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Trucos y Fórmulas para Excel

Manual de Consulta Rápida - Excel | 1

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[RY] TRUCOS Y FÓRMULAS PARA EXCEL



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conversaremos principalmente

sobre Excel en tu día a día y sobre

tecnología para pequeños negocios.

Estos son mis trucos favoritos sobre Excel y algunas técnicas que te ayudarán en tu camino a convertirte en un maestro del Excel.

Espero que luego de aprender estos trucos y técnicas tu trabajo sea mucho más agradable y fácil de realizar.

¡Nos vemos!

Raymundo Ycaza

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Manual de Consulta Rápida - Excel|Página 3 Raymundo Ycaza M. Guayaquil – Ecuador

Contenido de este Manual Básicos de Excel ........................................................................................... 6

1. Cómo crear tu primer gráfico. ................................................................ 6

2. ¿Qué son los argumentos en Excel? .......................................................... 6

3. ¿Qué es un rango? ............................................................................... 6

4. ¿Para qué sirven los nombres de rango? ..................................................... 7

5. ¿Cómo sumar fechas en Excel? ................................................................ 7

6. ¿Cómo crear tablas en Excel? ................................................................. 7

7. Transponer en Excel (de vertical a horizontal y viceversa) .............................. 7

8. Agregar datos a tus gráficos rápidamente. ................................................. 7

11 Atajos de Teclado para Excel que debes tener a la mano ...................................... 8

1.- Seleccionar columnas. ............................................................................ 8

2.- Seleccionar filas. ................................................................................... 8

3.- Eliminar columnas. ................................................................................ 8

4.- Eliminar filas. ....................................................................................... 8

5.- Insertar columnas. ................................................................................. 8

6.- Insertar filas. ....................................................................................... 8

7.- Seleccionar un rango o tabla. .................................................................... 8

8.- Ir a la última columna de un rango. ............................................................ 8

9.- Ir a la última fila de un rango. ................................................................... 8

10.- Seleccionar la siguiente hoja. .................................................................. 9

11.- Seleccionar la hoja anterior. ................................................................... 9

Excel en tu día a día: Técnicas que deberías estar utilizando. ..................................10

Fórmulas de Excel para toda ocasión: ¡Libera tu Productividad! ................................16

1. Reemplaza un texto por lo que quieras. ...................................................16

2. Cómo rellenar tu tabla con datos de prueba rápidamente. ............................16

3. Saber cuántas palabras tiene una celda. ..................................................16

4. Calcular la edad de una persona por su fecha de nacimiento. .........................16

5. Obtener el equivalente en fracción (quebrado) de un número. .......................16

6. Búsquedas con BUSCARV. .....................................................................16

http://raymundoycaza.com/



7. Remover espacios innecesarios. .............................................................17

8. Cómo contar las celdas en blanco...........................................................17

9. Formatear texto. ...............................................................................17

10. Obtener el primer día del mes...............................................................17

11. Convertir un texto en hipervínculo. ........................................................17

12. Sumar solo las celdas visibles. ...............................................................17

13. Sumar un rango dependiendo de una condición. .........................................18

14. Mostrar iconos de incremento / decremento. ............................................18

15. Capturar la extensión del nombre de un archivo. ........................................19

16. Obtener la fecha actual. .....................................................................19

17. Redondeando un número hacia arriba. .....................................................19

18. Redondeando un número hacia abajo. .....................................................19

19. Saber si el contenido de una celda es un texto. ..........................................19

20. Saber si el contenido de una celda es un número. .......................................20

7 ‘Trucos’ para pegar tus datos en Excel, que te ayudarán. .....................................21

1. Pegar el formato de otra celda en un nuevo rango. .....................................21

2. Pegar sólo las fórmulas. ......................................................................21

3. Cómo pegar los comentarios de otra celda o rango. .....................................22

4. Pegando las validaciones desde otro rango. ...............................................23

5. Pegar un rango sin tomar en cuenta las celdas en blanco. .............................23

6. Pegar valores y sumarlos al mismo tiempo. ...............................................24

7. ¿Copiar el ancho de una columna? ..........................................................26

El poder de las fórmulas en Excel. ....................................................................27

1. Remueve los espacios a la izquierda y derecha de un texto............................27

2. Encuentra la posición de un elemento en una lista. .....................................27

3. Averigua el tipo de dato de una celda. ....................................................27

4. Genera números aleatorios dentro de un rango controlado. ...........................27

5. Juntar o 'pegar' dos textos en uno solo. ....................................................27

6. Encontrar el valor máximo dentro de un rango de datos. ..............................27

7. Encontrar el valor mínimo dentro de un rango de datos. ...............................28

8. Averiguar el ancho de una columna… ¡Sin macros! ......................................28




9. Limpiar los caracteres no imprimibles de un texto. .....................................28

10. Obtener la fecha actual. .....................................................................28

11. ¿Quieres la fecha actual; pero sin horas, minutos ni segundos?........................28

12. Averigua cuál es el número de semana actual. ...........................................28

13. Convertir un texto a mayúsculas. ...........................................................28

14. Generar un número aleatorio menor que 1. ...............................................29

15. Redondear un número para que no tenga decimales. ...................................29

Trucos y tretas en Excel. ...............................................................................30

1. Tener dos líneas o más en una misma celda. .............................................30

2. Realizar operaciones sobre un número sin usar fórmulas. ..............................30

3. Cambiar el color de la pestaña a cada hoja. ..............................................30

4. Eliminar celdas en blanco de un listado. ..................................................30

5. Esconder las pestañas de la cinta de opciones. ...........................................31

6. Elige un valor de entre los que ya existen en una lista..................................31

8. Escribir las fórmulas más rápido.............................................................32

9. Esconder los títulos de las columnas y las filas. ..........................................32

7 Consejos para crear Mejores Gráficos ..............................................................33




Básicos de Excel 1. Cómo crear tu primer gráfico.

Crear tu primer gráfico puede hacerse en tres pasos:

a. Selecciona los datos que quieres graficar.

b. Elegir el tipo de gráfico.

c. Verificar que todo ha salido bien.

Puedes ver una descripción muy detallada y con imágenes aquí: http://raymundoycaza.com/como-crear-un-grafico-en-excel/

2. ¿Qué son los argumentos en Excel?

¿Aún no te ha quedado claro el concepto de 'argumentos' que tanto se usa en las

fórmulas de Excel?

Entonces no te pierdas esto: http://raymundoycaza.com/que-son-los-argumentos-

en-excel/

3. ¿Qué es un rango?

Si quieres aclarar el concepto que tienes de rango en Excel, antes de continuar tu

curso, debes ver esto: http://raymundoycaza.com/que-es-un-rango-en-excel/


http://raymundoycaza.com/como-crear-un-grafico-en-excel/

http://raymundoycaza.com/que-son-los-argumentos-en-excel/

http://raymundoycaza.com/que-son-los-argumentos-en-excel/

http://raymundoycaza.com/que-es-un-rango-en-excel/



4. ¿Para qué sirven los nombres de rango?

Bien, ya vimos qué son los rangos; pero, ¿para qué darles nombre? Aquí te lo

explico: http://raymundoycaza.com/nombres-de-rango-en-excel/

5. ¿Cómo sumar fechas en Excel?

¿Buscas la forma de sumar fechas en Excel? Entonces tal vez esto te sirva:

http://raymundoycaza.com/sumar-fechas-en-excel/

6. ¿Cómo crear tablas en Excel?

Te lo cuento paso a paso: http://raymundoycaza.com/crear-tablas-en-excel-paso-

a-paso/

7. Transponer en Excel (de vertical a horizontal y viceversa)

En este artículo puedes ver cómo se hace: http://raymundoycaza.com/como-

transponer-en-excel/

8. Agregar datos a tus gráficos rápidamente.

Aprende cómo editar un gráfico agregándole más datos rápidamente:

http://raymundoycaza.com/agregar-datos-graficos-de-excel/

9. Cómo insertar un dato en varias celdas.

A veces necesitamos escribir el mismo valor en varias celdas y no queremos hacerlo

una por una, ¿verdad? Entonces échale un vistazo a esto:

http://raymundoycaza.com/insertar-un-dato-en-varias-celdas/


http://raymundoycaza.com/nombres-de-rango-en-excel/

http://raymundoycaza.com/sumar-fechas-en-excel/

http://raymundoycaza.com/crear-tablas-en-excel-paso-a-paso/

http://raymundoycaza.com/crear-tablas-en-excel-paso-a-paso/

http://raymundoycaza.com/como-transponer-en-excel/

http://raymundoycaza.com/como-transponer-en-excel/

http://raymundoycaza.com/agregar-datos-graficos-de-excel/




11 Atajos de Teclado para Excel que debes tener a la mano 1.- Seleccionar columnas.

Con las flechas direccionales te colocas en cualquiera de las celdas de la columna que quieres seleccionar y entonces presionas la combinación de teclas CTRL Barra espaciadora. Verás que toda la columna se selecciona como si lo hubieras hecho con el ratón.

2.- Seleccionar filas. Con las flechas direccionales te colocas en cualquiera de las celdas de la fila que quieres

seleccionar y entonces presionas la combinación de teclas SHIT Barra espaciadora. Verás que toda la fila se selecciona como si lo hubieras hecho con el ratón.

3.- Eliminar columnas. Una vez que hayas realizado la selección de la columna, presiona la combinación de teclas

CTRL - (signo menos). Entonces la columna entera se eliminará.

4.- Eliminar filas. Una vez que hayas realizado la selección de la fila, presiona la combinación de teclas

CTRL - (signo menos). Entonces la fila entera se eliminará.

5.- Insertar columnas. Una vez que hayas realizado la selección de la columna, presiona la combinación de teclas

CTRL + (signo más). Entonces aparecerá una nueva columna a la izquierda de la seleccionada.

6.- Insertar filas. Una vez que hayas realizado la selección de la fila, presiona la combinación de teclas CTRL

+ (signo más). Entonces aparecerá una nueva fila arriba de la seleccionada.

7.- Seleccionar un rango o tabla. Con las flechas direccionales te colocas en cualquiera de las celdas del rango o tabla y

entonces presionas la combinación CTRL *. Verás cómo el rango completo se seleccionará.

8.- Ir a la última columna de un rango. Estando en cualquier celda de un rango o tabla, presiona la combinación de teclas CTRL

Flecha direccional derecha. La selección saltará hasta la última columna del rango.

9.- Ir a la última fila de un rango. Estando en cualquier celda de un rango o tabla, presiona la combinación de teclas CTRL

Flecha direccional abajo. La selección saltará hasta la última celda hacia abajo del rango.



10.- Seleccionar la siguiente hoja. Presiona las teclas CTRL Page Down y verás cómo se selecciona la siguiente hoja de

trabajo.

11.- Seleccionar la hoja anterior. Presiona las teclas CTRL Page Up y se seleccionará la hoja de trabajo anterior.




Excel en tu día a día: Técnicas que deberías estar utilizando.

1. Esconder una hoja.

Pincha con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja que deseas

esconder y en el menú que aparece, selecciona la opción 'Esconder'.

2. Formato personalizado: Número telefónico o código de serie.

Para utilizar un formato personalizado en tus datos, colócate sobre la celda que

quieres personalizar y presiona CTRL + 1; entonces, aparecerá el cuadro de diálogo

para formatear celdas:

Utiliza el formato que necesites aplicar. En mi caso utilicé 00-000-0000 para un

número telefónico. El resultado es el que ves en la imagen.




3. Pegar un rango vertical de forma horizontal (o al revés)

Una vez copiado tu rango de celdas, clic con el botón derecho del ratón y en el

menú contextual que aparece, seleccionas la opción 'Transponer'.

Esto también te sirve para hacer el proceso inverso, es decir, pasar de horizontal a

vertical.

Atajo de teclado: ALT + O + V + V

4. Seleccionar las celdas con fórmulas.

http://raymundoycaza.com/filtrar-las-celdas-que-tienen-formulas/

Para seleccionar las celdas que tienen fórmulas, debes presionar CTRL + G o la

tecla F5. En el recuadro que aparece, pinchas en el botón 'Especial…' y en el

siguiente cuadro eliges la opción Formulas. Pinchas en Ok y ya se habrán

seleccionado todas las celdas con fórmulas (si las hubiere)

5. Cómo eliminar duplicados en 20 segundos.

A veces nos interesa tener una forma rápida de deshacernos de esos datos repetidos

en un plis-plas. En este video te muestro cómo hacerlo en menos de 20 Segundos.

http://raymundoycaza.com/eliminar-duplicados-en-excel/


http://raymundoycaza.com/filtrar-las-celdas-que-tienen-formulas/

http://raymundoycaza.com/eliminar-duplicados-en-excel/



6. Auto-numerar registros en Excel.

El uso de la fórmula FILA() te ayudará a numerar registros en tus bases de datos, si

lo combinas con una tabla en Excel 2007 o una lista en Excel 2003.

La función FILA() devuelve el número de la fila actual. Si le restas el ‘excedente’,

tendrás una columna auto-numerada en tu tabla de datos.

=FILA()-1

Más detalles aquí:

http://raymundoycaza.com/como-auto-numerar-registros-en-excel/

7. Insertar un dato en varias celdas al mismo tiempo.

Si te interesa insertar un mismo dato o fórmula en varias celdas a la vez, utiliza

esta técnica:

a. Selecciona todas las celdas donde quieres insertar el dato.

b. Escribe el dato en cuestión.

c. Presiona CTRL + Enter


8. Repetir la última acción en Excel.

Dale formato a una celda: ponle negrita, cámbiale el color de fuente y el color de

fondo… Ahora ve a otra celda o selecciona varias celdas y presiona F4. Verás que se

repite la misma acción que realizaste en la celda anterior.

http://raymundoycaza.com/repetir-ultima-accion/

9. Eliminar formato de un rango de celdas.

Selecciona el rango de celdas deseado y vas a la pestaña 'Inicio', apartado 'Modificar'

y pinchas sobre el botón 'Borrar'. En el menú que te aparece, seleccionas 'Borrar

Formatos' Atajo: ALT + O+B+3+F

10. Mostrar decimales solo si el número es menor que 1.

A veces no nos interesa mostrar los números decimales en nuestra tabla de datos;

pero si esta es menor que la unidad, puede que sea mejor mostrar los decimales

que mostrar un cero rotundo (especialmente si hablamos de dinero)


http://raymundoycaza.com/como-auto-numerar-registros-en-excel/


http://raymundoycaza.com/repetir-ultima-accion/



Para conseguir que solo se muestren cuando un número es menor que uno, debes

hacer esto:

Seleccionas la o las celdas que quieres formatear, presionas CTRL + 1, en el cuadro

de edición de formato que se abre, seleccionas la pestaña 'Número'. Te vas hasta

abajo y seleccionas 'Personalizado'. Luego, en la caja de texto de la derecha, usas

este patrón de formato:

<1_($#,##0.00_);_($#,##0_)

Puedes reemplazar el signo de dólar por el que se adapte a tu necesidad o

eliminarlo.

11. No mostrar los errores de fórmula.

En ocasiones una fórmula arroja un error, generalmente debido a que se está

tratando de realizar una operación no válida. Por ejemplo, dividir entre cero.

Así, la fórmula '=1/0' nos daría error, ya que la división entre cero no está admitida.

¿Pero cómo podemos esconder esos feos errores de nuestro lindo reporte? Con la

función ESERROR() y ayudándonos también de la función SI(), de esta manera:

=SI(ESERROR(1/0),0,1/0)

Lo que le estamos diciendo a Excel es: Si hay un error en la operación '1/0',

entonces muestra un cero, caso contrario, muestra el resultado de '1/0'.

12. Proteger una hoja.

Pincha en la pestaña 'Revisar' y luego, en el Apartado 'Cambios', debes seleccionar

la opción 'Proteger Hoja'.

Selecciona las características que si podrán ser cambiadas en tu hoja y, si lo

necesitas, escribe una clave en la caja de texto. Luego tendrás que escribirla de

nuevo para confirmar.

Atajo 1: ALT + R PS Atajo 2: ALT + TPP




13. Calcular el IVA incluido.

¿Tienes una tarifa con IVA incluido y necesitas saber cuál es la base imponible? Solo

debes usar esta fórmula en tu Excel:

=CELDA_CON_EL_VALOR/1.12

Si tu porcentaje de impuesto es distinto, sólo debes cambiar el valor después del

punto, por ejemplo: para calcular el impuesto incluido con tarifa 17%, dividir entre

1.17

14. Obtener el primer nombre de una persona.

Para obtener el primer nombre de una persona, puedes utilizar la siguiente

fórmula: =IZQUIERDA(nombre, ENCONTRAR(" ",nombre)-1)

15. Coloreando automáticamente una celda con Formato Condicional.

¿Te gustaría que las celdas de tu tabla cambiaran de color automáticamente, según el valor que estas tengan? El Formato Condicional es la respuesta.

En la Pestaña 'Inicio', busca el apartado 'Estilos'. Ahí está el icono 'Formato Condicional'. Pínchalo y selecciona la opción 'Nueva Regla...'. Tal como puedes ver en la imagen.




1.- Indica la condición que debe cumplir la celda para tener el formato. 2.- Pincha el botón 'Formato...' 3.- Selecciona el color. 4.- Pincha el botón 'Aceptar'.




Fórmulas de Excel para toda ocasión: ¡Libera tu Productividad!

1. Reemplaza un texto por lo que quieras.

En ocasiones, necesitas reemplazar automáticamente un valor específico por otro

en una celda. Pues bien, en estos casos, la siguiente fórmula te ayudará:

=SUSTITUIR(CELDA-CON-EL-TEXTO,"texto a reemplazar","nuevo texto")

2. Cómo rellenar tu tabla con datos de prueba rápidamente.

¿Quieres poblar tu tabla de datos con datos de prueba, rápidamente? La función

ALEATORIO.ENTRE() te ayudará.

Su regla de escritura es la siguiente:

=ALEATORIO.ENTRE(valor mínimo, valor máximo)

Para hacerlo en toda la tabla, puedes copiar y pegar, o usar la técnica que te

mostré en el punto 7 de la sección “Excel en tu día a día.”

3. Saber cuántas palabras tiene una celda.

Para contar las palabras que tiene una celda, bastará con usar esta fórmula:

=LARGO(ESPACIOS(celda con el texto))-LARGO(SUSTITUIR(ESPACIOS(celda con el

texto)," ",""))+1

4. Calcular la edad de una persona por su fecha de nacimiento.

Esta necesidad la he visto en algunas planillas de Recursos Humanos o de

Contabilidad; pero puede estar presente en todas partes. ¿Cómo hacerlo? ¡Con esta

fórmula!

=TEXTO((AHORA()-celda con fecha de nacimiento)&"","yy ""años"" m ""meses"" dd

""días""")

5. Obtener el equivalente en fracción (quebrado) de un número.

Obtén la representación en quebrados de tu número decimal con la siguiente

fórmula:

=TEXTO(número decimal, "?/?")

6. Búsquedas con BUSCARV.

Es cierto, la búsqueda con BUSCARV, me resultaría muy útil para poder hacer




búsquedas parciales, por ejemplo, el lugar de buscar el texto completo José

Antonio, buscar por cualquiera que comience por José.

Eso puedes conseguirlo con esta fórmula:

=VLOOKUP(“José*”,rango de búsqueda,número de columna,0)

Nota como he puesto un asterisco a continuación de la palabra José.

7. Remover espacios innecesarios.

Para hacerlo, utiliza esta función:

=ESPACIOS(tu texto)

8. Cómo contar las celdas en blanco.

Si quieres saber cuántas celdas están en blanco en un rango determinado, utiliza la

siguiente función:

=CONTARA(tu rango)

9. Formatear texto.

La siguiente función te permite formatear tu texto para presentarlo de casi

cualquier forma que se te ocurra:

=TEXTO()

Ejemplo: =TEXTO(AHORA(),"YYYYMMDD") mostrará la fecha actual en el formato

YYYYMMDD (Año, Mes, Día).

10. Obtener el primer día del mes.

Si te interesa obtener el primer día del mes en curso, usa esta fórmula:

=FECHA(AÑO(AHORA()),MES(AHORA()),1)

11. Convertir un texto en hipervínculo.

La siguiente función se encarga de crear automáticamente un hipervínculo que

apunte a la dirección que le pases como primer parámetro. El segundo parámetro

es opcional y sirve para asignar un texto ‘amigable’ que mostrar al usuario.

=HIPERVINCULO(dirección,nombre amigable)

Ejemplo: = HIPERVINCULO (http://raymundoycaza.com, ”Visita mi blog”)

12. Sumar solo las celdas visibles.

Para sumar un rango de celdas sin que se consideren las que están escondidas (por

ejemplo cuando aplicas un filtro), utiliza la siguiente función:

=SUBTOTALES(9,rango a sumar)




Puedes realizar otras opciones adicionales a la suma, para ello debes indicarlo con

un número en el primer parámetro.

13. Sumar un rango dependiendo de una condición.

Si quieres realizar una suma de un rango, pero considerando solo ciertos registros

que cumplan una condición, usa esta fórmula:

=SUMAR.SI(rango a sumar,"condición",rango)

14. Mostrar iconos de incremento / decremento.

Si necesitas mostrar tus propios iconos en función de una condición en tus reportes,

puedes usar la siguiente fórmula:

=SI(valor anterior>valor actual,"▲","")

Adapta la fórmula de acuerdo a tus necesidades. Estos son otros iconos que puedes




utilizar: ◄►▼▲ los obtienes con la tecla ALT y los siguientes códigos: 16, 17, 30 y

31 respectivamente.

15. Capturar la extensión del nombre de un archivo.

Tienes los nombres de varios archivos en una hoja de Excel y necesitas extraer la

extensión de cada uno de ellos. ¿Cómo hacerlo? Con esta fórmula:

=DERECHA(tu celda,3)

16. Obtener la fecha actual.

Para obtener la fecha actual (la de la computadora en la que estás trabajando)

puedes usar la fórmula:

=AHORA()

Esta fórmula te dará la fecha y hora actual. Si lo que necesitas es mostrar

únicamente la fecha, puedes usar esta otra fórmula:

=HOY()

17. Redondeando un número hacia arriba.

A veces necesitas redondear un número hacia arriba; pero no te basta con hacerlo

en el formato de celdas: tú quieres que su valor sea redondeado hacia arriba. La

fórmula que te dejo a continuación, se encarga de eso:

=MULTIPLO.SUPERIOR(tu celda,significancia)

Por ejemplo, si quieres redondear la cantidad 1.25 que está en la celda A1, a la

unidad más cercana, lo harías así:

= MULTIPLO.SUPERIOR (A1,1) Resultado: 2

Pero puedes hacer algo más que eso. Si quisieras redondear la cantidad a la

decena más cercana, lo harías de esta forma:

= MULTIPLO.SUPERIOR (A1,10) Resultado: 10

18. Redondeando un número hacia abajo.

El mismo efecto que consigues con MULTIPLO.SUPERIOR () para redondear hacia

arriba, puedes lograrlo con la siguiente fórmula si quieres redondear hacia abajo:

= MULTIPLO.INFERIOR (tu celda, significancia)

19. Saber si el contenido de una celda es un texto.

Para saber si una celda en cuestión está conteniendo un texto o no, usa la siguiente




función:

=ESTEXTO(tu celda) Devolverá VERDADERO si es un texto y FALSO si no lo es.

20. Saber si el contenido de una celda es un número.

Similar a la anterior, esta fórmula te permite averiguar si una celda contiene un

número o no:

=ESNUMERO(tu celda) Devolverá VERDADERO si es un texto y FALSO si no lo es.




7 ‘Trucos’ para pegar tus datos en Excel, que te ayudarán.

1. Pegar el formato de otra celda en un nuevo rango.

Para que un grupo de celdas tengan el mismo formato que otro, solo copia las

celdas de origen y luego selecciona el rango en el que vas a pegar el formato.

Clic derecho y selecciona 'Pegado Especial...'

Se abrirá un cuadro como el siguiente, selecciona Formats y pincha en Ok.

Atajo: ALT + EST

2. Pegar sólo las fórmulas.

Si lo que quieres es pegar sol las fórmulas, pero sin que se te dañe el formato de

tus celdas, en el cuadro de pegado especial, selecciona 'Fórmulas'.




Atajo: ALT + ESF

3. Cómo pegar los comentarios de otra celda o rango.

En el cuadro de pegado especial, selecciona 'Comentarios':




Atajo: ALT + ES C

4. Pegando las validaciones desde otro rango.

Si te interesa pegar las reglas de validación de un grupo de celdas, selecciona la

opción 'Validación', en el cuadro de pegado especial:

Atajo: ALT + ESN

5. Pegar un rango sin tomar en cuenta las celdas en blanco.

Cuando actualizas un rango de valores copiándolo desde otro similar, a veces tienes

‘huecos’ que son espacios en blanco entre los datos y que no te interesa que estas

reemplacen el área de pegado.

Para estos casos, utiliza la opción 'Saltar blancos' del cuadro de pegado especial:




6. Pegar valores y sumarlos al mismo tiempo.

Copiar los valores de un rango y pegarlo sobre otro; pero que se sumen a los que ya

estaban ahí. ¡Increíble! ¿No crees? Para hacerlo, solo utiliza la opción 'Sumar' del

cuadro de pegado especial.




Como puedes ver en la imagen anterior, todos los valores de la columna origen se

sumaron a la columna destino. Intencionalmente yo tenía los números que sumaban

10 unidades para cada caso y hacer más obvio el efecto.

¿Buscas otras operaciones aparte de la suma? Aquí tienes otras opciones:




7. ¿Copiar el ancho de una columna? ¡Sí! También tienes esa opción. Puedes seleccionar una celda o un rango de celdas y

pegarlo en el lugar donde quieres ajustar el ancho de las columnas. Para que

funcione, deberás seleccionar la opción 'Ancho de las columnas' del cuadro de

Pegado Especial:




El poder de las fórmulas en Excel. Realmente es indiscutible que las fórmulas en Excel tienen una gran utilidad. Nos ayudan a

realizar gran cantidad de trabajo en muy poco tiempo. Pero, ¿realmente estás aprovechando el poder de las fórmulas?

1. Remueve los espacios a la izquierda y derecha de un texto.

Utiliza la función ESPACIOS()

=ESPACIOS(" mi texto " )

2. Encuentra la posición de un elemento en una lista.

¿Quieres saber en qué posición está un valor determinado dentro de una lista?

Entonces debes usar la función COINCIDIR()

=COINCIDIR("Ecuador",A1:A100,0)

Esto devolverá el número ordinar del elemento 'Ecuador' dentro de una lista que

está en el rango A1:A100.

3. Averigua el tipo de dato de una celda.

Con la fórmula TIPO()

=TIPO(celda_o_valor)

Devolverá 1, si es un valor numérico y 2 si es un texto.

4. Genera números aleatorios dentro de un rango controlado.

Con la función ALEATORIO.ENTRE()

=ALEATORIO.ENTRE(1,10)

Devolverá un valor entre 1 y 10.

5. Juntar o 'pegar' dos textos en uno solo.

Utiliza la función CONCATENAR()

=CONCATENAR(A1,B3,C8)

Esto devolverá una cadena de texto en la que se mostrarán los valores de las celdas

A1, B3 y C8 en la misma celda.

6. Encontrar el valor máximo dentro de un rango de datos.

Para lograrlo, solo debes usar la función MAX ()

=MAX(A1:A10)




7. Encontrar el valor mínimo dentro de un rango de datos.

Para lograrlo, solo debes usar la función MIN()

=MIN(A1:A10)

8. Averiguar el ancho de una columna… ¡Sin macros!

¿Quieres saber el ancho que tiene una columna; pero sin usar las macros? La función

CELDA() es la respuesta.

=CELDA("ancho",K1)

9. Limpiar los caracteres no imprimibles de un texto.

Esto se logra fácilmente con la función LIMPIAR()

=LIMPIAR(A1)

Esto 'limpiará' el contenido de la celda A1 y te devolverá una cadena de texto en la

que no constarán los caracteres no imprimibles. ¡Muy útil!

10. Obtener la fecha actual.

Si quieres obtener la fecha actual, con horas, minutos y segundos, utiliza la función

AHORA()

=AHORA()

Tal cual la he escrito. No necesita argumentos y devolverá la fecha y hora actual

del sistema.

11. ¿Quieres la fecha actual; pero sin horas, minutos ni segundos?

La respuesta para esto es la función HOY()

=HOY()

Tampoco necesita argumentos. Solo debes escribirla tal cual y te devolverá la fecha

actual, sin fracciones.

12. Averigua cuál es el número de semana actual.

Si quieres saber cuál es el número de semana de una fecha determinada, usa la

función NUM.DE.SEMANA()

Por ejemplo, para saber el número de semana de la fecha actual, debes usarla así:

=NUM.DE.SEMANA(AHORA())

13. Convertir un texto a mayúsculas.

En ocasiones, necesitamos estandarizar una lista de valores y queremos que todos

los textos estén escritos en mayúsculas. Los nombres, por ejemplo. Para lograrlo,




basta con utilizar la función MAYUSC()

=MAYUSC(A1)

Esto devolverá todo el texto de la celda A1 en mayúsculas.

14. Generar un número aleatorio menor que 1.

Utiliza la función ALEATORIO()

=ALEATORIO()

Sin usar argumentos, la función aleatorio devolverá un número aleatorio entre cero

y uno.

15. Redondear un número para que no tenga decimales.

Con la función ENTERO() podrás lograr este efecto.

=ENTERO(A1)

Esto hará que el número contenido en la celda A1 sea redondeado al número entero

inferior más cercano. Es decir, si tengo 15.9, se redondeará a 15




Trucos y tretas en Excel. 1. Tener dos líneas o más en una misma celda.

Cuando estés escribiendo en una celda y quieras hacer un salto de línea,

presiona ALT + Enter. Verás como cambias de línea en la misma celda.

2. Realizar operaciones sobre un número sin usar fórmulas.

Supongamos que quieres subirle el 12% a todos los precios de tu catálogo. La

forma más rápida de hacerlo es escribiendo en una celda aparte el valor 1.12,

luego lo copias y seleccionas todo el rango en el que tienes los precios. Acto

seguido, haces clic derecho / pegado especial y en el cuadro que aparece,

seleccionas la opción 'Multiplicar'.

Tus precios se habrán incrementado en un 12% como por arte de magia.

3. Cambiar el color de la pestaña a cada hoja.

Solo debes colocar el puntero sobre la pestaña y hacer un clic derecho,

seleccionar la opción 'Color de etiqueta' y eliges el color de tu agrado.

4. Eliminar celdas en blanco de un listado.

Selecciona el rango que quieras 'limpiar', luego presiona las teclas CTRL + G y se

abrirá un cuadro de diálogo. Aquí debes hacer clic sobre el botón 'Especial...' y

en el siguiente cuadro elige la opción 'Celdas en blanco' y pincha en 'Aceptar'.




Verás que se han seleccionado todas las celdas en blanco. Ahora solo debes

eliminarlas y asunto resuelto.

5. Esconder las pestañas de la cinta de opciones.

Solo debes hacer un doble clic sobre cualquiera de las pestañas en la parte

superior y todas la cinta se esconderá.

6. Elige un valor de entre los que ya existen en una lista.

Si tienes una lista y escribes a menudo los mismos valores, solo debes presionar

la tecla ALT y la flecha direccional 'abajo'. Se desplegará una lista con los

valores existentes y podrás seleccionarlo.

Esto es muy útil cuando no recuerdas cómo se escribía ese valor.

7. Sumar rápidamente un rango de datos.

Si tienes una tabla como la de la imagen y quieres sumar rápidamente los

totales de cada columna, sin escribir las fórmulas...

Solo debes seleccionar el rango completo y presionar las teclas ALT + =

Los totales aparecerán automáticamente. ¡Qué chévere! ¿Tú qué dices?




8. Escribir las fórmulas más rápido.

Si eres de los que usan mucho el teclado numérico, puedes escribir las fórmulas

más rápido si en lugar de comenzarlas con el signo =, las comienzas con el signo

+.

Esto es especialmente rápido para hacer operaciones matemáticas con valores

literales (escribir directamente los números o utilizar Excel como una

calculadora)

9. Esconder los títulos de las columnas y las filas.

Si te apetece usar Excel como un medio de presentación de datos, en lugar de

Power Point, una forma de ayudarte con este fin es escondiendo los títulos de

las filas y columnas.

Para lograrlo, dirígete a la pestaña 'Vista' y desmarca la opción 'Títulos'




7 Consejos para crear Mejores Gráficos 1. Cambia el formato de serie.

Sí, ya sé que ahora los gráficos que vienen por defecto, son mejores que los de la

versión 2003; sin embargo, es mejor cambiarlos y darles nuestro toque personal

para que no pasen desapercibidos. La función de los gráficos es la de concentrar la

atención sobre los datos más relevantes, no lo olvides.

2. Elimina cualquier línea vertical de la cuadrícula.

No utilices líneas verticales en la cuadrícula de tu gráfico, a menos que sea

realmente necesario. Los elementos demás lo único que hacen es desviar nuestra

atención de lo realmente importante: los datos.

3. Elimina o atenúa las líneas horizontales de la cuadrícula.

Yo generalmente lo que hago es atenuarlas, es decir, les doy un color gris suave y

cambio el formato a líneas punteadas. Así consigo que aún se puedan ver; pero

apenas para orientarse acerca de cuál es la altura de las columnas del gráfico,

respecto de la escala de valores del eje.

4. Utiliza colores apropiados para las series.

No te engañes. Utilizar colores estridentes no te hacen quedar mejor frente a tu

jefe o los asistentes a tu presentación.

Recuerda que un gráfico debe destacar los datos y centrarse en ellos. Esa es su

función. Cualquier decorado innecesario lo único que consigue es desviar la

atención o, en el peor de los casos, hacer 'invisible' tu gráfico a tu audiencia.

¿No lo crees? Verás cómo te hacen menos preguntas cuando usas gráficos más

sobrios. Luego me cuentas.

5. Eliminar la escala vertical.

Si vas a utilizar etiquetas en tus series, la escala vertical podría ser eliminada sin

demasiados problemas. Considera la posibilidad, sobre todo, si al hacerlo ganas

espacio suficiente como para que tu gráfico se aprecie mejor.

6. Utiliza etiquetas con los valores de cada punto.

Esto va de la mano con el punto anterior. Si utilizas etiquetas en los valores de cada

punto, será más fácil para tus clientes entender el gráfico, ya que no tendrá que

'calcular al ojo' a qué altura se encuentra respecto de la escala vertical.




7. Lo que no se usa, sobra.

Lo que vengo diciéndote a lo largo de estos siete consejos. Todo aquello que no se

usa, todo lo que no tenga verdadera relevancia en un gráfico, sale sobrando.

No es necesario que hagas un reporte con un montón de gráficos con degradados y

colores de fondo en todas las tonalidades del arcoíris.

No se trata de 'saltarse' ese trabajo. Es que realmente estás saboteando tu

presentación.

Además, si toca imprimir esos reportes, imagínate la cantidad de tinta que se

desperdicia, únicamente por hacer un gráfico más 'bonito'.

No lo olvides: Sé amigable con la naturaleza.


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