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Manual de tramitación de facturas y justificantes de gasto desde las Unidades Tramitadoras Índice: 1.- Introducción .............................................................................. 2

2.- Herramientas para la tramitación de las facturas ...................... 2

2.1. Consultas y listados de justificantes de gasto ................ 3

2.2. Contenido de los justificantes de gasto .......................... 4

3.- Tramitación de las facturas .................................................... 14

4.- Anexo I: acceso a la aplicación .............................................. 17

5. - Anexo II: Consulta Paramétrica ............................................. 19

Junio 2015

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1.- Introducción: Este manual describe la tramitación que deberán realizar las Unidades Tramitadoras (UT). El programa económico, Uxxi-ec (anterior Sorolla), trabaja a dos niveles:

1. Registro de las facturas de gasto u otra documentación que tiene las mismas funciones, por ejemplo, un impreso de dietas (a partir de ahora nos referimos a ambos como facturas). Para el registro de las facturas utilizamos los Justificantes de Gasto.

2. Contabilización de todas y cada una de las fases presupuestarias del

gasto, para lo que utilizamos los documentos contables. Una de estas fases es la contabilización de las facturas.

Según lo anterior lo primero que debemos conocer es la diferenciación del registro de las facturas y la contabilización de los gastos (algo mucho más amplio):

El registro de las facturas no tiene ningún tipo de consecuencia en la contabilidad de la Universidad, es un listado de facturas. La contabilización de las fases presupuestarias a través de los documentos contables es lo que mueve la contabilidad de la Universidad.

2.- Herramientas para la tramitación de las facturas: Justificante de Gasto : es el instrumento mediante el cual registramos las facturas u otra documentación similar en Uxxi-ec. Se hacen justificantes de gasto para registrar todos los gastos de la Universidad excepto para la Nómina y las Becas, siempre que no pertenezcan a algún afecto. Los justificantes de gasto se gestionan desde el módulo de mismo nombre, lugar donde se realiza toda la gestión relacionada con las facturas. Los justificantes de gasto pueden ser independientes o estar asociados a un expediente. En estos momentos sólo vamos a explicar el primero que es el más común.

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2.1. Consultas y listados de justificantes de gasto: Se realiza desde la Consulta Paramétrica con Selección de Campos Extendida (Anexo II, Pantallazos de la consulta):

Módulo de Justificantes de Gasto / Consultas / Consulta Paramétrica con Selección de Campos Extendida.

Esta consulta sirve para la búsqueda de cualquier factura o justificante de gasto, pudiéndose acotar por todos los campos que contiene un justificante. Campos relevantes para la búsqueda:

1. Estado del Justificante: los siguientes: a. Registrados: facturas que sólo están registradas, que no se ha

hecho ningún trámite más. b. Conformados: facturas que tienen fecha de conformidad. Lo

que supone que se ha impreso el conforme y el responsable de la UFG lo ha firmado.

c. Imputados: hemos puesto la aplicación presupuestaria al justificante de gasto.

d. Pagados: ha finalizado su tramitación en todos los ámbitos: registrado, conformado, imputado, contabilizado y pagado.

e. Imputados / pagados: no lo usamos. f. Imputados sin documento contable: facturas que todavía no

han sido tramitadas por la Sección de Contabilidad.

2. Fechas: búsquedas por múltiples fechas en cada una de las fases en las que puede estar un justificante de gastos. En el caso de Checks asociados a las fechas (por ejemplo, Fecha de conformidad), tiene tres posiciones:

Marcado, check en negro: el justificante tiene ese dato. Desmarcado, sin check: el justificante no tiene ese dato. Ambos, check en gris: el justificante puede tener o no tener ese dato.

3. Otros:

Nº de Factura. Nº de Justificante. Ejercicio. NIF. Órgano Gestor. Unidad Tramitadora. Órgano Proponente. Aplicación de Gastos. Importes.

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Listados: desde la consulta se pueden obtener listados con la información seleccionada. En la pestaña Selección y Ordenación se pueden definir los campos y orden del listado. 2.2. Contenido de los justificantes de gasto: Descripción: Pestaña General :

- Descripción: La información que se introduce nos debe permitir conocer la naturaleza de la factura sin tener que volver a ver el papel.

- Fecha emisión: fecha en que fue emitida la factura. - N.I.F./C.I.F.: código de identificación fiscal del proveedor y se habrá

dado de alta en Sorolla con anterioridad. - Número de serie: de la factura, si tiene. - Número justificante / factura: del proveedor. - Carácter del justificante del gasto: únicamente utilizamos Original. - Detallar por líneas: es para facturas que contienen información

diferente en cada línea. - Check PGEFE: marcado en el caso de facturas que hayan entrado

por el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (facturas electrónicas).

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Pestaña Administrativo :

- Tipo de Pago, en el caso que nos ocupa solo puede ser Pago directo. - Fecha y hora de entrada en el Registro Administrativo. - Fecha de entrada en el Registro Contable. - Fecha de Conformidad. - Fecha de anulación: este campo contendrá información si el propio

proveedor ha anulado la factura y solo para facturas electrónicas. - Fecha de rechazo: fecha en la que hemos rechazado la factura en

caso de ser incorrecta. - Motivo de rechazo. - Fecha inicio plazo de pago: es automática y por ley. - Plazo legal de pago: 30 días por ley. - Oficina Contable: código que se dará a la Sección de Contabilidad. - Órgano Gestor: código que se asignará a la UFG responsable del

gasto. - Unidad Tramitadora: código que se asigna a la Unidad Tramitadora

que tiene asignada la tramitación de la factura. - Órgano Proponente: campo con información adicional que puede

contener la factura electrónica.

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Pestaña Económico : Para las facturas no desglosadas en líneas contiene toda información económica. Para las facturas con líneas (a partir de la factura electrónica serán la mayoría) contiene un resumen de la información de las líneas de factura. Para acceder a las líneas debemos pulsar el botón Consulta líneas.

Nos aparece una ventana con un resumen de las líneas y con los siguientes botones:

Añadir línea: símbolo + Editar línea: carpeta blanca Consultar línea: carpeta amarilla Borrar línea: símbolo X

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Para las tres últimas opciones tenemos que seleccionar previamente la línea sobre la que queremos actuar. Nos aparece una ventana con los datos económicos. Los datos fiscales también los podremos consultar.

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Tanto en la ventana de líneas como en la de Económico (para facturas sin líneas) tenemos el campo Prorrata. En este campo tenemos que introducir el porcentaje del IVA que nos corresponda deducirnos. Pulsamos el desplegable y seleccionamos el porcentaje. Pestaña Datos Fiscales : contiene los datos fiscales, no se explica en este manual. Pestaña Agrupaciones : es una información que no utilizamos. Pestaña Elementos : una información que introducen en gestión económica para las compras inventariadas Pestaña Imputación : lugar donde aplicamos la factura a una partida presupuestaria y la determinará el responsable de la unidad que envíe la factura. Con esta aplicación no se contabiliza, sólo es un dato más. Marcamos Imputar justificante y se activan las rejillas de entrada Aplicaciones, Iva Deducible, Retenciones. Los importes a incluir en cada una de estas rejillas aparecerán en los campos informativos (calculados en base a los datos de la pestaña Económico) y se relacionan de la siguiente manera: Importe a imputar Aplicaciones IVA Deducible IVA DEDUCIBLE Retenciones RETENCIONES

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Imputación de la factura: podemos aplicar todo el importe a una sola partida o a varias. Los campos Fecha de imputación y Ejercicio aplicaciones son obligatorios pero los dejamos tal y como los presenta el programa la fecha actual y el ejercicio en el que estemos trabajando en ese momento. Aplicaciones: pulsamos el botón de los tres puntos que aparece a la izquierda de la rejilla de aplicaciones, nos aparece una pantalla para consultar las aplicaciones, seleccionamos la que queremos y aceptamos. Si hubiera más de una partida repetiríamos la operación y ajustaríamos los importes. IVA: pulsamos el botón de los tres puntos que aparece a la izquierda de la rejilla de aplicaciones, nos aparece una pantalla para consultar las aplicaciones, seleccionamos 39000100 IVA SOPORTADO NACIONAL. Pestaña Otros Datos : desde aquí podemos realizar una serie de acciones y obtener información del propio justificante: Datos asociados:

- Asociar a expediente: botón desde el que podemos unir el justificante de gasto a un expediente ya creado. Aparece una pantalla de búsqueda a través de la cual podemos localizar el expediente que se quiera. Una vez asociado tendremos la información de los campos Nº Expediente y Ref. interna del Expediente. Una vez asociado se

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deshabilita este botón. Si conocemos el número de expediente de Sorolla o la referencia interna podemos asociarlo manualmente introduciendo estos datos en los campos Nº Expediente o Ref interna del expediente.

Capturar nuevo expediente sería para hacer el proceso inverso, desde el justificante podemos crear un expediente.

- Asociar Proyectos: no lo utilizamos. - Asociar a un expediente debe hacerse antes de guardar el

justificante, después no podremos cambiarlo. Para grabar los cambios, guardamos el justificante desde el menú General “Guardar” o desde el botón del menú principal con el dibujo del disquete. Si consultamos un justificante de gasto que ya esté en alguna fase de contabilización y pago veremos esa información desde los siguientes campos:

- Nº documento contable: con el que se ha contabilizado la factura.

Podremos consultarlo desde el botón: Consultar documento contable. - Consultar datos del pago donde aparece una pantalla con toda la

información al respecto:

Una vez contabilizada la factura mediante un documento contable, este pasa al Negociado de tesorería para su pago. Conforme se van realizando los pasos necesarios se va actualizando la información que presenta esta factura:

Propuesta de pago, en la que se ha incluido la factura. Fecha de selección: en la que se ha seleccionado la factura para incluirla en la propuesta de pago. Fecha de ordenación: una vez firmado la propuesta de pago por los responsables, se ordena el pago. Fecha de pago: es la fecha en la que aparece el pago en los extractos bancarios. Relación de transferencias: en la que se incluye la factura para su pago. Para pagar todas las facturas se incluyen en una propuesta de pago, pero las propuestas de pago se pueden pagar por transferencia, cheque, etc. Relación de Cheque: lo mismo que la Relación de transferencias pero si se paga con cheque. Cuenta origen: desde la que pagamos (de la Universidad) Cuenta destino: a la que pagamos (del proveedor). Cesionario: si se ha cedido el pago a otra empresa, generalmente bancos.

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Pestaña Documentación : En esta pestaña tendremos disponible para su consulta las facturas, tanto las electrónicas como las recibidas en papel. Las facturas electrónicas son un fichero con extensión xsig y las podremos ver a través de un visor directamente de la aplicación. Las facturas en papel, son un fichero escaneado, con un formato que normalmente será pdf. Para visualizar estas facturas las descargaremos a nuestro ordenador. En la pestaña nos aparece una ventana con un resumen de los documentos adjuntos y con los siguientes botones:

Añadir archivo: símbolo + Descargar archivo: carpeta blanca Borrar archivo: símbolo X

Mostrar facturas: último botón con una “T”

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Para visualizar la factura marcamos el check y se activará el último botón, pulsamos y nos aparece la siguiente ventana:

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Seleccionamos GEN-FACTURAE y aceptamos. Si no hemos cambiado el formato de la visualización nos aparecerá un fichero “Word” con una representación de la factura electrónica. Para las facturas en papel seleccionaremos el fichero correspondiente y pulsaremos el segundo botón “descargar archivo”. Una aclaración, en ambos casos, es una representación de la factura, no es una factura, no es un documento oficial.

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3.- Tramitación de las facturas: Una vez hecha la importación de facturas al registro contable la tramitación de las facturas o justificantes de gasto desde la Unidades Tramitadoras será la siguiente: Desde el módulo de Justificantes de Gasto se realizarán las siguientes acciones:

Búsqueda de las facturas o justificantes de gasto importadas: Se realiza desde la Consulta Paramétrica con Selección de Campos Extend ida. Para seleccionar las facturas que tenemos que tramitar, utilizamos el criterio facturas registradas sin conformar, deberíamos seleccionar en el campo Estado del Justificante: Registrados (Pestaña Datos Gen ½). Otra opción sería facturas sin fecha de conformidad. Si necesitamos filtrar también por UFG utilizamos el campo Órgano Gestor. 2. Visionado y primera validación del justificante de gasto por parte de las Unidades Tramitadoras: desde la propia aplicación, en pantalla, o a través la pestaña documentación podremos comprobar la validez de la factura.

2.1. Si no es correcta: Si la factura es en papel, se debe comunicar al proveedor su devolución a través de los medios oportunos (teléfono, fax o correo electrónico). En la aplicación se introducirá la fecha de rechazo y el motivo (en la pestaña administrativo). Así mismo se comunicará esta incidencia a la Sección de Contabilidad. Si es electrónica, en la aplicación se introducirá la fecha de rechazo y el motivo (en la pestaña administrativo). 2.2. Si es correcta a la vez que comprobamos las líneas de la factura introducimos la prorrata del IVA (Pestaña Económico).

3. Imputación de la factura: en la Pestaña Imputación seleccionamos la o las partidas presupuestarias a las que se debe cargar la factura, así como el IVA. Esta acción substituye a la relación de facturas.

4. Impresión del Conforme y envío al responsable de la UFG que corresponda para su firma:

Menú General /Conformidad /Generar Conformidad

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4.1. Seleccionamos la plantilla con el botón de los tres puntos, la plantilla es: 05 USAR ESTA Conforme V1 4.2. Seleccionamos el firmante con el botón de los tres puntos. No hace falta marcar la firma como obligatoria. 4.3. Guardamos e imprimimos: pulsando los botones del diskette y la impresora. 4.4. Salimos: botón salida.

5. Validación definitiva de la factura: el responsable de la UFG revisará la factura:

5.1. Si es correcta, la firmará y asignará la partida presupuestaria a la que debe cargarse. Esta acción implica que:

- La factura es correcta. - El suministro o servicio que se factura se ha realizado o

recibido correctamente. - Se ordena su contabilización y pago.

5.2. Si no es correcta actuamos como en el punto 2.1. 6. Introducción de la fecha de firma en el campo Fecha de Conformidad de la Pestaña Administrativo.

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7. Envío a la Sección de Contabilidad o a la Sección de Gestión Económica de la factura.

El resto del proceso sigue desde el Servicio de Asuntos Económicos y las UFG podrán acceder a todo el proceso desde las otras Pestañas del justificante de gastos, sobretodo desde Datos Asociados.

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Anexo I: acceso a la aplicación.

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Anexo II: Consulta Paramétrica con Selección de Campos Extendida

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