela tal y como se muestra en la figura 2.10.

.Ir, E t_,

1 rdtgdtl lEisddl ldd i:i iEi7 =E,r.tr:rerf, l r l rrrerrrÍAlJ-? ;jtjt:-l lür1fl1.13 i.jrj.l l =Eirtrirerl'luriier¡r,A¿-'r

3_ ' d '.11:lJl l.; iitl! :-i.ll!:Jtj?= E rit ;re [',J_lre rr AJl

Figura 2."1,o.Extraer la parte numérica de un texto.

En la figura 2.'1,o,lacolumna A contieneuna mezclade texto y números, lacolumna B contieneel resultadode utilizar esta unción y la columna C muestrala aparienciade a fórmula en la columna B.

Personalzar os comentariosde lasceldasLoscomentariosde celda le permiten colocar el equivalentea una nota enuna celda específ icade una hoja. Aunque muchas personasut¡l¡zarestoscomentarios, a mayoría no sabenque pueden ser personal izados.

Cuando nserta un comentario de celdaa travésde a opción InsertapComen-tario,Excel,de forma predeterminada, nserta también el nombre delusuario del

nl

I rillIr #I i¡t

í..:iiii\¡v




ordenador que estáutilizando el programa. Puedecambiar estecomportamientoa través deHerramientas>Opciones>General.bserveque en Ia parte inferior delcuadro de diálogo puede cambiar el nombre de usuario que deseaque aparezca

de forma predeterminada.Aunque los comentariosde celda ienen el propósito de mostrar un mensaje

escritopor usted o cualquier otro usuario, puedepersonalizardichoscomenta-rios de forma que reflejenmejor las intencionesdel que o crea.Asegúrese equela barra de herramientas dedibujo estéüsible, seleccionandoa opción Ver>Barrasherramientas>Dibujo.ntroduzca un comentariode celdaseleccionándola luegoyendo a la opción lnsertar>Comentario. sto hará que entre en modo de ediciónautomáticamente, listo para introducir el texto en el cuadro de comentario.

Haga clic usto en el borde del comentario para salir delmodo deediciónperomanteniéndoloseleccionado. ntonces eleccione ibujoy elija a opciónCambiar

autoformadel menú que aparece.Obtendráuna lista con opcionesen la que seincluyen formas básicas, flechas de bloque, gráficos de flujo, etc. Elija una op-ción y verá como el comentario de la celda cambiará su aspectoen función deello, ta l y como semuestra la figura 2.11.

A ,

Figura 2.11. Un comentario de celdacon un formato totalmente diferente.

Puede ir más lejos si aplica un estilo sombreado al comentario, dándole más

vida y un aspecto en tres dimensiones. Asegúrese de que todavía tiene seleccio-

nado el comentario pero que no está en modo de edición. En la barra de herra-

mientas de dibujo, haga clic en el icono Estilo de sombra que se muestra la figura

2.72 y elija una configuración de sombra para el comentario de la celda'

Otra cosa interesante que puede hacer con los comentarios de celda es utili-

zarlos para mostrar imágenes sin que impidan ver los datos. Por ejemplo, podría

insertar la irnagen de un gráfico en el comentario de la celda para ilustrar los

datos del gráfico sin tener que mostrarlo todo el tiempo.

Para añadir una imagen, asegúrese de tener seleccionada el comentario, pero

sin estar en modo de edición. Seleccione Formato>Comentario o bien haga doble

clic en el borde del comentario. Vaya a la pestaña Colores y líneas y en el cuadro




de lista desplegablela pestaña lmagen.de la celda.

f s'r-*ü';-lf i & # ' ' . . , , 0fuwWfi i,,,,i.:.*". ' ' i l ' , - .

@ f f if f iW

Figura 2.12. Opciones de estilo

. ! - - + i" t - E i _ : : - : = i

de sombra.

Una última cosaque puedehacer con los comentariosde celdases extraer eltexto que contieneny hacer que aparezcadentro de una celda.Paraello, tendre-mos que crearuna sencilla unción personalizadaen un módulo estándar.Vayaal Editor de visual Basic (Altlopción-F11) e inserte un nuevo módulo(lnsertar>Módulo). continuación escribael siguientecódigo:

Funct j -on Obt .enerTextocomentar io (rcommentcel l As Ranqe)D lm s t r co t f L As S t r i ng

On Error Resume Nextst rcot l t = WorksheetFunct ion. Clean ( comment .Cel l . Comment Text )

ObtenerTextoComentar io=

st rcot l tOn Error GoTo 0End Funct ion

Vuelva a la ventana principal de Excel,bien cerrando esta ventana o pulsandoAltlcomando-Q Ahora, en cualquier celda ntroduzca la siguiente órmula:

=ObtenerTextoComentar io (A1 )

donde A1 es a celda que contiene un comentario. Entonces debería aparecer eltexto del comentario en la celda en la que haya introducido esta fórmula.

Color, seleccione a opción Efectos de relleno. Vaya entonces aAhora busque la imagen que desee nsertar en el comentario

Ordenarmásde trescolumnasLa unción de ordenaciónde Excelestá imitada,en cuanto a que sótoperm¡teelegir tres campos de datos por los que ordenar. En muchos casospuede sersuficiente,pero a veceses necesar¡o oder ordenar por más de trescolumnasde datos.A cont¡nuac¡ónmostraremoscómo superaresta imitación.

ejemplo, supondremos que tiene datos relacionados en la s columnasE, y que desea ordenar estos datos po r ese mismo orden. Para poder

6Para esteB , C , D y,




hacer esto, debe poder ordenar de atrás a adelante, es decir, ordenar por el últimocampo primero y luego ir hacia atrás hasta el primer campo.

Seleccione desde la columna A hasta la columna E y entonces vaya aDatos>Ordenar. Seleccioneel criterio de ordenación para que primero se ordene lacolumna C, luego D y luego E. Haga clic en Ordenar. Ahora seleccione desde lacolumna A a la columna E y vaya a Datos>Ordenar. Esta vez ordene primero porla columna A y luego por la B. Haga clic en Ordenar. Con esto hemos conseguidoque Excel ordene las columnas por cinco campos en vez de por tres.

Si desea automatizar esta tarea, puede utilizar una macro que ordene la selec-ción y que reconozca si los datos poseen encabezados de columna, en base alformato de la primera fila de la selección. Si los encabezados están en negritas,Excel sabrá que son encabezados de columna y no los ordenará. Por otro lado,ordenará primero por la columna que esté más a la izquierda y así sucesivamen-

te para el resto de columnas, hasta llegar a un m¿áximo de 256.El código de la macro que necesitamos debe ser colocado en un módulo estándar.

Para ello, vaya a la opción Herramientas>Macro>Editor de Visual Basic, luegovaya a InsertapMódulo e introduzca el siguiente código:

Sub OrdenarPorX (

I J I M L A S L O N q

F or L = Se l ec t i on . Co ] umns . Coun t T o 1 S t ep -1

S e l e c t i o n . S o r t K e y l : = S e f e c t i o n . C e I l s ( 2 , I \ , _O rde r l : =x l Ascend i ng , Heade r : =x I G uess , O r i en t a t i on : =x l T opT oBo t t om

Next L

E N d S U D

Para volver a Excel, cierre de esta ventana o bien pulseAlt/Comando-Q Ahoraya podrá realizar ordenaciones mucho más complicadas que las que ofrece Excel.

Ordenac¡ónaleatoriaPuede hacer que Excelescoia os tres primeros ganadores,elegidosaleator iamente e una l is tade una hoja de cálculo.El método más senci l lo

y rápido para hacer esto es ut¡ l izar a función ALEATORIOde Excel,encombinación con las uncionesde ordenación.

Supongamos que tiene una tabla con tres columnas en la hoja de cálculo,comenzando por la columna B, y que contienen en este orden: Nombre, edad yN" de Id. Coloque la funciónALEATORIO en la celdaA2 y propáguela hacia abajotantas filas como necesite.

Cuando haga esto, cada una de las celdas de la columna A devolverá un nú-mero aleatorio por el cual puede ordenar la tabla. En otras palabras, si ordena las

E




columnas A, B, C y D utilizando como criterio el valor de la columna A, ya seaascendentemente descendentemente,endrá a los tres ganadoresen la partesuperior de a tabla.

La funciónALEAIORIO esuna funciónvolátil que secalcula automáticamentecada vez que se realiza una acción en Excel (como por ejemplo, introducir datosen algún lugar o bien forzando a que se recalculen odas las fórmulas pulsandola tecla F9). Por tanto, ya puede escribir en una hoja de papel quiéneseran losganadoresantesde quevuelva a calcularsede nuevo todo, ya que el orden cam-biará.

Sin embargo, puedeutilizar estavolatilidad en su beneficio y grabar una macroque ordene los datos inmediatamente despuésde recalcular y forzar a que lafunción ALEATORIOdevuelva a otro coniunto de númcros aleatorio. Entoncespuedeasociarestamacro a un botón de orma que cadavez que desee alcular

los tres ganadores, odo lo que debehacer es hacer clic en él y utilizar las tresfilas de la parte superior.Por ejemplo,supongamos que tiene los datosen las columnas B, C y D y que

la fila 1 seutiliza para los encabezados. rimeramente, ntroduzca el encabezado"Aleatorio"en la celdaAl. En la celdaA2 introduzca =ALEAToRroo y propá-guelahaciaabajo.Luegoseleccioneualquier celday vaya a Herramientas>Macro>Grabarnuevamacro.

Seleccioneas columnasA, B, Cy D y pulseF9 (para forzar desede ecalculenlas fórmulas). Vaya a Datos>Ordenar ordene os datos por la columna A. De-tenga entonces a grabaciónde a macro.

A continuación seleccione er>Barrasde herramientas>Formularios.eleccio-ne el icono Botón en el cuadro deherramientas y colóqueloen cualquier ugar dela hoja.

Asignen a macro queacabade grabar a estebotón y luego haga clic en Acep-tar (tambiéncambieel texto del botón por algo más representativo).Puedeocul-tar la columna A completamente,ya que los usuarios no tienen por qué ver losnúmeros aleatorios.Cadavez que haga clic en el botón, los datos se ordenaránaleatoriamentey simplementebastará con leer os tres nombres que aparezcanen la parte superior de la tabla para ver quiénesson los ganadores.Observe afigura que le mostramos a continuación.

La función ALEATORIO de Excel 2003 tiene un fallo muy importante.Aunque la ayuda asegura claramente que el número aleatorio devueltoestá entre O y 7, esto no siempre es cierto si la función se utiliza enmuchas celdas. A veces ocurrirá que la función devuelva un númeromenor que O. Para saber porqué Microsoft ha cambiado el algoritmo,visite la página http : / support.microsoft .coyn/ default.aspx?kbid:B2B795. http : / support. microsoft. corn/ default. aspx?kbid : B2B79 5 .

%u,11.,,',%



2. Trucossobre ascaracterísticasncorporadas n Excel 97

nJls¡

sótü: l

@

"-- q----""i--* p t-"*--F* . l' ' '' Fftlod Posiciún EsrogerGanadores

3t3023

36253ü'? 1. J t

3[?8

11343 I1 1 5 4 3 211345 3

1 1 2 3 4113 :1115451165ñ1 1 4 5 111331

Figura 2.13. Resultadofinal de la ordenación aleatoria de la columna oculta A.

Manipulardatosconel filtro avanzadoSi está familiarizado co n la herramienta de auto filtrado de Excel, ambién

estará amil iarizado con sus imitaciones.Si necesitahacer unamanipulación exhaustivade los datos, a solución es ut i l izar la herramientade filtrado avanzado de Excel.

A pesarde su limitación, el filtrado automático esútil para mostrar solamen-te aquellos datos que cumplan un criterio en particular. Sin embargo, en algunasocasiones,no podrá extraer la información que necesitautilizando las opcionesestándar disponibles en el filtrado automático. Por ello, existe una herramientamás versátil, el filtro avanzado, que le permite manipular los datos más allá dedichas imitaciones. Cuando utilice estaherramienta, la tabla debeestar configu-rada en un formato clásico, al y como describimosal comienzo del capítulo 1.

Cuando utilice la herramienta de filtrado avanzado de Excel, necesitará unacopia de os encabezados e las columnas en algún lugar por encima de los datos.Siempre debería dejar al menos tres filas en blanco por encima de la tabla con losdatos. Paraasegurarsede que los encabezados on siempre os mismos y se man-tengan así independientementede que cambie los encabezadosde las columnas,haga siempre las referenciasa los encabezados e las columnas con una fórmulade referenciasimple, como pueda ser =A4, donde la celda A4 contiene el encabe-zado de la columna. Copieestoa lo largo de os encabezados e as columnas quetenga en la tabla. Esto asegurará que los encabezadosde los criterios para el

filtrado avanzado sean dinámicos. Directamente debajo de los encabezadosco-piados, coloque el criterio que deseautilizar para el filtro avanzado. Para másdetallessobre esteproceso, consúltela ayuda de Excel acercade os criterios de osfiltros avanzados. Hay que tener en cuenta que cuando se utiliza el filtro avan-zado, si hay dos o más criterios colocadosdirectamente por debajo del encabeza-do, utilizarán un operador de comparación O. Si desea utilizar el operador decomparación Y, entonces os encabezadosde columna y sus criterios deben apa-recer dos veces,del lado a lado. En la figura 2."1,4 e muestra cómo utilizar eloperador O para filtrar los datos y en la figura 2.15 córnoutilizar el operador Y.




5 iNonrbr*s

_E *IauirJI . i ,qlexB" Anag il,¡{art;ii ú i , J r rn

ilsa17,tl l l1 1 , ? 5il ,2 [1'5,[ü1E,5tl!1 ,ül:l1tl,Et:l15,51-l

1I,:t--l

E d a di . J

ll-l

:33Et5ltlJ I

:iI

ltl

a: : 1: : : ' . : r ' : t : : : r t : : i . i i : t ; : : i t t :: l l : :

Veltana I

' f f i " " iE-,

{T Filtr¡r a istasin mouerla otrn lugar{* foF,iara ntro lugar

ffiffi-

l'* $¿to egElrns únicCIs

["fflnlir] --j:lsfly I

Rango de l¡ liEta:

flango de criteriss:

1 . iEantot '1? La ida

" ' _ - -J

1 3 Mr r r

,-'i.ar-ui*1 5 ii E '1 7l f

'" I

"1F . ,r{ i r ir\1 o¡at5eñ¿l¡r

If{UfYl

? j

'i l" *

Figura 2.14. Usar el filtro avanzado con el operadorO para mostrar solamenteaquellaspersonasque tenganuna paga mayor que $1ó,OO menor que $15,00.

[nrmato

i r d -á,si; ,:Y,r *;J

,.{HÍJ- f x[erramientas f,'aLns

* -':"1,

-

l/ent¡na i

ffi€

auid ' 17,l lü

: l ' | r n th res Ho¡nbres

.D* L*I

ii * * - *

i l l-o¡rrt irel--T;i l-E¡¡;A----*I {l rjhrar la ist,a inm,:verla :lrn lugar

f" Cnpiara otrn lugar

Rangrdelal ista: ff i

flengodecriterias: fi

:.- ..r;i.l::i .:ll-",üa

i-* s¿tsregistrss únicaE

t-*!?PI l Ll*:H: I

1 € ,

1 6 i' . -- --. i

l 7

-1*s,";'t,.?.?r"- d l

¿ l.,' .,.¿¿.? 3 :i ¡ j. ..,.."],?8,-t { { }

3enflar

Figura 2.^1.5 llsar el filtro avanzado con el operador Yaquellas personas cuyo nombre comienza por B

para mostrar solamentey termina por L.



\t*\- \

2.Trucossobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 99

Los dos ejemplos anteriores muestran algunos de os usos simples que sepue-den hacer de la herramienta de filtrado avanzado y que también sepodrían rea-lizar util izando la función de fi ltrado automático, si fuera necesario. A

continuación presentaremosalgunos ejemplosde la utilización del filtro avanza-do en los que no seríaposible utilizar el Autofiltro.

Es mportante destacar que cuando utilice una fórmula para el criterio,no debe utilizar por encima del criterio un encabezado que sea dénticoa uno que haya en la tabla. Por ejemplo, si tiene un listado con datosnuméricos en la columna A y la lista comienza en la celda A5 (siendoA4 eI encabezado), si necesita extraer todos los números de dicha listaque sean mayor que la media, debería utilizar un criterio como este:

=A5 PROMEDIO$A$5 $A$s0

Si el criterio fuese colocado en la celda A2, el rango del criterio sería$A$1:$A2, pero $A$1 no podría contener el mismo encabezado que elusado en la lista. Debe ser o bien vacío o bien un encabezado diferente.Tlambién es importante reseñar que cualquier fórmula que utilicedebería devolver o bien VERDADERO o FALSO. El rango para la funciónpromedio se hace absoluto al utilizar el signo del dólar, mientras quela referencia a la celda A5 es relativa. Esto es necesario porque cuandoaplique el filtro avarazado, Excel verá que la celda A5 es una referenciarelat iva y se moverá por la l ista hacia abajo por cada entradadevolviendo VERDADERO o FALSO. Si devuelve VERDADERO, entonceshabrá que necesita ser extraído. Si devuelve FALSO, entonces es queno coincide con el criterio, y por lo tanto, no será mostrado.

Supongamos que muchos de los nombres están repetidos en el rango$A$5:$A$50O, siendo la celda A4 el encabezado. Thmbién que muchos de losencabezados se repiten numerosas veces. Se e ha asignado la tarea de extraer dela lista todos los nombres que aparecen más de una vez. Para hacer esto, necesitautilizar el filtro avanzado, así como la siguiente fórmula como criterio:

=CO NT AR. I ( $A$s : $A$s00 ; A5 ) > l -

[Ina vez que aplique el filtro avanzado a estoy utilice la opción Copiar en otraubicación, a reciéncreada ista contendrá todos los nombres que aparecenmásde una vez en la lista original (véase igura 2.1.6).Muchos de estosnombresestarán epetidosnumerosasveces, ero puede iltrar fácilmenteestanueva istade nuevo utilizando el filtro avanzado, aunque esta vez seleccionando a opciónSófo os registros nicos véaseigura 2.'17).

Esto e proporcionará un listado de nombres que aparecenen la lista más deuna vez.



1 0 0 Excel. os mejores rucos

iÉ$fi$tiiFi' ffi Arct*va Ediciún [er lnsertar formato ![erramientas Dalos Veglana I

ffi',uÉ.,,',.

5 iDavidn-1ru**¡ iAna

J{ornbresDavidAlexh4afiaJu a n|',,{arh4artaDavidJu a nMa r

Alev;

""9-l¡¡*rtt Ranga de l¡ listsr

f,iF{lÍl- f , x

#ffi-ffi

.18jSantost 1 La ida

l-!;Mar

_14 ¡t'latta15 tlr'¡idTE

l,luan-i"7' i¿ntoni 'r" * * " " . t

t B M a r

Cg¡:iara:

l* 5¿to egistros nicss

f-¡fepg'*l *rr|lr I

19 Aleuü-i r ;i l Het "HnnsjJilqj,ffinslgllfis¡e9jfusfh5_"_l*q",/Listo

VERDAT'ERO

Figura 2.16. Usar el filtro avanzado para extraer los nombres de una lista en la queaparecen más de una vez.

j A j1 :Cri terio'- -¿

*2_-. FALSü3 i

$

f{ornbresDa,¡'idn t - . .,¡+lu tt

hla i;r

. l uan

lt,,'lar

4 :l{onrhres"----.' i

5 ;DauidHo¡nhres

Dav id

Alex

fr'lada

J u a n

h,,lar

I'l:rrta

Dav id

J u a n

l '/ar

A leu

*;':;il

Acción

f E¡ltrar la lista sin moverla a otro lugar

di güpiar a otr': lugar

fi iAler¡ IAna

-9, :|"'lattaB i Ju a n Rango de la lista;

f,angn de criterios:

ffi-ffi

-- "" ".i

1ü Sant,: ,s11 L a i d a1 2 M a r

1 3 Lu is1_4_jMarta15 tlauid

l* 5¿to egistros rnicss

-*"**'*1

1 6 Ju sn17 Antnni 'r1 B h4ar

L-$q'trll q:ryrH

-*.*,.-.-''l g rA lex

il*{- ;lí"l{ffii* 7 Hüiai rroiá1

Figura 2.17. Usar el filtro avanzado en la lista extraída de nombres para mostrar cadauno de ellos solamente una vez.

Los usuarios que utilicen el filtro avanzado a menudo se preguntancómo pueden forzar a Excel para que filtre sus datos por el criterioexacto que han especificado. Si el criterio que ha elegido es "Juan", por



2. Trucossobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 1 0 1

n

l$

ejemplo, y realíza un filtro avanzado en una larga lista de nombres,Excel no sólo mostrará el nombre de "JuoD", sino también nombrescomo "Juana", "Jtlan Carlos", etc. en otras palabras, cualquier nombreque comience con las

letras "Jt.lan", en ese orden, serán consideradoscomo que cumplen el criterio. Para obligar a Excel a que encuentresolamente aquellos que coincidan totalmente, introduzca el criterioa s í : = r r=Ju a n t r .

Crear ormatos e númeropersonalizadosExcel ncorpora una seriede formatos para números,pero a vecesnecesitaráutilizar un formato de número qu e no esté entre lospredefinidos. Mediante los trucos de este apartado, podrá crear formatosde número que puede personalizar de acuerdo a sus necesidades.

Antes deprobar estos rucos, es mportante que entiendacómo Excelmira losformatos de una celda.Lo hace omando las siguientesseccionesde zquierda aderecha):Números positivos, números negativos,valoresceroy valores de tipotexto. Cadauna de estassecciones stá separadapor un punto y coma (;).

Cuandocreeun formato de número personalizados, o necesitaráespecificarlas cuatro secciones. sdecir, si sólo incluye dos secciones,a primera seráutili-zada anto para los números positivoscomo para los valorescero, mientras quela segundase utilizará para los números negativos.Si sólo incluye una sección,todos los tipos de número utilizarán ese ormato. Los textos severán afectados

por el formato personalizadosólo cuandose ncluyen las cuatro seccionesutili-zando a última de ellos).

Cuando nos referimos a números, no signif ica que el formatopersonalizado sólo se aplique a datos de tipo numérico. Dicho formatotambién se aplicará a los números que estén en formato texto.

El formato personalizadode número mostrado en a figura 2.18 esel formatoestándarde moneda de Excel,que muestra los valoresnegativosen rojo. Lo he-

mos modificado añadiendo un formato aparte para los valores ceroy otro paralos textos.Si introduce un número positivo como un valor de moneda, Excel le dará

formato automáticamente de forma que incluya un punto como separador demillares seguidode dos ugaresdecimales.Hará lo mismo con los valoresnegati-vos, excepto que los mostrará en color rojo. Cualquier valor cero no tendrá elsímbolode moneday sólo mostrará dos ugaresdecimales.En casode que ntro-duzca un texto en la celda, Excel mostrará el texto "No introduzca texto" envezde el texto que haya introducido el usuario.




Formatopara Formatopara Formatopara Formatosparanúmerospositivos númerosnegativos valores ero texto

t l'$#,#h+0.00';'Rojo]$#,##0.00';'0.00';'Noescribirexto"

Figura 2.18. Secciones el formato de número personalizado.

Es importante recordar que dar formato al valor de una celda no afecta alverdadero valor que ésta contiene. Por ejemplo, escriba cualquier número en lacelda A1 . Luego vaya a Formato>Celdas>Número>Personalizado y escriba en elcuadro de texto Tipo la palabra "Hola" (incluyendo las dobles comillas). Haga clicen Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Aunque la celda muestre el texto "Hola", puede ver el verdadero valor conteni-do de la celda seleccionándola y mirando la barra de fórmulas de la parte supe-rior de la ventana (o bien pulsando F2). Si fuese a hacer una referencia a estacelda en una fórmula (por ejemplo =A1+20), la celda resultante tomaría el for-mato personalizado. Si hiciese referencia a la celda A1 junto a otras muchas cel-das que tuviesen un formato estándar, por ejemplo, =SUM(A1 A1 0),la celdaresultante seguiría tomando el formato personalizado de la celda A1 . Esto es asíporque Excel tiene la delicadeza de dar al resultado el mismo formato que tenganaquellas celdas referenciadas. En caso de que éstas tuviesen más de un formato,si existe alguno personalizado, tendrá preferencia sobre los demás.

Esto significa que siempre deberá recordar que Excel utiliza el valor real de

una celda para hacer sus cálculos, y no el valor que muestra resultado de unformato en particular. Esto puede provocar una sorpresa cuando Excel hace cál-culos basándose en celdas que están formateadas para no mostrar lugares deci-males o para mostrar solamente unos cuantos, por ejemplo. Para ver esto por símismo, introduzca 1,4 en la celda A1.y 1,4 en la celda A2. Cambie el formato deambas celdas para que no muestren lugares decimales y luego introduzca la fór-mula =A1+A2 en otra celda cualquiera. Verá que el resultado es 3, ya que Excelha redondeado e l cálculo. Excel tiene una opción llamada Precisión de pantallaque encontrará en Herramientas>Opciones>Calcular, pero debe tener en cuentaque esta opción cambiará definitivamente los valores almacenados en las celdas a

la precisión máxima (15 dígitos), independientemente del formato, incluyendolos lugares decimales, en caso de que se muestren. Dicho de otra forma, una vezque se activa esta opción, no hay posibilidad de volver atrás (puede intentarlo,pero la información extra sobre Ia precisión se perderá).

El formato predeterminado para cualquier celda es General. Si introduce unnúmero en una celda, Excel le asignará el formato numérico que considere másapropiado. Por ejemplo, si introduce

'l,Oo/oen una celda, Excel le dará el formato

de porcentaje. La mayoría de las veces, Excel acierta correctamente con el forma-to, aunque a veces será necesario cambiarlo.



2.Trucos sobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 1 0 3

Cuando utilice la opción Formato>Celdas, resista la tentación de forzarla alineación a la izquierda, derecha o al centro para el formatohorizontal. De forma predeterminada, los números se alinean a laderecha y el texto a la izquierda. Si deja esto así, puede

decir encualquier momento si una celda contiene texto o números, como yavimos en el ejemplo anterior, en el que en la celda A1 parecía haber untexto pero en realidad contenía un número.

Cada una de las seccionesde un formato dado utiliza su propio conjunto decódigos de formato. Estoscódigosobligan a Excela hacer que los datos aparez-can de una cierta forma. Así, por ejemplo,supongamos que quiere que los nú-merosnegativosaparezcanentreparéntesisy por lo demás,que cualquier número,ya seapositivo, negativo o cero, muestredos ugaresdecimales.Parahaceresto,

utilice este ormato personalizado:0 , 0 0 _ ; ( - 0 , 0 0 )

Si desea que los números negativos aparezcan en rojo, utilice este formato:

0 . 0 0 _ ; [ R o j o l ( - 0 . 0 0 )

Observe que hemos utilizado corchetes en el código anterior. El código de for-mato indica a Excel que haga que los números aparezcan en color rojo.

Puede utilizar muchos códigos de formato diferentes dentro de las secciones

de un formato personalizado. Las tablas 2.1,a2.5, realizadas a partir de la docu-mentación de Microsoft, explican estos códigos.

Thbla 2.1,. Códigos de formato

, l A -número Descripciónódigo de

General

O (cero)

#

?

%

Formato de número general.

Muestra los ceros sin valor si un número tiene menosdígitos que ceros en el formato.

Muestra únicamente los dígitos significativos y nomuestra los ceros sin valor.

Añade los espaciosde los ceros sin valor a cada lado de lseparador decimal. Thmbién sepuede utilizar ? para lasfracciones que tengan un número de dígitos variable.

Un porcentaje. Excel multiplicará el valor por 100 ymostrará el carácter % despuésdel número.

' ,04 Excel.Los mejores rucos

ff

. (punto)

E+ E- e* e-

'."nü; 'pür¿*, , : , t , , , ' , ' , , , , ; , , . , t 1 , . , ' . . ' ,

. .

i . . . , . ' . . : : . . . . . . . . . ' . . .' , . :

" : , : ' , . . r , . 1 , 1 , . .

e un códigoeparador de millares. Un punto seguido

ampliará el número por 1.OOO.

Notación científica.

€6ffi#$iffi,*ffii*fiii¡

$ - + / ( ) : y e s p a c i oen blanco

\carácter

t'texto"

)e

_ (subrayado)

Thbla 2.2. Códigos de texto

. , . - ' ' . .Descnpción : ,, : ::

Estos caracteres se mostrarán en el número. Paramostrar cualquier otro carácter, enciérrelo entre do-bles comillas o bien precedido de una barra invertida(\ ) .

Este código muestra el carácter especificado.Observeque si escr ibe , n

, &, ' , n, { , } , : , <t o>se colocaráautomáticamente una barra invertida delante del ca-rácter.

Este código muestra el texto que hty encerrado entrelas dobles comillas.

Este código repite el siguiente carácter en el formatopara rellenar el ancho de la columna. Sólo se admiteun asterisco por cada sección del formato.

Este código omite el ancho del siguiente carácter. Nor-malmente se utiliza así: _) para dejar un espacioparaun paréntesis de cierre en el formato de un númeropositivo cuando el formato para números negativosincluyeparéntesis. Esto permite que, tanto valores po-sitivos como negativos se alineen en el punto decimal.

Lugar para un texto.

Thbla 2.3. Códigos de fecha

ff$ffi#iffiHi#ffi

m

Desbriucl6n . . r . . . * .

. , t t :I t l

Un mes representado como un número sin ceros de re-lleno (1- 72)



2. f rucossobre ascaracterísticasncorporadas n Excel 1 0 s

mm Un mes representado como un número con ceros de

relleno (O1-12)

mmm Un mes dado como su abreüatura (ene-dic)

mmmm tln mes dado tal cual, sin abreviar (enero-diciembre)

d Un día representado como un número sin ceros de re-l leno (1-31)

dd Un día representado como un número con ceros de re-l leno (O1-31)

ddd Un día dado como su abreüatura (lun-dom)dddd Un día dado tal cual, sin abreviar (lunes-domingo)

aa Un año dado como un número de dos dígitos (por ejem-plo,96)

aaaa Un año dado como un número de cuatro dígitos (porejemplo, 1996)

Thbla 2.4. Códigos de hora

h Una hora representada como un número sin ceros derelleno (O-23')

hh Una hora representada como un número con ceros derelleno (00-23)

m Un minuto representado como un número sin ceros derelleno (O-59)

mm Un minuto representado como un número con cerosde relleno (OO-59)

m Un segundo representado como un número sin cerosde relleno (O-59)

mm Un segundo representado como un número con cerosde relleno (00-59)

ANI/PM am,/pm Hora en formato del reloj de 12 horas

*'uffiiffi#$clffi

[Negro], [Azull,[Aguamarina],[Verdel, [Magental,[Rojol , [Blancol,lAmarillol, [Color nl

lCondición valorl

Thbla 2.5. Códigos misceláneos

flescripcién

Estos códigos muestran los caracteres en el color espe-cificado. Observe que "n" puede ser un valor entre 1 y56, y se refiere al enésimo color de la paleta.

Las condic ionespueden ser 1, ) , : , ) : , 1 : ó 1) ,mientras que el valor puede ser cualquier número. Unformato de número puede contener hasta dos condi-

ciones.

Observeen particular el último tipo de códigosde formato de la tabla 2.5, esdecir, os operadoresde comparación.Supongamosque desea n formato de nú-mero personalizadodel tipo de O,OO_lRojol(-O.OO)ara mostrar los númerosnegativosen color rojo y entre corchetes,pero solamentesi el número esmenorque -1O0.Paraconseguir esto, endría que escribir el formato de esta orma:

0 , 0 0 _ ; [ R o j o J < - 1 0 0 ] - 0 , 0 0 ) ; 0 , 0 0

Los códigosde formato lRojol[<-1OO](-O,00) olocados n Ia secciónpara nú-merosnegativoshacenque esto seaposible.Utilizando estemétodo unto con elformato condicional, puededoblar el número de formatos condicionalesdisponi-bles de tres a seis.

A menudo, los usuarios deseanmostrar el símbolo del euro como una pala-bra. Paraconseguir eso,utilice el siguiente ormato personalizado:

0 " eu ros con " . 00 " cén t i -mos"

Este formato obliga a que un número introducido como 55,25 se muestrecomo 55 euros con 25 céntimos. Támbién podría utilizar un formato condicional

para mostrar las palabras "Bajo", "En la media" o "Alto", dependiendo del númerointroducido. Para ello utilice este simple formato:

[ < 1 1 ¡ ' " 9 ¿ i o r * 0 ; [ > 2 0 ] i l A I t o i l * O r " E n l a m e d i a " * 0

Observeel uso del *. Estohace que se epita el siguientecarácteren el formatopara rellenar el ancho de la columna, de forma que los textos "Bajo","En a me-dia" o "Alto" se alinearán forzosamente a la derecha,mientras que el númeroquedaráa la izquierda.



2.Trucossobre ascaracterís t icasncorporadas n Excel ' l07

|.l.aiH

ll...{

/ , . ! . \

a9

Añadirmásniveles e Deshacer ExcelTodos estamos amiliarizados co n la maravil losa característicade Deshacerde Excel,que permite a los usuariosdeshaceraquel lasaccionesque desee

en caso de equivocación. Por desgracia,el nivel predeterminadodecambios que se pueden deshaceres tan sólo de 16. Con este ruco,podemos cambiar el registrode forma que podamos deshacerhasta 100equivocaciones.

Cuando utiliza la característicaDeshacerde Excely alcanza el número de 16acciones,el primer deshaceres reemplazadopor el número 17 y así sucesiva-mente. Además,en cuanto guarde el libro, toda la lista de acciones deshacer eelimina, coloque sepierde el historial de acciones.Esto es así porque se suponeque a pulsar Guardar, está indicándole a Excelque está de acuerdo con los cam-bios realizadosy que por lo tanto no tiene sentidodeshacer ada.

Probablementehaya descubierto que, en ocasiones,poder deshacer an sóloerrvez de tener que aguantar esto,puedecambiar estecomportamiento modifi-cando el registro, algo que sólo funciona en Windows. Para ello, lo primero quehay que hacer es cerrar Excel. Luego vaya a Inicio>Ejecutar en el cuadro detexto escriba "Regedit.exe". uego haga clic enAceptar. Cuando se abra el Editordel registro, despliegue a carpeta HKEY_CURRENT_USER.uego despliegue acarpetaSoftware, uego Microsoft, Officey por último la carpeta1O.O estaúlti-ma carpeta dependede la versión de Office que tenga. En este caso, a carpeta11.0 es a correspondientea Excel2OO2).A continuación desplieguea carpetaExcely finalmente abra la carpeta Options.

Ahora vaya a Edición>Nuevo>ValorDWORD, introduzca la pa labra"UndoHistory" y pulse Intro. Luego haga doble clic sobre el elementoque acabade crear, seleccione l botón de opción Decimal y a continuación escriba en elcuadro de texto un valor mayor que 1ó y menor que 1OO.

En general, disponer de 1OOaccionespara deshacerserá suficiente para lamayoría de os usuarios,aunque el problemade que a opción Deshacer epierdauna vez guardada a hoja seguirá ocurriendo.

Crear istas ersonalizadasSí añade una l ista personal izadaa Excel,podrá escr¡b¡rel primer elementode la l ista,arrastrarlo ut i l izando el recuadro de propagación y ver cómo lal ista se rel lena automáticamente.

Una de las funciones más populares que tiene Excelpara ahorrar trabajo es aposibilidad de incrementar no solamente números, sino también algunos textosautomáticamente. Normalmente, cuando utiliza el recuadro depropagación, es-cribe el primer elementoy luego lo utiliza para rellenar las celdascon los si-

nHt l

¿$




guientes elementos de la lista. De esta forma, puede crear fácilmente su propialista personalizadacon aquelloselementosutilizados más a menudo.

La forma más flexible de crear una lista personalizada es ntroducir sus con-

tenidos en un rango de celdas.Por ejemplo, digamos que tiene una lista de 1OOnombres de empleados. ntroduzca cada nombre, comenzando por la celda A1 yterminando en la celdaA1OO,y luego ordenándola,si es necesario.A continua-ción seleccione erramientas>Opcionesen a pestañaListaspersonalizadasagaclic en el cuadro de texto lmportar ista desde as celdas. Utilizando el cursor delratón, haga clic en la celdaA1 y arrástrelo hasta a celdaA1OOy luego haga clicen el botón Importar. Llegadosa estepunto, la lista personalizada estará dispo-nible para todos los libros con los que se rabaje en este mismo ordenador.

Si la lista está ordenadr y desea que esté colocada de arriba a abajo,

encontrará más sencillo ordenarla de Z a A en caso de que la listaoriginal estuviese ordenada al revés.

Subtotalesn negritas e Excel¿No seríamuy interesantesi pudiese denti f icar os subtotalesen sus hojasde cálculo de forma que los pudiera encontrar fáci lmente?Con los trucosde este apartado, podrá hacerlo.

Cuando está trabajando con una hoja de cálculo que contiene subtotales crea-

dos a partir de a opción Datos>Subtotales,éstospuedenser muy difíciles de den-tificar, haciendo que la hoja de cálculo no pueda leerse con facilidad. Esto esespecialmentecierto cuando utiliza esos Subtotales en una tabla de datos quetiene muchas columnas.

Normalmente, los subtotales esultantesaparecenen la parte derecha,mien-tras que sus encabezados sociadosse sitúan en la primera columna. Dado quelos valores de esossubtotales no aparecenen negritas, puedeser difícil de alinear-los visualmente con sus encabezadosde fila. Puede hacer que sea mucho mássencillo eerlossí aplica un formato negritas a esosvalores.

Para probar esteproblema, introduzca algunos datos de forma similar a los

que semuestran en Ia figura 2.19.Ahora añada los subtotales seleccionando a opción Datos>Subtotales,

aceptando los valores predeterminados del cuadro de diálogo y haciendo clic enAceptar.

En la figura 2.2O,los encabezados e los subtotales están en negritas, perosus resultados asociadosno. Dado que esta tabla sólo tiene dos columnas, noresulta tan difícil leer y encontrar las cantidades correspondientes a dicho subto-tales.

nl

t l

lsÁsEz



2.Trucossobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 1 0 9

*"_l_ __* _" "__ ___E1 iTrirnestre Coste2

-lFrirn*to$1[,t t [A- l

f titn*r'--' $?ü,l]l4 iSeaundo $1 [ .üü-_Segundo $1[ ,üü

_5 _Segundu

$1[,ül ]*Q""SegunOo $1ü,üL-l7 iTercero $15,l l [J"E

"lT*r.*rot1ü,t l [

_9.,."iTerrero $l5,lln1 ü ;1 1

Figura 2.19. Datos de una hoja de cálculo antes de añadir lo s subtotales.

'¡',..,..,,,..:tFCoste$1ü, [ [$:tl,till, tt,[[

$1ü ,ü [, 1ü,l-lll' 1ü,nl l$31:l,Llll

Fril]$11--'|,110$15,t-rt-r$5t:l,ull$1 t:t,ütl

Figura2.2O.Datosde a hojadecálculo espuésequesehayanaplicadoos subtotales

Sin embargo, cuantas más columnas tenga la tabla, más difícil será encontrarvisualmente esos subtotales. Puedesolucionar este problema utilizando el for-mato condicional de Excel.Usando la tabla de a figura 2.'1.9corno ejemplo, prue-be esto antes de añadir los subtotales.Seleccioneas celdasA1.:89,asegurándosde que la celdaA1 sea a activa. Entoncesseleccione ormato>Formato ondicio-nal, luego elija la opción Fórmuladel cuadro de lista desplegable añada la si-guiente fórmula:

= D E R E C H A ( $ A 1 ; 5 ) = u T o t a f i l

Ahora haga clic en el botón Formato... ,vaya a la pestañaFuentey seleccion

como estilo de fuente la opción negrita. Haga clic en Aceptar dos veces hastacerrar los dos cuadros de diálogo.La parte más importante de la fórmula es la utilización de una referencia

absoluta de la columna ($A) y de una referencia relativa de la fila (1). Comoernpezó a seleccióndesde a celda A1, Excelcambiará automáticamente la fór-mula para cada celda. Por ejemplo, las celdasA2 y 82 contendrán la fórmula deformato condicional= DERECHA $A2;5) ="Toa.t" Vlas celdasA3y 83 ten-drán = DEREcla ($A3 5) ="To ta l - " .



1 1 0 Excel. osmejores rucos

Ahora añada los subtotales y verá cómo se parecen a los que se muestran enla figura 2.21.

? i 3 i

-I

I '.:.i

I

I

r .It .

i nCoste$'111,ü[$2ü,1:t[$30,{10$1L-ltll-l. 1f ,1-ll-l$11--'l,L-'lt-l$3t1,ü{l$15 ,üü, 11-l,tlü$l5,lll:l$50,00$11ü,00

Figura 2.21. Datos de la hoja de cálculo después de haber dado formato a los subtotales.

una última cosa que debe recordar es que si elimina los subtotales,no sevolverá a aplicar la fuente en negrita.

El rucosobreel truco

El único inconveniente que puede surgir con este método esque el Total finalaparezcacon el mismo estilo que los subtotales.Sería nteresanteque el Totalfinal tuviese un formato diferente de forma que resaltase de los subtotales ypudiera ser identificado más fácilmente. utilizando el mismo ejemplo, podemoshacer esto fácilmente.

Con los mismos datos, seleccioneas celdas A7:89, asegurándosede que lacelda A1 sea a activa. EntoncesseleccioneFormato>Formato ondicional,elijala opción Fórmuladel cuadro de lista desplegable introduzca la siguientefór-mula:

=$A1= r rT o t a l f i na l - , '

Haga clic en el botón Formato... y luego vaya a la pestañaFuentey seleccio-

ne como estilo a fuente en negrita. Seleccioneambién la opción Simpledel cua-dro de lista desplegable ubrayado,haga clic en Aceptar y de nuevo otra vez enAceptar para cerrar todos los cuadros dediálogo.

A continuación, seleccionea opción Datos>subtotales,acepte as opcionespredeterminadasy haga clic en Aceptar. Ahora la hoja de cálculo debería ener elaspectode la que semuestra en la figura 2.22.

Puedeutilizar cualquier formato que deseepara conseguir que los subtotalesseanmás sencillos de identificar.




fiCoste, 1t1,Ütl$2tl,l-lll$JS.0ü$1tl , t l0' 1tl,L-l[l$1t1,üt l$30.$0{;15,ll l l$11-1,[l]$l5,llll$5ü.0il$11f!,00

GI Il,ifr

I ¡il

e9

Figura 2.22. Datos de la hoja de cálculo con un total final más resaltado.

Convertiras órmulas funciones eExcel valoreLa mayoría de las hojas de cálculo de Excelcontienen fórmulas. Pero avecesdesearáque solamenteel resultado de una fórmula quede

afmacenadoen una celda, en vez de dejar la fórmula, que hará que losresultadosse modif iquen cada vez que las celdasa las que haga referencialo hagan.

Puede hacer esto manualmente de dos maneras, o también puede utilizar unamacro que haga el trabajo de forma automática. Veamos primeramente los mé-todos manuales.

UtilizarPegado special

Puedecopiar los resultados de una fórmula y dejarla tal cual en su ubicaciónoriginal utilizando la herramienta Pegadoespecialde Excel.Supongamosque susfórmulas están en las celdasA1 :A100. Seleccione ste rango, luego seleccionEdición>Copiar entoncesseleccionea celda nicial en la que quiereduplicar losresultados.Ahora vaya a Edición>Pegado specialy seleccionea opciónValoresHaga clic en Aceptar.

UtilizarCopiaraquísólo valoresTámbiénpuedecopiar los resultados de una fórmula y dejar las fórmulas ori-

ginales en su lugar utilizando el menú contextual que muchos usuarios ni si-quiera sabenque existe.

Seleccione l rango de fórmulas y haga clic con el botón derecho sobreel bordederechoo izquierdo de a selección exceptoen el pequeño ecuadro de a esquinainferior derechaque sirve para la propagación). Manteniendo pulsado el botón




derechodel ratón (o haciendo clic mientras mantiene pulsada la tecla Control enMacintosh), arrastre la selección su destino, suelteel botón del ratón y selec-cione, en el menú contextual que aparece, a opción copiar aquí sólo valores.Tambiénpuede

sobrescribir las fórmulas originales con sus propios valores. Paraello, seleccioneel rango de fórmulas y haga clic con el botón derechodel ratónsobre el borde derechoo izquierdo de la selección de nuevo, en cualquier lugarexceptoen el recuadro de propagación). Mientras mantiene pulsado el botón delratón, arrastre la selecciónuna columna hacia la derechao hacia la izquierda yluego vuelva al rango original, soltando el botón del ratón y seleccionando aopción Copiaraquí sólo valores, al y como se muestra en la figura 2.23.

$ iti¡ iii:iiiiit';¡iiti:iir,,',,,,r.1:,,,,:', *$H.$""XJ,$ &rchivn fdición Ler lnsertar formato l[erramientasDalr-rs ¡e[tana ? r ,,' i-,.,.::,:i.:,.::ii,.,,:i - - F x

, ,. 1o ¡ # $ , r " l t

# , á , W f f i&

¡ d , . i h . $ . s p , ¡ : ' , i ,f f i W

E . $ l á l , W d t r l r t * / ., S . ,f f iA r i a l - t r t - H ¿ y S = = = f f i , $ - ¿ ü $ $ € i r f l . J 8 : € = b = : i , , . i ' " k - A - * * $

A1 r É =8 1 *C1

2l7J-)

Figura 2.23. Menú contextual de accesorápido.

Utilizaruna macro

Si con frecuencia convierte celdas que contienen fórmulas y funciones a susvaloresresultantes,puedeutilizar estasimple macro:

Sub Solovalores ( )Dim rRange As Range

On Error Resume NextSet rRange = Appl icat ion. InputBox (Prompt . : =, 'se leccione las fórmulas r' ,

T i t l e : = ' só ¡ , o VALoRES" , T ype : =8 )




I f rRange Is Noth ing Then Exit sub

rRange = rRange.Value-Eino su.o

Para utilizar esta macro, vaya a Herramientas>Macro>Editor de Visual Basic(AItzopción-F11), y seleccione Insertar>Módulo para insertar un módulo estándar.

Entonces escriba el código anterior directamente dentro de la ventana del módu-

lo. Cierra esta ventana para volver a Excel y guardar los cambios. Ahora seleccio-

ne Herramientas>Macro>Macros (Alt,zopción-F8), seleccione la macro que

acabamos de crear, SoloValores, y haga clic en el botón Opciones negritas para

asignarle una tecla de acceso rápido. Cuando utilice la macro, aparecerá un cua-

dro de diálogo que le pedirá que seleccione el rango que contiene las fórmulas. El

rango que seleccione aparecerá, automáticamente, como una dirección dentro

del cuadro de diálogo, y en ese momento todo lo que debe hacer es realizar la

conversión haciendo clic en Aceptar.

Añadir datosautomáticamente una listade validaciónLa función de val idaciónde Exceles estupenda,pero hay algo claveque no

es capaz de hacer (al menos s¡n el siguiente ruco): añadir automáticamente

una nueva entrada a la l ista que está siendo uti l izada como origen de una

l ista de val idación.

Si ha utilizado la validación, ya sabrá que es una característica muy intere-sante. Quizá es más impresionante su capacidad de añadir una lista a cualquier

celda, desde a cual el usuario podrá seleccionar un elemento. ZNo sería estupen-

do si, cuando introdujese un nuevo nombre en una celda con validación, Excel

automáticamente añadiese dicho valor a la lista? Esto es posible gracias al si-

guiente truco. Supongamos que tiene un listado de nombres en el rango de cel-

das A1 :A1O, como en la f igura 2.24.

f"?¡: * q

l#liH

l d , l

li#¡9¿

Figura 2.24. Configuración de l libro de Excel para la lista de validación.

. '114Excel. osmejores rucos

Estosnombresrepresentan os empleadosde una empresa.No es deextrañarque deban añadirse los nuevos empleadosa dicha lista, pero por ahora, la únicaforma de hacer esto es añadiendo los nuevos nombres al final de la lista y luegoseleccionándolosen la celdacon validación.

Parasuperar esta imitación, siga estospasos.En la celdaA1 1, introduzca lasiguiente fórmula y cópielahacia abajo hasta la fila2o, tal y como se muestra enla figura 2.25 (observea referencia elativa a A1O):

= s I ( o ( $ D $ 1 = " l , . C O N T A R . S I$ A $ 1 : A l - 0 ; g D g l - ) ; , , x " ; g D g r )

i A i - ' .

. 1 , ; l ;ar losMart íne¡2 :Ant¡ri iui-i,t¡¡;¡:-1

-J , 'ulari'l:-iulirns

. 4 'Eerg i r ri e l : r s rn5 'Ei lvia r-r11¡i¡1uE¡6 rArigel l ' rrrrr '/ -EtrtEt l ._. ; r t f ; r : : ; r : :ü

. ü , J a t ¡ i e r e r e ¡g ,An; r FleLrul l r :

in - .Cu¡ t t * rmr - r r te ! l a

..!.1 r

^ 1 ? , r r13 i :,1{ '1 5 r. F.,rt"lI_-,,ir1 f i rl $ . t:n

*21 ,

Figura 2.25. Lista junto con la fórmula añadida a las filas A.1I:A2O.

Ahora seleccionensertapNombre>Definir en el cuadro de texto Nombresenel libro,escriba MisNombres".

En el cuadrode texto se refierea, introduzca la siguiente órmula, tal y comose muestra en la figura 2.26. Luego haga clic en Agregar y posteriormente enAceptar:

= D E S R E F ( H o j a l t$ A $ 1 ; 0 ; 0 ; C O N T A R . S I H o j a t - g A ; g A ; , , < > x " ) ; 1 )

Seleccionea celdaD1 y luegovaya a Datos>Validación. lija a opción Listaenel cuadrode ista desplegable en el cuadrode exto Origen,escriba=MisNombres,asegurándosede que la casilla de verificación Celda con lista desplegableestéactivada.

Luegovaya a la pestañaMensajede errory desactivea casillade verificaciónMostrarmensajede errorsi se introducendatos no válidos.Entonceshaga clic enAceptar y verá los resultadoscomo semuestran en la figura 2.27.



2.Trucossobre ascaracterís t icasncorporadas n Excel 1 1 s

iili¡Íff'lombres n ellibrsr

x l

tE:,rtr''-:l, :rltll . N

. *e::sfl"gr:v:

:DE5REFiHoi¡1$A$ltt l jüjr-üflTAFl,5IiH¡i¡1$Ar$A;".:.¡1q"i ;)

Figura 2.26. Hacer que la lista sea dinámica.

n n1 | Llarl¡Fi ' , , { ; - r t t [nez I u ¡ n n a l

? r,Arrtrrnirarr[ ;r

3 j ',,,{rriar-,litn:

$- - Eergiü'"/El i rsr: :r-r

-5 . Ei luia indriguerE i A n ¡ e lE lan rn: F/ : f 5t l - lEt t_. ; l f ra:_ lr : : l

ü iJr l t i iÉrFÉrez

!. :Ar iaFeb' l l ln1ü ¡Gui l lerntn l t terlai i j '1 I : : t

.lr '1 4 x

Figura 2.27. La lista con la validación añadida a la celda D1

Haga clic con el botón derechoen la pestañacon el nombre deIa hoja y selec-cione a opciónVer código.

Entoncesntroduzca el siguientecódigo:

Private Sub Worksheet_Cafculate ( )On Error Resume Next

App l i ca t i on . Enab l eEven t s = F a l seRange ( "MisNombres " ) = Range ( "MisNombres " ) . Val -ue

Appl icat ion. EnableEvenEs = True

On Error GoTo 0

Encl sulf

Cierre estaventana para volver a Excely guardar los cambios.Ahora seleccio-ne la celdaD1, escribacualquier nombre qu€ no existaen la lista y pulse Intro.Seleccione e nuevo la celdaD1 y observe a lista: verá como el nombre ha sidoañadidoautomáticamente,como puedeverseen la figura 2.28.

Si deseaañadir más de diez nombres a la lista, simplemente copie la fórmulahacia abajo, a partir de la fila 2O.




f;a¡ H

lffiG)

Figura 2.28. La lista después de añadir una nueva entrada en la celda Dl .

Trucar ascaracterísticase fechay horade ExcelLas característicasde fecha y hora de Excelso n estupendassi crea hojas decálculo senci l las, ero pueden causarproblemaspara proyectosmásavanzados.Por suerte,existen ormas de evitar estosprobtemas.

Excel, de forma predeterminada, utiliza el sistema de fecha 19OO.Esto signifi-ca que la fecha 1 de enero de 19oo tiene un valor numérico de 1, la fecha 2 deenero de 19OOun valor numérico de 2, y así sucesivamente. A estos valores se esllama "valores en serie" en Excel y permiten utilizar fechas en los cálculos.

con las horas ocurre prácticamente lo mismo, aunque Excel las trata comofracciones decimales, siendo 1 la representación de 24:oo ó oo:oo y, por ejemplo,

o, 75 la representación de las 18:oo, ya que esta hora representa los tres cuaitotde las 24 horas del día.Para ver el valor numérico de una fechay/o una hora, asigne el formato Ge-

neral a la celda que contenga dicho valor. por ejemplo, la hora y fecha 3 de uliode 2oo2 15:oo:oo tiene un valor numérico de 37 .44o,62s, siendo el número 625la representación de la hora y el 37 .44o el número de serie para la fecha.

Sumarmásalláde las24 horas

Puede sumar horas utilizando la función suMA (o simplemente el signo *).De esta forma, la función =SUMA(A1 :A5) sería el resultado total de horas, encaso de que dichas celdas tuviesen valores válidos. sin embargo, aquí nos encon-tramos un gran problema: a menos que se diga lo contrario, Excel no sumarámás allá de las 24 horas. Esto es debido a que cuando una hora excedeel valor de24 horas (un valor verdadero de 1), entonces se convierte en un nuevo día ycomienza de nuevo. Para obligar a Excel a que no pase a un nuevo día después delas 24 horas, puede utilizar un formato de celda de 37:3o:55 o bien un formatopersonalizado de lhl :mm:ss.



2.Trucos sobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 1'.17

Puedeutilizar un formato similar para obtener el total de minutos o segun-dos de una hora en particular. Para obtener el número total de minutos de lahora 24:OO,por ejemplo,asigneel formato [m] a la celday obtendráun resulta-

do de144O.Paraobtenerel número total de segundos,utilice un formato perso-

nalizado [s], con lo que obtendrá 86.400.

Cálculos e fechay hora

Si deseautilizar estosvalores realesde hora en otros cálculos, enga siempreen mente estosnúmeros "mágicos":

6 050 minutos o 60 segundos

3 6 0 0

6o seo r rndos * 60 mi nuEos

24 }jro:rast44Q

60 m i nu t os * 24 ho ras8 5 4 0 0

24 horas * 60 minutos * 60 segundos

Sabiendoesto,encontrará mucho más sencillomanipular las horas y las fe-chas. Echeun üstazo a Ios siguientesejemplospara ver a qué nos referimos(suponiendoque la hora esteen la celdaA1). Si tiene el número 5,5Oy lo querealmentequierees5:30 o 5:30 a.m., util ice esto:

=Ar 24

y aplique el formato que seanecesario.Si tuvieron que ser las 17:30 o las5:3Oa.m., util ice esto:

= ( A t / 2 4 \ + 0 , s

Para conseguir lo contrario, es decir, una hora decimal a partir de una horareal, utilice esto:

AL*24

Si una celdacontiene a fecha y hora real (por ejemplo22 de enerode 2OO315:36) y sólo desea btener a fecha, utilice esto:

=ENTERO A1 )

Para obtener solamente la hora, utilice esto:

=A1 - ENTERO A1 )




o bien

=RESI DUOA1 ; 1 )

y aplique el formato que seanecesario.Paraaveriguar la diferencia entre am-bas fechas,utilice esto:

SiendoA1 la fechaposterior y A2la fecha anterior. El resultado que obtendre-mos seráel número de días transcurridos entre ambas fechas.Paraque funcionecorrectamente, a celdaque contengaestecálculodebe ener formato numérico,ya que de o contrario, obtendremosun error. Si no sabecuál de as dos echasesla más antigua, puedeutilizar las funciones MIN y MAX. por ejemplo, para ase-gurarse de que el resultadoes el correcto, utilice esto:

=MAX A1 ;A2 ) -MIN (A1 ;A2 )

Igualmente, cuando trabaje con horas, quizá desee contar desde una horainicial a una hora final, por ejemplo, conteniendo la celda A1 el valor g:50 p.m. yla celda A2 el valor 9:50 a.m. Si calcula la resta de la hora final y la horalnicial(=A2-A7), obtendrá #######, ya que Excel, de forma predeterminada, no puedetrabajar con horas negativas. Para solucionar este problema, puede usar uno deestos dos métodos:

=MAX A1 ;A2 ) -MIN (A1 ;A2)

o bien

A l - - A 2 + I F ( A 1 > A 2 ; 1 )

Támbién le puede decir a Excel que añada cualquier número de días, meses, oaños a una fecha en particular:

=FECHA AÑO A1 ) +vafor l ; MES A1 ) +vaLor2 ; DIA (A1 ) +vaIor3 )

Para añadir un mes a una fecha almacenada en la celda A1, escriba:

=F ECHA AÑO A1) ; MES A1) +1 ; D I A (A1 ) )

Excel ambién ofrecealgunas funcionesadicionalesque forman parte del pa-quete de análisis. Para accedera ellas, seleccionea opción Complementosdelmenú Herramientas.Luego haga clic en la casilla de verificación Herramientasparaanálisispara activarla y, cuando se e pregunte, respondaque sí para insta-larlas. A partir de entonces dispondrá de funciones adicionáles, fales comoDIA.LAB,FIN.MES,NUM.DE.SEMANA,etc.



2.Trucos sobre ascaracteríst icasncorporadas n Excel 1 1 9

Encontrará todas estas unciones dentro de la categoría Fechay hora del asis-tente para funciones. En realidad estas unciones son fáciles deutilizar. Lo que esdifícil es saberque están disponibles y cómo activarlas.

Horasy fechas eales

A veces, as hojas de cálculo con datos importados (datos que sehan introdu-cido incorrectamente) acaba mostrando las fechas y las horas como texto y nocomo números reales. Puede solventar esto fácilmente en Excel aumentando elancho de las columnas un poco. Para ello, seleccioneuna columna, vaya aFormato>Celdas>Alineación luego cambie la alineación horizontal a General(que es el formato predeterminadopara las celdas).Haga clic en Aceptar y ob-serve cuidadosamente las fechas y las horas. Si no están correctamente alinea-

das, entoncesesporque Excelno sabeque son fechas.Para arreglar esto,primero copieuna celdavacía y luego seleccionea colum-

na dándole formato de fecha y/ohora. Teniendo a columna seleccionada, aya aEdición>Pegado special,seleccioneas opcionesValoresy Sumar.Esto obliga aExcel a convertir cualquier fecha u hora en formato texto a fecha y hora real.Puedeque necesitecambiar el formato nuevamente. Otro método también senci-llo eshacer referencia a las celdas de esta forma:

=4L+0

o bien=A1* 1

fallo de fechas?

Excelasume,de forma incorrecta,que 19OO o fue un año bisiesto.Esto sig-nifica que el sistema nterno de fechas de Excelcreeque existió el29 de febrero de190O,cuando en realidadno fue así.Lo más sorprendenteesque Microsoft hizoesto de forma intencionada, o al menos eso dicen. Puedeencontrar más informa-

ciónen la dirección http://sttpport.microsoft.com,/default.aspx?scid:kb;EN-

US;ql81370. A continuación le presentamosalgunosvínculos interesantesconinformación referente a fechasy horas:

. Cómo utilizar fechas y horas en Excel 2OOO:

http : / support.microsoft.comldefault.aspx?scid=b; en-us;Q2"1 O9 # 6

. Texto o número convertido al formato numérico no deliberado:

http: / / support.microsoft.com/default.aspx?scid: b; en-us;Q21'423

¿un




. Horas máximas en Microsoft Excel:

http : / sttpport.microsoft. com,/default.aspx?scid= kb; en-us e21 43B6' Fechas y horas

mostradas como números de serie cuando se üsuali-zan fórmulas:

http : / strpport.microsoft.com,/default.aspx?scid= kb; en-us e24'1.O72' Manipular y comprender las configuraciones del cuadro de diálogo

Formato de celdas:

http : / support.microsoft.com,/default.aspx?scid= kb ;en-us e2 64372. Cómo utilizar fechas y horas en Microsoft Excel:

http : / support.microsoft.com,/default.aspx?scid=b;en-us;274O9

Probablemente,el tratamiento de fechas y horas es uno de los aspectosmásconfusosde Excel.De todas formas, con toda esta nformación podrá entendermejor todos los entresijosen relación a este ema.



Cnpírurc3

Trucos sobre nombresTrucos39 a 44

Probablemente la mayor ventaja de utilizar rangos con nombre es que las

fórmulas son mucho más fáciles de leer y comprender, no sólo para usted, sino

para todos aquellos que tengan que trabajar con sus hojas de cálculo. Al utilizar

rangos con nombres (una de las características más fáciles y útiles de Excel),

puede seleccionar un rango de celdasy darle un hombre específico.Llegados a ese

punto, puede hacer una referencia a ese ango utilizando el nombre en vez de su

dirección. A pesar de que los rangos con nombre son una característica muypotente, podemos ir más allá de su uso estándar mediante algunos métodos.

Usardirecciones e datospor el nombreAunque los númerosde celdason el fundamento de todo lo que hace Excel ,

resul tamucho más senc¡ l lo ecordarnombres,como por ejemplo "Número

y cant¡dadde elementos", ue recordar os númerosde celdas, omo por

ejemplo A1 A' l00. Excelnos permite hacer esto de forma muy senci l la.

Excel utiliza la misma técnica para definir nombres de celdas y de rangos:

mediante el Cuadro de nombres que está situado en la parte superior izquierdade la ventana, junto a la barra de fórmulas. Para dar nombre a una celda, selec-

ciónela, escriba el nombre que deseedarle en el Cuadro de nombres (véase igura

3.1) y pulse Intro. Para dar nombre a un rango de celdas, seleccione primero el

rango, escriba el nombre que deseedarle en el Cuadro de nombres y luego pulse

Ia tecla Intro.

La lista desplegable que aparece a la derecha del Cuadro de nombres le permite

buscar nombres de rangos y celdas que ya estén almacenados. Si selecciona ma-

ur1




nualmente un rango qu e yagar de la referencia al rango

tuviese un nombre,de celdas.

aparecerá dicho nombre en lu-

gr$lümtrfill ffi ffi,,.,.,.;¡,i,¡¡;'ii1,,,,,,,,r*J.FlS.lt i$] grrnivo fdiciÉn [er lnsertar fnrmato Uerramientas Dalr-rs Veqtana 1 - S x

i .I i # ; $ ; l ' , ; $ , f f # * . - - * . , . i , ' , # ]: ' : i , ' . f f i E - ' * l w , w ,$ $. A r i a l - l r - t? l . [K $ = = = $ € : 8 F , , , . :, ] , , h - & -

f f ifvliCelriaFavnrita - f* ll:l l j l-ltlül

Figura 3. L. Dar el nombre "MiCeldaFavorita" a una celda.

En las fórmulas puede utilizar estos nombres en vez de los identificadores deceldas o rangos. si , por ejemplo, le dio el nombre "fecha" a la celda E4, podría

escribir la fórmula =fecha errvez de =u¿. De forma similar, si creó el nombre"cantidad" para el rango de celdas A3:A1O y quisiera obtener el total de los valo-res almacenados en ellas, la fórmula podría ser =SUMA(cantidad) en vez de= 5 U I V I A ( A J : A J - U J ,

Dado que las hojas de cálculo se van haciendo más y más grandes e intrinca-das, resulta ütal utilizar nombres de celdas y rangos para hacerlas manejables.

Ut¡lizar lmismonombre ara angos ndiferentes

hojasdecálculoA veces esultaconvenienteuti l izar el mismo nombre para los datos gue seencuentranen el mismo lugar, pero en diferenteshojas,dentro de unmismo l ibro. El lo requierede unos cuantospasosadic ionates ara quepueda uncionar.

Normalmente, cuando da nombre a un rango, éste se asigna a nivel del libro,lo que significa que un nombre se refiere a un rango específico de una hoja enparticular que esté situada dentro de un libro. una vez asignado el nombre, no

n- l

I ¿1

Jflw



3. Trucossobrenombres 125

puedeser utilizado otra vezpara representarun rango que estéen otra hoja. Sinembargo, existeuna forma de solucionar esto.

Supongamosque tiene un libro que contiene res hojas, cuyos nombres son

Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Desea ener un rango con el nombre "MiRango"(podríaser cualquier otro nombre) que haga referenciaal rango A1 :A1Ode la Hojal encasode estarsituadosen ella, al rango A1 :A1Ode a Hoja2 en casode estar situa-dos en ella, etc.

Paraconseguiresto,active a Hojal, seleccione l rango A1 :A1Oy luego hagaclic en el Cuadro de nombres, como hicimos en el truco anterior. Escriba"HojallMiRango" y luego pulse la tecla Intro. Haga lo mismo para la Hoia2 yHoja3, escribiendo Hoja2lMiRango"y "Hoja3lMiRango" espectivamente. horaactive cualquier hoja y haga clic en la lista desplegabledel Cuadro de nombres.Deberíaver tan sólo un elementocon el nombre MiRango. Selecciónelo verá

como se selecciona irectamente el rango A1 :A10. Ahora active cualquier otrahoja y haga lo mismo.

Observará como se seleccionaautomáticamente el rango A1 :A1O de la hojaque tenga activa. Esto esposible porque hemos introducido el nombre de la hojaseguido del signo de admiración antes del nombre del rango. Si va aInsertapNombre>Definir, óloverá un nombre: aquel que serefiere a la hoja quese encuentra activa en este momento.

En caso de que el nombre de la hoja incluya espacios,no podrá hacer la refe-rencia simplemente escribiendo"Hoja 1lMiRango". Tendrá que escribir "'Hoja1'!MiRango",esdecir,escribiendo omillassimplesantesy después el nombre dela hoja. De hecho,podría utilizar esascomillas simplesaunque el nombre de lahoja no contuvieseespacios,o cual siempreesuna buena deapara usar siempreIa misma nomenclatura.

Thmbiénpuedeutilizar un nombre de rango con referenciasrelativas. De for-ma predeterminada, os nombres de rango son absolutos,pero no tiene porquéser así. ntente Io siguiente:

Seleccionea celdaAll de cualquier hoja y luego vaya a InsertaPNombre>Definir.En el cuadro de texto Nombresen el libro,escriba"MisNúmeros".En elcuadro de texto Se refierea, escriba=A$ - :A$ 10 y luego haga clic en Agregar y

en Aceptar. Ahora introduzca el número 1 en a celdaA1 . Selecciónela coloqueel cursor del ratón sobre el pequeñorecuadro situado en la esquina inferior dere-cha, que seutiliza para propagar. Haga clic en él y, mientras mantiene pulsada latecla Control, arrastre el cursor hasta a celdaA10.

Al mantener pulsada la tecla Control mientras que sepropaga una celda conun único número, Excel ncrementa dicho número de 1 en 1.

Ahora introduzca un 1 en la celda 81 y propáguelahasta la celdaB1O,peroestavez sin mantener pulsada a tecla Control.




Estandoen la celdaA1 1, introduzca la siguiente órmula:

=SUMA MisNúmeros )

En la celda 811 introduzca esta fórmula:

=SUMA MisNúmeros )

Deberíaobtener os resultados55 y 1o, respectivamente.Estoesdebidoa quela celdaAl l estabaactiva cuando seleccionó nsertar>Nombre>Definir asignóal nombre de rango la referencia A$ 1 A$10, que esuna columna relativa y unafila absoluta.

El signo de l dólar (,$)obliga a que cualquier rango sea absoluto.

cuando utilizamos el nombre "MisNúmeros" en una fórmula, siempre haráreferencia a las 1O celdas que se encuentran inmediatamente por encima de lafórmula. Si escribimos la fórmula =suMA (MisNúmeros) en la celdaAl 1 de cual-quier otra hoja, seguirá haciendo referencia a las celdas A1 :A1o de la hoja queestaba activa cuando creó el nombre del rango.

supongamos que deseasimplificar la suma de las 1o celdas que hemos men-cionado anteriormente. seleccione la celda A1 1 de cualquier hoja. vaya aInsertar>Nombre>Definir y escriba en el cuadro de texto de la parte superior"MiSuma". Luego en el cuadro

de texto Se refiere a escriba lo siguiente:=SUMA A$ 1 :A$ l-0 )

Haga clic en Agregar y luego en Aceptar. Ahora introduzca el número 1 enla celdaA1, selecciónela e nuevo, coloqueel cursor del ratón sobreel cuadro depropagacióny mientras mantiene pulsada la tecla Control, arrástrelo hasta laceldaA1o. trna vez hecho esto, introduzca un 1 en la celda 81 y propáguelohasta la celda81o, pero estavez sin mantener pulsada a tecla control.

En la celdaA1 1, introduzca la siguiente órmula:

=MiSuma

En la celda 811 introduzcala fórmula:

=lvl15Uma

Obtendrá os mismos resultadosque a vez anterior, pero estavez sin que seanecesario tilizar la función SUMA. Mezclar as referencias bsolutasque relati-vas yjuntando algunasfuncionespuedeser muy útil para ahorrarsegran canti-dad detrabajo.



3. Trucossobrenombres 1 2 7

nL.tlird

/rfle9

Crearunc¡ones ersonalzadas tilizando ombresAunque hacer referenciaa datos por su nombre es muy út¡| , a veces o sería

más si pudiésemosalmacenarun valor constanteo incluso una fórmula,

especialmentesi ha estado creando funciones personal izadas n VBA.

Supongamosque tiene un impuesto del 1,Oo/o,ue senecesitautilizar a lo lar-go de todo el libro para algunos cálculos. Envez de tener que introducir el valor1,O%oO,1\en cadauna de las fórmulas que aplican este mpuesto, podría intro-ducir la palabra "Impuesto" y que Excel supieseautomáticamente que debesusti-tuirlo por el valor O,1.Veamoscómo puedehacerseesto.

SeleccionensertapNombre>Definir. n el cuadro de texto Nombresen el libroescriba Impuesto"y en el cuadro de texto Se refierea introduzcd =0, 1. Luegohaga clic en Aceptar.

Ahora, puede introducir cualquier fórmula en una celda y eÍl vez de añadir1O7o omo parte del cáIculo, puede sustituirlo por la palabra Impuesto. Probable-mente una de las grandes ventajas de utilizar este método es que si tiene queincrementar o de incrementar el impuesto y las fórmulas deben reflejar dichocambio,simplementebasta con ir a Insertar>Nombre>Definir,eleccionar l nom-bre Impuesto y luego modificarlo convenientemente.

Para dar un paso más allá en esteconcepto,puede utilizar las fórmulas conlos rangos definidos en Se refiere a en vez de utilizar direccionesde celdas ovalores constantes.Supongamosque desea rear un nombre que, cuando se n-troduzca en una celda,devuelva automáticamente a SUMA de as 1Oceldasque

se encuentran por encima. Seleccionea celda \1 1 de cualquier hoja y luego vayaa Insertar>Nombre>Definir.n el cuadro de texto Nombresen el libroescriba To-tal" y en el cuadro de texto Se refiereá escriba o siguiente:

=SUMA A1 A10 )

Luego haga clic en Agregar y en Aceptar.Introduzca cualesquiera 1Onúmeros en cualquier columna, ernpezandoen la

fila 1. Ahora vaya a la fila 11 de a misma columna y escriba o siguiente:

El nombre "Total"automáticamente devolverá la SUMA de los 1Ovalores quehaya introducido en el rango A1 :A10. Si deseacrear una fórmula similar a laanterior,pero que no esté estringida a solamente1Oceldas,sino que haga refe-rencia a todas las celdasque seencuentren por encima de la fila en cuestión, sigaestospasos.

Seleccionea celda811 y luego vaya a lnsertar>Nombre>Definir.eleccione lnombre Total.



l28 Excel. os mejores rucos

Vaya al cuadro de texto se refiere a, que debería contener el texto=suMA 81 :810 ) . Esto e permite crear fórmulas con nombre. En otras palabras,como no hizo referenciasabsolutas para columna en el nombre original Total,siempre hará referencia a la columna en la que se

utilice el nombre.Ahora haga clic en el cuadro de texto Se refierea y cambie la fórmula por lasiguiente:

= S U M A ( B $ l - : 8 1 0 )

Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.Seleccione ualquier fila decualquier columna que no sea a fila 1 e introduz-

ca =Totaf , con lo que obtendrá automáticamente a SUMA de todas las celdasque se encuentran por encima, independientementede cuantas filas haya. Estose debea que ha vinculado la fila número 1 utilizando una referencia absoluta,dejando la referencia a la celda B1o como relativa, lo que significa que siempreterminará en la celda nmediatamente superior a donde se ntroduzca la fórmula=Tota1 .

Combinandoeste ruco con una de as características stándar(aunquepococonocida)de Excel,el método de la intersección,es posible crear funciones debúsquedasofisticadas.Si no conocecómo funciona el método de a intersección,a continuación mostramos un pequeñoejemplosobresu uso.

En la celdaA1, introduzca el encabezadoNombre",en la celda81, "pagar"yen la celdaC1, "Título". Introduzca "Juan"en la celdaA2 y "Antonio" en la celdaA3. Introduzca 70

enla

celda82 y 2o en la celda83. Introduzca "sr."en la celdaC2 y "Dr." en la celda C3. Ahora, seleccioneel rango A1 :C3 y luego vaya aInsertapNombre>Crear. segúrese eque estánactivadas as casillasde verifica-ción Filasuperiory Columna zquierda,y luego haga clic en Aceptar.

seleccione ualquier celda que esté uera de ese ango e introduzca = AnLo-nio Títul-o. Deberíaobtener el título correspondientea la personaque ha in-troducido.

El espacio entre las palabras Antonio y Título es importante, ya quees la forma por la que Excel entiende que se trata de un operador de

intersección.

Basándonosen esteconcepto, podemoscombinar estacaracterísticacon las defórmulas con nombre de Excel, para conseguir no sólo que las hojas de cálculoseanmás sencillas utilizar, sino también mucho más sencillasde eer y compren-der. supongamos que tiene una tabla configurada en una hoja de cálculo de for-ma muy similar a la que se muestra en la figura 3.2, y que está utilizando esatabla para crear os nombres en Excel.



3. Trucos obrenombres 129

#guffi l+.l l i . : . l ; ' l .. l . . . l : l i ' . : '' . : : : ' . . ' ' . . '' . . . ..,"|q|t ffi grcttivo fdicién ler InserLar formato lprranrientas Dalos Veqlana I - f, x

, l # , 3 j i # , Á i f f # & i A ' ' i á ' f f i - i d ) - t ¡ t *, f f i f f iE - * l * l i f f i ' # f f i: * r ¡ a t . r 0 . , f } * l $ i = - = E ! $ ü i W % ü a $ \ H i r F ; i : ;- { t u - & - m

4 1 r ñ N o r n b r e e r n p l e a d nl r g ¡

-- *L*--**l*-j

il' u$'CrearnornbresÉn **--*

r r-l-;"$p"-slerlF cotsnn¿ igqiierda

f* Eitahferisr

f* columnade.recha

| ¡rqsryll Iqryqtn

v l

"}3f*"d;uma:138,4

Figura 3.2. La tabla y el cuadro de diálogo de Crear nombres.

Una vez que cree los nombres para la tabla, observará que Excel colocaautomáticamente un símbolo de subrayado en los espaciossituados entre dos omás palabras.Estoes debido a que los nombres de os rangos no puedencontenerespacios. eleccionensertar>Nombre>Definir,ntroduzca "ThrifaHoraAntonio"enel cuadro de texto Nombresen el libro y "=Antonio_GarcíaTárifa_Hora". Luegohaga clic enAgregar, tal y como se muestra en la figura 3.3.

Ahora, en cualquier celda fuera de la tabla, introduzca lo siguiente:

=Tari faHoraAntonio

La tarifa por hora para Antonio se devolverá automáticamente.Quizá deseeexperimentar ahora con las interseccionespara ver cómo funcio-

nan de forma óptima en susproyectos.

Crear rangosgue se expandan contraiganSi constantemente necesita actualtzar y añadir información a los datos, o sitrabaja con gráficos y tablas dinámicas,desearápoder crear rangos dinámicoscon nombre, que se expandany contraigan en función de los datos.

Para entender cómo funcionan los rangos con nombre, debería, en primerlugar, familiarizarse con la función DESREFsi es que no lo ha hecho todavía),una de las funciones de búsqueda de referencia de Excel.

fBlffi@




fl Él iffiilil:l'i{:iil:,X#liiüiiit$i$iir'ffi grrtriva fdición Ver lnserlar Fnrmats l[erramientas Dalos

I -*--1 . _ i Ho mh r emp l e a d o? ltarlos h,,'lartíne¿3 . Antunio arcía4 ih la r ía n lans'5-- lsergio

Velasrrr

"E * Si luia orJriguez7, . . iAngellancnf f iEsthe r a r rasc¡

. - " , j

1 1 , G u i l l e r m r r t t e f l ; r

" l J j1 4 ij E il E j1 i i

ii-l ;- ti\no¡ar nniiá r-r;É:

- l n$ x {

- F xiy,l.wiffi

," i'ii'

"$& i*i

. , , X *

l--_-?

| ffsplq I

f:tr3l,.,"1

".**H1":,.q*:*-"-Ftrlry $

lTarif HoraAntnnio

tluillermrr_ürtega

-'la'u'ier_PÉre¡14ari¡_5olans

Nnmbre_empleadn

Fuesl¡

5er'¡io_t/elasr':

5il'¡ia_Rodri'lue¡

Figura 3.3. Búsqueda de nombre creada.

Comenzaremos con el rango dinámico con nombre más simple, aquel que seexpandirá hacia abajo una única columna, pero solamente tanto como entradascontenga la columna. Por ejemplo, se la columna A contiene 1O filas continuasde datos, el rango dinámico con nombre incorporará el rango A1 :A1O. Siga estos

pasos para crear dicho rango.Vaya a InsertapNombre>Definir, introduzca "MiRango" en el cuadro de texto

Nombres en el libro y en el cuadro de texto Se refiere a, introduzca lo siguiente:

=DESREF $A$1 ; 0 ; 0 ; CONTARA$A$1 : $A$100 ) ; 1)

Ahora haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Cuando defina el rango para CONTARA, evite la tentación de incluirtoda la columna de datos, para así no obligar a dicha función a contar

miles de celdas nnecesarias.

Teniendoahora los datosen la columna A, este ango con nombre incorpora-rá todos los datos que seencuentren en filas contiguas, comenzandopor la celdaA1 . Si deseacomprobar el rango dinámico con nombre, puedehacerlo dediferen-tes formas.

Por desgracia, os rangos dinámicos con nombre no están accesiblesa travésdel Cuadro de nombres estándar de la parte superior izquierda de la ventana de

Excel. Pero sí puede hacer clic en dicho cuadro, escribir el nombre "MiRango" ypulsar Intro. Excel seleccionará automáticamente el rango. Por supuesto, tam-bién puede utilizar el cuadro de diálogo lr a yendo a Edición>lr a (Control/Co-

mando-I), escribiendo "MiRango" en el cuadro de texto y haciendo clic enAceptar.El rango dinámico con nombre que acaba de crear en el ejemplo anterior con-

tiene la función CONTARA como parámetro de la función DESREF.

Recuerde que la función CONTARA contará todas las celdas que noestén vacías. Tenga en cuenta que esto también incluye las fórmulasque dichas celdas contenga, que puedan estar devolviendo un textovacío ("").

Si tiene una lista que sólo contiene datos numéricos y al final de ella deseaalmacenar un texto, pero no quiere que dicho texto quede ncluido como partedel rango dinámico con nombre, puede reemplazar la función CONTARAcon lafunción estándar de Excel CONTAR, unción que sólo cuenta las celdas que con-tienen datos numéricos.

El siguiente ejemplo, utilizaremos el rango dinámico con nombre para definiruna tabla de datos que deseamossea dinámica. Para ello, escriba a siguientefunción en el cuadro de texto Se refierea:

:DFqpFF I <¡ ( 1 . n . n . CONTARA gAg 1 : gAg 1 0 0 ) ; CONTARA $ 1 : g1 ) )

Aquí, el rango dinámico con nombre se expandirá hacia abajo tantas entradascomo datos haya que la columna A,y a lo largo de tantas filas como encabezadoshaya en la fila 1. Si está seguro de que el número de columnas para la tabla se vaa mantener estable, puede reemplazar la segunda función CONTARA por un nú-mero fijo, como pueda ser 10.

El único problema al utilizar rangos dinámicos con nombre para una tabla dedatos, es que presupone que la columna A establecerá la longitud máxima parala tabla. En la mayoría de los casos, esto será cierto, pero a veces, puede que lacolumna más larga sea otra diferente. Para evitar este problema, puede utilizar

la función MAX de Excel, que devuelve el número más alto en un rango de cel-das. Como ejemplo, configure una tabla de forma similar a la que se muestra enla f igura 3.4.

Utilice la fila 1 para almacenar un número de las funciones CONTARA queestán haciendo referencia a la columna y, por tanto, devolüendo el número deentradas en cada columna. Utilice la función MAX para el argumento "alto" de lafunción DESREF.Esto asegura que el rango dinámico con nombre para la tablasiempre se expandirá tanto como la columna más larga. Por supuesto, puedeocultar la fila 1, ya que el usuario no necesita verla.



.'/.32 Excel.Los mejores rucos

'iffiriil$illfil.il"'.'.'- In*rllffi'grchiv* Edkiún [er hsertar formato l[erramientas Salos Vegtana 1 - Él x

: J t $ # t i & l : ; f & ; d É á i i & - , # , * t f t - 1 f f i & n " * l . t l f f i ' # f f i

in#j . r : * . * ; " l l { * -* ; " Á s iH f f i f i f f i 'HH r üü$*r$,* t r rü.

k-&'mA1 + ñ =CONL :A$1üü)B t C ü

Edad l{orrrhle Sexo2ü Francisco Hombre2ü ,luan Hombre

Elena Mulerüarsl ina Mujer

5l{ ode teléfono Barrio

915687891 etiro913695ü25 luche9345fi[103Centro917058595 rgüelles

2t4H

Jn s¿

* l : *_J

tttIiI

jij

r+!sFryr''lf"ry f

.HFq,ql

1tr1f f1 s i2,ü

t { { '""-f\nsauffiffi

S refiere a:

l=DEsREF{Hujal$A$?;0;0;MAHiHojal$1 $1};CoNTARA(Hojal$Z:$3)} :d + l

dj*"d:

Figura 3.4. Thbladinámicadedatosy el cuadrode diálogoDefinir nombre.

En todos estos ejemplos,hemos supuesto que los datos siempre estarán enfilas contiguas sin celdas en blanco entre medias. Aunque este es el método co-rrecto para configurar una lista a una tabla de datos, a vecesno se iene controlsobre esto. En el siguiente ejemplo, el listado de números de la columna A tam-bién contiene celdasen blanco. Esto significa que si intenta utilizar las funcionesCONTARo CONTARA,el rango dinámico con nombre no funcionará correcta-mente, como puedeverse en la figura 3.5.

En este caso, aunque el último número en el rango está en la fila 10, el rangodinámico se está expandiendo solamente hasta la fila 6. Esto es debido a quehemos utilizado la función CONTARpara contara desde a celda A1 a la celdaA1OO.Sin embargo, sólo l:ay 6 datos numéricos en la lista, por lo que el rango se

expandesolamente ó filas.Para evitar esteproblema, utilizaremos la función de Excel COINCIDIR. Estafunción se utiliza para devolver la posición relativa de un elemento en una ma-triz, de aquel que coincida con un valor específico en un orden específico.Porejemplo, se utiliza esta unción COINCIDIR:

=Co I NCI D I R (6 ; $A$1 $A$100 0 )

en el mismo conjunto de números que mostrábamos de a figura 3.5, la fun-ción COINCIDIR devolverá el número 10, que representa a fila 1Ode la columna



3. Trucos obrenornbres 1 3 3

A. Ha devuelto 1Oporque le hemos dicho a la función que encuentreel número 6en el rangoA1:A1OO.

Figura 3.5. Un rangode númerosy cuadrode diálogoDefinir nombre.

obüamente, cuando utilicemos esta función como parte de un rango dinámi-co con nombre, lo más probable es que no conozcamos el último número delrango. Por tanto, necesitamosdecirlea la función COINCIDIR que intente buscarun número

exageradamentealto en el rango, que nunca podría existir, y cam-biar el último argumento de a función por 1.El ejemplo anterior, le dijimos a la función COINCIDIRque encontrarse el nú-

mero exacto 6, ni más ni menos. Ahora, si reemplazamos el o por 1 en el últimoargumento de la función, estamos ndicándole que busque el valor más alto queseamenor o igual que el valor indicado.

Paraello, utilice esta fórmula:

= C O I N C I D I R 1 E + 3 0 6 ;$ A $ 1 g A g l - 0 0 ; 1 )

Paracrear un rango dinámico con nombre que se expandahasta la última filaque contengaun número (independientementede que haya celdasentre medias),escriba esta fórmula en el cuadro de texto Se refiere a del cuadro de diálogoDefinirnombre, al y como se muestra en la figura 3.ó:

=DESREFHo j a2 I $A$1 0 ; 0 ; CO I NCI D I R( 1E+305 Ho j a2 ! gAg l : gAg10O; 1 ) ; 1 )

El siguiente tipo lógico de rango dinámico con nombre que podrían surgir deesto es aquel que se expanda hasta la última entrada de texto, independiente-mente de que haya celdasen blanco en la lista o en la tabla.

Ittistr,lúmeros

l:DESREF{H,:a? $A$1 ü; );CCrtlTAR(no¡ue




lr'tisruúrnerot

t-+rqr,!,T:::"-",.1

*3::n:: I-qlTr::r-,."

Figura 3.ó. Un rango dinámico que seextiendehasta a última entradanumérica.

Para hacer esto, reemplace la función COINCIDIR con la siguiente:

CO I NCI D I R( " * t r ' $A$1 $A$100 - 1 )

Esto siempre devolverá el número de fila de la última entrada de texto situada

en el rango $A$1:$A$100.Ahora que ya sabe cómo hacer esto para entradas numéricas y de texto, es

lógico que necesite definir de alguna forma un rango dinámico con nombre quesea capaz de buscar más allá de las celdas en blanco en una lista que contenga

tanto texto como números.

Para poder hacer esto, primeramente insertados celdas en blanco por encima

de a lista, seleccionando as filas 1y 2y luego seleccionando a opción Insertar>Fila.

En la primera fila, añada esta función:

= M A X ( C O I N C I D I R ( ' i * " ; $ A $ 3 : $ A $ L 0 O ; - 1 ) ; C O I N C I D I R ( 1 E + 3 0 6 ; $ A $ 3 : $ A $ 1 0 0 ; 1 ) )

En la celda nmediatamentepor debajo, ntroduzca el número 1. La celdapor

debajode elladebecontenerun encabezado e exto para la lista. Hemos añadido

el número 1 de forma que la segunda función COINCIDIR no devuelva #N,zAcuando no haya números en el rango A3:A1OO.Esta segunda unción siempreencontrará el texto, porque disponemosde un encabezado.

Déle el nombre "FilaMax" a la celdaA1 y luego seleccionensertar>Nombre>Definir. De un nombre al rango dinámico, como por ejemplo "Milista" y en elcuadro de texto Se refierea, introduzca los siguiente, al y como semuestra enla figura 3.7:

=DESREFHo j a2 I $A$3 0; 0 ; F í l aMax ; 1 )



3. Trucossobrenombres 1 3 s

.'.lFJ,*J- d x

' ,' ,..',, y/.' i#

rh¡ II

I

i

I

1üt-llt

t

ü lI

finnt- - l

I

I

I

I

t

I

I

t

-{qtrj

t ' , ' , , t t ' ' ' , , . , , .X ,

@lT::::I.

", sr9?:tElimin¿r' -...._.''-'''".'....,..*,''¡

:trE5FrEFiHnial$A$i*;_r llFilat,::c;

Figura 3. 7. Lista dinámica con entradas numéricas y de texto conteniendo celdas en blanco.

La siguiente ista muestra otros tipos de rangos dinámicos con nombre que

puedeencontrarútiles. Para odos estosejemplos,necesitará ellenar a colurnnaA con una mezcla de entradas de texto y numéricas. Para ello, seleccione a op-ción InsertapNombre>Definir,ntroduzca en el cuadro de texto Nombresen-ellibrocualquierpalabra (por ejemplo"MiRango").La única parte queva a cambiares a fórmula que introduciremos en el cuadro de texto se refiere a.

Expandirantasilascomoentradasuméricasaya

En el cuadro de texto Se refierea, introduzca los siguiente:=DESREF gAg 1 ; 0 ; 0 ; CONTAR gA : gA) ; 1 )

Expandirantas ilascomo entradasde textoy numéricas aya

En el cuadro de texto Se refiere a, introduzca los siguiente:

=DESREFgAg1 ; 0 ; 0 , . CoNT ARAgA: gA) ; 1 )

Expandirastaa últimaentrada umérica

En el cuadro de texto Se refierea, introduzca los siguiente:=DESREF$A$1 0 ; 0 ; CO I NCI D I R ( 1E+3O6 gA: gA) )




Si esperaun nrlmero mayor que 1E*306 (un 1 con 30ó ceros),cámbieloporun número mayor aún.

Expandirastaa últimaentrada e extoEn el cuadro de texto Se refiere a, introduzca los siguiente:

=DESREF$A$1 - 0 ; 0 ; CO T NCI D I R I * I ' $A : $A ; - 1 ) )

Expandirasándosen el valorde otracelda

Introduzca el número 10 en la celda 81 y luego, en el cuadro de texto Serefiere a, introduzca los siguiente:

=DESREF$A$L 0 ; 0 ; $B$1 L)

Hora cambie el número en la celda B"l, y el rango cambiará de acuerdo a ello.Expandir na ila por cadames


=DESREF$A$1 0; 0 ; MES HoY ) ) ; 1 )

Expandir nafila por cadasemana


=DESREF$A$1 0 ; 0 ; NUM. DE.SEMANAHoY ) ) ; 1 )

Esta última requiereque el paquete de análisisesté nstalado. Para ello, debeseleccionarlo n la opción Herramientas>Complementos.

Anidar angos inámicos araobteneruna lexib¡lidad áximaUn rango dinámico con nombre que reside dentro de otro rango dinámico

con nombre puede ser muy úti l cuando tengamosque trabaian con grandes

l istasde nombres, por ejemplo.

Por ejemplo, esposible crear un rango con nombre llamado "NombresJ",queserefiere a todos los nombres de una lista ordenada que comienzan con la letra J.Comenzamos con la lista de nombres de la columna A, como la que se muestraen la figura 3.8, en donde a celdaA1 esun encabezado la lista está ordenada.Seleccionensertar>Nombre>Definir. n el cuadro de texto Nombres en el libro,introduzca "Nombres"y en el cuadro de texto Se refiere a introduzca la siguientefórmula:

=DESREF$A$2 0 ; 0 ; CoNT ARA($A$2 $A$1000 ) ; 1 )




Haga clic en Agregar. Nuevamente haga clic en el cuadro de texto Nombresen el libroe ntroduzca "NombresJ" o podría ser cualquier otra letra que desee)luego haga clic en Se refiere a e introduzcalo siguiente:

=DESREF INDIRECTO DIRECCION (COINCIDIR l " ¡"* " ; Nonüres ; 0 ) +1 ; 1 ) ) ; 0 ; 0 ;CO NT AR. I (Nombres " ¿ * ' ) ; 1 )

donde "J*" es el criterio de coincidenciaque deseamosen este caso, es decir,aquellos nombres que comienzan por J. Ahora haga clic en Agregar. Cuandohaga clic en el cuadro de texto Se refiere a en el que se encuentra la función,todos los nombres que comienzan por la letra J tienen una marca a su alrededor,ta l y como semuestra en la figura 3.8.

" i . A_,1_Hanrhres

?- -Aler3 1A,na4 iüar ¡ i d""-"' '"4

5 l G u a d

l { { } } l r \ Ho ia l

5 l G u a d a l u p e; i " i * - ¡ ¡ r L - ¡ r i

b lJ i l lTtE r?1 , I

/ ¡ ' l A V l E f I

g"-i+-,.'¡------iI j L a i d a

l ! , Lu i r11 ;l"r'lar

i?- j l , t* ' t*

- - - . - . ' . i

13 Sandrrri q- .sant¡s

15 E ' r n i a16 Tan ia'li

i

. i : i : r i : : i:

I

i;¡.1i.¡i1.;..t,,....,.'á

I*v,qr*

Aarecar I-*.;..:-"J**¡ ,, ,F:*f-"I ,,¡

llcrr:n.rrqtf,,lDIREt:Tü(üIF.E':tIi-¡lr¡{(i:rI¡,r¡':IDIR{"-t+";ltc,nrbres;n¡+tl1);0;ü;f

lNonrhresJ

Figura 3.8. Un rango dinámicocon nombrecon otro rango dinámicodentro de é1.

Si lo desea,puede crear un rango con nombre para cada letra del alfabeto,pero quizá una opción mejor seríaque el rango con nombre cambiaseen funciónde a letra que escribiésemos n una celdade a hoja. Parapoder haceresto, sim-plemente introduzca cualquier letra en una celdaque no estéutilizando y luegodéle el nombre "Letra"a dicha celda.Ahora, seleccioneDatos>Validación en elcuadro de ista desplegable eleccionea opciónLista.En el cuadro de exto Origenintroduzca'A*;B*;C* ...", esdecir,cadauna de as26 letras del abecedario, omo

puedeverse a figura 3.9. Al terminar, haga clic enAceptar.Seleccionensertar>Nombre>Definir introduzca "Nombres"en el cuadro de

texto Nombresen el libro. Luego, ntroduzca la siguiente órmula en el cuadro detexto Se refierea y haga clic en Agregar:

=DESREF $A$2 ; 0 ; 0 ; CONTARA $A$2 : $A$1000 ) ; 1 )

Haga clic de nuevo en el cuadro de texto Nombres en el libro y escriba"NombresDeletra".Luego, en el cuadro de texto Se refiere a, introduzca la si-




guiente fórmula, y cuando haya terminado, haga clic en Agregar y luego enAceptar:

=DESREF NDIRECTO (DIRECCION COINCIDIR (Let ra ; Nombres ; 0 ) +1 ; 1 ) ) ; 0 ; 0 ;

CONTAR. I (Nombres ; Let ra) ; l -

El resultadodeberíaser como el de la figura 3.1O.

ffil.ii:i"''.t"""""'.'.-X'l. . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . . . . I

iS-q.dlq-üjgii* mensa¡entrante raensaieeerror

l7 Ornif¡r lancog

l? geHa con ista desplegable

ffiQrigen:

Il*;n*;c*;tr+jE$iF+jG*iH+;I+;J+;l i+;L+;t{ft l

f* {plicarestos ambiosa otr¡s celdas on a rnisnrasntiguraciún

qe':ltl?!e: ll,rFleil *J*:rly -,1

Figura 3.9. Una lista de validación de letras, seguidas de los caracteres comodines.

,"l.QiH

- f , xeqtana I

ffi€

gombresen ellihro:

' ' : ' r ". x j

@l*::,:r-,-..i+effr I

slimt I

5e reFiere :

I nf snf f lf f'IDIREüTrl{DIF.Er:r:Iül'JfüItuli:ItrIFr{Lel:ra;,,Jurnhre¡;* I ; f ll n; }$

I r I? l' i r

lF,,lombresDeLetra

Figura 3.1O. Un rango dinámico con nombre controlado por el contenido de otra celda.




E

No tiene que reescribir las fórmulas desde cero para los rangosdinámicos con nombre. En vez de ello, mientras esté trabqjando con elcuadro de diálogo Definir nombre, puede hacer clic en cualquier rango

dinámico de nombre, sobrescribir el nombre que aparece en el cuadro

de texto Nombres en el l ibro, i r a l cuadro de texto Se ref iere a,modificarlo de forma adecuada y luego hacer clic en Agregar. Esto no

reemplazará el rango dinámico de nombres original, sino que añadirá

uno totalmente nuevo que tendrá el nuevo nombre que le haya dado.

ldent¡f¡carangos on nombreen unahoiade cálculoExcelpermite a los usuariosasociarnombres representativos rangos

específ icos entro de las hojas de cálculo.A medida que el número de

diferentes angos con nombre crezcaen la hoja de cálculo, necesitaráalgunasherramientaspara poder identi f icar as áreasque son referenciadospor dichos rangos con nombre.

A continuación veamos un par de métodos rápidos que puede utilizar paraidentificar las áreasque son referenciadas or cada ango con nombre.

Método 1

Un método muy rápido para identificar rangos referenciadoses seleccionando

la opción lnsertar>Nombre>Pegar pulsar la tecla F3. En el cuadro de diálogoPegarnombre,haga clic en Aceptar, como semuestra en la figura 3.11, y Excelmostrará una lista de todos los nombres en filas, comenzando por la celdaactivay mostrando los nombres que corresponden a cada referencia en la otra colum-na. Esto le proporcionará un listado de todos los nombres del libro de Excel acti-vo. Aunque estopueda ser muy útil para identificar rangos específicos, odavíarequiere que tenga que seleccionarmanualmente un rango con nombre específi-co, o quizá utilizar el cuadro de diálogo lr a. Sin embargo, una vez que tenga lalista de rangos con nombre, puede eliminar todas las direccionesde celdasreferenciadasque se correspondencon los nombres, y reemplazarlas con una

función devínculo muy simple.Todo esto e permitirá crear una lista de todos los rangos con nombre. Hacien-

do clic en cualquier elemento de dicha lista le llevará automáticamente al rangoespecificado.Por ejemplo, suponiendo que la lista de nombres se encuentre lacolumnaA, comenzandopor la celdaAl . Sitúeseen a celda81 e ntroduzcaestafórmula:

=HI PERVI NCULO" [ L i b ro1 . x l s ] " &A1 A1)



140 Excel.Los mejores rucos

#H'- f

#iix

ffiM

ffi$ , * $ - ¡ , : u E * t r ¿ ; # s

l ü - , x

ÉDías

- ..*F*-..-.-Ho ja l$D$2:$D.24

=Haja1$F$6. K$ 9=Hojal $C$4;$t$27=Hoja1$G$12:$G31

4sss ista

JJo,r*r,u,, I carsehr I

--' --"--"k1..,;-_ _*_"i

f!¡LtF4

¡ ¡ = = ffi,YH v" ü*fl

MesesMiembrosMis ota les

ltiH {

Lista

v l

_I|irr-

Figura 3. 1 1. El cuadro de diálogo Pegar nombre.

Copie esta fórmula hacia abajo tantas filas como sean necesarias y reemplaceLibrol por el nombre real del libro.

iiriifiii:iliii'i",:ii.,:.*lq,lxiiSj grchivo

$dcion !,er lnsertar formatn ![erramientas Dalos ve[tana I - Éil xI , J # # , & I * h : t r & [ - - á ; 5 - { - : r : ; ; ; " , f f i i $ * T ,* l f f i l t " r - W f f i: s r ¡ ¿ l - l ú - N f { s : = = = # l , f f i q , ' - f i ü s € g = r . : . . i, . : i * . & - m

N2ll v f'

iji:" .',',:fVI*rnhr#s

___i rl

"t=* i

Il

Itl

j1l11I

IIl

I

l

IIi;iI

I

- {r

MAYUS{UM

á . ; l

J . l ; .

al¡d'"*

¡,?rbt¡,

o.fff;

tffr:;{tlffit"f)

! ¡ . ¿ .

i f

ffm

Figura 3.12. Zoorn de la hoja que proporciona los nombres de rangos para su fácilidentificación.




Método2

Este método es muy sencillohacer es establecer el zoom de la

39% o menos). Observará comohoja para su fácil identificación,

pero raramente conocido. Todo lo que tiene quehoja Excel a un número inferior a 4O% (esdecir,

se muestran todos los nombres de rangos en latal y como se muestra en la figura 3.12.



Capírurc4

Trucos sobre tablasdinámicasTrucos 45 a 49

Las tablas dinámicas son uno de los atractivos más potentes de Excel, a pesarde que mucha gente no sabequé es lo que pueden hacer. Las tablas ünámicasmuestran y extraen gran variedad de información a partir de una tabla de datosque se encuentra en Microsoft Excelo bien en otro tipo de base de datos compa-tible. Las tablas dinámicas se utilizan con frecuencia para extraer informaciónestadística partir de datos almacenadosen serie.Luego,podrá desplazarse or

los diferentescampos de a tabla dinámica para ver sus datos desdeperspectivasdiferentes.

Los datos en serie para una tabla dinámica deben estar organizados enun formato clásico de tabla. La fila uno debe contener los encabezadosy los datos relacionados debajo de ellos. Los datos no deberían contenerfilas o columnas en blanco. Incluso aunque no tenga planeado utilizartablas dinámicas, mantener los datos en este formato hará posibleque otras personas puedan analizarlo utilizando dicha característica.

Tablas inámicas:n trucoen sím¡smasLa s ablas dinámicas son una de las característicasmás potentes eimpresionantes e Excel , n t ruco muy ¡ngenioso n s í mismo y querequierecierta experimentaciónpara poder comprender.

Utilizaremos con frecuencia las tablas dinámicas cuando desarrollemos hojasde cálculo para nuestros clientes.Una vez que un clientevea una tabla dinámica,a partir de entoncessiempre nos pedirá que si le podemoscrear una para ellos

%+:,rr't,,.*\

B




mismos. Aunque cualquiera puede crear una tabla dinámica, por desgraciamu-chaspersonastienen miedo de hacerlo, porque ven que puedeser muy complejo.De hecho, cuando utilice una tabla dinámica por primera vez, el procesopuede

pareceralgo engorroso.Por ello, está claro que es necesaria ierta persistencia.Descubrirá que esa persistencia merecerá la pena una vez que experimente lamejor característica de las tablas dinámicas: su capacidad de ser manipuladamediante prueba y error e inmediatamente mostrar los resultados de dicha ma-nipulación. Si el resultado que obtiene no es el esperado,puede utilizar la fun-ción Deshacer de Excel e intentar otra cosa nueva. Haga lo que haga, nuncaestará cambiando la estructura de la tabla original, por lo que no tendrá quepreocuparse.

¿Por uése es lama ablasdinámicas?

Las tablas dinámicas le permiten organizar los datos utilizando técnicas dearrastrar y colocary luego obtener los resultados de forma inmediata. Las tablasdinámicas son interactivas: una vez que la tabla esté completa, podrá ver fácil*mentecómo la información seve afectadacuandomueve os datos dinámicamente.Estoresultará muy claro una vez que pruebe as tablas dinámicas.

Incluso para los desarrolladoresexperimentadosde tablas dinámicas,un ele-mento deprueba y error siempreesnecesario la hora de producir los resultadosdeseados.Al final, se encontrará a sí mismo maneiando dinámicamente su tablacon frecuencia!

¿Para cosas esultanbuenas as ablasdinámicas?

Las tablas dinámicas pueden producir información de resumen para una ta-bla con datos. Imagine que tiene una tabla con información que contiene nom-bres,direcciones,edades, uestos,números de teléfono y códigospostales.Conuna tabla dinámica, podrá encontrar fácil y rápidamente cosas como las que lemostramos a continuación:

. Cuántas personas tienen el mismo nombre.

o Cuántas personas comparten el mismo código postal.

o Cuántas personas ostentan el mismo puesto.

Thmbién podría obtener información como esta:

o Un listado con las personas que tienen el mismo puesto.

' Un listado de aquellas direcciones con el mismo código postal.

que



4.Trucossobre ablas inámicas 145

Si necesita separar,segmentar y hacer informes de los datos, las tablas diná-micas se convertirán en una herramienta critica para su trabajo.

¿Porqué utilizar ablasdinámicas uando ashoiasde cálculoyaofrecenmuchas uncionesde análisis?

Quizá la ventaja mayor de utilizar tablas dinámicas es el hecho de que puedegenerar y extraer información muy útil a partir de una tabla muy grande dedatos en cuestión de minutos y sin tener que utilizar gran cantidad de memoria "del ordenador.En muchos casos,podría obtener los mismos resultadosde unatabla utilizando las funciones incorporadas de Excel,pero le llevaría más tiempoy utilizar más memoria.

Otra de las ventajas de utilizar tablas dinámicas es que si desea ener algunainformación nueva, simplemente basta con arrastrar y colocar. Además, puedeoptar por tener la información actualizada cadavez qrue bre el libro o hace clicen Actualizar.

Losgráficos inámicos omo extensión e las ablasdinámicas

Microsoft ya introdujo los gráficos dinámicos en Excel2OOO. a tabla quegenera a través del Asistente para tablas dinámicas también produce un gráficodinámico (o más bien una tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico).

Cuando crea una tabla dinámica, también puede crear un gráfico dinámico almismo tiempo, sin ningún esfuerzo extraordinario. Los gráficos dinámicos lepermiten crear gráficos interactivos que antes eran imposibles, a menos que seutilizara VBA o los controles de Excel.

Veremos,más detalle el Asistentepara gráficos dinámicos más adelante,enestemismo capítulo.

Los gráficos dinámicos no están disponibles en la versión de Excel para

Macintosh.

Crear ablasy listasparaser utilizadas n tablasdinámicas

Cuando crea una tabla dinámica debe organizar el conjunto de datos que está

utilizando en una tablay/o en una lista. Dado que las tablas dinámicas basan

todos sus datos en esta tabla o lista, es de ütal importancia que configure dichas

tablas y listas de forma uniforme. En este contexto, una tabla no es más que una

lista que tiene un título, que tiene más de una columna con datos y que tiene

Sili*

&\*q \



' l 46Excel. os mejores rucos

diferentes encabezados para cada una de esas columnas. A menudo, se hace refe-rencia a un listado en el mismo contexto en el que crea una tabla. Las mejoresprácticas que se deberían aplicar a la hora de configurar un listado le ayudaránenormemente cuando

necesite generar una tabla dinámica para los datos.Cuando se extraen datos a través del uso de funciones de búsqueda o de basede datos, se puede ser algo menos exigente a la hora de configurár h tabla o lalista. Esto es debido a que siempre puede compensar esa carencia con la ayuda deuna función, obteniendo al final los resultados deseados.De todas formai, siem-pre será más sencillo si configura las tablas o las listas de la forma más claraposible. Las características incorporadas de Excel presuponen mucho acerca de laconfiguración y la distribución de los datos. Aunque ofrecen cierto grado de fle-xibilidad, muy a menudo encontrará que es más sencillo todo si sé ajusta a lasiguiente guía a la hora de configurar dichas tablas o listas:

' Es necesario la utilización de encabezados, ya que las tablas dinámicas losutilizarán para dar nombre a los campos. Dichos encabezados deberíanaparecer siempre en la fila inmediatamente superior a la que se encuentralos datos. Además, nunca dejé una fila en blanco entre los datos y losencabezados. Más aún, haga que los encabezadossean diferentes de algu-na manera, por ejemplo, poniéndolos en letra negrita.

' Al menos deje tres filas en blanco por encima de los encabezados. podráutilizarlos para fórmulas, datos críticos, etc. En cualquier caso, siemprepodrá ocultar dichas filas si así lo desea.

' si tiene más de una listado tabla en la misma hoja de cálculo, deje al me-nos una columna en blanco entre cada lista o tabla. Esto ayudará a Excel areorganizarlas como entidades diferentes. Sin embargo, si esas istas y ta-blas están relacionadas unas con otras, entonces es mejor que las combineen una única tabla más grande.

' Eüte tener celdas en blanco dentro de los datos. En vez de dejar celdas enblanco para indicar datos repetidos en una misma columna, repita el datotantas veces como sea necesario.

' ordene la lista o losdatos, preferiblemente por la columna situada más ala izquierda. Esto hará que los datos sean más sencillos de leer v de inter-

pretar.

Si sigue estas directrices de la forma más estricta posible, verá que utilizar lastablas dinámicas será una tarea relativamente sencilla. En la figura 4.1 puedever una tabla con datos que está bien organizada, junto a una tabla dinámicaque se está generando. observe que la mayoría de las fechas que son igualesestán repetidas en la columna Fecha. Por delante de estos datos está el paso en el



4. Trucossobre ablas inámicas 1 4 7

que se configura la distribución detran los campos opcionales Página,rio Datos.

los datos en el asistente,Fila y Columna, así como

en el que se mues-el campo obligato-

Prorlucto"""""i" .ü,,-, """.--. ,"-"" , , , ." i

Ia¡rtidad Comi*iún.'Unnta

: i

lFr",l*t-h:amffi*r- l

I F.=.t*-kffi

,.ag+gtneqr#d

lc**'óil|ftÉf,..rFfitff$fÉH

1ü,51:l t-1:tnisiún

1:1,:5€ rlorni:.iún

1?,25€ ¡¡¡ isi ,- i rrtJ.UU r.-.'ltnl$l0n

L-l.-1l-l{-r:rml*llEnf5,:flj € Cc'misi'irr45,fJllE tl'lrnisión'lf ,l:'LJ t-t'mlflr-rn

f4,ll l-l€ Comisii,n45.?1€ {],-rtnisión

1:i,41:l CE,rnieiÉn2ü,i I E Cnmis,iún1 .U U E t-:¡:rtTtlSl'ln

5,F-,-1 Verrta!,:-lt-l C¡:misinn

1.q,¡5E ,l':mi=iónE5,iU E Verrte14,tltl€ ürrnisiún15,::lE (::'lmisiÉn

45,1"1ürlomisiúnl l,Fjil € (lümiÉión

i4,ll0 € tl:nrnisirin

45,11E torni.ri,jn13,4r-1Comisi i rnlE,3l € '/errtn

1t,l-l l lE {-rmisiún

llie 3

.F.!ll-rü4trlr:r4

io tl-lü¡l

i': !tJl-t4-5

F7

ffifonstru;uaelinFrrmede tabla dinámica

ffi* ¡rr¡strando hs batnnes de rampo de la

Y derecha ssbre eldiagranraa la i:quierda.U

g

1 ü1 11 !1 3

t { {

Ittu;Ir"tA-l

jlJr-14

lL't04trJ04IULI+?ür:t4:t u 2Uu4str_r lll--i4:in 1Uü4'=tc,l-ll-t44

1 51 ü

1 71 ü1 g?ü:1t::3:1:53E

' r:-,:l'Luf'lf,lA

II

F-rLÉ noro=,

!l:lu4!ttL-r4

lrJ04a !tll¡4¡ ?ü04n 2Btl4

tür:14a l l lü4

:{n 2llll4!üL-|4

stü il:lü4rtr-r?üU4¡{¡ lljll4

¡ | - . . . . . ' . r ' ¡ r . . . . . . r . . ¡ . . . . r ' . . . ' . . : l I

Ayuda { li Aceptar :l Cancelar I.".--**-:_*_ lJüü¡iü¡ü;¡iiiüi¿ü;¡

)t

Figura 4.1. Tábla dinámica generada a partir de una tabla de datos bien distribuida.

El Asistente ara ablasdinámicas gráficos inámicosComo ya mencionamos anteriormente, para ayudar a los usuarios a crear

tablas dinámicas, Excel ofrece un asistente para tablas dinámicas y gráficos di-námicos. Esteasistentee guiará a través de os pasospara crear a tabla dinámi-ca utilizando un proceso consistente en cuatro pasos, en los que le dirá a ExcelIas siguientescosas:

. Cómo están configurados los datos y si deseacrear un gráfico dinámicoasociado en casode que esténdisponiblesen la versión que estéutilizan-do de Excel).

. Dónde estánalmacenadosos datos,por ejemplo,un rango de celdasen elmismo libro, una basede datos, otro libro, etc.

. Qtré columnas de datos van en cada campo: los campos opcionales Pági-na, Fila y Columna, así como el campo obligatorio Datos.

. Dónde colocar la tabla dinámica (por ejemplo, en una nueva hoja o en laya existente).




Existen otros pasos que se pueden seguirpero la mayoría de los usuarios encuentrandecir a Excel dónde colocarla.

para manipular la tabla dinámica,más sencillo hacer esto después de

r-tI tt - lt lt 1t 1

@

Excel 2OOOy las versiones posteriores tienen una gran ventaja sobreExcel 97: le permiten elegir cómo configurar los datos después de queel asistente hava finalizado.

Ahora que ya sabealgo más sobre las tablas dinámicas y sus funciones, hallegado el momento de conocer algunos trucos útiles que pueden hacer que estacaracterística sea odavía más potente.

Compartirablasdinámicas erono susdatosCrearemosuna imagen de la tabla dinámica que no necesitade laestructura de datos subyacente.

Esposibleque necesiteenüar tablas dinámicasa otras personaspara que lasüsualicen, pero por alguna razón, no deseaenüar los datos subyacentesqueestán asociadosa ella. Quizá deseeque los demás sólo vean ciertos datos pormotivos de confidencialidad,por ejemplo.si este ueseel caso,puedecrear unacopia estática de una tabla dinámica y permitir que los destinatarios sólo vean loque necesitanver.

Y lo mejor de todo es que el tamaño del archivo con la copia estática serámucho menor que el del archivo original.

suponiendo que tenga una tabla dinámica en un libro de Excel, todo lo quenecesitahacer es seleccionar a tabla dinámica por completo, copiarla y, en unahoja en blanco, ir a Edición>Pegado specialy luego seleccionara opción Valo-res. Entoncesya podrá mover esta hoja a otro libro o quizá utilizarla tal cual.

El único inconveniente de estemétodo esque Excelno pega os formatos de latabla dinámica junto con los valores. Esto puede hacer que la copia estática seamás difícil de leer y quizá sea menos impresionante. Si también desea ncluir elformato, puede tomar

una imagen estática (en vez de una copia estática) de latabla dinámica y luego pegarla en una hoja en blanco, lo que le proporcionaráuna copia a todo color y con formato de la tabla dinámica original, a la quepodrá aplicar cualquier tipo de formato que desee, in tener que preocuparsedeque el formato seperderá cuando la actualice. Todo esto ocurre gracias a que laimagen no está vinculada de ninguna forma con la tabla dinámica original.

Paracrear una imagen estática, aplique el formato que deseea la tabla diná-mica y luego seleccioneualquier celdaque se encuentredentro de ella. Desdea



4. Trucossobre ablasdinámicas 't49

barra de herramientas Thbla dinámica, despliegue l menú Tabladinámicay lue-go vaya a la opción Seleccionar>Todaa tabla. tlna vez hecho esto, mantengapulsada a tecla Mayús y entoncesvaya a Edición>Copiarmagen. En el cuadrode diálogo que aparecerá, elija las opciones tal y como semuestran en la figura

4.2 y luego haga clic en Aceptar.

Figura 4.2. CuadrodediálogoCopiarmagen.

Finalmente, haga clic en cualquier lugar fuera de la tabla dinámica y seleccio-ne Edición>Pegar. cabará eniendouna imagen a todo color y con formato de atabla dinámica, tal y como se muestra en la figura 4.3. Estopuedesermuy útil,especialmentesi tiene que mandar la tabla dinámica por e-mail a otras personas,para que puedan verla. Tendrán la información que necesitan, ncluyendo todoslos formatos que seanrelevantes,y todo ello con un tamaño del archivo que serámenor. Sin embargo, no podrán manipular los datos. De igual forma, sólo po-drán ver aquello que desee ue vean.

Thmbién puede utilizar estemétodo de tomar una imagen para un rango deceldas.Puede seguir los pasos que hemos indicado anteriormente o puede utili-zar la herramienta que proporciona el pequeño icono en forma de cámara situa-

do en la barra de herramientas.Para utilizar esteúltimo método, vaya a VePBarras de herramientas>Persona-lizar.En el cuadro de diálogo, haga clic en la pestañaComandos,uego seleccionela opción Herramientas n la lista de categorías en el cuadro de ista de a partederecha desplácese asta que encuentre a opción Cámara. Haga clic en ella yarrástrela hasta aquella barra deherramientas en la que deseemostrarla. Ahoraseleccione n rango de celdas,haga clic en el icono de la cámara y luego haga clicen cualquier lugar de la hoja, con lo que obtendrá una imagen vinculada de




dicho rango. cualquiera que fuera el formato o los datos que tuviese el rangooriginal, queda reflejado automáticamente en la imagen.

Figura 4.3. Tabla dinámica original contrastada co n su imagen.

Automat¡ ar a creación e tablasdinámicasLospasosque debe seguirpara crear una tabla dinámicarequierende uncierto esfuerzo,y a menudo, dicho esfuerzo resulta redundante.Con un

poco de código VBA, podrá crear tablasdinámicasde forma automática.

Las tablas dinámicas son una característica muy potente e inteligente paraser utilizadas con datos que están almacenadosen una lista una tabla. Por des-gracia,el esfuerzopara crearuna tabla dinámica es suficientecomo para disua-dir a algunas personasa que experimenten con ello. Aunque la configuración dealgunas tablas dinámicas puedeser muy complicada, la mayoría de ellaspuedenser creadasde forma rápida y sencilla. Dos de las preguntas más frecuentes enExcel tienen que ver con cómo obtener la cuenta de todos los elementos de unalista y cómo crear una lista de elementos únicos a partir de una lista que contie-

ne muchos datos duplicados.En esteapartado, e mostraremos cómo crear unatabla dinámica rápida y fácilmente que resuelva estas areas.Supongamos que tiene una larga lista denombres en la columna A, siendo la

celda A1 el encabezado.Deseaconocer cuántos elementoshay en la lista, asícomo generarun listado con los elementosúnicos. Paraello, seleccionea celdaA1 (el encabezado) luego vaya a Datos>lnforme e tablasy gráficosdinámicos(en las versionespara Macintosh Datos>lnforme e tablas dinámicas)para abrirel asistente.

f.lt i t ¡

l : r l f i

/ . : i \



4.Trucossobre ablas inámicas 1 5 1

Asegúresede que o bien tiene seleccionadaa opción Lista o base de datos deMicrosoft Excel o bien ha seleccionadouna única celda dentro de los datos. Estopermitirá a Exceldetectar automáticamente los datos subyacentesque sevan a

utilizar posteriormente. Si está utilizando la versión de Windows, seleccione aopción Tabladinámicaen la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en elbotón Siguiente y el asistente deberíahaber tomado automáticamente el rangocorrecto para los datos situados en la columna A (de hecho, los marcará en lahoja). Si es así, haga clic en el botón Siguiente. En caso contrario, utilice el ratónpara seleccionar l rango correcto.Ahora haga clic en el botón Diseño y arrastreal área DATOS os que serán sólo campos (deberíaver el título que aparece en laceldaA1). Arrastre el campo nuevamente,pero estavez al área FILA. Con ello, apantalla deberíaquedar como la que se muestra la figura 4.4. A continuaciónhaga clic enAceptar.

Figura 4.4. Cuadros de diálogo Campo de la tabla dinámica y Asistente para tablasy gráficos dinámicos.

Llegados a este punto, si lo deseapuede hacer doble clic en el botón de

campo situado en el área DATOS (que tendrá la etiqueta "Cuenta denombres", como puede verse la figura 4.3) y cambiar, en el cuadro del ista Resumir por, la opción seleccionada por cualquier otra (por

ejemplo, Suma, Promedio, etc). De forma predeterminada, Exceluti l izala función CONTAR si está trabajando con texto, y la función SUMA siestá trabajando con números.

Para terminar, seleccionea opción Hoja de cálculonueva como destino delinforme de tabla dinámica y haga clic en el botón Finalizar. Al hacer estodebería

,'%''..'*,'\"




ver la tabla dinámica en una nueva hoja con teniendo los elementosúnicos de lalista, junto con el cálculo decuántas vecesaparececada elemento (nombre) en lalista.

iQué ocurre si deseaeneruna macro que realizaseodosestospasos,creandola tabla dinámica a partir de una columna que especifique?si simplemente gra-ba una macro, se encontrará que a menudo sólo funciona si los datos tienen elmismo encabezado.Paraeütar este nconveniente,puedecrearuna simple macroalmacenadaen el libro o en el libro personal de macros (lo veremos en el capítulo7),y quepuedeutilizar para crear una tabla dinámica sobrecualquier lista deelementos. Esto requerirá que escribaalgo de código genérico en vBA e introdu-cirlo en un módulo estándar dentro del libro de macros personal o en cualquierotro libro de trabajo.

Para empezar,vaya a Herramientas>Macro>Editore Visual Basic (AJtzop-

ción-Fl1) y luego vaya a Insertar>Módulo. continuación ntroduzca el siguientecódigo:

Sub Obtenercuenta ( )Dim Pt As PivotTableD i m s t rF i e f d As S t . r i nq

s t r F i e l d = S e l e c t i o n . C e l l s ( 1 , 1 ) . T e x t

R a n g e ( S e l e c t i o n , S € l e c t i o n . E n d ( x l D o w n ) ) . N a m e = " E l e m e n t o s r l

A c t i v e W o r k b o o k . P i v o t C a c h e s . A d d ( S o u r c e T y p e : = x l D a t a b a s e ,

S o u r c e D a t s . : = r r = E l e m e n t o s t t) . C r e a t e P i v o t T a b l e T a b l e D e s t i n a t i o n ¡ = ' f t

T a b l e N a m e : = " L i s t a E l e m e n t o s '

s e t P t = A c t i v e s h e e t . P i v o t r a b l e s ( " L i s t a E l e m e n t o s r ')A c t i v e S h e e t . P i v o t T a b l e l ¡ [ i z a r d T a b l e D e s t i n a t i o n : = C e I I s ( 3 , 1 )P t . A d d F i e l d s R o w F i e l d s : = s t r F i e l d

P t . P i v o t F i e l d s ( s t r F i e l d ) . O r i e n t a t i o n = x l D a t a F i e l d

!;no. suj]

Para volver a la ventana principal de Excel, cierre esta ventana o pulse AItzComando-Q-y grabe el libro de trabajo. Antes de ejecutar este código, seleccioneel encabezado de la lista y asegúrese de que ésta no contiene celdas en blanco.

Si ordena lista se eliminarán rápidamente las celdas en blanco.*\

Este código creará automáticamente un rango con nombre para la lista, lla-mado "Elementos",para a continuación crear una tabla dinámica en una nuevahoja, basándoseen este rango. La próxima vez que tenga una larga lista condatos, le bastará con seleccionarsu encabezado ejecutar esta macro. Todo el



f-t l

t #

tffi@

4. Trucossobre ablasdinámicas 1 s 3

trabajo de configuración de la tabla dinámica serealizará en un abrir y cerrar deojos.

Mover os otales inales e una abladinámicaUna de las cosasmás irr i tantesde las ablasdinámicases que los totales

f inalesque resumen os datos siempre erminan en la parte inferior de la

tabla, o que signif icaque tiene que desplazarse asta el los para poder

verlos.Moveremos estos otalesa la parte superior,donde es más senci l lo

encontrarlos.

Aunque las tablas dinámicas son un gran método para resumir datos y ex-traer información útil, no hay una opción incorporada para hacer que el Totalgeneral aparezcan a parte superior, de forma que sea ocalizable rápidamente.

Antes de que pasemosa describir un método muy genéricopara mover dichototal a la parte superior, explicaremoscómo puede atacar esteproblema utilizan-do la función IMPORTARDATOSDINAMICOS,ue ha sido diseñadaespecíficamentepara extraer datos a partir de una tabla dinámica.

Puedeutilizar esta función de la siguiente forma:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS"Suma de 1a cant idad" ; $B$5)

o así:

= IMPORTARDATOSD INAMI COS ( I' Cant i. dad"

; $B $ 5 )

Cada una de estas funciones extraerá los datos y hará un seguimiento delTotal general a medida que éstesemueva arriba, abajo, a izquierda o a derecha.Hemos utilizado la dirección $B$5, pero con tal de que utilice cualquier celdaque

estédentro de la tabla dinámica, siempreobtendrá el total.

La primera función utiliza el campo "Suma de la cantidad", mientras que lasegundautiliza el campo "Cantidad". Si Ia tabla dinámica tiene el campo "Canti-dad" en el área de datos, debedarle nombre a dicho campo. Si, por el contrario, elcampo está siendoutilizado dos o más vecesen el área de datos, deberáespecifi-car el nombre que le dio, o bien el nombre que aceptó de forma predeterminada

(véase igura 4.5).Puede hacer doble clic en estos campos para cambiarlos. Este hecho puede

parecer confuso si no estámuy familiarizado con las tablas dinámicas. Por suer-te, en Excel2OO2 posteriores,el procesoes mucho más sencillo,ya que puederellenar en una celda os argumentos y dar la sintaxis correcta utilizando el cursordel ratón. En cualquier celda,escriba= (el signo de gual) y luego utilice el cursordel ratón para hacer clic en la celda que actualmente contiene eI Total general.Excelrellenará automáticamente los argumentos.




,,,,., ' ' ,t

jÍ J

n ffiffi:e Construya linFsrme e tablad¡námicall:,,.,.. ' arrastrando ss botnneEde ranrpnde la\'rÉifbtid¡ derecha obreel diegrama la zquierda,

lEA6rr'ñl r:t¡LUf,4r.JA

Frnducln

t]ATÜ:iIL A

lpro'jucto"*wq#

lEhTs-m*gqs#

lc-"tid"d"tummq#

tc-"*'ó"kem#y'gM

l-rrr-*-u$.wtwpE'M

ffi| | .............'..........-...-.¡ iAyqda I l: sqep!.1t.......í Cancelar I---,-,,::-,,-,-j | *.'.:: '::::::r.:klÍr:r:::.:J,__='.::: J

Figura 4.5. El campo "Cantidad" uti l izado dos veces, co n el nombre "Sumade Cantidad" en un caso v "No de vecesvendido" en otro.

Po r desgracia, si uti l i za el asistente para funciones o escribe directa-mente - IMPORTARDAIOSDINAMICOS ( ) \/ luego hace clic en la celdaque contiene el Total general, Excel se hace un lío intentando anidarotra función IMPORTARDATOSDII\AMICOS dentro de la celda.

Probablementeel método más sencillo,aunque menos sofisticado,para ex-traer el Total generales utilizar la siguiente unción:

=¡4AX ColTFTab)

donde la columna que actualmente contiene el Total general se l lama"ColTFTáb".

Ut¡ltzarde forma efectivadatosde otro librodinámicamenteUti l izaremos os datos que se encuentran

en otro l ibro como origen paranuestra abla dinámica.

cuando se crea una tabla dinámica en Excel,disponemosde numerosasop-cionesa la hora de elegir el origen de los datos. La aproximación más sencillaypotente es utilizar los datos que residendentro del mismo libro. sin embargó,por alguna otraraz6n, esto no siempreesposibleo factible.puedeque los dalosresidan en otro libro en el que se ntroducen a diario, por ejemplo y por otro ladono deseaque esosusuarios puedanver la tabla dinámica-

r..'l : üI :t;it

/rt



4.Trucossobre ab las inámicas 1 5 5

Si utilizamos un rango dinámico con nombre se producirá enormemente el

tiempo para actualizar la tabla dinámica. Dado que no se puede hacer referencia

a un rango dinámico con nombre desde otro libro, significa que no puede hacer

que una tabla dinámica haga referencia a quizá cientos de filas en blanco, lo quecausaría que el tamaño del archivo se incrementase sustancialmente. De esta

manera, lo mejor es traspasar los datos desde otro libro y luego basar la tabla

dinámica en ellos, errvez de tener que hacer una referencia externa.

Estando en el libro que contendrá la tabla dinámica, inserte una nueva hoja y

llámela "Datos". Abra el libro que contiene los datos a ser referenciados y asegú-

rese de que la hoja que los contenga sea la activa. A continuación, en cualquiera

de las celdas que sobre, introduzca la siguiente fórmula:

= s r ( A 1 = " r r - n n ; t r 1 )

dondeA1 es el primero de todos los encabezados e a tabla con los datos.

Ahora seleccionea celdaA1, córtela, active eI libro original y péguela en laceldaA1 de a hoja "Datos".Esto e proporcionará a referenciaal otro libro. Copieestacelda antas columnas como encabezadosaya en elorigen de datosy luegoseleccionea opción Insertar>Nombre>Definir.n el cuadro de texto Nombresenel libroescriba DatosDinamicos"V en el cuadro de texto Se refierea, escriba osiguiente:

=DESREF$A$1 ; O O CO NT ARA($A: A) ; CO NT ARA$1 : $1 ) )

Haga clic en Agregar y luego en Aceptar. A continuación inserteun códigoque se ejecutarácadavez que seabra el libro, haciendoclic con el botón derechodel ratón en el icono de Excel situadoen la esquinasuperior izquierda la venta-na):

Private Sub Workbook_Open ( )W i t h Workshee t . s ( " Da t os " )

. Range ( " 2 ' 100 0 l ) . Clear

. R a n g e " 1 ' 1 u ) . A u t o F i f l . R a n g e " 1 : 1 0 0 0 " )

. R a n g e ( " 2 : 1 0 0 0 " ) = . R a n g e ( " 2 ' 1 0 0 0 r ) V a l u e

-E;nowaEn

-Eind su.o

E,ste ccesodirecto no está disponible para Macintosh. Tendrá que abrir

el edi tor de Visual Basic pulsando Opción-Fl1 o bien yendo a

Herramientas>Macro>Editorde Visual Basic. Luego haga cl ic mientras

pulsa la tecla Control en ThisBook, situado en la ventana de proyectos.

Para volver a la ventana principal de Excel, cierre esta ventana o bien pulse

Alt/Comando-Q.

i :

L*\\"-.

\



1 5 6 Excel.Los mejores rucos

El código anterior sólo incluye looo filas con datos. Dicho número siempredeberíaser superior al número de filas que cree que necesitará.En otras pahbñs,si la tabla en el otro libro contiene 5oo filas, añada unos cientos máJpara así

dejar espaciopor si la tabla original crece.

Evite utilizar un número muy alto de filas (como por ejemplo 1O.0OO,a menos que tenga esa cantidad de datos), ya que esto afectará a lavelocidad con la que se ejecute el código y se actualicen los datos.

Guarde el libro, ciérrelo y luego vuelva a abrirlo, asegurándoseprimero deactivar las macros. El código que acabamosde añadir se aniará automáticamentey copiará las fórmulas en la fila 1 de la hoja "Datos"y luego convertirá todas las

filas excepto a primera en valores. Esto no dejará una cópia del origen, que seactualizará cada vez que abra el libro.

_ Ahora ya puede ocultar esta hoja si no desea seleccionando la opciónFormato>Hoja>Ocutar.

- A continuación, para hacer que una tabla dinámica se base en este rangodinámico con nombre, seleccionecualquier celda dentro de la tabla dinámica-yluego seleccione a opción del asistente situado en la barra de herramientas detablas dinámicas. Haga clic en el botón Anterior del asistentehasta que llegue alpaso 1. Ahora seleccionea primera opción, Listao base de datos de MicrosoftExcel,haga clic en siguiente y, er tel paso2, escriba=DatosDinamicos(queesel

nombre del rango dinámico). Luego haga clic en Finalizar.No experimentará el lapso de tiempo que a menudo ocurre cuando una tabla

dinámica hacereferencia a un origen de datos externo, porque ahora los datos seencuentran situados dentro del propio libro. Ademásde ello, como puedeutilizarel rango dinámico con nombre, la tabla dinámica será "dinámica" sin tener quehacer referenciaa filas en blanco, mientras que el tamaño del archivo se mantie-ne razonablemente.



Capírurc5

Trucos sobre grá¡icosTrucos50 a 59

Los gráficos son una de las característicasmás populares de externo, yaque proporcionan a las hojas de cálculo una potencia visual más allá de unoscálculos.

Aunque las capacidades ráficasde Excel son impresionantes,muchas vecesdeseará r más allá de la funcionalidad básicaproporcionada por el asistenteparagráficos ncorporado, para poder creargráficosque seanmás activos en cuantocambie os datos, o simplementepara ir más allá del rango de opcionesque Excelofrece.Los trucos que presentaremosen estecapítulo le permitirán hacer todoestoy mucho más.

Separaruna porc¡ónde un gráficocircularAunque los gráficoscircularesson una excelenteayuda visual,a vecesdesearáseparar una porción en part icular del gráf ico.Si la separadel restodel gráf ico, e dará más importancia.

La opción predeterminadaen un gráfico circular seccionadoque se separan

todas as porciones,y a la misma distancia. Sin embargo, con un par de clics deratón, podremossepararuna de ellas.

Para comenzar, configure un gráfico circular básico como el que se muestraen a figura 5.1.

A continuación, ha de hacer clic en el gráfico circular y luego haga doble cliclentamente(dejandoun pequeñoespacioentre ambos clics)sobre a porción quedesea eparar.Arrastre la porción seleccionada acia fuera del centro delgráficoy verá cómo quedaseparada, al y como puedeverse en la figura 5.2.

E



1 6 0 Excel.Los mejores rucos

pI Circular

1

111

2 i A

3.".i84 ir :i,rln

6:-

I

B i"-*--1

s il ü lu j

11j12i. l̂

1á;1 4 i

j"T

.llS,1 E i "'."--.1

i i jJ8 jl.q-? n i

l{ { } } ] i

trll "ul o ' IIITJ

Figura 5.1. Gráfico circular simple configurado a partir de os datos de una hoja.

Circular

FTI ' uI t r c

Esl

Figura 5.2. Gráficocircular simplecon una porciónseparada.

Al arrastrar una única porción dejará el resto como estaban. Puede epetir

esteprocesopara el resto de las porcionessi así lo desea.Esta técnica tambiénfunciona con los gráficos circulares en 3D. Para hacer un gráfico de este estilo,haga clic en é1,haga clic con el botón derecho del ratón y luego seleccione aopción Tipode gráficoy entoncesseleccione l icono de gráfico circular en 3D.

Si desea eparar odas as porcionesal mismo tiempo, simplementehaga clicen el gráfico para seleccionarlo, uego arrástrelo hacia fuera del centro del mismoy todas las porcionesquedarán separadas, al y como se muestra en la figura5.3. Recuerde ue cuanto más separe as porciones,más pequeñasquedarán.



5. Trucossobregráf icos 161

Cir*ulsr

=+ FEl "ulo '=lsE

Figura 5.3. Gráfico circular en 3D con porciones separadas.

I

Thmbiénpuedeutilizar el proceso nverso si desea olver a untar las porcio-nes de un gráfico. Para ello simplemente haga clic en una de las porcionesyarrástrelahacia el centro del mismo, para colocarlasuntas otravez.

Creardosconiuntos e porc¡onesn un únicográficocircularMuchas personascreen que un gráfico circular está imitado a solamenteun conjunto de valores,pero existeuna forma de crearlo basándoseen doscolumnas con valores.

Resultaun poco complicado hacer que se puedan ver dos seriesde valoresrepresentados n ejesseparados entro deun único gráfico,pero el esfuerzome-rece a pena para ver el efecto esultante. Paraver cómo funciona esto,primerocreeun gráficocircular básico.Coloquealgunosdatos enel rango de celdas 1:C5,seleccione icho rango y haga clic en el botón Asistentepara gráficosde a barrade herramientas.En el paso 1, bajo el apartado Tipo de gráfico,seleccione l pri-

mer gráfico circular. Ahora haga las modificaciones pertinentes en el resto depasosdel asistentehasta llegar al paso 4. Al llegar ahí, asegúrese e colocar elgráfico como un objeto en la hoja actual.

A continuación seleccioneel gráfico, haga clic con el botón derecho del ratónsobreél y vaya a Origen de datos>Serie.Haga clic en Agregar para añadir otraserie.Seleccionea celdaD1 para el nombre y las celdasD2:D5 para los valores,yIuego haga clic en Aceptar. Obtendrá un gráfico como el que se muestra en lafigura 5.4.




Figura 5.4. Un gráficocircular configuradoa partir de os datosde una hoja.

Haga doble clic de nuevo en el gráfico, vaya a la pestaña Eje y coloque laseries en el segundo eje. Haga clic en Aceptar. El gráfico circular todavía pareceser el mismo en la superficie,pero por debajono lo es.

Seleccioneel gráfico y, mientras mantiene pulsado el botón del ratón, arrás-trelo fuera del centro y entonces suelte el botón del ratón, con todo esto crearáun efectode separación,que era el que estábamosbuscando(véase igura 5.5).

Al separar el gráfico circular, no solamente está separando os dos ejes(con loque se ve el segundo gráfico circular), sino que también está comprimiendo el

Figura 5.5. Gráfico circular con el eje secundario separado.



5. Trucossobregráf icos 1 6 3

gráfico circular situado en el ejesecundario,con lo que puedever ya ambos grá-ficos.

Ahora, seleccione ada una de las porciones del gráfico y arrástrelas de nuevo

hacia el centro del mismo, con lo que obtendrá un gráfico como el que se mues-tra en la figura 5.6. Recuerdeque si hace dos clics lentamente se marcará unaporción indMdual del gráfico.

Si unta de nuevo todas las porciones de gráfico circular, tendrá un gráficocircular totalmente funcional en el que estándibujadas dos seriesde datos en ejesseparados. hora ya puedeaplicar el color y el formato que desee.

Creargráficos uese aiustena losdatosLosgráficospueden incluir y dibujar nuevosdatos automáticamente,en elmomento en el que los añadaa la hoja de cálculo.

Si utiliza rangos dinámicos con nombre en vez de referencias a rangos, elgráfico dibujará cualquier dato nuevo en el momento en el que lo añada a la hojade cálculo. Para ver cómo funciona esto, comenzaremos con una hoja en blancoy la rellenaremos con algunos datos, de forma parecida a como se muestra en lafigura 5.7.

Para crear el gráfico y hacerlo dinámico, necesitaremos añadir dos rangos connombre. Uno de esos rangos será para las etiquetas de la categoría (Fechas) yotro para los puntos representados por los datos (Temperatura).

nI Jt , : H

I ,::t t

Figura 5.6. Gráfico circular completo compuesto de dos gráficos.




Filiü;--t#F;raturas

l/lütJt_tü:t 1ill/11-lüütl:-r 1l3/1t_tr?0tt3 13

4i1[¡?ül]l 135i1tl/ll-tffi 1IEi l lr?üül 14//1tl¡?üt-tl 15tl/lu,üLt[:] 1l3¡flü,trüül 1?

1[i1t],,?tltl3 1111/1tl,,t[03 1t]

Figura 5.7. Datos a partir de lo s cuales crearemos un gráfico.

Cree un rango dinámico con el nombre "FECFIAS_TEMP"ara las fechas si-tuadas en la columna A. Para ello vaya a Insertar>Nombre>Definir escriba asiguiente órmula:

=DESREF $A$ 1 ; 1 ; 0 ; CONTARA $A: $A) - 1 ; 1 )

Observeque hemos ncluido un -1 inmediatamente después el primer argu-mento de la función CONTARA.Esto asegura que el encabezadono se ncluya enel rango con nombre para esaserieen particular.

En este ejemplo, hemos hecho referencia a toda la columna A en elargumento ($e:$A) de la función CONTARA. En versiones anterioresde Excel, resulta un a buena práctica restringir este rango al menorgrupo de celdas posible, para no añadir una sobrecarga innecesaria alo s cálculos. Esto es porque está forzando a externo a buscar en milesde celdas innecesariamente. De todas formas, algunas funciones deExcel son lo suficientemente inteligentes para saber qué celdas contienendatos, aunque no todas ellas lo ha cen. A pesar de todo, esto ya no estan necesario en las versiones más recientes de Excel, ya que éste hamejorado el manejo de rangos de gran tamaño.

A continuación,para las lecturas de temperaturas de a columna B, configureotro rango dinámico que se llame "LECTURAS_TEMP" utilizando la siguientefórmula:

= D E S R E F$ B $ 2 0 ; 0 ; C O N T A R A ( $ B :B ) - 1 ; 1 )

Ahora ya puede crear el gráfico utilizando los rangos dinámicos con nombreque hemos creado, en vez de utilizar referenciasa celdas.Seleccione l área dedatos(elrango $A$1:$B$11) y luego haga clic en el icono Asistentepara gráficos



5. Trucossobregráf icos 1 6 s

situado en la barra herramientas estándar.En el paso 1, seleccione l tipo degráfico que desee tilizar (para esteejemploutilizaremos una columna) y hagaclic en el botón siguiente. En el segundopaso, se e presentarándos pestañas:Rangode datosy serie. Elija la segunday entonceselimine la fórmula que apa-receen el cuadro de texto Valores, ntroduciendo lo siguiente:

=Hoja1 ILECTURAS TEMP

Es muy importante que incluya el nombre de la hoja a la que hacenreferencia las fórmulas. Si no lo hace, no podrá introducir el rangocon nombre dentro de la fórmula.

Para terminar, elimine la fórmula que actualmentese encuentra en el cuadrode texto Rótulosdel eje de categorías X) e introduzca lo siguiente:

=Ho j a1 | FECHAS_TEMP

Complete os datosque sesolicitanen el resto depantallasdel asistente, eali-zando los cambios que sean necesarios.El resultado deberíaparecerse l que semuestra en la figura 5.8.

Fechas Tsmg$f€tnfs*1/1ü/Jilü3 ', , ','; ',:,'"

" I'tig

211ül:flü3 ,;:, ,lF3 / 1 ü ü ü ü 3 " ' , ' , . f 34i1ilr3ü0fi ": ., ' ' "' '1 3

5/1fl/:0ü3 1?6i1[/2üü3 147flürtnffi 15n/1nflüil3 13g/1ü#üü3 1?

1ü/1ür¡üü3 111111ü,t[[3 1ü

1 ¡ ,1 4

i 5 r1 E l1 7l ú i1 9?rl .

i l .2? ' ,f ¡ ' ;Lislo F{AYUsNUIiI

$orrrbrer l:Hoial l$E$1

;"jl [a&:res: l:no¡ut ¡LE':TURA5-TEF,1F

Figura 5.8' Rangosdinámicos con nombre envez de referencias státicasa rangos.




Una vez configurado este gráfico,sea en la columna A (Fechas) o enautomáticamente gráfico.

cada vez que añada una nueva entradd, \rala columna B (Temperatura), se incluirá

Dibujar osúltimosx valores orrespondienteslas ecturas

Otro tipo de rango con nombre que puede utilizar en los gráficos es aquel quesolamente ecoge as últimas 1O ecturas (o cualquier otro número que desee) euna seriede datos. Probaremosesto con los mismos datos que hemos utilizadoen la primera parte del truco.

Para las fechas que hay en la columna A, configure un rango dinámico connombre llamado FECHAS_TEMP_1ODIAS,ue hacereferencia de Ia siguiente for-

ma:=DESREF$A$ l - ; CO NT ARA($A: A) -10 ; 0 ; 10 ; 1 )

Para las lecturas de la columna B, configure otro rango dinámico con nombre

llamado LECTURAS-TEMP-IODIAS e introduzca lo siguiente:

=DESREFHo j a l - I $A$1 CO NT ARAHo j a l -5 I $A : $A) -10 ; 1 ; 10 ; 1 )

Si desea cambiar el número de lecturas (por ejemplo a20), simplemente cam-

bie la última parte de la fórmula de forma que quede así:

=DESREFHo j a l - I $A$ l - CoNT ARA(Ho j a15 $A: $A) -20 ¡ I ; 20 ; t )

Al utilizar rangos dinámicos con nombre en los gráficos, disponede una granflexibilidad y ahorrará gran cantidad de tiempo al no tener que manipular losgráficos cadavez que añadenuevos datos.

lnteractuar on los gráficos t¡lizando ontrolespersonalizados

Para hacer qu e lo s gráficos sean realmente interactivos,puede ut¡lizar un oo más rangosdinámicos en los gráficosy luego uti l izar una barra de

desplazamientoo un cuadro de l ista desplegablepersonal izadopara

mostrar las iguras que los usuar¡osde la hoja de cálculo deseanver.

Como vimos en el truco anterior, puedeutilizar rangos dinámicos con nom-bre para añadir flexibilidad a los gráficos. Pero también puede utilizar rangosdinámicos con nombre para crear interfaces que controlen qué datos debenserdibujados por los gráficos. Si ünculamos los rangos dinámicos con nombre concontrolespersonalizados,permitiremos a los usuarios cambiar los datos de los

Gl , i

/.?jii¡\

QY

5. Trucossobre gráf icos 167

gráficos mediante dichos controles, que seencargarán deactualizar automática-mente los datosen la hoja o viceversa.

utilizar un rangodinámicocon nombrevinculadoa una barrade desplazamiento

_ En esteejemplo, utilizaremos una barra de desplazamiento para mostrar lasfiguras mensualesde un período de 12 meses.La barra de desplazamientoseutilizará para modificar el número de mesesque se presentan. Ei valor de dichabarra también se utilizará en el rango dinámico, qué servirá como origen de losdatos para gráfico. Para comenzar, configure algunos datos de forma similar alos que semuestra en la figura 5.9.

¡ lvles

a i5 jJAFI

- - * - *"1

6 I F E E7 jMARB iAFRg' l¡,,tgyln-llur'l1 1 J U L

Productox1t

Ventas 0f)3

1? ALIC

5ü5543SntlE?48948125?E

tj2gü85954Bg3954

1 3J S E F1+c'cr15 rl ' lOV1 6 D E C171 f i :

Figura 5.9. Datos de a hoja para un gráfico dinámico vinculado a una barrade desplazamiento.

Creeun rango dinámico con nombre seleccionandoa opción InsertapNombre>Definiry llámelo PERIODO-VENTAS.n el cuadro de texto Se refierea, escriba osiguiente:

_ n F q p F F f ( E < c . n . n . $ ( $ 5 ; 1 )

AI utilizar la función DESRE4 odemosusar la celda$C$5para forzar al ran_go referenciado en PERIODO_VENTAS expandirse tanto arriba como abajo enfunción del número que aparezcaen la celda$C$5.Es decir,si por ejemplocam-biamos el número que hay en $C$5 por 5, estaremosobligando a que-elrangoincorpore asceldas 5:B1O.

sí;;*%,,u.r

Si no deseaque el usuario pueda ve r la celda C5, puede ir más alláy

:i,:: ocultar el contenido de $C$5, haciendo clic con el botón derecho del

\ ratón sobre ella y seleccionando la opción Formato de celdas. Luego,\

seleccione a categoría Personal¡zado e introduzca el formato ;;;. Haga

:H:iffiilT,l .1 fi:'J;*"rf racerda5quedaracurto'ar

Ahora creeun gráfico (un gráfico de líneaso de columnas serían os ideales).Cuando legue al paso 2 delasistente, aya a la pestañaSeriey cambie a fórmu-la que aparece en el cuadro de texto Valores de forma que quedeasí: <Nombredel ibro.xls> IPERIODO_VENTAS.on esto,el gráfico serádinámico.

tlna vez haya creado gráfico, deberá nsertar una barra de desplazamiento através del cuadro de herramientas Formularios.

La forma más sencillapara hacer esto eshacer clic con el botón derechodelratón en el áreagris de a parte superior de a pantalla (dondeestánsituadas asbarras de herramientas,pero en una parte que estévacía)y luego seleccionaraopción Formularios.Con ello apareceráel cuadro de herramientas Formularios nla pantalla.

Ahora haga doble clic en el icono Barra de desplazamiento.Una vez insertada,selecciónelay muévala hasta el gráfico. Luego haga clic con el botón derechosobre ella y seleccionea opción Formatode control.

Cambie el valor mínimo a 1 y el valor máximo a 12 y luego establezcael

vínculo con celda a $C$5. El gráfico resultante deberíaquedar como el que semuestra en la figura 5.10.

A E i ü i D i E . F t -

3 ,

, ' M g s4. . ' :5 ,tAhln i r rn

, " ' " , ' " ' .1

¡ I''{AFü iAPR

g l'v'lA,t/tl ll¡u¡'l

111¡r_tL12 iAt-Jr:;1 3 E E P

ProductoXY ZVentas 2003

5tl5tr4l5ÜL-lE? 4

Eli4r + l a

E ¿

5'rbli?9EtiS954ü93954

l tlüt:l

75 ü

sn 0

t5 [

ü14 ü t r

--"-)t

15 if'ltl\¡'16 DE t :1 7 i1 f i i,{..f,l."r "' - *" * " ' - - ' - " ' !

l { { ) }r i I

Figura 5.1O. Gráfico dinámico vinculado a una barra cledesplazamiento.

Utilizarun rangodinámico on nombre inculado un cuadrode listadesplegable

Otra variante posible esüncular el gráfico con un cuadro de ista desplegable.Comenzamoscon algunos datos configuradoscomo en la figura 5.9. Añada unrango dinámico que utilizaremos como origen de los datos para gráfico, y queestará vinculado a un cuadro de lista desplegableque podemos utilizar para verlos resultadosde os exámenesde un estudiante.Utilizaremos,por tanto, el cua-dro desplegable ara seleccionarel nombre del estudiante cuyos resultados de-seamosver. Para ello, introduzca la fórmula =pRoMEDro 86 : Bl-1) en la celda872 y propáguelahasta la celdaF12, ta l y como semuestra en la figura 5.1 1.

i A1 f -

¡? .;, { )ü " ,E Andres

¡ ' [ - ]a r l ¡ : r

I ' r : ;a rn l i naS LJAl¡lrl

1 [ : E s t h e r

11 r F r ' i n k12 :F r ¡ rned i r : li i .1 { :1 5 'i 6 ,1 - f ,

t f. . . . j

: L - . -

Exa¡nA Exarr E54,1tr¡+U

44Tr .

L f l

1I4tj5:

D

Exa¡nC ExarnD Exa¡rrfi9¡I:-igB35EÉcl

II-J

9t-JEI434:trJ55t:ll:l

74fi5tlrJ4it¡I4 1ti4

5E4745E4¡:5I5I

l{ { } } l :\ Hrria

Figura 5.11. Gráfico dinámico vinculado a un cuadro de l ista desplegable.

Cree un rango dinámico seleccionando lallámelo ESTUDIAI{TES. En el cuadro de texto

= D E S R E F$ A $ 5 $ c $ 6 I ; L ; 5 )

opción Insertar> ombre>DefinirSe refierea escriba o siguiente:

v

Cree otro rango dinámico llamado NOMBRE ESTUDIANTEy en el cuadro detexto Se refierea escriba o siguiente:

=DESREFgAgs ; gcg6 ; 0 ; 1 ; 1 )

El uso de la referencia $G$ó en la fórmula DESREFobliga a que los rangosreferenciados para ESTUDLANTES y NOMBRE_ESTUDLANTE se expandan en fun-ción del número introducido en la celda G6. Ahora cree un gráfico de columnasagrupadas utilizando el rango Al l:Fl2. Cuando llegue al paso 2 del asistente,vaya a la pestaña Serie y cambie la referencia que aparece en el cuadro de textoValores para la primera serie, de forma que quede =<Nombre de1 libro.

xl-s>!ESTUDIANTES. n el cuadro de texto Nombreescriba=<Nombre delIibro.xl-s> !NOMBRE_ESTUDIANTE.legados estepunto, inserteun cuadrode lista desplegable esdeel cuadro de herramien-tas Formularios. Luego haga

clic con el botón derechoen dicho control y seleccio-ne a opción Formatodecontrole ntroduzca $A$ó:$A$11 para el rango deentraday $G$ó como vínculode celda.Para erminar, introduzca la función CONCAIENARen una celda vacía,como por ejemplo a 84, de a siguiente orma:

=CO NCAT ENAR( " Resu1 t . ados a ra " ; I ND I CE (A5 A l -1 ; G 6 ) )

Ahora, si abre el cuadro de lista desplegabley seleccionaun estudiante (véasefigura 5.72), semostrarán los resultadosde sus exámenes.

$F

E/üq

it li 11?1 31 41 E1 6{ ?

l l

1ri. JTü¡1 rt. ! l

2i;;f

-?T:52E-,¡/?t]

t { {

J At - . - - ' - ':i

jAndrÉ::

.üar l t ' : .j { lar r - r l ina

: I a u i d

L : ; t n E l:F r a n k

Frntr redi ¡

E l t i t t iR*sc¡l t;rcfi:s [i r*r{r xqÍt*r

E x a ¡ n A Exa ln B Exa¡n C54 E'.1 9lJ

4tl 12 ti/

44 i$ 4Il

ü'1 !l_l 41

11 5ij ti2

4lj tr9 55

5: II:I EIJ

ExanrD ExanrE14 5b115 4Il:Ei 454I E4r; i i!41 57Li4 5¡

1 I J Ü

tt ü

EI J

T1 1

E U

5 ü4 ü

:1 :l

tL l

1 L-l

üEiiarnA Elrirtrt É Euarri f: E,rtat 'nE

FI I i , Ho i

ffi

Figura 5.12. Un gráfico dinámico completo vinculado a un cuadro de lista desplegable.

Tres ormas rápidaspara actual¡zar os gráficos

Aunque es marav¡l losocrear nuevosgráficos/actual izarlospara queref le jen os cambiosproducidosen la hoja puede levarsu t iempo. Podemosreducir la cantidad de trabajo necesariopara cambiar los datos ut¡ l izadospor un gráfico de diferentes ormas.

Utilizararrastrar colocar

Podemos añadir datos a una serie ya existente o crear una completamentenueva simplemente arrastrando y colocando los datos en un gráfico. Excel inten

E



5. Trucossobre gráf icos 1 7 1

tará decidir cómo debe ratar los datos, lo que significa que puede que añada lainformación a una serie ya existente cuando en realidad lo que queríamos eracr€ar una nueva. Sin embargo, podemos hacer que Excel muestre un cuadro dediálogo que nos permita elegir qué acción queremos realizar. Introduzca algunos

datos como los que semuestran en la figura 5.13.

?_-.;Enert ' F,43 7 l3 rF ' :hrero 1 3 1ü

* " Ma r z ¡ :1 J : 45 :Abr i l 11 E 1 g

E ,|" ' laya 1ü 3 47 l_ !

- 8 .? i1 [ l

Figura 5.L3. Datos para un gráfico de columnas agrupadas.

Mediante el asistente para gráficos, cree un gráfico de columnas agrupadassólopara el rango $A$1:$D$5, con lo que seobtendrán os resultadosde a figu-ra 5.1.4.

? 5

2t l

1 5

1 t l

fi

t:l

Enern Febrern hfatzn Ahri l

Figura 5.14. Gráficodecolumnas grupadas reado arael rangoA1 D5

Seleccione l rango A6:D6, haga clic con el botón derecho en el borde de laseleccióny sin soltarlo arrástrela hasta el gráfico. Suelte entonces el botón yapareceráel cuadro de diálogo Pegado especial, al y como se muestra en lafigura 5.15. Seleccionea opción Columnasy haga clic en el botón Aceptar. Con

esto se añadirá al gráfico la serie de datos correspondiente a mayo, tal y como semuestra en la figura 5.1ó. El cuadro de diálogo Pegado especialnos ofrece amayoría de las accionesque necesitaremospara poder utilizar este ruco.

Utilizar a barrade fórmulas

Tambiénpodemosactualizar elgráfico utilizando la barra de fórmulas. Cuandoseleccionamos n gráfico y hacemos clic en una serie de datos del mismo,



' ,72 Excel. os mejores rucos

observará que en la barra de fórmulas aparece a función que Excel utiliza parala serie.

r,Qgreqnr*ldas nmni f r.ueva erie

, ñ tlu*uou untos

: . . ' . . X l]d

t.+lt¡t¡¡;

*5.flll$ l

E l t_tül

tr l l lü3

Enrrn F eh re rr : h¡ l; rnn

{ } } l \' Drao and FnrmulaE'lr

Figura 5.15. Gráfico de columnas agrupadas unto con el cuadro de diálogo espacioPegado special.

Figura 5.16. Gráfico de columnas agrupadas con la serie de datos correspondiente amayo añadida.

Dicha función se llama SERIES normalmente utiliza cuatro argumentos,aunque el gráfico de burbujas requiere un quinto elemento adicional (para eltamaño). La sintaxis de a función SERIES s a siguiente:

=SERI ES l Nombre ] , . Va ] o res X l ; l Va l o res Y ] ; l O rden de d i bu j oJ )

Así, una función SERIES álida podría ser de la siguiente forma (véase igura5."17\:

= S E R I E S H o j a L ! $ B $ 1 ; H o j a 1 l $ A $ 2 : $ A $ 5 ; H o j a 1 l $ B $ 2 $ B $ s ; 1 )

l 5

l u

1 5

1 ü

5

I

*-',+ss"-u."-rr-- ñgoF




17i

¡

ne f l l

i F e b r e r n

' h 4 * r t o

- |/ :"

" In i¡f,..''.''.:1 t l ,1 11 ? l1- +

1 4 i1 5

. . . 1

1f f

1 7

1 S1 g2 ü ,?1iijjr{ ¡ t ir'1 r-rojir ,HoiazJú!f: /List,:

É =5 ER E 5fHn a.-$E 1 Hojal !$A$I : A$5 ;Hnja?$B$2 $E$5 1

É$fi

, lH* ]{J- A x

!F i

r l r, ir{u14

1'-r 4

-

i | , . : '

:5

tI

t rl F

1t l

5

IJ

Ener¡ Fehrero f" larz¡ A,L,r i l

Figura 5.17.Un gráficodecolumnas grupadas,on a barra de órmulas esaltada.

Como puede verse en la figura anterior, la primera parte de la referencia(Hojal!$B$1) se refiere al nombre, o al título del gráfico, que en este caso es2OO4. a segundaparte (Hojal!$A$2:$A$5) se efierea los valoresX, que en estecasoson os meses. a terceraparte (Hoja1!$B$2:$B$5)e efierea los valoresY,queson 7 43, 75,2"1,3 11,6. Finalmente,a última partede a fórmula (el 1) serefiereal orden de dibujo, o al orden de a series.En estecaso,como sólo hay unaseriesólo podemoselegir el valor 1. Si hubiesemás de una serie, a primera ten-dría el número 1, la segunda el número 2y así sucesivamente.Para realizarcambiosal gráfico, simplementemodifique las referencias celdasen a barra defórmulas.

Ademásde utilizar referencias a celdas,puede ntroducir en los gráficos valo-res explícitos,conocidos ambién como constantesmatriciales.Para ello, deberáañadir unas llaves {} por delantey por detrás de los valoresX e I como puedeverseen la siguiente órmula:

= S E R T E S ( " M i a r r a , , ; { " e " ; ; , ' D " i ; { t ; z ¡ Z ; a } ; 1 1

En esta fórmula, A, B, C y D serían os valores X, mientras que 1, 2, 3 y 4serían os valores Y correspondientes.




Utilizando este método puede crear o actualizar un gráfico sin tener que al-macenar os datos en celdas.

Arrastrarel área del bordeSi los datos del gráfico contienen referenciasa celdascontinuas, puedeexten-

der o reducir fácilmente el rango de datos de a serie arrastrando el borde hasta elpunto deseado.Haga clic en la serie que deseaextender o reducir. Despuésdehacerdos clics entamente, apareceránunos pequeños ecuadrosnegros alrede-dor del área de la serie (o en medio en caso de estar utilizando un gráfico delíneas).Sólo iene que hacer clic en uno deesos ecuadrosy arrastrar el borde enla direccióndeseada,al y como semuestra en la figura 5 1B.

iii+i+iiii¡:..iililii,r.,q!!l 4rchivo Edhión [er lnsertar Eormato flerramienlas GrÉfico Ve[tana t

: l , J # * ; r á j t 9 # : . , ' : : ; , , , . ' ¡ u o , . , i i $ - i ' : r ; ' , f f i ' . , . i1 : , ' ;

É =5 E R E 5{Hira3l$B 1,Hoja3 $A$? $A$5,Hoja3l$E$2 $E$5,1J

,*JFlJ"{- F x

- i:_ir

o$

lF"lF__i17

-..{1n4I

1 :

1LiE

F

4

?

I

. . 1 - iI:I1IjII

IIL:IJI

1I

II

ii

1

I

1

1

i

l

It

I-_l

Figura 5.18.Bordedeuna serie eleccionado.

Si extiendeo reduce os datos de una serie,al igual que en la figura 5.19, elorigen de datos original, así como las etiquetas del eje (en casode estar configu-radas en automático), también se modificarán para reflejar los cambios que aca-ba de realizar. Esta técnica es deal para probar diferentes escenarios,sobre todoen aquellas ocasionesen las que deseeprobar cuáles serían os diferentesresulta-dos en función de los conjuntos de datos que se utilicen.



5. Trucossobre gráficos 175

rÍtiiliiiiiiiffi grchivo fdición ter lnsertar Eormato ![erramientas Qráfico Vegtana I

*,lF3xi- F x

*.t

ffil,¡ifril

#-lÉ =S E RI E

1 2

1 :l

E

FJ

-.1

-

¿IJ

31 [4I

Figura 5.19. Borde de un a serie selecci onado, después de ser expandido

ECrearun simple gráftcode tipo termómetroExcelno proporciona un t ipo del gráf ico termómetro. Si deseauno, tendráque constru i r lo.

Es posible crear un gráfico de tipo termómetro sin mucho esfuerzo, utilizan-do el asistente para gráficos para crear un gráfico de columnas agrupadas quecompare valores a lo largo de las categorías, y luego manipulando los diferenteselementos gráficos.

Introduzca algunos datos, de la misma forma que aparecen en la figura 5.2Oy utilice el asistente para gráficos para crear un gráfico básico de columnas agru-

padas, dibujando los datos en filas. Para el ejemplo utilizaremos el rango B3:C4.Elimine la leyenda y la cuadrícula (para ello simplemente selecciónelasy pul-

se Supr). Dé formato a la serie de datos Temperatura para elejeY2. Para ello,seleccione a serie, haga clic con el botón derecho del ratón, seleccioneFormato deserie de datos, vaya a la solapa Eje y luego seleccione a opción Eje secundario, loque hará que quede un gráfico como el de la figura 5.21.

De formato a los ejes Y1 (a la izquierda) eY2 (a la derecha) seleccionándolos,haciendo clic en el botón derecho del ratón sobre ellos, seleccionando la opción




Formato de ejes y luego haciendo a la pestañaa O \/ eI máximo a 1OO, a unidad mayor a 1Oel gráfico que se muestra en la figura 5 .22.

Escala. Establezca el valor mínimoy la menor a 5. Con esto podrá ver

t .I I a ¡ u

t{ { } }t irTermónretro

G i ¡

[.:asnTemneratu

Figura 5.2O. Datos de la serie y creación de un gráfico básico de columnas agrupadas.

E F, t

l ]tl 45

4ü

:15

ltl

t5

?ll

1 5

1Llq

IJ

i [ : asn

Jtr-no:ellt I t_il:l

4[

lLl

Figura 5.21. Dos seriesdibujadas en el ejeY2.

Establezca l color para la seriecon los casosen blanco, a seriepara las tem-peraturas en rojo y el área de dibujo en blanco. Llegadosa estepunto, el termó-metro deberíaempezara tomar forma.

Reduzca lvalor de a propiedadAncho del rango que encontrará en a pestañaOpcionesdel cuadro de diálogo que apareceal hacerclic con el botón derechodelratón sobre as seriey elegir Ia opción Formatode serie de datos. Por último,elimine el ejeX (seleccionándoloy pulsando Supr) y luego cambie el tamaño y la




posición a su gusto. Como se demuestra enlas características existentes en los gráficosun termómetro totalmente funcional v con

la figura 5 .23, retocando algunas dede Excel, puede conseguir construiruna apariencia impresionante.

l : . 1. ¡l tlt-J

gl-l

fitl

/uEtl

5Ll

4L-l

lLl

Itl

1 :t

ü

1r_lt:l

3[

EIJ

Itl

EIJ

5ü

4ulLl

tt-J

1L-l

t-J

Figura 5.22. Serie on los casosen el ejeY1 y seriecon las temperaturas en el ejeY2,ambos con formato idéntico.

1 .T l

' ' :? ,E ¡ :

45E ,7l.

f i ,!l1l l .

1 1 ,1 I ii i '1 41 5 l

1 8 ,

t ¡ ii ú i1 5 ll [ ,?1'72

,I ¡ :] q ri 5 :"?E.t { { } } l

tl:a :I

Je$rilnuL

Termónretro

1l:ilJ

f-tü

4tl

1 u

Figura 5 .23. Gráfico estilo termómetro completada.




nl

l , : i¡i ñ

I ;¡lilíi\\47

Crearun gráfico e columnas onanchos altosvar¡ables¿No seríaestupendopoder crear un gráfico de columnas, as cualespudiesenvariar en ancho y alto? Luego,a medida que se dibujan los datosen dichascolumnas/su ancho y su alto se ajustarían ntel igentementey deforma simultánea.

Excel no proporciona esta característica directamente, pero trucando un grá-fico XY de dispersión podemos crear un gráfico de columnas de ancho variáblemuy efectivo. Los gráficos de dispersión se utilizan para comparar valores, por loque proporcionan una base perfecta sobre la que comenzar a crear un gráfico decolumnas de ancho variable.

La figura 5.24 muestra un gráfico de columnas de ancho variable que dibuja

el porcentaje compartido comparado con el coste de los siguientes gastos: gas,electricidad, agua, comida, viajes y otros. El eje X (el eje a lo largo de h párteinferior del gráfico) muestra los porcentajes, mientras que el eje y (el eje que seencuentra en la parte izquierda) muestra el coste en dinero.

Figura 5.24. GráficoXY de dispersiónconfiguradopara el rango D2:EB.

Para crear este gráfico, introduzca algunos datos como los que se muestranen la figura 5.24y, utilizando el asistente para gráficos, seleccioneel rango D2:Eg.En el paso 1 seleccione el tipo de gráfico XY de dispersión. Acepte los valores

A E , T . D E F G ¡ 11 Cn lunuras de ar r cho var iahle ll i i i l i i r :r ' r l lnfer Arriba2 %L)¡r¡¡¡1. r lste3 : G a s4 ,E lect r i c i c lad

I S l J

l l : l l - l

-. I E t - tq# | - ¡-¡

;tJ)a(J l IJIJ

5 t:l

IL

r-r -í.4

=83+Dl =r.;l=84+03 =t 4=E5+04=ü 5=FE+05=ü[i=fiy'+D[i=t]:/

=EL]+[]F t-'E

=E? =ü3-El=EJ =t4-E3=E4 =ü5-84=E 5 =üli-E5=E E ={l:F-EE- É i- t - i - ( - | J - L - f

[J, ! 15 üt 1 , 1 5 1 1 ? , 5[,1: gtf lt-l1 ??qL-l,L-t¡ 5?,5t l ,1E 1:t: t

={{D3-D?}I?}+S?ü =Bj={iüa-03},'?j+03 0 =84={{85-ü4}fJ}+04 [ =85={{ttE-ü5Jü)+05 ü =Éü=i{D/-DEifii+DE

[=Fy'



\....i;'*\


predeterminadospara estegráfico, que muestran solamente os puntos, y hagaclic en Siguiente. En el paso 2, asegúrese e que la opción Columnasestá selec-cionada. Haga clic en Siguiente y en el paso 3 del asistente,en el cuadro de textoValor Y) escriba Coste $)".Haga clic en el botón Siguiente y asegúrese eque el

gráfico será generado como un objeto, no en una nueva hoja. Para terminar,haga clic en el botón Finalizar para ver el gráfico resultante.

Para ver las fórmulas correctas en su sitio en las celdas, seleccione a

opción Herramientas>Opciones y luego vaya a la pestaña Ver y actívela

casilla de verificación FÓrmulas.

Ha llegado el momento de manipular el gráfico para crear las columnas. Pri-meramente elimine la leyenda y la cuadrícula (basta con seleccionarlasy luego

pulsar Supr). Cambie el formato del área de dibujo para que no serellene: hagaclic en el color de fondo gris, luego haga clic con el botón derecho sobre él yseleccione ormatodel área de trazado.Seleccionea opción Ningunaen el aparta-do Área.

Seleccioneel ejeX y luego haga doble clic sobre él para accederal cuadro dediálogo Formatode ejes.Vaya a la pestañaEscalae ntroduzca un mínimo de Oyun máximo de 1. Vaya a la pestaña Tramasy seleccionea opción NingunaenMarcade graduación rincipal en Rótulosde marca de graduación eleccioneNinguno.Luegohaga clic en Aceptar, con lo que eI gráfico separeceráal que semuestra en la figura 5.25.

El siguiente paso será crear las líneas para las columnas, así que haga dobleclic sobre os puntos de os datos para abrir el cuadro de diálogo Formatode seriede datos.Vaya a la pestaña Barrasde error X. En la secciónPresentar,seleccionela opción Por defectoy luego seleccionea opción Personalizada establezca lrango G2:GB.Al hacer clic en Aceptar, obtendrá los lados verticalesde las co-lumnas.

Ahora que ya hemos hecho el trabajo duro, es el momento de retocar un pocoel gráfico y añadir algunas etiquetas. Primeramente, en el cuadro de diálogo For-mato de serie de datos vaya a la pestañaTramasy seleccionea opción Ninguno

en el apartado Marcador.Los resultadossemuestran enla figura 5.2ó.

Si deseautilizar etiquetas, deberá descargar as herramientas para gráficos deJohn Walkenbach,disponibles enhttp://j-walk.com,/ss,/excel/fiLes/charttools.htm.Una parte de estecomponente está diseñado específicamentepara etiquetas dedatos.

Le permite especificarun rango de la hoja para las etiquetas de datos que seutilizarán en la seriede un gráfico (por desgracia,pareceque este componenteno funciona en la versión de Macintosh de Excel).




j A , n i * ; r r1 : { - , * l r ¡ l n r ; t sd* ¡ ¡ t ch* v.r l i *rhl+ l¡ i Y l: luÉ, l ln i*r Arnba

?iC'-'mp oste l€l ln

Eler t r ic ida¡U, tS 1l l , i l=84+ül =l ]4:Agua l l l ,12 5t l l=85+ü4=t 5

,Gas lL-1,2 15 [ l=83+02=f,3

6 [:omida ln,f 22 5 I=EE+DS CE7 iViajes ltl,L-¡¡ 52,5 l=87+0F; CfL-l tros lü, lE 1t l - l l=88+DI =ü B

=E ? =ü3-E2=8 3 =t4-E3=E 4 =t5-E4=E 5 =tE-E5

=E E =t7-EE=E I =tB-EI

,? 15tl, 1 5 1 l f 5.1 2 _stl

ü ,18 l IL - l

={{03-D2}r?}+02 =Et3={{t}4-n3}ü}+03 =84={{05-0a}ÉJ+S4 =85

=t{DE-D5)Éi+n5 =EF={{07-DE}#}+06 =87

i 5 ü

i l:l J

1f , I - r{#

;g?

.J 1ül: l

50

t:l

Figura 5.25. Gráfico de dispersión modificado.

A : E r C , D i E : --l--C--I-l1 t-.c¡lulnnfis l€ +inühn v¡l i .rhle l. H Infer Arribe

l/uC,rmp. sste3 Girs

¡ , E l e c t r i c i d a d

y' :Via1e:,

tl1t

j4b

b;Ig

1 5 f l{+

;El¡

'r 1ür j

ll =tJ=83+D? =f-:3=E4+Di =C 4=85+ü4 =r_15=EE+ü5=LlE

=87+DE=[]7=8,-!+[1/=tE

=E ? =ü3-E2=E 3 =Ll4-E3=E4 =t5-E4=E E =ü6-E5=E E =C7-EE

=E F =CB-EI

Lt,: 15tlL - l , ' 1 5 112 ,5n , 1 : 9 üfi,: 275

t:t,07 51,5

={{03-02}r?}+F?={{04-03},t}+03={iB5-tr4Jfl}+S4={{üE-05)ü}+tt5

={{D7-06}I?]+DE

=83És4=F5=Sfi

=fi7=E$

Figura Gráfico'igura 5.26. Gráfico de dispersión manipulado para producir un gráfico con columnasde ancho variable.

Antes de utilizar estasherramientas,deberáañadir una nueva seriede datospara proporcionar las etiquetasal ejeX del gráfico. Paraello, seleccione l gráfi-




co, haga clic con el botón derechosobre él y seleccionea opción Datosde origeny luego vaya a la pestaña Serie.Haga clic en Agregar para añadir una nuevaserie.En el cuadro de texto ValoresX, seleccione l rango 13:IBy en el cuadro detexto ValoresY, seleccione l rango J3:J8. De formato a la nueva seriede forma

que no tenga marcador: para ello abra el cuadro de diálogo Formatode serie dedatos, vaya a la pestañaTramasy luego, en el apartado Marcador,seleccioneaopción Ninguno.Ahora llega el momento deutilizar el componente.Asegúrese eque tiene seleccionadaa serie2 y vaya a Gráfico>JWalkChartTools.Cuando seabra el cuadro de diálogo, haga que el rango de a etiquetade datos seaK3:KB.

Para añadir una nueva serie de datos para proporcionar las etiquetas de lacolumna, seleccione l gráfico, haga clic con el botón derechosobreé1, eleccioneDatos de origen y luego vaya a Serie. Haga clic en Agregar para añadir unanueva serie.En ValoresX, seleccione l rango 13:I8y en ValoresY seleccione lrango C3:C8.De nuevo, de formato a la nueva seriede forma queno tenga mar-cador, de la misma forma que indicamos anteriormente.

Nuevamenteusaremosel complemento,pero estavez seleccionaremosa serie3 y vincularemos as etiquetasde datos a A3:A8. El resultado deberíaser como elque se muestra en la figura 5.27.

2 .3 t:*t4 'E ler - : t r ic idad

5 , ¡ g u a

ñ : ü n r n i d a

V :\r ' iajes

.% i ¡mn Cos te

l , J l l {11qr i i áiá q ft iqE i ai*' T''' É ¡is Et 4rs áti

q

1 [1 1i )'t ¿, iI J

1 4l 51 E1 7

1 81 9'tn¿Ll

: ¡72?3?4:5

r { {

[ 15t]:ü,[ [% 15t]-15,ü[]i. 11?,547,ütlry; gJtl

F¡,0t1% ?25

É4,tltl1b 5!,51[t].00]i, l lt l

2tt,0tl9';

15,[t] i lb

12,t l t : t%3tl n[to/.

/,[[l-f i '

15tl t:l15tl -:17,5

112,5 -2r-,5gD 13 5

125 -171,5

52,5 E/,5

?lll/o 15ü,[ü €151,; 11:,5! l€1:ld 9ü,[üE3tl?t ?25,t:ltl

/...|D 5l,5tl €16% 1Iü.t l t t

1ü,üüe/o ü 3ilo,42/,51-]?i ü 15%41 nnlü n 1? %62,üü% ü 3ú%

8CI,50% tt 7V,t

'{a-'

{)(ñ

t5 u

]IJIJ

15t l

1üt--i

5l-l

IJ

t:-.rlmirl;r

f-ias

Ele¡-lriciilirdütr¡=

Agr-ra

"/iajeE

Figura 5.27 . Gráfico con columnas de ancho variable completado.

Lo mejor de este ipo de gráficosa lo largo de los ejesX e Y cuandoCompartido y Coste cambien.

es que las barras se expandirán o contraeránlos valores introducidos en las columnas %




f"qI H

@

Crearun gráficode tipo velocímetroEsposiblecrear un velocímetro realmente mpresionantey funcional, consu aguja movible, todo el lo graciasa la combinación de gráficoscircularesygráficos de anillo. El truco está

en controlar el velocímetro a través de unabarra de desplazamiento.

El asistente para gráficos de Excelofrece diferentes tipos de gráficos, aunqueno uno como el que queremoshacer.Un gráfico de tipo velocímetro proporcionauna forma ingeniosade representar os datos.Con este ruco, podemoscrear unvelocímetro y una barra de desplazamiento a partir del cuadro de herramientas,que serürá para modificar el gráfico y cambiar los valores de a hoja simultánea-mente.

Lo primero que debemoshacer es introducir algunos datos, al igual que semuestra en la figura 5.28, y luego crear un gráfico de tipo anillo. Éstos uncio-

nan de forma similar a los gráficoscirculares,aunque permiten contenermúlti-plesseries, osaque los gráficoscircularesno pueden.

EMarcas

1üt:l=f 1ELtr',lütJj*AJ={1ilü/1L-lrlj-(tr-ru)=IiEll-SU r¡lAfE2 E4j

il

rtiiluetii lrlariá*l Btll=i4trtI U

1 B1t l4 ñt ü

1 E1E l1 f i1f i1 üg

DEtiquetas

:$F$3 l '50ú¡' ;o¡rrp.tl1l -ttl'f Tl.JU

4l--l5tlrjt-J7üEI-JgI

1L-lt-l

Eajo[',lnrm;rlAlt,:

I EAgilja

ltlu= 1 ltli l-JllJ*Fl)-:=:--lEll- -JMA{E2 E4J

i A lr B a n d a s/':J

I15 l

Figura 5.28. Datos configurados para se r usados po r el velocímetro.

Asegúrese e mostrar las fórmulas en la hoja. Paraello vaya a Herramientas>Opciones>Ver active la casilla de verificación Fórmulas,aunque esto será unproceso argo.

Ahora seleccione l rango B2:B5 y seleccione l asistentepara gráficos.En elpaso 1, en la pestañaTiposestándar,seleccione lprimer tipo de gráfico de anillo.Hagaclic en siguiente y en el paso2 asegúrese eque os datos sedibujarán porfilas. Haga clic de nuevo en Siguiente y realice cualquier cambio que considerenecesarioen el paso3 (aunqueno lo sonpara este ruco). vaya al paso4 hacien-



5. Trucossobregráf icos 1 8 3

do clic en Siguiente y asegúrese eque el gráfico segenerarácomo un objeto (esla opción predeterminada). Al general gráfico como un objeto resultará más sen-cillo trabajar con él y asípoder configurar el velocímetro (véase igura 5.29).

Uelocimetro

Figura 5.29. Gráfico eanillobásico.

Seleccioneel gráfico de anillo y seleccione a porción más grande haciendodobleclic entamente,para luego seleccionara opción Formatode puntode datose ir a la pestañaOpciones.Establezca l ángulo para estaporción en 9O grados.Vaya a la pestañaTramasy configure el áreay el borde de estaporción a Ningu-no. Haga clic enAceptar y haga dobleclic lentamentepara seleccionar adaunode as porciones estantes.Haga dobleclic entoncespara volver al cuadro de diá-logo anterior y establecer l color como seanecesario.Al final, el gráfico de tipoanillo deberíaparecerse l que semuestra en la figura 5.3O.

Velncínretro

Á .¡F'\

ffi'----''ti

Figura 5.3O. Gráfico de tipo anillo con ángl]o de 90", sin color ni borde en la primeraDOrClOn,

Ahora necesitamos añadir otra serie (Serie 2) de valores para formar los seg-mentos para las etiquetas del semicírculo. Para ello, seleccione el gráfico, hagaclic en el botón derecho sobre é1, seleccione la opción Datos de origen y luego




vaya a la pestañaserie. Haga clic en el botón Agregar con el que creará unanueva serie,y luego, en Valores,seleccione l rango C2:C],3.Haga clic de nuevoen el botón Agregar para añadir una terceraserie Serie3) con la que crearemosla aguja del velocímetro.En Valores,seleccione l rango E2:E5.

Al final, el resul-tado deberíaser como el de a figura 5.31

Velocímetro

Figura 5.31. Gráfico de tipo anillo con múltiples series.

Llegados a estepunto, el velocímetro está empezando a tomar forma. si deseaañadir etiquetas a este gráfico, necesitará descargar una herramienta para poderañadirlas libremente. Vaya a http://j-walk.corn/ss/excel/files/ch¿rrttools.htm,donde podrá descargar Chart Tools de Jonh Walkenbach.

Parte de este complemento, que por desgracia sólo funciona con Windows,está diseñado específicamente para crear etiquetas de datos. Nos permite especi-ficar un rango de una hoja para las etiquetas de datos que se utilizarán en laserie de un gráfico el complemento también contiene otras características quepasamos a detallar a continuación:

. Tamaño del gráfico: Permite especificar un tamaño exacto para un grá-fico, y también permite hacer que todos los gráficos tengan el mismo ta-maño.

. Exportar: Le permite guardar los gráficos como archivos .gif, jpg, .tif, o

.png.. Imagen: Conüerte un gráfico en una imagen (a color por escala de grises).

' Tamaño del texto: Congela el tamaño de todos los elementos de texto enun gráfico, de forma que si éste cambia de tamaño, los elementos de textono lo harán.

. Informe del gráfico: Genera un informe de resumen para todos los grá-ficos o bien un informe detallado para uno en particular.

5. Trucossobre gráf icos l B s

Utilice estecomplemento para dar formato a la serie2 para que semuestrenlas etiquetasde datosutilizando el rango D2:D13. Manteniendo seleccionadaa

serie2, haga doble clic sobreella para abrir el cuadro de diálogo de formato. Vaya

a la pestañaTramasy seleccioneNinguno anto para el borde como para el área'con ello el gráfico deberíaparecerse l que semuestra en la figura 5.32.

s[.t f-+FF,.---""'/

'""'

t\ --s<I-t-------

--------

Figura 5.32. Gráfico de tipo velocímetro mejorado, unto con las etiquetas.

Seleccione a serie 3, haga clic con el botón derecho sobre ella y seleccioneTipo

de gráfico. Cambie esta serie para que sea del tipo gráfico circular predetermina-

do. Sí, parece extraño (véase figura 5.33), pero podemos asegurar que si el gráfi-

co circular se superpone con el gráfico de anillo, es que lo ha hecho todo

correctamente.

Uelocímetr*

Figura 5.33.Gráficode ipovelocímetrouperpuestoonel gráficocircular.

A continuación esnecesarioreducir el tamaño de gráfico circular que acaba-

mos de colocar sobreeI gráfico de anillo. Para ello, sepáreloen diferentesporcio-

nes y luego vuelva a ensamblar las más pequeñas.Seleccione na porción de

gráfico ciicular (haciendo dos clics lentamente en la porción que deseamodifi-




car) y arrastrándola hacia afuera. Esto hará quehaga más pequeño, tal y como se muestra en la

el gráfico circular se separe y sef igura 5 34.

Figura 5.34. Gráficocircular separado cambiadode amaño.

Ahora seleccione odo el círculo, haga doble clic sobre él y en el cuadro dediálogo Formatode seriede datos vaya a la pestañaopciones.Cambieel ángulode a primera porción a 9Ogrados.Seleccionena a una el resto de as porciónesy, haciendo clic con el botón derechodel ratón, vuelva a estecuadro de diálogo yluegovaya a la pestañaTramas.Ahí seleccione inguno anto para el bordecómopara el áreade todas as porcionesexceptopara la tercera,qué deberáestar relle-nada con un color negro. Estoproducirá un gráfico .omo e[ que semuestra en a

figura 5.35.

lfnlncimetro

Uelpcímetro

Figura 5.35. Gráfico de tipo velocímetro en el que solamente la tercera serie del gráficocircular muestra un color.

Si desea ñadir una leyenda,seleccione l gráfico, haga clic con el botón dere-9hodel ratón y seleccionea opción opcionesdelgráfico.Luegovaya a la pestañaRótulosde datosy seleccionea opción Clavede leyenda.Estóproducirá un velo-



5. Trucos sobre gráficos 187

címetro como el de la figura 5.36. Ahora, mueva, cambie el tamaño y modifiqueel gráfico si así o desea.

V*lncímetro

1ü

rl

E Eaio

tr J'J+rn¡l

E ,{rtr,5L'1tEür'P'

Figura 5.3ó. Gráfico de tipo velocímetrocon una leyenda'

Ahora que el gráfico de tipo velocímetro está construido, necesitamos crear

una barra de desplazamiento a partir del cuadro de herramientas y hacer que

este control y el gráfico puedan comunicarse entre ellos.para ello, deberá mostrar el cuadro de herramientas Formularios: haga clic

con el botón derecho ratón en un área vacía de la barra de herramientas (a Ia

derecha cle donde se encuentran las barras de herramientas estándar y de forma-

to) y seleccioneen el menú la opción Formularios. Ahora seleccioneel icono Barra

de desplazamiento y dibuje dicha barra en cualquier lugar de la hoja.Seleccione a barra de desplazamiento que acaba de dibujar, haga clic con el

botón derecho sobre ella y seleccione la opción Formato de control. Elija como

celda vinculada la celda F3, establezca un valor máximo de 1OOy un valor míni-

mo de O. Cuando cierre este cuadro de diálogo y mueva la barra de desplaza-

miento sobre el gráfico, verá algo parecido a lo que semuestra en la figura 5.37.

Uelocimetrn

*-u.----]- ?r-1

;,M-=ff*e Eai+

tr f'l,r¡r'¡l

50 t C+mp.g ,¿,lta

4 : I * ,

Figura 5. 3 7. Gráfico de tipo velocímetro ya terminado.



HHlffI'$fi:::::

1 B B Excel. os mejores rucos

AI hacer clic en las flechaso al arrastrar el selectorde la barra de desplaza-miento, hará que el velocímetrose modifique. perorecuerde,esto ambién cam-biará los datosde a hoja de cálculo que estánvinculadoscon el gráfico.

de

conocercómo vincularalgunosde los extosde losgráficos/ omo porefemplo ítulosy etiquetas, irectamente una celda.Estoquieredtcir quesi los datossubyacentes l gráficocambian, os datosdel grifico y suselementos e tipo texto siempreestaránen armonÍa.

Los elementos de tipo texto de un gráfico que puede vincular a una celda sonel título principal del gráfico, los títulos primario y secundario de los ejes X e tasí como las etiquetas de datos de las series.

Para ver cómo se hace esto, üncularemos el título del gráfico con una celda.Para ello, comenzaremos introduciendo algunos otros .otno lor que se muestranen_la igura 5.38 y, mediante el asistente para gráficor, c."r"e-os un gráfico decolumnas agrupadas básico. Ahora haga clic en la celda A77 y escriba "Edad delos empleados".

. A . E1 Fech¡r f ilu,i2 .,, 1,,r'1fJ!L-lü:J ltl3 : '.¡rl i!ü[l] .-54 ' _1i1J,,,'JuL-ll lt:l5 . 4,'rl ¡''fl-ll-l.J l-=iE . 5,'11,üL-lu:i i4¡ . E/l:,¡¿l-ll:l l 11I j lr'l l¡?r--lü:l :t--l. . . ng

i 8,,11,ü0t_it 1t:Jlil : ili1lrJlil:l:j l5ii ;lüJ1L,tL-rlJ3 It'--;1I , 1 i 1l¡lr_-lr-r] 2413 : 1li1!,?l:ll-J*1 :-114 1l i t lüuü i ;115 r 14i1t¡?t-lt-ll 2:

l E .17 ,Eda 'Jde l ¡ r , r : rnplei r r l r - r : ir ú .1 3 :':'ri-.

l{ { } }l \ .Hoia I

Edad

lt:l

t 5

i ü

1 5

1 :l

i

U

F Ed'"il

"'üon*,$o*

,d .rif ,,r,üt$t

Figura 5.38. Gráfico de columnas agrupadas con su título creado a través de l asistente.

El siguientepaso serácrear un vínculo entre el título del gráfico y la celda.Paraello, seleccione l título delgráfico (Edaden estecaso), uegovayaa la barrade fórmulas, escribaur =, haga clic en la cerda A17 y pulse Intro (tenga en

texto de un gráfico

petidamente,puede ser út¡ l



5. Trucossobre gráficos 1 8 9

cuenta que si hace referencia a una celda que se encuentra otra hoja, tendrá queescribir primero el nombre de la hoja seguidodel signo de admiración y del nom-bre de dicha celda).

Estemismo proceso unciona para las etiquetasde datos, aunque necesitaráseleccionar una etiqueta de datos individual antes de üncularla con una cel-da. Los resultados obtenidos deberíanparecersea los que le mostramos en laf igura 5.39.

A i . E .F e ch a E d a d

1i1?,üt_lt:ti ILI:/11¡:tlt_t3 153rr1l¡?lll-lll

'iE

4il:,!l:ll:t¡ :::l5/12¡?l-Lt-]l

-¿4

Ei1l,ül-ll:l:l ?1I/1?ül_tr_-13 ltlilJl ütlül 19gi 1t,'!ü[¡ t5

l tli 1 /ltltlS lE11i1lül_rur :41:/1l¡luul

-l:l

1-:tii/;utj:l :114/1!¡?llt-t:-t I7

Edad e asemp lEadr rE

K ;.

I l!

7: - ,* l i. . :4 i

5 :

E jl ,; lüI1ü1 1a ii 31 41 51 6¡ T

l r '

1 B1 g

"nt {

$++r,rw+rr*++m+...*r¡m¡Eercrr.:u.*+r:++.:+:+a:r*+*.+:.f

{eOaO e los empleadosf$*,.,,,r*,.".,,..-.Í .rr*+r4+r+i+srt :+t:¡¡r,:ff rrr.rsslrvJsrrff é

:1 -r

t 5

ll J1 5

1 ü

5

ü

f E,i-dl

¡of' --.,ús,rrüd',,f$.,.,,üf*, S

Figura 5.39. Gráfico de columnas agrupadas con el título vinculado a la celda A1 7.

Estesencillo ruco le permitirá conseguirque os elementosde exto del gráfi-co y los datos del gráfico esténen armonía. ,{demás, e ahorrará gran cantidad detiempo a la hora de crear gráficos.

Trucar os datosde un gráfrcode formaque no sed¡bujen asceldas n blancoExcel rata las celdasen blanco como si tuvieran un valor de 0, lo que

puede provocar que se generengráficosun tanto feos. Estoprovoca que larepresentaciónde valores de un gráfico caiga de repente,con lo que queda

un gráfico que no dibuja con precisión a imagen que está ntentandomostrar.Con el siguiente ruco, nos aseguraremos e que las celdasenblanco no seandibujadas.

B

Es posible impedir que se dibujen lassencillas: bien ocultando las filas con lasceldas devuelvan el valor #N/A.

celdas en blanco de dos formas muycolumnas o bien haciendo que dichas

Ocultar ilasy columnas

Configure algunos datos de forma que quedencomo en la figura 5.40. cree

un gráfico de líneasy vea cómo queda si tiene valores O dibujados. Seleccioneelrango A1:81,2, abra el asistente para gráficos y configure el gráfico de líneascomo un objetopara la hoja de cálculo actual.

"1_ Ener,: ,7. iFebrern3 ihdarzn

t . t

' J i l 1 ' l ñ l ¿ u

4 iAbri l. . - - - !

5 ih,{a¡ñ Junir-ri ' ¡ u l , o

,f i ;AgnstoI ¡Se¡r t ienrbr '10 L-lr: : tuhre11 if'l '-r'¡iemhre12 Dir-r ienrbre

ltlül5t:lt15ti 5

tlüt:l

tl

L- l

LItl

IJ

t=8"1-l4tltl

35i:l

StJn

25ü

?tltl

15L l

1 ü ü

5t l

t_-1

<ro"l"*o+t"aod+qtf 'o *l-$-;{S,,S.*.

I J-1

1 4 .1 5 '..Á

h

4- ft f

1 n ,1 9 .?ll :J l ,,...-.'.'.''':2 ? ii r . - i . . . . .

t { { } lt : \Ocultar f ilas ,{ Devnlver #lrJA

Figura 5.4O. Datosy un gráfico de líneas qu e está dibujando los valores 0.

:lütl

35u:115;75

Ocultar filas Devol'¡er #NÉ,

F5"_¡ il40 ü.f gñ

3ü ü

t5 u

?tlu

1 5 u

1[L-l

it_l

I

Enero Febrer¡ M,srzr-r Ahril

Figura 5.41. Datos con las filas 5 a 12 ocultas, con el gráfico dibujando solamente losvalores de enero a abril.

El gráfico de a figura 5.40 estádibujando los resultadosdeventaspor meses.Esto significa que si el mes actual es abril, el gráfico estará dibujando ocho meses




de celdasvacías, dado que todavía no disponemos de los datos desde mayo adiciembre.

Para evitar este nconveniente, bastaría con ocultar las filas 5 a'1.2 (mayo a

diciembre). Al hacer esto,Excel no dibuja los datos que haya en filas ocultas, conlo que obtendremosun resultado como el de la figura 5.41. Para ocultar estasfilas, selecciónelas luego vaya a Formato>Fila>Ocultar.



Cnpírurc6

Trucos sobre iórmulasy funciones

Trucos60 a 80

Las fórmulas y funciones proporcionan la lógica que da potencia a las hojasde cálculo. saber manipular la lógica de programación siempre resulta un reto,pero mantener un seguimiento de la lógica de programación a lo largo de múlti-ples celdas,hojas y libros puede ser particularmente difícil, especialmentecuan-do estas hojas de cálculo crecen y son reutil izadas. Y lo que es más, lascaracterísticas ncorporadas en Excelen relación a las fórmulas y funciones pue-de que no siempre

sean as que desea.Por suerte, existen numerosas ormas demantener en buen estadoesas órmulas v funciones.

Añadirun textodescriptivo las órmulasLos rangoscon nombre de Excely los comentariosde celdaspueden ayudara clari f icar as órmulas, pero a vecesdesearápoder añadir másdocumentación dentro de los propios fórmulas. Con los trucos de esteapartado,podrá añadir un texto descript ivoa las órmulas de forma rápiday senci l la.

Incluso cuando haya escrito varias fórmulas y funciones por usted mismo,cuando tenga que volver a ellas más adelante, normalmente tendrá que seguirlas referenciasa celdaspara averiguar qué era lo que hacía la función. Sería unagran idea así sepudieseañadir al final de la fórmula algún texto (que no interfi-riese con el resultado) que proporcionasemás información sobreel mecanismode la fórmula, para así poder consultarlo más adelante

El problema,por supuesto,esque en el momento en el que añada exto comoparte de la fórmula, el resultado de la misma no será numérico y no podrá ser

nI Jl - l

@




utilizado en cálculos posteriores. Excel,sin embargo, proporciona una función amenudo olvidada que puedeutilizar para añadir texto descriptivo a las fórmulaso a las funciones.

Digamos que tiene la siguientefórmula en la celdaA1 1:=SUMA gAgl : gAgl -0) * gBg1

Suponiendo que $A$ 1 $A$ 1O contienen varios resultados numéricos que re-presentan os totalespara un mes en particular, y que $B$1 contieneel porcen-taje que representa un impuesto, podemos añadir algún texto descriptivo a lafórmula utilizando la función N de Excel:

= S U M A ( $ A $ 1 : $ A $ 1 0 ; N ( " V a l o r e s p a r a a b r i f " ) ) * $ B $ l - + N ( " I m p u e s t o p a r a a b r i f " )

Ahora, puededeterminar para qué se está utilizando la fórmula simplementeseleccionando sta celday mirando la barra de fórmulas. La función N siempredevuelven un valor de O sea cual sea el texto, por lo que no interfiere con elresultado total de a fórmula.

Mover órmulaselativas¡ncambiaras eferenciasEn Excel,una referenciade una fórmula puede ser relat iva o absoluta.Sin

embargo,algunasvecesdeseará eproducir las mismas órmulas en algúnotro lugar de la hoja o el l ibro, o incluso en otra hoja di ferente.

Cuandouna fórmula necesitahacerseabsoluta, escribael signo del dólar ($)delante de la letra de la columna y/o del número de Ia fila que hace r¡,'ferenciauna celda,como por ejemplo en $A$1. Una vez hecho esto, no importa dóndecopie la fórmula que la referencia semantendrá a la misma celda.

Aveces,de todas formas, desearáconfigurar numerosasfórmulas que no con-tengan referenciasabsolutas,pero sí relativas. Normalmente haría esto deformaque cuando copie a celda con la fórmula original en otro rango, las referenciasacolumnas y filas cambien en función de la nueva ubicación.

Por último, otras vecesdeseará onfigurar las fórmulas utilizando una mez-cla dereferencias elativas y absolutasy deseará eproducirla en otro rango de la

misma hoja, en otra hoja del mismo libro, o incluso en una hoja de otro libro.Puedehacer todas estascosassin tener que cambiar ninguna referencia a rangosque haya dentro de las fórmulas.

Seleccione l rango de celdasque desea opiar.Vaya a EditapReemplazary enel cuadro de texto Buscar escriba= (un signo de igual). En el cuadro de textoReemplazar on escriba@ (el signo de la arroba), o cualquier otro símbolo quesepaque no estésiendo utilizado por ninguna de las fórmulas. A continuaciónhaga clic en el botón Reemplazar todos.

B



H

6. Trucossobre órmulas funciones 1 9 s

Todas as fórmulas apareceránen la hoja con el signo @ en lugar del signo =.Ahora simplementepuede copiar este rango, pegarlo en el destino que deseeseleccionardicho rango de destino e ir a Edición>Reemplazar, onde estavez

reemplazaremosel signo @ por el signo :. con ello conseguiremosque las fór-mulas hagan referencia a las mismas celdasque lo hacían las originales.

Comparardos rangosde ExcelBuscar asdiferenc¡asentre dos grandes ablascon datos puede ser unatarea muy costosa.Afortunadamente, al menos ha y dos métodos co n lo sque podemos automatizar lo que de otra manera seríaun procesomanualmuy tedioso.

Estosdos métodos ya los hemos utilizado anteriormente cuando recibimosuna copia actualizada de una hoja de cálculo y necesitábamos dentificar quéceldasen la copia actualizada eran diferentesde las celdas que había en la copiaoriginal. Ambos métodosnos ahorrarán el tedioso rabajo de haceruna compro-bación manual y, lo que es más importante, evitarán la posibilidad de cometererrores.Para os siguientesejemplos,hemoscopiado os datosmás nuevos en lamisma hoja en la que estaban os antiguos. En la figura 6.1,se muestra cómo sepresentan os datosen dos rangos.Tengaen cuenta que para facilitar la lectura,hemos puesto en negritas las celdasde la tabla 2 que no son iguales que lascorrespondientes e a tabla 1.

i . . " 4 . . .: H n m b r e

, , l ua

.Ant r - rn i ¡

rh l a r ta

: [ . r i s fn a

r u{r íati-a l'rs

, -s.__;i;-"4; "e7Eg

1 ü l1 1. , . . :1 2 i.-.-..:1 3 l

1,i-1 5 i

1 E .

E d a d Area! 2 1 a:l l 1r t55 !c'4r l d?t l 3d45 4a

l{ulnhre Ed¡d AreaJu a n ] l 7c,Anton io l l 1alvlarta 55 2d[rist ina 43 :l dDavid 29 :J dl:arlrrs 45 4a

t { l

Figura 6.1. f)os rangos a ser comparados.

Método 1. UtilizarVerdadero Falso

El primer método implica introducir una simple fórmula en otro rango con elmismo tamaño y composición.La parte mejor de estemétodo esquepuedeaña-




dir la fórmula en un solo paso sin tener que copiar y pegar. Para comparar losrangos que semuestran en a figura 6.1, seleccione l rango E1':G7, omenzandopor la celdaE1. Esto aseguraráque dicha celdasea a activa en la selección.

Una vez seleccionadoel rango, haga clic en la barra de fórmulas y escribaIosiguiente:

=A1=A9

Introduzca esta fórmula pulsando Control-Intro al mismo tiempo.

De esta forma, estará introduciendo la fórmula con referencia relativa

en cada una de las celdas de la selección. Éste es un método estándarpara introducir una fórmula en una matriz de celdas y hacer que esa

referencia cambie de forma apropiada según cada celda.

El rango E1:G7debería ellenarsecon el valor Verdadero son guales)o Falso(no son iguales).

Si los dos conjuntos de datos residen en diferenteshojas de cálculo, puedeutilizar una tercera hoja para almacenar los valores Verdadero,/Falso,simple-mente introduciendo la fórmula en la matriz correspondiente. Por ejemplo, su-poniendo que la segunda abla estáen la Hoja2 y comienza en la celda A9, y latabla original está en la Hojal y comienza en la celdaA1, deberá ntroducir en latercera hoja la siguiente fórmula utilizando el método de la matriz:

=Ho j a1 ! A1=Ho j a2 l A9

Puede que encuentre útil a ajustar el zoom cuando trabaje con gran cantidad

de datos.

Para eliminar una fórmula introducida en una matriz, debe seleccionar

y el iminar todo el rango. No podrá, por consiguiente, el iminar

solamente un a parte de é1.

Método2.lJtilizar el formato condicionalEl segundométodo esnormalmente el preferido, ya que esmás sencillo hacer

los cambiosnecesarios na vez que serealiza a comparación.Sin embargo,conestemétodo, ambos conjuntos de datos debenestar en la misma hoja, lo quesignifica utilizar la función de copiar y pegar simple.

De nuevo, supondremos que estamoscomparando los dos rangos que dijimosantes. Seleccione l rango A"l:C7 comenzandopor la celdaA1, de forma que nosaseguremosque sea a celdaactiva.

%1¡'LJ\



6. Trucossobre fórmulas funciones .'197

una vez hechoesto,vaya a Formato>Formato ondicional.Elija a opción Fór-mula en el cuadro de lista desplegabley al cuadro de texto situado su derechaescriba a siguiente órmula:

=NO A1=A9)

Haga clic en el botón Formato... (véase igura 6.2) y elija el formato con elque desea emarcar aquellasceldasque seandiferentes.

AaEbCcYyZr F,tgil?:J

+srsir l fliqrs,:, l- trF ! l tll:*r I

Figura 6.2. Cuadrodediálogode formato condicional.

Haga clic en Aceptar y todas las celdas que sean diferentes tendránque definió en el paso anterior.

Si real iza cambios en los datos, el formato de las celdasautomáticamente dependiendo de si la comparación con las celdasdebla es verdadera o falsa.

el formato

cambiarála otra ta-

ERellenarodas asceldas n blanco n una istaA menudo, mucha gente deja celdasen blanco si el dato que debenconteneres el mismo que el de la celda nmediatamente uper ior .Visualmenteesto hace gue las istasseanmás senci l lasde leer, pero desdeel punto de vista estructuralno es una buena idea.Con los trucos de esteapartado, podrá rel lenar as celdasen blanco de una l ista de forma rápida ysenci l la.

Muchas de las funciones de Excelestándiseñadaspara ser utilizadas en listas.Para que la mayoría de estas

funciones hagan su trabajo correctamente, las lis-tas no debencontener ninguna celda en blanco y los encabezadosde las colum-nas debenestar configurados con un formato diferente al de los datos.

cuando rellenar datos en Excel,resulta una buena práctica asegurarsede quetodas las celdas que están dentro de una lista tienen algún valor dentro de ellas.Sin embargo,muchas listas estánconfiguradas de forma similar a como semues-tra en la figura 6.3.

Mientras que os preciosse epiten en la columna Coste, os tipos de frutas enla columna Frutas no. como ya señalamosal principio del capítu1o1, esto puede




crear muchos problemas cuando se utilicen característicasy tablas dinámicas. En la mayoría de los casos,Excel esperanados estén configurados en una lista o tabla continua, en

en blanco.

tales como subtotalesque los datos relacio-la que no haya celdas

i Airii'iáC.i l",lanzan'-ri- - lF tÉt*no

- l

i l 'Jaranla

Cnste1 , 2 51 , : 5 €? ,552,55f ,55€1 , 5 51 , 5 5 t1 , 5 54,55

{ } } t i

Figura 6.3. Lista de una hoja configurada con celdas en blanco.

Existen dos métodos para rellenar las celdas en blanco de una lista: con una

fórmula y con una macro.

Método1. Rellenarasceldas n blancomedianteuna órmula

Digamos que tiene una lista con entradas en la columna A, similar a Ia delejemplo anterior, y con una lista que contiene numerosas celdas en blanco. Acontinuación mostramos un método fácil y rápido para rellenar esasceldas enblanco con los valoresde as celdas nmediatamentesuperiores.

Seleccioneodos los datos de la columna A, vaya a Edición>lra (Control-I) yluego haga clic en Especial... Seleccione l botón de opción Celdasen blancoyhaga clic enAceptar. Llegadosestepunto, hemos seleccionado olamente as cel-dasvacíasque seencuentrandentro de a lista. Pulse a tecla = (signode gual) yluego la tecla cursor arriba. Ahora, mientras mantienepulsada a teclaControl,pulse a tecla Intro. Puede onvertir rápidamente as fórmulas a valoressimple-mente seleccionandoa columna A por completo. Vaya a EdiCión>CopiarCon-

trol-C), luegovaya a Edición>Pegar special,active a casilladeverificación Valoresy haga clic en el botón Aceptar.



6. Trucossobre órmulas funciones 1 9 9

Método2. Rellenarasceldasen blancoa travésde una macro

Si va a tener que rellenar celdasen blanco con frecuencia, deberíaconsiderarresolver este problema utilizando una macro. La siguiente macro realiza todoeste rabajo.

Paracrearla vaya a Herramientas>Macro>Editore VisualBasic(AltzOpción-Fl1), luegoseleccionea opciónde menú lnsertapMóduloe ntroduzcael sig-uientecódigo:

S u b R e l l e n a r B I a n c o s ( )D i m rRange l A s Range , r Ra n g e 2 As RangeD i m l R e p l y A s I n t e g e r

I f Se l ec t i on . Ce l l _s . Coun t = l - T henMsgBox " Debe se l ecc i ona r 1a l i s t a e i nc l u i r 1as ce l das en b l anco "vbfnformat ion, i lAvisor l

Exi t SubEf se I f Se l -ec t i on . Co l umns . Coun t >1 T hen

MsgBox " Debe se l ecc i ona r só l _o una co f umna" ,vb l n f o rma t i on , i l Av i so "

Exi t Sub-E;nd 1 ¡

S e t r R a n g e l = S e l e c t a o n

On Error Resume Nextse t rRange2 = rRange l . spec i a l Ce r r s ( x l ce l l T ypeB l anks )On Error GoTo 0

I f r Ra n g e 2 f s No th ing ThenM s g B o x r r N o s e e n c o n t r a r o n c e l d a s e n b l - a n c o "

vb l n f o r ma t i o n , " f n f o r ma c j_ón i l

E x i t S u b

E n d I f

r R a n g e 2 . F o r m u l a R l C l = " = R [ - 1 1 g "

l R e P I y = M s g B o x (" ¿ C o n v e r t . i rI ' A t e nc i ó n " )

I f lRep ly = vb Y e s Then r Ra n g e l =End Sub

a v a l o r e s ? " , v b Y e s N o + v b e u e s t i o n ,

rRange 1 . Value

Despuésde introducir estecódigo, cierre la ventana para volver a la ventanaprincipal de Excely guardar el trabajo. Áhora vaya a Herramientas>Macro>Macros(Altzopción-F8), seleccionea macro RellenarBlancos haga clic en el botónEjecutar, aunque también puedeutilizar el botón opciones yásignar esta macroa una teclade acceso ápido.




nt

l" lItrfl

¿ÉJ\ti7

Hacerque las órmulasse ncrementen or f¡lascuando ascopie a lo largode lascolumnas

La función de Excelque incrementaautomáticamente as referenciasaceldas unciona bastantebien en la mayoría de los casos,pero a veces

desearácambiar la forma en la que lo hace.

Por ejemplo puede que desee hacer referencia a una única celda, como puede

ser A1, y luego copiar esta referencia a lo largo de las columnas que hay a la

derecha. Normalmente, Excel cambiará la referencia de la siguiente forma: =81,

=Cl, =Dl , etc., lo cual no es el resultado que deseamos. En este caso queremos

que las fórmulas se ncrementen por filas en vez de por columnas, es decir, =Al,

=A2, :A3, etc. Por desgracia no hay una opción en Excel que le permita hacer

esto. Pero, podemos conseguir realizar todo esto mediante la función INDIRECTO

y la función DIRECCION situada dentro del anterior.

Quizá la mejor forma de explicar cómo crear la función requerida es utilizar

un ejemplo en el que los resultados sean predecibles. En las celdasA1 :A1O intro-

duzca los números del 1 al 1O en este orden. Seleccione a celda D1 e introduzca

la siguiente fórmula en ella:

=INDIRECTO(DIREccIoN (COLUMNA( -3 ; 1) )

Thn pronto como introduzca esto, el número 1 debería aparecer en la celda d1 .

Esto es debido a que Ia fórmula hace referencia a la celda A1 .

Si copia esta fórmula a lo largo de las columnas situadas a la derecha, la celdaE1 iontendrá el número 2. Es decir, a pesar de que estamos copiando a lo largo de

las columnas, la referencia de la fórmula se está incrementando por filas, tal y

como se muestra en la figura 6.4.

Este método es especialmente útil cuando una hoja de cálculo tiene

encabezados que van de arriba a abajo en una columna, y deseacrear

una referencia dinámica a esos encabezados de fila a lo largo de l resto

de columnas.

Si sigue copiandoestohacia a derecha, a celdaF1 contendráel número 3, laceldaG1 contendrá el número 4, etc.Éste esun proceso muy fácil de seguir sisolamentese hace referenciaa una única celda.Pero,muchas veces,necesitaráhacer referencia a un rango de celdasque estásiendoutilizado como argumentode una función. Utilizaremos la popular función SUMA para demostrar a quénos referimos. Suponga que recibe una larga lista de números y su trabajo essumar la columna de números para obtener un total, algo parecido a esto:

= s u M A ( $ A $ 1 : $ A $ 2 ) , S t r M . ¡ \ ( $ A $ 1 : $ A $ 3 )= S U M A ( $ A $ 1 : $ A $ a )



6. Trucossobre órmulas func iones 201

; J ' # , * i ¡ $ *A r i , r l - 1 ü v : l ' I f t

S= = = . # . $ t t ü * ü E

\ f f " ' o f f , s FD1 y ,e =lt ' lü lEEüTü(tr lEECülüt{{üüLUh¡1f ' lAü-3,1))

E - *, i

rilit,,.;;,i,.,.:t'. ' , *l*iJJ,- F x

,&g oo"ri - {¿r ffi"ffi

B - , i l * - & - f f iffi#

.? :

r{r

17 i

-'. - -"j

J i- ' - ' ' " i

4 ib i

S i" ' ; " " ' j

. . . . . . . . . . . . . . . . j

f i i' . . - 1

9 j

1 ü .1 1i i j

j i ,1 4 ,t s I1 6 i1 L

' ' ' ' ' , ' ' , ' , . i

1 B j

""!^e*,t { {

1

2I45E;T

a"'1

1 -J

I r l

Figura 6.4. El resultado de copiar la celda D1 a la celda E1.

El problema surge porque los resultados necesitan ser dinámicos y expandirse

a lo largo de las 1OOcolumnas solamente para la fila 1, no 1O0 filas hacia abajoen otra columna (como suele ser lo habitual).

Naturalmente, podría escribir manualmente esas funciones en cada celdaindividual, pero eso sería un trabajo muy largo. En vez de eso, puede utilizarel mismo principio el que hemos utilizado antes al referenciar a una únicacelda.

Rellene el rango A1 :A1OO con los números 1 al 1OOen este orden. Para ello,introduzca un 1 en la celda A1, selecciónelay mientras mantiene pulsada la teclaControl, haga clic en el pequeño recuadro de la esquina inferior derecha y arras-tre el cursor del ratón hasta la fila 10O. Ahora seleccione a celda D1 e introduzca

la siguiente fórmula:

=SUMA INDIRECTO DIRECCION(1 ; 1) & i l : " & DIRECCION(COLUMNA -2 ; 1) ) )

Esto le dará un resultado de 3, que se corresponde con la suma de las celdasA1:A2. Copie esta fórmula en la celda E1 y obtendrá un resultado de ó, que secorresponde con la suma de las celdas A1 :A3. De igual manera, al copiar la fór-mula en la celda F1, obtendrá un resultado de 10, que es la suma de las celdasA7:A4 (véase figura 6.5).




##$ i l l l i l i i ' i i . . . t ; ¡ . . ' ' ' . ' . . . ' . . ' . ' ' . ' ' - = l H . | . T . J.$l nrcttun fdiriún Ver lnserlar tormato ![erramientas Dalos \te[tan¡ I i::,r.r':i.,+:ii-:.',,ii:iii,iiil:i] - - I x

, I ' J # é ; r , # , j . , S . * $ g , * , * L - J f - : " , ; i " , f f i & E - $ t * , 1f f i $ r n n t +, W * #

A r i a l - l ü . | ¡ [ S 3 E = # # * ' - $ $ $ € * u H . J ' $ , r = e F ' t r . d : k - Á - f f it' lDlFE rT[{D RE )Lr ]N 1 1 & " &.D|RE lC ü N tü LUMttlAü-2, )j

. ^ j " - A - j F - - i - ^ . , ^ q - -1 1 1 E l l - l

5E-LI

LI

I1 ü1 11T1 3

1 4

l":3 llmnvÚ=¡ul'l

Figura 6.5. Resultado de copiar la celda D1 en la celda F1.

La función volátil COLUMNA hace que la última referencia a celdas seincremente en un 1 cada vez que la copia en una nueva columna. Esto es debidoa que la función COLUMNA siempre devuelve el número de la columna (no laletra) de la celdaque la contiene,a menos que haga referenciaa una celda dife-rente.

Otra alternativa es utilizar la función Pegadoespecial>Trasponer e Excel.Añada a fórmula =suMA $A$1 : gA2 a la celda81 (observeque hemosutilizadouna referencia relativa a fila y absoluta a columna en $A2) y luego copie estafórmula hacia abajo hasta la celda B1OO.Teniendoseleccionadas as celdasB2:B1OO, ópielas,seleccionea celdaD1 (o cualquier celdaque tenga 1OO máscolumnas a la derecha) luego vaya a Edición>Pegado special>Trasponer. i odesea, uedeeliminar las fórmulas que hay en 82:B1OO.

Convertir echasen fechascon formato de ExcelLas echasque se importan desde otros programassuelen causarproblemasen Excel.Mucha gente reescr¡bemanualmenteesas echas,pero existenmétodos más senci l lospara solucionaresteproblema.

Como puedeverseen la figura 6.6, las fórmulas en la columna B conüertenlos datos situados en la columna A en tres resultados en la columna C, todos ellossiguiendo el formato de fecha americano de mm/dd,/aa.

La figura ó.7 muestra el mismo método, exceptoque as celdasde a columnaC tienen el formato de fechaseuropeo(ddlmm/aa).

nt..iI tit

I'hi\f iii ¡ j¡ I



6. Trucossobre órmulas funciones 203

. i , S I Ci ir**ii" airti$ua F¿r¡nulariiiiiálá Resul tadu2 l11l:rl:13 =|IüLJIERDA(,A:;:]8,-"/"'1,-E}THAE{Al;3;lJ¿""/"8oflEHEüHAt,e;2J1¡?3¡lJ3tJ r-rllt: r =EI:TFAE{A3;r;tJ8.."/"&-DEEET--:HAffi;rJtt"i"&-rrüurERDA{f.r;zJ1¡'r:ril-r-l4 i131 l:13 =E:flFlAEl.A4,3;2J&"/"E.lIf=lUlEEttA(Al;ll¡1"/"g"DEEEüHA{Aa;:j1ü:J,,'ll:lh i,","'*"-.";n :- * - - - l- l !

t ;

Figura ó.6. Formatos de fecha convertidos en fechas válidas (formato americano).

j AI 1F;;h; ;iiiiü,';2 i 11l3l l3j - 'n¡t : :4" 231 L-13b i'',''''''''''¡F . .7 .

' " _ ' _ *-a

B i

EFórrnula r i i l i ia.rá=E,\TRAEi{ ; 32JS,"/"'LlIü JER tA(,,rl, }8"-"i'1'ú RE IHA(AJ j= l EREL:HAi.ffi =r "-"/" -ElflRAE AS3 ) 8.,"/",Xlzf,tJER lAf,Al ?J=lZ[1UIERnA{Aa;2Jft"/"P-'.E;I.TRAEr,,A¡l.3;IJ'X"/",$[¡EREt-:HAr,,{.{;2J

tResultado23/11,,'ll3l3/1 1¡ll3llil 1/lll

Figura 6.7. Formatos de fecha convertidos en fechas válidas (formato europeo).

Por suerte, estas nteresantes órmulas nos quitarán algo de estrésa la horade trabajar con fechas mportadas.

Sumaro contar celdasev¡tando aloresde errorLos valoresde error son advertenciasmuy úti les,pero a vecesdesearáhacerlos cálculos sin tener en cuenta esoserrores.Para poder hacer esto/tendremosque uti l izar funcionesque sean olerantesa dichos errores.

Teniendoun rango de celdas que contienen uno o más valores de error, lamayoría de as fórmulas que hagan referenciaa ese ango también devolverán unvalor de error. Podemoseütar esta rustración si utilizamos la función BDSUMA.

Supongamosque tiene una larga lista de números de os que desea btener asuma total. Sin embargo, una de as celdas,por cualquier razón, estádevolüen-do un valor de error #N,/A.

Rellene lgunos datosde la misma forma que aparecenen la figura 6.8.Para generar el error #N/A, introduzca la fórmula =#N/A ( ) en las celdasA2

y 82. La celdaA12 utilizar la función estándar SUMA, que suma los valores de

las celdas A2:A11, y dado que la celda A2 contiene el error #N/A, la funciónSUMA también devolverán dicho error. Al rango D1,:D2se e ha dado el nombre"Criterio" y se utiliza como último argumento para la función BDSUMA, que seencuentraen la celdaB12.

La sintaxis para la función BDSUMA (y para todas las funciones de base dedatos)es a siguiente:

=BDSUMA(basede da t os ; campo ; c r i t e r i o )

E




#{/A

rilI t i

1l-|J

45E7fi-ü

Figura ó.8. Datos ellenados e orma quegeneranun error #N/A.

El argumento "basede datos" identifica al rango de celdasque componen lalista o la basede datos. Dentro del rango de basede datos, as filas con informa-

ción son tratadas como registros, mientras que las columnas son tratadas comocampos.

La primera fila contiene etiquetas para todas las columnas, que sirven a modode encabezados.

El argumento "campo" indica qué columna es utilizada en la función. La co-lumna puede ser identificada por el nombre util izando las etiquetas que se en-cuentran en la parte superior de la columna, o bien puedeser identificada por suposición.La primera columna es a 1, la cuarta es a 4, etc.

El argumento "criterio" identifica un rango de celdasque contienen condicio-

nes. El rango que seutiliza para el criterio debe ncluir al menos una etiqueta decolumna además de al menos una celda por debajo de ella que especifique unacondición para la columna.

Si os datosquedesea umar contienendiferentes ipos de errores,deberácon-siderar utilizar la función BDSUMA junto con un amplio rango de criterios quese acomoden a todos los posibleserrores. Sin embargo, o mejor siempre es en-frentarse a los errores en su origen y eliminarlos siempreque seaposible,envezde evitarlos.

Si, de odas formas, deseaevitar esoserrores, utilizaremos la función BDSUMA,pero esta vez necesitaremosconfigurar un criterio que se extienda por cuatro

columnas, expandiendo el rango con nombre que contiene el criterio para queincluya las celdasD1:G2.Paraelloutilizaremos la opción InsertapNombre>Definir,al y como semues-

tra en la figura ó.9.Exceldisponede un rico conjunto de funcionesde basede datos,y puedeuti-

lizar cualquiera de ellas de la misma forma. Por tanto, considereutilizar estemétodo para las funciones BDCONTAR, BDCONTARA,BDMAX, BDMIN,BDPRODUCTO. tc.



6. Trucossobre fórmulas funciones 205

:1,,:*-'1qj.$. - f , x

J ¿ ; # * * ¡ r # , é , f f f f i , * ' á , , f f i - $ 4 - i r ' : . i f f i f f i E - * l á l , @ 4 $ r o n r r .g t , á f f i, Timest'Jerq'Romanlü - r{ rt S, = = = ff i ,8-B% $ü* if; fB g= =, El -,$* - ¡! -

ff i81 2 ' ,l l =51-rh4A(Sl iEESlnLJü(FILA{.A$1:$A'5[r l j ; lJ=¡$A$1:$A$51]l l .üi)

1 :l{rirnerqsl Hünrerns?2: #{ /A

'*+JrA

e¡tas celdas se las ha"Criterio"

-

I

l345E

trl

#n,1A

Esta celda contiene unafórmula BDSUMAque usa elrdngo "Criterio" paraignorar cualquier error de

tipo #N/A

[ ' J ú m e r o s 2 * ' @ -

l}#{/Allamaao..friterio.. I il l i

? ¡

|_J

"Í':

12345t_;

fi

Figura 6.9. La función BDSUMA util izada para ignorar diferentes errores.

EReducirel impactode las unciones olát¡lesa la hora de recalcularLas unciones volát i les,que deben ser recalculadas ada vez que el usuarioreal izauna acción en Excel,pueden consum¡r una gran cantidad de tiempo.Aunque estas unciones son muy úti les para descartarlas or completo,existenalgunos métodos para reducir los t iempos de esperaque generan.

Una función volátil es simplemente una función que debe recalcularse cadavez que se realiza una acción en Excel, como puede ser introducir datos, cambiarel ancho de las columnas, etc. (una de las pocas acciones que no provocarán un

recálculo de las funciones volátiles es la de cambiar el formato de las celdas, amenos que lo haga a través de la opción Pegado especial>Formatos).

Probablemente dos de las funciones volátiles más conocidas son HoY y AHORADado que la primera devuelve la fecha actual y la segunda la fecha y la horaactual, es mportante que ambas tengan que recalcularse a menudo. Si tiene unahoja de cálculo que contienen muchas funciones volátiles, probablemente estaráobligando a Excel a realizar muchos cálculos innecesarios de forma continua.Este problema puede ser peor cuando tiene funciones volátiles que están anida-




das dentro de funciones no volátiles, ya que en esoscasos, a fórmula entera seconvertirá en volátil.

Para entender lo que estamos hablando, supongamos que tiene una hoja decálculo que está utilizando la función ltov dentro de una tabla compuesta por 2Ocolumnas y 5OO ilas. Esto significa que tiene 1O.OOOunciones volátiles en ellibro, cuando en realidad una sola podría realizar el mismo trabajo. En vez deanidar 1O.OOOunciones HOYdentro de cada una de las celdasde la tabla, enmuchos casospodrá introducir simplemente la función HoY en una celda queesté aparte, darla el nombre "FechaHoy"(o bien utilizar el identificador de la cel-da) y luego hacer referencia a "FechaHoy"en todas las funciones de la tabla.

Una forma rápida y sencilla para hacer esto es seleccionar toda latabla y luego ir a Edición>Reemplazar para reemplazar el texto "HOY$"por "FechaHoy" en todas las fórmulas.

Ahora ya tenemos una sola función HoY en vez de las 1O.OOO ue tendría dela otra forma. Para poner otro ejemplo, digamos que las 5OOprimeras filas de lacolumna B están rellenadas con fórmulas relativas como =Hoy ( ) -ar y las pri-meras 500 filas de la columna A tienen diferentes fechas que son menores que lafecha de hoy. Estamos obligando a Excel a recalcular la función volátil Hoy 499veces más de lo necesario, cada vez qlue ealiza cualquier acción en Excel. Si colo-ca la función HoY en cualquier celda a la que le da el nombre "FechaHoy" (ocualquier otro nombre similar), puede utilizar la fórmula =FechaHoy-A1 en vez

de lo anterior. Con esto, Excel sólo necesitará recalcular una vezla aparición de lafunción HoY, lo cual mejorará considerablemente el rendimiento de la aplicación.

Contarsolamente na aparición e cadaentradade una istaCuando t iene una larga l ista de elementos,puede que desea eal izar acuenta de los elementos,pero sin tener incluir aquel lasentradasqueaparezcanen var¡asocasiones.Con este ruco podrá contar cada entradaúnica solamente una vez.

Observe a lista que aparece en la siguiente figura, que ha sido ordenada deforma que puedaver las entradas repetidas fácilmente. Un conteonormal de estalista (utilizando Ia función CONTARA) esultaría en que los nombres Marta, Da-vid, Laida y Ana fueran contados más de una vez. La función BDCONTARAofre-ce una alternativa que resulta muy eficiente y fácil de modificar. La sintaxis deesta funciones la siguiente:

=BDCO NT ARA(base e da t os ; campo ; c r i t e r i o )

n

B




%,,,';¡,*\

Figura 6.1O. Rango con nombres ordenados.

Los argumentos para esta función son los mismos que para la funciónBDSUMA, que ya vimos anteriormente.

A partir de la lista anterior, introduzca en la celdaD1 la palabra "Criterio" (ocualquier encabezadoque no sea gual que el de una columna un campo). Debajode éste,en la celdaD2, introduzcala siguiente órmula:

=CO NT AR. S I $A$2 , A2 i A2 ) = I

Obserwea combinación dereferencias elativas (AD y absolutas($A$2). Estoresulta vital para que el criterio pueda funcionar.

Ahora, en a celdade a que deseamostrar el resultado, ntroduzca la siguien-te función:

=BDCONTARA$A$1 : $A$1 00 ; 1 ; $D$r : $D$2

Utilizará el criterio para excluir los duplicados y proporcionar el resultadoque necesitamos,que en este caso es 1O,ya que solamentehay esenúmero denombres únicos.

^F//i[ff|lI Sumarcadados, reso cuatro ilaso celdas

ldE n 'fjj:Hfi ;:T;; '#ffi: lif;,l"Jlil;x#13',,",11 "o"Excel no dispone de una función estándar que sume cada cierto número de

celdas o filas. Sin embargo, podemos llevar a cabo esta tarea de diferentes for-




mas. Todas ellas utilizan la función FILAfunción FI[A, devuelve el número de filaVCInOS:

F I L A ( r e f e r e n c i a )

La función RESIDUO devuelve el resto

RES IDUO ( número ; d i v i sor )

y la función RESIDUO. La primera, lade la referencia a una única celda. Lo

de dividir un número por otro:

Se anida la función FIl"\ dentro de la función RESIDUO (en el lugar del argu-mento "número"), se diüde por 2 (para sumar cada dos celdas) y se compruebaque el resultado es O (cero). Si lo es, entonces la celda es sumada.

Puedeutilizar estas funciones de diferentes formas (consiguiendo mejores re-sultados utilizando unas en vez de otras). Por ejemplo, una fórmula matricialque sume cada dos celdas en el rango $A$1:$A$1OO tendría esta forma:

=SUMASI (RESI DUO F I LA ($Ag1 gAgs0O ¡ 2 \ =O gAg l : gAgso0 O )

Dado que esto es una fórmula matricial, debe introducirla usandoControl-Mayús-Intro. Al hacer esto, Excel introducirá unas llaves,quedando la fórmula de esta forma:

{ = S U M AS I ( R E S I D U OF I L A $ A $ 1 $ A $ s O O; 2 ) = O ; A $ 1 $ A $ 5 0 0 ; ) }

Debe permitir que Excel introduzca estas llaves, ya que si lo hace por

su cuenta hará que la fórmula falle.

Aunque este método funciona, no resulta un diseño de hoja de cálculo ideal,ya que estamos utilizando sin necesidad una fórmula matricial. Para complicarmás las cosas, estamos utilizando la función volátil FILA anidada dentro de ella,haciendo que toda la fórmula matricial sea volátil. Esto significa que la fórmulatiene que ser recalcular constantemente mientras está trabajando en el libro. Porello, no resulta el mejor camino a seguir.

A continuación mostramos otra fórmula que podría utilizar, siendo ésta una

mejor elección.=SUMAPRODUCTO(RESIDUO FILA ( gAgl : gAgs00 ) ; 2 ) =9 ¡ * ( gAgl : gAg500 ) )

Debería tener en cuenta, de todas formas, que esta fórmula devolverá #ily'A-LOR! si alguna de las celdas del rango contiene texto en vez de números. Estafórmula, aunque no es una verdadera fórmula matricial, también ralentizaráExcel si se utilizan muchas instancias de ella. o si esas instancias hacen referenciaa grandes rangos.




Por suerte, existeun método mucho mejor, que no sólo esmás eficiente, sinoqueademásesmás flexible. Estemétodo requieredel uso de a función BDSUMA.Paraeste ejemplo, utilizamos el rango A1 :A5OOcomo el rango que usaremospara

sumar cadaciertonúmero de celdas.

Introduzca el texto "Criterio" en Ia celdaE1 v en la celdaE2, introduzca lasiguiente órmula:

=RESI DUO F I LA (A2 -$c$2 - l - $C$2 ) =0

Seleccionea celda C2 y luego vaya a Datos>Validación. eleccionea opciónLista en el cuadro de lista desplegable en el cuadro de texto Origen, escriba1.,2,3,4,5,6,78,9 1O.Asegúrese equeestáactivada a casilladeverificaciónCeldacon listadesplegable entonceshaga clic en Aceptar. En a celdaC1, ntroduzca"SUMARcada..."y en cualquier otra celda a partir de la fila 1, introduzca esta

forma:=BDSUMA$A: $A ; 1 ; $E$1 : $E$2

En la celda inmediatamente superior a la que introdujo la función BDSUMA,introduzca esto:

= " Sumando cada " & SCS2 & c e l d a s "

Ahora todo lo que tiene que hacer es elegir el número deseado en la celda C2 y

la función BDSUMA hará el resto.

Como puede ver en la figura ó.11, puede utilizar una función BDSUMA parasumar cada celda con el intervalo que haya especificado. Esta función es muchomás eficiente que una fórmula matricial o que la función SUMAPRODUCTO.Aunque su configuración puede ser algo más compleja, merece la pena el esfuer-zo para obtener los resultados.

Encontrar a enésimaapariciónde un valorlas funciones de búsqueda ncorporadasen Excelpueden hacer un trabaioestupendo,pero desgraciadamente xcelno disponede una única unción

que devuelva a enésima aparición de un dato espec¡f icado.Por suerte,existenalgunos métodos para que Excelpueda hacer esto.

Puede utilizar las funciones de búsqueda y de referencia de Excel sobre unatabla de datos para extraer los detalles correspondientes a un valor específico.

Quizá la más popular de todas esas funciones sea BUScaRv. Aunque es estupendapara encontrar un valor específico en la columna más a la izquierda de una ta-bla, no puede utilizarla para encontrar la enésima aparición de dicho valor en lacolumna más a la izquierda.

E




Figura 6.11. Posible resultado final con formato.

sin embargo, podemos utilizar un método muy simple para encontrar cual-quier aparición de un valor específicoutilizando la función BUSCARVo una delas otras funcionesde búsqueda.

Para este ejemplo, supondremos que tiene una tabla con dos columnas de

datos, siendo a columna A la que contiene os nombresy la columna B las eda-descorrespondientes cadauno de ellos, al y como semuestra en a figura 6.12.

Figura ó.12. Datos configurados para ser usadospor la función BUSCARV

Puede utilizar la función BuscARV para extraer la edad de una persona ba-

sándose en su nombre. Por desgracia, algunos nombres puede que aparezca másde una vez. Lo que deseamos es poder buscar el nombre de David y hacer que lafunción BUSCARV no sólo encuentra la primera aparición, sino también todaslas demás que pudiera haber. A continuación veremos cómo podemos hacer esto(recuerde que en este ejemplo los datos están en las columnas A y B).

Primeramente seleccione a columna A por completo haciendo clic en la letraA que aparece en su encabezado y luego seleccione a opción Insertar>Columnaspara insertar una nueva columna en blanco (que se convertirá en la nueva co-

E d a d':r'-l._r¿

.jl-l

::1_1H:5_l[l'-r .._-r

._-1t_l

'-1'fj.Ll

::J.--t --

,,|tr

.-i:]

..-!l:lr_-r':"f

.J!

ltj

1 ! t




lumna A). Luegohaga clic en la celdaA2 (no saltamosA1 porque 81 esun enca-bezado)e introduzca la siguiente órmula:

=B2&CO NT AR.I ( $B$2 82 ; B2 )

Propague estafórmula hacia abajo tantas filas como datos tenga en la colum-na B (para ello haga clic en la celda A2 y luego haga doble clic sobre el pequeñorecuadro negro de la esquina inferior derecha).Acabará teniendo en la columnaA nombres tales como Davidl, Daüd2, David3, etc., como puedeverse en la fi-gura ó.13. Observe a referenciaabsolutapara $B$2 en la función CONTAR.SIel uso de una referencia relativa para todas las referencias.Esto esfundamentalpara que la función haga su trabajo correctamente.

i A i B1 : Huntbre

. " i

2 i ,A,ntur i i r r l Antr_rnin

. r l : DE d a d

_1:3tlrl:rLit5:JL-]"l .l..1 |

JLI]E: l:_1:_r45:IJ]H:rÜ

¡E!l:l1 H

3 rAlei ; Aler. . . . . 1

*4_,. lDauidl [¡,¡ id5 :l',¡ll-rtta fu{attr-¡Fr-r aui,iI Dar¡i ' l7. E,-rrrtu,=,l l:iarrtrl:=;B rl ;r ida L¡r id;rg

-: l ' ¡arialL, lar

1ü rL u i r l Lu i s' ii . n *u ¡ ¡ f [ r r ' , '

i i ' , ta r l ' :s L; r id i i

.,1.11Angell An'.1e|

..1"4_,Ale.*2 A,le:,t15.:üarol inal {- l : ;rrrr l i rr ; i1E Arigel! ,Anr. lel

1F rAitanal Ai t r r r r r r1,.8, td t ai lu'lirt;r1S ,Agust n Ar ¡ l:=;trr2 n i

Figura ó.13. Datos obtenidos con la fórmula BUSCARVecién añadida a la columna A.

Si no se ha dado cuenta todavía, observe que puede utilizar la columnaA paraencontrar las ocurrencias de un cierto nombre.

Haga clic en la celda D2 e introduzca la siguiente fórmula:

=BUSCARV" Dav i d3 " ; $A$1 : $C$100 3 ; F ALSE)

La fórmula le devolverá la edad de a tercera aparición del nombre "David", taly como puedeverseen la figura ó.14.

Por supuesto,puedeocultar la columna A, ya que no esnecesario erla.Tambiénpuedeutilizar los nombres de la columna A como rango de origen

para una lista situada en otra celda,seleccionandoa opción Datos>Validaciónluego eligiendo a opción Lista. Luegohaga una referenciaa la celdaque conten-ga esta lista en la función BUSCARV




nI JI ,*l

/.sr\s9

i Hl {ombreA¡ltnrrir:AlexIau id

lr,{artatlar"idSantn::L a i d aMarLuisIar¡idLaid;rAngelAle.qtaro l inaAngelAit,qnah'lirrtaAgustín

t23tl::l:JH

:53tl3 13tl:ül:l. J - J

-t.J

45:EIg:11:l

:Jü

l5t

1 g

Figura 6.14. Datos obtenidos con la segunda fórrnula BUSCARV añadidaa la columna D.

Hacergue a funciónsubtotal e ExcelseadinámicaAunque la función SUBTOTALES s una de las uncionesde Excelmásrecomendables, vecesdesearápoder elegir qué operación real izao apl ica

a aquel losdatosque pueden expandirse contraerse.La función SUBTOTALESde Excel se utiliza para realizar una función especí-

fica sobre un rango de celdas que tienen configurado un Autofiltro. En estoscasos, a función SUBTOTALESsólo utilizará las celdas visibles (las celdas ocultasson ignoradas). La operación que realiza esta función depende solamente del nú-mero (entre "l y 77) que proporcione como primer argumento (núm_función).Por ejemplo:

=SUBTOTALES - A1 :A100 )

Calcula el promedio de todas las celdas visibles en el rango A1:A1OO despuésde que se haya aplicado un Autofiltro. Si todas las filas son visibles, esta funciónsimplemente obtendrá el promedio de todas ellas al igual que lo haría la función:

= P R O M E D I O ( A 1 : A l - 0 0 )

El número que ha de proporcionarse como primer argumento de la funciónSUBTOTALESs núm_función, y que se correspondecon las funciones que semuestran en la siguiente abla.



6. Trucossobre órmulas funciones

Thbla ó.1. Números de función para SUBTOTALES su correspondiente función

213

Núm función. . , , . . T " , . , " . i , . . ' '

7

2

3

4

5

6

7

B

PROMEDIO

CONTAR

CONTARA

MAX

MII\

PRODUCTO

DESVEST

DESVESTP

SUMA

VAR

VARP

bn

9

1 0

7 7

Dado que tieneque utilizar un número entre 1y 11, puede ener una funciónSUBTOTALES ue realice cualquier función que ellja. Incluso puedeelegir a par-

tir de una lista desplegable ue se encuentreen cualquier celda.Veamos cómopodemoshacer esto.

Introduzca todos os nombres defunción, en el mismo orden en el que apare-cen en la tabla 6.1., en un rango de celdas.Para este ejemplo, utilizaremos elrango D1:D11. Teniendo seleccionado icho rango, haga clic en el Cuadro denombres situado en la parte superior izquierda de a ventana (a la izquierda de abarra de fórmulas) y escribael nombre "Subs".Luegopulse Intro.

Seleccionea columna D completamente y luego seleccionea opción For-mato>Columna>Ocultar.hora seleccionea opciónVePBarrasde herramientas>Formularios,haga clic sobre el icono Cuadro combinado y haga clic en la celdaC2. Cambie el tamaño del cuadro de lista desplegable tilizando los pequeñoscuadros negrosque aparecenalrededordel control, deforma que quepa el nom-bre más largo de función (ennuestro caso,PRODUCTO).

Para hacer que el cuadro de lista desplegable se ajuste automáticamenteal tamaño de la columna y la fila en la que reside, mantenga pulsada

la tecla Alt mientras cambia el tamaño del control.%1,'..;,.,,,

L4k \



2'.14 Excel. os mejores rucos

Haga clic con el botón derecho en el cuadro de lista desplegable y elija la op-ción Formato de control y luego vaya a la pestaña Control. En el rango de entra-da, escriba "subs" y en la celda vinculada escriba $c$2. Cambie también el númerode líneas a mostrar en la lista desplegablea 11. Cierre el cuadro de diálogo y en la

celda C3 escriba la siguiente fórmula:

= S I ( $ C $ 2 = " " ; , , t ' ; , , R e s u f t a d od e r & I N D I C E ( S u b s ; $ C $ 2 ) )

En la celdaC4 introduzca la siguiente órmula:

=SI ($C$2= ' r , , . r ; SUBT O T ALES$C$2 ; gAg4 $A$100 ) )

donde$A$a:$A$1OOes el rango sobre el que debeactuar la función SUBTO-TALES.

Ahora todo lo que necesitahacer es seleccionar a función SUBTOTALES n el

cuadro de ista desplegable, on lo que semostrará el resultadocorrespondiente,tal y como semuestraen la figura 6.15.

n- l

l:iúl[.ü@

Figura 6.'1.5.Una función SLIBTOTALESajustable.

Añadirextens¡onese fechaLos ormatos de fechasde Excelcons¡stenen diferentes ormas que puedenser ut¡ l izadaspara mostrar una fecha.Sin embargo, un formato quesiemprese ha echadode menosen Excel por los anglopar lantes) s aquetcapazde mostrar una fecha al est i lo 1Sth October 2003. Podemosconseguirque Excelhaga esto en caso de que lo necesitemos.

Este truco está orientado a aquellas personas qu e utilicen la versiónen inglés de Excel, que tengan establecida la configuración regional desu sistema operativo en esemismo idioma y deseenutilizar este formatode fechas cuando creen hojas de cálculo que estén orientadas al públicoangloparlante.

La posibilidadde mostrar el sufijo "th" después el número 15, por ejemplo,esalgo que Excelno contempla en sus formatos de fecha. peor aún, no es posible

%*,,,,%,



6. Trucossobre órmulas funciones 2',15

configurar un formato personalizado para mostrar las fechas de esta manera.Aunque muchas personas simplemente aceptan que esto no esposible, mostra-remos un método para poder llevarlo a cabo.

En una hoja en blanco, comenzandopor la celdaA1, introduzca los siguientesdatos en las siguientesceldas:A1 =st, A2=nd, A3:rd, A4:A2O=th, A2l:st,A22=nd, A23=rd, A24:A3O=th, A3 1= st.

Asigneel nombre "Extensiones" este ango, luegovaya a Insert>Name>Definey en el cuadro de texto Names n Workbookescriba HoyPersonalizado".

En el cuadro de texto Refers To, introduzca la siguiente fórmula:

= T E X T T O D A Y , " d d d d d " ) & I N D E X E x t e n s i o n e s , DA Y T O D A Y ) , 1 ) &TEXT (TODAY ), " mmmm yyy" )

Luego haga clic enAdd y en OK.Ahora, en cualquier celda, ntroduzca =HoyPersonalizado y la fechaactual

se mostrará con el formato: ThursDay 16th October 2OO3.Si prefiere utilizar celdas en la hoja para almacenar las extensionesde fecha

(esdecir, h, st, rd y nd), puedeutilizar la función CHOOSE ara almacenarlas.Paraello,vaya a Insert>Name>Define en el cuadro de exto Names n Workbookintroduzca la palabra "Dia". En el cuadro de texto Refers to introduzca la si-guiente fórmula:

=DAY (TODAY l )

Haga clic enAdd. Vuelva al cuadro de texto Names n Workbooke introduzcael texto "HoyPersonalizado".

En el cuadro de texto Refers to introduzca la siguiente fórmula y luego hagaclic en el botón Add:

=T EXT (T O DAY0 , " ddddd " ) & I F ( D a y = 3 1 , l s t " , I F ( o a y = 3 9 , " t h ' , C H O O S ED i a , " s t ' , " n d " , t r r d t r , l t h i l , " t h ' ,i l F h t r i l t s L i l i l r h i l r f h r r f L i l i l r h i l [ t s h f i l f h i l i l f l a t r i l t s h i l i l f h r r r r f h r r i l f h n i l t h t r

" r h " , n s r t r , l n d " , " r d " , " t h " , Í ' t h r " " r h t r , l r h " , " r h " , ' t h ' ) ) ) & T E X T ( T o D A Y ( ) , , ,m ñ ñ m \ ' r ' \ ' r ' il \r r r r $ r s L r f f t t /

Después de hacer clic en OK, puede introducir la fórmula =HoyPersonal-izadoen cualquier celda en la que deseemostrar este formato de fecha.

La fecha devuelta por cualquiera de estas funciones no será una fechanumérica verdadera tal y como suele hacer Excel, sino que simplementeserá una entrada de tipo texto. Esto significa que no podrá hacerreferencia a esta celda en un a fórmula que esté esperando un datonumérico.



2 . 16 Excel. osmejores rucos

fa¡f

lrHI l':,iq

./ 6.i¿\

Efg

Convertirnúmeroscon signonegativoa la derechaa númerosde Excel

¿Haenido que trabajar alguna vez

con números negativos mportados quetienen el signo negativoa la derecha?SAPes uno de esosprogramasquehacen este ipo de cosascon los números (200-envez de -200).Tener quecambiar esto a mano de forma que Excelpueda entenderloses tedioso,pero no tiene por qué ser necesariamente sí.

Supongamosque tiene una larga lista de números que acabade importar yque algunos de ellos están en el formato que acabamosde describir. Nuestrotrabajo consistirá en convertir esosnúmeros en valores negativos que Excelpue-da reconocer.Para os propósitosde esteejercicio, tilizaremos el rango A1 :A1OO.Colóquese n la celda81 e introduzca la siguiente órmula:

= S U S T I T U I R ( S ( D E R E C H A E S P A C I O S ( A 1 ) ) = "A 1 ; 4 1 ) ; r r t t ' r " ' ; 2 ) + 0

; DE RE CHA ( E S P A CT OS ( A1 ) ) e

Introduzca esta órmula en tantas celdasde a columna como seanecesarioluego cópiela.seleccione a celdaA1 y vaya a Edición>Pegado specialy selec-cione a opción Valorespara eliminar las fórmulas y dejar solamente os valores.En a figura ó. 1ó puedever un ejemplode a situaciónantesy después e levar acaboesta area (A1 A7 representael antes).

1: :UU- -¿ . r l j l - l

¡ . 15 u 15r-l3 ,:l5E;- -:iSE;¡ lttt-r .'Lr-r

F , 5:E; 5'.,rj6 jr_tl- -:{:tlI , l5i1 ..5i_=ir:)u

! l :

Figura 6.16. Antes y después de mover el signo negativo.

Para darnos una idea de cómo funciona la fórmula, introduzca la siguientefórmula en cualquier celda, siempre que la celda A1 contenga el valor 2OO-:

= D E R E C H A ( E S P A C I O S ( A 1 ) ; 1 ) & A 1 -

Acabará teniendo -2OO-.

La función ESPACIOSsimplemente se asegura de que no haya espacios pordelante y por detrás del texto de una celda. Dado que nuestro valor terminar conun -, necesitamos quitar esa segunda aparición. Aquí es donde entra en uego lafunción SUSTITUIR. Le diremos que sustituya la segunda aparición de - por ""(texto vacío). El resultado de esta operación será de tipo texto (ya que la función




SUSTITUIRdevuelveun valor detipo texto), por lo que simplemente añadiremos*0, con lo que Excel o convertirá en un número.

Si va a tener que utilizar estemétodo con frecuencia deberíaconsiderar utili-

zar una macro que haga el trabajo por usted. A continuación le presentamosdichamacro:

Sub Convert i rNegat i .vos ( )Dim rcel l As RangeDim rRange As RangeDim lCount As Longñ l * I Tulm Mop AS lorrg

, Nos asegu ramos de t ene r se l ecc i onados l os da t os , y en caso con t ra r l - o , -

se mues t ra un mensa j e y I a macro Ee rm i na .

I f S e l e c t i o n . C e l l s . C o u n t = 1 T h e n

MsgBoxr rDebe

se l ecc i ona r e l r ango a conve r t i r . " ,vb l n f o rma t i on

¡ixr t suDE ; n d l f

' Es t ab l ece una va r i ab l e só f o pa ra ] as ce l das de t i po t ex t o , po r e j emp l o ,

200 -

On Error Resume NextSeE rRange = Se l ec t i on . Spec i a l -Ce l I s ( x l Ce l l T ypecons t an t s , x l -T ex t va l ues )

,si esta variable devuelve , 'noth ing ' , . es que no hay números negat ivos' i nco r rec t os , con l o que se mues t ra un mensa j e y t e rm i na I a macro

I f rRange Is Nothing ThenMsgBox "No se encont raron números negat j -vos incorrectos" ,

vbfnformat ionOn Error GoTo 0Eixat 5u.o

F;no -L

f cuen t a e l número de ce l das de l t i po 2oo - y pasa e I resu l - t ado a una' va r i ab f e que con t ro l a rá e f número de c i c f os necesa r i os pa ra e I buc I e .

l coun t = Workshee t F unc t i on . Coun t l f (Se l ec t i on , " * - " )' Es t ab l ece una va r i ab l e a f a p r i me ra ce l da de 1a se l ecc i ón

S e E r C e I l = S e l e c t i o n . C e l l s ( 1 , 1 )

'Buc1e que se repi te tant .as veces como números negat ivos

incorrectos hayaFor lloop = l- To fcount

' En cada c i c l o , se es t . ab l ece una va r i ab l e a l a ce l da que

con t Í ene * -' E I asEe r i sco es un s í mbo I o comod í n

S e t r c e l l = r R a n g e . F i n d ( W h a t ' = r r * - r r , A f t e r : = r C e I 1 , _Look l n : =x l va l ues , l , ookA t : =x l Pa r t , -Sea rchO rde r : =x f ByRows , Sea rchD i rec t i on : = -x l Nex t , Ma t chcase : =F a l - se )

'Ut i l izamos Ia función estandar Reemplazar para reemplazar el




' s i g n o n e g a t i v o p o r e l t e x t o v a c í o , e s d . e c i r , e l i m i n a m o sr C e I l . R e p l a c e h l h a t : = " - " , R e p l _ a c e m e n t . - r r' M u l t i p l i c a m o s l a c e l d a p o r - 1 p a r a c o n v e r t i r l a a u n

n e g a t i vo

r C e l l = r C e ] l * - 1

Ne x t lLoop

On E r r o r Go T o 0

En d Sub

d i c h o s i g n o .

número

E

Paraescribir esta macro, vaya a Herramientas>Macro>Editore Visual Basic(AJtzopción-Fl1). Ahora seleccionensertar>Módulo copieel código anterior.cierre la ventana para volver a Excel y vaya a Herramieñtas>Macró>Macrosseleccionea macro queacabamosde crear.Hagaclic en opciones.. para asignaiuna teclade acceso ápido. A partir de ahora, si necesita onvertir eios númerosnegativos importados a verdaderos números

negativos que Excelpueda recono-cer,simplementeseleccione l rango de números y utilice la teclaáe acceso ápi-do que asignó.

Mostrarvaloresde hora negativosA vecesdesearámostrar valoresde hora negativos,pero Excelsólomostrará######. Existennumerososmétodos para solucionaresteproblema.

Si introduce la hora 12:oo:oo (mediodía)en una celday luego leasigna elformato General,observaráque tiene un varor numérico de 0,5. De forma simi-

lar, introduzca la hora 24:oo:oo en cualquier celda,observe a barra de órmulasy verá cómo Excelmuestra 1,/1/19OO 4:OO:OO.

Excel rata las fechasy las horas simplementecomo números. En el casodelas fechas,Excel,de forma predeterminada,consideraque el 1 de enerode 19oose correspondecon el valor numérico 1, el dos de enerode 19oo se correspondecon el valor numérico 2, y así sucesivamente. as horas son consideradastomonúmeros decimales, excepción el mediodía,que tieneun valor numérico de 1.Debidoa esto,Excel ieneun verdaderoproblema a la hora de tratar horas nega-tivas.

A continuación mostramos tres métodos para conseguir que Excelmuestrevaloresde hora negativos.

Método 1. cambiarel sistema e fechapredeterminadoe Excel

método rápido y sencillo para mostrar valores negativos es seleccionarHerramientas>Opciones,r a la pestaña Calculary activar la casillade verifica-




ción Sistemade fechas 1904(a estesistema ambién se lama "Fechas horas de

Macintosh").

Tenga en cuenta que al hacer esto conseguirá que Excel modifique lasfechas de inicio (desdeel 1 de enero de 1900 al 2 de enero de 19O4) a

partir de las cuales son calculadas todas las celdas. Esta opción sólo

afectará al libro de Excel con el que esté trabajando.

Ahora ya podrá restar horas entre sí y tener resultadosque aparezcancomo

valoresnegativos.pruebeesto:vaya a Herramientas>Opciones>Calcularactive a casilladeve-

rificaciónSistema e fechas1904. ntroduzca5:OO:OOn a celdaA2, ó:OO:OOn

la celdaA3 y en la celdaA4 escriba=A2-A3. Obtendrá un resultado de-1:OO,

pero solamentesi ha activado a opción mencionadaanteriormente.

Si el hecho de cambiar el sistema de fechaspuedecausar problemas en el libro

a efectosde otros cálculoscon horas,necesitarutilizar otro método quepermita

cambiar la apariencia de Ia celda que contenga un valor negativo.

Método 2. Utilizar la funciónTEXTO

El segundométodo requieredel uso de la función TEXTO.Paraempezar, n-

troduzca5:00:00 en a celdaA2, 6:00:OO n a celdaA3,y en a celdaA4escriba

lo siguiente:

= r E X r o ( M A x $ A $ 2 $ A $ 3 ) - M I N ( $ A $ 2 $ A $ 3 ) ' t r - H ' M M n )

Con esta fórmula anidada, está restando las celdasA2 y A3 para conseguir un

valor de hora positivo. Luego está aplicando un formato a la celda mediante la

función TEXTO de forma que muestre una hora negativa. Mediante el uso de la

combinación de funciones MAX y MIN, sea seguro de que siempre resta la hora

mayor menos la hora menor.

: t :a :.

u\l rt*-'\ \

Debe saber que el resultado devuelto es de tipo texto, no numérrco.Esto es importante en caso de que necesitase un valor numérico para

otra fórmula.

Método3. Utilizarun formatopersonalizado

último método para mostrar horas negativas, sin tener cambiar aI sistemade

fechasde 19o4pero que devuelvavaloresnuméricosreales,es r a Formato>Celdas



nI JtE li i¡::I i{t

/,r$\\!y


seleccionara categoríaPersonalizado utilizar un formato personalizado h:mm.Estemétodo funciona solamenteen casode que siempredeseemostrar los valo-res de hora negativos.Thmbiénrequiereque siemprereste a hora que sea nfe-

rior de la hora que seasuperior, lo que significa que todas las veces a hora serárealmentepositiva pero semostrará como negativa.Por tanto, utilizando cualquierade estos res métodos,será capazdemostrar

horas en negativo. simplemente recuerde que cada método tiene sus inconve-nientes,por lo que utilícelosteniendoestos nconvenientesen mente.

Ut¡lizara unciónBUSCARVlo largodemúltiplestablasAunque

de por sí la función BUSCARVes muy út¡| ,está restr ingidaa labúsquedade valoresen una tabla específ icapara devolverun resultado, oque a vecesno serásuficiente.Podemossuperaresta imitación siut i l izamos a función INDIRECTO.

A veces deseará utilizar una única fórmula BUSCARV que busque en diferen-tes tablas con datos que estén en una hoja de cálculo. una de lai formas parapoder hacer esto es anidar muchas funciones BUSCARVjuntas, indicándoles quebusquen en una tabla específica dependiendo de un número que introduzca enotra celda. Por ejemplo:

=s -L A1= 1 ; BUSCARV 81;

TablaL;2

rFALSO)

; IF(A1=2

; BUSCARV81

¡ "! abl.a2 ; 2 ;F A L S O ) , ' ' ) )

En esta órmula, estamosdiciéndolea la función BuscARV que busque en elrango con nombre Tábla1 en caso de que la celdaA1 contenga el número 1(sI(A1:1;BUSCARV(BI;Tablal;2;FALSO)) que busque en un rango llamadoTabla2 en caso de que la celdaA1 contenga el número 2 (IF(AI=2;BUSCARV(B1 Tabla22 FALSO)")).

. como puede maginarse, a fórmula seríamucho más rarga y enrevesada itiene que utilizar más de dos funciones sI anidadas.La siguienfefórmula, porejemplo,utiliza solamentecinco funcionesanidadas,pero ya escomplicadísima:

=sI (A1=1 ; BUSCARV81 ; Tab1a1 ; 2 ; FALSO) ; SI (A1=2 ; BUSCARV81, Tabla2 ; 2 ;F A L S O ) S I ( A 1 = 3 ; B U S C A R V ( B 1 ; T a b t a 3 ; 3 ; F A L S O ); S I ( A 1 = 4 ; B U S C A R V ( 8 1 ; T a b f a 4 ;2 ; F A L S O ) S I ( A 1 = 5 ; B U S C A R V ( 8 1 ; T a b l e 5 ; 2 ; F A L S O ); " " ) ) ) ) )

Aunque esta fórmula devuelve los resultados deseados,podemos conseguirque la fórmula sea mucho más corta, añadir más de cinco condiciones y u"r=bu,teniendo una fórmula que sea muy sencilla de manejar. supongamos que tiene12 tablas diferentes configuradas en una hoja de cálculo, ..da r.ra de lás cuales




representaun mes diferente del año. Cada tabla consta de dos columnas y con-tiene los nombres de cinco empleadosy cinco cantidadescorrespondientes.A cadatabla se e ha dado un nombre en función del mes que representa(por ejemplo, la

tabla con los datos de enero se lama "Enero",etc.), al y como semuestra en laf igura 6.17.

i E i " " " " " - ct :

1 n ir i r1 2 ii i r" l 4 .1 5 '1 8 '1 ¡j n1 S? 0 '21

"? 2 'i : ,

t { { } } t ' J á ; i

Eners Fehrerü Marss AhrilHqrnbre CanticladFr;rnrir-icn ^--lJAnr-r 11Juan : IFac¡ 2tMariir IIJ

l {u lnbre Car r t i dad

Frit n :i:; r-r i-:1

Anr-r :1

J u a n' 1 4

Fsco : '14

M a r í a 1 :

Nombre Cant idadFrirn' : isr¡ 15,Anr-r 11Ju i rn :1Facn 23h¡l;rría 34

l { anrbre Cant i dad

F r a n r i s c ¡ 4 : l

An a J4

, J u a ¡ r 1 2

F a c o 1 3

Mar ía :5

Mavs Junis Julip Aqustal {umhre Car r t i dadAlerr 45

Llarlr:s J:

t- l r tr¡ l in;=r t4

T u r r i 1 1

[ ] É : a r 1 2

l ' lomhre Cant i dadA le ; t :1

t-ar lo:- ; 45

f-;arr:l ina :l

T , : n i 1 :

üÉs ; r r 3 l

Hornhre Ca¡ r t i dadAlex 15

L-;arlr-rs 23

tlarr-r l ina -1 4

T, - rn i 11

L - r É s a r 1 5

Ho¡nbre CnntidadAle:,r .34üar lns 13[:arnl i rra 1 '1T¡ni :J lCÉsar 15

$eptisiltbrÉ Octubre Horiemhrc BiciernbreHornhre Cant i dad

Alex ll l

ü a r l o s 1 3

[.ar ¡ l ina ]4

T¡ni 2' J

ü É s a r l E

Hornhre Ca¡rt idadAle;r 11t-;rr los 15ri_:arolina 'l E

Tr-rni 4lt-.Ésar 34

Hornhre Ca¡ r t i dad

A l e . q 1 1

C a r h s 1 1

tiarr-r l ina tg

Ton i ?5

C É s a r 1 /

Honrhre Cant i dad

Alen : ¡

ü a r l ' : s 1 E

[ .a r r l i na 1I

T'rni |7t - É s a r 1 2

Figura 6."1,7.Doce tablas, cada una representando un mes del año.

Seleccionea celdaA1. Entonces aya a Datos>Validación en Ia pestañaCon-figuración,seleccionea opción Lista en el cuadro de lista desplegable. l cuadrode texto Origenescribacadauno de los mesesdel año, separándolospor comas.Esmuy importante que los nombres de rangos para cada abla sean os mismosque os nombres de os mesesqueha utilizado en la lista devalidación.Haga clicen Aceptar. Ahora seleccionea celdaB1 y configure para ella una lista de vali-dación de a misma forma que acabamosde explicar, estavez utilizando los nom-bres de cadauno de os empleados.Si os nombres de éstosson muy largos para

escribirlos,simplementehaga una referenciaal rango de celdasque los contie-nen para que seael origen y luego haga clic enAceptar.

En la celdaA2 introduzca esta fórmula:

=BUSCARV$B$1 ; I NDI RECT O $A$1) ; 2 ; F ALSO )

Seleccione el mes que deseeen la lista situada en la celda A1 y el nombre del

empleado en Ia lista situada en la celda 82, y la fórmula que se encuentra en A2

devolverá la cantidad correspondiente para la persona y el mes seleccionados.




%".r.i'ii%

Existen algunas ventajas de utilizar esta aproximación. Si no estáfamiliarizado con la función INDIRECTO, la hemos utilizado para leerlos contenidos de una celda como si fuera la dirección de un rango envez de un texto. Como hemos dado nombre a 12 rangos diferentes,cada uno de los cuales representando un mes del año, la fórmula queutilizar la función INDIRECTO leerá la palabra "Enero" como referenciaun rango en vez de como una cadena de texto. Otraventaja de utilizaruna fórmula que incluye la función INDIRECTO es que puede librarsede la restricción de Excel que impide tener más de siete niveles deanidamiento en las funciones.

Mostrar l t¡empo otalcomodías, oras minutosCuando añade horas en Excel,puede hacer que el resultadodevuelto

aparezcacomo el total de horasy minutos, pero por desgracia,no comodías,horasy m¡nutos.Parapoder mostrar esto necesitaremos acer algúntrabajo extra.

Por ejemplo,si el tiempo total es gual a 75 horas, 45 minutos y 0 segundos,el total normalmente se mostraría como 75:45:oo, proporcionándolosestere-sultadoen una celdacuyo formato personalizado uese h]:mm:ss, o que permi-te mostrar horas superioresa 24. Aunque ciertamenteesun resultadocorrecto,también significa que tendríamos que calcular manualmente cuántos días, ho-ras y minutos representaestacantidad. Esto puede levar cierto tiempo y ademáses susceptible e calcular seaerróneamente.

supongamosque tiene una lista de horas válidas en las celdasA1 :A1o y queen la celdaA1 1 tiene una función suMA normal que está sumando el total dehoras, esdecir,contiene a fórmula =suMA $A$1 : gAg -0) . si el total de esta sumaexcede e las 24 horas, el resultadode la celdaque contienea esta unción debe-ría tener el formato [h] :mm. supongamos que el resultadode estasuma total esde306:26:0O, ue,por supuesto, on 3Oóhorasy 26 minutos.Sin embargo, onesta nformación no sabemos uántosdías,horas y minutos representa.

Paramostrar el resultadode esa orma, utilizaremos la siguiente órmula:

= E N T E R O ( A 1 1 )& " D i a s " & E N T E R O ( R E S I D U O ( A 1 1 ; E N T E R O ( A 1 1 ) ) * 2 4 ) " h o r a s y

" & MI NUT O (A11 ) & " m i nu t os a l

Teniendoen cuentaque a celdaA1 1 contieneel valor 306:26:00, el resultadocorrespondientedeberíaser de 12 días, 18 horas y 26 minutos. veamos cómofunciona esto. si no está familiarizado con la forma en la que Excelalmacena yutiliza las fechasy horas, primero deberíaconsultar el truco 38.

Seleccionea celdacon la fórmula que calcular el resultadoy haga clic en elbotón fx que pareceusto a la izquierda de la barra de fórmulas (en versionesanterioresde Excely en la versión para Macintosh el botón contieneel signo :¡ .

nt

I rl| ::.t!J;i1(: r)v




Haga clic en la primera aparición de la función ENTEROque aparece en la barrade fórmulas. Esta función devolverá el valor entero 12 a partir del valor12,7680555ó.Estenúmero representacuántos díashay.

A continuación, debemoscalcular cuántas horas quedan despuésde quitar

esos12 días.Haga clic en la segundafunción ENTEROque apareceen la barra defórmulas. Aquí estamosutilizando la función REs DUo (A1 -; ENTEROA11) paradevolver el resto de dividir 12,76805556 por "12,que esO,76805556(elnúmerode minutos representadocomo un número decimal).Ahora debemosmultipli-carlo por 24 (lo cual nos da 18,433333)para devolverun número querepresen-tará la cantidad de minutos. Dado que sólo queremosel número entero, ncluimosla fórmula REsrDUo Atr ; ENTERoA11) ) *24 dentro de una función ENTERO,que se encargade quitar la parte decimal.

Haga clic en la función MINUTOS dentro de la barra de fórmulas. Esta fun-

ción devolveráel valor 2ó a partir del número de serie"12,7680556.Dado que el valor devuelto por la función MINUTOS nunca será un valornumérico, sería sensatomantener al menos la función original SUMA, que de-vuelve el total de horas en una celda, de forma que pueda ser referenciada yutilizada para cálculosposterioresen casode que seanecesario.Por supuesto, afila que contiene el total de horas puedeser ocultada.

Determinarel número de díasespec¡f¡cadosueaparecen n cualquiermesCuando estécreando apl icaciones elacionadas on calendarios,en especial

apl icacionesde nómina, a vecesnecesitaráconocer cuántasvecesaparece

un cier to día de la semanaen un mes en part icular .

A pesarde que Exceldisponede muchas funcionespara fechasy horas, al díade hoy no existeuna función que, por ejemplo, nos indique cuántos lunes hay enel mes de eneropara el año 20O5. Podemos tilizar varias funcionesmuy anida-das de fecha y hora de Excelpara conseguiresto,pero por desgracia,como yapodrá imaginarse, esmuy complicadoy enrevesado.

Éstees uno de los casosen los que VBA puedesimplificar enormementeuna

tarea complicada.Ertvez de combinar complejas unciones, podemos escribir unafunción personalizada que haga lo mismo y que luego podamos pasarle el día yla fecha que queremos calcular. Podemosutilizar la siguiente función para deter-minar cuántos díashay en un mes especificado. or ejemplo:

=Cuan t osD i asEnunMes ( " f / 12 03 " , t rm i e " )

la cual nos devolvería 5, ya que hubo cinco miércoles en el mes de diciembre

de 2003.

GI : i il r : f r

I ril

l;i\




De forma similar, la siguiente función:

=CuantosDiasEnunMes ( " I / 12 03i l , i l ue " )

nos devolvería4, ya que solamentehubo cuatro jueves en el mes dediciembrede 2003. Parautilizar esta unción personalizada n un libro, primero debeescri-bir el siguiente código en un módulo estándar.para ello, abra el libro en el quedesea olocaresta macro y vaya a Herramientas>Macro>Editore VisualBasic(AJtzOpción-Fl1). Luegoseleccionensertar>Módulo escribael siguientecódigo:

Funct ion cuantosDiasEnunMes(FechaCompleta As st r ing, sDia As st r ing) AsI n t ege rDim i As IntegerD i m i D i a As I n t ege r , i D i aCo i nc i den t e As I n t eqe rD i m i D i asEnMes As I n t ege rDim FechacompletaNueva As Date

iDiaCoincídente = Weekday ( FechaCompleta)Se l ec t . Case Ucase (sD i a )

Case UDO M'

aUla = -L

Case ULUNU

I ñ r ^L U L d = Z

Case trMARil

l - D a a = J

c a s e i l M I E '

I ñ r ^L U l d = +

C a s e r r J U E n

l - .U la = 5c a s e , , v I E , l

r u f d = o

Case i lSAB"

i D i a = 7End Select .

Í D i a s E n M e s = D a y ( D a t e A d d l t ' 6 ' , , - 1 , D a t e S e r i a f _(Yea r (F echacomp l e t a ) , Mon t h (F echaComp l e t a ) + 1 , 1 ) ) )

FechaCompleEaNueva = Dateser ia l (year (Fechacompleta) ,Mon t h (F echacomp l e t a ) , i D i asEnMes)

F o r i = i D i asEnMes - 1 T o 0 S t ep -1

I f Vüeekday(FechacompletaNueva - i ) = iDia Then

CuantosDiasEnunMes = CuantosDiasEnunMes + 1End I fNexE. i

End Funct . ion

Cierre deestaventana para volver a Excel.Ahora simplemente ha de introducir la función en cualquier celda como ü-

mos antes, y Exceldevolverá un ntlmero que representacuántas vecesaparecióel día especificadoen el mes que hayamos elegido.




G Construirmega órmulasLasmega fórmulas (fórmulas que contienen fórmulas y a su vez otrasfórmulas) son lo suficientementecomplicadaspara que incluso los expertos

en Excelsalgancorriendo. Con un poquito de esfuerzoy trabajando paso apaso hastaconseguir a fórmula que deseamos,podemos afrontar esascomplejasmega órmulas sin miedo.

ZLe lena de terror el simple hecho de tener que pensar en funciones anidadas,dejando aparte su construcción? Algunas de esasceldas, con cálculos complica-dos y enrevesados, también nos hacen sentirnos un poco asustados a nosotros.Pero con un poco de esfuerzo y trabajando paso a paso, podemos crear megafórmulas sin tener miedo. Y quizá, sólo quizá, incluso podrá ser capaz de leer yentender estas fórmulas más adelante.

El truco está en construir las fórmulas poco a poco, utilizando las funcionesestándar de Excel. Utilice una función por celda, obteniendo un resultado indivi-dual que sea manejable y luego anídelas juntas para obtener el resultado finalque desea.A continuación veamos un ejemplo de este proceso en acción.

Digamos que le han dado una larga lista de nombres de personas, compuestapor el nombre, primer apellido y segundo apellido (todos ellos en una única celdade cada fila). El trabajo consiste en escribir una fórmula en la columna adyacenteque extraiga solamente el segundo apellido de la persona.

Lo que tendremos después será el comienzo del segundo apellido (la tercerapalabra) de la celda. Por el momento, lo que tendremos que buscar es a posición

del segundo carácter espacio dentro de la celda. Excel no dispone de una funciónque busque automáticamente el segundo carácter espacio dentro de una celda,pero no proporciona la función ENCONTRAR que permite hacer búsquedas, locual es lo que necesitamos.

Introduzca el nombre David Pérez Cardenal (o cualquier otro nombre) en lacelda A1 . Luego, en la celda C1, introduzca esta función:

=ENCO NT RAR( " ' . A1 )

La función ENCONTRAR busca una cadena de texto (el primer parámetro)

dentro de otra cadena de texto (el segundo parámetro) y devuelve un númeroque es la posición en la que se encuentra dicha cadena dentro de la otra.

Ésta es la sintaxis de esta función:

ENCONTRAR exto_buscado ; dent ro_de f _t exto ; núm_ini c ia I )

Con esto encontraremos la posición inicial del primer carácter espacio en lacelda A1, ya que dijimos que buscase la cadena " " (un espacio). En el caso deDavid PérezCardenal. debería devolver el valor 6. Pero nosotros estamos buscan-




do el segundoespacio,no el primero. Lo que haremos será utilizar el númerodevuelto por la primera fórmula (en C1) y lo utilizaremos como punto de partidapara otra función ENCONTRARque buscará el segundo espacio.Por tanto, en laceldaC2, introduzca lo siguiente:

=ENCONTRAR ( " " ;Al - ;C1+1)

Observeque esta vez hemos pasadoun tercer argumento a la función EN-CONTRAR,que indica la posición inicial que se encuentra en la celda C1 (ó enesteejemplo)más 1. Esto no servirá como punto de partida para que la segundafunción ENCONTRARbusque el segundo espacio. Por tanto, lo que esta últimafunción nos devuelva, será a posición del segundo espacio.

Teniendoesto realmente, la siguiente función que tenemos que construir esaquella que escriba odos los caracteresa partir del segundoespaciohasta el final

de la cadena. Para ello utilizaremos la función EXTRAE,que como su nombreindica, extraeun rango de caracteres partir de una cadenade texto. En la celdaC3, introduzca lo siguiente:

=EXTRAE AL ¡ C2+1-;256).

Esta función devuelve un número de caracteres especificado a partir de la ca-dena de texto, comenzando por la posición que hayamos especificado y tomandotantos caracteres como indiquemos. Aquí podemos ver su sintaxis:

EXTRAE exto; posic ión_in ic ia l ; núm_de_caracteres )

En nuestro caso, hemos pedido a la función EXTRAE que extraiga 256 carac-teres a partir de texto de la celda A1, comenzando por el primer carácter que seencuentra después del segundo espacio. Hemos utilizado el número 256 paraasegurarnos de que obtenemos todos los caracteres hasta el final de la cadena,independientemente de su longitud (no importa si en la cadena quedan menoscaracteres de los que indiquemos; la función devolverá tantos como pueda).

Con todas las piezas a mano, ha llegado el momento de construir la fórmulacompleta: una fórmula anidada que le daba pánico hace unos minutos. Básica-mente, todo lo que tenemos que hacer es reemplazar todas las referencias a cel-

das (excepto A1) de las funciones con las fórmulas que había en esas celdas.Podemos hacer esto usando cortar y pegar en la barra de fórmulas.

Haga clic en la celda C2 y en la barra de fórmulas, seleccione la función ycópiela por completo, exceptuando el signo de :, de esta forma:

ENCO NT RAR" " ; A1 ; C1+1 )

Pulse ntro para abandonar la celda, con lo que estaremosen la celdaC3. Unavez seleccionada,en la barra de fórmulas, sombree la referencia a la celda C2 y




pegue la función ENCONTRAR(Control-V) que acabamos de copiar en elportapapeles.Pulse ntro. Al hacer esto, a celdaC3 debería quedar de a siguien-te forma:

=EXT RAE A1 ; ENCO NT RAR(" " ; 41 ; C l +1 ) +1 ; 256 )

Ahora necesitamosreemplazar la referencia a la celda C1 con la función quehay dentro dedicha celda.Seleccionea celda Cl, sombree oda la fórmula excep-to el signo de = en a barra de fórmulas, cópielaen elportapapeles Control-C) yluego seleccionea celda C3. SombreeC1 en la barra de fórmulas y pegue elcontenido del portapapeles.LuegopulseIntro.

Ahora todo lo que hay quehacer escortar la celdaC3 y pegarlaen la celdaB1,luego eliminar las celdasCl y C2. Al final deberíamos ener una fórmula comoesta:

= E X T R A E A L ; E N C O N T R A R I ' r r; A 1 ; E N C O N T R A R ( " ' . A 1 ) + 1 ) + 1 ; 2 5 6 )

Si sigue as directricesde esteconcepto,observaráque puedeconstruir megafórmulas utilizando gran variedad de funciones de Excel. Lo que tiene que haceres primeramente planificar la forma en la que puede conseguir su objetivo yluego utilizar celdas ndividuales para obtener los resultados parciales que nece-sita. Por último, reemplace odas las referenciasa celdascon las funciones queestán almacenadas n dichas celdas.

Trucarmega órmulas uehagan eferenciaa otros ¡brosLas órmulas de Excelse complican cuando una mega fórmula hacereferenciaa otro l ibro. No sólo necesita ncluir las referenciasa celdas,sinotambién los nombres de l ibros hojas de cálculo, e incluso, a ruta completaal l ibro en caso de que esté cerrado. Existennumerososmétodos parasimpl i f icar o que podría ser un procesomuy complejo.

Escribir tales fórmulas desdeceropuedeconvertirse en pesado ápidamente.

Con este ruco, le mostraremosun método rápido y sencilloque e permite cons-truir estas órmulas sin la necesidadde utilizar nombres de libros y rutas dearchivos. El método es an simple que a veces o pasamospor alto.

En primer lugar hemos de aseguraremosde que estamosutilizando los con-venios correctos a la hora de referenciaa celdasy hojas de cálculo. Cuando seescribeuna fórmula, siempre esuna buena dea no introducir nunca referenciasa celdas,nombres dehojas o nombres de ibros, porque ello podría incluir tipos ysintaxis incorrectas. La mayoría de las personas que están en un nivel interme-dio normalmente utilizan el cursor del ratón para introducir las referencias a

I

l¿$




celdas,hojas y libros. Realmenteesto mpide que seproduzcan errores de sintaxisy de tipos, pero si se utiliza con funciones anidadas,sabrá que la fórmula seconvertirá rápidamente en algo enorme y muy difícil de seguir.

Por ejemplo, echeun üstazo a la siguiente órmula:=ENT EROSUMA ' c : \ M i s documen t os \ Exce l \ F i nanzas \ p rog ramas deven t as \ [ Ven t as . x l s ] Ven t . as de p roduc t os ' l C2 : C2924 ) )

Se trata de una simple función SUMA anidada dentro de una función ENTE-RO. Como hace referencia a celdas situadas en un libro cerrado, debe incluir laruta completa junto con las referencias a celdas, el nombre de la hoja y el libro.Sin embargo, si tuviese que anidar alguna otra función dentro de esta, ya seconvertiría en algo prácticamente imposible de escribir.

A continuación veamos un rápido método para escribir mega funciones que

hagan referencia a libros externos. El truco consiste simplemente en escribir lafunción en el libro al que haremos referencia en una celda aparte. Si solamenteva a hacer una referencia a una hoja en este libro, es mejor utilizar una celda enesta hoja.

En primer lugar, al igual que hicimos en el truco para mostrar el número deveces que aparecía un día en un mes, desarrollaremos la fórmula en una celdaaparte en el libro en el que acabará la referencia. Una vez tengamos el resultadodeseado, cortaremos la fórmula de dicha celda, activaremos el libro en el quedebería aparecer el resultado, seleccionaremos la celda apropiada y te daremos lafórmula.

Excel hace todo el trabajo duro al incluir los nombres de libro y cualquiernombre de hoja. En caso de que necesite modificar o añadir algo la fórmula,simplemente abra el libro que está siendo referenciado, corte la fórmula desdeellibro original y péguela en el libro referenciado. Luego haga los cambios necesa-rios, corte y pegue de nuevo la fórmula en el lugar de donde procedía.

eH *t:;;*?x,TnTl;T1xi'"#:""Tfr:Las uncionesde basede datosde Excel BDSUMA,BDCONTAR, tc)puedenhacerel trabajode cientosde funciones, educiendo anto elt iempode cálculo omo el espacio cupado n el l ibro.

Cuando utilice funciones de base de datos de Excel, puede especificar hasta256 criterios diferentes. Por ejemplo, puede que deseesumar cantidades que hayen la columna A, pero sólo aquellas en cuya celda correspondiente en la columna




B haya un número mayor que 100 y en la de la celda C haya un número menorque 40. Si, por el contrario, deseasumar las cantidades cuyos valores correspon-dientes en la columna B son menores que 50, necesita utilizar otra función y un

rango diferente como criterio. Sería mucho más sencillo si tuviésemos una únicafunción y pudiésemos cambiar fácil y rápidamente el criterio. Si nunca ha utili-zado las funciones de base de datos de Excel con anterioridad, le recomendamosencarecidamente que se familiarice con ellas, ya que son muy buenas para ex-traer información estadística a partir de una base de datos o una tabla de Excel.

Para ver cómo funciona, rellene algunos datos tal y como se muestra en lafigura ó.18. Mantenga los encabezados de columnas de la misma forma, peropuede introducir los datos que deseedebajo de ellos. Mientras que ahora le ponea esta tabla el nombre de "TodoslosDatos", incluyendo todos los encabezados, ala hoia le dará el nombre de "Datos".

A . i E

H o n r b r e F e c h a s

ICoste otal

ttr J:ilftr::il-l,l-l[l

l:l,L-ll l

Itr,Llll t

l5,t lü t

_ltl,tü r

:11 l:il1€::itl,t-Jtl

:l:i,L-'ll:l

!:1,t-1¡

:i.:i,llÜ €dfi r-ltl F

2il,t:t[ €

:l_1,lll_l.:itl tln É

a { a d a F u r c e n t a'lf r-il-tÉ

1:l tltl F

18, [ t ] €:JLi,L-]I-]

11 ,tltl €lfi TtftF

l Fi tlll F1q n f t F

1 l ,L - l ü

::_1,llll€

1 ! ,1 - t [

::1,Ut_l

q fl-t F' lE , t l ü

t

:_1,tltl€

r r

r l -

atln Co$á restarii;

nCáiii¡*iao;

I

45h

T

fislt l1 14 '-lt t

" ;J

i ¡i 51E1l1E

A,nt¡ti i ¡rh l - . .

, A , l H . l l

[l:rvirj

l',í r rt ¡

[1i¡uid

5;¡ nt :: :

L ; r i da

h¡ll-i

Lui '='

[ l ;ruid

Li ¡ ida

,Ari i lel

,41e.,,:{-.:rrnl in;r

,*,t ¡1 e

15¡?,,'Iüt-14

l riJ?/:L-lt:t4

1/¡?¡It-tt-14

1i:i,?i'l[r[r4

I l:1iJ?ü04

!tl,t:,'';¡OU

l1¡'1,,!l]t--14

l1üüL-lL-]4

1L'l-Jül-tt]4

l4t?¡'lL-ll-14

15,'!¡'ll-ll-14

¿11¡;,'!/:l-Jl:14

2¡,¡-l¡lütl4

lEit'¡lt-Lü4

!'l¡-:,Ill--ll-14

E_q.rÁ4t_-r.+lTr - r r l ¡I U .rC'

1L-llJ'r/i-,E4l''-SLllHr5fi.1';El?t4:l'ih

1t-Jütt,:Jl3,].',h

51'j ' i ;

11!l1rrl]?L;T7 r-t'ti i .tll

1tl,L-'tü1 HN NF

/,l-]tl €- E

4,IJÜÉ

15, t ]ü€

1: l ,u [ €

1 i , t lüE

1E,,tl l l- E

f I tlt-t É'lf tlt-t F

l.rt nn F

11 tlt:t7 tltl F

Figura 6 .' /-.8.Datos propuestos.

Inserteotra hoja y llámela "Resultados". n a celdaA2, introduzca la siguien-te fórmula:

=Datos ! A1

Propague esta fórmula hasta la celda F2, de forma que tenga una copiasincronizada de los encabezados de la tabla. En la celda ,\3, introduzca cualquiernombre de los que exista en la tabla de la primera hoja, como por ejemplo JohnD. luego, en la celda D3, introduzcala siguiente fórmula:

=BDEXTRAERTodos] ,osDatos; B2 ; gAg2 : gAg3 )

Propague esta fórmula hasta la celda F3 y de formato a las celdas C3:F3 comosearequerido.




Para copiar rápidamente las celdas como ésta sin formato, seleccionela celda, haga clic con el botón derecho del ratón en el pequeño recuadrode propagación y, manteniendo pulsado el botón derecho del ratón,

arrastre el cursor hasta donde seanecesario. Luego seleccione a opciónRel lena sin formato.

Los datos correspondientes deberían extraerse de la tabla cuyo nombre haintroducido en a celdaA3. Ésteessóloun ejemplosimplede cómo puedeutilizarla función BDEXTRAER ara extraer información relevante.

Si obtiene el error #NUM!, significa que tiene dos o más nombresidénticos en la columna Nombre.

Llegados a estepunto, la mayoría de las personas seguirían el mismo concep-to para todos los nombres para los que quisieran extraer información de la tabla.Sin embargo, este esfuerzo no es necesario.

Dado que siempre estamos haciendo referencia a la celda A3 para el nombre,tendría mucho más sentido en la mayoría de los casos si simplemente pudiéra-mos utilizar una lista desplegable en la celda A3 que contuviese todos los nom-bres que hay en la tabla. Podemos utilizar la función estándar de validación deExcel para crear dicha lista. Sin embargo, como la lista original de nombres estáubicada en otra hoja, no podemos hacer referencia para lista de la misma forma

que lo haríamos a una lista que estuviese en la misma hoja (es decir, una referen-cia a un rango estándar). Podemos resolver este problema fácilmente dándolenombre a la columna Nombre de la tabla original, y luego utilizando esenombrecomo origen de la lista para la validación.

& Dado que muchas tablas no son estáticas es decir, sus datos están

\.. continuamente modif icándose, ya sea añadiendo o eliminando

\ registros),deberíaconsiderar a posibilidadde utilizar rangos dinámicos-

con nombre para la columna Nombre.

I{aga clic de nuevo en la hoja Datos, y teniendoseleccionadaualquier celda,vaya a Insertar>Nombre>Definir.n el cuadro de texto Nombresen el libro ntro-duzca "Nombres"y en el cuadro de texto Se refiere a introduzca la siguientefórmula, y luego haga clic en Agregar:

=DESREF $A$2 ; 0 ; 0 ; CoNTARA $A$2 : $A$1000 ) ; 1 )

Haga clic en la hoja Resultados, seleccione la celda A3 y luego vaya aDatos>Validación.

Seleccionea opción Lista del cuadro de lista desplegable en el cuadro detexto Origen ntroduzca lo siguiente:

=Nombre

Asegúresede que la casilla de verificación Celda con lista desplegableestéactivada y luego haga clic en Aceptar. Ahora ya puede seleccionar cualquiernombre de la lista de la celda A3 y los datos que hay a la derechamostrarán lainformación correspondientede forma automática. Podemos levar esto a un ni-vel superior y utilizar la función BDCONTARpara extraer la cantidad de perso-nas cuyo coste otal es mayor que un cierto número que especifiquemos unporcentajepagadomenor que otro número que también especificaremos.

Paraello, primeramente necesitarácrear un rango dinámico con nombre parala columna Coste otal y para la columna Pagado.En el cuadro de exto Nombresen el libro ntroduzca "Coste_total" en el cuadro de texto Se refierea introduzcala siguiente fórmula, tras lo cual debepulsar Agregar:

=DESREF$C$2 0 ; 0 ; CO NT ARA$C$2 $c$1000 ) ; 1 )

Estavez,en el cuaüo de texto Nombresen el libro ntroduzca "PorcentajePagado"y en el cuadro de texto Se refierea introduzca la siguiente fórmula, tras lo cualdebepulsarAgregar.

- ñ F G D E E / é E é r . ̂ . ^ . C O N T A R A $ E $ 2 : $ E $ r 0 0 0 ) ; 1 )

Active la hoja Resultados, seleccione a celda A"l7 y luego seleccioneDatos>Validación. eleccionea opción Listay luego introduzca en el cuadro detexto Origen el texto ":Coste_total". Haga clic en Aceptar. Seleccionea celda877 y luego vaya a Datos>Validación. eleccionea opción Lista y luego intro-duzca en el cuadro de texto Origen el texto "=Porcentaje¡ragado".Haga clic enAceptar.

En la celdaA12 introduzca lo siguiente:

=Datos ! C1

Seleccionea celda872 e introduzca lo siguiente:

=Da t os ! E1

Seleccione a celda A13 e introduzca lo siguiente:

= t r > t r & A 1 L

Seleccione a celda 813 e introduzca lo siguiente:

= n < " & T E X T O ( 8 1 1 . , ' 0 9 ' )

En la celdaA15 introduzca lo siguiente:

=DCO NT ART odosLosDaLos ; $A$12 $A$12 : $B$13

Seleccione cualquier cantidad de coste total desde la celda Al l y cualquierporcentaje pagado desde la celda B11 y la función BDCONTAR le devolverá elnúmero de personas que coinciden con ese criterio. Por ejemplo, si ha selecciona-do ó5 y loOo/o,estará extrayendo la cantidad de personas que tienen un costetotal mayor que 65 y un porcentaje pagado menor que el 7OO%.

Como puede ver, puede utilizar esta función BDCONTAR para extraer cual-quier combinación de criterios para las columnas Coste total y Porcentaje paga-do. Con un poco más de trabajo, puede llevar esto todavía a un nivel superior yhacer que los operadores de comparación utilizados cn criterio sean intercambia-bles.

Lo primero que tiene que hacer es crear una lista de operadores de compara-ción que puedan ser utilizados en la lista de validación. Vaya a una columna queno esté siendo utilizada en la hoja Resultados y en cualquiera de las filas de dichacolumna, introduzca el encabezado "Operadores". Debajo de éste, en cada una delas celdas siguientes, ntroduzca =,)=,), < y <-, tal y como se muestra en laf igura 6.19.

Figura 6.'1,9.Operadoresecomparación.

Paradar nombre a este ango, seleccione l encabezado todos os operadorespor debajode é1, eleccionandouego a opción Insertarmayorque Nombre>Crear.Asegúrese eque estáactivada a opción Sólo ila superiory haga clic enAceptar.Exceldará nombre automáticamente al rango basándoseen el encabezado eneste aso,Operadores).

Seleccionea celda G7 e introduzca el encabezado Seleccione n criterios".

Teniendoseleccionadasas celdasG7 y H7, céntrelasyendo a Formato>Celdas>Alineación luego eligiendoen el cuadro de ista desplegableHorizontal a opciónCentraren la selección.Seleccioneas celdasG8 y H8, vaya a Datos>Validaciónseleccionea opción Lista en el cuadro de lista desplegable. n el cuadro de textoOrigen ntroduzca "=Operadores".Asegúresede que está activada la casilla deverificación Celda con lista desplegable luego haga clic en Aceptar.

Vuelva a la hoja Datos y cree un rango dinámico con nombre para la columnaFechas. ava a InsertapNombre>Definir,n el cuadrode exto Nombres n el l ibro



6. Trucos obre órmulas func iones 233

escriba Fechas" en el cuadro de texto Se refierea escriba a siguiente órmula yluego haga clic en Agregar:

- ñ F c D F É / é D c ' . ^ . ^ . C O N T A R A ( $ B $ 2 : $ B $ 1 0 0 0 ) ; 1 )

Seleccionea celdaG7, cópielay péguelaen la celda G9. Cambie a palabra"Criterio"por "Fecha". eleccioneas celdasG1O:H10, aya a Datos>Validaciónluego seleccionea opción Lista en el cuadro de ista desplegable. n el cuadro detexto Origen, ntroduzca"=Dates".

Asegúresede que la opción Celda con listadesplegableesté activada y hagaclic en Aceptar. Seleccionea celdaG11 e introduzca lo siguiente:

= D a t o s I S B S l

Propáguela hasta la celda H11. Seleccione a celda G12, introduzca la siguien-te fórmula (debería utilizar el formato de fecha) y cópiela hasta la celda Hl2:

= G 8 & T E X T O ( G 1 0 ; " d d 7 ' m ¡ ¡ / ¿ ¿ t t )

En la celda F13, introduzca la palabra "Resultado" y céntrelo en la selección,teniendo seleccionadas as celdas F13 y G13. En la celda H13 introduzca la si-guiente fórmula:

=BDSUMART odosLosDa t os ; Da t os I $C$1 ; $c$1L : $H$12

El resultado final debería parecerse al que se muestra en la figura 6.2O, que,como demostración, muestra todas las fórmulas.

S e l e c c i o n e l u r c r i t e r i e ¡-1 = :: =

S e l e c c i o ¡ r e u ¡ r r t e c h a

I !J,,"1-11,"]l1 fl-1,{:l:,"1j1

F e c h a s F e c h n s= r_iEi,!.JEl',Ti_lir:l1l; " rldr't-frrt,/';t;1"'t = Hi:i,!l E.:,Tr_rH 1 _t ; l l¡'¡ 1¡-¡¡,,",i;iJ

Resttl t*rr l* =E[:r:]1.-Ih,'{AFJiTrrrJrr,.;Lr:r: i [.r ;- l t¡s;[ i .r trr=!$t-.:$1;$r-;$ 1 $H,Ii l l j

Figura 6.20. Hoja mostrando las fórmulas correctas y los encabezados.

Oculte las filas 11 y 72, ya que no necesitamos erlas. Terminará teniendouna tabla lista para ser utilizada como la que se muestra en la figura 6.2'1.,alaque seha aplicadoun formato en particular para facilitar su lectura.




$elee*inne nn *riterio

$el*eeiune, ilnñ fecha :

15l'lll,'l:11 1ü¡ll?,'{--]1Re*ultsds , __ S,q l

Figura 6.21. Hoja con la interfaz final.

Utilizando este principio, puede tener fácilmente una o varias funciones debase de datos haciendo el trabajo que de otra manera harían cientos de funcio-nes.



Capíruro7

Trucos sobre macrosTrucos81 a 94

Las macros hacen que sea muy fácil automatizar tareas repetitivas en Excel,pero la forma en la que son creadas y las facilidades para utilizarlas a veces sonproblemáticas. Por suerte, Excel es flexible lo suficientemente como para que puedasolucionar esosproblemas y crear nuevas características con un mínimo esfuerzo.

Acelerar l código el¡m¡narosparpadeosde la pantallaCuando graba macrosdentro de Excel,el código que es generadoa vecesproduce parpadeo se a pantal la,que no solamente ralentizar a macro, sinoqu e hacen qu e la actividad de la misma parezcamu y desorganizada. Porsuerte,podemosel iminar esosparpadeosde la pantal laa la vez quecelebramosel código.

Uno de los inconvenientes de las macros grabadas en Excel es que el códigoproducido es a menudo muy ineficiente. Esto puede significar que las macrosque deberían tardar solamente unos segundos para completarse a veces requie-

ren de mucho más tiempo y parecen muy ineficaces. Además, cuando crea macrosutilizando la grabadora de macros, todas las pulsaciones de teclas se graban,independientemente de que tengan o no sentido. Esto quiere decir que sigue co-metiendo un error y que a continuación lc corrige, las pulsaciones requeridaspara completar esasacciones también son grabadas en el código de la macro.

Si ya ha jugado algo con macros y código en VBA, probablemente habrá oídohablar de la propiedad application. ScreenUpdating. Si estableceesta pro-piedad a False al inicio de una macro, no solamente estará deteniendo los par-

B




padeos de la pantalla asociados a la macro grabada, sino que también estaráincrementando la velocidad de ejecución de la misma. La razón por la que estemétodo acelerar el código es porque Excel ya no necesita volver a dibujar la pan-talla cada vez que encuentra un comando como pueda ser select, Activate,LargeScrol l , Smal lScrol -J- y muchos otros. Para inc lui r la sentenciaApplication.ScreenUpdating = False al inicio de una macro existente,vaya a Herramientas>Macro>Macros, seleccione a macro en cuestión, haga clicen Modificar e introduzca el siguiente código:

una MacroMacro g rabada e l L f 2 / 20 03 por Susana

Appl icat ion. Screenupdal ing = p¿1s.

'su cóplco

Appl icat ion. ScreenUpdat ing = 1' ¡usEnd Sub

Observe que hemos vuelto a establecer esta propiedad a True después de com-pletar la macro. Aunque Excel siempre volverá a activar esta propiedad tan pron-to como el foco vuelva a él (es decir, cuando la macro termine y el usuario vuelvaa interactuar con la aplicación), en muchos casos es mejor asegurarse e incluir elcódigo al final.

En algunos casos, se encontrará con que la propiedad Appl icat ion.ScreenUpdating ha vuelto a activarse antes de que la macro grabada se hayacompletado. Esto puede ocurrir con macros grabadas que utilicen el comandoSelect con frecuencia. Y en caso de que esto suceda, puede que tenga que repe-tir la sentenciaappl ication . ScreenUpdat ing = False en otras partes de lamacro.

Ejecutaruna macro a una determinadahoraEn muchasocas¡ones ería una gran idea poder ejecutar una macro a una

hora predeterminadao a intervalosde t iempo específ icos.Por suerte, Excelproporciona un método VBA que hace que esto sea posible.

El método Application.onTime puedehacer que las macros se ejecutanautomáticamente una vez realizadas ciertas configuraciones. Supongamos quetieneuna macro que desea jecutarcadadía a las 15:OO.En primer lugar debere-mos determinar cómo lanzar el método onTime. Podemoshacerlo utilizando elevento Workbook_Openen el módulo privado del objeto Workbook.

nl

B



7 Trucossobremacros 239

En Windows, la manera más rápida para llegar al módulo privado del objetoWorkbook (Thisworkbook) eshaciendoclic con el botón derechodel ratón en elicono de Excel situado a la izquierda del menú Archivo y luego seleccionar a

opción Ver código(en

Macintosh, debe abrir el editor de Visual Basicy luegoabrir el módulo para el objeto I¡iorkbook desdea ventana de proyecto).Una vezen este sitio, introduzca el siguiente código:

Private Sub Workbook_Open ( )A p p l i c a t . i o n . O n T i m e T i m e V a l u e ( " 1 5 : 0 0 : 0 0 " ) . n M i M a c r o "

Eno suD

MiMacro debería ser el nombre de la macro que desea ejecutar. Debería residiren un módulo estándar y contener e l método onTime, de la siguiente forma:

Sub MiMacro ( )

A p p l i c a t . i o n . O n T i m e T i m e v a 1 u e ( " 1 5 ; 0 0 : 0 0 " ) . ' r M i M a c r o r l

'su cóorco

ENd SUD

Estoejecutaráel procedimientoMiMacro todos os díasa las 15:OO,an pron-to como se abra Excel. Ahora suponga que deseaejecutar MiMacro a intervalosde 15 minutos despuésde abrir el libro. De nuevo, desearemos onfigurar estaprogramación tan pronto como seabra el libro. De nuevo, haga clic con el botónderecho del ratón sobre el icono de Excelsituado a la izquierda del menú Archivo,

seleccionea opción Ver código e introduzca el siguiente código:P r i va t e S ub h l o r kb o o k_ B e f o r e C l o se ( Ca n ce I A s B o o l e a n )

A p p l i c a t i o n . O n T i m e d T i m e , " M i M a c r o " , , F d I s e

End Sub

Private Sub Workbook_Open ( )A p p l i c a t i o n . O n T i m e N o w + T i m e V a l u e ( " 0 0 : 5 : 0 0 " ) , " M i M a c r o ' r

End Sub

En cualquier módulo estándar (accediendoa través de la opción Insertar>Módulo), ntroduzca el siguiente código:

sub MiMacro ( )d T i m e = N o w + T i m e v a l u e ( " 0 0 : l - 5 : 0 0 " )App l i ca t i on . onT i me dT i me , " M i Mac ro "

'su cópreo!;nd sulf

Observecómo pasamosel valor 15 minutos a la variable pública dTime. Estoes de forma que pueda cancelar el método onTime cuando ocurra el evento



ü


workbook_BeforeCl-ose, estableciendoel argumento opcional Schedule a Falso.De forma predeterminada, el argumento Schedule está establecido como True,de forma que al establecerlo en False,estamos indicando a Excel que canceleel méto-do onTime que estaba establecido para que se ejecutase a una hora en parücular.

Si no pasó la hora a una variable, Excel no sabrá qué método onTime deseacancelar, a que la expres iónNow + TimeValue ("00:15:00" ) no es estát ica,pero sí lo es cuando se pasa a una variable. Si no establece el argumento opcionalSchedule a False,el libro se abriría automáticamente cada 15 minutos después deque lo cerrarse y ejecutase MiMacro.

Ut¡lizarCodeNamepara hacer referenciasa hojasen los ¡brosde ExcelA veces,necesi tará rear una macro que funcione inclusosi los nombresdehojasa los que hace referencia ambien.

Si ha grabado una macro en Excel que hace referencia a una hoja en particu-lar dentro de libro, debe saber que el código seguirá funcionando sólo si los nom-bres de las hojas se mantienen iguales. Por ejemplo, si la hoja se lama Presupuesto,el código de la macro t iene la sentenciaSheets ("presupuesLo') .Select yahora cambia el nombre de dicha hoja, la macro dejará de funcionar. Esto esdebido a que la grabadora de macros genera el código basándose en el nombre dela pestaña de la hoja en cuestión, o en el nombre que se ve cuando se trabaja en

Excel. Para superar esta limitación, tenemos dos opciones, siendo la primera deellas la que utiliza números de índice envez de nombres. El índice de una hoja sedetermina por su posición dentro de libro. La hoja que está más la izquierdasiempre tendrá el índice 1, la siguiente tendrá el índice 2, y así sucesivamente.VBA permite especificar cualquier hoja utilizando su índice envez de su nombre,aunque por desgracia el generador de código de Excel nunca utiliza estos índices.

De todas formas, aunque utilizar un índice, como por ejemplo, Sheets(3).Select,es una opción mejor que utilizar el nombre de la hoja, resulta que la posición dela hoja podría cambiar en el libro, en caso de que añada, elimine o mueva hojas.

Envez de utilizar índices, los programadores expertos utilizan CodeName. Cada

hoja de un libro tiene un único CodeName qve no cambia aunque la hoja se mue-va o cambie de nombre, incluso aunque se añadan otras hojas. Puede ver elCodeName de las hojas simplemente yendo al Editor de Visual Basic (seleccioneHerramientas>Macro>Editorde Visual Basic o pulse Alt lOpción-Fl1) y luegomostrando la ventana de proyectos en caso de que sea necesario (seleccioneVer>Ventana Proyectos).

En la figura 7 1 el CodeNamepara la hoja cuyo nombre de pestaña es Presu-puesto es Hoja3. El CodeName siempre es el nombre que aparece fuera de los




paréntesis cuando mira en la ventana de proyectos. Puede hacer referencia a estahoja con código VBA en el libro utilizando la sentencia Ho a3 . Sel-ect en vez deu t i l i za r Sheets ( "P resupues to ) .Se lec t o Sheets (3 ) .Se lec t .

ffi

!¡rhivur f.diriÉn !.er lnserlar furrrnato [epuraciún Ejetr-rlar Cornplenrenl:os \¡e[tarra Aygda

lj *J i*1 *", *^f

fl TF,itt,n,t,-,,rt'-rr:r[,:

{Ho¡ae \trtrrrl:sheel:

IrlFabÉtic¡| Rnr categ.rrias !

Figura 7 "1,. os CodeNames los nombres de hojas en la ventana de proyectos de VBE.

Si el libro ya está lleno de código VBE, ya sea escrito a mano o grabado, y que

no utilice CodeNamespara hacer referencia a las hojas, puede cambiarlo al niveldel proyecto (es decir, todo el código que esté en todos los módulos de libro),simplemente yendo a Edición>Reemplazar mientras que esté en la ventana deleditor.

El único caso de que no puede utilizar el Codelt{amede una hoja escuando hace referencia a una hoja que se encuentra en un libro

diferente del que contiene el código.

Conectarde forma fácil botonesa macrosEn ugar de asignaruna macro a cada botón, a veces esultarámás

conveniente rear una única macro que gest ione odos los botones.

Normalmente los usuarios prefieren ejecutar las macros a través de una tecla

de accesorápido o a través de un botón que pueda pulsarse fácilmente, en vez de

B

rr¡Lrler-tullining

Err¡hl'=Fir,¡lT¡E'=

En,rL'le5ele,:li¡rr['J¡nre



%''.',t'\


tener que encontrarlasa través de menús y cuadros de diálogo. La forma máshabitual de accedera un botón es a través del cuadro de herramientas Formula-rios que estádisponiblesi seleccionaa opción Ver>Barrasherramientas>Formu-larios.Estosbotones,en nuestra opinión, son la mejor elecciónpara

ejecutar asmacros, especialmenteaquellas que hayan sido grabadas, ya que éstas normal-mente requieren que el usuario se encuentre en una hoja en particular cuando seejecuten.Estoes debidoa que las macros grabadassiempreutilizan la hoja activasi grabó la macro sin cambiar de hoja. Esto significa que si el usuario no se en-cuentra en la hoja adecuada(esdecir en una hoja que no es en la que segrabó lamacro), éstapuedeque falle o haga cambiosen una hoja incorrecta. Por el con-trario, si utiliza botones en las hojas, puede forzar al usuario a que vaya a lahoja adecuaday pulse el botón para ejecutar la macro, de forma que se ejecuteenlas condicionesadecuadas.

ZPor qu é utilizar un botón del cuadro de herramientas Formularios enve z de un botón de l cuadro de herramientas Cuadro de controles?Porque los botones normalmente se utilizan para detectar un clic delratón y ejecutar una macro específica. Sólo debería utilizar un botónde comando de l cuadro de herramientas Cuadro de controles cuandonecesiteatrapar eventos tales como doble clic, clic con el botón derecho,etc. Los controles de l cuadro de herramientas Cuadro de controles seconocen como objetos ActiveX, y utilizarlos simplemente para ejecutaruna macro resulta un a sobrecarga innecesaria para Excel, sobre todosi utiliza números botones.

Cuando tiene muchos botones en un libro y cada botón se utiliza para ejecu-tar una macro en especial, puede asociar las macros a los botones haciendo cliccon el botón derecho del ratón en su borde y elegir la opción Asignar macro.Luego debe encontrar la macro adecuada en el cuadro de diálogo y seleccionarla,ta l y como se muestra en la figura 7.2.

Como cada botón es normalmente utilizado para ejecutar una macro diferen-te, deberá desplazarse por la lista de macros para encontrar la que está buscando.sin embargo, existe una manera muy sencilla para asignar a todos los botones

una misma macro y aún así hacer que cada uno de ellos ejecute una macrodiferente. Coloque el siguiente código en cualquier módulo estándar. SeleccioneHerramientas>Macro>Editorde Visual Basic (AJtzopción-Fl1) y cree un nuevomódulo seleccionando la opción InsertapMódulo y luego introduciendo el siguientecódigo:

Sub QueBoton ( )Run App l i ca t i on . Ca l l e r

-E;no sujf




'"JF{xl- f , x

,&Aíiadir i la t r l rmrnsrrl fr '

r ^ i

I

i

!

il

iI

l

,aI

i

i

¡:I

i

I

Fegar finrrar i , , X {: :

d

-I Arest¡r Il*.--.d-l

- Isrr:lg.Nuevo I

-, -. " , , , ; - , - - * - - . , "* .J

grabnr,,, I.*:*_*¡

Sol i r i ia r

ILibrc,IThisrrrt¡rkb¡¡F.,rnF inir A J*"ra*¡

Hnrnbres

. lu¡ lt i l. - ' i¡rcí¡

l 'u'1irríaerran¡

f t ' lat taSir lvadur

ij a it ¡ :=;F rl r --:n s

$

;1 ü i

G¡nra ln f to rn i n

{- larlnsuitran¡

1.1."

. 1 ?t { {

Listn

Eusan;r h,"1ulerr '

35 | -;ar¡ l i rr i r str i idrr r r ;

ilrl\¡o¡ar ,düJ¡áf "*_'rÉ:j

Ltanradai

Librot Thist'/orl'h,:¡h.,n¡dirFil¡Libr,-rZThisW¡rl'..h¡¡k.,,:rrerLibr Mhis'w nr ü'-rnF.,i iin rF la

Lihr¡t IThis",fur[,t'¡,-rk,IrA5enr¡na I t¡IL b r n ! T h s ¿/'-r ü n,: k., r A 5 * rn n ¡ -l'i' 4

LibroZ ! ThislVr¡rl,..b'r¡[i, larr ada

LibrurMhiEtü,rr [ü ¡u ]i, Fe,_tr U lo e s

LibroÍ | Thi::,rt¡'rrl.b¡¡[i, 5c'lirilar

Libr¡t IThis'vt/orlüook, ,¡ licit¡r

Figura 7.2. Botón Imprimir seleccionado con el cuadro de diálogoAsignar macroactivo. teniendo seleccionadaambién la macro en cuestión.

Ahora, simplemente necesita asignar a cada botón el mismo nombre que tie-

ne la macro que debería ejecutar. Para cambiar el nombre de un botón, simple-mente haga clic en él y reemplace el nombre que aparece en el Cuadro de nombres(que está a la izquierda de la barra de fórmulas) con el nombre de la macro que

debería ejecutar. Haga esto mismo para todos los botones. De esta forma, si a unbotón le ha llamado Macrol y le ha asignado la macro QueBoton, cuando hagaclic sobre é1,ejecutará la macro Macrol.

Crearunaventana e presentaciónaraun libroLasventanasde presentaciónproporcionan un toque de dist inción a una

apl icación,s in mencionarel hecho de que le entret ienenmientrasque laapl icación se carga.¿Porqué no hacer que las hojas de cálculo hagan o

mismo?

Esposibleutilizar las características roporcionadaspor VBA para crearunapantalla de presentaciónpara cualquier libro. Encontrará que el procesoesmu-cho más sencillo de lo que se habría imaginado. Para crear una pantalla de pre-sentaciónque semuestre entre cincoy diezsegundosen el momento en el que seabra un libro, y que luego secierre automáticamente, comenzaremosabriendo el

n- l

| ifl

,lilr. i r* )

v




editor deVisual Basic,seleccionandoHerramientas>Macro>Editore VisualBasic.Luegoseleccionensertar>UserForm. i no apareceel cuadro de controles, sim-plementeseleccione ep Cuad o de herram entas.

En el cuadro de herramientas,hagaclic en el icono Etiqueta (para encontrar-lo, simplementepasepor encima de cada icono y verá un pequeño cuadro de

ayuda que le mostrará el nombre de cada uno). Haga clic en cualquier parte delformulario para insertar la etiqueta. Luegoutilice los cuadrosque aparecena sualrededorpara cambiar el tamaño, de forma que pueda escribir exto dentro deletiqueta. Teniendoseleccionada a etiqueta, vuelva a hacer clic en ella. Con elloentrará en el modo de edición de texto y podrá marcar el texto predefinido queaparecedentro de ella.

Dentro de a etiqueta, escriba el texto "Mi pantalla de presentación".Paracam-biar otras propiedadesde la etiqueta (el tamaño de la fuente, el color, etc.), ase-

gúrese de tener la seleccionada luego pulse F4, o bien seleccione a opciónVepVentanaPropiedades.Ahí puedecambiar todasaquellaspropiedadesque desee.Ahora haga dobleclic en el formulario (no en la etiqueta)y seleccione l eventornitialize que aparece n el cuadro de lista desplegablee a parte superiorderechade a ventana, como se muestra en la figura 7.3.

;';':TjifiÉ,iffilliiil4 Ar.hiu.-' [diciún !.er lnsertar F*rrn¡tn eepurariún Eje,:u!.ar

EuroTool EUROTüOL.XLA)

I- S Ye*Proiect (LibroZ.xls)

I - :: r l,lirr¡s,rit: r;¡¿l irbi'=l:r15

I E] Hujar iH,r i ,rr i

I'fi Thisr,,,/¡rl-.h¡¡l-..

j - r:Fr:rnrul¡ri¡s

1 E uEerF¡rml

,¡i:i:"i;í:;:i;i,i,Íirt.liiri;iitiÍ iillitffi iliiiiiiiiÍtiiüt*Ft-tl lffi

-*l

&lf¡bÉtica{ fnr cate,t,rrias

,:'ltrt'

dert-r'l'-rr

:J¡rJL-l|-]

True

T¡l-rrrn¡¡

I t+turlnr-rtrütr¡:¿J

¡¡i;¡ii¡:';;¡i':i'i1.,;l.,, ,¡,,,,,,',,,, .* *-tl-{-Xll[errarnienhs 'loniplerrrentns Veltan,: Ayqda

- F x

,,- t'.s' Lín l, i-rl t *.

l-l--r--rF't*.r1*}

f-l ij.HEr-rr-rr-rur-r¡:rFü,l

! tlnnnunlrt¡8.*Ju - fnrEurder5l:'¡lrt

LlEerF¡rnrll- l frnfi¡tleAllF¡rn-

Figura 7.3. Cuadrode istadesplegableon os diferentes ventos arael objetoUserForm.

Dentro de eseprocedimiento, ntroduzca el siguientecódigo:

App f i ca t i on . O nT i me Now + T i meva f ue ( , '00 : 00 : 05 " ) . " Ce r ra rF o rmu l a r i o , ,




Con lo que el código debería quedar de la siguiente forma:

Private Sub UserForm_Ini t j.a l ize ( )App l i ca t i on . O nT i me Now + T i meva l -ue ( " 00 : 00 : 05 r r) , " Ce r ra rF o rmu l a r í o "

E N O S U D

A continuación,vaya a Insertar>Módulo ntroduzca el siguientecódigo exac-tamente como semuestra:

Sub CerrarFormufar io ( )un_Loao usert . ormrENO SUD

Ahora todo lo que necesita es escribir algo de código en el módulo privado delobjeto Workbook (ThisWorkbook). En el explorador de proyectos, debería ver elnombre del libro. Expanda las carpetas que se encuentran debajo de libro hastaque encuentre ThisWorkbook dentro de la carpeta Microsoft Excel Objetos. Hagadoble clic en ThisWorkbook para mostrar su módulo privado. En dicho móduloprivado, introduzca el siguiente código:

Private Sub Workbook Open ( )user¡ órmr - snow

Eno SuD

Cierre la ventana para volver a Excel. Guarde y cierre el libro y vuelva a abrir-lo para ver la ventana de presentación en acción. Puede ver un ejemplo de esto enla figura 7.4.

a

+E

b

?

o

q

lü

1t

É Il:ll_llll:ll_lÜl_l

Fdrn¿t f' ¡l:rr'Én l¡. t¡hir

¡¡¡ 'le IntetÉ¡ rnrr¡l

FI¡:¡, etr ¿iii 's:

F ag*s, ¡ i't aii'::

enci*üetrt'i Fti¡r*t F

P^TGO PÜR PERIODO

NO

1

I

4E

t:;

iri '¿"irHs+lxls-r,r

Fech¡.1 4 ¡I 4,,,: 4 I

Tablas de amortiEacién de hipotecas

Ejenrplo de un¡ ventan¡ de presenl:at iúrr,

jtr ;,-,t

¡tr :,t:il:l

' l5.4riI ,

i:Ll.rJÜÜ.r:ilJú

ll

Sal¡lo Finxl Irrteres rc

1' l 'l T 1 l;14 r: ir l'. r :

1': i. ';14!:.-:T 1_1i.;

l!¡ !¡11,::¡ l,J 1:1'rr. '

1,; .riij4.1:,? ::dri I

1,;¡ j-q4 154 il,J: ,

1:r. f t l5 'J54 3!iJ.. v

14 ¡rü5',¡ ljl- l

N..1 ; i l r

r 3 wl3 , lF¡gc' c¡lt tr l¡ .dc': I

l4t5'tÉ

1tI ', 'l t s{ r si = 0 ,l i r ,{'i I '

Figura 7.4. Pantalla de presentación de ejemplo en acción.

nLi|"?,i1| il€9


Simplemente ecuerdeque la pantalla de presentacióndeberíamostrarse tansólo por un período corto de tiempo, y sólo debería contener texto resumido yrelevante.Si muestra estapantalla durante más dediez segundos, uede esultarmolestopara el usuario.

Mostrar un mensa¡e e "Por favo(,espere"¿Ha enido alguna vez una de esasmacrosque parece ardar una eternidadpara completarse?Si esto resultaun problema, puede hacer que Excelmuestre un mensaiede "Por favor, espere"al usuario.

Muchos usuariosesperanque el código seejecute secompleteprácticamen-te de forma instantánea.sin embargo, esto no siempreocurre así. Las macrosgrabadas,en particular, normalmente necesitande mucho más tiempo para com-

pletarse que aquellos códigosbien escritos en VBA. Para complicar más la cosa, ellenguaje VBA de Exceles normalmente más lento que la mayoría de los lengua-jes de programación.

Por suerte,podemosusar un poco de códigoextra para crear un mensaje porfavor, espere" e forma que os usuarios sepanque el códigoseestáejecutandoyque Excelno seha bloqueado.Por desgracia,uno de os métodosmás conocidospara hacerque los usuarios seanconscientes e que el código seestá ejecutandoes utilizando una barra de progresode Excel.

Existen dos problemas con estemétodo. uno la barra de progreso puedehacerque el código sea odavía más lento, complicandoel problema. y dos, el códigolento probablementeestécausadopor un bucle, y no puedeutilizar la grabadorade macrospara crear bucles.

Nosotrospreferimos utilizar código VBA, como el del siguienteejemplo,queutiliza un rectángulo de a barra de herramientas Dibujo.

Sub Haz l o ( )Appl icat ion. Screenupdat ing = T¡quWi t h Ho j a1 . Shapes ( " RecEangu l o1 , ' )

. V i s i b f e = msoT rue = (No t Ho j a l - . Shapes ( " Rec t . anguLo1 " ) . V i s i b l e )-E;no watn

rCambiando las hojas, forzamos a que Rectangulo l se muest re mient ras< A a i é ¡ r r f ¡ a 1 a A A '- - - - * a g o

H o j a 2 . S e f e c t

H o j a 1 . S e f e c t

End Sub

Para utilizar este código, añada un rectángulo desde a barra deherramientasDibujoen cualquier hoja del ibro. Teniendoseleccionado l rectángulo,haga clicen el Cuadro de nombres y llame a esta igura "Rectangulol".



E


Introduzca el texto que deseamostrar mientras se está ejecutandoel código,cambie el formato, la posición y el tamaño del rectángulo si así lo desea.Escribala macro anterior en un módulo estándar del libro. Si es necesario,cambie el

texto Hojal por el CodeName e la hoja correspondienteen la que haya dibujadoel rectángulo (ümos cómo usar CodeName n un truco anterior). Luego vaya aHerramientas>Macro>Macrosejecutea macro queacabamosde crear.Estoharáque el rectángulo se oculte.

Al comienzode estecódigo, que es un código ento, coloque o siguiente:

R U n " H a Z a O "

Appl icat ion. ScreenUpdat ing = FaIse

El uso de la sentenciaApplication. Screenupdating = False hace quela pantalla no parpadee y que el código sea más rápido. Para terminar, al final del

código, incluya la sentencia Run t'Haz 1o " . Luego ejecute la macro lenta de for-ma habitual.

Hacerque una celdaquedemarcadao desmarcada l selecc¡onarlaA veces esultadif íci l elegir opc¡onesut¡l izando as casi l lasde veri f icación.Por suerte,podemos s¡mpli f icaresteprocesouti l izando un poco de códigomuy senci l lo.

Podemos utilizar los libros de Excel para recolectar datos para encuestas. Nor-malmente hacemos esto ofreciendo los usuarios una serie de respuestas entre lasque elegir y colocando casillas de verificaciónjunto a ellas. Entonces los usuariosactivarán las casillas que consideren oportunas. El problema de usar este métodoes que probablemente el libro acabará teniendo cientos de casillas de verificación.

En vez de ello, podemos utilizar un código VBA muy sencillo para marcarcualquier celda dentro de un rango especificado en el momento en el que seaseleccionada. En caso de que la celda vuelva a ser seleccionada, el código elimina-rá la marca. El truco para este código será utilizar la letra "a" en dichas celdasutilizando la fuente Marlett. Cuando llegue el momento de recolectar los resulta-

dos, simplemente utilizaremos la función CONTAR.SI para contar las aparicionesde la letra "a", como se muestra a continuación:

= C o N T A R . I ( $ A $ 1 $ A 1 0 0 ' a * )

Los siguientes ódigosde ejemplosólo uncionan para el rango A1:A1OO, eropuedemodificarlos fácilmente para que se ajusten a cualquier rango. Para utili-zar el código,active a hoja en la que deberíamostrarse as marcas,haga clic conel botón derechodel ratón sobreel nombre de la hoja (en la pestaña de la parte




inferior de la ventana) y luego seleccione a opción Ver código. Escriba el primercódigo (si deseaque las celdas se activen con un solo clic) o el segundo código (s ideseaque se activen con un doble clic):

' cÓ o f co 1 - Marca r cas i f f as con un ún i co c l i c

Pr ivate Sub Worksheet_Select ionchange(Byval Targe! As Range)I f T a r g e t . C e l l s . C o u n t > 1 T h e n E x i t S u b

I f N o t I n t e r s e c t ( T a r g e t , R a n g e ( , , A 1 : 4 1 0 0 " ) ) I s N o t h i n g T h e nT a r g e t . F o n t . N a m e = " M a r l e t t "I f Target = vbNuf fSt r ing Then

T a r g e t = r r a r r.Eir e

T a rge t = vbNu l l s t r i ng.Eind 1 f

E N O 1 I

-E;nd su-r)

' CÓ p f co 2 - l 4a rca r cas i l f as con un dob f e c l i c

P r i va t e Sub Workshee t Be f o reDoub l eC l i ck (ByVa1 T a rge t As Range , Cance l AsBool -ean)

I f N o t . r n t e r s e c t ( T a r g e t , R a n g e ( " A 1 : A 1 0 0 " ) ) I s N o t h i n g T h e nCance l = T rue ' Ev i t a que se en t re en modo de ed i c i ón

T a r g e t . F o n t . N a m e = " M a r l e t t i lI f Target = vbNul fSt r ing Then

T a rge t = u¿ "

E f s eT a rge t = vbNu l f S t r i ng

E;NO I I

E n d I f

Eind sun

Una vez que haya colocado el código deseadoen su lugar, simplemente cierrela ventana para volver a Excel y luego guarde el libro. Si deseaaveriguar si unacelda está o no activada, simplemente examine sus contenidos.

Contaro sumarceldasque tenganun color

de rellenoespecíf¡coTarde o temprano, necesitaráuti l izar SUMA o CONTAR para sumar ocontar celdasque tengan un c¡ertocolor de rel lenoy que un usuar io hayacambiadomanualmente,ya que normalmente os usuar¡os en más senci l lout i l izar coloresque ut i l izar nombresde rangos.

Para poder hacer esto, primeramente abra el libro en el que deseecontar osumar celdasdependiendo del color de relleno. Vaya a Herramientas>Macro>Editor

E

7 1-rucos obremacros 249

de VisualBasic AltlOpción-F11) y luegoseleccionensertar>Móduloara nser-tar un módulo estándar.Dentro de estemódulo, escribael siguiente código:

Funct ion Funcioncolor(rColor As Range, rRange As Range, Opt ional SUM As

Boo l ean )Dim rCel1 As RangeDim fCol As LongDim vResuf t

f Co f = rCo l -o r . I n t e r i o r . Co l o r f ndex

I f SUM = True ThenFor Each rCef l In rRange

r f r c e f l . I n t e r i o r . C o l o r l n d e x = f C o f T h e nvResu l - t = Workshee t F unc t i on . SUM( rce f l - ) + vResu l t

.ENO I I

Nex t r ce f l.8ir e

F o r Each rCe l f I n rRangeI f r ce f l . r n t . e r i o r . Co f o r l ndex = lCo l Then

v R e s u f t . = 1 + v R e s u l t.Encl r t

Nex t r ce l LE N O I I

FuncionCofor = vResul tE n o ¡ l l n c t a o n

Ahora ya puede utilizar la función personalizada FuncionColor en las fórmu-las, de la siguiente forma:

- r r r ¡ ¡ i ^ ñ . ^ l ^ r / < a c ' ^ -- \ y - t r ; + A l r : + A + r z ; l K U E /

que suma los valores dentro del rango $A$1:$A$12 que tengan el mismocolor que la celda$C$1. En este caso a función para una suma porque hemosutilizado TRUEcomo último argumento para la función. Si desea ontar las cel-das en vez de sumarlas, pero solamenteaquellas cuyo color sea como el de lacelda$C$1, utilice la siguiente expresión:

- F r r ¡ ¡ i ^ ñ a ^ l ^ r / t ¡ c ' ^ "

- \ Y - + a ' ' + A + f : + A + a z ; ¡ A ! ó E /

o:

- F r r n ¡ i ^ ñ ñ ^ l ^ i ¿ < n é ' ^ -- \ Y * + f ; + A + f : + A + r z l

Si omitimos el último argumento, la función utiliza automáticamente el va-lor predeterminadode FALSE falso).Ahora ya puedesumar o contar celdasquetengan un color de relleno específico ácilmente, tal y como se muestra en lafigura 7.5.




H

'tnLLl

t?23

ii,!i:ii¡;m

1E27:,..i¡ii,¡#

ltl.a .

3:54t1783

U

: F ¡ reio r o Io {$ $ I ¡$A$ :$A$ 2 VERDAD Rül:F u¡rcion olo {$C$ ;$A $ :$A$f }

Figura 7.5. Utilizar la función personalizada FuncionColor para contar dependiendo

del color de relleno.

Añadirel controlCalendario e M¡crosoftExcela cualquieribroSi deseaasegurarse e que los usuarios ntroducen fechascorrectamente,elcontrol Calendariode Excelpuede faci l i tar las cosas anto para usted comopara los usuariosde la hoja de cálculo. Con este ruco, podrá añadir uncontrol Calendar ioa cualquier ibro de Excel .

A menos que una fecha sea ntroducida correctamente,Excelno la reconocerácomo válida. Esto significa que a vecesno puede realizar ciertos cálculos conaquellosdatosque parezcan echaspero que en realidadno lo son. Tambiénsig-nifica que cualquier gráfico o tabla dinámica que sebase en dichas fechasno seráválida. Aunque puedeayudarnos la función de validación de Excel(descritaen elcapítulo 2), está ejosde ser a más correcta.

Con este ruco, podremos añadir un control Calendario a cualquier libro deExcel. Para comenzar, abra el libro en el que deseeutilizar el calendario. Resultauna buena ideautilizar el archivo Personal.xls ara esto,en cuyo casoprimera-mente deberíamostrarlo seleccionandoa opciónVentana>Mostrar. i estaopción

esta desactivada, ignificaque no tiene aún un archivo Personal.ds.Puede rearuno fácilmentegrabandouna macro muy sencilla.Seleccione erramientas>Macro>Grabarnuevamacroy luegoelija a la opción Librode macrospersonalen el cuadrode ista desplegableGuardarmacroen. Haga clic enAceptar, seleccione ualquiercelday luego detenga a grabación.Con ello, Excelcrearáel archivo Personal.xlsautomáticamente.

A continuación seleccioneHerramientas>Macro>Editore Visual Basic (AltzOpción-Fl1) y entoncesseleccione nsertapUserForm.Esto deberíamostrar el



7 f rucossobremacros 251

cuadro de herramientas de controles (si no es así, seleccione er>Cuadrode he-rramientas).Haga clic con el botón derechodel ratón en el cuadro de controlesyseleccionea opción Controlesadicionales.Desplácese or la lista hasta que en-

cuentre el elemento ControlCalendario10.0 (el número de versión puededepen-der de el producto Excel que tenga instalado). Active la casilla de verificaciónpara dicho control y haga clic enAceptar. Apareceráentoncesel icono del con-trol calendario.Haga clic en él y luego haga clic en el formulario que acabamosde crear.

Utilice los pequeños ecuadrosdel control y del formulario para cambiar sustamaños, de forma que quedencomo en la figura 7.ó.

Asegúresede que el formulario estéseleccionadocomo apareceen la figura7.6) y luego vaya a la opción Ver>VentanaPropiedades.En ella, seleccioneapropiedadCaptiony cambie el texto que aparecepor la palabra "Calendario".Ahoravaya a VeaCódigo y en el módulo privado, añada el siguientecódigo:

Pr i va t e Sub Ca l enda r l _C l i ck ( )Ac t i vece l l = Ca f enda r l - . Va ] ue

Figura 7.6. Insertar un control calendario.




E

End Sub

P r i va t e S u b Use r F o r m_ A c t i va t e (

M e . C a l e n d a r l . V a l u e = D a t e

End Sub

seleccione hora la opción Insertar>Módulo en el módulo privado, escribaelsiguientecódigo:

Sub Most rar ( )UserForml . Show

.Eno suo

cierre estaventana para volver a Excel.vaya a Herramientas>Macro>Macrosy seleccionea macro Mostrar.Haga clic en el botón opciones,asigneuna tecladeacceso ápido y todo estará isto. simplementepulse

esa ecla y apareceráel ca-lendario con la fechade hoy. Puedehacerclic en cualquier fecha y verá cómo seinsertaen a celdaactiva.

Proteger or contraseña desprotegerodaslashojasde cálculo ápidamentePor desgracia,no ex¡ste a pos¡b¡l idaden Excelde protegery desprotegertodas as hojasde cálculo de golpe.Sin embargo,con un s¡mplecódigopodemos hacerlo.

Excel proporciona un mecanismo de protección que puede añadirse a las hojasde cálculo mediante la opción Herramientas>Protección>Proteger hoja. Es posibletambién indicar una contraseña de forma que otros usuarios no puedan accedera la hoja a menos que conozcan dicha contraseña. A veces, sin embargo, desearáproteger con contraseña y desproteger todas las hojas de un libro de forma rápi-da, ya que protegerlas y desprotegerlas una a una resulta muy tedioso. A conti-nuación veamos cómo podemos simplificar esta tarea.

Abra el libro en el que desea aplicar el código. Támbién puede seleccionar laopción Ventana>Mostrar para mostrar el archivo Personal.xls de forma que dicho

código esté disponible para todos los libros. En caso de que esta opción estadesactivada, significa que todavía no tiene un archivo Personal.xls. Puede crearuno fácilmente grabando una macro muy sencil la. Para ello, seleccioneHerramientas>Macro>Grabar nueva macro y elegir el libro de macros personalescomo destino. Luego haga clic en Aceptar, haga clic en cualquier celda y detengala grabación. A Excel creará el archivo Personal.xls automáticamente.

A continuación seleccione Herramientas>Macro>Editor de Visual Basic (AltlOpción-Fl1) y luego seleccione Insertar>UserForm. Esto debería mostrar un for-




mulario y el cuadro de herramientas. Si no fuese así, puede abrirlo a través delmenú Ver.

En el Cuadro de herramientas seleccioneel cuadro de texto (cuyo icono es ab l) .

Luego haga clic en el formulario para añadir ese control en é1.Colóquelo en laesquina superior izquierda del formulario y cambie el tamaño según sus prefe-rencias.

Teniendo seleccionado el cuadro de texto, seleccione VepVentana Propiedades(F4). En la ventana de propiedades, desplácese hacia abajo hasta encontrar lapropiedad PasswordChar y en el cuadro de texto situado su derecha, introduzcaun asterisco (*). Vuelva al cuadro de herramientas, seleccione el icono Botón decomando y haga clic en el formulario, colocándolo en la esquina superior dere-cha del mismo.

Teniendo seleccionado el botón de comando , vaya a la ventana de propiedades

y en ella, desplácesehacia abajo hasta encontrar la propiedad Caption. En el cua-dro de texto situado su derecha, introduzca el texto 'Aceptar". En caso de estarutilizando Excel 97, también debe encontrar la propiedad TakeFocusOnClick yestablecer su valor en Fal-se. Ahora seleccioneel formulario nuevamente y en laventana de propiedades, encuentre la propiedad Caption. Cambie su valor por eltexto "Proteger,/desproteger todas las hojas". Al final del formulario debería pare-cerse al que se muestra en la figura 7.7.

ffiHsÍ:l;l.jliil|l$11i{.11...i}:l...,'.:l:....$ {t'chi,ro [.dición Uer lnsertar F-orrnalo [epuración Eje,:ufar Herr¡mienlas rlr-rrnplemenlos r/e[tan¡

f f i j - d "ili :i:ij.,::t*i:,l,,i'¡,li;i -,'ll'iffi #I.IiIiilii:liiiiiJ T M

"=-iH*lfilAlrgda

- É i l x: i i : i :IiE:

+ $ EuroTool{EURt}TüOL.XLA}- # YBAFroiect {Libro3}

- r lulir:r¡:;':ll: :lrel :ibielo::

El n ' : ' jut Hr'r i ¡1i' ml H[1a: {¡.11"¡.¡

El n':iaf {H,-ri¡:-l}

"$ This',,,',/t,l,br¡rl[r.

iry

lU se rFo rn r l l - l se t 'F r : r r r r;|

AlfabÉticalRnr categoríasJ

[ir]lrllrlr

,Jertlnh'r

der-il l,'le

- ' , . rr- le

,=r,,,rEr:Fiet

rrable'J

t

I r+t¡r:¡r-rrjr-rrrr :J

,ii,"IIII

ii

-J

:J

: : : : . : : . . : : : :

[l;:¡r,+l'1. : : . : : . . . : : .

UsErF'-rrnt .¡'

[ ¡.ttut't'rluLrJFü.

I l:+i¡trflrlr-rtrti'+

lL - fnrE':rderSlir let

F ¡ le'leri desF r 't '

t-t irnt-lrrleAllF'irn-

.1lt:ilJLl

Trt.le

T,3l-r'-rrt,l

Figura 7.7. Formulario insertado en VBE.




Seleccionea opción Ve>Código (F7) e introduzca el siguiente códigoexacta-mente igual que como aparece:

Private Sub CommandBut tonl_Cf ick( )Dim r^¡Sheet As Worksheet

For Each wsheet In WorksheetsI f l vshee t . P ro t ec t con t en t s = T rue T hen

\ ¡rsheet . Unprot .ect Password: =TextBoxl . TextE I s e

r ^ ¡Shee t . r oLec t Password : =T ex t Box l . T ex t-E;nd t r

Next wsheetUnload me

Enct ¡iuj]

Este código se recorre todas las hojas que hay en el libro activo. En caso de que

haya alguna protegida, la desprotege utilizando la contraseña introducida en elcuadro de texto. Si la hoja ya estaba desprotegida, entonces la protege utilizandola contraseña. Ahora vaya a Insertar>Módulo introduzca el siguiente código:

S u b M o s t r a r C o n t r a s e ñ a (

Use r F o r m l . Show

End Sub

Este código sirve para mostrar el formulario. Ahora cierre esta ventana paravolver a la ventana principal de Excel.

Vaya a Herramientas>Macro>Macros (Alt,/Opción-F8). Seleccione la macroMostrarContraseña y haga clic en el botón Opciones para asignar una tecla deacceso rápido. Cuando pulse dicha tecla, todas las hojas desprotegidas se prote-gerán, y las que estuüesen protegidas, quedarán desprotegidas.

Como esta macro no le pide que confirme la contraseña, deberá estarmu y seguro de lo que escriba. De lo contrario, puede encontrarse conque una contraseña mal escrita le bloquee todas las hojas de cálculo.

Si solamente está protegiendo los contenidos de usted mismo, la siguiente

macro realiza as mismas tareaspero utilizando una contraseñaen blanco:

O pt i on Exp l i c i t

S u b P r o t e g e r _ d e s p r o t e g e r (

D i m wS h e e t A s l ¡ ü o r ksh e e t

F o r E a c h w S h e e t I n W o r k s h e e t s

Vü i th wShee t

I f . P r o t e c t C o n t e n t s = T r u e T h e n



7 Trucossobre macros 255

. Un p r o t e c t P a sswo r d ' - r r r

E l s e

. P r o t e c t P a s swo r d : = r r l

E n d I f

End Vüi h

Next wSheet .

End Sub

Aunque esto no seademasiado seguro,niente.

realmente puede resultar muy conve-

E

Recuperarl nombre Ia rutade un librode ExcelTarde o temprano desearádevolver en una celda el nombre de un l ibro o

inc lusoel nombre del archivoy la ruta del mismo. Con este ruco, leresul tará enci l lo ecuperardicho nombre y ruta.

Las tres funciones definidas por el usuario que explicamos en este apartadocolocan el nombre de un libro dentro de una celda, o el nombre de archivo y laruta del l ibro en una celda. Los dos pr imeros ejemplos, MiNombre yMiNombreCompleto, no tienen argumentos. El último, NombreHoja, se utilizaen lugar de anidar la función EXTRAER y las otras dos funciones dentro de lafunción CELDA para obtener el nombre de la hoja, un proceso que normalmenterequeriría la siguiente fórmula espantosa:

=EXTRAER CELDA( "nombrearchivo" ; $A$1) . ENCONTRAR"l " ;CELDA " nombrea rch i vo " ; $A$1 ) ) +1 ; 255 )

Como puedever, estorequiereciertamente escribirbastantepara un resulta-do tan simple. Es por ello que hemos desarrollado nuestra propia funciónNombreHoja.

Parautilizar esta unción definida por el usuario, pulseAltlOpción-Fl1, se-leccione nsertar>Módulo copieel siguiente código:

Funct ion MiNombre ( ) as St r ingMiNombre = ThisWorkbook.Name

End Funct ion

F u n c t i o n M i N o m b r e C o m p l e t o ( ) a s S t r i n g

M i No mb r e co mp l e t o = T h i sW o r kb o o k . F u l l Na me

E n d F u n c t i o n

Funct ion NombreHo j a ( r A n yCe I l )

A p p l i c a t i o n . V o l a t i l e

No mb r e Ho j a = r A n yCe l l . P a r e n t . Na me

E nd Funct ion




Guarde estas funciones y cierre la ventana. Ahora la función aparecerá en lacategoría de funciones definidas por el usuario en el asistente para funciones.

Puede utilizar estas funciones tal y como se muestra en la figura 7.8. No

necesitan argumentos. Las fórmulas que hay en la columna A se muestran comodemostración, y no tienen ningún efecto en el resultado.

Figura 7.8. Las funciones y sus resultados.

En la celda A4 de la figura 7 8, también hemos colocado la funciónestándar CELDA que devuelve el nombre de un libro, la ruta del archivoy el nombre de la hoj a activa. En otras palabras, esta función estándardevuelve información acerca del sistema operativo actual, informaciónsobre formatos, ubicación y contenidos de un l ibro.

I

lr másalládel ímitede trescriterios el ormatocondicionalPodemosuti l izar VBA para trucar el formato condicional de forma queuti f ice más de tres cri terios sobre los datos. De hecho, podemos uti l izar elcódigo para apl icar,v i r tualmente,un número i l imi tado de cr i ter ios.

Excel dispone de una característica muy interesante llamada Formato condi-cional (que ya vimos en el capítulo 2). Puede encontrarla a través de la opción demenú Formato>Formato condicional. El formato condicional le permite dar for-mato a las celdas en base a su contenido. Por ejemplo, puede poner en color rojoel fondo de aquellas celdas cuyos valores serán superiores a 5 pero menores que10. Aunque esto es muy útil, el problema está en que sólo podemos utilizar has-

ta tres condiciones, lo cual, a veces puede no ser suficiente. Si desea utilizar másde tres condiciones, podemos utilizar código VBA de Excel que sea ejecutadoautomáticamente cada vez que un usuario cambie un rango específico. Para vercómo funciona esto, digamos que tiene seis condiciones separadas en el rango deceldas A1 :A1O en una hoja en particular. Rellene algunos datos de la misma for-ma que aparecen en la figura 7.9. Guarde el libro, luego active la hoja de cálculo,haga clic con el botón derecho del ratón sobre su nombre (en la pestaña de laparte inferior), seleccione Ver código y luego introduzca el siguiente código:

Fór¡nr¡ la R+su l tado=h4tl" lnttl l ' rel iJ F'te,=;u[¡tJe,=;tu:=ril s=lr. '{ i l ' ' lntt. lLrrer-:¡rrrFrlet¡ r:-;,hr1i : il r-rr::urrtEntr:r¡ ' \Ei i rel"rFrES;un:ruE::;tLr::;i l : t r=t:-:EL[14,i ."r1,_'t i i t¡rei trt:hiu¡"j.- ] ,,hr1i :rr l r_r_:l_.lntErl tr_lS\E;tr_,el"r[FrE:;r l [LUrr:::tr :r:=;r:1,;]Hrl l i l=l i j r :rr-rt i reHrr¡ai ,41i Hr:¡,r1



7 Trucossobre macros 2 5 7

Pr i va te sub l r lorksheet_change (Byva t Target As Range )

D i m i c o l o r A s I n t . e g e r

I f N o t I n t e r s e c t ( T a r g e t , R a n g e ( " A 1 : A 1 0 " ) ) i s N o t h i n g T h e n

S e l e c t C a s e T a r g e t

C a s e 1 T o 5

i c o l o r = 6

C a s e 6 T o 1 0

i c o l o r = L 2

C a s e 1 1 T o 1 5

i c o l o r = 7

C a s e L 6 T o 2 0

i c o l o r = 5 3

C a s e 2 7 T o 2 5

i c o l o r = 1 5

C a s e 2 6 T o 3 0

i c o l o r = 4 2

C a s e E l s e' C u a l q u i e r c o s a

E n d S e l e c t

T a r g e t . f n t e r i o r . C o l o r l n d e x = i c o l o r

.E;nd I r

En d Su b

Ahora cierre esta ventana para volver a la hoja de cálculo. Los resultados de-berían parecerse a los que se muestran en la figura 7.10.

JI

. .......:. .1 Hr¡rrrerosi , l34 i L l5ñ .{-'n l . : ¡

/ :....'';B t t fg i t l

" p_"fi1r 3

l ? j v1 l I 1 21 4 : 1 7i r , ? j

"16", lu4- ll t

- - - * - * l

1f i

Figura 7.9. Datos rellenados para el experimento del formato condicional.

El color de fondo de cada celda debería haber cambiado basándose en el núme-ro pasado a la variable icolor, que de hecho pasa este número a Target.Interior. Col-orIndex. El número pasado está determinado por la línea de có-digo Case x To x. Por ejemplo, si introduce el número 22 en cualquier celda




dentro del rango A1 :A10, eI número 15 es asignado a la variable icolor, que asu vez pasa esevalor a Target . Interior. Col-orIndex, haciendo que la celdaquede en gris. Target siempre hace referencia a la celda que ha cambiado y, poÍlo tanto, lanzó la ejecución del código.

i A it - " - " - " ' -

,Hrimerosi ?i

r_l

.1

;1 l

.{-¡l-1

:E

Figura 7.1O. Como deberíanaparecer os datos una vez que se haya introducidoel código.

Ejecutar rocedimientosn hojasprotegidasLas macros de Excelson una gran forma de ahorcar iempo y el iminar

errores.Sin embargo, tarde temprano querrá probar a ejecutar susmacrosfavori tasen hojas que han sido protegidas, a sea con o sin contraseña, oque provocaráun error de ejecución.Podemosevitar esteproblema con elsiguiente ruco.

Si alguna vezha intentado ejecutar una macro de Excel en una hoja de cálcu-lo que ha sido protegida, sabeque tan pronto como seencuentra la hoja en cues-tión, la macro probablemente no funciona y mostrará un error de ejecución.

Una forma de evitar que esto suceda es utilizar cierto código, como el que semuestra a continuación, para desproteger luego volver a proteger a hoja:

Sub MiMacro (

H o j a l . U n p r o t e c t P a s s w o r d : = r r S e c r e t a r l

' S U CÓNI GO

H o j a l . P r o t e c t P a s s w o r d : = " S e c r e t a ' r

End Sub

nl

Ii it : : :gI i i r l

b



7. Trucossobremacros 259

como puedever, el código desprotegea Hojal con la contraseña"secreta",ejecutael código y luego vuelve a protegerla con la misma contraseña. Esto fun-cionará, aunque tiene algunas desventajas.una de ellas es que el código podríatener

algún fallo y detenerseantes de llegar al final, donde se encuentra la sen-tencia heetl . Protect password: =r 'secreta". Estoharíaque,por supues-to, la hoja quedase esprotegida.Otro problema esque necesitaráun códigosimilarpara todas as macrosy todas las hojasde cálculo.

otro camino para evitar esteproblema esutilizar userrnterf aceonly, queesun argumento opcional del método protect, y que puedeestablecer n True(de orma predeterminadaesteargumento vale False). Al establecer steargu-mento a True, Excelpermitirá que todas as macrosvBA seejecutenen aquellashojasque esténprotegidas,ya seacon o sin contraseña.sin embargo,si utiliza elmétodo Protect con argumento userrnterf aceonly establecido n True en

una hoja decálculo y luego graba el libro, toda la hoja (no solamentela interfaz)quedará completamente protegida cuando vuelva a abrir el libro. Paravolver aestablecer l argumento userrnterf aceon]y a True después eque el libro seaabierto, debe volver a ut i l izar el método protect con el argumentoUserf nterf aceOnly a True.

Paraevitar estamolestia,puedeutilizar el evento workbook_open, el cual esejecutado an pronto como seabra el libro. Dado que ésteesun eventodel objetoThisworkbook, debe colocar el siguiente código en un módulo privado deThisworkbook. Paraello, en las versiones de windows de Excel, haga clic con elbotón derechodel ratón en el icono de Excelsituado en la esquinasuperior iz-

quierda y luego seleccionea opción Ver código.En Macintosh, abra el objetoWorkbook desdea ventana de proyectosdel Editor deVisual Basic.A continua-ción introduzca el siguientecódigo:

Privat.e Sub Workbook_Open ( )'S i t i ene d i f e ren t es con t raseñas' pa ra cada ho j a ,

Shee t s (1 ) . P ro t ec t Password : = , ' Sec re t a i l . Use r l n t e rF aceon l y : =T rueShee t s (2 ) . P ro t ec t Password ; = , 'Codo rn i z u , Use r l n t e rF aceon f v : =T rue

r P é n a f i r f . ¡ f r d , e c e s c o m o s e a n e c e s a r l - o .

Eino su-b

Estecódigo resulta bueno si cada hoja en la que deseaque funcionen las macrostieneuna contraseñadiferente,o si no desea roteger odas as hojas.Puedeesta-blecerel argumento userrnterf aceonry a True sin tener que desproteger ri-mero. Si desea stablecer l argumento userrnterf aceon]y a True en todaslas hojas, y éstas ienen a misma contraseña,puedeutilizar el siguientecódigo,que deberásercolocadoen el mismo lugar en el que fue colocadoel anterior:




G

Iil.l

| ;1,1i r:a:

\ai7

Private Sub Workbook_Open (

D i m wShee t As Workshee t

For Each r l rsheet In Worksheets

r r s h e e t . P r o t e c t P a s s w o r d : = " S e c r e t a r r , _User lnterFaceOnly : =True

Next wsheetEino ¡juD

Ahora, cada vez que abra el libro, el código se ejecutará y establecerá la pro-piedad userrnterf aceonly a True, permitiendo a las macros operar sin quepor ello queden desprotegidas las hojas de cara a los usuarios.

DistribuirmacrosAunque puededistr ibui runa macro a lo largo de un l ibro, s i solamentedeseadistr ibuir su funcional idad, a solución es ut¡ l izar os complementosde Excel.

Un complemento de Excel no es más que un libro que ha sido guardado comoun complemento yendo a la opción Archivo>Guardar como y luego seleccionandola opción Complemento de Microsoft Excel (..xla). Una vez que sea guardado yvuelto a abrir, el libro quedará oculto y sólo podrá ser visto a través del explora-dor de proyectos en el Editor de Visual Basic. No está oculto de la misma formaque lo está el archivo Personal.xls, ya que éste sí se puede ver a través de laopción Ventana>Mostrar. Una vez haya completado el libro que desea utilizar

como un complemento, debe guardar una copia de é1.Puede guardarlo en cual-quier ubicación que desee,pero asegúresede apuntarse dónde lo colocó.

Abra cualquier libro y en el menú Herramientas, seleccione a opción Comple-mentos y luego haga clic en Examinar. Encuentre el complemento en el lugar enel que lo haya grabado, selecciónelo y luego haga clic en el botón Aceptar.

Asegúrese de que el complemento aparece en la lista de complementos dispo-nibles y de que la casilla de verificación esté activada. Luego haga clic en Aceptarpara instalar el complemento. Puede guardar la mayoría del código en un com-plemento de Excel sin tener que hacer demasiados cambios. De todas formas,existen algunas consideraciones que deberá tener en cuenta:

. El objeto Thisworkbook siempre hará referencia al complemento, no allibro del usuario. Envez de ello, debe utilizar el objeto Activeworkbook.

. No puede hacer referencia a hojas en Act iveworbook ut i l izandoCodeNames.

. Siempre debe devolver las barras herramientas, etc. al lugar en el que elusuario las tenía originalmente. No hay nada peor que un complementoque cambie todas las configuraciones del usuario sin su consentimiento.




' siempre debe ncluir algún tipo de gestión de errores (sí, la mayoría de loscomplementos causaron errores en algunas ocasiones).

. Tenga en cuenta que el usuario puede tener muchos sistemas de protec-

ción aplicados. Nunca utilice código para desproteger cualquier parte delibro del usuario. Simplemente muestre un mensaje preguntando al usuariosi le permite desproteger el libro.

' Haga buen uso de la hoja de que dispone en el complemento. Utilizaremoslas hojas para almacenar configuraciones, como puedan ser barras herra-mientas.

' si se mantiene pulsada la tecla Mayús, no se evitará que se ejecuten loseventos del complemento (a diferencia de cómo ocurre con los archivosnormales .xls).

. Si deseaexplorar o trabajar nuevamente el complemento, ya sea para in-corporar actualizaciones o para hacer modificaciones, vaya al Editor devisual Basic estando el complemento instalado, y desde la ventana de pro-piedades, seleccione a propiedad rsaddin y establezca su valor a Fa1se.si deseaguardar el libro como un complemento, esta propiedad volverá aestar en True,

' Aplique alguna protección a los módulos de su complemento seleccionan-do la opción Herramientas>Propiedades de vBProject y yendo a la pestañaProtección.

una vez que haya creado el complemento, necesitará hacer que las macroscontenidas en él sean sencillas de ejecutar por el usuario. Todo lo esto lo conse-gui rá ut i l izando los eventos workbook_Addinrnstal -1 y i , r torkbook_Addinunrnstal l que se encuentran en el módulo pr ivado del objetoThisvüorkbook. simplemente ha de hacer doble clic en Thisworkbook del ar-chivo *.xla y Excel le llevará directamente al módulo privado en donde se en-cuentra el código, tal y como se muestra en la figura 7.1 1.

A continuación tenemos un ejemplo sencillo del código:

O pt i on Exp l i c i t

Dim ccont ro l As CommandBarBut tonPr ivat .e Sub Workbook Addin lnsta l l ( )

O n E r r o r R e s u m e N e x t ' S ó l o p o r s i a c a s o' E l i m i n a c u a l q u i e r e l e m e n t o d e m e n ú e x i s t e n t eA p p l i c a t i o n . C o m m a n d B a r s ( I ' W o r k s h e e t M e n u B a r " )

C ó d i g o " ) . n e l e t . e' Añade u n n u e vo e l e me n t o d e me n ú y e s t a b l e ce

CommandBarBut ton a éf

s e t c c o n t r o l = A p p l i c a t i o n . c o m m a n d B a r s ( " w o r k s h e e t

q u e p u d i e s e q u e d a r .

. C o n t r o l s ( " S u p e r

u n a v a r i a b l e

M e n u B a r " ) . C o n t r o l s . A d d




r T r ¡ l - r a i ¡ m n . C o n l a v a f i a b l eWit .h ccont ro l

. Cap t i on = " Supe r Cód i go "

.Sty le = msoBut toncapt lon

.OnAct . ion = "MicranMacrouI

Macro al-macenada en un módufoestándar-E;no r¡atn

On Error GoTo 0

E;Nd SUlf

Prj .vate Sub workbook AddinUninsta l l ( )

on Error Resume Next ' En caso de que ya esté el iminadaApp l i ca t i on . CommandBars ( " Workshee t Menu Ba r " ) . con t ro l s ( " Supe r

ñ Á ' l i ñ ^ " \ n é l a t é

On Error GoTo 0

E;Nd SUD

i f td1f f i t i# i ] i i r l Í lt i i i l i i ; i ¡ l i1l i r i ¡ i i ; i i l l. ¡ i l | . . . . . . . . ¡ ¡ i ' . . . . : ' ' , l .n ix lArrhiv'l Ediridn U.er lnsertar f ormat* [epurarión Eietular llerramientas fnmplemenlos \re1tana A1'qda

f f i j - #

J : d i lEl l H':i,:1 Huiali

Ej Hnia: H,ri,:rlE¡ noiai iH'ria:r]

El t-tnia+Hnia+l$iffiTilÍfi,iF*,ifit Fnrri¡r.llari¡s

ffi UserFr-rrrnl

I hisworkbook !U¡rkbc'¡l.;.

,4ltabÉticelrnr categorías l

-:"i

lir:l:Flesr:rhll.ir:rr - ;lll-lserFlesr-rluiir

¡,31:E9ü 4 F¡lse

Figura 7.11. Explorador de proyectos con el objeto Thisworkbook seleccionado araun complemento lamado Administrador denúmeros.xla

Éste es todo el código que necesita para añadir un único elemento de menú(llamado Super Código) al final de la barra de menús de la hoja actual, tan pron-to como el usuario instale el componente a través de la opción de menúHerramientas>Complementos. Cuando sehaga clic en ese elemento de menú, una




macro (que se encuentra dentro del módulo estándar del complemento) se ejecu-tará. Recuerdeque el código anterior debeser colocadoen un módulo privado delobjeto ThisWorkbook del complemento.

si , por ejemplo,deseaañadir el elementode menú antesdel elementoForma-to, puedeutilizar el siguientecódigo:

nñ t s i ^6 Fvh l i ^ i I! ^ y r f v r L

Dím ccont ro l As CommandBarBut ton

Pr ivate Sub Workbook AddinlnsLal_l ( )

Dim icont lndex As IntegerOn Error Resume Next . ' ,Just in case

' Ef imina cualguier efemento de menú que nos hayamos dejado.Appl icat ion. CommandBars ( "Worksheet Menu Bar" ) . Cont ro ls ( "SuDer

cód i go " ) . De l e t eI Pasa el índice de1 menú 'rFormato" a una var iable.' u t i f izamos el método Findcont ro l para encont rar su número de

í nd i ce . f D number es u t i r i zado en caso de hace r una pe rsona f i zac i óniCont lndex = Appf icat ion. CommandBars FindControl ( D : =3 O0O6 ) . Index

rAñade eL nuevo elemento de menú y establece l_a var iableCommandBarBut ton a é1.

rUsamos e1 número pasado a nuest ra var iabfe entera paran n c i ¡ i ¡ n ¡ r ] n

Se t cCon t ro l = App l i ca t i on . CommandBars ( r ¡Workshee t Menu Bar , , ) _. Cont ro ls . Add (Bef ore : =iCont Index)

' T raba j amos con l a va r i ab l eW i t h ccon t ro l

. Cap t i on = ' , Supe r Code ,

.Sty1e = msoBut tonCapt ion

.onAct ion = "MiGranMacro" 'Macro almacenada en un módulo estándarEnd Wi t h

On Error coTo 0End Sub

En este caso, no debería tener que cambiar el código de lvorkbookAddinUninstal l ( ) .

En estosejemplos, odo el códigopara el elementode menú se encuentra enworkbook_Addinr ns t a11 y workbook_Addinunf ns t aL _.Estono resulta un

problema cuando el código sólo añade un elementode menú. sin embargo, siquiereañadir más de un elementoy, quizá,elementosde submenú,deberíacolo-car el código en un procedimiento (o dos) dentro de un módulo estándar.Luegotendría que utilizar un código parecido al que le mostramos a continuación:

Private Sub Vüorkbook_Addin lnst .a l - I ( )Run "Anadi rMenus' ¡

Eno sutl

Pr ivate Sub Vüorkbook AddinUninsta l f ( )




Run "El- iminarMenu".E:nd suo

En el módulo estándar,escribaun código parecido al siguiente:

Sub Anadirluenus ( )Dim cMenul- As CommandBarcontrofDi.m cbMainMenuBar As CommandBarDim iHelpMenu As IntegerDim cbccutomMenu As CommandBarcontrol-

' ( 1 )E I i m i na cua l qu i e ra que ex i s t a . Debemos usa rO n Er ro r Resume nex t por

s i n o e x i s t i e r a .On Error Resume Next

Appl i .cat ion. commandBars ( "Worksheet Menu Bar" ) . cont rofs ( " &Nuevo

m e n ú " ) . D e l e t e

' ( 2 )Es t ab l ecemos 1a va r i ab l e commandBar a l a ba r ra de menús de l a ho j a

Se t cbMainMenuBar = _-Appl icat ion.commandBars ( "Worksheet Menu Barrr )

' ( 3 )Devo l vemos e f í nd i ce de1 menú Ayuda . Podemos usa r es t o pa ra coJ -oca r

un elernenEo de _menú delante de éI

iHelPMenu = -cbMainMenuBar. Cont ro ls ( rHelp" ) . Index

' (4 )Añad i mos un con t ro l a " Workshee t Menu Ba r " an t es de1 menú " Ayuda " .'Establecemos una var iable CommandBarcont ro l a éf .

Set cbccutomMenu = _cbMainMenuBar. con! rofs . Add (Type : =msoconErolPopup, -

Be f o re : = i He l pMenu )

' ( 5 ) D a m o s u n t í t u 1 o a I c o n t r o lcbccutomMenu.capt ion = "&Nuevo menú"

' ( 6 )Con e1 nuevo con t ro l , añad i mos un subcon t ro l y l e damos un t í t u1o

para indicar _qué macro va a e j ecu t a r (onAcE i on ) .

Wi th cbcCutomMenu . Cont ro l s .Add (Type : =msocont ro lBut ton)

. Cap t i on = i l Menú 1n

. O nAc t i on = " M i Macro l "F ; n d w a t n

' ( 6a )Añad i mos o t ro subcon t ro l , l e damos un t í t u l o y dec i mos qué macro

e j ecu t a ráWith cbcCutomMenu. ConErols . Add (Type : =msocont ro lBuEton)

. Capt ion = t rMenú 2 ' l

. O nAc t i on = " M i Macro2 ' r.Eino wl-tn

' Rep i t a e1 paso 6a pa ra cada e l emen t o de menú que desee añad i r .




'Añadimos otro menú que formará uno nuevo'Establecemos fa var iabl -e CommandBarcont ro l a é1Set . cbccut .ornMenu = cbccutomMenu. Cont ro ls . Add (Type : =msocont rofPopup)

rDamos un t í tu fo af cont . ro l -

cbcCutomMenu.Capt ion = "&SiguienLe menú"'Añadimos un cont ro l af submenú que acabamos de crear

With cbccuEomMenu . Cont . ro l s .Add (Type : =msocont ro lBut ton ). Cap t i on = i l &G rá f i cosn

. F a c e I d = 4 2 0

. O nAc t i on = I ' M i Mac ro2 r l

-E;no watn

On Error GoTo 0-E;no suo

Sub El iminarMenu ( )On Error Resume Next

Appl icat . ion. CommandBars ( "Worksheet Menu Bar" ) . Cont rof s ( " &Nuevom e n ú " ) . D e l e t e

On Error GoTo 0.E;no suD

Cuando utilicemos la propiedadonAction, esposibleque encuentreproble-mas si hay una macro en el libro del usuario que tenga el mismo nombre que lamacro que reside en el complemento. Paraasegurarnosde que no ocurre esto,siempre esuna buena idea utilizar un método como el siguiente:

Wit .h cbccutomMenu. Cont ro ls . Add (Type : =msocont ro lBut t .on)

, Cap t i on = r ' &G rá f i cos "

. F a c e I d = 4 2 0

. O nAcE i on = T h i swo rkbook . Name & " ! M i Mac ro2 "E;NO W IN

AI haceresto,nos estamosasegurandode que Excelsepaqué macro tiene queejecutar cuando el usuario haga clic en el botón. Con estos códigos encontraráque esmuy sencillo distribuir y utilizar macros con todo su potencial.



Cnpírurc

Gonectando Excelcon el mundo

Trucos95 a 100

Excelha tenido desdehace mucho tiempo conexión con otros miembros de lafamilia Microsoft Office, así como con bases de datos. Con el crecimiento deInternet, Excel ha incorporado funciones de exportación a HTML, haciendo quesea fácil publicar información creada en esta aplicación. Sin embargo, durantelos últimos años, Microsoft ha desarrolladoalgunas funciones que le permitenutilizar Excel como una interfazpara ver información publicada en cualquier

lugar, así como hacer que su información pueda ser llevada fuera de Excely servista en cualquier tipo de formulario que desee, roporcionando solamente aque-llos datos que considereoportunos. Al mismo tiempo, numerososprogramado-res han creado métodos para obtener información en Excel y para publicarlafuera de éste,permitiendo utilizar hojas decálculo sin necesidad e tener Excel.

Cargarun documentoXML en ExcelSi una persona e envía un archivo XML que contiene datos gue se puedenaiustara tablas, no es necesar¡o ue tenga que leer todo el texto y las

marcasque contiene. Puedecargarese documento directamenteen Excelyespec¡f icar ómo deseapresentarlos, sí como trabajar con el los ut i l izandomapas.

ExtensibleMarkup Language (XML) seha convertido en un formato estándarde nterconexión durante los últimos años,y resulta algo habitual que las perso-nas y las empresasse envíen entre sí archivos en este ormato. Las estructurassencillas del núcleo de un documento XML hacen que compartir información,independientementedel software que utilicen las diferentes partes, seamuy sen-

nl

l+r{l i rgI it

/.,'A\r7

cillo. Sin embargo, hasta hacepoco, resultaba difícil superar el tramo que habíaentre los documentos XML y la interfaz, a pesar de que existían herramientasgenéricasya disponibles.Con Excel 2OO3 odo esto es mucho más sencillo,al

menospara aquellosdatos que puedan ajustarsea una tabla.

áu Este ruco utiliza características ue solamenteestándisponiblesen a

\$ versión Excel2OO3 e Windows. Lasversionesanterioresno soportan

\ todo esto,asícomo las versionesexistentes ara Macintosh.

Comenzaremos con un documento XML de ejemplo, como el que se muestracontinuación, en el que nos encontraremos un catálogo de libros en inglés.

Ejemplo 8.1. Un sencillodocumento XMLpara hacer un análisis en Excel.

< ? x m l - v e r s i o D = ' r 1 . 0 " e n c o d i n q = " u T F - I " " >

<ven ta s >

<ven t a >

< f e c h a > 2 0 0 3 - 1 0 - 0 5 < / f e c h a >

< r s B N > 0 5 9 6 0 0 5 3 8 5 < / r S B N >

< T i t u l o > o f f i c e 2 0 0 3 X M L E s s e n t i a l - s < / T i t u l o >

 J 4 . 9 5 < / y r e c a o >

< c a n t i d a d > 2 0 0 < / c a n t . i d a d >< C l i e n t e T D = " ! 0 2 5 " > Z o r k ' s B o o k s < / c l i e n t e >

< / v e n t a >

<vent a >

< f e c h a > 2 0 0 3 - 1 0 - 0 5 < / f e c h a >

< r s B N > 0 5 9 6 0 0 2 9 2 0 < / r S B N >

< T i t u l - o > X M L i n a N u t s h e f ] , 2 n d E d i t i o n < / T i t u l o >

 J 9 . 9 5 

< cant idad > 9 0 < / cant idad>

< C f i e n t e T D = " ] - 0 2 5 " > Z o r k ' s Bo o k s < / c f i e n t e >

< / v e n t a >

<ven t a >

< f e c h a > 2 0 0 3 - 1 0 - 0 5 < / f e c h a >

< r s B N > 0 5 9 6 0 0 2 3 7 8 < / r S B N >< T i t u l o > S A X 2 < / T i t u l o >

< P].ecLo> ¿9 . 9 5 < / yrecro>

< c a n t i d a d > 3 0 0 < c a n t i d a d >

< C l i e n t e I D = n 1 0 2 5 t ' > Z o r k ' s B o o k s < / c f i e n t e >

< / v e n t a >

<ven ta >

< f e c h a > 2 0 0 3 - l - 0 0 5 < / f e c h a >

< r s B N > 0 5 9 6 0 0 5 3 8 5 < / r S B N >

< T i t u l o > o f f i c e 2 0 0 3 X M L E s s e n t i a f s < / T i t u l o >

B. ConectandoExcel on el mundo 269

 3 4 . 9 5 

< c a n E i d a d > 1 0 < / c a n t i d a d >

< C f i e n t e I D = " 1 - 0 2 9 ' > B o o k s o f G l o r y < / c f i e n t e >

< /vent .a>

<venEa >

< f e c h a > 2 0 0 3 - 1 0 - 0 5 < / f e c h a >

< r s B N > o 5 9 6 o o 2 9 2 o < / r s B N >

< T i t u l o > X M L i n a N u t s h e f f , 2 n d E d i t i o n < / T i t . u l o >

 3 9 . 9 5 

< c a n t i d a d > 2 5 < / c a n t i d a d >

< C l - i e n t e I D = " t o r r u t " o o k s o f G f o r r ¡ < / c l i e n t e >

< /venta>

<ven t a >

< f e c h a > 2 0 0 3 - 1 0 - 0 7 < / f e c h a >

< r s B N > 0 5 9 6 0 o 2 3 7 8 < r S B N >

< T i t u l o > S A X 2 < T i t u l o > 2 9 . 9 5 

< c a n t i d a d > 5 < / c a n t i d a d >< C l i e n t e I D = " t O r r u r " o o k s o f G f o r y < / c l i e n t e >

< /vent .a>

<ven t a >

< f e c h a > 2 0 0 3 - 1 0 - 1 8 < / f e c h a >

< r s B N > 0 5 9 6 0 0 2 3 ? I < / r S B N >

< T i t u I o > S A x 2 < / T i t u l o >

 2 9 . 9 5 


< C l i e n t e I D = r 2 5 6 l i l > T i t u l o W a v e < / c l i e n t e >< /ven ta>

<vent a >

< f e c h a > 2 0 0 3 - 1 0 - 2 l - < f e c h a >

< r s B N > 0 5 9 6 0 0 2 9 2 0 < / l S B N >

< T i t u l o > X M L i n a N u t s h e l f , 2 n d E d i t i o n < / T i t u f o >

 J 9 . y 5 


< c l i e n t e r D = " 9 0 2 1 " > B o o k s f o r Y o u < / c l i e n t e >

< / v e n t a >

< /ventas >

Puede abrir este archivo directamente desde Excel 2OO3 seleccionando la op-

ción Archivo>Abrir. Ello abrirá el cuadro de diálogo que aparece en la figura 8.1.

Si selecciona a opción Como una lista XML, Excel e advertirá de que va a crear

su propio esquema para este documento , taly como se muestra en la figura 8.2.Después de hacer clic en Aceptar, se le presentará el mejor consejo sobre cómopresentar la información del documento en una hoja de cálculo, como puede

verse en la f igura 8.3.




-xiSeleccioneúmndeseaabriresie arrhiv,l:ntifems_[f_qs-i,'r-*f* Ccmo ib¡CI e súla ectur,:

f* utiligarelpanelde tare,:sorigen XML

l--*reP¡,3 .S::::H ry::q?,.*i

Figura 8.1. Abrir un archivo XML en Excel 2003.

¡+$ii:iiiiii::;',,'... .Tj

: i ElnrigenHttllespecificads o se reFiere un eÍquem¡. Exrelcrearáun-* l esquemd n Funciúne usdatnsdelnrigenXl'lL,

| $' ¡ volvera mostrar stemensaj*'_

t . . . . . . . . . . . . . . . - . , . . . . . . . . . . . . . . . . t I

li Aceptar il Ayuda Nry

Figura 8.2. Aüso de Excel 2OO3 acerca de la ca rencia de referencias a un esquema.

''.iHlxi* _ 6 l x

J 'J ,# j ;r ** á F. ,*á .f,¡A ¡ i ¡ l - t l r - l X l r S

A1 v É di r te

t i ,t-i Lg ;¡oi tnn.r:' - * ,#j'.: .::::.:: = : = - - " , * - Á h - , ; # ]

f l l E v t t J l . f ¡ t v l t t i l E v

5/ 1üüt-|Ü3 SgEllUS:Jfi5 -Lfiic:e[lj:-j j '{lu'lL :irjerrtial:i

c e u s : J q u n.ld lrJS

ty : lcusto¡rrer -- lD -

5,r11-l¡?llü3llElllj:ltlll HfulLn a hlut:--:hellnd E,iiti¡rr5/1 l¡'lür_l]5gt¡Ltü]::1/rliAr"t:5J1¡]lll:13 5!lEl]l53ü5r]fiir,e lll:l:l ]i1",'{L,rierrti,rl'i5i1ll¡?üü:-l gElltl:gtl-l'il,,ll n ir rlutr_+hellrrrJErjitiun/i 1tl¡lüL-l:i gtilil-tt3¡E3Aiü

1BIl rl¡'lr_-lr_L:Jgrlt-JüJ3IE A"r..;11/1ll 'rlül-l:1gEll[lB]ll i¡'{L n ;r ' luts}iell

"rrdEditi¡n

:]t-l JF-lEl

Llq

.:it-l t5;rt:{ L-{tr

;rr:¡ r_li

: i q ' : l q

l l-l l-l ¡rh:'s Ec'¡l.ls 1

!l [ l i ¡rh's Etrr lk:: 1

J[l [ f¡rh:'s E¡¡l .rs 1

1[ E¡rr l . is of l i lnr '¡ 1Ll]!

!5 En':h:,= f Glr.rr,¡1l- l : i

E E¡¡l .rr r: f r ._i l ¡rr i1U:!

15 Title /'"¡;r.'¡e l5E115 Er:r:1,;=rr tf ¡u !ll'i:1

Figura 8.3. DatosXMLpresentadosomouna istaXML en Excel 003.

Observeque Excelesperaque el elemento "fecha"seauna fecha, por lo que lasmuestra utilizando el formato adecuado,es decir,que 2OO3-10-O5 uedacomo"lo/s/2003.

Una vez que tenga cargado del documento en Excel, puede tratar los datos deforma muy similar a como lo haría con cualquier hoja de cálculo de Excel(inser-



B. ConectandoExcel on el mundo 2 7 1

tando fórmulas, creando rangos con nombre, gráficos basadosen los contenidos,etc.). Para ayudarle, Excel proporciona cierta funcionalidad incorporada paraanalizar los datos. Los cuadros de ista desplegables ituados en los encabezados

de columna le permiten elegir cómo ordenar los datos(de

orma predeterminada,el orden es el que tenía originalmente el documento). También puede activar unafila de totalización, ya seadesde a barra de herramientas Listao haciendo clic encualquier parte de a lista y luego seleccionandoa opción Datos>Lista>Filaotal.Una vez que aparezca en dicha fila, podrá elegir qué tipo de total prefiere mos-trar del menú desplegable ue mostramos en la figura 8.4.

fitffit.iiliiiiiiiiiiii:,;::.i.',':::

{j Archivo Edición 9er lnsertar lormato ![erramientas Dalos Veqlana I' : ',i ' ' , :; :: r:, j

, l , r i # j " j i $ á ' F ; S * - i r . - . , 4 r , : " . f f i [ . ; i j " $ . t É t 4 $ r c o r +v , g f f i.Ar iat - l r l - l -x ls $ = = E, ; i i , : , f f i1 , , ;i *ü \f i ; r f i . IFeF ' ' ; . -é- f f i

*-*'*;f ? i

ii "¡- ; lr\s"sa_1/_rtpjel"ttsie*"

*jgf.-xj- f , x

v j

*l*,i,

ñ =SLJETüTALES{IJ1Dl: t9)

at e :J|5BH ;lTitle :5/1 l¡f tllll 59Fjll05'-185ft rce ¿11-ill3lh,{ Ess ent a s

c e U S , v l t l t l E l

5i1[,ül]l l l SgElll l2g2[ih,'l l n a l"J utshell,nd Editi 'rn5i 1L]ü-Jü3SgEt_lt-12378A)ü5i1 l,?lllll 5FEüü51ü5 ftrr-:el:lü3 H:f',lLssentials5/1ür?l:lll:l gEllll:5:l:l{h,1Ln a hlutsliell, nd Edition7i1 l,t[t-J] 5BEüLlZlILl AJü

1Hilu,.Jtlt_tl gEttü13/E ,4!t?'1/1lj¡lfi l j3 gEl]L-l15lL-ltlh{Ln a Nutshell,nd E'iitinn{+

34,i1539,!15lg,9534,9J5'lq qq

?9,95?q q6

19,95

2llil Zc'rk's uE,ks 19l l Z¡rh'sEsnks 1

3l lü ¡rk 's Eooks 11[ Ensi.rsf Glory 1l] I !l5 En'rks :f Glrrry15 Eool';r:-r f lr.rry1

15 TitleVUaue l5E115 E'r'rl.rsnr Ynu gl:121

fuenla

rlontar núnrerosIuláx

tulin

5uma

Desvest

\tar

Figura 8.4. Elección de los totales para una lista XML en Excel 2003.

Támbién puede actualizar los datos, recuperando la información a partir de

un documento XML que tenga la misma estructura. Si dispone de otro docu-mento que tenga esa misma estructura, puede hacer clic con el botón derechosobre a lista, seleccionar a opción XMl>lmportar del menú desplegable elegirun documento diferente. Teniendo más datos, debería quedar todo como en lafigura 8.5.

Además, también puede exportar datos de nuevo a un archivo XML despuésde modificarlos, haciendo clic con elbotón derecho del ratón sobre a lista y selec-cionando la opción XMl>Exportar en el menú contextual. Estohace de Excel una

herramienta de edición muy útil para documentos simples en XML y que tenganestructuras tabulares.

*IFJ-EJ- - É i l x{J At.l-tiuo E-diciÉn ter lnserler farnrata l[erramientas ttalos Uentana I

J , ; ' # $ ; r, Arial

f-I v

, S á t r f f i $ * ; . , i , : i " y ' d ? - , " " ' f f i r : . * l á l , $ j g x ¡ } r n n ' t "f f ,.ffi

- 1ü . N I{ S = = = : 'g 3" , , , -

( r , ¡U €.u Í

*o B ¡= t= v i; * - A.¿gr t r d

É 5A:{:

'{ '" t "",5:Ev '

at e - l lsBH - lT¡ t le v

5,r1ll¡?lll-J3qEüü5385 llice2ü[] ]iML Es:-rentials5i1ü,tlll:|35':1800¿1$2lllr'{Ln a I'lutshell, nd Editinn5i1ttü[[3 5gE[t]23¡ü EA].,?5/1!üüll3 5gEl:lll53E5fiice llü3 Hl'ülL ssentialsSilll,¡tlll:|3 gEl:lll2Hll{ML n a l,lutshell. nclEdition//1ü,?0ül 5gEü[]3/E

1Bi1 :t,?ü_1396[t]23i9 SAU?1/1tlt0ll3 SgEllü:9211h,4Ln a l,lutshell.nd Edition

11i1,?t:tl-13gEtltl:3IBSA:H:11/5,?lltl3 gElll l2$2ll"i l"4ln a fi lutghell nd Editi,:n

+

34,9539,9529,9534 llF?Ll qE

'lc{ qq

;-'9,9539,95?q qEtq qñ

fl l l l Itrk':r E'r¡ks 1illl l¡rk's E'-r¡k;s 1

3üll ork's Books 11l-J or-rksf LllarT 1?5 Books fGln ry 15 Eool'.s f i lsr'¡ 1

15 Title ,/'/'ar¡e 25E115 Eonl,;s,-rr r-,u til-ll1ti 5 Amazr-rn 15 41 5 A m a z n n 1

Figura 8.5. La misma lista XML con los datos actualizados.

Para datos sencillos,puedeconfiar normalmente en los consejosde Excelenrelación a los contenidos del archivo, y utilizar la vista predeterminada que serecomienda.A medida que los datos se compliquen, especialmente i contienenfechas o textos que aparezcanúmeros (observeque los anteriores ejemplos fal-tan los ceros niciales del campo ISBN),puedeque tenga que utilizar esquemasXML para especificarcómo deberá eer Excel os datos y cómo se ajustarán a unmapa dado. Para estedocumento, un esquemaXML podría ser como el que semuestra en el siguienteejemplo.

Ejemplo8.2. Un esquema ara osdatosdeventasde ibros.

< ? x m 1 v e r s i o n = " 1 - . 0 " e n c o d i n g = r U T F - 8 t r 2 >

< x s : s c h e m a x m l n s : x s = ' r h L t p: / / w w w . w 3 . o r g / 2 0 0 1 , / x M l s c h e m a f ie l -ementFormDef au1!=t tqual i f i ed " >

<xs : e lement name=rrventas " >

<x s : complexT]4)e>

<XS : Sequence >

<xs : e lement maxoccurs="unbounded" ref=r¡ventarr />< / xs : sequence>

< / xs : comp l exT ype>< / xs : e l emen t ><xs : e lement name=' tventa" >

<xs: compfexType><xs : sequence>

< x s : e l e m e n t r e f = " f e c h a " / >< x s : e l e m e n t r e f = " I S B N " / >< x s : e f e m e n E r e f = " T í t u l o " / >< x s : e l e m e n L r e f = " P r e c i o " / ><xs : e l -emenE ref= "cant idad" / ><xs : e f emen t re f = " c l i en t e " / >

< , / xs : sequence>< / xs : comp l exT ype>

< / xs : e l emen t ><xs : e f emen t name=" f echa " t ype= " xs : f echa " / >

<xs : e f emen t name=" l SBNr r Eype= r r xs s t r i ng " / ><xs : e l - emen t name=r ' T i t u f o " t ] 4 )e= " xs : s t r i ng " / ><xs : e l emen t name= ' t P rec i o r r t l T )e= " xs : dec i ma l " / ><xs : e l emen t name=" can t i dad ' r t ype= " xs : i n t ege r " / ><xs : e f emen t name=r ' c f en t e r r>

<xs : complexType mixed=' r t rue ' r ><xs : a t t r i - bu t e name=" I D r r use= r r requ i red " t ype= " xs : i n t ege r ' r / >

< / xs : comp l exT ype>< / xs : e l emen t >

< / xs : schema>

Observe que el elemento "fecha" está definido como una fecha, y que el ele-

mento "ISBN" está definido como una cadena, no como un número entero. Siempieza abriendo este esquema en vez del documento, puede hacer que Excelcara que el documento y preserve los ceros iniciales en el campo ISBN. Esta vez,crearemos una lista antes de cargar el documento XML, comenzando a partir deuna hoja de cálculo blanco.

Para ello debemos abrir el panel de tareas Origen XML. Si no está abierto aún,ábralo seleccionando la opción Ver>Panel de tareas o pulsando Control-Fl. Lue-go seleccione a opción Origen XML del menú desplegable que aparece y verá algoparecido a lo que se muestra en la figura 8.6.

Para cargar el esquema, haga clic en el botón Asignaciones XML. Esto abrirá

un cuadro de diálogo como el que se muestra en la figura 8.7.Haga clic en el botón Agregar para abrir el esquema y luego seleccione uno

de la misma forma que se muestra en la figura 8.8.

Si su esquema no restringe que los documentos tengan un único elementoposible de comienzo, Excel le preguntará qué elemento desea utilizar como raíz,como puede verse en la figura 8.9.

Como los documentos de este ejemplo comienzan con el elemento "ventas",eliia dicho elemento.

=lHJ ll : t : ' : . l l: : 1 ' , : . 1 - - tl X

I ,* ' # ; l . ,á,f f #lAri¡l - 1ü - I{ tr

$ .J .,,,,,:;. g ,,r'r . .,:.,,.:ffi 1*, E - ,i},1Él ,ffi e$ ltttl,.:+, .ry.e,#"i. i# f

$ = = = :¡fi,#, . 1+ , ür: "*3Jl i != s='' ', - i :.* jh -ffi

El ibr': n¡r cnntieneasignarinnesHf"lL,Fara agreger una asignaciónXfu'll ll ibro,util ice lbotdn Asignaciones'll"l l,i - " - " ' - : < " - . - l

,oFcion*t..

. ..-

]- ' * l

i ,+sionacion*llHl::', .

., , , r , :: ; i - ; i : : l r . , :i .. ll : , -r , l; , , - : ,'

;

1 , . . . . . . . . " - . , . " . . . : , " , . . - . . - " . . i

f,l|JFl ,{t

Figura 8.6. Panel de tareas Origen XML.

-xJ

::.--:-r-:'-- **g:?qll,,,.,1, ,,,", N fiFiii:ll lqt*: -J.^-t I l@ijl,iliiilirlil

Figura 8.7. El cuadro de diálogo Asignaciones XML.

Despuésde hacer clic en Aceptar, Excel e aüsa de posibles dificultades quepuedatener a la hora de interpretar los esquemas, omo se muestran el cuadrode diálogo de a figura 8.10. un esquemaXML esuna especificación norme queadmite numerosas estructuras que no encajan bien con la perspectiva de Excelsobre la información, por lo que nos encontramos con que tendremos algunaslimitaciones.



B. ConectandoExcel on el mundo 2 75

/#es

Mis dsrunrenlns

; ++$: : : : i r t i i : 1¡

t'':i$,,.,jlil",iid'

r4iF l

%.#lr'lis silir-.¡s e red

Nnnrbre de ¡'hirrn:

I ipn,Je arrhiv¡:

I * - *& , .ffi 'H,i # - Herremientas

_?Jlfj

llgelellF-?l::: l'l-.+]ll=J

.--*ir*:l"__.1,Figura 8.8. Selecciónde un esquema XML.

"xlElesquenra lr{L elerriunadn ontienemáEde un nnd,: aí¡. 'lirr':soFlüffice E:ccel ólÉpuedehasarseen únü de ellnsparacreüruna asignacién 'if*{l,

5eleccinnaraí¡:

tu5lorner

date

I5Elrj

FrireUiquanl:iL¡'

sale

l'.,*:"r',' T:T:F:Figura 8.9. Selecciónde l elemento raíz para el esquema.

-xj

Lns siguientes elenrenlos de esquema y eslrurturas nfi se pueden asígnar a una hnja

de cÉlculc,, ', lo e pndrÉn ver desde elpanelde l¡re'¡s ürigen XFIL,

- an ya - ¡nvAtlr ibul:e

l j - i u É s t i t u t i o n g f o u p s

'n"{ - Abstr¡ct elenrenls- F.ecursive slructures- f"¿lixed nntent

iDesea rsntinuar agreg,rndu este esquema allibrs?

-- *-----¡ rJn I a,r,rl .. t .,"H--"".-x-,,.1r,?,3:Figura 8.1O.Avisosobre lprocesamientoel esquema.

Excelmostrará que el esquema ha sido añadido a la hoja de cálculo en el cua-dro de diálogo AsignacionesXML, que mostramos en la figura 8.11.

l.lombre i F.aí¡ I Esr¡cin de nnmbre

sales_f'1ap sales <:frlnhay es¡racin de nombre."

{ t

Figura 8.11. Un esquemacargadocomo una asignaciónXML.

Si hace clic en Aceptar, volverá a la pantalla principal de Excel y el panel detareas Origen XML mostrará un diagrama de la estructura del esquema descrito,

ta l y como se puede ver a la derecha de la figura 8.12. Ahora que ya tiene laestructura, puede distribuir la lista, y la manera más sencilla de hacerlo (espe-cialmente con documentos pequeños como éste) es arrastrar el icono ventas ala celda A1, lo que producirá los mismos resultados que vemos en la siguientefigura.

*-LNJTJ- A x

-i -^.r # -+ *:,

Ari¡l

A1 '

.¡" ¡ d{. .: 4.-rS *-á, "*i :¿:¡i. d¡

* rr:r - Ft] ,q. $ñ d;rte

-.J J .:

: : :f f i . j * !

I : v

: t lr igen XH L

,üf L,3

A:ignaci,:nes 11Í'11e esl:e lihrr':

sales_frlap

T' { r

Par': asignar elernenl:ns de repeti': idn.arrestr* Ins elemenl:ns desde el Érbol ala haia de cÉlcul¡ en la qu e desea qu e

EF,if*erón los enc¡be:adas de d¡t¡s,

Para irnporl:ar los datus. uli li,:e el bot'inImporl:ar dat'rs iifull de l¡ h'arr¡ de

herr¡rr iientaE List¡,

+

NUI,I

¡F ¡ceUS-:Jqua@ -

t ,

I

4: '-, ,

E .-T

,q

g l

i ü1 i1 ? ,I J

1 4 .1 5

1 6 .1 / ,. t ' ]I U' ' '1 F?l:l.a d../??

t{ { } >r'\Ho¡ar .,,1]-ra¡ai nn¡ar ,/

Figura 8.12. Una lista XML creada a partir de la información de esquema situadaen el panel de tareas Origen XML.




á Thmbién puede arrastrar los elementos individualmente, si desea

\. cambiar el orden o desea colocar las diferentes piezas en diferentes

\ Iugares de la hoja de cálculo.

Ahora que ya tiene un lugar para los datos, es momento de representarlos.Puedehacerclic en el botón Importar datos XML de a barra Listao bien hacerclic con el botón derecho del ratón en la lista y luego seleccionar a opciónXMl>lmportar. Si eligeel archivo que utilizamos anteriormente (ej. 8.1), obten-drá los resultadosque semuestran en a figura 8.13. Observeque sehan añadidolos ceros de la parte izquierda del ISBN,que ahora ya son texto, como debería ser.

ltf+$ili+grchil,o Edici'5n fer lnsertar farrnato l[errarnientas Da!':s Ueni¡n¡ I

-l .*,:*d i -:' "xj.

t¡ *i. $;;r

', I ffi t ,','

A r i ¡ t - l r t - [ n J * $ = = = ] ' , , , ; * $ t i ü f ¡ ] € l iA1 T f* d;rte

*l

456*.Bg

1l l1 1.

1 2 :1 31 4 .1 51 E1 7t l

. i'1t a

1El"tt-¿U'-1 4

'-.l'-|

'.'. r

r >rliHoial { naiii d üaii¡ ¡r

_3:_3:3_3

, : : f ,-' : : *J

r Far¡ asigner elernent¡s de repetit ion.

, ar ras lre lc ' se lem en lns desde elárbnla

la hnja de r, ilcul¡ en la qu e dese'r qu e

__j

'3Fare¡tan h-rs nc¡bezados de daturs'

Para irnpnrl:ar ns detns., ut ilire el b'-rtdn

Imporler d¡tus )(t4L de l ¡ trarra de

v, herrarnientes Lisl': - ,

5urn¡=3915$,95

l i.il ta-- -L

-i

, . , : , , ,. , i. ,=jHJ,,TiI : : : : : , ' : : ' i - - f X

.;¡ | 1!111+lir - *#:: , . . i + . g - l + j

ürigen XML v x

,#'.,"t,,.¡.:t.ff i, . ,

AsiEn,r_rlnr1esil"lLde e-ste-ibrol

s,rles_l'iap v

clte :ll5Bt{ ;f I itle :J}¡rltsUs :Jquantfiy :Jll5l1n€üffi bSSEüú53fis üffice 2[03 XML Esserúials 34,85

'.]001

5i1lj,"'l l-Jlj3"l:l5l,l l:üll]l=l:Utkll in ir [rlut,-;hell,nd Editir:rrr :l!t,':15 !ll:l 1

5i 1l-Li.r-lrJln¡gnnn:.lli-i

s,A."-t lll,l:J5 :ll:ll:l1ll¿'f5/'1u,''JÜtJ:J-rStrr-irll¡tE5.-JftrrelllÜ:l

i/.l"lLEs:;entiirls :i4,1=t5 llJ lljii5i1r-rüür-rjTl¡5linn:g:ü ;,ihfl iri a lrlut'=:l 'rell,lrirlErlltirrn ¡':rl :J5 i5 lll:

Iil ll,üt:il1:J-l¡gl¡rlrl:¡IE EAr'iJ ll:J,l:t5 5 l Llil-l

1il,¡1u,,''luu-i¡:¡nnnr:¡iü E,r-.:ü i':r,!-r5 15 :51:;1

11/1ll,rl l:l l l¡ tlfflr-;Urf:-':l l l l ;-l l 'r'1Ln ;r f'lr-lt: 'hell, rr,l E'Jiti¡ri :-l lrl,l:J5 15 iJljl l

+

Figura 8.13. La lista XML, representada on datos.

La compatibilidad de Excel con asignaciones XML y listas, significa que puede

crear hojas de cálculo que trabajen con datos que provienen de diferentes archi-vos, todo ello con mayor flexibilidad que con formatos anteriores como CSV oarchivos delimitados por tabulaciones. En lugar de tener que estar conectado a

una base de datos para modificar los datos de forma interactiva, un usuario pue-

de modificar los archivos XML mientras que esté volando en un avión y luegoproporcionar dicho archivo a su cliente cuando aterrice. Quizá el aspecto másinteresante de las nuevas funciones de XML de Excel es la flexibilidad: mientras

nL.t|,:l::1I 1gl:i:i.1

/.? , \

ary


que los datos estén en una estructura que sepodrá ajustar a una tabla, Excelnopondrá muchas limitaciones a la hora de aceptar diferentes tipos de documentos.Con unos cuantos clics de ratón y sin necesidadde programar, puede ntegrardatosXML dentro

de as hojasde cálculo.

Guardar n SpreadsheetMl extraer atosDesde ExcelXP, se ha incluido una opción de exportación XML.SpreadsheetML roporciona una representaciónen XML de sus hojasdecálculo, ncluyendo formatos e información de fórmulas.

Aunque existen muchas formas de leer hojas de cálculo de Excel sin tenerExcel (consulte el truco 1oo para obtener más información), una de las opcionesmás senci l las es exportar a archivos XML que ut i l icen el vocabular io

SpreadsheetMl de Microsoft. SpreadsheetMl no es completo (siendo más notableque no existen gráficos y código vBA), pero representa los componentes básicosde una hoja de cálculo, incluyendo fórmulas, rangos con nombre y formatos.

Este truco utiliza características que sólo están disponibles en Excel XP y Excel2OO3para Windows. Las anteriores versiones no lo admiten, incluyendo las ver-siones actuales de Macintosh.

La mejor forma de comenzar con spreadsheetMl es guardar una hoja de cál-culo como XML. La hoja de cálculo que mostramos que la figura 8.14 incluyedatos, fórmulas, nombres de rangos y celdas y algunos formatos simples.

Si graba esta hoja de cálculo utilizando el formato Hoja de cálculo XML (..xml),al que puede acceder a través de Archivo>Guardar como, obtendrá un gran docu-mento XML que contiene las marcas que se muestran en el ejemplo 8.3.

Ejernplo 8.3. Un documento SpreadsheetMl.

< ? x m f v e r s i o n = r r 1 . 0 " ? ><?nso -app l i ca t i on p rog i d= , ' Exce1 . Shee t " ?><Workbook xm]ns =, ,urn : schemas -mi crosof t - com ; of f i ce : spreadsheet "

xmf ns : o= " u rn : schemas mi c roso f t - com: o f f i ce : o f f i ce "xmf ns : x= ' ru rn : schemas mi c roso f t - com: o f f i ce : €xc€ l _xmf ns : ss=

" u rn :schemas-m i c roso f t - com: o f f i ce : sp readshee t

"xmf ns : h t m l = " h t t p : / / www w3 . o rg / T R / REc-h t mf 4 0 ' r>< D o c u m e n t P r o p e r t i e s x m f n s = , , u r n : s c h e m a s - m i c r o s o f t - c o m : o f f i c e : o f f i c e " >

<Author>Simon St . Lauren!< /Author><LastAuthor >ADSM<LastAuthor>< c r e a t e d > 2 0 0 3 - 1 2 - 0 3 T 1 5 : 4 8 : 3 8 2 < C r e a t e d ><Last Saved> 20 04 - 05 - 23T1 6 : l -1 : L7 Z< Las|usav ed><Company>Anaya mul t. media< /Company><Vers i on>11 . 5703< Vers i on>

< DocumentPropert les ><of f iceDocumentset t ings xmlns=' rurn ; schemas -microsof t . - com of f ice ; of f j -ce " >

,*-{,H,l#.¡- f , x

l , ; , # - 3 ; rArial

Tn t a l rÉ

;ü.{ r r

*¡' "**: ,e *r

- l { i { $

= E U h ' l A ( E 4 : E 1 1 j

q i , í .J ! ¡

...:::.1: : : F-¡ú, ; ' ' r : : "

m $ r E ?g$ -',''-ü¡l¡i€ \,! ;Ifi

ltltl'-:/* - W' ffi -*!F

. i * - ; !- f f i¿ r

*"S *i&

? I U

f*

F jene-l l4

:Hír¡neru e lc l . Eicho Precio Cant idadTotal22,5tJ l lI l. i l5l,5tl €1I,50 74 1 g5,üt l€ll,Dt:t€ !11 1 [g],tltl €lg , t l t l€ l t lB 2 t j5?,üt l€18,5ü E3 1 185,5[1E,5ü 113 .- 194,511l3,L-lü€ lltl l i l44,t-lt_t1/,til:t 91 1 547.t:il:t

Totat: l-t5-lj---EiíA-I

4827 ip lodnrus:-J91I runtusaurug5845Triceratopr9tl !5 Uulranod¡n5!iü3 Stegosaurus1E!4 h"lonnclr-rnius!7Ii1 l"'legalosaurus,!84':lEarr:LrauruF

v j

f l r

Figura 8.L4. tlna hoja de cálculo de prueba para SpreadsheetMl.

<Downloadcomponent s / >

< L o c a t i o n O f C o m p o n e n t s H R e f = " f i I e | / / / G , \ " / >

. / Of f i ce Do cu me n t S e t t i ngs >

< E x c e l l V o r k b o o k x m l n s = " u r n : s c h e m a s - m i c r o s o f t - c o m : o f f i c e : e X C e I r r>

<VüindowHe ight >6 t5 0 < /vü indowHe ight >

 47 5 </ WindowW i dt h >

<WindowTopX >L20 < /WindowTopX><i^ I indowTopY>3 0 < /WindowTopY> Fa I s e < f Pr o t e c t S t r u c t u r e >

< Protec tVüindows > Fa I s e 

< /Exce lWorkbook>< S t y l e s >

< S t y l e s s : I D = r t D e f a u l t " s s : N a m € = r r N o r m a l t ' >

< A l i g n m e n t . s s : V e r t i c a l = t ' B o t t o m " / >

< F o n t / >

< n t e r i o r / >

<NumberFormat / >



< / s t y l e >

< S t y l e s s : I D = r ts 2 1 ' r>

<NumberFormat ss : Format -"mmm\ -yy" / >

< / s t y l e >

< S t y l e s s : I D = " s 2 3 ¡ r >< F o n t . x : F a m í l y = " S h ¡ i s s " s s ' B o 1 d = " 1 " / >

< s t y l e>< S t y l e s s : I D = " s 2 4 r r >

<Nurnbe rF o rma tss : F o rma t = , ' # , ##0 . 00 \ &quo t r€&quo t ; ' r / >< s E y r e >

< S t y l es ><Names >

<NamedRange ss : Name=" Bichog r BÉ Ref ergTo=', =Ho a1 f R4C2 zRLLC2 " / ><NamedRange s6 : Nalne=" Cantidadtr Es : Ref er6To= " =Ho a1 ! R4C4 zRlLC4 ¡ / ><NamedRange só :Name="Fecharr EE RefersTo=r=Hoja1 !R1C2 l/>

<NamedRange és : Name=r r I D " EE: Re f e raT o=" =Ho j a1 ! R4C1 : R11C1n / ><NamedRange ss : Name= Precioi l ss : R€f ergTo=, ' =Hoj a1 ! R4C3 R11C3 /><NanedRange ss : Nan re= " T o t a1 " ss : Re f e raT o= r=Ho j a1 ! R12C5r / >

</NameE><ülorksheet ss :Name= I Io j a l t r >

<Tab1e ss: ExpandedColunnCount,= rr5 rr ss : E*pandedRowCount= r¡12 tr

¡< FulIColumf¡s= rr1 rlx : F u l l Rows= i l 1 " ss : De f au l t Co l umnw i d t h= t r50 i l ><Co f umn ss : Au t . oF i t W i d t h= " 0 " ss : Vü i d t h= " 73 . 5 " / ><Co f umn ss : Au t oF i t w i d t h= " 0 " ss : V , t i d t h= " 96 . ' 15 " / >< C o f u m n s s : A u t o F i t w i d t h = " 0 " s s : V ' l i d E h = " 4 8 " s s : S p a n = " 1 t / ¡< C o f u m n s s : I n d e x = " 5 " s s : A u t o F i t w i d t h = " 0 ' s s : W i d t h = " 5 5 . 2 5 t , / >< C o f u m n s s : A u t o F i t w i d t h = , ' 0 " s s : l r l i d t h = " 4 8 " s s : S D a n = , ' 2 5 0 " / ><Row><Ce11 g6 : S t y l e l D= " e23 " ><Da t a 6a : T l rpe= " S t r i r ¡ g ' >Ven t as de : < / Da t a>< / Ce l 1><Ce l l gE St y l e I D=ns21 r r><Da t a Es : T ype= r rDa t eT i me t r>2004 -01 -

01T 00 : 00 : 00 . 000< / Da t a><NamedCe l lE6 : Name= rrFeclra" / >< / CeLL>

</Row>< R o s , s E : I n d e x = r 3 r ' s s : S t y l e I D = r s 2 3 n >< C e l l > < D a t a s s : T y p e = " S t r i n g " > N ú m e r o d e I d . < / D a t a > < / C e f l ><Ce I I ><Da t a ss : T ype= " S t r i ng , ' >B i cho< / Da t a>< / Ce1 I ><Ce l I ><DaL . ass : T ype= " S t r i ng ' , >p rec i o< / Da t a>< / Ce t 1 ><Ce I I ><DaLa ss : T l 4 )e= S t r i ng , , >Can t dad< / Da t a>< / Ce l - ><Ce l I ><Da t a ss : T ype= " S t r i ng , , >T o t a l < Da t a>< / Ce I I >

< / ROW>

< Ror^¡>

< C e l 1 > < D a t a s s : T l 4 ) e = ' r N u m b e t t t > 4 6 2 7 < , / D a t a > < N a m e d c e l I s s : N a m e = " I D " / > < /

C e 1 1 >

< Ce l - 1 > <Data s s : Type= ' , S t r i ng " >Dip l odocus < /Da ta ><NamedCe I 1

s s : N a m e = " B i c h o s " / > < / C e 1 1 >

< C e l l s s : S t y l e I D = " s 2 4 r ' > < D a E a s s : T y p e = ¡ ' N u r n b e r " > 2 2 . 5 < / D a t a > < N a m e d C e l l

s s : N a m e = " P r e c i o ' , / > < / C e l l >

< Ce1 f > <Data s s : Type= " Numbel.,, > L27 < / Data > <Namedce I I

ss : Name= rrCant idad, , / >< /Cel l - >

< C e 1 1 s s : S t y l e I D = " s 2 4 ' r s s : F o r m u l a = " = R C [ - 2 ] * R C [ - 1 ] " > < D a t as s : T y p e = r r N u m b e r r ' > 2 8 5 7 . 5 < / D a t a > < / C e 1 l >

< /Row>< Rohr>

<Cef l ><Data ss : Type= "Number " >3 9 1-2<, /Da ta><NamedCe l I ss : Name= " f D " / >< /c e I 1 >

<Ce11 ><Data s s : Type= " Str ing r t>Brontosaurus < Data ><Namedce1 1

s s : Name= ,Bi .chos " / >< Cel"1><cel l ss : Sty leID= " s24 " ><Dat .a ss : T) t )e= "Number " >L7 . 5< Data><NamedCef l

ss : Name= Prec i o " / >< / Ce f I >

<Ce l 1><Da t a ss : T ) ¡pe= " Number " >74< / Da t a><Namedce l l ss : Name=r ' Can t i dad " /> < / C e I f >< C e L l s s : S t y l e I D = " s 2 4 t ' s s : F o r m u f a = r r = R C - 2 ] * p g [ - 1 J " > < D a t a

ss : T l ¡ pe= rNumber " 1295< oa t a>< / ce ] I >< Row><Ro\¡/>

<CeI l -><Data ss : Type= "Number " >9845< /Data><NamedCel f ss :Name= I ¡ " / ><

C e 1 1<Ce11><Da t a ss : T ype= " S t r i ng r r T r i ce ra t ops< / Da t a><NamedCe l l

ss : Name= Bi .chos " / >< Ce1 1 ><Cel 1 ss : Sty leID= " s 24" ><DaEa ss : Type= t rNumber

" >12 < Data><Namedcef I

ss : Name= Prec i o " / >< ce l I ><Ce11><Data ss : Type= "Number " >91< Data><Namedcel l ss : Name= Cant idad" /

> < C e l f >< C e I 1 s s : S t y l - e I D = " s 2 4 " s s : F o r m u l a = " = R C [ - 2 ] * R C[ - 1 ] " > < D a t a

ss : T ) ¡pe= ' Number ">1092< / Da t a>< / ce f I >< Row><Ror¡r>

<CeI l -><Data ss : Type= "Number " >962 5< Data><Namedcef l ss : Name= ID " / ><

C e 1 1><ce11 ><Data ss : Type= " St ' r ing " >Vu1canodon< /Data><NamedCel 1

s s : N a m e = B i c h o s " / > < / C e l 1 ><cel 1 ss : Styf erD= " s 2 4 " ><Data ss : Type= "Number " >19< /Data><NamedCel I

ss : Name= Prec i o " / >< Ce f I ><Cef I ><Data ss :Type= "Number " >10 < Data><NamedCeI 1

ss : Name= 'cant idad" / >< cel 1 >< C e l l s s : S t y l e I D = " s 2 4 " s s : F o r m u l a = " = R C [ - 2 ] * R C [ - 1 ] " > < D a t a

ss : Type= "Number " >2 052 < DaLa>< CeLL>< Row><Row>

<Cel l ><Data ss : Type= "Number " >59 03< DaLa><Namedcel l ss : Name= ID " / >

<ce1 1 ><Data s s : Type= " Str ing " >stegosaurus < Data ><NamedCel-

ss : Name= B i chos " / >< Ce l 1 ><Ce I 1 ss : S t y l e I D= " s24 " ><DaEa ss : T ype= " Number " >18 . 5< Da t a><NamedCe f

sS : Name= , ' r ec i o " / >< , / Ce l l -><Cef 1 ><Data ss :Type= "Number " >63 < Data><NamedCel l ss : Name= Cant idad" , /

> < / c e r f >< C e l t s s : S t y l e I D = " s 2 4 " s s : F o r m u l a = r r = R C - 2 ] * R C[ - 1 ] " > < D a t a

ss : T ype= ' , Number ">1165 . 5< / Da t a>< / Ce I l >< / ROW>

<Row>

<Cel- I ><Data ss : Type= rrNumber" >1 824< /Data><NamedCel I ss : Name= " ID " / >< /

C e 1 1 >

< Ce I 1 > <Da ta s s : T)T)e= " Str ing " >Monoc f on ius < /Da ta > <Namedce f 1

s s : N a m e = " B i c h o s " / > < / c e 1 1 >

<Ce11 ss : S ty te rD= " s 24 t t > <Daxa ss : Type= "Nurnber " >1 6 . 5 < /Data><NamedCef l

s s : N a m e = " P r e c i o " / > < / C e f f >

< C e 1 1 > < D a t a s s I T y p e = " N u m b e r " > 1 3 3 < / D a t a > < N a m e d c e l Is s : N a m e = ' ,C a n t i d a d " / > < / C e I 1 >

< C e 1 1 s s : S t y l e I D = " s 2 4 t t s s : F o r m u 1 a = ' r = R C [ - 2 ] * R C [ - 1 ] i l > < D a t a

ss : T ) rpe=, ,Number " >2 j .94 . 5 </Data>< /Ce11>< /Row><Row>

< C e l 1 > < D a t a s s : T y p e = " N u n ü e r , ' > 9 7 2 8 < / D a t a > < N a m e d C e l l - s s : N a m e = , , I D ' , / > < /C e l f >

< Ce1 I > <Data s s : T ]4)e= " Str ing " >Megalosaurus < /Data ><Namedce I Ls s : N a m e = i l B i c h o s , ' / > < / c e f l _

<Cef l ss : S ty l -e f D= " s24 " ><Data ss : Type= "Number, ' >2 3 < /Data><Namedcel_1s s : N a m e = ¡ rP r e c i o ' , / > < / C e f 1 >

<Ce l - f > <Da ta s s : Type=, 'Nunüer " > _ I < /Data> <NamedceL Iss : Name= rrCant idad " / >< /Ce1 1 >

< C e 1 1 s s : S t y I e I D = " s 2 4 t t s s : F o r m u f a = " = R C t - 2 1 * R C t - 1 1 " > < D a t ass : Type= "Number " >2 944 < /Da ta>< /Ce l l - >

< /Row>

< RoI¡/ >< C e f I > < D a t a s s : T y p e = ' ¡ N u r ü e r " > 8 6 4 9 < / D a t a > < N a m e d C e l l s s : N a m e = , ' I D , , / > < /

Cef l - >

< Ce I 1 > <Data s s : T ) ¡ t r)e= St r i ng ' , >Barosaurus < /Da ta ><Named.Ce f fs s : N a m e = " B i c h o s " / > < / C e f 1 >

< C e f I s s : S E . y I e I D = " s 2 4 " > < D a t a s s : T y p e = " N u m b e r " >1 7 < / D a t a > < N a m e d c e l l _s s : N a m e = , , P r e c i o ' , / > < / C e l l _ >

<Cef l - ><Data ss : Type= "Number " >91< /Da ta><Namedce l l ss : Name= " Cant idad" /> 

< c e 1 1 s s : s t y l e I D = " s 2 4 r r s s : F o r m u f a = " = R c l - 2 1 * R c [ - 1 ] " > < D a t ass : T IT )e= r 'Number ' , > l -54 7 < /Data>< /Ce1 1 >

< /Row>< Rot¡, >

< C e l - l s s : I n d e x = ' 4 u s s : S t y l e f D = " s 2 3 " > < D a t a s s : T y p e = " S t r i n g " > T o t a l : < /D a t a > < / C e 1 1 >

< C e I I s s : S t y l e I D = n 6 2 4" 6 6 : Fo r m u l a = " = S I I M ( R I - 8 l C : R [ - 1 l C ) " > < D a t a

Ea : Type=rrNu$ber" >15147 . 5</Da ta><Namedce l l

E a : N a m e = r T o E a l" / > < / C e 1 l >

<, /Row>

< /Table >

< W o r k s h e e t O p t i o n s x m l n s = , , u r n : s c h e m a s - m i c r o s o f t - c o m : o f f i c e : e x c e L ' , ><PageSetup>

< P a g e M a r g i n s x : B o t t o m = i l0 . 9 4 2 5 f 9 6 t " * ," . a a =

" O 7 A 7 4 0 t 5 7 4 9 g g g g g 9 6 "x : R i g h t = " 0 . 7 8 7 4 0 L 5 7 4 9 9 9 9 9 9 9 6 " x : T o p = ' , 9 . 9 8 4 2 5 ! 9 6 9 r / >



< V a 1 i d P r i n t e r l n f o / >

<Hor i zonta lRe solut ion > 60 O< / Hor izont .a l -Resofut . ion>< V e r t i c a l R e s o f u t i o n > 6 0 0 < / V e r t i c a l R e s o l u t i o n >



< s e l e c t e d / >

< Panes>

< Pane >

<Number>3 < /Number><Act iveRor^¡> 1 1 < /Act iveRov/>

<Act iveCol >4 < Act ivecol >< / Pane>

< Panes ><Pro t ec t . O b j ec t . s>F a1se< Pro t ec t ob j ec t s ><Pro t ec t . scena r i os >F a f se< Pro t ec t scena r i os >

< VÍorksheetOpt . ions >< Worksheet ><worksheet ss :Name= rHoja2 rr>

<Tabfe ss : ExpandedColumnCount ss : ExpandedRowCount= ' r l -x: Ful l -Cof umns= n1i l

x : F u l f Ro r^ rs=n1 i l ss : De f au f t Co l umnWi d t h= " 60 " ><Co l umn ss : Au t oF i t . V { i d t h= i l 0 " ss : W i d t h= " 48 " ss : Span=u255" f >

< Table ><worksheetopt ions xmf ns= "urn : schemas -microsof t - com of f íce : exce1 " >

<PageSe t up><PageMargins x : Bot tom= úO 9 425L9 69 i l x . Lef t= i l0 . '787 4 0L57 49 9 9 9 9 9 9 6"

x : R i gh t = " 0 . 78 ' l 401 -57499999996" x : T op= i l 0 . 984251969 ' , i >

< PageSe t up><Pro t ec t ob j ec t s >F a f se< Pro t ec t ob j ec t s ><Pro t ec t Scena r i os >Faf se< Pro t ec t Scena r i os >

< WorksheetOpt ions >< Worksheet ><Workshee t ss : Name= ' Ho j a3 r r

<T ab l e ss : Expandedco l umncoun t ss : ExpandedRowCoun t = ' r1 "x : F u l I C o l u m n s = " 1 "

x : F u l l R o w s = " 1 " s s : D e f a u l t c o f u m n W i d t h = " 6 0 " >< C o l u m n s s : A u t o F í t W i d t h = " 0 u s s : W i d t h = " 4 8 " s s : S p a n = " 2 5 5 " / >

< / l a D - t e >

<Worksheetopt ions xml-ns= "urn : schemas -microsof t - com of f ice : exce1 " >

<PageSetup><PageMarg i ns x : Bo t t . om= 0 . 984251969" x . Le f t = " 0 . 7 87 40L57 499999996 "x : R i g h t = " 0 . 7 8 7 4 O I 5 ' 7 4 9 9 9 9 9 9 9 6 " x : T o p = " g . 9 8 4 2 5 L 9 6 9 " >

< Pagesetup><Pro t ec t ob j ec t s >F a1se< Pro t ec t ob j ec t s ><Pro t ec t scena r i os >F a l se< / Pro t ec t Scena r l os >

< WorksheetOpt ions >< /Worksheet >< Workbook >

La pr imera l ínea importante de este documento, <?mso-appl icat ionprogid= " Excef . Sheetrr ?>, es una destrucción de procesamiento XML que in-

forma a Windows (en realidad un componente ha añadido de Office 2OO3 paraWindows) de que este documento XML se trata, de hecho, de una hoja de cálculode Excel. Cuando Windows muestre el archivo, observará que tiene el logotipo deExcel, y haciendo doble clic sobre él se abrirá Excel.

El elemento raíz del documento, "Workbook", aparece inmediatamente des-pués de la instrucción de procesamiento. Sus atributos definen los nombres deespacio utilizados para las diferentes partes de SpreadsheetMl. Las siguienteslíneas componen, sobre todo, metadatos, presentación en ventana e información

de formatos, y realmente no hay nada interesante que examinar hasta que lle-gue a los elementos "Names" y "Worksheet". El elemento "Names" identifica losrangos y celdas con nombre que hay en el documento. Los dos elementos"NamedRange" definen el rango con nombre "Cantidad" (que se extiende desde afila 4, columna 4 hasta la fila 11, columna 4) y el rango llamado "Total", que esjustamente la celda que se encuentra en la fila 12 y columna 5:

<NamedRange ss : Name= Cant idad, ' ss : Ref ersTo= " =Hoj a1 ! R4C4 R11c4 " / ><NamedRange ss i Name=" T o t a f , , ss : Re f e rsT o= ' r=Ho j a1 | F ' I 2C5 , >

El meollo de la hoja de cálculo está en el elemento "Worksheet". Comienzadefiniendo cómo de larga es la tabla de datos actual:

<Workshee t ss : Name= Ho j a1 " ><Tabfe ss : ExpandedColu mnCount="5" ss : ExpandedRowe6¡¡¡=rr12 [

x : F u f l C o l u m n s = i l 1 ' lX : ¡ U - L - L ¡ . O W S = " 1 " >

Esta hoja, llamada "Hojal", está compuesta por 5 colunrnas y 12 filas (losatributos x:FullColumns y x:FullRows se encuentran en otro espacio de nombresque Excel no utilizará para la distribución). Luego, la información actual de latabla se almacena dentro de los elementos "Ror /" v "Cell":

< Row>

< C e l l s s : S L y l e I D = ' , s 2 3 " > < D a t a s s : T y p e = " S t r i n g , ' > V e n t . a s d e : < / D a t a > < /

C e l l >

< C e 1 l s s : S t y l e I D = ' , s 2 1 " > < D a t a s s : T y p e = " D a t e T i m e , , > 2 0 0 4 - O ! -

0 1 T 0 0 : 0 0 : 0 0 . 0 0 0 < / D a t a > < N a m e d C e l fs s : N a m e = " F e c h a " / > < / C e l l >

< / ROW>

< R o w s s : I n d e x = " 3 " s s : S t y f e I D = " s 2 3 " >

< C e I 1 > < D a t a s s : T y p e = ' , S t . r i n g " > N ú m er o d e I d . < / D a t a > < / C e 1 l _ >

Esta fila, la primera del hoja de cálculo, contiene los elementos de tipo celda.La primera, con el formato s23 (en negrita) y con el tipo de dato String (cadenade texto), contiene el texto "Ventas de:". La segunda celda tiene formato s21 (nor-mal) y utiliza el tipo de dato DateTime (fecha,/hora). Sus contenidos vienen da-dos en formato ISO BóO1. Esta celda también forma parte de un rango con nombre,

en este caso, "Fecha".La mayoría de los demás elementos "Ror ¡" siguen patronessimilares, pero existen algunos elementos que merece la pena ver con más aten-ción. El segundo elernento "Ror4/" iene un atributo extra, ss:Index:

< R o r ¡ / s : I n d e x = ' , 3 ' , s s : S t y l e I D = " s 2 3 r >

Excel no representa filas o columnas vacías con elementos "Row" o "Cell" va-cíos. Simplemente añade un atributo ss:Index a la siguiente fila o celda unto consu contenido, para indicar la ubicación en la que se encuentra. Esto requiere que

los programas que proceseneste ipo de archivosprestenatencióna estedetallecuando formen las tablas. La otra cosa importante que hay que mirar son lasfórmulas:

< C e l f s s : S t y l e I D = " s 2 2 t t s s : F o r m u f a = " = S U M ( R [ - 8 ] C : R [ - 1 ] C ) ' r > < D a t ass : Type= "Number " >15 14 7 . 5 < /Dat .a><NamedCel I

s s : N a m e = " T o t a l " / > < / C e f 1 >

En la f igura 8.15, esta celda t iene el nombre "Total",un valor de 1,5.747,5O€y la fórmula =sulul(E4:El-1). Todas las partes están aquí. Pero deberá ensam-blarlas todas a partir de l estilo s22 (definido anteriormente en el documento conun formato de tipo moneda), el valor

-15147,5 y una fórmula que utilizar refe-rencias relativas que digan "la suma de los valores en la misma columna queesta, comenzando ocho filas por encima y terminando una fila por encima".

Esto parece no ser muy divertido a la hora de procesarlo, pero actualmenteno

es tan complicado si tiene una herramienta XML. Puede utilizar C#, Java, Perl,Python, VB o su lenguaje de programación XML favorito para extraer la infor-mación, aunque nosotros utilizaremos XSLI para la demostración.

Existen numerosos procesadores XSLT en el mercado, qu e van desdesimples herramientas de línea de comandos a aplicaciones de ventanaspara Windows. Cl¡rizádeseeprobar Architags XRay, disponible en http:/

/architag.corn/xra\//, o SAXON, de Michael Kuy, en http;//saxon.sourceforge .net/. Microsoft ofrece numerosas herramientas XSLTincluyendo una herramienta de línea de comandos, qu e puede obteneren http : / rnsdn.micro soft .coyn library,¿default .asp 7url : / downloads,/list/xmlgeneral. asp.

La hoja de estilo del ejemplo 8.4, puede ejecutarse contra el documento XMLdel ejemplo 8.3, lo que producirá un documento mucho más simple, como el del

ejemplo 8.5.

Ejemplo 8.4. Una hoja de estilo XSLI para extraer os contenidosdel ejemplo 8.3.

<xs1 : s t y f eshee t ve rs i on= i l 1 . 0 i lxmlns : xsl= " ht tp : / /www . w3 . org / 19 99 xs] , /Transf orm"xml ns= " h t t p : / / s i mons t l . com/ ns / d i nosau rs / "xm l ns : ss= " u rn : schemas mi c roso f t - com: o f f i ce : sp readshee t "

<xsl : outpuE method= "xm1 " omit -xml -declarat ion= "yes I ' i t t¿¿¡¡= "yes r l

encod i ng= " gS-AScr r " / >

<xs1 : t emp l at e ma t ch= " , / " >

<xsL : app l y - t emp l a t es se l ec t = r ' ss : Workbook " / >< / xs l z t emp l a t e>

<xs l : t emp l a t . e ma t ch= "ss : Workbook " ><dinosaurios >

< x s l : a p p l y - t e m p l a t e s s e l e c t = " s s : W o r k s h e e t [ @ s s N a m e - ' H o j a l ' ] " / >< d í nosau r i os >

< / x s 1 : t e m p l a t e >

<xs1 : t emp l a t . e ma t ch= , ' ss : Workshee t " >< f echa><xs1 : va f ue -o f se l ecL= , , ss : T ab l e / ss : Row/ ss : Ce l l [ @ss St y I e I D =

r s 2 1 ' 1 i l / > < / f e c } : . a >< x s I : a p p I y - t e m p f a t e s s e l e c t = , , s s : T a b 1 e , ' / >

< / x s 1 : t e m p f a t e >

<xs1 : t emp l a t e ma t ch= " ss : T ab f e " >< x s 1 : a p p l y - t e m p l a t e s s e l e c t = " s s : R o w [ p o s i t i o n ( ) C a t ; 2 ] , , / >

< l - - O b s e r v e q u e , c o m o E x c e f s e s a l t a f a f i l a e n b l a n c o , 1 a t e r c e r a f i l ae s t á e n l a p o s i c i ó n 2 - - >< / x s 1 : t e m p l a t e >

< x s l : l e m p l a t e m a l c h = u E s : R o w l s s : C e l l [ 4 ] I , , ><venta>

<nu . n I D><xEI app l y - t enp l a t e8 Ee l ecE= r ' ss 3Ce l l [ 1 ] ' , / >< / nu$ I D><xs1 : app l y - t emp l a t ' ea EeLéc t = " a6 : Ce I 1 127 / ><xe I : app l y - t emp l a t es 6e l ec t = , ' ss : Ce I 1 [ f , , ' / ><can t i dad><xsJ . : app l y - t emp l aEe6 se l ec ! = , t 6É : Ce I I [ 4 ] " / >< / can t i dad>< t o t a l ><xs I : app1y -E . emp l a t es se l ec t = " ss : Ce11 [ S ] " / >< / t o t a1>

</venta>

< / xs l : t emp l a t e>

<xsJ - t emp l a t e ma t ch= " ss : Row">< t o t a f > < x s l - : a p p l y - t e m p l a t e s s e l e c t = " s s : C e 1 l [ 2 ] , ' f > < / L o L a L >< / xsL : t emp l a t e>

< xs l t s t y l eshee t >

El corazón de la hoja de estilo es la plantilla que hace coincidir todas las filascon cuatro o más elementos hijos de tipo celda. Extrae la información a partir delas celdas y la coloca en elementos xML que reflejan los datos, produciendo losresultados del ejemplo 8.5.

Ejemplo 8.5. Información extraída deSpreadsheetMla un vocabulario XML personalizado.

<d i nosau r i os xml ns= " h t t p : / / s i mons t I . com/ ns / d i nosau rs / i l

xm l ns : ss= I ' u rn : schemas mi c roso f E - com: o f f i ce : sp readshee t " >< f e c h a > 2 0 0 4 0 1 - 0 1 T 0 0 0 0 : 0 0 . 0 0 0 < / f e c h a ><venta ><NumI D>462 < NumI D>D i p l odocus

2 2 . 5 < c anL i dad >L27 . / cant. i dad >

< t o t a l - > 2 8 5 7 . 5 . / t o t a l >

< / ve n t a >

< v e n t a >

< N u m I D > 3 9 I 2 < / N u m I D > B r o n t o s a u r u s . / b i c h o >

 1 7 . 5 . / p r e c i o >

< ca n L i d a d >J 4< / can t - i dad>

< t o t a l > 1 2 9 5 < / t o L a l >

< / ve n t a >

< v e n t a >

< N u m I D > 9 8 4 5 < / N u m I D > T r i c e r a L o p s 

 I 2 < ca n t i d a d > 9 I < / c a n t i d a d >

< t o t a l > 1 0 9 2 < / t o L a l >

< / ve n t a >< v e n t a >

<Nu mI D> 9 625< / Nu mI D><bi cho >Vu l canodort

 1 9 . / p r e c i o >< c a n t i d a d > 1 0 8 < c a n t i d a d >

< o t a l > 2 0 5 2 < / t o t a l >

< / ve n t a >

<ve n t a >

< N u m I D > 5 9 0 3 < / N u m I D >

 S t e g o s a u r u s 

 1 8 . 5 

< ca n t i d a d >6 3 </

ca n t i d a d >

< t o t a l > L I 6 5 . 5 / t o t a l >

< v e n t a >

< v e n t a >

< N u m I D > 1 8 2 4 < / N u m I D > M o n o c l o n í u s 1 6 . 5 < c a n t i d a d > 1 3 3 < / c a n t i d a d >

< t o t a l > 2 I 9 4 . 5 . / t o t a l >

< / ve n t a >

< v e n t a >

< N u m I D > 9 ' 1 2 8 < / N u m I D >

Me g a l o sa u r u s 

 2 3 < ca n t i d a d >1 - 2 8< / ca n t i d a d >

< o t a l > 2 9 4 4 < / t o t a l >

< / ve n t a >

< v e n t a >

< N u m I D > 8 6 4 9 < / N u m I D >

 B a r o s a u r u s 

 L 7 . / p r e c i o >

< ca n t i d a d > 9 1 < / ca n t . i d a d >

< t o t a I > ] - 5 4 7 < / t o t a I >

H

2BB Excel. os mejores rucos

< / v e n t a >< t o t a f > 1 5 1 4 7 . 5 < / t o t a I >

< / d i n o s a u r i o s >

Son los mismos datos, pero de una forma totalmente diferente. La informa-ción de fórmulas ha sido descartadaen estecaso,pero dado que Excelproporcio-na los valores al igual que las fórmulas, esta aplicación, en particular, no necesitaentenderdichas órmulas.

Crearhojasde cáaculot¡lizandoSpreadsheetMlAunque exportar hojas de cálculo como XML es út¡| , Excel ambién perm¡teimportar informac¡ón de la misma forma, permit iéndole crear hojas decálculout i l izandoSpreadsheetML.

Excel soporta SpreadsheetMl tanto para la exportación como para la impor-tación, proporcionando un camino en ambos sentidos completo para la informa-ción. Puede abrir un documento SpreadsheetMl, hacer unos cuantos cambios yvolver a abrirlo en Excel si así lo desea (de hecho, ésta es la única forma de modi-ficar los esquemas para las asignaciones XML). De todas formas, quizá lo másimportante es que puede generar documentos SpreadsheetMl a partir de cuales-quiera datos que tenga, lo que proporciona un camino relativamente fácil y au-tomatizado para transformar información secuencial en hojas de cálculo de Excel.

Como demostración, el código del ejemplo 8.6 transforrnará el documentoXML del ejemplo 8.5 del truco anterior de nuevo en una hoja de

cálculo de Excel,utilizando XSIjt La hoja de estilo del ejemplo 8.6 utiliza la hoja de cálculo origi-nal como planti l la, produciendo un documento XML muy similar al delSpreadsheetMl que guardamos originalmente desde Excel.

El ejemplo omite algunos formatos por lo que encontrará algunas diferenciasvisibles.

Este ruco utiliza algunas característicasque sólo están disponibles enExcel XP y Excel 2OO3para Windows. Las versiones anteriores no so ncompat ib les con esto , ni s iqu iera las vers iones conoc idas para

Macintosh.

Ejemplo 8.ó. XSLI para convertir el vocabulario personalizado XML de nuevo aSpreadsheetML.

< x s l : s t y f e s h e e t v e r s i o n = r r 1 . 0 "xmlns : xs I = " hELp : / / www w3 . org / 19 99 XSL/Trans f orm "xml ns : d= " h t t p : / / s i mons t l . com/ ns / d i nosau rs / , '

xml ns : ss= " u rn : schemas mi c roso f t - com: o f f i ce : sp readshee t "xm l ns= r ru rn : schemas mi c roso f t - com: o f f i ce : sp readshee t . r l

<xsl r output method= " xm] " omi t -xml - declarat ion- uno u indent= rryes r l

encoding= i lUS ASCI r " / >

<xs l : t emp l a t e ma t ch= r r , / ' r< x s l : a p p l y - t e m p f a t e s s e l e c t = " d : d i n o s a u r i o s " / >

< xsJ-: template>

<xs I : emp l a t e ma t ch= " d : d i nosau r i os " >

<xs1 : proceEaing- inEt rucLion narre= rrmgo-

appl icat ion" >progid= "ExceI . sheetn </xsl : proceaeing- inet ruct ion>

<v' lorkbook xmlns= " urn : schemas -microsof t - com of f i ce : spreadsheet "xm l ns : o= " u rn : schemas mi c roso f t - com: o f f í ce : o f f i ce "

xm l ns : x= " u rn : schemas mi c roso f E - com: o f f i ce : exce l "xm l ns : ss= t ' u rn : schemas mi c roso f t - com: o f f i ce : sp readshee t "xmlns : h tmf = ' rhEtp : / / www w3. orglTR/REC- html4 0 r'>

<DocumentPropert ies xmlns= " urn : schemas -microsof t -com : of f ice : o f f ice " >

<Author>Simon St . Laurent< /Author><LastAuthor>Simon St . Laurent< /LastAuthor><Crea ! ed>2 003 12 - 03T 15 t 48 : 382< C t ea t ed><Las t saved>2 003 12 - 03T 15 t 57 : 462< Las t Saved>

<Company>Anaya MuI t imedia< / Company><Vers i on>11 . 5606< Vers i on>

< DocumentPropert ies ><Excel -Workbook xmlns = " urn : schemas -microsof t - com of f ice : excef r '>

<windowHeight >6 1 5 0< WindowHeight >

<WindowVlidth> 84 7 5 < Windowwidth><Windo\^¡Topx >12 0< W ndo\¡rTopx ><windowTopY>3 0< WindowTopY><Pro t ec t s t ruc t u re>F a1 se< Pro t ec t S t rucLu re >

<Protectwindohrs >FaI se< /ProtectWindows >

< Excelworkbook><St y l es >

<St y l e ss : I D= " De f au l t " ss : Name= Norma l r r><A l i gnmen t ss :Ve r t i ca l = " Bo t t om" / >

<Borders/ ><F on t / >< n t e r i o r / >

<NumberFormat / ><ProEec t i on / >

< s t y l e >< S t y l e s s : 1 D = " s 2 1 " >

<NumberFormat ss : Format= rrmmm\yy" / >

< s!y l -e >< S t v l e s s : I D = r r s 2 2 r r >

. NumberF o rma t ss : F orma t = " &quoL ; $&quo t ; # , ##0 . 00 " / >

< St y1e>< / s t y l es >

<Worksheet ss : Name= ,Hoj a1 " ><Table ss : Expandedcolumncount= " 5 "

ss : ExpandedRowCoun t = " { coun t (d : ven t a ) +4 } ' , x : F u f f Co l umns= f t 1 ,x: Ful lRovrs= " l- >< C o l u m n s s : A u t o F i t V ü i d t h = u 0 " s s : W i d t h = , ' 7 3 . 5 " / ,< C o l u m n s s : A u t o F i t w i d t h = ¡ t 0 , , s s : W i d t h = , ' 9 5 . i 5 " / >< C o l u m n s s : f n d e x = t ' 5 " s s : A u t o F i t w i d t h = " 0 r s s : W i d t h = r , 5 6 . 2 5 , , ><Row>

<Ce l 1><Da t a ss : T ype= " S t r i ng ' , >Ven t as de : < / Da t a>< / Ce f I ><Ce l 1 ss : S t y l - eI D= , , s2 1 ' r><Da t a ss : T ype= " Da t eT i me " ><xs l : va l ue - o f

se l ec t = , , d : f ec } ra , , >< Da t a>< / Ce l 1 >< Row>< R o w s s : I n d e x = ' r 3 i l >

<Ce11><Da t a ss : T )4 )e= St r i ng " >Número I d< / Da t a>< / Ce1 f ><Ce11><Da t a ss : T )G )e= St r i ng , , >B i cho< / Da t a>< / Ce1 I ><Ce11><Da t a ss : T ] ¡ t r ) e= , ' s t . r i ng , , p rec i o< / Da t a>< / ce I 1 ><Ce11><Da t a ss : T ype= " S t r i ng , ' >Can t dad< / Da t a>< / Ce i I >

<Ce I 1 ><Da t a ss : T ype= " S t r i ng " >T o t a f < Da t a>< / Ce11 >< Row>

< x s f : a p p l y - t e m p l a t e s s e l e c t = r r d : v e n t a ' , / >

<Row><Ce f I ss : I ndex= , ' 4 " ><Da t a ss : T ype= " S t r i ng " >T o t a f : < Da t a>< / Ce l 1><Ce11 ss : S t y l e I D= " s22 t t ss : F o rmu l a= , ,=SUM R [ - { coun t (d : ven t a ) } ] C , n t -

1 l C ) " > < D a t a s s : T y p e = " N u Í ü e r " > < / D a t a > < / C e f f >< Row>

</ r ' ab -Le><Workshee t O p t i ons xml ns= " u rn : schemas mí c roso f t - com o f f i ce : exce l ' , >

<Pr í n t ><Va1 dPr i n t e r l n f o / ><Hor i zontaf Resolut ion> 6 Oe< Hor í zonta lResolut ion><Ver t i ca f Reso l u t i on>6 00< Ver t . i ca l Reso l u t i on>

< Pr i n t >< S e f e c t e d / ><Panes>

<Pane ><Number>3< Number><Act ÍveRorr> 12 < Act iveRolv><Ac t i veCo f >1< AcE veCo l >

< Panes >

<Pro t ec t ob j ec t s >F a l se<Pro t ec t Scena r i os>F a l se< / Pro t ec t scena r i os >

< I^ lorksheetopt ions >< Worksheet ><v l o rkshee t ss : Name=" Ho j a2 " >

<Worksheetopt ions xmlns= "urn : schemas -microsof t -com : of f ice :excel ' , ><Pro t ec t ob j ec t s >Faf se<Pro t . ec t scena r i - os >F a f se< ProLec t scena r i os >

< WorksheetOpt . ions >< Worksheet >

<Workshee t ss : Name=" Ho ja3 ' r><vlorksheetopt ions xmlns = " urn : schemas -microsof t - com of f ice ; exce1 " >

<Pro t ec t ob j ec t s >F a f se< Pro t ec t ob j ec t s ><Pro t ec t scena r i os >F a I se< Pro t ec t Scena r i os >

<Worksheetopt ions

>< WorksheeE >< workbook>< / x s 1 : t e m p f a L e >

<xs1 : ternplabe match='d:ver¡ ta ' r ><Row>

<Cell><Data Es : T)¡pe="Nu$berñ ><xs1 :va1ue-of se lect=t rd:Nur iID" / ><

Data><Namedcel l Es : Nar ie= t r D" /></Cel I ><Ce I 1><Da t a ss : T ype= t r s t r i ng " ><xs l : va l ue -o f se l ec t = "d : B l cho " / ><

Da t a><Namedce I I ss : Name= B i chos " / >< / Ce f I >

<Ce l f ss : S t y l e I D= " s22 " ><Da t a ss : T )4 )e= " Number "><xs l : va l ue -o f

se l ec t = " d : P rec i o " / >< Da t a><NamedCe l I

ss : Name= prec i o " / >< / Ce11><Ce l f ><Da t a ss :T ype= " Number " ><xs f : va l ue -o f se f ec t = " d : CanE i dad " / >< /

Data><NamedCel I ss : Name= rCant idad" / >< CeI1 >< C e f f s s : S t y l e I D = " s 2 2 " s s : F o r m u l a = " = R C [ - 2 ] * R C[ - 1 ] " > < D a t a

ss : T ype= " Number " ><xs l : va f ue -o f se l ec t = "d : oLaL " / >< Da t . a> . / Ce I 1 >

< Row>< xs1 : t emp l aLe>

< x s 1 : t e m p l a t e m a t c h = " d : f e c h a " / >< x s 1 : t e m p l a t e m a t c h = " d : t o t a l " / >

< / x s 1 : s t y l e s h e e t >

Merece a pena prestar atención a algunas partes de esteejemplo.En primerlugar, observe que el SpreadsheetMl está ncrustado en el XSLI es decir, formaparte de a hoja deestilo. No hay ninguna parte deSpreadsheetMlque no puedavolver a crear utilizando estemétodo: la instrucción de procesamientoque yamencionamos anteriormente, y que indica a Windows de que se trata de unahoja de cálculo de Excel.Para ello, debeutilizar lo siguiente:

<xs1 : p rocess i ng - i ns t ruc t i on name= mso-app l i ca t i on t r ¡p rog i d= " Exce l . Shee t " < xs l : p rocess i ng - i ns t . r uc t i on>

Dado que XLST no permitirá utilizar el espaciode nombres predeterminado(sin prefijo) para hacer referenciaal contenidoque tiene un espaciode nombres,todas las referencias al contenido en el documento de edición tienen ahora elprefljo d:, como en d:venta, d:fecha,etc.

Además, dado que los rangos con nombre pueden variar dependiendodel nú-mero de elementosa la venta en el original, esta hoja de estilo no generará elelemento Names"y sus contenidos.Excelvolverá a crear os rangos con nombrea partir de los elementosNamedCellen cualquier caso.De nuevo, el corazón de

esta hoja de estilo es a parte que genera os elementos"Ror " y "Cell",como puedeversea continuación

<xs l : emp l a t e ma t ch= " d : ven t a " ><Row>

<CeI l ><Data ss : Type= "Number, ' ><xsL : value-of select= "d : n.uÁIDa / > <Da t a><NamedCe f1 ss : Name= I D " , / >< Ce l f >

El elementoxsl:templateextraerá cadaelementodeventa en el original y pro-ducirá un elemento RoI " que contenga os elementos Cell"que concuerdenconsus contenidos.Si abre en Excelel SpreadsheetMlqueproduceestahoja de estilo(muy parecido al del ejemplo 8.3 aunque quitando los rangos con nombre yalgunos formatos), obtendrá el resultado que se muestra en la figura 8.15.

,ff elchivo E_dir:iónU.er lnserlar Formatn Herramientas 0,3!.üt

-j .*r # *3 ;¡ ** j. f "* $ *-* : +d ';'j'r.v

fentan¡

ffi';s,

.*{"_Hi*- f , x

E - ' j l i i l"

l-' ¡-¡r^' -:={^ru f r-} =-

.il;6 ,+¡*1,trur'.. - ,&#.'i

Ari¡ l

E 1 l

I r-I t-

É-.1.? ih

M

n,H,

'ti 'entii:irJe:

ú ¡ :

1t l

1. 11Ti I

l ' ' lúnier¡ de ld. Ei i r: l 'rn

4Eli t:r F dB :: ..r:=r

3 !12 Eronto . ;auru := ;

!1845Trir:erlrtup:=l:lE!5'u'l: Ic a r -t r r

5!1f : , -Ete¡¡uEaurui;

1E!4 h" l ¡ r rc 'c l ¡niu$t:ti!i_-i ,l ega o saurus

i l l i49 Ear¡EauruE

re

F re -: r ll.:r rt d r l

¿1 : ,5 [ l 1 : I

1 i , 5 [ t E i4

1:,ll l-l É lr l

lB,t:il:tE I t:ti:i

l i l ,5t:t E b: i

l f- j ,5l l € l -r: i

:l,t:il:t € 1:.i:i

1 i ,L |ü !1 1Trr tal .

¡¡\,.Ho¡al l ruiiq I n¡i¡i / l . l7 :

' i r

Figura 8.15. La hoja de cálculo de prueba después e que sus datos hayan ido desdeSpreadsheetMl a otro vocabulario y de nuevo de vuelta.

SpreadsheetMl puede que no sea muy bonito, pero existen numerosas razo-nes por las que deseará utilizarlo. Para empezar, grabar como SpreadsheetMl leproporciona un mejor acceso a la información de asignaciones XML que ya des-cribimos en el truco anterior. Y a largo plazo, lo más importante es queSpreadsheetMl es portable, por lo que puede procesarlo y generarlo en cualquierordenador que disponga de herramientas para XML.

l.¡l : l t i t

t d i l

v

ir :q\t*- \ \

lmportar datosdirectamenteen ExcelUti l izando los serviciosWeb de Amazon como origen de los datos,podemos integrar fáci lmente información en vivo acercade, por ejemplo,

l ibros de texto en hojas de cálculo de Excel.Esteejemplo importará datosreferentesa la clasi f icaciónde ventaspara un l ibro en part icular y calcularála media de ésta.

Este ruco se basará en la característicade Excelpara hacer consultas Web,por lo que necesitaráExcel97 o una versión superior.La herramienta de consul-tas para Web de Excel ransforma tablas sencillas en HTML en hojas de cálculo.

Para que esto funcione, necesitará darse de alta en Am azort y obteneruna identificación de asociado. Para ello, vaya a la página http://

www.amazon.corn/associates/. Luego tendrá que ir a la página http://arnazon.com/webservices/ y hacer clic en el vínculo Apply for a freedeveloper's token. Ambos pasos son necesarios para poder utilizar losservicios Web de Am azon.

El siguientecódigo utiliza numerosascaracterísticas anto de os serviciosWebdeAmazon como de Excel.una vez qtue ea cómo funcionan untos, podrá crearrápidamentesus propias consultas.

Este truco comenzará utilizando una consulta estándar de tipo XML,/HTTPLo que queremos es analizar la clasificaciónde ventas de la serie de libros de

trucos deo'Reilly, por lo que construimos una consulta estándarpara recuperardichos esultados.

h t t p : / / xm l . amazon . com/ onca / xmI 3 ? t = i nse r t assoc i a t e t ag &dev - t = i nse r tdeve 1ope r token&Poi¡/e rS earch=publ i s he r : O, Re IIy + 2 Oarld? 20 keywords :Hack&type=heavy&mode=books &f =xm1

Estorequieredel uso del sistemade búsquedaavanzadade Amazon para es-pecificaruna editorial (O'Reilly)y una palabra clave(Hack).La siguiente area esobtener los datos de respuesta de Amazon de una forma en la que Excel puedatrabajar con ellos. Dado que las consultas Web de Excel funcionan utilizando

HTML sencillo, a respuestaque obtenemosdeberáser transformada. Como yahicimos en los dos últimos trucos, las hojas de estilo XSL seránel método másrápido para conseguiresto. Coloqueel siguientecódigo en un archivo llamadoexcel SalesRank.xls.Estearchivo limitará la respuestadeAmazon a aquelloscam-pos que seannecesarios, onvirtiendo todo en HTML.

< ? x m f v e r s i o n = ' , 1 . 0 " ? >< x s l : s t y l e s h e e t . v e r s i o n = i l 1 . 0 " x m l n s : x s l = r ' h t t p : / / w w w . w 3 . o r g / L 9 9 9 / : I ' S L /T rans f o rm, ' >

<xs1 : output method= "htmf " / ><xs1 : templat .e match=" / " ><htm1 xml-ns : o= "urn : schemas -microsof t - com of f ice : o f f ice "xm l ns : x= " u rn : schemas mi c roso f t - com: o f f i ce : exce l "

xm l ns= " hL t p : / / www. w3 .o rg l T R / REc-hEm140 " ><body>< t a b l e i d = " b a s c " >< t r >

< t h b g c o l o r = r ' g 6 c c c c c ' r c o l s p a n = " 3 " > S a 1 e s D a t a < / t h >

. / E r ,< t r >

<Eh bgco l o r= i l #999999 ' >ASrN< / t h>< t h b g c o l o r = " # 9 9 9 9 9 9 > T i t 1 e < / t h >< t h b g c o l o r = " # 9 9 9 9 9 9 n > s a 1 e s R a n k < / t h >

. / E r ,<xs f : f o r -each se l ec t = " Produc t I n f o / De t a i - f s " >

< t r > < t d > < x s l : v a l u e - o f s e l e c t = " A s i r I " / > < / E d >

< t d><xs I : va f ue -o f se f ec t = " Produc t Name" / >< / Ed>

< t d > < x s 1 : v a f u e - o f s e l e c t = " S a l e s R a n k " / > < E d >. / E r ,< / x s f ; f o r - e a c h >< t r>< t d co l span= " 3 " >< Ed>< Lt >

< t r >< t d b g c o l o r = " # f f c c 0 O " c o l s p a n = " 2 " a l i g n = " r i g h t " >

Average Sales Rank< r ' td><td bgcolor='r 4f f cc0 0 r'>=ROUNDAVERAGEC3 : C<xs1 : vaf ue - of

s e l e c t = " c o u n t ( P r o d u c t l n f o / D e t a i l s ) + 2 " / > \ , 0 \ < / L d >

. / t >< t ab l e >< body>< html >< / xs1 : emp l a t e>< xsl - : sty lesheet >

Estearchivo recibe a respuestaAWS y la convierte en una tabla sencillaHTML.La secciónxsf : f or-each hace un bucle que recorre el nodo "Details"y añadeuna fila la tabla para cada resultado. Una vez que transfiera este archivo a un

servidor accesible,deberíaser capazde ver los resultados de a transformación en

un explorador de Internet, simplemente especificando a URL del archivo XSL enel campo Dirección.Simplementemodifique la URL del último paso reemplazan-do f =xmfpor f =http : / /exampl-e com/exce]-SalesRank.xsl- '

h t t p : / / xmt . amazon . com/ onca / xm13 ? = i nse rE assoc i a t e t ag&dev - t = i nse r f

developer token&Power5"¿¡qh=publ isher : O' Rei l Iy?20and*20keywords :

Hack&type=heavycmode=books &f =ht tp : / / example . com/ exce I_Sa1e sRank . xs 1

Deberíapoderver una tabla como la que semuestra en a figura 8 1ó, con los

datos recuperadosde a consulta anterior. Observeque la última celda de la tabla




contiene una función de Excel. Puede resultar algo extraño en este momento,pero tiene un propósito muy importante una vez que esté dentro de Excel.

Saler ila*a

i.1,r+gle a,;k-s

I,,[ar i]r:-l f Hu*t-t

Lrnr.rx5 eruer Ha':k-r,i' ' ' '

Arnerage # ale r R ;urle= :=R üUHtr {AIIEHAüE{fl 3 C5), CI}

14;, ; ,

,JI'

/ h_1

g t\,liFc

*"i

Figura 8.16. Tábla en HTML con los datos de ventas.

Para adjuntar ambas aplicaciones, utilice un archivo de consultas de Excel

(IQY). Este archivo contendrá toda la información referente a la consulta, inclu-yendo la URL que apunta a los datos. Cree un nuevo archivo l lamadoamzn_avg_sales.iqy y añada el siguiente código:

WEB1h t t p : / / xm1 . amazon . com/ onca / xm l 3 ? t = i nse r t assoc i a t e t ag&dev - t = i nse r tdeve loper token&Po\¡re Search=publ i sher : O' Re 1 y?2 0and? 20keywords :Hack&type=heavy&mode =books &f =ht tp : / / exampl-e . com/ exce 1_Safe sRank . xs 1

La primera línea le indica a Excel que se trata de una consulta Web. El 1 de lasegunda línea indica a el número de versión de la consulta Web (siempre debeestar en 1 . Luego aparece la URL de la consulta AWS que incluye el archivo XSL.Guarde el archivo y acuérdese de su ubicación.

Ejecutar l truco

Para ejecutarlo haga doble clic en el archivo amzn_avg_sales.iqy. Eso haráque Excel lo abra, contacte con la URL y genere una hoja de cálculo como la de lafigura 8.1 7.




j l ' " : " ' ' ' : . ;:

ffi grchiuo Ediciún Uer lnsertar Eorm*ln l[erramienlas Dalos 'dentanaI

I , ; , ;d i : l , i$ ; - - tF*i l #* *J, -&- . ; f 's , i ' f f i '$ E -: i l

A r i a l - r r : r H t d s = = = $ r y J ' * ; ü r j i i€ \ f i * n : l , E F

Averagu Salea Ranlc

u i\anrzn*avg;ales ¡t

: : : . , . ' , ' *jLHjfi j- 8 x

fu ruu'+ v q.c, lJ

T i' 3 r

Figura 8.17. Hoja decálculo de Excelcon los datos de clasificaciónde ventas.

Ahora ya tiene algunos datos útiles: la clasificación media de ventas de loslibros en una aplicación ideal para manipular y analizar los datos. Puede actua-lizar los datos en cualquier momento haciendo clic con el botón derecho del ra-tón en cualquier celda de la hoja de cálculo y eligiendo la opción Actualizar datos.

El ruco del truco

La parte importante de este ruco esconocercómo obtener os datos directa-mente de AWS en Excel. lna vez dentro de Excel, os datos están al alcancedetodas las funciones que puedeofrecernosExcel:cálculos,gráficos, etc.A conti-nuación veremos algunos métodos rápidos para extender este ejemplo.

Hacerque a consulta eadinámica

En vez de limitar los datos a información estática construida dentro de unaconsulta de un archivo IQI podemos añadir un poco de interactividad. Supon-gamos que tenemos una lista de códigos de libros y deseamos conocer la mediade la clasificación de ventas, pero no disponemos de la lista en el momento en queconstruimos el archivo IQY. Excel ofrece la posibilidad de preguntar al usuariopor cierta información antes de realizar la consulta Web.

El único cambio que necesita hacer es colocar la información preguntada den-tro de la URL de la consulta Web, en el lugar en el que desee que aparezca la



B. ConectandoExcel on el mundo 29 7

entrada del usuario. Para ello cambie la URL que se encuentra dentro del archivoamzn_avg_sales.iqy lo siguiente:

h t t p : / / xmf . amazon . com/ onca / xmL 3 ? = i nse r t assoc i a t e t ag&dév - t = i nse r t

deve l ope r t oken&Po \ ¡ / e rSea rch= i sbn ' I n I SBN ' , " I n t roduzca una l i s t a de I SBNseparados por e1 s igno de barra vert ica l( | ) . " l a t ype=heavy&mode=books&f =h t Ep : / / examp l e . com/ exce l -Sa l esRank . xs f

Ahora, se le pedirá que introduzca una lista de ISBN al abrir el archivo, como

puede verse en la f igura 8.18.

, ' .*T : ' i l ' ' l r j i i i j i : j i i j i i l ' : ' : ' : l i l r ' :1 i i : i j r l j - : . j j : t l l'1..*.}i+,,;,,lri:':,:+il'', li' ', 'r:.' r''

#1 Archh'n Ediri,in

-

\ l p r

,fir'+¡iiliir".¡rilrtii::iiriixiil1;ii¡iiiiiiiii.:.l"iiil¡t+i+ii.!ili:i:iiliir.,:.;ij,,,i¡i:

lnserler F_ormatn l[erramientas Da!,:s

*;l r:: -,^J ,;} - '" ' ':

t/ett¡n¡ t

'H

€

- l n l . t r

r , , - - t l x

oo ,ü, l*'+.,.

. b - r \ - = tw .fii

: ,F t :

l l:-J

E :f ';ü.' ':S i

ii l ,1 1i i .{ ' fl s l

!+-I ¡

1 8 ,.t ?I t

iú1 S';tll

'-r"ll

i

l{ { } }l \dnrtn-av-g-¡ales rr

Inlrr-rdur:ir

¡"1i.n,,,,,.,.,,

Inlradu¡c¡ una ist,¡de I5FNseparadn:: or el signc' ebarra ¡ertical{l},

l a l| -.*a!r

J* U;ar estevalnr n refer*ntia para uluras acluali¿aci,¡n*sP| , " '

f-*lqtrr--"| Iirr:y il

? :

l ¡ ¡. l

Figura 8.18. Cuadro de diálogo para Preguntar los ISBN.

Si no se acuerda de ninguno, puede probar con los siguientes:

L 5 6 5 9 2 7 L 4 1 -o s 9 6 o 0 3 s 9 so s s e o o z z + e0 5 9 6 0 0 2 s 0 s

Con ello debería obtener la media de la clasificación de ventas para los ISBN

que haya introducido. iY además será diferente cada vez!

Utilizardatosdiferentes

Como el ejemplo anterior, cambiar los datos con los que está trabajando essimplementeotra manera de cambiar la URLpara la consultaAWS. Perosi desea

trabajar con un conjunto diferente de datos (como el coste de cada elemento envez de la clasificación de ventas), necesita modificar un poco la hoja de estilo XSL.

Para ver hasta qué punto la hoja de estilo puede marcar la diferencia, cree un

nuevo archivo llamado excel PriceDiff.xls y añada el siguiente código:< ? x m 1 v e r s i o n = " l - . 0 " ? >< x s I : s t y f e s h e e t v e r s i o n = " 1 . 0 " x m f n s : x s 1 = " h t t . p : / / w w w . w 3 . o r g / 1 - 9 9 9 / X S L /Transform" ><xs1 : out .put method=' ,htm1 " /><xs l : emp l a t e ma t ch=u / , , ><htmf xmf ns : o= rrurn : schemas -microsof t - com of f ice : o f f ice r l

xm l ns : x= " u rn : schenas -m i c roso f t . - com: o f f i ce : exce l "xm l ns= " h t t p : / / www w3 . o rg / t R / Rec -h t m140 " ><body>< t ab I e i d= , , bas i c u>< t r >

< t h bgco l o r= ' r#cccccc " co l - span= " 4 t >Da t os de ven t as< / t h>. / E r ,< t r >

< t h bgco l o r > I SBN< / t h><t h bgco l o r= " #999999 " >T i t u l o< / t h>< t h bgco l o r=n#999999 t r>p rec i o o r i g i na l < / t h>< t h bgco l o r - i l #999999 t r>Prec i o de A Í i azon< / t h>

. / L r ,<xs f : f o r -each se l ec t = ' , P roduc t I n f o / De t a i l s " >

< d>< x s 1 : v a 1 u e - o f s e l e c t = , ' A s i n ' , / >

< / Ld>< d >

<xs f : va l ue -o f se l ec t = " Produc t Name , ' / >< / Ed>< t d>

<xg1 : va l ue -o f se l ec t = rL i s t P r i ce " / ></|-d>< d>

< x s l : v a 1 u e - o f s e l e c t = o O u r P r i c e " / ></Ed>< / E t >< / x s 1 : f o r - e a c h >

< t . r>< t d co l span= " 3 , ,>< Ed>< Er>< t r >< t d b g c o l o r = " # f f c c 0 0 r ' c o f s p a n = " 3 " a f i g n = " r i g h t " >

Media del precio original< / Ld><td bgcolor= t r#f fcc00 t '>=RouND AVERAGEC3 : Ccxsl : vafue-of

s e l e c t = " c o u n t . ( P r o d u c t l n f o / D e t a i l s ) + Z , / r ) , 2 )< / Ld>

. / E r ,< t r >

< t d bgco l o r= i l # f f ccoo " co l span= " 3 " a l i gn= " r i gh t n>Media de1 precio de A¡razon

</ td>< td bgcolor= " # f f cc0 0 " >=ROItl[D AVERAGE D3 : D<xe I : value - of

se l ec t = " coun t (P roduc t l n f o / De l a i Ls ) * 2 " / > ) , 2 )</Ed></ Er>< t ab l e >< body>< htm1 >< / xs l : t emp l a t . e>< / x s 1 : s t y l e s h e e t >

Tiansfiera este archivo XSL a un serüdor público y anote la URL. Luego creeun nuevo archivo de consulta llamado amzn_price_diff.iqy y utilice el mismo

código de ejemplos anteriores, pero cambiando la variable f = por la URL de la

nueva hoja de estilo. Abra el archivo y debería haber una nueva hoja de cálculocon la lista de precios y la lista de precios de Amazon, tal y como se muestra en laf igura 8.19.

iiffi:, iiii_.

$ &t'.h¡uo E_dición U.er lns*rtar formato l-[errarnientas Dalos Uenl,:na I

I J ,# j * j r . - i f f *+ Jn i ,$- $ " : ' :' : '

f f i * , E -: ¡ l Él

,*lHi#lf , X

& "+j$-:_: : f-:r i ¡ l

H-.15

¡ ; irilno¡a¡ '

I t_l

ñ

'ti¿-?._f

45;h

ifis1t l1 11 ?i i14

1 5i Ei , iiB1 g2tl

lSBl{ TÍtulu5lJt;l l l j l i4tl \"VeL'len¡irer E'jsentials ü'Eeillq ¡ilvlLl

5gt-jl l l-l:-i595'j ' l i 'rit irir]::r:r:el"¡l irrrns ith VEA, 2nd Editi¡n

5:=itl lJü:51-J5r,rt¡r'rtrirrrirri¡lE TWeLrSen res15t15:l j l141E:rr ' : ,elLlLlLlr i ; i I ' lut:rhel l : Fn,,uer ser' t üuirk Flefererrr,e

F*icdÍ$"x¡¡fi*;'Lt qq* 'L' ¡ t ' -"- '

$14,1-J5$:il:t,!15$i-':1"15

[ilsdiade l preniunriglnrlff isdinde l preeiode Amsr*n

$ll-l,si$14,4i$lF,'lI. it_j,!1I

33,tril$33,F[r

21l{

Figura 8.19. Hoja de cálculo Excel con los datos sobre los precios.




Resultadoson gráficos

Una vez que os datosestánen Excel,esmuy fácil creargráficospara hacerseuna idea de qué significan los datos de un üstazo. Veamoscómo añadir un grá-fico la hoja de cálculo:

1. Basándonosen el ejemploúltimo, ejecuteel archivo amzn_price_diff.iqy.Deberíaver los datos que incluyen una lista de libros junto con la lista depreciosoriginalesy de preciosde Amazon.

2. A continuación, seleccioneas celdasdel título, precio original y preciodeAmazon.

3. Vaya a InsertapGráfico,con lo que apareceráel asistentepara gráficos.

4. Haga clic en Finalizar.Ahora deberíahaber conseguidouna representacióngráfica muy útil de los

gráficos (figura 8.20).

iE*füifiÉrrilrii+litirliiiii$ grchi'r': tdiciÉn !.*r Inserlar F,lrnialo Herramienl:¡s rÉfiro Uent,:na

, *: j # ,i jr jü -| :;:i ,0,,j; ¡; --.: ** - *'.: - ,E':

Ari¡l - lZ - II tr fi ,,.,., i ,, €

Area del i r rát lc r r

J . . r . i I

-f4s -¡.ts

Área ,lel ,lráf¡cr-rI

*,J"H,l-xJ- F x

r ? l

' ir,'"'

JI

iffi fi iiiiÍiiii¡¡iiiiiitil¡SBttt-_luIl4E

5!r-rt:il_t:l5l:i5

StrtEULtlSt:t5

15r:i5!J:i 41

Bucios ds veiiias

l ¡ l i r i t inl l Elrr,el l i rrc,-rr i ¡ ,r i th'"/EA,f rrd Editi r :rr

Frr-rr: l rrrmmin. t lET 'iJeb Seruires

Hr---El[l ] l - l in a Flut:ihel l :A Fnwer U,;er ' i I.=lr- l i r :1.;lefererrr,e

ftledia rlel precio originalhledia del precio de Ama¡nn

$33,¡ilsÍ3,ñü

cia oriqinal Freein$: l :1, !J5 $ltl ,B¡

$:14,! rJ5 $14,4¡

$:_1t:t,.,rJ5 $t/,_$I

.Í j51:1,1-l[]lfi4t-I,[:r[jl I :Jr_1,[i[ i:+;'¡l tii:$' l ,Lt t j

g [ t , t ]ü

ü F r+i_:i:_ i_it-i';i;r l

@ F't-Ei::i,:_r_lÉAnlírzi_in

\,i'f¡Lr l;¡¡ti¿gX 1r,,,,1ttinll E:trel

E=tenti* ls lr ' larr:6¡:r¡¡¡1¡1

t 't-¡ 'F;eillul+.| ', ' l l l VEA,Irrr l

Eilit i¡n

Prn¡lr,-rtntninit Errr::el [ll:lu in

l',jET ,,i'Eli ;r f,lr_¡t::h*ll: ,r.r,

!;ef t,i,:*-¡ FL-r',,+'Ef':,ef"=-{-ir¡icl';

F iefer*n,:e

Figura 8.2O. LIn gráfico con los precios.




n'J

J; i i lv

Accedera serv¡ciosWeb SOAPdesdeExcelSi sus hojas de cálculo necesitanaccederconstantementea datosactuaf zados,necesitanaccedera serviciosque están alojadosen otros

ordenadores,el soporte para serviciosWeb de Excel e permit i rá estarconectado.

Los servicios Web basadosen SOAPhan sido una pieza clave de Microsoft ensus planespara la plataforma .NEt así como kits de herramientas comunesdeotros fabricantes. SOAPes un protocolo que utiliza XML para trasmitir informa-ción entre sistemas.En el casoqueveremosaquí, esutilizado para llamar a pro-cedimientos y devolver valores. La especificaciónWSDL (Web Service DefinitionLanguage)describe os serviciosweb de forma que las aplicacionespuedan co-nectarseentreellas ácilmente. La herramienta WebSerwiceReferencese Microsoftpuede coger un archivo wsDL y generar código vBA que su aplicación puedeutilizar para accedera serviciosWebbasadosen SOAp

Este ruco utiliza funcionesde Excelque sólo estándisponiblesen sus\ versionesXP y 2OO3para Windows. Lasversionesanterlores no son

-\ compatibles con esto, ni siquiera las versiones conocidas para' Macintosh.

Para poder utilizar este truco es necesario descargar el Office Web Serr¡icesToolkit. Dado que a ubicacióncambia continuamenteMicrosoft, lo mejor es r a

http://vvvvw.microsoft.es y luego utilizar la página de búsqueda o la página dedescargas buscarpor "OfficeWebServices oolkit". Existendiferentesversionespara Office XP y 2OO3.Necesita nstalar esteprograma, siguiendo as directricesquevienen con é1,para luego poder trabajar con este ruco.

(Ina vez que o haya instalado,puedecomenzara conectarsushojasde cálcu-lo con serviciosWeb. Paraaccedera la herramienta Web Serüce Referencesasíescomo se llama dentro de Excel), debe abrir Visual Basic yendo a la opciónHerramientas>Macro>Editore VisualBasicy luego, en el menú Herramientasencontrará a opción Web ServiceReferences.Si selecciona staopción, seatrriráel cuadro de diálogo que se muestra en la figura 8.21.

Puedeutilizar las funcionesde búsquedade a parte superior zquierda de estecuadro dediálogo para encontrar serüciosa travésdel sistemade descubrimien-to universal de Microsoft, a través del servicio Description and Integration (UDDI)o prtede ntroducir una URL para el archivo WSDL en la parte inferior izquierda.Puede encontrar un listado de servicios públicos en la dirección http://xmethods.net, aunque deberíaasegurarsede que los serviciostodavía funcionanantesde ntegrarsecon ellos desde as hojas decálculo. Támbién,son muchos losserviciosque requieren de una licencia e incluso del pago de a misma, pero para




este ejemplo utilizarernos unavicio nos devuelve la dirección

que está disponibleIP de un nombre de

de forma gratuita. Dicho ser-dominio que proporcionemos.

TJ{i' Euscar servicios ,rteb .. H,sga ic en ns servicios nrétudnsWeh para ver as desrripti*nes,

fiusquesen¡irinsweb utili¿an,Jn¡lahrasclave i,SeleccionenÚF'3rÉ gregarlsalproy*ttu'

Ic, .¡n rnrbrede empresa,

, . F¡l¡L,rarcl,rqe:

. Resultados e a búsqueds:

EsFecit iqr.re¡s ':r iterins de búsqr:ed¡ F'rr¡ cLrrr len¡ar,

tr lf'lamhre e empresE:

I ltlás l I- , , , . .. , - . .. - . " -J :

f- DirerciúnURt d*lser'¡ici¡:Web

_ tbusraf_*l

:- l. l:r:H i

Figura 8.21. La herramienta Microsoft Office Web Services n acción.

Comenzaremos diciéndole a Excel cuál servicio deseamos utilizar en este caso,http://vvww.cosme.nu,/services,/dns.php?wsdl. Introduzca esevalor en el cua-dro de texto URL situado en la esquina inferior izquierda, y luego haga clic en elbotón Buscar. Aparecerán el resultado "dns" en la parte superior derecha, tal ycomo se muestra en la figura 8.22. Active la casilla de verificación situada justo

a su izquierda. Si hace clic en el botón Agregar, hará que Excel genere códigoVBA para el serücio, ta l y como puede verse en la figura 8.23.

A continuación cierre VBE y rellene un hoja de cálculo muy simple como laque se muestra en la figura 8.24.

Para añadir un botón que llame al servicio, abra el cuadro de controles ha-ciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una barra de herramientas yeligiendo la opción Cuadro de controles. Haga clic en el icono Botón de comandoy luego haga clic dentro de la hoja de cálculo, en el lugar en el que deseecolocarel botón. Haga clic con el botón derecho sobre el botón y elija la opción Propieda-des en el menú contextual que aparece. En la propiedad Name escr iba"ObtenerDatos"; en Caption escriba "Obtener dirección IP". Cierre este cuadro dediálogo y la hoja de cálculo debería verse como en la figura 8.25.




l '.:,.,.,i l:,, .X,j

¡, Haga tlir en f,ls ser*/irin¡ o rnÉtndoE Web para uer las descripuíones,ii Seleccic,rreunrr par€ agregarlo al prnyerto,

, R*Eulladns de ls búsqueda: I

i l

. . ' i : . . {

''..,...'""''...''''. l

{." üirecciónURLdelservicinWebFacilite na dirección F.L ara elarchivÉWSDLr: *5f*lXFÉrE er el serricirr 'Veh,

Direccidn RLI

http : f l¡';14,1,1',nsrne ,nui se¡iicer,idrrs ,ph¡, i' l+sdl

[Jyy-:l

. l ' l

Figura 8.22. Indicar al WebSerüces Toolkit que generecódigo a partir deun servicioWeb.

=I*i xJ- F x

i.J r_: i. :.: * ::t ¡;i *=,i

:i. ..: _t * .i. F ;:,; i. f-: L,

, r : - i : ' i ; : i ! ¡ i : - : i l - l ,i , ' , : * : -1 , : . : r : t 5 , ¡ " , - i l i * , t, l : : i ' l f ,

tr lsws_dns,;ll,rss['l 'r,lr.Lle

&lfabétic¿| eor ategoriasI

J

r lsr 't¡¡ Jn s

Insl:¿rr ': in'l 1 - Frirr¡ ir :

Figura 8.23' Código \¡BA generado por Web Services Toolkit para acceder al serücio "dns"




-*"i.Fijf*- A x

- l , ; # , * - i ] , s j , t rAr i , : l - 1 1 - J - h I

:1,a:x.

Ktr;

K

#; -j,:3- J ,¡r'ii : , f f i E1 E - I ff i trlO+i -,d$:

S = = E . ¡ i ' : $ " t . iJ T i '" 0 $ - ' i i ¡ = v ' i r - f f i -

c r H ;

4 '5 1t r ;+ l

I :1 :rl

5 .i n :i t ,i i1 31 4 ,4 rt 3

1 E,t 7t f

r S ¿ r ' 'r i ' ' r | ¡1i1noiar j n,:i ia í 11 l l , l

? l

i r:l l-*

2 r l t lombre:

Figura 8.24. tlna hoja de cálculo para añadir servicios Web.

Ue[l:,:na

f f i . g€k*¿ tnn'r't

' r ',;l-

.-,j*FJ$- f , x

+#,

- g'$É. ,;J,rif,Lu "i. ,

" & w - ; ; :ffi ifl

l l ;rrmrnandErl t... - É =l l t l t_;Fl l_]:jTAFl i"Fr:rfrrt:: i .[_.:l ¡r 'rr ' ,ar ', '- ,Eir.:ttrrrr.";"")

i A . F l1 l: , t ' l ¡r-nL're:3 r F :4 :5;f. . . :tlg

1t l

1 1¡ iI L

' I

1 l l1 4 .1 51 8 .1 r ,1 R 1

r{ { } }t\,,Hoial ,'noi¿a noiii /Lislo

':l¡ ü F'::i l l [ ls¡19¡ irecci':nF F,(:r*_**fi__tr

Figura 8.25. Hoja de cálculo co n un botón para llamar a los servicios Web.




Paraañadir la última pieza, haga clic con el botón derecho del ratón sobre elbotón y elija la opción Ver código. En la ventana que aparece, ntroduzca estasubrutina:

P r i v a t e S u b O b t e n e r D a t o s _ C l i c k (

D i m i n f o A s N e w c l s w s _ d n s

D im n a me A s St r i ng

D i m I P A s S t r i n g

n a m e = R a n g e ( n g 2 t t ) . T e x t

IP = info .wsm_dns (name)

S e t . I P R a n g e = R a n g e ( " B 3 " )

f P R a n g e . V a l u e = I P

Encr sutl

Estecódigo es muy sencillo. Hacereferencia al objeto que ha creado la herra-mienta para el servicio Web y luego crea variables para el nombre y la direcciónIP Obtiene el nombre de la celda 82, llama a serücio Web con el nombre comoargumento y luego coloca el valor devuelto en la celda 83. Una vez que hayaintroducido este código y haya cerrado VBA, puededejar el modo de diseño ase-gurándose de que el icono con aspecto de cartabón y un lápiz (situado en laesquina superior izquierda del cuadro de controles) esté desactivado. Ahora la

hoja de cálculo le permitirá introducir un nombre de dominio en la celda 82.Haciendo clic en el botón Obtener dirección IP, se colocará la dirección IP co-rrespondiente l nombre de dominio en a celda83. Las iguras 8.26 y 8.27 mues-tran esta hoja de cálculo en acción utilizando diferentes nombres de dominio.

La resolución de direcciones P esuno de os serücios más simplesque edsten,pero muchas vecesservicios así de simples pueden resultar muy útiles en unahoja de cálculo (por ejemplo, conversodesdemoneda, recuperaciónde precios,procesamientode códigospostales,etc.). Ni siquiera necesitaaprenderSOAPoWSDL para utilizar estos servicios, ya que Web ServicesToolkit se encarga detodo estopor usted.

Sin embargo,es mportante reseñaralgunas desventajas.En primer lugar, elordenador debeestar conectado a Internet para que un servicio Web funcione.Probablementeno desearáa crear hojas de cálculo que dependan uertemente deservicios Web si sus usuarios van a estar trabajando muy lejos de aquí y normal-mentevan a estar desconectadosnormalmente esaceptableuna hoja decálculocomo esta,que utiliza un servicio Web para rellenar campos, pero que no necesi-ta estar conectadaconstantemente).El otro tema importante con los serviciosWeb esque, en general, este campo está en un estado de cambio significativo.




ffii$iliili:.rilrrrliiiri.ilr'.' ffi grctrivn fdición fer lnsertar lr:rmoto l[erramienlas Da[os Uentana I

l l J # * $ . - ¡ l : d $ , . , , * r i f f ¡ $ á, . . x i f f i - . . i f # $ - r : ' . ' f f i W E - * l

A r i a t - t r l . | { K S = = = # ¡ s , $ % ü ¡ j ü € - ü ü * o $ 3 =

Ei t .É IIB ]ll1 i:-l$ li

Figura 8.26. Dirección IP obtenida para oreil ly.com

,ffi , E -' l{ul

...El*Xi

f f i r nu+ ;u f f iffii' - " 1 . * - , 4 -#f Í tc$*_

Arial - lr t r, H tr S = = = f_ j q. , ',,ü üriüe *nil *oü !F

E: l ! f- 12 98 lÉt :2:l

Figura 8.27. Dirección IP obtenida para ozgrid.com




Cuando se escribióeste ibro, soAP estaba pasando de la versión 1.1 a laversión 1.2, y tarnbién estabaen desarrollo una nueva versión de wsDL. y lo quees más, mucha gente cree que UDDI puedeser reemplazadocon otras tecnolo-

gías.Por ahora, asegúrese e comprobar los serviciosque utilice y estéatento aposiblesversionesnuevas del Office Web ServicesToolkit.

efi fiiitu:::::::::::::i:-:--::nterfaz radicionalparacreary leerhojasde cálculo,a vecesnecesitarápodercreararchivos xlsdirectamente partir de otrosprogramas.

Independientemente de que esté creando archivos Excel a partirde bases dedatos en un serüdor Apache o si simplemente desea presentarla información

almacenada en un programa Java a los usuarios de Excel, existen numerosospaquetes en el mercado que le permiten crear y acceder a archivos .xls sin tenerque utilizar Excel. Aunque esospaquetes son normalmente más difíciles de utili-zar que spreadsheetMl, normalmente producen archivos que pueden ser leídospor cualquier Excel a partir de la versión 97 (incluyendo las versiones paraMacintosh), y a menudo, son compatibles con más funciones de Excel. Algunosde los paquetes más populares (y gratuitos) para trabajar con datos de Excel son:

Spreadsheet::WriteExcel

Es un paquete Perl para crear documentos Excel, disponible en http://search.cpan or g dist Spreadsheet-WriteExcel,z

Spreadsheet:ParseExcel

Una herramienta que permite a los programas Perl eerarchivosExcel,dispo-nible en http://search.cpan.org -kwitknr/spreadsheet-parseExcel-o.2602/

fakartaPOI

Un producto de Apache Project que proporciona tanto accesode lectura comode escritura a las hojas de cálculo de Excel a través de una API de Java, disponibleen http : / akarta. apa ch e.or g poi/ index. html

fExcelApi

Una API de Java para leer y escribir hojas de cálculo Excel, incluyendo conver-tidores Excel-csv y Excel-XML. Lo encontrará disponible en http://www.andykhan. corn/ j excelapi /




Thmbiénpuedeautomatizar Excel de muchas formas, a menudo utilizando el.NETFramework de Microsoft. Paraver un ejemplo de cómo hacer estousando eIlenguaje C#, vaya a la página bttp:/ /www.eggheadcafe.com,/articles,/

2OO21O12.asp.Como ejemplo de cómo funciona esteproceso,el código Java del ejemplo 8.7generará una hoja de cálculo utilizando la API POI (incluso aunque no sea unprogramador Java,podrá hacerseuna idea).Puede asarpor alto la lectura de alicencia, pero seránecesario ncluirla en el código.

Ejemplo 8.7. Código Java para generar una hoja de cálculo Excel usando POI.

/ / Th ' ís code is der ived f rom Lhe org.apache.po i .hss f .dev .HSSF c lass ,/ / l : ' a n ¡ a f h e

' ln n a I i c e n s e .

* T he Apache So f t wa re L i cense . Ve rs i on 1 , 1

* Copyr ight (c) 2003 The Apache sof tware FoundaEion. A1I r ights* rese rved .

* RedisEr ibut ion and use in sourc e and binary forms, wi th or wi t .hout* modi f icat ion, are permi t ted provided that E.he fol lowing condit . ions* a re me t :

* 1, Redist r ibut ions of source code must reta in the above copyr ight* no t i ce , t h i s l i s t o f cond i t i ons and t he f o l l ow i ng d i sc f a i me r .

*2. Redist r ibut ions ín binary form musE reproduce the above

copyr ight* no t i ce , t h i s l i s t o f cond i t i ons and t . he f o l l ow i ng d i sc l a i me r i n+ the documentat ion and/or other mater ia ls provided wi th the* d i s E r i b u t i o n .

* 3 . T he end -use r documen t a t i on i nc l uded w i t h t he red i s t r i bu t i on ,* i f any, must include the fo l lowing acknowledgment :* r 'This product íncludes sof t r4rare developed by the* Apache so f t wa re F ounda t i on (h t t p : / / www. apache . o rg / 1 . "* A l t e rna t e l y , t h i s acknow l edgmen t may appea r i n t he so f t wa re i t se l f ,* i f and wherever such th i - rd-party acknowledgments normally appear.

* 4. The names rrApache" and "Apache Sof tware Foundat ion" and

* "Apache POI" must not be used to endorse or promote products* der ived f rom Lhis sof tware wi t .hout pr ior wr i t ten permission. For* r4 r r i t t en pe rm i ss i on , p l ease con t ac t apache@apache . o rg .

* 5 . P roduc t s de r i ved f rom t h i s so f t wa re may no t be ca l l ed " Apache r ' .* "Apache PoI" , nor may "Apache" appear in thei r name, ht i thouts* pr ior r ¡ / r i t ten permission of the Apache Sof t l ¡ rare Foundat ion.

I t " r , ' 'FTWARE rs pRovrDED --ASrs" AND ANy EXpREssED oR rMpLrED

* WARRANTIES, INCI,UDING, BUT NOT IJIMITED TO, THE IMPLIED $IARRANTIES

B. ConectandoExcel on el mundo

* OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FO R A PARTICULAR PURPOSE ARE* DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE APACHE SOFTWARE FOUNDATION OR* ITS CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT. INDIRECT, INCIDENTAL.* SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BU T NO T* L IMITED TO,

PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF* USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND* ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER ]N CONTRACT, STRICT LIABILITY,* OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERI¡¡ISE) ARISING IN ANY WAY oUT* OF THE USE OF THIS SOFTVüARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBIL ITY OF* SUCH DAMAGE.

* This sof t$rare consists of voluntary cont r ibut ions made by many* individuals on behal - f o f the Apache Sof tware Foundat ion. For more* informat ion on t .he Apache Sof tware Foundat ion, please see* <h t t p : / / www.apache . o rg / > .

i m n ^ r f i ¡ r ¡ = i n * .

i mpo r t j ava . u t i l . Random;

j -mpo r t o rg . apache . po i . po i f s . f i l _esys t em. pO I F SF í f eSys t em;l mpo r t o rg . apache . po i . hss f . r eco rd . * , .

i m p o r t o r g . a p a c h e . p o i . h s s f . m o d e I . * ;i m p o r t o r g . a p a c h e . p o i . h s s f . u s e r m o d e l . * ;i m p o r t o r g . a p a c h e . p o i . h s s f . u t i I . * ;

pub l i c c l ass Po i Demo {

pub l i c sEa t i c vo i d ma i n (SEr i ng [ ] a rgs ) t h rows Excep t i on {short rownum,.

/ / crea un archivo de dest inoF i l eou t . pu t S t ream ou t = new F i l eou t pu t s t ream( ' , z i ngo t . x1s " ) ;

/ / crea un nuevo objeto workbook. Observe que el l ibro/ / y e I a r ch i vo son dos cosas d i f e ren t es , cas i has t a e1 f i na1 ./ / crando el l ibro es escr i to en el archivo.

HSSFWorkbook wb = new HSSFWorkbook ( ) ;

/ / crea una nueva hojaH S S F S h e e t r r s = w b . c r e a t e S h e e L ( ) ;

/ / c rea una re f e renc i a a un ob j e t o f í l a pa ra su uso pos t e r i o rHSSFRoI¡¿ = nul l ;

/ / c rea una re f e renc i a a f ob i e t o ce l daHSSF Ce- I -L = nu l l - ;

/ / c rea dos es t i l o s - f o rma t os de ce l da/ / necesiLa ser def in ido antes de poder usarse

H S S F C e 1 l s t y f e c s 1 = $ / b . c r e a t e C e l l S t y l e ( ) ;

309

H S S F C e I l S t y f e c s 2 = l ^ r b . c r e a t e C e f l S t y f e ( ) ;HSSF Da t aF o rma t d f = $ / b . c rea t eDa t aF o rma t ( ) ;

/ / crea dos objeEos fuente para ef formatoH S S F F o n t f l = w b . c r e a t e F o n t ( ) ;

f t ss l t O nE T ¿ = wD. CreaE. e ¡O n t ( ) ;

/ / esLablece Ia fuente 1 a tamaño 10 y negr i taf 1 . se t F on t He i gh t l nPo i n t s ( ( sho r t ) 10 ) ;f L . setBoldv¡e ight (HSSFFont . BOLDWEIGHT_BOLD;

/ / a < f a l ¡ 1 a ¡ o l ¡ f r r a ñ t ^ 1 - t s - ñ - ñ ^ 1 ^ ! ' ó ¡ ¡ ¡ l n r r n i nv y e l r u v l v ! t v J v

f 2 . se t F on t He i gh t l nPo i n t s ( ( sho r t ) 10 ) ;f 2 . se t co l o r ( ( sho r t )HSSF F on t . co ] , oR RED ) ;

/ / n a r a e ' l e s f i l o 1 d e c e l d a - r s a r f u e n f e 1 v c s t a L r l e c e r e l f o r m a t o d e| y q L s

datosc s l - . s e t F o n t ( f 1 ) ;c s l - . s e t D a t a F o r m a t s d f . g e t F o r m a t ( " # , # # 0 . 0 " ) ) ;

/ / pa ra e l es t i l o 2 de ce l da . usa r f uen t e 2 , es t ab l ece r bo rde f i no y

formato de textocs2 . se t Bo rde rBo t t om (cs2 . BoRDER_T HI N)

cs2 . setDataFormat (HSSFDataFormat . getBui l t j -nFormat ( " text " ) ) 'c s 2 . s e t F o n t ( f 2 ) ;

/ / c s f a h l e c e e l n o m t r r e d c I ¡ h n i a c n T T n i g g d g

w b . s e ! S h e e t N a m e ( 0 , " H o j a d e p r u e b a " ,HSSF WoT kbook . ENCO DI NG T F L6 ) ;

/ / c r e a u n a h o j a c o n 1 0 f i l a s ( 0 - 9 )for (rownum = (short ) 0r ror^¡num < 10; rownum++)II

/ / c rea una f i l ar = ws . c rea t eRow( rownum) ;

/ / r . s e t R o h r N u m ( ( s h o r t ) r o w n u m ) ;

/ / c r e a s e i s c e l d a s ( 0 - 5 ) ( e l + = 2 s e e n t e n d e r á l u e g o )f o r ( sho r t ce l l num = (sho r t ) 0 ; ce l l num < 6 ; ce l l num += 2 )I

/ / crea una celda numéricac = r . c r e a t e c e f f ( c e f l n u m ) ;

/ /re l - l -ena con números basándose en 1a posición

c . se t ce l l va1ue ( rownum * 10 + ce f l num+ ( ( ( d o u b l e ) r o w n u m / 1 0 )+ ( ( d o u b l e ) c e f l - n u m / r 0 0 ) ) ) ;

/ / crea una cefda de textoc = r . c r e a t e c e l l ( ( s h o r t ) ( c e f l n u m + 1 ) ) ;

/ / cada dos f i l a s (po r eso f o de +=2 )i f ( ( r ownum Z 2 ) == O)ft

/ / a j u s t a e s t , a c e l d a c o n e l p r i m e r e s t i l o q u e d e f i n i m o sc . s e t C e l l s t y t e ( c s 1 ) ;

/ / e s t a b l e c e e I v a l o r d e l - a c e l - d . a a " p r u e b a '

c . s e t E n c o d i n g ( H S S F C e I I . E N C O D I N G _ U T F _ 1 6 ) ;

c . s e t C e l l V a l u e ( " p r u e b a " ) ;)e l s e(t

c . s e t C e l l s t y l e ( c s 2 ) ;

/ / e s t a b t e c e e l v a l o r d e l a c e l d a a n l . . 2 . . . 3 . . . ' rc . se t . E nco d i n g ( US S F Ce I l . E NCODI NG_ UT F _ 1 6 ) ;c . s e t C e l l V a l u e ( " 1 . . . 2 . . . 3 . . . " ) ;

)

)

/ / usar a lgunas fó rmu las

/ / avanza una f i laro\,vnum++ ;r = t ^ / s crea teRow (rownum)

/ /crear fórmu1as.f o r ( sho r t ce l - I num = ( sho r t . ) 0 ; ce l l num < 6 , . ce l ] num += 2)It

/ /produce SUMAS para fas col -umnas apropiadasln t co f umn= 55+ce11num;char columnlabel= (char) column;St . r ing f ormula= I 'SI IM " +column] ,abel+ ' t 1 : ' , +columnlabel+ n1 0 ) " .c = r . c r e a t e C e f l ( c e l f n u m ) ;

c . s e t C e f L S t y l e ( c s l ) ;c . se t ce l l -F o rmu f a ( f o rmu l a ) ;

)

/ / esc r i be e I l i b ro a 1a sa l i da ,/ / y cerramos eI archivo

w b . w r i t e ( o u t ) ;o u t . c l - o s e ( ) ;

, )I

Para ejecutar este código, primero debe descargar la última versión del archi-vo binario PoI y

colocar el archivo principal . jar delpol

(poi-2.o-f inal-20040"126.jar en este caso) en la ruta de clases,dependiendo de la plataforma enla que lo esté ejecutando. una vez que lo ejecute, no necesitará argumentos ycreará un único archivo, llamado zingot.xls. si abre este archivo, verá una hojade cálculo como la que se muestra en la figura 8.28 (figura 8.29. si está usandoun Macintosh).

La lógica del ejemplo 8.7 es difícilmente un modelo ejemplar de cómo crearuna hoja de cálculo, pero muestra la funcionalidad básica necesaria para crearnuevas hojas, celdas y formulas.




[er lnserhar

- J ; i # J " - l.

Arialr : :13 T

Lislc,

$ , h . f f * S . , s * 3 , - f L -

- m - íFl r $ = =É =5lJf',{Air*11_'1l

,{54,5 rcl

r > )t'\Hoia d,e- rueba ¡/

' $ . $ - i t ' r :

= # f f i %E . F r

4,ü4 Prueha1 ' { , 1 4 : : ;' i4 , I4

Prueba3.1,:14 : :i44,44Pn¡eha54,54

1: I

84,84Pruebai4 ,74 I i li :14,84 rueha.f:14,';14

1...t.r :i.

4S4,9

f f i f f i E

*l}ü €

'iH

Figura 8.28. Hoja de cálculo creada a partir de un programa Java para la versiónWindows de Excel.

* , & f f i # i l j f f i F #t U Test ' r-rlTest 4 ü4 Test3 1 ü . 1 , , l : 1 : 1 4 . 1 4 i ,3 :ü iTest :i :iTe$r 24 ]4Tes't-É 3ü.3

' ', ' 3: -1: 34.34 .

s 4ü lTest 41 4i Test 44 44TEst* 5 ü . 5 , , . 5 : 5 : 5 4 . 5 4 ' . ,f Eü rTest ñ: il]Test E4 i4Testt r I r - 1 , , - ' : f l I : ' 7 4 . 1 4 , : t ' ,

s üü üTest fi: fl: Test fi4.fi.{Test1* : iü.3 . 3:.:r: . :14.34 - ' ,

1 1'tr?.{* 45,1.5"x41.$"$ffi,

4T4.7 4S4.$

Figura 8.29. Hoja de cálculo creadaa partir de un programa Javapara la versiónMacintosh de Excel.




Si utiliza esto para construir hojas de cálculo para sus propias aplicaciones,seguramente eemplazará os bucles con referenciasa las estructuras de datosque estépresentando,con lo que los archivos de destinos eran más lógicos y

probablementevariarán dependiendode los datos, y desearásacarventaja de lasfunciones de as que se muestran en esteejemplo.Otra característica de POIque es mportante destacar si va a generar hojas de

cálculo que van a formar parte de un sitio web dinámico. Puede combinar POIcon Cocoon, un marco de trabajo para Java, también de Apache, que utiliza do-cumentos XML y otras fuentes para generar contenidos accesibles través de unexplorador de Internet. Puedever un artículo que proporciona una demostracióny todos los detallespara hacer esto en la dirección http://vvvvw.xml.com,/pub/a/2OO3 O1, 22 cocoon-excel.html.



Glosario

Aplicación

Es otro término para denominar a un programa. Excel es una aplicación, aun-que algunas personas lo llaman aplicación de hojas de cálculo.

Argumentos

Es la información que una fórmula o función puede requerir para devolver unvalor. La mayoría de funciones de Excel requieren de argumentos para poder serejecutadas. Los argumentos se encierran entre paréntesis y están separados porcomas.

Asistente

Conjunto depantallas utilizadas para asistir al usuario a lo largo de una seriede pasos.

Barrade comandos

Esuno de los muchos objetos de Excel,utilizados para albergar elementos demenú. La barra de menús de una hoja de cálculo es una barra de comandos quecontiene os elementosde menú Archivo,Edición,Ve¡ Insertar, tc.

Barrade herramientas ormularios

Barra de herramientas utilizada para almacenar los controles que están in-cluidos dentro de Excel(no los controles ActiveX).




Boolean

Esel significado matemático de expresarsentenciasógicas.Un valor de este

tipo siempre seráVerdaderoo Falso.Bucle

Ejecución continua de una o más líneas de código VBAhasta que una condiciónse cumpla o el bucle termine.

Bug

Es un error en el código.Por desgracia,algunos de estos errorespueden serindetectablespor las pruebas más exhaustivas y por tanto son difíciles de eütar.

Cadena

Secuencia lineal de caracteres (por ejemplo, la palabra "Coche" es una cadena decaracteres alfanuméricos).

Complemento

Es un libro guardado con la extensión XtA. Se abre como un libro oculto cuan-do es instalado a través de la opción Herramientas>Complementos. Los comple-mentos ofrecen funcionalidad añadida a Excel.

Constante

Esun elementoquerepresentaun valor queno cambia.

Contiguo

Es un rango de celdasen el que los límites de todas las celdasestán conectados,sin espacios ntre ellos.Por ejemplo A7:C2Oesun rango contiguo.

ControlesActiveX

Objetos otalmente programables que puedenserutilizados para ayudar a per-sonalizar las aplicaciones.En Excel, se ncluyen algunos tan comunes como elbotón de comando,el botón de opción, etc.

Cuadrodecontroles

Es una barra deherramientas que contiene controlesActiveX (véaseControlesActiveX).



Closar io 317

Cuadro e diálogo

Es una ventana que solicita información aldro de diálogo Abrir.

usuario, como por ejemplo, el cua-

Depuración

Esel procesode eliminar todos os posibleserrores en el código.

Editorde VisualBasic VBE)

Tambiénconocido como entorno de Visual Basic.Es un interfaz dentro de Excelque permite a los usuarios accedena todos los elementospertenecientesa VBA.

Errordeeiecución

Error que se produce dentro del código VBA y que ocurre mientras que éste seejecuta. La mayoría de este tipo de errores vienen acompañados por un númeroque sirve para ayudar en la depuración.

Evento

Es una llamada desde Excel a un cierto código para indicar que ha ocurridoalgo. Por ejemplo, un clic de ratón o cerrar,/abrir un libro son eventos reportadospor Excel.

ExploradoreproyectosVentana dentro del Editor de Visual Basic

objetos que pertenecen a un libro específico.

Fórmula

en la que se pueden ver todos los

[Ina secuenciade valores, referenciasa celdas,nombres, funciones u operado-res situados dentro de una celday que producen un nuevo valor. Todas as fórmu-las de Excelcomienzan con el signo =.

utilizado para albergar controles ActiveX. Losinsertar v modificar solamente dentro de VBE.

Función

Un tipo de procedimiento (véase Procedimiento) que devuelve un valor. Exceldispone de funciones incorporadas, como por ejemplo la función SUMA. De todas

Formulario e usuario

Objeto de Excel que puede serformularios de usuario sepueden




formas, el usuario puedecrear suspropias funciones (véaseFunción definida porel usuario).

Función efinidaporel usuario

Función (véase Función) escrita en código VBA específicamente para devolverun valor basándose en diferentes métodos de cálculo.

Hoja

Término genéricoutilizado para representarun hoja de cálculo, hoja degráficohoja de macro.

Hojade cálculo

Uno de los objetos fundamentales de Excel, en el que se encuentran las celdas.Todos los libros de Excel deben tener al menos una hoja de cálculo, y al menos unade ellas debe estar üsible. La única limitación al número de hojas de cálculo que sepueden tener abiertas es a memoria del ordenador.

Hojasde cálculo

Aplicación desoftware o programa que permiten introducir texto, números yfunciones en una matriz de celdas ndividuales.

Libro

Contenedor para una o más hojas de cálculo. Cada archivo .xls representa unlibro de Excel.

Macro

Una acción o conjunto de acciones utilizadas para automatizar tareas. Excelpermite grabar acciones y utilizarlas posteriormente como macros.

Método

Un procedimiento que actúa sobre un objeto.Módulo

Una unidad auto-contenida en la que el código VBA se escribe y se almacena.

Móduloprivado

Módulo utilizado específicamente ara un objeto, como puedaser un libro, unahoia o un formulario del usuario.



Glosar io 3 1 9

No contiguo

Rango de celdas en el que los límites de alguna o todas las celdasno estánconectados. orejemplo,el rangoAI.:C2O,E1O:F1OOepresenta n rango no con-tiguo.

Nombre

Término que puedeser aplicadoa constantes, ango deceldaso variables.

Objeto

Componente de una aplicación (véaseAplicación), como una hoja de cálculo,una celda o un gráfico. Existen más de 1OOobjetos disponibles dentro de Excel, yresultan fundamentales a la hora de programar

conVBA.

Operadores

Símbolo matemático que instruye a una fórmula o función para que realiceuna cierta tarea. Por ejemplo, el operador * indica la fórmula o la función quedebe sumar.

Paréntesis

Losparéntesis eutilizan para indicar agrupacionesen matemáticas.En Excel,

siempredebehaber un paréntesisde cierrepor cadaparéntesisde apertura.Plantilla

Esquemapredefinido utilizado como base estándarpara luego hacer modifica-cionesy crear un hoja de cálculo.

Procedimiento

Secuencia e nstrucciones ejecutadascomo un corlunto y que tienen un nom-bre. Por ejemplo, f unction y sub son tipos deprocedimientos véaseFuncióny

Sub).Propiedad

Atributo con nombre pertenecientea un objeto (véaseObjeto). Por ejemplo, ladirecciónde una celdaespecífica suna propiedadde a celdao del objeto rango.

Rango

Área de una o más celdas, ya sean contiguas o no.




Sub

Tipo de procedimiento que no devuelve ningún valor (véaseProcedimiento).Este ipo de procedimientos se utilizan normalmente para gestionar eventos.

Variables

Elementocon nombre quealmacenaun valor y quepuedeser cambiadoduran-te su uso.

VisualBasicor ApplicationsVBA)

El lenguaje estándar de macros utilizado en la mayoría de los productos deOffice. La palabra 'Applications" representa a cualquiera de las aplicaciones deOffice en las que es utilizado el código, como por

ejemplo, Excel. Este enguaje esun derivado de Visual Basic,que a su vez es un derivado del lenguaje Basic.Ladiferencia fundamental entre estos dos lenguajesesque VBA sólo puedeser utili-zado dentro de a aplicación que 1ocontiene, normalmente una pertenecientea lafamilia Office.