Trucos en Excel

1Para rellenar una Base de Datos

podemos pasar de un dato a otro de la misma fila con <TAB> y si después de introducir el último dato de la fila pulsamos <INTRO> el cursor se posicionará en el primer dato de la siguiente fila.

Base de Datos

2Para separar un sector circular en un gráfico

se pulsa con el ratón sobre él y luego se separa. También se puede cambiar el color de un sector pulsando sobre él con el botón derecho del ratón y eligiendo 'Formato de punto de datos...'.

Gráficos

3Para incluir una nueva serie de datos en un gráfico

se copia el rango de datos nuevo y se pega sobre el gráfico.Gráficos

4Para seleccionar una tabla completa

basta con posicionarse en cualquier celda de la tabla y pulsar [CTRL]+*. (Si usa el asterisco del teclado general no olvide que se consigue pulsando también la tecla [MAYUSCULAS]).

Teclado

5

Para poder ver las fórmulas de una hoja

puede hacer lo siguiente: Herramientas, Opciones, pestaña Ver, y en Opciones de Ventana marcar Fórmulas.Pero también existe un método de Teclado Abreviado que consiste en pulsar [ALT]+º y si se vuelven a pulsar estas dos teclas se muestra la hoja como habitualmente la vemos.

Teclado

6 Auto_Open() y Auto_Close()

Existe una macro de autoarranque que se ejecuta cuando se abre el libro. Se llama auto_open(). Y existe otra que se ejecuta justo antes de cerrar el libro que se llama auto_close(). Sub Auto_Open()    Dim hora As Double    Dim saludo As String    hora = (Now - Int(Now)) * 24    Select Case hora        Case 6 To 14            saludo = "Buenos días"        Case 14 To 21            saludo = "Buenas tardes"        Case Else            saludo = "Buenas noches"        End Select    MsgBox saludo & " Amo"End Sub Equivalente a auto_open existe otra macro Workbook_Open, pero ésta ha de ser guardada no en un módulo normal, sino en ThisWorkbook. Pruebe lo siguiente: El siguiente procedimiento permite abrir automáticamente el libro Balance.xls al abrir el libro Informe.xls. El procedimiento ha de estar en ThisWorkbook del libro Informe.xls. Sub Workbook_Open()    'Apertura de libro Balance    Workbooks.Open Filename:="C:/Contabilidad/Balance.xls"    'Activación del libro Informe    Windows("Informe.xls").Activate

Macros

End Sub

7

Personal.xls

Podemos crear una macro para que este disponible en todas las hojas de cálculo. Esto se hace con el libro PERSONAL.XLSPersonal.xls es un Libro que se carga cada vez que se inicia Excel, pero no esta visible ya que tiene el atributo de Escondido (Hidden), por lo que si necesitamos modificarlo lo debemos hacer a través del comando "Mostrar" del menú "Ventana". En caso que no exista lo podemos crear con un libro de trabajo nuevo, salvarlo con este nombre y dejarlo en la carpeta "InicioXL" (XLStart), que se encuentra en la carpeta "Office" del directorio donde esta instalado MSOffice. Cada vez que dejamos de trabajar con este archivo, lo debemos salvar y luego activar el comando "Ocultar" del menú "Ventana", para que no se vea cuando iniciamos la aplicación.La ruta de mi fichero es:C:\Documents and Settings\Adolfo\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLSTART\[PERSONAL.XLS]Hoja1

Personalización

8

Saludo al arrancar

Crear un libro Personal.xls como se ha indicado anteriormente con la macro de autoarranque siguiente: Sub Auto_open()   MsgBox ("Que tengas un buen día")End Sub Esta macro creada en el libro Personal.xls hace que al iniciar Excel nos salga un mensaje saludándonos.

Macros

9

Nombrar  Hoja desde una celda

Esta macro permite asignar el nombre que pongamos en la celda A1 como nombre de la Hoja actual. Sub NombreHoja()   ActiveSheet.Name = Range("A1").ValueEnd Sub

Macros

10

Protección de una hoja

Las celdas por defecto vienen bloqueadas. Si deseamos desbloquear algunas de ellas debemos hacer lo siguiente: Formato, Celda, pestaña Proteger, quitar la casilla de verificación que esta puesta por defecto en 'Bloqueada'. Si marcamos 'Oculta' no se verá el contenido de la celda en la barra de fórmulas. Esto se hace cuando no se desea que alguien vea la fórmula de una celda. Después se debe proteger la hoja con: Herramientas, Proteger, Proteger hoja. Se le pueden permitir más o menos acciones al usuario. Si no le permitimos seleccionar las celdas bloqueadas y desbloqueadas no podrá posicionarse con el cursor sobre ellas. Si únicamente le dejamos seleccionar las desbloqueadas nos encontraremos con algo parecido a un formulario.

Personalización

11

Propiedad EnableSelection

Para reforzar el bloqueo del paso anterior podemos hacer lo siguiente:Ir al Editor de Visual Basic. En el Explorador de proyectos ir a la hoja que queramos proteger. En la Ventana de propiedades buscar la propiedad EnableSelection y ponerle el valor 1. Cerrar el editor, volver a Excel y grabar la plantilla.Con la doble opción (protección de hoja y la propiedad EnableSelection) será imposible seleccionar una celda, y por lo tanto copiar o modificar cualquier valor. Este procedimiento no funciona en Excel 2000 y en las versiones anteriores, porque la propiedad EnableSelection no conserva el valor modificado al cerrar la plantilla. Aunque lo cierto es que pocos usuarios conocen la citada propiedad.

Personalización

12

EnableSelection = xlUnlockedCells

Para paliar el inconveniente citado anteriormente para las versiones de Excel 2000 y anteriores se puede hacer lo siguiente:Ir al Editor de Visual Basic. En el Explorador de proyectos ir a la hoja que queramos proteger. En la Ventana de propiedades buscar la propiedad EnableSelection y ponerle el valor 1. Cerrar el editor, volver a Excel y grabar la plantilla.Con la doble opción (protección de hoja y la propiedad EnableSelection) será imposible seleccionar una celda, y por lo tanto copiar o modificar cualquier valor. Este procedimiento no funciona en Excel 2000 y en las versiones anteriores, porque la propiedad EnableSelection no conserva el valor modificado al cerrar la plantilla.Ese procedimiento se puede realizar también mediante una macro:

Private Sub Workbook_Open()  Worksheets("Hoja1").EnableSelection = xlUnlockedCellsEnd Sub

El valor por defecto es xlNoRestrictions

Personalización

13

Opciones de Ordenación

Al ordenar un rango de datos podemos elegir en Opciones que la ordenación sea Normal (alfabética) o según una de las Listas Personalizadas de Excel.Puede distinguir mayúsculas de minúsculas.Puede ordenar en vertical (que es lo normal) o en horizontal.

Base de Datos

14

Criterios utilizados para filtrar una base de datos

Un criterio está formado al menos por dos celdas. La primera es un nombre de campo y la segunda que estará debajo es el criterio propiamente dicho.

Salario>=30.000

Cuando usamos varios criterios estos se relacionan entre si mediante concatenadores lógicos Y u O. Por ejemplo, supongamos que deseamos filtrar de una base de datos los registros correspondientes a trabajadores que cumplan que su salario esta comprendido entre 30.000 y 40.000 euros, o bien su edad es de 30 años y se llaman Maria. En ese caso el criterio esta formado por múltiples celdas, de forma que los criterios que estan en la misma fila se han de cumplir ambos (operador Y), y si están en fila distinta se han de cumplir unos u otros (operador O).

B a s e d e D a to sB a s e d e D a to s F iltra d aN o m b reE d a dS a la rio N o m b reE d a dS a la rioA n a 3 02 1 .7 4 6 €J o n 2 53 7 .0 0 9 €J o n 2 53 7 .0 0 9 €J o s e2 83 8 .6 6 7 €J o s e2 83 8 .6 6 7 €M a ria 3 02 9 .7 4 1 €J u lia 3 44 0 .3 8 0 €L u is 3 44 7 .1 9 6 €M a ria 3 02 9 .7 4 1 €

C rite rio sS a la rioE d a dS a la rioN o m b re> = 3 0 0 0 0< 4 0 0 0 0

3 0 M a ria

A B C D E F G H I J K123456789

1 0111 21 31 4

H o ja 1

Base de Datos

15 Varias líneas en una celdaPara escribir varias líneas en la misma celda puedes escribir lo que quieras y para abrir un espacio hacia abajo en la

Personalización

misma celda pulsar Alt+Enter.

16Mover celdas entre hojasSeleccione el rango a mover. Llévelo hasta la pestaña de la hoja de destino, presione ALT y mantenga presionado hasta que deje el rango en la parte de la hoja de destino que desee.

Personalización

17

Insertar filas o columnas rápidamente

En una hoja de Excel que ya tengas rellena, prueba a hacer esto:Vete al principio de lo que tengas escritoPon el ratón sobre el control de relleno (es el puntito negro que tiene el cursor abajo a la derecha). Sabes que estás encima del control de relleno, porque la cruz blanca que es normalmente el ratón se cambia a color negroAhora pulsa la tecla de mayúsculas (no la de bloq. mayús) y sin soltarla pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo hacia abajo o hacia la derecha, verás que se insertan filas o columnas.

Personalización

18

Copiar en Excel XP arrastrando con Ctrl

Se puede copiar una celda arrastrando con Ctrl desde alguno de los 4 lados del borde de la celda activa.Si no se emplea el Ctrl la celda no se copia, se mueve.

Personalización

19Edición, Rellenar, Series

Poner el primer número y arrastrar el controlador de relleno con la tecla Ctrl pulsada. Esto nos dará una serie con incrementos unitarios.

Personalización

20

Algunas teclas de navegación   

Ctrl + Intro Ir a A1

Fin - Flecha abajo Última celda de un rango.

Ctrl + Flecha abajo Última celda de un rango.

Ctrl + Fin Celda inferior derecha al área activa

Alt + AvPg Página a la derecha

Shift + Barra de desplazamiento vertical u horizontal

Permite desplazamientos más rápidos

Ctrl + AvPg Avanza entre las hojas de un libro

Para ir al extremo superior de un bloque de datos, haga doble clic en el extremo superior de la celda seleccionada. Con los demás bloques puede ir a los demás extremos del bloque. Y si lo hace mientras presiona la tecla Shift podrá seleccionar rangos.

Teclado

21

Algunas abreviaturas de teclado

 Ctrl + C  Copiar

 Ctrl + V  Pegar

 Ctrl + X  Cortar

 Ctrl + Z  Deshacer

Teclado

22Al pulsar Intro se desplaza el cursor hacia abajo, pero se puede cambiarPuede cambiarlo en Herramientas, Opciones, Modificar, Mover selección después de ENTRAR.

Teclado

23 Cálculo automático en la barra de estado

Al seleccionar un rango de números vemos su suma en la barra de estado (abajo). Pulsando sobre ella con el botón derecho del ratón podemos cambiar la suma por un promedio, el máximo, el mínimo o contar los elementos seleccionados en el rango.

Personalización

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

 

24F11Pulsando F11 sobre una serie de datos se construye un gráfico completo y de forma automática.

Gráficos

25

Proteger celdas

Con Formato, Celda, Protege, quitar la casilla de verificación en Bloqueada se consigue que en estas celdas se pueda escribir después de ejecutar Herramientas, Proteger, Proteger hoja.Con TAB se puede saltar de una a otra celda de las desbloqueadas. Y con Mayúsculas + TAB se salta hacia atrás.

Personalización

26Ocultar la formula en una celdaCon Formato, Celda, Proteger, Oculta se marcan las celdas cuyas fórmulas o contenido visto en la línea de edición se desee ocultar. Después se ha de proteger la hoja, con Herramientas, Proteger, Proteger hoja.

Personalización

27

Copiar una hoja

Para copiar una hoja completa dispone de dos sistemas:El primero y más fácil es señalar con el ratón la pestaña de la hoja a copiar, pulsar Ctrl y sin soltar arrastrar la pestaña con el ratón. Al soltar se habrá duplicado completamente la hoja. Si la hoja a copiar se llamaba 'Hoja 1', la nueva hoja se llamará  'Hoja 1 (2)'Es segundo método consiste en situar el ratón en el cuadradito que queda como intersección del indicador de filas y columnas. Esto selecciona la hoja completamente. Seguidamente se copia al portapapeles, por ejemplo con Ctrl + C. Se inserta una hoja nueva y pulsando sobre ella en el citado cuadradito se pega el contenido del portapapeles, por ejemplo con Ctrl + V.

Personalización

28

Insertar ComentariosSe pueden insertar comentarios en las celdas. Para ello, pulse con el botón derecho del ratón y elija 'Insertar Comentario'. Puede verlos completamente, solo la indicación de que la celta tiene un comentario, o no verlos en absoluto según elija una opción u otra en Herramientas, Opciones, Ver, Comentarios.

Personalización

29

Texto con diversos formatos en una misma celda

Se pueden dar distintos formatos a los caracteres o palabras de una misma celda.Por ejemplo: puede poner en una celda la siguiente expresión:   Volumen (m3)Véase el distinto color de la fuente y el 3 como superíndice.

Personalización

     

 Volumen

(m3)  

     

Esto se consigue señalando en la barra de fórmulas el carácter o caracteres que se quieren cambiar y aplicándoles el formato deseado.

30

Trabajar simultáneamente en varias hojas

Antes de escribir texto, formulas, dar formato, etc.. en varias hojas simultáneamente ha de señalarlas primero.Si son un conjunto de hojas correlativas, señale la primera haciendo clic con el ratón sobre la pestaña que indica el nombre de la primera y haga Mayúsculas + clic en la última.Si las hojas no son consecutivas selecciones la primera con un clic y las restantes con un Ctrl + clic en cada una.Cuando haya terminado de introducir la información y formatos comunes haga clic en cualquier pestaña y así se desactivará el modo de trabajo conjunto.

Personalización

31Escribir en varias celdas simultáneamenteSeñale las celdas donde quiere escribir una misma expresión. Incluso si son de rangos separados. Escriba dicha expresión. Y valide su introducción con Ctrl + Intro.

Personalización

32

Ver todas las fórmulas de una hoja

Se consigue pulsando Alt + º  (esto es, la tecla Alt y simultáneamente la tecla de 1º que está a la izquierda del número 1). Para volver a la situación anterior volver a pulsar.También se puede conseguir mediante: Herramientas, Opciones, Ver, Fórmulas.

Personalización

33

Borrar

Con el comando Edición, Borrar se puede elegir entre Todo, Formatos, Contenido (Supr) o Comentarios.Para borrar un rango primero seleccione el rango y luego presione Shift mientras arrastra con el ratón el indicador de relleno hacia el extremo superior izquierdo del rango. Si no presiona Shift conseguirá borrar el contenido pero no los formatos.

Personalización

34

La fuente por defecto en Excel es la Arial 10 pero se puede cambiar

Se puede cambiar para todos los libros nuevos mediante: Herramientas, Opciones, General y elegir la Fuente Estándar y el tamaño. Pero también se puede cambiar la fuente sólo en el libro activo de la siguiente forma. Activar el libro en el que se quiere cambiar la fuente por defecto. Ejecute Formato, Estilo y dentro del formato de estilo Normal elegir Modificar, Fuente y proceder a cambiar la fuente. Finalmente Aceptar.

Personalización

35

Plantillas   *.xlt

Las plantillas permiten predefinir formatos, estilos, textos, fórmulas,  barras de herramientas personalizadas e incluso macros, que se utilizarán en todos los nuevos libros abiertos (si la plantilla se llama libro.xlt) u hojas nuevas insertadas (si la plantilla se llama hoja.xlt). También pueden existir otras plantillas para diferentes usos, por ejemplo, para predefinir una factura, cierto informe mensual, un balance, etc.La plantilla de libro predeterminada (libro.xlt) y la plantilla de hoja predeterminada (hoja.xlt) se han de grabar como plantilla en el directorio INICIAR que para la versión XP suele estar en:C:\Documents and Settings\nombreusuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\INICIARo bien en:C:\Documents and Settings\nombreusuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLSTARTTanto las plantillas que tenga en la carpeta de inicio predeterminada de Excel como las que haya definido en la carpeta de plantillas (C:\Documents and Settings\nombreusuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas) las tendrá disponibles cuando haga Archivo, Nuevo y salga el Panel de Tareas y en el elija Plantillas Generales.

Personalización

36

Puede trabajar con Estilos

En Formato, Estilo puede modificar el estilo normal o crear nuevos estilos, pero sólo estarán disponibles en el Libro Activo.Si se desea que los estilos estén disponibles de forma permanente sigua los siguientes pasos: Abra el libro cuyos Estilos quiere guardar permanentemente. Abra un libro nuevo y combine los Estilos en éste. Ejecute Archivo, Guardar como, elija como tipo Plantilla (*.xlt). Escriba como nombre de fichero Libro.xlt o Hoja.xlt y guárdelo en la carpeta de inicio de Excel (C:\Documents and Settings\nombreusuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\INICIAR). De esta forma cada vez que abra un libro u hoja nuevos se dispondrá de estos Estilos.Puede convertir el estilo de una celda en un tipo de estilo personalizado. Sitúese en la celda patrón y elija Formato, Estilo y cambie el nombre por uno nuevo de su elección.Puede transferir los estilos de un libro a otro mediante Formato, Estilo, Combinar. Para ello abra los dos ficheros (o más) y ejecute los pasos señalados desde el fichero hacia el que quiere llevar los nuevos estilos.

Personalización

37

Libros que se abren al iniciar Excel

Los libros que coloque en la carpeta de inicio de Excel:C:\Documents and Settings\nombreusuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\INICIARo bien enC:\Documents and Settings\nombreusuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLSTARTSe abrirán al iniciar Excel.También puede definir una carpeta de inicio de Excel en Herramientas, Opciones, General, "Al inicio, abrir todos los libros en:"

Personalización

38

La función =CELDA

La función CELDA es la típica función que sirve para varias cosas según que argumentos se utilicen.Si se usa con "nombrearchivo"=CELDA("nombrearchivo")proporciona el nombre y ruta del archivo (siempre que esté grabado). En la ayuda hay un error y en lugar de poner "nombrearchivo" pone "archivo".Otro argumento interesante es "contenido".=CELDA("contenido";A3)      Proporciona el contenido de la celda A3.

Función

39

Exportar un módulo1. Pase al editor de visual basic y active el módulo a exportar.2. Seleccione Archivo/ Exportar archivo. Aparece un cuadro de diálogo.3. En cuadro de edición Nombre de Archivo, teclee el nombre para el archivo donde se guardará elmódulo, por ejemplo "General.Bas", observe que .BAS es la extensión de estos archivos.4. Pulse sobre el botón Guardar.

Macros

40

Importar un módulo1. Active el editor Visual Basic.2.  Seleccione  Archivo/ Importar Archivo. Aparece un cuadro de diálogo.3. Seleccione en la lista Buscar en: la carpeta donde tiene ubicado el archivo a importar.4. Una vez localizada la carpeta, seleccione el archivo a importar (General.Bas en el ejemplo) y pulsesobre Abrir.

Macros

41

La cláusula PrivatePuede anteponer la cláusula private a todos los procedimientos y funciones que sean llamados sólo desdeel mismo módulo, es una forma de ahorrar memoria y hacer que el programa corra un poco más rápido. Sinecesita llamar un procedimiento o función desde otro módulo, nunca debe precederlo por la cláusulaprivate, recuerde que esta cláusula restringe el ámbito de utilización de un procedimiento a su propiomódulo.

Macros

42Inspección rápida de variables

Cuando ejecuta un programa paso a paso, si sitúa el puntero de ratón sobre una variable, se muestra el valor de la misma.Macros

43 Modificar el valor de una variable en tiempo de ejecución Macros

A veces resulta interesante cambiar el valor de alguna variable cuando se está ejecutando el programa,para ver que ocurre si coge determinados valores, para terminar un bucle, etc.Para ello agregue a la ventana de inspección la variable que desee cambiar, cambie su valor sobre la propia ventana de inspección y continúe la ejecución del programa.

44Ventana Inmediato

Puedes inspeccionar variables desde esta ventana anteponiendo la palabra print antes de la variable, o el signo ?.

Macros

45

Debug.Print

Esta expresión permite efectuar la depuración del programa de forma más cómoda. Se introduce en un programa antecediendo a una variable que se desea comprobar en la ventana Inmediato. De esta forma conseguiremos ver todos los valores que toma la variable cada vez que el programa pasa por este comando. Se ven en la Ventana Inmediato [Ctr+G]..Ejemplo:

Sub Dos_a_la_diez()   Dim i As Integer   Dim t As Integer   t = 1   For i = 1 To 10      t = t * 2      Debug.Print "Dos a la " & i & " = " & t   Next   MsgBox tEnd Sub

Después de efectuada la depuración se quita la línea que contiene el comando Debug.Print.

Macros

46

Propiedad ListFillRange del ComboBox

Con esta propiedad deberemos definir los elementos que debe mostrar la lista, debe especificarse el rangoque contiene los elementos a mostrar, el rango debe ser una columna (o dos , o tres, etc.).

Macros

47

Propiedad LinKedCell del ComboBox

En esta propiedad debe especificar en que celda debe copiarse el elemento seleccionado de la lista.Cuidado con esta propiedad, tenga en cuenta que los elementos de la lista son tratados como datos detipo String aunque contenga números o fechas, por lo que en estos casos, a veces será necesario aplicarfunciones de conversión de datos antes que el dato se copie en la hoja. Por ejemplo, si alguna vezconstruye una lista con números verá que el dato seleccionado se alinea a la derecha, si son fechas, no semuestra con el formato correspondiente.

Macros

48 Propiedad ListIndex del ComboBox

Mediante esta propiedad podremos saber que elemento de la lista es el seleccionado por su número deorden. Es decir, si está seleccionado el primero, ListIndex valdrá 0, si está seleccionado el segundo valdrá1, etc. Si no hay ningún elemento seleccionado valdrá -1. Tenga en cuenta que esta propiedad sólo estádisponible en tiempo de ejecución, es decir la podremos leer mientras esté funcionando el programa, no

Macros

se puede establecer en modo diseño, observe que no aparece en la ventana propiedades del cuadrocombinado.

49

La función =TEXTO

Esta función permite convertir un valor numérico en un texto. Su función contraria es =VALOR. Al escribir un número en una celda queda alineado a la derecha, si se escribe como texto (anteponiéndole una comilla simple) quedará alineado a la izquierda. Ejemplo: '54La función TEXTO tiene dos argumentos que según la ayuda son: =TEXTO(valor;formato)valor: es el número que queremos convertir a textoformato: es el formato que queremos darle. Es un argumento optativoPero la ayuda no se corresponde con la realidad de la función, ya que en la práctica esta función tiene los argumentos cambiados de orden.Pruebe =TEXTO(;"43")Pero si prueba =TEXTO("43") obtendrá un error

Función

50

Curiosidades de alguna funciones con valor propio

Algunos nombres de función tienen valor propio si se escriben un una celda y sin argumentos. O al menos eso es lo que he podido comprobar en la versión XP.Ponga en una celda cualquiera +PRECIO y al pulsar intro verá que aparece un valor. A mi me da -1965686714.Las funciones que he visto que tienen valor propio son las siguientes:=PRECIO -1965686714=AMORTIZ.LIN 1477378140=CUPON.DIAS -1799028673=DURACION -1525481390=VNA.NO.PER -269746088=DIAS.LAB 270991416y muchas más. Por lo que veo, son las que aparece al ampliar las funciones al instalar las complementarias, conHerramientas, Complementos, Herramientas para Análisis.

Función

51

Cambiar el nombre de un Móludo

Al insertar módulos en el Editor de Visual Basic, se utilizan los nombres: Módulo 1, Módulo 2, etc. Podemos cambiar el nombre el un módulo en sus propiedades (F4). La única propiedad de un Módulo es 'name'.

Macros

52 Nombre de usuario: UserName

Vamos a crear una función que proporcione el nombre de usuario. Primero utilizando la Grabadora de Macros. Haga lo siguiente. Active la Grabadora y luego seleccione Herramientas, Opciones, pestaña General. Realice un cambio en el nombre de usuario. Cerrar la ventana de Opciones pulsando en Aceptar. Y detener la Grabadora. La macro obtenida será la siguiente: Sub Macro1()'' Macro1 Macro' Macro grabada el 06/08/2004 por Adolfo'

'    With Application        .UserName = "Adolfo Aparicio"        .StandardFont = "Arial"        .StandardFontSize = "10"

Macros

        .DefaultFilePath = "C:\Documents and Settings\Adolfo\Mis documentos"        .EnableSound = False        .RollZoom = False    End WithEnd Sub Ahora vamos a crear la función =Usuario siguiendo el procedimiento inverso. Funcition Usuario()    Usuario = Application.UserNameEnd Function Puede probarla. La encontrará en la categoría de Funciones Definidas por el usuario.

53

Extensiones de los nombres de macro

- Módulos de clase. Extensión .cls.- Formularios. Extensión .frm.- Módulos estandar. Extensión .bas.

Macros

54Exit Sub, Exit Function

Se usan eventualmente para salir de un procedimiento o función.Macros

55

Macro que pregunta si se desea salir de la aplicación

Sub SalirAplic()    If MsgBox("¿Quiere salir de la aplicación", vbQuestion + vbYesNo, "Ultima pregunta") = vbYes Then        Application.Quit    End IfEnd Sub

Macros

56 Llamada a un procedimiento

[Call] NombreProc [(lista de argumentos)]

La palabra clave Call es opcional para llamar a un procedimiento, salvo que existan argumentos, en cuyo caso es obligatoria. Los argumentos deben ir entre paréntesis y pueden ser valores o variables.

Sub Suma(a As Byte, b As Byte)    MsgBox "La suma es " & a + bEnd Sub

Sub sumar()    Call Suma(3, 4)End Sub

 

Para llamar a un procedimiento de otro módulo

NombreDelMódulo.NombreDelProcedimiento

Ejemplo: ThisWorkbook.SalirAplic

 

Para llamar a un procedimiento de otro libro

Application.Run "NombreDelLibro!NombreDelMódulo.NombreDelProcedimiento"

Ejemplo: Application.Run "Informe.xls!ThisWorkbook.SalirAplic.xls"

Macros

Al ejecutar este comando, el libro Informe.xls debe estar abierto.

57Proteger con contraseña las macrosAlt + F11Herramientas => Propiedades de VBAProject => Protección => Bloquear proyecto para visualización => Contraseña

Macros

58

Convertir una función en un Complemento

Podemos hacer que una función creada por el usuario este disponible en todos los Libros. Para ello, hemos de convertir el Libro que contiene la función en un Complemento.

Los Complementos disponibles se ven haciendo: Herramientas => Complementos.

Excel carga los complementos guardados en el directorio donde tengáis instalado MsOffice y luego en una carpeta que varía con la versión que tengas instalada. Para XP puede ser:

C:\Documents and Settings\Adolfo\Datos de programa\Microsoft\AddIns\

Para convertir el libro que contiene nuestra Función en un Complemento, bastara ir al Menú Archivo/Guardar como y elegir el formato Complemento de Microsoft Excel (*.xla). Si lo guardáis en el directorio que tiene tu versión asignado estará siempre disponible.Un aspecto a tener en cuenta es que los Complementos no son editables, es decir no podrás modificar o añadir mas Funciones. Por eso es recomendable guardar primero el Libro en formato *.xls y luego como *.xla.

Macros

59

Hacer referencia a un RANGO

Sintaxis para hacer referencia a un Rango:

Si el rango está en la misma Hoja:Rango

Si está en otra Hoja del mismo Libro:'Nombre de Hoja'!Rango

Si está en una Hoja de otro Libro, y el Libro se encuentra en la misma carpeta que el actual:'[Nombre de Libro.xls]Nombre de Hoja'!Rango

Si está en una Hoja de otro Libro, y el Libro se encuentra en diferente carpeta que el actual:'c:\Carpeta\SubCarpeta\[Nombre de Libro.xls]Nombre de Hoja'!Rango

Si el rango está en otro ordenador conectado al nuestro por una Intranet:'\\Servidor\Carpeta\[Nombre de Libro.xls]Nombre de Hoja'!Rango

Si el rango está en otro ordenador conectado al nuestro por Intrernet:'http://www.servidor.com/Carpeta/[Libro.xls]Hoja'!Rango

Los apóstrofes (') son  necesarios si existen espacios.

Ejemplo: Prueba a poner esto en una celda de una hoja de Excel cualquiera:

=BUSCARV(200;'http://www.fcjs.urjc.es/finan/[busquedas.xls]Hoja1'!tab1;2)

Si todo va bien, y tienes acceso a Internet verás como respuesta la letra B.

Edición

60

Para localizar la última celda de una lista

Sub Final()    While ActiveCell.Value <> ""        ActiveCell.Offset(1, 0).Select    WendEnd Sub

Macros

61 Abrir un libro existente:

Sub AbrirLibro()

Macros

    Workbooks.Open ("C:\Mis documentos\Ejemplo.xls") End Sub

Activar un libro ya abierto:

Sub ACtivarLibro()     Workbooks("Ejemplo.xls").Activate End Sub

Crear un libro nuevo:

Sub NuevoLibro()     Workbooks.Add End Sub  

62

Borrar un registro de una tabla que contenga un dato concreto

Sub BorrarFilas()    While ActiveCell.Value <> ""        If ActiveCell.Value <> "Cadiz" Then            ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select        Else            Selection.EntireRow.Delete        End If    WendEnd Sub 

Macros

63

Creación de una Fórmula personalizada

Cálculo del término amortizativo de un préstamo tipo francés (de pagos constantes). Similar a la fórmula =PAGO pero en este caso usando tipo nominal y con fraccionamiento.

 

Function Termino(Principal@, Años As Byte, tipo_nominal!, fraccionamiento As Byte)    Dim im! 'Tipo efectivo del subperiodo    im = tipo_nominal / fraccionamiento / 100    Termino = Principal * im / (1 - (1 + im) ^ (-Años * fraccionamiento))End Function

Pongamos un ejemplo para un principal de 100.000 €, 10 años, tipo nominal anual del 6%, con fraccionamiento mensual. En este caso, al ser el fraccionamiento mensual el término obtenido es la mensualidad.

Sub ejemplo()

End Sub

Macros

64

Macro que cierra Excel

Se puede asociar a un botón o a un icono.

Sub Auto_Close()

    Application.QuitEnd Sub

Macros

65 Macro que elimina las barras de desplazamiento

 

Sub Desbarra()

    With ActiveWindow

Macros

        .DisplayHorizontalScrollBar = False        .DisplayVerticalScrollBar = False    End WithEnd Sub

66

Macro que protege el libro y la hoja

 

Sub Blindaje()

    ActiveWorkbook.Protect Password:="1234"    Sheets("Hoja1").Protect Password:="1234"End Sub

Macros

67

La función =EXTRAE y la función =ENCONTRAR

Si en B6 pones el nombre de una persona, por ejemplo: "Andrés Suarez Oliveira" la siguiente función obtiene las tres iniciales (ASO).=IZQUIERDA(B6;1)&+EXTRAE(B6;ENCONTRAR(" ";B6)+1;1)&EXTRAE(B6;+ENCONTRAR(" ";B6;ENCONTRAR(" ";B6)+1)+1;1)

Función

68

La función =RESIDUO  permite calcular la parte Fraccionario

En Excel disponemos de =ENTERO que calcula la parte entera, pero no disponemos de FRAC que calcularia la parte fraccionaria. Para calcular la parte Fraccionaria deberíamos usar uno de estos dos métodos:

=A1-ENTERO(A1)

=RESIDUO(A1;1)

Función

69

Macro que borra los ceros de un rango

Sub BorrarCeros()    For Each Celda In Range("C11:G24")        If Celda.Value = 0 Then Celda.ClearContents    NextEnd Sub

Si sólo se quieren ocultar los ceros se ha de poner formato de celda personalizado de #.###

Macros

70

Macro que reemplaza una palabra por otra

Sub RemplazarPalabra()    Dim Palabra As String    Dim Hoja As Long    Palabra = Trim(InputBox("Introduzca la palabra a buscar: "))    For Hoja = 1 To Sheets.Count        Sheets(Hoja).Activate        Cells.Replace What:=Palabra, Replacement:="", LookAt:=xlPart, _        SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _        ReplaceFormat:=False    Next HojaEnd Sub

En este caso reemplazamos por "", lo que supone borrar la palabra buscada.

Macros

71 Calculo del NIF

Esta función calcula el NIF (Número de Identificación Fiscal) utilizado en España.

Function nif(dni As Long) As String    nif = Mid("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE", (dni Mod 23) + 1, 1)

Macros

End Function

72

Función que calcula la fila que ocupa cierto valor en una tabla

Está pensado para que la matriz se ponga comenzando en la celda A1, sin encabezado y sin que se repitan los elementos.

Function DimeFila(Rango As Range, Valor_a_buscar) As Integer    For Each c In Rango        If c.Value = Valor_a_buscar Then            DimeFila = c.Row        End If    NextEnd Function

Macros

73

Para poner el nombre del fichero en una celda

=EXTRAE(CELDA("NOMBREARCHIVO";A1);ENCONTRAR("[";

CELDA("NOMBREARCHIVO";A1))+1;+(ENCONTRAR("]";

CELDA("NOMBREARCHIVO";A1)))-ENCONTRAR("[";

CELDA("NOMBREARCHIVO";A1))-1)

Requiere grabar el fichero. Las 4 líneas anteriores son una misma fórmula.

Función

74Para poner el nombre de la hoja en una celda=EXTRAE(CELDA("nombrearchivo");ENCONTRAR("]";CELDA("nombrearchivo"))+1;255)

Requiere grabar el fichero.Función

75

Función que muestra la fórmula de una celda

Devuelve la fórmula que contiene una celda en lenguaje local

 

Function  DisplayCellFormula(InputCell As Range) As String    DisplayCellFormula = InputCell.FormulaLocalEnd Function

 

Si se quita la palabra 'Local' devuelve la fórmula en inglés.

Macros

76 Determinación de si un número es primo o no es primo

Sub primo()    Dim primo As Boolean    Dim n As Long    Dim d As Long    n = Val(InputBox("Introduce un número natural", "Entrada de Datos"))    d = 2    primo = True    Do While primo And d < n        If n Mod d = 0 Then            primo = False        End If        d = d + 1    Loop    If primo Then        MsgBox (n & " es primo")    Else

Macros

        MsgBox (n & " no es primo")    End IfEnd Sub

77

Activar o Desactivar el empleo de la función  IMPORTARDATOSDINAMICOS

Al intentar operar con formulas que hacen referencia a celdas que provienen de una tabla dinámica con la versión XP de Excel nos encontramos con que automáticamente nos pone la función:IMPORTARDATOSDINAMICOS, y nosotros preferiríamos que esto funcionara como antes.

Esto se debe a que desde Office XP la función IMPORTARDATOSDINAMICOS se activa por defecto cuando nos referimos a celdas que forman parte de una tabla dinámica.

Pero podemos desactivarla.

Para ello primero tendremos que llevar hasta alguna de las barras de herramientas un "botón", llamado "General GetPivotData".

Para llevar este botón hasta una barra de herramientas sigue estos pasos.

Selecciona: Ver, Barra de Herramientas, Personalizar.

Ve a la pestaña "Comandos". Ahora selecciona la Categoría "Datos" y en la ventana derecha (Comandos) busca el botón "General Get Pivot Data" (está cerca del final, aproximadamente eloctavo empezando por el final). Lleva este botón a la barra de herramientas de Excel que prefieras (esto se hace arrastrando el icono y soltándolo en alguna de las barras de herramientas).

Ahora, todo  lo que tendremos que hacer es pinchar este botón para activar / desactivar la función IMPORTARDATOSDINAMICOS, que viene activada por defecto.

Tablas Dinámicas

78

Factorial

Function facto(n)    Dim i As Integer    facto = 1    i = 0    Do        i = i + 1        facto = facto * i    Loop While i <> nEnd Function

Macros

79 Inicializar una matriz

Se inicializa con ERASE'En este caso se ponen todos los valores a Empty

Sub test()    Dim c(1 To 20, 1 To 10) As Variant    For i = 1 To 20        For j = 1 To 10            c(i, j) = RND        Next j    Next i    MsgBox c(1,1)

Macros

    Erase c    MsgBox c(1,1)End Sub

'En este caso se pone la variable c a su estado inicial'Borrandose los valores, las dimensiones y recuperandose'la memoria usada.Sub test1()    Dim c As Variant    c = ActiveSheet.Range("A1:J20").Value    MsgBox c(1, 1)    Erase c    'Esto dara error ya que no hay ninguna matriz    MsgBox c(1, 1)Para evitar que durante la ejecución de una macro se vean todos los movimientos y cambios del cursor, para evitar las "chirivitas" que se ven al ejecutar una macro:End Sub

80

Evitar los movimientos de pantalla mientras se ejecuta una macro

Para evitar que durante la ejecución de una macro se vean todos los movimientos y cambios del cursor, para evitar las "chirivitas" que se ven al ejecutar una macro:

Al principio de la macro escribe

    Application.ScreenUpdating = False

y al final

    Application.ScreenUpdating = True

Macros

81

Formula que referida siempre a un mismo rango=SUMA(INDIRECTO("A1:B2"))

Esta expresión permite sumar siempre el rango indicado aunque dicho rango se mueva a otra zona de la hoja.

Función

82 While...Wend

Esta estructura permite ejecutar las instrucciones contenidas mientras la condición sea verdadera.

La siguiente macro posiciona el cursor en la última celda llena de la columna A de la Hoja1.Sub final1()    i = 1    While Worksheets("Hoja1").Cells(i, 1).Value <> ""        Worksheets("Hoja1").Cells(i, 1).Select        i = i + 1    WendEnd Sub

Otra variante:

Sub final2()    While ActiveCell.Value <> ""        ActiveCell.Offset(1, 0).Select    Wend    ActiveCell.Offset(-1, 0).Select

Macros

End Sub

La segunda macro requiere posicionar inicialmente el cursor en la primera celda llena.